UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MENCIÓN EN MARKETING Y RECURSOS HUMANOS “TRABAJO DE TITULACIÓN ESPECIAL” PARA LA OBTENCIÓN DEL GRADO DE MAGISTER EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MENCIÓN EN MARKETING Y RECURSOS HUMANOS. “SISTEMA DE INFORMACIÒN GERENCIAL PARA GESTIONAR LOS RECURSOS HUMANOS DEL GAD DE BABAHOYO” AUTOR: CELIA PILAR RUIZ CARPIO TUTOR: ING. CARMEN RUGEL TORRES, MSc GUAYAQUIL – ECUADOR NOVIEMBRE 2016
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
MAESTRÍA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MENCIÓN EN MARKETING
Y RECURSOS HUMANOS
“TRABAJO DE TITULACIÓN ESPECIAL”
PARA LA OBTENCIÓN DEL GRADO DE MAGISTER EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MENCIÓN EN MARKETING Y RECURSOS HUMANOS.
“SISTEMA DE INFORMACIÒN GERENCIAL PARA GESTIONAR LOS
RECURSOS HUMANOS DEL GAD DE BABAHOYO”
AUTOR: CELIA PILAR RUIZ CARPIO
TUTOR: ING. CARMEN RUGEL TORRES, MSc
GUAYAQUIL – ECUADOR
NOVIEMBRE 2016
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REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TRABAJO DE TITULACIÓN ESPECIAL
TÍTULO “SISTEMA DE INFORMACIÒN GERENCIAL PARA GESTIONAR LOS
RECURSOS HUMANOS DEL GAD DE BABAHOYO”
REVISORES: Ing. Washington
Hidalgo
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias
Administrativas
CARRERA: Maestría de Administración de Empresas mención en Marketing y
RESUMEN: Las deficiencias en la gestión de los recursos humanos del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal Babahoyo surgieron de causas estructurales, considerándose en
estas la ausencia de indicadores de gestión medibles y cuantificables, la desactualización de sistemas informáticos adecuados al modelo de gestión vigente en el sector público, en contribuir al mejoramiento de los servicios públicos y de gestión municipal del cantón
Babahoyo. En el Ecuador actualmente el sistema de la Gestión pública tanto a nivel de Gobierno Central como de los Gobiernos Autónomos Descentralizados ha evolucionado en su gestión administrativa.
La existencia y aplicación de herramientas de gestión administra tiva y entre estas de los recursos humanos, tanto a nivel del sector privado como público, permite plantear como
solución a esta deficiencia de gestión.
N° DE REGISTRO(en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:
Se trata de una investigación Cualitativa/cuantitativa, se utilizará estadística
descriptiva para la generación de información de en valoren numéricos y categorías para las
cualitativas.
2.2. Métodos:
Método deductivo correlacional, Transversal
Cualitativa se aplicará para la recolección de datos sin medición numérica es
decir al momento de recopilar la información secundaria que servirá para
sustentar la problemática plasmada en documentos y datos generados en los
diferentes niveles estructurales del Municipio.
Cuantitativa aplicada mediante el levantamiento de investigación de campo con
los funcionarios y personal de la Dirección de Talento Humano del Municipio
de Babahoyo. Esta investigación se realizará recopilada mediante censo, por
tratarse de un universo mínimo de sujetos involucrados con los procesos
internos
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2.3. Hipótesis
La Implementación de un sistema de Información Gerencial en la Dirección de
Recursos Humanos del Municipio del Cantón Babahoyo, mejorará la calidad de gestión
de su personal.
2.4. Universo
Totalidad de sujetos involucrados con la dirección de Recursos Humanos. Si bien
es cierta la Dirección, tiene relación con todo el talento humano del Municipio, se
considera que compete directamente en instancia directa a cinco funcionarios y diez
empleados que componen el personal directo de la Dirección.
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2.5. Operacionalización de Variables
Tabla 1 Operacionalización de las Variables
VARIABLES
DEFINICION
CONCEPT U AL
DEFINICION
OPERATIVA
DIMENSI O N E S
INDI CA D OR ES
ITEMS O
PREGUNTAS
INSTR UM E N T OS
TECNICA
INDEPENDIENTE
El sistema
de información gerencial
para gestionar
los recursos humanos
Implem entación
de Modelo de
Gestión por
Procesos-
Gobiern o por
Resultados.
Deficiencia en
la gestión de
los Recursos
Humanos
1. Se aplica
Cuadro de
Mando
Integrado.
2. Semaforizació
n sobre
indicadores de
consecución.
¿Cóm o se cali fica al
perso nal en función de
perfi les y comp eten cias,
de acuerdo al puesto o
posición?
ENTREVISTAS CUESTIONARIO
Desconocimi
ento del
modelo,
indisponibilid
ad
tecnológica
1. Medidores de
resultado.
¿Cuál es la percepción
del personal con
referencia a su trabajo
y desempeño?
ENTREVISTA CUESTIONARIO
DEPENDIENTE
Personal
calificado y
modelo de
gestión.
Agilización
de los
trámites
internos y
externos
Incremento
del valor
corporativo
1. Grado de
satisfacción de
funcionarios y
autoridades.
2. Cumplimiento
de gestión
(indicadores CMI)
¿La aplicación del
modelo permitirá
obtener resultados
fiables de la gestión de
RR.HH.?
SONDEO DE
OPINION
Hoja de vaciado
directo
Elaborado por: Celia Ruiz Carpio
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2.6. Gestión de datos
Los datos obtenidos del censo fueron codificados y tabulados, obteniéndose el
resultado estadístico. Este resultado fue procesado y analizado, obteniéndose respuestas a
variables y/o factores internos calificados como Fortalezas y Debilidades.
La recolección de datos se la realizó mediante una boleta con las preguntas
pertinentes, abiertas, cerradas y de respuesta múltiple, a ser completado por el/la
entrevistado/a de forma escrita.
2.7. Criterios éticos de la investigación
La validez y confiabilidad de la investigación, en sus dos etapas, cualitativa y
cuantitativa, se fundamentan en respaldos documentales.
La información cualitativa se respalda en las fuentes bibliográficas consultadas
referentes a la gestión y modelos aplicados a nivel de gestión pública y resultados. La
cuantitativa tienen como fuente de verificación las boletas procesadas y las respectivas hojas
electrónicas levantadas.
Los instrumentos de la investigación fueron revisados previamente por docentes de la
universidad los mismos que conocen la exigencia académica y educativa de la nueva ley de
Educación Superior.
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CAPÍTULO III
3. RESULTADOS
3.1. Antecedentes de la unidad de análisis o población
Censo realizado al personal que labora Dirección de Talento Humano del Municipio
de Babahoyo:
3.2. Diagnosticó o estudio de campo:
Tabla 2 Diagnostico o estudio de campo
Pregunta Respuesta Debilidad Fortaleza
¿La Institución presta
atención a los
problemas de los
empleados?
El 100% de los censados manifiestan que si presta atención a los problemas de los empleados,
X
¿La Institución otorga
permisos necesarios
para usted?
Manifiestan el 100% que si otorgan permisos el mismo que es considerado como un incentivo al funcionario, permitiendo que este pueda realizar cualquier tipo de asuntos personales fuera la institución en horario de labores normales
X
¿Al momento de
realizar una decisión
(urgente) usted?
El 100% de los censados piden autorización al jefe inmediato al momento de tomar una decisión (urgente) o realizar alguna función o activada que tenga que ver con solucionar un inconveniente que se presente en el Departamento.
X
¿El tipo de supervisión
que recibe en la El 40% dijo que es normal, mientras que el
60% se la realiza de una forma controlada, lo que hace que el empleado labore a
X
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Institución es? presión y bajo un stress laboral.
¿Cuál es la estrategia
de motivación que más
le interesa?
El 40% se debe dar ascenso, el 20% debe darse un incentivo económico, el 20% debe darse una oportunidad de prepararse más, el 20% por la satisfacción del deber cumplido.
X
¿Los incentivos de la
Institución para su
criterio están?
El 80% que es acorde a lo que el mercado exige, mientras que el 20% respondió que es acorde a sus expectativas económicas.
X
¿Cuándo su jefe
inmediato tiene que
llamarle la atención
por un error que Ud.
Cometió…
Los funcionarios del Departamento de recursos humanos respondió, el 40% que es cortés y amable, 60% contestó que es firme pero respetuoso
X
¿Al momento de
trabajar en equipo en
su Institución usted se
siente?
El 40% a gusto y motivado, mientras 60% se siente cómodo.
X
¿El Jefe del
Departamento está
dispuesto a brindarle
apoyo cuando lo
necesita?
El 80% respondió Siempre, mientras que el 20% respondió que a menudo.
X
¿Ud. se siente
satisfecho en su
trabajo?
El 100% respondió que sí, lo que demuestra .las personas están conforme que las actividades que realizan.
X
El resultado del censo de los funcionarios de la Dirección de Recursos Humanos,
dentro de los factores internos, precisa que hay un 60% de factores a favor (Fortalezas) y un
40% de Debilidades.
Estos factores se toman en cuenta para la construcción de la propuesta.
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CAPÍTULO IV
4. DISCUSIÓN
4.1. Contrastación empírica:
Las diferencias entre la investigación empírica (Censo) y la problemática encontrada
en el análisis de la gestión administrativa de los recursos humanos, presentan dos escenarios
diferentes.
Mientras el primero se enfoca al ambiente de trabajo, en su generalidad calificado
como satisfactorio, al igual que a su relación con la autoridad departamental. Sin embargo las
respuestas recogidas a la pregunta N° 2 ¿Al momento de realizar una decisión (urgente)
usted, qué hace? El 100% de los encuestados dicen que acuden al jefe para consulta y
solución.
Esto se puede interpretar como la falta de un manual de procedimientos o a su vez la
inexistencia de protocolos sobre los cuales actuar, definiéndose como una debilidad,
Por otra parte, el análisis de la gestión se plasma en la lectura directa de los
problemas-causas y problemas-efectos planteados en el árbol de problemas, que se construye
en base a las entrevistas con directores y el análisis documental. Es decir se identifican tres
grupos de causas estructurales. La primera referente a deficiencias de la estructura
tecnológica e informática; la segunda concerniente a las limitaciones del talento humano; y la
tercera a la incidencia política o de compromisos, como caldo de cultivo a la gestión
empírica.
Este contraste, da a relucir dentro del análisis “Ex”, “dentro de las instancias de un
proyecto, Ex –ante –post” (Rovayo, 2013) las deficiencias actuales del modelo de gestión.
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4.2. Limitaciones:
Las limitaciones de los estudios se darían si es que no se dan cumplimiento a los
objetivos trazados. De no implementarse el modelo de gestión adecuado tanto en la dotación
de infraestructura tecnológica, sistemas informáticos, al igual que el diseño en sí de
planificación sobre resultados Gobierno por Resultados.
4.3. Líneas de Investigación
Dominios de Conocimiento:
Estrategias
Calidad
Desarrollo Sustentable y Cambio de la Matriz productiva.
Línea de Investigación:
Emprendimiento e innovación, Producción, competitividad y desarrollo
empresarial.
Gestión de conocimiento, modelos organizacionales en contextos inclusivos y
globales.
4.4. Aspectos relevantes
La relevancia del modelo, en cuanto a la aplicabilidad de los recursos humanos dentro
del sistema de administración por procesos, conducen a la extensión hacia la aplicabilidad a
otros factores que implican complementariamente la planificación corporativa, el
alineamiento a objetivos institucionales, y el establecimiento de metas e indicadores de
consecución, bajo sistemas de cuadros de mando y control de resultados.
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CAPÍTULO V
5. PROPUESTA
5.1 Estrategia De Comunicación
El presente estudio planteó como su principal objetivo, el de proponer alternativas
comunicacionales, en base a la Norma Técnica De Administración Por Procesos, determinando
en una: Evaluación permanente y mejora continua.- La administración por procesos se rige
por un ciclo de mejora continua que busca incrementar las capacidades institucionales
mediante una evaluación permanente, interna y externa, orientada a la identificación de
oportunidades para la mejora continua de los procesos, servicios y prestaciones públicas
centrados en el servicio al ciudadano y obteniendo resultados para la adecuada rendición de
cuentas.
Enfoque en el ciudadano, beneficiario y usuario.- La administración por procesos tendrá en
cuenta que el eje fundamental de la intervención pública es el ciudadano, beneficiario o
usuario de los servicios públicos, lo cual requiere adoptar enfoques y diseñar los procesos
para brindar los servicios desde la perspectiva de estos actores, mejorando la ejecución de los
procesos internos y su integración. Se enfocará en la optimización y simplificación de los
servicios y trámites.
Coordinación y cooperación.- Para lograr una gestión pública de calidad, todos los órganos e
instituciones de la Administración Pública contribuirán a la prestación de servicios públicos
al ciudadano, beneficiario y usuario en un enfoque sistémico. Se contemplará en la
administración por procesos las interacciones entre las instituciones involucradas en la
prestación de los servicios públicos.
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Eficiencia y optimización.- La administración por procesos estará orientada a optimizar los
resultados alcanzados por la institución, en la relación a los recursos disponibles e invertidos
en su consecución.
Sostenibilidad y transparencia.- La administración por procesos, previo análisis de viabilidad,
se orientará al uso de herramientas tecnológicas para automatizar los procesos optimizados,
con el propósito de fomentar la transparencia, incrementar el control y mantener su
sostenibilidad en el tiempo. (NORMA TECNICA DE ADMINISTRACIÓN POR
PROCESOS) 2013.
Si bien es cierto no es mandatorio para los Gobiernos Locales, la aplicación de esta
normativa, su aplicabilidad y sistematicidad hacia la planificación y administración pública
Central, facilita las relaciones interinstitucionales entre los Gobierno Autónomo
Descentralizados y el Gobierno Central, especialmente en la aprobación de Plan de
Ordenamiento y Desarrollo Territorial, Plan anual de inversión y Plan Operativos Anual que
necesariamente deben ser aprobadas con fines presupuestarios (Ministerio de Finanzas) y de
aprobación por parte de la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, Ministerio de
Relaciones Laborales, entre otros.
5.1. Principios de la propuesta
La propuesta se trasluce a través del diseño de un Cuadro De Mando Integral-
CMI como medio para gestionar los recursos humanos. El mecanismo propuesto para
cumplir con los elementos esenciales de la gestión del talento humano, permite hacer
partícipes explícitamente a los usuarios internos y externos, sobre los diferentes procesos y
procedimientos. Señalemos de antemano que cuando señalamos “procesos” se refiere de
acuerdo con las definiciones establecidas dentro del Sistema de Gestión de la Calidad a:
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“un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados” (ISO 9001, 2015).
Y se concetualiza bajo la misma Norma a “Procedimieentos” como:
“un procedimiento es una forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso, cuando se tiene un proceso que tiene que ocurrir en una forma específica” (ISO 9001, 2015).
En el caso de este Estudio los “procesos” corresponden al “Qué hacer” (Marco de
Ley, Normas, Reglamentos). Mientras que, los “Procedimientos” al “Como hacer”, es decir al
diseño, al sistema propuesto, a lo protocolos, entre otros como se detalla en esta propuesta.
Por otra parte, vale la pena iniciar esta propuesta con el siguiente enunciado del Ex
presidente de la hermana República de Méjico, Vicente Fox
Figura 3 Gobernando con brújula
El propósito es hacer notar que dentro del modelo del Cuadro de Mando Integral.
Permite a las organizaciones empresariales adoptar, enfocar y alinear a sus equipos
directivos, unidades de negocio, recursos humanos, Tecnología de la Información y
comunicación y sus recursos financieros, con la estrategia de la organización.
El sistema relacionado Con el SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL PARA
GESTIONAR LOS RECURSOS HUMANOS debe y se propone se desarrolle de forma
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sistémica a la gestión de gobernabilidad del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal
Babahoyo.
El primer punto importante dentro de la aplicación del modelo de gestión, es el
establecimiento del nivel de acción propuesto dentro de una triada básica. El Proyecto de
Gobierno, la Capacidad de Gobierno y la Gobernabilidad.
Figura 4: Gestión del Gobierno Local, Nivel de acción
En base a loa anterior, se establece el nivel de resultados que se proponen, sobre dos
pilares fundamentales. Los resultados financieros, los resultados sociales y por ende la
Credibilidad o balance Público.
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Figura 5: Gestión de Gobierno Local, Nivel de Resultados - Balance
Con estas premisas definidas, entonces se puede iniciar la construcción del Plan de
Gestión de Gobierno, estructurado en las cuatro perspectivas del Balance Scordcard .
Perspectiva de Desarrollo, Perspectiva de Procesos Internos, Perspectiva Finaciera y
Perspectiva Social
Figura 6: Gestión del Gobierno Local, Balance Acción
Es Justamente en la Perspectiva de Desarrollo donde compete a la Gestión de Los
Recursos Humanos, la base sobre la cual se construye la Gestión Por Resultados o Gobierno
por Resultados.
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El talento humano, sus competencias y perfiles adecuados a la planificación y
consecución de metas concretas, dentro de una estructura sistémica de talento más tecnología,
permite desarrollar la “Capacidad de Operación” que a su vez hace posible la
“Gobernabilidad”.
El cuadro de mando integral es una herramienta de análisis, reflexión y ayuda para la
toma de decisiones a la vez que realiza un seguimiento a todos aquellos indicadores que
queremos tener bajo control. Toda empresa que se precie tiene casi la obligación de tener a su
disposición un cuadro de mando integral para repasar fácilmente y de un vistazo el
funcionamiento de la organización, el cumplimiento de los objetivos y la adecuación de su
estrategia.
Siempre se ha dicho que los recursos humanos son el recurso más importante dentro
de las organizaciones y por eso, su gestión y administración a través de un cuadro de mando
es de vital importancia, siendo especialmente útil para el manejo, dirige y gestiona personas o
equipos.
A través de los cuadro de mando, el departamento de recursos humanos tendrá a su
disposición una herramienta de gestión eficaz que le ayudará a medir el desempeño laboral de
la plantilla. Veamos cómo implantar un cuadro de mando y qué indicadores debemos analizar
para obtener métricas cargadas de valiosa información.
¿Qué ofrece el cuadro de mando de los recursos humanos?
Sin personas no hay empresa, de ahí la importancia de los recursos humanos dentro de
cada compañía. Alcanzar la eficiencia, mejorar la competitividad y retener el talento son
tareas del departamento de recursos humanos.
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La gestión y dirección de recursos humanos se basa en planificar, organizar y
controlar todas aquellas técnicas capaces de promover un desempeño eficiente por parte de
los empleados, por eso la elaboración de un cuadro de mando que aporte información al área
de Recursos Humanos es tarea incuestionable.
El cuadro de mando enfocado al departamento de Recursos Humanos se convierte en
una herramienta imprescindible para:
• Conocer y analizar los salarios o costes de personal
• Introducir la gestión por objetivos
• Medir de los niveles de absentismo en la empresa y sus causas
• Aportar inteligencia a la toma de decisiones
• Evaluar el rendimiento de la plantilla
• Justificar las inversiones realizadas en el departamento
• Medir la influencia de los recursos humanos en la organización global de la
compañía
• Aportar flexibilidad al puesto de trabajo y cambios en la empresa
• Analizar las cargas de trabajo y aplicar los ajustes necesarios
• Establecer la evaluación del desempeño
• Aportar información sobre la rotación de la plantilla
Un cuadro de mando enfocado al departamento de recursos humanos debe estar
formado por una serie de indicadores que faciliten la toma de decisiones a los responsables
del capital humano de la entidad de una manera rápida y ágil, así como ofrecer el punto de
vista del área en materia del cumplimiento o no de los objetivos marcados facilitando en todo
momento la detección de irregularidades, fallos críticos o malas decisiones.
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No se debe caer en el error de definir aleatoriamente los indicadores a analizar.
Tenemos que identificar los objetivos estratégicos de la entidad y ver en cuáles de ellos se
involucra el departamento de recursos humanos para asociar ambos objetivos, estratégicos y
por área, para finalmente escoger aquellos índices que ayudarán en el control y seguimiento
de las acciones a ejecutar.
Indicadores monetarios o de remuneración
• Coste salarial de la plantilla
• Coste de los ingresos variables
• Coste de las nuevas contrataciones
• Coste de los despidos
• Costes de rotación
• Coste de accidentes
• Coste en I+D
Indicadores de comunicación
• Claridad de los mensajes de los directivos y altos cargos
• Número de sugerencias recibidas por el personal
• Porcentaje de trabajadores que realizan sugerencias
• Calidad en los sistemas de respuestas emitidos
• Distribución de la información por departamentos
• Encuestas internas entre la plantilla
• Clima laboral
Indica1
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• Número de bajas relacionadas con el estrés
• Índice de absentismo laboral por categorías profesionales, edad y sexo
Indicadores de formación
• Coste de formación
• Evaluación de los programas de formación
• Número de cursos impartidos
• Número de días de formación al año
• Número de empleados que participan en la formación
• Formación según colectivos
Indicadores de gestión
• Indicador de productividad
• Índice de satisfacción del empleado
• Niveles de compromiso de los trabajadores
• Índice de talento
• Índice de entrevistas por oferta
• Tiempo hasta cubrir un puesto vacante
• Tiempo requerido para orientar a los nuevos empleados
• Número de anuncios de selección
• Número de solicitudes por oferta de trabajo
• Rendimiento de los empleados recién contratados
• Retención de capital humano
• Porcentaje de éxito en la contratación externa
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CONCLUSIONES
A lo largo del desarrollo del presente trabajo investigativo se estableció
información referente a modelos de gestión específicos aplicados en el sector
público en sus diferentes instancias concernientes a la gestión de recursos
humanos en el sector público.
La gestión y dirección de recursos humanos se basa en planificar, organizar y
controlar todas aquellas técnicas capaces de promover un desempeño eficiente
por parte de los empleados, por eso la elaboración de un cuadro de mando que
aporte información al área de Recursos Humanos es tarea incuestionable
Se propondrá un sistema y modelo de gestión a implementarse acorde a las
características imperantes en el Gobiernos Autónomo Descentralizado Municipal
Babahoyo, como es un sistema de Cuadro De Mando Integral-CMI como medio
para gestionar los recursos humanos. El mecanismo propuesto para cumplir con
los elementos esenciales de la gestión del talento humano, permite hacer
partícipes explícitamente a los usuarios internos y externos, sobre los diferentes
procesos y procedimientos.
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RECOMENDACIONES
La existencia y aplicación de herramientas de gestión administrativa y entre
estas de los recursos humanos, tanto a nivel del sector privado como público,
permite plantear como solución a esta deficiencia de gestión, los modelos
existentes basados en el Cuadro de Mando Integral y Gobierno por Resultados
como medida apropiada a la modernización de la gestión pública.
De pronto puede aparecer para algunas personas, que existe un desenfoque en
la propuesta de aplicabilidad de un modelo de Gobierno por Resultados ante
un tema y problema planteado sobre la Gestión de los Recursos Humanos,
pero vale la pena resaltar la referencia bibliográfica de Chiavenato referente al
cambio cronológico del manejo de los recursos humanos, desde el siglo
pasado al actual; razón suficiente de sostenibilidad de la propuesta.
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BIBLIOGRAFÍA
- Babahoyo, I. M. (2010). Estructura funcional por procesos.
- CONSTITUCION DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR 2008. (s.f.).
CONSTITUCION DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR 2008. Registro Oficial
449 de 20-oct-2008.
- Gonzáles, J. J. (2001). Administración Pública como Ciencia (Primera Edición
ed.). México: Plaza y Valdez S.A.
- Haro, M., & Franco, A. (28 de Agosto de 2015). Universidad Politécnica
Salesiana, sede Guayaquil. Recuperado el 10 de julio de 2016, de