UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES …dspace.uniandes.edu.ec/bitstream/123456789/3106/1/... · elaborado por: Pilataxi Farinango Gabriela Alexandra y cumple con

UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES

“UNIANDES-IBARRA”

FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN

CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA.

TEMA:

MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA PIELACTIVE DE

LA CIUDAD DE IBARRA, PROVINCIA DE IMBABURA

AUTORA: PILATAXI FARINANGO GABRIELA ALEXANDRA

TUTOR: DRA. ARCINIEGAS GERMANIA, MSC.

IBARRA- ECUADOR

2015

CERTIFICACIÓN DEL ASESOR

En calidad de asesor del presente trabajo de investigación, certifico que la tesis de grado

cuyo título es ¨MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA

PIELACTIVE DE LA CIUDAD DE IBARRA, PROVINCIA DE IMBABURA¨. Fue

elaborado por: Pilataxi Farinango Gabriela Alexandra y cumple con los requisitos

metodológicos que la Universidad Regional Autónoma de los Andes ¨UNIANDES¨ exige,

por lo tanto autorizo su presentación para los trámites pertinentes.

Ibarra, 18 de Septiembre del 2015

Atentamente,

DRA. GERMANIA ARCINIEGAS, MSC

ASESORA

DECLARACIÓN DE AUTORÍA

Yo, Pilataxi Farinango Gabriela Alexandra, estudiante del noveno nivel de la Facultad de

Sistemas Mercantiles de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”

DECLARO, haber realizado la investigación para el ¨MODELO DE CONTROL DE

INVENTARIOS PARA LA EMPRESA PIELACTIVE DE LA CIUDAD DE IBARRA,

PROVINCIA DE IMBABURA¨.y que los criterios emitidos en la tesis de grado, son de mi

autoría, habiendo consultado varias fuentes que oportunamente se identificarán, por lo que

dichos contenidos es de mi responsabilidad.

Atentamente,

……………………………….

Gabriela Alexandra Pilataxi Farinango

AUTORA

C.I. 1002993515

DEDICATORIA

Esta tesis se la dedico a Dios quién supo guiarme por el buen camino, darme fuerzas para

seguir adelante y no desmayar en los problemas que se presentaban, enseñándome a

encarar las adversidades sin perder nunca la dignidad ni desfallecer en el intento.

A mi abuelita Rosita Herrera por su apoyo, consejos, comprensión, amor y ayuda en los

momentos difíciles.

A mis padres Edwin y Verónica porque han sido pilar fundamental para culminar con éxito

mi carrera profesional, me han dado todo lo que soy como persona, mis valores, mis

principios, mi carácter, mi empeño, mi perseverancia, mi coraje para conseguir mis

objetivos.

Gabriela Pilataxi

AGRADECIMIENTO

A Dios y a mis padres por estar conmigo siempre para alentarme, a la Universidad

Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” por abrirme sus puertas y darme la

oportunidad de ser mejor en la vida, a mis docentes por orientarme e impartir sus

conocimientos de la mejor manera, con su sabiduría y experiencia, agradezco

profundamente por el apoyo que me brindaron para poder culminar con éxito este carrera.

A la empresa “PIELACTIVE”, por haberme dado la oportunidad de crecer personal y

profesionalmente, gracias a la experiencia adquirida que me permitió aplicar mis

conocimientos en el trabajo investigativo.

A mis compañeras Joselyn Toalombo y Nelly Guagala porque sin el equipo que formamos,

no hubiéramos logrado esta meta.

Gabriela Pilataxi

ÍNDICE GENERAL

INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................1

Planteamiento del problema…………………………………………………………….. 1

Formulación del problema…………………………………………………….………… 1

Delimitación del problema………………………………………………….….……… 1

Objeto de investigación y campo de acción…………………………………..……….. 1

Identificación de la línea de investigación……………………………………………… 1

Objetivos: Objetivo general y objetivos específicos……………………………..……. 1

Idea a defender………………………………………………………………….…….. 2

Justificación del tema………………………………………………………….……… 2

Breve explicación de la metodología investigativa a emplear…………………..…….. 2

Elementos de novedad, aporte teórico y significación práctica de la tesis……….…… 2

Resumen de la estructura de tesis………………………………………………….….. 3

CAPÍTULO I

MARCO TEÓRICO

1.1 Origen y evolución del proceso de Auditoría...........................................................4

1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas ..............................................................5

1.3 Valoración crítica de los conceptos principales .......................................................5

1.3.1 Empresa Comercial........................................................................................................5

1.3.1.1 Clasificación de las Empresas.......................................................................................5

1.3.1.2 Las empresas y el control ..............................................................................................7

1.3.2 El control ........................................................................................................................7

1.3.2.1 Importancia ....................................................................................................................7

1.3.2.2 Tipos de control .............................................................................................................8

1.3.2.3 Control Interno Previo.- ................................................................................................8

1.3.2.4 Control interno posterior.- .............................................................................................8

1.3.2.5 Control Interno concurrente.-........................................................................................8

1.3.3 El control interno ...........................................................................................................9

1.3.3.1 Tipos de Control Interno .............................................................................................10

1.3.3.2 Elementos del control interno .....................................................................................10

1.3.4.1 Propósitos de los Inventarios. ..................................................................................... 11

1.3.4.2 Tipos de Inventarios .................................................................................................... 11

1.3.4.3 Métodos de Valoración de Inventarios .......................................................................12

1.3.4.4 Cuantificación de Inventarios .....................................................................................13

1.3.4.5 Costo de Inventarios ....................................................................................................13

1.3.4.6 Costo de Compra .........................................................................................................13

1.3.4.7 Costo de Conversión....................................................................................................13

1.3.4.8 Otros Costos .................................................................................................................15

1.3.5.2 Importancia del Control de Inventarios. .....................................................................16

1.3.5.3 Políticas de Control de inventarios .............................................................................16

1.3.5.4 Beneficios del control de inventarios .........................................................................16

1.3.6 Técnicas de Administración de Inventarios. ..............................................................17

1.3.6.1 Modelo de Análisis ABC .............................................................................................17

1.3.6.3 Sistemas de control de inventarios .............................................................................18

1.3.6.4 Características de un sistema de control ....................................................................18

1.4 Análisis crítico sobre el proceso de auditoría de la empresa PIELACTIVE....19

1.5 Conclusiones parciales del capítulo. .......................................................................19

CAPÍTULO II.

MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA

2.1 Caracterización de la Empresa PIELACTIVE .....................................................21

2.2 Descripción Metodológica ........................................................................................22

2.2.1 Modalidad de Investigación ........................................................................................22

2.2.2 Tipos de investigación .................................................................................................22

2.2.3 Métodos de investigación ............................................................................................23

2.2.4 Población ......................................................................................................................23

2.2.5 Técnicas de investigación ...........................................................................................24

2.2.6 Instrumentos .................................................................................................................24

2.3 Propuesta del investigador .......................................................................................26

2.4 Conclusiones parciales del capítulo ........................................................................27

CAPÍTULO III

DESARROLLO DE LA PROPUESTA

3.1 Tema…………… ........................................................................................................28

3.1.1 Objetivo de la propuesta ..............................................................................................28

3.1.2 Misión ...........................................................................................................................28

3.1.3 Visión ............................................................................................................................28

3.1.4 Valores corporativos ....................................................................................................28

3.1.5 Descripción de la empresa. .........................................................................................29

3.1.6 Base legal. ....................................................................................................................29

3.1.7 Órganos de control. ......................................................................................................29

3.1.8 Leyes y normas. ...........................................................................................................30

3.1.10 Manual de Funciones y Procedimientos empresa PIELACTIVE.............................32

3.1.11 Métodos para control de inventario ...........................................................................59

3.1.12 Método para determinar proceso de órdenes de pedido a proveedores...................62

3.1.13 Análisis de Impactos. .................................................................................................63

3.1.14 Impactos. .....................................................................................................................63

3.2 Análisis de los resultados finales de la investigación. ...........................................65

3.2.1 Validación de la propuesta. .........................................................................................65

3.3 Conclusiones parciales del capítulo ........................................................................67

CONCLUSIONES GENERALES ........................................................................................70

RECOMENDACIONES ........................................................................................................71

BIBLIOGRAFÍA

ANEXOS

ÍNDICE DE FIGURAS

Pág.

Figura 1 Clasificación de las Empresas……...……………………………….. 6

Figura 2 El control………………...………………………………………...... 8

Figura 3 Propósito de los Inventarios…………………………………..…….. 11

Figura 4 Tipos de Inventarios……….…………………………………..…….. 12

Figura 5 Métodos de Valoración de los Inventarios………………….……….. 17

Figura 6 Componentes de un Modelo de Inventarios………..……….…..…... 26

Figura 7 Órganos de Control……….………………………………….…….... 29

Figura 8 Organigrama Estructural………….……………………….…….…... 30

Figura 9 Representación Gráfica de los Artículos ABC...…………………… 62

ÍNDICE DE TABLAS

Pág.

Tabla 1 Población……………………….. ..……………………………..….. 24

Tabla 2 Descripción de la Empresa………………………………………...... 29

Tabla 3 Valorización de los Inventarios………………………………..…….. 59

Tabla 4 Categorización de Inventarios.………………………………..…….. 62

Tabla 5 Órdenes de Producción a Proveedores…………………….……….. 63

Tabla 6 Formas de Calificación de los Impactos….………..……….…..…... 63

Tabla 7 Ponderación Administrativa…..…………………………….…….... 64

Tabla 8 Ponderación Financiera………….……………………….…….…... 64

Tabla 9 Ponderación Social…………………………......…………………… 65

RESUMEN EJECUTIVO

PIELACTIVE, ubicada en la zona norte del Ecuador, al ser una de las marcas líderes en la

ciudad de Ibarra, no cuenta con políticas y herramientas de control de inventario

adecuadas que están produciendo efectos negativos en la empresa. Es fácil observar la

despreocupación y su influencia con otras áreas, afectación que sin duda dificulta la

contabilización, y el manejo del inventario ya que la base primordial de la empresa y la

buena administración de recursos se encuentra en el control interno por la necesidad

permanente de supervisión que sobre ellos se obliga.

El presente tema de investigación denominado Modelo de Control de Inventarios para la

empresa “PIELACTIVE”, tiene como propósito el control de inventarios y de todas las

operaciones que se realizan en la bodega donde se encuentra la mercadería y así establecer

los controles adecuados.

Lo anteriormente mencionado está enmarcado en el manejo eficiente de la mercadería,

problemática que se identificó mediante la realización de entrevistas efectuadas tanto al

gerente, contador y bodeguero.

Cabe recalcar que se hace uso de métodos, técnicas e instrumentos que ayudan a recopilar

información, donde se puede detectar los diversos problemas que aquejan a la empresa,

tomando como línea de investigación la Auditoría.

En sí, el Modelo de Control de Inventarios beneficia de manera directa a PIELACTIVE,

permitiendo alcanzar así competitividad en el mercado y en las operaciones comerciales

además será una herramienta útil para el control y los procedimientos servirán como una

guía para el desarrollo de las diferentes actividades que se realizan dentro de la empresa.

ABSTRACT

PIEL ACTIVE Company is located in the north of Ecuador, being one of the leading

brands in Ibarra city, it doesn’t have politics and suitable inventory control tools that are

producing negative effects in the company. It is easy to see the unconcern and their

influence with other areas, affectation that difficult the accounting and the inventory

management, since it is the primary basis for the company and a good resources

management is found in the internal control by the permanent need of supervision that is

forced to them.

This investigation’s topic called Inventory Control Model for PIEL ACTIVE Company has

as purpose the inventory control of all operations that are made in the warehouse where is

found the merchandise and establish the appropriate controls.

The previously is framed in the merchandise efficient handling; a problem that was

identified through the interviews performed to the manager, accountant and the vintner.

In this work was used the methods, techniques and tools that help to gather information,

where was detected the several problems that affect to the company, taking in account the

research line as auditing.

So, the Inventory Control Model benefits directly to PIEL ACTIVE Company, allowing to

reach market competitiveness and commercial operations, besides it will be a useful tool

for the control and procedures will serve as a guide for the development of different

activities performed inside the company.

1

INTRODUCCIÓN

La Empresa “PIELACTIVE”, es propiedad del señora Paola Fernanda Enríquez Bedón, la

misma que inicia sus operaciones en el año 2010, se dedica a ofrecer un servicio de

primera en la venta de ropa por catálogo al por mayor y menor se encuentra ubicada en la

ciudad de Ibarra y distribuye su mercadería en todo el país, ésta, se encarga de la

distribución de distintas prendas de vestir, para adultos y niños que son obtenidas a través

de distintos proveedores que elabora las mismas.

Cabe recalcar que en el año 2000 todas las empresas, tanto comerciales, industriales y de

producción sufren una crisis financiera, la cual da origen a un incremento en los precios de

sus productos, pero hoy gracias a los acelerados cambios que se están produciendo en el

contexto empresarial, las empresas comerciales pueden hacer uso de técnicas, modelos y

herramientas que les permitan llevar un correcto manejo de sus inventarios, ya que éstos

son considerados el motor de este tipo de entidades. Sin embargo hasta la década de los

ochenta, el contar con grandes volúmenes de existencias se interpreta como un signo de

poder económico y buena administración e incluso en ocasiones se medía la solidez de una

empresa por la cantidad de inventario que era capaz de almacenar, sin tomar en cuenta los

altos costos que incurren en el mantenimiento y pedido de los mismos, motivo por el cual

se establece que el inadecuado manejo de los inventarios, representa un alto costo para las

empresas comerciales.

De acuerdo a lo manifestado anteriormente el presente trabajo de investigación se enmarca

en el contexto de ¿Cómo lograr el manejo eficiente de las mercaderías de la Empresa

PIELACTIVE de la ciudad de Ibarra, Provincia de Imbabura?, para lo cual se ha

establecido como objetivo general Diseñar un modelo de control de inventarios para el

manejo eficiente de la mercadería de la empresa PIELACTIVE. Del mismo modo se

establecen cuatro objetivos específicos, los cuales se cumplen a cabalidad siendo estos: la

sustentación bibliográfica, el diagnóstico de la situación actual, la identificación de los

componentes más idóneos para su estructuración y por último la validación de expertos,

todo ello enmarcado en el objeto de investigación Procesos de Auditoría, en el campo de

acción Control de Inventarios y en la línea de investigación Auditoría. La idea a defender

es que con el Modelo de Control de Inventarios se logra el manejo eficiente de la

mercadería de la empresa “PIELACTIVE”, donde se puede identificar dos variables: el

Modelo de Control de Inventarios y el manejo deficiente de la mercadería. La metodología

2

que se emplea es la modalidad cuali-cualitativa, que permite conocer la realidad de las

actividades administrativas - financieras e identificar las falencias que se suscitan en el

proceso de manejo de los inventarios. De la misma forma se hace uso de la Investigación

de acción, la cual permite proponer cambios dentro de la empresa, mismos que están

direccionados en el manejo eficiente de la mercadería, mientras que la investigación

bibliográfica y la investigación de campo facilitan la recopilación de información,

basándose en el análisis de las distintas posiciones teóricas sobre los Inventarios.

Con el método analítico sintético facilita el análisis y la confrontación de las distintas

posiciones teóricas sobre los Modelos de Inventarios, donde gracias al método inductivo

deductivo se puede estructurar el Modelo con un orden y una secuencia lógica que le da el

enfoque sistémico. A su vez la técnica de investigación que se utiliza es la entrevista, a

partir de la cual se realiza la recopilación de información primaria, tomando como base una

guía de entrevista. Este trabajo se encuentra estructurado en tres capítulos, el capítulo I

abarca el origen y la evolución que ha tenido la Auditoría desde sus inicios hasta la

actualidad, a través de la cual se ha podido revisar todos los movimientos económicos que

se han suscitado en un período contable, además se establece el marco teórico que aborda

los temas y subtemas más esenciales, a través de los cuales se puede dar continuidad al

desarrollo de este trabajo.

En el capítulo II se presenta la descripción de la metodología, la cual parte de la modalidad

Cuali-cualitativa, del uso de métodos, técnicas e instrumentos, mismos que permiten la

recopilación de información. Finalmente en el capítulo III se desarrolla la propuesta, donde

se realiza un análisis de todos los resultados alcanzados.

La presente investigación contiene manuales que describen cómo deben desarrollarse las

actividades y procesos de la empresa, en los cuales se detallan políticas, procedimientos y

formatos a seguir para el desarrollo de operaciones ya que a través de estos modelos se

puede mejorar los procesos y como consecuencia de ello optimizar los recursos, situación

que hoy en día les ha caracterizado a las empresas para ser más competitivas dentro del

mercado.

En cuanto se refiere al aporte teórico, significación práctica y novedad científica de esta

investigación, se puede manifestar que existe una estrecha relación de estos tres aspectos

debido, que al contar con un procedimiento científicamente fundamentado, con un enfoque

3

sistémico, donde se integren todos los elementos que incidan en él, es vital para la

obtención de los niveles de eficiencia con que deben operar las empresas comerciales en la

actualidad.

4

CAPÍTULO I

MARCO TEÓRICO

1.1 Origen y evolución del proceso de Auditoría

Los objetivos y los conceptos que guían las auditorías actuales eran desconocidas a

principios del siglo XX, pero se la ha practicado desde la historia del comercio y las

finanzas. La palabra auditor proviene del latín (audire = oir) y significa el que oye, en esa

época los documentos contables del gobierno eran aprobados solo después de una lectura

pública de los informes en voz alta, esto se mantuvo durante la Edad Media hasta la

Revolución Industrial. (Whittington, Pany, 2008, pág. 7).

Durante la Revolución Industrial, conforme iba aumentando el tamaño de las empresas

manufactureras, sus propietarios empezaron a los servicios de administradores contratados,

como resultado de esta relación se fueron presentando errores involuntarios y es ahí donde

empiezan a recurrir a la contratación de los auditores para protegerse de los posibles

errores ya sean estos de los ejecutivos o empleados de las empresas e instituciones

bancarias. La auditoría es una de las aplicaciones de los principios científicos que tiene la

contabilidad, basada en el análisis de los registros contables de las empresas. (Whittington,

Pany, 2008, pág. 7).

Hasta mediados de los años setenta, las actividades relativas al control interno

predominaban en las áreas de diseño de sistemas y en Auditoría. Centrándose en cómo

mejorar los sistemas de control interno y como integrarlos en las Auditorías, no obstante a

partir de 1973 y 1976 se comenzó a prestar atención al control interno, ya que grandes

empresas estadounidenses habían estado involucradas en operaciones ilegales de

financiación de partidos políticos y en pagos dudosos, entre ellos sobornos a representantes

de gobiernos extranjeros. (Cooper & Lybrand e Instituto de Auditores Internos, 1997, pág.

128)

Actualmente la Auditoría se percata de la importancia de un control interno eficiente. El

control interno de una compañía consta de las políticas y procedimientos establecidos para

asegurarse razonablemente de que los objetivos se alcanzarán, entre ellos el de preparar los

estados financieros confiables.

5

1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas

Primera Generación

Según Mantilla y Blanco (2005), Esta etapa del control se basó en acciones empíricas, a

partir de los procedimientos de ensayo error. Esta generación, si bien es obsoleta aún tiene

una fuerte aplicación generalizada. La principal causa de su insistente aplicación se debe

en buena parte a la carencia de profesionalización de quienes tienen a su cargo el control

de inventario.

Segunda Generación

Según Mantilla y Blanco (2005), Esta etapa se encuentra marcada por un sesgo legal, se

logran imponer estructuras y prácticas de control pero desafortunadamente dio una

conciencia distorsionada de este, al hacerlo operar muy cerca de la línea de cumplimiento

formal y lejos de niveles de calidad técnico.

Tercera Generación

Según Mantilla y Blanco (2005), Actualmente se centra en esfuerzos, en la calidad

derivada del posicionamiento en los más altos niveles estratégicos y directivos, como

requisito mínimo que garantiza la eficiencia del control interno.

1.3. Valoración crítica de los conceptos principales

1.3.1 Empresa Comercial

De acuerdo a Hernández y Ferrante (2009) y Zapata (2011), la empresa es una

organización social que realiza un conjunto de actividades y utiliza una gran variedad de

recursos (financieros, materiales, tecnológicos y humanos), que tiene por finalidad obtener

utilidades a través de su participación en el mercado de bienes y servicios.

1.3.1.1 Clasificación de las Empresas.

Según, Rincón, Lasso & Parrado (2009) las empresas pueden clasificarse de la siguiente

manera:

Según su objetivo

Comerciales. Pretenden generar una utilidad a través del desarrollo de su

actividad económica.

No comerciales

con personería

jurídica.

Su actividad económica esta direccionada a la prestación de un

servicio específico.

Viene pág. 5

Continúa pág. 6

6

Sin personería

jurídica.

Son aquellas que no se encuentran constituidas como sociedad.

Según su Actividad económica

Empresas

agropecuarias.

Son aquellas que se dedican a la producción de bienes agrícolas o

pecuarios, es decir a las plantas y a los animales.

Empresas

mineras.

Se dedican a la explotación de minerales, mismos que se encuentran

en la superficie del suelo.

Empresas

industriales.

Son aquellas que se dedican a la transformación de la materia prima

en productos terminados, disponibles para la venta.

Empresas

comerciales.

Son aquellas q se dedican a la compra y venta de productos, los

cuales tienen un aumento en el precio de venta.

Empresas de

servicios.

Son creadas con el único propósito de ofertar un servicio a la

colectividad, de tal manera que satisfaga una necesidad específica.

Según la procedencia de su capital

Empresas

privadas.

Son entidades cuyo capital proviene de personas particulares, en

donde son ellas las que tienen el control de toda la empresa.

Empresas

públicas.

Son de propiedad del Estado, en donde el aporte de capital está dado

por el mismo.

Empresas de

Economía mixta

Son creadas con aportes de estado y de personas particulares.

Según el número de propietarios

Individual. Tienen un solo propietario.

Unipersonal. Tiene un solo propietario, que puede ser una persona natural o

jurídica.

Sociedad. Está conformada por dos o más personas que son consideradas

socios.

Según el tamaño

Microempresa. Son entidades que se dedican a la producción de bienes o servicios,

en donde para pertenecer a este sector, no deben superar el límite de

cantidad de trabajadores que van del 1 al 10.

Pequeña. Es una entidad independiente, cuyo objeto es obtener un beneficio

económico, pero que para pertenecer a este rango no debe exceder

del número de trabajadores que van de 11 a 50 personas.

Mediana. Es un ente económico, conformado por una cantidad de trabajadores

que van de 51 a 200 personas.

Grande. Son organizaciones cuyo número de trabajadores puede ser igual o

superior a las 200 personas.

Figura 1 Clasificación de las empresas

Fuente: Rincón, Lasso & Parrado, 2009

Viene pág. 5

7

En sí el autor mantiene una estrecha relación con otros autores al momento de clasificar a

las empresas, solamente que cada uno utiliza distinto criterios pero en consenso es lo

mismo.

1.3.1.2 Las empresas y el control

Es fundamental para empresas de reciente creación o en su defecto en entidades que están

en funcionamiento observar aspectos o factores que instituyan el control como política

aplicable con la que se dota de capacidad para diseñar el sistema de control en el que se

“define que se va a controlar, se determina las desviaciones que van a ser aceptables, la

respuestas a estas desviaciones”, (Gil Estallo, 2010, p.346), tomando en cuenta que en

control puede afectar a las personas.

1.3.2 El control

En el control empresarial conviven instrumentos muy diferentes, aunque con una finalidad

compartida, que normalmente es conseguir los objetivos, fines o metas empresariales.

1.3.2.1 Importancia

El control es de vital importancia dado que:

1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen planes

exitosamente.

2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.

3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que

no se vuelvan a presentar en el futuro.

4. Localiza a los lectores responsables de la administración, desde el momento en que se

establecen medidas correctivas.

5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo

como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

7. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y

consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa

http://www.monografias.com/trabajos36/administracion-y-gerencia/administracion-y-gerencia.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml

http://www.monografias.com/trabajos4/costos/costos.shtml

http://www.monografias.com/trabajos901/evolucion-historica-concepciones-tiempo/evolucion-historica-concepciones-tiempo.shtml

http://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/index.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/prod/prod.shtml

http://www.monografias.com/trabajos4/refrec/refrec.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml

8

Figura 2 El Control

Fuente: (Pérez & Veiga, 2013, p. 24)

El autor indica que el control es de vital importancia debido a que es la base donde

descansan las actividades y operaciones de una empresa el cual permite alcanzar los

objetivos, su función es aplicable a todas las áreas, de su efectividad depende que la

administración obtenga la información necesaria para seleccionar de las alternativas y las

que mejor convengan a los intereses de la entidad.

1.3.2.2 Tipos de control

1.3.2.3 Control Interno Previo.

Para Rincón S., C. A., & Villarreal Vásquez, F. (2010) Son acciones que se toman antes de

realizar un procedimiento o toma de decisión y que prevengan posibles errores futuros, este

tipo de control se debe tener gran cuidado y de conciencia humana ya que si cada miembro

de una institución lo aplicara reduciría enormemente los posibles errores, fraudes, mal uso

de recursos e incluso desperdicios de material.

1.3.2.4 Control interno posterior

Para Rincón S., C. A., & Villarreal Vásquez, F. (2010) Este tipo de control se produce

luego de la acción o procedimiento puede ser financiero o administrativo, el cual se lo

maneja interna como externamente, ya que internamente lo puede hacer auditoría interna al

revisar acciones ya realizadas o también lo regula el estado a través de sus entidades

controladoras.

1.3.2.5 Control Interno concurrente

Para Rincón S., C. A., & Villarreal Vásquez, F. (2010) Son aquellos procedimientos que

permiten verificar y evaluar las acciones y procedimientos realizados en el campo y a

tiempo reales, es decir al momento en que están realizando, aquí es donde interviene las

9

políticas y procedimientos ya establecidos el nivel de calidad de las mismas, o la

vulnerabilidad de las acciones.

1.3.3 El control interno

Para GARCÍA C. Juan y GUTIÉRREZ P. Lilia, (2008) El control interno es un proceso

efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto de personal de una

entidad, tiene por objeto salvaguardar, preservar los bienes de la empresa y evitar

desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán

obligaciones sin autorización, con el objeto de proporcionar un grado de seguridad

razonable para la consecución de sus objetivos dentro de las siguientes categorías:

Eficacia y eficiencia en las operaciones,

Fiabilidad de la información financiera y de gestión,

Salvaguarda de los recursos de la entidad, y,

Cumplimiento de las leyes y normas aplicable.

El control interno en cualquier organización, reviste mucha importancia, tanto en la

conducción de la organización, como en el control e información de las operaciones,

porque ayuda:

A que los recursos (humanos, materiales, y financieros) disponibles, sean utilizados en

forma eficiente, bajo criterios técnicos que permitan asegurar su integridad, su custodia y

registro oportuno, en los sistemas respectivos.

MANTILLA, Samuel Alberto (2008) dice: “El control interno es diseñado y efectuado por

quienes tienen a cargo, el gobierno, la administración y otro personal; y quien tiene la

intención de dar seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la entidad con

relación la confiabilidad de la información financiera, la efectividad, eficiencia de las

operaciones y el cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables”.

El Control Interno es: Un proceso que realiza la administración de una entidad al diseñar

un conjunto de políticas, procedimientos y reglamentos que aplicados proporcionan

seguridad razonable en el cumplimientos de objetivos, obteniendo así certeza en la

información financiera, eficiencia, efectividad y economía en las operaciones a través del

firme y constante cumplimiento de dicha normativa.

10

1.3.3.1Tipos de Control Interno

De acuerdo a lo que menciona MIRA,(2006) reconocen únicamente el control Contable y

al Administrativo, en donde el Contable parte desde un plan de organización hasta los

distintos métodos y procedimientos que se requieren para proteger los activos de una

empresa, mientras que el administrativo se enfoca en la base legal que rige a una

organización bien definida, todo ello relacionado con la mejora de la gestión operativa,

mientras que (Pimentel, 2008) hace referencia a tres tipos de Control Interno incluyendo el

contable, administrativo pero añade la comprobación interna.

1.3.3.2 Elementos del control interno

Los elementos que conforman el control interno son:

1 La estructura de la organización.

Se condensa en principios, cuadros y manuales, expuestos a través de organigramas y

manuales de funciones, que permiten interpretar y evaluar la información recibida.

2 El sistema de contabilidad. Se afianza en:

Adecuada segregación de funciones

Principios de general aceptación

Plan de cuentas y procedimientos contables

Registros y comprobantes

Estados financieros

1.3.4 Inventarios

Según BARANDIARAN, Rafael; (2008). “Diccionario de Términos Financieros” dice que

los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas, en una empresa

manufacturera el control de inventario equilibra la línea de producción.

Según la NIC 2 Los inventarios abarcan las mercancías compradas o retenidas para vender

incluyendo por ejemplo mercancía comprada por un detallista y retenida para vender, o

terrenos y otras propiedades retenidas para vender.

Los inventarios también abarcan bienes producidos o trabajos en proceso de producción

por la empresa, e incluyen materiales y suministros en es pera de uso en el proceso de

producción. En el caso de un proveedor de servicios los inventarios incluyen el costo del

11

servicio como se describe en el párrafo 13, por el cual la empresa aún no ha reconocido el

ingreso relacionado.

1.3.4.1 Propósitos de los Inventarios.

Tomando como referencia lo que menciona Chase, Jacobs & Aquilano, (2009) los

propósitos de los Inventarios son los siguientes:

Para mantener la

independencia entre

las operaciones.

Se basa en que el suministro de los materiales que se requieren

para la elaboración de un producto deben proporcionarse dentro

del área de trabajo, de tal manera que se pueda mantener

flexibilidad en las operaciones.

Para cubrir la

variación en la

demanda.

La demanda no se conoce con exactitud, por lo que es necesario

mantener inventarios de seguridad a fin de cubrir ciertas

variaciones.

Para permitir

flexibilidad en la

programación de la

producción.

Al mantener inventarios dentro de la empresa, se disminuye la

presión que existe en la producción ya que se cuenta con

productos terminados que están disponibles para la venta.

Aprovechar los

descuentos basados

en el tamaño de

pedido.

La cantidad de pedido implica costos, por lo que mientras mayor

sea la cantidad a pedir, menores serán los costos que incurran en

el manejo de la mercadería.

Figura 3 Propósitos de los Inventarios

Fuente: Chase, Jacobs & Aquilano, 2009

El autor menciona que el propósito de los inventarios es proveer a la empresa de materiales

necesarios para su continuo y regular desenvolvimiento es decir, el inventario tiene un

papel vital para el funcionamiento acorde y coherente para el proceso de producción.

1.3.4.2 Tipos de Inventarios

Para poder mencionar los diferentes tipos de inventarios es necesario tener bien claro lo

que son los inventarios. El inventario es por lo general, el activo mayor en los balances de

una empresa, mientras que, los gastos por inventarios, llamados costos de mercancías

vendidas, son usualmente los gastos mayores en el estado de resultado. A aquellas

empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y

la que da origen a todas las restantes operaciones, necesitan de una constante información

12

resumida y analizadas sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de

cuentas principales y auxiliares relacionadas con estos controles.

Muller, M. (2009), entre estos se pueden mencionar los siguientes tipos de inventarios:

Inventario perpetuo. Es el que se lleva en continuo acuerdo con las exigencias en el

almacén. Por medio de un registro detallado que puede servir también como auxiliar,

donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades física. Lo registros

perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestrales o

provisionales. También este tipo de inventario ofrece un alto grado de control, porque los

registros de inventarios están

Inventario final. Es el que se realiza al término del ejercicio económico, generalmente al

finalizar el periodo y puede ser utilizado para determinar un nueva situación patrimonial en

ese sentido, después de efectuadas las operaciones mercantiles de dichos períodos.

Inventario inicial. Es el que se realiza al dar comienzos de las operaciones.

Inventario físico. Es el inventario real, pues se encarga de contar, pesar, o medir y anotar

todas y cada una de las diferentes clases de bienes. Que se hallen en existencia en la fecha

del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y

valoradas de las exigencias.

1.3.4.3 Métodos de Valoración de Inventarios

Tomando como referencia lo que menciona (Farrín, 2010) los Métodos de Valuación de

Inventarios son los siguientes:

Criterio FIFO.

(First in, first out)

Considera que las unidades que salen del almacén

son las más antiguas, es decir las primeras en

entrar son las primeras en salir.

Criterio LIFO.

(Last in, first out)

Considera que los productos que salen del

almacén son los más recientes, es decir las últimas

en entrar serán las primeras en salir.

Criterio de precio de costo último.

Este método consiste en valorar a las unidades

que ingresan al almacén, mediante el último

precio del costo de adquisición.

Continúa pág. 13

13

Criterio de precio medio.

Busca una valoración media para los productos

que ingresan al almacén, todos ellos a distintos

precios unitarios.

Precio estándar.

Consiste en establecer un precio aproximado para

cada uno de los productos, basándose en los

componentes de su costo.

Figura 4 Métodos de Valoración de Inventarios

Fuente: Farrín, 2010

Los dos autores hacen mención a los tres métodos de valoración de inventarios que se han

venido usando durante todo el tiempo que es: el método FIFO, LIFO y Promedio

ponderado, quienes concuerdan con su definición.

1.3.4.4 Cuantificación de Inventarios

Guerrero Salas, H. (2010), Los inventarios deben ser cuantificados al más bajo de su costo

y su valor neto de realización.

1.3.4.5 Costo de Inventarios

Guerrero Salas, H. (2010), El costo de inventarios debe comprender todos los costos de

compra, costos de conversión y otros costos incurridos para traer los inventarios a su

presente ubicación y condición.

1.3.4.6 Costo de Compra

Guerrero Salas, H. (2010) Los costos de compra de inventarios comprenden el precio de

compra, derechos de importación y otros impuestos (distintos de los que son recuperables

por la empresa de parte de las autoridades fiscales) y transporte, manejo y otros costos

directamente atribuibles a la adquisición de productos terminados, materiales y servicios.

Los descuentos por pronto pago, bonificaciones y otras partidas similares se deducen en la

determinación de los costos de compra.

1.3.4.7 Costo de Conversión

Guerrero Salas, H. (2010) Los costos de conversión de inventarios incluyen costos

directamente relacionados a las unidades de producción tales como la mano de obra

directa. También incluyen una asignación sistemática de gastos indirectos de producción

Viene pág. 12

14

fijos y variables que se incurren al convertir los material es en productos terminados. Los

gastos indirectos de producción fijos son aquellos costos indirectos de producción que

permanecen relativamente constantes, independientemente del volumen de producción

tales como la depreciación y el mantenimiento de edificios de la fábrica y de equipo y el

costo de administración y dirección de la fábrica. Los gastos indirectos de producción

variables son aquellos costos indirectos de producción que varían directamente, o casi

directamente con el volumen de producción, tale s como materiales indirectos y mano de

obra indirecta.

La asignación de gastos indirectos de producción fijos a los costos de conversión se basa

en la capacidad normal de las instalaciones de producción. Capacidad normal es la

producción que se espera sea lograda en promedio durante un número de períodos o

épocas bajo circunstancias normales, tomando en cuenta la pérdida de capacidad

resultante de los planes para mantenimiento.

El nivel real de producción puede ser usado si se aproxima a la capacidad normal. La

cantidad de gastos indirectos fijos asignados a cada unidad de producción no es aumentada

como una consecuencia de baja producción o de la planta fuera de servicio. Los gastos

indirectos no asignados son reconocidos como un gasto en el período en que fueron

incurridos. En períodos de producción normalmente alta, la cantidad de gastos indirectos

fijos asignada a cada unidad de producción es disminuida, de modo que los inventarios no

sean cuantificados por arriba del costo. Los gastos indirectos de producción variables son

asignados a cada unidad de producción sobre la base del uso real de las instalaciones de

producción.

Un proceso de producción puede dar como resultado que se esté produciendo más de un

producto simultáneamente. Este es el caso, por ejemplo, cuando se producen productos

conjuntos o cuando hay un producto principal y un subproducto. Cuando los costos de

conversión de cada producto no son identificables separadamente éstos se asignan entre

los productos sobre una base consistente y racional.

La asignación puede ser basada por ejemplo en el valor relativo de ventas de cada

producto ya sea en la etapa del proceso de producción en que los productos se vuelven

identificables por separado, o a la terminación de la producción. La mayoría de los

subproductos por su naturaleza son de poca importancia relativa. Cuando este es el caso a

15

menudo son cuantificados a su valor neto de realización y este valor se deduce del costo

del producto principal.

Como resultado, la cantidad de registro del producto principal no es sustancialmente

diferente de su costo.

1.3.4.8 Otros Costos

Guerrero Salas, H. (2010). Otros costos se incluyen en el costo de inventarios sólo en la

medida en que son incurridos para traer los inventarios a su presente ubicación y

condición.

Puede ser apropiado incluir en el costo de inventarios los gastos indirectos que no sean de

producción o los costos de diseñar productos para clientes específicos.

Algunos ejemplos de costos excluidos del costo de inventarios y reconocidos como gastos

en el período en que fueron incurridos son los siguientes:

a) cantidades anormales de materiales desperdiciados, mano de obra, u otros costos de

producción;

b) costos de almacenamiento, excepto que esos costos sean necesarios previamente en el

proceso de producción en una etapa más avanzada de producción;

c) gastos indirectos administrativos que no contribuyen a traer los inventarios a su

presente ubicación ni condición; y

d) Costos de venta.

1.3.5 Control de Inventarios

1.3.5.1 Definición del Control de Inventarios. “Consiste en el ejercicio del control de las

existencias; tanto reales como en proceso de producción y su comparación con las

necesidades presentes y futuras, teniendo en cuenta el ritmo de consumo, los niveles de

existencias y las adquisiciones precisas para atender la demanda.” (Laveriano, 2014, pág.

1)

“Es una herramienta fundamental en la administración moderna, ya que esta permite a las

empresas y organizaciones conocer las cantidades existentes de productos disponibles para

la venta, en un lugar y tiempo determinado, así como las condiciones de almacenamiento

aplicables en las industrias.” (Espinoza, 2011, pág. 8)

16

En sí el Control de Inventarios se lo puede definir como una herramienta esencial dentro de

toda empresa, sin importar su actividad económica, ya que de una u otra manera estas

manejan inventarios tanto de productos terminados como en proceso, por lo que su

aplicación facilita la identificación rápida de las cantidades existentes.

1.3.5.2 Importancia del Control de Inventarios.

De acuerdo a lo que menciona Laveriano, (2014) la importancia del Control Interno en lo

que respecta a los inventarios radica en la obtención de utilidades ya que para toda empresa

generar mayor rentabilidad es lo que le motiva a seguir permaneciendo dentro del mercado,

por lo que si no existe un buen control para estos activos, la empresa no podrá trabajar de

una forma eficiente, porque no se puede cubrir la demanda actual, por lo que sin sus

inventarios no hay ventas.

1.3.5.3 Políticas de Control de inventarios

Según HERNÁNDEZ, Sergio (2008) afirma que las políticas “Decisiones preestablecidas

que orientan la acción de los medios y operativos. Su propósito es de unificar la acción y

la interpretación de situaciones relativamente previstas.”

Tomando las definiciones mencionadas, una política es una guía general para desarrollar

una acción de carácter obligatorio, es decir un criterio o enunciado que tiene por objetivo

orientar una actividad.

1.3.5.4 Beneficios del control de inventarios

Zapata Sánchez, P. (2007), los beneficios del control de inventarios son:

Acceda a información exacta y oportuna acerca de lo que ha recibido, cuándo lo ha

recibido y en qué estado estaba cuando lo recibió.

Mejore la exactitud de su determinación de precios para ofrecer mejor servicio al

cliente.

Reduzca las pérdidas de inventario y aumente la rentabilidad.

Mejore la productividad y la disponibilidad.

Minimice las interrupciones al proceso de ventas

17

1.3.6 Técnicas de Administración de Inventarios.

1.3.6.1 Modelo de Análisis ABC

Tomando como referencia lo que manifiesta Gitman, (2003) el Sistema de ABC es una

técnica a través de la cual se clasifican a los artículos que conforman el inventario en tres

categorías A, B y C. La categoría A corresponde aquellos artículos que representan

alrededor del 80% de inversión monetaria, la categoría B incluye aquellos productos que

representa la otra parte mayor de la inversión, mientras que la categoría C consta de una

pequeña inversión. Dependiendo de la categoría en la que se encuentren los artículos, es

necesario aplicar un control, este será más estricto para los artículos de la A y B, mientras

que para los de la C será un poco más considerable.

De acuerdo a lo que manifiesta (Muñoz, 2009), la clasificación A, B y C no es más que la

aplicación de la Ley de Pareto la cual tiene como único fin clasificar a los artículos en tres

categorías A,B y C, haciendo uso del grado de importancia que tiene cada uno.

Sin embargo hay otro autor ( García, Cardós, Albarracín & García, 2004) menciona que el

análisis A, B, C permite clasificar a los artículos del inventario en tres categorías,

basándose de acuerdo a la importancia relativa, a fin de poder establecer políticas de

control para cada grupo de productos.

Los productos A, son aquellos que representa un alto costo para la empresa, alrededor del

80%. Los Productos B, en cambio representan un 15% del valor total de inventario y los

productos C, representan solamente el 5%.

1.3.6.2 Componentes de un Modelo de Inventarios Tomando como referencia lo que

manifiesta (Guerrero, 2010) son tres los componentes de un Modelo de Inventarios:

Costes. Son aquellos valores q se generan por mantener y por ordenar

una orden de producción o de compras.

Demanda. Es el número de unidades que se proyecta vender a futuro.

Tiempo de

anticipación.

Es el tiempo que incurre entre el momento en que se realiza una

orden de producción o compra y el instante en que se recibe esa

orden de producción.

Figura 5 Componentes de un Modelo de Inventarios

Fuente: Guerrero, 2010

18

El autor clasifica en tres partes importantes los componentes: Costos, demanda y tiempo

los mismos que se complementan para poder finalizar la orden de producción.

1.3.6.3 Sistemas de control de inventarios

Hay dos tipos principales de sistemas de control de inventarios:

Sistema de Inventario Perpetuo

Sistema de Inventario Periódico

Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensual, trimestral

o provisionalmente.

El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías

vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema

perpetuo ofrece un alto grado de control porque los registros de inventario están siempre

actualizados.

En el sistema de inventario periódico el negocio no mantiene un registro continuo del

inventario disponible.

La realización de actividades diarias permite observar si efectivamente los objetivos de

control se están cumpliendo y si los riesgos se están considerando adecuadamente, “Los

niveles de supervisión y gerencia desempeñan un papel importante al respecto, ya que ellos

deben concluir si el sistema es efectivo o ha dejado de serlo” (Estupiñan Gaibor;

2008.p.38)

1.3.6.4 Características de un sistema de control

Cada organización debe definir su propio sistema de control, no obstante es conveniente:

Ha de diseñarse con el máximo consenso posible, esto requiere utilizar fórmulas que

fomenten la participación de las personas implicadas.

Han de ser global y abarcar todas las áreas de la organización, focalizándose en

aquellas que consuman más recursos y/o que sean claves para alcanzar los objetivos.

La información ha de ser en tiempo real, claro y concreto.

El costo del sistema de control debe ser razonable.(Associació Catalana de

Comptabilitat, 2010, pag.20)

19

1.4. Análisis crítico sobre el proceso de auditoría de la empresa PIELACTIVE.

En base a la investigación realizada, se conoce que en el sector comercial en que compite

PIELACTIVE la mayoría de los negocios han surgido en base a la habilidad y experiencia

de sus propietarios, sin adoptar técnicas de control específicas y recomendadas por la teoría

administrativa. De esta forma PIELACTIVE no se aprovechan opciones de apoyo válidas

para cumplir con sus expectativas de eficientar de mejor manera la gestión del inventario.

El proceso de auditoría y las diferentes directrices en las que se enmarca, como una

herramienta de la gestión empresarial supone el conjunto de acciones inmersas y

concatenadas que deben aplicarse en una empresa en particular, pues fue diseñado con la

finalidad de ejercer supervisión sobre actividades económicas.

La ausencia de técnicas formales para los procesos operativos y de control constituyen los

síntomas de una deficiente gestión de inventarios, a lo que se propone aplicar un modelo de

control apoyado en cada fase de las técnicas pertinentes a la realidad de la empresa objeto

de análisis.

La Gerencia de PIELACTIVE consiente de la problemática están convencida que tienen

aspectos críticos que deben mejorar o cambiar, para evitar malas prácticas que le han

conllevado a reducir su volumen de ingresos, que es tema de preocupación, por lo que se

dispuso a la presente propuesta lineamientos que aseguren un mejor desenvolvimiento

empresarial, sin escatimar esfuerzos en la aplicación del modelo.

1.5. Conclusiones parciales del capítulo.

A través del análisis de las distintas posiciones teóricas respecto de los procesos de

Auditoría, se puede manifestar que su origen esta encadenado en acciones empíricas, la

cual desde su aparición han sufrido algunos cambios hasta lograr el posicionamiento en

los más altos niveles estratégicos y directivos.

De acuerdo a los temas y subtemas seleccionados para estructurar el marco teórico, se

puede emitir el criterio propio de cada teoría, ya que el análisis de las diferentes

conceptualizaciones, permiten tener más clara la idea de cómo diseñar un Modelo de

Control de Inventarios que se acople a las características propias de la empresa y que

este encaminado al manejo eficiente de la mercadería.

20

Una vez realizado el análisis del proceso de Auditoría, se concluye que dentro de la

empresa “PIELACTIVE”, no se encuentran definidos los procedimientos y

herramientas que permitan una mejor gestión del inventario, el incremento de las

ventas, la toma oportuna de decisiones y la obtención de información razonable para la

elaboración de los Estados Financieros

21

CAPÍTULO II.

MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA

2.1 Caracterización de la Empresa PIELACTIVE

La empresa “PIELACTIVE” Se crea en Enero del 2010 como una empresa unipersonal, de

propiedad de la Sra. Paola Enríquez dedicada a la venta de ropa por catálogo distribuye su

mercadería en todo el país, ésta, se encarga de la distribución de distintas prendas de vestir,

tanto para mujeres como para hombres y niños que son obtenidas a través de distintos

proveedores que elabora las mismas.

En sus inicios la empresa contaba solamente con un local pequeño arrendado como bodega

para realizar el proceso de empaque, atendía todos los días de la semana y contaba con 5

personas que se encargaban de la recepción y empaque de mercadería. Las facturas se

elaboraban manualmente por que no se contaba con equipos de computación, los pedidos

se entregaban alquilando vehículos o cualquier medio posible, inclusive a pie cuando el

cliente se encontraba cerca del entorno de la empresa. De esta manera se mantuvo durante

1 año y la empresa fue progresando poco a poco y ya se hizo menester adquirir dos

vehículos para realizar las entregas de pedidos, también se necesitó contratar otros

empacadores, ya que por un lado se empezó a comercializar nuevas líneas de productos en

el catálogo y por otro lado se extendió los sitios de cobertura a diferentes ciudades del

país.

Al iniciar en el año 2010, la coloca como una empresa joven, pero con gran experiencia en

negocios, una empresa 100% ecuatoriana, que con el paso del tiempo, adoptado mejores

prácticas corporativas. Actualmente PIELACTIVE es una empresa dedicada a la

distribución por catálogo a nivel nacional; posee un edificio propio donde laboran 24

personas entre personal administrativo y operativo

En el mercado ecuatoriano, existe una gran variedad de empresas que venden ropa por

catálogo. De éstas, muchas importan sus productos desde Colombia. Entre las empresas

dedicadas a esta actividad, los principales competidores de nuestra empresa son: NIVI,

Fashion Express, Mi Ángel, Xami, Zientte (MileFashion), Gogos, Dijazzmoda, Unimoda,

Leonisa, entre otras, los sistemas de control de inventarios son muy importantes para todas

22

las empresas, puesto que su objetivo es el cumplimiento de las metas corporativas a través

de estándares.

Sin embargo el propietario de la empresa “PIELACTIVE” a determinado que “Al haber

evaluado la empresa no existen políticas de control de inventario adecuadas que están

produciendo efectos negativos en la empresa, como lo son: una demanda insatisfecha que a

su vez trae como consecuencia la pérdida de clientela y esta misma problemática no

permite que sean captados nuevos clientes.”

2.2. Descripción Metodológica

2.2.1. Modalidad de Investigación

Cuali -Cuantitativa

Permitió conocer la realidad de las actividades administrativas - financieras que cumple la

empresa PIELACTIVE, mediante la recopilación de información pertinente realizando un

análisis del aprovechamiento de los recursos existentes, logrando definir las deficiencias

de control y planificación interna.

2.2.2 Tipos de investigación

Investigación bibliográfica

Ésta investigación facilitó la recopilación de información de diferentes fuentes, de autores

relevantes en las diferentes teorías de los Modelos de Inventarios para el manejo de la

mercadería, a fin de poder tener un direccionamiento más claro de la propuesta.

Investigación de campo:

Permitió determinar las diferentes actividades y funciones tomando como referencia cada

uno los procesos de la empresa, en donde se identificaron algunas falencias que están

estrechamente ligados con el manejo de la mercadería.

Investigación Aplicada.

Permitió estructurar procesos, herramientas y elementos que son imprescindibles dentro

del Modelo de Control de Inventarios, para de esta manera llegar a los resultados esperados

como es el manejo eficiente de la mercadería.

23

Investigación descriptiva

}Permitió la identificación de los productos de mayor y menor rotación en un periodo

mediante la aplicación del Modelo de Inventario ABC mediante el cual se da respuesta a la

interrogante cuándo y qué mercadería ordenar, aspectos importantes para la toma de

decisiones.

2.2.3 Métodos de investigación

Método Inductivo-Deductivo

El método inductivo ayudó para tener una idea clara de lo que está sucediendo en el área

de inventarios en la empresa PIELACTIVE y para la toma de decisiones que proporcionen

un grado de seguridad razonable en cuanto a la fiabilidad de la información financiera.

Método Histórico-Lógico

Por medio de este método se realizó un análisis comparativo entre el manejo del control de

inventarios del año anterior y el que se ejecuta actualmente, en el cual se detectó un control

inadecuado de las actividades dentro de la empresa PIELACTIVE

Método Analítico-Sintético

Mediante el análisis y sistematización se logró verificar en forma general varios temas

relevantes, relacionados al Modelo de Control de Inventarios, en donde se realizó el

respectivo análisis y confrontación de distintos autores, unificando el criterio personal de

acuerdo a la síntesis extraída de los diferentes textos y documentos, que fueron la base para

la integración, elaboración y sustentación de la tesis.

Método Sistémico

Me permitió en forma cronológica, estructurada y organizada obtener información de los

procesos para inventarios y estrategias para intervenir oportunamente sobre el estado del

objeto de estudio a fin de mejorar las condiciones actuales.

2.2.4. Población

Debido a la realidad de la propuesta se consideró como población a las personas que

conocen a profundidad y están relacionados directamente con el área que se investiga

Gerente General, Contador General y Jefe de Bodega, por lo que no se aplicó la ecuación

para la muestra.

24

Tabla 1 Población

ÁREA Nº DE EMPLEADOS

ADMINISTRATIVA

Gerente- propietario 1

FINANCIERO

Contador 1

VENTAS

Jefe de Bodega 1

TOTAL 3 Fuente: Empresa “PIELACTIVE”

2.2.5 Técnicas de investigación

Entrevista: Se consideró como fuente directa al propietario de la empresa PIELACTIVE

debido a que es la persona que tiene mayor conocimiento de los movimientos y procesos

que se dan en el área de inventarios de la empresa.

2.2.6 Instrumentos

Guía de Entrevista: Se utilizó para abordar la realización de la entrevista, con el propósito

de obtener información objetiva y específica de parte de la alta gerencia

Análisis de los resultados de entrevistas

Entrevista al sr Gerente General

En la encuesta que se realizó al Gerente General indicó que esta empresa que se dedica a

la compra y venta de prendas de vestir por catálogo a nivel nacional presenta algunos

problemas dentro del aspecto organizativo y de inventarios porque lleva de forma empírica,

sin conocer a ciencia cierta cuánto se invierte se gana o se pierde y si están acorde con los

gastos que se ha realizado debido a que no hay un control exacto de los procesos que se

realizan en bodega.

Indicó que el papel que actualmente desempeña en la empresa es la administración en

general, la toma de decisión de la empresa financieramente, la función de ventas, tener

contacto con los clientes directamente, contacto con los proveedores de mis insumos, tener

un control de mis inventarios, etc.

Mencionó además que la falta de planificación y los manuales son la principal deficiencia

y es un recurso importante para el cumplimiento de las metas, las actividades ejecutadas en

la bodega son unas de las operaciones de mayor importancia para, ya que su resultado se

refleja directamente en los estados financieros, además es una función primordial en el

25

plan general de la operación de la empresa, para un buen control y manejo de los

inventarios.

Otro de los problemas es que se maneja inventarios con stock e inventario transitorio a

pesar de que es una empresa de pedido por catálogo se cuenta con proveedores que

únicamente entregan la mercadería con la producción mínima en cada pedido es decir si el

cliente solicita una prenda el proveedor puede entregar a partir de 10, por lo tanto siempre

se cuenta con un stock al finalizar la colección, mientras que por otro lado los proveedores

de bisutería y lencería no se manejan con cantidades mínimas, fabrican las prendas bajo

pedido sea cual sea la cantidad solicitada, sin embargo no se tienen definidos procesos

claros para el manejo de la mercadería en cuanto a esta problemática. Con relación a la

capacitación de los trabajadores manifestó que solo se les da una instrucción de lo que hay

que hacer y conforme van trabajando que les va diciendo que hacer.

Entrevista al Contador General

En la entrevista realizada al, Contador General de PIELACTIVE, sobre los

procedimientos que se llevan a cabo para el control de inventarios; supo manifestar que

en lo posible se trata de que la contabilidad de la empresa cumpla con todas las

expectativas, pero no se ha constituido políticas que ayuden con el proceso de control de

inventarios, siendo muy importante su creación.

Mencionó que se mide la capacidad de inventarios a través de un registro de entradas y

salidas, a pesar de contar con un sistema contable, éste no se encuentra parametrizado en el

área de inventarios debido a que no cuenta con políticas, procedimientos y formatos que

proporcionen claridad para poder realizar los registros, para las tomas físicas no se ha

establecido ninguna política, pero si se realiza después de la finalización de cada pedido.

Además indicó que hasta el momento no cuenta con ningún tipo de manual de

procedimientos, pero considera que es muy importante contar con uno para poder llevar de

mejor manera los procesos ya que no solo se maneja un tipo de inventario sino que se

maneja stock y mercadería transitoria de acuerdo a las negociaciones con los proveedores y

para ello se hace necesario procedimientos bien definidos, ya que la empresa cada vez está

creciendo y es necesario crear políticas adecuadas para cada proceso.

26

Entrevista al Jefe de Bodega

En la entrevista realizada al, Jefe de bodega, de PIELACTIVE, sobre los procedimientos

que se llevan a cabo para el control de inventarios; manifestó que las funciones que realiza

dentro de esta área son controlar las entradas y salidas de la mercadería, realizar la

constatación física y la mercadería a ser despachada, funciones que son emitidas de forma

verbal por parte del Gerente.

Además para realizar un pedido a los proveedores, se verifica las existencias dependiendo

del tipo de proveedor debido ya que algunos fabrican las prendas con el pedido mínimo,

otros fabrican la cantidad exacta solicitada por el cliente, todo esto se lo realiza con el

envío de un correo electrónico. Mientras que para la recepción de la mercadería, se saca

una copia de la factura de compra, a fin de poder efectuar la verificación de las cantidades

solicitadas con las entregadas. Por lo tanto, manifestó que el proceso que se lleva a cabo

dentro de la bodega no está sustentado con documentos de control, a pesar de contar con

un sistema contable no se encuentran diseñados patrones para los inventarios si no que

todo se trabaja mediante una copia de las facturas tanto de compras y ventas.

2.3. Propuesta del investigador:

Figura 6 Propuesta del Investigador

27

2.4. Conclusiones parciales del capítulo

Mediante la recopilación de información se puede identificar también falencias en los

procesos de compra, almacenamiento, ventas y distribución, todo ello debido a la

inexistencia de un Organigrama estructural, Manual de funciones, Manual de

procedimientos, políticas y documentos base, que permitan generar un mayor control

en el área de comercialización.

La empresa “PIELACTIVE” cuenta con un sistema automatizado llamado SEMIYA, el

cual se encarga del manejo de la parte contable pero en cuánto se refiere a los

inventarios solamente genera un reporte de existencias con el cual se hace la

verificación respectiva de la mercadería que se encuentra en bodega, pero en sí no se

encuentra parametrizado y no cuenta con formatos para realizar cada uno de los

procesos como son kárdex, órdenes de compra, órdenes de recepción, etc.

Se identifica debilidades en el manejo de inventarios que se dan en dos eventos el

primero bajo orden de pedido de clientes y el segundo mediante un stock, los mismos

que no cuentan procesos definidos que permitan ejecutar correctamente las tareas,

saber con exactitud las existencias y llevar un control eficiente de los mismos.

28

CAPÍTULO III

3.1 Tema

MODELO DE CONTROL DE INVENTARIO PARA LA EMPRESA PIELACTIVE DE

LA CIUDAD DE IBARRA, PROVINCIA DE IMBABURA.

3.1.1. Objetivo de la propuesta

Guiar adecuadamente los diferentes procesos y funciones a través de herramientas y

técnicas que permitan una administración eficiente de inventarios.

3.1.2. Misión

Brindar una amplia gama de productos de calidad, con diseños variados, innovadores y de

temporada, de acuerdo a las necesidades de los clientes a precios convenientes, a través de

un grupo humano excelente, comprometidos a elaborar y entregar los productos de manera

eficiente y oportuna además de generar excelentes oportunidades para personas activas,

emprendedoras que quieran aumentar sus ingresos, alcanzar su independencia laboral y

tener su propio negocio.

3.1.3 Visión

Lograr una mejor participación en el mercado, llegar a ser líderes en el país y extendernos

a nivel internacional consolidándonos como la mejor opción al momento de comprar ropa

por catálogo, satisfaciendo las necesidades del cliente.

3.1.4 Valores corporativos

Trabajo en equipo

Lograr que todos los miembros de la organización se lleven y se ayuden entre sí, para que

las tareas asignadas se tornen agradables de realizar y se cumplan los objetivos de forma

eficiente.

Fidelidad

Conseguir que todos los integrantes de la empresa, se sientan parte de la “familia”, para

que en conjunto se logre el éxito de PIELACTIVE

Esmero

Esforzarse día a día en mejorar todas las actividades del servicio.

29

Amabilidad y cordialidad

Que la amabilidad y la cordialidad sean las bases para conseguir una buena relación del

cliente interno y externo.

3.1.5 Descripción de la empresa.

Tabla 2 Descripción de la empresa

Razón social: ENRIQUEZ BEDON PAOLA FERNANDA

RUC: 1002790358001

Nombre Comercial: INDUSTRIAS KARMAT

Dirección: Miguel Albán Paliz 1-92

Estado del contribuyente en el

RUC

Activo

Clase de contribuyente: Especial

Tipo de contribuyente: Persona Natural

Obligado a llevar contabilidad: Si

Actividad económica principal: VENTA AL POR MENOR DE PRENDAS DE VESTIR

Fecha de inicio de actividades: 17-03-2010

Fuente: Servicio de Rentas Internas

3.1.6 Base legal.

La empresa “PIELACTIVE” cumple con todas las disposiciones legales establecidas por

los distintos órganos de control, las mismas que se detallan a continuación:

3.1.7 Órganos de control.

Servicio de Rentas Internas

Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón San Miguel

de Ibarra

Ministerio de Salud Pública

Cuerpo de Bomberos de Ibarra

Ministerio de Relaciones Laborales

Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

Figura 7 Órganos de Control

30

3.1.8 Leyes y normas.

Normativa Artículo

Constitución Política

de la República del

Ecuador 2008.

TÍTULO II

Capítulo Segundo

Sección Octava Trabajo y Seguridad Social

Art. 33 – 34

Ley Orgánica de

Régimen Tributario

Interno.

TÍTULO PRIMERO

Impuesto a la Renta

Capítulo I Normas Generales

Art. 1.-Objeto del impuesto.

Art. 2.- Concepto de renta.

Art. 4.- Sujetos pasivos. Art.7. - Ejercicio impositivo.

Capítulo VI

Contabilidad y corrección

monetaria integral de los estados

financieros

Art. 19.- Obligación de Llevar

Contabilidad.

Art. 20.- Principios Generales.

Art. 21.- Estados Financieros.

TÍTULO SEGUNDO

Capítulo II Hecho imponible y sujeto del

impuesto

Art.52.-Objeto del impuesto

Art. 63.- Sujetos pasivos Art. 64.- Facturación del

impuesto.

Capítulo III

Tarifa del impuesto y crédito

tributario

Art. 65.- Tarifa.

Art.-67 Declaración del

impuesto.

Ley del Registro

Único de Contribuyentes.

Capítulo I

De las Disposiciones Generales

Art. 3 - 4 -5

Ley de Seguridad Social

TÍTULO I DEL RÉGIMEN GENERAL

Capítulo I

Normas Generales

Capítulo Ocho

Art. 2 Sujetos de Protección.

Art. 73 Inscripción del afiliado

y pago de aportes.

Código de Trabajo TÍTULO I

Del contrato individual de trabajo

Capítulo IV De las obligaciones del empleador

y trabajador

Art.42 Obligaciones del

empleador, numeral 31.

Ley de Defensa contra incendios

Capítulo V De los Recursos Económicos

Art. 35

Figura 8 Leyes y Normas

31

3.1.9 Estructura organizacional de la empresa PIELACTIVE

Figura 9 Organigrama Estructural

32

3.1.10 Manual de Funciones y Procedimientos empresa PIELACTIVE

INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Funciones y Procedimientos tiene como finalidad regular y

organizar la estructura interna de la empresa “PIELACTIVE”, así como las funciones

generales y específicas que han sido asignadas a cada una de las áreas, con el objeto de

mantener una interrelación entre ellos.

La realización de este Manual se considera importante porque permitirá que el personal

conozca la ubicación dentro de la estructura orgánica, sus funciones, sus dependencias,

jerarquías, responsabilidades y requisitos mínimos que deberán tener para el cargo que le

ha sido asignado.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Contribuir al desarrollo de la misión y visión de la empresa PIELACTIVE, haciendo

uso de un enfoque sistémico, a través de la definición de perfiles de puestos por

competencias.

Asignar funciones específicas, estableciendo niveles de autoridad, responsabilidad y

coordinación.

Evitar la dualidad de funciones de tal forma que se optimice el tiempo y los esfuerzos

en la ejecución n del trabajo

Instruir en la ejecución de los procesos administrativos tales como: selección del

personal, inducción de nuevos funcionarios, capacitación, entrenamiento en los

puestos de trabajo y evaluación del desempeño

33

MANUAL DE FUNCIONES CÓDIGO VERSIÓN

FECHA: 05/04/2015 PÁG.: 1

MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIÓN

ÁREA GERENCIA

CARGO GERENTE GENERAL

JEFE INMEDIATO

II. PROPÓSITO GENERAL

Representar a la empresa PIELACTIVE en todas las actividades de manejo, administración y

proyección de la empresa.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

1. Ejecutar y celebrar todo acto comprendido dentro del objeto social.

2. Formular, dirigir, evaluar y controlar todo lo relacionado con la fijación y cumplimiento de las

políticas

y estrategias generales, de orden administrativo, financiero y operativo de la misma.

3. Velar por la organización y buena marcha de la empresa.

5. Vigilar el buen desempeño de los trabajadores y hacer la mejor selección de los mismos.

6. Coordinar las actividades que desarrollen las áreas que componen la Empresa.

7. Elaborar un informe escrito anual sobre la forma como hubiese llevado a cabo su gestión,

informe que conjuntamente en el balance general del ejercicio y demás documentos exigidos por

la ley

8. Reportar a las diferentes instancias de los centros de control que los soliciten o tenga obligación

de reportar

9. Dictar, cumplir y hacer cumplir los reglamentos y normas elaboradas para el funcionamiento de

la Empresa

IV. COMPETENCIAS

PERSONALES PROFESIONALES

Liderazgo

Comunicación Eficaz

Dirección de personas

Compromiso con el desarrollo y

Apoyo y respeto

Control emotivo

Iniciativa

Persistencia

Sociabilidad

Administración empresarial

Metodologías de formulación y

evaluación de proyectos.

Desarrollo y Relaciones Humanas

Título profesional en administración de

empresas o carreras afines.





ELABORADO POR:

APROBADO POR:

34


FECHA: 05/04/2015 PÁG: 2


I. IDENTIFICACIÓN

ÁREA CONTABILIDAD

CARGO CONTADOR GENERAL

JEFE INMEDIATO GERENTE


Establecer y coordinar la ejecución de las políticas relacionadas con el área contable, asegurándose

que se cumplan con los principios de contabilidad generalmente aceptados.


1. Elaborar los estados financieros con información oportuna y verídica.

2. Revisar las transacciones financieras (asientos contables y libros de ventas).

3. Revisar y dar recomendaciones sobre procesos de órdenes de compra, cuentas por cobrar,

cuentas por pagar, entre otros.

4. Examinar el valor de los inventarios y efectuar ajustes respectivos.

5. Revisar órdenes de cheques de oficina, verificando los cálculos presentados.

6. Revisar las obligaciones tributarias.

7. Certificar los estados financieros de la empresa (Estado de Resultados, Balance General,

Flujo de Efectivo y Evolución de Patrimonio).

8. Supervisar las tareas y actividades del personal de contabilidad.

9. Denunciar irregularidades en los procesos y estados financieros de la empresa.

IV. COMPETENCIAS


Liderazgo


Dirección de personas

Compromiso con el desarrollo Apoyo y

respeto

Control emotivo

Iniciativa

Persistencia

Sociabilidad

Capacidad y criterio en toma de

decisiones

Conocimiento en Contabilidad

General

Manejo y cálculo de Impuesto

Experiencia en el cargo como

mínimo 2 años

Título Profesional

ELABORADO POR:

APROBADO POR:

35


FECHA: 05/04/2015 PÁG.: 3


I. IDENTIFICACIÓN

ÁREA VENTAS

CARGO JEFE COMERCIAL



Planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar eficientemente el sistema comercial, diseñando estrategias.


1. Organizar las acciones y tareas del equipo comercial.

2. Medir el potencial e importancia de los clientes y separar el grupos de mayor a menor.

3. Fijar los porcentajes y de definir la política para el pago de comisiones.

4. Programar diferentes eventos, promociones y campañas publicitarias.

5. Gestionar la recuperación de la cartera actual y vencida.

6. Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas así como su perfil de competencia y

su sistema de remuneración e incentivos a las directoras y ejecutivas.

7. Velar por la imagen de la empresa y productos que ofrecemos, la cual debe mantenerse bajo los

más estrictos controles y estándares (Logos, Marcas etc.)

8. Desarrollar las relaciones internas con los clientes, detectando sus necesidades y oportunidades

de negocio, coordinando con el resto de la organización para prestar el mejor servicio

IV. COMPETENCIAS



Comunicación Promocional

Actitudes personales

Información y retroalimentación

Iniciativa

Servicio al cliente.

Conocimientos básicos en empresa

comercial

Orientación de servicio al cliente

Experiencia en el área como mínimo

2 años

Egresado o Título Profesional en

Ingeniería comercial, Marketing,

Economía o Afines

ELABORADO POR:

APROBADO POR:

36


FECHA: 05/04/2015 PÁG.: 4


I. IDENTIFICACIÓN

ÁREA RECURSOS HUMANOS

CARGO JEFE RECURSOS HUMANOS



Coordinar el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o

actividades técnicas y/o administrativas de la empresa o grupo de trabajo y velar por la correcta

aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes.


1. Coordinar, supervisar y evaluar las actividades propias del personal bajo su inmediata

responsabilidad.

2. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación de la autoridad competente.

3. Coordinar el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos para

procurar su efectividad

4. Medir el clima laboral.

5. Diseño, análisis, actualización de Normas y Procesos de Recursos Humanos.

6. Procesos de Reclutamiento, Selección y Contratación.

7. Levantamiento de Descriptivos de Funciones.

8. Elaborar nóminas, liquidación utilidades, liquidación de contratos de trabajo y elaboración de

reportes.

9. Realizar trámites ante las entidades públicas: Ministerio de Relaciones Laborales, IESS, etc.

10. Supervisar procesos de administración de personal: control de asistencia, incidencias,

sanciones, etc.

11. Supervisar nómina y liquidación de beneficios sociales de ley.

12. Administración de información del personal.

13. Elaborar reportes requeridos por la Gerencia General.

15. Gestionar el procesos de capacitación y desempeño del personal

IV. COMPETENCIAS


Liderazgo


Manejo de Personal

Compromiso con el desarrollo Apoyo y

respeto

Actitudes y Aptitudes

Sociabilidad

Derecho Laboral y seguridad social

Régimen Salarial

Dominio Paquete de Office

Profesional en Psicología Industrial,

Organizacional o Ingeniería o Afines

Experiencia mínima 2 años

ELABORADO POR:

APROBADO POR:

37


FECHA: 05/04/2015 PÁG: 5


I. IDENTIFICACIÓN

ÁREA BODEGA

CARGO JEFE DE BODEGA



Administrar, gestionar y controlar la bodega de la empresa.


1. Controlar en su totalidad todas las actividades, al personal bajo su responsabilidad.

2. Velar que el local cumpla y reúna las condiciones óptimas de almacenamiento.

3. Control preciso de las entradas y salidas de las prendas, con su respectiva documentación.

4. Recepcionar, almacenar y distribuir las prendas asegurándose de su calidad y cantidad.

5. Mantener stock e inventarios al día.

6. Mantener orden y limpieza de la bodega.

7. Atención respetuosa a clientes internos / proveedores.

8. Realizar toda documentación relacionada con inventarios.

9. Distribuir adecuadamente las prendas para lograr la eficiencia del espacio y hacer más ágil el

despacho.

10. Administrar al personal de empaque y entrenar a los nuevos contratados, procesos y

Procedimientos del área de envío.

11. Supervisar el cumplimiento de la totalidad de la entrega de la mercadería de los proveedores.

12. Entregar fundas de prendas de vestir a los proveedores que lo requieran.

13. Entregar etiquetas de las prendas de vestir a los proveedores.

14. Verificar que sean enviados los reportes de bodega a contabilidad.

IV. COMPETENCIAS


Liderazgo

Trabajo en equipo

Gestión de procesos

Iniciativa

Manejo de bodega e inventarios

Manejo del paquete office

Familiarizado con sistemas de control

de inventarios.

Egresado o Título Profesional

relacionado con el cargo

Experiencia mínima 2 años

ELABORADO POR:

APROBADO POR:

38


FECHA: 05/04/2015 PÁG.: 6


I. IDENTIFICACIÓN

ÁREA CONTABILIDAD

CARGO AUXIALIR CONTABLE

JEFE INMEDIATO CONTADOR GENERAL


Efectuar asientos de las diferentes cuentas, revisando, clasificando y registrando documentos, a fin

de mantener actualizados los movimientos contables que se realizan en la empresa.


1. Recibir, examinar, clasificar, codificar y efectuar el registro contable de documentos.

2. Elaborar y registrar facturas de compra-venta, comisiones.

3. Elaborar notas de crédito a proveedores y clientes.

4. Realizar un reporte de comisiones a distribuidores y su red.

5. Elaborar cheques para proveedores, gastos varios y comisionistas.

6. Revisar y realizar la codificación de las diferentes cuentas bancarias, para tener racionalizados los

saldos.

7. Recibir los ingresos, cheques nulos y órdenes de pago asignándole el número de comprobante.

8. Revisar facturas de compras y ventas, notas de crédito para declaración de impuestos

9. Archivar documentos contables para uso y control interno, de manera cronológica.

10. Liquidar y contabilizar nóminas de trabajadores, cumpliendo con todas las disposiciones

laborales visualizar razonablemente la carga prestaciones de la empresa vigentes con sus respectivas

provisiones de ley.

11. Manejar caja chica.

IV. COMPETENCIAS


Trabajo en equipo

Gestión de procesos

Iniciativa

Persistencia

Sociabilidad

Conocimientos básicos en Contabilidad

General

Manejo IESS, MRL, TRIBUTACION

SRI.

Bachiller, egresado o Título Profesional

en contabilidad

1 año mínimo de experiencia en cargos

de asistencia en departamentos de

contabilidad

ELABORADO POR:

APROBADO POR:

39


FECHA: 05/04/2015 PÁG.: 7


I. IDENTIFICACIÓN

ÁREA CONTABILIDAD

CARGO JEFE DE FACTURACIÓN



Coordinar y controlar los procesos de facturación. Habilidad para el manejo de sistemas

administrativos.


1. Imprimir pedidos (pedidos ingresados al sistema).

2. Generar y enviar ÓRDENES de compras.

3. Facturar la mercadería a despachar.

4. Atender y brindar soporte al cliente.

5. Responder por facturación.

IV. COMPETENCIAS


Trabajo en equipo

Iniciativa

Persistencia

Sociabilidad

Actitudes y aptitudes

Manejo de paquete office

Manejo de sistemas de facturación

Bachiller o Título profesional con

alguna carrera relacionada con el cargo.

Experiencia mínimo 1 año

ELABORADO POR:

APROBADO POR:

40


FECHA: 05/04/2015 PÁG: 8


I. IDENTIFICACIÓN

ÁREA VENTAS

CARGO ASISTENTE DE VENTAS

JEFE INMEDIATO JEFE DE VENTAS


Aportar el apoyo administrativo y demás necesario para la facilitación del trabajo del Jefe de Ventas,

cumplir con la confidencialidad que se le pida, al igual que el apoyo general al área de ventas.


1. Atender y brindar a los clientes información sobre nuestros productos.

2. Revisar las cuentas por cobrar a clientes para efectuar los cobros de acuerdo a las condiciones y

plazos de entrega de cuentas.

3. Realizar reportes mensuales de las cuentas por cobrar.

4. Entregar premios a los distribuidores y su red.

5. Enviar la mercadería al cliente.

6. Brindar solución pronta a las inquietudes, reclamos y quejas del cliente.

7. Apertura y seguimiento de nuevos clientes potenciales.

8. Canalizar las necesidades de los clientes.

9. Acordar con el cliente las condiciones de la venta (tiempo de entrega, condiciones de pago,

validez de la oferta entre otros).

10. Asegurar la entrega del producto.

11. Programar los despachos de la entrega de mercadería al cliente.

12. Llevar la cartera de los clientes

IV. COMPETENCIAS


Trabajo en equipo

Facilidad de expresión

Iniciativa

Persistencia

Sociabilidad


Manejo de Paquete Office

Conocimientos básicos en empresa

comercial


Conocimientos en servicio cliente

Título en alguna carrera relacionada

con el cargo

Experiencia mínima 1 año

ELABORADO POR:

APROBADO POR:

41


FECHA: 05/04/2015 PÁG: 9


I. IDENTIFICACIÓN

ÁREA RECEPCIÓN

CARGO RECEPCIONISTA



Atender al público en sus requerimientos de información y entrevistas con el personal, ejecutando

y controlando la recepción y despacho de la correspondencia.


1. Recepcionar, clasificar, registrar y tramitar la correspondencia que ingresa o egresa de la

empresa.

2. Operar la central telefónica, realizando y recibiendo llamadas, conectando las mismas con las

diferentes extensiones de la empresa.

3. Recepcionar y archivar documentos firmados, tanto físicos como en el computador.

4. Realizar llamadas a los distribuidores, de recuperación de documentos de manera semanal.

5. Brindar soporte en actividades que requieran los departamentos cuando sea necesario y no

afecte al resto de sus actividades normales.

6. Brindar solución pronta a las inquietudes, reclamos y quejas del cliente.

IV. COMPETENCIAS


Trabajo en equipo


Gestión de Procesos

Facilidad de expresión

Iniciativa

Persistencia

Sociabilidad



Conocimientos básicos en

Actividades Secretariales


Conocimientos en servicio cliente


con el cargo

Experiencia mínima 1 año en

atención al cliente.

ELABORADO POR:

APROBADO POR:

42


FECHA: 05/04/2015 PÁG: 10


I. IDENTIFICACIÓN

ÁREA SISTEMAS

CARGO JEFE DE SISTEMAS



Elaborar soluciones sobre la base de elementos tecnológicos (hardware, software y de

comunicación).


1. Desarrollar los objetivos y planes particulares (conocer las necesidades de la empresa y estar

preparado para afrontarlas).

2. Organizar, administrar y manejar información.

3. El análisis, diseño e implementación de sistemas de Control e Instrumentación.

4. Tener siempre nuevas ideas, métodos y dispositivo.

5. Aplicar criterios de racionalidad y orientar la Gerencia sobre las alternativas posibles y óptimas

para la solución de un problema planteado.

6. Formular planes de largo alcance y objetivos para vincular los proyectos individuales.

IV. COMPETENCIAS


Trabajo en equipo



Iniciativa

Persistencia




configuración de base de datos


mantenimiento de hardware y

software


Conocimientos en manejo de

sistemas y paquetes informáticos.

ELABORADO POR:

APROBADO POR:

43


FECHA: 05/04/2015 PÁG: 11


I. IDENTIFICACIÓN

ÁREA CONTABILIDAD

CARGO

ASISTENTE CONTABLE

(INVENTARIOS)



Coordinar las labores de contabilidad, registro y control de las prendas, planificando,

supervisando y dirigiendo las acciones a seguir.


1. Recepción de novedades.

2. Recepción de prendas devueltas por el cliente.

3. Revisión de la prenda (etiqueta, tallaje y tela).

4. Realizar nota de crédito.

5. Entregar proveedor o cliente la prenda.

IV. COMPETENCIAS


Trabajo en equipo



Iniciativa

Persistencia



Conocimientos básicos de

contabilidad


digitación

Manejo técnico en sistemas

contables.

Bachiller o Profesional en carrera

relacionada con el cargo.


ELABORADO POR:

APROBADO POR:

44


FECHA: 05/04/2015 PÁG: 12


I. IDENTIFICACIÓN

ÁREA BODEGA

CARGO EMPACADOR

JEFE INMEDIATO JEFE DE BODEGA


Controlar y resguardar el producto que vaya saliendo, prever que el proceso de empaque se

efectúe con calidad, eficiencia, rentabilidad, a fin de que lleguen oportuna y confiablemente a los

clientes.


1. Revisar físicamente la mercadería con la factura.

2. Revisar si las prendas tienen, la etiqueta de la empresa y talla.

3. Enfundar las prendas de ciertos proveedores.

4. Perchar las prendas en las estanterías.

5. Organizar y empacar los productos recibidos de acuerdo a la orden de trabajo.

6. Registrar información sobre productos, empaques, peso, pedidos, utilizando los formatos y

registros especificados.

7. Limpiar contenedores, materiales, suministros o áreas de trabajo, utilizando soluciones de

limpieza y herramientas a mano

IV. COMPETENCIAS


Trabajo en equipo

Capacidad física



Sociabilidad

Trato con el cliente interno y externo

Conocimientos básicos en procesos

de bodega

Conocimientos en manejo de

empaque y recepción de mercadería.


Capacidad para trabajar bajo presión

ELABORADO POR:

APROBADO POR:

45

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


FECHA: 05/04/2015

ÁREA INVENTARIO

NOMBRE DEL PROCESO

RECEPCIÓN DE

PEDIDOS

RESPONSABLE JEFE DE SISTEMAS

PROPÓSITO GENERAL

Facilitar la recepción de pedidos de nuestra red comercial mediante el sistema de

recepción.

FLUJOGRAMA

DEPARTAMENTO DE

VENTASCLIENTE

DEPARTAMENTO

DE SISTEMAS

INICIO

Elaboración de cronograma de

trabajo

Activacion de campaña pagina

web de acuerdo al cronograma

Cierre de campaña en la página web

de acuerdo al cronograma

Ingreso de pedidos a la

web

Aprobación de pedidos por parte

del distribuidor

Aprobacion de pedidos RED

Industrias Karmat

Impresion de pedidos

FIN

46

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

1. El departamento de ventas elabora el cronograma de trabajo de la colección

vigente.

2. El dpto. de ventas realiza la activación de la campaña de acuerdo al

cronograma y fechas establecidas.

3. La red comercial ingresa los pedidos a la página web.

4. El distribuidor aprueba los pedidos registrados en el sistema.

5. El dpto. de sistemas, realiza la aprobación como distribuidor Zonal de

Industrias Karmat.

6. El departamento de ventas realiza el cierre de campaña de acuerdo al

cronograma y fechas establecidas para el paso de pedidos.

7. Una vez aprobados los pedidos, el encargado de sistemas e imprimirá cada uno

de los pedidos generados exitosamente en nuestra web y reflejados en el

sistema contable-financiero, en el módulo de Facturación y Cobranzas.

POLÍTICAS DE CONTROL

Elaborar un cronograma de trabajo para la colección (ver anexo 2, formato 1)

Activar y cerrar las campañas en la página web de acuerdo al cronograma de trabajo

Antes de realizar el cierre de campañas verificar que los pedidos de los distribuidores y

red Industrias Karmat se encuentren aprobados.

Imprimir la orden de pedido al finalizar el periodo. (ver anexo 2, formato 2)

Brindar soporte en caso de que algún miembro de la red comercial lo solicite, soporte en el

ingreso, aprobación o problemas suscitados en la recepción de pedidos a nuestra web.

ELABORADO POR:

APROBADO POR:

47


FECHA: 05/04/2015

ÁREA INVENTARIO

NOMBRE DEL PROCESO

GENERACIÓN ÓRDENES DE

PRODUCCIÓN

RESPONSABLE JEFE DE CONTABILIDAD

PROPÓSITO GENERAL

Generar órdenes de producción para cada uno de nuestros proveedores, con los requerimientos

obtenidos de los pedidos de nuestros clientes

FLUJOGRAMA

BODEGA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADDEPARTAMENTO

DE SISTEMAS

INICIO

Realizar un inventario semanal

Revisar y comparar existencias de

acuerdo al kárdex e inventario físico

Generar la orden de compra

Realizar el ajuste

en el sistema

FIN

¿Existediferencia?

SI

NO

Restar de la orden de compra las

prendas existentes

Enviar orden de compra al proveedor via email

48


1. Una vez que se haya cerrado el período de recepción, aprobación y revisión de

pedidos se procederá a generar órdenes de producción para cada uno de los

proveedores.

2. En el primer pedido de la colección la orden de compra para los proveedores se

realiza con las cantidades mínimas que exige cada proveedor para la fabricación

excepto los de bisutería y lencería.

3. A partir del segundo pedido se procede a realizar el inventario semanal y restar las

existencias que hayan en bodega, sobrantes de pedidos anteriores o por aperturas de

bultos no enviados.

4. Las existencias de inventario a restarse deberán ser comparadas entre el reporte de

existencias del sistema y el inventario físico enviado de bodega en cada cierre de

pedido.

5. Si es que existiese alguna diferencia entre estos reporte se deberá solicitar al dpto. de

Contabilidad el respectivo ajuste.

6. Una vez constatado la exactitud de las existencias se procederá a realizar la operación

de generación de órdenes de compra a proveedores.

7. Cuando ya se haya generado la orden de compra, se procederá al envío vía mail del

requerimiento de producción para cada proveedor, incluyendo en el mail, el lugar, las

fechas y horarios de recepción de mercadería.


Las mercaderías deben estar debidamente registradas en el kárdex. (ver anexo 2, formato

4)

Constatar semanalmente las existencias con el kárdex. (ver anexo 2, formato 4)

Elaborar una orden de compra para cada proveedor. (ver anexo 2, formato 3)

Los ajustes únicamente los realiza el departamento de contabilidad.

Mantener actualizada información de base de datos de proveedores para el envío de

órdenes de compra.

ELABORADO POR:

APROBADO POR:

49


FECHA: 05/04/2015

ÁREA INVENTARIO

NOMBRE DEL PROCESO

RECEPCIÓN DE

MERCADERÍA

RESPONSABLE: JEFE DE BODEGA-

CONTABILIDAD

PROPÓSITO GENERAL

La recepción de mercadería de proveedores se lo realizará bajo los siguientes lineamientos y

políticas ya establecidas por la Empresa

FLUJOGRAMA


1. La recepción de mercadería del proveedor se la realizará de acuerdo al cronograma de

trabajo de cada campaña, y pedido que corresponda.

2. Una vez entendida las cantidades y las prendas recibidas, bodega deberá comparar la

orden de compra enviada al proveedor con la factura que entrega al momento de

BODEGA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

INICIO

Comparar orden de compra enviada con la factura del proveedor

de mercaderia

Validar requisitos contables y tributarios

Ingresar la mercaderia en el

kárdex de inventario

¿Existediferencia?

SI

NO

Cambio de factura por (costo, mal despacho, fecha, emision y/o caducidad)

FIN

50

recepción.

3. Constatar el número de factura y los precios establecidos en la orden de compra que serán

los que el Departamento de producción deberá hacer llegar al departamento contable para

el conocimiento y cumplimiento de los precios acordados con los proveedores.

4. Una vez terminada la recepción de mercadería se debe entregar todos los documentos al

del departamento contable para la revisión de temas tributarios y contables.

5. En caso de existir cambios en los precios, se debe reportar vía mail, para los respectivos

cambios de factura.

6. Si no se presentan novedades en la recepción el departamento de contabilidad debe

ingresar la mercadería en el kárdex de inventario, al igual que las facturas de compra.

POLÍTICAS DEL CONTROL

Al momento de la recepción se debe recibir la mercadería siempre con la guía de remisión

y la factura original, con los detalles de los artículos, nombres.

Realizar una revisión física aleatoria por proveedor de al menos 5 prendas, constatando la

calidad de la prenda, telas, colores y calidad en general, para que, de existir diferencias

proceder a la devolución inmediata al proveedor.

En caso de existir cantidades mayores de prendas, y sea necesario ampliar el horario de

recepción, se lo podrá hacer con la autorización previa del Jefe de Bodega,

Elaborar una nota de recepción de mercadería para cada proveedor. (ver anexo 2,

formato 5)

Los responsables deben colocar su nombre (no firma), en el campo de RECIBO

CONFORME en la factura de la mercadería que está recibiendo, para poder identificar

qué persona recibió dicha mercadería.

El departamento de contabilidad será el único encargado de la validación de requisitos

tributarios y contables, al igual que el ingreso de facturas de compra.

ELABORADO POR:

APROBADO POR:

51


FECHA: 05/04/2015

ÁREA INVENTARIO

NOMBRE DEL PROCESO CLASIFICACIÓN –PERCHADO –

SACADO Y FACTURACIÓN

RESPONSABLE: JEFE DE BODEGA

PROPÓSITO GENERAL

Armar los pedidos y empacarlos de acuerdo a la clasificación dada por comercialización.

FLUJOGRAMA

BODEGADEPARTAMENTO

DE SISTEMAS

DEPARTAMENTO

DE VENTAS

INICIO

FIN

Proceso de perchado

de acuerdo a

denominación, tallas y

colores

División de grupos en

bodega para sacar

pedidos.

Sacado de Pedidos

en orden jerárquico

Empaque y peso de

bultos, paquetes y

fundas

Impresión de

pedidos

Ordenar de acuerdo a

la importancia de los

clientes

Facturación de

pedidos de clientes

52


1. Una vez que se encuentra ingresada la mercadería al kárdex, bodega empieza con el proceso

de revisión, clasificación y perchado.

2. Con los pedidos impresos se envía al departamento de ventas para que clasifique según

prioridad de envío de los mismos.

3. Una vez clasificada la prioridad, se envía a bodega, se procede armar los grupos de trabajo

y finalmente la realización del paquete con las prendas a enviarse en cada uno de los

pedidos.

4. Cuando ya se ha terminado la actividad de armar los pedidos y empacarlos de acuerdo a la

clasificación dada por comercialización, los pedidos impresos que se enviaron deberán ser

devueltos al dpto. de sistemas para la respectiva facturación.


No se podrá iniciar el proceso de armar los pedidos, si éstos no se encuentran clasificados y

autorizados por el departamento de ventas.

Para el proceso de clasificación, perchado y sacado elaborar las órdenes de trabajo por

grupos que permitirá saber con exactitud el número de prendas sacadas y despachadas.

Cada orden de trabajo deberá ser entregada con la firma respectiva del jefe de cada

grupo.(ver anexo 2, formato 6 –formato 7)

Será responsabilidad del Jefe de bodega la supervisión y el cumplimiento con las

especificaciones de cada pedido.

ELABORADO POR:

APROBADO POR:

53


FECHA: 05/04/2015

ÁREA INVENTARIO

NOMBRE DEL PROCESO TOMA FÍSICA DE INVENTARIO

RESPONSABLE

JEFE DE BODEGA -

CONTABILIDAD

PROPÓSITO GENERAL

Las tomas físicas deben ser realizadas, inmediatamente después de haber terminado la separación

y despacho de pedidos

FLUJOGRAMA

BODEGADEPARTAMENTO DE

VENTAS

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

INICIO

FIN

Imprimir kardex de

inventario al terminar el

proceso

Revisar y sacar las prendas

sobrantes de los cartones

en donde se encuentran

perchadas

Clasificar de acuerdo al

nombre, código, talla y

color.

Informar al dpto. de

ventas sobre mercadería

de clientes pendiente de

envío

Apertura y perchado de

bultos de mercadería

devueltos

Comparar la toma

física con el reporte

generado del sistema

Archivar el reporte

final para restar de

pedidos posteriores

Gestión de cobro a

clientes que se

encuentran pendientes de

envío

Informar a bodega sobre

pedidos de clientes que

serán devueltos a perchas

por falta de pago

Anulación de

facturas

54


1. Bodega después del proceso de despacho y envío de mercadería deberá informar al

departamento de ventas los bultos, paquetes y/o fundas de clientes que se encuentren

pendiente de envío

2. El departamento de ventas realizará la gestión de cobro al cliente mediante llamadas,

notificaciones para determinar de esta manera de qué personas se realizará la apertura de

mercadería e inmediatamente notificar a contabilidad para anulación de facturas y a

bodega para la devolución a perchas de los mismos.

3. Bodega realizará la impresión del kárdex del sistema, el mismo que servirá para realizar la

revisión.

4. Sacar de los cartones las prendas sobrantes y realizar la comparación del sistema con la

mercadería física, tomar en cuenta su código, nombre, talla color y colocando la cantidad

que corresponde en cada artículo del listado de artículos generado por el sistema.

5. El reporte final deberá tomarse en cuenta para la resta de prendas en la siguiente orden de

compra a generarse.


En la toma física debe tomarse en cuenta todas las prendas que estén físicamente en

bodega e incluir si fuese el caso las prendas de bultos devueltos que el departamento de

comercialización deberá notificar en el menor tiempo posible.

Elaborar el reporte de artículos para la toma física de inventarios. (ver anexo 2, formato

8)

El departamento de contabilidad será el único encargado de realizar los ajustes al

inventario al igual que la anulación de facturas de ventas.

Los informes de tomas físicas deberán ser entregados al departamento de contabilidad con

las respectivas firmas de respaldo.

ELABORADO POR:

APROBADO POR:

55


FECHA: 05/04/2015

ÁREA INVENTARIO

NOMBRE DEL PROCESO DEVOLUCIÓN DE

MERCADERÍA

RESPONSABLE

DPTO DE

CONTABILIDAD

PROPÓSITO GENERAL

Realizar este procedimiento de acuerdo a lineamientos comprobados y a parámetros establecido

FLUJOGRAMA

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

INICIO

Revisar cronograma

de devoluciones

Parámetros de

devolución

Nota de crédito

cliente en el sistema

¿Se

encuentra

dentro de

tiempo?

SI

¿CUMPLE?

NO

Reporte de devoluciones

al proveedor por

devoluciones del cliente

SI

NO

Devolución de

prendas físicas al

proveedor

Recepción e ingreso de

la nota de crédito

proveedor

Devolucióncliente

Devolución

cliente

FIN

56

DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

1. El encargado del departamento de contabilidad deberá revisar el cronograma antes de realizar una

nota de crédito.

2. Revisar los parámetros de devolución que puede darse por los siguientes casos:

Defecto de fábrica debidamente comprobado por el departamento de novedades, donde debe

descartarse cualquier problema de manipulación externo a la empresa

Por mal despacho por parte de la empresa, debidamente verificado por la persona responsable, a

través de la comparación entre el pedido que realizó el cliente, la facturación y la orden de

despacho que realizó bodega.

Se procederá a realizar la Nota de crédito inmediatamente con el mismo procedimiento de la

elaboración de Notas de crédito en el caso de fallas de fábrica.

Las devoluciones a la par de la actividad de nota de crédito al cliente, se realiza un detalle por

cada proveedor de las prendas a devolver y se procede a separar en fundas por cada proveedor,

para ser entregados con su respectivo formulario.

El proceso de devolución de mercadería se cierra con la recepción de la Nota de crédito del

proveedor, misma que es ingresada al sistema afectando al pago de cada proveedor, y descargando

la bodega de imperfectos.


Elaborar un formato de devoluciones que debe ser enviado al cliente para que envíe su novedad en

caso de existir. (ver anexo 2, formato 9)

Elaborar un formato de devoluciones que debe ser entregado al proveedor conjuntamente con las

prendas a devolver. (ver anexo 2, formato 10)

El proceso de devoluciones implica, respetar las políticas, sólo por mal despacho o falla.

La novedad se recibe sólo del pedido vigente no de anteriores

Las prendas deben estar intactas aquí en nuestras oficinas y con el respectivo formulario.

Los formularios deben ser archivados ordenadamente pues todas las prendas que ingresaron como

devolución deben ser las mismas que se devuelve al proveedor.

Analizar todos los escenarios que pueden darse para la devolución

Realizar correctamente la Nota de crédito en el sistema, tomando en cuenta fechas, cliente, número

de factura, número de nota de crédito, códigos de la prenda a devolver, y revisar al azar totales, e

impuestos, recuerde que todo graba IVA.

Para la devolución al proveedor es necesario la apertura, muestra, explicación y conteo de la

cantidad de las prendas, y las respectivas firmas de descargo de la persona que entrega como de la

persona que recibe.

ELABORADO POR:

APROBADO POR:

57


FECHA: 05/04/2015

ÁREA INVENTARIO

NOMBRE DEL PROCESO ORDEN DE PROCESO POR PEDIDO DE

CATÁLOGO LENCERÍA Y BISUTERÍA

RESPONSABLE DPTO DE CONTABILIDAD

DESCRIPCIÓN GENERAL

Mediante este proceso se realiza la orden de compra a proveedores de bisutería y lencería, los mismos que

no manejan cantidades mínimas para la fabricación, este proceso se realiza bajo orden de pedido de clientes,

es decir todas las cantidades que requieren son todas las que se despachan en la semana correspondiente de

acuerdo al cronograma.

El procedimiento inicial es el mismo la diferencia es que la orden de compra para estos proveedores es

exacta y se realiza la requisición semanal debido a que todo lo que se pide se despacha.

FLUJOGRAMA

DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

1. El departamento de ventas elabora el cronograma de trabajo de la colección vigente y realiza la

DEPARTAMENTO DE

VENTASCLIENTES

DEPARTAMENTO DE

SISTEMAS

DEPARTAMENTO

DE CONTABILIDADBODEGA

Aprobación de

pedidos RED

Industrias Karmat

Impresión de

pedidos

Ingreso de

pedidos a la web

Activación de

campaña página

web de acuerdo al

cronograma

Aprobación de

pedidos por parte

del distribuidorCierre de campaña

en la página web de

acuerdo al

cronograma

Elaboración de

cronograma de

Trabajo

Generar la

orden de

compra

Enviar orden de

compra al proveedor

vía email

Recepción y

perchado de acuerdo

a denominación.

Facturación de

pedidos de clientes EMPAQUE

FIN

INICIO

58

activación de campaña

2. La red comercial ingresa los pedidos a la página web, el distribuidor aprueba los pedidos

registrados en el sistema, el dpto. de sistemas, realiza la aprobación como distribuidor Zonal de

Industrias Karmat.

3. El departamento de ventas realiza el cierre de campaña de acuerdo al cronograma y fechas

establecidas para el paso de pedidos.

4. Una vez aprobados los pedidos, el encargado de sistemas imprimirá cada uno de los pedidos

generados exitosamente en la web y reflejados en el sistema.

5. Una vez que se haya cerrado el período de recepción, aprobación y revisión de pedidos se

procederá a generar órdenes de producción para cada uno de los proveedores.

6. Cuando ya se haya generado la orden de compra, se procederá al envío vía mail del requerimiento

de producción para cada proveedor, incluyendo en el mail, el lugar, las fechas y horarios de

recepción de mercadería.

7. La recepción de mercadería del proveedor se la realizará de acuerdo al cronograma de trabajo de

cada campaña, y pedido que corresponda.

8. Una vez entendida las cantidades y las prendas recibidas, bodega deberá comparar la orden de

compra enviada al proveedor con la factura que entrega al momento de recepción.

9. Una vez terminada la recepción de mercadería se debe entregar todos los documentos al del

departamento contable para la revisión de temas tributarios y contables.

10. Si no se presentan novedades en la recepción el departamento de contabilidad debe ingresar la

mercadería en el kárdex de inventario, al igual que las facturas de compra

11. Cuando ya se ha terminado la actividad de armar los pedidos y empacarlos de acuerdo a la

clasificación dada por comercialización, los pedidos impresos que se enviaron deberán ser

devueltos al dpto. de sistemas para la respectiva facturación.

12. Al terminar el proceso de facturación revisar que las existencias se encuentren en cero


Las órdenes de compra se generan tal cual están las órdenes de pedido de clientes reflejadas en la

web. (ver anexo 2, formato 3)

Elaborar una nota de recepción de mercadería para cada proveedor. (ver anexo 2, formato 5)

Los responsables deben colocar su nombre (no firma), en el campo de RECIBO CONFORME en

la factura de la mercadería que está recibiendo, para poder identificar qué persona recibió dicha

mercadería.

El departamento de contabilidad será el único encargado de la validación de requisitos tributarios y

contables, al igual que el ingreso de facturas de compra.

Dar seguimiento a las órdenes y proceso de retroalimentación.

ELABORADO POR: APROBADO POR:

59

3.1.11 Métodos para control de inventario

PIELACTIVE se dedica a la venta de ropa por catálogo, cada colección tiene una vigencia

de 3 meses por lo tanto se propone una herramienta que permita visualizar esta relación y

determinar, en forma simple, cuáles artículos son de mayor valor, optimizando así la

administración de los recursos de inventario y permitiendo tomas de decisiones más

eficientes.

Método de análisis ABC

Para aplicación utilizaremos el MÉTODO ABC, tomando como referencia prendas

detalladas en el catálogo durante la colección 1 2015 (ver Instructivo, Anexo 5)

TABLA NRO 3. Tabla de valorización de inventarios

PRODUCTO

DEMANDA

DURANTE LA

COLECCION

COSTO DE LA

PRENDA

% DE

CONSUMO CATEGORIA

AC700-038-L 140 23,53 0,8% B

AC700-038-S 121 7,18 0,7% B

AC701-038-L 18 16,5 0,1% C

AC701-038-M 130 28,9 0,7% B

AC701-038-S 242 26,15 1,4% A

AC702-024-L 128 31,8 0,7% B

AC702-024-M 76 28,6 0,4% C

AC702-024-S 21 36,6 0,1% C

AC806-038-S 40 13,1 0,2% C

AC807-024-L 70 28 0,4% C

AC807-024-M 115 14,29 0,6% B

AC807-024-S 78 14,29 0,4% C

AC808-038-L 124 14,29 0,7% B

AC808-038-M 88 15,18 0,5% B

AC808-038-S 143 15,18 0,8% B

AC809-038-L 99 15,18 0,6% B

AC809-038-M 97 28,39 0,5% B

AC809-038-S 24 28,39 0,1% C

ANI700-038-L 56 28,39 0,3% C

ANI700-038-M 87 28,39 0,5% B

ANI700-038-S 48 28,75 0,3% C

ANI701-011-S 192 28,75 1,1% A

ANI702-024-L 155 28,75 0,9% A

ANI702-024-M 65 28,75 0,4% C

ANI702-024-S 73 21,79 0,4% C

ANI703-046-L 71 21,79 0,4% C

ANI703-046-M 343 21,79 1,9% A

ANI704-046-M 45 21,79 0,3% C

ANI705-099-L 156 36,7 0,9% A

ANI706-004-M 88 6,2 0,5% B

ANI707-017-M 254 17,75 1,4% A

ANI707-017-S 29 19,4 0,2% C

ANI716-043-10 138 22,9 0,8% B

ANI716-043-8 149 14,7 0,8% B

ANI717-043-10 53 13,1 0,3% C

ANI800-019-L 183 20,45 1,0% A

ANI800-019-M 20 17,4 0,1% C

60

ANI800-019-S 61 23,3 0,3% C

ANI800-019-XL 18 20,1 0,1% C

ANI801-019-L 33 23,4 0,2% C

ANI801-019-M 42 24,5 0,2% C

ANI801-019-S 28 22,9 0,2% C

ANI801-019-XL 73 27,1 0,4% C

ANI802-038-L 71 19,8 0,4% C

ANI802-038-M 34 34,9 0,2% C

ANI805-013-S 134 19,40 0,7% B

ANI806-038-XL 148 29,20 0,8% B

ANI807-038-L 92 20,50 0,5% B

ANI807-038-M 81 28,60 0,5% B

ANI807-038-S 305 22,70 1,7% A

ANI807-038-XL 68 25,20 0,4% C

ANI808-038-L 25 40,90 0,1% C

ANI808-038-M 212 39,60 1,2% A

ANI808-038-S 23 25,90 0,1% C

ANI808-038-XL 56 34,40 0,3% C

ANI809-050-UNQ 98 14,29 0,5% B

ANI810-034-S 198 14,29 1,1% A

ANI810-034-XL 120 15,18 0,7% B

ANI811-038-UNQ 23 15,18 0,1% C

ANI812-050-L 65 15,18 0,4% C

ANI812-050-M 87 28,39 0,5% B

ANI812-050-S 283 28,39 1,6% A

ANI815-004-L 65 28,39 0,4% C

ANI815-004-M 76 28,39 0,4% C

ANI815-004-S 23 13,7 0,1% C

ANI815-004-XL 22 17 0,1% C

ANI816-038-L 19 16,7 0,1% C

ANI816-038-M 87 22 0,5% B

ANI816-038-S 54 34,4 0,3% C

ANI816-038-XL 25 21,5 0,1% C

ANI817-003-L 21 28 0,1% C

ANI817-003-M 53 19 0,3% C

ANI817-003-S 191 43,29 1,1% A

ANI817-003-XL 36 39,6 0,2% C

ANI818-038-L 89 13,6 0,5% B

ANI818-038-M 268 20,2 1,5% A

ANI818-038-S 44 19,4 0,2% C

ANI818-038-XL 71 18,2 0,4% C

ANI825-043-10 113 17,4 0,6% B

ANI825-043-12 150 17,59 0,8% B

ANI825-043-4 42 19,64 0,2% C

ANI825-043-6 188 19,64 1,1% A

ANI825-043-8 65 17,86 0,4% C

ANI826-045-10 76 17,86 0,4% C

ANI826-045-12 22 17,86 0,1% C

ANI826-045-4 128 8,128 0,7% B

ANI826-045-6 38 8,13 0,2% C

ANI826-045-8 66 8,13 0,4% C

ANI827-038-10 15 8,13 0,1% C

ANI827-038-12 74 18,3 0,4% C

ANI827-038-6 79 14,91 0,4% C

ANI831-011-L 82 18,13 0,5% B

ANI831-011-M 15 17,77 0,1% C

ANI831-011-S 177 17,77 1,0% A

ANI831-011-XL 99 16,43 0,6% B

ANI832-046-L 80 16,43 0,4% C

ANI832-046-M 188 16,88 1,1% A

ANI832-046-S 65 17,77 0,4% C

ANI832-046-XL 12 30,27 0,1% C

61

ANI833-085-L 127 30,27 0,7% B

ANI833-085-M 12 30,27 0,1% C

ANI833-085-S 230 15,89 1,3% A

ANI833-085-XL 296 15,89 1,7% A

ANI835-038-L 145 15,89 0,8% B

ANI835-038-M 12 14,73 0,1% C

ANI835-038-S 123 10,09 0,7% B

ANI836-033-3XL 27 10,09 0,2% C

ANI836-033-L 176 10,09 1,0% A

ANI836-033-M 69 13,66 0,4% C

ANI836-033-XL 179 13,66 1,0% A

ANI836-033-XXL 98 8,39 0,5% B

ANI840-038-L 14 18,84 0,1% C

ANI840-038-M 156 14,64 0,9% A

ANI840-038-S 30 19,91 0,2% C

ANI842-046-L 70 19,91 0,4% C

ANI842-046-M 260 12,59 1,5% A

ANI842-046-S 20 12,59 0,1% C

ANI842-046-XL 111 13,21 0,6% B

ANI843-038-L 39 13,21 0,2% C

ANI843-038-M 60 13,210 0,3% C

ANI843-038-S 134 15,71 0,7% B

ANI843-038-XL 64 15,71 0,4% C

ANI845-050-L 173 15,71 1,0% A

ANI845-050-M 56 12,59 0,3% C

ANI845-050-S 62 12,59 0,3% C

ARE700-019-L 123 14,29 0,7% B

ARE700-019-M 220 18,75 1,2% A

ARE700-019-S 30 18,75 0,2% C

ARE701-046-12 55 18,75 0,3% C

ARE702-004-10 32 18,75 0,2% C

ARE702-004-12 203 18,75 1,1% A

ARE702-004-6 22 19,82 0,1% C

ARE707-022-12 12 19,82 0,1% C

ARE707-022-18 98 19,82 0,5% B

ARE708-046-6 21 18,39 0,1% C

ARE709-046-18 49 10,07 0,3% C

ARE710-031-12 56 22,6 0,3% C

ARE711-033-18 32 11,3 0,2% C

ARE711-033-6 291 6,7 1,6% A

ARE712-046-12 20 8,9 0,1% C

ARE712-046-18 55 13,15 0,3% C

ARE713-046-18 116 14 0,6% B

ARE715-004-18 140 17 0,8% B

ARE717-099-18 41 18,1 0,2% C

ARE719-003-12 34 20,56 0,2% C

ARE721-049-12 29 21,79 0,2% C

ARE721-049-18 39 21,785 0,2% C

ARE721-049-6 133 8,13 0,7% B

ARE723-003-UNQ 80 8,13 0,4% C

ARE724-004-UNQ 33 18,3 0,2% C

ARE800-019-L 21 14,91 0,1% C

ARE800-019-M 22 18,13 0,1% C

ARE800-019-S 76 17,77 0,4% C

ARE800-019-XL 61 20 0,3% C

ARE801-038-M 91 6,3 0,5% B

ARE801-038-S 65 7,9 0,4% C

ARE801-038-XL 115 8 0,6% B

ARE802-038-L 98 11 0,5% B

ARE802-038-M 203 15,59 1,1% A

ARE805-017-L 132 16,88 0,7% B

ARE805-017-M 65 17,77 0,4% C

62

ARE805-017-S 132 18,3 0,7% B

ARE806-046-L 26 18,39 0,1% C

ARE806-046-M 36 16,25 0,2% C

ARE806-046-S 160 16,25 0,9% A

ARE806-046-XL 23 16,25 0,1% C

ARE807-013-L 194 19,55 1,1% A

ARE807-013-M 158 19,55 0,9% A

17728 100,0%

RESULTADO

PRENDAS CATEGORIA A: Prendas de mayor rotación en el mercado

PRENDAS CATEGORIA B: Prendas de menor rotación

PRENDAS CATEGORIA C: Prendas de poca aceptación

TABLA NRO 4 Tabla de valorización de inventarios

A

(9-EN ADELANTE)%

B

(5-8%)

C

(1-4%)

TOTAL

4 5 6 15

Conclusiones

A través el modelo de inventario ABC Se muestra los productos que han tenido mayor y

menor rotación durante la primera colección 2015, mismos que serán tomados como

referencia para la venta en la siguiente colección debido al alto volumen de aceptación por

parte de los clientes generando mayores ingresos durante la colección.

3.1.12 Método para determinar proceso de órdenes de pedido a proveedores

Considerando que los proveedores de mercadería realizan la producción de las prendas con un

mínimo establecido mediante contrato inicial, se presenta el siguiente modelo para el proceso

de órdenes de pedido que debe ser utilizado en cada colección para cada uno de los

proveedores. (Ver Instructivo, Anexo 6)

Para el presente modelo se toma una referencia de la Colección 1 2015.

Figura 9 Representación Gráfica de los artículos ABC

63

TABLA NRO 5 Órdenes de pedido a proveedores

PROVEEEDOR ARTICA TEXTIL MÍNIMO DEL DESPACHO 12

| AC702-024-L COLECCIÓN: 1-2015

SEMANA INV. FINAL PEDIDO DE CLIENTE PRENDAS A SOLICITAR

1 0 18 24

2 6 22 24

3 8 15 12

4 5 25 24

5 4 10 12

6 6 23 24

7 7 3 0

8 4 12 12

TOTAL 128 132

3.1.13 Análisis de Impactos.

Para el siguiente análisis se estableció una tabla de ponderación, la misma que cuantificará

el nivel de impacto que causa la presente propuesta en la empresa “PIELACTIVE”.

La ponderación queda establecida de la siguiente manera:

Tabla 6 Formas de calificación para los Impactos

-3 -2 -1 0 1 2 3 Impacto Impacto Impacto Indiferente Impacto Impacto Impacto

Alto Medio Bajo No hay impacto Bajo Medio Alto

NEGATIVO INDIFERENTE POSITIVO

Los impactos que sobresalen y están sujetos de análisis son: Impacto Organizacional, el

Impacto Financiero y el Impacto Social. La matriz está compuesta por indicadores, donde

existe una valoración para cada uno, dependiendo del nivel en el que se encuentre, luego se

realiza la siguiente operación para obtener el resultado del nivel de impacto.

Para el cálculo del nivel de impacto, se utilizó la siguiente fórmula:

𝑵𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐈𝐦𝐩𝐚𝐜𝐭𝐨 =Sumatoria de Valoración

Número de Indicadores

𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐈𝐦𝐩𝐚𝐜𝐭𝐨 =∑

N

3.1.14 Impactos.

IMPACTO ORGANIZACIONAL

Tabla 7 Ponderación Administrativo.

Nro. INDICADORES VALORACIONES

-3 -2 -1 0 1 2 3

1 Diseño de una Filosofía

corporativa. X

2 Estructura Organizativa.

X

3 Funciones definidas.

X

4 Procedimientos establecidos.

X

5 Políticas establecidas.

X

Sumatoria de impactos 15

∑ 15

64


N

𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐈𝐦𝐩𝐚𝐜𝐭𝐨 =𝟏𝟓

5

Nivel de Impacto = 3 IMPACTO ALTO POSITIVO

ANÁLISIS

El Impacto Administrativo en la empresa “PIELACTIVE” tiene una incidencia promedio de 3,

lo que significa que es un Impacto Alto Positivo, permitiéndole a la empresa conocer cuál es su

finalidad dentro del mercado, las áreas que la conforman, las funciones asignadas a cada

trabajador, así como los procedimientos que se deben llevar a cabo durante toda la cadena de

suministro, logrando así el mejoramiento continuo de la empresa.

IMPACTO FINANCIERO

Tabla 8 Ponderación Financiera

Nro. INDICADORES VALORACIONES

-3 -2 -1 0 1 2 3

1 Situación económica de la empresa “PIELACTIVE”.

x

2 Optimización de recursos en el proceso de control de

inventarios. x

3 Optimización de tiempo en el proceso de manejo de la

mercadería. x

SUMATORIA DE IMPACTOS ∑ 6


N

𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐈𝐦𝐩𝐚𝐜𝐭𝐨 =6

3

Nivel de Impacto = 2 IMPACTO MEDIO POSITIVO

ANÁLISIS

Para valorar la incidencia financiera de la propuesta se realizó una interpretación de la

información obtenida por investigación directa de la empresa PIELACTIVE y en este se

pudo determinar que tiene como consecuencia un Impacto Medio Positivo, esto se debe a

que mediante la aplicación del Modelo de Control de Inventarios se optimiza los recursos y

tiempo que incurren en el proceso.

Otro aspecto que entra en juego es la determinación de funciones y perfil de puestos de

trabajo y el manejo de desperdicios, ya que en la investigación de campo se evidencia que

se generaban estos gastos por tener libertad de utilizar personal que se colocaban en

puestos estratégicos y que no cumplían con las expectativas y los conocimientos no

estaban acorde con lo que necesitaba en si el proceso.

65

IMPACTO SOCIAL

Tabla 9 Ponderación Social

Nro. INDICADORES

VALORACIONES

-3 -2 -1 0 1 2 3

1 Mejoramiento de la calidad de vida de los clientes x

2 Desarrollo económico y laboral x

3 Mejoramiento de la calidad de vida de los empleados. x

SUMATORIA DE IMPACTO ∑ 8


N

𝐍𝐢𝐯𝐞𝐥 𝐝𝐞 𝐈𝐦𝐩𝐚𝐜𝐭𝐨 =8

3

Nivel de Impacto = 2,5 IMPACTO MEDIO POSITIVO

ANÁLISIS

Al ser una propuesta que interviene en el mejoramiento empresarial participan individuos

que generalmente buscan mejorar su estilo y calidad de vida, tema que es una constante

humana, ya que este objetivo muchas veces se convierte en un propósito de vida, en todos

los niveles sociales. Entonces analizando esta coyuntura la empresa al estar en capacidad

de permanecer en el mercado y desarrollar su actividad económica, tiene las herramientas

necesarias para mejorar las condiciones de trabajo, sea en cuestión de incrementos

salariales, reconocimiento por una gestión adecuada o en su defecto crecimiento

profesional dentro de la empresa, participación en el reparto de una mayor cantidad de

utilidades, que a su vez genera que se pueda mejorar los beneficios del personal

involucrado o clientes internos y externos se beneficien de la solidez de una empresa

solvente.

3.2 Análisis de los resultados finales de la investigación.

3.2.1 Validación de la propuesta.

Para la validación de la propuesta se expuso el contenido de la misma a criterio de dos

expertos

66

67

68

69

3.3 Conclusiones parciales del capítulo

La propuesta cuenta con Manual de Funciones que sirve como una orientación clara y

definida de las actividades, las competencias personales y profesionales que requieren

cada uno de los cargos que se detallan en la estructura funcional de la empresa

“PIELACTIVE con el afán de evitar la dualidad de funciones, minimizar los conflictos

de áreas, marcar responsabilidades, dividir el trabajo y fomentar el orden.

Con el presente trabajo se diseña un modelo de control de inventarios para el área de

bodega, con la finalidad de dotar de un procedimiento técnico y practico en el área de

inventarios lo cual permitirá mejorar el desenvolvimiento profesional y lograr los

objetivos de esta área.

Mediante la aplicación del Método de análisis ABC, se puede clasificar a los productos

de mayor y menor rotación en tres categorías, permitiendo así identificar aquellos

productos que representan una mayor demanda en la colección, los mismos que son

utilizados como referencia para la venta en la siguiente colección.

70

CONCLUSIONES GENERALES

El Modelo de control de inventarios contiene herramientas y técnicas que permiten

una administración eficiente de inventarios, proporciona confiablidad en los registros

contables, debido a que los procesos de control están organizados de manera

secuencial lo cual permite obtener la información clara y veraz para la toma de

decisiones.

Con la aplicación del modelo, manual de funciones, procedimientos, técnicas y

herramientas propuestas para la empresa PIELACTIVE, se considera facilitar y

fortalecer los controles en el área de inventarios, adecuados a la infraestructura, cultura

organizacional, entre otros, reconocidos durante el diagnóstico y la realización de la

propuesta de trabajo.

El presente trabajo de investigación es muy útil, ya que cumple con todos los

parámetros de control, políticas, diagramación de procesos, formatos y herramientas

que exige un modelo de Inventarios y por ende puede ser aplicado por el Gerente

propietario de la empresa “PIELACTIVE” e incluso por empresas de similares

características.

Con el Modelo de Control de Inventarios ABC, la empresa “PIELACTIVE” puede

determinar los productos de mayor rotación, los mismos que pueden incluirse en

colecciones futuras, debido a que son los productos que tienen alta aceptación en el

mercado generan mayores ingresos y rentabilidad a la empresa.

71

RECOMENDACIONES

Que la Administración de la empresa “PIELACTIVE” ponga en ejecución la propuesta

diseñada, el establecimiento de funciones y la diagramación de procedimientos, para el

área de bodega, ayudarán de manera significativa a disminuir las falencias existentes en

la empresa.

Perseverar en el cumplimiento de estrategias, objetivos, valores, misión y visión,

revisando periódicamente el direccionamiento estratégico y generando ciclos de mejora

continua en la empresa PIELAACTIVE, específicamente en el área de inventarios.

Capacitar e incentivar no solo al personal de bodega, sino a todo el personal que

conforma PIELACTIVE para de esta manera exista un ambiente de trabajo idóneo, esto

dará como resultado el correcto desenvolvimiento de las tareas encomendadas.

Actualizar las herramientas de control diseñadas específicamente para la empresa

PIELACTIVE, ya que están sujeta a cambios conforme a las oportunidades del negocio

en el mercado y decisiones del propietario.

El presente trabajo puede ser considerado como fuente de consulta para impulsar

propuestas similares en negocios de venta por catálogo, con miras a elevar el nivel

competitivo, rentabilidad y crecimiento, aportando bases técnicas actuales acordes a

cada empresa.

72

BIBLIOGRAFÍA

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Asesorías de tesis de pregrado y postgrado.

Zapata, P. (2011). Contabilidad General. (7a ed.). México: Editorial MC GRAW HILL.

ANEXO 1 Perfil de Tesis

UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES

“UNIANDES - IBARRA”

FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

PERFIL DE TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE

INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA.

TEMA: MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA

PIELACTIVE DE LA CIUDAD DE IBARRA, PROVINCIA DE IMBABURA

AUTORA: PILATAXI FARINANGO GABRIELA ALEXANDRA

TUTOR: DRA. ARCINIEGAS GERMANIA, MSC

IBARRA- ECUADOR

2015

1. TEMA

MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA PIELACTIVE DE

LA CIUDAD DE IBARRA, PROVINCIA DE IMBABURA.

2. DESARROLLO

2.1 ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÒN

La importancia de la gestión de inventarios en los negocios comerciales ha generado

investigaciones como la de Pesantez Aldas Rosa Cristina en el 2009 de la Escuela

Politécnica Nacional, con el tema “Sistema de Control de inventarios” cuyo resultado

alcanzó el control de entradas y salidas en el manejo de inventarios. Así mismo el proyecto

de investigación “Modelo de Gestión de Inventarios para la empresa Ámbar” de la

Universidad Politécnica Salesiana en 2011 cuyo autor, Adriana Espinel pudo obtener como

resultado final en dicha empresa un sistema de control de entradas y salidas de

mercaderías, y un modelo de gestión de stocks.

La presente investigación planteará una forma de modelo de control de inventarios

específico para la empresa PIELACTIVE de la ciudad de Ibarra, con base a técnicas y

estrategias que ayudarán en la toma de decisiones y al mejor manejo de los mismos.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la

importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo contable

permitirá a la empresa mantener el control oportunamente; así como también conocer al

final del periodo a situación económica y financiera en al que se encuentra.

2.2 SITUACIÓN PROBLÉMICA

RIVAS, V. (Agosto de 2012) menciona: En el mercado ecuatoriano, existe una gran

variedad de empresas que vende ropa por catálogo. De éstas, muchas importan sus

productos desde Colombia. Entre las empresas dedicadas a esta actividad, los principales

competidores de nuestra empresa son: NIVI, Fashion Express, Mi Ángel, Sueños de Rosas,

Glood, Unimoda, Leonisa, entre otras, los sistemas de control de inventarios son muy

importantes para todas las empresas, puesto que su objetivo es el cumplimiento de las

metas corporativas a través de estándares.

http://bibdigital.epn.edu.ec/browse?type=author&value=Pesantez+Aldas%2C+Rosa+Cristina

RIVAS, V. (Agosto de 2012) Recuperado de: En la provincia de Imbabura, en los últimos

tres años, se ha incrementado la venta de ropa y accesorios por catálogo, existen

aproximadamente 5 empresas que lideran el mercado y que son competencia directa, las

cuales no poseen un modelo de control que minimice los riesgos por pérdida de tiempo y

dinero en los procesos. A esto, se añade el control del recurso humano que es importante

para toda empresa. PIELACTIVE, ubicada en la zona norte del Ecuador, inicia sus

actividades en el 2010 sin embargo al ser una de las marcas líderes en la ciudad de Ibarra,

no cuenta con políticas y herramientas de control de inventario adecuadas que están

produciendo efectos negativos en la empresa.

Los negocios comerciales son parte de la sociedad y su bienestar y crecimiento contribuye,

al crecimiento del sector, de la ciudad, de la provincia y del país.

2.3 PROBLEMA CIENTÍFICO

¿Cómo lograr el manejo eficiente de las mercaderías de la Empresa PIELACTIVE de la

ciudad de Ibarra, Provincia de Imbabura?

2.4 OBJETO DE INVESTIGACIÓN Y CAMPO DE ACCIÓN

2.4.1. Objeto de investigación: Proceso de Auditoría.- WITTHINTON, P. (2008). “Son

el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos y

circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a examen, mediante los cuales, el

contador público obtiene las bases para fundamentar su opinión.”

2.4.2 Campo de acción Control de Inventarios.- ZAPATA, P. (2008).

“CONTABILIDAD GENERAL”. Mc Graw Hill, Sexta Edición. Colombia considera que

“El inventario es una acción en la cual se cuentan los productos que pueden haber en una

empresa, supermercado o tienda. Por extensión, se denomina inventario a la comprobación

y recuento, de las existencias físicas en sí mismas y/o con las teóricas documentadas.”

2.5 IDENTIFICACIÓN DE LA LÍNEA DE INVESTIGACIÓN

Auditoría

2.6 OBJETIVO GENERAL

Diseñar un modelo de control de inventarios para el manejo eficiente de la mercadería de

la empresa PIELACTIVE de la ciudad de Ibarra.

http://www.monografias.com/trabajos6/juti/juti.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/norma/norma.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/dinamica-grupos/dinamica-grupos.shtml

http://www.monografias.com/trabajos5/estafinan/estafinan.shtml

2.7 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Fundamentar teóricamente el modelo de control de inventario y las mercaderías.

Identificar los procesos contables que utiliza la empresa.

Realizar un diagnóstico de la situación actual sobre el manejo de inventarios de la

empresa PIELACTIVE

Identificar los componentes del modelo de control de inventarios de mercaderías.

Validar la propuesta a través de la opinión de expertos.

2.8 IDEA A DEFENDER

Con el modelo de control de inventario, se logra el manejo eficiente de la mercadería de

la empresa PIELACTIVE de la ciudad de Ibarra.

2.9 VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN

2.9.1 Variable Independiente

Modelo de Control de Inventarios

2.9.2 Variable Dependiente

Manejo deficiente de la mercadería.

2.10 METODOLOGÍA A EMPLEAR

MODALIDAD

Cuali-Cuantitativa

Permitirá conocer la realidad de las actividades administrativas - financieras que cumple la

empresa PIELACTIVE, mediante la recopilación de información pertinente con la cual se

realizará análisis del aprovechamiento de los recursos existentes, y se logrará definir las

deficiencias de control y planificación interna.

2.10.1 Tipos de Investigación

Bibliográfico:

Esta investigación se utilizará ya que se necesita del estudio que se encuentra en

los libros para sustentar las ideas planteadas en la solución del problema.

Investigación de campo:

Será necesaria su aplicación ya que se necesita constatar personalmente todos los

procesos que se den en la empresa.

Investigación aplicada:

Se aplicará esta investigación ya que se requerirá de conocimientos científicos para

diseñar el modelo de control de inventarios.

Investigación explicativa:

Esta investigación será de gran ayuda ya que para llegar a la solución del problema

se necesitará de saber y analizar la causa y el efecto que tiene cierto problema.

2.10.1 Métodos de Investigación

Método inductivo-deductivo

El método inductivo ayudará para tener una idea clara de lo que está sucediendo en

el área de inventarios de la empresa PIELACTIVE y para la toma de decisiones que

proporcionen un grado de seguridad razonable en cuanto a la fiabilidad de la

información financiera.

Método histórico-lógico

Por medio de este método se realizará un análisis comparativo entre el manejo del

control de inventarios del año anterior y el que se ejecuta actualmente, en el cual se

detectará un control inadecuado de las actividades dentro de la empresa

PIELACTIVE.

Método analítico-sintético

Mediante el análisis y sistematización se logrará verificar en forma general el

funcionamiento de PIELACTIVE y luego se realizará una evaluación en cada área,

encontrando deficiencias en la parte Administrativa y Financiera.

Método sistémico

Mediante este método se logrará tener información con orden cronológico de los

procesos para inventarios y de esta forma permita aplicar estrategias.

2.10.2 Técnicas de investigación

Entrevista.- Se realizará al propietario de la empresa PIELACTIVE debido a que

es la persona que tiene mayor conocimiento de los movimientos y procesos que se

dan en el área de inventarios de la empresa.

Herramientas:

Guía de Entrevista: Dirigida al Propietario de la empresa PIELACTIVE para

lograr el desarrollo de métodos que permitan representar y relacionar

adecuadamente las distintas variables y parámetros del modelo.

2.11 ESQUEMA DE CONTENIDOS

2.11.1 Empresa Comercial

2.11.2 Procesos de Auditoría

2.11.3 Planeación de la Auditoría

2.11.4 Riesgo de la Auditoría

2.11.5 Control

2.11.6 Definición

2.11.7 Medición del rendimiento real

2.11.8 Comparación del rendimiento real

2.11.9 Control previo

2.11.10 Control concurrente

2.11.11 Control posterior

2.11.12 Costos indirectos de almacenaje

2.11.13 Costos de lanzamiento del pedido

2.11.14 Costos de adquisición

2.11.15 Modelos de gestión de inventarios

2.11.16 Control de Inventarios

2.11.17 Políticas de Inventarios

2.11.18 Beneficios del Control de Inventarios

2.11.19 Tipos de inventarios

2.11.20 Inventario Físico

2.11.21 Método de valuación de inventarios

2.11.22 Funciones de los inventarios

2.11.23 Planificación de las políticas de los inventarios

2.11.24 Propósitos delas políticas de los inventarios

2.11.25 Funciones que efectúa los inventarios

2.11.26 Selección del sistema de valuación

2.11.27 Costos de almacenamiento

2.11.28 Costos directos de almacenaje

2.12 APORTE TÉCNICO, SIGNIFICACIÓN Y NOVEDAD

1.12.1 Aporte Teórico: Según Barandiaran, Rafael; (2008). “Diccionario de Términos

Financieros” dice que los inventarios son un puente de unión entre la producción y las

ventas, en una empresa manufacturera el control de inventario equilibra la línea de

producción. Los controles ejercidos sobre los inventarios de materias primas, productos en

proceso y productos terminados absorben la holgura esos tienden a proporcionar un flujo

constante de producción, facilitando programación

2.12.2 Significación Práctica: Con la aplicación de esta investigación lograremos

solucionar los problemas de entradas y salidas de mercaderías evitando perdidas llevando

un estricto y preciso control dando así paso a que el propietario pueda llegar a un adecuado

registro de mercaderías.

2.12.3 Novedad: la empresa PIELACTIVE lleva sus inventarios de control en hojas y

luego suben a un computador esto se lo realiza cada semana debido a que la empresa

realiza la venta por pedidos semanales los mismos que son distribuidas por diferentes

partes del país y sin embargo no se tiene un registro exacto de ingresos de mercaderías de

los faltantes y las DEVOLUCIÓNes por parte de los clientes

Para esta investigación se utilizará método estadístico y la aplicación de cuadros gráficos

de tal manera que se puede ilustrar con mayor facilidad los resultados del estudio y así

realizar un análisis cuantitativo y cualitativo de la información que proyecte la

investigación, la empresa no cuenta con un modelo de inventarios que permita relacionar

adecuadamente las distintas variables.

3. BIBLIOGRAFÍA:

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4. LINCOGRAFÍA

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ANEXO 2 Formatos de Control

FORMATO NRO 1 CRONOGRAMA DE TRABAJO

FORMATO NRO 2 ORDEN DE PEDIDO

FORMATO NRO 3 ORDEN DE COMPRA PROVEEDOR

FORMATO NRO 4 KÁRDEK

FORMATO NRO 5 NOTA DE RECEPCIÓN DE MERCADERÍA

FORMATO NRO 6 ORDEN DE TRABAJO 1

NOTA DE RECEPCIÓN DE MERCADERÍA

FORMATO NRO 7 ORDEN DE TRABAJO 2

FORMATO NRO 8 REPORTE DE ARTICULOS PARA TOMA FÍSICA DE

INVENTARIO

FORMATO NRO 9. FORMULARIO DE DEVOLUCIÓNES CLIENTES

FORMATO NRO 10. FORMULARIO DE DEVOLUCIÓNES PROVEEDORES

ANEXO 3 Cuestionario de Control Interno COSO ERM

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COSO ERM

AMBIENTE INTERNO

Filosofía de gestión de riesgos

No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE

PARCIALMENTE

NO

CUMPLE

1 ¿Se ha establecido una filosofía de gestión de

riesgos adecuada?

x

2 ¿Se consideran todas las formas de riesgo en la

toma de decisiones?

x

3 ¿Se realiza seguimiento al cumplimiento de

políticas y procedimientos y del estado de gestión

de riesgos corporativos?

x

Cultura de riesgo

No.

PREGUNTA

CUMPLE CUMPLE

PARCIALMENTE

NO

CUMPLE

4 ¿Los empleados de la organización poseen una

cultura ética y responsabilidad en sus funciones?

x

5 ¿Se han tomado acciones para que la rotación del

personal no afecte la consecución de objetivos de

la institución?

x

6 ¿Se toman acciones correctivas ante las conductas

profesionales impropias de los empleados?

x

Integridad y valores éticos

No.

PREGUNTA

CUMPLE CUMPLE

PARCIALMENTE

NO

CUMPLE

7 ¿Se ha dado a conocer a los colaboradores de la

institución la importancia de la integridad y

valores éticos en la labor que realizan?

x

8 ¿Se está consciente de la importancia de la

práctica de valores éticos dentro de la institución?

x

9 ¿Se podría decir que la institución es gerenciada

con integridad?

x

Compromiso de competencia

No.

PREGUNTA

CUMPLE CUMPLE

PARCIALMENTE

NO

CUMPLE

10 ¿Se identifican las capacidades, conocimiento y

habilidades de cada colaborador para desempeñar

determinada labor dentro de la institución?

x

11 ¿Se supervisa el desempeño de cada trabajador en

su respectivo lugar de trabajo?

x

12 ¿El desempeño de los trabajadores brinda

capacidad de competencia a la institución?

x

Estructura organizativa

No.

PREGUNTA

CUMPLE CUMPLE

PARCIALMENTE NO

CUMPLE

13 ¿Está definida la estructura organizativa de la

institución?

x

14 ¿Se establecen niveles de autoridad y

responsabilidad?

x

15 ¿Estos niveles están bien definidos y claros para

todos los trabajadores?

x

Asignación de autoridad y responsabilidad


PARCIALMENTE

NO

CUMPLE

16 ¿Se asignan autoridad y responsabilidad de acuerdo

al grado de iniciativa y criterio de cada individuo?

x

17 ¿Se establecen tareas encaminadas al cumplimiento

de los objetivos de la institución?

x

18 ¿Está consciente el personal de que sus decisiones

afectan directamente a los objetivos de la

organización?

x

Políticas y prácticas en materia de recursos humanos


PARCIALMENTE

NO

CUMPLE

19 ¿Se cumple con todas las responsabilidades en

cuanto a materia laboral con los trabajadores de

la organización?

x

20 ¿Se brindan capacitaciones de acuerdo a cada

área de trabajo?

x

21 ¿Se aplican medidas disciplinarias en cuanto a

ciertos comportamientos de los trabajadores?

x

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

Objetivos estratégicos


PARCIALMENTE

NO

CUMPLE

22 ¿Se han implantado objetivos estratégicos dentro

de la organización?

x

23 ¿Se emplean técnicas de evaluación de riesgos

en la definición de estos objetivos?

x

Objetivos relacionados


PARCIALMENTE

NO

CUMPLE

24 ¿Se han definido objetivos relacionados con

otros objetivos dentro de la organización?

x

25 ¿Se da seguimiento al cumplimiento de estos

objetivos relacionados?

x

Riesgo aceptado


PARCIALMENTE NO

CUMPLE

26 ¿Se han determinado los principales riesgos que

afectan directamente a la organización?

x

27 ¿Se encuentra preparada la organización para

admitir mayor riesgo del que actualmente

admite?

x

28 ¿La organización mide el riesgo aceptado en

términos cuantitativos o cualitativos?

x

Tolerancia al riesgo


PARCIALMENTE

NO

CUMPLE

29 ¿Se han determinado niveles aceptables de

desviación en la consecución en los objetivos?

x

30 ¿Estos niveles no afectan directamente el normal

funcionamiento de la organización?

x

IDENTIFICACIÓN DE ACONTECIMIENTOS

Acontecimientos


PARCIALMENTE

NO

CUMPLE

31 ¿Se han identificado los principales

acontecimientos que pueden ocurrir en cada una

de las áreas?

x

32 ¿Se han determinado medidas correctivas de x

acción inmediata ante la presencia de dichos

acontecimientos?

Metodologías y técnicas


PARCIALME

NTE

NO

CUMPLE

33 ¿Existen metodologías y técnicas establecidas que

detecten la presencia de acontecimientos

inesperados?

x

34 ¿La estructuración de estas técnicas y

metodologías se basan en experiencias anteriores

de la organización?

x

35 ¿Estas metodologías y técnicas se aplican siempre

que ocurre un cambio en la organización?

x

Categorías de acontecimientos

N

o.

PREGUNTA CUMPLE CUMPLE

PARCIALME

NTE

NO

CUMPLE

36 ¿Se agrupan los acontecimientos de acuerdo a sus

características?

x

37 ¿Esta categorización ayuda a determinar con

precisión las oportunidades y los riesgos?

x

EVALUACIÓN DE RIESGOS

Riesgo inherente y residual


PARCIALMENTE

NO

CUMPLE

38 ¿Se realizan las acciones necesarias para la

eliminación de la presencia de riesgos inherentes?

x

39 ¿Ha existido la presencia de riesgos residuales luego

de aplicadas determinadas acciones?

x

Técnicas de evaluación

No

.


PARCIALME

NTE

NO

CUMPLE

40 ¿Se aplican técnicas probabilísticas en la evaluación

de riesgos?

x

41 ¿Se realizan análisis sobre los resultados obtenidos

de la aplicación de las técnicas?

x

42 ¿Se asigna capital suficiente para realizar la

evaluación de riesgos?

x

43 ¿Se presentan los resultados de evaluación de riesgos

en forma gráfica y comprensible?

x

RESPUESTA A LOS RIESGOS

Evaluación de posibles respuestas


PARCIALME

NTE

NO

CUMPLE

44 ¿Se agrupan los riesgos de acuerdo a su

significancia?

x

45 ¿La respuesta que se da a cada riesgo está acorde a

un plan preestablecido?

x

Selección de respuestas

N

o.


PARCIALMEN

TE

NO

CUMPLE

46 ¿Se seleccionan las respuestas de acuerdo al tipo de

riesgos entre: evitar, reducir, compartir o aceptar?

x

47 ¿Se aplica cada una de estas acciones en las

determinadas respuestas?

x

Perspectiva de cartera


PARCIALMENTE

NO

CUMPLE

48 ¿Se determina los costos en los que se van a incurrir

al momento de aplicar una respuesta?

x

49 ¿Se realiza un análisis de costo-beneficio al

momento de aplicar una respuesta?

x

50 ¿El costo-beneficio se puede medir de forma

cualitativa o cuantitativa?

x

ACTIVIDADES DE CONTROL

Integración de la respuesta al riesgo


PARCIALMENTE

NO

CUMPLE

51 ¿Se aplican actividades de control que garanticen

que las respuestas a los riesgos son las adecuadas?

x

52 ¿La aplicación de las actividades de control se

realiza en momentos oportunos?

x

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Información y Comunicación


PARCIALME

NTE

NO

CUMPLE

53 ¿Se recopila y analiza la información tanto interna

como externa para identificar, evaluar y responder a

los riesgos?

x

54 ¿Se aplica la tecnología como medio para mejorar

la eficiencia y eficacia de los procesos de

información?

x

55 ¿Se ha diseñado un sistema de información y

adquisición de tecnología?

x

56 ¿Posee la organización una infraestructura

informática compleja?

x

57 ¿Existen comunicaciones específicas y orientadas a

las expectativas de comportamiento y

responsabilidad del personal?

x

58 ¿Se usa la tecnología como medio para facilitar la

comunicación continua respecto a gestión de

riesgos dentro y fuera de la organización?

x

SUPERVISIÓN

Actividades permanentes de supervisión


PARCIALMENTE NO

CUMPLE

59 ¿Se lleva a cabo la supervisión de la eficacia de

los componentes de la gestión de riesgos

corporativos?

x

60 ¿Se revisa diariamente la información de la

gestión del negocio?

x

Evaluaciones independientes


PARCIALMENTE

NO

CUMPLE

61 ¿Se realizan evaluaciones independientes ante

repentinos cambio internos en la organización?

x

62 ¿Estas evaluaciones permiten identificar y

corregir los errores que pueden surgir los

cambios repentinos?

x

Comunicación de deficiencias


PARCIALMENTE

NO

CUMPLE

63 ¿Se comunican las deficiencias encontradas a

quien se encuentra en posición de tomar las

medidas necesarias?

x

64 ¿Se clasifican las deficiencias de modo que sean

direccionadas hacia quien debe tratarlas?

x

ANEXO 4 Guías de entrevistas aplicadas al Gerente general, contador y bodeguero.

GUÍA DE ENTREVISTA

Fecha:

Hora:

Lugar:

Entrevistado:

Entrevistador:

Objetivo: Recopilar información de interés sobre la gestión y el control de los inventarios,

abarcando temas como el manejo de inventarios, mantenimiento de inventarios, adquisición y

venta de mercadería, responsabilidades asignadas al personal del área de comercialización,

aspectos que servirán para el sustento de la presente propuesta.

PREGUNTAS SOBRE ENTREVISTA REALIZADA AL GERENTE GENERAL

¿Tiene la empresa un organigrama o esquema de organización?

¿Existe un sistema de control para las entradas y salidas de inventarios?

¿Qué deficiencia ha podido encontrar en el manejo de inventarios?

¿La entidad tiene designada alguna persona responsable de las órdenes de compra

de inventarios?

¿Existe alguna persona encargada de bodega?

PREGUNTAS SOBRE ENTREVISTA REALIZADA AL CONTADOR GENERAL

¿Existe un sistema de control para las entradas y salidas de inventarios?

¿Existe algún método de valuación de inventarios?

¿Se cuenta con alguna medida de seguridad para los registros de inventarios?


¿La empresa utiliza algún sistema de control para llevar al día los registros tanto de

los ingresos como los ya existentes en bodega?

¿Realiza inventarios físicos periódicamente de las existencias, la persona designada

para llevar los registros contables?

PREGUNTAS SOBRE ENTREVISTA REALIZADA AL JEFE DE BODEGA

Cuánto tiempo lleva en la empresa?

Qué actividades realiza en la bodega? Explíquelos

Entrega algún tipo de reporte a su jefe inmediato? De qué? Con qué frecuencia?


¿Qué procesos realiza con relación a la mercadería?

¿Cuenta la entidad con una bodega en buen estado y que esté bien resguardada

físicamente para su seguridad?

¿Las entregas se hacen únicamente con base en órdenes debidamente autorizadas?

Ud., hace toma de inventarios físicos? Cómo?

ANEXO 5 Instructivo Modelo de Inventario ABC

INSTRUCTIVO MODELO DE

INVENTARIO ABC

OBJETIVO

Determinar los productos de mayor y menor rotación al término de una colección con el

propósito de establecer los prendas de mayor acogida y venta las mismas que mediante

análisis serán consideradas para la venta de la siguiente colección

PROCEDIMIENTO

1. Enlistar todos los productos de la colección ya sea mediante código o nombre según

corresponda.

2. Determinar la cantidad total de venta por código durante toda la colección

3. Colocar el costo de venta de cada uno de los ítems.

4.- Establecer la frecuencia relativa porcentual mediante la siguiente fórmula.

5.- Establecer el rango porcentual para las categorías ABC previo análisis

6. Categorizar las prendas de acuerdo al porcentaje en ABC

7.- Determinar las prendas de mayor relevancia para ser tomadas en cuenta en la

siguiente colección (previo análisis)

FORMATO

ELABORADO POR:

APROBADO POR:

%=𝐷𝐸𝑀𝐴𝑁𝐷𝐴 𝐷𝑈𝑅𝐴𝑁𝑇𝐸𝐿𝐴 𝐶𝑂𝐿𝐸𝐶𝐶𝐼𝑂𝑁

𝐶𝐴𝑁𝑇𝐼𝐷𝐴𝐷 𝑇𝑂𝑇𝐴𝐿 𝐷𝐸 𝑃𝑅𝐸𝑁𝐷𝐴𝑆 𝑉𝐸𝑁𝐷𝐼𝐷𝐴𝑆∗ 100

ANEXO 6 Instructivo Proceso de órdenes de Pedido a Proveedor

INSTRUCTIVO PROCESO DE

ÓRDENES DE PEDIDO A

PROVEEDOR

OBJETIVO

Determinar la cantidad a solicitar al proveedor de acuerdo al pedido de clientes, stock y

cantidades mínimas de producción, utilizando la siguiente herramienta de control con el fin

de optimizar los recursos y disminuir el sobrante final.

PROCEDIMIENTO

1. Elaborar al inicio de cada colección un contrato en el cual conste las cantidades mínimas

de producción por proveedor.

2- Elaborar la tabla resumen, en la que conste el nombre del proveedor, la referencia, el

mínimo de prendas, el número de la colección y el casillero del sobrante.

2. Establecer semanalmente el inventario final de ese ítem.

3. Establecer semanalmente el número de ítems solicitados por el cliente

4.- Restar el número de prendas solicitadas del inventario final y establecer las nuevas

cantidades de producción para el proveedor o mercadería a solicitar, considerando las

cantidades mínimas de fabricación.

5.- Al finalizar la colección determinar los sobrantes por cada ítem.

FORMATO

ELABORADO POR:

APROBADO POR:

ANEXO 7 Instrumentos de Validación

ANEXO 8 Fotografías de la empresa “PIELACTIVE”

UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES …dspace.uniandes.edu.ec/bitstream/123456789/3106/1/... · elaborado por: Pilataxi Farinango Gabriela Alexandra y cumple con

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