UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL Mejora de procesos para el personal Administrativo y de Producción en la empresa purificadora de agua “La Preferida” AUTORES: Glenda Marisol Cadena Sánchez América Cecibel Vásquez Hungría TUTOR: ING. CORONEL PEREZ VERONICA, MBA.
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
Mejora de procesos para el personal Administrativo y de
Producción en la empresa purificadora de agua “La
Preferida”
AUTORES:
Glenda Marisol Cadena Sánchez
América Cecibel Vásquez Hungría
TUTOR: ING. CORONEL PEREZ VERONICA, MBA.
II
Repositorio nacional de ciencia y tecnología
Ficha de registro de trabajo de titulación
Título y subtítulo: Mejora de procesos para el personal Administrativo y de
Producción en la empresa purificadora de agua “La Preferida”
AUTORES: Glenda Marisol cadena Sánchez- América Cecibel Vásquez Hungría
REVISOR (ES):
Institución: Universidad De Guayaquil Facultad: Ciencias Administrativas
Carrera: INGENIERIA COMERCIAL
FECHA DE PUBLICACIÓN: No. DE PAGS: 93
ÁREA DE TEMÁTICA: Administración
PALABRAS CLAVES: Trabajo en equipo, gestión, motivación laboral, desempeño
La presente tesis tiene como objetivo mejorar el proceso administrativo y productivo de la empresa purificadora de agua la preferida. Cabe recalcar que la empresa no tiene definido cuales son las funciones específicas que deben cumplir sus empleados causando pérdida de tiempo y retrasando la producción, por otra parte, se da a conocer el objetivo de la investigación, la sistematización del problema y sus justificaciones práctica y metodológica. También se da a conocer los antecedentes de la empresa, De hecho, la metodología que se utilizó consiste en el método de investigación en el cual se realizaron encuestas y entrevistas, en el cual se realizaron preguntas cerradas con el fin de poder demostrar la problemática y dar las soluciones. Finalmente se propone que la empresa cuente con manuales de procesos y que todos sus empleados tengan conocimientos del mismo. Por otra parte, se propone los manuales de funciones que se deben tener para cada trabajador y así este pueda realizar su
trabajo de una manera eficiente y de esta manera mejorar el funcionamiento y rendimiento económico de la empresa.
No. DE REGISTRO(3158) No. DE CLASIFICACIÓN
DIRECCIÓN URL (TESIS EN LA WEB)
ADJUNTO PDF: (x)SI ( )NO
CONTACTO con AUTORES: Glenda Marisol Cadena Sánchez América Cecibel Vásquez Hungría
Nota: Encuesta realizada a los trabajadores de la purificadora de agua la preferida
31 de agosto del 2017.
Descripción de resultado
De acuerdo a los resultados tabulados de la pregunta 11, se observa en el
grafico que el, 12% de 0 a 3 meses, 26% de 3 a 6 meses, un 50% de 6 a 12 meses,
12 % más de 12 meses trabajando, podemos ver que hay un mayor de trabajadores
un poco estables en la empresa por dicha interrogante.
3.1.3. Análisis de la encuesta realizada a los trabajadores de la purificadora de
agua
Con los resultados obtenidos de la encuesta se puede observar que hay un déficits
de conocimientos de muchos factores que posee la empresa uno de ellos son los
procesos y fusiones que los trabajadores de la planta de agua no tiene noción de
cuál es su función específica de trabajo, la misma que genera un problema en el
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momento de gestionar su labor, por eso recomendamos que se opte una mejora de
proceso y funciones en la purificadora de agua La Preferida.
3.1.4. Cuestionario de Preguntas Para La Entrevista al señor encargado de la
Gerencia de la empresa LA PREFERIDA
Joel Cristopher Navarrete de 25 años de edad nacido el 23 de julio de 1994 en la
ciudad de Guayaquil (Ecuador), con número de ciudadanía 090987455-9, y número
telefónico 0991756571, soltero, viviendo en la actualidad en Mapasingue Oeste con
sus Padres egresado de la universidad de Guayaquil como Ing. Químico.
1. ¿Para requerir el personal, tiene establecido las funciones que va a
desempeñar el empleado?
Si, cada empleado desde el momento que ingresa a trabajar en la empresa se
le da todas las instrucciones y verbalmente cada función que debe desempeñar,
2. ¿Cuándo ingresa el personal a la laborar en la empresa le hace firmar
un contrato?
No, por el momento no hacemos firma ningún contrato, porque ellos son
eventuales y evaluamos su desempeño primero por 3 meses.
3. ¿La empresa cumple con los beneficios de ley para los trabajadores?
No cumplimos a cabalidad con todos los beneficios de ley, porque la mayoría
de los empleados son extranjeros.
4. ¿Se socializa las políticas de la empresa con el personal cuando
ingresa a laborar?
Cuando el personal ingresa a laborar, si se da a conocer de forma verbal las
políticas de la empresa,
5. ¿Cuenta la empresa con un reglamento interno para el personal?
Si cuenta con un reglamento interno.
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6. ¿De qué manera la empresa motiva al personal para mejorar su
desempeño laboral?
Nosotros motivamos de manera moral, damos una breve charla motivacional
día a día antes de empezar las labores.
7. ¿La empresa otorga el uniforme adecuado que permita cuidar la
integridad del empleado y pueda realizar las funciones sin riesgos?
Si nosotros brindamos un uniforme el cual es una camiseta color azul un Jean
y unas botas para cada trabajador.
8. ¿La empresa tiene establecido un manual de funciones para los
trabajadores?
Por el momento no poseemos un manual de funciones.
9. ¿Cuenta la empresa con un manual de procesos para los
trabajadores?
No.
Análisis entrevista
Habiendo realizado la entrevista al Sr. Joel Cristopher Navarrete Administrador
de la Purificadora de agua la Preferida, hemos llegado a concluir que no existe un
manual de funciones ni un manual de procesos en cada área donde indique la
función a desempeñar de cada trabajador, Por otra parte también concluimos que
cumplir con todos los beneficios de ley una sería muy factible para sí generar
comodidad y rendimiento a la empresa.
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3.1.5. Conclusiones y recomendaciones generales de los resultados de la
encuesta.
Conclusiones
Se concluye según la revisión literaria para mejorar los procesos deben estar
previamente establecidos.
Los resultados de la encuesta sugieren que como el personal esta desmotivado, no
tiene un orden, se necesita un manual para proceder a realizar sus funciones
Los resultados de la entrevista sugieren optimizar los procesos
Finalmente se da la aplicación del manual diseñado y con esto ayuda a mejorar a
perfeccionar los procesos de la purificadora de agua la preferida.
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Recomendaciones
Para mejorar los procesos se recomienda hacer un manual de procesos, y
funciones.
También indicar que el Gerente de la empresa debería cumplir con todos los
derechos patronales hacia los trabajadores desde el momento que se inicia la
relación laboral de acuerdo a lo establecido en el código de trabajo.
Además, que se incremente un programa de motivación que puede ser económico o
motivacional de reconocimiento del desempeño. También diseñar un manual de
funciones y procesos en la organización para dividir el trabajo adecuadamente a
cada trabajador y puedan realizarlo de una manera eficiente y eficaz.
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Capítulo 4
Propuesta
4.1 Título y presentación de la propuesta
Diseño de un manual de funciones y procesos para la empresa purificadora de
agua “La Preferida”.
4.2 Introducción de la propuesta
El desarrollo del proyecto se muestra un diseño de manual de funciones y
procesos que será aplicado hacia el área de producción y administración de la
empresa Preferida en donde esta aplicación muestra un enfoque sistemático para
lograr que el flujo de trabajo de una organización sea más eficaz, más eficiente y
capaz de adaptarse a un entorno en constante cambio.
Estos procesos para el negocio muestran una actividad o conjunto de
actividades que lograrán una meta de organización específica, además del
cumplimiento de las actividades que se encuentran propuesta para realización.
Esta actividad mejorar los procesos de producción que se disponen en la
actualidad para obtener una mejor atención y servicio hacia los clientes
demostrando que sus pasos a seguir en la Preferida cambiaran para generar un
plato exquisito cumpliendo con todo los reglamentos de sanidad y la contaminación
hacia estos alimentos sean mínimos.
4.3 Justificación
La investigación está enfocada al mejoramiento de procesos productivos y
administrativos de la purificadora de agua la Preferida, en donde el presente trabajo
proporciona información basada en un análisis de las diferentes gestiones que se
realizan en el departamento de producción. Así como las funciones realizadas por
los empleados del área administrativa.
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Se propone diseñar un manual de funciones y procesos que estará en función
del rendimiento de los empleados en cuanto a la eficiencia y eficacia para producir
la cantidad necesaria para la comercialización y distribución del agua. Se propone
este manual en beneficio de la empresa para contribuir al mejoramiento de las
diferentes actividades desempeñadas por los empleados, impulsando de esta
manera a realizar su labor con excelencia.
Por otra parte, también dentro del manual proponemos a desarrollar un buen
trato laboral por parte del empleador buscando que los trabajadores desarrollen su
trabajo en un clima laboral favorable, comunicativo y que potencie las relaciones
humanas para que así estos se sientan más integrados con la planta, más felices y,
por tanto, tienen mejor productividad.
Por último, como parte del manual se propone al empleador cumplir con las
obligaciones patronales que están estipuladas en él (Codigo de Trabajo, 2016).
4.3.1 Análisis situacional de la empresa objeto del estudio
De acuerdo a la investigación realizada y con los datos obtenidos se espera
aportar al mejoramiento de funciones y procesos para mejorar el desempeño laboral
y económico de la empresa la Preferida
Nombre de la empresa
Planta Purificadora y Comercializadora de Agua la Preferida
Misión, visión y valores “purificadora de agua la preferida”
Misión
Dar la mejor calidad y servicio de agua purificada logrando una mejor
seguridad a nuestros consumidores. Generar oportunidades de desarrollo
profesional y personal. Actuando con responsabilidad frente al medio ambiente y la
sociedad.
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Misión propuesta
Brindar un producto de calidad como lo es el agua purificada, actuando con
responsabilidad frente al medio ambiente y la sociedad.
Visión propuesta
En el 2021 ser la empresa líder en el mercado local en la elaboración de
nuestros productos, manteniendo estrictas normas de calidad y satisfaciendo las
necesidades de nuestros consumidores.
Organigrama de funciones propuesto
Figura 1. Organigrama Propuesto
Valores
Espíritu de servicio
Gerente
Producción
Purificación
Embotellador
Sellado
Etiquetado
Almacenamiento
Comercialización
Recepción de orden de venta
Despacho
Traslado del producto
Cobranza
Entrega del producto
Asistente Contable
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Trabajamos para y por nuestros clientes, a quienes ofrecemos un servicio ágil,
cordial, eficiente y de máxima seguridad.
Respeto
Las personas que trabajan en la purificadora, son muy importantes, por ello
consideramos el respeto mutuo como pilar Fundamental de las relaciones que se
establecen dentro de la organización.
Honestidad
En el cumplimiento integral de las funciones de la empresa con sus clientes,
colaboradores, autoridades, medio ambiente y personal en general.
Innovación
Búsqueda permanente de mejores productos y servicios para los clientes, así
como mejores oportunidades de crecimiento para la empresa.
Calidad
Dar un producto que cumpla y supere las expectativas de nuestros clientes, con
las debidas normas de calidad.
Prevención
Anticipar las necesidades de los clientes y de la empresa, respondiendo con
fluidez, flexibilidad y creatividad a los desafíos que pudiera presentarse.
Cooperación
Trabajar en equipo para cumplir las metas, apoyándose en el desarrollo
personal y profesional en forma permanente.
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Medio ambiente
Buscamos Contribuir a la creación de un medio ambiente sano y promovemos el
cuidado de recursos naturales y al reciclaje.
Foda propuesto
Figura 22 FODA
4.4 Breve descripción de la empresa
La Preferida es una planta de purificación y distribución de agua de consumo
masivo ubicada en Guayaquil-Mapasingue Este. La cual ofrece a sus clientes agua
pura y natural, con la más alta tecnología en purificación de agua.
La Preferida actualmente tiene 5 años en el mercado distribuyendo agua a
varios puntos de la ciudad de Guayaquil siendo así una empresa capaz de poder
alcanzar los objetivos trazados. Actualmente cuenta con procesos que contribuyen a
Fortalezas
100% ecuatoriana
Agua 100% purificadora
Cuenta con su propia línea de transporte y comercialización.
Precio del producto aceptable contra las marcas
Debilidades
El personal no cumple con su trabajo.
Mala administración de la empresa
No poseer experiencia en el mercado
No tiene una buena publicidad
Amenazas
Competencia en el sector
Competencia tenga mejores promociones
Rotación elevada de personal.
Nuestra competencia está adoptando nuevas tecnologías.
Oportunidades
Consumo de agua aumenta por la temperatura.
Producto es necesario para ser humano.
Distribución en toda la ciudad de guayaquil
Abrir canales de venta.
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la alta calidad de su producto y es una entidad seria, responsable, comprometidos
con nuestros consumidores con el fin de dar la mejor calidad de agua purificada.
La Preferida cuenta con tecnología de punta para el proceso de purificación del
agua, así también cuenta con el Registro Sanitario actualizado brindando mejor
confianza en sus productos. Se esfuerzan para ofrecerle la mejor calidad y servicio
en los productos y poder llegar a las casas, negocios o empresas, porque "no solo
lleva agua sino vida".
4.5 Objetivos de la propuesta
Objetivo general
Diseñar un manual de funciones y procesos, con el fin de presentar en forma
ordenada los aspectos de la organización que ayude a mejorar el desempeño
laboral de los empleados de la empresa purificadora de agua la Preferida.
Objetivos específicos
Entrevistar a los empleados que desempeñan los distintos cargos para lograr
obtener información precisa que aporte a la elaboración de los manuales de
funciones y procedimientos.
Realizar el análisis de los cargos existentes, para establecer las funciones
desempeñadas por cada uno de los empleados de la empresa, nivel de
responsabilidad y compromiso.
Diseñar un modelo de manual de funciones y manual de procedimientos
adecuado para la empresa.
4.6 Desarrollo de la propuesta
La propuesta apunta a la mejora de procesos productivos y administrativos de
los empleados de la empresa purificadora de agua la Preferida.
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4.6.1 Diseñar un manual de funciones y procesos para la empresa
purificadora de agua la preferida.
En el estudio realizado sobre las diferentes gestiones con la que se desenvuelve
cada trabajador, se identifica una deficiencia en el control de las actividades, lo que
está ocasionando sobrecarga laboral y descoordinación en las actividades, aunque
como estrategia la Preferida busca alcanzar reconocimiento a nivel local, ofreciendo
un producto de primera calidad (Agua 100% purificada.
Es necesario mejorar las funciones y procesos internos que cada empleado debe
cumplir, para ello se quiere implementar un manual de funciones y procesos, en
donde se estipularan las diferentes actividades que los empleados deben desarrollar
de acuerdo a su cargo, con el objeto de mejorar el desempeño laboral y aprovechar
el potencial del trabajador. A continuación, se presenta el formato del manual de
funciones a utilizar.
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Manual de funciones
Nota: Descripción de puesto del Gerente
La purificadora de agua "La Preferida"
descripcion de puestos y funciones
Area : Gerencia
Cargo : Gerente
Nivel jerarquico : Directivo
Descripcion del puesto
Tendra la responsabilidad de administrar los ingresos y egresos de la compañia llevando un control y toma desiciones para el beneficio de la empresa, verificando el correcto funcionamiento y coordinación, organización en la empresa tanto en nivel administrativo como productivo con el fin de que todos los empleados cumplan con sus funciones.
Función especifica
• Ser la imagen de la empresa en el ambito interno y externo y proveer contactos para futuras negociaciones.
• Establecer estrategias a corto y largo plazo.
• Llevar un Contro interno y global en la Organizacion.
• Ejercer liderazgo en la empresa para cumplir con las estrategias y los planes de la empresa.
• Aprobar toda clase de requisición de equipos, comprabantes de egresos, prestamos a bancos, etc.
• Contratar el personal nuevo.
• Llevar la contabilidad de la empresa.
Perfil del cargo
• Edad: 30 a 48 años
• Genero: Indistinto
• Estado civil: Indistinto
• Experiencia: Minimo 4 años ejerciendo el cargo de gerencia.
• Formación: Título universitario Administración de empresas
Conocimientos y habilidades requeridas
• Liderazgo y Motivacion de personal.
• Manejo de pensamientos estrategicos.
• Experiencia en toma de desciones para la empresa.
• Manejo de cartera de clientes.
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Nota: Descripción del perfil del asistente contable
La purificadora de agua "La Preferida"
descripcion de puestos y funciones
Area : Administracion
Cargo : Asistente Contable
Nivel Jerarquico : Administrtaivo
Descripcion del Puesto
Tendra la responsabilidad de administrar los ingresos y egresos de la compañia llevando un control adecuado para apoyar a la toma desiciones oportuna para el beneficio de la empresa.
Función Especifica
• Llevar el Control del inventario.
• Recibir, ordenar y los documentos de la empresa
• Verificar la adecuada contabilización de los materiales y productos terminados.
• Elaborar la nómina de los empleados.
• Realizar la facturación de las ventas.
• Recibir y registrar los comprobantes de ingreso o depósitos por las ventas realizadas.
• Pagar a los empleados
• Supervisar que los puestos se cubran con un personal competente
• Coordinar los horarios de los trabajadores
• Vigilar el cumplimiento de las politicas de la empresa
Perfil del Cargo
• Edad: 24 a 40 años
• Genero: Indistinto
• Estado Civil: Indistinto
• Experiencia: Minimo 3 años ejerciendo representacion legal
• Formación: Bachiller, estudios universitarios en C.P.A.
Conocimientos y habilidades requeridas
• Liderazgo y Motivacion de personal.
• Manejo de pensamientos estrategicos.
• Experiencia en toma de desciones para la empresa.
• Manejo de cartera de clientes.
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Nota: Descripción del perfil de puesto de un operario
La Purificadora de Agua "La Preferida"
Descripcion de Puestos Y Funciones
Area : Producción
Cargo : Operadores
Nivel Jerarquico : Administrador General
Descripcion del Puesto
Realizar el proceso de produccion, garantizando en tiempo y forma las tareas de operación que le asignen su supervisor.
Funcion especifica
• Administrar, gestionar, ejecutar y controlar el desarrollo de las operaciones en la planta.
• Cumplir con los pedidos solicitados.
• Realizar el Proceso de purificación del agua.
• Lavar y desinfectar los botellones.
• Embotellar el agua en los botellones.
• Cellar de forma segura con las tapas de los botellones poner las etiquetas correspondientes.
• Almacenar y mover los botellones vacios y llenos.
• Ordenar y mantener la asepxia y el orden en la planta.
• Informar al jefe inmediato si hay faltante de insumos, materiales, etc.
Perfil del Cargo
• Edad: 18 a 35 años
• Genero: Indistinto
• Estado Civil: Indistinto
• Nivel de estudios: Bachiller
• Experiencia: Minimo 3 años ejerciendo representacion legal
Conocimientos y habilidades requeridas
• Facilidad de trato con el Cliente
• Experiencia en el puesto
• Control de procesos
• Capacidad para resolver problemas
• Habilidad para el manejo de personal
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La Purificadora de Agua "La Preferida"
Descripcion de Puestos Y Funciones
Area : Ventas
Cargo : Conductor de Vehículo Pesado
Nivel Jerarquico : Operativo
Descripcion del puesto
Conduce vehiculos pesado , como camiones a diferentes puntos dee distribución, es capaz de llevar a cabo el programa conducente al logro de metas de la empresa hacia el cliente.
Funcion Especifica
• Mantener la maquinaria adscrita a su cargo en condiciones óptimas, realizar el mantenimiento pertinente, para su buen funcionamiento
• Cargar la mercaderia, cuidando el orden y la conservación en buen estado de l misma.
• Distribuir la mercadería de acuerdo a la ruta diaria planificada
• Recoger y llevar a la planta los botellones vacíos.
• Llevar a cabo las instrucciones diarias del jefe directo, mediante la ejecución del plan de trabajo, con la finalidad de cumplir el programa conducente al logro de metas.
Perfil del Cargo
• Edad: 18 a 35 años
• Genero: Indistinto
• Estado Civil: Indistinto
• Nivel de estudios: Bachiller
• Experiencia: Minimo 3 años ejerciendo representacion legal
• Licencia para conducir vehiculo pesado.
Conocimientos y habilidades requeridas
• Facilidad de seguir instrucciones verbales o escritas.
• Coordinar movimientos simultaneos de vista, manos y pies.
• Estimar la velocidad de los objetivos.
• Aptitudes mecanicas fuerza y resistencia fisica.
• Destreza de manejo de vehiculo.
•Nota: Descripcióndel perfil de puesto de un conductor de equipo pesado
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La Purificadora de Agua "La Preferida"
Descripcion de Puestos Y Funciones
Area : Ventas
Cargo : Ventas
Nivel Jerarquico : Operativo
Descripcion del puesto
Responder por la gestión de ventas y desarrollar la labor de cobertura siendo el enlace entre la empresa los clientes asignados y visitando clientes potenciales.
Funciones Especificas
• Atender y ofrecer a los clientes inofrmación sobre los productos de la empresa.
• Asesorar a los clientes en la venta.
• Tomar los pedidos de los clientes y establecer las rutas adecuadas de distribución, según el número de pedidos.
• Promocionar el producto a los clientes potenciales.
• Acordar con el cliente las condiciones de la venta, tiempo de entrega y condiciones de pago, etc.
• Recaudar los valores de las ventas diarias y emitir el respectivo informe.
• Asegurar la entrega del producto dentro del tiempo y condiciones convenidas.
Perfil del Cargo• Edad: 20 a 35 años
• Genero: Indistinto
• Estado Civil: Indistinto
• Nivel de estudios: Bachiller y estudios de marketing
• Experiencia: Minimo 2 años ejerciendo cargos similares.
Conocimientos y habilidades requeridas
• Facilidad de seguir instrucciones verbales o escritas.
• Capacidad paar negociar y cerrar las ventas.
• Aptitudes de liderazgo y autosuficiencia para resolver problemas.
• Destreza de palabra y poder de convencimiento.
• Habilidad numérica y de calculo mental.
•Nota: Descripción del perfil de puesto de un Vendedor
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Manual de procesos
La purificadora de agua "La Preferida"
Manual de Procesos
Area : Gerencia
Cargo : Gerente
Nivel jerarquico : Directivo
Procesos a específicos
• Encargado de la publicidad de la empresa
• Diseñar el perfil del cargo del postulante
• Establcer pruebas Técnicas y Psicológicas
• Planificar las actividades que realizan los empleados
• Controlar que las actividades se realicen satisfactoriamente
• Realizar visitas a los clientes y mantener contacto con ellos.
• Ejercer el liderazgo para guiar y motivar a los empleados
• Toma decisiones para estar a la par con la competencia
• Realiza el registro contable en la base de datos
• Autoriza las ordenes de compra
• Revisar y mantener actualizado los registros contables utilizados para las ventas
• Analizar cada uno de los reclamos de los clientes
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La purificadora de agua "La Preferida"
Manual de Procesos
Area : Administracion
Cargo : Asistente Contable
Nivel Jerarquico : Administrtaivo
Procesos Específicos
• Ejercer liderazgo en la empresa para cumplir con las estrategias y los planes de la empresa.
• Aprobar toda clase de requisición como prestamos, comprabantes de egresos, prestamos a bancos, requisiciones de equipos, etc.
• Participar en el seguimeinto monitoreo de la gestión integral de la empresa, para detectar deficiencias e implementar las acciones correctivas necesarias.
• Registrar diariamente todas las transacciones efectuadas por la empresa.
• Controlar los gastos de transporte y aprobarar dichos gastos en función de la carga transportada y el lugar de entrega
• Tramitar los cheques para el pago a los empleados
• Revisar y archivar cada documento
• Organizar los expediente de los empleados
• Revisar las facturas y verificar si están correctas.
• Realiza transacciones bancarias
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La Purificadora de Agua "La Preferida"
Manual de Procesos
Area : Producción
Cargo : Operadores
Nivel Jerarquico : Administrador General
Procesos específicos
• Realizar el informe de actividades diarias
• Verificar que todos los procesos de purificación del agua se lleven a cabo de manera eficiente.
• Procesar los pedidos y mantener los niveles óptimos de producción.
• Verificar si los botellones están listo para ser llenados.
• Controlar el inventario de los botellones para que asi no retrase la producción
• Controlar los faltantes de insumos,materiales,etc.
• Cumple con los pedidos realizados previamente por el vendedor
• Emplear de manera eficiente los recursos humanos, tecnológicos y materiales.
• Revisar que los botellones esten ubicados de una manera correcta al momento de ser transportados.
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La Purificadora de Agua "La Preferida"
Manual de Procesos
Area : Ventas
Cargo : Conductor de Vehículo Pesado
Nivel Jerarquico : Operario
Procesos específicos
• Realizar el informe de actividades diarias
• Verificar que el camión este en condiciones antes de realizar el recorrido
• Revisar que la mercadería este en buen estado antes de ser entregada al cliente
• Cobrarle a los clientes de una manera correcta sin equivocaciones.
• Cuidar de las facturas que se deben entregar
• Salvaguardar el dinero de las ventas
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La Purificadora de Agua "La Preferida"
Manual de Puestos
Area : Ventas
Cargo : Vendedor
Nivel Jerarquico : Operativo
Procesos Especificas
• Verificar el cumplimientos de los pedidos .
• Analizar cada uno de los datos de los clientes
• Solicitar a los clientes nombres, dirección, teléfono.
• Constatar que el cliente este activo en el sistema comercial
• Informar al cliente de la forma de pago y entrega, promociones y descuentos por el nivel de compras.
• Ser amable y respetuoso con el cliente siempre brindarle un servicio de calidad
• Realizar negociaciones con los proveedores
• Definir promociones o descuentos
• Desarrollar el marketing para potenciar la marca de la empresa
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Flujograma de funciones del gerente
Figura 33 Flujo de gerente
Inicio
Promocionar a la empresa
Diseñar el perfil del postulante
Establecer pruebas Técnicas y Psicológicas
Planificar las actividades diarias
Controlar las actividades diarias
Realizar visitas a los clientes
Registro contable en la base de datos
Autoriza órdenes de compra
Analiza reclamos de los clientes
FIN
Establecer sexo, edad, formación y experiencia.
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Flujograma de funciones del asistente contable
Figura 44 Flujo de asistente
Inicio
Organizar y verificar los expedientes de los empleados
Controlar que los empleados cumplan sus funciones
Controlar la cartera de la empresa
Monitoreo de la gestión integral de la empresa
Registrar las transacciones diarias de la empresa
Verificar los gastos de transporte
Elaboración de cheques para pagos de la empresa
Revisar las facturas y verificar que estén correctas
Archivar los documentos que ejecute la empresa
FIN
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Flujograma de funciones del operario
Figura 5 Flujo del operario
Inicio
Realiza el informe de actividades diarias
Vigilar el proceso de purificación del agua
Procesar los pedidos
Verificar que los botellones estén listos para ser
llenados.
Controlar el inventario de insumos
Cumplir con los pedidos previamente solicitados
Emplear de manera eficiente los recursos humanos,
tecnológicos y materiales.
Almacenar los botellones de forma correcta
FIN
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Flujograma de funciones del vendedor
NO
SI
Figura 65 Flujo del vendedor
Inicio
Realiza el informe de rutas diarias
Solicitar datos personales a los clientes
Verificar que los datos proporcionados son correctos
Visitar a los clientes y socializar con ellos.
Recibe los pedidos de los clientes
Socializa la forma de pago a que se acojen los clientes
Informar a los clientes de los descuento por el nivel de compras
Verificar el cumplimiento de las entregas
FIN
Verifica disponibilidad del
producto
Registra el pedido para para ser procesado
Informa al Gerente
Programan la producción
Cumple con el cliente
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Flujograma de funciones del conductor
NO
SI
Figura 7 Flujo del conductor
4.7 Descripción del proceso de producción de agua embotellada
Es cada vez más frecuente observar el aumento en la demanda de agua
embotellada en el mercado, lo que hace necesario exigir un mejor proceso de
producción de agua, pero sobre todo con una excelente calidad. El proceso de la
producción de agua embotellada consiste en:
a) Proceso de purificación del agua
b) Proceso de embotellado
Inicio
Realizar el informe de rutas diarias
Verificar que el camión este en óptimas condiciones
Cobrarle al cliente
Salvaguardar el dinero
FIN
Verifica que los botellones estén en buen estado
Informar al vendedor
Informar al gerente
Reponerle los botellones al
cliente
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Proceso de purificación del agua
Este proceso se realiza con el propósito de eliminar los posibles elementos
extraños que contaminan el agua evitar que la convierten en un producto no apto
para el consumo humano, para que el agua a ser embotellada alcance el grado de
pureza requerido esta debe pasar por los siguientes elementos de purificación:
Almacenamiento
Filtro de arena
Filtro de carbón activado
Filtro pulidor
Luz ultravioleta
Organizador
El ciclo se inicia
Almacenamiento. - El mismo que puede ser una cisterna o un tanque donde
el agua es tratada con hipoclorito de sodio en concentraciones de 2 a 5 ppm ésta
clorinación impide la formación de microorganismos en el agua almacenada en esta
etapa el agua debe permanecer mínimo 2 horas luego, mediante el uso de
bombas el agua pasa a filtros de arena.
Filtros de arena. - En los que se detienen los sólidos en suspensión o
partículas más grandes y el agua filtrada es ahora obligada a pasar por un filtro de
carbón.
Filtro de carbón activado. - El cual elimina los olores y sabores presentes en
el agua producidos por la materia orgánica y el cloro presente. En estas condiciones
el agua es conducida a los filtros de pulmón.
Filtro de pulmón. - Son elementos de cartuchos
sintéticos con micro perforaciones que retienen cualquier partícula de carbón
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presente en el agua. El siguiente paso consiste en hacer pasar el agua
a través de una luz violeta.
Luz ultravioleta. - Esta inhibe la capacidad de reproducción de las bacterias
que pudiera haber en los procesos anteriores, quedando el agua totalmente pura.
Finalmente, para mantener el agua en su estado de pureza e impedir la
formación de microorganismos contaminantes se aplica al agua una fuente de
ozono, es decir, el agua ingresa a un tanque mezclador en la que también se
inyecta ozono el cual tiene propiedades bactericidas, la misma que ayuda a que el
agua continúe pura hasta su paso por un tanque pulmón justo antes de entrar a la
llenadora y comenzar el proceso de embotellado.
Proceso de embotellado y embalaje
Proceso de embotellado
Independiente del proceso de filtrado que la botella sea etiquetada y tratada
antes de completar el proceso está determinado por los siguientes elementos:
Lavado de embaces
Llenadora
Tapadora roscadora
Los Envases que llegan de los proveedores son desempacados y enfajillados o
etiquetados cerca de la enjuagadora. Al pasar los envases a través de la
enjuagadora se garantiza su limpieza antes de entrar a la llenadora.
Una vez limpio los envases se ubica en la válvula de llenado respectivo, esta
se abre y el envase es llenado hasta una medida predeterminada y luego el envase
lleno sigue su camino a la tapadora roscadora, es una tapa es colocada en la boca
del envase para evitar que este se derrame o que ingresen elementos
contaminantes que resten la pureza del agua.
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La tapa colocada es ajustada, consiguiéndose un sellado hermético y en esta
condición el producto pasa a ser embalado.
Flujo de procesos purificación y embotellado del agua
NO
Figura 86 Flujo de purificación y embotellado del agua
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4.8 Conclusiones
A lo largo de la investigación se concluye que los manuales de proceso y funciones
son indispensables en cualquier empresa, ya que con ellos se logra una mayor
eficiencia por parte de sus empleados ya que facilitan la estandarización de los
procesos.
Por otra parte, se puede concluir que si la empresa no tiene una estructura bien
definida el personal no podrá ser capaz de contribuir al logro de las metas y
objetivos que se plantee la empresa. Además, si la empresa tiene su estructura bien
diseñada podrá ser más eficiente al momento de expandirse en el mercado.
Así pues, se debe tener claro la definición de cada puesto y las actividades que se
realizaran para evitar conflictos y que la productividad de los empleados no se vea
afectada.
Finalmente, al momento de elaborar los manuales de funciones se llegó a la
conclusión que era indispensable la contratación de un vendedor con experiencia en
el mercado para que de esta manera aumente las ventas en la empresa y generar
más ingresos.
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4.9 Recomendación
Recomendamos mantener el manual de procesos para tener un mejor desempeño
en cada trabajador de la purificadora la Preferida.
Además, revisar periódicamente los manuales de funciones y procesos para
controlar su aplicación, continua y analizar si existen necesidades de cambio para
obtener una mejora positiva.
Por otra parte, se recomienda que cada trabajador sepa que área va desempeñar
para realizar su trabajo con eficiencia y eficacia.
Finalmente, se recomienda que la empresa adopte los manuales de procesos y
funciones, aunque le implique tener que contratar más personal a la empresa. Se
debe tener claro que el contratar personal no es un gasto sino más bien una
inversión ya que generara beneficios a la empresa.
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Bibliografía
Adim, J. (2017). Derechos y obligaciones del empleador y trabajador . Obtenido de