UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA CPA. TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA. TEMA: MODELO DE UN SISTEMA DE COSTOS ABC Y GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA FERRETERÍA EL COLORADO EN LA PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS. AUTORA: SALAZAR CRIOLLO SILVANA MANUELITA ASESOR: M.B.A. LEONARDO CARRIÓN HURTADO SANTO DOMINGO - ECUADOR 2014
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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA CPA.
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA .
TEMA: MODELO DE UN SISTEMA DE COSTOS ABC Y GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA FERRETERÍA EL
COLORADO EN LA PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS.
AUTORA: SALAZAR CRIOLLO SILVANA MANUELITA
ASESOR: M.B.A. LEONARDO CARRIÓN HURTADO
SANTO DOMINGO - ECUADOR 2014
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iii
iv
NOTA DE ACEPTACIÓN
Firma Presidente del Jurado
Firma Oponente
Firma Miembro del Jurado
v
DEDICATORIADEDICATORIADEDICATORIADEDICATORIA
Mi enorme alegría y satisfacción obtenida por haber culminado una etapa más en mi vida,
mi meta tan anhelada, se la dedico a mi querida Mamita Isabel, por ser el pilar fundamental
de mi inspiración, que con sus consejos, su dedicación y por la forma en que me hizo ver la
vida, soy una gran mujer.
Porque a pesar de que muchas veces nuestro camino se llenaba de oscuridad eras tú la luz
que me inspiraba a seguir adelante y esforzarme cada día más por lo que quiero, gracias
por siempre apoyarme y creer en mí, no encuentro las palabras para agradecerte todo lo
que has hecho por mí en estos años, Mamita amada este nuevo logro en mi vida te lo
dedico enteramente a ti, mi amiga, consejera, Te Amo.
Por darme la vida y la sabiduría para la realización de mi Tesis y las fuerzas necesarias
para terminar con mi carrera.
A mis amigos. Que nos apoyamos mutuamente en nuestra formación profesional y que hasta ahora,
seguimos siendo amigas, gracias por estar en las buenas y en las malas conmigo.
A mis Maestros.
Que marcaron cada etapa de nuestro camino universitario aportando con enseñanzas y
nos impartieron sus conocimientos hasta los últimos días en la Universidad. Gracias MBA.
Leonardo Carrión por su dedicación y ayuda en asesoría y dudas presentadas en la
realización de mi Tesis.
Con todo mi cariño
SILVY
vii
INDICE
PORTADA
CAPÍTULO I .................................................................................................................................................... 8
1. MARCO TEÒRICO. ............................................................................................................................ 8
1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN.......................................... 8
1.2. ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN. ....................................................................................................................................... 8
1.2.3. Gestión de Inventarios. ...................................................................................................................... 13
1.3. VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN. ............................................... 34
CAPÍTULO II ................................................................................................................................................ 36
2. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA. ................................. 36
2.1. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA EN EL CONTEXTO INSTITUCIONAL ..................... 36
CAPÍTULO III ............................................................................................................................................... 49
3. MARCO PROPOSITIVO ................................................................................................................... 49
3.1. TÍTULO DE LA PROPUESTA: ........................................................................................................ 49
3.2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA.............................................................................................. 49
3.2.2. Objetivo General ................................................................................................................................ 49
3.2.3. Propuesta de Costos ABC .................................................................................................................. 50
3.2.4. Validación de la Propuesta ................................................................................................................ 83
“Es la ciencia que estudia el patrimonio, y las variaciones que en él se producen.”2
La contabilidad se define como una ciencia que estudia los activos y pasivos de una
empresa, registrando y analizando las transacciones de la misma para conocer su situación
económica.
1.2.1.2. Objetivo de la Contabilidad.
“El objeto de la contabilidad es la medición adecuada del Patrimonio en sus diversos
aspectos, bienes, derechos y obligaciones.”3
“El objetivo fundamental es servir de instrumento de información de la situación de la
empresa, los resultados obtenidos en cada ejercicio económico y las causas de dichos
resultados.”4
El objetivo de la contabilidad se define como la herramienta que nos permite conocer la
situación financiera de la empresa en tiempo contable, puede ser mensual, semestral o
anual.
1.2.1.4.1. Contabilidad de Costos.
“Es la técnica especializada de la contabilidad que utiliza métodos y procedimientos
apropiados para registrar, resumir e interpretar las operaciones relacionadas con los costos
que se requieren para elaborar un artículo”5
“La contabilidad de costos mide, analiza y presenta información financiera y no financiera
relacionada con los costos de un adquirir o utilizar recursos en una organización.”6
2REY POMBO José, Contabilidad General, Paraninfo. 2da Edición, 2009, pág. 4. 3REY POMBO José, Contabilidad General, Paraninfo, 2da Edición, 2009, pág. 8. 4OMEÑACA GARCÍA Jesús, Contabilidad General, Deusto, 11va Edición, 2008, pág. 22. 5ZAPATA SANCHEZ, Contabilidad de Costos.McGraw Hil,3ra edición, 2007, pág 6. 6HORNGREN Charles, &Srikant D., Contabilidad de costos un enfoque gerencial, Pearson Education,12va edición, Pág.
2.
10
La contabilidad de costos se define como la encargada de registrar, analizar interpretar,
resumir las operaciones económicas y productivas de una industria, determinando el precio
unitario de cada producto elaborado.
1.2.2. Costos ABC.
“El costeo ABC determina que actividades se realizan en cada organización, cuánto
cuestan y que valor agregan. La asignación de costos indirectos, es decir, costos de
producción y los gastos.”7
“El costeo ABC consiste en asignar costos a los insumos necesarios para ejecutar todas las
actividades de un proceso productivo, identificadas como las relevantes para obtener un
determinado objeto de costo y luego calcula el costo de estas actividades productivas
mediante mecanismos de absorción del costo.”8
El costeo ABC es aplicable en cualquier actividad económica, son muy importantes para
las empresas porque ayuda a la toma de decisiones, obtener información precisa de las
mercaderías perfeccionando el sistema de costeo, evitando la aglomeración de los
inventarios, determinando las utilidades del producto.
1.2.2.1. Objetivo.
“Obtener información precisa sobre el costo de las actividades y procesos de la empresa,
optimizando el uso de los recursos y dando a la organización una orientación hacia el
mercado, que permita el desempeño de mejorar los objetivos de satisfacción y eliminar el
desperdicio en actividades operativas y administrativas.”9
7ZAPATA SANCHEZ, Contabilidad de Costos. McGraw Hil,3ra edición, 2007, pág438. 8TORO LOPÉZ Francisco J, Costos ABC y presupuestos: herramientas para la producción. Ecoe, 1era edición., 2010, pág. 46. 9ZAPATA SANCHEZ, Contabilidad de Costos. McGraw Hil, 3ra edición,2007, pág 436.
11
“Mejorar la asignación de recursos a cualquier objeto de costos (producto, servicio, cliente,
mercado, dependencia, proveedor), y mide el desempeño de las actividades que se ejecutan
en una empresa y los costos de los productos o servicios a través del consumo de las
actividades.”10
El objetivo del costeo ABC se define como la herramienta que permite conocer con
exactitud qué actividades se asigna a cada producto y si agregan un valor o no.
Cuadro Nº 1 ELEMENTOS DEL COSTEO ABC Etapa Previa
a) Determinar si es factible y conveniente poner en marcha un proyecto sensible y oneroso como ABC
Definir la factibilidad, conveniencia, alcance, organización, mediante un estudio el cuál debe verificar las condiciones operativas requeridas para justificar la puesta en marcha.
b) Definir el alcance del proyecto Seleccionar los procesos del negocio que se van a costear mediante el modelo ABC, al final se aplicarán los procesos de apoyo al negocio como gestión financiera, Gestión RRHH, adquisiciones.
c) Organizar el equipo encargado del proyecto ABC.
Crear comités directivos, los cuales permitirán el seguimiento y la toma de decisiones oportunas y correctas.
d) Capacitar debidamente a los miembros del equipo en el modelo ABC.
Llevar a cabo cursos y seminarios relacionados con la teoría de costeo ABC, para conocer las dificultades y sus resultados.
e) Socializar las ventajas a fin de comprometer a los miembros de la empresa.
Todo el personal de la empresa pase a ser protagonistas dándoles a conocer que se pretende hacer porque hacerlo y que ganaría la empresa.
Etapa Decisiva a) Diagnóstico Preliminar.
Evaluar a la empresa la cual resuelva las inquietudes iniciales de os gerentes y el equipo responsable del proyecto, permitirán planificar la implementación y establecer las relaciones contractuales.
Analizar todas las actividades requeridas para producir, administrar y comercializar un bien o un servicio, identificando las actividades que agregan o no valor.
c) Inventario Y flujo de las actividades. Identificar las diferentes actividades que integran las operaciones en una organización mediante encuestas, entrevistas y analizar todas las operaciones que se generan en la empresa.
d) Analizar si cada actividad identificada en el inventario agrega o no valor.
Analizar todas las actividades que se generan en la empresa agrega valor o no en el inventario.
e) Contabilización de los costos directos e indirectos.
Contabilizar los saldos de las cuentas y se tomarán aquellas que denotan costos de producción directos e indirectos y gastos que se direccionen a los productos finales.
f) Asignación de los recursos directos de los objetos del costo.
Los rubros que son rastreables se incorporan a los objetos del costo para establecer los costos primos directos.
g) Asociación de los recursos indirectos con las actividades.
Los recursos se asocian con las actividades, si el rubro es un costo indirecto común se asigna a todas las actividades y si el rubro es un costo indirecto específico se asigna a la actividad que generó el costo.
h) Asignación del costo de las actividades a los productos.
Se relaciona con la asignación de los costos desde los centros de actividades a los objetos del costo, esto se logra mediante el uso de inductores, conduce a cada objeto del costo una porción de costos de cada actividad que consume.
i) Determinación de costos totales. Consiste en sumar los costos asignados desde las actividades a los costos directos MP Y MOD adjudicados mediante proceso de rastreo.
j) Análisis e interpretación y resultados de ABC.
Analizar los costos del pasado inmediato o bien, los precios que se pagarían si se pudiera contratar con terceros la actividad, se obtienen datos del costo por unidad del producto que genera dicha actividad.
Elaborado por: Silvana Salazar Fuente: Contabilidad de costos 3ra edición, Zapata Sánchez Pedro (2008)
13
1.2.3. Gestión de Inventarios.
“La gestión de inventarios es de vital importancia en las empresas que venden sus
productos al por mayor y menor, ya que el inventario representa una fuerte inversión
financiera, una correcta gestión puede hacer la diferencia entre el éxito o fracaso de la
organización.
La gestión de inventarios tiene como principal objetivo el equilibrio entre la demanda y el
costo de inversión, determinando la cantidad de existencias que han de mantenerse y las
orden de pedidos que van a cubrir las necesidades de la empresa para con los clientes.”11
1.2.3.1. Inventario
“Es un recurso almacenado al que se recurre para satisfacer una necesidad actual o
futura.”12
“El inventario se compone de los bienes que la empresa compra para luego venderlos.”13
Los inventarios se define como el conjunto de productos que se acumulan en un bodega
para venderlas y obtener utilidad.
Los inventarios son una actividad que forma parte de las empresas comerciales, es
importante resaltar que son la parte fundamental en ellas, ya que su actividad fundamental
se destaca en la venta de mercaderías, el mal manejo de los mismos puede influir
ostensiblemente, si compra mucha mercancía sin establecer parámetros de ventas.
La bodega podría verse inundada de mercancía sin salida, que en el tiempo se convierte en
un capital improductivo e incrementa costos de bodegaje que se convierten en una
disminución de ingresos al no poder venderla con la utilidad inicialmente presupuestada, 11 VIZOSO Jorge, Economía segundo básica, Colegio Marista, pág. 62. 12 PEREZ Mónica & Bastos Ana, Introducción a la gestión de stocks, Ideas propias editorial, 2da edición, 2006, pág.1. 13 MEZA VARTGAS Carlos, Contabilidad: análisis de cuentas, Euned, 1ra edición, 2007, pág. 118.
14
igualmente podría tener inconvenientes con productos que pierden vigencia y que no son
vendidos o lo más grave podría ser no tener mercancías en el inventario para vender
perdiendo ventas y clientes.
1.2.3.2. Finalidad de los Inventarios.
� “Permite que las operaciones continúen sin que se produzcan patrones por falta
de productos o materias primas.
� Obtener ventajas por volúmenes de compra, ya que si la adquisición de artículos
se produce en grandes cantidades, el coste de cada unidad suele disminuir.
� Proporcionar unas reservas de artículos para satisfacer la demanda de los
clientes y que no se queden sin el deseado.
� Separar los procesos de producción y distribución. Así, por ejemplo, si la
demanda de un producto es elevada sólo durante el invierno, la empresa puede
elaborarlo a lo largo de todo el año y almacenarlo, evitando de este modo su
escasez en invierno.
� Salvaguardarse de la inflación y de los cambios de precio.
� Protegerse de las roturas de inventarios que pueden producirse por productos
defectuosos, el mal tiempo, fallos de suministros de los proveedores, problemas
de calidad o entregas inadecuadas.”14
14 PEREZ Mónica & Bastos Ana, Introducción a la gestión de stocks, Ideas propias editorial, 2da edición, 2006, pág.2.
15
1.2.3.3. Control costos de Inventarios.
“Mantener el inventario en un nivel óptimo, el nivel que minimiza el riesgo de agotamiento
de las existencias y elimina el exceso de inventario, ahorra dinero y contribuye a la utilidad
de operación. Para determinar el nivel óptimo deben poner mucha tención a las cantidades
que se compran, porque esas cantidades afectan a los niveles de inventario. La cantidad
ideal de compra de un artículo (del cual por lo menos algo se llevará en inventario) es el
número de unidades que minimice el costo total de inventario. A este número se le llama
cantidad económica de ordenar.”15
El control costos de inventarios se define como la custodia que se les da a los inventarios
para conocer sus existencias y evitar la aglomeración de los mismos.
1.2.3.4. Costos de Inventarios.
“Los inventarios traen consigo una serie de costos. Pueden formar parte de estos costos los
siguientes:
• Dinero
• Espacio
• Mano de obra para recibir, controlar la calidad, guardar, retirar, seleccionar,
empacar, enviar y responsabilizarse.
• Deterioro, daño y obsolescencia.
• Hurto
15 LONGENECKER Justin& MOORE Carlos, Administración de pequeñas empresas, CengageLearning, 14va edición, 2010, pág. 543.
16
Por lo general, los costos de inventario se clasifican como costos de pedido y costos
de almacenaje. Los costos de pedido, o adquisición, se producen
independientemente del valor real de las mercancías. Tales costos de despacho,
etc.”16
Los costos de inventarios se definen como los rubros que aparecen en la empresa
dependiendo de la actividad que esta realice, entre ellos tenemos: costo de espacio, mano
de obra, deterioro, daño, almacenaje, transporte entre otros.
1.2.3.5. Elementos del Sistema de Inventarios.
“Los elementos básicos de los sistemas de inventarios son los siguientes:
1.2.3.5.1. La demanda
La demanda como la cantidad de productos que le cliente solicita de un determinado bien e
la empresa.
El tamaño de la demanda constituye la cantidad de productos necesaria para tender a la
demanda entre dos reaprovisionamientos, es decir, aquella cantidad necesaria para tender a
los clientes o al proceso productivo entre la llegada de un paquete de ítems o productos y
otra.
La tasa de la demanda se puede definir como el tamaño de la demanda por unidad de
tiempo.
Un modelo de demanda es la manera en la que el tamaño de la demanda es retirado de los
inventarios. Podemos distinguir diferentes modelos de demanda, como son el uniforma, el
instantáneo, el potencial, etc.
.
16MULLER Max,Administración de Inventarios. Norma S.A, 2004, pág 3.
17
1.2.3.5.2. Los reaprovisionamientos.
El reaprovisionamiento es la reposición de ítems en el inventario, es decir, la entrada de
piezas en el inventario.
1.2.3.5.3. El periodo de pedido.
Es el tiempo comprendido entre la colocación de dos pedidos de reaprovisionamiento
consecutivos.
1.2.3.5.4. El periodo entre reaprovisionamiento.
Constituye el tiempo que media entre dos reaprovisionamientos consecutivos.
1.2.3.5.5. El tamaño del reaprovisionamiento.
Se trata de tiempo comprendido entre el lanzamiento del pedido y su recepción. Dicho
intervalo coinciden con el periodo de reaprovisionamiento, de este modo si el plazo de
entrega es cero, el periodo de pedido coincide con el de reaprovisionamiento, en cambio, si
el plazo de entrega es constante, el periodo de pedido coincide con el de
reaprovisionamiento, pero no se producen al mismo tiempo.
1.2.3.5.6. El plazo de entrega o tiempo de suministro.
Se trata del tiempo comprendido entre el lanzamiento del pedido y su recepción. Dicho
intervalo coincide con el periodo de reaprovisionamiento, de este modo si el plazo de
entrega es cero, el periodo de pedido coincide con el de reaprovisionamiento, en cambio si
el plazo de entrega es constante, el periodo de pedido coincide con el de
reaprovisionamiento, pero no se producen al mismo tiempo.
18
1.2.3.5.7. El periodo de reposición.
Constituyen el intervalo de tiempo durante el cual el tamaño del reaprovisionamiento
solicitado se añade al inventario.
1.2.3.5.8. La tasa de reaprovisionamiento.
Es el cociente entre la cantidad del reaprovisionamiento y el periodo de reposición.
1.2.3.6. Planificación de Inventarios.
“Los inventarios son la inversión que realizan las empresas comercializadoras para generar
utilidades, en las cuales se debe determinar el comportamiento en cada una de las etapas de
la cadena de suministro, por lo tanto es necesario planificar cada uno de los objetivos
limites y accionar en cada una de ellas, que permitan un manejo adecuado de recursos
evitando manejos inadecuados dentro de la cadena de suministro.
Finalmente las preguntas se deben resolver en la planificación de este trabajo son las
planteadas en el modulo de estrategia de inventarios dictada por el Ingeniero Francisco
Villalba:
� ¿Qué tener en el Inventario?
En el inventario se debe tener en cuenta: costo del inventario, rotación del
producto, características físicas del producto, características comerciales,
fuente de suministro, clasificación ABC.
Es necesario definir los criterios para realizar un análisis del
comportamiento de la demanda y la rotación del producto, la facilidad de
obtenerlo, determinar sus características y su importancia.
19
� ¿Dónde tener el Inventario?
El inventario podría tenerse en: el proveedor, productor, distribuidor, punto
de venta, o en tránsito.
Es preciso tener en cuenta la planificación de los inventarios, los puntos
donde se puedan encontrar, para que en algún momento se pueda calcular la
cantidad que se tiene, este cálculo se determina a partir del tamaño del
inventario, la existencia media, máxima y el stock de seguridad preciso.
� ¿Qué cantidad tener en el Inventario?
La cantidad que se debe tener en el inventario: de acuerdo al tamaño del
inventario, existencia media, máxima, la reserva de seguridad, teniendo en
cuenta la demanda, el tiempo de entrega y el nivel de servicio, sin dejar de
lado los costos que generan este manejo.
� ¿Cuándo reponer el Inventario?
El inventario se debe reponer cuando: este en el punto de pedido (PP),
tiempo de revisión (TR), se establece fundamentalmente de acuerdo a la
demora en realizar la reposición del inventario y la variabilidad que tenga la
demanda.
� ¿Cómo gestionar el Inventario?
El inventario se gestiona: de acuerdo al tipo de sistema de gestión, modelo
de inventario, se debe realizar una buena gestión ya que si no la hay da lugar
a excesos en el pedido de los materiales y a su vez la pérdida.
20
� ¿Con qué eficiencia se gestiona el Inventario?
La eficiencia con que se gestiona el inventario: es rotación del producto que
permita mejorar la gestión del capital de trabajo, confiabilidad de la
información, tener claro su nivel de agotados, el valor del inventario es
importante para tener claro la rentabilidad ROI.”17
La planificación de Inventarios es la organización de todo el stock que posee una
empresa teniendo en cuenta los siguientes parámetros, Qué debe tener un inventario,
dónde debe estar ubicado, cuántos productos debe tener, cuándo se debe reponer, cómo
gestionarlo.
1.2.3.7. Propósito de los Inventarios.
“El inventario se considera un desperdicio. Sin embargo, si la organización tiene
dificultades en su flujo de caja o carece de control sólido sobre (i) la transferencia de
información electrónica entre los departamentos y los proveedores importantes, (ii) los
plazos de entrega y (iii) la calidad de los materiales que recibe, llevar inventario
desempeña papeles importantes, entre las razones más importantes `para constituir y
mantener un inventario se cuentan:
• Capacidad de predicción.
Con el fin de planear la capacidad y establecer un cronograma de producción, es
necesario controlar cuanta materia prima, cuantas piezas y cuantos sub ensamblajes
se proceden en un momento en un momento dado. El inventario debe mantener el
equilibrio entre lo que se necesita y lo que se procesa.
17 Extraído el 10 de Agosto del 2012 de http://repository.ean.edu.co/bitstream/10882/2121/1/SanchezLaura2012.pdf
21
• Fluctuaciones en la demanda.
Una reserva de inventario a la mano supone protección: no siempre se sabe cuánto
va a necesitarse en un momento dado, pero aun así debe satisfacer a tiempo la
demanda de los clientes o de la producción. Si puede verse como actúan los clientes
en la cadena de suministro, las sorpresas en las fluctuaciones de la demanda se
mantienen al mínimo.
• Inestabilidad del suministro.
El inventario protege de la falta de confiabilidad de los proveedores o cuando
escasea un articulo y es difícil asegurar una provisión constante. En lo posible, los
proveedores de baja confiabilidad deben rehabilitarse a través del dialogo, o de lo
contrario deberán reemplazarse. La rehabilitación se puede lograr por medio de
pedidos de compra maestros, con tiempos preestablecidos de suministro de
productos, sanciones en precio o plazos de pago por incumplimiento, una mejor
comunicación verbal y electrónica entre las partes, etc. El efecto de ello será una
reducción de las necesidades de inventario a mano.
• Protección de precios.
La compra acertada de inventarios en los momentos adecuados ayuda a evitar el
impacto de la inflación de costos. Obsérvese que contratar para asegurar el precio
no exige necesariamente recibir la mercancía en el momento de la compra. Muchos
proveedores prefieren hacer varios envíos periódicos en lugar de despachar de una
vez el suministro completo para un año, de una unidad particular de existencias.
• Descuentos por cantidad.
Con frecuencia se ofrecen descuentos cuando se compra en cantidades grandes en
lugar de pequeñas.
22
• Menores costos de pedidos.
Si se compra una cantidad mayor de un artículo, pero con menor frecuencia, los
costos de pedido son menores que si se compra en pequeñas cantidades una y otra
vez (sin embargo los costos de mantener un articulo por periodo de tiempo mayor
serán más altos).”18
1.2.3.8. Tipos de Artículos de Inventarios.
“Fundamentalmente, en una empresa existen los siguientes tipos de inventarios:
1.2.3.8.1. Inventario de mercancías.
Estos incluyen los bienes adquiridos por las empresas, que van a ser vendidos sin
someterse a procesos de transformación.
Este tipo de inventarios se integran todas las mercancías disponibles para la venta y deben
reflejarse en un contabilidad diferenciada, ya que existen otros tipos de mercancías como:
las mercancías en camino, aquellas que están compradas, que son propiedad de las
empresas y se ceden a terceros como garantías.”19
1.2.3.8.2. Materias primas.
“Compuesto por los elementos simples y elementales que requieren cierto grado de
transformación antes que se les pueda considerar como un producto.
18MULLER Max,Administración de Inventarios. Norma S.A, 2004, pág 3,4. 19 PEREZ Mónica & Bastos Ana, Introducción a la gestión de stocks, Ideas propias editorial, 2da edición, 2006, pág.5.
23
1.2.3.8.3. Productos semielaborados.
Los artículos manufacturados que se incorporan en un artículo mayor para constituir el
producto final; también se les denomina componentes.
1.2.3.8.4. Empaquetado.
Artículos que se utilizan para empaquetar los productos terminados antes de su venta;
también incluye los artículos que se destinan al empaquetado de protección, tanto para
proceder a su venta como para preservar mejor los materiales durante el periodo en que
permanezcan en inventario.
1.2.3.8.5. Consumibles.
Son bienes que no se incorporan en el producto terminado, pero que, de una manera u otra,
son necesarios para su elaboración.
1.2.3.8.6. Productos terminados.
Artículos completos, funcionando y listos para su venta.”20
1.2.3.9. Cuándo hacer un pedido
“El punto para un pedido nuevo define cuando debe iniciarse un embarque de reabasto. Un
punto para un pedido nuevo puede ser especificado en términos del suministro de unidades
o días.
La fórmula básica del punto para un pedido nuevo es:
R = D X T 20 BRAVO Juan,Compras e Inventario, Díaz de Santos S.A., 1995, pág. 95.
24
En donde
R = el punto para un pedido nuevo, en unidades;
D = la demanda promedio diaria, en unidades; y
T = la duración promedio del ciclo de desempeño, en días.”21
1.2.3.10. Cuánto incluir en el pedido.
“El tamaño de los lotes equilibra el costo de mantener el inventario con el costo del pedido.
La clave para comprender la relación es recordar que el inventario promedio es igual a la
mitad de la cantidad el pedido. Por lo tanto, entre más grande es la cantidad del pedido,
más grande es el inventario promedio y, en consecuencia, más grande es el costo anual de
mantener el inventario.
El punto en el que se minimiza la suma del costo de los pedidos y del mantenimiento del
inventario representa el costo total más bajo. El objetivo es identificar la cantidad de los
pedidos que minimice el costo total de mantener el inventario y los pedidos.
La fórmula estándar para la EOQ es:
��� � ���
�¡�
En donde
EOQ = cantidad económica del pedido;
C� = costo por pedido;
C¡ = costo anual de mantener un inventario 21Donal J. Bowersox, David J. Closs, M. Bixby Cooper, Administración y logística en la cadena de suministros,Mc Graw Hill, 2da Edición, 2007, pág. 137.
25
D = volumen anual de ventas, en unidades; y
U = costo por unidad”
Para lograr el equilibrio es preciso aplicar uno de los principios de la planeación estratégica
en logística la diferenciación, es necesario clasificar de acuerdo al criterio y establecer
políticas diferenciales para cada grupo.”22
1.2.3.11. Inventario Obsoleto.
“Son los sobrantes o pasados de moda. Suponen un coste para la empresa por cuanto no
pueden ser utilizados o deben ser vendidos a un precio más bajo.
Los productos deteriorados apenas tiene importancia ya que, normalmente se hace cargo de
ellos las empresas proveedoras.”23
Son los productos o bienes que posee una empresa los cuales se encuentran en deterioro y
mal estado debido a la acumulación de mercaderías en bodega, las mercaderías en
deterioro, en desuso, obsoletas debe ser tratadas mediante una previsión de regularización
que refleje ese menor valor, ando de baja los inventarios que se encuentran muertos que
no generan utilidad sino que a su vez solo nos generan gastos.
“Todo encargado de inventarios que haya tenido que quitar de en medio repetidas veces
existencias que se mueven realmente despacio o que están totalmente muertas, o que esté
desesperado por falta de espacio debido a que el inventario obsoleto devora más y más
metros cuadrados, sabe que tales artículos simplemente deben salir.
Las tres razones que se ofrecen con mayor frecuencia para que no se pueda salir del
producto en cuestión son las siguientes:
22Donal J. Bowersox, David J. Closs, M. Bixby Cooper, Administración y logística en la cadena de suministros,Mc Graw Hill, 2da Edición, 2007, pág. 137. 23 SERRANO Bermejo & ALARCÓN Lorenzo, la logística en la empresa,Mundi-PrensA, 1ra edición, 1999, pág, 83.
26
1. Ya se ha pagado.
2. Se puede utilizar algún día.
3. Se puede vender algún día.
Estas explicaciones parecen lógicas y la idea de eliminar las existencias muertas parecería
contraria a la intuición. En verdad, existen problemas práctico muy reales para arrojarlos
simplemente al contenedor de los desperdicios.”24
Los inventarios obsoletos se definen como los productos que se encuentran en deterioro, ya
no están de moda, es decir aquellos que ya no tienen salida para la empresa y les generan
un gasto.
1.2.3.12. Problemas para convencer a los niveles decisorios.
“Quienes toman las decisiones en una empresa suelen hallar difícil eliminar el inventario
muerto porque esto puede afectar de manera adversa los balances y disminuir recursos que
se consideran valiosos para obtener préstamos.
1.2.3.12.1. Impacto de la Eliminación.
Todo lo que aparezca como activo en los balances tiene un valor contable. Dicho valor,
consistente en el costo original de un artículo menos la depreciación, se denomina valor en
libros. No importa que el artículo en realidad carezca de valor ya sea para el cliente o como
parte de un proceso de fabricación. Si tiene un valor de un dólar en libros, la eliminación
del inventario muerto tiene consecuencias contables para la organización.
Si vendemos inventario muerto con valor monetario con gran descuento, lo desechamos o
lo donamos a obras de beneficencia, inmediatamente tendremos que suprimir su valor en
libros, lo cual, por supuesto tendrá un impacto negativo sobre los estados financieros.
24MULLER Max,Administración de Inventarios. Norma S.A, 2004, pág 34.
27
Si la organización es reacia a hacer ajustes extraordinarios en los balances y nunca o ara
vez suprime el inventario muerto, puede ser bastante difícil convencer a quienes toman las
decisiones de deshacerse de tales artículos. El nivel decisorio simplemente no estará
dispuesto a asumir el golpe sobre los libros.
1.2.3.12.2. Estructura de capital de la organización.
Casi todo el mundo ha escuchado la expresión el dinero en efectivo es rey. El problema
para muchas organizaciones es que el flujo de caja no siempre se mantiene al ritmo de las
necesidades.
Con frecuencia las organizaciones obtienen capital operativo al solicitar préstamos sobre
sus cuentas por cobrar y el valor en libros del inventario en depósito.”25
1.2.3.13. Como salir de las Existencias Muertas.
“Es posible presentar argumentos sólidos a favor de salir de las existencias improductivas,
entre ellos la recuperación de espacio, un mejor uso de la mano de obra y el equipo, y una
reducción de costos asociados con el mantenimiento de inventario inmóvil.
� Recuperación de espacio.- en cuanto a utilización del espacio, deben tenerse
presentes algunos hechos matemáticos simples:
- La multiplicación del largo por el ancho de un artículo señala el número
de metros cuadrados que ocupa el artículo.
- La multiplicación del largo por el ancho por la altura de un artículo
señala el número de metros cúbicos de espacio que éste ocupa.
Si se calcula el espacio cubico que absorbe el producto muerto, se contaría
con un poderoso argumento a favor de salir de tal inventario. Para reforzar
25MULLER Max,Administración de Inventarios. Norma S.A, 2004, pág 35.
28
el argumento, podría preguntarse al director financiero de la organización
cuánto paga la compañía por metro cuadrado de alquiler. La multiplicación
del total de metros cuadrados que consume los productos muertos por le
valor del alquiler por metro cuadrado suele dar como resultado una cifra en
dinero verdaderamente reveladora.
� Utilización eficiente de los recursos de mano de obra y maquinaria.
El inventario obsoleto no sólo ocupa una gran cantidad de espacio, sino que
también puede convertirse en obstáculo para los trabajadores. La movilización
repetida de productos obsoletos para retirarlos del camino perjudica el empleo
eficiente del tiempo tanto de la mano de obra como de las máquinas.
Con demasiada frecuencia al tratar de argumentar en contra de conservar las
existencias obsoletas, los encargados de los inventarios mencionan generalidades
como gastamos mucho tiempo en mover esas cosas de un lado a otro. Hay dos
cosas que deben hacerse para obtener cantidades concretas en cuanto a tiempo y
dinero:
- Durante cada semana en el transcurso de un mes, cada vez que usted o
su personal tengan que quitar de en medio productos muertos, mida la
cantidad de trabajo directo que se invierte en tal esfuerzo.
- Al final del mes, divida por cuatro la cantidad total de horas de trabajo
para establecer el promedio semanal. Para determinar la cantidad de
trabajo anual que supone mover las existencias muertas, multiplique el
promedio semanal por el número de semanas en el año en que funciona
la compañía, multiplique el salario promedio por hora que se paga a los
trabajadores, incluidas las prestaciones, por la cifra de trabajo anual.
- El resultado será un argumento bastante convincente en cuanto a cómo
la organización puede ahorrar miles de dólares al año al eliminar las
existencias muertas.
29
� Reducción de los costos de mantener inventario (factor k).
El factor K representa el número de centavos por dólar de inventario que una
compañía gasta al año para mantener su inventario. Por lo general se expresa
como porcentaje, un factor k del 25 por ciento significa que se gastan 25 centavos
por dólar de inventario al año para mantenerlo.
Demostrar que si el producto se conserva durante largo tiempo, aun si se vendiera
con ganancia no se recuperarían los costos originales. Esto responde a los
argumentos de que lo podemos necesitar algún día y lo podemos vender algún día
que se esgrimen a favor de conservar las existencias muertas.”26
1.2.3.14. Control de los productos Obsoletos
“Para poder realizar un control sobre los productos obsoletos, deberemos mantener siempre
un inventario en tiempo real.
Podríamos considerar que un producto es obsoleto cuando:
• Se ha superado su fecha de caducidad.
• Se fecha de caducidad es inminente o próxima.
• No tiene salida comercial.
• Ha pasado de moda.
• Existe una versión más actual del producto.
Si cada semana hacemos una lista con los productos obsoletos, podremos fijar
objetivos de venta asociados a dichos productos. También podremos prever y aplicar
técnicas de animación comercial para poder vender los obsoletos de forma más rápida.
Ingresa el cliente Pregunta sobre la mercadería El cliente pide la mercadería El vendedor solicita la mercadería a bodega Le muestran la mercadería Revisa la mercadería Acuerda en precio Factura Se ingresa al sistema la venta Se cancela
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Vendedor
vendedor
Vendedor
Bodega
Vendedor
Vendedor
Vendedor
Vendedor
vendedor
vendedor
1
2
3
4
5
6
7
9
8
10
54
3.2.3.4.2 Flujograma de Compras
El proceso de compras de la ferretería se refleja en el siguiente flujograma.
Bodega requiere material Emite comprobante de pedido Realiza cotizaciones Llama al proveedor Realiza orden de compra Recepción de facturas Recepción de materiales
Revisión y conteo de mercaderías Se ingresa al sistema Se codifica la mercadería Modificar el precio de la mercadería La mercadería se pone en la percha
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Bodega
Bodega
Administrador
Administrador
Vendedor
Vendedor
Vendedor
Administrador
Vendedor
Vendedor Administrador
Vendedor
no si
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
55
3.5.3.5. Analizar si cada actividad identificada en el inventario agrega valor o
no.
Lista de actividades según el grado de valor agregado que generan.
Actividades con valor
agregado bilateral
Actividades con valor
agregado unilateral
Actividades sin valor
agregado
Proceso Gestión Comercial
-Llamar al proveedor.
-Recepción de materiales.
-Facturación al cliente.
-Promociona el producto.
-Entrega de mercadería
vendida.
-Vendedor solicita mercadería
a bodega.
-Llamar clientes actuales.
-Trasladar los materiales a
bodega.
-Realizar el pedido de
material.
-Realizar orden de compra.
-Realizar cotizaciones.
-Revisión y conteo de
materiales.
-Cobro de mercaderías.
-Recepción de cotizaciones
solicitadas por el cliente.
-Pago transporte mercadería.
-Ingresar al sistema.
-Baja de inventarios.
-Poner mercadería en las
perchas.
-Reelaboración de facturas
anuladas.
-Recepción de mercaderías
devueltas.
-Baja de inventarios obsoletos.
-Actualizar base de datos.
-Limpieza equipo de cómputo.
-Limpieza y aseo del espacio
físico.
Proceso Gestión
Administrativo
-Tomar decisiones gerenciales.
-Capacitación personal.
-Solución conflictos internos.
Proceso Gestión Financiera
-Cobranza cuentas pendientes.
-Asignación de precios.
-Crédito a los clientes.
-Pago empleados.
-Pago a proveedores.
-Depósitos en banco.
-Giro de cheques.
-Declaración y pago de
impuestos.
-Recepción de pedido de
revocatoria de cheques
extraviados por los
proveedores.
-Anulación de cheques.
56
3.5.3.6. Contabilizar los costos indirectos e indirectos.
Los costos que se detallan a continuación se originan de la actividad que realiza la empresa
es decir lo que realiza cada empleado y empleador de la misma, entre ellas tenemos:
Denominación de las
cuentas.
Clase Saldo al 31 de enero de 2012
Compras de mercadería
Mano de Obra
Gasto Transporte
IESS
Publicidad
Gasto Teléfono
Refrigerio Alimentación
Energía Eléctrica
Internet
Alarma y Monitoreo
Servicios Contables
Impuestos y Patentes
Mantenimiento Equipo
Útiles de aseo y limpieza
Útiles de Oficina
Depreciaciones
Combustible
Directo
Directo
Indirectos
Indirectos
Indirectos
Indirectos
Indirectos
Indirectos
Indirectos
Indirectos
Indirectos
Indirectos
Indirectos
Indirectos
Indirectos
Indirectos
Indirectos
4.291,64
700
570
217,86
100
195
200
26,89
56
44
200
30
70
100
20
76,26
77
57
3.5.3.7. Asignar los recursos directos de los objetos del costo.
Por la cantidad de los productos que venden y tomé una muestra para realizar el