UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA Tesis previo a la obtención del título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría TEMA: DISEÑO DE UNA INFRAESTRUCTURA CONTABLE PARA LA EMPRESA GAMA CERÁMICAS EN EL CENTRO NORTE DE LA CIUDAD DE QUITO Autora: Gladys Mariana Verdezoto Salazar Director de Tesis: Ing. Fernando Borja Quito-Ecuador 2013
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Tesis previo a la obtención del título de
Licenciada en Contabilidad y Auditoría
TEMA:
DISEÑO DE UNA INFRAESTRUCTURA CONTABLE PARA LA EMPRESA
GAMA CERÁMICAS EN EL CENTRO NORTE DE LA CIUDAD DE QUITO
Autora:
Gladys Mariana Verdezoto Salazar
Director de Tesis:
Ing. Fernando Borja
Quito-Ecuador
2013
ii
DECLARACIÓN
Yo, Gladys Mariana Verdezoto Salazar, declaro bajo juramento que el trabajo aquí
descrito es de mi autoría; que no ha sido previamente presentado para ningún grado o
calificación profesional; y, que he consultado las referencias bibliográficas que se
incluyen es este documento.
A través de la presente declaración, cedo mis derechos de propiedad intelectual
correspondientes a este trabajo, a la Universidad Tecnológica Equinoccial, según lo
establecido en la Ley de Propiedad Intelectual, por su Reglamento y por la normativa
institucional vigente.
Quito, Marzo 2013.
(f)_______________________
Gladys Mariana Verdezoto Salazar
iii
CERTIFICACIÓN
Certifico que el presente trabajo fue desarrollado por Gladys Mariana Verdezoto
Salazar, bajo mi supervisión.
Ing. Fernando Borja
DIRECTOR DE TESIS
iv
AGRADECIMIENTO
Primeramente a Dios, ser de luz, por
permitirme estar aquí y cumplir este anhelo
profesional.
A la Universidad Tecnológica Equinoccial,
Escuela de Contabilidad y Auditoría,
Modalidad a Distancia.
A cada uno de los profesores que
compartieron sus conocimientos, de manera
muy especial al Ing. Fernando Borja
Director de esta investigación.
A mi esposo, hija, familiares y amigos por
darme la fuerza necesaria e inculcar en mí,
la lucha y perseverancia para llegar a este
feliz término.
A todos, quiénes de alguna manera
intervinieron en la elaboración de este
trabajo.
Gladys Mariana Verdezoto Salazar
v
DEDICATORIA
Este trabajo de investigación está dedicado
con especial cariño a mi hija y esposo, por
ser la fuente de inspiración y motivación
para superarme cada día más y así poder
alcanzar con éxito las metas que me he
propuesto.
Gladys Mariana Verdezoto Salazar
vi
Í N D I C E D E C O N T E N I D O S
PORTADA…………………………………………………………………………….. i
DECLARATORIA…………………………………………………………………….. ii
CERTIFICACIÓN DE TESIS………………………………………………………… iii
AGRADECIMIENTO…………………………………………………………………. iv
DEDICATORIA……………………………………………………………………… v
ÍNDICE DE CONTENIDOS…………………………………………………………. vi
ÍNDICE DE TABLAS………………………………………………………………… ix
ÍNDICE DE GRÁFICOS…………………………………………………………….. x
ÍNDICE DE IMÁGENES…………………………………………………………….. xi
RESUMEN EJECUTIVO…………………………………………………………….. xii
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………. 1
CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN
1.1 Identificación y descripción del problema……………………………………… 2
1.2 Justificación de la investigación………………………………………………… 3 1.3 Objetivos de la investigación…………………………………………………… 4
1.3.1 Objetivo General……………………………………………………….. 4
1.3.2 Objetivos Específicos………………………………………………….. 4
1.4 Delimitación de la investigación………………………………………………. 4
1.5 Idea a defender…………………………………………………………………. 4
1.6 Antecedentes de la empresa Gama-cerámica…………………………………… 5
1.6.1 Fundamentación filosófica……………………………………………… 5
1.6.2 Fundamentación legal…………………………………………………... 5
1.7 Identificación de variables……………………………………………………… 6
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO
2.1 Los sistemas contables…………………………………………………………. 7
2.1.1 Historia de los sistemas contables……………………………………… 7
2.2 Definición de los sistemas contables…………………………………………… 11
2.2.1 Sistema contable.- concepto…………………………………………… 11
2.3 La contabilidad………………………………………………………………… 12
2.3.1 La contabilidad concepto……………………………………………… 12
2.3.2 La contabilidad como técnica………………………………………….. 15
2.3.3 La contabilidad como método…………………………………………. 16
2.3.4 Otros términos contables………………………………………………. 16
2.4 El registro contable…………………………………………………………….. 16
2.4.1 Procedimiento para el registro contable……………………………….. 17
2.5 Los estados financieros………………………………………………………… 18
2.5.1 Importancia…………………………………………………………….. 18
2.5.2 Clase de estados financieros…………………………………………… 19
2.6 Importancia de los sistemas contables…………………………………………. 27
2.7 Clasificación de los sistemas contables………………………………………… 28
2.7.1 Elementos formales de un sistema contable……………………………. 29
2.7.2 Descripción de los módulos……………………………………………. 36
vii
2.8 Campos de aplicación de los sistemas contables………………………………. 46
CAPÍTULO III: METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1 Modalidad de la investigación………………………………………………….. 49
3.2 Tipo de investigación…………………………………………………………… 49
3.2.1 Investigación exploratoria……………………………………………… 49
3.2.2 Investigación descriptiva………………………………………………. 49
3.2.3 Investigación explicativa………………………………………………. 50
3.2.4 Investigación bibliográfica…………………………………………….. 50
3.3 Población y Muestra……………………………………………………………. 50
3.3.1 Muestra…………………………………………………………………. 50
3.3.2 Formato de la encuesta…………………………………………………. 50
CAPÍTULO IV: DIAGNÓSTICO SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA
4.1 Presentación de los resultados de la empresa………………………………….. 52
4.2 Conclusión de los resultados de la encuesta……………………………………. 62
4.3 Análisis FODA de la empresa…………………………………………………. 64
4.3.1 Fortalezas y debilidades……………………………………………….. 64
4.3.2 Oportunidades y amenazas……………………………………………. 65
4.3.3 Evaluación del FODA…………………………………………………. 68
4.3.4 Conclusiones del análisis FODA……………………………………… 73
CAPÍTULO V: LA PROPUESTA: ESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA
CONTABLE PARA LA EMPRESA GAMA-CERÁMICA
5.1 Introducción……………………………………………………………………. 75
5.2 Justificación……………………………………………………………………. 75
5.3 Objetivos……………………………………………………………………….. 76
5.3.1 Objetivos General……………………………………………………… 76
5.3.2 Objetivos específicos………………………………………………….. 76
5.4 Fundamentación………………………………………………………………... 76
5.4.1 Descripción de las NIIFs para las Pymes………..…………………….. 76
5.4.2 Normas Internacionales de Información Financiera “NIIFs”…………. 77
5.5 Lineamientos para elaborar la estructura técnica contable………………….. 78
5.5.1 Descripción del sistema contable……………………………………… 79
5.5.2 Catálogo de Cuentas…………………………………………………… 80
5.5.3 Manual de Cuentas…………………………………………………….. 80
5.6 Estructura del Sistema Contable para Gama-cerámica…………………………. 81
5.6.1 Descripción del Sistema Contable……………………………………... 81
5.6.2 Plan de Cuentas………………………………………………………… 94
5.6.3 Manual de Cuentas…………………………………………………….. 98
5.7 Proceso Contable……………………………………………………………….. 106
5.7.1 Registros contables……………………………………………………. 108
5.7.2 Estados Financieros…………………………………………………… 113
5.8 Políticas Contables y de Control Interno Bajo NIFF´S para las Pymes………… 120
viii
6.1 Conclusiones…………………………………………………………………… 133
6.2 Recomendaciones……………………………………………………………… 135
BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………………… 139
ANEXOS………………………………………………………………………………
ix
ÍNDICE DE TABLAS
TEMA Pág.
Tabla No.1………. Obligaciones con la Ley………………………………………. 6
Tabla No.2………. Clasificación de las empresas…………………………………. 46
Tabla No.3………. Campo de aplicación de los sistemas contables………………. 47
Tabla No.4………. Uso de un Sistema Contable………………………………….. 52
Tabla No.5………. Forma como realizan las operaciones contables……………… 53
Tabla No.6………. Lineamientos legales de la empresa…………………………... 54
Tabla No.7………. El lugar del local es ideal……………………………………... 55
Tabla No.8………. Necesidad de un Sistema Contable…………………………… 56
Tabla No.9………. Registro de las transacciones…………………………………. 57
Tabla No.10……. Sistema de control de inventarios…………………………….. 58
Tabla No.11……. Beneficios sociales disponibles………………………………. 59
Tabla No.12……... Sistema Contable……………………………………………… 60
Tabla No.13……... Información contable y toma de decisiones…………………... 61
Tabla No.14……... NIC y NIIFs vigentes…………………………………………. 77
Tabla No.15……... Depreciaciones………………………………………………… 126
x
ÍNDICE DE GRÁFICOS
TEMA Pág.
Gráfico No.1…….. Sistema Contable………………………………...................... 52
Gráfico No.2…….. Operaciones contables de la empresa………………………... 53
Gráfico No.3…….. La empresa y los lineamiento legales.……………………….. 54
Gráfico No.4…….. Lugar del local……………………………………………….. 55
Gráfico No.5…….. Necesidad de un Sistema Contable………………………….. 56
Gráfico No.6…….. Registro de las transacciones……………………………….. 57
Gráfico No.7…….. Sistema de control de inventarios…………………………… 58
Gráfico No.8…….. Beneficios sociales…………………………………………... 59
Gráfico No.9…….. Sistema Contable…………………………………………… 60
Gráfico No.10…… Información contable y toma de decisiones………………... 61
xi
ÍNDICE DE IMÁGENES
TEMA Pág.
Imagen No.1……… Formas primitivas de llevar contabilidad…………………... 7
Imagen No.2……… Libros comerciales en la antigüedad……………………….. 8
Imagen No.3……… Luca Pacioli………………………………………………… 9
xii
RESUMEN EJECUTIVO
El presente trabajo de investigación consiste en el diseño de una infraestructura
contable para la empresa Gama-Cerámica ubicada en el centro norte de la ciudad de
Quito, y de esta forma facilitar el manejo de grandes cantidades de datos
proporcionando información contable y oportuna para la toma de decisiones.
El sistema contable diseñado ofrecerá un control, compatibilidad, flexibilidad; por lo
que se convertirá en una herramienta fundamental, ya que permitirá mantener el
control de todas las negociaciones que se realicen en la empresa, además de cumplir
con el requerimiento de información para lograr obtener un mayor aprovechamiento
de todos los recursos disponibles.
Esta tesis pretende servir de apoyo a Gama-Cerámica desde un punto de vista teórico
y práctico cuyo contenido consta de seis capítulos, los mismos que se destacan a
continuación en forma resumida:
En el Capítulo I, se plantea la contextualización, análisis crítico, descripción del
problema, justificación, objetivos, delimitación de la investigación, idea a defender e
identificación de variables.
En el Capítulo II, se realiza la fundamentación teórica donde se estudian las dos
variables de la investigación: infraestructura contable y la gestión contable
financiera, información que sirvió de base para el desarrollo de la propuesta.
En el Capítulo III, se establece la metodología a seguir, se realiza la descripción de la
población y se define la muestra; se determinan las técnicas e instrumentos para la
recolección de datos y el procedimiento de la investigación, adicionalmente se
establece el plan de recolección de datos.
En el Capítulo IV, se presenta los resultados de la encuesta realizada, la tabulación y
representación gráfica, análisis cuantitativo y cualitativo; así como el análisis FODA
estratégico realizado a la entidad.
xiii
En el Capítulo V, se desarrolla la propuesta de solución al problema de investigación,
que en este caso, es la estructuración del sistema contable para la empresa, que sin
lugar a dudas ayudará el control de los movimientos económicos de la empresa y
potenciar su desarrollo a través de la toma oportuna y acertada de las decisiones.
En el Capítulo VI, se planean las conclusiones fundamentales, las mismas que
establecen una síntesis de los resultados más importantes de la investigación. Dichas
conclusiones se relacionan con el problema, los objetivos, las preguntas directrices,
el marco teórico y las variables en estudio, y permiten hacer algunas
recomendaciones prácticas que ayudan a la solución del problema planteado.
Finalmente se hace constar las referencias bibliográficas y se adjunta los anexos.
1
CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN
El incremento de la competitividad y la incertidumbre en que se deben mover las
empresas hoy en día, hace que resulte imprescindible para su supervivencia contar
con sistemas de información adecuados, que les permitan afrontar con unas mínimas
garantías de éxito sus procesos gerenciales y de negocio. Esta necesidad se muestra
en mayor medida en las pequeñas y medianas empresas, por ser las que presentan
unas mayores carencias de los mismos.
La contabilidad es uno de los principales sistemas de información que reflejan el
fruto de la toma de decisiones de los administradores, así como un excelente banco
de datos para prever el futuro de las empresas. La información contable es una
herramienta de competencia que marca la diferencia a la hora de realizar acciones
que impactarán en la salud financiera de la organización.
En el presente trabajo titulado “Diseño de una Infraestructura Contable para la
empresa Gama Cerámicas en el centro norte de la ciudad de Quito”, se persigue
explicar la importancia que tiene la contabilidad como medio para la toma de
decisiones, la influencia de los estados financieros en las funciones administrativas
de la empresa, entre otras.
Proporcionar información contable y oportuna es una necesidad ineludible, y los
avances tecnológicos que se pueden incorporar a los sistemas contables de las
organizaciones facilitan el manejo de grandes cantidades de datos. Sin embargo es
fundamental que estos datos se conviertan en información valiosa para las empresas.
Esto implica que las organizaciones deberán seleccionar herramientas concretas que
les permita cumplir con este cometido.
El análisis que se efectuará a lo largo de este documento, permitirá establecer como
los sistemas contables tienen como finalidad contar con una apreciación real de la
situación financiera de la empresa.
2
1.1. IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
En este mundo globalizado en el que nos desarrollamos, la competitividad
empresarial descansa en la capacidad de las organizaciones para adaptarse,
anticiparse y responder creadoramente a los cambios que se producen en su entorno.
Sin embargo el entorno empresarial se ha vuelto cada vez más turbulento y dinámico.
La globalización de la economía es parte de esta realidad cotidiana, los fuertes
cambios políticos, ambientales, sociales, tecnológicos y culturales modifican las
expectativas de las empresas y a veces determinan su funcionamiento.
Constituye un hecho concreto que no es posible dirigir las empresas con una visión a
corto plazo, se necesita capacidad para prever el futuro, para aprovechar las
fortalezas que se presentan, provocando además circunstancias favorables para
enfrentar la competencia con probabilidades de éxito.
Actualmente, visualizando el ambiente social, económico, político y de inestabilidad
que imperan en el Ecuador, no es difícil imaginar lo complejo que es para la gran
parte de las empresas mantenerse a flote y seguir progresando y peor aún en la
pequeña y mediana empresa donde no siempre se cuenta con una planeación
adecuada, donde la toma de decisiones en la mayoría de los casos se las realiza bajo
un panorama de total incertidumbre, sin un previo análisis de las situaciones internas
o externas que le afectan y con enfoques subjetivos que buscan la consecución de
resultados a corto plazo.
En el caso de la empresa “GAMA CERÁMICA”, desde su creación, se ha
caracterizado por su deficiente estructura contable, debido a que es una empresa de
emprendedores cuyos inversionistas son los únicos dueños y no le han dado la
suficiente importancia a la función planificadora y su aporte a las demás funciones
administrativas, dándole más bien el enfoque de una administración familiar. Las
finanzas nunca fueron llevadas de una manera formal ni técnica. La contabilidad se
reduce a un simple registro de ingresos y egresos; en la actualidad si bien se cumplen
con las disposiciones del Servicio de Rentas Internas, no se utiliza la información
generada para orientar la gestión financiera y la toma adecuada de decisiones
aduciendo una falta de recursos tanto humanos como técnicos, desperdiciando
valiosa información que podría marcar derrotes de progreso para la empresa.
3
1.2. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
Por las razones expuestas se considera conveniente el diseño e implementación de
una Infraestructura Contable en la empresa Gama Cerámica de la ciudad de Quito, a
través de la aplicación de un manual de procedimientos que permita registrar en
forma cronológica, técnica y resumida, las transacciones y operaciones que realiza la
empresa durante el periodo contable o fiscal, cuya información servirá a futuro para
informar en forma sencilla, clara y oportuna la situación o estado en la que se
encuentra la empresa a través de los estados financieros, con el debido respaldo o
soporte de la documentación necesaria.
La trascendencia que tiene esta investigación a futuro, es la de establecer
procedimientos de control, que establezcan criterios de manejo para cada una de las
actividades principales de la empresa, como es el área contable, financiera,
administrativa y de servicios, que permita un mejor manejo empresarial y el
cumplimiento de sus objetivos como son: el crecimiento en el mercado local y
nacional, un servicio oportuno y de calidad, así como mejorar la rentabilidad de la
empresa.
Por lo que se considera de vital importancia que la infraestructura contable a
implementarse, deberá constar de los siguientes parámetros: Métodos y Técnicas de
Contabilización, Documento Fuente o Soporte, Plan o Catálogo de Cuentas, Estados
o Balances Financieros, Flujograma del ciclo o proceso contable, Formularios, libros,
registros y auxiliares.
Lo señalado justifica una práctica contable sobre el desempeño de la empresa Gama
Cerámica, luego de una exhaustiva observación de la estructura operacional y los
procesos: nivel operativo, técnico incluidos el flujo de información y su estructura de
administración, niveles jerárquicos: corporativos, funcional y operativo, incluido el
vínculo de la empresa con otras organizaciones.
4
1.3. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
1.3.1 Objetivo General
Diseñar una Infraestructura Contable que permita un control y manejo seguro de
ingresos y egresos confiables y eficientes para la toma de decisiones oportunas en la
empresa Gama Cerámica de la ciudad de Quito.
1.3.2 Objetivos Específicos
Analizar los fundamentos teóricos y conceptuales dentro de los cuales se enmarca
la Infraestructura Contable y Financiera.
Realizar un diagnóstico de la situación actual de la empresa Gama Cerámica.
Diseñar una infraestructura contable de acuerdo a las necesidades reales de la
empresa.
1.4. DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
La presente investigación se realizará en la empresa Gama Cerámica ubicada en el
centro norte de la ciudad de Quito. Para este estudio se considera necesario el
análisis de la entidad en el periodo 2010-2011, información que permitirá determinar
las falencias y proponer soluciones.
1.5. IDEA A DEFENDER
Diseñar una Infraestructura Contable acorde con las necesidades de la empresa Gama
Cerámica, que permita una mejor realización de sus prácticas administrativas en
busca de una eficiente gestión empresarial, basado en un control y manejo seguro de
sus ingresos y egresos.
5
1.6. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA GAMA CERÁMICA
La empresa Gama Cerámica ubicada en el centro norte de la ciudad de Quito, es un
negocio familiar que se dedica a la compra-venta de cerámica, porcelanatos, pisos,
piezas especiales y materiales de construcción en general.
La empresa gracias al ímpetu de sus propietarios, ha tenido un crecimiento
explosivo, por lo que se ha visto abocada a enfrentar de forma consiente e
inconsciente un sinnúmero de problemas organizacionales, por tanto, esta
investigación es un aporte técnico a favor de esta pujante empresa quiteña, que está
haciendo presencia en el mundo de los negocios de los materiales para los acabados
de la construcción.
1.6.1 Fundamentación Filosófica
El presente trabajo de investigación tiene como propósito diseñar una propuesta que
contribuya a la solución de la problemática planteada, y de esta forma orientar al
personal con la participación efectiva de todos los involucrados en la implementación
de una infraestructura contable acorde con las necesidades de la empresa y que sirva
para llevar un control de todos y cada uno de los elementos que lo conforma.
1.6.2 Fundamentación Legal
La empresa Gama Cerámica fue creada por iniciativa de sus propietarios como un
pequeño negocio comercial y registrado como persona natural, y poco a poco ha ido
cumpliendo con los requisitos que establece la ley. Sin embargo y debido al
crecimiento económico experimentado en los últimos tiempos, es necesario
determinar su cumplimiento con respecto a varias instituciones que regulan y norman
los negocios comerciales, los mismos que se pueden apreciar en la siguiente tabla:
6
Tabla 1: Obligaciones con la Ley
CUMPLIMIENTO CON LA LEY
INSTITUCIÓN TIPO DE OBLIGACIÓN CUMPLIMIENTO
SUPERINTENDENCIA DE CIAS. 1, Constitución Jurídica NO
SERVICIO DE RENTAS 1,- Obtención del RUC SI
INTERNAS 2,- Obligación de Llevar Contabilidad NO
3,- Elaborar facturas, notas de venta, etc. SI
4,- Pago de IVA SI
4,- Pago de Impuesto a la Renta SI
5,- Procede con las retenciones del IVA NO
y Renta
MINISTERIO DE TRABAJO 1,- Elabora Contrato de Trabajo SI
2,- Remuneraciones y Obligaciones SI
3,- Décimo Tercero (Contrato por horas) NO
4,- Décimo Cuarto (Contrato por horas) NO
5,- Vacaciones Anuales NO
6,- Utilidades NO
INSTITUTO ECUATORIANO DE 1,- Obtención del número patronal SI
SEGURIDAD SOCIAL 2,- Aporte al IESS SI
3,- Fondos de Reserva NO
4,- Jubilación patronal NO
ILUSTRE MUNICIPIO DE QUITO
1,- Certificado de compatibilidad de uso
de suelo NO
2,- Carta de pago de Patente SI
3,- Permiso sanitario de funcionamiento NO
CÁMARA DE COMERCIO 1,- Afiliación a la Cámara de Comercio NO
Fuente: Empresa Gama Cerámica
Elaboración: Gladys Verdezoto
1.7. IDENTIFICACIÓN DE VARIABLES
Variable Independiente: Infraestructura Contable.
Variable Dependiente: Gestión contable y financiera.
Unidad de Observación: Empresa Gama Cerámica de Quito
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CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO
2.1. LOS SISTEMAS CONTABLES
2.1.1 Historia de los Sistemas Contables
Expresar como nació y cuál fue el origen de la contabilidad resulta difícil, por no
decir imposible, ya que se estima que su aparición fue lenta en la medida en que la
gente y sus pueblos desarrollaban sus economías o sus sistemas políticos, por lo
tanto en un comienzo la contabilidad fue apareciendo en su forma más simple y
rudimentaria.
Cada pueblo en su intento por buscar la manera de llevar un control de sus cuentas
o pertenencias, grababa signos en piedras o se valían de objetos materiales para
representarlos. Los feudales cuyo poderío se basaba en la tenencia de la tierra, creó
sus propios sistemas de control de sus propiedades y su producción agropecuaria , sin
embargo lo que más impulsó la búsqueda de métodos adecuados de registro y
control de los bienes, ingresos y gastos fue en la etapa mercantilista que incluso
empezó a transformar las formas de gobierno.
Imagen 1: Formas primitivas de llevar contabilidad
Fuente: www.google.com/imágenes
Elaboración: Gladys Verdezoto
8
En la Edad Media y dadas las necesidades de control comienza darse uso a los libros
de comercio, los mismos que eran utilizados para apuntes de las actividades
mercantiles de sus usuarios, de esta forma conocer la realidad de sus actividades que
les permitía organizar su planificación mercantil. Esta actividad lo hacían más por
necesidad que por obligación, ya que en aquel entonces, no era obligatorio ni estaba
normado o regulado esta actividad. En la práctica fue común que estos libros fueran
sellados y rubricados para dar mayor confiabilidad a los comerciantes. Sin embargo,
la técnica del registro contable y su enseñanza no estaban a nivel de una postulación
académica propiamente dicha. En este período, los libros comerciales se
constituyeron en una especie de agenda en el que se anotaban hechos comerciales,
familiares, políticos, etc., de modo que en sus páginas aparecen mezcladas
anotaciones de una compraventa, asuntos familiares como el matrimonio de un hijo,
asuntos sociales como el resultado de una batalla o cualquier otro acontecimiento que
mereciera el interés del comerciante.
Imagen 2: Libros comerciales en la antigüedad
Fuente: www.google.com/imágenes
Elaboración: Gladys Verdezoto
Fue en el año de 1445 cuando nace en Sansepulcro, provincia de Arezzo, región de
la Toscana en Italia, el que posteriormente sería considerado el padre de la
contabilidad, Luca Pacioli. Este gran personaje fue un fraile franciscano y un
prestigioso matemático, considerado como uno de los precursores del cálculo de
probabilidades y fundamentalmente realizador de grandes aportes a la organización y
sistematización de la contabilidad.
9
Escribe algunas obras, dentro de ellas su libro “Tractus XI - Particularis de computis
et scripturis”, en esta obra dedica 36 capítulos al tratado de cuentas de contabilidad
usando la partida doble, con lo cual se da inicio a lo que hoy se conoce como la
Contabilidad Moderna.
Por primera vez, detalla un sistema completo de contabilidad de doble registro. Cada
transacción es introducida en dos cuentas, uno al debe y otro al haber. A final del día
ambas columnas tiene que cuadrar. Su tratado incluyó todo el ciclo empresarial que
aún se usa. Por estas razones se lo conoce como el “padre de la contabilidad” aunque
este método ha sido empleado en tiempos anteriores a su primera publicación.
Dentro de sus tratados, Luca Pacioli aconseja el uso de cuatro libros: Inventario y
Balances, Borrador o Comprobante, Diario y Mayor. Los cuales aun se utilizan hoy
en día. En cuanto al método de la partida doble, define las reglas principio
matemático de dicho método.
No hay deudor sin acreedor.
La suma que se adeuda a una o varias cuentas ha de ser igual a lo que se abona.
Todo el que recibe debe a la persona que da o entrega.
Todo valor que ingresa es deudor y todo valor que sale es acreedor.
Toda pérdida es deudora y toda ganancia acreedora.
El saldo representa el valor de la cuenta y se obtiene de la diferencia entre el
debe y el haber, pudiendo resultar saldo deudor o acreedor.
Imagen 3: Luca Pacioli
Fuente: www.google.com/imágenes
Elaboración: Gladys Verdezoto
10
Estas fueron sus palabras célebres:
Como es bien sabido, quien desee dedicarse al comercio y operar con la
debida eficacia, necesita fundamentalmente tres cosas. . . la principal de ellas
es el dinero. . . . . . la segunda cosa que se precisa para el tráfico mercantil es
ser un buen contador y saber hacer las cuentas con gran rapidez . . . . . . la
tercera y última cosa necesaria es la de registrar y anotar todos los negocios
de manera ordenada, a fin de que se pueda tener noticia de cada uno de ellos
con rapidez……González B. (R., 2007)
El gran mérito de Luca Pacioli es mostrar que las matemáticas pueden ser utilizadas
en el comercio, en la vida diaria y en el reparto de los bienes. Además es el primero
en describir la partida doble contable, también conocida como el Método Veneciano,
principio que es utilizado en nuestros días, donde se da una relación de igualdad en
términos monetarios entre los valores recibidos y los valores entregados.
Con el avance del tiempo y desarrollo de las economías; los gobiernos se vieron en la
necesidad de generar leyes y normas para que los distintos sectores lleven
determinados registros “Teneduría de Libros” de sus transacciones y operaciones
aplicando la partida doble, lo que de todas maneras permitía controlar de mejor
forma a las actividades mercantiles y fundamentalmente el pago de los impuestos.
Con el aparecimiento de la partida doble como una técnica especializada de registro
y control de las actividades económicas, se abre para la contabilidad, nuevos
horizontes de aplicación en todos los sectores tanto privados como públicos. En la
actualidad se puede observar que la contabilidad viene evolucionando a nivel
mundial a la par con los avances tecnológicos, pasando de la técnica manual a una
técnica computarizada y de procesamiento electrónico de datos, sin descuidar la
aplicación de la partida doble, los principios y normas contables de general
aceptación “PCGA”, las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC´S; las Normas
Internacionales de Contabilidad NIC´S, las Normas de Información Financieras
NIF´S, las disposiciones legales, reglamentarias y otras de tipo conexo aplicables en
el campo contable, financiero, tributario, laboral, presupuestario y de otras áreas
vinculadas con la contabilidad.
11
2.2. DEFINICIÓN DE LOS SISTEMAS CONTABLES
El registro de las transacciones y operaciones que realizan las organizaciones, son
parte esencial de cualquier sistema contable, los mismos que se han ido
informatizándose a partir de la segunda mitad del siglo XX, razón por La cual
corresponde a los ordenadores o computadoras la realización de estas tareas. Con el
crecimiento y complejidad de las empresas, resultaba cada vez más laborioso llevar
un sistema contable manual. Es el uso de los equipos informáticos los que vinieron a
facilitar esta labor, de ahí su uso generalizado.
El surgimiento de una nueva tecnología experimentada en las últimas décadas se
presenta como la antesala del desarrollo de lo que hoy se conoce como Sistemas
Automatizados. La contabilidad actualmente se ve influenciada por dos variables:
Tecnología.
Globalización y complejidad de los negocios.
Con la aparición de las computadoras, la generalización de las corporaciones, el
surgimiento de grandes empresas multinacionales y la globalización de los mercados
comercios internacionales, se dio un nuevo giro a la orientación de la información
financiera, surgiendo la necesidad de crear Sistemas de Contabilidad que sean más
útiles en el desenvolvimiento de la gestión contable y administrativa, y que dichas
informaciones sean efectivas, confiables y oportunas; esta necesidad fue lo que
impulsó hacia la creación de los Sistemas de Contabilidad Computarizados.
2.2.1 Definición de Sistemas Contables
Existen muchas definiciones de Sistemas Contables:
Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se
recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones,
valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que
presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.
Feliz (Cristina, 2001)
Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y
recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades
12
financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones. Rojo
(Alfonso, 2001)
Un sistema contable es el conjunto de principios y reglas que facilitan el
conocimiento y la representación adecuada de la empresa y de los hechos
económicos que afectan a la misma. (Sánchez, 2007)
De los conceptos expuestos, se puede deducir que los sistemas contables apoyan al
proceso de las actividades mercantiles que obtienen como producto final, la
presentación de estados financieros. Un sistema contable se integra de métodos,
procedimientos, políticas y recursos utilizados por una entidad para seguir el proceso
de las actividades financieras y resumirlas en forma útil y comprensible con el
objetivo de servir de base para quienes toman las decisiones.
2.3. LA CONTABILIDAD
2.3.1 La contabilidad-conceptos
Existen un sinnúmero de conceptos de contabilidad como los que se puede apreciar a
continuación, emitidos por varios autores:
Según Mercedes Bravo (2008), define a la contabilidad como “la ciencia, el
arte y la técnica que permite el análisis, clasificación, registro, control e
interpretación de las transacciones que se realizan en una empresa, con el
objeto de conocer su situación económica y financiera al término de un
ejercicio económico o período contable. (BRAVO, 2008)
Según Gonzalo Terán (1998), señala que “la contabilidad es un instrumento de
comunicación de hechos económicos, financieros y sociales, suscitados en una
empresa sujeto a medición, registración e interpretación, para la toma de
decisiones empresariales. (TERÁN GANDARILLAS, 1998)
Según SYDNEY, Davidson, y ROMAN, L., (1996), conceptualizan la
contabilidad como “sistema de información cuya finalidad es ofrecer a los
interesados, información económica sobre una entidad. En el proceso de
comunicación participan los que preparan la información y los que la
utilizan”. (SYDNEY, 1996)
Con los términos de los conceptos expuestos se puede concluir en dos, un concepto
ampliado y un concepto resumido de lo que es la contabilidad, los mismos que
ayudarán a entender claramente su objetivo, como los siguientes:
13
Concepto ampliado: La contabilidad es la técnica y método que permite registrar en
forma cronológica, las transacciones y operaciones que realiza una actividad
económica o empresa durante un determinado período, con el fin de que a la
finalización del mismo se pueda informar sobre su situación financiera en relación
con sus activos, pasivos y patrimonio, así como de la utilidad o pérdida producida
por efecto de sus ingresos, costos y gastos.
Concepto resumido: La contabilidad es la técnica y método que permite registrar e
informar.
Como se puede apreciar en los conceptos citados y en el esquema simplificado que
se presenta a continuación, existen un sinnúmero de términos técnicos que son
importantes definirlos, ya que en función de ellos se podrá entender el fundamento
de la contabilidad, y que de manera general se señalan a continuación:
14
ESQUEMA DE LOS OBJETIVOS Y HERRAMIENTAS DE LA CONTABILIDAD
C
O
N
T
A
B
I
L
I
D
A
D
D
TÉCNICA
Y
MÉTODO
LIBROS
CONTABLES REGISTRA PRINCIPALES
AUXILIARES
GENERADOS DESDE EL LIBRO DIARIO GENERAL GENERADOS DESDE FUERA DEL LIBRO DIARIO GENERAL,
LIBROS
MAYORES
AUXILIARES
DE CAJA BANCOS DE OBLIGACIONES POR COBRAR DE OBLIGACIONES POR PAGAR DE IMPUESTO Y RETENCIONES DE GASTOS GENERALES OTRAS NECESIDADES
INFORMA
ESTADOS
FINANCIEROS
NEC 1
- ESTADO DE SITUACION FINANCIERA O BALANCE GENERAL
- ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS O BALANCE DE RESULTADOS
- ESTADO DE SUPERAVIT GANANCIAS RETENIDAS
- ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
- ESTADO DE CAMBIO EN EL PATRIMONIO
LIBRO DIARIO GENERAL JORNALIZACIÓN – ASIENTOS CONTABLES LIBRO MAYOR GENERAL MAYORIZACIÓN – AGRUPACIÓN S/NATURALEZA
LIBRO CAJA BANCOS REGISTRO SOLO EFECTIVO LIBRO DE INVENTARIOS DETALLE DE EXISTENCIA DE MERCADERÍAS
TARJETAS
AUXILIARES
T. DE CONTROL DE MERCADERÍAS (KARDEX) T. DE CONTROL DE BIENES Y DEPRECIACIONES (ACTIVOS FIJOS) T. DE AMORTIZACIONES OTRAS TARJETAS PARA EL CONTROL
INTERNO SEGÚN NECESIDADES
15
En el esquema se puede observar que los objetivos de la contabilidad son dos, el de
registrar y el de informar. Para registrar la técnica contable utiliza libros de registro
tanto principales como auxiliares y para informar utiliza los estados financieros.
Los libros de registro principales son aquellos donde se anota o registra información,
relacionada con las transacciones y operaciones de la empresa, información que sirve
para elaborar los estados financieros.
En cambio en los libros auxiliares se anota información que sirve de ayuda o soporte
de los libros principales; sirve para desagregar información y llevar un control
pormenorizado de los movimientos de la empresa.
Los Estados Financieros son esquemas contables que sirven para demostrar la
situación económica y financiera de la empresa. Información que a su vez permite a
los dueños, socios o accionistas tomar las mejores decisiones en beneficio de la
organización.
2.3.2 La contabilidad como Técnica
Por ser el resultado de la aplicación de una serie de principios, normas, técnicas y
procedimientos que permiten cumplir con los objetivos de la contabilidad que son los
de registrar e informar; tales como:
Principios de contabilidad.- Disposiciones y procedimientos que definen la
práctica aceptada de contabilidad de general aceptación “PCGA” su aplicación
es obligatoria, ejemplo la partida doble.
Normas de contabilidad.- Disposiciones que se adoptan a nivel nacional e
internacional con el objeto de que la información y los resultados se reflejen de
una manera técnica, confiable y correcta, ejemplos: las Normas Ecuatorianas de
Contabilidad “NEC” y las normas internacionales de contabilidad “NIC”.
Normas legales.- Disposiciones de cada país que contenidas en leyes,
reglamentos y otros instrumentos con fuerza legal norman los procedimientos
relacionados con los registros contables y la presentación de resultados; ejemplo
la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno.
16
Procedimiento.- Secuencia ordenada que debe ser aplicada en la formulación de
registros y la presentación de informes; ejemplo: Flujograma del proceso
contable, primero el balance de situación financiera inicial, luego el libro diario
general, luego el libro mayor general y el libro mayor auxiliar, etc.
2.3.3 La contabilidad como Método
Por ser el resultado de la aplicación de una manera razonada de obrar y actuar sobre
los libros de contabilidad. Requiere para el registro y procesamiento de información
de un análisis previo debidamente razonado “Primero pensar para actuar”.
2.3.4 Otros términos contables
Cronología.- Establece que los registros contables de las transacciones u
operaciones deben efectuarse siguiendo un orden riguroso de fechas de acuerdo
con el calendario, es decir en la medida que éstos se van produciendo a través del
tiempo.
Transacciones.- La transacción se la conceptualiza como aquel intercambio de
bienes o servicios con el fin de satisfacer necesidades individuales o colectivas, y
que al relacionarlas con la contabilidad deben ser registradas en libros contables.
Operaciones.- Aquellas que sin producir intercambio como la transacción, deben
ser registradas en libros por así disponerlo los principios y normas contables, así
como las disposiciones legales.
Actividad económica.- Conjunto de operaciones propias de una persona natural o
ente jurídico orientadas a proveer y satisfacer necesidades de tipo económico o
social mediante la producción o comercialización de bienes o servicios.
2.4. EL REGISTRO CONTABLE
El Registro Contable significa anotar técnicamente en libros de contabilidad, las
transacciones y operaciones que realiza un ente económico y para lo cual se utiliza
Libros de Registro tanto principales como auxiliares.
17
Libros principales.- Instrumentos de registro que contienen información
clasificada que será utilizada posteriormente en la formulación y presentación de
los informes financieros o balances.
Libros auxiliares.- Son también instrumentos de registro que sirven de ayuda y
soporte para el control desagregado de información que facilita el control interno
de tipo previo como concurrente y posterior.
2.4.1. Procedimiento para el registro contable
El registro contable inicia tomando como referencia el documento fuente o
soporte que garantice el registro de la transacción en un primer libro principal
conocido como Libro Diario o Libro de Primeras Entradas. Este registro deberá
realizarse cumplimiento con el Principio de la Partida Doble.1 El acto de anotar,
registrar o almacenar información en el Libro Diario se conoce con el nombre de
jornalización.
La siguiente etapa consiste en trasladar la información del Libro Diario a un
segundo libro principal de registro al que se le conoce con el nombre de Libro
Mayor. El Libro Mayor es el conjunto de cuentas; en estas cuentas se registran o
anotan las transacciones y operaciones según su naturaleza. La acción de trasladar
la información del Libro Diario al Libro Mayor se conoce con el nombre de
mayorización.
Una vez recopiladas y reflejadas todas las transacciones y operaciones en el Libro
Mayor se procede a obtener el saldo deudor o acreedor de cada una de las cuentas.
Las sumas de todos los saldos deudores deben ser igual a la suma de todos los
saldos acreedores, ya que cada transacción que genera un débito, genera también
un crédito y viceversa de la misma cuantía.
Una vez que se ha finalizado los pasos correspondientes a la teneduría de libros se
procede a realizar una serie de ajustes de varias cuentas con el objetivo de
destacar hechos económicos que aunque no se han producido de forma
convencional, si representan transacciones finiquitadas como algunas obligaciones
1 Partida Doble: relación de igualdad que en términos monetarios se dan entre los valores recibidos y
los valores entregados.
18
pendientes de pago, como intereses por cobrar que todavía no se han efectivizado;
gastos pendientes como sueldos y salarios del mes corrientes entre otros.
Efectuados los asientos de ajuste tanto en el Libro Diario como en el Libro
Mayor se procede a realizar un primer balance no financiero que es el de
Comprobación, cuyo objetivo es el de verificar que los registros se hayan
realizado cumpliendo con el principio de la Partida Doble.
Finalmente con los saldos debidamente comprobados se procede a elaborar los
estados financieros finales, a fin de determinar la utilidad o pérdida producida y la
situación económica de la empresa.
El último paso consiste en cerrar las cuentas anuales, transfiriéndolas a la cuenta
de pérdidas y ganancias, con el propósito de que las cuentas que corresponden tan
solo a la actividad anual, se anulan unas a otras, para que los créditos y débitos del
siguiente año fiscal, reflejen en particular la actividad fiscal de ese año.
Los estados financieros representan el producto final del proceso contable y tienen
por objeto presentar información financiera para que los diversos usuarios de los
estados financieros, puedan tomar decisiones eficientes y oportunas. La información
financiera que los usuarios requieren se enfoca primordialmente en la evaluación de
la rentabilidad, evaluación de la posición financiera que incluye su solvencia y
liquidez, la evaluación de la capacidad financiera de crecimiento; y, la evaluación del
flujo de fondos.
2.5. LOS ESTADOS FINANCIEROS
Son informes contables en el que se reflejan las operaciones de las empresas
realizadas en un período determinado a fin de analizar e interpretar la situación
económica y financiera de la misma, los estados financieros son el resumen de las
actividades de la contabilidad y por consiguiente son informativos dentro y fuera de
las empresas o instituciones.
2.5.1 Importancia
El análisis e interpretación de los Estados Financieros toma vital importancia desde
la fase inicial del proceso contable, cuando se jornaliza los movimientos contables-
19
financieros, debido a que éstos afectan directamente a los grupos de cuentas sean:
Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos, Costos y Gastos.
El análisis e interpretación de la información financiera debe ser continua y
profunda, debido a que no se puede tomar decisiones de forma empírica, sino con
una base de apoyo comprobada mediante técnicas establecidas.
Los principales estados financieros tienen como objetivo informar sobre la situación
financiera de la empresa a una fecha determinada, sobre los resultados de sus
operaciones y el flujo del efectivo.
Los Estados Financieros sirven para:
Tomar decisiones de inversión y crédito.
Evaluar la gestión gerencial, la solvencia y la liquidez de la empresa, así por
ejemplo la capacidad para generar fondos.
Conocer el origen y las características de sus recursos.
Determinar la utilidad o pérdida en el período contable.
Conocer la distribución de utilidades.
Permite analizar e interpretar el comportamiento de los activos, pasivos y
patrimonio.
Permite tomar decisiones oportunas y confiables.
2.5.2 Clases de Estados Financieros
Los estados financieros básicos son:
Balance de Situación Financiera o Balance General.
Estado de Situación Económica o de Pérdidas y Ganancias.
Estado de Superávit o Ganancias Retenidas.
Estado de Flujo de Efectivo.
Estado de Cambios en el Patrimonio.
20
2.5.2.1 Balance de Situación Financiera o Balance General
En este estado se puede determinar la situación económica financiera de la empresa al
inicio o al final del ejercicio económico.
Estructura y presentación del Balance de Situación Financiera
Fuente: Mercedes Bravo, Contabilidad General
Elaboración: Gladys Verdezoto
2.5.2.2 Estado de Resultados
Es aquel que determina la utilidad o pérdida del ejercicio económico, como resultado de
los ingresos, costos y gastos; aquí se mide el rendimiento económico que ha generado
la empresa.
CODIGO 1. ACTIVO CODIGO 2. PASIVO
1.1 CIRCULANTE O CORRIENTE XXX 2.1 CIRCULANTE O CORRIENTE XXX
1.1.01 CAJA XXX 2.1.01 DOCUMENTOS POR PAGAR XXX
1.1.02 CAJA BANCOS XXX 2.1.02 CUENTAS POR PAGAR XXX
1.1.08 CUENTAS POR COBRAR XXX XXX 2.1.03 IVA COBRADO VTAS XXX
3.5.12. (-) R/ACUM. CUENTAS MALAS XXX 2.1.08 15% TRAB. POR PAGAR XXX
1.1.10 IVA PAGADO EN COMPRAS XXX 2.2.02 IMP. RENTA CAUSADO XXX
1.1.17 INV. DE MERCADERIAS XXX ETC.. XXX
ETC.. 2.2 PASIVO DIFERIDO XXX
XXX
1.2 ACTIVOS FIJOS XXX ETC.. XXX
1.2.02. EQUIPOS DE OFICINA XXX XXX 2.3. OTROS PASIVOS XXX
3.5.02 (-) R/ DEP. ACUM. EQUIP. OF. XXX XXX
1.2.03 EQUIPOS DE COMPUTACION XXX XXX ETC.. XXX
3.5.03 (-)R/DEP. ACUM. EQUIP. COM XXX 3. PATRIMONIO XXX
1.2.04 VEHICULOS XXX XXX 3.1.01 CAPITAL XXX
3.5.04 (-) R/ DEP. ACUM. VEHICULOS XXX 3.2.01 R/LEGAL XXX
ETC.. 3.2.03 R/ESTATUTARIA XXX
3.2.03 R/FACULTATIVA XXX
1.3 ACTIVOS DIFERIDOS XXX 3.2.05 R/DIVIDENDOS X PAGAR XXX
1.3.01 GASTOS DE CONTITUCION XXX XXX ETC..
(-) R/AMORT. ACUM. GTOS CONS. XXX
ETC..
1.4 OTROS ACTIVOS XXX XXX
TOTAL DEL ACTIVO XXX TOTAL PASIVOS + PATRIMONIO XXXX
ESTRUCTURA DEL ESTADO FINANCIERO
EMPRESA "XX"
ESTADO DE SITUACION FINANCIERA O BALANCE GENERAL
AL ………..
21
Estructura y presentación del Estado de Pérdidas y Ganancias
EMPRESA "XX"
ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS O DE RESULTADOS
DEL…… AL ….. DEL……
CODIGO CUENTAS
4 VENTAS NETAS xxx
4.1.01 VENTAS xxx
(-) MENOS xxx
4.1.02 DESTOS O REBAJAS EN VTAS. xxx
4.1.03 DEVOLUCIONES EN VTAS xxx
4.1.04 TRANSPORTES O FLETES EN VTAS xxx
5.1.05 (-) COSTO DE VENTAS xxx
1.1.17 INVENTARIO INICIAL DE MERCADERIAS xxx
(+) COMPRAS NETAS xxx
5.1.05 COMPRAS xxx
5.1.04 (+) TRANSPORTE EN COMPRAS xxx
(=) COMPRAS BRUTAS xxx
(-) MENOS xxx
5.1.02 DESTOS O REBAJAS EN COMPRAS xxx
5.1.03 DEVOLUCIONES EN COMPRAS xxx
(=) MERCADERIA DISPONIBLE PARA VTA. xxx
1.1.17 (-) INV. FINAL DE MERCADERIAS xxx
(=) UTILIDAD BRUTA EN COMPRA-VTA xxx
4.2 (+) OTROS INGRESOS xxx
4.2.01 COMISIONES xxx
4.2.02 INTERESES xxx
4.2.03 ARRIENDOS xxx
UTILIDAD BRUTA TOTAL xxx
6 (-) GASTOS PERDIDAS Y OTROS EGRESOS xxx
6.1.01 GASTOS ADMIN. (Depreciación, Amortización Etc.) xxx
6.2.02 GASTOS FINANCIEROS xxx
6.3.01 GASTOS DE VENTA xxx
(=) UTILIDAD NETA ANTES DE PARTICIPACION A
TRABAJADORES E IMPUESTOS xxx
(-) 15% DE PARTICIPACION A TRABAJADORES xxx
(=) BASE IMPONIBLE EN EL CASO DE SOC. Y RENTA
LIQUIDA DE CAPITAL Y TRABAJO EN EL CASO DE
NEGOCIOS DE PERSONAS NATURALES xxx
Fuente: Mercedes Bravo, Contabilidad General
Elaboración: Gladys Verdezoto
22
2.5.2.3 Estado de Superávit o Ganancias Retenidas
Según (KLOTHER, 1996), El Estado de Superávit, conocido también como
Estado de Ganancias Retenidas, es un informe que demuestra los cambios
ocurridos en las utilidades de ejercicios anteriores que no han sido entregadas
o distribuidas a socios y accionistas en el ejercicio presente.
Según (HARGADON, 1996), se trata de un estado financiero cuya finalidad
es exhibir los cambios que ocurren en la cuenta Superávit Ganancias
retenidas, durante un período contable.
Por lo tanto, este estado se elabora especialmente para conocimiento de socios y
accionistas, quienes podrán tener una visión clara de la estructura y variaciones que
ha sufrido el capital durante un período determinado. Su importancia radica en que:
Permite analizar y proyectar la situación del capital neto en el futuro, con el cual
se podrían plantear proyectos específicos a corto, mediano y largo plazo.
Revela el impacto de las operaciones económicas en el patrimonio de la empresa,
durante un período señalado.
Permite corregir errores u omisiones en los resultados de años anteriores.
Las formas de presentación usuales son:
a) Vertical o informe: A partir de las ganancias retenidas de años anteriores se
adiciona la utilidad neta del ejercicio, de este total se dispone la distribución para
los distintos conceptos de aplicación, y por diferencia, se establece la utilidad a
disposición de los socios, quienes decidirán qué uso darle: repartirlo, retenerlo, o
combinar las dos opciones anteriores.
A continuación, se presenta la estructura y presentación del Estado de Ganancias
retenidas:
23
Estructura y presentación del Estado de Ganancias Retenidas
Fuente: Mercedes Bravo, Contabilidad General
Elaboración: Gladys Verdezoto
b) Horizontal o comparativo: De igual manera, a partir de las utilidades retenidas
de ejercicios anteriores, se adiciona las utilidades presentes y se establece la
disponibilidad. En el lado derecho se coloca las cantidades destinadas a
impuestos, reservas, dividendos declarados y otros conceptos de apropiación de
utilidades dispuestas por los accionistas, hasta llegar a determinar el superávit a
disposición de éstos.
El formato es el siguiente:
GANACIAS RETENIDAS (Inicial) xxxx (+)(-) AJUSTES xxxx GANACIAS RETENIDAS (Ajustadas) xxxx UTILIDAD NETA DEL EJERCIO xxxx UTILIDAD RETENIDAS (Disponible) xxxx
DIVIDENDOS DECLARADOS xxxx RESERVA LEGAL xxxx RESERVA ESTATUTARIA xxxx RESERVA FACULTATIVA xxxx xxxx GANACIAS RETENIDAS (Final) xxxx
f) GERENTE f) CONTADOR
EMPRESA XX
ESTADO DE GANACIAS RETENIDAS O SUPERAVIT
DEL_______AL_______
24
Estructura y presentación del Estado de Ganancias Retenidas
Fuente: Mercedes Bravo, Contabilidad General
Elaboración: Gladys Verdezoto
2.5.2.4 Estado de Flujo de Efectivo
El Estado de Flujo de Efectivo está incluido en los estados financieros básicos que
deben preparar las empresas para cumplir con la normatividad y reglamentos
institucionales de cada país. Este provee información importante para los
administradores del negocio y surge como respuesta a la necesidad de determinar la
salida de recursos en un momento determinado, como también un análisis proyectivo
para sustentar la toma de decisiones en las actividades financieras, operacionales,
administrativas y comerciales.
Definición.- El Estado de Flujo de Efectivo es el estado financiero básico que
muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y
financiación. Debe determinarse para su implementación el cambio de las diferentes
partidas del Balance General que inciden en el efectivo.
Objetivo General.- El objetivo de este estado es presentar información pertinente y
concisa, relativa a los recaudos y desembolsos de efectivo de un ente económico
durante un periodo para que los usuarios de los estados financieros tengan elementos
adicionales para examinar la capacidad de la entidad para generar flujos futuros de
UTILIDADES RETENIDAS (Inicial) xxxx UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO xxxx UTILIDAD RETENIDAS (Disponible) xxxx
DIVIDENDOS DECLARADOS (xxxx) RESERVA LEGAL (xxxx) RESERVA ESTATUTARIA (xxxx) RESERVA FACULTATIVA (xxxx) UTILIDAD RETENIDAS (Final) XXXX
f) GERENTE f) CONTADOR
EMPRESA XX
ESTADO DE GANACIAS RETENIDAS O SUPERAVIT DEL_______AL_______
25
efectivo, para evaluar la capacidad, para cumplir con sus obligaciones, determinar el
financiamiento interno y externo, analizar los cambios presentados en el efectivo, y
establecer las diferencias entre la utilidad neta y los recaudos y desembolsos.
Para cumplir con el objetivo general, se debe mostrar de manera clara la variación
que ha tenido el efectivo durante el periodo frente a las actividades.
Clasificación del flujo por actividades:
Actividades de Operación: Aquellas que afectan los resultados de la empresa, están
relacionadas con la producción y generación de bienes y con la prestación de
servicios. Los flujos de efectivo son generalmente consecuencia de las transacciones
de efectivo y otros eventos que entran en la determinación de la utilidad neta.
Actividades de Inversión: Incluyen el otorgamiento y cobro de préstamos, la
adquisición y venta de inversiones y todas las operaciones consideradas como no
operacionales.
Financiación: Determinados por la obtención de recursos de los propietarios y el
rembolso de rendimientos, se consideran todos los cambios en los pasivos y
patrimonio diferentes a las partidas operacionales.
Los efectos de actividades de inversión y financiación que cambien o modifiquen la
situación financiera de la empresa, pero que no afecten los flujos de efectivo durante
el periodo deben revelarse en el momento. Adicionalmente se debe presentar una
conciliación entre la utilidad neta y el flujo de efectivo.
ENTRADAS:
Recaudo de las ventas por bienes o prestación de servicios.
Cobro de cuentas por cobrar.
Recaudo de intereses y rendimientos de inversiones.
Otros cobros no originados con operaciones de inversión o
financiación.
26
SALIDAS:
Desembolso de efectivo para adquisición de materias primas, insumos y bienes
para la producción.
Pago de las cuentas de corto plazo.
Pago a los acreedores y empleados.
Pago de intereses a los prestamistas.
Otros pagos no originados con operaciones de inversión o financiación.
Estructura y presentación del Estado de Flujo de Efectivo
Fuente: Mercedes Bravo, Contabilidad General
Elaboración: Gladys Verdezoto
Ingreso en efectivo de los clientes xxxx Efectivo pagado a proveedores y empleados (xxxx) Efectivo generado por las operaciones xxxx Intereses pagados (xxxx) Impuesto a la renta (xxxx) Flujo de efectivo antes de partida extraordinaria xxxx Ingresos por liquidación del Seguro xxxx Efectivo eto por actividades operativas xxxx
Adquisición de Subsidiaria X (Nota A) (xxxx) Adquisición de propiedades planta y equipo (Nota B) (xxxx) Procedente de Venta de Equipo xxxx Intereses recibidos xxxx Dividendos recibidos xxxx Efectivo neto usado en actividades de inversión xxxx
Emisión y venta de acciones xxxx Préstamos a largo plazo xxxx Pago de pasivos por arrendamiento financiero (xxxx) Dividendos pagados (xxxx) Efectivo neto usado en actvidades de financiamiento xxxx
Aumento neto en efectivo y sus equivalentes xxxx Efectivo y sus equivalentes al inicio del período xxxx Efectivo y sus equivalentes al final del período xxxx
f) GERENTE f) CONTADOR
EMPRESA XX
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO DEL_______AL_______
27
2.5.2.5 Estado de Cambio en el Patrimonio
Es un documento contable o estado financiero que muestra el movimiento del capital
de trabajo durante el ejercicio económico, exhibiendo las causas o motivos de las
variaciones existentes que permitan tomar acciones correctas y oportunas.
Este estado proporciona información para que los propietarios de la empresa busquen
mantener una buena situación en el capital de trabajo, ya que éste permite cumplir
sus obligaciones con terceros y continuar sus operaciones.
Estructura y presentación del Estado de Cambios en el Patrimonio
Fuente: Mercedes Bravo, Contabilidad General
Elaboración: Gladys Verdezoto
2.6. IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS CONTABLES
La importancia de los Sistemas Contables, es que a través de ellos se puede
identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones y
operaciones de la organización y de esta manera tener contabilizados los activos,
pasivos, ingresos, costos y gastos que pudiera tener la empresa; información de
Descripción Capital pagado
Prima en emisión de
acciones
Reserva legal
Otras reservas
Utilidades no
distribuidas
Total
Saldo al 31 de diciembre 200…. xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx
Cambio en política de Contabilidad (xxxx) (xxxx)
Saldo reestructurado xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx
Utilidad neta del período xxxx xxxx Dividendos (xxxx) (xxxx) Apropiación para reservas xxxx (xxxx) ---- Emisión de capital acciones xxxx xxxx xxxx
Saldo al 31 de diciembre 200…. xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx
Aumneto de capital mediante apropiación de reservas xxxx (xxxx) (xxxx)
xxxx Utilidad neta del período xxxx xxxx Dividendos (xxxx) (xxxx) Apropiación para reservas xxxx (xxxx) ---- Emisión de capital acciones xxxx xxxx xxxx
Saldo al 31 de diciembre 200… xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx
f) GERENTE f) CONTADOR
AL_______ ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO
EMPRESA XX
28
trascendental importancia para los directivos de la empresa; ya que en base a ello se
tomarán decisiones para enrumbar al éxito a la entidad.
Según lo manifiesta (BRAVO, 2008):
El Sistema Contable suministra información cuantitativa y cualitativa con tres
grandes propósitos: información interna a los gerentes, para uso en la
planeación de la estrategia, toma de decisiones y formulación de políticas
generales y planes de largo alcance. Información externa para los accionistas,
el gobierno y terceras personas.
De esta cita se puede concluir que la importancia de los sistemas contables es el de
proporcionar información financiera sobre la organización, basado en normas, reglas,
procedimientos y principios para la toma de decisiones administrativas por parte de
los directivos de la entidad, a fin de realizar la planeación y control de las actividades
organizacionales.
Los sistemas contables son herramientas fundamentales, que permiten mantener un
cierto control de todas las negociaciones comerciales y financieras que se realicen en
la empresa, además de cumplir con el requerimiento de información para lograr
obtener un mayor aprovechamiento de todos los recursos disponibles.
Los sistemas de contabilidad representan una de las herramientas más importantes y
esenciales para lograr el desarrollo de las compañías. A su vez, los sistemas de
contabilidad son los encargados de analizar y valorar todos aquellos resultados
económicos que suele obtener una empresa mediante la agrupación y la comparación
de resultados, permitiendo así, que todas las tareas de la compañía sean ejecutadas
bajo control y con la supervisión de un contador.
2.7. CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS CONTABLES
Desde el punto de vista de los negocios y su relación con la teoría contable se
clasifican los sistemas contables de la siguiente forma:
29
CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS CONTABLES
-JORNALIZADOR
-CAJA - DIARIO
SISTEMAS - CENTRALIZADOR o DIARIOS MÚLTIPLES
-AMERICANO o DIARIO MAYOR
CONTABLES - DE COMPROBANTES
- SUBSIDIARIOS
-COMPUTACIONAL
UTILIZAN -JORNALIZADOR
UN LIBRO DIARIO -DIARIO MAYOR
CLASIFICACIÓN
DESDE EL UTILIZAN VARIOS -CAJA - DIARIO
PUNTO DE VISTA DIARIOS -CENTRALIZADOR
DEL LIBRO DIARIO
UTILIZAN EL - DE COMPROBANTES
DIARIO EN -SUBSIDIARIOS
HOJAS SUELTAS -COMPUTACIONAL
-JORNALIZADOR
-CAJA - DIARIO
MANUALES -CENTRALIZADOR
-AMERICANO o DIARIO MAYOR
CLASIFICACIÓN -DE COMPROBANTES
SEGÚN LOS -SUBSIDIARIOS
MEDIOS QUE SE
UTILIZAN
COMPUTACIONALES COMPUTACIONALES
2.7.1 Elementos formales de un sistema contable
En un sistema contable, conviene establecer de manera precisa cuales son los
elementos formales que deben ser incorporados. De manera general se puede decir
que están dados por los formularios y comprobantes que constituyen los documentos
fuente o soporte para el registro; las cuentas contables que sirven para registrar
información de una misma naturaleza; los registros que deberán realizarse en los
diferentes libros de contabilidad y los estados informativos que son aquellos balances
que sirven para condensar la información financiera, como se puede observar a
continuación:
30
FORMULARIOS Y COMPROBANTES
ELEMENTOS CUENTAS CONTABLES Y REGISTROS
ESTADOS INFORMATIVOS
1. FORMULARIOS Y COMPROBANTES
-FACTURAS
-FACTURAS DE COMPRAS
-BOLETAS DE VENTAS Y SERVICIOS
-GUIAS DE DESPACHO
COMPROBANTES -LIQUIDACIÓN FACTURA
-NOTAS DE DEB1TO
-NOTAS DE CRÉDITO
-BOLETAS ENTRADAS DE ESPECTÁCULOS
-BOLETAS DE HONORARIOS
FORMULARIOS -BOLETAS DE RETENCIÓN DE TERCEROS
-LETRAS DE CAMBIO
Y -PAGARÉS
-OTROS.
COMPROBANTES
-ORDENES DE COMPRA
FORMULARIOS -GUIA RECEPCIÓN BODEGA
-COMPROBANTES DE INGRESOS
-COMPROBANTES DE EGRESOS
-COMPROBANTES DE TRASPASOS
-LIQUIDACIONES DE SUELDOS
-CONTRATOS DE TRABAJO
-OTROS
2. CUENTAS CONTABLES
CUENTA CONTABLE CUADRO ESQUEMÁTICO QUE AGRUPA PARTIDAS DE
UNA MISMA o SIMILAR NATURALEZA
PLAN DE CUENTAS CONJUNTO DE CUENTAS CONTABLES QUE
UTILIZA EL SISTEMA CONTABLE.
31
3. REGISTROS.
*LIBRO DIARIO
*LIBRO MAYOR
*LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
*LIBRO DE BANCOS
*LIBRO CAJA
*LIBRO DE COMPRAS Y VENTAS
*LIBRO DE IMPUESTOS RETENIDOS
*LIBRO DE HONORARIOS
LIBROS Y *LIBRO DE REMUNERACIONES
CUENTAS *REGISTRO Y CONTROL DE LETRAS DE
PRINCIPALES CAMBIO, PAGARÉS Y DEMÁS DCTOS.
*REGISTRO DE EXISTENCIAS
*REGISTRO DE LA RENTA LÍQUIDA
IMPONIBLE Y DE UTILIDADES
ACUMULADAS
*LIBRO CONTROL DE DOCUMENTOS
*LIBRO CONTROL DE TIMBRAJES DE
REGISTROS HOJAS SUELTAS
*LIBRO o CUADERNO VENTAS. MENORES
* OTROS.
*CUENTAS CORRIENTES CLIENTES
LIBROS Y *CUENTAS CORRIENTES PROVEEDORES
CUENTAS *LIBRO DE VENCIMIENTOS
AUXILIARES *LIBRO DE ASISTENCIA
*LIBROS DE CORRESPONDENCIA
*LIBRO DE ACTAS
*OTROS.
4. ESTADOS INFORMATIVOS
*BALANCE GENERAL
*ESTADO DE RESULTADOS
*ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
*ESTADO DE CAMBIOS EN LA POSICIÓN
ESTADOS FINANCIERA
INFORMATIVOS *MEMORIAS
*ESTADOS REQUERIDOS POR INSTITUCIONES
FISCALIZADORAS
*OTROS.
A través de los siguientes flujogramas se puede visualizar los elementos que
conforman los sistemas contables:
32
1. SISTEMA JORNALIZADOR o CAJA DIARIO
El Sistema Jornalizador : Sistema el cual registra todas las operaciones
mercantiles en el “DIARIO” o libro único, en forma detallada a través de
asientos, de este modo se cumple con el principio contable de la partida doble,
dichas operaciones deben ser registradas en forma cronológica y
posteriormente, traspasadas al Libro Mayor, para ser llevadas al Balance de
Comprobación y posteriormente a los Estados Financieros. (Geocities.ws,
2002)
Flujograma 1: Sistema Jornalizador o Caja Diario
Fuente: http://www.geocities.ws/contabilidadjcl/n1sistemacentralizadorconceptos.pdf
Elaboración: Gladys Verdezoto
COMPROBANTES
DE ORIGEN
LIBRO DIARIO
LIBRO MAYOR
BALANCE DE COMPROBACIÓN Y
DE SALDOS
BALANCEGENERAL Y
ESTADO DE RESULTADOS
LIBRO COMPRAS
LIBRO VENTAS
LIBRO CAJA
33
2. SISTEMA CENTRALIZADOR O DIARIOS MÚLTIPLES
El utilizar el anterior sistema era demasiado engorroso el cual traía varias
complicaciones, por esta razón se creó este nuevo sistema, el cual registra todas
las operaciones en diferentes libros, para que este sistema sea eficiente se han
creado diarios nuevos, tales como: Caja, Documentos por Pagar, Documentos
por Cobrar, Compras, Ventas, Gastos, etc. (Geocities.ws, 2002)
Flujograma 2: Sistema Centralizador o Diarios Múltiples
Fuente: http://www.geocities.ws/contabilidadjcl/n1sistemacentralizador
Elaboración: Gladys Verdezoto
COMPROBANTES
DE ORIGEN
LIBRO COMPRAS
LIBRO VENTAS
LIBRO DE REMUNERACIONES
LIBRO DE RETENCIONES
LIBRO DE BANCOS
OTROS LIBROS
LIBRO DE LETRAS POR
PAGAR
LIBRO DE LETRAS POR
COBRAR
LIBRO DE INGRESOS
LIBRO DE EGRESOS
LIBRO DIARIO o
LIBRO AMERICANO
LIBRO MAYOR
BALANCE GENERAL
Y ESTADO DE RESULTADOS
BALANCE
CLASIFICADO
AUXILIARES DEL LIBRO
MAYOR
34
3. SISTEMA AMERICANO
Este sistema consiste en la fusión del Libro Diario con el Mayor. En este Libro
se anota cronológicamente cada hecho económico, pero no de la forma
tradicional de Asiento que se conoce, sino en columnas diseñadas para
cada Cuenta. (Scribd.com, 2004)
Flujograma 3: Sistema Americano
Fuente: http://es.scribd.com/doc/26053467/3UNIDAD-CONTABILIDAD-I
Elaboración: Gladys Verdezoto
COMPROBANTES
DE ORIGEN
LIBRO COMPRAS
LIBRO VENTAS
LIBRO DE REMUNERACIONES
LIBRO DE RETENCIONES
LIBRO DE BANCOS
OTROS LIBROS
LIBRO DE LETRAS
POR PAGAR
LIBRO DE LETRAS POR
COBRAR
LIBRO DE INGRESOS
LIBRO DE EGRESOS
L I B R O A M E R IC A N O
L I B R O A M E R IC A N O
BALANCE GENERAL Y ESTADO DE RESULTADOS
AUXILIARES DEL LIBRO
MAYOR
35
4. SISTEMA COMPUTACIONAL CONTABLE
Los Sistemas Computacionales Contables son aquellos que utilizan el hardware
necesario para la automatización de los procesos contables dentro de la
organización. Estos sistemas consisten en procesar las transacciones y
operaciones de la empresa durante el período contable de manera
automatizada, y al término del mismo arrojar información procesada lista para
ser analizada. (Transtecnia.com, 2003)
Flujograma 4: Sistema Computacional Contable
Fuente: http://www.transtecnia.cl/gestion_contable.htm
Elaboración: Gladys Verdezoto
COMPROBANTES DE ORIGEN
ESPECIALIDAD DE
CONTABILIDAD A 12 3 4 5 6 7
G H 9 X 3 4 T
EGRESOS
INGRESOS
COMPROBANTE DE: TRASPASO
SUELDOS
BOLETAS HONORARIOS
-BOLETAS -FACTURAS -NOTAS DÉBITO -NOTAS CRÉDITO
BALANCE GENERAL Y ESTADO DE RESULTADOS
LIBRO DE BANCOS
LIBRO DE COMPRAS
OTROS LIBROS
LIBRO DE VENTAS
LIBRO DE RETENCION
ES
LIBRO REMUNERACI
ONES
BALANCE DE COMPROBACIÓN
Y DE SALDOS
LIBRO
DIARIO
LIBRO
MAYOR
36
SISTEMA COMPUTACIONAL
Es una herramienta completa, capaz de realizar todos los procesos necesarios
para mantener y entregar información actualizada y oportuna de índole
contable y financiero, herramientas tecnológicas de comunicación tanto para el
ingreso como para la entrega de información, transformándose en un apoyo
imprescindible en la gestión administrativa. (Transtecnia.com, 2003)
Flujograma 5: Módulos principales
Fuente: http://www.geocities.ws/contabilidadjcl/n1sistemacentralizadorconceptos.pdf
Elaboración: Gladys Verdezoto
2.7.2 Descripción de los módulos
El sistema computacional está integrado por los siguientes módulos: facturación,
clientes y cuentas por cobrar, compras, inventarios, proveedores y cuentas por pagar,
estadísticas y reportes, tesorería, bancos, contabilidad, ayuda y salir. Estos módulos
son de fácil aplicación. Despliegan las opciones por medio de menús que el usuario
selecciona de acuerdo a la actividad que se encuentre por realizar.
ABASTECIMIENTO FACTURACIÓN
COMPRAS
PROVEEDORES Y
CUENTAS POR PAGAR
TESORERÍA
GESTION COMERCIAL
CLIENTES Y CUENTAS
POR COBRAR
INVENTARIOS
CONTABILIDAD
ESTADÍSTICAS Y
REPORTES
BANCOS
SALIR
AYUDA
37
2.7.2.1 Módulo de Facturación
Fuente: www.google.com/módulosdecontabilidad
El módulo de facturación, controla y administra el ciclo de ventas, desde que
recibe un pedido hasta que se surte y se factura.
Está relacionado directamente con el módulo de inventarios, de donde toma
información sobre productos y existencias.
Se enlaza con el módulo de cuentas por cobrar, donde se administra el estado de
cuenta de cada cliente.
Agrega y cancela documentos de venta.
Da de alta un vendedor y le asigna una comisión de ventas.
Da de alta documentos sin necesidad de capturar todos los datos, utiliza el enlace
de documentos.
Establece descuentos en base a volumen, periodo del año, etc., (políticas de
descuento).
Paga la factura en forma inmediata.
Establece plazos y la forma en la que se realizará el pago de documentos.
Emite reportes de ventas con información de los distintos documentos de ventas.
Expide comprobantes fiscales de manera electrónica previa configuración desde
los parámetros del sistema.
Prepara reportes mensuales que contienen un resumen de las facturas emitidas a
clientes.
38
Genera una consulta especial que contenga la información que necesitan, como
por ejemplo, generar una ventana con el nombre del cliente, el vendedor que lo
atiende, el nombre de la persona de pagos, su fax y su teléfono. Esta consulta la
pueden imprimir o exportar, para utilizarla en otras aplicaciones.
Personaliza las estadísticas de acuerdo a los requerimientos de información de
ventas.
Desbloquea documentos cuando existen fallas eléctricas que afecten el
funcionamiento del sistema.
Emite varios documentos a la vez, entre los cuales se puede mencionar las
cotizaciones, pedidos, remisiones, factura, devoluciones, etc.
2.7.2.2 Módulo Clientes y Cuentas por Cobrar
Fuente: www.google.com/módulosdecontabilidad
El módulo clientes y cuentas por cobrar, controla toda la información de los
clientes y las cuentas que adeudan a la empresa.
Tiene como objetivo principal proveer a la empresa las herramientas para dar el
correcto tratamiento a la gestión de cobros a los clientes, con datos que son
alimentados por facturación del sistema y otros que son importados desde otras
aplicaciones.
Permite administrar con sencillez las facturas, pagos, intereses, notas de débito y
de crédito de los clientes.
Visualiza desde una misma pantalla todas las transacciones que afectan a cada
uno de los clientes y administra la cartera con relativa sencillez.
39
Clientes:
Agrega, modifica o elimina información de los clientes de la empresa.
Revisa el saldo general del cliente o el detalle de los movimientos.
Consulta los movimientos del cliente por concepto y revisa el nombre de la
persona encargada de los pagos, para establecer contacto.
Consulta el expediente del cliente desde el catálogo.
Obtiene un pronóstico de cobranza del cliente y consulta sus datos.
Conoce la antigüedad de saldos del cliente, con el acumulado de saldos
vencidos.
Consulta e imprime el resumen de movimientos del cliente.
Suspende las ventas a un cliente o lo reactiva.
Imprime reportes de clientes como: listado general de clientes y emisión de
etiquetas de clientes.
El sistema le permite enviar correo o correos electrónicos a los contactos
asignados a los clientes.
Cuentas por cobrar:
Agrega o modifica conceptos de las cuentas por cobrar, mismos que se utilizarán
en los movimientos de cuentas por cobrar que se generen.
Agrega, modifica o elimina movimientos de cuentas por cobrar a clientes.
Consulta y asigna número de folios a los documentos emitidos para los pagos
parciales.
Revisa los cobros del día por saldo o por clave del cliente.
Recibe pagos de clientes.
Aplica anticipos a un cliente.
Divide los cargos a un cliente, para recepción de pagos parciales.
Genera reportes como cobranza general, estados de cuenta general y detallado,
resumen de movimientos, pronósticos y controles de cobranza, corte de caja,
entre otros.
Actualiza saldos del cliente.
Aplica intereses moratorios a un cliente.
40
2.7.2.3 Módulo de Compras
Fuente: www.google.com/módulosdecontabilidad
El módulo de compras tiene como objetivo procesar las compras locales e
importaciones.
Controla las órdenes de compra en tránsito y recibidas.
Controla las compras para consumo interno.
Procesar el costeo de la mercancía recibida y su correspondiente alza en
el inventario.
Provee listados por pantalla, impresora y envíos vía e-mail.
Emite impresión de la orden de compra.
Emite listado de compras pendientes.
Emite listado de compras recibidas.
Emite listado de distribución de costos por productos.
Emite listado de proveedores certificados.
Agrega, cancela y busca los documentos de compra.
Realiza la generación masiva de documentos.
Filtra, exporta y copia la información que más le interese de los documentos.
Agrega un documento especial, la cual es un documento con configuración
especial de captura.
Realiza un enlace de documentos.
Cuenta con la opción de documento modelo.
Cuentas con la opción de desbloqueo de documentos.
41
2.7.2.4 Módulo de Inventarios
Fuente: www.google.com/módulosdecontabilidad
Este módulo tiene como objetivo mantener los artículos que la empresa requiere,
teniendo al día existencias, costos y precios.
Controla todas las transacciones de Entrada y Salida registrando los respectivos
movimientos de materiales y productos manejados, con sus respectivos costos.
Agrega, modifica o elimina información de los productos de la empresa.
Realiza el cambio de precios de los productos.
Obtiene una actualización de existencias por producto o por rango de productos.
Realiza el inventario físico de los productos.
Realiza o consulta el kárdex, número de serie, kit o los pedimentos aduanales y
lotes de los productos.
Consulta e imprime los conceptos de movimientos al inventario seleccionado.
Imprime los reportes de inventarios y servicios como: reporte de líneas de
productos, reporte de lista de precios, reporte de existencias y costos, reporte de
stock mínimo, reporte de stock máximo, reporte de productos pendientes, reporte
de requisiciones, reporte de ventas anuales.
Agrega los movimientos al inventario.
Ejecuta la exportación de los movimientos al inventario.
Realiza el traspaso entre almacenes.
42
2.7.2.5 Módulo Proveedores y Cuentas por pagar
Fuente: www.google.com/módulosdecontabilidad
Este módulo tiene como objetivo la administración de toda la información
relacionada con los proveedores de la empresa.
Controla las obligaciones de la empresa en cuanto al pago de proveedores y
terceros.
Proveedores:
Agrega, modifica o elimina información de los proveedores de la empresa.
Revisa el saldo general del proveedor o el detalle de sus movimientos.
Consulta los movimientos del proveedor por concepto y revisa el nombre de la
persona encargada de la recepción de pagos, para establecer contacto.
Obtiene un pronóstico de pagos al proveedor y desde allí consulta sus datos.
Conoce la antigüedad de saldos con el proveedor, con el acumulado de saldos
vencidos.
Consulta e imprime el resumen de movimientos del proveedor seleccionado.
Suspende las compras a un proveedor o lo reactiva.
Imprime reportes de proveedores como: listado general de proveedores,
acumulados de proveedores y emisión de etiquetas.
Maneja un catálogo de zonas donde se podrá definir la región o zona que
abarquen los proveedores.
43
Cuentas por pagar:
Agrega o modifica conceptos de las cuentas por pagar, mismos que se utilizarán
en los movimientos de cuentas por pagar que se generen.
Agrega, modifica o elimina movimientos de cuentas por pagar a proveedores.
Consulta y asigna un número de folio a los documentos que no se les aplicó un
número de folio cuando fueron dados de alta.
Revisa los pagos del día por saldo o por clave del proveedor.
Aplica anticipos a un proveedor.
Divide los cargos a un proveedor, para efectuarle pagos fraccionados.
Actualiza los saldos del proveedor.
2.7.2.6 Módulo Estadística y Reporte
Fuente: www.google.com/módulosdecontabilidad
El módulo de Estadísticas y Reporte tiene como objetivo capturar todos los
movimientos que se están realizando en la empresa y programar los reportes
según las necesidades.
La correcta gestión de reportes estadísticos en la empresa por parte del personal
involucrado, trae consigo un aumento en la calidad de la toma de decisiones.
44
Permite organizar y crear nuevas estadísticas con los datos de los diferentes
módulos del sistema, reflejando la información y de esta manera recaudar los
aspectos importantes del desempeño de la empresa.
Asimismo puede crear la gráfica de las estadísticas, así como personalizarla para
su visualización, etc.
Cada estadística se presenta en cada icono.
2.7.2.7 Módulo de Tesorería
Fuente: www.google.com/módulosdecontabilidad
El módulo de tesorería tiene como objetivo llevar un control de las operaciones
financieras de la empresa, con la finalidad de obtener información oportuna para
la Gerencia.
Registra los movimientos bancarios.
Obtiene inmediatamente los estados de cuenta de clientes.
Concilia las operaciones bancarias con el estado de cuenta del banco.
Asigna un concepto del Flujo de Caja, de tal manera que pueda obtener un Flujo
de Caja Realizado Diario.
Realiza los pagos a proveedores y cancela o amortiza un documento o varios
documentos de un proveedor.
Cuando el pago es efectuado con cheque se debe indicar el banco y el Nº de
cheque afectando inmediatamente a Libro Bancos y la Cuenta Corriente del
Proveedor.
Permite llevar el control de las Letras por cobrar y letras por pagar.
45
2.7.2.8 Módulo Bancos
Fuente: www.google.com/módulosdecontabilidad
El objetivo del módulo Bancos es la de llevar un control de las transacciones
bancarias de la empresa.
Registra los depósitos, retiros y emisión de cheques para los pagos efectuados a
través de las cuentas bancarias de la empresa.
Hace conciliación electrónica con las principales instituciones financieras.
Imprime un reporte para obtener la disponibilidad de las cuentas.
Controla la situación de los estados bancarios mediante el registro de todas las
transacciones relacionadas con las cuentas bancarias que mantiene la empresa;
débitos, créditos, depósitos, cheques y transferencias
Permite el registro de los cheques y transferencias por cualquier concepto
generado a beneficiarios no proveedores, así como a los proveedores o
empleados generados a través de los módulos de Cuentas por Pagar y Gestión de
Nómina respectivamente que mantienen interface con este módulo.
Está interrelacionado con el módulo contable para la afectación respectiva.
Brinda las facilidades de conciliación con el banco ya sea en forma automática
comparándola con algún medio magnético que el banco facilite o en forma
manual contra el estado de cuenta que se recibe del banco.
Facilita además la impresión de los cheques pre impresos y de los comprobantes
de retención relacionados a los pagos a proveedores.
46
2.8. CAMPOS DE APLICACIÓN DE LOS SISTEMAS CONTABLES
Son varios los campos donde se puede aplicar la contabilidad; para tener un criterio
acertado se debe partir de la clasificación de las empresas.
Tabla 2: Clasificación de las empresas
1. POR SU
NATURALEZA
- Industriales
- Comerciales
- De servicios
Transformación de materias
primas e insumos
Compra – venta de
mercaderías
Venta de servicios a la
colectividad
2. POR EL SECTOR
AL QUE
PERTENECE
- Públicas
- Privadas
- Mixtas
El capital pertenece al Estado
El capital pertenece al sector
privado
El capital es público y privado
3. POR LA FORMA
DE
ORGANIZACIÓN
- Unipersonales
- Pluripersonales
El capital pertenece a una
persona natural
El capital pertenece a dos o
más personas naturales
Fuente: Mercedes Bravo, Contabilidad General
Elaboración: Gladys Verdezoto
Como se observa en el cuadro, las empresas han sido clasificadas desde diferentes
puntos de vista:
Por su naturaleza o actividad económica a las que se dedican: industriales,
comerciales y de servicios.
47
Por el sector al que pertenecen: empresas públicas o del estado, privadas y
empresas de economía mixta.
Por la forma de organización: unipersonales, aquellas que tiene un solo
propietario, y pluripersonales aquellas que tiene varios propietarios. La forma de
organización pluripersonal da origen o nacimiento a las llamadas sociedades.
Desde el punto de vista de la clasificación de las empresas, el campo de aplicación de
la contabilidad se puede visualizar en el siguiente cuadro:
Tabla 3: Campo de aplicación de los sistemas contables
SECTOR – CAMPO DE ACCIÓN ESPECIALIZACIÓN
Industrial CONTABILIDAD DE COSTOS
Comerciales CONTABILIDAD COMERCIAL O
GENERAL
Entidades Estatales CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Financiero CONTABILIDAD BANCARIA
Actividad agrícola CONTABILIDAD AGROPECUARIA
Brokkers de seguros / Aseguradoras CONTABILIDAD DE SEGUROS
Turístico CONTABILIDAD HOTELERA
Hidrocarburos / Petróleos CONTABILIDAD PETROLERA
Salud CONTABILIDAD HOSPITALARIA
Fideicomisos CONTABILIDAD FIDUCIARIA
Cooperativas CONTABILIDAD DE COOPERATIVAS
Fuente: Mercedes Bravo, Contabilidad General
Elaboración: Gladys Verdezoto
48
Una vez que la empresa inicia operaciones se inicia también el control que se estima
a nivel micro o macro económico, la importancia de implementar un sistema
contable, se la puede resumir en los siguientes puntos:
Mediante su aplicación, las empresas o negocios tienen control de sus bienes,
derechos, valores como también de sus obligaciones.
Permite conocer en cualquier momento la situación financiera de la empresa o
negocio a través de registros técnicos especiales.
Permite conocer los resultados de la gestión para que los dueños y
administradores puedan tomar decisiones acertadas.
A través del control de las operaciones y de quienes las ejecutan se obtienen
grandes ahorros en tiempo y se tiene información oportuna y permanente. A nivel
macro económico la aplicación de la Contabilidad es fundamental, para que el
país pueda controlar la economía o pueda obtener resultados y tomar correctivos
tendientes a mejorar la gestión del país.
49
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1. MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN
Este estudio es de tipo exploratorio y descriptivo, ya que se pretende analizar y
concientizar sobre la importancia que conlleva la necesidad de implantar una
adecuada infraestructura contable, debido a que la empresa Gama Cerámica no
dispone de esta herramienta, enfocándose tan solo a la consecución de resultados a
corto plazo, con lo cual no se está permitiendo tomar acciones o decisiones
adecuadas en el momento oportuno, ocasionando que la empresa sea reactiva en vez
de ser proactiva en la formulación de su futuro.
Se investigó todas las fuentes que fueron necesarias, que aporten datos para el
desarrollo de esta investigación.
3.2. TIPO DE INVESTIGACIÓN
El Plan está vinculado con los siguientes tipos de investigación: exploratoria,
descriptiva, explicativa y bibliográfica.
3.2.1 Investigación Exploratoria
Porque se necesitó conocer e identificar en la empresa Gama Cerámica, la necesidad
de implementar una Infraestructura Contable acorde con sus necesidades para el
control de sus movimientos financieros.
3.2.2 Investigación Descriptiva
Porque a través de este tipo de investigación, se procedió a describir las
características de los procedimientos contable-financiero de la empresa, para
determinar la necesidad de crear una infraestructura contable factible de ser aplicada.
50
3.2.3 Investigación Explicativa
Ya que al culminar la recolección de la información de campo, surgió nuevas
interrogantes que no pudieron tener respuestas durante la investigación y ameritaron
tener respuestas inmediatas, que expliquen las causas de los problemas en la
aplicación de metodologías o guías para la implementación de una infraestructura
contable.
3.2.4 Investigación Bibliográfica
Porque se necesitó indagar a través de una serie de documentos, revistas,
instructivos, internet, entre otros, con el fin de verificar si los enfoques de las
Infraestructuras Contables y el tipo de metodología empleada, guardan relación con
la base conceptual definida en este documento.
3.3. POBLACIÓN Y MUESTRA
La población está compuesta por los empleados de la empresa Gama Cerámica, la
misma que cuenta con 7 empleados entre directivos y administrativos.
3.3.1 Muestra
Por ser pequeña la población no fue necesario determinar la muestra, ya que la
encuesta será aplicada a toda la población, es decir, a los 7 empleados de Gama
Cerámica.
3.3.2 Formato de la encuesta
La encuesta está conformada por preguntas cerradas y permitirá conocer las
expectativas y la necesidad de implementar un sistema contable para llevar un
control y registro de las transacciones comerciales de la empresa, para obtener
información oportuna, precisa, concisa y veraz que oriente a los usuarios en la toma
de decisiones.
51
ENCUESTA APLICADA A LOS COLABORADORES DE
GAMA CERÁMICA
1. ¿Utilizan un sistema contable en la empresa?
SI NO
2. ¿De qué forma realizan las operaciones contables en la empresa?
Manual Computarizado Ninguno No sabe
3. ¿Cree que su empresa se encuentra enmarcada dentro de los lineamientos legales y
tributarios actuales sin correr el riesgo de una clausura?
SI NO
4. ¿Considera que el lugar en el cual se encuentra la empresa asentada actualmente es
acorde a las necesidades de la misma?
SI NO
5. ¿Actualmente ha sentido la necesidad de tener un sistema de contabilidad conforme a las
necesidades de la empresa?
SI NO
6. ¿Mantiene algún registro de todas las transacciones que realiza la empresa?
SI NO
7. ¿Tiene algún sistema de control de inventarios?
SI NO
8. ¿Los empleados mantienen beneficios sociales?
SI NO
9. ¿Cree que un sistema contable facilitaría llevar información actualizada?
SI NO
10. ¿Piensa que la información contable le permitiría tomar las mejores decisiones
económicas?
SI NO
GRACIAS POR SU COLABORACIÓN
Con el ánimo de identificar la percepción que los colaboradores de Gama
Cerámica poseen con respecto a los registros contables de los movimientos
que tiene la empresa y evaluar la necesidad que tiene la entidad en la
implementación de una infraestructura contable; se realiza la siguiente
encuesta, de antemano agradecemos la sinceridad en el momento de
responderla.
52
CAPÍTULO IV
DIAGNÓSTICO SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA
GAMACERÁMICA
4.1. PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA ENCUESTA
1. ¿Utilizan un sistema contable en la empresa?
Tabla 4: Uso de un Sistema Contable
PROCESAMIENTO TOTAL %
Uti
liza u
n
Sis
tem
a
Co
nta
ble
SI 0 0%
NO 7 100%
TOTALES 7 100%
Fuente encuesta Elaboración: Gladys Verdezoto
Gráfico 1
ANÁLISIS CUANTITATIVO:
De los siete empleados encuestados, todos, es decir el 100% dijeron que la empresa
no utiliza un sistema contable que permita controlar los movimientos que realiza la
empresa.
SI 0%
NO 100%
Sistema Contable
53
ANÁLISIS CUALITATIVO:
En el análisis global se tiene que la mayoría de empleados admiten que la empresa
donde prestan sus servicios no utiliza un sistema contable que permita registrar las
transacciones y operaciones que realiza la entidad, y que por lo tanto es difícil tener
una idea clara de cómo les ha ido económicamente, por lo tanto no pueden tomar
decisiones que mejoren su operatividad.
2. ¿De qué forma realizan las operaciones contables en la empresa?
Tabla 5: Forma como realizan las operaciones contables
PROCESAMIENTO TOTAL %
Co
mo
realizan
las
op
era
cio
ne
s
co
nta
ble
s
Manual 2 29%
Computarizado 0 0%
Ninguno 0 0%
No sabe 5 71%
TOTALES 7 100%
Fuente encuesta Elaboración: Gladys Verdezoto
Gráfico 2
ANÁLISIS CUANTITATIVO:
De los siete empleados, dos, esto es el 29% manifiestan que ciertos registros lo hacen
de manera manual; y cinco esto es el 71% no saben cómo controlan los movimientos
de la empresa.
Manual 29%
Computarizado
0%
Ninguno 0%
no sabe 71%
Operaciones de la empresa
54
ANÁLISIS CUALITATIVO:
En el análisis global se tiene que la mayoría de empleados admiten no saber cómo
controlan los movimientos que tiene la empresa, que cada vez es difícil llevar un
control manual debido a que las transacciones de la entidad crecen día a día.
3. ¿Cree que su empresa se encuentra enmarcada dentro de los lineamientos
legales y tributarios actuales sin correr el riesgo de una clausura?
Tabla 6: Lineamientos legales de la empresa
PROCESAMIENTO TOTAL %
La e
mp
resa
cu
mp
le c
on
los
lin
eam
ien
to
leg
ale
s SI 3 43%
NO 4 57%
TOTALES 7 100%
Fuente encuesta Elaboración: Gladys Verdezoto
Gráfico 3
ANÁLISIS CUANTITATIVO:
De los siete empleados encuestados, tres dijeron que creen que su empresa se
encuentra enmarcada dentro de los lineamientos legales y tributarios actuales sin
correr el riesgo de una clausura; cuatro dijeron que no.
ANÁLISIS CUALITATIVO:
En el análisis global se tiene que la mayoría de empleados creen que su empresa no
se encuentra enmarcada dentro de los lineamientos legales y tributarios y que corren
SI 43% NO
57%
La empresa y los lineamiento legales
55
el riesgo de una clausura si no se toma los correctivos necesarios que superen esta
debilidad.
4. ¿Considera que el lugar en el cual se encuentra la empresa asentada
actualmente es acorde a las necesidades de la misma?
Tabla 7: El lugar del local es ideal
PROCESAMIENTO TOTAL %
El lu
gar
do
nd
e e
stá
la e
mp
resa
es id
eal
SI 7 100%
NO 0 0%
TOTALES 7 100%
Fuente encuesta Elaboración: Gladys Verdezoto
Gráfico 4
ANÁLISIS CUANTITATIVO:
De los siete empleados encuestados, todos, esto es el 100% consideran que el lugar
donde opera la empresa es idóneo ya que este sector se caracteriza por la existencia
de varias entidades que se dedican a comercializar materiales para los acabados de la
industria de la construcción.
ANÁLISIS CUALITATIVO:
En el análisis global se tiene que la mayoría de empleados admiten que el lugar
donde opera la empresa es el más adecuado para comercializar materiales para los
SI 100%
NO 0%
Lugar del local
56
acabados de la industria de la construcción, sin embargo no descartan abrir otras
sucursales en otros lugares estratégicos de la ciudad de Quito.
5. ¿Actualmente ha sentido la necesidad de tener un sistema de contabilidad
conforme a las necesidades de la empresa?
Tabla 8: Necesidad de un Sistema Contable
PROCESAMIENTO TOTAL %
Necesid
ad
de t
en
er
un
Sis
tem
a
Co
nta
ble
SI 7 100%
NO 0 0%
TOTALES 7 100%
Fuente encuesta Elaboración: Gladys Verdezoto
Gráfico 5
ANÁLISIS CUANTITATIVO:
De los siete empleados encuestados, todos, esto es el 100% consideran que existe la
necesidad de tener un sistema de contabilidad conforme a las necesidades de la
empresa.
ANÁLISIS CUALITATIVO:
En el análisis global se tiene que la mayoría de empleados admiten que han sentido
la necesidad de tener un sistema de contabilidad que ayude a controlar los
movimientos de la empresa, y que de esta manera obtendrán información confiable
para la toma de decisiones y la buena marcha de la empresa.
SI 100%
NO 0%
Necesidad de un Sistema de Contabilidad
57
6. ¿Mantiene algún registro de todas las transacciones que realiza la empresa?
Tabla 9: Registro de las transacciones
PROCESAMIENTO TOTAL %
Man
tien
e e
l
reg
istr
o d
e
las
tran
sac
cio
nes
SI 0 0%
NO 7 100%
TOTALES 7 100%
Fuente encuesta Elaboración: Gladys Verdezoto
Gráfico 6
ANÁLISIS CUANTITATIVO:
De los siete empleados encuestados, todos, esto es el 100% consideran que no existe
registros de todas las transacciones que realiza la empresa, no mantienen un registro
formal de los ingresos y egresos y lo poco que existe se lo hace de manera empírica.
ANÁLISIS CUALITATIVO:
En el análisis global se tiene que la mayoría de empleados consideran que no existen
registros de todas las transacciones que realiza la empresa, por tanto es difícil
conocer cuánto mismo son los ingresos y los egresos durante el mes, en qué
condiciones se realiza las ventas, a quienes debe la empresa, entre otros.
SI 0%
NO 100%
Registro de las transacciones
58
7. ¿Tiene algún sistema de control de inventarios?
Tabla 10: Sistema de control de inventarios
PROCESAMIENTO TOTAL %
Hay u
n
Sis
tem
a d
e
Co
ntr
ol
de
inven
tari
os
SI 2 29%
NO 5 71%
TOTALES 7 100%
Fuente encuesta Elaboración: Gladys Verdezoto
Gráfico 7
ANÁLISIS CUANTITATIVO:
De los siete empleados encuestados, cinco, esto es el 71% consideran que existe
alguna forma de control de inventarios; dos consideran que no existe un sistema
formal de control de inventarios.
ANÁLISIS CUALITATIVO:
En el análisis global se tiene que la mayoría de empleados consideran que existe
alguna forma de control de inventarios, más no un control técnico que permita saber
con exactitud cuántas unidades de mercadería de los diferentes ítems se encuentran
en stock, para de esta forma solicitar a los proveedores un abastecimiento justo a
tiempo de ciertos artículos, especialmente aquellos que tiene una mayor demanda.
SI 29%
NO 71%
Sistema de control de inventarios
59
8. ¿Los empleados mantienen beneficios sociales?
Tabla 11: Beneficios sociales disponibles
PROCESAMIENTO TOTAL %
Exis
ten
ben
efi
cio
s
so
cia
les SI 4 57%
NO 3 43%
TOTALES 7 100%
Fuente encuesta Elaboración: Gladys Verdezoto
Gráfico 8
ANÁLISIS CUANTITATIVO:
De los siete empleados encuestados, cuatro, esto es el 57% consideran que si
mantienen o gozan de los beneficios sociales; tres esto es el 43% indican que no.
ANÁLISIS CUALITATIVO:
En el análisis global se tiene que la mayoría de empleados consideran que si
mantienen o gozan de los beneficios sociales, y que esta situación les motiva a
entregar permanentemente su esfuerzo para el crecimiento de la entidad; sin embargo
la empresa no presenta una seguridad jurídica con la cual respaldar a su personal.
SI 57%
NO 43%
Beneficios sociales
60
9. ¿Cree que un sistema contable facilitaría llevar información actualizada?
Tabla 12: Sistema Contable
PROCESAMIENTO TOTAL %
Un
S.C
.
facilit
a
llevar
info
rmació
n
SI 7 100%
NO 0 0%
TOTALES 7 100%
Fuente encuesta Elaboración: Gladys Verdezoto
Gráfico 9
ANÁLISIS CUANTITATIVO:
De los siete empleados encuestados, todos, esto es el 100%, creen que un sistema
contable facilitaría llevar información actualizada.
ANÁLISIS CUALITATIVO:
En el análisis global se tiene que la mayoría de empleados creen que un sistema
contable facilitaría llevar información actualizada, veraz, oportuna y exacta
permitiendo a la empresa una toma de decisiones más acertada y por consiguiente el
éxito de la misma, tomando en consideración que los sistemas de información son
elementos determinantes para el logro de la eficiencia en las organizaciones
modernas.
SI 100%
NO 0%
Sistema contable y la información actualizada
61
10. ¿Piensa que la información contable le permitiría tomar las mejores
decisiones económicas?
Tabla 13: Información contable y toma de decisiones
PROCESAMIENTO TOTAL %
La
info
rmació
n
co
nta
ble
perm
ite
tom
ar
decis
ion
es
SI 7
NO 0
TOTALES 7 100%
Fuente encuesta Elaboración: Gladys Verdezoto
Gráfico 10
ANÁLISIS CUANTITATIVO:
De los siete empleados encuestados, todos, esto es el 100%, creen que un sistema
contable si ayudaría a la toma de mejores decisiones económicas
ANÁLISIS CUALITATIVO:
En el análisis global se tiene que la mayoría de empleados admiten que un sistema
contable si ayudaría a la toma de mejores decisiones económicas, y que deben ser
parte de la labor cotidiana, facilitando el seguimiento de los procesos y el
planteamiento de nuevas estrategias para el éxito de la empresa.
SI 100%
NO 0%
La información contable y la toma de decisiones
62
4.2. CONCLUSIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA ENCUESTA
Una vez presentado los resultados de la encuesta se llega a las siguientes
conclusiones de carácter general:
La empresa Gama Cerámica fue creada con el fin de que comercialice materiales
para los acabados de la construcción, buscando posicionarse en el mercado local
como una de las mayores distribuidoras del mercado donde opera.
Por su naturaleza y el crecimiento que ha experimentado la empresa en los
últimos años, requiere de un sistema de registro contable que le permita conocer
paso a paso todos sus movimientos económicos.
Si bien, la empresa cuenta con registro básicos, éstos no son suficientes, ya que
no permiten el control de todos sus recursos y movimientos que se realizan
durante los diferentes períodos económicos, así como también conocer sus
obligaciones, con los empleados, proveedores y entes públicos (S.R.I., IESS,
entidades bancarias, proveedores, entre otros); conocer cuáles son las decisiones
que se deberían adoptar y a donde se quiere llegar en función de la información
disponible.
La empresa no cuenta con un área contable y financiera en la cual se puedan
soportar las decisiones que la gerencia toma.
La ausencia de un sistema contable afecta directamente al funcionamiento
eficiente de la empresa.
A pesar de tener claro el panorama en el cual se encuentra la empresa, el
limitante es el sinnúmero de trámites y papeleos que hay que realizar para poder
convertir a la empresa en una entidad que cumpla con todos los requerimientos
que establecen los diferentes cuerpos de ley.
El sitio donde se encuentra ubicada la empresa es considerada estratégica, ya que
los consumidores saben que a la hora de comprar materiales para los acabados
de la construcción, no hay mejor sector que éste (Calle Vargas y Galápagos), por
su variedad y los precios competitivos.
63
Si bien es cierto que están conscientes de que es necesario la utilización de una
infraestructura contable, la falta de conocimientos y asesoramiento en esta área
ha hecho que los registros se realicen de manera rudimentaria e incompleta.
Para llevar el control de los inventarios, no se utiliza un sistema o metodología
que permita hacerlo de manera eficiente, tan solo y de manera esporádica se lo
realiza en forma manual.
No todos los empleados que trabajan en la empresa cuenta con todos los
beneficios de ley, hay rotación de personal y otros trabajan de manera
esporádica.
Por lo expuesto, se considera necesario la implantación de una infraestructura
contable acorde con las necesidades de la empresa, que permita los registros de
sus movimientos en forma eficiente y adecuada de las transacciones y
operaciones que realiza durante los diferentes periodos contables, con miras a
potenciar sus estructuras técnicas-administrativas contables, lo que contribuirá
en forma sostenida al desarrollo de la empresa.
64
4.3. ANÁLISIS FODA DE LA EMPRESA GAMACERÁMICA
Para conocer el diagnóstico de la empresa, es importante conocer a la organización
en su conjunto tanto en la parte interna como en su entorno y conformar un cuadro de
la situación actual de la empresa; permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico
preciso que permita en función de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y
políticas formuladas. Por lo que es necesario realizar un análisis FODA que también
es una herramienta administrativa y permita determinar la situación actual de la
organización.
Por ello se ha considerado el análisis F.O.D.A (de sus siglas Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades y Amenazas conocido en inglés como S.W.O.T) por ser
una técnica administrativa que cubre los aspectos más importantes para tener una
evaluación completa de la empresa. Este método permite tener una visión rápida de
la situación actual de la organización y su entorno. Esta técnica divide al análisis en
dos partes, interna y externa. Dentro de la evaluación interna se identifican las
fortalezas y debilidades; y por otro lado, el análisis externo incluye la determinación
de las oportunidades y amenazas que puedan darse en el entorno hacia la
organización.
4.3.1 Fortalezas y Debilidades de la Organización
Una fortaleza es una habilidad que tiene la organización. Esta puede ser una destreza
específica, experiencia, buenos recursos organizacionales; que le dan una ventaja
competitiva sobre el resto de organizaciones del entorno. Una fortaleza constituye el
tener un buen servicio, un buen nombre, tecnología superior, mejor servicio al
usuario, etc.
Las debilidades constituyen la antítesis de las fortalezas, es decir, son características
internas en las que las demás organizaciones del sector son superiores. Aquellos
factores que provocan una posición desfavorable frente a los demás, recursos de los
que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan
positivamente.
65
Una vez determinadas las fortalezas y debilidades, es importante realizar un análisis
de éstas desde un punto de vista estratégico. Unas fortalezas resultan más
importantes que otras en la determinación del éxito de una organización. Así mismo,
algunas debilidades pueden ser fatales frente a otras que carecen de importancia.
Desde una perspectiva para la formulación de estrategias, las fortalezas de una
organización son importantes porque constituyen la base para una estrategia sólida y
la creación de una ventaja competitiva. Esta se evidencia, pues si una organización
no tiene fuertes habilidades sobre las cuales puede desarrollar una estrategia, ésta no
podrá ser competitiva frente a las otras organizaciones. Al mismo tiempo la
organización deberá tratar de corregir sus debilidades para ser menos vulnerables.
Según los autores, (HILL Charles y JONES, 1996):
La formulación de estrategias para una organización debe estar bien ceñida a
sus fortalezas, debilidades y habilidades competitivas, es decir, que la
administración debe buscar establecer estrategias que se sustenten en áreas
donde la organización es más hábil y evitar el peso excesivo en aquéllas en que
la organización tiene menos destreza. (p.163)
4.3.2 Oportunidades y Amenazas de la Organización
A través de la aplicación de los factores externos del F.O.D.A., Oportunidades y
Amenazas, se puede describir este entorno de una forma práctica desde el punto de
vista del establecimiento de estrategias. Las oportunidades son aquellos factores que
resultan positivos, favorables, explotables que se deben descubrir en el entorno en
que actúa la organización, y que permiten tener ventajas competitivas. Las amenazas
son aquellas situaciones que provienen del entorno y pueden llegar a atentar incluso
contra la permanencia de la organización.
El análisis que se realizó a la empresa Gama-Cerámica aplicando la herramienta
FODA, permitió obtener un diagnóstico preciso, que permitió en función de ello
tomar decisiones acordes con sus objetivos y metas previstas.
El diagnóstico FODA se lo analizó en cinco áreas que involucran: la capacidad
directiva, competitiva, financiera, tecnológica y del talento humano, según esquemas
adjuntos, obteniendo los siguientes resultados:
66
FORTALEZAS:
Prestigio que permite la identificación inmediata de la empresa en el medio.
Amplia variedad de productos y colores.
Buena relación con los clientes actuales.
Precios de los productos competitivos.
Pericia en brindar un buen servicio al cliente.
Experiencia y habilidad del personal.
Crecimiento y lealtad de clientes.
Capacidad de endeudamiento.
Facilidad para salir del mercado.
Rentabilidad, retorno de la inversión.
Estabilidad de costos.
Habilidad para mantener la demanda.
Capacidad innovadora
Creatividad en la adquisición de nuevos productos.
Efectividad en la comercialización.
Flexibilidad en la comercialización.
OPORTUNIDADES:
Incrementar la participación del mercado.
Inversión de capital y elasticidad de la demanda.
Acceso a capital cuando lo requiere.
Crecimiento poblacional en la ciudad de Quito.
El sector de la construcción presenta un nivel de crecimiento positivo.
Inversión de capital, capacidad para satisfacer demanda.
Elasticidad de la demanda con respecto a precios.
DEBILIDADES:
Las debilidades en la capacidad directiva se ha podido identificar en: uso de
planes estratégicos, flexibilidad de la estructura organizacional, comunicación y
67
control gerencial, orientación empresarial, habilidad para atraer gente creativa,
sistema de toma de decisiones, sistema de coordinación y evaluación de la
gestión.
Los aspectos mencionados se considera como debilidades, debido a que por ser
una empresa familiar es muy cerrada a cambios de organización, de comunicación
y controles en aspectos financieros.
No cuenta con una infraestructura contable.
Debilidad en publicidad y promociones.
Debilidad en la administración de clientes, portafolio de productos y programas
post-venta.
El departamento de ventas no tiene ni organización, ni planificación de las ventas,
no presenta alternativas de paquetes adecuados a la programación, no atiende a los
clientes después de prestar sus servicios.
No se cuenta con suficiente liquidez, ya que las cuentas por cobrar tienen un
plazo mayor a las cuentas por pagar.
No existe coordinación entre la gerencia y las distintas áreas, permanece el
criterio de gerente-dueño.
La estabilidad, rotación, ausentismo, pertenencia, motivación, nivel de
remuneración y retiros, han sido considerados como las grandes debilidades del
recurso humano, debido sobre todo al carácter impositivo del gerente que
prevalece en el ambiente laboral.
Habilidad técnica para la comercialización.
Nivel de tecnología.
Aplicación de computadoras.
AMENAZAS:
La aparición de nuevos competidores.
Inestabilidad política.
Aparecimiento de productos sustitutos para la construcción.
Financiamiento bancario costoso.
Disminución del poder adquisitivo.
68
La velocidad de respuestas a condiciones cambiantes se la ha ubicado como una
amenaza ya que la administración no prevé futuras situaciones y por ende no
plantea alternativas de solución.
Entre otras amenazas se tiene: la participación del mercado, dependencia con los
proveedores y concentración de clientes.
4.3.3 Evaluación del FODA
Capacidad Directiva
ESQUEMA ANÁLISIS FODA
FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDAD AMENAZA
Capacidad Directiva Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
1,- Imagen Corporativa X
Responsabilidad Social
2,- Uso de Planes estratégicos X
Análisis estratégicos
3,- Evaluación y pronóstico del X
medio
4,- Velocidad de respuesta X
a condiciones cambiantes
5,- Flexibilidad de la estructura X
organizacional
6,- Comunicación y control X
gerencial
7,- Orientación empresarial X
8,- Habilidad para atraer gente X
creativa
9,- Prestigio que permite la X
inmediata identificación de la
empresa en el medio.
10,- Incrementar la participación X
del mercado.
11,- Sistemas de control X
12,- Sistema de toma de X
decisiones
13,- Sistema de coordinación X
15,- Evaluación de gestión X
Elaboración: Gladys Verdezoto
69
La fortaleza con que cuenta la empresa es el prestigio que le permite la inmediata
identificación de la entidad en el medio, herramienta que le permite a la organización
posicionarse en el mercado.
La imagen corporativa, la evaluación y el pronóstico del medio y la agresividad para
incrementar la participación en el mercado se las ha calificado como una
oportunidad, puesto que son factores externos de los cuales la empresa podría
obtener mayores beneficios.
La empresa en sí tiene ya un reconocido prestigio que permite la identificación
inmediata de sus productos, y le ha asegurado poseer cierto nivel de agresividad para
enfrentar la competencia.
Las debilidades en la capacidad directiva se ha podido identificar en: uso de planes
estratégicos, flexibilidad de la estructura organizacional, comunicación y control
gerencial, orientación empresarial, habilidad para atraer gente creativa, sistema de
toma de decisiones, sistema de coordinación y evaluación de la gestión, ausencia de
una infraestructura contable; aspectos que se considera como debilidades, debido a
que por ser una empresa familiar es muy cerrada a cambios de organización, de
comunicación y de controlados aspectos financieros están ubicados como una
debilidad.
La velocidad de respuestas a condiciones cambiantes se la ha ubicado como una
amenaza ya que la administración no prevé futuras situaciones y por ende no plantea
alternativas de solución.
70
Capacidad Competitiva
ESQUEMA ANÁLISIS FODA
FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDAD AMENAZA
Capacidad Competitiva Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
1,- Elasticidad de la demanda X
2,- Participación del mercado X
3,- Nuevos competidores X
4,- Amplia variedad de productos X
y colores
5,- Escasa Publicidad y X
promociones
6,- Ausencia de planificación X
Área de ventas
7,- Crecimiento de la población X
8,- Lealtad de Clientes X
9,- Crecimiento del mercado X
10,- Productos sustitutos X
11,- Concentración de clientes X
12,- Administración de clientes X
13,- Pericia para brindar un buen X
servicio
14,- Portafolio de productos X
15,- Programas post-ventas X
Elaboración: Gladys Verdezoto
La amplia variedad de productos y colores, el crecimiento y lealtad de los clientes así
como la pericia para brindar un buen servicio, ha sido considerada como una
fortaleza para la empresa.
Se ha calificado como oportunidades a la fuerza del producto, la participación de
mercado, el incremento de la población y por ende el crecimiento del sector de la
construcción. En la actualidad, se está negociando la posibilidad de crear planes de
vivienda propuesta por el gobierno y la empresa privada y esto sería una oportunidad
para que la empresa tenga la certeza de que en este mercado obtendrá importantes
beneficios.
71
Escasa publicidad y promociones, ausencia de planificación en el área de ventas,
administración de clientes y programas post-venta se les ha considerado como
debilidades, pues el departamento de ventas no tiene ni organización, ni
programación de las ventas, no atiende a los clientes después de prestar sus servicios.
Como amenaza se tiene: la presencia de nuevos competidores, productos sustitutos y
concentración de clientes. La falta de organización del departamento de ventas, hace
que los diferentes vendedores se concentren en pocos clientes y no busquen nuevas
posibilidades.
Capacidad financiera
ESQUEMA ANÁLISIS FODA
FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDAD AMENAZA
Capacidad Financiera Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
1,- Acceso a capital cuando X
lo requiera
2,- Grado de utilización, capa- X
cidad de endeudamiento
3,- Facilidad para salir del X
mercado
4,- Rentabilidad, retorno de la X
inversión
5,- Liquidez, disponibilidad de X
fondos internos
6,- Comunicación y control X
gerencial
7,- Habilidad para competir X
con precios
8,- Inversión de capital, capaci- X
dad para satisfacer demanda
9,- Estabilidad de costos X
10,- Habilidad para mantener X
la demanda
11,- Elasticidad de la demanda X
con respecto a precios
Elaboración: Gladys Verdezoto
Las fortalezas en la capacidad financiera son: capacidad de endeudamiento,
capacidad para salir del mercado, retorno de la inversión, estabilidad de costos y
habilidades para mantener la demanda.
72
Como oportunidades tenemos: acceso de capital cuando lo requiere, inversión de
capital y elasticidad de la demanda. El acceso del capital es una oportunidad, puesto
que por sus diferentes contactos personales puede hacer uso de recursos de terceros
sin mayores contratiempos.
Las debilidades de la compañía son identificadas en la liquidez o disponibilidad de
fondos internos, en la comunicación y control gerencial. Se considera que son
debilidades puesto que no se cuenta con suficiente liquidez, ya que las cuentas por
cobrar tienen un plazo mayor a las cuentas por pagar.
La habilidad para competir con precios se ha identificado como una amenaza, puesto
que son los productores e importadores los que en muchas de las ocasiones imponen
el precio, ellos son las que pactan el precio con el distribuidor directamente.
Capacidad Tecnológica
ESQUEMA ANÁLISIS FODA
FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDAD AMENAZA
Capacidad Tecnológica Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
1,- Habilidad técnica para la X
comercialización
2,- Capacidad Innovadora X
3,- Nivel de Tecnología X
4,- Creatividad en la adquisición X
de nuevos productos
5,- Efectividad en la X
comercialización
7,- Aplicación de computa- X
dores
8,- Nivel de coordinación con X
otras áreas
9,- Flexibilidad de X
comercialización
Elaboración: Gladys Verdezoto
Fortalezas: Capacidad innovadora, creatividad en la adquisición de nuevo productos,
efectividad y flexibilidad en la comercialización, han sido considerados como
fortalezas de la empresa.
73
Debilidades: Habilidad técnica en la comercialización, nivel tecnológico, aplicación
de computadoras ha sido considerada como las grandes debilidades de la empresa,
Otra debilidad es la coordinación entre la gerencia y las distintas áreas, permanece el
criterio de gerente-dueño.
Capacidad del Talento Humano
ESQUEMA ANÁLISIS FODA
FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDAD AMENAZA
Cap, Talento Humano Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
1,- Nivel académico del X
Recurso Humano
2,- Experiencia Técnica X
3,- Estabilidad X
4,- Rotación X
5,- Ausentismo X
6,- Pertenencia X
7,- Motivación X
8,- Nivel de remuneración X
9,- Retiros X
Elaboración: Gladys Verdezoto
El nivel académico y la experiencia técnica con la que cuenta el personal son
bastante calificados, principales fortalezas que prevalecen en la empresa. La
estabilidad, rotación, ausentismo, pertenencia, motivación, nivel de remuneración y
retiros, han sido considerados como las grandes debilidades del recurso humano,
debido sobre todo al carácter impositivo del gerente que prevalece en el ambiente
laboral.
4.3.4 Conclusiones del análisis FODA
Del análisis realizado se llega a las siguientes conclusiones de carácter general:
74
RESULTADO DEL ANÁLISIS FODA
FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDAD AMENAZA
Calificación Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
Directiva X
Competitiva X
Financiera X
Tecnológica X
Talento Humano X
Elaboración: Gladys Verdezoto
Del análisis realizado al ambiente interno y externo de la empresa, calificado a través
de las distintas áreas se puede concluir que la capacidad competitiva, si bien es una
fortaleza con que cuenta la entidad debe ser vigorizada. La capacidad financiera es
una oportunidad que la empresa debe seguir aprovechándola para proyectarse y
agrandar su mercado; las capacidades directiva, tecnológica y talento humano son
debilidades que deben ser revisadas e incluir un plan que contemple el mejoramiento
del ambiente laboral y la forma de toma de decisiones por parte de la gerencia. Se
debe manifestar que aunque la empresa se está esforzando por tecnificar sus
procesos, aún falta mucho por hacer en este campo.
75
CAPÍTULO V
ESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE PARA LA EMPRESA
GAMA-CERÁMICA
5.1. INTRODUCCIÓN
Una vez realizado el análisis a la empresa Gama-Cerámica de la ciudad de Quito, se
determinó que la carencia de una infraestructura contable no le permite generar
información veraz, confiable y oportuna en el momento de hacer uso de la misma
para tomar una determinada decisión que sea de vital importancia y que afecte las
operaciones de la empresa. Para ello se plantea la implementación de un sistema
contable que se adapte a las transacciones que realiza, así como a la capacidad
financiera que le permita ser una empresa competitiva.
El sistema contable bien diseñado ofrecerá un control, compatibilidad, flexibilidad;
por lo que se convertirá en una herramienta fundamental, ya que permitirá mantener
el control de todas las negociaciones que se realicen en la empresa, además de
cumplir con el requerimiento de información para lograr obtener un mayor
aprovechamiento de todos los recursos disponibles.
5.2. JUSTIFICACIÓN
En vista de que los movimientos de la empresa Gamacerámica ha tenido un fuerte
incremento y por ser ésta una empresa que en su mayoría es dirigida por los dueños
cuya profesión es la de ser comerciantes, descuidan mucho la parte contable que es lo
que le permite saber cómo funciona, dándole poca o ninguna importancia a la misma,
es por ello que se hace necesario el diseño de una infraestructura contable, en donde
se registre y realice cuidadosamente todas y cada una de las transacciones y
operaciones de la entidad, y poner énfasis en aquellas operaciones en donde se
involucran los fondos, o bien los activos de la empresa.
76
Un sistema contable ha de ser claramente definido antes de la implementación, de tal
forma que puedan desarrollarse cada uno de sus procesos necesarios para procesar
los datos. Su implementación es una tarea laboriosa que requiere cambios y
capacitación constante, pero también implica cambios de desempeño y hasta
organizacionales con el fin de elevar su productividad.
5.3. OBJETIVOS
5.3.1 General
Diseñar e implementar un sistema contable para el control y registro de las
transacciones y operaciones que realiza la empresa y que permita cumplir con
requisitos fiscales y formales respecto al control y registro de las transacciones, así
como la generación de información financiera oportuna que permita a los usuarios la
toma de decisiones.
5.3.2 Específicos
Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección del
negocio.
Ejercer control sobre las transacciones y operaciones de la empresa.
Obtener información contable rápida y oportuna para la toma de decisiones.
5.4. FUNDAMENTACIÓN
5.4.1 Descripción de las NIIF para las PYMES.
Las pequeñas y medianas entidades son entidades que:
No tienen obligación pública de rendir cuentas, y
Publican estados financieros con propósito de información general para usuarios
externos.
77
Son usuarios externos los propietarios que no están implicados en la gestión del
negocio, los acreedores actuales o potenciales y las agencias de calificación
crediticia.
5.4.2 Normas Internacionales de Información Financiera “NIIFs”
La adopción de las NIIFs, se ha convertido en un evento mundial, por cuanto la
nueva economía exige mayor detalle y comparabilidad de los estados financieros, de
acuerdo a la actividad económica que desarrollan las diversas empresas; además que
el mercado financiero y bursátil está en su mejor momento, y para los inversionistas
es muy importante conocer e interpretar la estructura económico – financiera de la
empresa en la que decidirá invertir.
Las Normas Internacionales de Información Financiera comprenden:
a) Normas Internacionales de Información Financiera: 8 emitidas.
b) Normas Internacionales de Contabilidad: 30 vigentes.
c) Interpretaciones de las Normas Internacionales de Información: CINIIF (9
interpretaciones emitidas), y las Interpretaciones a las Normas Internacionales
– SIC (33 actualizadas).
Tabla 14: NIC y NIIFs vigentes
NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD NIC 1 Presentación de Estados Financieros
NIC 2 Inventarios
NIC 7 Estados de Flujo de Efectivo
NIC 8 Políticas de contabilidad, cambios en estimados contables y errores
NIC 10 Eventos después de la fecha del balance
NIC 11 Contratos de construcción
NIC 12 Contabilidad de impuestos sobre la renta
NIC 14 Reporte por segmentos
NIC 16 Propiedad, planta y equipo
NIC 17 Arrendamientos
NIC 18 Ingresos
NIC 19 Beneficios de empleados
NIC 20 Contabilidad para subsidios del gobierno y revelación de asistencias
gubernamentales
78
NIC 21 Efectos de cambio en tasas de cambio extranjeras
NIC 23 Costos de endeudamiento
NIC 24 Revelaciones de operaciones con partes relacionadas
NIC 26 Contabilización y reporte de beneficios por planes de retiro
NIC 27 Estados financieros consolidados y separados
NIC 28 Inversión en asociadas
NIC 29 Reporte financiero en economías hiperinflacionarias
NIC 30 Revelaciones en estados financieros de bancos e instituciones financieras
similares NIC 31 Intereses en Joint ventures (operaciones conjuntas)
NIC 32 Instrumentos financieros: Revelación y presentación
NIC 33 Utilidad por acción
NIC 34 Reporte financiero a fecha intermedia
NIC 36 Demerito de activos
NIC 37 Provisiones, activos contingentes y pasivos contingentes
NIC 38 Activos intangibles
NIC 39 Instrumentos financieros: Reconocimiento y Medición
NIC 40 Inversión en propiedades
NIC 41 Agricultura
NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA Marco Conceptual – Prefacio a las Normas Internacionales de Información
Financiera
NIFF 1 Adopción por primera vez de las NIIF´s
NIFF 2 Pago basado en acciones
NIIF 3 Combinación de negocios
NIFF 4 Contrato de seguros
NIFF 5 Activos no corrientes para la venta y operaciones descontinuadas
NIFF 6 Exploración y evaluación de minerales
NIIF 7 Instrumentos financieros: Revelaciones
NIIF 8 Segmentos Fuente: Adopción de las NIIFs en el Ecuador, Lucía Almeida, 2009
Elaboración: Gladys Verdezoto
5.5. LINEAMIENTOS PARA ELABORAR LA ESTRUCTURA TÉCNICA
DEL SISTEMA CONTABLE
Los sistemas de contabilidad deben de estructurarse siguiendo un modelo básico y un
sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad,
flexibilidad y una relación aceptable de costo /beneficio.
79
Los Sistemas Contables están compuestos de los siguientes elementos:
a) Descripción del Sistema Contable
b) Catálogo de Cuentas
c) Manual de Cuentas
5.5.1 Descripción del Sistema Contable
Este acápite está constituido por los datos generales de la empresa, datos del sistema,
datos de los registros y políticas contables, y especificación de documentos de
soportes.
Datos generales de la empresa a la cual pertenece el sistema contable,
conteniendo nombre, giro, naturaleza, fecha de constitución, actividad
económica principal , entre otros.
Periodo contable, el activo con el que cuenta la entidad y el sistema adoptado
para evaluar sus inventarios; entre otros.
Los registros: se especifica la forma en la cual se llevará la contabilidad, así
como también los libros y/o hojas legales, el tipo de depreciación a ser aplicada
y el tratamiento o manejo de los costos.
Entre los libros utilizados se encuentran: libro diario, libro mayor, libro de
estados financieros, libro de actas de junta directiva, libro de actas de junta
general de accionistas, libro de registro de accionistas, libro de aumento y
disminuciones de capital, etc.
En cuanto a las políticas contables éstas son los principios, bases, métodos,
convenciones, reglas y procedimientos adoptados por la empresa en la
preparación y presentación de sus estados financieros en las cuales se especifica
la normativa adoptada por la entidad.2
2 Las Normas Internacionales de Contabilidad especifican que es la gerencia de la empresa la que debe
seleccionar y aplicar las políticas contables, de forma que los estados financieros cumplan con todos
los requisitos establecidos en ellas y en cada una de las interpretaciones emanadas del comité de
interpretaciones.
80
Los documentos de soportes deberán de estar detalladas; es decir, especificar
qué tipo de documentación serán la base que sustente las transacciones
efectuadas por la empresa.
5.5.2 Catálogo de Cuentas
El Catálogo de Cuentas o Plan de Cuentas es una herramienta fundamental para
implementar e iniciar con el sistema contable. Este Plan de Cuentas no es sino un
listado de códigos y nombres de cuentas tanto principales como auxiliares, con la
debida especificación de características y funcionamiento de cada una de ellas. El
Catálogo de Cuentas debe elaborarse con antelación a la implementación del sistema
contable y debe guardar estrecha vinculación con el tipo de actividad que desempeña
la entidad; este catálogo constituye un instrumento guía o soporte porque permite
escoger de manera acertada todas las cuentas que van a participar en el sistema
contable.
5.5.3 Manual de Cuentas
El manual de aplicación de cuentas es un instrumento que se elabora en una forma
técnica; luego de haberse planificado para la implantación de un sistema contable, se
convierte en un programa de actividades y es una forma rápida, eficiente y efectiva
que ayuda a utilizar en una forma adecuada el catálogo de cuentas en el desarrollo
del proceso contable.
En resumen consiste en la definición de cada una de las cuentas del catálogo y dicho
manual sirve como guía para:
Explicar cómo se asentarán correctamente los débitos y créditos de cada
transacción.
Interpretar el significado de cada cuenta.
Ejecutar la labor contable con la calidad y capacidad suficiente.
Que sus procedimientos estén basados en normas.
81
Diagrama para elaborar la estructura del Sistema Contable
Fuente: http://www.contables.us/gestion/libros/registros/estructura_del_sistema_contable/
Elaboración: Gladys Verdezoto
5.6. ESTRUCTURA DEL SISTEMA CONTABLE PARA GAMACERÁMICA
5.6.1 Descripción del Sistema Contable
1. DATOS GENERALES
Nombre:
Gama-Cerámica
Número de RUC:
No. 1203151798001
Dirección de la Empresa:
Calle Vargas N11-51 y Galápagos
PLAN O
CATÁLOGO
DE
CUENTAS
MANUAL DE
APLICACIÓN
DE CUENTAS
TRANSACCIONES
FORMULARIOS DE
CONTABILIDAD
Comprobantes de diario
Comprobantes de caja
Hojas de costos
Ingreso a bodega
Salidas de bodega
REGISTROS
AUXILIARES
Auxiliar de cuentas
de balance
Auxiliar de cuentas
de resultados
Otros libros
auxiliares
REGISTROS
PRINCIPALES
Libro diario
Libro Mayor
Libro de Estados
Financieros
Otros libros
exigidos por la ley
ESTADOS
FINANCIEROS
BÁSICOS
Balance de
Situación
Financiera
Estado de
Resultados
Estado de Flujo
de Efectivo
Estado de cambios en el
patrimonio neto
82
Activo en Giro:
$ 6,000.00 fecha Abril de 2013
Representante Legal:
Angela Maribel Andino Rendón
Nombre del Contador:
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Actividad Principal de La Empresa:
Comercialización de productos cerámicos y accesorios de construcción.
Suscribir contratos a título de mutuo con cualquier tipo de garantía, destinados a
las actividades relacionadas con la comercialización y almacenaje de productos
para los acabados de la industria de la construcción.
Cultura Organizacional:
Misión
Abastecer a nuestros clientes materiales para los acabados de la construcción, de alta
calidad, en el tiempo requerido, generar justas utilidades para los socios y asegurar el
crecimiento y progreso de la organización, el personal y el país por medio de una
cultura social constructiva.
Visión
Gama cerámica a partir del año 2015 se posicionará en el ámbito nacional como una
empresa líder en el sector de materiales para los acabados de construcción,
suministrando productos de alta calidad medido con altos estándares en forma
honesta y ética, cumpliendo con sus ofrecimientos y responsabilidades con el estado,
clientes internos, externos, accionistas, proveedores, organismos de control,
acreedores y comunidad.
Estrategias
Constituirse jurídicamente como una empresa de responsabilidad limitada
cumpliendo con todos los requisitos que señala la Ley de Compañías.
83
Formar parte de las empresas comerciales controladas por la Superintendencia
de Compañías (organismo de control) logrando un amplio reconocimiento,
confianza y respaldo por parte de sus clientes y fortaleciendo la imagen
corporativa como fuente de respaldo al sector comercial de la ciudad de Quito.
Tener empleados y vendedores capacitados.
Satisfacer las necesidades de los clientes.
Incrementar el volumen de ventas.
Ampliar la gama de productos.
Disminuir los costos y gastos.
Incrementar la rentabilidad de la empresa.
Implementar un sistema contable que ayude a conocer la situación en la que se
encuentra la empresa, de una manera ágil, oportuna y útil, para llevar a cabo los
propósitos que se quieren realizar y así cumplir con los objetivos.
Innovar e implementar sistemas tecnológicos adecuados para las operaciones
administrativas, financieras y de control que desarrolla la empresa, que agilite
los procesos y minimice los costos generados en las fases operativas, logrando
eficiencia en el uso de recursos.
84
Organigrama Estructural propuesto
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PARA LA EMPRESA
“GAMACERÁMICA"
----------------------
Elaboración: Gladys Verdezoto
El organigrama estructural para la empresa “Gama-cerámica”, se lo ha
complementado con la distribución de funciones, en este caso las funciones genéricas
de cada unidad administrativa. Estas funciones se refieren a las unidades
administrativa y no al puesto, a la dirección y no al director, al departamento y no al
jefe del departamento.
GERENCIA
VENTAS CONTABILIDAD RECURSOS
HUMANOS
COMPRAS
ASESORIA
LEGAL
ASISTENTE
SERVICIO AL CLIENTE ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
TESORERÍA
85
Se ha considerado necesario establecer el Organigrama Funcional, para lograr los
objetivos claros mediante la ejecución y responsabilidad de un órgano
administrativo. Ya que la función siempre se asigna a un órgano, con el objeto de que
las labores sean ejecutadas por las personas que lo integran. Por lo tanto, en el
manual de organización deben listarse cada una de las actividades que desempeñan
las diversas unidades administrativas y, en su caso, las labores que realizan los
distintos puestos que existan así:
Gerencia General:
Los niveles de responsabilidad están dados principalmente en el Gerente General,
quien tiene a su cargo la organización, comercialización, control de los recursos
financieros y materiales y la supervisión de los productos y servicios entregados al
usuario. Entre las principales funciones se señala las siguientes:
Velar por el cumplimiento del objetivo de la empresa;
Cumplir y hacer cumplir los reglamentos;
Administrar la buena marcha de la empresa;
Establecer y mantener las relaciones de la empresa con otras personas naturales o
jurídicas;
Asistente:
Archivar todos los documentos de la correspondencia enviada y recibida;
Recibir la correspondencia y entregarlo a quienes correspondan;
Recibir los mensajes y detallarlos para informar a su destinatario;
Atender el teléfono y en general las comunicaciones de la empresa;
Enviar las comunicaciones de gerencia para las diferentes secciones;
Llenar solicitudes y documentos requeridos con la información de la empresa;
Entregar cheques a proveedores;
Atender las visitas, clientes y asistir a la gerencia.
86
Ventas:
Planeamiento, desarrollo y función de los programas de ventas;
Operación de las ventas por tipo de artículo y servicio a terceros;
Establecimiento de existencias mínimas y máximas de los productos;
Control de despachos por artículo y pedido;
Verificación de funciones rutinarias sobre la facturación a clientes;
Desarrollo de otras funciones que asigne la gerencia, dentro de las actividades
que involucra al departamento.
Tesorería:
Organizar, custodiar, controlar la recaudación y depósitos provenientes de ventas
propias;
Preparación de depósitos y rescates para el depósito bancario;
Trámites bancarios;
Preparación de reportes de ingreso diario para la realización de comprobantes de
ingreso;
Análisis de la documentación para la elaboración del comprobante de egreso y
cheques que serán entregados a proveedores;
Elaborar los depósitos bancarios según la naturaleza de los valores recaudados;
Elaboración de notas de débito comerciales cuando exista cheques protestados u
otro caso previa solicitud de cartera;
Elaboración de cuadro de saldos diarios de los bancos para entregar un reporte a
la Gerencia;
Pago a proveedores sobre las adquisiciones realizadas;
Elaboración de conciliaciones bancarias mensuales;
Elaboración de diarios por ajustes en bancos, caja, o depósitos.
Contabilidad:
Establecer y desarrollar los controles de contabilidad en la empresa;
Registrar el proceso contable de las operaciones financieras;
87
Revisar y aprobar mensualmente todos los asientos de diario general, mayores y
auxiliares;
Control en el cumplimiento de las funciones de la sección caja;
Mantiene a su cargo el control de los ingresos, egresos y la custodia de efectivo;
El cumplimiento de las disposiciones tributarias vigentes;
Emite toda la información contable y financiera que solicita la Gerencia General.
Recursos Humanos:
Su objetivo primordial es el mantener el bienestar de los recursos humanos para
obtener mayor productividad y colaboración, de modo que asegure el cumplimiento
de los objetivos de la empresa y las aspiraciones individuales.
Entre las principales actividades se encuentran:
Elaborar y administrar un sistema adecuado de reclutamiento y selección de
personal;
Establecer el sistema de clasificación y valoración de puestos y evaluación de
desempeño;
Tramitar y mantener actualizados los registros y estadísticas de personal, analizar,
seleccionar y presentar para decisión de la Gerencia;
Promover la capacitación del personal a todo nivel.
Compras:
Planifica el programa general de adquisiciones;
Tramita las compras locales;
Realiza estudios de mercado en relación a selección de proveedores y términos de
precios;
Controla las entregas de proveedores;
Emite recomendaciones sobre compromisos de compra.
88
2. DATOS DEL SISTEMA
Periodo Contable:
El periodo contable estará comprendido entre el primero de enero al treinta y uno de
diciembre de cada año.
Activo de La Empresa es de:
$ 6,000.00
Para valorar los inventarios se adoptará el sistema de costo promedio ponderado.
El sistema de control de Inventario será el permanente, y una vez año como dispone
la ley se realizará un inventario físico al término del periodo, aunque de acuerdo a la
necesidad de la empresa se podrá realizar inventarios físicos periódicos general o por
ítems de acuerdo a las necesidades de control inferiores a un año; pudiendo ser éstos
trimestrales o semestrales.
3. DATOS DE LOS REGISTROS CONTABLES
La Contabilidad será llevada en hojas sueltas para Sistema de Computación
Mecanizado.
La Contabilidad se llevará en forma total computarizada.
Los Libros y hojas a legalizar serán los siguientes:
Registros Contables:
a) Libro Diario-Mayor, en hojas separadas y foliadas.
b) Libro de Estados Financieros, sellado y foliado.
Registros Legales:
c) Libro de Registro de Accionistas, Sellado y foliados,
89
d) Libro de Actas para Asamblea General de accionistas, Sellado y foliado.
e) Libro de Acta de Junta de Directores, Sellado y foliados.
f) Libro de Aumento y disminución de Capital, sellado y foliado.
Registros IVA:
g) Libro de Ventas al Consumidor Final, Sellado y foliado.
h) Libro de Ventas al Contribuyente, Sellado y foliado
i) Libro de Compras, Sellado y foliado.
La forma como se asentarán los Registros será como sigue:
Libro Diario-Mayor: la contabilidad se registrará de forma mecanizada, bajo el
sistema de orden cronológico, y a base de operaciones pormenorizadas en las hojas
auxiliares los cuales se descargarán a base de resúmenes diarios en las hojas de
Diario Mayor.
Libro de Estados Financieros: en éste se registrarán una vez al año los Balances
Generales, Estados de Resultados, Flujo de Efectivo y Estado de Cambios en el
Patrimonio y notas a los Estados Financieros.
Libro de Registro de Accionistas: éste contendrá los movimientos por cada vez que
exista algún cambio, nuevas acciones o traspaso de las acciones.
Libro de Actas de Junta General de Accionistas, aquí se asentarán las actas de la
gestión de la Junta General de conformidad a lo estipulado en los Estatutos de la
escritura de Constitución.
Libro de Acta de Junta de Directores, en este libro se asentarán las actas de las Juntas
de Directores en orden cronológico en la forma en que se desarrollan.
Libro de Registro de Aumentos o Disminuciones de Capital: éste registrará los
movimientos relacionados con el Capital.
Los Libros Auxiliares que se llevarán: Auxiliar de Diario-Mayor, uno solo
90
La depreciación del Activo fijo se hará por el método de línea recta o porcentaje fijo,
a través de las tarjetas individuales de control mecanizada, actualizándose e
imprimiendo cada fin de año.
Para determinar los costos de los productos adquiridos en el país, se tomarán como
base las facturas de compras y para las adquiridas en el exterior, se hará una
distribución proporcional de los gastos, en el cual se detallarán el costo FOB, CIF;
del bien adquirido, así como los demás gastos relacionados con su importación.
4.- DOCUMENTO FUENTE O SOPORTE
Para soportar la información se utilizarán los documentos fuente o soporte, merecen
especial atención los denominados “Comprobantes de Venta” cuyas disposiciones
legales respecto a la obligación de emitirlos y sus características particulares se
encuentran señaladas en la “Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno” LORTI y
de manera específica en el “Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención”.
El Art. 64 de la “LORTI” en concordancia con el Art. 38 de su reglamento de
aplicación señala la obligación que tienen los sujetos pasivos (contribuyentes y
responsables ) de emitir y entregar al comprador o adquirente de bienes y/o servicios,
facturas, notas de venta u otros documentos legalmente autorizados conforme a su
reglamento.
A su vez el Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención en su Art. 5
confirma la obligación de emitir comprobantes de venta por parte de los sujetos
pasivos (contribuyentes y responsables) de los Impuestos a la Renta, al Valor
Agregado IVA y a los Consumos Especiales ICE; sean sociedades o personas
naturales, incluyendo las sucesiones indivisas, obligadas o no a llevar contabilidad
La obligación de emitir comprobante de venta en transacciones superiores a $ 4,oo
sin embargo en transacciones inferiores a dicho monto será obligación emitir si es
solicitado por el adquirente o comprador.
91
En los casos de no emisión de comprobante de venta en transacciones inferiores a
$4,oo al final del día deberán emitir una NOTA DE VENTA por la totalidad de las
transacciones inferiores a $4,oo
COMPROBANTES DE VENTA
El Art. 1 del Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención en concordancia
con el Art. 13; determina que son comprobantes de venta los siguientes:
Facturas.
Notas o boletas de venta.
Liquidación de compra de bienes y prestación de servicios.
Tickets y cintas de máquinas registradoras.
Los documentos emitidos por bancos e instituciones financieras que se
encuentren bajo control de la Superintendencia de Bancos y Seguros.
El documento Único de Aduanas “DUI” y demás documentos de las
importaciones
Los boletos o tickets aéreos emitidos por las compañías de aviación o agencias de
viaje, entre otros.
REQUISITOS DE LOS COMPROBANTES DE VENTA
Los requisitos que deben contener los comprobantes de venta así como de llenado se
encuentran tipificados o señalados en los Art. 17 al 22 del Reglamento de
Comprobantes de Venta y Retención, y que se señalan a continuación.
1. Número de autorización de impresión del comprobante otorgado por el S.R.I.
2. Número del R.U.C.
3. Razón social o nombre del emisor, igual al del R.U.C.
4. Nombre del documento.
5. Dirección de la matriz o del establecimiento emisor.
6. Fecha de caducidad del documento expresado en mes y año, según autorización
del S.R.I.
7. Datos de la imprenta que efectuó la impresión.
8. Número de autorización de la imprenta otorgado por el S.R.I.
92
9. Número de R.U.C de la imprenta.
10. Nombres o razón social de la imprenta según consta en el R.U.C.
11. Destinatarios de los ejemplares de los comprobantes: original para el adquirente,
comprador o usuario, copia para el emisor o vendedor, si hay más copias se
indicará sin derecho a crédito tributario.
12. Los contribuyentes especiales imprimirán en los comprobantes de venta las
palabras “contribuyente especial” y el número de la resolución con el que fueron
calificados.
MODELO DE FACTURA
RUC : XXXXXXXXXXXXX
EMPRESA
GAMACERÁMICA F A C T U R A
Calle Vargas y Galápagos Telf..: XXXXXXXXXX N-001-001-0005896
Autorización # 58978566
FECHA R.U.C. CLIENTE Telf.:
DIRECC:
CANT. DETALLE P. UNIT. P. TOTAL
SUBTOTAL
(-) Descuentos
Base. GRAVADA 0% IVA
12% IVA
TOTAL
……………………….. ………………………..
FIRMA CLIENTE FIRMA AUTORIZADA
RUC: Aut.1254 Imp. .Diciembre/2012
Del 0000001 al 0000500 VÁLIDO PARA SU EMISIÓN HASTA DICIEMBRE/2013
Original Adquiriente
Fuente: Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención
Elaboración: Gladys Verdezoto
93
RUC: Aut.1254 Imp. .Diciembre/2012
DEL 0001 AL 0500 VÁLIDO PARA SU EMISIÓN HASTA DICIEMBRE/2013
La factura constituye uno de los documentos más importantes en el manejo de las
transacciones de la empresa, tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, o
la prestación de servicios.
MODELO DE RETENCIÓN EN LA FUENTE
Fuente: Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención
Elaboración: Gladys Verdezoto
La retención en la fuente es el mecanismo por el cual el Servicio de Rentas Internas
(S.R.I.) a través de los llamados Agentes de Retención, recaudan en forma anticipada
de los contribuyentes o sujetos pasivos del tributo, el impuesto a la renta y el
impuesto al valor agregado (IVA).
Las retenciones en la fuente deben realizarse en la fecha del pago o abono en cuenta
que realice la empresa a terceros en los términos y porcentajes que se establecen en
la Ley Orgánica de Régimen Tributario y su respectivo Reglamento.
EMPRESA GAMACERÁMICA
Calle Vargas y Galápagos Telf..: XXXXXXXXXX
CLIENTE:
RUC:
DIRECCIÓN:
FECHA DE EMISISÓN:
TIPO DE COMPROBANTE DE VENTA:
No DE COMPROBANTE DE VENTA:
EJERCICIO
FISCAL
BASE
IMPONIBLE
IMPUESTO
CÓDIGO DEL
IMPUESTO
% DE
RETENCIÓN
VALOR
RETENIDO
R.U.C. 1591701548001
SERIE 001-001
COMPROBANTE DE RETENCIÓN
Nº 001
AUTORIZACIÓN S.R.I. 1106966292
TOTAL
RETENIDO
94
Las principales actividades que debe realizar el agente de retención son:
a) Practicar la retención en la fuente sobre los pagos realizados a terceros.
b) Declarar y entregar al S.R.I. las retenciones en la fuente en forma mensual.
c) Expedir certificados a las personas a quienes se efectuó la retención.
5.6.2 Plan o Catálogo de Cuentas
El Plan o Catálogo de Cuentas para la empresa Gamacerámica tiene la siguiente
estructura:
UN DIGITO: Codificación
DOS DIGITOS: Rubros de Agrupación
CUATRO DIGITOS: Cuentas de Mayor
CINCO A SIETE
DIGITOS: Sub-Cuentas y Cuentas Auxiliares y de detalle.
CLASIFICACIÓN PRINCIPAL:
1. ACTIVO
2. PASIVO
3. PATRIMONIO
4. RENTA O INGRESOS
5. GASTOS
6. CUENTAS DE ORDEN
PLAN DE CUENTAS PROPUESTO
CODIGO CUENTAS
1. ACTIVOS 1.01. ACTIVO CORRIENTE
1.01.01. CAJA
1.01.01.01 CAJA CHICA
1.01.02.
BANCOS
1.01.02.01 BANCO PICHINCHA 325978804
1.01.02.02 BANCO INTERNACIONAL 070078002
1.01.03. CUENTAS POR COBRAR
1.01.03.01 CLIENTES
95
1.01.03.02 CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS
1.01.03.03 IVA EN COMPRAS
1.01.03.04 CRFIR (CREDITO POR RETENCION EN LA FUENTE DEL IMPUESTO A LA RENTA)
1.01.03.05 POR COBRAR SOCIOS
1.01.03.06 CAPITAL SUSCRITO NO PAGADO
1.01.03.07 CUENTAS POR COBRAR SECTOR PUBLICO
1.01.03.08 COMISIONES ACUMULADAS POR COBRAR
1.01.03.09 INTERESES ACUMULADOS POR COBRAR
1.01.03.10 PRESTAMOS EMPLEADOS
1.01.03.11 OTRAS CUENTAS POR COBRAR
3.05.08 (-) PROVISION CUENTAS INCOBRABLES
1.01.04 INVENTARIOS
3.05.01 (-) PROVISION INVENTARIOS OBSOLETOS
1.02. ACTIVO NO CORRIENTE (PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO)
1.02.01 EDIFICIOS
1.02.02 VEHICULOS
1.02.03 EQUIPOS DE OFICINA
1.02.04 MUEBLES Y ENSERES
1.02.05 EQUIPOS DE COMPUTACION
1.02.06 MAQUINARIA Y HERRAMIENTA
1.02.07 TERRENOS
3.05.02 (-) DEP. ACUMULADA EDIFICIOS
3.05.03 (-) DEP. ACUMULADA VEHÌCULOS
3.05.04 (-) DEP. ACUMULADA EQUIPOS DE OFICINA
3.05.05 (-) DEP. ACUMULADA MUEBLES Y ENSERES
3.05.06 (-) DEP. ACUMULADA EQUIPOS DE COMPUTACION
3.05.07 (-) DEP. ACUMULADA MAQUINARIA Y HERRAMIENTA
1.03. OTROS ACTIVOS
1.03.01 GASTOS DE CONSTITUCION
1.03.02 PROGRAMA DE CONTABILIDAD
1.03.03 ADECUACION BODEGAS
1.03.04 ADECUACION OFICINA
1.03.05 PUBLICIDAD Y PROPAGANDA
1.03.06 GASTOS OPERATIVOS DE MERCADEO
1.03.07 ARRIENDOS PAGADOS POR ADELANTADO
1.03.08 COMISIONES PAGADAS POR ADELANTADO
1.03.09 MERCADERIA PAGADA POR ADELANTADO
2. PASIVOS 2.01. PASIVO CORRIENTE
2.01.01 PROVEEDORES
2.01.02 OBLIGACIONES FISCALES
2.01.03 OBLIGACIONES MUNICIPALES
2.01.04 IVA POR PAGAR EN VENTAS
2.01.05 RFIR (RETENCION FUENTE IMPTO. RENTA ; AGENTE DE RETENCION)
2.01.06 RFIVA (RETENCION FUENTE IVA; AGENTE DE RETENCION)
2.01.07 PRESTAMOS EMPLEADOS AL IESS POR PAGAR
2.01.08 APORTE INDIVIDUAL AL IESS POR PAGAR
2.01.09 IMPUESTO A LA RENTA POR PAGAR
2.01.10 ARRIENDOS ACUMULADOS POR PAGAR
2.01.11 INTERESES ACUMULADOS POR PAGAR
2.01.12 COMISIONES POR PAGAR
96
2.01.13 DOCUMENTOS POR PAGAR
2.01.14 HIPOTECAS POR PAGAR
2.01.15. BENEFICIOS SOCIALES POR PAGAR
2.01.15.01 SUELDOS POR PAGAR
2.01.15.02 BONIFICACIONES POR PAGAR
2.01.15.03 DECIMO TERCER SUELDO POR PAGAR
2.01.15.04 DECIMO CUARTO SUELDO POR PAGAR
2.01.15.05 APORTES AL IESS POR PAGAR
2.01.15.06 FONDOS DE RESERVA POR PAGAR
2.01.15.07 VACACIONES POR PAGAR
2.02. PASIVO NO CORRIENTE
2.02.01 DOCUMENTOS POR PAGAR
2.02.02 HIPOTECAS POR PAGAR
2,03. OTROS PASIVOS
2.03.01 ARRIENDOS COBRADOS POR ADELANTADO
2.03.02 INTERESES COBRADOS POR ADELANTADO
2.03.03 COMISIONES COBRADAS POR ADELANTADO
2.03.04 MERCADERIA COBRADA POR ADELANTADO
3. PATRIMONIO 3.01.01 CAPITAL SOCIAL
3.02.01 RESERVAS
3.03.01 SUPERAVIT
3.04.01 RESULTADOS
4. INGRESOS 4.01. INGRESOS OPERACIONALES
4.01.01 VENTAS
4.01.02. (-) DEVOLUCIONES Y DESCUENTOS EN VENTAS
4.01.02.01 (-) DESCUENTO EN VENTAS
4.01.02.02 (-) DEVOLUCION EN VENTAS
4.01.03 UTILIDAD BRUTA EN VENTAS
4.02. INGRESOS NO OPERACIONALES
4.02.01 COMISIONES GANADAS
4.02.02 INTERESES GANADOS
4.02.03 UTILIDAD EN VENTA DE ACTIVOS
4.03. OTROS INGRESOS
4.03.01 SOBRANTE DE CAJA
5. GASTOS 5.01. GASTOS OPERACIONALES
5.01.01 COSTO DE VENTAS
5.01.02 COMPRAS
5.01.03. (-) DEVOLUCIONES Y DESCUENTOS EN COMPRAS
5.01.03.01 (-) DESCUENTO EN COMPRAS
5.01.03.02 (-) DEVOLUCION EN COMPRAS
5.01.04 TRANSPORTE EN COMPRAS
5.02. GASTOS NO OPERACIONALES (ADMINISTRACION Y VENTAS)
5.02.01 SUELDOS
5.02.02 DECIMO TERCER SUELDO
5.02.03 DECIMO CUARTO SUELDO
5.02.04 APORTES AL IESS (PATRONAL)
5.02.05 FONDOS DE RESERVA
97
5.02.06 VACACIONES
5.02.07 IMPUESTO A LA RENTA
5.02.08 ARRIENDO
5.02.09 SERVICIOS BASICOS
5.02.10 SERVICIO DE IMPRENTA Y FOTOCOPIAS
5.02.11 CONTRIBUCIONES Y DONACIONES
5.02.12 AGASAJO AL PERSONAL
5.02.13 ALIMENTACION AL PERSONAL
5.02.14 UNIFORMES
5.02.15 HONORARIOS A PROFESIONALES
5.02.16 GASTOS JUDICIALES
5.02.17 CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO
5.02.18 BAR Y CAFETERIA
5.02.19 SERVICIOS OCASIONALES
5.02.20 ALQUILER DE VEHICULOS
5.02.21 SUMINISTROS DE OFICINA
5.02.22 COMBUSTIBLES
5.02.23 FILTROS Y LUBRICANTES
5.02.24. REPUESTOS
5.02.24.01 VEHICULOS
5.02.24.02 EQUIPOS DE OFICINA
5.02.24.03 EQUIPOS DE COMPUTACION
5.02.24.04 MAQUINARIA Y HERRAMIENTA
5.02.25 GASTOS DE SEGUROS
5.02.26 VIATICOS
5.02.27 PEAJE, GARAJE
5.02.28 TRANSPORTE DE ADMINISTRACION
5.02.29 CUENTAS INCOBRABLES
5.02.30 FALTANTE DE CAJA
5.02.31. MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
5.02.31.01 EDIFICIOS
5.02.31.02 VEHICULOS
5.02.31.03 EQUIPOS DE OFICINA
5.02.31.04 EQUIPOS DE COMPUTACION
5.02.31.05 MUEBLES Y ENSERES
5.02.31.06 MAQUINARIA Y HERRAMIENTA
5.02.32 DEPRECIACION EDIFICIOS
5.02.33 DEPRECIACION VEHICULOS
5.02.34 DEPRECIACION EQUIPOS DE OFICINA
5.02.35 DEPRECIACION EQUIPOS DE COMPUTACION
5.02.36 DEPRECIACION MUEBLES Y ENSERES
5.02.37 DEPRECIACION MAQUINARIA Y HERRAMIENTA
5.02.38 AMORTIZACION GASTOS DE CONSTITUCION
5.02.39 AMORTIZACION PERDIDA DE EJERCICIOS ANTERIORES
5.02.40 EMPAQUE Y EMBALAJE
5.03. GASTOS BANCARIOS Y FINANCIEROS
5.03.01 INTERESES PAGADOS
5.03.02 SOBREGIROS OCASIONALES
5.03.03 COMISIONES BANCARIAS
5.03.04 SERVICIOS BANCARIOS
5.04. OTROS GASTOS
98
5.04.01 PERDIDA EN VENTA DE ACTIVOS
5.05 PERDIDAS Y GANANCIAS
6. CUENTAS DE ORDEN 6.01 DEUDORAS
6.02 ACREEDORAS
Fuente: Mercedes Bravo Valdivieso, Contabilidad General, 9na
Edición
Elaboración: Gladys Verdezoto
5.6.3 Manual de Cuentas
Constituye un determinante interno que detalla cada una de las cuentas por su
naturaleza y los conceptos por los cuales se debitan o acreditan las partidas. La
importancia de éste instructivo es ayudar a explicar y entender los movimientos de
cada cuenta, estableciéndose así, la naturaleza final del saldo de cada partida.
MANUAL DE CUENTAS
CÓDIGO CUENTAS CONCEPTO DÉBITO CRÉDITO SALDO 1. ACTIVOS Bienes, valores, derechos, de
propiedad de la empresa. Por el ingreso de uno de éstos valores, bienes y derechos.
Por la salida de alguno de éstos valores, bienes, o derechos.
Deudor.
1.01 ACTIVO CORRIENTE Está comprendido por el disponible, exigible y realizable que se convertirán en dinero en efectivo en, o hasta 1 año.
Por el ingreso de alguno de estos grupos.
Por la salida de alguno de estos grupos.
Deudor.
1.01.01 CAJA Controla el movimiento del dinero: recaudando y entregando.
Por los valores que recibe, ingresa o entra a dicha cuenta.
Por los valores que se entrega, egresa o sale de dicha cuenta.
Deudor.
1.01.01.01 CAJA CHICA Es aquella cuenta destinada a gastos pequeños y que no justifica la emisión de cheques.
Por la emisión de cheques para crear y aumentar el fondo de caja chica.
Por la disminución total o parcial del fondo.
Deudor.
1.01.02 BANCOS Controla el movimiento de los fondos que la empresa posee en instituciones bancarias (cuenta corriente, cuentas de ahorros etc.)
Por depósitos y emisión de notas de crédito bancarias.
Por los valores pagados mediante cheques y por la emisión de notas de débito bancarias.
Deudor.
1.01.03 CUENTAS POR COBRAR
Controla todos los valores que adeudan a la empresa.
Por valores que originan la deuda a favor de la empresa.
Por los valores que abonan y cancelan los deudores
Deudor.
1.01.03.01 CLIENTES Controla los valores que los clientes adeudan a la empresa.
Por las ventas efectuadas a crédito.
Por los valores que abonan y cancelan los clientes.
Deudor.
1.01.03.02 CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS
Controla los valores que los empleados adeudan a la empresa.
Por anticipos otorgados a empleados.
Por los valores que abonan y cancelan los empleados, o cruce con rol de pagos.
Deudor.
1.01.03.03 IVA EN COMPRAS Crédito tributario (IVA en compras).
Por las compras efectuadas, gravadas con IVA.
Por disminución del crédito tributario mediante cruce con la cuenta IVA por pagar, o devolución del valor por parte del SRI.
Deudor.
99
1.01.03.04 CRFIR (CREDITO RETENCION FUENTE DEL IMP. A LA RENTA)
Crédito tributario del Impuesto a la Renta.
Por las retenciones que hagan a la empresa, como anticipo al Impuesto a la Renta.
Por disminución del crédito tributario mediante cruce con la cuenta Impuesto a la Renta por pagar o devolución del valor por parte del SRI.
Deudor.
1.01.03.05 POR COBRAR SOCIOS Controla los valores que los socios adeudan a la empresa.
Por valores, préstamos que originan los socios a favor de la empresa.
Por los valores que abonan y cancelan los socios.
Deudor.
1.01.03.06 CAPITAL SUSCRITO NO PAGADO
Controla los valores de capital suscrito que los socios adeudan a la empresa.
Por valores de capital no pagado que originan los socios a favor de la empresa.
Por los valores que abonan y cancelan los socios.
Deudor.
1.01.03.07 CUENTAS POR COBRAR COMPAÑIAS
Controla los valores que las compañías adeudan a la empresa.
Por valores que originan las compañías a favor de la empresa.
Por los valores que abonan y cancelan las compañías.
Deudor.
1.01.03.08 COMISIONES ACUMULADAS POR COBRAR
Controla los valores que adeudan a la empresa por comisiones acumuladas.
Por valores que originan la comisión a favor de la empresa.
Por los valores que abonan y cancelan por comisión.
Deudor.
1.01.03.09 INTERESES ACUMULADOS POR COBRAR
Controla los valores que adeudan a la empresa por intereses acumulados.
Por valores que originan intereses a favor de la empresa.
Por los valores que abonan y cancelan por intereses.
Deudor.
1.01.03.10 PRESTAMOS EMPLEADOS
Esta cuenta controla aquellos valores entregados en calidad de préstamos a sus empleados.
Por los valores entregados a los empleados en calidad de préstamo.
Por los valores abonados, cancelados o cruzados con el sueldo.
Deudor.
1.01.03.11 OTRAS CUENTAS POR COBRAR
Controla los valores que adeudan a la empresa y no contempladas en ninguna de las anteriores.
Por valores que originan la deuda a favor de la empresa.
Por los valores que abonan y cancelan.
Deudor.
3.05.08 (-)
PROVISION CUENTAS INCOBRABLES
Controla los valores que la empresa tiene de reserva para incobrables.
Por el uso de éstos valores.
Por la creación y aumento de la provisión para incobrables.
Acreedor.
1.01.04 INVENTARIOS Controla las mercaderías o productos que la empresa dispone para la venta.
Sistema de inventario permanente: por el inventario inicial, compras y devoluciones de clientes.
Por las ventas y por devoluciones a proveedores.
Deudor.
3.05.01 (-)
PROVISION INVENTARIOS OBSOLETOS
Controla los valores que la empresa tiene de reserva para sustituir productos dañados.
Disminuye por la reposición del producto.
Por la creación y aumento de la provisión para inventarios obsoletos.
Acreedor.
1.02 ACTIVO NO CORRIENTE(PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO)
Bienes de propiedad y uso de la empresa.
Por la compra o ingreso de estos bienes.
Por la venta, donación o egreso de éstos bienes.
Deudor.
1.02.01 EDIFICIOS Controla los bienes como local comercial y oficinas.
Por la compra o ingreso de estos bienes.
Por la venta, donación, desgaste o egreso de éstos bienes.
Deudor.
1.02.02 VEHICULOS Están comprendidos los vehículos.
Por la compra o ingreso de éste bien.
Por la venta, donación, desgaste o egreso de éste bien.
Deudor.
1.02.03 EQUIPOS DE OFICINA Esta cuenta comprende máquinas de escribir, sumadoras, calculadoras, perforadoras, saca grapas, etc.
Por la compra o ingreso de estos bienes.
Por la venta, donación, desgaste o egreso de éstos bienes.
Deudor.
1.02.04 MUEBLES Y ENSERES Esta cuenta comprende escritorios, sillas, estanterías, archivadores, anaqueles, etc.
Por la compra o ingreso de estos bienes.
Por la venta, donación, desgaste o egreso de éstos
Deudor.
100
bienes.
1.02.05 EQUIPOS DE COMPUTACION
Esta cuenta controla los computadores.
Por la compra o ingreso de éste bien.
Por la venta, donación, desgaste o egreso de éste bien.
Deudor.
1.02.06 MAQUINARIA Y HERRAMIENTA
Esta cuenta controla las máquinas y herramientas para trabajo de la empresa.
Por la compra o ingreso de estos bienes.
Por la venta, donación, desgaste o egreso de éstos bienes.
Deudor.
1.02.07 TERRENOS Controla los terrenos de uso de la empresa.
Por la compra o ingreso de éste bien.
Por la venta, donación, egreso de éste bien.
Deudor.
3.05.02 (-)
DEP. ACUMULADA EDIFICIOS
Fondo acumulado paulatinamente para sustituir éste bien desgastado, deteriorado.
Por la compra del bien desgastado.
Por aumento del fondo en regularización mensual.
Acreedor.
3.05.03 (-)
DEP. ACUMULADA VEHÌCULOS
Fondo acumulado paulatinamente para sustituir éste bien desgastado, deteriorado.
Por la compra del bien desgastado.
Por aumento del fondo en regularización mensual.
Acreedor.
3.05.04 (-)
DEP. ACUMULADA EQUIPOS DE OFICINA
Fondo acumulado paulatinamente para sustituir éste bien desgastado, deteriorado.
Por la compra del bien desgastado.
Por aumento del fondo en regularización mensual.
Acreedor.
3.05.05 (-)
DEP. ACUMULADA MUEBLES Y ENSERES
Fondo acumulado paulatinamente para sustituir éste bien desgastado, deteriorado.
Por la compra del bien desgastado.
Por aumento del fondo en regularización mensual.
Acreedor.
3.05.06 (-)
DEP. ACUMULADA EQUIPOS DE COMPUTACION
Fondo acumulado paulatinamente para sustituir éste bien desgastado, deteriorado.
Por la compra del bien desgastado.
Por aumento del fondo en regularización mensual.
Acreedor.
3.05.07 (-)
DEP. ACUMULADA MAQUINARIA Y HERRAMIENTA
Fondo acumulado paulatinamente para sustituir éste bien desgastado, deteriorado.
Por la compra del bien desgastado.
Por aumento del fondo en regularización mensual.
Acreedor.
1.03 OTROS ACTIVOS Controla todos los pagos por adelantado, y los gastos muy altos que no se pueden cargar en un solo ejercicio económico, por lo que se los difiere.
Valores pagados por adelantado y gastos elevados.
Por el valor devengado o consumido.
Deudor.
1.03.01 GASTOS DE CONSTITUCION
Gasto muy alto que se lo difiere a varios ejercicios fiscales.
Valor que está por devengarse.
Por el valor devengado o consumido.
Deudor.
1.03.02 PROGRAMA DE CONTABILIDAD
Gasto muy alto que se lo difiere a varios ejercicios fiscales.
Valor que está por devengarse.
Por el valor devengado o consumido.
Deudor.
1.03.03 ADECUACION BODEGAS
Gasto muy alto que se lo difiere a varios ejercicios fiscales.
Valor que está por devengarse.
Por el valor devengado o consumido.
Deudor.
1.03.04 ADECUACION OFICINAS
Gasto muy alto que se lo difiere a varios ejercicios fiscales.
Valor que está por devengarse.
Por el valor devengado o consumido.
Deudor.
1.03.05 PUBLICIDAD Y PROPAGANDA
Pago efectuado anticipadamente.
Valor que está por devengarse.
Por el valor devengado o consumido.
Deudor.
1.03.06 GASTOS OPERATIVOS DE MERCADEO
Gasto muy alto que se lo difiere a varios ejercicios fiscales.
Valor que está por devengarse.
Por el valor devengado o consumido.
Deudor.
1.03.07 ARRIENDOS PAGADOS POR ADELANTADO
Valores pagados por adelantado en arriendos.
Por un nuevo pago anticipado.
Por el valor devengado o consumido.
Deudor.
1.03.08 COMISIONES PAGADAS POR ADELANTADO
Valores pagados por adelantado en comisiones.
Por un nuevo pago anticipado.
Por el valor devengado o consumido.
Deudor.
MERCADERIA PAGADA POR ADELANTADO
Valores pagados por adelantado en mercadería.
Por un nuevo pago anticipado.
Por el valor devengado o consumido.
Deudor.
2. PASIVOS Valores que adeuda la empresa.
Por pago parcial o total.
Por nuevas obligaciones adquiridas.
Acreedor.
2.01 PASIVO CORRIENTE Valores que tiene que pagar la empresa en o hasta 1 año.
Por pago parcial o total.
Por nuevas obligaciones
Acreedor.
101
adquiridas.
2.01.01 PROVEEDORES Valores que adeuda la empresa a sus proveedores.
Pago parcial o total a proveedores.
Por nuevas compras de mercadería a crédito.
Acreedor.
2.01.02 OBLIGACIONES FISCALES
Valores que adeuda la empresa al fisco.
Por pago parcial o total.
Por nuevas deudas al fisco.
Acreedor.
2.01.03 OBLIGACIONES MUNICIPALES
Valores que adeuda la empresa al Municipio.
Por pago parcial o total.
Por nuevas deudas al municipio.
Acreedor.
2.01.04 IVA POR PAGAR EN VENTAS
Valores que adeuda la empresa al SRI por las ventas realizadas.
Por pago parcial o total.
Por nuevas ventas de mercadería grabadas con IVA.
Acreedor.
2.01.05 RFIR (RETENCION EN LA FUENTE
DEL IMPTO. A LA RENTA; AGENTE DE
RETENCION)
Valores que adeuda la empresa al SRI por IR como Agente de Retención.
Por pago parcial o total.
Por las nuevas retenciones efectuadas del Impuesto a la Renta.
Acreedor.
2.01.06 RFIVA (RETENCION EN LA
FUENTE IVA; AGENTE DE
RENTENCION)
Valores que adeuda la empresa al SRI por IVA como Agente de Retención.
Por pago parcial o total.
Por las nuevas retenciones efectuadas del IVA.
Acreedor.
2.01.07 PRESTAMOS EMPLEADOS AL IESS POR PAGAR
Valores que adeuda la empresa al IESS por préstamos de empleados.
Por pago parcial o total.
Por las nuevas retenciones efectuadas a empleados por préstamos al IESS.
Acreedor.
2.01.08 APORTE INDIVIDUAL AL IESS POR PAGAR
Valores que adeuda la empresa al IESS por retenciones a empleados del aporte individual.
Por pago parcial o total.
Por las nuevas retenciones efectuadas a empleados por aportes individuales al IESS.
Acreedor.
2.01.09 IMPUESTO A LA RENTA POR PAGAR
Valores que adeuda la empresa al SRI por Impuesto a la Renta.
Por pago parcial o total.
Por los nuevos valores a pagar por Impuesto a la Renta.
Acreedor.
2.01.10 ARRIENDOS ACUMULADOS POR PAGAR
Valores que adeuda la empresa al arrendatario.
Por pago parcial o total.
Por vencimiento de nuevo arriendo.
Acreedor.
2.01.11 INTERESES ACUMULADOS POR PAGAR
Valores que adeuda la empresa por intereses.
Por pago parcial o total.
Por los valores adeudados o por nuevos valores a pagar.
Acreedor.
2.01.12 COMISIONES POR PAGAR
Valores que adeuda la empresa por comisiones.
Por pago parcial o total.
Por nuevos valores a pagar por comisión.
Acreedor.
2.01.13 DOCUMENTOS POR PAGAR
Valores que la empresa tiene que pagar y que hay un documento de por medio, (letra de cambio, pagaré, etc.)
Por pago parcial o total.
Por nuevos documentos por pagar.
Acreedor.
2.01.14 HIPOTECAS POR PAGAR
Valores que adeuda la empresa por hipotecas.
Por pago parcial o total.
Por nuevas hipotecas a pagar.
Acreedor.
2.01.15 BENEFICIOS SOCIALES POR PAGAR
Valores que adeuda la empresa a los empleados
Por pago parcial o total.
Por nuevos valores a pagar a empleados por Beneficios Sociales.
Acreedor.
2.01.15.01 SUELDOS POR PAGAR Valores que adeuda la empresa a los empleados por sueldos.
Por pago parcial, total o cruce de anticipos o préstamos.
Por el vencimiento de un nuevo mes de trabajo.
Acreedor.
2.01.15.02 BONIFICACIONES POR PAGAR
Valores que adeuda la empresa a los empleados por bonificación.
Por pago parcial o total.
Por nuevos bonos a pagar a empleados.
Acreedor.
2.01.15.03 DECIMO TERCER SUELDO POR PAGAR
Valores que adeuda la empresa a los empleados, por décimo tercer sueldo.
Por pago parcial o total.
Por nuevo décimo tercer sueldo a pagar a empleados.
Acreedor.
2.01.15.04 DECIMO CUARTO SUELDO POR PAGAR
Valores que adeuda la empresa a los empleados por décimo cuarto sueldo
Por pago parcial o total.
Por nuevo décimo cuarto sueldo a pagar a empleados.
Acreedor.
2.01.15.05 APORTES AL IESS POR PAGAR
Valores que adeuda la empresa al IESS
Por pago parcial o total.
Por nuevos valores a pagar al IESS por aportes.
Acreedor.
2.01.15.06 FONDOS DE RESERVA Valores que adeuda la Por pago parcial o Por nuevos valores Acreedor.
102
POR PAGAR empresa al IESS total. a pagar al IESS por Fondos de Reserva.
2.01.15.07 VACACIONES POR PAGAR
Valores que adeuda la empresa a empleados.
Por pago parcial o total.
Por nuevos valores de vacaciones de empleados.
Acreedor.
2.02 PASIVO NO CORRIENTE
Valores que adeuda la empresa a largo plazo.
Por los pagos realizados, abonos o cancelación.
Por los valores adeudados o pendientes de pago
Acreedor.
2.02.01 DOCUMENTOS POR PAGAR
Documentos que adeuda la empresa a largo plazo.
Por pago parcial o total.
Por nuevos documentos por pagar a largo plazo.
Acreedor.
2.02.02 HIPOTECAS POR PAGAR
Hipotecas que adeuda la empresa.
Por pago parcial o total.
Por nuevas hipotecas por pagar a largo plazo.
Acreedor.
2..03 OTROS PASIVOS Valores cobrados por adelantado.
Por el valor de la parte devengada o consumida.
Por un nuevo cobro anticipado.
Acreedor.
2.03.01 ARRIENDOS COBRADOS POR ADELANTADO
Valor cobrado anticipadamente por arriendos.
Por el valor devengado o consumido.
Por un nuevo cobro anticipado.
Acreedor.
2.03.02 INTERESES COBRADOS POR ADELANTADO
Valor cobrado anticipadamente por intereses.
Por el valor devengado o consumido.
Por un nuevo cobro anticipado.
Acreedor.
2.03.03 COMISIONES COBRADAS POR ADELANTADO
Valor cobrado anticipadamente por comisiones.
Por el valor devengado o consumido.
Por un nuevo cobro anticipado.
Acreedor.
MERCADERIA COBRADA POR ADELANTADO
Valor cobrado anticipadamente por mercadería.
Por el valor devengado o consumido.
Por un nuevo cobro anticipado.
Acreedor.
3. PATRIMONIO Valores de propiedad de la empresa.
Pago de dividendos, pérdidas de ejercicios anteriores y presente.
Por aportes de los socios, capitalización de utilidades, utilidad del presente ejercicio.
Acreedor.
3.01.01 CAPITAL SOCIAL Controla el aporte del capital de los socios (el que consta en escritura de constitución), además las reserva de utilidades, pérdidas, según el caso.
Por las pérdidas ocasionadas en períodos anteriores como en el ejercicio presente.
Por aporte o suscripción del capital y por la capitalización de las utilidades
Acreedor.
3.02.01 RESERVAS Valores retenidos de las utilidades, (legales, facultativas y estatutarias).
Por reparto de utilidades a socios, pérdidas.
Por la creación o aumento de la reserva, capitalización.
Acreedor.
3.03.01 SUPERAVIT Controla las utilidades no repartidas, años anteriores.
Repartición de utilidades no distribuidas.
Revalorización de activos, Incremento del activo fijo.
Acreedor.
3.04.01 RESULTADOS Controla las ganancias o pérdidas del presente ejercicio
Por pérdidas del presente ejercicio
Por utilidades del presente ejercicio y años anteriores.
Acreedor.
4. INGRESOS Controla los valores que ingresa o recibe la empresa por ventas, prestación de servicios, etc.
Por ajustes, o cierre de la cuenta.
Por ventas y otros ingresos generados y no generados por la actividad de la empresa.
Acreedor.
4.01 INGRESOS OPERACIONALES
Entrada de dinero por la actividad que desarrolla la empresa.
Por ajustes, o cierre de la cuenta.
Venta de bienes o servicios
Acreedor.
4.01.01 VENTAS Controla los ingresos por las ventas efectuadas por la empresa.
Por ajuste, o cierre de la cuenta.
Por nuevas ventas. Acreedor.
4.01.02 (-)
DEVOLUCIONES Y DESCUENTOS EN VENTAS
Valores a favor del cliente, ya sea porque devuelve mercadería o porque se le hace un descuento adicional en su factura.
Por la mercadería que devuelvan los clientes a la empresa y descuentos adicionales que otorgue la empresa a los clientes.
Por ajustes o cierre de las cuentas.
Deudor.
4.01.02.01 (-)
DESCUENTO EN VENTAS
Descuento adicional que se hace a la factura de venta.
Por el descuento adicional que se otorgue a los
Por ajustes o cierre de la cuenta.
Deudor.
103
clientes.
4.01.02.02 (-)
DEVOLUCIONES EN VENTAS
Valor que se acredita al cliente por devolución de la mercadería vendida.
Por la mercadería que devuelven los clientes a la empresa.
Por ajustes o cierre de la cuenta.
Deudor.
4.01.03 UTILIDAD BRUTA EN VENTAS
Ingreso de dinero luego de efectuar la relación ventas menos Costo de Ventas.
Por las pérdidas registradas.
Por la utilidad registrada.
Acreedor.
4.02 INGRESOS NO OPERACIONALES
Ingreso que no provenga de la actividad de la empresa.
Por ajustes y cierre de las cuentas.
Por el ingreso registrado.
Acreedor.
4.02.01 COMISIONES GANADAS
Ingresos por comisiones. Por ajustes y cierre de las cuentas.
Por el ingreso de comisiones ganadas.
Acreedor.
4.02.02 INTERESES GANADOS Ingreso intereses por cualquier índole
Por ajustes y cierre de las cuentas.
Por el ingreso de dinero por intereses que la empresa a ganado.
Acreedor.
4.02.03 UTILIDAD EN VENTA DE ACTIVOS
Controla la diferencia a favor de la empresa en la venta de activos.
Por ajustes y cierre de las cuentas.
Por el ingreso de diferencia a favor de la empresa en la venta de activos.
Acreedor.
4.03 OTROS INGRESOS Ingreso no contemplado en el operacional y no operacional.
Por ajustes y cierre de las cuentas.
Ingreso de dinero no contemplado en el operacional y no operacional.
Acreedor.
4.03.01 SOBRANTE DE CAJA Valor que al realizar el arqueo de caja sobra y va a favor de la empresa.
Por ajustes y cierre de las cuentas.
Ingreso de dinero por sobrante de caja.
Acreedor.
5. GASTOS Todo gasto realizado por la empresa para su gozo.
Por compras y gastos realizados por la empresa.
Por ajustes y cierre de las cuentas.
Deudor.
5.01 GASTOS OPERACIONALES
Gastos directamente relacionados a la actividad de la empresa.
Por compras y gastos realizados en el desarrollo de la empresa.
Por ajustes y cierre de las cuentas.
Deudor.
5.01.01 COSTO DE VENTAS Valor de costo de la mercadería vendida.
Venta de mercadería.
Por ajustes y cierre de las cuentas.
Deudor.
5.01.02 COMPRAS Productos, servicios (Mercadería) adquirida para la venta.
Por la adquisición de mercadería.
Por ajustes y cierre de las cuentas.
Deudor.
5.01.03 (-)
DEVOLUCIONES Y DESCUENTOS EN COMPRAS
Productos devueltos por cualquier motivo y descuento adicional que otorguen a la empresa.
Por ajustes y cierre de las cuentas.
Por devolución de la mercadería y descuento adicional.
Acreedor
5.01.03.02 (-)
DESCUENTO EN COMPRAS
Descuento adicional que realicen a la empresa.
Por ajustes y cierre de las cuentas.
Por el descuento adicional que den a la empresa.
Acreedor
5.01.03.01 (-)
DEVOLUCION EN COMPRAS
Devolución de mercadería por inconformidad.
Por ajustes y cierre de las cuentas.
Por la devolución de la mercadería.
Acreedor
5.01.04 TRANSPORTE EN COMPRAS
Pago por transporte en la compra de mercadería.
Por el pago que se incurra en la compra de mercadería.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02 GASTOS NO OPERACIONALES (ADMINISTRACION Y VENTAS)
Todo gasto realizado por el personal de ventas y administración, para el desarrollo normal de la empresa.
Por los pagos que se incurran en los gastos para el desarrollo de la actividad de la empresa.
Por ajustes y cierre de las cuentas.
Deudor.
5.02.01 SUELDOS Gasto por sueldos de empleados de administración y ventas.
Por pago de sueldos a empleados.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.02 DECIMO TERCER SUELDO
Pago décimo tercer sueldo empleados administración y ventas
Por pago décimo tercer sueldo a empleados.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.03 DECIMO CUARTO SUELDO
Pago décimo cuarto sueldo empleados administración y ventas
Por pago décimo cuarto sueldo a empleados.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.04 APORTES AL IESS (PATRONAL)
Controla los pagos al IESS por aporte patronal.
Por pago aporte patronal al IESS.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.05 FONDOS DE RESERVA Controla los pagos al IESS por Fondos de Reserva.
Por pago Fondos de Reserva al IESS.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.06 VACACIONES Controla los pagos a Por pago de Por ajuste y cierre Deudor.
104
empleados por vacaciones. vacaciones a empleados.
de la cuenta.
5.02.07 IMPUESTO A LA RENTA Controla el pago del Impuesto a la Renta.
Por pago del Impuesto a la Renta.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.08 ARRIENDO Controla los pagos por arriendo de bodega y oficina.
Por pago arriendo oficinas, bodegas, local comercial.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.09 SERVICIOS BASICOS Controla los pagos de Agua, Luz y teléfonos.
Por pago de luz, agua y teléfonos.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.10 SERVICIO DE IMPRENTA Y FOTOCOPIAS
Controla los pagos por trabajos de imprenta y fotocopias.
Por pago por imprenta y fotocopias.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.11 CONTRIBUCIONES Y DONACIONES
Controla donaciones, o contribuciones a cualquier persona o sector.
Por desembolso de contribuciones o donaciones.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.12 AGASAJO AL PERSONAL
Controla los desembolsos incurridos para agasajar e incentivar al personal de la empresa.
Desembolso para agasajo e incentivo al personal.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.13 ALIMENTACION AL PERSONAL
Controla los pagos que se hagan por alimentación al personal, ya sean almuerzos, cenas etc.
Desembolso por alimentación al personal.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.14 UNIFORMES Controla los pagos por adquisición de ropa de trabajo (overoles, mandiles, etc.)
Por pago en la compra de ropa de trabajo.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.15 HONORARIOS A PROFESIONALES
Controla los pagos por contratación de profesionales.
Por pago de honorarios de profesional contratado.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.16 GASTOS JUDICIALES Controla los pagos por cualquier gasto judicial (abogados).
Por el pago a abogados o el que se incurra en gastos judiciales.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.17 CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO
Controla los pagos por capacitación y entrenamiento al personal.
Por desembolso para capacitación y entrenamiento.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.18 BAR Y CAFETERIA Controla los gastos por confites en general (azúcar, café etc.)
Por pago compra confites en general (azúcar, café, etc.)
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.19 SERVICIOS OCASIONALES
Controla los gastos por la contratación de servicios no frecuentes.
Por pago de servicios que prestan a la empresa de manera ocasional.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.20 ALQUILER DE VEHICULOS
Controla los gastos por alquiler de vehículo.
Por pago de alquiler de vehículo.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.21 SUMINISTROS DE OFICINA
Controla los gastos por compra de papelería, diskettes, grapas, etc. , para uso inmediato.
Por pago de suministros de oficina.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.22 COMBUSTIBLES Controla los gastos de gasolina de los vehículos de la empresa.
Por pago de combustible.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.23 FILTROS Y LUBRICANTES
Controla los gastos por aceites, filtros, para los vehículos de la empresa.
Por pago de filtros y lubricantes.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.24 REPUESTOS Controla los gastos por repuestos.
Por pago de repuestos.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.24.01 VEHICULOS Controla los gastos por repuestos de vehículos.
Por pago de repuestos vehículos.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.24.02 EQUIPOS DE OFICINA Controla los gastos por repuestos de equipos de oficina.
Por pago de repuestos equipos de oficina.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.24.03 EQUIPOS DE COMPUTACION
Controla los gastos por repuestos de equipos de computación.
Por pago de repuestos equipos de computación.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.24.04 MAQUINARIA Y HERRAMIENTA
Controla los gastos por repuestos de maquinaria y herramienta.
Por pago de repuestos maquinaria y herramienta.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
105
5.02.25 GASTOS DE SEGUROS Controla los gastos de seguros de vehículos y accidentes.
Por pago de seguro contratado.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.26 VIATICOS Controla los gastos de viáticos del personal autorizado por la empresa.
Por pago de alimentación y hotel en viajes de ventas.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.27 PEAJE, GARAJE Controla los gastos por peaje, garaje de vehículos de la empresa.
Por pago de peaje y garaje.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.28 TRANSPORTE DE ADMINISTRACION
Controla los gastos por transporte del personal de administración autorizado por la empresa.
Por pago de movilización personal administrativo.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.29 CUENTAS INCOBRABLES
Controla las cuentas que por cualquier razón ya no se podrán cobrar.
Cuando se da de baja una cuenta por cobrar.
Por ajuste y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.30 FALTANTE DE CAJA Controla el dinero que falte cuando se haga el arqueo de caja.
Por el dinero faltante de caja.
Por ajustes y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.31 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
Controla los gastos de mano de obra en mantenimiento y reparaciones.
Por el pago realizado en mantenimiento y reparaciones.
Por ajustes y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.31.01 EDIFICIOS Controla los gastos de mano de obra en mantenimiento y reparaciones de edificios.
Por el pago realizado en mantenimiento y reparaciones de edificios.
Por ajustes y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.31.02 VEHICULOS Controla los gastos de mano de obra ya sea por mantenimiento y reparaciones en vehículos.
Por el pago realizado por mantenimiento y reparación de vehículos.
Por ajustes y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.31.03 EQUIPOS DE OFICINA Controla los gastos de mano de obra ya sea por mantenimiento y reparaciones en equipos de oficina.
Por el pago realizado por mantenimiento y reparación de equipos de oficina.
Por ajustes y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.31.04 EQUIPOS DE COMPUTACION
Controla los gastos de mano de obra ya sea por mantenimiento y reparaciones en equipos de computación.
Por el pago realizado por mantenimiento y reparación de equipos de computación.
Por ajustes y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.31.05 MUEBLES Y ENSERES Controla los gastos de mano de obra ya sea por mantenimiento y reparaciones muebles y enseres.
Por el pago realizado por mantenimiento y reparación de muebles y enseres.
Por ajustes y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.31.06 MAQUINARIA Y HERRAMIENTA
Controla los gastos de mano de obra ya sea por mantenimiento y reparaciones maquinaria y herramienta.
Por el pago realizado por mantenimiento y reparación de maquinaria y herramienta.
Por ajustes y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.32 DEPRECIACION EDIFICIOS
Controla el gasto depreciado de éste bien.
Por la depreciación mensual.
Por ajustes y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.33 DEPRECIACION VEHICULOS
Controla el gasto depreciado de éste bien.
Por la depreciación mensual.
Por ajustes y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.34 DEPRECIACION EQUIPO DE OFICINA
Controla el gasto depreciado de éste bien.
Por la depreciación mensual.
Por ajustes y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.35 DEPRECIACION EQUIPO DE COMPUTACION
Controla el gasto depreciado de éste bien.
Por la depreciación mensual.
Por ajustes y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.36 DEPRECIACION MUEBLES Y ENSERES
Controla el gasto depreciado de éste bien.
Por la depreciación mensual.
Por ajustes y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.37 DEPRECIACION MAQUINARIA Y HERRAMIENTA
Controla el gasto depreciado de éste bien.
Por la depreciación mensual.
Por ajustes y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.38 AMORTIZACION GASTOS DE CONSTITUCION
Controla la amortización de gasto de constitución.
Por nuevos valores a amortizarse.
Por ajustes y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.02.39 AMORTIZACION Controla la amortización Por nuevas Por ajustes y cierre Deudor.
106
PERDIDAS DE EJERCICIOS ANETRIORES
pérdidas de ejercicios. pérdidas a amortizarse.
de la cuenta.
5.02.40 EMPAQUE Y EMBALAJE
Manipuleo y Envío de mercadería.
Pago por manipuleo y envío de mercadería.
Por ajustes y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.03 GASTOS BANCARIOS Y FINANCIEROS
Controla los gastos por cualquier índole que se pague al banco.
Débito bancario o pago al banco.
Por ajustes y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.03.01 INTERESES PAGADOS Controla los pagos que se realicen por intereses bancarios.
Débito bancario en razón de intereses.
Por ajustes y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.03.02 SOBREGIROS OCASIONALES
Controla los gastos por sobregiros bancarios.
Débito bancario en razón de sobregiros ocasionales.
Por ajustes y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.03.03 COMISIONES BANCARIAS
Controla los gastos por giros al exterior, etc.
Débito bancario en razón de comisiones.
Por ajustes y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.03.04 SERVICIOS BANCARIOS
Controla los gastos por estados de cuenta, cortes, mantenimiento de cuentas, etc.
Débito bancario en razón de servicios.
Por ajustes y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.04 OTROS GASTOS Controla los gastos que no están comprendidos en los anteriores.
Por pago por servicios no dentro de la actividad de la empresa.
Por ajustes y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.04.01 PERDIDA EN VENTA DE ACTIVOS
Valor vendido por debajo del valor del activo según libros contables.
Nuevas pérdidas en ventas de activos
Por ajustes y cierre de la cuenta.
Deudor.
5.05 PERDIDAS Y GANANCIAS
Controla las pérdidas de ejercicios anteriores y presente.
Pérdidas del ejercicio.
Por ajustes y cierre de la cuenta.
Deudor.
6. CUENTAS DE ORDEN Cuentas que no forman parte de la empresa, ni adeuda ni son de la empresa; al final del balance se informa si hay existencia de éstas, sea por depósitos en garantía, mercadería en consignación ya sea porque entregamos o recibimos.
Mercaderías entregadas en consignación, garantías entregadas.
Mercaderías recibidas en consignación, garantías recibidas.
Cero.
Fuente: Mercedes Bravo Valdivieso, Contabilidad General, 9na
Edición
Elaboración: Gladys Verdezoto
5.7. PROCESO CONTABLE
Llamado también ciclo contable, se refiere a la serie de procesos o pasos que sigue la
información contable desde su origen (documentación fuente) hasta la presentación
de sus estados financieros, este ciclo contable siempre debe estar desarrollado bajo
las leyes, principios y normas contables: NIC, NIIF´s así:
a. Toda operación que realiza la empresa debe tener un documento base.
b. Estos documentos constituyen una fuente para realizar el registro en el libro
diario.
c. Con la información obtenida del libro diario se procede al registro de los libros
mayores y auxiliares.
107
d. Con los saldos extraídos de los mayores se realiza el balance de comprobación,
ajustes, cierres y elaboración de Estados Financieros.
CICLO CONTABLE
Fuente: Mercedes Bravo Valdivieso, Contabilidad General, 9
na Edición
Elaboración: Gladys Verdezoto
DE SITUACIÓN FIANCIERA
DE RESULTADOS
DE GANACIAS RETENIDAS
DE FLUJO DE EFECTIVO
DE CAMBIOS EN EL
PATRIMONIO
DOCUMENTO FUENTE
ESTADO DE SITUACIÓN INICIAL
LIBRO DIARIO
LIBRO MAYORLIBROS AUXILIARES
BALANCE DE COMPROBACIÓN
HOJA DE TRABAJO
AJUSTES
CIERRE DE LIBROS
ESTADOS FINANCIEROS
108
5.7.1 Registros Contables
Un sistema contable debe incluir los registros contables generales a utilizarse, éstos
son:
Libro Diario
Libro Mayor
Balance de Comprobación
Hoja de Trabajo.
5.7.1.1 Libro Diario General
Es un libro que permite registrar en forma cronológica las transacciones realizadas en
la empresa mediante asientos originales.
Elemento del asiento:
Un asiento contable tiene como elementos indispensables, los siguientes:
Fecha
Número de asiento
Cuenta que recibe con su respectivo valor (Debe)
Cuenta que entrega con su respectivo valor (Haber)
Explicación del asiento.
Clases de Asientos:
Asiento simple.- Es aquel en el que intervienen únicamente dos cuentas, una
deudora y otra acreedora.
Asiento Compuesto.- Es aquel que se compone de cuatro o más cuentas, es decir
dos o más que se debitan y dos o más cuentas que se acreditan.
Asiento Mixto.- Se llama así porque interviene una cuenta deudora y dos o más
acreedoras o, una cuenta acreedora y dos o más deudoras.
109
Asiento de apertura de libros: El primer asiento o No1 del Libro Diario General
en cada período será siempre el de apertura de libros, se lo elabora con los datos
del Estado de Situación Financiera Inicial; debitando a todas las cuentas de Activo
y acreditando a todas las cuentas de Pasivo y Patrimonio. Este asiento de apertura
permite a su vez la apertura del Libro Mayor General y de los Libros Mayores
Auxiliares, posteriormente a partir del asiento No 2 se registran todas las
transacciones que se produzcan en el período.
FORMATO
LIBRO DIARIO GENERAL
EMPRESA GAMACERÁMICA
FECHA CODIGO DETALLE PARCIAL DEBE HABER
Suman y pasan:
Fuente: Pedro Zapata, Contabilidad General, 6ta Edición
Elaboración: Gladys Verdezoto
110
5.7.1.2 Libro Mayor General
Son tarjetas individuales para cada cuenta en la que se agrupan todas las
transacciones comerciales que aparecen en el Libro Diario.
El mayor principal y anexo debe contener lo siguiente:
Nombre de la empresa o dueño del negocio.
Nombre del documento contable.
Número de página.
Nombre de la cuenta de mayor y su código.
Nombre de la cuenta auxiliar y su código.
Fecha.
Descripción.
Número de asiento.
Movimiento debe-haber.
Saldo deudor-creedor.
Tipos de Libro Mayor
Existen dos tipos de Libro Mayor estos son:
Libro Mayor Principal: Es aquel que se encarga del control de todas las cuentas
principales con la finalidad de agrupar y verificar las cuentas que aparecen en el
diario.
Libro Mayor Auxiliar: Es aquel que se encarga de ciertas subcuentas de la cuenta
principal del mayor principal; con la finalidad de tener una información más amplia y
detallada.
111
FORMATO
LIBRO MAYOR GENERAL
EMPRESA GAMACERÁMICA
Cuenta: Código: No.
FORMATO
LIBRO MAYOR AUXILIAR
EMPRESA GAMACERÁMICA
Subcuenta: Código: No.
Fuente: Pedro Zapata, Contabilidad General, 6
ta Edición
Elaboración: Gladys Verdezoto
112
Contador Auditor Gerente
5.7.1.3 Balance de Comprobación
Es un resumen de todas las cuentas que han incurrido en un período contable con sus
respectivas sumas y saldos, con el fin de comprobar la eficaz aplicación de la Partida
Doble.
El balance de comprobación deberá contener lo siguiente:
Nombre de la empresa o negocio
Nombre del documento contable
Código o número de orden
Nombre de la cuenta
Sumatoria: debe - haber
Saldos deudor – acreedor
FORMATO
BALANCE DE COMPROBACIÓN
EMPRESA GAMACERÁMICA
AL:
CODIGO CUENTAS SUMAS SALDOS
DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR
SUMAN - - - -
PARTIDA DOBLE CTAS Y SALDOS PARA
ESTADOS FINANCIEROS
Fuente: Pedro Zapata, Contabilidad General, 6
ta Edición
Elaboración: Gladys Verdezoto
113
5.7.1.4 Hoja de trabajo
Es un documento muy valioso como borrador del contador para formular los Estados
Financieros de la empresa.
La hoja de trabajo contiene:
Balance de Comprobación.
Ajustes.
Estado de Resultados.
Estado de Situación Financiera o General
FORMATO
HOJA DE TRABAJO
EMPRESA GAMACERÁMICA
del,,,,,,,,,,,,al,,,,,,,,,,,,,,
CÓDIGO CUENTAS SALDOS AJUSTES SALDOS AJUSTADOS BALANCE DE RESULTADOS
BALANCE GENERAL
Deudor Acreedor Debe Haber Deudor Acreedor Gastos Ingresos Activo Pasivo
Fuente: Pedro Zapata, Contabilidad General, 6ta Edición
Elaboración: Gladys Verdesoto
5.7.2 Estados Financieros
Son informes contables en el que se reflejan las operaciones de la empresa
realizadas en un período determinado a fin de analizar e interpretar la situación
económica y financiera de la misma, los Estados Financieros son el resumen de las
actividades de la contabilidad y por consiguiente son informativos dentro y fuera de
la entidad.
En la preparación de los Estado Financieros se observa las Normas Internacionales
de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) y los
principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA), bajo el método del
devengado, tomando en cuenta la prudencia, integridad, uniformidad, materialidad de
la información.
114
5.7.2.1 Importancia de los Estados Financieros
El análisis e interpretación de los Estados Financieros, toma vital importancia desde
la fase inicial del proceso contable, cuando se jornaliza los movimientos contables-
financieros, debido a que éstos afectan directamente a los grupos de cuentas sean:
activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos y gastos.
El análisis e interpretación de la información financiera debe ser continua y
profunda, debido a que no se puede tomar decisiones empíricamente como hasta el
momento lo venía realizando la empresa Gama-Cerámica, sino con una base de
apoyo comprobada mediante técnicas establecidas.
Los principales Estados Financieros tienen como objetivo informar sobre la situación
financiera de la empresa a una fecha determinada, sobre los resultados de sus
operaciones y el flujo del efectivo.
Los Estados Financieros sirven para:
Tomar decisiones de inversión y crédito.
Evaluar la gestión gerencial, la solvencia y la liquidez de la empresa, así por
ejemplo la capacidad para generar fondos.
Conocer el origen y las características de sus recursos.
Determinar la utilidad o pérdida en el período contable.
Conocer la distribución de utilidades.
Permite analizar e interpretar el comportamiento de los activos, pasivos y
patrimonio.
Permite tomar decisiones oportunas y confiables.
Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garantía de
cumplimiento de sus obligaciones.
El estado, para determinar si el pago de los impuestos y contribuciones está
correctamente liquidado.
5.7.2.2 Clases de Estados Financieros según las NIIF´s
Balance de Situación Financiera o Balance General.
Estado de Pérdidas y Ganancias o de Resultados.
115
Estado de Superávit o Ganancias Retenidas.
Estado de Flujo de Efectivo.
Estado de Cambios en el Patrimonio.
Todos los estados financieros deben llevar sus respectivas notas, las mismas que
comprenden un resumen de las políticas contables significativas y otra información
explicativa.
Balance de Situación Financiera o Balance General
En este estado se puede determinar la situación financiera de la empresa al inicio o al
final del ejercicio económico. Relaciona tres grandes grupos de cuentas: activo, pasivo
y patrimonio.
MODELO
ALMACÉN GAMACERÁMICA
BALANCE DE SITUACIÓN FINANCIERA o GENERAL
AL...............
ACTIVO PASIVO
ACTIVO CORRIENTE…………..........$ CORRIENTE……………........$
....... $ xxx ....... $ xxx
....... $ xxx ....... $ xxx
....... $ xxx ....... $ xxx
NO CORRIENTE………..........................$ NO CORRIENTE.......................$
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO ……$ xxx
....... $ xxx ....... $ xxx
....... $ xxx ....... $ xxx
....... $ xxx ....... $ xxx
OTROS ACTIVOS…................................$ PATRIMONIO...........................$
....... $ xxx ....... $ xxx
....... $ xxx ....... $ xxx
....... $ xxx ....... $ xxx
TOTAL DEL ACTIVO………..………$ TOTAL DEL PASIVO………...$
Y PATRIMONIO
Contador Auditor Gerente
Fuente: Pedro Zapata, Contabilidad General, 6
ta Edición
Elaboración: Gladys Verdezoto.
116
Balance de Resultados o de Pérdidas y Ganancias
Es aquel que determina la utilidad o pérdida del ejercicio económico, como resultado de
los ingresos y gastos; aquí se mide el rendimiento económico que ha generado la
empresa.
MODELO
EMPRESA GAMACERÁMICA ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS.
Del......................al……………..
(1) VENTAS NETAS........................................................................................$
Ventas...........................................................................................$
(-) MENOS........................................................................................$
Trans. Ventas...........................................................$
Desc. Ventas...........................................................$
Dev. Ventas.............................................................$
2. COSTO DE VENTAS .....................................................................................$
Inv. Inic. Mercad......................................................... $
(+) Compras Netas............................................................. $ Compras....................................................$
(+) Trans. Compras.........................................$
(=) Compras Brutas........................................$ (-) Menos.......................................................$
Desc. Compras....................$
Dev. Compras.....................$
(=) Mercadería Disponible para la Venta..........................$
(-) Inventario Final de Mercaderías..................................$
(3) = UTIL. O PERD. BRUTA EN VTA DE MERCADERIAS………………………$
(4) + OTROS INGRESOS EXTRAORD. U OCASIONALES …………………………...$
(5) = INGRESOS BRUTOS TOTALES…………………………………………………$
(6) - GASTOS PERDIDAS O MERMAS……………………………………………….$
(7) = UTIL. O PERDIDA NETA ANTES 15% TRABAJADORES…………………. $
(8) - 15% PARTIC. TRABAJADORES ART. 96 COD.TRABAJO………………….$
(9) = BASE IMPONIBLE…………………………………………………………………$
(10)- IMPUESTO A LA RENTA…………………………………………………………$
(11)= UTILIDAD NETA……………………………………………………………………$
Contador Auditor Gerente
Fuente: Pedro Zapata, Contabilidad General, 6ta Edición
Elaboración: Gladys Verdezoto
117
Estado de Superávit o Ganancias Retenidas
El Estado de Superávit, conocido también como Estado de Ganancias Retenidas,
Estado de Participación Neta y Estado de Utilidades no Distribuidas es un informe
que demuestra los cambios ocurridos en las utilidades de ejercicios anteriores que no
han sido entregadas o distribuidas a socios y accionistas en el ejercicio presente.
Se trata de un estado financiero cuya finalidad es exhibir los cambios que ocurren en
la cuenta Superávit Ganancias retenidas, durante un período contable. Este estado se
elabora especialmente para conocimiento de socios y accionistas, quienes podrán
tener una visión clara de la estructura y variaciones que ha sufrido el capital durante
un período determinado. Su importancia radica en que:
Permite analizar y proyectar la situación del capital neto en el futuro, con el
cual se podrían plantear proyectos específicos a corto, mediano y largo plazo.
Revela el impacto de las operaciones económicas en el patrimonio de la
empresa, durante un período señalado.
Permite corregir errores u omisiones en los resultados de años anteriores.
Las formas de presentación usuales son:
a) Vertical o informe: A partir de las ganancias retenidas de años anteriores se
adiciona la utilidad neta del ejercicio, de este total se dispone la distribución
para los distintos conceptos de aplicación, y por diferencia, se establece la
utilidad a disposición de los socios, quienes decidirán qué uso darle: repartirlo,
retenerlo, o combinar las dos opciones anteriores.
118
Fuente: Pedro Zapata, Contabilidad General, 6ta Edición
Elaboración: Gladys Verdezoto
b) Horizontal o comparativo. De igual manera, a partir de las utilidades retenidas
de ejercicios anteriores adiciona las utilidades presentes y establece la
disponibilidad. En el lado derecho coloca las cantidades destinadas a impuestos,
reservas, dividendos declarados y otros conceptos de apropiación de utilidades
dispuestas por los accionistas, hasta llegar a determinar el superávit a
disposición de éstos.
Fuente: Pedro Zapata, Contabilidad General, 6ta Edición
Elaboración: Gladys Verdezoto
119
Estado Flujo de Efectivo
El Estado de Flujo de Efectivo está incluido en los estados financieros básicos que
debe preparar la empresa para cumplir con la normatividad y reglamentos
institucionales del país. Este estado provee información importante para los
administradores de la entidad, el mismo que surge como respuesta a la necesidad de
determinar la salida de recursos en un momento determinado, como también un
análisis proyectivo para sustentar la toma de decisiones en las actividades
financieras, operacionales, administrativas y comerciales de la empresa.
Fuente: Pedro Zapata, Contabilidad General, 6ta Edición
Elaboración: Gladys Verdezoto
Ingreso en efectivo de los clientes xxxx Efectivo pagado a proveedores y empleados (xxxx) Efectivo generado por las operaciones xxxx Intereses pagados (xxxx) Impuesto a la renta (xxxx) Flujo de efectivo antes de partida extraordinaria xxxx Ingresos por liquidación del Seguro xxxx Efectivo eto por actividades operativas xxxx
Adquisición de Subsidiaria X (Nota A) (xxxx) Adquisición de propiedades planta y equipo (Nota B) (xxxx) Procedente de Venta de Equipo xxxx Intereses recibidos xxxx Dividendos recibidos xxxx Efectivo neto usado en actividades de inversión xxxx
Emisión y venta de acciones xxxx Préstamos a largo plazo xxxx Pago de pasivos por arrendamiento financiero (xxxx) Dividendos pagados (xxxx) Efectivo neto usado en actvidades de financiamiento xxxx
Aumento neto en efectivo y sus equivalentes xxxx Efectivo y sus equivalentes al inicio del período xxxx Efectivo y sus equivalentes al final del período xxxx
f) GERENTE f) CONTADOR
EMPRESA GAMACERAMICA ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
DEL_______AL_______
MODELO
120
Estado de Cambio en el Patrimonio
Es un documento contable o estado financiero que muestra el movimiento del capital
de trabajo durante el ejercicio económico exhibiendo las causas o motivos de las
variaciones existentes que permitan tomar acciones correctas y oportunas.
Este estado proporciona información para que los propietarios de la empresa busquen
mantener una buena situación en el capital de trabajo, ya que este permite cumplir
sus obligaciones con terceros y continuar sus operaciones.
Fuente: Pedro Zapata, Contabilidad General, 6
ta Edición
Elaboración: Gladys Verdezoto
5.8. POLÍTICAS CONTABLES Y DE CONTROL INTERNO BAJO NIIF’S
PARA LAS PYMES.
En la contabilidad y en la preparación de los Estados Financieros de Gama
Cerámicas, observa las normas internacionales de Información Financiera para
Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) y los principios de contabilidad
121
generalmente aceptados, bajo el método de devengado, tomando en cuenta la
prudencia, integridad, uniformidad, materialidad de la información.
En cuanto a las políticas de contabilidad se puede decir que son necesarias en la
aplicación de los Estados Financieros para salvaguardar los intereses de los
propietarios y evitar pérdidas futuras.
Las políticas contables son establecidas por el jefe financiero previa la aprobación de
la gerente, y constituyen el soporte de la función financiera contable, a continuación
se indica las políticas básicas a considerarse en el desarrollo del sistema contable.
A- EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO
Registra los recursos de alta liquidez de los cuales dispone la entidad para sus
operaciones regulares y que no está restringido su uso, se registran en efectivo o
equivalente de efectivo partidas como: caja, depósitos bancarios a la vista y de otras
instituciones financieras, e inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son
fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un
riesgo poco significativo de cambios en su valor. (Menores a 3 meses)
A1.-Política Contable: Caja Chica
Se crea el fondo fijo de caja chica por localidad y en administración.
$200 en matriz para compras menores
$200 en fraccionario para cambios de ventas.
Todos los gastos de caja chica deben tener como respaldos facturas contables
que cumplan con los requerimientos legales de facturación, indicando para
que fue el gasto, y firmado por el jefe inmediato.
La persona encargada del fondo, realizará la respectiva solicitud de
reposición del mismo a contabilidad, cuando se encuentre consumido un 80%
del mismo, adjuntando la liquidación y comprobantes respectivos.
122
Se deberá realizar en forma periódica y sin previo aviso arqueos de caja
chica, comprobaciones físicas de los bienes comprados o adquiridos, e
indagar sobre los servicios recibidos.
A2.- Política Contable: Bancos
En esta cuenta se registran los movimientos de dinero. Sus ingresos se
efectúan a través de depósitos bancarios o transferencias, generados por el
giro normal del negocio, préstamos bancarios, devoluciones de anticipos.
Todo ingreso en efectivo deberá depositarse diariamente en el banco (cuenta
corriente o ahorros).
Sus egresos se los realiza a través de cheques o transferencia.
Se emiten los cheques dentro del mismo mes que el proveedor emite la
factura, aunque el pago se lo realice el siguiente mes, los cheques están
siempre en custodio.
Todos los meses se conciliarán las cuentas bancarias que deberá realizar un
funcionario de la unidad de contabilidad que no tenga a su cargo el registro y
control de la cuenta bancos.
A3.- Política Contable: Inversiones
Se contabilizan inicialmente al costo y luego al costo o al valor de mercado
en la fecha de emisión de los Estados Financieros. Y se consideran dentro de
efectivo y equivalentes todas aquellas inversiones a corto plazo hasta 90 días.
Estas Inversiones se las realizará para beneficios de la Empresa como
ampliación de instalaciones del Local Comercial y mejoramiento de la
calidad del producto que se entrega al cliente.
B- CUENTAS POR COBRAR:
Los documentos y cuentas por cobrar son activos financieros no derivados con pagos
fijos o determinados que no son cotizados en un mercado activo. Después de su
123
reconocimiento inicial, los documentos y cuentas por cobrar son registrados por
Gama-Cerámicas al costo amortizado utilizando el método de la tasa de interés
efectiva menos una estimación por deterioro. El método de la tasa efectiva que no es
otra cosa que el cálculo de la tasa de interés efectiva, que iguala los flujos estimados
con el importe neto en libros del activo financiero (Valor Presente Neto). Las
ganancias o pérdidas se reconocen en resultados cuando los documentos y cuentas
por cobrar son dados de baja o por deterioro, así como a través del proceso de
amortización.
B1.- Política Contable: Cuentas por Cobrar
Los clientes nuevos son revisados en la central de riesgos y luego de un
análisis empírico, se procede a definir la forma de pago.
Cuando hay unas tres compras de montos significativos, le podemos dar
crédito con el respectivo respaldo un cheque posfechado. Los plazos son de
30 días.
Clientes antiguos se les otorga crédito a 60 días con garantía en cheque
posfechado.
Clientes de crédito abierto, constructoras, empresas públicas no hay una
garantía documental y el crédito va de 30 a 60 días.
Se preparará en forma mensual un informe de la cartera con la indicación de
las recuperaciones y análisis de antigüedad de las mismas.
Revelación
Se debe revelar información referidas al vencimiento de las cuentas por cobrar, las
garantías que se tienen para respaldar los créditos, y un análisis del riesgo que se
tiene para la cobrabilidad de los valores. Si hay problemas que pongan en riesgo la
cobrabilidad de los valores, inmediatamente se estimará la provisión de incobrables.
124
B2.- Cuentas Incobrables
Cuando existe evidencia de deterioro de las cuentas por cobrar, el importe de esta
cuenta se reducirá mediante una provisión, para efectos de su presentación en estados
financieros. Se registrará la provisión por la diferencia entre el valor en libros de las
cuentas por cobrar menos el importe recuperable de las mismas. Esto se realiza bajo
el principio de prudencia.
C- INVENTARIOS Y COSTOS
C1- INVENTARIOS
Inventarios son activos: (a) poseídos para ser vendidos en el curso normal de la
operación; (b) en proceso de producción con vistas a esa venta; o (c) en forma de
materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la
prestación de servicios. Los inventarios se medirán inicialmente al costo de
adquisición y posteriormente se valorarán o al menor valor entre el costo y el valor
neto realizable.
SE VALORARÁ AL COSTO PROMEDIO PONDERADO.
Se han clasificado en las siguientes familias:
A Accesorios de Baño y Otros
B Bondex
C Cenefas
CM Cemento
P Porcelanatos
PS Pisos
T Tubos
V Vinil
ACC Accesorios de interiores.
125
Generalmente el inventario es de alta rotación si circunstancialmente hay un
nuevo perfil en materiales para la construcción, la empresa cambia el
producto, por lo tanto no hay obsolescencia de inventarios.
En accesorios, cerámicas y otros, existen devoluciones en el caso de que haya
alguna falla.
Se supervisa los ingresos de bodega y validación de facturas.
Los libros que conforman el inventario de mercaderías se controlarán por
medio del sistema de inventario permanente.
Trimestralmente se deberá hacer un inventario físico de las existencias de
mercadería por personas ajenas a su custodia, con el fin de cotejar, los datos
o productos de este inventario, con los saldos de los registrados en libros.
Se realiza una conciliación de los saldos en libros con los respectivos
inventarios físicos de manera obligatoria.
(-)PROVISIÓN DE INVENTARIO POR VALOR NETO DE REALIZACIÓN: Las
provisiones se calcularán para cubrir eventuales pérdidas al relacionar el costo con el
valor neto de realización.
(-)PROVISIÓN DE INVENTARIOS POR DETERIORO FISICO: Esta provisión se
puede dar por obsolescencia, como resultado del análisis efectuado a cada uno de los
rubros que conforman el grupo inventarios. Es una cuenta de valuación del activo, de
naturaleza crédito.
D- PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
Son activos que se mantienen para su uso en la producción o suministro de bienes y
servicios.
Se esperan usar durante más de un período con propósitos administrativos.
Se reconocerá, cuando sea probable que la entidad obtenga beneficios económicos
futuros, ejerza control, y el costo del elemento puede medirse con fiabilidad.
126
Un elemento de propiedad planta y equipo se medirá inicialmente al costo.
Posteriormente se medirá bajo el modelo del costo o bajo el modelo de revaluación,
aquel que represente de mejor manera el valor del activo, y a su vez económicamente
refleje el costo beneficio. Por lo que para el reconocimiento inicial se utilizara el
costo atribuido, para la implementación de las NIIF´S.
La depreciación del activo se realizará conforme a la técnica contable, la naturaleza
del bien y a su vida útil.
D1- Política Contable: Propiedad, Planta, Equipo y Depreciaciones
Esta se registra al costo histórico.
La depreciación de un activo comenzará cuando esté disponible para su uso.
Los bienes recibirán el mantenimiento adecuado cada vez que lo requieran y serán
registrados en una tarjeta individual.
Se llevará un registro actualizado de las propiedades, planta y equipo para analizar
los años de vida útil.
Los bienes serán renovados cada vez que se haya terminado su vida útil.
Se dará de baja todos los bienes obsoletos.
Todos los bienes tienen garantía mínimo de un año.
La depreciación se calcula usando el método de línea recta con base a los
porcentajes establecidos por ley.
Tabla15: Depreciaciones
Fuente: LORTI
Elaboración: Gladys Verdezoto
Clases de BienesVida Util
Estimada
Depreciación
Anual
Terrenos no depreciable
Edificios 20 años 5%
Vehículos 5 años 20%
Muebles y Enseres 10 años 10%
Equipos de Oficina 10 años 10%
Equipos de Computación 3 años 33%
Equipos y Maquinaría 10 años 10%
127
D2-Política Contable: Deterioro
El deterioro del valor de los activos se reconoce cuando existe una diferencia
negativa entre la comparación del importe recuperable y el valor en libros, y se
procederá al cálculo del importe recuperable solo cuando exista indicios de
Deterioro, de acuerdo al análisis que debe realizar la gerencia cuando se presenten
situaciones que puedan afectar negativamente el valor de los activos.
El importe recuperable es la mayor cantidad de dinero que se espera recibir por la
venta o por el uso del activo.
E- RECONOCIMIENTO DE INGRESOS
La definición de ingresos incluye tanto a los ingresos de actividades ordinarias como
a las ganancias.
Ingresos de actividades ordinarias surgen en el curso de las actividades ordinarias
de una entidad y adoptan una gran variedad de nombres tales como ventas,
comisiones, intereses, dividendos, regalías y alquileres.
Ganancias son otras partidas que satisfacen la definición de ingresos pero que no
son ingresos de actividades ordinarias. Cuando las ganancias se reconocen en el
estado de resultado integral, es usual presentarlas por separado, puesto que el
conocimiento de las mismas es útil para la toma de decisiones económicas.
Los ingresos de actividades ordinarias se miden por el valor razonable de la
contraprestación recibida o por recibir.
E1- Política Contable: Ingresos
Valores recibidos por venta de cerámicas, materiales de la construcción,
ventas públicas y otros.
La rentabilidad se estable anualmente, en la planificación estratégica según la
realidad actual de país.
Se maneja las condiciones de créditos y políticas de descuento de acuerdo a la
negociación particular con cada cliente.
128
Los ingresos se analizan, clasifican y se informa de ellos a la Gerente
adecuadamente y con todo su significado.
Los ingresos se registran e informan en las cuentas de resultados apropiadas
sobre bases coherentes.
F- CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR
Una entidad reconocerá pasivo financiero en su estado de situación financiera,
cuando se convierta en parte obligada con terceros.
La medición inicial de un pasivo financiero a costo amortizado, lo medirá al precio
de transacción incluyendo los costos de transacción.
La medición posterior, se hará al costo amortizado, utilizando el método de interés
efectivo.
El costo amortizado de un pasivo financiero, es el valor presente de los flujos
efectivos por pagar.
F1- Proveedores
Corresponden a obligaciones financieras, deudas nacionales a mediano y corto plazo.
Nuestra política de pago a proveedores es 30 días luego de haberse registrado la
factura, a excepción de los siguientes casos:
Pagos de servicios básicos como: energía eléctrica, agua, telefonía,
comunicaciones, su pago es inmediato.
Pago Arriendos del local y bodega, éstos se cancelan hasta el día 10 de cada
mes.
La política de obtención de crédito, según la negociación realizada con
nuestro proveedor, en la mayoría de los casos supera los 60 días, dependiendo
de los diferentes materiales de la construcción que se adquieren.
Casos de negociaciones especiales en las que el proveedor no admite
demoras, y por el requerimiento interno se hace necesario aceptar esta
negociación.
129
.
F2.- Política Contable: Obligaciones con Instituciones Financieras
El préstamo bancario que fue realizado para la compra de materiales para ser
entregados al Concejo Provincial de Pichincha es controlado mediante una tabla de
amortización remitida por el Banco Pichincha.
Contabilidad verifica con antelación que haya fondos para que se genere el debito,
caso contrario solicita un sobregiro bancario.
Se verifica que todos los meses se generé el débito efectivo del dinero para evitar
pago de intereses.
G. GASTOS
La definición de gastos incluye tanto las pérdidas como los gastos que surgen en las
actividades ordinarias de la entidad.
Los gastos que surgen de la actividad ordinaria incluyen, el costo de las ventas, los
salarios y la depreciación. Usualmente, toman la forma de una salida o disminución
del valor de los activos, tales como efectivo y equivalentes al efectivo, inventario o
propiedades, planta y equipo.
Las pérdidas son otras partidas que cumplen la definición de gastos y que pueden
surgir en el curso de las actividades ordinarias de la entidad.
G1- Política Contable: Gastos
Egresos correspondientes a operaciones Administrativas, Ventas¸
Financieras, Depreciación, utilizando el principio del devengado, y la
prudencia al momento de reconocer los gastos, también se analizará la
pertinencia del gasto.
130
Los gastos pagados por anticipado deben amortizarse durante el período en el
que se devenga, para lo cual se prepararán hojas de trabajo de donde se
tomará mensualmente los valores que se cargará al gasto.
Los gastos serán efectuados a nombre de Gama-Cerámicas y debidamente
autorizados.
G2- Política Contable: Suministro y Materiales
La Compañía ha tomado la decisión de no mantener inventario de suministros
y materiales, el requerimiento de estos se los realiza mensualmente, cada
empleado enviará una carta de solicitud al área administrativa, ésta analiza y
se pone en contacto con el proveedor, para posteriormente entregar al
empleado.
G3- Política Contable: Pago de Nómina
Los rubros considerados para el pago de nómina en función de ingresos para
el empleado son:
a) Salario Unificado
b) Horas Extras (sujetándonos a la normativa del Código de Trabajo)
c) Comisiones.- El porcentaje de estas serán negociados de acuerdo al número
de ventas realizadas mensualmente.
d) Bonos de Responsabilidad.- De igual manera éstos se cancelan
trimestralmente luego del proceso de evaluación y verificación del
cumplimiento de objetivos, éstos son establecidos por el respectivo jefe
inmediato.
Los rubros considerados para el pago de nómina en función de egresos para el
empleado son:
a) Aporte IESS (porcentaje establecido por la Ley de Seguridad Social)
b) Retención en la Fuente por Relación de Dependencia (Si aplica según
lo establecido por la Ley Orgánica de Régimen Tributario)
c) Otros descuentos. (Según lo establecido en el Código de Trabajo)
131
El pago de nómina se hace mensualmente a más tardar el día quinto del mes
siguiente.
Gama-Cerámicas cambiará una política contable sólo si tal cambio sea por: (a)
requerido por una Norma o Interpretación; (b) lleva a que los Estados Financieros
suministren información más fiable y relevante sobre los efectos de las transacciones,
otros eventos o condiciones que afecten a la situación financiera, el rendimiento
financiero o los flujos de efectivo de la entidad.
132
Elaboración: Gladys Verdezoto
Los Estados Financieros fueron reconstruidos en forma estimada en base a
constancia física, estados de cuenta, roles de pago, declaraciones mensuales,
la información del personal de la Empresa y Gerente General.
133
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1. CONCLUSIONES
De acuerdo con los objetivos trazados, las preguntas directrices y los resultados de la
investigación, se plantean las siguientes conclusiones:
En el complejo mundo de los negocios hoy en día caracterizado por el proceso de
globalización y complejidad de los mercados, donde los consumidores se vuelven
cada vez más abiertos, exigentes en sus hábitos de compra; los dueños y gerentes
de las empresas necesitan contar con un flujo constante y preciso de información
contable que les permita tomar decisiones acertadas, para poder enrumbar las
organizaciones al logro de sus objetivos y obtener una ventaja competitiva frente a
las demás organizaciones.
Gama Cerámica es una empresa distribuidora de productos para los acabados de la
construcción, cuyos propietarios han tenido la visión necesaria para salir adelante
con este emprendimiento, sin embargo y a pesar del éxito obtenido aún falta
mucho para que esta empresa familiar despegue y se convierta en la mejor
organización en este mercado; así se tiene que:
La entidad desde su creación, se ha caracterizado por su deficiente estructura
contable, debido a que es una empresa de emprendedores cuyos inversionistas son
los únicos dueños y no le han dado la suficiente importancia a la función
planificadora y su aporte a las demás funciones administrativas, dándole más bien
el enfoque de una administración familiar.
Las finanzas nunca fueron llevadas de una manera formal ni técnica. La
contabilidad se reduce a un simple registro de ingresos y egresos; en la actualidad
si bien se cumplen con las disposiciones del Servicio de Rentas Internas, no se
134
utiliza la información generada para orientar la gestión financiera y la toma
adecuada de decisiones aduciendo una falta de recursos tanto humanos como
técnicos, desperdiciando valiosa información que podría marcar derrotes de
progreso para la empresa.
A pesar de que la información contable cumple un rol muy importante al producir
datos indispensables para la administración y el desarrollo del sistema económico
empresarial, esta información no es mostrada por los estados financieros cuyas
características fundamentales son la utilidad y confiabilidad.
La información contable obtenida no es precisa, manejable ni de fácil
interpretación, no refleja la realidad de manera coherente y fiable, como tampoco
sirve de soporte para la toma de decisiones.
Frente a esta realidad, se consideró conveniente el diseño e implementación de
una Infraestructura Contable en la empresa Gama-Cerámica de la ciudad de Quito,
a través de la aplicación de un manual de procedimientos que permita registrar en
forma cronológica, técnica y resumida, las transacciones y operaciones que realiza
la empresa durante el periodo contable o fiscal, cuya información servirá a futuro
para informar en forma sencilla, clara y oportuna la situación o estado en la que se
encuentra la empresa a través de los estados financieros.
135
6.2. RECOMENDACIONES
La calidad en los procesos de información y más los de carácter contable, juega un
papel muy importante en la competitividad de las empresas, ya que muchas de las
decisiones tomadas en la misma son con base a los resultados o productos de esos
procesos, por lo tanto para que la empresa Gama-Cerámica participe más
eficientemente en todas sus actividades se hace las siguientes recomendaciones:
La empresa debe crear un sistema de información contable suficientemente
efectivo, de manera que dentro de la organización la información pueda fluir
adecuadamente a todos los niveles jerárquicos y no se convierta en un elemento
ineficiente.
La administración deberá estar pendiente de que la empresa se mantenga al día
con un correcto y minucioso análisis de su estado financiero, para que la función
administrativa pueda ir a acorde con las posibilidades y/o necesidades reales de la
entidad.
El administrador deberá tener siempre muy en cuenta la información obtenida de
los estados financieros como vía más efectiva para la toma de decisiones.
Se sugiere, que los propietarios enfaticen en la utilización de la información
contable no solo para tomar decisiones sobre financiamiento o inversiones, sino
también para obtener resultados acertados o adoptar medidas correctivas en caso
de ser necesario.
Se recomienda que la empresa de un riguroso control de inventarios para los
artículos de lento movimiento a fin de mantener solo las existencias necesarias
para servir a los clientes, obteniendo así mayor liquidez y disponibilidad de
espacio para los productos de venta rápida.
Se recomienda incrementar el volumen de ventas mediante el ofrecimiento de
precios más competitivos que le permita retener y conquistar más clientes.
136
Establecer una serie de ventajas para los clientes que ayuden a compensar los
efectos de una fuerte competencia, mediante la realización de promociones y
descuentos.
137
BIBLIOGRAFÍA
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Científica, UTA, Ambato-Ecuador
BRAVO VALDIVIEZO, Mercedes, (2008), “Contabilidad General”, 8va
Edición, Editora Nuevodía, Quito-Ecuador
BEYER, Robert (1991), "Contabilidad de Eficiencia para Planeamiento y
Control”, Ediciones de Contabilidad Moderna, 3ra Edición, Buenos Aires,
Argentina.
COLTMAN, M, (2001), “Principios y Práctica de Gestión Financiera”, 4ta.
Edición, Ediciones Deusto, España.
CORTEZ, Sandra, (2007), “Practica Contable”, 2da. Edición, Editores Sur”
Quito-Ecuador.
GUAJARDO Gerardo, (2005), “Contabilidad Financiera”, 5ta. Edición, Mc
Graw Hill, México.
HARGADON, Bernard (1996), “Principios de contabilidad”, 4ta Edición,
Editorial Norma, México D.F.
HERRERA, MEDINA y otros, (2004), “Tutoría de la Investigación Científica”,
Guía para elaborar en forma amena el trabajo de Graduación, Diemerino Editores,
Quito-Ecuador.
HARGADON, Bernard Joseph, (2002), “Principios de Contabilidad”, 4ta
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RAMÍREZ PADILLA, David Noel, (2004), “Contabilidad Administrativa”,
8va. Edición, Mc Graw Hill, México D.F.
SARMIENTO R., Rubén, (2004), “Contabilidad General” 6ta. Edición,
Diemerino Editores, Quito-Ecuador.
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Contabilildad Tomo 1, 3ra. Edición, Editorial McGraw-Hill, Madrid-España
TERÁN GANDARILLAS, Gonzalo (1998), “Temas de Contabilidad Básica e
Intermedia”, 4ta. Edición, Editorial de Educación y Cultura, La Paz-Bolivia
WESTON J. Fred, (2001), “Guía de Gestión Financiera”, 3ra. Edición,
Ediciones Deusto, México
138
ZAPATA SÁNCHEZ, Pedro, “Contabilidad General” 8va. Edición, Mc Graw
Hill, México D.F.
Páginas Internet Consultadas
139
ANEXOS
140
ANEXO 1
ENCUESTA APLICADA A LOS COLABORADORES DE
GAMA- CERÁMICA
1. ¿Utilizan un sistema contable en la empresa?
SI NO
2. ¿De qué forma realizan las operaciones contables en la empresa?
Manual Computarizado Ninguno No sabe
3. ¿Cree que su empresa se encuentra enmarcada dentro de los lineamientos legales y
tributarios actuales sin correr el riesgo de una clausura?
SI NO
4. ¿Considera que el lugar en el cual se encuentra la empresa asentada actualmente es
acorde a las necesidades de la misma?
SI NO
5. ¿Actualmente ha sentido la necesidad de tener un sistema de contabilidad conforme a las
necesidades de la empresa?
SI NO
6. ¿Mantiene algún registro de todas las transacciones que realiza la empresa?
SI NO
7. ¿Tiene algún sistema de control de inventarios?
SI NO
8. ¿Los empleados mantienen beneficios sociales?
SI NO
9. ¿Cree que un sistema contable facilitaría llevar información actualizada?
SI NO
10. ¿Piensa que la información contable le permitiría tomar las mejores decisiones
económicas?
SI NO
GRACIAS POR SU COLABORACIÓN.
Con el ánimo de identificar la percepción que los colaboradores de Gama
Cerámica poseen con respecto a los registros contables de los movimientos
que tiene la empresa y evaluar la necesidad que tiene la entidad en la
implementación de una infraestructura contable; se realiza la siguiente
encuesta, de antemano agradecemos la sinceridad en el momento de responder
141
ANEXO 2
CLIENTES Y PROVEEDORES
RAZON SOCIAL
CONSEJO PROVINCIAL DE PICHINCHA
TECNICERAMICAS
DETALLES& CERAMICAS
DECOCERAMICA
JOLIZEB E HIJOS CIA. LTDA.
CONSTRUCASA
COMERCIAL MIRIAN
J.M.D CONSTRUCCIONES
INTACO ECUADOR S.A.
HERCO
KERÁMICOS S.A
VILLAREAL RUBIO IMPORTADORES S.A.
PINTURAS CONDOR
SELLFER CIA. LTDA.
FERRETERIA MARY PLUS
GRAIMAN CIA.LTDA.
ALMACEN DE MATERIAL ELECTRICO LEMA JATIVA
N.C.H. ECUADOR S.A.
EC ACABADOS DE LA CONSTRUCCION
ACABADO DE LA CONSTRUCCION C&C
MATEX SPAIN DEL ECUADOR S.A.
142
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