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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)
PLAN DE PROYECTO PARA EL DESARROLLO DE RESIDENCIALES CON ENERGÍA
SOLAR TÉRMICA PARA PRODUCCIÓN DE AGUA CALIENTE.
VELMA ALEJANDRA CABALCETA PACHECO
PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL
PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACION
DE PROYECTOS
San José, Costa Rica
Mayo, 2012
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ii
UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)
Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la
Universidad como
Requisito parcial para optar al grado de Máster en
Administración de Proyectos
__________________________ Álvaro Mata Leitón
PROFESOR TUTOR
_________________________ Juan Carlos Navarro
LECTOR No.1
__________________________ Mario López
LECTOR No.2
________________________ Velma Alejandra Cabalceta Pacheco
SUSTENTANTE
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iii
DEDICATORIA
Este trabajo se lo dedico a mis padres Luis Fernando y
Alejandra, mi hermana
Sofía y mis abuelas Velma y Adina, a mi novio César y mis dos
mejores amigas
Mary y Lola, que son las personas que me dan su apoyo y me
inspiran a ser mejor
cada día. A mi tío Robert, hombre, hijo, padre y hermano con
metas, éxitos,
inteligencia, simpatía y amor, un ejemplo a seguir, que Dios lo
tenga en su Gloria.
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iv
AGRADECIMIENTOS
A mi familia, por su amor incondicional, mi novio y mis amigas
por su apoyo y
confianza en todo momento. Mis compañeros de la MAP89,
especialmente Ginet y
Cristian por ser tan buenos compañeros y amigos. A mi tutor
Alvaro Mata por su
comprensión, enseñanza y apoyo en este proceso de
aprendizaje.
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v
INDICE HOJA DE APROBACION ii DEDICATORIA iii AGRADECIMIENTO iv
INDICE v INDICE ILUSTRACIONES vii INDICE CUADROS viii RESUMEN
EJECUTIVO ix 1 INTRODUCCION
.......................................................................................................
11
1.1 Antecedentes
.........................................................................................................
11
1.2 Oportunidad
..........................................................................................................
11
1.3 Justificación
..........................................................................................................
12
1.4 Objetivo general
...................................................................................................
13
1.5 Objetivos específicos.
...........................................................................................
13
2 MARCO TEORICO
....................................................................................................
15 2.1 Marco referencial
..................................................................................................
15
2.1.1 Energía renovable
.............................................................................................
15
2.1.2 Sistema de energía solar térmica.
.....................................................................
16
2.1.3 Componentes del sistema
.................................................................................
19
2.1.4 Teoría de Administración de
Proyectos............................................................
20
2.1.4.1 Proyecto
............................................................................................................
20
2.1.4.2 Administración de Proyectos
............................................................................
21
2.1.4.3 Ciclo de vida de un proyecto
...........................................................................
21
2.1.4.4 Procesos en la Administración de Proyectos
................................................ 22
2.1.4.5 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos
....................... 24
3 MARCO METODOLOGICO
.....................................................................................
28 3.1 Fuentes de información
........................................................................................
28
3.1.1 Fuentes Primaria
..................................................................................................
28
3.1.2 Fuentes Secundaria
..............................................................................................
28
3.2 Tipo de
investigación............................................................................................
30
3.2.1 Investigación Documental
...................................................................................
30
3.2.2 Investigación de Campo
......................................................................................
30
3.2.3 Investigación Mixta
.............................................................................................
31
3.3 Métodos de Investigación
.....................................................................................
31
3.4 Herramientas.
........................................................................................................
32
3.5 Supuestos y Restricciones.
...................................................................................
33
3.6 Entregables.
..........................................................................................................
34
4. DESARROLLO
..............................................................................................................
36 4.1 Plan del alcance
..........................................................................................................
36
4.1.1 Generalidades del proyecto
.................................................................................
36
4.1.1.1 Requerimientos
.......................................................................................
37
4.1.1.2 Beneficios Esperados
...............................................................................
37
4.1.1.3 Estrategia
.................................................................................................
37
4.1.1.4 Objetivo del proyecto
..............................................................................
37
4.1.1.5 Alcance del Proyecto
...............................................................................
38
4.1.1.6 Entregas
...................................................................................................
38
-
vi
4.1.1.7 Medidas
....................................................................................................
39
4.1.1.8 Exclusiones
..............................................................................................
39
4.1.1.9 Restricciones
............................................................................................
40
4.1.1.10 Supuestos
...............................................................................................
40
4.1.1.11 Factores críticos de éxito
........................................................................
40
4.1.2 Estructura detallada de trabajo
............................................................................
41
4.1.2.1 Estructura detallada de trabajo
.................................................................
41
4.1.2.2 Diccionario de la estructura detallada de
trabajo...................................... 41
4.2 Plan de gestión de tiempo
...........................................................................................
49
4.2.1 Definir las actividades
.........................................................................................
50
4.2.2 Secuenciar las actividades
...................................................................................
50
4.2.3 Estimar los recursos de las
actividades................................................................
51
4.2.4 Duración de las actividades
.................................................................................
51
4.2.5 Desarrollo del cronograma
..................................................................................
51
Ruta crítica
............................................................................................................
53
4.3 Plan de gestión de costos
............................................................................................
54
4.3.1 Estimar los costos
................................................................................................
54
4.3.2 Determinar el presupuesto
...................................................................................
56
4.3.3 Controlar los costos (Valor ganado)
....................................................................
57
4.4 Organización del proyecto
..........................................................................................
58
4.4.1 Matriz de identificación de involucrados
............................................................ 58
4.4.2 Organigrama del proyecto
...................................................................................
60
4.4.2.1 Roles y responsabilidades
.................................................................................
60
4.5 Plan de gestión de
comunicación................................................................................
62
4.5.1 Identificar a los interesados
.................................................................................
62
4.5.2 Planificar las comunicaciones
.............................................................................
63
4.5.3 Distribución de la información
............................................................................
63
4.6 Plan de gestión de riesgos
...........................................................................................
66
4.6.1 Identificación de los riesgos
................................................................................
67
4.6.2 Análisis cualitativo de los riesgos
.......................................................................
67
4.6.3 Planificar la respuesta a los riesgos
.....................................................................
69
Cálculo de la reserva de contingencia
..................................................................
70
4.6.4 Monitorear y controlar los riesgos
.......................................................................
71
Análisis de riesgos identificados
..........................................................................
74
5 CONCLUSIONES
......................................................................................................
77 6 RECOMENDACIONES
.............................................................................................
79 7 BIBLIOGRAFIA
..........................................................................................................
81 8
ANEXOS......................................................................................................................
82
-
vii
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Sistema solar térmico pasivo. [2]
..........................................................................
18
Figura 2. Cronograma del proyecto
......................................................................................
52
Figura 3. Diagrama de Gantt
................................................................................................
53
Figura 4. Ruta Crítica
...........................................................................................................
54
Figura 5. Estimación de costos
.............................................................................................
55
Figura 6. Flujo de caja del proyecto
.....................................................................................
56
Figura 7. Organigrama funcional del proyecto.
....................................................................
60
Figura 8. Matriz de roles y responsabilidades del proyecto.
................................................ 62
Figura 9. Matriz de
comunicaciones.....................................................................................
64
Figura 10. EAP del proyecto.
...............................................................................................
65
-
viii
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro #1. Cuadro de procesos de Rita Mulcahy [4]
......................................................... 23
Cuadro #2. Fuentes de Información que se utilizarán
......................................................... 29
Cuadro #3. Herramientas que se utilizarán
.........................................................................
32
Cuadro #4. Supuestos y Restricciones
..................................................................................
34
Cuadro #5. Entregables
........................................................................................................
35
Cuadro #6. Identificación de riesgos
...................................................................................
67
Cuadro #7. Descripción de escala de riesgos
......................................................................
68
Cuadro #8. Valor de ocurrencia de impacto en costo, cronograma y
alcance .................... 68
Cuadro #9. Matriz de Probabilidad e Impacto
....................................................................
69
Cuadro #10. Planificación de riesgos
..................................................................................
70
Cuadro #11. Cuadro de cálculo de reserva de contingencia.
.............................................. 71
Cuadro #12. Cuadro de monitoreo y control de riesgos
...................................................... 73
Cuadro #13.Planificación de amenazas en el proyecto
....................................................... 74
Cuadro #14.Planificación de oportunidades en el proyecto
................................................ 75
-
ix
RESUMEN EJECUTIVO
Costa Rica posee un recurso natural con bastante potencial, ya
sea de viento, hídrico o solar; sin embargo, algunas de estas
fuentes no se han explotado para poder obtener energía renovable.
El recurso solar en el país tiene muy buenas cifras de irradiación
de acuerdo con estudios que se han hecho y las aplicaciones de
sistemas solares son muy variadas, en este proyecto se desea
implementar una de ellas, la producción de agua caliente potable
para residencias. El objetivo del proyecto es desarrollar una
propuesta para residenciales conformado por el sistema solar
térmico para la producción de agua potable, las ventajas que posee
este sistema son importantes ya que está compuesto por equipos que
no tienen mayor complejidad, la instalación es sencilla y el
funcionamiento también, no obstante, sí hay que tener comunicación
con la parte constructiva de la residencia en este caso, para que
se pueda acoplar a las características, por ejemplo, del techo que
es donde se va a instalar, que se ensamble perfectamente con el
sistema mecánico de tubería, que tenga un buen ángulo respecto a
los rayos del sol, entre otros. Por esto, se recomienda hacer una
planificación detallada sobre el proyecto, es aquí donde entra la
importancia de realizar la debida administración del proyecto,
donde se gestionen las áreas del conocimiento para obtener como
resultados los planes que corresponden a cada una de ellas y poder
llevar mayor control sobre la ejecución del proyecto, en este caso
se desarrollaron como parte de los objetivos del proyecto las
siguientes áreas: alcance (declaración del alcance, EDT y
diccionario de la EDT), costo (presupuesto), tiempo (cronograma),
comunicación (plantillas) y riesgos. De esta manera se obtuvieron
como resultado diferentes plantillas que son herramientas para
lograr una correcta administración del proyecto. La buena
planificación de todas las áreas tiene como resultado la facilidad
en el proceso de ejecución y control del proyecto, definir
requerimientos, objetivos, entregables, tiempo y costo de cada uno,
identificar los interesados, los riesgos y oportunidades que se
puedan presentar en el ciclo de vida del proyecto, darle
seguimiento por medio de técnicas y/o plantillas a los diferentes
planes de gestión, tiene como resultado una administración exitosa.
Para poder desarrollar este proyecto, se utilizaron documentos,
libros e información por juicio de expertos y lecciones aprendidas,
todos los planes tienen fundamentos de fuentes primarias y
secundarias, con la investigación mixta, tanto documental como de
campo, se logró un balance de la información. El proyecto se divide
en cuatro fases, contempla desde la medición de irradiancia en la
zona donde se desarrollará, hasta el cumplimiento de los requisitos
y la aprobación del cliente. En este proyecto se llevaron a cabo
actividades de diseño, adquisición del equipo, instalación y
pruebas al sistema para verificar el correcto funcionamiento. Es
importante tener en consideración que durante el proyecto pueden
presentarse riesgos que afecten de manera positiva o negativa, ya
sea en
-
x
costo, tiempo o alcance, por lo que es primordial realizar una
planificación de los mismos para poder utilizar y desarrollar
estrategias que logren eliminar la amenaza o explotar la
oportunidad y de esta manera obtener beneficios para el proyecto.
Este proyecto lleva consigo el objetivo de poder brindar una
propuesta a las empresas constructivas para desarrollar
residenciales que marquen la diferencia en el mercado
(especialmente por la competencia actual), y poder brindar un
servicio no sólo al cliente, sino también al medio ambiente. Como
conclusiones y recomendaciones principales que se obtuvieron del
desarrollo del proyecto, se enfoca en la comunicación que haya
entre los involucrados y el canal efectivo que se utilizará para
comunicar, cumpliendo con las herramientas que se proponen para
cada uno de ellos, pues este proyecto tiene riesgos importantes que
están directamente vinculados con el patrocinador. Además como
recomendación, sobresale la importancia de desarrollar todas las
áreas de conocimiento en el proyecto, especialmente la de
adquisiciones, por la disponibilidad del equipo, por lo que se
recomienda hacer un estudio de mercado a nivel nacional e
internacional, únicamente en el continente americano, para poder
tener una visión clara y amplia de posibles proveedores, porque de
igual manera, ciertos riesgos significativos están relacionados con
los proveedores.
-
11
1 INTRODUCCION
1.1 Antecedentes
El sector del que surge la idea del proyecto es el sector
energético, con el fin de
buscar una oportunidad de ahorro que se pueda implementar en las
residencias
sin necesidad de conectarse a la red pública, por el momento
existen trabas
legales que no permiten lograr un sistema conectado a la
red.
La fuente solar térmica se puede utilizar para muchos fines,
podría ser para
generar calor o electricidad, en este caso se desarrollará un
sistema para calentar
agua potable y utilizarla para bañarse, es un sistema sencillo
aislado de la red, es
muy útil y funcional si se desea generar energía propia, además
de ser
económicamente viable.
Con el potencial de radiación solar que hay en algunas zonas del
país, este tipo de
tecnología es ideal para su implementación, sin embargo se
recomienda que se
haga el estudio adecuado para determinar si en el sitio donde se
quiere
desarrollar, existe la fuente necesaria para que sea un proyecto
viable.
Este proyecto es un ejemplo claro que se muestra a la sociedad
en tema de
fuentes renovables, proporcionando además de un ahorro
energético y hasta una
inversión que luego se convertirá en ingresos, una ayuda a
generar energía de
manera amigable con el ambiente, lo que logra disminuir el uso
de derivados del
petróleo que llegan a producir gases de efecto invernadero, por
lo que es un
proyecto vinculado con el desarrollo sostenible.
1.2 Oportunidad
Primeramente se plantea que el proyecto se origina de una
problemática, que es
la situación actual del medio ambiente, el cambio climático
producto del uso de
derivados del petróleo, no obstante se visualiza la propuesta
del proyecto como
una oportunidad de mejora a estos problemas que se están
presentando en el
-
12
mundo. Una de las ventajas del uso de fuentes renovables es que
estas no
provienen del petróleo, por lo cual no son contaminantes cuando
se genera calor o
energía eléctrica, además que es un recurso infinito, en este
caso el sol, por lo que
dependiendo de la ubicación en la que se desea desarrollar el
sistema así se
diseña respecto al recurso disponible en dicha zona.
Con esta propuesta se espera brindar una oportunidad de ahorro
energético en las
residencias, de viabilidad económica y con tecnología amigable
con el ambiente,
para poder ir construyendo el modelo de desarrollo sostenible
que se desea y
poder gozar de muchos recursos en este momento sin afectar a las
futuras
generaciones. Costa Rica tiene la meta de ser carbono neutral en
el 2021, por lo
que la implementación de estos proyectos son una oportunidad a
cumplir el
objetivo, se espera que esta propuesta sea modelo a muchos
proyectos iguales o
similares con tecnología verde.
1.3 Justificación
En la actualidad, el factor ambiental es un aspecto clave del
desarrollo sostenible,
por lo que las personas, empresas y países se han dado la tarea
de disminuir la
huella de carbono por medio de tecnología que sea amigable con
el ambiente, lo
que lo hace un tema importante en el sector industrial y
residencial especialmente
a la hora del consumo energético.
La finalidad del proyecto es obtener un plan de propuesta que
describa el equipo
necesario para implementar un sistema solar fotovoltaico para
calentar agua
potable, especificando todo lo relacionado con su alcance, los
entregables, el
tiempo, costo y riesgos que tiene el poder desarrollar este tipo
de tecnología en
una residencia.
De esta manera con esta planificación, se espera que en el
proceso de ejecución
del proyecto, los documentos que se obtendrán de esta propuesta
sean la base
para poder desarrollarlo de manera clara y ordenada, siguiendo
una serie de
-
13
aspectos que se plantean con la utilización de herramientas para
poder cumplir
con el tiempo y costo acordado y los requisitos que se han
determinado en el
alcance.
Con esto se espera que las empresas incluyan en sus proyectos
residenciales una
oportunidad de ahorro de energía a sus arrendatarios o
compradores por medio de
una fuente renovable, logrando así un beneficio al medio
ambiente y marcando la
diferencia en la sociedad por el desarrollo de viviendas con
este tipo de equipos.
1.4 Objetivo general
El objetivo general del proyecto es: Desarrollar una Propuesta
de Plan de Proyecto
para el diseño y la implementación de un sistema solar térmico
para la producción
de agua caliente potable en residenciales en proceso de
planificación o
construcción.
1.5 Objetivos específicos.
Los objetivos específicos de este proyecto son:
1. Elaborar el alcance del proyecto, la EDT y su respectivo
diccionario, para
identificar una visión clara de los entregables, fases y
actividades y poder
de esta manera realizar el proyecto con mejor control y
organización para
cumplir con los objetivos.
2. Elaborar un cronograma donde se detalle el tiempo y costo que
tendrá cada
actividad y así mismo las actividades predecesoras y sucesoras,
para
cumplir con el presupuesto y tiempo planeado.
3. Desarrollar una matriz de roles y responsabilidades que
permitan describir y
delimitar el papel que posee cada interesado del proyecto, para
realizar las
actividades de cada fase.
4. Realizar un plan de comunicación para mantener un canal
efectivo entre los
involucrados sobre el desarrollo del proyecto.
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14
5. Identificar y analizar los riesgos que pueden presentarse en
el proyecto,
para desarrollar un plan de respuesta ante los mismos y calcular
la reserva
de contingencia.
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15
2 MARCO TEORICO
2.1 Marco referencial
En la actualidad la energía eléctrica es indispensable, su uso
diario ha hecho que
las poblaciones desarrollen en aspectos económicos y sociales,
proporcionando
mejores oportunidades y calidad de vida.
Existen muchas maneras de generar energía, actualmente la quema
de
combustibles fósiles es una de estas formas para su producción,
esta quema
genera gases tóxicos que son las principales causas del
calentamiento global y el
cambio climático.
Estos dos problemas ambientales que se han incrementado en los
últimos años,
son de gran preocupación a nivel mundial, por lo tanto, se
estima un aumento en
la temperatura que puede destruir y hasta eliminar especies
tanto de flora como de
fauna, además de provocar desgaste del suelo y cambios
meteorológicos que
pueden terminar en catástrofes. Es esto que surge el concepto de
desarrollo
sostenible, donde haya un balance entre la sociedad, el medio
ambiente y la
economía, de tal manera, que en la actualidad se siga gozando de
los recursos,
pero sin comprometer los mismos para las futuras
generaciones.
Debido a esta problemática han surgido iniciativas para
contribuir al desarrollo
sustentable, una de ellas es la generación de energía por medio
de fuentes
renovables.
2.1.1 Energía renovable
Concepto de energía renovable: son aquellas fuentes de energía
que se
encuentran en la naturaleza de cantidad ilimitada. (Moreno,
2011)
Algunos tipos de fuentes renovables:
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16
Hidráulica: proveniente del agua.
Solar: proveniente del sol.
Eólica: proveniente del viento.
Biomasa: proveniente del crecimiento de las plantas o
microorganismos.
Geotérmica: proveniente del calor de lo más profundo de la
tierra.
Océanos: proveniente de olas, mareas, corrientes marinas,
etc.
Estas pueden utilizarse para la producción de calor y para la de
electricidad,
dependiendo de la fuente y propósito.
La energía solar es obtenida por medio de la captación de luz y
calor emitidos por
el Sol, utilizando la radiación solar para la generación de
calor o electricidad.
Todos los tipos de fuentes mencionadas anteriormente,
exceptuando la
geotérmica y océanos, son derivadas del Sol.
Entre los principales usos que se le da a este tipo de fuente
solar están:
Iluminación natural.
Solar fotovoltaica.
Solar térmica.
En este trabajo se aprovechará el calentamiento de fluidos por
medio del sistema
solar térmico.
2.1.2 Sistema de energía solar térmica.
Como se mencionó anteriormente la energía solar térmica es
aquella que
aprovecha la radiación del Sol para producir calor.
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17
Actualmente existen muchas maneras de implementar un sistema
solar térmico
para diferentes usos, por ejemplo:
Calentamiento de un fluido.
Cocinas solares.
Destilación de agua.
Calefacción o enfriamiento de edificios.
Hornos solares.
Hay que recordar que todo este tipo de generación de calor se
puede realizar sin
contaminar el medio ambiente, por medio de los estudios de
radiación solar en
una zona específica, se determina la viabilidad del proyecto y
dependiendo del
resultado se diseña para optimizar las ganancias tanto en
energía como inversión-
ganancia.
Además, es importante tomar en cuenta ciertos aspectos a la hora
de diseñar, de
elegir el mejor sistema para implementar en el proyecto, para
esto se recomienda
tener en consideración al menos lo siguiente:
Condiciones climáticas del lugar.
Necesidad del cliente.
Espacio de montaje del equipo.
Globalización del proyecto.
Para este caso se desarrollará el proyecto con sistema de
calentamiento de
fluidos, el funcionamiento de esta tecnología básicamente es la
siguiente: “los
colectores solares calientan tubos llenos de anticongelante cuyo
líquido transfiere
el calor a un tanque de almacenamiento que precaliente el agua
que va a un
sistema de agua caliente doméstico”. (Moreno, 2011)
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18
El sistema que se desarrollará será solar térmico pasivo, lo que
significa que no
necesita de ningún mecanismo para mover el fluido, como bombas,
controladores,
sensores, entre otros. La siguiente figura 1 muestra básicamente
un sistema solar
térmico pasivo.
Figura 1. Sistema solar térmico pasivo. [2]
Existen varias ventajas por las que se decidió desarrollar el
proyecto con este
sistema pasivo, entre las que están:
Son completamente autosuficientes.
No necesita ninguna conexión eléctrica, por lo tanto, no
consumen energía
eléctrica.
Este tipo de instalaciones tienen una larga vida útil, 25 años y
son
totalmente automáticos, por lo que el usuario no tiene que
preocuparse de
nada.
Es un sistema fácil de montar, sencillo de instalar.
El agua caliente va directamente al tanque (no va por una
tubería externa,
que se enfría o que bloquea su corriente).
No requiere bomba, sino que funciona por gravedad, simplificando
la
instalación y disminuyendo los costos de inversión.
Su mantenimiento es significativamente más sencillo.
Ideal para lugares cálidos.
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19
Se puede instalar en el techo de la edificación.
No necesita sistema de control.
Ideal para viviendas.
2.1.3 Componentes del sistema
El sistema de circulación natural o sistema pasivo posee los
siguientes
componentes:
Captador solar: para el sistema se decidió utilizar un captador
de placa plana, se
eligió este por diferentes motivos, algunos de ellos:
El colector puede integrarse perfectamente a cualquier
edificio.
El área de apertura de los colectores solares es siempre
superior en
tamaño a los colectores de tubos de vacío, de manera que le
permite
obtener mayor eficiencia.
Los tubos de vacío tienen un coste significativamente mayor.
Mayor resistencia a golpes o condiciones del clima.
Acumulador: acumulador de doble envolvente, en posición
horizontal, con
capacidad de 150 litros.
Estructura de montaje: material hecho de metal, con pintura
anticorrosiva.
Accesorios: codos, tapones, entre otros.
Aditivo: para evitar el congelamiento (aunque es poco probable)
y la corrosión.
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20
2.1.4 Teoría de Administración de Proyectos
El proyecto que se desarrollará está basado de acuerdo con la
cuarta edición del
PMBOK 2008, no obstante, todos los conceptos que se van a
describir a
continuación, son tomados de dicho libro.
2.1.4.1 Proyecto
Concepto: un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a
cabo para crear un
producto, servicio o resultado único. (PMI)
Se dice que es temporal ya que posee un inicio y un fin, “El
final se alcanza
cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina
el proyecto
porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos,
o cuando ya no
existe la necesidad que dio origen al proyecto” (PMI)
Según el PMBOK 2008, un proyecto puede generar:
Un producto que puede ser un componente de otro elemento o un
elemento
final en sí mismo,
La capacidad de realizar un servicio (por ejemplo, una función
comercial
que brinda apoyo a la producción o distribución).
Un resultado tal como un producto o un documento (por ejemplo,
un
proyecto de investigación que desarrolla conocimientos que se
pueden
emplear para determinar si existe una tendencia o si un nuevo
proceso
beneficiará a la sociedad).
Los objetivos de los proyectos pueden variar dependiendo de la
naturaleza del
mismo y de las necesidades de los involucrados, además los
factores de tiempo y
recurso, ya sea económico, humano o adquisiciones, son distintos
ya sea por
complejidad o tamaño del proyecto a desarrollar.
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21
2.1.4.2 Administración de Proyectos
Concepto: es la aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas
a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos
del mismo. (PMI)
Administrar un proyecto no sólo es poner en práctica la teoría y
las herramientas
aprendidas que son útiles para poder obtener mejores resultados
o criterios, sino
también es saber trabajar y desenvolverse en equipo, comunicarse
de la mejor
manera desde el inicio al momento de definir el alcance y
realizar la matriz de
roles y responsabilidades, además se deben de aplicar las
habilidades de
liderazgo para lograr desempeñar el trabajo en un ambiente
favorable.
2.1.4.3 Ciclo de vida de un proyecto
Según el PMBOK 2008 el ciclo de vida del proyecto es un conjunto
de fases del
mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas,
cuyo nombre y
número se determinan por las necesidades de gestión y control de
la organización
u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza
propia del proyecto y
su área de aplicación.
El ciclo de vida de un proyecto está influenciado además por
varios elementos,
cómo factores ambientales de la empresa, activos de los
procesos, su cultura y
estructura, fases y entregables, los interesados y su influencia
en el mismo; como
se mencionó en la definición de proyecto, cada proyecto es
único, por lo que el
ciclo de vida variará dependiendo de los aspectos anteriormente
citados; sin
embargo, se dice que todos los proyectos en general deben de
tener al menos la
siguiente estructura para su desarrollo:
1. Inicio
2. Planeación
3. Ejecución
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22
4. Cierre
La estructura que generalmente tienen los proyectos en su
mayoría según el
PMBOK 2008 es la siguiente:
Los niveles de costo y dotación de personal son bajos al inicio
del proyecto,
alcanzan su punto máximo según se desarrolla el trabajo y
caen
rápidamente cuando el proyecto se acerca al cierre.
La influencia de los interesados, al igual que los riesgos y la
incertidumbre
son mayores al inicio del proyecto. Estos factores disminuyen
durante la
vida del proyecto.
La capacidad de influir en las características finales del
producto del
proyecto, sin afectar significativamente el costo, es más alta
al inicio del
proyecto y va disminuyendo a medida que el proyecto avanza hacia
su
conclusión.
2.1.4.4 Procesos en la Administración de Proyectos
La administración de proyectos se divide en cinco grandes
procesos que estos a
su vez se subdividen, la definición de cada uno según el PMBOK
2008 es:
1. Iniciación: Aquellos procesos realizados para definir un
nuevo proyecto o
una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la
obtención de la
autorización para comenzar dicho proyecto o fase.
2. Planificación: Aquellos procesos requeridos para establecer
el alcance del
proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción
necesario para
alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendió el
proyecto.
3. Ejecución: Aquellos procesos realizados para completar el
trabajo definido
en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con
las
especificaciones del mismo.
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23
4. Seguimiento y Control: Aquellos procesos requeridos para
dar
seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del
proyecto,
para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y
para iniciar los
cambios correspondientes.
5. Cierre: Aquellos procesos realizados para finalizar todas las
actividades a
través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar
formalmente el
proyecto o una fase del mismo.
En la siguiente tabla 1, se muestran según el libro Preparación
para el examen
PMP de Rita Mulcahy los cinco procesos del proyecto y lo que
conlleva cada una,
lo cual incluye las áreas del conocimiento.
Cuadro #1. Cuadro de procesos de Rita Mulcahy [4]
INICIO PLANEAMIENTO
(en este orden) EJECUCIÓN
MONITOREO
Y CONTROL CIERRE
Seleccionar el AP Determinar cómo va a
planear-parte de todos los otros planes de gestión
Ejecutar el trabajo según el Plan del
Proyecto Controlar el proyecto
Confirmar que el trabajo es hecho
según los requerimientos
Determinar cultura y sistemas
existentes de la Cía
Finalizar los requerimientos Producir el alcance del
producto Medir el rendimiento contra la línea base
Completar el cierre de los
contratos
Recolectar procesos,
procedimientos e inf. Histórica
Crear el Estatuto del Proyecto
Solicitar cambios Medir el rendimiento contra otras métricas
determinadas por el AP
Obtener la aceptación del
producto
Dividir proyectos grandes en fases
Determinar qué comprar Implementar solo los cambios
aprobados
Determinar las variaciones y si
ameritan solicitudes de cambio
Completar el reporte final del
rendimiento
Entender el caso de negocio
Determinar el equipo de proyecto
Asegurar el común entendimiento
Influenciar los factores que producen los
cambios
Indexar y archivar los documentos
Descubrir requerimientos y riesgos iniciales
Crear el WBS y el diccionario del WBS
Usar el sistema de autorización del trabajo
Solicitar los cambios Actualizar las
lecciones aprendidas
Crear objetivos medibles
Crear la lista de actividades Aplicar la mejora
continua Realizar el control
integrado de cambios
Entregar el producto completo
Desarrollar el Project Charter
Crear el diagrama de red Seguir los procesos Aprobar o
rechazar
cambios Liberar los
recursos
Identificar a los involucrados
Estimar los requerimientos de los recursos
Realizar el aseguramiento de la
calidad
Informar a los involucrados de los cambios aprobados
Desarrollar la estrategia de adm.
de los involucrados
Estimar Tiempo y Costo Realizar auditorías de
calidad Administrar la Configuración
Determinar la Ruta Crítica Adquirir el equipo final Crear
pronósticos
Desarrollar el cronograma Administrar a la gente Obtener la
aceptación de los entregables de
-
24
parte del cliente
Desarrollar el presupuesto Evaluar el equipo y el
rendimiento del proyecto
Realizar el control de calidad
Determinar los estándares
de calidad, procesos y métricas
Realizar actividades de construcción de equipo
Reportar el rendimiento del
proyecto
Crear el plan de mejora de
los procesos Dar reconocimientos y
premios Realizar auditorías de
riesgo
Determinar todos los roles y
responsabilidades Usar las bitácoras
Administrar las reservas
Plan de comunicaciones Facilitar la resolución de
conflictos Administrar las adquisiciones
Realizar la identificación de riesgos, análisis cualitativo
y
cuantitativo, y plan de respuesta
Enviar y recibir información
Ir atrás a iterar Sostener reuniones
Preparar los documentos de
las adquisiciones Seleccionar a los
vendedores
Finalizar cómo ejecutar y
controlar
Desarrollar el Plan Final y la
línea base que sea realista
Obtener la aprobación
formal al Plan
Tener la reunión de Inicio
del Proyecto
2.1.4.5 Áreas del Conocimiento de la Administración de
Proyectos
Además, posee nueve áreas del conocimiento que se desenvuelven
en 1 o más
de los procesos anteriormente mencionados, a continuación se
definen de manera
resumida según el PMBOK 2008:
Gestión de la integración del proyecto: incluye los procesos y
actividades
necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y
coordinar los
diversos procesos y actividades de la dirección de proyectos
dentro de los
grupos de procesos de dirección de proyectos. La gestión de la
integración
del proyecto implica tomar decisiones en cuanto a la asignación
de
recursos, balancear objetivos y alternativas contrapuestas y
manejar las
interdependencias entre las áreas de conocimiento de la
dirección de
proyectos.
-
25
Gestión del alcance del proyecto: incluye los procesos
necesarios para
garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el
trabajo
requerido para completarlo con éxito. El objetivo principal de
la Gestión del
Alcance del Proyecto es definir y controlar qué se incluye y qué
no se
incluye en el proyecto.
Gestión de tiempo del proyecto: incluye los procesos requeridos
para
administrar la finalización del proyecto a tiempo. Entre los que
están: definir
las actividades, secuenciarlas, estimar los recursos y duración
de las
actividades, por último, desarrollar el cronograma y
controlarlo.
Gestión de los costos del proyecto: incluye los procesos
involucrados en
estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se
complete el
proyecto dentro del presupuesto aprobado.
Gestión de la calidad del proyecto: incluye los procesos y
actividades de
la organización ejecutante que determinan responsabilidades,
objetivos y
políticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las
necesidades por la
cuales fue emprendido. Implementa el sistema de gestión de
calidad por
medio de políticas y procedimientos, con actividades de mejora
continua de
los procesos llevados a cabo durante todo el proyecto según
corresponda.
Gestión de los recursos humanos del proyecto: incluye los
procesos
que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto. El
equipo del
proyecto está conformado por aquellas personas a las que se les
han
asignado roles y responsabilidades para completar el proyecto.
El tipo y la
cantidad de miembros del equipo del proyecto pueden variar
con
frecuencia, a medida que el proyecto avanza.
-
26
Gestión de las comunicaciones del proyecto: incluye los
procesos
requeridos para garantizar que la generación, la recopilación,
la
distribución, el almacenamiento, la recuperación y la
disposición final de la
información del proyecto sean adecuados y oportunos. Entre los
procesos
están: identificar los interesados, planificar las
comunicaciones, distribuir la
información, gestionar las expectativas de los interesados e
informar el
desempeño.
Gestión de los riesgos del proyecto: incluye los procesos
relacionados
con llevar a cabo la planificación de la gestión, la
identificación, el análisis,
la planificación de respuesta a los riesgos, así como su
monitoreo y control
en un proyecto. Los objetivos de la Gestión de los Riesgos del
Proyecto son
aumentar la probabilidad y el impacto de eventos positivos y
disminuir la
probabilidad y el impacto de eventos negativos para el
proyecto.
Gestión de las adquisiciones del proyecto: incluye los procesos
de
compra o adquisición de los productos, servicios o resultados
que es
necesario obtener fuera del equipo del proyecto. La Gestión de
las
Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestión del
contrato y
de control de cambios requeridos para desarrollar y administrar
contratos u
órdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo
del
proyecto. La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto también
incluye la
administración de cualquier contrato emitido por una
organización externa
(el comprador) que esté adquiriendo el proyecto a la
organización
ejecutante (el vendedor), así como la administración de las
obligaciones
contractuales contraídas por el equipo del proyecto en virtud
del contrato.
Para efectos de este trabajo, no se desarrollarán en todas las
áreas de
conocimiento que se definieron, solamente en las siguientes:
alcance, tiempo,
costo, comunicación, recursos humanos y riesgos. Cada una está
ligada a los
objetivos, por lo que se espera obtener por medio de la
aplicación de herramientas
-
27
recomendadas por el PMBOK 2008, entregables acordes a estas
áreas que
cumpla con los objetivos específicos.
-
28
3 MARCO METODOLOGICO
3.1 Fuentes de información
A continuación se definen las dos categorías de fuentes de
información que se van
a utilizar para desarrollar este proyecto, ambas para poder
cumplir con los
objetivos propuestos y concluir el trabajo exitosamente.
Así mismo, en casi todos los objetivos, se hará una combinación
de ambas
fuentes para lograrlos, obteniendo de esta manera un resultado
que además de
basarse en la teoría, se tome en consideración la experiencia de
personas o
empresas que han desarrollado proyectos afines, esto con el fin
de poder sacarle
provecho a lecciones aprendidas.
Hay que recalcar que toda la información será sustraída de
fuentes confiables y
formales, para poder asegurar que cada procedimiento a seguir
para alcanzar los
objetivos son los correctos, ya que esta información guiará el
trabajo para poder
cumplirlos con la mejor calidad posible.
3.1.1 Fuentes Primaria
Se refieren a aquellos portadores originales de la información
que no han
retransmitido o grabado en cualquier medio o documento la
información de interés.
Esta información de fuentes primarias la tiene la población
misma. Para extraer los
datos de esta fuente se utiliza el método de encuesta, de
entrevista, experimental
o por observación (Eyssautier, 2002).
3.1.2 Fuentes Secundaria
Se refieren a todos aquellos portadores de datos e información
que han sido
previamente retransmitidos o grabados en cualquier documento y
que utilizan el
-
29
medio que sea. Esta información se encuentra a disposición de
todo investigador
que la necesite (Eyssautier, 2002).
En la siguiente tabla 2, se muestra un resumen de las fuentes de
información que
se utilizarán en este proyecto para cumplir con cada objetivo
del proyecto:
Cuadro #2. Fuentes de Información que se utilizarán
Objetivos Fuentes de información
Primarias Secundarias
Elaborar el alcance del proyecto, la EDT y su respectivo
diccionario, para identificar una visión clara de los entregables,
fases y actividades y poder de esta manera realizar el proyecto con
mejor control y organización para cumplir con los objetivos.
Roberto Segura, Empresa
greenenergy
PMBOK 2008, tesis, Yamal Chamuon, páginas de
internet.
Desarrollar una matriz de roles y responsabilidades que permitan
describir y delimitar el papel que posee cada interesado del
proyecto, para realizar las actividades de cada fase.
No aplica
PMBOK 2008, tesis, Yamal Chamuon, páginas de internet.
Elaborar un cronograma donde se detalle el tiempo y costo que
tendrá cada actividad, y así mismo las actividades predecesoras y
sucesoras, para cumplir con el presupuesto y tiempo planeado.
Roberto Segura, Empresa
greenenergy
PMBOK 2008, tesis, Yamal Chamuon, páginas de internet.
Realizar un plan de comunicación para mantener un canal efectivo
entre los involucrados, sobre el desarrollo del proyecto.
No aplica
PMBOK 2008, tesis, Yamal Chamuon, páginas de internet.
Identificar y analizar los riesgos que pueden presentarse en el
proyecto, para desarrollar un plan de respuesta ante los mismos y
calcular la reserva de contingencia.
Roberto Segura, Empresa
greenenergy
PMBOK 2008, tesis, Yamal Chamuon, páginas de internet.
-
30
3.2 Tipo de investigación
Existen tres diferentes tipos de investigación, estos son:
investigación documental,
investigación de campo y una combinación de ambas que es la
investigación
mixta. La que se utilizará en este trabajo será la investigación
mixta.
3.2.1 Investigación Documental
Trabajos cuyo método de investigación se centra exclusivamente
en la
recopilación de datos existentes en forma documental, ya sea de
libros, textos o
cualquier otro tipo de documentos. Su único propósito es obtener
antecedentes
para profundizar en las teorías y aportaciones ya emitidas sobre
el tema en
particular que es objeto de estudio y complementarlas,
refutarlas o derivar, en su
caso, conocimientos nuevos. En concreto, son aquellas
investigaciones en cuya
recopilación de datos únicamente se utilizan documentos que
aportan
antecedentes sobre el tópico en estudio (Muñoz, 1998).
3.2.2 Investigación de Campo
Corresponde a las investigaciones en las que la recopilación de
información se
realiza enmarcada por el ambiente específico en el que se
presenta el fenómeno
de estudio. En la realización de estos trabajos se utiliza un
método exclusivo de
investigación y se diseñan ciertas herramientas para recabar
información, que sólo
se aplican en el medio en el que actúa el fenómeno de estudio.
Para la tabulación
y análisis de la información obtenida, se utilizan métodos y
técnicas estadísticas y
matemáticas que ayudan a obtener conclusiones formales,
científicamente
comprobadas. Las herramientas de apoyo pueden ser: observación
histórica,
observación controlada, experimentación, acopio de antecedentes
por medio de
cuestionarios, entrevistas y encuestas, aplicación de métodos
estadísticos y
diseños experimentales, entre otros. (Muñoz, 1998).
-
31
3.2.3 Investigación Mixta
En este tipo de investigación se combinan la investigación
documental y la de
campo, donde se pretende que con ambas se consolide de mejor
manera la
información para lograr cumplir con los objetivos.
Para el caso de información documental, se utilizarán
investigaciones confiables
para ampliar el tema de energía renovable solar térmica, por
otro lado, el PMBOK
2008 será la fuente documental más significante para desarrollar
el proyecto,
puesto que será una guía de las herramientas a utilizar para
obtener los
entregables propuestos además de las otras fuentes secundarias
mencionadas
anteriormente.
Para la investigación de campo, se desarrollarán entrevistas que
ayudarán a
obtener información de personas con afinidad y experiencia en el
tema de
producción de agua caliente con sistemas solares térmicos, con
el fin de tener la
recopilación de lecciones aprendidas y mejorar el trabajo a la
hora de plantear los
entregables del proyecto.
3.3 Métodos de Investigación
El método es la ruta que se sigue en las ciencias para alcanzar
un fin propuesto; y
la metodología, el cuerpo de conocimiento que describe y analiza
los métodos
para el desarrollo de una investigación. Ambos se han
particularizado, y son objeto
de un tratamiento especial con base en cada ciencia particular
(Eyssautier, 2002).
Para este trabajo se utilizará el método analítico sintético que
consiste en
descomponer en partes o elementos una unidad, examinando cada
uno por
separado para entender de mejor manera el origen o naturaleza
del todo, por
último, volviendo agrupar dichas partes considerándolas en
conjunto.
En este caso se empleará este método en todos los objetivos del
proyecto. Para el
primer objetivo se necesita descomponer el proyecto en
requerimientos,
entregables, fases y actividades que se deben realizar con un
secuenciamiento
lógico para lograr realizar el proyecto, para el segundo
objetivo al identificar los
-
32
involucrados se deben destinar a cada uno los roles y
responsabilidades que
deben de cumplir en el desarrollo del proyecto, en el objetivo
tres por medio de la
EDT, se descompone cada fase en actividades que contengan tiempo
y costo, lo
que sería obtener el presupuesto y cronograma, al igual que en
segundo objetivo,
en el cuarto se necesita por medio de la identificación de
involucrados, asignar a
cada interesado un método de comunicación que sea efectivo para
luego poder
agruparlo en un plan de comunicación y por último, en el
objetivo cinco, una vez
recopilados los posibles riesgos que se pueden presentar en el
transcurso del
proyecto, se debe asignar a cada riesgo una respuesta en caso de
que diera, y a
la vez un plan de contingencia, logrando como resultado el plan
de riesgos que se
propone para el proyecto.
Todos los objetivos que se plantean en este proyecto están
conformados por
diferente información que es analizada y seguidamente se
convierten en un
entregable al agrupar estos componentes, ya sea el alcance del
proyecto, la EDT,
matriz de roles y responsabilidades, cronograma y presupuesto,
plan de riesgos y
de comunicación; por lo que se considera el método más
conveniente y será el
que se utilizará para todo el proyecto.
3.4 Herramientas.
En la siguiente tabla 3, basándose en el PMBOK 2008 y el libro
de Yamal
Chamoun, se presentan las herramientas básicas que se utilizarán
para cumplir
cada objetivo específico planteado anteriormente:
Cuadro #3. Herramientas que se utilizarán
Objetivos Herramientas
Elaborar el alcance del proyecto, la EDT y su respectivo
diccionario, para identificar una visión clara de los entregables,
fases y actividades y poder de esta manera realizar el proyecto con
mejor control y organización para cumplir con los objetivos.
Project, Charter, registro de interesados, juicio de expertos,
WBS
Desarrollar una matriz de roles y Juicio de expertos, matriz
-
33
Objetivos Herramientas
responsabilidades que permitan describir y delimitar el papel
que posee cada interesado del proyecto, para realizar las
actividades de cada fase.
de roles y funciones, WBS
Elaborar un cronograma donde se detalle el tiempo y costo que
tendrá cada actividad, y así mismo las actividades predecesoras y
sucesoras, para cumplir con el presupuesto y tiempo planeado.
Juicio de expertos, WBS, Project, método de ruta crítica
Realizar un plan de comunicación para mantener un canal efectivo
entre los involucrados, sobre el desarrollo del proyecto.
Juicio de expertos, matriz de comunicación, análisis de
involucrados, métodos de comunicación
Identificar y analizar los riesgos que pueden presentarse en el
proyecto, para desarrollar un plan de respuesta ante los mismos y
calcular la reserva de contingencia.
Juicio de expertos, matriz de administración de riesgos,
estrategias de respuesta para contingencias
3.5 Supuestos y Restricciones.
Según la guía del PMBOK 2008:
Las restricciones del proyecto enumeran y describen las
restricciones
específicas asociadas con el alcance del proyecto que limitan
las opciones
del equipo, como por ejemplo, un presupuesto predeterminado,
fechas,
hitos del cronograma impuestos por el cliente o la organización
ejecutante.
Los supuestos del proyecto enumeran y describen supuestos que
se
realizan específicamente para el proyecto, asociados con el
alcance del
proyecto y el impacto potencial de tales supuestos en el caso
que fueran
falsos.
En la siguiente tabla 4, se muestran los posibles supuestos y/o
restricciones que
se pueden presentar en cada objetivo del proyecto:
-
34
Cuadro #4. Supuestos y Restricciones
Objetivos Supuestos Restricciones
Elaborar el alcance del proyecto, la EDT y su respectivo
diccionario, para identificar una visión clara de los entregables,
fases y actividades y poder de esta manera realizar el proyecto con
mejor control y organización para cumplir con los objetivos.
Se cuenta con las herramientas necesarias para elaborar la
EDT.
No se tiene a disposición el programa para elaborar la EDT.
Desarrollar una matriz de roles y responsabilidades que permitan
describir y delimitar el papel que posee cada interesado del
proyecto, para realizar las actividades de cada fase.
Se contratará personal calificado y con experiencia en el
tema.
Limitación de información de los involucrados.
Elaborar un cronograma donde se detalle el tiempo y costo que
tendrá cada actividad, y así mismo las actividades predecesoras y
sucesoras, para cumplir con el presupuesto y tiempo planeado.
La adquisición del equipo se realiza en el tiempo acordado sin
atrasar el proyecto.
No se tiene a disposición el programa para elaborar el
cronograma y presupuesto.
Realizar un plan de comunicación para mantener un canal efectivo
entre los involucrados, sobre el desarrollo del proyecto.
Se realiza de manera concisa la identificación de
involucrados.
No se investigan los métodos de comunicación apropiados para
comunicar a cada identificado.
Identificar y analizar los riesgos que pueden presentarse en el
proyecto, para desarrollar un plan de respuesta ante los mismos y
calcular la reserva de contingencia.
Se cuenta con el programa requerido para analizar de mejor
manera los riesgos y las respuestas ante los mismos.
Se presenten más riesgos de los identificados.
3.6 Entregables.
En la siguiente tabla 5 se muestran los entregables que se
obtendrán para cumplir
cada objetivo propuesto:
-
35
Cuadro #5. Entregables
Objetivos Entregables
Elaborar el alcance del proyecto, la EDT y su respectivo
diccionario, para identificar una visión clara de los entregables,
fases y actividades y poder de esta manera realizar el proyecto con
mejor control y organización para cumplir con los objetivos.
Entregable 1: Descripción del enunciado del alcance y EDT con su
respectivo diccionario.
Elaborar un cronograma donde se detalle el tiempo y costo que
tendrá cada actividad, y así mismo las actividades predecesoras y
sucesoras, para cumplir con el presupuesto y tiempo planeado.
Entregable 2: Cronograma y presupuesto del proyecto.
Desarrollar una matriz de roles y responsabilidades que permitan
describir y delimitar el papel que posee cada interesado del
proyecto, para realizar las actividades de cada fase.
Entregable 3: Matriz de roles y responsabilidades de los
mismos.
Realizar un plan de comunicación para mantener un canal efectivo
entre los involucrados, sobre el desarrollo del proyecto.
Entregable 4: Identificación de los involucrados y plan de
comunicaciones que se empleará para cada interesado
identificado.
Identificar y analizar los riesgos que pueden presentarse en el
proyecto, para desarrollar un plan de respuesta ante los mismos y
calcular la reserva de contingencia.
Entregable 5: Matriz de administración de riesgos, plan de
riesgos, con los posibles riesgos que se puedan presentar, sus
respuestas y su reserva de contingencia.
-
36
4 DESARROLLO
4.1 4.1 Plan del alcance
4.1.1 Generalidades del proyecto
En la actualidad existen muchos problemas ambientales que están
ligados con el
uso desmedido de derivados del petróleo, causantes del efecto
invernadero y el
cambio climático. En los últimos años este ha sido un tema
importante para
muchas naciones que comparten el mismo interés, reducir la
emisión de gases
tóxicos a la atmósfera.
Una de las principales maneras en las que se utilizan los
derivados del petróleo ha
sido para la generación de energía eléctrica, de allí nace la
iniciativa de buscar
nuevas fuentes de producción y utilizar las energías
renovables.
Costa Rica para el 2021 tiene como meta convertirse en el primer
país carbono
neutral, y una de las soluciones es la implementación de
sistemas de fuentes
renovables, es aquí donde con este proyecto, se desea hacer el
cambio en el
sector comercial tomando como ventaja el auge que han tenido
estas tecnologías
por la preocupación mundial.
Actualmente, estos sistemas son de un elevado costo, su
inversión inicial es muy
alta y el tiempo de recuperación de esta es muy largo, esto ha
sido una traba para
implementarlos por la factibilidad económica, además por la
falta de legislación en
el país, por consiguiente, no hay incentivos o subsidios que
hagan más atractivo el
uso de energía renovable. Sin embargo, los sistemas solares
térmicos para la
producción de agua caliente no son tecnologías complejas ni
caras, dependiendo
del sistema que se vaya a implementar no están compuestas por
equipos que son
en su mayoría de un costo elevado. Es importante recordar que el
uso de la
termoducha en un hogar eleva la factura eléctrica, por lo tanto,
es el aparato que
más consume energía, esto por medio del uso del sistema solar
térmico
cambiaría, así mismo, su utilización disminuiría casi en su
totalidad.
Al desarrollar este tipo de proyectos en residenciales no sólo
se está brindando
reducir la huella de carbono a los usuarios finales, sino
también brindar opciones
rentables y competitivas en el mercado.
-
37
4.1.1.1 Requerimientos
Como se mencionó anteriormente el principal objetivo del
proyecto es brindar
opciones a los usuarios que permitan hacer una diferencia
ambiental por medio de
generación de agua caliente potable, de esta manera se está
contribuyendo a
evitar muchos factores que actualmente están perjudicando el
planeta, es debido a
esto es la importancia de incluir en el mercado residencias que
se vayan
etiquetando como autosuficientes, por medio de sistemas como el
solar térmico se
va construyendo el concepto.
4.1.1.2 Beneficios Esperados
Con la construcción del concepto ambientalista en las personas y
el mercado en
general, se espera la utilización de los sistemas solares
térmicos y otros tipos de
generación renovables en las nuevas construcciones de
residenciales, no sólo se
desea poder incluir en el sector desarrollador residencial del
país este tipo de
tecnologías, sino también expandirse al sector comercial,
logrando proporcionar
opciones amigables con el ambiente.
4.1.1.3 Estrategia
El proyecto se desarrollará por medio del contrato del servicio
por parte de una
empresa desarrolladora de residenciales para el desarrollo e
implementación del
sistema, de igual forma, se brinda el estudio de intensidad de
radiación en la zona,
el diseño de los sistemas, cronograma y presupuesto de la obra,
la infraestructura
de acopio del equipo, su instalación y pruebas del mismo una vez
instalado, una
vez aprobado por parte de los involucrados según los
lineamientos acordados se
hace el cierre del proyecto.
4.1.1.4 Objetivo del proyecto
Diseñar e implementar un sistema de energía solar térmica para
producción de
agua caliente potable para uso residencial, para el 05/10/2012
con un costo no
superior a ¢5000000.
-
38
4.1.1.5 Alcance del Proyecto
El proyecto se limita a brindarle el servicio de desarrollo e
implementación de
sistemas solares térmicos para la generación de agua caliente
potable en
residencias por medio de contrato de una empresa desarrolladora,
realizando el
estudio de radiación solar, el diseño del sistema, el cronograma
y presupuesto de
la obra, la infraestructura del acopio del equipo, su
instalación y pruebas de
funcionamiento.
Se desea que todos los objetivos del proyecto se cumplan sin
excepción,
abarcando así los requerimientos que se planteaban, cumpliendo
con los
entregables y las fechas establecidas, y brindando un servicio
de calidad.
4.1.1.6 Entregas
1. Plan de la propuesta a desarrollar que incluya:
Anteproyecto donde se describa el sistema que se va a
implementar con
todos los cálculos de diseño y el resultado de las mediciones
de
radiación solar en la zona, se realizará en tres meses.
Planos constructivos aprobados por los entes reguladores
correspondientes y por los involucrados del proyecto, cumpliendo
con
los requerimientos y lineamientos debidos, se realizará en tres
meses.
Cronograma y presupuesto de obra, acompañado de un análisis
del
mercado en cuanto a proveedores para cubrir con todos los
costos
estimados que va a requerir el desarrollo del proyecto, también
se desea
cumplir con un tiempo establecido para cada actividad, además de
un
secuenciamiento de las mismas, se realizará en un mes.
2. Construcción que incluye:
Infraestructura para montaje del equipo solar térmico, brindando
el
soporte de los mismos, donde se incluye tanto el soporte para el
equipo
térmico como para el tanque (en caso que estos de fábrica no
estén
unidos en un mismo sistema). Se estima tres semanas para
realizarlo.
-
39
Instalación del equipo, una vez concluida la actividad anterior
se
procede con la instalación, verificando que la tubería
construida para la
implementación del sistema sea la apta (acordada con
anticipación),
dicho trabajo se debe realizar con personal calificado para
poder
desarrollarlo de la mejor manera, se estima tres semanas
para
realizarlo.
3. Pruebas de equipo: al concluir con las actividades anteriores
y verificar que su
montaje e instalación están correctamente realizados de acuerdo
con las
especificaciones técnicas y acordadas, se realiza la
verificación del
funcionamiento adecuado del equipo para la producción de agua
caliente
potable, donde se evaluará la eficiencia del sistema y las
pruebas mecánicas
que serían pruebas hidrostáticas, estima 2 semanas para
realizarlo.
4. Cierre del proyecto con la aprobación de todos los
involucrados una vez
finalizadas en su totalidad las actividades mencionadas
anteriormente, donde
con esta documentación se confirmará el cumpliendo y
satisfacción con los
requerimientos y lineamientos acordados, procediendo al cierre
del contrato.
5. Administración del proyecto, a lo largo de todo el proyecto
se estará realizando
su administración con el fin de que todo se lleve a cabo como se
había
previsto, abarcando la calidad y cumplimiento de los objetivos
del proyecto.
4.1.1.7 Medidas
1. Diseñar el sistema solar térmico para calentar agua potable
más adecuado,
que sea eficiente y al menor costo posible.
2. Establecer un lugar adecuado para instalar el sistema, de
manera que no vaya
afectar la edificación en ningún aspecto.
3. El funcionamiento del sistema una vez instalado cumple con
las expectativas y
funciona como se había planeado.
4.1.1.8 Exclusiones
1. Diseño de las tuberías de la residencia a las que se
conectará el sistema.
-
40
4.1.1.9 Restricciones
1. Cada sistema no excederá dos paneles fotovoltaicos.
2. Se trabajarán en residenciales con un mínimo de 6 casas.
3. Cada residencia tendrá como mínimo un sistema y un máximo de
dos.
4.1.1.10 Supuestos
1. Existen proveedores que cumplen con los requisitos del equipo
solar térmico
en el país.
2. El lugar de construcción del residencial posee buena
radiación solar.
3. No existirán problemas legales por la implementación del
equipo.
4. La empresa posee los recursos necesarios para la compra e
instalación del
equipo.
5. La adquisición del equipo se realiza en el tiempo acordado
sin atrasar el
proyecto.
6. La empresa posee el personal calificado para la instalación
del sistema.
7. La parte estructural de la residencia y sus tuberías están
correctamente
diseñadas para la instalación del equipo.
4.1.1.11 Factores críticos de éxito
Se han definido los siguientes elementos como factores críticos
de éxito: 1. El diseño de la parte estructural de la residencia y
las tuberías son correctos
para la implementación del sistema.
2. Contar con personas calificadas para la instalación del
equipo.
3. Existencia de equipo de calidad en el país ni en la región
Centroamericana que
cumplan con los requisitos que se soliciten, esto puede generar
un sobrepaso
del presupuesto planeado.
-
41
4.1.2 Estructura detallada de trabajo
4.1.2.1 Estructura detallada de trabajo
Para el desarrollo del “alcance” del proyecto, se habrán de
llevar a cabo al menos
las siguientes macroactividades:
4.1.2.2 Diccionario de la estructura detallada de trabajo
A continuación se muestra el diccionario de la EDT, donde se
describen de
manera general las actividades que componen el proyecto:
-
42
-
43
-
44
-
45
-
46
-
47
-
48
-
49
4.2 4.2 Plan de gestión de tiempo
En relación con el PMBOK 2008, la gestión de tiempo es
indispensable para
finalizar el proyecto con tiempo. Para esto se deben de realizar
una serie de
procesos antes de poder llegar a concretar el inicio y fin del
ciclo de vida del
proyecto, estos son:
-
50
4.2.1 Definir las actividades
Al definir las actividades basándonos en la EDT que se elaboró
anteriormente,
estamos describiendo las acciones a tomar o seguir para poder
cumplir con los
entregables.
4.2.2 Secuenciar las actividades
En este proceso de gestión de tiempo se deben definir las
actividades que serán
predecesoras y sucesoras de otras, donde dependan del avance y
desempeño
para poder empezar o finalizar una actividad. Mediante este
secuenciamiento, se
tendrán estas interrelaciones entre las actividades del
proyecto, por lo que a la
hora de la ejecución del mismo, se podrá tener mayor control
para poder cumplir
con el tiempo programado, especialmente en caso que una
actividad se atrase y
esta misma sea predecesora de otra, lo cual vaya a ocasionar un
atraso en todo el
cronograma planeado.
Para este proyecto el secuenciamiento de las actividades se
realizó por medio del
juicio de expertos, técnica más usada por el PMBOK ya que se
puede aplicar en
cualquier proceso, esta se refiere según el PMBOK 2008 a la
experiencia que es
proporcionada por todo grupo o individuo con conocimientos o
capacitación
especializados y se encuentra disponible a través de diferentes
fuentes, entre las
que se incluyen:
• Otras unidades dentro de la organización
• Consultores
• Interesados, incluyendo clientes y patrocinadores
• Asociaciones profesionales y técnicas
• Grupos industriales
• Expertos en la materia
• La oficina de dirección de proyectos (PMO)
-
51
4.2.3 Estimar los recursos de las actividades
Según el PMBOK 2008 este proceso consiste en estimar el tipo y
las cantidades
de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para
ejecutar cada
actividad. Dicha estimación se hace de acuerdo con la actividad
y a lo planeado
anteriormente en el alcance, si hubiera algún cambio en el
desarrollo del proyecto
se girará una orden de cambio, en caso que afectara al alcance
de la empresa
sobre el proyecto, si esta discordancia de recursos es debido a
otro factor ajeno,
se verá reflejado en el desempeño del proyecto por medio de la
técnica de valor
ganado (se explicará más delante), por lo tanto, es importante
poseer datos reales
o muy cercanos a la realidad. De igual manera en este proceso se
basó en el
juicio de expertos, donde por medio de recopilación de
información y lecciones
aprendidas, se estimaron los recursos para cada actividad.
4.2.4 Duración de las actividades
Con este proceso se estima el periodo de duración de desarrollo
de cada
actividad, donde se puede realizar ya sea por juicio de expertos
o la cantidad de
recursos asignados.
Este periodo se calculó por juicio de expertos (herramienta a
utilizar) y estrategia
constructiva, especialmente en los procesos de instalación del
soporte y del
equipo, ya que se desea una vez que esté la estructura adecuada
para el
desarrollar el montaje de los paneles, proseguir con esta etapa
de instalación en
un tiempo corto para realizar las pruebas correspondientes.
4.2.5 Desarrollo del cronograma
Según el PMBOK 2008, el desarrollo del cronograma consiste en
analizar la
secuencia de las actividades, su duración, los requisitos de
recursos y las
restricciones del cronograma para crear el cronograma del
proyecto.
En la siguiente figura 2 se muestra el cronograma del proyecto,
donde se refleja
cada actividad, los días que durará su desarrollo, y el período
en el que se
realizará, además de las actividades predecesoras en caso que lo
hubiera:
-
52
Figura 2. Cronograma del proyecto
Para realizar dicho cronograma se utilizó la herramienta MS
Project, donde
también en la misma se puede mostrar el siguiente diagrama de
Gantt para
visualizar la duración de actividades y el secuenciamiento de
las mismas:
-
53
Figura 3. Diagrama de Gantt
Ruta crítica
Según el PMBOK 2008, el método de la ruta crítica corresponde al
cálculo de
fechas teóricas de inicio y finalización tempranas y tardías
para todas las
actividades, sin considerar las limitaciones de recursos,
realizando un análisis que
recorre hacia adelante y hacia atrás toda la red del cronograma,
esto quiere decir
que se analizan las actividades desde el comienzo del proyecto
hasta el final con el
objetivo de determinar el tiempo más corto en el que es posible
completar el
proyecto, y seguidamente se analizan las actividades desde la
fecha final hacia el
inicio, con el fin de definir cuales actividades podrían afectar
la fecha de término
planeada en caso de que existiera un retraso en alguna de
ellas.
La ruta crítica se muestra en la figura 4, como la mayoría de
las actividades están
vinculadas con la anterior, si una de ellas no cumple con las
fechas planeadas,
representa un atraso en el cronograma del proyecto, por lo
tanto, durante la etapa
de ejecución se deberá ir actualizando con base en los
requerimientos del
-
54
contratista, ya que este proyecto depende significativamente de
las actividades de
la constructora.
En caso que se requiera reducir la ruta crítica, se puede
implementar la técnica de
fast track, que consiste en traslapar actividades, con el fin de
iniciar
anticipadamente sin ser necesario que la predecesora haya
finalizado.
Las actividades más importantes de la ruta crítica son la 1.2
Planos constructivos
aprobados y 1.3.4 Adquisición del equipo y materiales, ya que
ambas dependen de
entidades externas al proyecto, como el proveedor, que más
adelante se
describirán los posibles riesgos relacionados con este, por lo
que una correcta
planificación y ejecución, es fundamental para no atrasar el
proyecto respecto a
cronograma.
Figura 4. Ruta Crítica
4.3 4.3 Plan de gestión de costos
De igual manera que para la gestión de tiempo, la gestión de
costos posee unos
pasos o procesos a seguir para poder estimar y controlar los
costos que se habían
aprobado con anterioridad en la descripción del alcance, estos
son:
4.3.1 Estimar los costos
En este proceso por medio de herramientas como juicio de
expertos, proyectos
anteriores, cotizaciones, entre otras; se puede hacer una
estimación aproximada
-
55
del costo del proyecto total y por cada actividad que se
desarrollará, para este
caso con la búsqueda de información de proyectos relacionados y
juicio de
expertos, se lograron calcular los costos, haciendo una
aproximación. En este
proyecto la mayor inversión se realizará en la compra del equipo
solar térmico. A
continuación se describe este monto de cada actividad por medio
de recopilación
de información y juicio de expertos en la siguiente figura:
Figura 5. Estimación de costos
-
56
4.3.2 Determinar el presupuesto
Después de describir y estimar el costo de cada actividad,
seguidamente se hace
la suma de todos ellos para obtener una cifra total y establecer
una línea base de
costo autorizada. Excluyendo los costos relacionados a reservas
de imprevistos,
que se describirán en el plan de gestión de riesgos.
En la siguiente figura se muestra el flujo de caja del proyecto,
donde por medio de
este y el avance real, se puede ir graficando para poder tener
una perspectiva de
lo que realmente se está avanzando e invirtiendo económicamente
en el proyecto
con el que se había planeado. Y así en caso de que se esté
sobrepasando en
alguna de estas dos variables tomar las medidas del caso.
Figura 6. Flujo de caja del proyecto
-
57
4.3.3 Controlar los costos (Valor ganado)
Este proceso es muy importante para monitorear la situación real
del costo del
proyecto en el avance determinado y compararla con el planeado,
de esta manera
se controlan los posibles cambios que pudiera tener la línea
base de costo, y de
ser así se busca influir en ellos para que no representen una
desviación
significativa en la estimación anteriormente realizada.
Básicamente para este
proceso se utilizaré la técnica de valor ganado para cada fase
del proyecto y así
monitorear el desempeño del mismo, por lo tanto, se puede tener
un panorama
claro sobre la situación actual del status de las
actividades.
La técnica del valor ganado según el PMBOK 2008 consiste en la
integración de
las mediciones del alcance del proyecto, costo y cronograma para
ayudar al
equipo de dirección del proyecto a evaluar y medir el desempeño
y el avance del
proyecto; es exactamente lo necesario para poder obtener un
control sobre los
costos, con la línea base planificada de desempeño, y la
situación real del
proyecto, se obtiene la visión general de la realidad del
mismo.
Es importante considerar que se deben de llevar por cada
actividad del proyecto el
costo real de la misma para poder comparar con el planeado, de
ser un monto
diferente, se debe de actualizar el presupuesto registrando los
valores reales.
Como se mencionó anteriormente, de haber un cambio en el
transcurso del
proyecto que esté fuera del alcance acordado, esto será una
orden de cambio y se
girará un cobro como tal, por lo que quizás en el presupuesto
haya una
discordancia hasta que la factura por cobrar sea liberada, esto
se debe tener en
consideración al momento de reflejar la línea de costo real, o
bien, estas órdenes
de cambio pueden ser útiles al momento que se quiera tomar el
rumbo de costo
real de acuerdo con el valor planeado, por lo que siempre se le
debe de dar un
seguimiento continuo a esta técnica y poder así tomar decisiones
según el status
de desempeño del proyecto.
-
58
El reporte del valor ganado se realizará semanal y se presentará
junto con el EAP
(ver más adelante) para poder llevar un control del desempeño
del costo cada
semana.
4.4 4.4 Organización del proyecto
El proyecto tiene el siguiente inventario de involucrados, a
diferentes niveles:
4.4.1 Matriz de identificación de involucrados
-
59
MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE LOS INVOLUCRADOS
PROYECTO: Plan de Proyecto para el desarrollo de residenciales
con energía solar térmica para producción de agua caliente
potable.
GERENTE DEL PROYECTO: Alejandra Cabalceta Pacheco Elaborado por:
Alejandra Cabalceta Pacheco
PATROCINADOR DEL PROYECTO: Empresa desarrolladora Fecha: 22 de
Julio 2012
INVOLUCRADO UBICACIÓN ROL CLASIFICACIÓN RESPONSABILIDADES
CRITERIOS
DE ÉXITO
CLASIFICACIÓN
DE
PODER/INTERÉS
POSIBLE
IMPACTO
ESTRATEGIA DE
ADMINISTRACIÓN
OBSERVACIONES
O
COMENTARIOS
Empresa desarrolladora
Externo Patrocinador Principal Cumplimiento del
contrato
Cumplimiento
de los requerimientos
establecidos
Alto poder/alto interés
Alto
Conocer con claridad
sus expectativas, invitarlo a reuniones
y toma de decisiones.
Tener un canal de
comunicación efectivo
Director de
proyecto Interno
Administrador
de proyecto Principal
Cumplimiento de desarrollo proyecto de
acuerdo a lo acordado,
coordinando y
ejecutando las actividades de la EDT
Anteproyecto,
planos,
cronograma,
administración, dirección
Alto poder/alto
interés Alto
Compradores o arrendatarios
Externo Usuario del sistema final
Principal Informar del nivel de
satisfacción y desempeño
del equipo
Cumplimiento
del funcionamiento
del equipo
Medio poder/Medio
interés
Alto Conocer sus expectativas
Conocer la
satisfacción del cliente una vez
instalado el sistema
Proveedores Externo
Proveedor del
equipo adecuado
Principal
Cumplimiento de
especificaciones técnicas
del equipo, cantidad requerida y entregarlo en
la fecha acordada
Cumplir con las
especificaciones
y cantidad de equipo
requerido
Medio poder/alto interés
Alto
Conocer con
anterioridad la experiencia en el
mercado laboral
Realizar el proceso
de selección de proveedores
-
60
4.4.2 Organigrama del proyecto
El organigrama del proyecto representa la estructura funcional
con la que se
desarrollará el mismo, a continuación se describe la
organización básica del
proyecto.
Figura 7. Organigrama funcional del proyecto.
4.4.2.1 Roles y responsabilidades
Con la finalidad de cumplir con los objetivos trazados para la
planificación, el
desarrollo y ejecución del proyecto, se establecen los
siguientes roles y
responsabilidades dentro del equipo del proyecto:
Director del Proyecto
El director de proyecto es el asignado de lograr cumplir con los
objetivos
planteados, utilizando conocimientos, técnicas y herramientas
necesarias para
poder gestionar de manera eficaz el proyecto. Se encarga de
coordinar los
trabajos a realizar, y ejercer el monitorio y control de las
actividades, cumpliendo
tanto con el cronograma como con el presupuesto.
-
61
Patrocinador del proyecto
En este caso el patrocinador será la empresa desarrolladora, una
vez hecho el
contrato y presentado el presupuesto aprobado, es el encargado
de suministrar los
recursos financieros. Deberá plantear y especificar sus
requerimientos en el
proceso de inicio, para poder tener un alcance bien
definido.
Equipo del Proyecto
Está compuesto por el director del proyecto y equipo de
dirección del proyecto,
háblese dirección de presupuesto, recurso humano, proveeduría e
ingenieros. Son
los encargados del desarrollo del proyecto, lo cual conlleva a
la toma de
decisiones, cumplimiento de actividades, cronograma, presupuesto
y calidad.
Ingenieros
Encargado del diseño del sistema solar térmico y su control en
el momento de la
ejecución de la obra, deben supervisar y monitorear el trabajo
para poder cumplir
con los objetivos y requerimientos descritos con anterioridad en
el alcance del
proyecto, además como profesionales, es mucha importancia que
pongan en
práctica sus conocimientos y la cualidad de liderazgo para la
toma de decisiones.
En la siguiente figura se muestra un resumen de los roles y
responsabilidades que
tendrá cada involucrado para cada actividad correspondiente a la
EDT del
proyecto, esta matriz es muy importante para poder desarrollar
el proyecto de una
manera clara, coordinada y ordenada.
-
62
Figura 8. Matriz de roles y responsabilidades del proyecto.
4.5 Plan de gestión de comunicación
4.5.1 Identificar a los interesados
Es importante saber que a la hora de realizar la gestión de la
comunicación, el
primer proceso que es necesario realizar es la identificación de
interesados,
desarrollado anteriormente, con este proceso podemos tener mejor
control sobre
los involucrados ya sea que impacten en el proyecto de manera
positiva o
negativa.
El PMBOK 2008 lo describe de la siguiente manera: Es el proceso
que consiste en
identificar a todas las personas u organizaciones impactada