Universitas Pembangunan Panca Budi MonevIn PHKI-UNPA… · Meninjau kepatuhan terhadap rencana dan program kerja Proses yang dijalankan sesuai dengan apa yang ditulis Memeriksa manual

Panduan Monitoring Dan Evaluasi Internal

Universitas Pembangunan Panca Budi 1





PPaanndduuaann

MMoonniittoorriinngg DDaann EEvvaalluuaassii IInntteerrnnaall

((MMoonneevviinn))

UUnniivveerrssiittaass PPeemmbbaanngguunnaann PPaannccaa BBuuddii

Pada dasarnya monevin merupakan kegiatan pemantauan

pelaksanaan kegiatan bukan suatu kegiatan untuk mencari kesalahan,

tetapi membantu melakukan tindakan perbaikan secara terus menerus.

Monitoring dan evaluasi (monev) dilakukan sebagai usaha untuk

menentukan apa yang sedang dilaksanakan dengan cara memantau

hasil/prestasi yang dicapai dan jika terdapat penyimpangan dari standar

yang telah ditentukan, maka segera diadakan perbaikan, sehingga semua

hasil/prestasi yang dicapai dapat sesuai dengan rencana.

A. Landasan Hukum Pelaksanaan

Landasan hukum pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di

Universitas Pembangunan Panca Budi adalah:

1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara.

2. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan

Nasional.

3. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan

Pembangunan Nasional.

4. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah.

5. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional

Pendidikan.

6. Statuta Universitas Pembangunan Panca Budi dan berbagai peraturan

perundangan terkait lainnya.

7. HELTS Dikti 2003-2010

8. Rencana Strategis Universitas Pembangunan Panca Budi 2009 – 2013

9. Pokja Penjaminan Mutu (Quality Assurance) Ditjen Dikti 2003.

10. SK Rektor Nomor : 002/02/R/2008 Tentang Pengangkatan Tim Monevin

Program PHKI.

B. Tujuan Monitoring dan Evaluasi Internal PHKI

1. Memberikan masukan terhadap pelaksana untuk mengatasi

hambatan yang dihadapi oleh pelaksana kegiatan.

PENDAHULUAN



2. Menyediakan sumber informasi hasil Monitoring dan Evaluasi Internal

(Monevin) aktifitas kegiatan PHKI bagi pimpinan Universitas

Pembangunan Panca Budi.

3. Sebagai salah satu dasar pembuatan kebijakan di lingkungan

Universitas Pembangunan Panca Budi.

4. Menjaminkan bahwa kesesuaian/kepatuhan terhadap prosedur

senantiasa dijalankan sesuai dengan standard yang berlaku.

5. Menjamin kualitas proposal PHKI yang diajukan oleh Universitas

Pembangunan Panca Budi, dan

6. Menjamin kualitas implementasi PHKI yang dilaksanakan Universitas

Pembangunan Panca Budi.

C. Tugas Monevin

Berikut adalah tugas dan fungsi monevin :

1. Pemeriksaan

Meninjau pemenuhan persyaratan dan sistem yang diwajibkan

Meninjau kepatuhan persyaratan dan sistem yang diwajibkan

Meninjau kepatuhan terhadap rencana dan program kerja

Proses yang dijalankan sesuai dengan apa yang ditulis

Memeriksa manual mutu, catatan mutu, prosedur kerja, instruksi kerja,

wewenang dan tanggung jawab, formulir sudah dijalankan sesuai

dengan ketentuan.

Pelaporan hasil audit dalam bentuk comply, not comply (major and

minor), observasi

2. Penilaian

Mengkaji dan menilai seberapa baik rencana dan produk memenuhi

kepuasan stakeholder

Meninjau adakah masalah dengan produk

Meninjau bagaimana produk dikembangkan lagi.

Mendeteksi secara dini masalah, hambatan dan penyimpangan

terhadap proses yang berlangsung

Mengirim pesan kepada pimpinan dan penanggung jawab kegiatan

atas penyimpangan yang terjadi

Pelaporan hasil berupa rekaman bagus tidaknya spesifikasi produk,

proses dan rekomendasi, dijadikan bahan feedback kepada yang

berwenang

3. Evaluasi

Menilai dan menentukan apakah produk yang dihasilkan penting atau

tidak penting, pantas atau tidak pantas, bagus atau buruk, benar

atau salah, sesuai atau tidak sesuai.



Menilai dan menentukan apakah produk yang dihasilkan menarik,

sukar, berguna, efektif secara fungsional, mahal, terlalu banyak, terlalu

rumit, terlalu sedikit, berantakan.

Hasil dari audit dan asesmen dievaluasi dan dijadikan bahan

pengambilan keputusan, tinjauan manajemen, tindakan koreksi dan

perbaikan mutu secara terus menerus.

Kegiatan monitoring harus senantiasa berbasis pada data atau fakta yang

ada, berpedoman pada proses kerja yang berlaku diunit tersebut dan pada

pencapaian rencana kerja.

Evaluasi hanya bisa dilakukan jika hasil monitoring telah didapatkan, jika

pencapaian kerja tidak dapat diukur maka rencana kerja tersebut tidak

dapat dikendalikan maka tidak dapat diperbaiki dan hal ini mengakibatkan

unit tidak dapat bersaing, jika tidak dapat bersaing maka tidak dapat

bertahan.

Indikator kinerja merupakan kunci kegiatan monitoring, dengan menentukan

indikator kinerja maka visi dan misi yang ditetapkan di awal dapat dicapai.

Penjelasan detil mengenai hal ini ditunjukan pada gambar berikut :

Visi dan misi yang telah ditetapkan akan dijabarkan ke dalam rencana

strategis institusi yang implementasinya dilakukan dengan menentukan

kebijakan mutu dan sasaran mutu. Dari sasaran mutu inilah ditentukan

indikator kerja sebagai implementasi.

Indikator kerja diukur dan dievaluasi pencapaiannya setiap semester melalui

proses monitoring dan evaluasi. Jika indikator kinerja mencapai target maka

hal ini akan mendukung sasaran mutu dan kebijakan mutu demi tercapainya

visi dan misi.

Kegiatan MonEvIn diarahkan pada mendapatkan dan menganalisis

kemajuan, rencana kerja dan data pencapaian kemajuan, mengidentifikasi



halangan atau hambatan, dan jika ditemukan ketidaksesuaian harus

dilakukan tindakan perbaikan.

D. Proses Monevin

Proses Kegiatan Monevin dapat digambarkan sebagai berikut :

Sebelum Monevin dilakukan, dilakukan penetapan atas kebutuhan Monevin

seperti dokumen terkait yang hendak diperiksa atau temuan sebelumnya

yang tindakan perbaikannya hendak diverifikasi.

Lakukan kegiatan pre-Monevin untuk persiapan awal bagi auditee. Pada

saat Monevin dilakukan, pemeriksaan berdasarkan hasil tinjauan atas

prosedur yang dijalankan oleh auditee dengan mengajukan pertanyaan dari

daftar pertanyaan yang telah disiapkan. Selain itu pula, anggota tim akan

akan melakukan verifikasi dengan melihat hasil proses implementasi prosedur

dilapangan. Jika terjadi ketidak sesuaian maka tim Monevin akan membantu

memberikan rekomendasi untuk tindakan perbaikan dan pada akhir

pekerjaan dilakukan evaluasi atas temuan dan tindakan perbaikan yang

dilakukan.

Proses ini terus berulang selama kegiatan Monevin dan tidak pernah berhenti

karena pokok dari kegiatan Monevin tersebut adalah perbaikan terus

menerus. Ketidaksesuaian yang ditemukan harus didiskusikan bersama

auditee sebagai wacana untuk tindakan perbaikan terus menerus.

E. Ruang Lingkup

Ruang lingkup monevin mencakup kemajuan fisik, keuangan dan

program yang tercantum dalam Aktivitas dan Sub Aktivitas Program PHK-I

Tema A.



A. Definisi Konsep

Ada beberapa konsep dalam pedoman ini yang perlu dijelaskan sebagai

berikut:

1. Dampak : perubahan jangka panjang yang dicapai dari program dan

kegiatan yang dilaksanakan melalui serangkaian efek-efek hasil dari

kegiatan-kegiatan tersebut.

2. Hasil : Setelah kegiatan berakhir, terjadi perubahan-perubahan

tertentu atau efek-efek tertentu yang diharapkan.

3. Indikator kinerja : produk atau layanan yang dihasilkan untuk

mencapai hasil-hasil yang diharapkan.

4. Kegiatan : sebuah intervensi dimana unit pelaksana secara langsung

bertanggung jawab untuk mengadakan, melaksanakan atau

pencapaian.

5. Komponen biaya : Sumber daya yang digunakan dalam kegiatan-

kegiatan dan tugas-tugas untuk menghasilkan capaian dari suatu

kegiatan.

6. Proses : Tahapan kegiatan-kegiatan itu dilaksanakan.

B. Prinsip Pelaksanaan

Pelaksanaan monitoring dan evaluasi dilakukan berdasarkan prinsip-

prinsip sebagai berikut :

1. Kejelasan tujuan dan hasil yang diperoleh dari monitoring dan evaluasi

2. Pelaksanaan dilakukan secara objektif

3. Dilakukan oleh petugas yang memahami konsep, teori dan proses

serta berpengalaman dalam melaksanakan pemantauan dan

evaluasi agar hasilnya sahih dan handal

4. Pelaksanaan dilakukan secara transparansi, efektif dan efesien.

5. Melibatkan berbagai pihak yang dipandang perlu dan

berkepentingan secara proaktif

6. Pelaksanaannya dapat dipertanggungjawabkan secara internal dan

eksternal

7. Mencakup seluruh objek agar dapat menggambarkan secara utuh

kondisi dan situasi sasaran pemantauan dan evaluasi

8. Pelaksanaan dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan

dan pada saat yang tepat agar tidak kehilangan momentum yang

sedang terjadi

9. Dilaksanakan secara berkala dan berkelanjutan

10. Berbasis indikator kinerja, yaitu kriteria/indikator yang dikembangkan

berdasarkan sepuluh program strategis UNPAB

STRATEGI MONITORING DAN EVALUASI



C. Sistematika Monitoring dan Evaluasi

Pada tahap awal monitoring dan evaluasi, tim monitoring perlu

mencari data-data hasil saat ini. Hal ini dapat dilakukan dengan tiga cara

yaitu pengamatan langsung, wawancara dan laporan tertulis. Setelah

diperoleh data yang diinginkan, tim monevin kemudian membandingkan

hasil dengan standar yang telah ditentukan.

D. Tim Pelaksana

Tim monevin ditunjuk oleh Rektor berdasarkan keputusan rektor dan

berada di bawah langsung Rektor. Artinya hanya terdapat satu tim monevin

terpadu yang mempunyai kewenangan melakukan monevin di lingkungan


Secara prinsip tim monevin harus bebas dari kepentingan dan memiliki sikap

jujur, egaliter, tidak memihak, dan tidak mencari-cari kesalahan. Jika

keadaan mengharuskan, tim monevin dapat ditunjuk dari luar UNPAB

ataupun gabungan baik dari dalam maupun luar UNPAB.

Tim monevin dipilih berdasarkan kemampuan, keterampilan dan

pengalaman mereka dalam kegiatan monev sesuai dengan keahliannya.

Selain itu, tim monev yang ditunjuk harus mempunyai sertifikat monev. Tim

monev bertanggungjawab kepada Rektor.



Monitoring dan evaluasi merupakan kegiatan rutin dapat dilakukan

secara berjenjang, terstruktur dan terjadwal yang dilakukan oleh Tim khusus.

Tim khusus dibentuk berdasarkan SK rektor dengan kriteria tertentu.

Monitoring dan evaluasi internal (Monevin) Universitas Pembangunan Panca

Budi dilaksanakan melalui pendekatan partisipatif berbasis program dan

kegiatan untuk menilai prestasi dan perkembangan pelaksanaan kegiatan.

Indikator utama yang diukur disini adalah indikator dari kepentingan

stakeholders yang dituju.

Agar pelaksanaan monevin dapat dilaksanakan sesuai dengan

tujuannya, maka setiap unit di lingkungan UNPAB hendaknya menyiapkan

beberapa kelengkapan yaitu Evaluasi diri, Rencana Strategis (Renstra),

Rencana program, kegiatan dan anggaran penyelengaraan, serta

melaporkan hasil kegiatan selama periode tertentu.

Metode

1. Desk Evaluation, yaitu penelusuran dokumen seperti laporan kemajuan

dan atau laporan final, laporan Monev intern.

2. Kunjungan lapang/visitasi (melihat langsung kegiatan yang sedang

berjalan).

3. Penilaian atas beberapa kegiatan PHKI dengan menggunakan

indikator kegiatan untuk melihat tingkat kesesuaian antara

perencanaan dan hasil pelaksanaan/output.

4. Pertemuan dengan tim pelaksana PHKI/masing-masing PIC untuk

membahas hasil sementara monev, masalah yang dihadapi dan

upaya pemecahan masalah.

A. Waktu Pelaksanaan dan Hasil Monevin

Waktu monevin dilaksanakan tiga kali dalam tiga tahun dibagi dalam

tiga rentang yakni di awal, pertengahan dan akhir pelaksanaan.

Lingkup dan Jadwal Kegiatan

Berdasarkan tujuan dan waktu, pelaksanaan monev dibagi kedalam tiga

kegiatan, yaitu (1) pra evaluasi, (2) evaluasi kegiatan yang sedang

berjalan atau on going evaluation, dan (3) evaluasi pasca kegiatan atau

ex post evaluation.

Pra Evaluasi

Fokus monev pra evaluasi adalah perencanaan program/kegiatan PHK-I

setiap tahun. Dilakukan pada waktu masih dalam taraf penyusunan

program. Kriteria yang digunakan untuk evaluasi berbeda-beda sesuai

METODE MONITORING DAN EVALUASI



dengan aspek yang dianalisis dan bidang yang dikerjakan. Evaluasi

dilakukan berjenjang di setiap tingkatan manajemen.

Aspek yang dievaluasi meliputi:

Sistematika ilmiah, secara konsisten mulai dari jadwal kegiatan,

justifikasi, tujuan, output/luaran, metodologi (terutama perancangan

dan kerangka analisis), organisasi dan pelaksanaan.

Kerangka logis rancangan, terutama tingkat keterukuran input,

aktivitas, output, outcome dan dampak. Sejauh mana aspek-aspek

tersebut dapat diukur secara kuantitatif atau kualitatif.

Peluang keberhasilan, yang didasarkan pada SDM (terutama

kesesuaian perangkat pelaksana dalam Tim), jangka waktu

pelaksanaan, kondisi lokasi pengkajian.

Monitoring Kegiatan yang Sedang Berjalan (on going evaluation)

Evaluasi ini dilakukan secara berkala untuk menilai kemajuan dan

konsistensi pelaksanaan dibanding dengan rencana. Rencana-rencana

yang sudah dievaluasi pada tahap ex-ante/pra evaluasi menjadi dasar

dalam evaluasi ini.

Evaluasi Pasca Kegiatan (ex post evaluation)

Evaluasi kegiatan tahun sebelumnya dan atau setelah suatu kegiatan

selesai dilaksanakan, terutama berkaitan dengan evaluasi dampak dan

keberlanjutan difusi dari teknologi yang telah diintroduksi dan

didiseminasikan kepada pihak pengguna. Konsistensi dampak yang

tercantum dalam KLRP menjadi salah satu fokus evaluasi pasca kegiatan.

Waktu Pelaksanaan Monev :

1. Monevin Awal Pelaksanaan Program

a. Mengkonfirmasi kondisi yang tertulis di dalam usulan program PHK-I

dengan kondisi riil di lapangan

b. Penentuan dan kesepakatan indikator kinerja pelaksanaan program

c. Memberikan alternatif pemecahan masalah tentang : strategi

pencapaian tujuan, kemungkinan keberhasilan yang dapat diraih,

serta kendala yang akan datang

d. Memberikan penjelasan pada pihak terkait mengenai mekanisme

kerja implementasi program

2. Monevin Pertengahan Pelaksanaan Program

a. Melihat langsung dampak dari pelaksanaan program pada

pertengahan implementasi melalui : diri sendiri, civitas academica

b. Melihat arah pengembangan unit pelaksana apakah sesuai dengan

tujuan yang dicapai dalam Usulan

c. Menggali kemungkinan keberlangsungan hasil pengembangan dan

peningkatan yang telah dicapai



3. Monevin Akhir Pelaksanaan Program

a. Melihat langsung dampak dari pelaksanaan program pada akhir

implementasi melalui : diri sendiri, civitas academica

b. Melihat arah pengembangan selanjutnya unit pelaksana

c. Menggali informasi pada : Indikator capaian, kendala dan masalah

serta solusinya

d. Melihat usaha-usaha dalam rangka menjaga keberlangsungan hasil

pengembangan dan peningkatan yang telah dicapai oleh unit

B. Instrumen Monevin

Untuk melaksanakan tugasnya dengan baik maka tim monevin

dilengkapi dengan alat-alat monevin antara lain sebagai berikut:

1. Matrik monitoring perkembangan/kemajuan pelaksanaan kegiatan.

Matrik monevin perkembangan menunjukkan indikator yang dibuat.

Indikator itu digunakan untuk mengukur perkembangan proses dan sistem

yang direncanakan oleh suatu unit.

Pelaporan pada indikator ini membutuhkan analisis pengumpulan data

dan informasi secara periodik. Dalam pelaksanaan monevin lebih

ditekankan kepada kendala-kendala apa yang terjadi di setiap unit

pelaksana, dan apa yang telah dilakukan untuk mengatasi hal tersebut,

juga apakah cara yang digunakan tepat untuk mengatasi hambatan

tersebut baik ditinjau dari segi aturan yang berlaku maupun hal-hal lain

yang mungkin di setiap unit akan bervariasi. Tim monevin diwajibkan

memberikan saran perbaikan agar pelaksanaan kegiatan di unit tersebut

dapat berjalan dengan baik sehingga terdapat kesesuaian antara

perencanaan dengan pelaksanaan, dan pencapaian tujuan kegiatan

tersebut.

2. Selain matrik, tim monevin juga dilengkapi dengan alat monevin lain

berupa daftar pertanyaan yang wajib diisi oleh setiap unit yang

dimonevin.

3. Tim monevin dalam melaksanakan tugasnya perlu memperhatikan hal-hal

sebagai berikut :

mengidentifikasi kegiatan pengembangan kapasitas pada tahun

berjalan.

mengidentifikasi penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaan

kegiatan serta memberikan saran untuk perbaikannya.

mengidentifikasi perubahan prestasi pada unit yang dimonevin.

mengidentifikasi dan menganalisis kesenjangan antara rencana dan

pelaksanaan

mengidentifikasi tindakan yang dibutuhkan oleh unit tersebut guna

perbaikan dalam pelaksanaannya.

menilai dan melihat secara langsung dampak dari pelaksanaan

kegiatan di unit tersebut.

melihat arah perkembangan unit tersebut selanjutnya.



melihat usaha-usaha yang telah dan akan dilaksanakan dalam

rangka menjaga keberlangsungan hasil kegiatan tersebut.

menilai capaian, kendala dan masalah yang dihadapi serta solusinya.

Kegiatan tersebut dilaksanakan berdasarkan wawancara dengan

responden kunci seperti pejabat, penanggungjawab program dan kegiatan,

stakeholders dan responden kunci lainnya, mengevaluasi dokumen tertulis,

meninjau lapangan dan bentuk lainnya jika diperlukan.

Sebelum pelaksanaan monevin, tim monevin membuat jadwal kegiatan

yang disebarkan kepada seluruh unit yang akan dimonevin, sehingga unit-

unit tersebut siap dimonevin.

Setelah kegiatan monevin dilaksanakan, maka tim monevin wajib

membuat laporan hasil monevin. Agar terdapat keselarasan, setelah

monevin selesai tim monevin membuat matrik tentang temuan-temuan di

lapangan, saran perbaikan, kesanggupan unit untuk menindaklanjuti temuan

dan saran tersebut.

Hasil monevin ini kemudian didiskusikan dengan unit yang dimonev dan

ditandatangi bersama.

Langkah berikutnya, tim monevin membuat laporan hasil monevin

tersebut dengan sistematika sebagai berikut :

1. Abstrak

2. Pendahuluan

3. Tujuan

4. Metode Pelaksanaan Monevin

5. Hasil dan pembahasan Monevin

6. Simpulan dan Saran

7. Alat ukur lain (matrik, daftar pertanyaan dll.) jika diperlukan dapat

dibuat oleh tim monevin

C. Subyek yang di Monev

Subyek yang di monev adalah unit kerja yang melaksanakan program :

1. Fakultas

2. UPT

3. Lembaga

4. Biro

5. PIC

Dalam melaksanakan kunjungan ke setiap unit kerja, Tim monev akan

bertemu dengan unsur-unsur dari setiap unit untuk memperoleh hasil monev.

1. Monvein Tingkat Fakultas

Tim Monev bertemu dengan Dekan, Pembantu Dekan, dan Kabag

Tim Monev bertemu dengan Ketua Program Studi dan Ketua Lab

Tim Monev bertemu dengan perwakilan dosen, karyawan, dan

mahasiswa.



2. Monvein Tingkat UPT

Tim Monev bertemu dengan Kepala UPT, dan Kabag

Tim Monev bertemu dengan perwakilan karyawan

Pengguna (mahasiswa dan dosen).

3. Monevin Tingkat Lembaga

Tim Monev bertemu dengan Kepala Lembaga, sekretaris, Kabag,

dan Kasubag

Tim Monev bertemu dengan karyawan

Perwakilan dosen.

4. Monevin Tingkat Biro

Tim Monev bertemu dengan Kepala Biro, dan Kabag

Tim Movev bertemu dengan para Kasubag

Tim Monev bertemu dengan wakil karyawan.

5. Monevin Tingkat PIC

Tim Monev bertemu dengan Ketua PIC

Tim Movev bertemu dengan Key Actor

Tim Monev bertemu dengan Ketua/Panitia/Pelaksana Kegiatan

(PK)

D. Objek yang dimonev

1. Program

2. Anggaran

3. Fisik

E. Rincian Pelaksanaan Pertemuan

Pertemuan/Sesi Keterangan Pimpinan Fakultas/Unit/Lembaga/Biro/PIC/PK-

DIPA Acara :

1. Pimpinan Fakultas/Unit/Lembaga/Biro/PIC menjelaskan secara garis

besar kondisi dan situasi pelaksanaan program kegiatan yang sedang

berlangsung di Fakultas/ Unit/Lembaga/Biro/PIC tersebut, termasuk

dampak yang terjadi akibat program kegiatan tersebut.

2. Diskusi Informasi yang harus disampaikan pada sesi ini oleh tim

monevin:

Penjelasan mengenai tujuan monevin.

Garis besar kegiatan yang akan dilakukan oleh tim monevin.

Informasi yang harus didapatkan pada sesi ini oleh tim monevin :

Sejauhmana komitmen pimpinan Fakultas/Unit/Lembaga/Biro/PIC

terhadap pelaksanaan Rencana Program Kegiatan dan Anggaran

tersebut. Komitmen ini dicerminkan dengan sejauh mana

keterlibatan dan dukungan pimpinan terhadap pelaksanaan

program ditingkat Fakultas/Unit/Lembaga/Biro.



Masalah dan hambatan yang dijumpai dalam pelaksanaan

program di tingkat Fakultas/Unit/Lembaga/Biro/PIC.

Cara penanggulangan masalah dan hambatan tersebut di atas

dengan alasannya, termasuk kebijakan yang diambil oleh

pimpinan yang berdampak, baik secara langsung maupun tidak

langsung, pada pelaksanaan program di tingkat

Fakultas/Unit/Lembaga/Biro/PIC.

3. Dampak yang dirasakan oleh pimpinan.

Ketua Program Studi dan Laboratorium Acara :

Penjelasan dari Ketua Prodi/laboratorium mengenai kondisi dan

situasi pelaksanaan program yang sedang berlangsung di

Prodi/Lab termasuk dampak yang semuanya harus didukung

dengan data-data yang akurat.

Diskusi

Informasi yang harus disampaikan pada sesi ini oleh tim monevin :

Penjelasan mengenai tujuan monitoring.

Garis besar kegiatan yang akan dilakukan oleh tim monev

selama berada di Prodi/Laboratorium.

Informasi yang harus didapatkan pada sesi ini oleh tim monev :

Sejauh mana komitmen Pimpinan Fakultas dan Ketua Prodi/Lab

terhadap pelaksanaan program di tingkat Prodi/Lab. Komitmen

ini dicerminkan sejauh mana keterlibatan pimpinan dalam

memberikan perhatian dan dorongan pada seluruh staf

akademik sehingga target-target yang dicantumkan dalam

program dapat tercapai dengan baik.

Masalah dan hambatan yang dijumpai dalam pelaksanaan

kegiatan program di tingkat Prodi/Laboratorium.

Cara penanggulangan masalah dan hambatan tersebut di

atas dengan alasannya, termasuk berbagai kebijakan yang

diambil pimpinan fakultas dan Ketua Prodi/Lab yang

berdampak, baik secara langsung maupun tidak langsung,

pada pelaksnaan program di tingkat Prodi/Laboratorium.

PerwaKilan Dosen dan Karyawan Tingkat Fakultas Acara :

Penjelasan dari Tim monev mengenai tujuan kunjungan dalam

rangka monevin

Diskusi


Hasil diskusi dengan pimpinan Fakultas, Prodi, Lab pada sesi

sebelumnya.




Sejauh mana mengenai pengetahuan staf akademik mengenai

program yang telah disusun.

Sejauh mana mengenai keterlibatan staf akademik dalam aktifitas

yang terkait yang tercantum dalam program.

Masalah dan hambatan yang dijumpai dalam melakukan usaha -

usaha untuk meningkatkan proses belajar mengajar yang terjadi.

Usulan cara penanggulangan masalah dan hambatan tersebut di

atas dengan alasannya.

Dampak, internal dan eksternal yang dirasakan oleh para staf

akademik di tingkat Fakultas/Prodi.

Bagaimana suasana akademik di Prodi apakah cukup baik atau

tidak.

Perlu juga dilihat antusiasme staf akademik untuk mensukseskan

pelaksanaan program pada Prodi/Fakultas.

Perwakilan karyawan di Tingkat Unit/Lembaga/Biro/PIC Acara :


rangka monevin

Diskusi


Hasil diskusi dengan pimpinan Unit/Lembaga/Biro/PIC pada sesi

sebelumnya.


Sejauh mana mengenai pengetahuan staf karyawan mengenai

program yang telah disusun di Tingkat Unit/Lembaga/Biro/PIC.

Sejauh mana mengenai keterlibatan staf karywan dalam

aktifitas yang terkait yang tercantum dalam program.

Masalah dan hambatan yang dijumpai dalam melakukan

usaha - usaha melaksanakan PROGRAM di tingkat

Unit/Lembaga/Biro/PIC.

Usulan cara penanggulangan masalah dan hambatan tersebut

di atas dengan alasannya.

Dampak internal dan eksternal yang dirasakan oleh para staf

karyawan di tingkat Unit/Lembaga/Biro/PIC.

Perwakilan Mahasiswa Tingkat Fakultas Acara :


rangka monevin.

Diskusi.

Informasi yang harus disampaikan pada sesi ini oleh tim monevin:

Hasil diskusi dengan pimpinan Fakultas, Prodi, Lab pada sesi

sebelumnya.



Hasil diskusi dengan dosen dan karyawan pada sesi

sebelumnya.


Sejauh mana mengenai pengetahuan mahasiswa mengenai

program-program fakultas.

Sejauh mana mengenai kondisi dan situasi proses belajar

mengajar, termasuk praktikum, kerja lapangan, dan pelaksanaan

tugas akhir, yang ada di dalam program studi.

Faktor-faktor yang menghambat maupun yang mendorong proses

studi mahasiswa pada program studi.

Dampak yang dirasakan dengan pelaksanaan program.

Sejauh mana pemanfaatan sumberdaya (peralatan dan buku)

yang ditujukan untuk digunakan dalam membantu proses belajar

mengajar di tingkat prodi.

Usulan-usulan untuk perbaikan proses belajar mengajar dan dalam

rangka meningkatkan kinerja dari Prodi yang dilihat dari sudut

pandang mahasiswa.

Bagaimana suasana akademik di Program Studi apakah cukup

baik atau tidak dari sudut pandang mahasiswa.

F. Laporan Monevin

Tim monevin setelah menyelesaikan tugasnya, menyusun laporan

kesimpulan kualitatif hasil monevin. Laporan kesimpulan kemudian

didiskusikan dengan pengelola institusi untuk disepakati dan ditandatangai

bersama oleh Tim Monevin dan pimpinan institusi dengan menggunakan

format yang ditetapkan.



A. Bagi Tim Monevin

Anggota monitoring dan evaluasi dalam melaksanakan tugasnya

diwajibkan memperhatikan beberapa etika sebagai berikut :

1. Anggota harus sudah mendapatkan ijin bekerja sebagai tim monevin

dari atasan.

2. Anggota monevin harus mentaati jadwal pertemuan atau janji

pertemuan. Apabila ia gagal dalam menghadiri jadwal tersebut,

karena suatu sebab, harus sesegera mungkin menghubungi contact-

person yang disepakati sebelumnya.

3. Anggota monevin harus proaktif dan terus menjaga sahih standard

dokumen, pengumuman-pengumuman dan perubahan kebijakan


4. Anggota monevin adalah peer review (rekan sejawat), yang mewakili

komunitas akademik dan bukan mewakili jabatan struktural, dan tidak

mempunyai kekuasaan eksekusi pendanaan.

5. Anggota monevin menyerahkan rekomendasi kepada Rektor UNPAB,

yang mempunyai otoritas untuk menentukan keputusan.

6. Koordinator monevin mempunyai tanggungjawab untuk

mengkoordinasikan jadwal, logistik dan komunikasi dengan pihak

yang dimonevin.

7. Anggota monevin diharapkan untuk :

mentaati jadwal dan prosedur sesuai dengan kebijakan universitas,

yang dikoordinasikan oleh seorang koordinator.

Mencari secara aktif informasi yang ada hubungannya dengan

pihak yang dimonevin yang akan dikunjungi.

Disarankan untuk secara langsung berhubungan dengan

koordinator monevin, sehingga data dan informasi yang

dibutuhkan bisa diperoleh dari yang dimonevin.

Menghormati struktur organisasi lokal dan aturan-aturan

penggunaan dokumen. Semua dokumen yang direview harus

dikembalikan segera setelah selesai monevin.

Menyiapkan summary report berdasarkan temuan, dan secara

jelas menonjolkan isu-isu serta pertanyaan-pertanyaan yang belum

terjawab baik yang tertutup maupun yang terbuka. Summary

report harus diserahkan ke koordinator monevin UNPAB satu hari

setelah selesai site visit, dan merupakan hasil kompiliasi 3 anggota

tim monevin.

Menghormati interprestasi aturan-aturan yang ada. Seandainya

timbul keraguan dapat dikonsultasikan kepada koordinator untuk

diteruskan kepada pihak yang dianggap lebih paham via

komunikasi dalam bentuk apapun.

Apabila ada beberapa pertanyaan yang tidak bisa dijawab, maka

dapat diteruskan kepada koordinator monevin untuk dapat

direspon secara benar.

ETIKA MONITORING DAN EVALUASI



Menghindari semua potensi konflik kepentingan yang mungkin

terjadi.

Menghindari diskusi yang mungkin akan menimbulkan konflik

kepentingan atau alasan lain yang akan mengurangi objektivitas.

Anggota monevin dilarang untuk menghubungi secara langsung

pihak yang dimonevin, sebelum atau sesudah monevin kecuali

lewat koordinator.

Menjaga kerahasiaan secara penuh berlaku untuk semua informasi

yang berkaitan dengan pihak yang dimonevin, termasuk dokumen

yang dipergunakan dalam monevin. Tim monevin

bertanggungjawab untuk mencegah kemungkinan terjadinya

kebocoran informasi.

Anggota Tim Monevin tidak dibenarkan melakukan monev pada

unit kerjanya sendiri atau pada unit kerja yang memungkinkan

“conflict of interest”.

8. Anggota monevin diwajibkan menghormati dan merespek tradisi lokal,

standard moral, dan Kebiasaan setempat.

9. Tidak dibenarkan mendapat fasilitas tambahan diluar aturan monevin

dari pihak yang dimonevin.

10. Anggota monevin diharuskan bersikap profesional dan bertingkah laku

baik selama monevin.

11. Anggota monevin harus selalu bekerjasama dengan partner monevin,

terlepas dari keahlian, pengalaman dan pengetahuannya.

12. Menggunakan waktu meeting secara efisien, sehingga batas waktu

yang tersedia bisa dipergunakan untuk mengcover seluruh aspek

yang seharusnya diperoleh.

13. Selalu secara aktif mencari informasi dan disepakati diantara anggota

tim monevin, dan secara penuh mendukung keputusan apapun dari

tim leader.

B. Bagi Pengelola Unit/Lembaga/Biro/Fakultas/PIC/PK Dikunjungi

1. Pengelola Unit/Lembaga/Biro/Fakultas/PK sedapat mungkin

membantu kelancaran proses kerja Visitasi yang dilakukan oleh Timk

Monevin.

2. Pengelola Unit/Lembaga/Biro/Fakultas/PK dapat menolak kehadiran

anggota Tim Monevin, jika dapat membuktikan secara tertulis bahwa

mereka mempunyai pertentangan kepentingan (conflict of interest).

3. Jika pengelola Unit/Lembaga/Biro/Fakultas/PK berpendapat bahwa

telah terjadi kesalahan dalam proses visitasi, maka harus segera

melaporkannya kepada Rektor.

4. Pengelola Unit/Lembaga/Biro/Fakultas/PK tidak diperkenankan

memberi apapun kepada anggota Tim Monevin yang melaksanakan

visitasi.



Tim monevin diharapkan dapat melakukan tugasnya secara cermat

dalam mencapai tujuan monevin. Apabila dalam melaksanakan monevin

ditemukan hal-hal penting dan relevan yang tidak termasuk dalam

pedoman ini, para pelaksana monevin diharapkan dapat memberikan

catatan tambahan pada laporan hasil monevin. Diharapkan pula agar

dalam laporan monevin disertakan saran-saran atau rekomendasi yang

relevan yang diangkat dari hasil menevin ini.

PENUTUP



STRUKTUR ORGANISASI PELAKSANA PHKI

Keternagan :

= Garis Komando

= Garis Koordinasi

Penanggung Jawab

R E K T O R

Tim Monevin

Penanggung Jawab

PR I PR II PR III

Ketua Pelaksana

Abdullah Syafi’i

Sekretaris

Tharmizi Hakim

Keuangan

Bendahara UNPAB Syamsiah Sinaga

Penanggung Jawab Pelaksana Kegiatan

Rizal Ahmad

BAPSI

Isnar Sumartono

Pengadaan Barang & Jasa

Leni Marlina & Adian Hakim

PIC I Peningkatan

Sistem Tata Kelola

Organisasi

Indra Jaya Lubis

PIC 3 Peningkatan

Manajemen

Administrasi

Akademik,

Layanan dan

Sarana Prasarana

Samrin

PIC 4 Penataan dan

Perbaikan Sistem

Manajemen

Keuangan

Adyanto Eko PM

PIC 5 Penataan Sistem

Manajemen

Layanan

Admnistrasi

Akademik

Siti Nurhayati

PIC 2 Peningkatan

Manajemen

Sumber Daya

Manusia

Sulardi

PIC 6 Pengembangan

Pengelolaan

Sistem Informasi

Terintegrasi

Haryanto

PIC 7 Peningkatan

Sistem

Penjaminan Mutu

M. Toyib Daulay

IT Support System / Data Center



Lampiran-Lampiran :

Laporan

Monitoring Dan Evaluasi Internal

Fakultas/Program Studi/PIC/Unit :

Periode Monevin :

Tim Monevin

Ketua :

Anggota :

Anggota :

Anggota :

Anggota :



Salinan Surat Kepada Klien yang berisikan :

1. Nama, Jabatan, dan Alamat Klien

2. Penyerahan Laporan Monevin dan berakhirnya tugas Tim Monevin

3. Penunjukan Tim Monevin

4. Tanda tangan Ketua Tim Monevin

BAB I

LATAR BELAKANG

Latar belakang berisi:

1. Penjelasan Singkat tentang Fakultas/Program Studi/PIC/Unit yang di

Monevin

2. Tujuan Monevin

3. Lingkup Monevin

4. Pihak-pihak TerMonevin dan Obyek TerMonevin

5. Rincian Dokumen Acuan

6. Rencana Monevin

BAB II

HASIL MONEVIN

Hasil MONEVIN berisi:

1. Temuan Monevin (Monevin Finding)

2. Tanggapan Hasil Monevin oleh TerMonevin

3. Ringkasan Temuan Monevin

4. Permintaan Tindakan Koreksi (PTK/CAR)

5. Daftar Status Tindakan Koreksi

BAB III

KESIMPULAN

Kesimpulan merupakan pertimbangan TIM MONEVIN yang berisikan :

1. Sejauh mana pihak terMonevin patuh pada sistem mutu

2. Sejauh mana sistem mutu dapat mencapai Tujuan Mutu

LAMPIRAN 1

Daftar Distribusi Laporan Monevin

LAMPIRAN 2

Salinan Permintaan Tindakan Koreksi yang telah disetujui pihak terMonevin

DAFTAR PERTANYAAN



BORANG-BORANG MONEVIN

DAFTAR PERTANYAAN

No……….

TerMonevin : ….…...…………… Tim Monev : .……………………………….

Lingkup Monevin : ………………………………………...……………………………….

Tanggal : ……………………. Waktu : .……………………………….

No Pertanyaan Dokumen Yang Di

Monevin

Y / T Catatan



TEMUAN MONEVIN

Judul Monevin : No. Monevin : No. Monevin :

Temuan :

Uraian :



BORANG TANGGAPAN MONEVIN

Judul Monevin : No. Monevin : No. Temuan :

Temuan :

Akar Penyebab :

Tindakan atau rencana koreksi yang akan dilakukan untuk masing-masing

temuan :

Tindakan atau rencana koreksi yang akan dilakukan untuk mangatasi akar

penyebab :

Yang bertanggung jawab dan waktu untuk masing-masing tindakan :

Dipersiapkan Oleh : Tanggal :

Dikaji Ulang Oleh : Tanggal :

Catatan :

Apakah temuan Kapan ?

Monevin ini ditutup

Arsip dengan catatan resmi monevin :

Kirim copy ke terMonnevin :



TEMUAN

No, :

Halaman :

Termonevin : Tim Monevin :

Lingkup : Tanggal :

Waktu :

KTS/OB Pertanyaan

Termonevin

Ketua Tim Monevin



PERMINTAAN TINDAKAN KOREKSI (PTK)

Monev :

PTK :

Tanggal :

Halaman ke ....... dari ...... halaman

Kepada : ....................................................................................................................

Dari : ....................................................................................................................

Keadaan berikut diusulkan untuk dilakukan tindakan koreksi. Tunjukkan

penyebab dan tindakan koreksi yang diperlukan termasuk tanggal tindakan

koreksi dijadwalkan selesai. Tanda tangani dan beri tanggal ketika Saudara

memberi tanggapan ini kemudian serahkan kembali borang ini kepada

pengirim dalam waktu ………. Hari kerja.

Keadaan menyimpang

…………………...........………………………………………………………………………..

…………………...........………………………………………………………………………..

…………………...........………………………………………………………………………..

Bagian ini diisi oleh terMonevin

Akar penyebab

…………………...........………………………………………………………………………..

…………………...........………………………………………………………………………..

…………………...........………………………………………………………………………..

Tindakan untuk mengoreksi penyimpangan di atas

…………………...........………………………………………………………………………..

…………………...........………………………………………………………………………..

…………………...........………………………………………………………………………..

Tindakan pencegahan penyimpangan serupa

…………………...........………………………………………………………………………..

…………………...........………………………………………………………………………..

…………………...........………………………………………………………………………..

Tindakan koreksi selesai tanggal : ……………………………………….

Tanda tangan :………………………. Tanggal :……………………….

Kajiulang Tanda tangan : .....…………..

Tanggal : ………….......

Disetujui Tidak disetujui



Universitas Pembangunan Panca Budi MonevIn PHKI-UNPA… · Meninjau kepatuhan terhadap rencana dan program kerja Proses yang dijalankan sesuai dengan apa yang ditulis Memeriksa manual

Documents