UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA PROGRAMA DE CONTADÚRIA PÚBLICA FACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA - FAEDIS DIPLOMADO DE CONTROL INTERNO Y AUDITORIA INTEGRAL Trabajo de Grado GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO Y APLICACIÓN EN UNA ORGANIZACIÓN DEL SECTOR REAL Profesor Asesor: JOSE RAMIRO NIETO ECHEVERRY Por: OSCAR MEDINA ORTIZ Código: D6301816 Bogotá D.C. - 2014
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Es la base del sistema de control, donde la disciplina es fundamental para
mantener un adecuado ambiente laboral y que los demás componentes puedan
operar correctamente.
7 Committee Of Sponsoring Organizations
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El entorno de control está implícito en el clima organizacional, donde se
encuentran los valores éticos, el compromiso de los empleados por el
cumplimiento de los objetivos corporativos, el compromiso de la alta dirección por
definir la planeación estratégica, la asignación de responsabilidades y el desarrollo
organizacional.
Evaluación de los Riesgos
Al establecer los objetivos organizacionales, deben identificarse los riesgos
asociados al desarrollo del objeto social de la compañía y que pueden afectar el
cumplimiento de esos objetivos, con el fin de minimizar su impacto teniendo en
cuenta el ambiente cambiante de las organizaciones.
Actividades de Control
Estas actividades son las políticas y procedimientos definidas por la alta
dirección, las cuales deben asegurar que se tomen las medidas necesarias para
limitar los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos
empresariales.
Información y Comunicación
La información relevante del sistema de control debe ser comunicada de forma
oportuna a las partes interesadas (dueños, accionistas, administradores,
directores de proceso, empleados, contratistas), para que puedan cumplir con sus
responsabilidades inherentes a los objetivos planteados por la dirección
estratégica.
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Es importante que la comunicación sea en doble vía con el fin que haya
retroalimentación de los aspectos relevantes a cada una de las funciones de los
empleados, y de esta manera lograr dar valor a cada una de las actividades
desarrolladas.
Supervisión
Las actividades que están relacionadas con el control interno deben ser
supervisadas por personal competente con el fin de mantener su funcionamiento a
través del tiempo y encaminar las empresas hacia el mejoramiento continuo,
evaluando los riesgos de lada una de las actividades.
OTROS MODELOS
Otros de los modelos de control interno que son implementados en el mundo
son:
Modelo CADBURY
Este modelo nace en el Reino Unido y es muy similar al modelo Coso, sus
mayores diferencias radican en que el modelo Cadbury tiene un mayor énfasis
respecto a los riesgos y tienen mayores limitaciones en la responsabilidad de los
reportes de control a la confiabilidad de los informes financieros.
Su principal objetivo está orientado a proporcionar una seguridad razonable de
la efectividad y eficiencia de sus operaciones, confiabilidad de la información y el
cumplimiento de las leyes.
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Modelo KONTRAG
Modelo Alemán que trata del control y transparencia en los negocios, cuyo
principal objetivo es mejorar la las organizaciones con el fin de prevenir crisis
corporativas.
Sus principales elementos son: la obligación de establecer una estructura
gerencial de riesgo, el análisis y evaluación sistemática del riesgo y la
comunicación oportuna del reconocimiento de los riesgos.
Modelo COCO
Modelo Canadiense que busca dar respuesta al impacto de la tecnología y el
recorte de estructuras organizativas, informar públicamente la eficacia de los
sistemas de control, haciendo énfasis en el poder de las autoridades para ejercer
el control con el fin de proteger los intereses de los accionistas.
Modelo COBIT
COBIT: Objetivos de Control para la Tecnología de Información y Tecnologías
relacionadas (Control Objectives for Information Systems and related Technology)
ayuda a las organizaciones a proveer un marco que asegure que la Tecnología de
Información esté alineada con la misión y visión de la entidad, capacite y maximice
los beneficios, sus recursos sean utilizados responsablemente y sus riesgos sean
manejados apropiadamente.
La principal característica de estos modelos es que todos buscan una
seguridad razonable en sus procesos. Esta seguridad razonable, según Alvin A.
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Arens “solo da margen para una probabilidad remota de que los errores materiales
no se evitarán o detectarán oportunamente mediante el control interno”8.
El boletín de la Comisión de Normas y Asuntos Profesionales del Instituto de
Auditores Internos de Argentina, publicó un artículo donde realiza una encuesta
rápida de implementación de los modelos de control en algunas empresas, que si
bien no es una encuesta formal, si demuestra la tendencia de aceptación del
modelo Coso para el control Interno en las organizaciones.
Gráfica 2. Fuente: Boletín Normaria, Guillermo Bilick, encuesta sobre implementación de marco de
control interno formal en Argentina. www.iaia.org.arg (mayo 2003)
8 Auditoria, un enfoque integral, Arens Alvin, Elder Randal, Beasley Mark (2007)
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MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO – MECI: 2005
En mayo de 2005 se expidió el decreto 15999 en el que se adopta El modelo
estándar de control interno para el Estado Colombiano. Este modelo proporciona
una estructura de estrategia, gestión y evaluación de las entidades estatales.
El principal objetivo de este modelo es orientar a las entidades del Estado a
lograr el cumplimiento de las metas institucionales planteadas en la planeación
estratégica, con un enfoque de las operaciones basado en procesos.
Gráfica 3. Principios del Modelo Estándar de Control Interno – MECI:2005. Fuente: Auditoría y
control de la Seguridad de la información. www.auditorsystemgrp1.weebly.com
9 Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.
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Los principios que promueve el MECI:2005 son el autocontrol, la
autorregulación y la autogestión, y dentro de sus objetivos podemos nombrar:
- De cumplimiento, donde implementa controles legales.
- De estrategia, donde se realizan controles de planeación.
- De ejecución, donde se proponen controles de ejecución.
- De Evaluación, donde se establecen controles de verificación.
- De Información, donde se desarrollan los controles de comunicación en
toda la organización y todas las partes interesadas.
Con estos objetivos las organizaciones del Estado pueden establecer políticas,
métodos, mecanismos de prevención de riesgos y control que permitan un
mejoramiento continuo que garantice una administración eficiente, eficaz, efectiva
y transparente.
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Ejemplo de Aplicación: LAS CONCESIONES VIALES
Antecedentes
Las concesiones viales en Colombia nacen por la necesidad de mejorar la
malla vial en el país, ya que a finales del siglo pasado se observaba un bajo
progreso en la nación debido al mal estado de las carreteras, lo que ocasionaba
demoras en la salida de productos del interior hacia los puertos para su
exportación10.
De esta manera el Gobierno nacional, a través del Instituto Nacional de Vías,
creó las concesiones viales, frente a la carencia de recursos estatales, con el fin
de utilizar capital privado para la construcción, mantenimiento y operación de las
vías y así mejorar las condiciones de vida de los habitantes de regiones
apartadas.
De acuerdo con la Cámara Colombiana de la Infraestructura11 la figura de las
concesiones presenta las siguientes ventajas:
- Han permitido un gerenciamiento técnico especializado en las vías
concesionadas con vinculaciones laborales por meritos en estos cargos.
- Permiten medir la eficiencia, eficacia y efectividad de los recursos mediante
indicadores en la prestación de los servicios, mantenimiento de las vías y la
operación en la infraestructura vial.
- Han optimizado la destinación de los ingresos por concepto de peajes en las
vías concesionadas.
10 Concesiones Viales en Colombia, Historia y Desarrollo, Artículo de la revista Tecnura 10 de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, escrito por Wilman Muñoz Prieto, Director del IDEXUD (2002). 11 Asociación gremial empresarial que promueve el desarrollo del sector de la infraestructura en Colombia.
www.infraestructura.org.co
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- Garantizan una operación y mantenimiento adecuado y de calidad para los
usuarios del servicio, tanto a corto como de largo plazo.
Dentro de las desventajas de las concesiones viales en Colombia, podemos
mencionar:
- La débil capacidad de negociación del Estado, permitiendo que se contraten
empresas sin las garantías necesarias para la ejecución de estas actividades.
- Las demoras en los estudios de diseño técnico, las cuales, en la ejecución se
deben modificar, ya sea por problemas geológicos o de planeación, generando
sobrecostos y demoras en la entrega del los proyectos viales.
- Las demoras en las adquisiciones de predios que retrasan las actividades de
construcción de las vías en algunos sectores, por fallas en los procedimientos
jurídicos de negociación y expropiación en los casos en que los propietarios
no accedan a la venta de esos predios, donde debe primar el beneficio general
sobre el particular.
Planteamiento del Problema
La Implementación de sistemas de gestión de calidad son de gran ayuda para
el control Interno, ya que de acuerdo a la ISO 9000 los sistemas de gestión de
calidad son un “conjunto de elementos mutuamente relacionados o que
interactúan para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos,
para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad”12
Y cuando se habla de calidad, esta se refiere al grado en el que un producto o
servicio cumple con unos requisitos exigidos por los clientes. De esta manera los
sistemas de gestión de calidad son una excelente herramienta con la cuenta el
control interno para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
12 ISO 9000:2000, Sistemas de gestión de la calidad - Conceptos y vocabulario.
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Una de las No conformidades detectada menciona que en el proceso de
gestión humana: “no se evidencian las acciones correctivas del proceso derivadas
de la auditoría interna realizada en marzo del año 2013, incumpliendo el
procedimiento de acciones correctivas, y el numeral 8.5.2 de la norma ISO
9001:2008”13
Grafico 4. Detalle no conformidades. Fuente: Reporte Resumido de Auditoria SGS
Podemos observar un problema de seguimiento a las auditorías internas,
donde se evidencia fallas en el control por parte de la gerencia, quien no solicitó el
cierre de las no conformidades detectadas en estas auditorías.
13 Reporte resumido de Auditoria – SGS Colombia S.A. (Se omite el nombre de la empresa auditada por
respeto a la confidencialidad).
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También se evidencia que no se están realizando los indicadores de gestión
que permiten identificar el grado de cumplimiento de bienestar y estímulo, así
como el clima organizacional y programa de capacitaciones, por lo que no se
demuestra interés por parte de la administración en el desarrollo personal de los
trabajadores.
En estas no conformidades vemos que se están incumpliendo varios de los
objetivos del Control interno al desacatar las normas que son impuestas por la
misma organización, y al ser una Concesión vial una entidad con un compromiso
social bastante alto, el impacto en la organización es importante, debido a que se
evidencia la falta compromiso por la dirección al no detectar estas fallas en el
proceso de gestión humana, que aunque pertenece a los procesos de apoyo, tiene
gran importancia al estar relacionado directamente con el capital humano de la
organización.
El riesgo inherente está en que es muy probable que se continúen presentando
las fallas en el proceso que llevaron al levantamiento de estas no conformidades.
El descuido de los sistemas de control por parte de los administradores,
permiten que los recursos no se dispongan adecuadamente y se generen
sobrecostos que impacten en los estados financieros afectando la rentabilidad de
la organización.
En el marco del control Interno se evidencia el incumplimiento de los principios
del Modelo Estándar de Control Interno MECI:2005, donde no se observa la
autogestión, la autorregulación y el autocontrol de los líderes de este proceso por
cerrar las no conformidades y realizar los indicadores definidos en sus planes
oportunamente.
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Solución Propuesta
En primer lugar es importante implementar el proceso de control Interno dentro
de la Organización, porque si bien se cuenta con una revisoría fiscal que
mensualmente se encarga de examinar los estados financieros, se necesita de un
proceso interno que no dependa de la administración y que presente sus
resultados directamente a los inversionistas; de esta manera se evaluará la
gestión de la administración y se determinará si está cumpliendo con los objetivos
misionales de la Concesión.
El Control Interno nos ofrece algunas herramientas que deben ser
implementadas por todos los integrantes de la Organización, donde la alta
dirección debe dar ejemplo de su implementación.
Una frase común en Control Interno es: Lo que no se puede medir no se puede
controlar; lo que no se puede controlar no se puede gestionar; lo que no se puede
gestionar no se puede mejorar. Por esto es de gran importancia mantener los
indicadores de cada proceso actualizados y revisados por la dirección, para que
cumplan su objetivo fundamental de informar el estado de las actividades
desarrolladas.
Se debe complementar el plan de capacitaciones con una serie de cursos que
sensibilicen a cada uno de los funcionarios que hacen parte de la organización y
ayuden a comprender la importancia de la autogestión, la autorregulación y el
autocontrol y de esta manera dejar de ver el control interno como un obstáculo
para sus labores diarias y pasar a verse como un aliado de la organización en
busca del cumplimiento de las metas institucionales.
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En la concesión ya se está implementando un programa de capacitaciones
encaminadas a fortalecer el compromiso de los funcionarios, donde se dan a
conocer los principios de responsabilidad, compromiso y aprovechamiento del
tiempo. Esto ya es un primer paso para garantizar que cada integrante de la
organización sea dueño de su proceso y permita entregar productos o servicios de
excelente calidad a clientes, tanto externos como internos, permitiendo aumentar
el grado de confianza de las partes interesadas (gobierno, inversionistas,
comunidad) en las actividades desarrolladas.
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CONCLUSIONES
La finalidad del presente ensayo es brindar una descripción del control interno,
sus beneficios y ofrecer un caso real en el que el control interno ayuda al
cumplimiento de los objetivos.
Los sistemas de control interno de la mano con los sistemas de gestión de
calidad permiten identificar los riesgos asociados con cada actividad y proceso
dentro de las organizaciones, con el fin de minimizarlos por lo que se debe
garantizar que estos sistemas sean entendidos por toda la organización, sin
importar su estructura, capital o su objeto social.
Para que el control interno permita crear valor agregado a las empresas, el
equipo de trabajo de control interno debe contar con la independencia necesaria
para la ejecución de sus labores, y deben tener comunicación directa con los
accionistas de las empresas con el fin de implementar los correctivos necesarios
en el proceso de mejora continua y constante evolución de estas organizaciones.
Este ensayo nos permite comprender que la labor que realiza cada funcionario
es importante para el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización
y si se falla en algún punto de los procesos, el producto final se verá afectado,
generando mayores costos y re procesos.
Podemos mencionar algunas conclusiones específicas:
El control interno hace parte de cada una de las actividades del día a día.
Cada funcionario es responsable de sus funciones y debe garantizar la
excelencia en sus actividades.
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Los indicadores son alarmas que permiten identificar los aspectos que
requieren mayor atención, por lo que se debe realizar un seguimiento
periódico e implementar acciones preventivas para mejorar la tendencia de
estos indicadores.
Un adecuado control interno mejora la imagen de las compañías y aumenta
el grado de confianza de los inversionistas.
Las organizaciones que cuentan con sistemas de control interno eficaces,
minimizan costos y aumentan sus utilidades.
Para terminar, es importante realizar un seguimiento periódico a cada una de
las acciones tomadas, con el fin de asegurar que los planes son mantenidos, y
que la organización se encamina hacia la mejora continua.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Mantilla, Samuel Alberto. (2000) Control Interno, Estructura conceptual