UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA SURABAYA 2016pengembangan TIK. 4. Terdapat unit yang diberikan kewenangan dan tanggung jawab untuk mengelola TIK, yakni Bagian Informasi yang berada di

BLUE PRINT

TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA SURABAYA 2016

2

Daftar Isi

Kata Pengantar ............................................................................................................................. 3 BAB 1 PENDAHULUAN ........................................................................................................... 4

1.1 Latar Belakang ............................................................................................................... 4 1.2 Maksud dan Tujuan ........................................................................................................ 5 1.3 Isu Strategis ................................................................................................................... 5 1.4 Sasaran........................................................................................................................... 6 1.5 Kebijakan Utama ........................................................................................................... 6

BAB II VISI, MISI DAN TUJUAN ............................................................................................ 7 2.1. Visi ................................................................................................................................ 7 2.2. Misi dan Tujuan ............................................................................................................. 7

BAB III ANALISIS KONDISI TIK ............................................................................................ 8 3.1 Kekuatan (Strength) ....................................................................................................... 8 3.2 Kelemahan (Weakness) .................................................................................................. 9 3.3 Peluang (Opportunities) ............................................................................................... 10 3.4 Ancaman (Threats) ....................................................................................................... 11

BAB IV RENCANA STRATEGIS ........................................................................................... 12 4.1 Analisis SWOT ............................................................................................................ 12 4.2 Daftar Strategi .............................................................................................................. 15 4.3 Ringkasan Strategi: ...................................................................................................... 16 4.4 Peta Strategi ................................................................................................................. 17 4.5 Critical Success Factor Analysis ................................................................................... 18

BAB V RENCANA PELAKSANAAN STRATEGI ................................................................. 23 5.1 Pokok Strategi .............................................................................................................. 23 5.2 Program Kerja .............................................................................................................. 24 5.3 Implementasi Rencana Program Strategis ..................................................................... 25

BAB VI PENUTUP .................................................................................................................. 27

3

Kata Pengantar

Perencanaan Jangka Panjang Teknologi Informasi Universsitas Nahdlatul Ulama

Surabaya (UNUSA), yang disebut Cetak Biru (Blueprint) 2016-2020. Blueprint

teknologi informasi dan komunikasi ini merupakan edisi pertama bagi UNUSA

yang diharapkan mampu memberikan arah dan langkah dalam mencapai cita-cita

dalam pemanfaatan TIK secara utuh dalam kurun waktu tersebut.

Melalui proses yang partisipatif bersama dari para civitas

akademika; Fakultas, Lembaga, Biro, Bagian dan Unit terkait sehingga

dihasilkanlah suatu pedoman yang memberikan kesamaan pola pikir, visi dan misi

dalam pemanfaatan teknologi informasi.

Diharapkan blueprint TIK yang dirancang untuk jangka waktu 5 tahun ini

dapat menjadi langkah besar untuk pengembangan teknologi informasi yang akan

dilakukan serta diharapkan dapat berjalan lebih baik lagi, lebih terstuktur, lebih

terukur dan tepat sasaran.

Blueprint TIK untuk kurun waktu 2016-2020 ini merupakan dokumen

yang bersifat dinamis, sehingga isinya akan selalu dimutakhirkan sesuai

perkembangan dan pelaksanaan dilapangan oleh karenanya dukungan dari

berbagai pihak, terutama civitas akademika sangat diharapkan.

Pada kesempatan ini pula penyusun ingin menyampaikan terima kasih

kepada pimpinan dan pihak-pihak yang telah mendukung dalam penyusunan

blueprint teknologi informasi ini.

Surabaya, Januari 2016

Penyusun

4

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Teknologi Informasi (TI) telah menjadi komponen penting di dalam

organisasi untuk membantu pelaksanaan proses kerjanya. Perguruan tinggi

menjadi salah satu organisasi yang memanfaatkan teknologi informasi dan

komunikasi dalam menunjang berbagai aktivitasnya. Peranan teknologi informasi

dan komunikasi di antaranya dalam hal penunjang proses belajar-mengajar dan

efisiensi pekerjaan akademik maupun administratif. Lebih dari itu, paradigma

sistem pendidikan yang semula berbasis tradisional dengan mengandalkan tatap

muka, dengan sentuhan dunia maya akan beralih menjadi sistem pendidikan yang

tidak dibatasi oleh ruang dan waktu.

Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya (UNUSA) merupakan salah satu

perguruan tinggi swasta yang didirikan oleh Yayasan Rumah Sakit Islam

Surabaya (YARSIS). Embrio berdirinya berawal sejak tahun 1979 dan resmi

terbentuk sebagi universitas pada tahun 2013. Perubahan bentuk dari Sekolah

Tinggi Ilmu Kesehatan (STIKES) menjadi universitas dan berdasarkan SK

Mendikbud RI No.265/E/O/2013 tertanggal 2 Juli 2013. Perubahan ini juga

membawa perkembangan pada jumlah prodi, fakultas, mahasiswa, dan juga dosen

di dalamnya. Saat ini, UNUSA memiliki dua kampus dengan 16 (enam belas)

program studi yang tersebar dalam 6 (enam) fakultas. Sementara itu terdapat lebih

dari 2800 mahasiswa aktif dengan dukungan tidak kurang dari 250 lebih staf

pendidik dan kependidikan. Kondisi ini menuntut perubahan pola pengelolaan

organisasi dari cara konvensional menjadi berbasis TIK sehingga UNUSA

berusaha berbenah diri menyongsong tantangan baru dengan menerapkan

teknologi komunikasi dan informasi.

Tetapi, keberadaan TIK sendiri akan menimbulkan masalah baru jika

pengelolaannya dipandang hanya sebagai aktivitas penyediaan perangkat keras

atau lunak untuk memenuhi kebutuhan otomatisasi proses kerja. Pemahaman

demikian hanya akan menciptakan permasalahan berupa redundansi data, aplikasi,

sarana dan prasarana, dan belanja TI yang berlebihan seiring dengan

perkembangan teknologi dan organisasi itu sendiri. Pengelolaan TI seharusnya

tidak didasarkan atas keputusan yang ad-hoc dan secara serampangan, melainkan

berdasarkan perencanaan yang strategis. Investasi TI yang bersifat jangka panjang

5

juga seharusnya direncanakan dengan sistematis, bukannya terwujud sebagai

akibat dari pekerjaan proyek yang tidak teratur. Selain itu, yang lebih penting lagi

adalah jaminan konsistensi antara pembangunan TIK dengan proses bisnis

perguruan tinggi. Hal ini penting agar TIK benar-benar dapat mendorong arah

pengembangan perguruan tinggi itu sendiri sesuai visi, misi dan tujuannya.

Sebagai perguruan tinggi yang memanfaatkan teknologi informasi dan

komunikasi, UNUSA membutuhkan rencana strategis pengembangan TIK yang

diselaraskan dengan beragam nilai dasar yang merujuk pada visi organisasi.

Rencana Strategis ini disusun sebagai landasan penataan kelembagaan, arah,

tahapan, dan strategi pengembangan TIK untuk mewujudkan visi dan

melaksanakan misi UNUSA secara bermutu untuk 5 tahun pertama dan kembali

mengembangkan untuk rencana strategis lima tahun kedepan.

1.2 Maksud dan Tujuan Maksud penyusunan blueprint TIK UNUSA adalah untuk menghasilkan

dokumen rencana strategis yang memuat: visi, misi dan tujuan, kondisi awal dan

kondisi yang hendak dicapai, isu rencana ,strategi pencapaian dan program

pencapaian.

Sementara itu, tujuan penyusunan blueprint TIK UNUSA tahun 2016-2020

adalah :

a. Tersusunnya dokumen yang dapat dijadikan acuan dalam pencapaian visi dan

misi Bagian Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) UNUSA.

b. Memberi arah dan pedoman untuk pengembangan TIK di UNUSA dalam

kurun waktu 2016-2020 untuk mewujudkan cyber campus.

1.3 Isu Strategis Beberapa isu strategis yang mendorong penyusunan renstra TIK UNUSA

adalah sebagai berikut:

a. Pesatnya perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dan

evolusi bentuk sumber daya pembelajaran yang dapat dimanfaatkan untuk

meningkatkan kualitas pembelajaran, memperkaya model penyelenggaraan

pendidikan dan mendukung tugas-tugas manajemen UNUSA.

6

b. Meningkatnya tuntutan dan kebutuhan terhadap manajemen UNUSA yang

efisien, efektif, transparan dan akuntabel sebagai ciri perguruan tinggi

moderen yang otonom.

c. Besarnya potensi UNUSA sebagai multi kampus yang dapat dimanfaatkan

untuk memperluas akses pendidikan dan peningkatan kualitas SDM

masyarakat Indonesia khususnya umat Islam dalam berbagai sendi kehidupan

.

1.4 Sasaran Sasaran dari TIK UNUSA adalah terciptanya layanan TIK manajemen

perguruan tinggi yang mendukung Tri Dharma Perguruan Tinggi

1.5 Kebijakan Utama

a. Strategi pengembangan TIK didasarkan atas kebijakan sentralisasi sistem

dan desentralisasi kewenangan.

b. Arah pengembangan TIK mengikuti kebijakan taat azas dan jaminan

keamanan dengan memanfaatkan perangkat open source dan perangkat legal

lainnya.

c. Tahapan pengembangan TIK didasarkan atas kebijakan keterpaduan dan

keseluruhan.

7

BAB II VISI, MISI DAN TUJUAN

2.1. Visi Visi yang diusung bagian TIK untuk mewujudkan TIK yang berkualitas dan

selaras dengan visi UNUSA, yakni:

“Mewujudkan pusat layanan TIK yang terintegrasi, terakses, dan terpercaya pada

tahun 2021 untuk menunjang upaya UNUSA cyber campus sebagai perguruan

tinggi yang terkemuka, unggul dan profesional dalam Ilmu Pengetahuan, Teknologi,

dan Seni (IPTEKS), berjiwa wirausaha serta berjati diri Islami”.

2.2. Misi dan Tujuan Visi terebut diterjemahkan oleh bagian TIK dalam serangkaian misi

sebagai berikut:

1. Membangun, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem informasi

yang terintegrasi dengan didukung oleh TIK yang handal untuk mendukung

terlaksananya Tri Dharma Perguruan Tinggi di UNUSA.

2. Menyediakan layanan manajemen perguruan tinggi berbasis teknologi informasi

dan komunikasi yang efektif dan efisien di UNUSA

3. Mengembangkan sistem tata kelola dan kemampuan Sumber daya insani

Informasi di bidang TIK.

4. Meningkatkan dukungan TIK sebagai keunggulan institusi UNUSA dalam

penyelenggaraan pendidikan sesuai dengan kemajuan era digital menuju

SMART Campus atau Cybercampus.

8

BAB III ANALISIS KONDISI TIK

Kondisi umum TIK UNUSA saat ini diidentifikasi melalui mekanisme

evaluasi diri menggunakan analisis SWOT. Hal ini bertujuan untuk mengetahui

gambaran kinerja dan kondisi TIK UNUSA sekarang. Analisa dilakukan pada

aspek internal yang meliputi Kekuatan (Strength) dan Kelemahan (Weakness) serta

aspek eksternal berupa Peluang (Opportunities) dan Ancaman (Threats).

3.1 Kekuatan (Strength) Faktor Internal yang menjadi elemen kekuatan (strength) yang dimiliki oleh

UNUSA saat ini dalam hal pengembangan TIK dapat dijabarkan dalam beberapa

komponen berikut :

a. Manajemen dan Kebijakan

1. Adanya komitmen pimpinan dalam memberikan kebijakan peningkatan

kualitas dan kuantitas TIK.

2. Adanya kebijakan alokasi dana pada perencanaan perguruan tinggi untuk

mengembangkan TIK.

3. Adanya dukungan pimpinan untuk perolehan hibah PHP PTS bagi upaya

pengembangan TIK.

4. Terdapat unit yang diberikan kewenangan dan tanggung jawab untuk

mengelola TIK, yakni Bagian Informasi yang berada di bawah koordinasi

Biro Informasi dan Komunikasi.

b. Sumber daya insani (SDI)

1. UNUSA memiliki Program Studi S1 Sistem Informasi yang SDI

pendidiknya melakukan kegiatan pengajaran, penelitian dan pengabdian

masyarakat di bidang teknologi informasi dan komunikasi.

c. Implementasi Aplikasi/Layanan

1. UNUSA telah mencapai berbagai perkembangan dalam penerapan layanan

TIK khususnya penerapan Manajemen Sistem Informasi yang terintegrasi

dalam bidang penerimaan mahasiswa baru, akademik, pengembangan pusat

karir, keuangan, kepegawaian, manajemen operasional perpustakaan dan

digital library.

2. Terdapat fasilitasi komunikasi antar staf, karyawan dan unit dengan layanan

email server yang berafiliasi dengan Google Apps for Education. Layanan

9

yang telah berjalan dengan baik antara lain email dan mailinglist.

d. Sarana dan prasarana

1. Pembangunan sarana dan prasarana jaringan tulang punggung (backbone)

wireless yang menghubungkan Kampus A dan Kampus B pada tahun 2013.

2. Jaringan intranet mencapai seluruh area kampus dan jumlah komputer

terhubung terus bertambah. Jaringan tersebut didukung dengan adanya

perangkat wireless, router dan switch.

3. Penggunaan kabel Serat Optik sebagai kabel utama penghubung jaringan

dari Internet Service Provider (ISP) ke UNUSA.

4. Adanya persetujuan usulan pembangunan server pusat dan peralatan TIK

pada Perencanaan Pembangunan UNUSA TOWER yang akan dimulai pada

tahun 2014.

e. Kondisi Kampus dan Tingkat Kebutuhan

1. Letak geografis kampus UNUSA yang berdekatan sehingga biaya investasi

yang dibutuhkan untuk koneksi antar kampus dapat diupayakan seminimal

mungkin.

2. Tingkat keinginan mahasiswa, dosen dan karyawan akan layanan teknologi

informasi di UNUSA cukup tinggi.

3.2 Kelemahan (Weakness) a. Manajemen, Kebijakan dan Struktur Organisasi

1. Belum ada arah pengembangan teknologi informasi dan komunikasi

UNUSA yang dapat dijadikan acuan bagi pengembangan dan penerapan

teknologi informasi

2. Belum ada struktur dan aturan detail yang komprehensif mengenai

hubungan antar unit, terutama yang berkaitan dengan teknologi informasi.

3. Struktur organisasi teknologi informasi dan komunkasi yang saat ini ada

masih belum terpetakan dengan jelas

4. Belum ada SOP dan SLA layanan TIK

5. Belum adanya disaster recovery system

b. Sumber daya insani

1. Jumlah dan mutu SDI yang ada saat ini masih kurang

2. Belum adanya tupoksi bagian TIK

c. Implementasi Aplikasi/Layanan

10

1. Pemanfaatan produk dan layanan teknologi informasi dan komunikasi

UNUSA masih belum optimal.

2. Local content repository masih rendah

3. Sistem informasi masih sebatas menampung data, dan masih dalam tahap

validasi data.

d. Sarana dan prasarana

1. Tata kelola atau manajemen sarana dan prasarana jaringan komputer yang

ada belum optimal

2. Masih minimnya bandwidth internet yang dilanggan untuk memenuhi

kebutuhan sivitas akademika, jika dibandingkan dengan kebutuhan ideal

pengguna yang semakin meningkat.

3. Jumlah fasilitas teknologi informasi belum sebanding dengan jumlah SDI

baik dosen, staf administrasi, maupun mahasiswa.

3.3 Peluang (Opportunities) a. Peluang Usaha / Bisnis / Profit

1. Semakin meningkatnya stakeholder eksternal yang terkait dengan UNUSA

2. Meningkatnya kebutuhan akan kemudahan dalam pelaksanaan kegiatan

pendidikan baik administrasi ataupun akademik yang didukung TIK

3. Pengembangan teknologi informasi dan komunikasi dapat berfungsi sebagai

profit center kampus.

4. Hasil pengembangan produk internal siap dipasarkan ke luar kampus.

5. Belum banyak lembaga pendidikan yang menyertakan sertifikasi teknologi

informasi berstandar nasional dan internasional bagi lulusannya.

6. Adanya kesempatan UNUSA untuk berekspansi di tingkat regional ASEAN

setelah Indonesia tergabung dalam kesepakatan Masyarakat Ekonomi

ASEAN pada tahun 2015.

b. Pendidikan dan Penelitian

1. Banyaknya tawaran kerjasama di bidang teknologi informasi dan

komunikasi dari berbagai pihak, terutama dalam bentuk kerjasama dalam

pelatihan dan lisensi produk teknologi informasi, karena UNUSA semakin

dikenal sebagai salah satu universitas yang dirasa potensial dalam

pengembangan dan penerapan teknologi informasi dan komunikasi.

2. Adanya dana-dana kompetitif baik dari Dikti maupun dari sumber lainnya

11

yang dapat juga digunakan untuk pengadaan sarana dan prasarana dan

peningkatan kemampuan SDI di bidang teknologi informasi dan

komunikasi.

3. Adanya teknologi berbasis open source yang dapat digunakan dan

dikembangkan dengan murah, sehingga akan memacu kreativitas bagi

pengembang dan mahasiswa.

4. Semakin banyak penggunaan teknologi informasi sebagai sarana

pengembangan Tri Dharma Perguruan Tinggi

5. Teknologi informasi dan komunikasi secara langsung maupun tidak

langsung dapat memberikan imbas pada peningkatan daya saing mutu

layanan dan mutu pendidikan.

3.4 Ancaman (Threats) 1. Membanjirnya konten produksi negara asing dapat memberikan dampak

negatif terhadap motivasi pengembangan konten secara mandiri sehingga

ketergantungan lembaga terhadap asing sulit dihilangkan.

2. Peningkatan kualitas TIK lembaga lain

3. Berdirinya lembaga pendidikan asing di Indonesia dapat mengakibatkan

ketatnya persaingan dalam memperebutkan peluang untuk meningkatkan

kualitas pendidikan.

4. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang semakin cepat

sehingga memicu kekunoan suatu teknologi yang diterapkan yang semakin

pendek.

5. Ancaman dari hacker dan virus computer.

12

BAB IV RENCANA STRATEGIS

4.1 Analisis SWOT Analisa SWOT merupakan alat yang digunakan untuk mengembangkan empat tipe pilihan strategi: SO, WO, ST dan WT. Kunci kesuksesan penggunaan matriks TOWS adalah mempertemukan faktor kunci internal dan eksternal untuk membentuk strategi seperti berikut ini:

SO (Strength – Opportunity)

Menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan kesempatan

WO (Weakness – Opportunity)

Mengatasi kelemahan dengan memanfaatkan kesempatan

ST (Strength – Threat)

Menggunakan kekuatan untuk menghindari ancaman

WT (Weakness – Threat )

Mengatasi kelemahan dan menghindari ancaman

Penyusunan strategi menggunakan matriks SWOT disajikan pada tabel

STRENGTH

1. Adanya komitmen pimpinan dalam peningkatan kualitas dan kuantitas TIK.

2. Adanya kebijakan alokasi dana untuk mengembangkan TIK.

3. Adanya dukungan pimpinan untuk perolehan hibah PHP PTS bagi upaya pengembangan TIK.

4. Terdapat unit yang diberikan kewenangan

WEAKNESS 1. Belum ada arah pengembangan teknologi

informasi dan komunikasi UNUSA 2. Belum ada struktur dan aturan detail yang

komprehensif mengenai hubungan antar unit, terutama yang berkaitan dengan teknologi informasi.

3. Belum ada SOP dan SLA layanan TIK 4. Belum adanya Disaster Recovery System

13

dan tanggung jawab untuk mengelola TIK 5. UNUSA memiliki Program Studi S1 Sistem

Informasi 6. UNUSA telah mencapai berbagai

perkembangan dalam penerapan layanan TIK 7. Terdapat fasilitasi komunikasi antar staf,

karyawan dan unit 8. Pembangunan sarana dan prasarana jaringan

tulang punggung (backbone) wireless yang menghubungkan Kampus A dan Kampus B pada tahun 2013.

9. Jaringan intranet mencapai seluruh area kampus

10. Penggunaan kabel Serat Optik 11. Adanya persetujuan usulan pembangunan

server pusat dan peralatan TIK 12. Letak geografis kampus UNUSA yang

berdekatan

5. Jumlah dan mutu SDI yang ada saat ini masih kurang

6. Belum adanya tupoksi bagian TIK 7. Pemanfaatan produk dan layanan teknologi

informasi dan komunikasi UNUSA masih belum optimal.

8. Local content repository masih rendah 9. Sistem informasi masih sebatas menampung data,

dan masih dalam tahap validasi data. 10. Tata kelola atau manajemen sarana dan prasarana

jaringan komputer yang ada belum optimal 11. Masih minimnya bandwidth internet yang

dilanggan untuk memenuhi kebutuhan sivitas akademika, jika dibandingkan dengan kebutuhan ideal pengguna yang semakin meningkat.

12. Jumlah fasilitas teknologi informasi belum sebanding dengan jumlah SDI baik dosen, staf administrasi, maupun mahasiswa.

13. Belum adanya layanan TIK yang menjadi wadah untuk mengembangkan kewirausahaan

14. Belum adanya layanan TIK yang menjadi wadah untuk mengembangkan pemahaman nilai islami

OPPORTUNITY 1. Semakin meningkatnya stakeholder

eksternal yang terkait dengan UNUSA 2. Meningkatnya kebutuhan akan

kemudahan dalam pelaksanaan kegiatan pendidikan baik administrasi ataupun akademik yang didukung TIK

3. Pengembangan teknologi informasi dan komunikasi dapat berfungsi sebagai profit center kampus.

4. Hasil pengembangan produk internal siap dipasarkan ke luar kampus.

5. Belum banyak lembaga pendidikan yang

Pemaksimalan dukungan pimpinan dalam pengembangan TIK (S1, S3 O7)

Pengoptimalan pemanfaatan dan pegelolaan layanan TIK untuk memenuhi kebutuhan (S6,7, O1,2,3,4,5,6)

Pengoptimalan pemanfaatan sarana dan prasarana TIK untuk memenuhi kebutuhan (S8,9,10,1,12, O1,2,3,4,5,6)

Pemanfaatan anggaran secara optimal (S2, O8,10,11)

Meningkatkan hubungan baik dengan stakeholder eksternal/pihak ketiga (S1,3,6,7,8,9,10 O7,8,9)

Meningkatkan kinerja bagian TIK (S4,O1,2) Menciptakan sinergi progam studi dan bagian

Pembuatan design arsitektur pengembangan TIK (W1, O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11)

Pembuatan SOP dan SLA Layaan TIK (W2,3, O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11)

Meningatkan kuantitas dan kualitas SDI bagian TIK (W4, O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11)

Pembuatan aturan pemanfaatan produk layanan TIK (W6,7, O1,2,10)

Mengoptimalkan pembangunan dan pengelolaan sarana dan prasarana TIK (W8,9,10,11,12, O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11)

Tersedianya layanan dan sarana dan prasarana TIK secara optimal (

Mengembangkan layanan TIK yang menjadi wadah kegiatan kewirausahan (W13 dan S4)

14

menyertakan sertifikasi teknologi informasi berstandar nasional dan internasional bagi lulusannya.

6. Adanya kesempatan UNUSA untuk berekspansi di tingkat regional ASEAN

7. Banyaknya tawaran kerjasama di bidang teknologi informasi dan komunikasi dari berbagai pihak

8. Adanya dana-dana kompetitif baik dari Dikti maupun dari sumber lainnya

9. Adanya teknologi berbasis open source yang dapat digunakan dan dikembangkan dengan murah,

10. Semakin banyak penggunaan teknologi informasi sebagai sarana pengembangan Tri Dharma Perguruan Tinggi

11. Teknologi informasi dan komunikasi dapat memberikan imbas pada peningkatan daya saing mutu layanan dan mutu pendidikan.

TIK (S4,5, O3,4,5,7,10)

Mengembangkan layanan TIK yang menjadi wadah pengembangan pemahaman nilai Islami (W14 dan S-)

THREAT

1. Membanjirnya konten produksi negara

asing 2. Peningkatan kualitas TIK lembaga lain 3. Berdirinya lembaga pendidikan asing di

Indonesia 4. Perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi yang semakin cepat 5. Ancaman dari hacker dan virus komputer

Mengoptimalkan perancangan dan pengembangan layanan TIK (S6,7, T1,2,3,4)

Menijau ulang fungsi sistem layanan dan infrastrktur secara berkala (S6,7,8,9,10, T5)

Menambah SDI baru bagian TIK (W4, T1,2,3,4) Menambah sarana dan prasarana TIK (W10,11,12,

T1,2,3,4) Memperbaiki tata kelola jaringan dan sarana dan

prasarananya (W9, T5) Mengadakan sosialisasi dan pelatihan pemanfatan

layanan TIK (W,7, T1,2,3,4)

15

4.2 Daftar Strategi Daftar Strategi yang berhasil diperoleh dari Matriks TOWS:

Pemaksimalan dukungan pimpinan dalam pengembangan TIK (S1, S3 O7)

Pengoptimalan pemanfaatan dan pegelolaan layanan TIK untuk memenuhi

kebutuhan (S6,7, O1,2,3,4,5,6)

Pengoptimalan pemanfaatan sarana dan prasarana TIK untuk memenuhi

kebutuhan (S8,9,10,1,12, O1,2,3,4,5,6)

Pemanfaatan anggaran secara optimal (S2, O8,10,11)

Meningkatkan hubungan baik dengan stakeholder eksternal/pihak ketiga

(S1,3,6,7,8,9,10 O7,8,9)

Meningkatkan kinerja bagian TIK (S4,O1,2)

Menciptakan sinergi program studi dan bagian TIK (S4,5, O3,4,5,7,10)

Pembuatan renstra pengembangan TIK (W1, O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11)

Pembuatan SOP dan SLA Layaan TIK (W2,3, O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11)

Meningatkan kuantitas dan kualitas SDI bagian TIK (W4,

O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11)

Pembuatan aturan pemanfaatan produk layanan TIK (W6,7, O1,2,10)

Mengoptimalkan pembangunan dan pengelolaan sarana dan prasarana TIK

(W8,9,10,11,12, O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11)

Mengoptimalkan perancangan dan pengembangan layanan TIK (S6,7, T1,2,3,4)

Meninjau ulang fungsi sistem layanan dan infrastrktur secara berkala

(S6,7,8,9,10, T5)

Menambah SDI baru bagian TIK (W4, T1,2,3,4)

Menambah sarana dan prasarana TIK (W10,11,12, T1,2,3,4)

Memperbaiki tata kelola jaringan dan sarana dan prasarananya (W9, T5)

Mengadakan sosialisasi dan pelatihan pemanfatan layanan TIK (W,7, T1,2,3,4).

16

4.3 Ringkasan Strategi: 1. Terpenuhinya kebutuhan pengguna TIK secara optimal

2. Pemanfaatan anggaran keuangan secara optimal

3. Optimasi perancangan dan pengembangan sistem informasi

4. Memperluas sarana dan prasarana TIK

5. Menyusun tatakelola TIK

6. Meningkatkan hubungan baik dengan stakeholder

7. Meningkatkan keahlian penggunaan TIK oleh SDI UNUSA

8. Meningkatkan kuantitas dan kualitas SDI bagian TIK

9. Mengembangkan sinergi antara bagian TIK dan unit lainya

10. Memperluas pengembangan layanan TIK pada bidang kewirausahaan dan

keagamaan

17

4.4 Peta Strategi

18

4.5 Critical Success Factor Analysis Perspektif Sasaran Strategi Key Performance

Indicator (KPI) Program Kerja

Customer Terpenuhinya kebutuhan pengguna layanan TIK secara optimal

a. Indeks kepuasan pengguna b. Tingkat penanganan keluhan

dan permintaan

1. Evaluasi dan monitoring layanan TIK dalam organisasi

2. Pengembangan sistem help desk layanan TIK

Financial Pemanfaatan anggaran keuangan secara optimal

% tingkat ketercapaian anggaran

1. Penyusunan rencana anggaran untuk pengembangan TIK

2. Pembuatan laporan realisasi penggunaan anggaran dalam pembangunan layanan TIK

Internal Business Process

Optimasi perencanaan dan pengembangan Manajemen Sistem Informasi

a. % kesesuaian system yang dibangun dengan kebutuhan user

b. % ketersediaan dokumen pengembangan perangkat lunak

1. Identifikasi sistem manajemn dan teknologi informasi yang akan dikembangkan

2. Pembuatan dokumen pengembangan perangkat lunak

Memperluas sarana dan prasarana TIK

a. % ketersediaan sarana prasarana TIK

b. Tingkat up time jaringan c. % pemenuhan kebutuhan akses

internet

1. Peningkatan kualitas koneksi jaringan TIK atau ICT

2. Pembangunan Disaster Recovery System Back up

3. Penyediaan dukungan sarana dan prasarana untuk pengembangan TIK di tingkat fakultas dan prodi

Menyusun tata kelola TIK a. Tingkat ketersediaan dan pemenuhan dokumen mutu layanan TIK

b. Tingkat pemenuhan penyelesain masalah TIK berdasarkan SLA

1. Menyusun design arsitektur pengembangan TIK

2. Menyusun dokumen mutu layanan TIK (SOP, SLA,

19

Perspektif Sasaran Strategi Key Performance Indicator (KPI)

Program Kerja

c. Tingkat pemenuhan tupoksi dan struktur organisasi

Dokumen pemeliharaan, dan user manual dll)

3. Penguatan tupoksi dan struktur organisasi bagian TIK

Meningkatkan keahlian penggunaan TIK oleh SDI UNUSA

a. Jumlah pelatihan TIK yang diadakan

b. Tingkat kehadiran dan pemahaman materi pelatihan

1. Peningkatan kapasitas sumber daya

2. Pengembangan metode pelatihan TIK yang efektif

Meningkatkan hubungan baik dengan stakeholder

a. Jumlah kontrak yang diperpanjang

b. Jumlah keluhan yang dilayani pihak vendor, supplier, atau developer

Peningkatan pengelolaan vendor, supplier, atau developer

Learning & Growth Meningkatkan kuantitas dan kualitas SDI bagian TIK

a. Jumlah SDI yang mengikuti pelatihan

b. Jumlah sertifikasi yang diikuti oleh SDI bagian TIK

c. Persentase pemenuhan jumlah SDI

1. Menambah SDI sesuai kebutuhan dan ketentuan

2. Melaksanakan pelatihan secara berkala

3. mengikutsertakan SDI dalam sertifikasi baik nasional maupun internasional

Memperluas pengembangan layanan TIK pada bidang kewirausahaan dan keagamaan

Jumlah layanan TIK di bidang kewirausahaan dan keagamaan yang dikembangkan

1. Mengembangkan layanan TIK yang menjadi wadah pengembangan jiwa kewirausahaan

2. Mengembangkan layanan TIK yang menjadi wadah pengembangan pemahaman nilai keagamaan

Mengembangkan sinergi antara bagian TIK dengan unit lainnya

a. Jumlah staf unit atau bagian lain yang dilibatkan dalam

1. Melibatkan unitatau bagian lain dalam pengembangan layanan

20

Perspektif Sasaran Strategi Key Performance Indicator (KPI)

Program Kerja

program kerja bagian TIK b. Jumlah riset di bidang TIK yang

dilakukan Bagian TIK dengan unit lain

TIK Universitas 2. Mengandeng unit lain dalam

riset di bidang TIK

Keterangan Key Performance Indicator

Perspektif Key Performance Indicator (KPI) Keterangan Customer Indeks kepuasan pengguna Indeks kepuasan pelanggan didapatkan melalui survei

kepuasan pelanggan untuk mengetahui tingkat kepuasan pelanggan terhadap layanan TI organisasi. Survei dilakukan dengan menggunakan kuisioner dengan skala 1-5 (1=sangat tidak puas, 2=tidak puas, 3=netral, 4=puas, 5=sangat puas)

% tingkat penanganan keluhan dan permintaan Perbandingan keluhan dan permintaan dengan realisasi penanganannya menghasilkan selisih yang dapat dihitung persentase ketercapaiannya. Data utama yang digunakan adalah akumulasi keluhan dan permintaan serta laporan realisasi penanganan. Berikut adalah peghitungannya:

x 100 % Financial % tingkat ketercapaian anggaran Perbandingan anggaran dengan realisasinya menghasilkan

selisih yang dapat dihitung persentase ketercapaiannya. Data utama yang digunakan adalah rencana anggaran dan laporan realisasi anggaran. Berikut adalah penghitungannya:

x 100% Internal Business Process

% kesesuaian sistem yang dibangun dengan kebutuhan user Kesesuaian ini bisa dilihat dari sisi fungsional dan nonfungsional sistem yang memenuhi kebutuhan user. Fungsional system bisa diukur melalui testing system.

% ketersediaan dokumen pengembangan perangkat lunak Ketersediaan % ketersediaan sarana prasarana TIK

21

Perspektif Key Performance Indicator (KPI) Keterangan

x 100% Tingkat up time jaringan % pemenuhan kebutuhan akses internet Tingkat ketersediaan dan pemenuhan dokumen mutu layanan TIK

x 100% Tingkat pemenuhan penyelesain masalah TIK berdasarkan SLA Tingkat pemenuhan tupoksi dan struktur organisasi Jumlah pelatihan TIK yang diadakan Akumulasi pelatihan TIK yang diadakan untuk SDI

UNUSA dalam rentang waktu tertentu Tingkat kehadiran dan pemahaman materi pelatihan Perbandingan jumlah peserta yang hadir dalam pelatihan

dengan jumlah peserta yang seharusnya hadir menghasilkan selisih yang dapat dihitung persentase ketercapaiannya.

Jumlah kontrak yang diperpanjang Dalam setiap proyek TI (pengadaan, pengembangan dan pemeliharaan aplikasi dan infrastruktur TI) dengan pihak ketiga diperlukan sebuah kontrak kerja. KPI ini dihitung melalui akumulasi jumlah kontrak yang diperpanjang

Jumlah keluhan yang dilayani pihak vendor, supplier, atau developer Akumulasi jumlah keluhan pihak organisasi yang dilayani dan diselesaikan oleh pihak vendor, supplier atau developer pada suatu periode tertentu sepanjang kontrak kerja berlangsung

Learning & Growth

Jumlah SDI bagian TIK yang mengikuti pelatihan Akumulasi SDI bagian TIK yang mengikuti pelatihan dalam rentang waktu tertentu

Jumlah sertifikasi yang diikuti oleh SDI bagian TIK Akumulasi sertifikasi yang sudah diikuti oleh SDI bagian TIK dalam rentang waktu tertentu

Persentase pemenuhan jumlah SDI Perbandingan jumlah SDI yang mengisi struktur organisasi dengan jumlah SDI yang seharusnya mengisi struktur organisasi. Perbandingan ini menghasilkan selisih yang dapat dihitung sebagai persentase tingkat pemenuhan jumlah SDI. Data utama yang digunakan rencana dan realisasi struktur organisasi. Berikut adalah penghitungannya:

x 100% Jumlah layanan TIK di bidang kewirausahaan dan keagamaan yang Akumulasi layanan TIK dalam bidang kewirausahaan dan

22

Perspektif Key Performance Indicator (KPI) Keterangan dikembangkan keagamaan yang berhasil dikembangkan. Jumlah staf unit lain yang dilibatkan dalam program kerja bagian TIK Akumulasi staf unit lain yang terlibat dalam program kerja

bagian TIK Jumlah riset di bidang TIK yang dilakukan Bagian TIK dengan unit lain Akumulasi riset pada bidang TIK yang melibatkan bagian

TIK dan unit lain.

23

BAB V RENCANA PELAKSANAAN STRATEGI

5.1 Pokok Strategi

Setelah melalui kajian SWOT analisis TIK maka ditemukan beberapa strategi pokok yang perlu di laksanakan dengan penjelasan masing masing sebagai berikut :

1. Terpenuhinya kebutuhan pengguna TIK secara optimal baik untuk

kepentingan Sistem Informasi Manajemen maupun kebutuhan TIK

dalam proses penyelengraan pendidikan menuju cyber campus

2. Pemanfaatan anggaran keuangan secara optimal dengan memilih

teknologi yang se-efektif dan se-efisien mungkin dengan menghindari

sedapat mungkin investasi teknologi yang out of date, mengingat

perkembangan teknologi yang begitu pesat.

3. Optimasi perancangan dan pengembangan sistem informasi

mengurangi ketergantungan secara bertahap menuju kemandirian

seiring dengan penyiapan sumber daya insani bidang TIK.

4. Memperluas sarana dan prasarana TIK berupa pengadaan hardware

dan merencanakan dengan teliti dengan tujuan sarana yang ada dapat

terhubung dengan baik melalui jaringan sistem informasi yang

terintegrasi.

5. Menyusun tatakelola TIK berupa modul modul dan tandard

operating procedure, dengan update pembaharuan tersedia secara

online dan secara terus menerus disempurnakan dan dikembangkan.

6. Meningkatkan hubungan baik dengan stakeholders, dengan

memberikan umpan balik berupa laporan kemajuan dampak

penggunaan TIK dalam peningkatan kualitas pendidikan dan kinerja

manajemen UNUSA.

7. Meningkatkan keahlian penggunaan TIK oleh sumber daya insani

UNUSA, karena pesatnya perkembangan TIK maka building capasity

harus terus di tingkatkan dengan pelatihan dan studi banding ke

24

berbagai institusi yang berkompeten.

8. Meningkatkan kuantitas dan kualitas sumber daya insani bagian TIK

secara bertahap untuk membentuk tim teknologi informasi yang

mandiri, sehingga mampu memenuhi kebutuhan pengembangan

system informasi untuk kebutuhan internal dan membangun

perangkat lunak yang memungkinkan diperolehnya new generate

income, mencetak pendapatan alternatif melalui kerjasama dengan

pihak ketiga terutama institusi pendidikan dan kesehatan.

9. Mengembangkan sinergi antara bagian TIK dan unit lainya terutama

menggunakan teknologi internet atau web secara terencana dengan

modul-modul petunjuk pelaksanaan yang konkrit jelas dan

terkoordinir.

10. Memperluas pengembangan layanan TIK pada bidang kewirausahaan

dalam arti luas terutama dengan era digitalisasi korporasi atau

institusi dalam pergaulan global akan tetapi tetap berkarakter Islami,

Ahlus Sunnah Wal Jamma'ah dan Rahmatan lil'alamin.

5.2 Program Kerja Strategi TIK merupakan cara untuk mewujudkan hasil analisa SWOT

untuk merancang program kerja yang selanjutnya dapat dilaksanakan melalui

kegiatan atau eksekusi secara bertahap sesuai kurun waktu yang direncanakan

2017 s/d 2027 , sehingga peranan TIK terhadap organisasi dapat terealilasi,

meliputi lima pokok yang disampaikan Spewak (1992 ) dalam program kerja

pokok TIK :

1. Meningkatkan kualitas sistem koneksi akses data untuk menunjang

aktivitas manajemen dan proses pendidikan berbasis internet dalam

upaya mewujudkan smart campus, karena TIK saat ini modal

utamannya adalah kecepatan akses, berbasis cloud computing

dedicated bertahap meninggalkan sistem client server dalam berbagai

format data.

2. Menyusun road map adaptasi TIK berupa arsitektur TIK, sehingga

migrasi dari sistem legacy atau sistim warisan, namun tidak

menimbulkan gejolak budaya kerja atau culture shock yang akan

25

merugikan produktivitas institusi UNUSA.

3. Melakukan penelitian atau riset pengembangan perangkat lunak

dengan menggandeng kemitraan pusat pelatihan dan mengembangkan

sendiri pada laboratorium UNUSA dan MOU dengan beberapa daerah

sebaga laboratorium lapangan TIK, di Jawa Timur atau luar propinsi.

4. Melakukan Integrasi data antar unit kerja sehingga menjadi kesatuan

entitas sistem informasi guna meningkatkan kesepahaman mencegah

redundance dan penyimpangan data dalam pengembangan Sistem

Informasi Manajemen.

5. Menyusun anggaran investasi TIK sesuai dengan perkembangan

teknologi yang ingin diwujudkan dan perkembangan lingkungan

organisasi UNUSA, sebagai institusi pendidikan modern guna

terwujudnya mercu suar pendidikan perguruan tinggi NU se Indonesia.

6. Membuat pemetaan pengembangan perekayasaan sistem untuk

kewirausahaan berbasis syariah Islam berupa inkubator usaha offline

konevensional maupun online atau digital sesuai dengan tuntutan era

informasi dan mobile.

5.3 Implementasi Rencana Program Strategis

Pengembangan TIK UNUSA secara umum dapat dilihat pada gambar

tersebut, dengan target capaian dalama jangka pendek UNUSA sampai dengan

tingkat PaaS atau Platform as a services, sesuai dengan kebutuhan organisasi saat

26

ini dengan rincian program sebagai berikut :

1. Tahun 2016 , Persiapan Migrasi teknologi Client Server atau legacy

system menuju Cloud System meliputi beberapa aktivitas pokok yaitu :

Penyusunan Design Arsitektur TIK berbasis Web, Penyiapan sumber

daya insani Tim Teknologi Informasi, Pengadaan perangkat keras dan

perangkat lunak, serta kerjasama Cloud System untuk implementasi

SaaS ( Software as a Services ), Workshop dan Pelatihan penggunaan

Cloud System, MOU dengan Penyedia Jasa TIK, Integrasi antar unit

kerja TIK.

2. Tahun 2017 , menyiapkan pelaksaan PaaS ( Platform as a Services )

meliputi : Pembuatan perangkat lunak mendukung Sistem Informasi

Manajemen, Pembuatan atau pengadaan Perangkat lunak proses

pendidikan cyber campus, uji coba penerapan web base dan cloud

system, penyusunan modul pembelajaran jarak jauh (Distance

Learning )

3. Tahun 2018 Ujicoba Perangkat lunak Sistem Informasi Manajemen

yang telah dibuat sehingga terwujud menjadi sistem informasi dalam

manajemen organisasi UNUSA, dengan system report multi platform

sarana mobile, sehingga kendali organisasi dapat dilakukan dari

manapun secara online melewati data cloud.

4. Tahun 2019 Pengembangan Cyber Campus ke seluruh tanah air

sebagai keunggulan UNUSA dalam dunia pendidikan di Indonesia,

dengan fasilitas perkuliahan atau training jarak jauh bersertifikat.

5. Tahun 2020 Pemntapan dan pengembangan cyber campus dengan

evaluasi atas perkembangan teknologi yang berkembang, membuat

dokumen pengembangan TIK UNUSA fase ke dua untuk periode

tahun 2021 s/d 2025, dengan kajian perkembangan teknologi di dunia

yang semakin sangat pesat.

27

BAB VI PENUTUP

Kesiapan dan kesigapan Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya dalam

merespon perubahan akan memperkuat posisi Universitas Nahdlatul Ulama

Surabaya menjadi institusi pendidikan yang mampu menghasilkan keluaran yang

berkualitas sehingga mampu berdiri setara dalam pergaulan masyarakat di daerah,

nasional bahkan dunia, ikut berperan aktif dalam menggerakkan roda ekonomi

dan pembangunan bangsa, dan menghasilkan karya yang mampu mendorong

peningkatan keunggulan bangsa. Untuk itu pengelolaan Universitas Nahdlatul

Ulama Surabaya dewasa ini tidak dapat lagi diselenggarakan secara konvensional

namun harus berpedoman pada prinsip-prinsip Good University Governance

(GUG). Hal ini sejalan dengan kondisi kompetisi global yang menuntut

Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya untuk secara kontinyu melakukan

perbaikan program pendidikannya agar berorientasi pada stakeholders. Harapan

besar dengan adanya blueprint TIK 2016-2020 ini dapat menjadi arah, panduan

dalam mengembangkan TIK di lingkungan Universitas Nahdlatul Ulama

Surabaya. Dan diharapkan dengan adanya blueprint ini dapat pula membantu

memberikan panduan bagi Pimpinan Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya

dalam menerapkan dan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi di

lingkungan Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya dengan sebaik-baiknya

sehingga dapat memberikan manfaat bagi sivitas akademika dan masyarakat luas,

sehingga benar-benar terwujud cita-cita Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya

sebagai kampus rahmatan lil’alamin melalui UNUSA Cyber Campus.