1 UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE: INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA - CPA TEMA: “ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO EN LA DETERMINACIÓN DEL COSTO Y SU EFECTO EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA AGENCIA DE PUBLICIDAD ILEDNYM S.A. DE LA CIUDAD DE GUAYAQUIL, PERÍODO 2008 - 2010.” AUTORES: MARÍA FERNANDA CÁRDENAS CABRERA LUIS OSWALDO VELÁSQUEZ GUERRERO TUTOR: EC. JOSÉ TORRES MIRANDA JULIO 2012 GUAYAQUIL – ECUADOR
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
1
UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE
DE GUAYAQUIL
ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE:
INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA - CPA
TEMA:
“ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO EN LA DETERMINACIÓN DEL
COSTO Y SU EFECTO EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA
AGENCIA DE PUBLICIDAD ILEDNYM S.A. DE LA CIUDAD DE
GUAYAQUIL, PERÍODO 2008 - 2010.”
AUTORES:
MARÍA FERNANDA CÁRDENAS CABRERA
LUIS OSWALDO VELÁSQUEZ GUERRERO
TUTOR:
EC. JOSÉ TORRES MIRANDA
JULIO 2012
GUAYAQUIL – ECUADOR
2
UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL
ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES
CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de Tutor del Proyecto de Investigación y Director de la Escuela de Ciencias Contables de la Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil.
CERTIFICO:
Haber dirigido, revisado y analizado el Proyecto de Investigación con el tema “Análisis del Control Interno en la determinación del costo y su efecto en los Estados Financieros de la Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A. de la Ciudad de Guayaquil, Período 2008 - 2010”, presentado como requisito previo a la aprobación y desarrollo de la investigación para optar al título de:
INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA – CPA
La formulación del problema de investigación se refiere a: ¿Qué importancia tiene la aplicación de un Manual de Control Interno Financiero-Administrativo para facilitar la determinación del Costo y su efecto en los Estados Financieros de la Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A. de la ciudad de Guayaquil durante el período 2008 - 2010?
El mismo que considero debe ser aceptado por reunir los requisitos legales, viabilidad e importancia del tema.
Presentado por los Egresados:
Srta. María Fernanda Cárdenas Cabrera C.I. 092366506-1
Sr. Luis Oswaldo Velásquez Guerrero C.I. 092234326-4
Ec. José Torres Miranda
TUTOR
3
CERTIFICADO DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
Yo, María Fernanda Cárdenas Cabrera declaro bajo juramento que
la autoría del presente trabajo me corresponde totalmente y me
responsabilizo con los criterios y opiniones científicas que en él mismo se
declaran, como producto de la investigación realizada por mí. De la misma
forma cedo mis derechos de autor a la Universidad Laica Vicente
Rocafuerte de Guayaquil, según lo establecido por la ley de propiedad
intelectual, por su reglamento y normatividad institucionalidad vigente.
Este proyecto se ha ejecutado con el propósito de que en la
Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A. de la ciudad de Guayaquil,
cuenten con un sistema de control interno acorde con sus actividades
diarias, garantizando resultados favorables financieros y operativos dentro
de la organización.
Srta. María Fernanda Cárdenas Cabrera
C.I. 092366506-1
4
CERTIFICADO DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
Yo, Luís Oswaldo Velásquez Guerrero declaro bajo juramento que
la autoría del presente trabajo me corresponde totalmente y me
responsabilizo con los criterios y opiniones científicas que en él mismo se
declaran, como producto de la investigación realizado por mí. De la misma
forma cedo mis derechos de autor a la Universidad Laica Vicente
Rocafuerte de Guayaquil, según lo establecido por la ley de propiedad
intelectual, por su reglamento y normatividad institucionalidad vigente.
Este proyecto se ha ejecutado con el propósito de que en la
Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A. de la ciudad de Guayaquil,
cuenten con un sistema de control interno acorde con sus actividades
diarias, garantizando resultados favorables financieros y operativos dentro
de la organización.
Sr. Luís Oswaldo Velásquez Guerrero
C.I. 092234326-4
5
“ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO EN LA DETERMINACIÓN DEL
COSTO Y SU EFECTO EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA
AGENCIA DE PUBLICIDAD ILEDNYM S.A. DE LA CIUDAD DE
GUAYAQUIL, PERÍODO 2008 - 2010.”
ÍNDICE GENERAL
Carátula………………………………………………………………... I
Certificación de Aceptación del Tutor……………….……………… II
Declaración de autoría y Cesión de derechos……………….……. III-IV
Dedicatorias……………………………………………..……………. V-VI
Agradecimientos……………………………………………..………. VII-VIII
Resumen……………………………………………………………… IX
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA A INVESTIGAR
1.1. Tema 1
1.2. Introducción 1
1.3. Planteamiento del problema 3
1.4. Análisis de los involucrados 5
1.5. Formulación del problema 6
1.6. Causa y consecuencias del problema 8
1.7. Delimitación del problema 9
6
1.8. Justificación de la investigación 10
1.9. Beneficiarios de la investigación 11
1.10. Objetivo general de la investigación 12
1.11. Objetivos específicos de la investigación 12
1.12. Límites de la investigación 13
1.13. Intencionalidad de la investigación 14
1.14. Análisis de las variables 14
1.14.1. Variable Independiente 14
1.14.2. Variable Dependiente 15
1.15. Operacionalización de las variables 15
1.16. Hipótesis 17
1.17. Evaluación de la investigación 17
1.18. Preguntas directrices 18
CAPÍTULO II
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
2.1. Antecedentes referenciales de la investigación 20
2.1.1. Origen del Control Interno 20
2.1.2. Significado del Control Interno 23
2.1.3. Ley sobre prácticas de corrupción extranjeras de 1977 26
2.1.4. Definiciones formales del Control Interno 27
2.1.5. ¿Qué se entiende por Control Interno? 33
2.1.6. Aplicación del Control Interno 34
7
2.1.6.1 Control Interno Contable 34
2.1.6.2. Control Interno Administrativo 35
2.1.7. Procedimientos del Control Interno 35
2.1.8. Objetivos del Control Interno 37
2.1.9. Teorías modernas del Control Interno 38
2.2. Medición del Control Interno 39
2.2.1. Ambiente de Control Interno 39
2.2.2. La evaluación del riesgo 40
2.2.3. El sistema de información 41
2.2.3.1. Actividades de control 42
2.2.3.2. Monitoreo del sistema 43
2.2.4. Desarrollo del Control Interno en Agencias de
Publicidad
44
2.3. Marco legal 46
2.4. Marco conceptual 53
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA
3 Metodología 63
3.1. Métodos de la investigación 64
3.1.1. Método inductivo 65
3.1.2. Método deductivo 66
8
3.1.3. Método histórico 67
3.1.4. Método analítico 67
3.1.5. Método científico 68
3.1.6. Métodos empíricos 68
3.1.6.1. Observación científica 69
3.1.6.2. Método estadístico 69
3.2. Población y Muestra 70
3.2.1. Población 70
3.2.2. Muestra 70
3.3. Técnicas e instrumentos de recolección de datos 71
3.4. Aplicación de técnicas e instrumentos 72
3.4.1. Herramienta de Investigación: Entrevistas 72
3.4.2. Realización de las entrevistas 73
3.5. Recursos: Cronograma, Fuentes, Presupuesto para la
recolección de datos
88
3.5.1. Cronograma de actividades 88
3.5.2. Fuentes 89
3.5.3. Presupuesto para la recolección de datos 90
3.6. Análisis y procesamiento de datos 91
3.6.1. Estudio de los Estados Financieros de la Agencia de
Publicidad ILEDNYM S.A.
92
3.7. Resultados del procedimiento 95
9
CAPÍTULO IV
LA PROPUESTA
4.1. Título de la propuesta 98
4.2. Justificación de la propuesta 98
4.3. Fundamentación teórica 99
4.4. Objetivo general 100
4.5. Objetivos específicos 100
4.6. Flujograma de estructuración de la propuesta 101
4.7. Hipótesis 102
4.8. Listado de contenidos 102
4.9. Desarrollo de la propuesta 105
4.10. Impacto, Producto, Beneficio obtenido 177
4.11. Validación de la propuesta 179
Conclusiones 187
Recomendaciones 189
Bibliografía 190
10
ANEXOS
# 1 Autorización para realización del proyecto de
investigación
194
# 2 Registro Único de Contribuyentes 195
# 3 Nombramiento del Representante Legal 197
# 4 Cédula de Identidad del Representante Legal 199
# 5 Ubicación de la Compañía 200
# 6 Organigrama funcional de la Agencia de Publicidad
ILEDNYM S.A.
201
# 7 Herramienta de investigación: Formato de entrevista
realizada al Director Financiero
202
# 8 Herramienta de investigación: Formato de entrevista
realizada a la Contadora
204
# 9 Herramienta de investigación: Formato de entrevista
realizada al responsable de Facturación y Cobranzas
206
# 10 Herramienta de investigación: Formato de entrevista
realizada al responsable de Pagaduría
208
# 11 Estado de Pérdidas y Ganancias del período 2010 210
# 12 Balance General del período 2010 214
# 13 Estado de Pérdidas y Ganancias del período 2009 217
# 14 Balance General del período 2009 220
# 15 Estado de Pérdidas y Ganancias del período 2008 223
# 16 Balance General del período 2008 226
11
DEDICATORIA
Para demostrarles todo mi esfuerzo y trabajo realizado, dedico a
quienes depositaron y me brindaron todo su apoyo posible, que de una u
otra forma me sirvió para superarme y poder concluirlo.
A mi mami, mi abuelita quienes con todo su amor me supieron
guiar para salir adelante, siempre por el camino del bien y en el proceso
evolutivo de mi carrera, para llegar a triunfar en la vida.
A mis hermanos que comparten mis alegrías y triunfos, sin dudarlo
a una persona muy especial que fue mi apoyo incondicional durante toda
mi etapa universitaria compartiendo buenos y malos momentos, mis
amigos que también contribuyeron para obtener esta meta profesional.
María Fernanda Cárdenas Cabrera.
12
DEDICATORIA
Dedico este proyecto de investigación a Dios porque ha estado
conmigo siempre, dándome fortaleza para continuar, a mis padres,
quienes a lo largo de mi vida han velado por mi bienestar y educación
siendo mi apoyo en todo momento.
A una gran mujer quien ha sido mi apoyo en toda mi carrera
universitaria, mis amigos y compañeros por su motivación. Estas
personas han depositado su entera confianza en cada reto que se me
presentaba sin dudar ni un solo momento en mi inteligencia y capacidad.
Luís Oswaldo Velásquez Guerrero.
13
AGRADECIMIENTO
Quiero agradecer a nuestro creador Dios Padre por darnos y
permitirnos cada instante de vida, a la Universidad Laica Vicente
Rocafuerte de Guayaquil muy especial a la Escuela de Ciencias
Contables, por darme la oportunidad de educarme y prepararme, a sus
profesores quienes en todo momento supieron entregarme experiencias y
conocimientos profesionales.
Mi agradecimiento sincero al Econ. José Torres Miranda director
guía de este trabajo, quien con su apoyo desinteresado contribuyó para la
culminación exitosa y ponerla a disposición de todos.
María Fernanda Cárdenas Cabrera.
14
AGRADECIMIENTO
A todas las personas que hicieron posible la realización exitosa de
esta investigación, principalmente le agradezco a Dios, a mis padres, a
mis familiares por el amor, apoyo y motivación entregada.
También le agradezco a la Escuela de Ciencias Contables, a mis
profesores de la Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil, por
sus conocimientos y experiencias compartidas. De manera especial al
Econ. José Torres una excelente persona y tutor de la presente tesis.
Luís Oswaldo Velásquez Guerrero
15
RESUMEN
El proyecto de investigación se enfatiza en el Análisis del Control
Interno en la determinación del costo y su efecto en los Estados
Financieros de la Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A. de la ciudad de
Guayaquil período 2008 - 2010, donde se observó que los departamentos
que conforman la organización no tiene establecidos procedimientos y
políticas en la realización de sus actividades diarias, por la inexistencia de
un Manual de Control Interno adecuado que nos facilite el desarrollo de
los mismos; por otra parte sus Estados Financieros en especial sus
cuentas no han sido creadas de acuerdo a las necesidades de la entidad,
que nos permita medir los ingresos y los costos; a su vez no se han
desempeñado con responsabilidad los cargos que a cada empleado le
corresponde en función. Con el fin el mejoramiento continuo de la
empresa, se plantea como propuesta el Diseño y aplicación de un
Manual de Control Interno Financiero - Administrativo para facilitar la
Determinación del Costo y su efecto en los Estados Financieros durante el
período 2008 - 2010, que nos dé como resultado el cumplimiento de las
políticas contables y de control interno, facilitando los procesos financieros
y operativos para la Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A. de la ciudad de
Guayaquil.
16
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA A INVESTIGAR
1.1. TEMA
Análisis del Control Interno en la Determinación del Costo y su
efecto en los Estados Financieros de la Agencia de Publicidad ILEDNYM
S.A. de la ciudad de Guayaquil, Período 2008 - 2010.
1.2. INTRODUCCIÓN
En un mundo competitivo y globalizado, las empresas han
detectado que uno de sus principales recursos es la información. Una
organización busca que la información sea confiable, veraz y oportuna
con el fin de facilitar la toma de decisiones.
Todos los sistemas poseen datos, lo correcto es que sean
seleccionados previos a ser procesados para tener un resultado de la
información. Los beneficiarios de un sistema son los responsables de
indicar cómo se debe procesar los datos para que tenga como salida
información útil.
17
Todas las entidades del sector público y privado tienen la
necesidad de contar con sus planificaciones estratégicas y operativas
anuales, las que deberán ser evaluadas mediante la aplicación de
controles por sus Gerentes, Accionistas o Personas capacitadas que
detecten las falencias en las mismas.
El Control Interno es una herramienta que nace debido a la
necesidad de minimizar y prever significativamente los riesgos, que de
acuerdo a su naturaleza puede afectar la actividad de diferentes
organizaciones.
A ello debe sumarse la necesidad de constatar el cumplimiento
tanto de las normativas internas, como de diversas regulaciones en
materia de seguridad y control, administración del tiempo, trabajo en
equipo, así también verificar la sujeción de las diversas áreas o sectores a
las políticas de la empresa.
Cabe destacar que la actividad publicitaria en nuestro país ha
crecido en esta última década con mayor intensidad y magnitud, debido
al objetivo que tienen las compañías de bienes y servicios de ofertar y dar
a conocer a los consumidores sus productos, así como lograr un impacto
para que se sientan identificados con los mismos o la marca que
representan. Por lo cual se han creado las Agencias Publicitarias que son
las intermediarias entre las industrias o fabricantes y los medios de
comunicación.
18
En la actualidad, las Agencias Publicitarias son más completas, ya
que cuentan con un amplio portafolio a disposición de los clientes, esto se
debe a la competencia y precios que ofrecen cada una en el mercado;
debido al avance que ha tenido el sector publicitario, es necesario
implementar estrategias a fin de medir el grado de fiabilidad de la
información contable, promover la eficacia operacional, análisis de los
Estados financieros, realizar un estudio del nivel de costos, para la
determinación de un correcto precio de venta y principalmente
salvaguardar los activos.
1.3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
¿Cuáles son las consecuencias de las falencias del control interno
en los costos y los estados financieros de la agencia de Publicidad
ILEDNYM S.A.?
La Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A., es una empresa que
inició sus actividades empresariales y productivas, en el año 2007,
teniendo como sede la ciudad de Guayaquil y sucursal mayor en la ciudad
de Quito, siendo una empresa nueva, tiene dificultades en cuanto a su
infraestructura y fundamentalmente en el control de la información y los
requerimientos para la producción del servicio de la agencia.
La creación y producción de campañas publicitarias, comerciales,
sociales y políticas con resultados exitosos y de gran impacto en el
Ecuador, es la base del crecimiento de la Agencia, constituida por un
19
grupo de profesionales jóvenes emprendedores que con esfuerzo y
dedicación han conseguido logros y premiaciones; no obstante, las
dificultades han ido creciendo a la par con el desarrollo institucional,
debido a la deficiencia del control interno en la revisión en sus estados
financieros.
La situación actual de la compañía es favorable en sus actividades
y en los resultados que arrojan las mismas, en pocos años de su
existencia en el mercado, la empresa oferta 10 productos, garantizando la
satisfacción de todos sus servicios. Entre sus clientes se encuentran
empresas del sector privado, entidades e instituciones del sector público.
Pero no podemos dejar de resaltar la falta de control interno y de estudio
de sus Estados Financieros al cierre del período contable anual, para que
tengan relación directa Ingresos vs. Costos por cada rubro de fuente
ganado.
Un análisis crítico y exhaustivo que nos permita enfocar los
sucesos y las falencias, detectar las causas y efectos futuros que podrían
darse en el desarrollo de períodos contables y comparativos.
La empresa al tener una gran demanda y consecuentemente un
rápido crecimiento, no tuvo una estructura y un organigrama que
responda de manera eficiente a las condiciones de permanente cambio y
desarrollo, se priorizó básicamente la calidad y eficiencia de la
producción, descuidando la parte de recursos humanos, contable y de
auditoría.
20
Esta situación ha determinado que la contabilidad y control interno
no tenga el mismo crecimiento y desarrollo que ha tenido la empresa
dentro de su campo de acción y operación específica que es la
comunicación. Las falencias contables son cubiertas por el gran volumen
de producción, sin embargo más temprano que tarde tendrán su impacto
en los Estados de Resultados y en las obligaciones tributarias.
1.4. ANÁLISIS DE LOS INVOLUCRADOS
Mediante el esquema a presentar se mostrará un breve análisis de
involucrados, que nos permite establecer las áreas e instrumentos que se
encuentran implicados dentro del proceso de investigación.
Cuadro N° 1
Elaborado por: Autores
ANÁLISIS DE LOS INVOLUCRADOS
Áreas Involucradas
Intereses Problemas percibidos
Financiera Conocer la situación real de la empresa.
Falencia de control en las actividades.
Contabilidad Contabilización de registros, preparación de informes.
Carece de políticas y procedimientos para realizar sus funciones.
Producción Análisis y control de presupuestos publicitarios
Organización de presupuestos para facturar.
Instrumentos Involucrados
Intereses Problemas percibidos
Estados Financieros
Resultados económicos durante un periodo determinado.
No existe margen de utilidad por cada rubro de ingreso ganado.
21
Se destacan las tres áreas departamentales relevantes de una
Agencia de Publicidad y el instrumento clave que vamos a evaluar en
especial el resultado que refleja sus costos indistintamente por cualquier
rubro de ingreso obtenido.
1.5. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
Una de las causas del problema es la contabilización de los
ingresos, cuando la empresa inició sus operaciones, el único rubro de
ingreso era el de servicios (asesoría técnica creativa y comisiones), el
desarrollo y la oferta de nuevos productos no se contabilizó los ingresos y
los costos de cada ítem, por lo cual no se podía medir o tener un
resultado comparativo entre los ingresos y los egresos generados en la
venta de este servicio.
De tal manera que la falencia de relación directa Ingreso y su costo
real por cada ingreso obtenido va a tener su impacto en los Estados de
Resultados finales de la empresa. El análisis del control interno en los
Estados Financieros, implica que cada una de sus principales cuentas
refleje sus cifras reales aplicadas a cada segmento de la empresa
convirtiéndose en un proceso integrador permanente.
El control interno es un proceso, el cual hace referencia a una
cadena de acciones extendida a todas las actividades inherentes a la
gestión e integrados a los demás procesos básicos de la misma:
planificación, ejecución y supervisión.
22
Este sistema permite obtener una visión integral de la empresa
para determinar si está alcanzando los objetivos y metas que se ha
planteado, así como también los recursos utilizados y las acciones
ejecutadas, con la finalidad de evaluar su gestión para redefinir sus
estrategias en el caso que amerite.
Las entidades buscan presentar un mejor registro en la ejecución
de sus operaciones, ya que es primordial para la rentabilidad financiera de
la institución, de manera que el proceso aplicado sea beneficioso que se
refleje en sus resultados operativos anuales.
Controlando los movimientos diarios la empresa crece, mediante la
organización de sus documentos, reflejando orden, eficiencia y calidad de
gestión. Se reducirá tiempo al tener un mejor dominio de operaciones, de
esta forma la empresa debería producir mucho más captando un
porcentaje mayor del mercado de la comunicación.
Durante el período 2008 - 2010, al no existir un análisis de los
Estados de Resultados, la empresa no pudo proyectar técnicamente sus
ingresos por cada producto y establecer las estrategias de crecimiento,
mediante ventas y la captación de nuevos clientes, dado que no se
conoce los precios de venta y los costos en los que se incurre en la
producción de los servicios.
23
1.6. CAUSAS Y CONSECUENCIAS DEL PROBLEMA
Las causales del problema a resolver se da por el crecimiento
económico y organizacional de la compañía dando como resultado déficits
financieros, administrativos, debido que si no se toman medidas
adecuadas para prevenir los riesgos pueden ser el principio de grandes
pérdidas y la quiebra anticipada de la institución.
La compañía ILEDNYM S.A., comenzó sus actividades
empresariales con 7 personas a su cargo, inicialmente todo se podía
controlar, por la poca información y negocios que se manejaba, con el
incremento de productividad todo se ha maximizado desde las actividades
que cada persona realizaba, hubo la necesidad de contratar personal apto
para el manejo de las funciones.
El principal ingreso de la empresa desde inicios hasta la actualidad
proviene de la asesoría creativa por el desarrollo de campañas
publicitarias a la Presidencia de la República, garantizando la satisfacción
de todos sus servicios ofrecidos.
Es importante reconocer que la falta de control interno y el estudio
minucioso de sus Estados Financieros es de gran relevancia al cierre del
período contable anual, porque con ese resultado se procede a la toma de
decisiones para fortalecer las falencias y fijarnos las metas que se debe
emplear el siguiente año económico. Producto del análisis inicial nos dio
como resultado que no existe una relación directa de ingresos con los
costos para saber nuestro margen de utilidad por cada rubro ganado.
24
Esto nos da como consecuencia que desde inicio no hubo una
medición en la determinación de sus costos, la empresa no pudo
proyectar técnicamente sus ingresos por cada producto y establecer las
estrategias de crecimiento, por el desconocimiento de lo mencionado.
Por esta razón se imparte la propuesta de implementar un manual
de control interno que contenga políticas y procedimientos para aplicarse
en sus tres departamentos principales en el área de publicidad como
financiero, contable y producción, ya que estos tres trabajan a la par.
Adicionalmente, colaborar con en el rediseño de sus ingresos para
que logren saber la importancia que tiene el porcentaje de utilidad
obtenida en la ejecución de una campaña que nos permita observar su
rentabilidad, trabajar en proyecciones trimestrales con la finalidad de
seguir evolucionando con el crecimiento de la Agencia.
1.7. DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA
Campo: Privado
Área: Auditoria - Control Interno.
Período: 2008 - 2010.
Localización: Cantón Guayaquil.
25
Aspecto: Detección de desviaciones, análisis de costos en Estados
Financieros.
Tema: Análisis del Control Interno en la Determinación del Costo y su
efecto en los Estados Financieros de la Agencia de Publicidad
ILEDNYM S.A. de la ciudad de Guayaquil, período 2008 - 2010.
1.8. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
La Agencia de publicidad es una empresa creada en el 2007, llegó
a ser la principal empresa de publicidad que elabora los spots
propagandísticos del Gobierno del Presidente, Econ. Rafael Correa
Delgado hasta la fecha, sin duda el gobierno a través de los diferentes
Ministerios y dependencias públicas, conjuntamente con la Agencia han
tratado de presentar productos de calidad en los mensajes mediante sus
pautas, cortometrajes y producciones varias, razón por la cual es
importante mantener un sistema de control el cual permita reducir
cualquier tipo de riesgo con medidas eficaces y eficientes.
Las instituciones en su gran mayoría están expuestas a errores
interno intencionales y no intencionales, pero también a acciones que de
manera accidental o no se exponen a la misma pérdida.
Este enfoque hace énfasis a que el control interno es importante en
toda gestión sea esta pública o privada, se lo considera como un
26
parámetro utilizado para determinar el rendimiento y realización de un
proyecto o una organización.
Este proceso de control es un mecanismo que permite corregir
desviaciones a través de datos cuantitativos y cualitativos, que debe ser
revisado por Altos Directivos en conjunto con personal capacitado que
proceda a evaluar y corregir el desempeño de las actividades que realiza
la institución y la optimización de sus recursos, a fin de lograr el
cumplimiento de los objetivos planteados por la empresa para alcanzar el
éxito deseado.
Adicional y de manera primordial al finalizar cara período contable
anual, es de gran importancia realizar el análisis de los Estados
Financieros y los efectos que tengan sus grandes cuentas en los mismos,
mediante estados comparativos y proyecciones, pero sobre todo dar una
resolución del estudio elaborado y tratar de que se cumpla lo planificado.
1.9. BENEFICIARIOS DE LA INVESTIGACIÓN.
El beneficiario directo de los métodos aplicados y sobre todo el
resultado de éste proyecto es la Compañía ILEDNYM S.A.,
consecuentemente sus trabajadores porque realizarán mejor el
desenvolvimiento de sus actividades con mayor ahínco que nos dará
como desenlace funciones eficaces para la mejora continua de la entidad.
27
Por otra parte, la Gerencia General se beneficiará con los
procedimientos y políticas aplicarse le ayudará en el mejoramiento
organizacional facilitar en la toma de decisiones en los Estados
Financieros con el enfoque de la determinación de costos y el margen de
utilidad que le genera cada uno, todo el desarrollo del manual de control
interno y de costos propuestos lo encontraremos en el capítulo cuatro.
Los Accionistas o dueños de la Compañía, también les ayudará a
tener un control más establecido ante la propuesta, ya que ellos no ven
los procedimientos sino resultados que mediante las técnicas y políticas
serán parte del proceso evolutivo que mejorará la situación económica –
financiera y humana de la empresa.
1.10. OBJETIVO GENERAL DE LA INVESTIGACIÓN
Demostrar que el análisis exhaustivo de los costos, influyeron en
los Estados Financieros de la Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A.
durante el período 2008 – 2010.
1.11. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA INVESTIGACIÓN
1) Promover el mejoramiento continuo de la gestión con relación a la
misión, objetivos y metas planteadas por la entidad.
28
2) Consolidar una gestión moderna, eficiente y equitativa, exigiendo a los
empleados la rendición oportuna y periódica de los resultados de su
trabajo.
3) Determinar el grado de cumplimiento de las normas internas y demás
regulaciones aplicables.
4) Aportar conclusiones y recomendaciones que ayuden a fomentar
buenas prácticas de estos procesos.
5) Recopilar información sobre los procesos actuales de cada una de las
áreas consideradas como críticas.
6) Diseñar un Sistema de Control Interno que promueva la mejora de la
empresa.
7) Implementar un Sistema de Control Interno a 1 año.
1.12. LÍMITES DE LA INVESTIGACIÓN
De tiempo: Se analizará los Estados Financieros relacionados a los
años 2008 al 2010, debido a que este es el período de análisis.
De espacio: La investigación se realizará en la Agencia de Publicidad
ILEDNYM S.A. en la Ciudad de Guayaquil, por ser a la que se tiene
acceso inmediato.
De recursos: Se investigará el Departamento Financiero, Contable y
Producción. Las dos primeras por ser las áreas implicadas en la
29
elaboración de los Estados Financieros y la restante por ser el punto
de distribución de toda la productividad de la compañía.
1.13. INTENCIONALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN.
La finalidad de la investigación es dar un aporte para el
mejoramiento continuo de la Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A., en
sus actividades para los próximos períodos contables tengan un mejor
desarrollo de sus operaciones y resultados con la distribución adecuada y
sus costos definidos por cada rubro de ingreso obtenido.
Es de gran importancia recomendar la creación de un
departamento y/o especialista de auditoría en toda organización cuando
se tiene un crecimiento oportuno, por tal razón, mediante este estudio a
realizar se resaltará las debilidades que existe dentro de la compañía.
Desde el punto de vista social, el mayor beneficiario son los
Directivos y los empleados de la agencia de Publicidad ILEDNYM S.A, ya
que a partir de los resultados, realizarán el desarrollo de sus actividades
diarias con ímpetu y dando un enfoque analítico.
1.14. ANÁLISIS DE LAS VARIABLES
1.14.1. VARIABLE INDEPENDIENTE:
Evaluar los Estados de Resultados de la empresa ILEDNYM S.A. en la
ciudad de Guayaquil, durante los años 2008 al 2010.
30
Aplicar un modelo o sistema de costos adecuado para las actividades
realizadas.
Aplicar métodos para el manejo de la información relacionada con el
control interno aplicado a costos operativos.
1.14.2. VARIABLE DEPENDIENTE:
El sistema de control interno de los costos operativos de la Agencia
de Publicidad ILEDNYM S.A. en la ciudad de Guayaquil.
El sistema de control interno comprende el plan de la organización
y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una
empresa con el fin de verificar sus costos incurridos en las operaciones y
la confiabilidad de los datos contables.
1.15. OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES
VARIABLES DE INVESTIGACIÓN
DEFINICIÓN CONCEPTUAL
TIPO DE VARIABLE
DIMENSIÓN INDICADORES
VARIABLES
INDEPENDIENTES
Evaluar los Estados de Resultados de la empresa ILEDNYM S.A. en la ciudad de Guayaquil, durante
los años 2008 al 2010.
Proceso crítico dirigido a evaluar
la posición financiera, presente y
pasada, y los resultados de las operaciones de una empresa,
La observación realizada en el Departamento Financiero de la
Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A., aporta conocimiento de forma
empírica del funcionamiento de los empleados y sus clientes, lo que
permitirá formular interrogantes.
Se puede conocer el problema y el objeto de investigación,
estudiando su curso natural, sin alteración de las condiciones naturales
para configurar la base del conocimiento, sobre el objeto de la
observación esto se basa en los Estados Financieros de la Agencia de
Publicidad ILEDNYM S.A. del período 2008 - 2010 en la Ciudad de
Guayaquil, las circunstancias que rodean la observación, los medios de
observación y el cuerpo de conocimientos que muestran la observación.
Los Estados Financieros son el punto de observación para
determinar criterios favorables o desfavorables, de acuerdo como
vayamos realizando sus respectivos análisis comparativos.
3.1.6.2. MÉTODO ESTADÍSTICO
En éste método para el análisis de la encuesta durante la
implementación de la propuesta, la ordenación de los datos, se ejecutarán
mediante tablas de frecuencias, la elaboración de gráficos y la
interpretación de los resultados, con la finalidad de llegar a las
conclusiones para elaborar la propuesta de solución al problema.
85
De manera que en lo posterior, todo tenga un mejor enfoque,
desarrollo de las operaciones y un adecuado sistema de Control Interno
dentro de la Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A.
3.2. POBLACIÓN Y MUESTRA
3.2.1. POBLACIÓN:
El estudio de la población de la Agencia de Publicidad ILEDNYM
S.A. en la Ciudad de Guayaquil, del cual se obtendrá información
específica, relevante de todos los departamentos en especial el
Financiero - Contable de la Agencia, con la finalidad de lograr el alcance
de un conocimiento diáfano de sus deficiencias en las diferentes áreas de
trabajo.
3.2.2. MUESTRA:
Se tomará como muestra los Estados Financieros de la Agencia de
Publicidad ILEDNYM S.A. en la Ciudad de Guayaquil, durante el período
2008 – 2010, para un análisis minucioso y exhaustivo de los mismos y
poder determinar las falencias existentes, así como sus causas y
consecuencias.
86
3.3. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
Las técnicas de investigación científica, constituyen el conjunto de
mecanismos, recursos o medios dirigidos a: recolectar, conservar,
analizar y transmitir los datos del problema planteado sobre los cuales se
investiga.
Por consiguiente, estas técnicas son procedimientos o recursos
fundamentales de recolección de datos, que permiten obtener información
relevante sobre los hechos que surgen en el ambiente estudiado.
En nuestro proyecto aplicaremos técnicas primarias de
investigación científica, entre las cuales constan:
Cuadro N° 4
Elaborado por: Autores
Las entrevistas realizadas con los empleados en el Departamento
Financiero de la Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A., se efectuaron vía:
personal e internet; aportando informaciones confiables y reales para
nuestro proyecto de investigación.
TÉCNICAS
INSTRUMENTOS
Observación Lista de personal, grabadoras
Entrevista Formulario o guía de entrevista
87
3.4. APLICACIÓN DE TÉCNICAS E INSTRUMENTOS
Dado que la investigación trata sobre el análisis de los estados
financieros de la empresa de Publicidad ILEDNYM S.A. no se requiere
realizar una encuesta ya que su población y consecuente muestra es una
empresa, por lo tanto el instrumento más adecuado para determinar si
existen falencias en las operaciones financieras de esta empresa,
utilizamos la técnica de la entrevista.
Para lo cual se realizó un análisis del personal responsable de las
operaciones financieras, determinando que el Director financiero es uno
de los principales involucrados y por lo tanto el más indicado para
responder al cuestionario de preguntas que sustentan la entrevista.
Para la elaboración de las preguntas se revisó el planteamiento del
problema, los objetivos de la investigación y la hipótesis formulada, de tal
manera que se tenga una claridad con respecto a determinar cuáles son
los principales problemas en el proceso de producción y sus efectos en
los estados financieros, para en función de los mismos se pueda elaborar
la propuesta de solución, establecida en la hipótesis.
3.4.1. HERRAMIENTA DE INVESTIGACIÓN: ENTREVISTAS
En función de que la muestra son los Estados Financieros de la
Agencia de Publicidad ILEDNYM S.A., los entrevistados están
concentrados en sus actividades diarias continuamente.
88
Por lo que se determinó que las entrevistas serán realizadas por
las dos personas autores de la investigación: Srta. María Fernanda
Cárdenas Cabrera y Sr. Luis Oswaldo Velásquez Guerrero, en un lapso
de tiempo aproximado de 1 hora por cada miembro del Departamento
Financiero – Contable.
La entrevista a los colaboradores de la empresa ILEDNYM S.A. en
la Ciudad de Guayaquil, fue realizada el miércoles 21 de marzo de 2012
en el horario de 14:00 am a 18:00 pm, en el cual se desarrolló el formato
de Cuestionario anteriormente planteado para cada persona de acuerdo
al entorno de sus actividades y el cargo que desempeña dentro de la
compañía.
3.4.2. REALIZACIÓN DE LA ENTREVISTA
REALIZADA AL DIRECTOR FINANCIERO DE LA COMPAÑÍA.
OBJETIVOS
Analizar si todas las operaciones se realizan con los procedimientos adecuados y acordes a la Organización.
PERFIL DEL ENTREVISTADO
DIRECTOR FINANCIERO Principal responsable de organizar y dirigir las actividades administrativas, financieras, de recursos humanos de la Institución.
ENTREVISTADO Sr. Ing. Com. Washington Luna Yagual.
89
1) ¿Cómo y cuándo se creó la empresa ILEDNYM S.A.?
La empresa se constituyó el día 2 de abril del 2007, se da una idea
de 4 jóvenes ex trabajadores de la Agencia Creacional propiedad de
Secretario de Presidencia el Sr. Vinicio Alvarado de emprender un nuevo
proyecto con el apoyo de su ex jefe comenzaron a crear las campañas
presidenciales, sus ideas les gustó mucho entonces ganaron la licitación
de Gobierno desde esa fecha hasta la actualidad.
2) ¿En el momento de su creación se estructuró con un organigrama
funcional?
No, porque apenas había una persona para cada función al cierre
del 2007 contaban solo con 6 colaboradores, con el pasar del tiempo a
medida que se fue creciendo se estructuró un organigrama y si se tiene
especificadas las funciones de cada departamento y de cada empleado.
3) ¿Están claramente especificadas las funciones de los diferentes
colaboradores de la empresa?
Si, cada colaborador sabe lo que tiene que hacer, pero en
ocasiones en ausencia de algunos se dividen las funciones porque
tampoco se puede parar las actividades.
4) ¿La contabilidad aplicada en la empresa está estructurada como
un Sistema?
90
Inicialmente no se aplicaba la adecuada, pero a medida del
crecimiento de la empresa si podemos decir que ahora la contabilidad que
elaboramos la consideramos un sistema de trabajo en equipo.
5) ¿Existen en la empresa los documentos de soporte que sustenten
las cifras que arrojan los Estados Financieros?
Si toda la documentación de soporte de cada transacción que se
realiza se encuentra argumentada en cada ingreso y/o egreso de dinero,
está salvaguardada en archivos bajo mi custodia.
6) ¿Los Estados Financieros reflejan perfectamente las operaciones
productivas de la empresa?
Si, todas nuestras operaciones productivas son ingresadas
contablemente, nos gusta trabajar y dar a cada empleado lo que por ley le
corresponde, nos manejamos todo bajo cifras reales.
7) ¿Cuáles son las dificultades que puedan existir entre el nivel de
facturación y los registros contables?
Hay ocasiones que se quedan muchos presupuestos pendientes de
facturación de un mes a otro, debido a que las productoras, agencias
publicitarias no definen su trabajo a tiempo y la información no nos llega a
oportunamente. Otras veces, el departamento de producción
internamente no despacha las mismas ahí se va retrasando el proceso y
posterior su contabilización.
91
8) ¿Cómo se realiza generalmente el registro contable de los Costos
por producción, si no se tiene bien definido el tipo de Ingreso
obtenido?
Durante el año 2011 adquirimos un sistema contable más
avanzado mediante el cual ahí si creamos los diferentes rubros por
ingresos y por costos así que ahora si podemos ver cuánto nos costó
realizar una producción ante el ingreso por el mismo y calcular nuestro
margen de utilidad.
Durante los períodos 2008 -2010 los costos los definíamos por
operaciones es decir lo que era imprenta, producción se iban a las
respectivas cuentas mientras que los ingresos todos los agregábamos a la
cuenta Asesoría Técnica Contable no teníamos el indicador para medir
nuestro margen de ganancia y saber que era más productivo para la
compañía.
9) ¿Cuándo se implementó el Sistema Informático de la empresa?
El sistema informático se lo implemento a términos del 2007, se
usaba el Programa Integrador de Agencias, un programa sencillo, manual.
10) ¿El Sistema informativo actual satisface todas las exigencias y
necesidades de la empresa?
Todas las necesidades tal vez no, porque nos hace falta un módulo
solo de activos fijos para tener un mejor control de depreciaciones, ya que
eso se lo siguen manejando de manera adicional y manual. Pero en las
92
demás operaciones si es de mucha ayuda y de control porque de ahí solo
sacamos reportes y tenemos listos para las declaraciones los anexos, los
pagos en relación de dependencia entre otras cosas que nos facilitan
mucho diariamente.
11) ¿Posee la empresa un manual de políticas y procedimientos para
el Control Interno? ¿Si no lo tiene, cree usted que es necesario la
implementación de un Manual de políticas y procedimientos del
Control Interno?
Actualmente no tenemos uno, sólo contamos con un Reglamento
Interno de Trabajo para usos administrativos, pero si, por supuesto que
sería muy útil para los empleados y la compañía.
12) ¿Qué beneficios considera usted que tendría si se implementa un
Manual de políticas y procedimientos del Control Interno en la
empresa?
Los beneficios son muchos, entre ellos nos ayudará a tener un
mejor desarrollo diario unánime, nadie tendrá sobre carga de trabajos o
actividades y sobre todo se minimizaría los riesgos.
93
ENTREVISTA REALIZADA A LA CONTADORA.
OBJETIVOS
Realizar correctamente los registros contables y sus respaldos, previos a la preparación de los informes financieros y estadísticos.
PERFIL DEL ENTREVISTADO
CONTADORA Responsable del análisis e interpretación de las gestiones operativas de la compañía conforme a las normas y procedimientos.
ENTREVISTADO Sra. Ing. Com. Jacqueline Rizzo León.
1) ¿Cómo y cuándo se creó la empresa ILEDNYM S.A.?
Bueno, la Agencia fue constituida el 2 de Abril del 2009 y
legalmente Inscrita el 13 del mismo mes, yo formé parte de todo ese
proceso de evolución para ser la empresa que son ahora, inicialmente yo
trabajaba como servicios prestados externamente.
2) ¿Cuánto tiempo labora usted en la Compañía?
Desde el año 2008 hasta la actualidad he sido la Contadora de la
institución.
3) ¿Conoce la misión y visión de la empresa?
La misión de la empresa es alcanzar un alto nivel de efectividad
utilizando técnicas creativas de gran impacto comercial, social y político,
mientras que la visión ser los pioneros en publicidad.
94
4) ¿Las operaciones departamentales se encuentran definidas bajo
parámetros estructurales o reglaméntales?
Bajo parámetros estructurales verbales sí, pero no tenemos ningún
reglamento o manual que los respalde en la división de las diferentes
actividades de cada empleado.
5) ¿Cree que el actual sistema informático satisface todas sus
exigencias y necesidades?
Si es más completo que el anterior, solo que nos hace falta un
módulo de Activos Fijos.
6) ¿Tiene bajo su custodia todos los documentos que avalan las
operaciones por Inversiones?
Si todos los soportes de Inversiones se encuentran en la caja fuerte
de la Compañía bajo custodia de Gerencia y las copias bajo mi
responsabilidad.
7) ¿Proporciona asientos de ajustes y reajustes en caso de que haya
errores contables?
Si, elaboramos asientos de ajustes al término de cada mes
hacemos un breve análisis de las cuentas que están afectando o que nos
puedan afectar y procedemos al ajuste respectivo.
8) ¿Cómo realizan las adquisiciones de los activos fijos y si tienen
contrato con alguna aseguradora?
95
Las adquisiciones de estos equipos lo realizamos de acuerdo a las
necesidades del personal, es que se ha ido incrementando la
operatividad, personal y como consecuencia el requerimiento de nuevas
herramientas de trabajo, si mantenemos contrato con Alianza Seguros.
9) ¿Realizan un cierre mensual, efectúan el análisis y evaluaciones
respectivas de todo lo generado?
Nosotros consideramos cerrar mes los días 15, debido a que al
siguiente día realizamos las declaraciones, particularmente analizamos
detenidamente las cuentas que juegan con los impuestos.
10) ¿Las declaraciones mensuales de Impuestos por lo regular cómo
son liquidadas?
Generamos la declaración mensual, lo realizamos mediante debito
bancario y posterior realizamos el asiento de ajuste de las cuentas de
IVAS, Retenciones efectuadas y Retenciones de clientes, Crédito
tributario.
11) ¿Considera usted, que los pagos, facturación y cobranzas se
realizan con todos los procedimientos contables adecuados?
Se trata de que se sigan los procedimientos adecuados en cada
una de las áreas, pero en ocasiones por disposiciones superiores se
interrumpen los mismos.
96
Todas las áreas que conforman el Departamento Contable y
Financiero son de gran importancia en toda compañía, se podría decir
que el trabajo que realizan bajo su responsabilidad es el resultado que
reflejan en los Reportes y la marcha continua de la empresa.
Por lo tanto, las dos últimas personas son las que desarrollan las
operaciones en las áreas de Facturación, Cobranzas y Pagos, quienes
respondieron al cuestionario de preguntas que sustentan la entrevista,
acorde con las actividades que cada una desempeña dentro de la
empresa de Publicidad ILEDNYM S.A.
ENTREVISTA REALIZADA AL RESPONSABLE DEL ÁREA DE
FACTURACIÓN Y COBRANZAS.
OBJETIVOS
Ofrecer un excelente servicio a los usuarios, evaluando y respondiendo con eficacia a todas sus dudas y problemas, realizando una cobranza directa y cercana.
PERFIL DEL ENTREVISTADO
FACTURACIÓN Y COBRANZAS Encargada del proceso de facturar y cobrar por los servicios o productos que proporciona la empresa.
ENTREVISTADO Srta. Ing. Nathalia Mancero Quintero.
97
1) ¿Cómo y cuándo se creó la empresa ILEDNYM S.A.?
De verdad no tengo conocimiento profundo, porque tengo poco
tiempo laborando en la empresa.
2) ¿Cuánto tiempo lleva prestando sus servicios en la Compañía?
Recién ingrese a formar parte de la empresa el 5 de marzo de este
año en curso.
3) ¿Conoce la misión y visión de la empresa?
Textualmente la desconozco, pero sé que la finalidad de la
Institución es ofrecer servicios de calidad, generando un estilo de
comunicación fiel a lo ecuatoriano.
4) ¿Aplica el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y
Documentos complementarios en la realización de sus
actividades diarias?
Eso sí, se trata de hacer bien nuestro trabajo, teniendo como
respaldo los reglamentos necesarios como proporcionando los
comprobantes de retención dentro de los días hábiles bajo ley indicados,
los montos de facturación, entre otros.
5) ¿Cree que el sistema informático satisface sus exigencias y
necesidades?
98
Lo poco que lo empleado es completo, aunque en ocasiones se
torne complejo, pero satisface mis necesidades, porque puedo enviar
reportes de distintas maneras.
6) ¿Cuál es el procedimiento que aplica en la emisión de las
facturas?
El procedimiento que aplico diariamente en mi trabajo es el
siguiente:
Producción me envía el presupuesto, indicando el cliente (Productora,
Agencia), la razón de campaña, quien realizó el trabajo (Productora,
Radio, Imprenta).
Teniendo la información en mano, se corrobora si la misma es
correcta, poniéndome en contacto con el cliente y desde ya haciendo
contacto para los cobros posteriores.
Se ingresa los datos de la factura, se la imprime y como fecha máximo
de entrega al siguiente día.
7) ¿Emite confirmaciones, estados de cuenta para la verificación de
saldos con los clientes?
Se mantiene una gestión de cobranza diaria, acordando con cada
cliente días y horarios de cobros, personas de contacto y constantemente
se envían confirmaciones de saldos porque todos los jueves se reporta a
Gerencia la gestión realizada durante la semana.
99
8) ¿Cuadra diariamente las recaudaciones realizadas?
Cuando hay cobros se coordina con Recursos Humanos para el
retiro de los mismos e inmediatamente se efectúan los depósitos, pero
previo en la confirmación de los cheques averiguamos valores, numero de
cheques entre otros datos que nos exige el sistema contable que los
ingresemos en cada cobro que se realiza.
9) ¿Evalúan el nivel de morosidad conjuntamente con el Director
Financiero o Contadora y elaboran propuestas de cobro?
Si se elaboran un estudio de morosidad al impartir un nuevo
proyecto con el mismo cliente, de manera que si no cancela la mitad de la
deuda no se le asignará trabajo alguno.
Razón por la cual, se le extiende una carta informando al proveedor
cuando existe muchos días de mora automáticamente el Gerente se hace
cargo de esa cuenta y mantiene reuniones para recuperar cartera.
Depende los resultados de la reunión, si realiza la cancelación que
se solicita se le asigna el nuevo proyecto.
10) ¿Las retenciones de clientes son solicitadas con anticipación
previa declaración de Impuestos?
Por lo regular, si dentro de los 5 días no nos entregan las
retenciones, al siguiente día llamamos para confirmar si están listas y
procedemos a coordinar el retiro de las mismas, para evitar
complicaciones en un futuro.
100
ENTREVISTA REALIZADA A LA PERSONA RESPONSABLE DE
REALIZAR LOS PAGOS
OBJETIVOS
Realizar la correcta aplicación de las
políticas, normas y procesamientos en
los pagos a proveedores, quincenales de
remuneraciones del personal de la
empresa.
PERFIL DEL ENTREVISTADO
PAGADURÍA Encargado de cancelar y llevar el control de los gastos que posee la compañía.
ENTREVISTADO Sra. Rosa Parra Rocha.
1) ¿Sabe usted, cómo y cuándo se creó la empresa ILEDNYM S.A.?
Sé que fue creada en Abril del 2007, para manejar campañas de
Presidencia en esas instancias, pero en la actualidad ya no solo
dependemos de esos ingresos sino también de la parte privada.
2) ¿Cuánto tiempo trabaja en la empresa?
Ingrese como reemplazo de maternidad en Octubre del 2010,
gracias a mi desempeño me quedé laborando de planta a partir del 1 de
Enero del 2011.
3) ¿Conoce la misión y visión de la empresa?
La visión de la Agencia es de causar una influencia positiva en la
comunicación nacional, brindando creatividad vanguardista, efectiva y
101
revolucionaria. Por otra parte la misión es de causar un gran impacto
comercial, social y político mediante su creatividad.
4) ¿Las actividades que realiza están especificadas bajo un Manual
de Políticas y Procedimientos?
No se encuentran bajo un manual de procedimientos pero nosotros
creamos políticas internas en el departamento para un mejor manejo de
nuestras actividades.
5) ¿El actual sistema informático satisface todas sus exigencias y
necesidades?
En relación al área que desempeño si el sistema informático es una
herramienta muy útil de trabajo, aunque en ocasiones se nos torne
compleja pero completa.
6) ¿Cada qué tiempo vence la factura de proveedor para la
aprobación de pagos?
Toda factura después de su entrega debe de esperar 30 días
calendario para su cancelación.
7) ¿Quién es la persona responsable de autorizar pagos y
generalmente que días realizan los mismos?
Los pagos solo son autorizados por el Gerente, una vez quien es él
que da el visto bueno, se procede a la firma de los cheques con la
persona quien es la firma autorizada.
102
8) ¿Cómo realiza el procedimiento de pagos a los proveedores en la
empresa?
Todo cheque previo a su salida debe de tener el siguiente proceso:
Cuando me llegan las facturas de los proveedores, se les revisa
detenidamente si esta correcto el nombre de la empresa y sus datos,
aceptamos con fechas al día, su periodo de caducidad, entre otros.
Luego la ingresamos al sistema contable donde inmediatamente
procedemos a efectuar la retención y consecuentemente la generación
de los asientos contables por esa compra de bien y/o servicio.
Para su cancelación tiene que tener 30 días de vencimiento, se
elabora el cheque se pide la firma de Gerencia, posterior a la firma
Autorizada.
Finalmente, se confirma el pago a nuestro proveedor.
9) ¿Efectúan cruces de cuentas con Clientes-Proveedores?
Si realizamos cruces de cuentas con aquellas productoras e
imprentas que son nuestros “Clientes – Proveedores”, el cruce se lo
efectúa previa cita de ambas partes, se propone las facturas involucradas
se envía la información para la aceptación, se coordina para la entrega de
cheques.
10) ¿Se generan anticipos a proveedores sin documento de soporte
alguno?
103
Si, se realizan anticipos pero sólo con autorización de Gerencia
mediante un soporte, sea éste un correo, una carta, o una firma donde
indique que se proceda a realizar el anticipo sin soporte.
11) ¿Cómo realiza la contabilización de todos los pagos?
Generalmente, todos los pagos a proveedores se los hace
mediante cheque, porque a los empleados se lo realiza mediante
transferencias bancarias como prestamos, sueldos o cualquier otro
beneficio adicional, los impuestos al Sri mediante debito bancario, solo las
planillas de aportaciones se las realiza mediante cheque certificado.
3.5. RECURSOS: CRONOGRAMA, FUENTES Y PRESUPUESTO
PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS.
Se detallará el cronograma en el desarrollo del proyecto de
investigación, las fuentes utilizadas y el presupuesto de gastos que se
incurrieron para la ejecución del presente.
3.5.1. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
El cronograma de actividades que se presenta a continuación esta
basado en base a toda la planificación en la elaboración del proyecto de
investigación.
104
CRONOGRAMA DE ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
Actividades
Noviembre Diciembre Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio
Autorizo a la empresa ILEDNYM S.A. que en caso de separación de la misma se me descuenten los valores que adeudare en mi liquidación de haberes sin tener derecho a reclamo alguno.
Guayaquil, ______ de __________________ del 20____.
Es conforme,
______________________________
Firma del Empleado
CI.: ___________________________
09
150
5. Formulario Solicitud de Anticipos a Proveedores.
ILEDNYM S.A.
SOLICITUD DE ANTICIPOS A PROVEEDORES
Guayaquil, ______ de __________________ del 20____.
NOMBRE DEL BENEFICIARIO: ___________________________________________
CANTIDAD A CANCELAR: ___________________________________________
RAZÓN DE LA SOLICITUD: ___________________________________________
ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA AGENCIA DE PUBLICIDAD ILEDNYM S.A.
Gerencia
Asistente
Recursos
Humanos
Jefe
Recepción
Mensajería
Servicios
Generales
Financiero
Director
Asistente
Contabilidad
Contador
Cartera
Facturación
Pagos
Impuestos
Cuentas
Director
General
Sector
Público
Sector
Privado
Director Director
Ejecutivo
1
Ejecutivo
1
Ejecutivo
2
Ejecutivo
2
Producción
Jefe
Asistente
1
Asistente
2
Medios
Jefe
Asistente
1
Asistente
2
Gráfico
Jefe
Sector
Público
Sector
Privado
Asistente Asistente
Creatividad
Jefe
Director
General
Asistente
1
Asistente
1
Asistente
2
Asistente
2
Sector
Público
Sector
Privado
Jefe
217
ANEXO # 7
HERRAMIENTA DE INVESTIGACIÓN
ENTREVISTA
OBJETIVOS
Analizar si todas las operaciones se realizan con los procedimientos adecuados y acordes a la Organización.
PERFIL DEL ENTREVISTADO
DIRECTOR FINANCIERO Principal responsable de organizar y dirigir las actividades administrativas, financieras, de recursos humanos de la Institución.
FECHA A REALIZAR 21-Marzo-2012
ENTREVISTADORES Srta. María Fernanda Cárdenas Cabrera.
Sr. Luis Oswaldo Velásquez Guerrero.
ENTREVISTADO Sr. Ing. Com. Washington Luna Yagual.
CUESTIONARIO APLICADO
1) ¿Cómo y cuándo se creó la empresa ILEDNYM S.A.?
2) ¿En el momento de su creación se estructuró con un organigrama
funcional?
218
3) ¿Están claramente especificadas las funciones de los diferentes
colaboradores de la empresa?
4) ¿La contabilidad aplicada en la empresa está estructurada como un
Sistema?
5) ¿Existen en la empresa los documentos de soporte que sustenten las
cifras que arrojan los Estados Financieros?
6) ¿Los Estados Financieros reflejan perfectamente las operaciones
productivas de la empresa?
7) ¿Cuáles son las dificultades que puedan existir entre el nivel de
facturación y los registros contables?
8) ¿Cómo se realiza generalmente el registro contable de los Costos por
producción, si no se tiene bien definido el tipo de Ingreso obtenido?
9) ¿Cuándo se implementó el Sistema Informático de la empresa?
10) ¿El Sistema informativo actual satisface todas las exigencias y
necesidades de la empresa?
11) ¿Posee la empresa un manual de políticas y procedimientos para el
Control Interno? ¿Si no lo tiene, cree usted que es necesario la
implementación de un Manual de políticas y procedimientos del
Control Interno?
12) ¿Qué beneficios considera usted que tendría si se implementa un
Manual de políticas y procedimientos del Control Interno en la
empresa?
219
ANEXO # 8
HERRAMIENTA DE INVESTIGACIÓN
ENTREVISTA
OBJETIVOS
Realizar correctamente los registros contables y sus respaldos, previos a la preparación de los informes financieros y estadísticos.
PERFIL DEL ENTREVISTADO
CONTADORA Responsable del análisis e interpretación de las gestiones operativas de la compañía conforme a las normas y procedimientos.
FECHA A REALIZAR 21-Marzo-2012
ENTREVISTADORES Srta. María Fernanda Cárdenas Cabrera.
Sr. Luis Oswaldo Velásquez Guerrero.
ENTREVISTADO Sra. Ing. Com. Jacqueline Rizzo León.
CUESTIONARIO APLICADO
1) ¿Cómo y cuándo se creó la empresa ILEDNYM S.A.?
2) ¿Cuánto tiempo labora usted en la Compañía?
3) ¿Conoce la misión y visión de la empresa?
220
4) ¿Las operaciones departamentales se encuentran definidas bajo
parámetros estructurales o reglamentales?
5) ¿Cree que el actual sistema informático satisface todas sus
exigencias y necesidades?
6) ¿Tiene bajo su custodia todos los documentos que avalan las
operaciones por Inversiones?
7) ¿Proporciona asientos de ajustes y reajustes en caso de que haya
errores contables?
8) ¿Cómo realizan las adquisiciones de los activos fijos y si tienen
contrato con alguna aseguradora?
9) ¿Realizan un cierre mensual, efectúan el análisis y evaluaciones
respectivas de todo lo generado?
10) ¿Las declaraciones mensuales de Impuestos por lo regular cómo
son liquidadas?
11) ¿Considera usted, que los pagos, facturación y cobranzas se
realizan con todos los procedimientos contables adecuados?
221
ANEXO # 9
HERRAMIENTA DE INVESTIGACIÓN
ENTREVISTA
OBJETIVOS
Ofrecer un excelente servicio a los usuarios, evaluando y respondiendo con eficacia a todas sus dudas y problemas, realizando una cobranza directa y cercana.
PERFIL DEL ENTREVISTADO
FACTURACIÓN Y COBRANZAS Encargada del proceso de facturar y cobrar por los servicios o productos que proporciona la empresa.
FECHA A REALIZAR 21- Marzo - 2012
ENTREVISTADORES Srta. María Fernanda Cárdenas Cabrera.
Sr. Luis Oswaldo Velásquez Guerrero.
ENTREVISTADO Srta. Ing. Nathalia Mancero Quintero.
CUESTIONARIO APLICADO
1) ¿Cómo y cuándo se creó la empresa ILEDNYM S.A.?
2) ¿Cuánto tiempo lleva prestando sus servicios en la Compañía?
3) ¿Conoce la misión y visión de la empresa?
222
4) ¿Aplica el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y
Documentos complementarios en la realización de sus actividades
diarias?
5) ¿Cree que el sistema informático satisface sus exigencias y
necesidades?
6) ¿Cuál es el procedimiento que aplica en la emisión de las facturas?
7) ¿Emite confirmaciones, estados de cuenta para la verificación de
saldos con los clientes?
8) ¿Cuadra diariamente las recaudaciones realizadas?
9) ¿Evalúan el nivel de morosidad conjuntamente con el Director
Financiero o Contadora y elaboran propuestas de cobro?
10) ¿Las retenciones de clientes son solicitadas con anticipación previa
declaración de Impuestos?
223
ANEXO # 10
HERRAMIENTA DE INVESTIGACIÓN
ENTREVISTA
OBJETIVOS
Realizar la correcta aplicación de las
políticas, normas y procesamientos en
los pagos a proveedores, quincenales de
remuneraciones del personal de la
empresa.
PERFIL DEL ENTREVISTADO
PAGADURÍA Encargado de cancelar y llevar el control de los gastos que posee la compañía.
FECHA A REALIZAR 21- Marzo - 2012
ENTREVISTADORES Srta. María Fernanda Cárdenas Cabrera.
Sr. Luis Oswaldo Velásquez Guerrero.
ENTREVISTADO Sra. Rosa Parra Rocha.
CUESTIONARIO APLICADO
1) ¿Sabe usted, cómo y cuándo se creó la empresa ILEDNYM S.A.?
2) ¿Cuánto tiempo trabaja en la empresa?
3) ¿Conoce la misión y visión de la empresa?
224
4) ¿Las actividades que realiza están especificadas bajo un Manual de
Políticas y Procedimientos?
5) ¿El actual sistema informático satisface todas sus exigencias y
necesidades?
6) ¿Cada qué tiempo vence la factura de proveedor para la aprobación
de pagos?
7) ¿Quién es la persona responsable de autorizar pagos y generalmente
que días realizan los mismos?
8) ¿Cómo realiza el procedimiento de pagos a los proveedores en la
empresa?
9) ¿Efectúan cruces de cuentas con Clientes-Proveedores?
10) ¿Se generan anticipos a proveedores sin documento de soporte
alguno?
11) ¿Cómo realiza la contabilización de todos los pagos?