Upravljanje projektima u ITnasport.pmf.ni.ac.rs/materijali/2822/PM 009.pdf · 2018-01-18 · Upravljanje komunikacijom ... Mnogi problemi u drugim oblastima znanja ukazuju upravo

Upravljanje projektima u IT

Upravljanje komunikacijom projekta

Upravljanje komunikacijom

Značaj:

Najveća pretnja za neuspeh projekta (pogotovo IT projekta) leži u lošem upravljanju komunikacijama Mnogi problemi u drugim oblastima znanja ukazuju upravo na komunikaciju

Presudno je staviti ispred rukovodilaca kao prioritet komunikaciju sa ključnim akterima

Postoji potreba kod IT profesionalaca za usavršavanjem veština komunikacija (soft skills) Potrebno je usavršavanje kako stručnih znanja i veština, tako i veština u

komunikacijama, pogotovo u IT industriji gde su promene veoma prisutne

U komunikaciji sa ljudima koji nisu IT profesionalci potrebna je češća upotreba ne-tehničke terminologije Upravljanje projektima u IT – Upravljanje komunikacijom 2

Upravljanje komunikacijom

Cilj upravljanja komunikacijom projekta jeste da se obezbediti blagovremeno i odgovarajuće prikupljanje, skladištenje, raspoređivanje i raspolaganje informacijama unutar projekta

Pet glavnih procesa koji se tiču upravljanja komunikacijom :

Identifikacija aktera Planiranje komunikacije Razmena informacija

Upravljanje očekivanjima aktera Izveštavanje o performansama Upravljanje projektima u IT – Upravljanje komunikacijom 3

Upravljanje komunikacijom – rezime

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje komunikacijom 4

Identifikacija aktera

Akteri su svi učesnici koji su u uključeni ili na neki način povezani sa projektom (sponzori, članovi tima, osoblje podrške, kupci, korisnici, dobavljači i oponenti)

Identifikacija većine aktera je laka i očigledna Mogu da postoje konkurenti izvan (ili čak unutar)

organizacije za koje rukovodioci ne znaju Ovakve aktere nije lako identifikovati Neki akteri mogu da promene „stranu“ u toku trajanja projekta

Dokumentovanje osnovnih informacija o akterima vrši se pomoću registra aktera

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje komunikacijom 5

Identifikacija aktera

Registar aktera je javni dokument koji sadrži osnovne informacije o identifikovanim akterima Ne treba da sadrži „osetljive“ informacije

Osetljive informacije koje ne treba da budu poznate izvan projekta povezane su sa strategijom za upravljanje akterima

Strategija za upravljanje akterima je dokument koji sadrži imena aktera, stepen njihovog zaduženja, nivo uticaja unutar projekta i strategiju za upravljanje radi dobijanja podrške ili otklanjanja smetnji određenom akteru Neki rukovodioci čak ne zapisuju sve informacije vezane za strategiju ali ih

itekako uzimaju o obzir

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje komunikacijom 6

Strategija za upravljanje akterima

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje komunikacijom 7

Planiranje komunikacije

Plan za upravljanje komunikacijom je dokument koji daje smernice za upravljanje komunikacijom unutar projekta

Plan treba da sadrži: Zahteve za komunikacijom aktera Format, sadržaj i nivo detalja informacija Ko prima informacije a ko ih obrađuje Metode i tehnologije za prenos informacija Učestalost komunikacije Procedure za rešavanje problema Reviziju procedura radi ažuriranja plana Rečnik terminologije

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje komunikacijom 8

Analiza komunikacije aktera

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje komunikacijom 9

Razmena informacija

Razmena informacija predstavlja prosleđivanje informacija o projektu pravim ljudima u pravo vreme

Rukovodioci odlučuju ko od aktera prima koju informaciju ali i najbolji način njene isporuke Da li je dovoljno poslati pisani izveštaj? Da li je sam sastanak dovoljno efektan u raspodeli informacija?

Ključne stavke za efikasnu razmenu informacija su: Korišćenje tehnologija Formalna i neformalna komunikacija Kompleksnost komunikacije

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje komunikacijom 10

Razmena informacija

Korišćenje tehnologija može da olakša proces razmena informacija ukoliko se pravilno upotrebljava

Većina ljudi unutar biznisa komunicira putem: mail-a, sastanaka, telefona, web sajtova, skupy-a ...

Korišćenjem internog informacionog sistema (IS) može se, putem elektronske forme, organizovati projektna dokumentacija, zahtevi kupaca... Lakši pristup informacijama Lakša raspodela informacija Porebno je praviti kopije ovih dokumenata (backup-ove) IS ne treba da sadrži „osetljive“ informacije

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje komunikacijom 11

Razmena informacija

Formalna i neformalna komunikacija

Pored pisanja izveštaja (formalna komunikacija) potrebna je i komunikacija uživo (neformalna)

Oko 75% ljudi su ekstroverti i više žele komunikaciju sa ljudima nego da čitaju izveštaje, mail-ove i i sl Tehničko osoblje uglavnom smatra da su izveštaji dovoljni Ne tehničko osoblje više voli komunikaciju uživo

Kroz neformalnu komunikaciju ljudi se upoznaju i grade se međuljudski odnosi i poverenje

Efikasna komunikacija zavisi od dobrih veština komunikacije Pisanje, razgovori, slušanje ...

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje komunikacijom 12

Razmena informacija

Efikasna razmena informacija

Mnogi pisani izveštaji ne sadrže bitne informacije koje su potrebne rukovodiocima i tehničkom osoblju Potrebno je uključiti detalje koji bitno utiču na performanse projekta Dokumentovati promene koje utiču na performanse proizvoda

Problem prikrivanja loših vesti Verbalna komunikacija

58% je govor tela, 35% kako se izgovaraju reči, 7% je sadržaj

Podstrekivanje verbalne komunikacije Neke kompanije zabranjuju korišćenje mobilnih telefona i mail-ova u nekim

vremenskim intervalima radnog vremena

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje komunikacijom 13

Izbor medija za komunikaciju

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje komunikacijom 14

Razmena informacija

Kompleksnost komunikacije

Mnogi rukovodioci smatraju da će dodavanjem nove radne snage rešiti problem kašnjenja u rasporedu?! Ako je jednom čoveku potrebno dva meseca da uradi jedan posao da li će dva čoveka taj posao završiti za mesec dana?

Komuniciranje o lošim vestima (stavljanje u kontekst)

Određivanje broja komunikacionih kanala Povećavanjem broja ljudi, povećava se i kompleksnost komunikacije Broj kanala za komunikaciju je n(n-1)/2 Smanjiti kompleksnost pravljenjem timova sa manjim brojem ljudi

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje komunikacijom 15

Kanali za komunikaciju

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje komunikacijom 16

Upravljanje očekivanjima aktera

Uspeh projekta se može definisiati kao zadovoljavanje očekivanja aktera (sponzora/kupca)

Sponzori obično rangiraju obim, troškove i vreme da bi našli balans između ovih ograničenja

Taj balans se prikazuje pomoću matrice upravljanja očekivanjima

Matrica upravljanja očekivanjima sadrži listu mera uspeha kao i proiritete, očekivanja i smernice vezane za svaku od mera

Poznavanje očekivanja aktera pomaže u otklanjanju problema Ukoliko je poznato da troškovi nemaju visok prioritet kao vreme, nije

problem od sponzora potražiti dodatna sredstva

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje komunikacijom 17

Matrica upravljanja očekivanjima

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje komunikacijom 18

Izveštavanje o performansama

Izveštavanje o performansama predstavlja pružanje informacija akterima o tome kako se resursi koriste da bi se postigli ciljevi

Ulazi Mere performansi posla, plan upravljanja projektom, mere kontrole kvaliteta,

potvrđeni zahtevi za izmenama, potvrđeni proizvodi

Izlazi Izveštaji o performansama

Izveštaj o statusu, izveštaj o progresu

Prognoze Daju predviđanja o budućem statusu i progresu projekta na osnovu poznatih

infromacija i trendova

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje komunikacijom 19

Poboljšanje komunikacije

Dobra komunikacija je od vitalnog značaja za upravljanje projektom i za njegov uspeh

Ključne informacije treba da stignu do pravih ljudi u pravo vreme

Alati neophodni za poboljšanje komunikacije

Upravljanje konfliktom Razvoj komunikacionih veština Održavanje efikasnih sastanaka

Korišćenje mail-ova, poruka i sl

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje komunikacijom 20

Poboljšanje komunikacije

Upravljanje konfliktom Rukovodioci moraju da koriste i usavršavaju svoje ljudske

resurse i njihove veštine u komunikaciji kako bi najpre identifikovali a kasnije i efikasno upravljali konfliktom

Osnovni modusi za upravljanje konfliktom Sučeljavanje! (najzastupljeniji) Kompromis Izglađivanje Prisiljavanje Povlačenje

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje komunikacijom 21

Poboljšanje komunikacije

Razvoj veština za komunikaciju Neki ljudi su rođeni sa dobrim veštinama za komunikaciju

Drugi imaju talenat da nauče (razviju) tehničke veštine Retki su oni koji imaju oba talenta!!

Obe veštine mogu se naučiti i unaprediti Kompanije ulažu dosta novca u obuke, treninge i sl

Multinacionalne kompanije ulažu u unapređenje veština za komunikaciju radi smanjivanja kulturoloških razlika

Rukovodioci svojim primerom podstiču radnike da unapređuju svoje verbalne veštine Dobri pisani izveštaji, odlične usmene prezentacije i sl

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje komunikacijom 22

Poboljšanje komunikacije

Održavanje efikasnih sastanaka

Da li je moguće izbeći sastanak? Definisati svrhu i zaključak sastanka Odrediti ko treba da prisustvuje sastanku

Podeliti dnevni red učesnicima Pripremiti materijale i logistiku unapred Voditi sastanak profesionalno Postaviti osnovna pravila Izgraditi veze Upravljanje projektima u IT – Upravljanje komunikacijom 23

Poboljšanje komunikacije

Korišćenje mail-ova, poruka i drugih medija Ukoliko ljudi znaju kada da koriste mail i druge medije

moraju da znaju i kako da ga koriste Da li znate kako da organizujete poruke unutar mail-a? Kako da organizujete listu kontakata? Da li koristite neki filter za spam-ove? Da li znate da nadjete neku poruku po datumu, kontekstu,

autoru, ključnim rečima i sl? Šta tačno staviti u subject (tema) poruke?

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje komunikacijom 24