Pengembangan dan Implementasi Aplikasi eProcurement di PT. Taspen Persero User Manual (penyedia Barang/Jasa) PT. Mitra Mandiri Informatika 2016
Pengembangan dan Implementasi Aplikasi eProcurement
di PT. Taspen Persero
User Manual (penyedia Barang/Jasa)
PT. Mitra Mandiri Informatika
2016
Panduan Aplikasi e-Procurement
2
KATA PENGANTAR
Buku “Panduan Penggunaan Aplikasi eProcurement” ini dibuat sebagai pedoman dalam
mengoperasikan aplikasi eProcurement.
eProcurement dikembangkan berdasarkan prosedur dan proses bisnis yang disesuaikan dalam
lingkup PT. Taspen. Implementasi eProcurement dibuat dengan tujuan agar proses pengadaan
dapat lebih cepat, efisien, transparan, dan terintegasi sehingga dapat memberikan nilai tambah
serta meningkatkan daya saing perusahaan.
Ruang lingkup implementasi eProcurement saat ini mencakup proses pelaksanaan pengadaan
dimana akan terus dikembangkan seiring dengan terjadinya perubahan kebijakan perusahaan.
Demikian panduan ini disusun dengan harapan dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya sesuai dengan
kebutuhan.
Jakarta, Januari 2016
Bagian e-Procurement
Panduan Aplikasi e-Procurement
3
Daftar Isi KATA PENGANTAR ......................................................................................................................... 2
Daftar Isi ........................................................................................................................................... 3
Daftar Gambar .................................................................................................................................. 4
Daftar Tabel ...................................................................................................................................... 6
I. Pendahuluan ............................................................................................................................. 7
II. Halaman Depan ........................................................................................................................ 8
1. Login ..................................................................................................................................... 9
III. Registrasi Penyedia Barang/Jasa ........................................................................................ 9
IV. Proses Pengadaan ............................................................................................................. 20
1. Pra Pengadaan ................................................................................................................... 20
a) Pengumuman Kualifikasi ................................................................................................ 20
b) Undangan Kualifikasi ...................................................................................................... 23
c) Jadwal Kualifikasi ........................................................................................................... 24
d) Data Kualifikasi ............................................................................................................... 25
e) Hasil Kualifikasi ............................................................................................................... 26
2. Pengadaan ......................................................................................................................... 27
a) Pengumuman Pengadaan .............................................................................................. 27
b) Undangan Pengadaan .................................................................................................... 29
c) Jadwal Pengadaan ......................................................................................................... 32
d) Data Penawaran ............................................................................................................. 33
e) Penawaran Harga ........................................................................................................... 34
f) Hasil Penetapan ............................................................................................................. 36
g) Hasil Pengadaan ............................................................................................................ 37
V. Sistem ..................................................................................................................................... 38
1. Sertifikat Rekanan .............................................................................................................. 38
2. Ubah Data User .................................................................................................................. 38
3. Ubah Data Perusahaan ...................................................................................................... 39
4. Ubah Data Pengalaman ..................................................................................................... 42
5. Ubah Data Bank ................................................................................................................. 42
VI. Penutup............................................................................................................................... 43
Panduan Aplikasi e-Procurement
4
Daftar Gambar
Gambar 1 : Halaman Depan ............................................................................................................. 8
Gambar 2 : Login & Password .......................................................................................................... 9
Gambar 3 : Registrasi Penyedia Barang dan jasa ........................................................................... 9
Gambar 4 : Form Data Perusahaan ............................................................................................... 11
Gambar 5 : Tampilan Pop Up Pilih Unit.......................................................................................... 14
Gambar 6 : Tambah Bidang Subbidang Perusahaan .................................................................... 14
Gambar 7 : Pilih Bidang Subbidang Perusahaan ........................................................................... 15
Gambar 8 : Data Master bank ........................................................................................................ 15
Gambar 9 : Data Pengalaman ........................................................................................................ 16
Gambar 10 : Pilih Bidang Subbidang Usaha Pengalaman............................................................. 17
Gambar 11 : Form Konfirmasi Data Tersimpan ............................................................................. 19
Gambar 12 : Menu Sebelum Menjadi Vendor Aktif ........................................................................ 20
Gambar 13 : Menu Setelah Menjadi Vendor Aktif .......................................................................... 20
Gambar 14 : Tampilan Menu Pengumuman Kualifikasi ................................................................. 21
Gambar 15 : Detail Pengumuman Kualifikasi ................................................................................. 22
Gambar 16 : Konfirmasi Terdaftar di Kualifikasi ............................................................................. 23
Gambar 17 : Undangan kualifikasi ................................................................................................. 23
Gambar 18 : Detil Data Pra Kualifikasi ........................................................................................... 24
Gambar 19 : Konfirmasi sudah terdaftar di kualifikasi .................................................................... 24
Gambar 20 : Jadwal Kualifikasi ...................................................................................................... 25
Gambar 21 : Data Kualifikasi .......................................................................................................... 25
Gambar 22 : Detil Data Kualifikasi Keuangan ................................................................................ 26
Gambar 23 : Hasil Kualifikasi ......................................................................................................... 27
Gambar 24 : Hasil Kualifikasi ....................................................................................................... 27
Gambar 25 : Pengumuman Pengadaan ......................................................................................... 28
Gambar 26 : Detil Daftar Pengadaan ............................................................................................. 28
Gambar 27 : Konfirmasi sudah terdaftar di pengadaan ................................................................. 29
Gambar 28 : Tampilan Menu Undangan Pengadaan ..................................................................... 29
Gambar 29 : Detail Undangan Pengadaan .................................................................................... 31
Gambar 30 : Konfirmasi Daftar Undangan Pengadaan.................................................................. 32
Gambar 31 : Jadwal Pengadaan .................................................................................................... 32
Gambar 32 : Data Penawaran ........................................................................................................ 33
Gambar 33 : Detil data Penawaran ................................................................................................ 34
Gambar 34 : Data Penawaran harga ........................................................................................... 35
Gambar 35 : Masukan Penawaran(Auction) .................................................................................. 36
Gambar 36 : Hasil Penetapan Pemenang ...................................................................................... 36
Gambar 37 : Hasil Pengadaan - Detil Pengadaan ......................................................................... 37
Gambar 38 : Hasil Pengadaan-Log Penawaran ............................................................................. 37
Gambar 39 : Hasil Pengadaan-Usulan Calon Pemenang .............................................................. 37
Gambar 40 : Hasil Pengadaan-Pemenang .................................................................................... 38
Gambar 41 : Sertifikat Rekanan ..................................................................................................... 38
Gambar 42 : Ubah Data User ......................................................................................................... 39
Gambar 43 : Ubah Data Perusahaan ............................................................................................. 40
Gambar 44 : Ubah Data Pengalaman.......................................................................................... 42
Gambar 45 : Ubah Data Bank ........................................................................................................ 42
Panduan Aplikasi e-Procurement
5
Panduan Aplikasi e-Procurement
6
Daftar Tabel
Tabel 1 : Data Input Login ................................................................................................................ 9
Tabel 2 : Data Input Form Data Perusahaan ................................................................................. 12
Tabel 3 : Data Input Pilh Unit .......................................................................................................... 14
Tabel 4 : Data Input Bidang Subbidang ......................................................................................... 15
Tabel 5 : Data Input Master Bank ................................................................................................ 16
Tabel 6 : Data Input Data Pengalaman .......................................................................................... 17
Tabel 7 : Data Input Bidang Subbidang ......................................................................................... 18
Tabel 8 : Data Input Menu Pengumuman Kualifikasi ..................................................................... 21
Tabel 9 : Data Input Detail Pengumuman Kualifikasi ..................................................................... 22
Tabel 10 : Data Input Undangan Kualifikasi ................................................................................... 23
Tabel 11 : Data Input detil Pra Kualifikasi dan Konfirmasi sudah terdaftar di kualifikasi ............... 24
Tabel 12 : Data Input Data Kualifikasi ............................................................................................ 25
Tabel 13 : Data Input Detil Data Kualifikasi keuangan ................................................................... 26
Tabel 14 : Data Input Hasil kualifikasi ............................................................................................ 27
Tabel 15 : Data Input Pengumuman Pengadaan ........................................................................... 28
Tabel 16 : Data Input Detil Daftar Pengadaan dan Konfirmasi daftar pengadaan ......................... 29
Tabel 17 : Data Input Menu Undangan Pengadaan ....................................................................... 29
Tabel 18 : Data Input Detail Undangan Pengadaan ....................................................................... 32
Tabel 19 : Data Input Detil Data Penawaran .................................................................................. 34
Tabel 20 : Detil Data Penawaran harga ....................................................................................... 35
Tabel 21 : Data Input Hasil Pengadaan.......................................................................................... 38
Tabel 22 : Data Input Ubah Data Perusahaan ............................................................................... 40
Tabel 23 : Data Input Ubah Data Pengalaman .............................................................................. 42
Tabel 24 : Data Input Ubah Data Bank........................................................................................... 43
Panduan Aplikasi e-Procurement
7
I. Pendahuluan
Secara garis besar panduan penggunaan aplikasi eProcurement dikelompokkan dalam lima
modul yang terdapat pada aplikasi eProcurement, yaitu:
1. Halaman Depan
2. Modul Pengadaan
3. Modul Pengadaan (Penyedia Barang/Jasa)
4. Modul Kontrak
5. Modul Penilaian Penyedia Barang/Jasa
Pengguna dalam aplikasi eProcurement ini dikelompokkan ke dalam empat pengguna, yaitu:
1. Panitia Pengadaan
2. Penyedia Barang/Jasa
3. Administrator (SysAdmin)
4. Analisa Kebutuhan
5. Timeproc
Tiap-tiap pengguna dapat mengakses menu pada aplikasi eProcurement (kecuali halaman depan)
sesuai dengan wewenang yang dimilikinya setelah login ke dalam aplikasi dengan melakukan
verifikasi id login dan password. Untuk Kantor Pusat dan Unit Kerja, id login dan password dapat
dibuat melalui Modul Sistem pada aplikasi eProcurement oleh pengguna yang memiliki wewenang
sebagai administrator (admin). Sedangkan untuk penyedia barang/jasa, id login dan password
didapat setelah penyedia barang/jasa melakukan pendaftaran sebagai penyedia barang/jasa
pada menu registrasi penyedia barang/jasa.
Panduan Aplikasi e-Procurement
8
Gambar 1 : Halaman Depan
II. Halaman Depan
Halaman depan merupakan tampilan awal pada saat pengguna mengakses aplikasi
eProcurement. Menu yang terdapat pada halaman depan merupakan menu yang dapat diakses
tanpa mengharuskan pengguna melakukan login terlebih dahulu. Halaman depan dapat dilihat
seperti Gambar 1.
Halaman depan menampilkan beberapa informasi mengenai eProcurement, terdiri dari :
Registrasi Penyedia Barang/Jasa
digunakan untuk registrasi bagi penyedia barang/jasa yang belum menjadi Penyedia
Barang/Jasa di e-Procurement PT Taspen
Form Login
Merupakan fasilitas yang ditujukan kepada setiap pengguna untuk masuk ke aplikasi
eProcurement.
Pengumuman Pengadaan Barang/Jasa
Merupakan fasilitas aplikasi yang dapat digunakan untuk melihat pengadaan yang ada di
lingkungan Taspen. Pengguna bisa melakukan pencarian pengadaan berdasarkan kata kunci,
wilayah tanggal mulai dan akhir
Hasil Pelelangan
Menampilkan informasi hasil pelelangan yang sudah selesai proses pengadaannya.
Panduan Aplikasi e-Procurement
9
Berita e-Procurement
Menampilkan informasi yang berkaitan dengan pengadaan barang & jasa.
Lupa Password
Fasilitasi yang diberikan aplikasi apabila user lupa password.
1. Login
Lakukan login pada sistem (Gambar 2) kemudian tekan tombol “Login” maka sistem
akan melakukan verifikasi pengguna, jika diterima sistem akan memberikan tampilan sesuai
dengan hak akses pengguna.
Gambar 2 : Login & Password
Tabel 1 : Data Input Login
Nama Isian Keterangan
Username Isi username
Password Isi Password
Tombol Login Untuk masuk ke aplikasi
III. Registrasi Penyedia Barang/Jasa
Calon mitra kerja yang ingin mendapatkan id login dan password dan mengikuti pengadaan
yang diadakan oleh PT. Taspen harus mendaftarkan diri terlebih dahulu dengan klik tombol
seperti Gambar 3. Dan akan menampilkan form registrasi seperti Gambar 4.
Gambar 3 : Registrasi Penyedia Barang dan jasa
Panduan Aplikasi e-Procurement
10
Panduan Aplikasi e-Procurement
11
Gambar 4 : Form Data Perusahaan
Panduan Aplikasi e-Procurement
12
Tabel 2 : Data Input Form Data Perusahaan
Nama Isian Keterangan
Nama Pengguna Nama dari yang bersangkutan
Nama Login Id Login yang diinginkan untuk digunakan mengakses aplikasi eProcurement
Password Kata kunci yang digunakan sebagai verifikasi pengguna pada saat ingin mengakses aplikasi eProcuremennt
Retype Password Konfirmasi kata kunci
Kualifikasi Kualifikasi perusahaan
Asosiasi(Optional) Asosiasi yang dimiliki perusahaan (dapat dikosongkan)
Mendaftar di Unit Unit tempat pendaftaran penyedia barang/jasa
Nama Perusahaan Nama Perusahaan
Alamat Alamat Perusahaan
Propinsi Propinsi Perusahaan
Kode Pos Kode Pos perusahaan
Telepon Telpon perusahaan
Fax Fax perusahaan
Penanggung Jawab Penanggung Jawab Perusahaan
Email Email Perusahaan
Nama Pimpinan Nama Pimpinan Perusahaan
Nama Admin Nama Admin Perusahaan
No HP Admin No HP Admin Perusahaan
Homepage Homepage Perusahaan
No NPWP No NPWP Perusahaan
Upload Dokumen Dokumen NPWP Perusahaan
No SP PKP No SP PKP Perusahaan
Dokumen SP PKP Dokumen SP PKP Perusahaan
No SIUJK No SIUJK Perusahaan
Tanggal Berakhir SIUJK Tanggal berakhir SIUJK Perusahaan
Dokumen SIUJK Dokume SIUJK Perusahaan
No SIUP/SIUL No SIUP/Surat Izin Usaha Lainnya Perusahaan
Tanggal berakhir SIUP/SIUL Tanggal berakhir SIUP/ Surat Izin Usaha Lainnya Perusahaan
Dokumen SIUP/SIUL Dokumen SIUP/ Surat Izin Usaha Lainnya Perusahaan
No Akta No Akta Perusahaan
Tanggal Akta Tanggal Akta Perusahaan
Dokumen Akta Dokumen Akta perusahaan
No SBU No SBU perusahaan
Tanggal Berakhir SBU Tanggal Berakhir SBU Perusahaan
Dokumen SBU Dokumen SBU perusahaan
No No neraca perusahaan
Dokumen Neraca Dokumen Neraca perusahaan
No Surat Keterangan Domisili Perusahaan
No Surat Keterangan Domisili Perusahaan
Tanggal Berakhir Surat Keterangan Domisili Perusahaan
Tanggal Berakhir Surat Keterangan Domisili Perusahaan
Dokumen Surat Keterangan Domisili Perusahaan
Dokumen Surat Keterangan Domisili Perusahaan
No SPT dan SPP Pajak Penghasilan(PPh) badan 3(tiga) bulan terakhir
No SPT dan SPP Pajak Penghasilan(PPh) badan 3(tiga) bulan terakhir
Panduan Aplikasi e-Procurement
13
Nama Isian Keterangan
Dokumen SPT dan SPP Pajak Penghasilan(PPh) badan 3(tiga) bulan terakhir
Dokumen SPT dan SPP Pajak Penghasilan(PPh) badan 3(tiga) bulan terakhir
No TDP No TDP
Tanggal Berakhir TDP Tanggal Berakhir TDP
Dokumen TDP Dokumen TDP
No KTP komisaris dan direktur No KTP komisaris dan direktur
Tanggal Berakhir KTP komisaris dan direktur
Tanggal Berakhir KTP komisaris dan direktur
Dokumen KTP komisaris dan direktur Dokumen KTP komisaris dan direktur
Dokumen Struktur Organisasi Dokumen Struktur Organisasi
No Surat Keagenan No Surat Keagenan
Dokumen Surat Keagenan Dokumen Surat Keagenan
No Angka Pengenal Import No Angka Pengenal Import
Dokumen Pengenal Import Dokumen Pengenal Import
No Sertifikasi Tenaga Ahli No Sertifikasi Tenaga Ahli
Dokumen Sertifikasi tenaga Ahli Dokumen Sertifikasi tenaga Ahli
No Sertifikasi Perusahaan/ Tanda Keanggotaan Asosiasi
No Sertifikasi Perusahaan/ Tanda Keanggotaan Asosiasi
Dokumen Sertifikasi Perusahaan/ Tanda Keanggotaan Asosiasi
Dokumen Sertifikasi Perusahaan/ Tanda Keanggotaan Asosiasi
Upload Dokumen Foto Dokumentasi Tampak dalam dan luar gedung/kantor perusahaan
Upload Dokumen Foto Dokumentasi Tampak dalam dan luar gedung/kantor perusahaan
No Surat Penyedia barang dan/atau jasa dalam pelaksanaan pengadaan secara elektronik
No Surat Penyedia barang dan/atau jasa dalam pelaksanaan pengadaan secara elektronik
Dokumen Surat Penyedia barang dan/atau jasa dalam pelaksanaan pengadaan secara elektronik
Dokumen Surat Penyedia barang dan/atau jasa dalam pelaksanaan pengadaan secara elektronik
No surat pernyataan direksi/Pengurus tidak dalam sanksi pidana
No surat pernyataan direksi/Pengurus tidak dalam sanksi pidana
Dokumen surat pernyataan direksi/Pengurus tidak dalam sanksi pidana
Dokumen surat pernyataan direksi/Pengurus tidak dalam sanksi pidana
No Surat Pernyataan perusahaantidak dalam kondisi palit
No Surat Pernyataan perusahaantidak dalam kondisi palit
Dokumen Surat Pernyataan perusahaantidak dalam kondisi palit
Dokumen Surat Pernyataan perusahaantidak dalam kondisi palit
Dokumen Pakta Integritas Dokumen Pakta Integritas
Tombol Batal Tombol untuk membatalakan registrasi
Tombol Lanjut Tombol untuk menyimpan data registrasi dan lanjut ke pengisian selanjutnya
*wajib diisi/Mandatory
Panduan Aplikasi e-Procurement
14
Gambar 5 : Tampilan Pop Up Pilih Unit
Tabel 3 : Data Input Pilh Unit
Nama Isian Keterangan
Field Isian Isi kata kunci pencarian
Combo Box Pilih Metode pencarian
Tombol cari Untuk mencari unit
Tombol Pilih Untuk memilih Unit
Setelah pengguna mengisi semua data madatory maka pengguna dapat menekan tombol
lanjut untuk menyimpan semua data dan lanjut ke tahapan selanjutnya yaitu memilih bidang sub
bidang perusahaan seperti Gambar 6 dan Gambar 7.
Gambar 6 : Tambah Bidang Subbidang Perusahaan
Panduan Aplikasi e-Procurement
15
Gambar 7 : Pilih Bidang Subbidang Perusahaan
Tabel 4 : Data Input Bidang Subbidang
Nama Isian Keterangan
Tombol Tambah Memilih dan menambah bidang dan subbidang perusahaan
Tombol Lanjut Menimpan data dan lanjut ke pengisian selanjutnya
Tombol Pilih Memilih bidang subbidang
Check box Ceklis check box untuk memilih bidang subbidang
Setelah melengkapi data perusahaan, rekanan dapat melengkapi data master bank seperti
pada Gambar 8. Pengguna dapat memilih tombol lanjut untuk menyimpan data master bank atau
tombol skip apabila tidak ingin mengisi master bank dan lanjut ke data selanjutnya
Gambar 8 : Data Master bank
Panduan Aplikasi e-Procurement
16
Tabel 5 : Data Input Master Bank
Nama Isian Keterangan
Nama Bank Pilih Nama Bank
Cabang Bank Isi cabang Bank
Alamat Isi Alamat Bank
Kota Isi Kota Bank
Nomor Account Isi Nomor Account
Nama Pemegang Account Isi nama pemegang account
Tombol Lanjut Untuk meyimpan data
Tombol Skip Untuk melewati pengisian
Setelah mengisi data master bank pengguna dapat mengisi data pengalaman seperti pada
Gambar 9. Pengguna dapat memilih tombol lanjut untuk menyimpan data pengalaman atau
tombol skip apabila tidak ingin mengisi data pengalaman dan lanjut ke data selanjutnya
Gambar 9 : Data Pengalaman
Panduan Aplikasi e-Procurement
17
Tabel 6 : Data Input Data Pengalaman
Nama Isian Keterangan
Nama Paket Pekerjaan Isi Nama Paket Pekerjaan
Tombol tambah Untuk menambah bidang subbidang
Lokasi Isi lokasi
Nama Isi nama pemberi tugas/pengguna barang jasa
Alamat Isi alamat pemberi tugas/pengguna barang jasa
telepon Isi telepon pemberi tugas/pengguna barang jasa
nomor Isi nomor kontrak
Tanggal Isi tanggal kontrak
nilai Isi nilai kontrak
kontrak Isi tanggal selesai kontrak
BA Serah terima Isi tanggal BA serah terima
Keterangan pekerjaan Isi keterangan pekerjaan
Tombol upload file Upload dokumen spk/kontrak
Tombol lanjut Untuk lanjut ke tahapan selanjutnya
Tombol skip Untuk membatalkan pengisian
Gambar 10 : Pilih Bidang Subbidang Usaha Pengalaman
Panduan Aplikasi e-Procurement
18
Tabel 7 : Data Input Bidang Subbidang
Nama Isian Keterangan
Tombol Tambah Memilih dan menambah bidang dan subbidang pengalaman
Tombol Pilih Memilih bidang subbidang usaha pengalaman
Check box Ceklis check box untuk memilih bidang subbidang usaha pengalaman
Setelah pengguna menekan tombil lanjut atau skip, aplikasi akan menampilkan data rekanan
yang telah diisi saat registrasi seperti pada Gambar 11. Pengguna dapat menekan tombol cetak
untuk mencetak data atau kembali untuk kembali kehalaman sebelumnya.
Panduan Aplikasi e-Procurement
19
Gambar 11 : Form Konfirmasi Data Tersimpan
Panduan Aplikasi e-Procurement
20
IV. Proses Pengadaan
Rekanan yang telah melakukan registrasi dapat login ke aplikasi menggunakan username
dan password yang telah didaftarkan saat registrasi. Rekanan yang telah mendaftar namun belum
disetujui oleh oleh panitia hanya diperbolehkan mengakses menu seperti pada Gambar 12 dan
rekanan yang telah mendaftar dan telah disetujui dapat mengakses menu seperti pada Gambar
13 dan bisa mengikuti pengadaan.
Gambar 12 : Menu Sebelum Menjadi Vendor Aktif
Gambar 13 : Menu Setelah Menjadi Vendor Aktif
1. Pra Pengadaan
a) Pengumuman Kualifikasi
Pada menu pengumuman kualifikasi, pengguna dapat mendaftar untuk mengikuti tahap
kualifikasi pengadaan yang bersifat umum. Pada halaman indeks, akan ditampilkan daftar
pengadaan yang sesuai dengan jadwal pendaftaran penyedia barang/jasa seperti pada Gambar
14.
Panduan Aplikasi e-Procurement
21
Gambar 14 : Tampilan Menu Pengumuman Kualifikasi
Tabel 8 : Data Input Menu Pengumuman Kualifikasi
Nama Isian Keterangan
Listbox Organisasi Untuk Memilih Organisasi
Tombol Cari Untuk Mencari Pengumuman Prakualifikasi
Tombol Detil Untuk Melihat Pengumuman Prakualifikasi
Pencarian
Pada form pencarian organisasi, pilihlah organisasi. Setelah selesai tekan tombol “CARI”. Hasil
pencarian akan ditampilkan pada ”Daftar Pengadaan”.
Melihat Data
Pengguna dapat melihat daftar kualifikasi dengan menekan tombol detil pada salah satu
pengumuman kualifikasi. Kemudian aplikasi akan menampilkan pengumuman kualifikasi seperti
pada Gambar 15
Panduan Aplikasi e-Procurement
22
Gambar 15 : Detail Pengumuman Kualifikasi
Tabel 9 : Data Input Detail Pengumuman Kualifikasi
Nama Isian Keterangan
Tombol Ambil Formulir Kualifikasi Untuk mengunduh formulir kualifikasi pengadaan. Tombol ini hanya akan aktif jika pengadaan masih dalam tahap pendaftaran penyedia barang/jasa.
Tombol Daftar Kualifikasi Untuk mendaftar kualifikasi pengadaan. Tombol ini hanya akan aktif jika pengadaan masih dalam tahap pendaftaran dan pengguna belum terdaftar sebagai calon penyedia barang/jasa kualifikasi pengadaan tersebut.
Setelah pengguna menekan tombol daftar pengadaan, maka aplikasi akan mencatat
pengguna sebagai calon penyedia barang/jasa yang akan mengikuti kualifikasi pengadaan.
Setelah pengguna menyetujui pendaftaran kualifikasi akan ditampilkan Gambar 16.
Panduan Aplikasi e-Procurement
23
Gambar 16 : Konfirmasi Terdaftar di Kualifikasi
b) Undangan Kualifikasi
Pada menu undangan kualifikasi pengguna dapat melihat dan mengikuti pengadaan
yang ada. Pada index akan ditampilkan daftar undangan kualifikasi seperti pada Gambar 17.
Pengguna dapat mencari undangan kualifikasi berdasrkan unit, nama pengadaan dan kualifikasi
dengan mengisi dan memilih kata kunci pencarian dan klik tombol cari. Pengguna dapat melihat
detil pengadaan dengan mengklik aksi detil
Gambar 17 : Undangan kualifikasi
Tabel 10 : Data Input Undangan Kualifikasi
Nama Isian Keterangan
Unit Isi Unit
Nama Pengadaan Isi Nama Pengadaan
Kualifikasi Pilih Kualifikasi
Tombol Cari Untuk mencari pengadaan
Aksi Detil Untuk melihat detil pengadaan
Pengguna dapat melihat detil data Pra kualifikasi seperti pada Gambar 18. Pengguna dapat
mencetak undangan dengan klik tombol cetak undangan dan daftar pelelangan dengan klik
tombol daftar pelelangan.
Panduan Aplikasi e-Procurement
24
Gambar 18 : Detil Data Pra Kualifikasi
Setelah pengguna terdaftar akan muncul konfirmasi seperti pada Gambar 19
Gambar 19 : Konfirmasi sudah terdaftar di kualifikasi
Tabel 11 : Data Input detil Pra Kualifikasi dan Konfirmasi sudah terdaftar di kualifikasi
Nama Isian Keterangan
Tombol Cetak Undangan Untuk cetak Undangan
Tombol daftar pelelangan Untuk daftar pelelangan
Tombol kembali Untuk kembali ke halaman sebelumnya
Tombol cetak Untuk mencetak undangan
Ambil dokumen pengadaan Untuk mengambil dokumen pengadaan
c) Jadwal Kualifikasi
Setelah mendaftar pelelangan pengguna dapat melihat jadwal kualifikasi seperti pada
Gambar 20.
Panduan Aplikasi e-Procurement
25
Gambar 20 : Jadwal Kualifikasi
d) Data Kualifikasi
Pada menu data kualifikasi, pengguna dapat memasukkan data kualifikasi perusahaan
yang dibutuhkan dalam tahap seleksi kualifikasi. Pada halaman indeks, akan ditampilkan daftar
pengadaan yang diikuti oleh pengguna seperti pada Gambar 21. Pengguna dapat melakukan
pencarian pengadaan berdasarkan nomor pengadaan, nama pengadaan, tahun, periode dan
kualifikasi dengan mengisi atau memilih kata kunci pencarian lalu klik cari. Pengguna dapat
mengisi data kualifikasi dengan mengklik aksi detil.
Gambar 21 : Data Kualifikasi
Tabel 12 : Data Input Data Kualifikasi
Nama Isian Keterangan
Nomor pengadaan Isi nomor pengadaan
Nama Pengadaan Isi Nama Pengadaan
tahun Isi tahun pengadaan
Periode Pilih Periode
Kualifikasi Pilih Kualifikasi
Jenis Pengadaan Pilih Jenis Pengadaan
Panduan Aplikasi e-Procurement
26
Nama Isian Keterangan
Aksi detil Untuk melihat detil data kualifikasi keuangan
Gambar 22 : Detil Data Kualifikasi Keuangan
Tabel 13 : Data Input Detil Data Kualifikasi keuangan
Nama Isian Keterangan
Nomor Audit Isi Nomor Audit
Tanggal Audit Pilih tanggal audit
Nama auditor Isi Nama Auditor
Aktiva Lancar Isi Aktiva lancar
Aktiva Tetap Isi Aktiva Tetap
Utang Jangka Pendek Isi utang jangka pendek
Utang jangka panjang Isi utang jangka panjang
Kekayaan bersih Isi kekayaan bersih
Tombol simpan Untuk menyimpan data kualifikasi keuangan
Tombol kembali Untuk kembali ke halaman sebelumnya
e) Hasil Kualifikasi
Setelah dilakukan tahapan evaluasi oleh panitia pengguna dapat melihat hasil
kualifikasi pada menu hasil kualifikasi seperti pada Gambar 23. Pengguna dapat melakukan
pencarian hasil kualifkasi pengadaan berdasarkan nomor pengadaan, nama pengadaan, tahun,
periode dan kualifikasi dengan mengisi atau memilih kata kunci pencarian lalu klik cari. Pengguna
dapat melihat hasil kualifikasi dengan mengklik aksi detil.
Panduan Aplikasi e-Procurement
27
Gambar 23 : Hasil Kualifikasi
Tabel 14 : Data Input Hasil kualifikasi
Nama Isian Keterangan
Nomor pengadaan Isi nomor pengadaan
Nama Pengadaan Isi Nama Pengadaan
tahun Isi tahun pengadaan
Periode Pilih Periode
Kualifikasi Pilih Kualifikasi
Jenis Pengadaan Pilih Jenis Pengadaan
Aksi detil Untuk melihat detil data kualifikasi keuangan
Untuk melihat detil hasil kualifikasi pengguna dapat mengklik aksi detil. Data hasil kualifikasi
akan ditampilkan seperti pada Gambar 24. Pengguna dapat mengklik tombol kembali untuk
kembali kehalaman sebelumnya atau tombol cetak undangan untuk mencetak undangan.
Gambar 24 : Hasil Kualifikasi
2. Pengadaan
a) Pengumuman Pengadaan
Pada menu pengumuman pengadaan, pengguna dapat melihat pengumuman
pengadaan pengadaan barang/jasa yang mengikuti proses pengadaan seperti pada Gambar 25.
Pada halaman indeks, akan ditampilkan daftar pengumuman pengadaan dan pencarian
pengumuman pengadaan berdasarkan unit, nama pengadaan dan kualifikasi. Untuk melihat detil
pengadaan pengguna dapat mengklik aksi detil.
Panduan Aplikasi e-Procurement
28
Gambar 25 : Pengumuman Pengadaan
Tabel 15 : Data Input Pengumuman Pengadaan
Nama Isian Keterangan
Unit Isi Unit
Nama Pengadaan Isi Nama Pengadaan
Kualifikasi Pilih Kualifikasi
Tombol Cari Untuk mencari pengadaan
Aksi Detil Untuk melihat detil pengadaan
Untuk mendaftar pengadaan, pengguna dapat menglik aksi detil dari pengadaan yang ingin
diikuti lalu klik tombol daftar pengadaan seperti pada Gambar 26. Pengguna yang dapat mengikuti
pengadaan adalah pengguna yang DRT nya belum expired.
Gambar 26 : Detil Daftar Pengadaan
Setelah mendaftar pengadaan pengguna harus mengambil dokumen pengadaan dengan
mengklik tombol ambil dokumen pengadaan seperti pada Pengguna dapat mencetak undangan
Panduan Aplikasi e-Procurement
29
pengadaan dengan klik tombol cetak dan kembali kehalaman sebelumnya dengan klik tombol
kembali.
Gambar 27 : Konfirmasi sudah terdaftar di pengadaan
Tabel 16 : Data Input Detil Daftar Pengadaan dan Konfirmasi daftar pengadaan
Nama Isian Keterangan
Tombol daftar pelelangan Untuk daftar pelelangan
Tombol kembali Untuk kembali ke halaman sebelumnya
Tombol cetak Untuk mencetak undangan
Ambil dokumen pengadaan Untuk mengambil dokumen pengadaan
b) Undangan Pengadaan
Pada menu undangan pengadaan, pengguna dapat melihat undangan pengadaan
dan mendaftar pengadaan tersebut. Pada halaman indeks, akan ditampilkan daftar undangan
pengadaan yang sedang berlangsung seperti pada Gambar 28.
Gambar 28 : Tampilan Menu Undangan Pengadaan
Tabel 17 : Data Input Menu Undangan Pengadaan
Nama Isian Keterangan
Listbox Wilayah Untuk Memilih Wilayah
Panduan Aplikasi e-Procurement
30
Nama Isian Keterangan
Tombol Cari Untuk Mencari Pengumuman Pengadaan
Tombol Detil Untuk Melihat Undangan Pengadaan
Pencarian
Pada form pencarian wilayah, pilihlah wilayah. Setelah selesai tekan tombol “CARI”. Hasil
pencarian akan ditampilkan pada ”Daftar Pengadaan”.
Melihat Data
Pengguna dapat melihat undangan pengadaan dengan menekan tombol detil pada salah satu
undangan pengadaan. Kemudian aplikasi akan menampilkan form pendaftaran pengadaan
seperti pada Gambar 29 .
Panduan Aplikasi e-Procurement
31
Gambar 29 : Detail Undangan Pengadaan
Panduan Aplikasi e-Procurement
32
Tabel 18 : Data Input Detail Undangan Pengadaan
Nama Isian Keterangan
Tombol Ambil Dokumen Pengadaan Untuk Mengambil Dokumen Pengadaan
Tombol Daftar Pengadaan Untuk Daftar Pengadaaan
Tombol Cetak Untuk Mencetak Undangan Pengadaan
Klik tombol “Daftar Pelelangan” jika ingin mengikuti pengadaan. Setelah berhasil, akan
ditampilkan konfirmasi pendaftaran pengadaan seperti Gambar 30.
Gambar 30 : Konfirmasi Daftar Undangan Pengadaan
c) Jadwal Pengadaan
Penguna yang telah mendaftar pengadaan dapat melihat jadwal pengadaan seperti
pada Gambar 31.
Gambar 31 : Jadwal Pengadaan
Panduan Aplikasi e-Procurement
33
d) Data Penawaran
Daftar data penawaran dapat dilihat pada Gambar 32. Pengguna yang dapat
memasukkan data penawaran adalah pengguna yang hadir dalam penjelasan. Pengguna dapat
memasukkan data penawaran dengan mengklik aksi detil yang akan muncul pada pengadaan
yang sedang berlangsung.
Gambar 32 : Data Penawaran
Pengguna harus mengisi detil data penawaran untuk dapat memasukan penawaran harga
seperti pada Gambar 33. Pengguna harus mengupload dokumen data penawaran, mengisi nomor
surat penawaran dan memilih tanggal batas penawaran. Apabila semua data penawaran telah
diisi, pengguna dapat memasukan harga penawaran dengan mengklik tombol lanjut penawaran
harga.
Panduan Aplikasi e-Procurement
34
Gambar 33 : Detil data Penawaran
Tabel 19 : Data Input Detil Data Penawaran
Nama Isian Keterangan
Tombol upload Untuk dokumen data penawaran
Nomor surat penawaran Isi nomor surat penawaran
Tanggal Pemasukan Surat Penawaran
Otomatis terisi
Tanggal Batas Penawaran Pilih tanggal batas penawaran
Sumber Penjamin Penawaran Isi sumber penjamin penawaran
Nilai Jaminan Penawaran Isi nilai jaminan penawaaraan
Tomblo kembali Kembali ke halaman sebelumnya
Tombol simpan Untuk menyimpan data penawaran
Lanjut penawaran harga Untuk memasukkan penawaran harga
e) Penawaran Harga
Pengguna yang telah mengisi data penawaran dapat memasukkan penawaran harga
seperti pada Gambar 34. Untuk pengadaan dengan metode pelelangan umum pengguna harus
memasukan penawaran dibawah harga hps. Apabila penguna memasukkan penawaran diatas
harga hps akan muncul alert notifikasi untuk memasukkan penawaran dibawah harga HPS. Untuk
pengadaan dengan metode pemilihan langsung pengguna bebas memasukkan jumlah
penawaran. Apabila harga penawaran telah dimasukkan pengguna dapat mengklik tombol simpan
untuk menyimpan data penawaran.
Panduan Aplikasi e-Procurement
35
Gambar 34 : Data Penawaran harga
Tabel 20 : Detil Data Penawaran harga
Nama Isian Keterangan
Total harga penawaran Isi harga penawaran
Tombol kembali Untuk kembali ke halaman sebelumnya
Tombol simpan Untuk menyimpan data penawaran harga
Tombol cetak Untuk mencetak data penawaran harga
Pengguna yang diikutkan oleh panitia pengadaan dalam tahapan auction dapat memasukkan
penawaran kembali di menu penawaran harga. Harga penawaran yang boleh dimasukan harus
lebih kecil dari harga penawaran dikurang selisih. Pengguna dapat memasukkan penawaran
berulang kali hingga waktu auction selesai. Pengguna juga dapat melihat peringkat penawaran
yang dimasukkan.
Panduan Aplikasi e-Procurement
36
Gambar 35 : Masukan Penawaran(Auction)
f) Hasil Penetapan
Setelah proses evaluasi selesai pengguna dapat melihat daftar pemenang pengadaan
seperti pada Gambar 36. Pada hasil penetapan pemenang pengguna dapat melihat nama
penyedia barang/jasa yang ditetapkan sebagai pemenang, nilai teknis, nilai harga, total harga
dan harga. Pengguna juga dapat melihat masa sanggah. Apabila pengguna memiliki sanggahan
dapat mengajukannya ke pihak panitia pengadan.
Gambar 36 : Hasil Penetapan Pemenang
Panduan Aplikasi e-Procurement
37
g) Hasil Pengadaan
Pada menu hasil pengadaan pengguna dapat melihat hasil pengadaan yang
berlangsung seperti detil pengadaan, log penawaran, calon pemenang dan pemenang seperti
pada Gambar 37, Gambar 38, Gambar 39 dan Gambar 40.
Gambar 37 : Hasil Pengadaan - Detil Pengadaan
Gambar 38 : Hasil Pengadaan-Log Penawaran
Gambar 39 : Hasil Pengadaan-Usulan Calon Pemenang
Panduan Aplikasi e-Procurement
38
Gambar 40 : Hasil Pengadaan-Pemenang
Tabel 21 : Data Input Hasil Pengadaan
Nama Isian Keterangan
Tombol Daftar pengadaan Untuk melihat log penawaran
Tombol calon pemenang Untuk melihat calon pemenang
Tombol lihat pemenang Untuk melihat oemenang
Tombo kembali Untuk kembali ke halaman sebelumnya
V. Sistem
1. Sertifikat Rekanan
Menu ini dapat digunakan pengguna untuk mencetak sertifikat yang dimiliki oleh
pengguna seperti pada Gambar 41. Pengguna dapat mengklik tombol cetak sertifikat untuk
mencetak sertifikat.
Gambar 41 : Sertifikat Rekanan
2. Ubah Data User
Menu ini dapat digunakan oleh pengguna untuk mengubah data pengguna. Data yang
dapat diubah oleh pengguna adalah Nama Pengguna, Password, dan email seperti padaGambar
42. Klik tombol simpan untuk menyimpan perubahan.
Panduan Aplikasi e-Procurement
39
Gambar 42 : Ubah Data User
3. Ubah Data Perusahaan
Pada menu ubah data perusahaan pengguna dapat mengubah data perusahaan yang
telah dibuat sebelumnya saat registrasi seperti pada Gambar 43. Klik tombol simpan untuk
menyimpan perubahan.
Panduan Aplikasi e-Procurement
40
Gambar 43 : Ubah Data Perusahaan
Tabel 22 : Data Input Ubah Data Perusahaan
Nama Isian Keterangan
Kualifikasi Kualifikasi perusahaan
Asosiasi(Optional) Asosiasi yang dimiliki perusahaan (dapat dikosongkan)
Mendaftar di Unit Unit tempat pendaftaran penyedia barang/jasa
Nama Perusahaan Nama Perusahaan
Alamat Alamat Perusahaan
Propinsi Propinsi Perusahaan
Kode Pos Kode Pos perusahaan
Telepon Telpon perusahaan
Fax Fax perusahaan
Penanggung Jawab Penanggung Jawab Perusahaan
Email Email Perusahaan
Nama Pimpinan Nama Pimpinan Perusahaan
Nama Admin Nama Admin Perusahaan
No HP Admin No HP Admin Perusahaan
Homepage Homepage Perusahaan
No NPWP No NPWP Perusahaan
Upload Dokumen Dokumen NPWP Perusahaan
No SP PKP No SP PKP Perusahaan
Dokumen SP PKP Dokumen SP PKP Perusahaan
No SIUJK No SIUJK Perusahaan
Tanggal Berakhir SIUJK Tanggal berakhir SIUJK Perusahaan
Dokumen SIUJK Dokume SIUJK Perusahaan
No SIUP No SIUP Perusahaan
Tanggal berakhir SIUP Tanggal berakhir SIUP Perusahaan
Dokumen SIUP Dokumen SIUP Perusahaan
No Surat Izin Usaha Lainnya No Surat Izin usaha lainnya perusahaan
Tanggal terbit Surat Izin Usaha Lainnya
Tanggal terbit Surat Izin Usaha Lainnya perusahaan
Panduan Aplikasi e-Procurement
41
Nama Isian Keterangan
Dokumen Surat Izin Usaha Lainnya Dokumen Surat Izin Usaha Lainnya perusahaan
No Akta No Akta Perusahaan
Tanggal Akta Tanggal Akta Perusahaan
Dokumen Akta Dokumen Akta perusahaan
No SBU No SBU perusahaan
Tanggal Berakhir SBU Tanggal Berakhir SBU Perusahaan
Dokumen SBU Dokumen SBU perusahaan
No No neraca perusahaan
Dokumen Neraca Dokumen Neraca perusahaan
No Surat Keterangan Domisili Perusahaan
No Surat Keterangan Domisili Perusahaan
Tanggal Berakhir Surat Keterangan Domisili Perusahaan
Tanggal Berakhir Surat Keterangan Domisili Perusahaan
Dokumen Surat Keterangan Domisili Perusahaan
Dokumen Surat Keterangan Domisili Perusahaan
No SPT dan SPP Pajak Penghasilan(PPh) badan 3(tiga) bulan terakhir
No SPT dan SPP Pajak Penghasilan(PPh) badan 3(tiga) bulan terakhir
Dokumen SPT dan SPP Pajak Penghasilan(PPh) badan 3(tiga) bulan terakhir
Dokumen SPT dan SPP Pajak Penghasilan(PPh) badan 3(tiga) bulan terakhir
No TDP No TDP
Tanggal Berakhir TDP Tanggal Berakhir TDP
Dokumen TDP Dokumen TDP
No KTP komisaris dan direktur No KTP komisaris dan direktur
Tanggal Berakhir KTP komisaris dan direktur
Tanggal Berakhir KTP komisaris dan direktur
Dokumen KTP komisaris dan direktur Dokumen KTP komisaris dan direktur
Dokumen Struktur Organisasi Dokumen Struktur Organisasi
No Surat Keagenan No Surat Keagenan
Dokumen Surat Keagenan Dokumen Surat Keagenan
No Angka Pengenal Import No Angka Pengenal Import
Dokumen Pengenal Import Dokumen Pengenal Import
No Sertifikasi Tenaga Ahli No Sertifikasi Tenaga Ahli
Dokumen Sertifikasi tenaga Ahli Dokumen Sertifikasi tenaga Ahli
No Sertifikasi Perusahaan/ Tanda Keanggotaan Asosiasi
No Sertifikasi Perusahaan/ Tanda Keanggotaan Asosiasi
Dokumen Sertifikasi Perusahaan/ Tanda Keanggotaan Asosiasi
Dokumen Sertifikasi Perusahaan/ Tanda Keanggotaan Asosiasi
Upload Dokumen Foto Dokumentasi Tampak dalam dan luar gedung/kantor perusahaan
Upload Dokumen Foto Dokumentasi Tampak dalam dan luar gedung/kantor perusahaan
No Surat Penyedia barang dan/atau jasa dalam pelaksanaan pengadaan secara elektronik
No Surat Penyedia barang dan/atau jasa dalam pelaksanaan pengadaan secara elektronik
Dokumen Surat Penyedia barang dan/atau jasa dalam pelaksanaan pengadaan secara elektronik
Dokumen Surat Penyedia barang dan/atau jasa dalam pelaksanaan pengadaan secara elektronik
No surat pernyataan direksi/Pengurus tidak dalam sanksi pidana
No surat pernyataan direksi/Pengurus tidak dalam sanksi pidana
Panduan Aplikasi e-Procurement
42
Nama Isian Keterangan
Dokumen surat pernyataan direksi/Pengurus tidak dalam sanksi pidana
Dokumen surat pernyataan direksi/Pengurus tidak dalam sanksi pidana
No Surat Pernyataan perusahaantidak dalam kondisi palit
No Surat Pernyataan perusahaantidak dalam kondisi palit
Dokumen Surat Pernyataan perusahaantidak dalam kondisi palit
Dokumen Surat Pernyataan perusahaantidak dalam kondisi palit
Dokumen Pakta Integritas Dokumen Pakta Integritas
Tombol Batal Tombol untuk membatalakan registrasi
Tombol Lanjut Tombol untuk menyimpan data registrasi dan lanjut ke pengisian selanjutnya
4. Ubah Data Pengalaman
Pada menu ini pengguna dapat mengubah data pengalaman atau menambah data
pengalaman seperti pada Gambar 44. Klik aksi edit untuk mengedit data pengalaman dan tombol
tambah untuk menambah pengalaman.
Gambar 44 : Ubah Data Pengalaman
Tabel 23 : Data Input Ubah Data Pengalaman
Nama Isian Keterangan
Tombol tambah Untuk menambah pengalaman
Aksi edit Untuk mengedit pengalaman
Aksi delete Untuk menghapus pengalaman
5. Ubah Data Bank
Pada menu ubah data bank pengguna dapat mengedit data bank ataupun menambah
data bank lainnya seperti pada Gambar 45. Pengguna dapat mengklik aksi edit untuk mengedit
dan tombol tambah untuk menambah
Gambar 45 : Ubah Data Bank
Panduan Aplikasi e-Procurement
43
Tabel 24 : Data Input Ubah Data Bank
Nama Isian Keterangan
Tombol tambah Untuk menambah pengalaman
Aksi edit Untuk mengedit pengalaman
Aksi delete Untuk menghapus pengalaman
VI. Penutup
Dengan adanya buku panduan penggunaan aplikasi eProcurement, diharapkan
mempermudah pengguna dalam mengoperasikan aplikasi eProcurement sesuai dengan
pedoman yang terdapat dalam buku ini.
Dengan kemudahan pengoperasian sistem, diharapkan proses pengadaan dapat lebih cepat,
efisien, transparan, dan terintegasi sehingga dapat memberikan nilai tambah serta meningkatkan
daya saing perusahaan.