UNIVERSIDAD TÉCNICA DE BABAHOYO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN, FINANZAS E INFORMÁTICA PROCESO DE TITULACIÓN MAYO - OCTUBRE 2018 EXAMEN COMPLEXIVO DE GRADO O DE FIN DE CARRERA PRUEBA PRÁCTICA PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA TEMA: Conciliación de Saldos de la Cuenta de Activo Fijos en los Sistemas SByE, SIIPNE y eSIGEF del Comando de Policía Babahoyo N° 8 EGRESADO: Muñoz Miño Jairon Joffre TUTORA: CPA. Andrea Daniela Albán Navarro AÑO 2018
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UNIVERSIDAD TÉCNICA DE BABAHOYO
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN, FINANZAS E
INFORMÁTICA
PROCESO DE TITULACIÓN
MAYO - OCTUBRE 2018
EXAMEN COMPLEXIVO DE GRADO O DE FIN DE CARRERA
PRUEBA PRÁCTICA
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE INGENIERO EN
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TEMA:
Conciliación de Saldos de la Cuenta de Activo Fijos en los Sistemas SByE, SIIPNE
y eSIGEF del Comando de Policía Babahoyo N° 8
EGRESADO:
Muñoz Miño Jairon Joffre
TUTORA:
CPA. Andrea Daniela Albán Navarro
AÑO 2018
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INTRODUCCIÓN
El comando de Policía de Babahoyo Nª 8 es una Institución de Técnica, Jerarquizada,
de Carácter Civil, Armada, Disciplinada, Profesional y Altamente Especializada, cuya
misión es atender y proteger el libre ejercicio de los derechos y la seguridad de las
personas y mantener el orden público, dentro del territorio nacional. Como toda entidad
pública debe regirse a las disposiciones generales del estado y es controlada por los
entes reguladores como son el Ministerio de Finanzas, Dirección Financiera Nacional y
la Contraloría General del Estado, debido a que recibe presupuesto del estado.
Esta Entidad Operativa Desconcentrada dispone de activos fijos que integran el
grupo de propiedad, planta y equipo, los mismos que deben estar registrados en los
sistemas informáticos de control de bienes del Comando y del Ministerio de Finanzas,
es en este proceso de registro de los bienes donde se presentan inconvenientes debido a
que en muchos casos no son debidamente registrados en todos los sistemas, presentando
diferencias en los saldos contables. A lo largo del desarrollo del presente estudio de
caso denominado Conciliación de Saldos en la Cuenta de Activos Fijos En los Sistemas
eSByE, SIIPNE y eSIGEF, se tratará esta problemática que ocasiona inconsistencia en
la información contable.
La presente investigación es de carácter cualitativo y se encuentra dentro de la
sublinea de investigación de la carrera de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría de la
Facultad de Administración e Informática, de la Universidad Técnica de Babahoyo,
denominada Gestión de la Información Contable, debido a que se estudiara la
información contable de los activos fijos, de tal manera que se presente una información
consistente para los organismos de control y que a su vez sirva para la toma de
decisiones.
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En el presente estudio de caso se aplicó la investigación de campo, descriptiva y
bibliográfica, porque previamente necesitaremos tener una visión precisa de lo que
vamos realizar. Es necesario aplicar en este caso de estudio la investigación de campo,
ya que mediante la indagación conoceremos el problema actual que se presenta en la
Institución Policial y la investigación bibliográfica debido que se consultó, manuales,
normativas, relacionados con la conciliación de saldos y control interno de bienes; para
de esta manera conseguir una investigación eficiente para el proceso de desarrollo del
estudio de caso.
Para la recolección de datos se utilizó las técnicas de la entrevista y la observación
métodos que me permitió conocer el manejo de los procesos realizados en la
conciliación de los saldos.
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DESARROLLO
El Comando de la Subzona de Policía Babahoyo, se encuentra ubicado en la
Parroquia Camilo Ponce, Cantón Babahoyo, Provincia de los Ríos, entre las calles
General Barona y Calle Olmedo, pertenece a la Zona 5 que abarca las Subzonas del:
Guayas, Santa Elena, Los Ríos, Bolívar y Galápagos, excepto los Distritos:
Metropolitano de Guayaquil, Durán y Samborondón.
El Comando Provincial de Policía Babahoyo es una entidad Pública, cuya misión es
cuidar el orden interno y la seguridad ciudadana; administrativamente es la Entidad
Operativa Desconcentrada No. 052-0053.
El instructivo de funciones del Sistema de Administración Financiero eSIGEF
define a Las Entidades Operativas Desconcentradas como instituciones del
Gobierno Central que han adoptado el modelo de gestión de dos niveles. Las
Unidades de Administración Financiera (UDAF) se ubican en el primer nivel
considerando en el segundo nivel a las Entidades Operativas Desconcentradas
(EOD). Es utilizado por varias instituciones entre las que citamos los
Ministerios del Ambiente, Ministerio de Agricultura, Acuacultura y Pesca,
Policía Nacional, etc. (2012, pág. 3).
Las Instituciones Públicas y la Policía Nacional del Ecuador cuenta con un
Reglamento General de Bienes para el sector público, para normar la adquisición,
manejo, egreso, traspaso, préstamo, enajenación y baja de los diferentes bienes muebles
e inmuebles que constituyen el patrimonio de la instituciones, de la cual es parte el
Comando Provincial Babahoyo No. 8.
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En la actualidad este Comando Policial cuenta con un Inventario de Activos fijos
(Bienes de Larga Duración), que se detalla a continuación:
Tabla N° 1
Cuenta Descripción
141.01.03 Mobiliario
141.01.04 Maquinarias y Equipos
141.01.05 Vehículos
141.01.07 Equipos y paquetes informáticos
141.03.01 Terrenos
141.03.02 Edificios
911.17.00 Control administrativo Fuente: SIIPNE Comando de Policía Babahoyo Nª 8
Elaborado por: El autor
Como lo menciona el (ACUERDO No. 027-CG-2015, 2015),” Los activos fijos
Serán reconocidos como tales siempre y cuando cumplan los siguientes
requerimientos”:
a) Ser de propiedad de la Entidad;
b) Estar consignados a actividades administrativas y/o fructíferas;
c) Generen beneficios monetarios futuros;
d) Cuya vida útil estimada supere el año; y,
En el grupo denominado Control Administrativo encontramos las siguientes cuentas:
Tabla N° 2
Cuenta Descripción
911.17.03 Mobiliario
911.17.04 Maquinarias
911.17.05 Vehículos
911.17.06 Equipos
911.17.07 Equipos de cómputo y sistemas informáticos
911.17.09 Textos y Colecciones Fuente: SIIPNE Comando de Policía Nª 8
Elaborado por el Autor
De acuerdo al (Contraloria General del Estado, 2016, págs. 6 - Art. 11), los
Bienes de Control Administrativo “son bienes tangibles, de pertenencia de la
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institución o entidad, cuya vida útil sea superior a un año y son utilizados en
las actividades de la institución”.
“El costo individual de manufactura, adquisición, donación o avalúo de estos
bienes es menor al que para tal efecto establezca el Ente Rector de las Finanzas
Públicas establezca para los activos fijos”.
Se puede determinar que desde los períodos de planificación, adquisición y custodia
de estos activos no se encuentran identificados, se desconoce su ubicación, en muchos
casos estos problemas son ocasionados por el desconocimiento de las normas legales, y
la falta de capacitación del personal.
Actualmente los bienes de Larga Duración (Activos fijos) están siendo administrados
por un servidor público policial perteneciente al Comando Provincial de Policía
Babahoyo, el mismo que tiene poca formación en el área de su competencia, ausencia
de capacitación, aspectos que se reflejan en la mala calidad de la administración de los
bienes.
De acuerdo a lo establecido en el Reglamento General para la Utilización, Control,
Administración y Manejo, de los Bienes y Existencias del Sector Publico dispone lo
siguiente:
Conservador Administrativo.- Es el/la encargado de custodiar, registrar los
ingresos, egresos y traspasos de los bienes en la unidad así como también
mantener actualizados los inventarios, conforme a las necesidades de los
usuarios. El profesional de cada unidad administrativa del ente u organismo,
elegirá a los Custodios Administrativos, según la cantidad de bienes e
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inventarios de propiedad del ente u organismo y/o frecuencia de adquisición de
los mismos. (Contraloria General del Estado, 2016, págs. 2-Art. 2-parr 7)
Al no estar capacitado la persona encargada del control de los activos fijos esto
permite el incumplimiento de la norma Técnica del Manejo y Control de los bienes de
larga duración del Sector Público, lo que no permite obtener saldos conciliados
valederos y confiables.
“La Norma 210-06 de Control Interno para el Sector Público define a la
conciliación de saldos como operaciones necesarias para verificar la
conformidad de una situación reflejada en los registros contables. Establecen
pruebas cruzadas entre datos de dos fuentes internas diferentes o de una externa
con otra interna, proporcionan seguridad sobre la información financiera
registrada. Así mismo permite descubrir diferencias y explicarlas efectuando
ajustes o regularizaciones cuando sean necesarias.” (Ministerio de Finanzas,
2013).
Es importante resaltar lo que establece el acuerdo No. 27 –CG – 2015 en el capítulo
II de los Bienes y Existencia art. 10. Constatación física y obligatoriedad de inventarios
donde nos indica que por lo menos una vez al año en el último trimestre, en cada unidad
administrativa se efectuará constatación física de los bienes, con el fin de inspeccionar
los inventarios en las instituciones y facilitar los ajustes contables. En ella podrán
intervenir el Guardalmacén o quien haga sus veces, el Guardián Administrativo, y el
titular de la unidad administrativa o su representante. De dicha actividad; se le
informara a la máxima autoridad de la entidad en la primera quincena de cada año, un
los resultados, detallando todas las novedades que se obtengan durante el proceso de
constatación física y conciliación con la información contable y las sugerencias del
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caso; a más de, el Acta suscrita por los intervinientes. Se remitirá a la Unidad Financiera
o quien haga sus veces, duplicado del informe de constatación física realizado para los
registros contables correspondientes (Contraloria General del Estado, 2015)
“Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las
existencias como de los bienes (activos fijos), mediante reconocimientos
detallados con valores que permitan reconocer los retiros, traspasos o bajas de
los bienes, a fin de que la información se halle actualizada y de conformidad
con los procedimiento contable vigente.” (Contraloria General de Estado ,
2014, págs. 33, Norma 406-05).
El Comando Provincial de Policía Babahoyo al tratarse de una institución pública
controlado por los entes reguladores del estado como son: Ministerio de Financias,
Dirección financiera Nacional y contraloría General del Estado, para llevar el control de
sus activos fijos utiliza el sistemas Bienes y Existencias (eSBYE), el Sistema
Informático Integrado de la Policía Nacional (SIIPNE) y el Sistema Integrado de
Gestión Financiera (eSIGEF), por lo que al momento de realizar las respectivas
conciliaciones de los saldos, este debe arrojar un saldo igual en los mayores de los tres
sistemas, esto hace que la información contable sea confiable y oportuna para la entrega
de la información financiera a los organismos de control interna y externa, tales como:
Dirección Nacional Financiera, Auditoría Interna, Contraloría General del Estado entre
otras.
Al liquidar un período contable, las cuentas deben mostrar su saldo actual, por
lo tanto, estos valores servirán de base para preparar los estados financieros.
Como lo establece la Norma de Control Interno N° 406-10 Constatación Física
de existencia y bienes de larga duración.”… las discrepancias que se obtengan
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durante el proceso de cotejo físico y concordancia con la información contable,
serán investigadas y despues se registrarán los ajustes respectivos”. (Ministerio
de Finanzas del Ecuador, 2015).
Este estudio de caso está dirigido estudiar el proceso de conciliación de saldos de la
cuenta de activos fijos (bienes de larga duración ), debido que al momento de realizar la
respectiva conciliación de saldos de los activos fijos del Comando de Policía Babahoyo
N° 8, al descargar los reportes de los sistemas antes mencionados de todos los activos
fijos que posee el Comando, dichos saldos no son consistentes debido a que en muchas
ocasiones el Sistema Informático Integrado de la Policía Nacional (SIIPNE), no arroja
la totalidad de los bienes registrados, también sucede que en los sistemas no se puede
comprobar los saldos debido a que hay bienes que han sido dados de baja pero constan
aun en los sistemas debido a que no se los puede eliminar, además cuando se realizó la
respectiva conciliación de saldos en este año la cuenta de vehículos y control
administrativo presentaba inconsistencia en los saldos entre los sistemas eSByE,
SIIPNE y por ende el saldo del eSIGEF tampoco coincide con el saldo del sistema de
bienes y existencia eSByE.
Al entrevistar al encargado de activos fijos del Comando de Policía Babahoyo N° 8,
sobre la conciliación de los saldos en la cuenta activos fijos, este manifestó que la
inconsistencia de los saldos en los mayores de la cuenta Vehículo se daba debido a que
en el sistema SBYE no se encontraba registrados 33 vehículos que habían sido recibidos
por traspaso de las unidades de Orellana, Loja, Cotopaxi, PJ y la unidad de tránsito, los
cuales solo habían sido registrados en el sistema SIIPNE., motivo por el cual se
presentaba una diferencia de saldos de más de $600.000.
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Además se evidencio durante la investigación mediante la entrevista al encargado de
activos fijos, que en la cuenta control administrativo en el grupo de maquinarias y
herramientas existía también diferencias de saldos entre los sistemas SIIPNE y eSBYE,
debido a que no se encontraban registrado en el sistema eSBYE 82 cascos de
motocicletas que habían sido recibido por traspaso hasta la unidad del Comando.
Dichos vehículos no se encontraban registrado en el sistema de Bienes y existencias
debido a que el departamento de logística no había remitido las respectivas actas de
entrega-recepción al encargado de activos fijos del comando, de igual manera sucede
con los 82 cascos de motocicletas que no se remitieron las respectivas actas al
departamento de activos fijos para que este los registrara en el sistema de Bienes y
Existencias.
Por medio de la siguiente tabla se mostrara el saldo contable de cada una de las
cuentas que integran el grupo de Activos Fijos del Comando de Policía Babahoyo Nº 8:
Tabla N° 3
Fuente: Comando de Policía Babahoyo Nª 8
Elaborado por: Muñoz Miño Jairon
La tabla pertenece a la respectiva conciliación de saldos realizada con corte al 28 de
mayo de 2018 de cada una de las cuentas que conforman el grupo de activos fijos del