INDICE Pagina 1 di 30 WEB OPERATORI (per utente Aves) INDICE INDICE ............................................................................................................................................................... 1 INTRODUZIONE ............................................................................................................................................... 2 IMPOSTAZIONI DEI SERVIZI TOP .................................................................................................................. 3 IL SERVIZIO PRINCIPALE .......................................................................................................................... 3 La testata .............................................................................................................................................. 3 La sezione Disponibilità e la sezione Varia Disponibilita’ ..................................................................... 4 La sezione Stop Sale ............................................................................................................................ 5 La sezione Costi e la Gestione Tabellare Variazione Costi.................................................................. 5 La sezione Prezzi e la Gestione Tabellare Variazione Prezzi .............................................................. 6 IL SOTTOSERVIZIO .................................................................................................................................... 7 La testata .............................................................................................................................................. 7 La sezione Disponibilita’ e la sezione Varia disponibilita’ ..................................................................... 7 La sezione Stop Sale ............................................................................................................................ 9 Camere con disponibilita’ su richiesta .................................................................................................. 9 Camere con disponibilita’ condivisa.................................................................................................... 10 La sezione Costi e la sezione Variazione Costi .................................................................................. 11 La sezione Prezzi e la sezione Variazione Prezzi .............................................................................. 12 IMPOSTAZIONE DELLE ANAGRAFICHE OPERATORI ................................................................................ 14 L’anagrafica dell’hotel: come abilitare un albergo al Web Operatori .................................................. 14 IL WEB OPERATORI ...................................................................................................................................... 16 Accesso al sito .................................................................................................................................... 16 MODIFICA DISPONIBILITA’ E PREZZI ..................................................................................................... 18 Modifica Disponibilita’ ......................................................................................................................... 19 Modifica Prezzi (costi) ......................................................................................................................... 23 MODIFICA SCHEDA CATALOGO ............................................................................................................. 25 VISUALIZZA ROOMING LIST .................................................................................................................... 26 AREA AMMINISTRAZIONE ............................................................................................................................ 28
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UTENTE NET Web Operatori (per utente Aves) - Web Operatori/UTENTE NET We… · Web Operatori (per utente Aves) INTRODUZIONE Pagina 2 di 30 INTRODUZIONE Questo modulo permette ai fornitori
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IMPOSTAZIONI DEI SERVIZI TOP .................................................................................................................. 3
IL SERVIZIO PRINCIPALE .......................................................................................................................... 3 La testata .............................................................................................................................................. 3
La sezione Disponibilità e la sezione Varia Disponibilita’ ..................................................................... 4
La sezione Stop Sale ............................................................................................................................ 5
La sezione Costi e la Gestione Tabellare Variazione Costi.................................................................. 5
La sezione Prezzi e la Gestione Tabellare Variazione Prezzi .............................................................. 6
IL SOTTOSERVIZIO .................................................................................................................................... 7 La testata .............................................................................................................................................. 7
La sezione Disponibilita’ e la sezione Varia disponibilita’ ..................................................................... 7
La sezione Stop Sale ............................................................................................................................ 9
Camere con disponibilita’ su richiesta .................................................................................................. 9
Camere con disponibilita’ condivisa .................................................................................................... 10
La sezione Costi e la sezione Variazione Costi .................................................................................. 11
La sezione Prezzi e la sezione Variazione Prezzi .............................................................................. 12
IMPOSTAZIONE DELLE ANAGRAFICHE OPERATORI ................................................................................ 14
L’anagrafica dell’hotel: come abilitare un albergo al Web Operatori .................................................. 14
IL WEB OPERATORI ...................................................................................................................................... 16
Accesso al sito .................................................................................................................................... 16
MODIFICA DISPONIBILITA’ E PREZZI ..................................................................................................... 18 Modifica Disponibilita’ ......................................................................................................................... 19
MODIFICA SCHEDA CATALOGO ............................................................................................................. 25 VISUALIZZA ROOMING LIST .................................................................................................................... 26
AREA AMMINISTRAZIONE ............................................................................................................................ 28
Web Operatori (per utente Aves)
INTRODUZIONE Pagina 2 di 30
INTRODUZIONE
Questo modulo permette ai fornitori (es. hotel) di gestire direttamente sul web la disponibilità e/o le tariffe
della loro struttura (servizio Top) a seguito di un contratto di allotment, con il rilevante vantaggio di non dover
noi più caricare i costi e di non dover aggiornare le disponibilità in conseguenza dell’andamento delle vendite
(vedi stop-sales, tariffe speciali, ecc..): saranno gli stessi fornitori che lo faranno autonomamente.
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IMPOSTAZIONI DEI SERVIZI TOP
Di seguito illustreremo quali sono le corrette impostazioni da dover apportare ai Servizi Top degli hotel sia
sul servizio principale che sui sottoservizi interessati (solo le sistemazioni).
IL SERVIZIO PRINCIPALE
LA TESTATA
Sulla testata del servizio principale occorre impostare:
Operatore: inserire qui l’anagrafica dell’hotel o comunque quella che utilizza il Web Operatori;
Tipologia di vendita: impostare su “Soggiorno giornaliero/settimanale” in quanto questa è l’unica tipologia di
vendita funzionante con il Web Operatori;
Visibilità: servizio singolo => Web: questo campo deve essere spuntato altrimenti non risulta visibile
Operatori: modifica disponib.:
NON VISIBILE: l’hotel vede il servizio, ma non vede la disponibilità;
NO: l’hotel vede il servizio, vede la disponibilità, ma non la può modificare;
+: l’hotel vede il servizio, vede la disponibilità e la può modificare, ma solo in aumento, non la può
diminuire;
+/-: come il precedente, in più la disponibilità la può modificare sia in aumento che in diminuzione;
Operatori: modifica importi (costi):
NON VISIBILE: l’hotel vede il servizio, ma non vede i costi;
NO: l’hotel vede il servizio, vede i costi, ma non li può modificare;
-: l’hotel vede il servizio, vede i costi e li può modificare, ma solo in diminuzione rispetto al costo di
partenza, non li può aumentare (es.: il costo di partenza è 100, diminuisce il costo fino a 50, ma non
può portarlo a 150, perché 150 supera l’importo iniziale di 100);
+/-: come il precedente, in più i costi li può modificare sia in aumento che in diminuzione.
Queste stesse impostazioni andranno ripetute su tutti i sottoservizi di tipo “Sistemazione” (le camere) per i
quali si vuole permetterne la visualizzazione e la modifica da parte dell’hotel attraverso il Web Operatori.
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LA SEZIONE DISPONIBILITÀ E LA SEZIONE VARIA DISPONIBILITA’
La disponibilità può essere gestita sia a livello di sottoservizi che a livello di servizio principale: nel primo
caso, cioè gestita a livello di camere, la disponibilità totale della struttura (cioè del servizio principale) non è
altro che la somma della disponibilità di tutte le camere: questo in Aves equivale a gestire la disponibilità
come “Cumula nel piano occupaz. disponibilità s/servizi ‘Sistemazione’ rif al principale tipo ALT” in modo da
non caricare nessuna disponibilità sul principale perché questa deriverà appunto dalla somma di tutte le
disponibilità di tutti i sottoservizi di tipo sistemazione che saranno ad esso riferiti. Quindi la disponibilità del
servizio principale dovrà essere così impostata:
Nel secondo caso, non andrà messo il flag sulla voce “Cumula nel piano occupaz. disponibilità s/servizi
‘Sistemazione’ rif al principale tipo ALT” e potrà essere indicata la quantità complessiva di camere che l’hotel
potrà gestire, indipendentemente dal tipo di camera (quindi, la disponibilità di ciascun sottoservizio sarà
riferita al servizio principale con anche l’indicazione “Max tutte di” in quanto vendibili indifferentemente fra
l’una e l’altra tipologia).
Solo in questo secondo caso, la variazione delle disponibilità, in aumento ed in diminuzione, che effettua
l’hotel attraverso l’interfaccia del Web Operatori, viene automaticamente inserita in Aves nella Sezione “Var
Dispo” (Variazione Disponibilità) del servizio principale e nella colonna “Inserito il” sarà riportata la data della
modifica, nella colonna “Note” sarà riportato il codice WEB seguito dall’ora in cui è stata effettuata la
variazione, come in figura:
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LA SEZIONE STOP SALE
Quando la disponibilità è gestita a livello di struttura (quindi, non è presente la spunta sul flag “Cumula nel
piano occupaz. disponibilità s/servizi ‘Sistemazione’ rif al principale tipo ALT” e la disponibilità di ciascun
sottoservizio è riferita al servizio principale con anche l’indicazione “Max tutte di” in quanto vendibili
indifferentemente fra l’una e l’altra tipologia) nella sezione “Stop Sale” del servizio principale troveremo le
chiusure vendita (stop sale), la messa in Richiesta, la modifica del Release e l’apertura vendita dell’intera
struttura, come in figura:
LA SEZIONE COSTI E LA GESTIONE TABELLARE VARIAZIONE COSTI
Il listino Generico Costi del Servizio Principale può essere impostato esclusivamente con durata “Variabile”
(colonna “Durata”) e con fattori di calcolo che moltiplichino l’importo a camera o a pax (vale a dire “x Num”
oppure “x Pax” nella colonna “XPaxXNum”) per “Notti” o “Giorni” o “Settimana divisibile” o “Settimana
Periodo” nella colonna “Importo Per”, come in figura:
Quando il fattore di calcolo per tutti i servizi è “x Pax” è necessario comunicarlo alla Datagest.
Per avere una visione d’insieme dei costi aggiornati con le variazioni dell’operatore è possibile utilizzare la
gestione tabellare “Var. Costi” di tutti i sottoservizi riferiti al principale:
Commentato [FT1]: La durata del costo deve essere Variabile perché nel sito operatori (ma anche sul piano d’occupazione Aves), anche se per lo stesso periodo vi sono diverse tariffe per durate diverse, viene visualizzata una sola “riga”
Commentato [FT2]: occorre comunicarlo ai programmatori web perché per visualizzare il prezzi a Pax sul sito operatori è necessario inserire un apposito tag nelle domande. FLGPAX=S – tkt 251542c Meditour
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In questa visualizzazione, gli importi rossi rappresentano le modifiche avvenute dal Web Operatori:
LA SEZIONE PREZZI E LA GESTIONE TABELLARE VARIAZIONE PREZZI
Di norma, anche la Sezione Prezzi, per quel che riguarda l’impostazione dei fattori di calcolo, segue la
stessa logica della Sezione Costi. Trovandoci qui nella Sezione Prezzi del servizio principale ovviamente
non è necessario caricare alcun prezzo.
Per avere una visione d’insieme dei prezzi aggiornati con le variazioni dell’operatore è possibile utilizzare la
gestione tabellare “Var. Prezzi” di tutti i sottoservizi riferiti al principale:
In questa visualizzazione, gli importi rossi rappresentano le modifiche avvenute dal Web Operatori:
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IL SOTTOSERVIZIO
Come già anticipato nel paragrafo relativo al Servizio Top Principale, le impostazioni che illustreremo di
seguito andranno ripetute su tutti i sottoservizi di tipo “Sistemazione” (le camere) per i quali si vuole
permetterne la visualizzazione e la modifica da parte dell’hotel attraverso il Web Operatori.
LA TESTATA
Sulla testata del sottoservizio occorre impostare:
Tipo: solo sottoservizi di Tipo “Sistemazione” saranno utilizzabili dal Web Operatori;
Soggetto a: solo sottoservizi “Soggetto a” saranno utilizzabili dal Web Operatori
Visibilità: servizio singolo => Web: questo campo deve essere spuntato altrimenti non risulta visibile
Operatori: modifica disponib.:
NON VISIBILE: l’hotel vede il sottoservizio, ma non vede la disponibilità;
NO: l’hotel vede il sottoservizio, vede la disponibilità, ma non la può modificare;
+: l’hotel vede il sottoservizio, vede la disponibilità e la può modificare, ma solo in aumento, non la può
diminuire;
+/-: come il precedente, in più la disponibilità la può modificare sia in aumento che in diminuzione;
Operatori: modifica importi (costi):
NON VISIBILE: il l’hotel vede il sottoservizio, ma non vede i costi;
NO: l’hotel vede il sottoservizio, vede i costi, ma non li può modificare;
-: l’hotel vede il sottoservizio, vede i costi e li può modificare, ma solo in diminuzione rispetto al costo
di partenza, non li può aumentare (es.: il costo di partenza è 100, diminuisco il costo fino a 50, ma non
posso portarlo a 150, perché 150 supera l’importo iniziale di 100);
+/-: come il precedente, in più i costi li può modificare sia in aumento che in diminuzione.
LA SEZIONE DISPONIBILITA’ E LA SEZIONE VARIA DISPONIBILITA’
La sezione Dispo del sottoservizio deve essere regolarmente riferita al principale ed il valore presente nella
colonna “Tipo” deve essere impostato su “Alt” in quanto, nella maggior parte dei casi, la disponibilità viene
gestita a livello di camera (quindi, sulla sezione Dispo del servizio principale, come illustrato
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precedentemente, è stato messo il flag su “Cumula nel piano occupaz. disponibilità s/servizi ‘Sistemazione’
rif al principale tipo ALT” e lasciato “Alt 0”).
Nel caso in cui l’albergo abbia già concesso da contratto un determinato quantitativo di camere sarà
necessario indicarne nella colonna “Quantità” il numero, come in figura:
altrimenti impostare “Alt 0”, come in figura:
affinché l’hotel andrà autonomamente ad aggiungere/ridurre le camere proprio attraverso il Web Operatori.
In entrambi i casi, la variazione delle disponibilità, in aumento ed in diminuzione, che effettua l’hotel
attraverso l’interfaccia del Web Operatori, viene automaticamente inserita in Aves nella Sezione “Var Dispo”
(Variazione Disponibilità) e nella colonna “Inserito il” sarà riportata la data della modifica, nella colonna
“Note” sarà riportato il codice WEB seguito dall’ora in cui è stata effettuata la variazione, come in figura:
Nel caso in cui la sezione Dispo venga impostata su “Alt 0”, sino a quando l’albergo non caricherà delle
camere nella sezione Var Dispo, il servizio in Aves sarà ugualmente vendibile e visualizzato, sia in fase di
ricerca che sul Piano Occupazione, con posti liberi=0: se si prenota, la pratica nascerà in “Lavorazione” in
quanto la camera andrà su “Richiesta”.
La sezione Dispo del sottoservizio può essere impostata anche su “Max tutte di”, ma solo quando la
disponibilità viene gestita a livello di servizio principale (e sulla sezione Dispo del servizio principale il flag
precedentemente indicato non è stato messo e quindi la disponibilità del sottoservizio non verrà modificata
dall’Operatore – valido quindi solo quando l’hotel non gestisce le disponibilità camera per camera, ma lavora
direttamente su un unico allotment condiviso fra tutte le camere) o risulta condivisa con un altro sottoservizio
(vedi più avanti, paragrafo “Camere con disponibilità condivisa”).
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LA SEZIONE STOP SALE
Quando la disponibilità è gestita a livello di sottoservizio (quindi, è presente la spunta sul flag “Cumula nel
piano occupaz. disponibilità s/servizi ‘Sistemazione’ rif al principale tipo ALT” e la disponibilità di ciascun
sottoservizio è riferita al servizio principale con anche l’indicazione “Alt”) nella sezione “Stop Sale” del
sottoservizio troveremo le chiusure vendita (stop sale), la messa in Richiesta, la modifica del Release e
l’apertura vendita del singolo sottoservizio, come in figura:
CAMERE CON DISPONIBILITA’ SU RICHIESTA
Quando la camera è concessa già da contratto in “Richiesta”, ma l’hotel si riserva l’opportunità di aprirne la
vendita per aggiungere/togliere quantità (che, come visto, avverrà nella sezione “Var Dispo”) oppure qualora
si desiderasse vedere da subito il servizio su “Richiesta” sia nel Booking che sul Piano Occupazione, oltre
ad impostare “Alt 0” nella sezione “Dispo”, occorre utilizzare la sezione “Stop Sale” su ciascun sottoservizio
inserendo il valore “A Richiesta” sulla colonna “Tipo”, come in figura:
Questa procedura, che prevede l’inserimento di zero quantità nella sezione “Dispo” e l’impostazione della
vendita su richiesta nella sezione “Stop Sale”, è necessaria perché l’interfaccia del Web Operatori utilizzata
dall’hotel visualizza sempre valori numerici della disponibilità quindi, ad esempio l’hotel visualizza 0 in caso
di “Alt 0” o visualizza 3 in caso di “Alt 3” e, se erroneamente la disponibilità in Richiesta delle camere viene
gestita nella sezione “Dispo” e non nella sezione “Stop Sale” (come visto poco fa, quindi invece di “Alt 0”
viene inserito direttamente “Richiesta”) comunque l’hotel visualizzerà, attraverso il Web Operatori, una
disponibilità pari a zero e, al tentativo di modifica di questa sarà restituito all’hotel un messaggio di errore,
perché l’aggiornamento da Web Operatori verso Aves non andrà a buon fine.
Quando in Aves una camera è in Richiesta (e questo deriva dall’inserimento della richiesta nella sezione
“Stop Sale”) oppure quando è terminato l’allotment, la variazione sul Web Operatori di questa situazione (ad
esempio aggiungendo un allotment) ha in Aves 2 effetti:
- la creazione di un “Open Sale” (nella sezione “Stop Sale”);
- l’aumento del numero di camere disponibili nella sezione “Varia Dispo” (Variazione Disponibilità)
IMPORTANTE: in Aves l’inserimento del tipo “Open sale” nella sezione “Stop Sale”, se effettuata su date
che avevano precedenti disponibilità, le rende nuovamente valide: quindi queste si sommerebbero alle
disponibilità aggiunte in questo momento dal Web Operatori. E’ importantissimo quindi che i Tour Operator
che consentono ai loro fornitori di modificare le disponibilità siano coscienti di questo fatto e
fondamentalmente impostino lo stato “Richiesta” solo su periodi con disponibilità assente o a zero.
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CAMERE CON DISPONIBILITA’ CONDIVISA
Quando la disponibilità di una camera è condivisa con quella di un’altra camera (es. ho 3 camere
indifferentemente vendibili fra doppie e matrimoniali) allora, dopo aver caricato l’allotment su una delle 2 (es.
“Alt 3” sulla doppia) è possibile riferire a questa la disponibilità dell’altra (sulla matrimoniale, invece di
“Riferito al principale” scegliere “Riferito a sottoservizio” ed indicare, nel campo successivo, il codice di
sottoservizio a cui riferire la disponibilità di questa camera ed indicare poi “Max tutte di”) in maniera tale che
in caso di vendita di una delle due, la disponibilità residua sarà uguale per entrambe. In tal caso, quindi,
l’hotel potrà gestire solo ed esclusivamente la disponibilità della camera principale (nell’esempio, della
doppia) e non di quella riferita. Anche quando la disponibilità della camera riferita è parziale (es. “Max 1 di
3”) l’hotel potrà modificare solo la camera principale (la doppia).
Stessa modalità di caricamento sarà necessaria quando l’hotel dispone di più categorie di camere (standard,
superior, deluxe) e la disponibilità è condivisa fra le varie camere in base alla categoria: 10 camere Standard
indifferentemente vendibili fra doppie, singole e triple, 5 camere Superior indifferentemente vendibili fra
doppie, singole e triple, 3 camere Deluxe indifferentemente vendibili fra doppie, singole e triple.
In questo caso, sarà necessario creare 3 sottoservizi specifici per la gestione della disponibilità di ciascuna
categoria (es. sottoservizio “dST” dove inseriremo l’allotment delle camere Standard, sottoservizio “dSU”
dove inseriremo l’allotment delle camere Superior, sottoservizio “dDX” dove inseriremo l’allotment delle
camere Deluxe).
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Ciascuno di questi sottoservizi sarà riferito al principale (nella cui sezione Dispo, come già visto, avremo
messo la spunta sul flag “Cumula nel piano occupaz. disponibilità s/servizi ‘Sistemazione’ rif al principale tipo
ALT” e lasciato “Alt 0”), non sarà visibile al booking e sarà il servizio a cui ciascuna camera di tale categoria
sarà riferita e che l’hotel visualizzerà e gestirà attraverso il Web Operatori.
LA SEZIONE COSTI E LA SEZIONE VARIAZIONE COSTI
Il listino Generico Costi del sottoservizio è riferito al Servizio Principale e quindi sarà impostato con i fattori di
calcolo indicati sul servizio principale, come da esempio in figura:
Tutti gli interventi che l’hotel effettuerà direttamente con l’interfaccia del Web Operatori e che andranno in
diminuzione/in aumento delle tariffe di costo, in modifica del numero notti minimo di soggiorno ed in modifica
dei giorni di cancellation policy, saranno automaticamente inserite nella sezione “Var Costi” e nella colonna
“Utente”, sarà presente il codice WEB, come in figura:
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I minimi di vendita e i giorni di cancellation policy possono essere inseriti anche inizialmente in Aves, sempre
nella Sezione Costi, rispettivamente nei campi “Gg min” e “Gg pen”. Sia che siano lasciati vuoti o compilati in
Aves, questi valori saranno poi modificabili dall’albergatore e quindi visibile nella
Tutte le variazioni presenti sulla sezione “Var Costi” andranno a prevalere sui dati inseriti nella sezione
“Costi” e sulle comunicazioni meno recenti che riguardano lo stesso periodo.
NOTA BENE: anche se in Aves è possibile riferire i prezzi di una camera a quelli di un’altra (ad esempio il
costo della Singola è il 10% in più della Doppia) questa situazione non è gestibile dal Sito Operatori dato che
gli albergatori gestiscono le camere separate, slegate tra loro, per cui le tabelle di variazione ignorano
eventuali riferimenti.
LA SEZIONE PREZZI E LA SEZIONE VARIAZIONE PREZZI
I prezzi di vendita dei servizi gestiti tramite Web Operatori devono essere calcolati attraverso la Funzione
Speciale “Mark-up/Ricarico dei sottoservizi” (dal Servizio Principale, cliccare su “Funzioni Speciali”):
In questo modo, ad ogni variazione di costo effettuata dall’hotel (che, come visto prima, viene inserita nella
sezione “Var Costi”) si genera in automatico nella sezione “Var Prezzi” (Variazione Prezzi) una
corrispondente fascia. Senza utilizzare la funzione speciale del markup/ricarico occorrerebbe verificare e
modificare manualmente i prezzi ad ogni inserimento fatto dall’albergo.
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L’aggiornamento dei prezzi avviene automaticamente per tutti i listini presenti (generico, specifico, cliente)
nella sezione “Var prezzi”.
Nelle “Funzioni Speciali” “Markup/ricarico sottoservizi” dovrà essere sempre selezionata la prima opzione,
“Non varia tab origin e inserisce modifiche su tab var prezzi”, in caso si voglia variare il mark-up/ricarico
inizialmente inserito. In questo caso, verrà inserito il prezzo aumentato del mark-up/ricarico, solo nella
sezione Variazione prezzi, lasciando inalterata la sezione Prezzi. Il mark up/ricarico verrà calcolato ed
inserito su tutte le fasce inserite, sia partendo dalla Sezione Costi che dalla Sezione Variazione Costi. Sarà
comunque sempre la fascia inserita nelle variazioni a prevalere su quelle delle sezioni originali costi e prezzi.
Inoltre selezionando questa opzione verrà proposta automaticamente come data di inizio quella odierna e
non sarà utilizzabile la funzione di ricalcolo cambio.
NOTA BENE: anche se in Aves è possibile riferire i prezzi di una camera a quelli di un’altra (ad esempio il
costo della Singola è il 10% in più della Doppia) questa situazione non è gestibile dal Sito Operatori dato che
gli albergatori gestiscono le camere separate, slegate tra loro, per cui le tabelle di variazione ignorano
eventuali riferimenti.
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IMPOSTAZIONE DELLE ANAGRAFICHE OPERATORI Pagina 14 di 30
IMPOSTAZIONE DELLE ANAGRAFICHE OPERATORI
Dopo aver effettuato le impostazioni sui Servizi Top, come illustrato nel precedente capitolo, il secondo
passo da compiere per permettere ad un hotel, attraverso il Web Operatori, di modificare costi e disponibilità
del proprio servizio Top presente in Aves è abilitare l’anagrafica del singolo hotel.
L’ANAGRAFICA DELL’HOTEL: COME ABILITARE UN ALBERGO AL WEB OPERATORI
Per abilitare un hotel all’utilizzo del modulo sarà sufficiente andare nell’anagrafica corrispondente all’albergo,
che ricordiamo, deve essere quella presente al campo “Operatore” del Servizio Top, nel menu 3-
Anagrafiche, 1-Menu Operativo, 1-Gestione Anagrafiche, selezionare la scheda “Web”, fare doppio clic su