caratula UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO TEMA: “ESTRATEGIA PARA EL CONTROL DE PÉRDIDAS EN INVENTARIO Y SU IMPACTO EN LAS UTILIDADES DE LOS SOCIOS DE PRONAPAN CÍA. LTDA” AUTORES: MARÍA DONOSO BARZOLA ESTRELLA GÓMEZ PARRALES MARIELBA MAGALLANES QUINTO TUTOR DE TESIS: ING. VICENTE SALAZAR SOLEDISPA MBA GUAYAQUIL, FEBRERO 2013
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caratula
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA
OPTAR POR EL TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO
TEMA: “ESTRATEGIA PARA EL CONTROL DE
PÉRDIDAS EN INVENTARIO Y SU IMPACTO EN LAS
UTILIDADES DE LOS SOCIOS DE PRONAPAN CÍA.
LTDA”
AUTORES: MARÍA DONOSO BARZOLA
ESTRELLA GÓMEZ PARRALES
MARIELBA MAGALLANES QUINTO
TUTOR DE TESIS: ING. VICENTE SALAZAR SOLEDISPA MBA
GUAYAQUIL, FEBRERO 2013
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO :“ESTRATEGIA PARA EL CONTROL DE PÉRDIDAS EN INVENTARIO Y SU IMPACTO EN LAS UTILIDADES DE LOS SOCIOS DE
PRONAPAN CÍA. LTDA”
María Donoso Barzola Estrella Gómez Parrales Marielba Magallanes Quinto
REVISORES:
Ing. William San Andrés
Ing. Vicente Salazar Soledispa Mba.
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Administrativa
CARRERA: Contaduría Pública Autorizada
FECHA DE PUBLICACIÓN:
Febrero 2013
N° DE PÁGS.:
ÁREA TEMÁTICA: Contable
PALABRAS CLAVES: Control Interno, Sistema De Inventario, Sistema De Información, Utilidades, Socios.
RESUMEN: El manejo inadecuado de los inventarios, sin lugar a dudas, tiene consecuencias, tales como: reducción de los tiempos de ent rega a
los clientes, desabastecimiento, entre otros, que se traducen en pérdidas económicas, que se reflejan en los Estados Financieros, en cuanto incurre
en el aumento de los costos y la disminución de beneficios.
N° DE REGISTRO(en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN: Nº
ÍNDICE DE TABLA _______________________________________xxiv
ÍNDICE DE GRÀFICO______________________________________ xxx
iii
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
HABIENDO SIDO NOMBRADO, ING. VICENTE SALAZAR SOLEDISPA
MBA, COMO TUTOR DE TESIS DE GRADO COMO REQUISITO PARA
OPTAR POR TÌTULO DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
PRESENTADO POR LOS EGRESADOS:
DONOSO BARZOLA MARÌA MARISELA CON C.I # 0926982976
GÒMEZ PARRALES ESTRELLA ESTEFANÌA CON C.I# 0930020672
MAGALLANES QUINTO MARIELBA ALEXANDRA CON C.I #
0926982935
TEMA: “ESTRATEGIA PARA EL CONTROL DE PÉRDIDAS EN
INVENTARIO Y SU IMPACTO EN LAS UTILIDADES DE LOS SOCIOS
DE PRONAPAN CÍA. LTDA”
CERTIFICO QUE: HE REVISADO Y APROBADO EN TODAS SUS
PARTES, ENCONTRÁNDOSE APTO PARA SU SUSTENTACIÓN.
ING. VICENTE SALAZAR SOLEDISPA MBA
TUTOR DE TESIS
iv
CERTIFICACIÓN DE GRAMATÓLOGO
QUIEN SUSCRIBE EL PRESENTE CERTIFICADO, SE PERMITE
INFORMAR QUE DESPUÉS DE HABER LEÍDO Y REVISADO
GRAMATICALMENTE EL CONTENIDO DE LA TESIS DE GRADO DE –
DONOSO BARZOLA MARÍA MARISELA – GÓMEZ PARRALES
ESTRELLA ESTEFANÌA – MAGALLANES QUINTO MARIELBA
ALEXANDRA CUYO TEMA ES:
“ESTRATEGIA PARA EL CONTROL DE PÉRDIDAS EN INVENTARIO Y
SU IMPACTO EN LAS UTILIDADES DE LOS SOCIOS DE PRONAPAN
CÍA. LTDA”
CERTIFICO QUE ES UN TRABAJO DE ACUERDO A LAS NORMAS
MORFOLÓGICAS, SINTÁCTICAS Y SIMÉTRICAS VIGENTES
ATENTAMENTE
DR.: LUIS DOMÍNGUEZ MEDINA C.I # 091152913-9
v
RENUNCIA DE DERECHOS DE AUTOR
POR MEDIO DE LA PRESENTE CERTIFICO QUE LOS CONTENIDOS
DESARROLLADOS EN ESTA TESIS SON DE ABSOLUTA PROPIEDAD Y
RESPONSABILIDAD DE:
DONOSO BARZOLA MARÍA MARISELA CON C.I # 0926982976
GÓMEZ PARRALES ESTRELLA ESTEFANÍA CON C.I# 0930020672
MAGALLANES QUINTO MARIELBA ALEXANDRA CON C.I #
0926982935
TEMA: “ESTRATEGIA PARA EL CONTROL DE PÉRDIDAS EN
INVENTARIO Y SU IMPACTO EN LAS UTILIDADES DE LOS SOCIOS
DE PRONAPAN CÍA. LTDA”
DERECHOS QUE RENUNCIAMOS A FAVOR DE LA UNIVERSIDAD DE
GUAYAQUIL, PARA QUE HAGA USO COMO A BIEN TENGA.
DONOSO BARZOLA MARÍA MARISELA CON C.I # 0926982976
GÓMEZ PARRALES ESTRELLA ESTEFANÍA CON C.I# 0930020672
MAGALLANES QUINTO MARIELBA ALEXANDRA CONC.I # 0926982935
vi
DEDICATORIA
El presente trabajo lo dedicamos principalmente a nuestro Dios por
brindarnos salud y protección en cada momento de nuestras vidas.
A nuestros padres por los innumerables sacrificios que realizan por
brindarnos lo mejor ya que ellos son los que nos brindaron todo su apoyo
incondicional, esfuerzo, dedicación y cariño en todos los momentos de
nuestra carrera.
vii
AGRADECIMIENTO
A Dios, ser supremo por colmarnos de sabiduría y por ser quien
nos ha permitido culminar este objetivo.
A nuestros padres por enseñarnos que con perseverancia y
esfuerzos son el camino para lograr nuestras metas.
A nuestros compañeros por sus imperecederos alientos.
A nuestros maestros que han sido participes en nuestro desarrollo
profesional que con su ayuda y conocimientos han logrado formarnos
unas profesionales.
viii
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO CON MENCIÓN EN
TRIBUTACIÓN
TEMA: “ESTRATEGIA PARA EL CONTROL DE PÉRDIDAS EN
INVENTARIO Y SU IMPACTO EN LAS UTILIDADES DE LOS SOCIOS DE PRONAPAN CÍA. LTDA”
AUTORES: DONOSO BARZOLA MARÍA MARISELA
GÓMEZ PARRALES ESTRELLA ESTEFANÍA
MAGALLANES QUINTO MARIELBA ALEXANDRA
RESUMEN
El manejo inadecuado de los inventarios, sin lugar a dudas, tiene
consecuencias, tales como: reducción de los tiempos de entrega a los clientes, desabastecimiento, entre otros, que se traducen en pérdidas
económicas, que se reflejan en los Estados Financieros, en cuanto incurre en el aumento de los costos y la disminución de beneficios. La empresa, además, de los altos costos que experimenta el sector de la panificación,
por el incremento de la materia prima, mantiene costos elevados derivados de una deficiente gestión de stock de productos terminados, que le ha ocasionado, desinformación contable, descoordinación
administrativa y tomas de decisiones bajo incertidumbre, al no disponer de información apropiada, lo cual está afectando económicamente a la
empresa y a las utilidades de los socios; por tal razón, se sugieren soluciones, a través de estrategias, para corregir el inadecuado control de inventarios donde se focalizan las pérdidas económicas que según la
investigación supera los cinco mil dólares mensuales. Con el presente trabajo se analizó y diagnosticó las condiciones que afectan el control
interno y ocasionan las pérdidas económicas. Mediante técnicas de investigación, como la observación, encuesta y entrevista, se llegó a determinar las causas que originan el problema y lo mantiene latente, y se
formularon las medidas administrativas y estrategias de apoyo para lograr la eficiente gestión de stock y la confiabilidad de información a los directivos de la empresa. Palabras Claves: Control Interno, Sistema de
Inventario, Sistema de Información, Utilidades, Socios.
ix
ABSTRACT
The inadequate handling of the inventories, without place to doubts,
has consequences, such as: reduction of times of delivery to the clients, shortage, among other that are translated in economic losses that are reflected in the States Financiers, as soon as it incurs in increase of the
costs and decrease of benefits. The company, also, of the high costs that experiences the sector of the bakery, for the increment of the feedstock, it
maintains derived high costs of a faulty administration of stock of finished products that has caused it, countable disinformation, administrative incoordination and takings of decisions lower uncertainty, when not having
appropriate information, that which is affecting economically to the company and the utilities of the partners; for such a reason, solutions are
suggested, through strategies, to correct the inadequate control of inventories where target economic losses that overcomes the five thousand monthly dollars according to the investigation. With the present
work it was analyzed and it diagnosed the conditions that affect the internal control and they cause the economic losses. By means of
technical of investigation, as the observation, interviews, was determined the causes that originate the problem and maintains it latent, and the administrative measures and support strategies were formulated to
achieve the efficient stock administration and the dependability of information to the directive of the company. Key words: Internal control,
System of Inventory, System of Information, Utilities, Partners.
x
INTRODUCCIÓN
La gestión empresarial, como es de suponer, busca generar
utilidades que satisfagan sus inversiones; sin embargo, la crisis
económica que atenúa el poder adquisitivo de los consumidores, y la
gestión de los competidores, sobre todo de productos de consumo
masivo, que buscan ubicar sus productos al menor precio posible, para
conquistar los mercados a través de volúmenes de ventas, entre otras
consideraciones, obligan a los empresarios a optimizar sus costos
industriales y a reducir sus márgenes de ventas para conquistar y/o
mantenerse en el mercado.
La Empresa, por medio de sus funcionarios, reconoce que
mantiene un sistema empírico en la administración de bodega de
productos terminados como parte de una estrategia simplificada de
agilidad de despacho y atención inmediata a sus clientes; de este modo
ha logrado disminuir el tiempo de entrega, lo cual representa, una mayor
eficiencia de atención y alcance de ventas. Sin embargo, con el
transcurso del tiempo, se ha agudizado el problema de la desinformación
contable y descoordinación administrativa por la deficiente información
del sistema de control de inventario.
Por otra parte, se presentan pérdidas considerables, en aumento,
por devoluciones de productos terminados y gavetas, que están afectando
directamente los ingresos de la empresa y las utilidades de los socios.
Por consiguiente se desea evaluar el impacto del control de inventario en
las utilidades de la empresa y diseñar estrategias para habilitar el sistema
de control de inventarios.
xi
La devolución de productos terminados, representa para la
empresa una pérdida económica, en cuanto a, que las devoluciones de
panes posteriores a los siete días de fabricación, son intercambiadas con
panes frescos y los panes retirados son reprocesados como pan rallado o
molido, también conocido como apanadura, que no tiene valor comercial
sino de recuperación de los costos de insumos. Mediante esta
investigación se estudian algunas definiciones de consideración en el
control interno de la gestión de stock y se sustentará el ciclo logístico del
despacho de mercadería y registro de devolución de producto terminado.
La investigación está integrada por 4 capítulos, organizado
conforme el avance de la misma, de la siguiente manera: El Antecedente
se refiere al planteamiento, análisis, evaluación y justificación de proyecto
de investigación, para lo cual se analizan las causas y consecuencias del
problema y se definen las hipótesis y variables que permitirán responder a
las preguntas de la sistematización del problema e información necesaria
para el establecimiento de estrategias. El Capítulo I, denominado marco
teórico, muestra un resumen de fundamentos teóricos en la que se
apoyara la investigación para extraer y recopilar información de interés
para el presente problema de investigación. El Capítulo II, Marco
Metodológico, define y describe el modelo de investigación, que incluye el
análisis y diagnóstico situacional apoyado en una investigación de campo,
aplicado a un tamaño muestral, que comprende la población del personal
involucrado en la gestión de stock, mediante observación, entrevista y
encuesta¸ así como también se estable el impacto económico del
problema. El Capítulo III, Propuesta de Gestión de Stock, comprende las
estrategias formuladas para el mejoramiento de la bodega de productos
terminados, y reducir las pérdidas económicas derivadas, a valores
aceptables, sustentado en el análisis de los hechos que motivan el
problema; y finalmente, el Capítulo IV señala las conclusiones y
recomendaciones formuladas después de la finalización del proyecto.
xii
ANTECEDENTES
EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
(El telegrafo, 20)
La crisis económica de la población, que afecta a la mayoría de los
ecuatorianos, que no llega a cubrir los gastos de consumo de la
canasta familiar, de 587,86 dólares; la inflación y la alta
competitividad, entre otros motivos, limitan al sector industrial de la
panificación a establecer bajos márgenes de venta, y adoptar
estrategias para optimizar sus sistemas productivos e incrementar
la cadenas de valor que favorezca su competitividad y permanencia
en el mercado.
(Pinto, Panaderos atan el precio del pan al gas domestico, 20)
El incremento en el precio de la harina, levadura, manteca,
margarina y otros productos para la elaboración del pan, tiene
preocupados a la mayoría de panificadores. Según Pilco, asesor
técnico de la Federación Nacional de Panificadores (Fenapan), el
40% del total del costo de producción del pan corresponde a
sueldos para la mano de obra directa e indirecta. Otro 40% se
destina a insumos, que han incrementado su valor desde junio del
2012, y el 20% restante corresponde a los gastos indirectos de
xiii
fabricación, es decir, arriendos, empaques, etcétera. Aseguró que
el sector ha estado trabajando a pérdida y ha asumido los costos
generados por el alza salarial anual, pero ahora “la situación se ha
vuelto insostenible”.
La Panificadora y Pastelería PRONAPAN Cía. Ltda., además de
los altos costos indicados, mantiene costos elevados en el manejo de
control de inventario de productos terminados, lo cual está ocasionando
una desinformación contable y descoordinación administrativa que
conlleva a toma de decisiones bajo incertidumbre, que afecta
económicamente a la empresa.
Las ventas fueron creciendo y la empresa se vio en la necesidad
de disminuir el tiempo de gestión operativa de despacho, conforme las
exigencias de sus clientes institucionales; de esta manera ha adoptado
sistemas empíricos en la administración de bodega de productos
terminados, descartando el sistema en línea computarizado que habían
adoptado con anterioridad, en su proceso de tecnificación; procedimiento
que se mantiene hasta la presente fecha y que está funcionando, desde la
perspectiva de atención inmediata a sus clientes.
Russell Lincoln (Russell, 1993) tiene un mensaje claro para los
responsables empresariales, en cualquier nivel:
"Recuerde: Tener las mejores partes no es la clave del éxito empresarial", "la clave está en tener las mejores partes que trabajen juntas. El mejor management se encuentra en la gestión
de la interacción de las partes – no gestionando las piezas en sí mismas".
xiv
Para (Taylor, 1903), “la organización y la administración deben
estudiarse y tratarse científica y no empíricamente. La improvisación
debe ceder lugar a la planeación, y el empirismo a la ciencia”.
SITUACIÓN DEL PROBLEMA
(Coello, 2012)
Los altos costos de materia prima, mano de obra, mayores
impuestos, entre otros aspectos, están afectando al sector
industrial de la panificación, en general, por tal motivo, los
inversionistas, buscan alternativas para mejorar su sistema
productivo y actividades de apoyo, a fin de mantener sus precios
de venta, margen de ganancias, y competitividad.
Ante estas circunstancias, la empresa además de mejorar sus
procesos productivos, requiere optimizar su logística de despacho de
mercadería, que opera desde la bodega de productos terminados,
manteniendo la misma agilidad de atención de despachos al cliente, pero
sin sacrificar el control de inventario y el control interno administrativo; que al
momento, esta desatención, está ocasionando pérdidas significativas, que
superan los $ 1000 dólares mensuales, tomando en consideración solo un
rubro, representado por las gavetas, que se emplean para despachar el
pan, y que no retornan, en su totalidad, a la bodega debido a la ineficiente
control de inventarios, que permita establecer responsabilidades y agilitar su
Tema : “Estrategias para el control de pérdidas en inventario y su
impacto en las utilidades de los socios”
Problema: “Ineficiente Control de Inventario de Producto Terminado”.
Delimitación espacial: Planta Industrial de PRONAPAN Cía. Ltda.
Panadería y Pastelería La Española, Guayaquil, Guayas, Ecuador
xviii
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cómo afecta el inadecuado control de inventario de Producto Terminado
a las utilidades de los socios de la Empresa PRONAPAN Cía. Ltda., en la
ciudad de Guayaquil durante el periodo: 2010 – 2011?
SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA
¿Qué estrategia se adoptaría para mejorar el diseño del sistema de
control y gestión de inventario manteniendo la agilidad de atención en
el despacho?
¿Cómo afecta el control empírico de inventario al margen de utilidad?
¿Qué factores se deben considerar para mejorar el sistema de control
y gestión inventario?
¿Qué efectos ocasionan los sistemas y procedimientos ineficientes de
control de inventario en la utilidad de los socios?
EVALUACIÓN DEL PROBLEMA
Concreto: La gestión de stock es una capacidad que debe
desarrollarse en función de los conocimientos científicos y la competencia
para promover un enfoque sistemático que se integre al sistema de
información para facilitar las tomas de decisiones apropiadas.
Relevante: Existen pérdidas económicas significativas, por
xix
ineficiencia, que afectan las utilidades de la empresa y de sus socios; por
lo que, es necesario establecer estrategias administrativas, que optimicen
la gestión de stock y faciliten el control de inventarios, para devolver el
margen correcto de utilidad.
Factible: El éxito empresarial, actualmente, está basado en la
cadena de valor con enfoque sistemático, que promueve el trabajo en
equipo, la cooperación y la sinergia positiva con resultados favorables
que promueven la competitividad. La empresa ha mantenido su
desarrollo industrial gracias al aporte colaborativo de su personal, por esta
razón, han adoptado un sistema empírico de control de inventario, que dio
sus resultados en volúmenes menores de venta; pero actualmente,
requiere redefinir el sistema de trabajo.
OBJETIVOS DEL PROYECTO
OBJETIVOS GENERALES
Evaluar el impacto del control de inventario en las utilidades de Pronapan
Cía. Ltda. y diseñar estrategias correctivas para habilitar el sistema de
control de inventarios.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
xx
Analizar y establecer cuales problemas de despacho limitan el control
del sistema de inventario de Producto Terminado.
Determinar las normas de control interno aplicables en la gestión de
Stock.
Establecer y proponer mejoras en el sistema de administración del
almacén de Productos Terminados.
HIPÓTESIS
El establecimiento de medidas administrativas y estrategias de
Control de Inventario reducirán significativamente las pérdidas
económicas, y mejorará el Diseño del Sistema de Control y Gestión de
Inventarios en la empresa Pronapan Cía. Ltda.
VARIABLES DE INVESTIGACIÓN
VARIABLE INDEPENDIENTE
La variable independiente es aquella que no depende de otros
hechos o fenómenos para la producción de una tarea más bien dependen
de ella para la ejecución de una tarea.
Variable Independiente: Gestión de Stock
xxi
VARIABLE DEPENDIENTE
La variable dependiente; es aquella característica o hecho que
depende de otra acción para poder ejecutarse.
(Hayman, 1974) “define a la variable dependiente, como la
propiedad o característica que se trata de cambiar mediante la
manipulación de la variable independiente”.
Variable Dependiente: Control de Inventario
JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO
JUSTIFICACIÓN TEÓRICA
La necesidad de satisfacer al cliente para lograr competitividad,
sobre todo con clientes institucionales, quienes compran altos volúmenes
de ventas, orientan a los gerentes a agilitar los procesos administrativos y
racionalizar sus recursos para mantener sus precios y márgenes de
ventas.
Para (Kottler, 1989) “analizar las necesidades del cliente es la
estrategia fundamental y comprender de qué forma éstas van
cambiando”.
(buenastareas.com, 2010)
xxii
“La racionalidad es aquella especialidad administrativa que consiste en que cada uno de los recursos tenga un alto
rendimiento, haciendo reducción de todo tipo de esfuerzo, gastos o pérdidas, para que de esta manera se vuelvan óptimos y haya
productividad.”
La empresa ha adoptado métodos empíricos en el despacho de
productos, para reducir el tiempo de entrega, con los mínimos recursos
posibles de gestión de stock; lo cual consiguió resultados inmediatos;
pero al crecer las ventas, se produjeron deficiencias en el sistema de
control de inventario, con consecuencias de pérdidas económicas, que en
los actuales momentos, han alcanzado valores considerables, que están
afectando la rentabilidad de la empresa y por ende, las utilidades de los
socios.
SERRA, Daniel (2005) p.15. “La gestión del inventario, tiene por
objeto primordial proporcionar la requerida disponibilidad de los productos
que solicita la demanda.”
De acuerdo a Taylor (1903)
La eficiencia en las organizaciones se obtiene a través de la
racionalización del trabajo del operario y en la sumatoria de la eficiencia individual. Todos los trabajadores desempeñan puestos
de responsabilidad en mayor o menor grado. Esto debe ser verificable, mediante mandos medios, razón por la cual se debe evaluar correctamente el aporte de cada trabajador y analizar sus
condiciones de trabajo que afectan su rendimiento.
(Guzman, 2008), p.174 de la Universidad de San Carlos de
Guatemala Facultad de Ciencias Económicas
xxiii
Al conferírsele el título de contador público y auditor en el grado
académico de Licenciado, dice que los inventarios constituyen el rubro más importante del activo corriente de la empresas, lo que se
logra con la implementación de controles internos capaces de prevenir y detectar oportunamente fraudes, malversaciones y pérdidas considerables, ya que del eficiente control interno y de
una excelente administración de inventarios, depende del éxito o fracaso de la empresa.
La presente tesis plantea demostrar que la deficiente gestión de
stock del producto terminado ha alcanzado niveles significativos que
están afectando a la empresa y a sus socios, como se puede evidenciar
si se consideran las pérdidas en fundas plásticas y devolución del
producto por la mala impresión de los códigos de barra y las pérdidas
económicas en gavetas utilizadas en el despacho, que alcanzan cifras
significativas de aproximadamente mil dólares mensuales, entre otros
aspectos.
JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA
Para cumplir con los objetivos del estudio, se adoptan los
métodos científicos de investigación, que contribuyen a la examinación
de los hechos y aspectos relacionados, que están provocando pérdidas
económicas y desinformación contable en el sistema de control y gestión
de stock, los mismos que se detallan a continuación:
Documental: Mediante investigación bibliográfica se consultará
las aportaciones conceptuales de tratadistas sobre el tema de control de
inventario y gestión de stock, control interno, entre otros aspectos.
xxiv
De campo: Aplicado al área de bodega de producto terminado,
donde se producen la ineficiencia del sistema de control y gestión de
stock, mediante las técnicas de observación, entrevistas y encuestas,
para disponer de información sobre el comportamiento interpersonal,
gestión administrativa, tanto en la recepción, almacenamiento y
organización, control de existencias, sistema de despacho o atención de
pedido y sistema de devoluciones; así como también, conocer las
experiencias, opiniones y aptitudes del personal que labora en esta área,
para examinar los problemas que afectan a su desempeño y sistema de
información, que conlleven a proponer los correctivos necesarios.
Explorativa: Se consultará al personal competente de los Dptos.
De contabilidad y de producción, sobre los problemas de interrelación con
la bodega de productos terminados, para recabar información que permita
conocer la problemática del sistema de control de inventario y de gestión
de stock, de esta manera, confrontar opiniones y requerimientos, con un
enfoque sistemático de desempeño de labores coordinadas.
Explicativa: Se desea comprender por qué se producen las
pérdidas, a vista y paciencia de los empleados competentes, las medidas
correctivas empleadas y por qué los márgenes de error se mantienen y
qué posibles soluciones se podrían aplicar aprovechando la experiencia y
punto de vista del personal involucrado.
Correlacional: Es necesario determinar los factores que
intervienen en el proceso del trabajo compartido, entre ellos,
intrapersonales y socio ambientales, para conocer cómo se relacionan en
el proceso de control y de gestión de stock de productos terminados, a fin
de mantener o mejorar la actividad de despacho, la cual ha sido
considerado como una de las principales causas para abandonar el
sistema de control de inventario en línea disponible en la empresa.
xxv
JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA
La necesidad de las empresas por competir y/o sobrevivir en un
mundo globalizado, orienta a la gestión administrativa a buscar
alternativas, que mejoren sus ventas y maximicen sus ganancias, sin
considerar que la eficiencia y la eficacia, son aspectos paralelos, que
deben ser adoptados con un enfoque sistemático para el beneficio de
toda la organización y principalmente, porque pueden generar pérdidas
económicas, por ineficiencias que afectan directamente a las utilidades;
porque en un orden ético, con perspectiva de cadena de valores, tales
pérdidas no integran la gestión operativa de la empresa.
Bajo esta consideración la presente tesis plantea un sentido
práctico al pretender demostrar a los inversionistas como se afectan sus
utilidades, cuando la toma de decisiones se realizan bajo incertidumbre,
como ocurre con el actual sistema de control y gestión de stock aplicado
con principios empíricos, que limitan y distorsionan la información
contable de la empresa, principalmente, cuando las pérdidas son
cuantificables y demostrables.
VIABILIDAD
La investigación fue realizada en el departamento de bodega
donde nos proporcionaron la información necesaria para determinar la
viabilidad del proyecto para de esta manera poder concretar el proceso
investigativo.
De acuerdo al análisis realizado en el departamento de bodega
proponemos seleccionar a la persona idónea y capacitada para que
xxvi
pueda dirigir de manera correcta y oportuna a cada subordinado al
encomendar su labor para así poder controlar los movimientos de
inventarios.
De esta manera se mejora las utilidades de los socios.
LIMITACIONES DE LA INVESTIGACIÓN
La limitación establecida en el departamento de bodega de
PRONAPAN CIA LTDA. Para el control de inventario de producto
terminado es para proponer estrategias para reducir pérdidas y obtener
mayor rentabilidad para los socios.
Por falta de coordinación y excesiva carga laboral es el principal
factor por el que se producen pérdidas significativas en el inventario.
xxvii
SUMARIO ANALÌTICO
CAPÍTULO I _______________________________________________ 1
MARCO REFERENCIAL _____________________________________ 1
1.1. MARCO TEÓRICO________________________________________________1
3.2.1. ABASTECIMIENTO DE PRODUCTO _____________________________________ 40
3.2.2 RECEPCIÓN DEL PRODUCTO __________________________________________ 44
3.2.2. SISTEMA DE ALMACENAMIENTO Y ORGANIZACIÓN __________________ 49 3.2.3. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE EXISTENCIAS ____________________ 51
3.2.4 SISTEMA DE DESPACHO O ATENCIÓN DE PEDIDO ____________________ 56
3.2.5. SISTEMA DE REPOSICIÓN DE STOCK _________________________________ 61 3.2.6. SISTEMA DE DEVOLUCIONES __________________________________________ 61
3.3. DETERMINACIÓN DE LAS PÉRDIDAS ECONÓMICAS ______________66
xxviii
3.4. IMPACTO ECONÓMICO DE LAS PÉRDIDAS EN LAS UTILIDADES DE
LOS SOCIOS. _________________________________________________________69
“ESTRATEGIA PARA EL CONTROL DE PÉRDIDAS EN INVENTARIO Y SU IMPACTO EN LAS UTILIDADES DE LOS SOCIOS DE PRONAPAN CÍA. LTDA”
CAPÍTULO I: MARCO REFERENCIAL 2
Boyacá, para empezar sus propias actividades empresariales, con la
especialidad en tortas, incursionando en la línea de cafetería, y
posteriormente en pan, se inició con 20 empleados. Luego de 5 años,
tuvo la oportunidad de comprar el local que alquilaba y al poco tiempo, el
local contiguo, número 707. La empresa empezó su tecnificación en el
año 1998, siendo sus primeras máquinas industriales una batidora y dos
hornos.
La empresa comenzó a operar con clientes institucionales cuando
inició su producción con pan en molde y los panes hamburguesa y briollo.
En el año 2002, se crea la planta industrial, para atender exclusivamente
a los clientes institucionales. Actualmente la empresa dispone de 80
empleados, de los cuales 40 trabajan en la Planta Industrial, en donde se
centra la presente investigación. La Planta está ubicada en la Cdla, Santa
Adriana, Mz. 11, solar 1-A.
Misión: Ser una empresa líder en la producción y comercialización
de panes y pastelería con productos de alta calidad, a través de una
atención personalizada y oportuna con personal capacitado y motivado.
Buscando superar las expectativas de los clientes, asegurando la liquidez
y rentabilidad del negocio con políticas competitivas, involucrando y
desarrollando colaboradores y proveedores con responsabilidad social.
Visión: Ser la cadena número uno de distribución en la línea
panadera en el Ecuador y así alcanzar una alta rentabilidad.
“ESTRATEGIA PARA EL CONTROL DE PÉRDIDAS EN INVENTARIO Y SU IMPACTO EN LAS
UTILIDADES DE LOS SOCIOS DE PRONAPAN CÍA. LTDA”
CAPÍTULO i: MARCO REFERENCIAL 3
1.1.2. ANTECEDENTES REFERENCIALES
Para disponer de un mayor aporte investigativo, se consultó
algunos tratadistas de tesis de grado, cuyos resultados brindaron las
siguientes consideraciones:
(Ozal, 1999) Universidad del centro occidental Lisandro Alvarado
La ineficiencia en la planeación de estrategias para el control
inventario ya que es común planear y controlar a corto plazo sin tener en cuenta el tiempo suficiente para realizar o implementar el
proceso administrativo que le ayude a la organización para dirigir y a su vez controlar con más eficiencia el manejo de inventario.
(Ozal, 1999) Universidad del centro occidental Lisandro Alvarado.
Control de inventarios es una de las actividad más complejas, su
planificación y ejecución implica la participación de varios segmentos de la organización tales como: ventas, finanzas, producción, compra y contabilidad cuyo resultado final se incluye
en la situación financiera y competitiva de la organización ya que afecta directamente a la clientela a los costos de fabricación
utilidades y liquidez al capital de trabajo.
(Gillen, 1994) Diseño de modelos de controles internos
operacionales para el plan de inventarios operacionales para el área de
inventarios de la empresa Fundiciones Lemos C.A “Plantea la situación
actual del rea de inventarios de la empresa Funlemos C.A una vez
efectuado el diagnóstico y establecen los lineamientos a seguir para el
mejoramientos operacional del área de inventarios de la empresa “.
(Duarte, 1993)
Realizaron el trabajo de grado Titulado Diseño de un modelo de
Procedimientos de control interno para los inventarios de Techo Duro C.A entre algunas de sus recomendaciones se encuentran
Implantar manuales administrativos, siendo estos
“ESTRATEGIA PARA EL CONTROL DE PÉRDIDAS EN INVENTARIO Y SU IMPACTO EN LAS
UTILIDADES DE LOS SOCIOS DE PRONAPAN CÍA. LTDA”
CAPÍTULO i: MARCO REFERENCIAL 4
fomentados para la operatividad de la organización.
Implantar manuales para la toma física de inventario que permitan el control de las existencias con los registros
contables.
Definir las funciones de recepción, almacenaje y despacho
para la fijación de líneas de responsabilidad logrando así una buena segregación de funciones.
(Villegas, 1992) también aspirantes al título de licenciados en
contaduría pública elaboran el trabo de grado Titulado ‘’evaluación
de control interno de los inventarios comerciales’’ en el capitulo
número 3 hacen referencia a la auditoria de inventarios.
Planteado que un adecuado control interno sobre las compras
requieren que los pedidos estén autorizados y aprobados, además deberán existir una separación de tareas entre quienes hagan los
pedidos y quienes reciban, embarquen o contabilicen tales operaciones. Por otra parte destacan que los inventarios deben ser contados y comparados con la contabilidad y de esta manera
determinar si existen diferencias.
(Bowersox, 2007), et at.
La logística se enfoca en la responsabilidad para diseñar y administrar sistemas con el fin de controlar el movimiento y el posicionamiento geográfico de la materia prima, el trabajo en
proceso y el inventario terminado al costo total más bajo; esto significa que los activos financieros y humanos comprometidos con
la logística deben mantenerse absolutamente al mínimo.
(Bowersox, 2007), p. 27.
Los requerimientos del inventario de una empresa se vinculan
directamente con la red de la planta y el nivel deseado de servicio al cliente. Las empresas deben diseñar estrategias logísticas que mantengan la inversión financiera más baja posible en el inventario.
La meta básica es alcanzar una rotación máxima del inventario al mismo tiempo que satisfagan los compromisos de servicio. Una
“ESTRATEGIA PARA EL CONTROL DE PÉRDIDAS EN INVENTARIO Y SU IMPACTO EN LAS
UTILIDADES DE LOS SOCIOS DE PRONAPAN CÍA. LTDA”
CAPÍTULO i: MARCO REFERENCIAL 5
estrategia de inventario sólida se basa en la combinación de cincos
aspectos de desarrollo selectivo: 1) La segmentación de los clientes fundamentales.
2) La rentabilidad de los productos. 3) La integración del transporte. 4) El
5) desempeño basado en el tiempo. 6) La práctica competitiva.
(Andrades, 2010), de la Universidad Técnica de Ambato previo a
conferirse el título de Ingeniero en Contabilidad y Auditoría en su
tesis elaborada con el tema de “La incidencia del control interno de
inventarios en el proceso de despachos de la empresa Novocentro
Codisa matriz Ambato”
Llegó a la siguiente conclusión: “El control interno de inventarios
tiene una gran influencia en el proceso de despachos de la empresa, por cuanto están relacionadas directamente, por dicha
razón se debe priorizar el control en esta área, puesto que los inventarios son los generadores principales de ingresos para el negocio”. “El personal de la empresa considera que en la mayoría
de casos no existe supervisión en los despachos de inventarios demostrando de esta forma que no todos los despachos son
revisados, generando un riesgo en esta área”.
1.2. MARCO CONCEPTUAL
1.2.1. INVENTARIOS Y TIPOS
Un inventario es una provisión de materiales y de subcomponentes
que tiene por objeto facilitar la producción o satisfacer la demanda de los
clientes. Por lo general, los inventarios incluyen materia prima, productos
en proceso, artículos terminados y suministros. Deben aparecer en el
grupo de Activo Circulante.
“ESTRATEGIA PARA EL CONTROL DE PÉRDIDAS EN INVENTARIO Y SU IMPACTO EN LAS
UTILIDADES DE LOS SOCIOS DE PRONAPAN CÍA. LTDA”
CAPÍTULO i: MARCO REFERENCIAL 6
1.2.2. SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
El inventario es, por lo general, un activo en sus balances
generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de materiales
utilizados, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. El
control de los Inventarios es realizado mediante dos sistemas: Sistema de
inventarios permanente y Sistema de inventarios periódico.
1.2.3. SISTEMA DE GESTIÓN DE STOCK
La gestión de stocks es una función destinada a optimizar todo el
conjunto de elementos almacenados por la empresa, intentando realizar una
coordinación entre las necesidades físicas del proceso productivo y las
necesidades financieras de la empresa. Su objetivo fundamental es
asegurar la disposición de los materiales, en las mejores condiciones
económicas para satisfacer las necesidades del proceso productivo.
Los tres sistemas principales de gestión de stocks son los
siguientes:
El sistema de volumen fijo de pedido (fixed orden system).
Consiste en formular pedidos de igual volumen cuando el stock
alcanza el "punto de pedido", también llamado "nivel de
reaprovisionamiento".
El sistema de período fijo de pedido (Fixed internal orden
system). En este sistema se formulan los pedidos por períodos
La falta de gestión apropiada de los vendedores está afectando
económicamente la utilidad de la empresa y de sus socios. Luego de
analizadas cada una de las actividades relacionadas a las pérdidas
económicas, se llega a establecer la siguiente propuesta:
1. Se debe independizar la gestión de Bodega con la gestión de
Ventas; para lo cual se deberá reemplazar la vacante del Jefe de
Ventas, para que los vendedores y mercaderistas puedan ser
administrados correctamente.
2. El número de mercaderistas se debe ampliar, de tres a cinco
empleadas, debido a que se requiere una gestión operativa de 25
minutos por local comercial, más veinte minutos de transporte, se
establece un total de 45 minutos por visita, como al momento se
dispone de cincuenta locales comerciales, se requieren 2.250
minutos en total, que dividido para 540 minutos por persona
(1persona x 9 horas 60 minutos), se establece una necesidad de
cinco mercaderistas.
3. Las mercaderistas deben ordenar la mercadería en las perchas
tomando en consideración la caducidad; esto es, colocar el pan
“ESTRATEGIA PARA EL CONTROL DE PÉRDIDAS EN INVENTARIO Y SU IMPACTO EN LAS
UTILIDADES DE LOS SOCIOS DE PRONAPAN CÍA. LTDA”
CAPÌTULO III: LA PROPUESTA 72
más antiguo encima y el pan fresco abajo. Por esta razón, también
se hace necesario incrementar el número de mercaderistas, para
que puedan disponer del tiempo suficiente para cumplir esta
disposición. Además de informar sobre las devoluciones, las
mercaderistas deben de coordinar con los vendedores para que
diariamente dentro de sus rutas puedan retirar las devoluciones
inmediatamente, estableciéndose las medidas administrativas
correspondientes para el efecto.
4. Los vendedores deberán evitar los sobrepedidos; esto es, que
habiendo existencia de panes no deben incrementar aún más las
existencias, de modo de evitar el sobre stock, que está
ocasionando que las devoluciones aumenten por falta de salida en
los puntos de venta de los clientes.
5. Los vendedores deberán aprovechar su visita a los clientes y retirar
las devoluciones y gavetas cada vez que visiten a los clientes, que
usualmente es cada dos días; por consiguiente, se establecerá una
multa del 1% del pan que no sea retirado después de dos días
como máximo de haber sido reportado como devolución. De esta
manera, se evitarán las pérdidas por desecho del 30% del pan que
se contamina con hongos y que no puede ser reprocesado en
apanadura o pan rallado.
6. Para evitar que la competencia se sustraiga las
gavetas de la empresa las mercaderistas cada vez
que las desocupen las apilarán y las atarán mediante
un cordón de seguridad con candado, añadiéndole
un sticker que señale la cantidad de gavetas que
contiene la pila.
7. El Jefe de Ventas será el encargado de coordinar la gestión de
ventas y de los mercaderistas y de hacer cumplir la presente
propuesta, reglamento interno y demás medidas administrativas
requeridas para el mejoramiento y erradicación de las pérdidas
injustificadas en cuestión.
“ESTRATEGIA PARA EL CONTROL DE PÉRDIDAS EN INVENTARIO Y SU IMPACTO EN LAS
UTILIDADES DE LOS SOCIOS DE PRONAPAN CÍA. LTDA”
CAPÌTULO III: LA PROPUESTA 73
8. La empresa al momento ha adquirido un nuevo vehículo y está en
proceso de contratación del vendedor y su chofer, con lo cual
aliviará el trabajo de los siete vendedores actuales; de esta
manera, dispondrán de mayor tiempo para efectuar los retiros de
panes devueltos y de las gavetas.
“ESTRATEGIA PARA EL CONTROL DE PÉRDIDAS EN INVENTARIO Y SU IMPACTO EN LAS
UTILIDADES DE LOS SOCIOS DE PRONAPAN CÍA. LTDA”
CAPÌTULO III: LA PROPUESTA 74
Anexo No. 2
ESTADO DE RESULTADO INTEGRAL PRONAPAN CIA. LTDA.
DEL 01 DE ENERO DEL 2010 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2010
Cuenta Descripción US $ 4 INGRESOS 401 INGRESOS POR VENTAS 40101 VENTAS 4010101 VENTAS 4010101001 VENTAS 400.000,00 4010101019 DESCUENTOS EN VENTA 15.700,00 4010101020 DEVOLUCIONES EN VENTA 5.400,00
378.900,00 4010102 SERVICIOS 4010102003 SERVICIOS POR TARJETA CREDITO CLIENTES 0,00
0,00 378.900,00
378.900,00 402 OTROS INGRESOS 40202 OTROS INGRESOS 4020201 OTROS INGRESOS 4020201001 REPARACIONES 0,00 4020201010 OTROS INGRESOS 0,00
0,00 0,00
0,00 403 INGRESOS NO OPERACIONALES 40301 NO OPERACIONALES 4030101 NO OPERACIONALES 4030101010 TRANSPORTE DE MERCADERIA 0,00 4030101012 INTERESES GANADOS 0,00
0,00 0,00
0,00 TOTAL INGRESOS 378.900,00
5 COSTOS 501 COSTOS 50101 COSTO DE VENTAS 5010101 COSTO DE VENTAS 206.100,00
Norberto Caro, M. C. (2008). control de inventario en la micro empresa .
veracruz.
Pinto, W. (2012 de Diciembre de 20). Panaderos atan el precio del pan al
gas domestico. El universo.
Pinto, W. (22 de Septiembre de 2012). Panaderos atan el precio del pan
al gas. Economia.
Servulo , A. (s.f.). Administracion de pequeñas empresas .
Taylor, F. W. (1903). Enfoque clasico de la administracion Taylor libro:
Shop Management. Chile : Enna Products Corp.
Villegas, A. (1992).
OZAL L, A. M. (1999). Diseño de un programa de auditoria internoque
permita evaluar el sistema de control interno de sobrantes y
faltantes en las fases de compra, recepcion almacenaje y ventas
para la venta de la empresa Vensuagro, C.A . Barquisismetico.
Taylor, F. W. (1903). Enfoque clasico de la administracion Taylor libro:
Shop Management. Chile : Enna Products Corp.
“ESTRATEGIA PARA EL CONTROL DE PÉRDIDAS EN INVENTARIO Y SU IMPACTO EN LAS
UTILIDADES DE LOS SOCIOS DE PRONAPAN CÍA. LTDA”
CAPÍTULO IV: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 82
4.4. ANEXOS
4.4.1. ENCUESTA
“ESTRATEGIA PARA EL CONTROL DE PÉRDIDAS EN INVENTARIO Y SU IMPACTO EN LAS
UTILIDADES DE LOS SOCIOS DE PRONAPAN CÍA. LTDA”
CAPÍTULO IV: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 83
4.4.2. ESTADO DE RESULTADO INTEGRAL
ESTADO DE RESULTADO INTEGRAL PRONAPAN CIA. LTDA.
DEL 01 DE ENERO DEL 2010 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2010
Cuenta Descripción US $ 4 INGRESOS 401 INGRESOS POR VENTAS 40101 VENTAS 4010101 VENTAS 4010101001 VENTAS 400.000,00 4010101019 DESCUENTOS EN VENTA 15.700,00 4010101020 DEVOLUCIONES EN VENTA 5.400,00
378.900,00 4010102 SERVICIOS 4010102003 SERVICIOS POR TARJETA CREDITO CLIENTES 0,00
0,00 378.900,00
378.900,00 402 OTROS INGRESOS 40202 OTROS INGRESOS 4020201 OTROS INGRESOS 4020201001 REPARACIONES 0,00 4020201010 OTROS INGRESOS 0,00
0,00 0,00
0,00 403 INGRESOS NO OPERACIONALES 40301 NO OPERACIONALES 4030101 NO OPERACIONALES 4030101010 TRANSPORTE DE MERCADERIA 0,00 4030101012 INTERESES GANADOS 0,00
0,00 0,00
0,00 TOTAL INGRESOS 378.900,00
5 COSTOS 501 COSTOS 50101 COSTO DE VENTAS 5010101 COSTO DE VENTAS 206.100,00