Utveckla och använda en förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv ”Uppdrag e-arkiv”
Utveckla och använda en förvaltningsgemensam tjänst för
e-arkiv
”Uppdrag e-arkiv”
Bakgrund och tillbakablick
Tjänstens utformning och övergripande krav
Intresse kring anslutning och leveranser
Att ansluta
Förberedelser inför anslutning och resurser
Vägen framåt - preliminär tidplan
Frågor och avslut
3
Vårt uppdrag
4
Uppdrag - en förvaltningsgemensam
e-arkivtjänst
• SSC ska ta fram tjänsten i samverkan med Riksarkivet
• Tjänsten ska
förenkla införandet av e-arkiv i statsförvaltningen och
sänka kostnaderna
• Sju pilotmyndigheter ska
delta i arbetet och
ansluta till tjänsten (när den finns tillgänglig)
• En förvaltningsorganisation för tjänsten ska etableras hos
Statens servicecenter
5
Andra viktiga hörnstenar i uppdraget
• Informationssäkerhet
• Kostnadseffektivitet (stordriftsfördelar)
• Främja öppna standarder
• Förenkla tillgänglighet/åtkomst till information (konsumtion)
• Möjliggöra vidareutnyttjande av information(möjlighet att sprida ex. PSI, Öppna Data)
6
Tillbakablick
7
Tillbakablick
Augusti 2014
Regeringsuppdrag
– att utveckla och
använda en förvaltnings-
gemensam tjänst för e-
arkiv
December 2014
Offentliggörande av RFI
(Request for information)
Februari 2015
Uppdragets
första delrapport
lämnas
till regeringen
Maj 2015
Regeringsbeslut om
nya medel till projektet
Februari 2016
Uppdragets andra
delrapport lämnas
till regeringen
Juni 2016
Regeringsbeslut om
nya medel till
projektet
December 2016
Uppdragets tredje
delrapport lämnas
till regeringen
Mars 2017
Regeringsbeslut om
nya medel till projektet
Maj 2017
Upphandlingen inleds
Juni 2017
Upphandlingen avbryts
November 2017
Upphandlingen inleds på nyttOktober 2016
Marknads-
underökning om
intresset kring
anslutning
8
E-arkivtjänstens utformning och
övergripande krav
9
• Tjänsten ska innebära;
Systemstöd,
metoder och verktyg samt
resurser för att kunna genomföra e-arkivering
• Statens servicecenter ska tillhandahålla och förvalta e-
arkivtjänsten och kundmyndigheterna köper ”e-arkiv som
tjänst” från SSC
• SSC ska kunna administrera tjänsten på ett
övergripande plan men ska inte ha någon åtkomst till
den arkivbildande myndighetens uppgifter.
Myndigheterna äger själva sin information och har fullt
ansvar för den
Mellanarkiv – som tjänst till våra kundmyndigheter
10
Mellanarkiv - övergripande förutsättningar
Myndighetens ansvar Riksarkivets ansvar
FGS är krav på metadata för märkning och paketering av information
11
Övergripande krav - funktion och egenskaper
• stödja hela e-arkiveringsprocessen
• styra åtkomst till informationen
• skydda mot otillåten eller oavsiktlig förändring eller förlust
• Vårda informationen – innebär både gallra och bevara
Målet är att kunna arbeta automatiserat eller manuellt
12
Övergripande krav – legala och teoretiska
• Arkivmaterialet ska kunna hanteras och skyddas utifrån gällande författningar
• Tryckfrihetsförordningen
• Offentlighets- och sekretesslagen
• PUL/Dataskyddsförordningen
• Arkivlagen, arkivförordningen m.fl.
• Stödja Riksarkivets aktuella föreskrifter (RA-FS)
• Stödja de standarder och ”best practice” som Riksarkivet pekar ut
• Leveranser med hjälp av specifikationer som baseras på FGS (specifikationer styr
leveranser till och från tjänsten samt delvis förvaltning av informationen i denna)
13
Paketering av tjänst
STÖD TILL KUNDMYNDIGHETER
Konsultstöd
Verktyg för
uttag,
transformering
och paketering
av information
Metodstöd
TjänsteutvecklingAnpassning och konfiguration
e-arkiv
Gränssnitt för
sökning,
åtkomst och
export
TILLHANDAHÅLLANDE OCH FÖRVALTNINGPRODUCENT KONSUMENT
Tillhanda-
hållaExportera Söka
Ta
emot
Vårda och
framtidssäkraFörvalta och
drifta Redovisa
Leverera/
överföra
Förberedelser
inför överföring
Verksamhets-
system X
Annan
strukturerad
information
Stöd för att redovisa verksamhetsinformation (RA-FS 2008:4)
14
Status i pågående upphandling
15
Status – pågående upphandling
• 20 september - sista dag för anbudslämning
• 21 september - anbudsöppning
• September/oktober - kontroll och utvärdering
• Oktober - tilldelningsbeslut
• Oktober/december - säkerhetsskyddsavtal,
säkerhetsprövning med registerkontroll av berörd
personal samt förstagångsbesök
• December/januari - planerad avtalsstart
16
Intresse kring anslutning och leverans till det
förvaltningsgemensamma e-arkivet
Enkät oktober 2016
17
Resultat
Antal svar
147 svar av drygt 200 potentiella svarande myndigheter
(ex. Länsstyrelserna skickade ett gemensamt svar)
Vill ansluta
122 myndigheter överväger att ansluta
20 ville ansluta redan 2018
18
När vill man ansluta?
• 2018 ca 20 st
• 2019 ca 17 st
• 2020 ca 31 st
• 2021 ca 14 st
• 2022 eller senare ca 40 st
19
Typer av system
• Ca 70 myndigheter har i dagsläget system som behöver
avlastas
Typ av information
o ÄHS/diarier i princip ”alla”
o Personal och lönesystem 25-30 st
o Ekonomisystem 25-30 st
o Webb/intranät 25-30 st
• Ca 70 myndigheteter har i dagsläget system som behöver
stängas ner
20
Myndigheternas behov av stöd
• Särskilt stort behov av stöd inför överföring (leverans) till
e-arkivtjänsten
• Endast ca 5 % av de tillfrågande anser sig inte behöva
något stöd alls
• = 95% är i behov av stöd?
21
Anslutning till den förvaltnings-
gemensamma e-arkivtjänsten
22
Anslutning - juridiskt och tekniskt
1. Anslutning av kundmyndighet
• Avsiktsförklaring och överenskommelse
• Teknisk grunduppsättning och konfiguration
• Uppsättning av behörighetsstruktur
Förutsättning för att kunna börja använda e-arkivtjänsten och kunna leverera
(överföra) information.
2. Teknisk integration (anslutning av verksamhetssystem)
• Teknisk integration mellan verksamhetssystem/datakälla och
e-arkivtjänsten
• Teknisk integration mot intranät/extranät
Möjliggör automatiserad och synkron leverans från verksamhetssystem
(datakälla) samt vidareutnyttjande och konsumtion av information
23
SSC:s anslutningsprocess
24
2. DEFINIERAFASEN - Leder till en överenskommelse
Definiera anslutning, tjänstenivå och leverans.
• Gap analys
• Genomgång av processer och SLA-nivåer
• Behörighetsstruktur
• Teknisk uppsättning och integration
• Analys av myndighetens mognad för att påbörja
leveransprojekt direkt
• Planera implementerafasen
Leveransplanering är del i
anslutningsprocessen
1. Överenskommelse inkl. leveransplanering
2. Detaljerad plan för implementationsfasen
25
Förberedelser inför anslutning till
e-arkivtjänsten
• Organisation & planering - Vad kan man förbereda inom den egna organisationen?
26
Om möjliga förberedelser inför anslutning till e-arkivtjänsten
• Att e-arkivera information
- Vad man ska tänka på när ett material ska förberedas för e-arkivering?
Målet är att uppnå kontrollerade förutsättningar för vidare arbete
27
Organisation & planering
Riksarkivets mognadsmodell - för myndighetens hantering av information
1 efterlevnad av regel
2 utvärdering och uppföljning
3 ansvar
4 integration i verksamheten
5 informationssäkerhet
6 systematisk och heltäckande arbete
7 bevarande
8 utredd och beslutad gallring
9 tillgänglighet
Mål
a) definiera organisationens nivån
b) prioritera åtgärder
Möjlighet
c) Återkommande mätningar
d) ständiga förbättringar
Källa: https://riksarkivet.se/mata-mognad-arkivverksamheten
Exempel övergripande målbild för en myndighets hantering av information
Organisation & planering
5
Organisation & planering
Information/ data
Styrande dokument
Organisation
Ekonomi
Lokaler
Personal
Tekniska stödsystem
Stäm av om arkivverksamheten ”lever upp” till OAIS-modellen?
(TRAC) Trusted Repository Audit Checklist
6
Vilka system behöver information e-arkiveras ur?
Frågor som myndigheten kan förbereda 1
Organisation & planering
• I vilken ordning ni vill arbeta med era system?
• Har ni en strategi för bevarande enligt RA-FS 2009:1
o för hela myndigheten och/eller enskilda system?
o verktyg och kompetenser för e-arkivering ur era system generellt?
Vilken typ av information behöver levereras först? (Vart finns störst behov?)
• FGS Ärendehantering (ska vara beslutad till årsskiftet)
• Total plan för alla önskade leveranser (överföringar) (ung. system att ta hand om)
Summa: Skapa en planering för VAD, NÄR och HUR?
• FGS Databaser: 1) ADDML i vår? (Riksarkivets hantering) 2) SIARD-formatetExempel: Äldre
system & GDPR
7
FGS-funktionens projekt & planerade arbeten
Pågående
• FGS Personal (FGS-funktionen)
• FGS Ärendehantering (FGS-funktionen)
• FGS Databas (Riksarkivet)
• FGS:er för Utbildningsinformation (Fyrbodals
kommunförbund)
• FGS Geodata (Sveriges geologiska
undersökningar)
• FGS Ärendehantering för objekt/anläggningar
(Får jag lov-projektet under ledning av
Boverket)
Förslag till projekt
• FGS Livsmedelskontroll (Sambruk)
• FGS Leverantörsreskontra (Sambruk)
• FGS för journalsystem (utredning)
• FGS Ekonomisystem (ESV, förarbeten pågår)
Följ utvecklingen på:
https://riksarkivet.se/fgs-projekt
Organisation & planering
Önskade FGS:er
• FGS Webbsidor
• Möjlig utökning av FGS Ärendehantering för
incidenthantering
-För närvarande finns ingen utpekad färdledande
organisation eller projektgrupp för dessa FGS:er.
Lämpligt att prioritera på myndigheten
-en möjlighet för någon av er?
8
Målbild är stöd för standardsystem i staten
Vilka kompetenser behöver engageras i arbetet?
Frågor som myndigheten kan förbereda 2
Organisation & planering
• arkivarie (obligatorisk)
• förvaltningsledare (eller motsvarande)
• IT-arkitekt
• verksamhetsexperter
• m.fl. som exempelvis jurist
Det viktiga är att behoven kring systemet / informationen får styra.
SSC planerar att erbjuda konsultstöd - i första hand direkt kring e-arkivering
9
Alla åtgärder behöver dokumenteras!
Organisation & planering
Frågor som myndigheten kan förbereda 3
• Parallellt
• 5 kapitlet i RA-FS 2009:1
Riksarkivets checklista https://riksarkivet.se/Media/pdf-filer/doi-t/AnvisningarSystemdokumentation.pdf
Exempel - ange alltid vilken version av en FGS som användsdvs. inte bara ”FGS Ärendehantering”, utan även ”eArd” + 2013-01-14 + 1.0.
10
1. Värdera information och utred gallring
Inleveransprocessen (Överföring av information)
Att e-arkivera information
Hit går det alltid att göra förberedelser
2. Definiera metadata, informationsmodell och format
3. Planering och teknik för export, inleverans (överföring) och sökning
4. Genomföra leveranser (överföringar) och tester
5. Driftsätta och förvalta
Praktiska
erfarenheter
11
Utreda Specificera Överföra Godkänna
Värdera
och utreda
gallring
Definiera
metadata
och
infomodell
Planering och
teknik för export,
leverans och
sökning
Genomföra
leveranser
och tester
Produktions-
sätta och
förvalta
Ca 80 % av arbetet med e-arkivering består av förberedelser och tester
Att leverera (överföra) till e-arkiv (PAIMAS)
Att e-arkivera information
12
1. Värdera och utred gallring
Är informationen värderad?
Att e-arkivera information
Innehåller informationen personuppgifter och omfattas den av sekretess?
Hur ska ev. gallringsbeslut omsättas?
2. Kartlägg och definiera metadata, informationsmodell och format
Vilka metadata finns respektive vilka behövs?
Vilka är sökbehoven på kort och lång sikt?
Begreppsmodell
Informationsmodell
15
GDPR
2. Kartlägg och definiera metadata, informationsmodell och format (forts 1)
Filformat
Att e-arkivera information
Bevarande (RA-FS 2009:2)
Återanvändning? (SFS 2010:566)
Vad behöver exporteras ur applikationen?
Vad och hur behöver konverteras och till vilka format?
Skapa informationstypsspecifikation
utifrån informationsmodell (och system)
med FGS eller helt egen? (Förvaltningsgemensamma specifikationer)
Målet - Att styra informationens tekniska struktur
16
3. Planering och teknik för export, inleverans (överföring) och sökning 1
Bevaka bevisvärdet
(autenticiteten)
Att e-arkivera information
Är informationen korrekt, komplett och har rätt teknisk form för att kunna arbeta vidare med?
Vilken teknisk typ av information är det fråga om?
Finns det exportmöjligheter i systemet?
Vilken kvalité är det på informationen i systemet?
Kan man behöva korrigera/förändra tekniskt format på fält eller filer
Det avgör hur man kan utforma de tekniska ”objekt” för e-arkivering och hur de kan grupperas och sökas
Möjligheter att exportera ut data och metadata
17
Att e-arkivera information
Formatspecifikationer på https://github.com/Riksarkivet/format
3. Planering och teknik för export, inleverans (överföring) och sökning 2
Bevaka bevisvärdet
(autenticiteten)
A) Vilka filformat finns idag och
Visuell presentation av informationen i gränssnittet
Målformat att konvertera styr möjligheterna till användning
RA-FS 2009:2 & specifikationer
Ljud, film och avancerad bild - dialog med Riksarkivet? (FormatE)
Se upp med informationsförlust = oreglerad gallring
I första hand formatmallar (stylesheets)
Jfr. källsystemet
B) vad ska de konverteras till?
18
Att e-arkivera information
3. Planering och teknik för export, inleverans (överföring) och sökning 3
Hit till och med processteg 3 går det alltid att göra förberedelser!
Informationssäkerhetsklassning?
Behörigheter/åtkomst
sök och sammanställningsmöjligheter ska en roll ha i förhållande till informationen?
Typ av anslutning och kvittens?
en eller få leveranser (överföringar)?
löpande och integration?
Kvittens när godkänd?
19
Utreda Specificera Överföra Godkänna
Värdera
och utreda
gallring
Definiera
metadata
och
infomodell
Planering och
teknik för export,
leverans och
sökning
Genomföra
leveranser
och tester
Produktions-
sätta och
förvalta
Att e-arkivera information
Att leverera (överföra) till e-arkiv (PAIMAS)
20
4. Genomföra leveranser (överföringar) och tester
Att e-arkivera information
Övergripande
Skapa SIP
Leverera (föra över) SIP till e-arkivet
Testa sökning och presentation i e-arkivet (granskning)
5. Driftsätta och förvalta inklusive underhålla informationen
Övergripande
Acceptera materialet i e-arkivtjänsten
Diftsätta
Kvittera (slutlig)
E-arkivtjänsten ska erbjuda stöd
21
43
Tankar om att använda resurser
bättre och mer långsiktigt?
- Det saknas fortfarande en strategi för bevarande enligt RA-FS 2009:1
Utmaningar 2
Det förekommer fortfarande att
- IT-stöd tas oftast fram utan en uttalad plan för bevarande
- Löpande anskaffas nya programvaror med ny funktionalitet
- Migrerar bara det man måste för bedriva arbetet i nya system
- Lagrar befintligt material ”passivt” i gamla system
25
Att använda resurser bättre?
-Elektronisk information kräver aktiva åtgärder för att kunna
konsumeras över lång tid
Bara teknik räcker inte – det handlar om ett sätt att arbeta:
För få ser
problemen?
-Är ett ”analogt tänkande” fortfarande vanligt?
”Om en fil har skapats så går den väl alltid att läsa?!”
Hur vi förhåller oss till tekniken som lagrar informationen?
-Kritisk fas uppstår efter 10-15 år
- och är nu ett 40 årigt problem
IT behöver jobba tätare med arkivarier/ bevarandestrateg för
att tillsammans säkerställa informationen. (Styrande dokument)
Exempel i PM3 finns två s.k. objektägare, både inom verksamhet och it,
dvs. ett ansvar på kravställande från två håll.
-Vem tar idag ansvar för att bevarandeperspektivet tas med? (”Blind fläck”)
26
Att använda resurser bättre?
Kostnader går inte att undvika
– så hur kan vi använda resurserna bättre?
28
Att använda resurser bättre?
Migrering versus tekniskt bevarande genom e-arkivering
• Nytt IT-stöd beställs (löpande)
• Man migrerar en - större eller mindre -
mängd information till nytt IT-stöd för
fortsatt handläggning.
• Det gamla systemet kvarstår med en
(större eller mindre) mängd
information kvar för referens och
Arkivlagen (juridiskt arkiverat).
• Resultatet är dubbla kostnader för
licens-, uppgraderings- eller migrering
för varje enskilt förvaltningsobjekt på
en myndighet.
• Vid varje nytt system ökar mängden
system och kostnader.
• Det tekniska bevarandet skjuts
ständigt på framtiden.
• Nytt IT-stöd beställs (löpande)
• Man migrerar en - större eller mindre -
mängd information till nytt IT-stöd för
fortsatt handläggning.
• Man förbereder och e-arkiverar den
information som inte behövs i det nya
systemet, totalt eller i omgångar.
• Därefter avvecklas den gamla IT-
lösningen.
• Resurserna läggs på det nya IT-
systemet, samt
• på aktiv förvaltning i e-arkivtjänsten
för långsiktigt bevarande (tekniskt).
Låt en controller och bryt ner era totala
kostnader för förvaltning av information?
-Så bygger ni upp ett jämförelsematerial?
30Att använda resurser bättre?
Kontrollerade förutsättningar för bevarande
• På myndigheten
Genom e-arkivtjänsten
• Planera för leveranser till e-arkivtjänsten
• Använd Riksarkivets utpekade format & specifikationer (RA-FS 2009:2 & GitHub)
• Börja redan nu (om ni inte redan gör det)
• Samarbeta gärna kring gemensamma system / typer av system
• Gemensam planering av bevarande utifrån er ”preservation planning”?
• Gemensamma åtgärder i e-arkivtjänsten? (exempelvis konfiguration)
• Gemensam krav på ny funktionalitet?
• Delade kostnader (betala en gång använd flera)
• Gemensamt vidareutveckla stödmaterial och skapa en gemensam kunskapsbas?
31
Personuppgifter på en myndighet
När behandling inte längre är motiverat i ett system pga. handläggningen
är slutförd, handling färdigställd eller motsvarande
och handling inte ska gallras innan leverans (överföring) sker
Leverera (överför) till e-arkivtjänsten så snart det går?
Övergripande möjlighet
Källa: https://www.datainspektionen.se/vagledningar/for-myndigheter/ samt https://www.datainspektionen.se/globalassets/dokument/gammalt/hur-lange-far-personuppgifter-bevaras.pdf
så kan ni föra över informationen inklusive personuppgifter
Dataskyddsförordningen påverkar inte myndigheternas skyldighet
att bevara allmänna handlingar
Exempel:
Ta hand om
äldre system
32
För allmän handling är bevarande huvudregeln
Att e-arkivera information
51
Vägen framåt
52
Status i pågående upphandling
• September/oktober - kontroll och utvärdering
• Oktober – tilldelningsbeslut
• Oktober - december - säkerhetsskyddsavtal
• December/januari - planerad avtalsstart
53
Vägen framåt – Preliminär tidplan
2019
Januari/feb Implementation och konfiguration av system inkl.
acceptanstester
Mars Pilotmyndigheterna börjar ansluta till tjänsten
Juni/Juli Projektet avslutas och lämnas över till linjeorganisation
30 juni Slutrapport till Finansdepartementet
Höst Övriga myndigheter kan börja ansluta till tjänsten
54
Kontakt och frågor
Cia Jarehov, projektledare
Mattias Hammarlund, verksamhetsspecilist
Tack för er uppmärksamhet!