CLASSIFICA CLASSIFICA Ç Ç ÃO DE DOCUMENTOS ÃO DE DOCUMENTOS ARQUIV ARQUIV Í Í STICOS STICOS por por Renato Tarciso B. de Sousa Renato Tarciso B. de Sousa [email protected] [email protected]
CLASSIFICACLASSIFICAO DE DOCUMENTOS O DE DOCUMENTOS ARQUIVARQUIVSTICOSSTICOS
por por
Renato Tarciso B. de SousaRenato Tarciso B. de Sousa
[email protected]@unb.br
Arquivstica
Conceito
das
Trs Idades
Avaliao
Descrio
Aquisio
Classificao
Criao
Preservao
Difuso
Espao Interdisciplinar
Funes Arquivsticas
As bases da ArquivAs bases da ArquivsticasticaA funA funo matricial da Classificao matricial da Classificaoo
Neste campo so apresentados os
conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente
distribudos de acordo com o
Cdigo de classificao de
documentos.
Referem-se ao tempo necessrio para
arquivamento dos
documentos nas fases
corrente e intermediria.
Neste campo registrada a
destinao estabelecida que pode
ser a eliminao, quando o
documento no apresenta valor
secundrio ou a guarda permanente, quando as
informaes contidas no
documento so consideradas
importantes para fins de prova,
informao e pesquisa.
Informaes
complementares e
justificativas necessrias
correta aplicao da tabela.
Configurao da Tabela de Temporalidade
DescriDescrioo
Fonte: Conselho Nacional de Arquivos. NOBRADE: Norma Brasileira de Descrio Arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2006.
Classificao Vnculo Arquivstico contexto
Recuperao da Informao
Classificao: trs objetivos
Fundamentar a avaliao e a descrio
A classificaA classificao o uma condiuma condio para o o para o pleno acesso pleno acesso informainformaoo
InformaInformao acesso acessvel (LAI)vel (LAI)
informainformao organizada o organizada
(classificada, avaliada e descrita) (classificada, avaliada e descrita)
= =
gesto de documentosgesto de documentos
Gesto de DocumentosGesto de DocumentosConjunto de procedimentos e operaConjunto de procedimentos e operaes tes tcnicas cnicas
referentes referentes produproduo, tramitao, tramitao, uso, avaliao, uso, avaliao e o e
arquivamento em fase corrente e intermediarquivamento em fase corrente e intermediria, ria,
visando a eliminavisando a eliminao e o recolhimento dos o e o recolhimento dos
documentos para guarda permanentedocumentos para guarda permanente
(Lei n(Lei n 8.159/1991)8.159/1991)
Gesto de DocumentosGesto de DocumentosO controle eficaz e sistemtico da criao,
recepo, manuteno, uso e destinao final de documentos de arquivo, incluindo
processos para incorporar e manter no formato de documentos, provas e as
informaes das atividades e operaes da organizao.
(Conselho Internacional de Arquivos, 2013)
Projeto
SociedadeAmbiente
Corporativo
Diagnstico daSituao
Poltica Institucional(concretizada em regulamento)
Recursos
Legislao
Programa
Elementos do Programa de Gesto de Documentos
Poltica de Classificao Programa Especfico
Poltica de Avaliao
Poltica de Documentos Vitais
Poltica de Conservaoe Preservao
Poltica de Descrio Programa Especfico
Poltica de Gesto deDocumentos Digitais Programa Especfico
Poltica de Formao Programa Especfico
Fonte: LLANS SANJUAN, Joaquim, 2010 (com adaptaes).
Sistema Arquivstico
Marco Normativo
da organizao
Poltica de Classificao Programa Especfico
Poltica de Avaliao
Poltica de Documentos Vitais
Poltica de Conservaoe Preservao
Poltica de Descrio Programa Especfico
Poltica de Gesto deDocumentos Digitais Programa Especfico
Poltica de Formao Programa Especfico
Elementos do Programa de Gesto de Documentos
Plano de Classificao
Tabela de Temporalidade
Instrumento de Pesquisa
SIGAD
Cursos, Treinamentos etc.
Gesto de DocumentosGesto de DocumentosProcessosProcessosISO 15489ISO 15489
1.1. IncorporaIncorporao (criao (criao) de documentoso) de documentos
2.2. RegistroRegistro
3.3. OrganizaOrganizao lo lgica para a recuperagica para a recuperao: classificao: classificao e o e
indexaindexaoo
4.4. ClassificaClassificao para a segurano para a segurana e acessoa e acesso
5.5. ArmazenamentoArmazenamento
6.6. RastreabilidadeRastreabilidade
7.7. DisposiDisposioo
Gesto de DocumentosGesto de DocumentosInstrumentos de Gesto EspecInstrumentos de Gesto Especficosficos
ISO 15489 ISO 15489 ee--ARQARQ BrasilBrasil
1.1. Plano de classificaPlano de classificao de documentos e informao de documentos e informaes;es;
2.2. Tabela de temporalidade de documentos e Tabela de temporalidade de documentos e
informainformaes;es;
3.3. Manual de gesto Manual de gesto arquivarquivsticastica de documentos;de documentos;
4.4. DicionDicionrio de termos controlados.rio de termos controlados.
A SituaA Situaoo
ppg. 16g. 16
A realidade arquivA realidade arquivstica brasileira sob a stica brasileira sob a tica das trs grandes funtica das trs grandes funeses
ClassificaClassificaoo
1 1 -- no existe um plano preestabelecido. Ausncia de plano no existe um plano preestabelecido. Ausncia de plano de classificade classificao;o;
ppg. 17g. 17
A realidade arquivA realidade arquivstica brasileira sob a stica brasileira sob a tica tica das trs grandes fundas trs grandes funeses
ClassificaClassificaoo
2 2 classificaclassificao pelo ato de recebimento ou o pelo ato de recebimento ou expediexpedio;o;
Por exemplo:Por exemplo:
ofofcio expedido;cio expedido;
ofofcio recebido;cio recebido;
faxfax recebido;recebido;
faxfax expedido. expedido.
ppg. 18g. 18
A realidade arquivA realidade arquivstica brasileira sob a stica brasileira sob a tica tica das trs grandes fundas trs grandes funeses
ClassificaClassificaoo
3 3 por inpor inmeros assuntos e dossis fragmentmeros assuntos e dossis fragmentrios sem qualquer rios sem qualquer orientaorientao sistemo sistemtica.tica.
Por exemplo:Por exemplo:
equipamentos de informequipamentos de informtica;tica;
tratamento mtratamento mdico;dico;
previdncia complementar;previdncia complementar;
recesso.recesso.
ppg. 19g. 19
A realidade arquivA realidade arquivstica brasileira sob a stica brasileira sob a tica tica das trs grandes fundas trs grandes funeses
ClassificaClassificaoo
4 4 Por espPor espcie documentalcie documental
Por exemplo: Por exemplo:
convite;convite;
relatrelatrio;rio;
projeto;projeto;
pareceres;pareceres;
convnio.convnio.
ppg. 20g. 20
A realidade arquivA realidade arquivstica brasileira sob a stica brasileira sob a tica tica das trs grandes fundas trs grandes funeses
ClassificaClassificaoo
5 5 Em ordem numEm ordem numrica quando se trata de processos;rica quando se trata de processos;
6 6 -- a denominaa denominao dos dossis e dos conjuntos documentais o dos dossis e dos conjuntos documentais criada aleatoriamente e dissociada dos elementos que criada aleatoriamente e dissociada dos elementos que representam.representam.
Por exemplo:Por exemplo:informainformaes gerais;es gerais;relrelquia;quia;bochecho;bochecho;documentos diversos;documentos diversos;arquivo Sheila.arquivo Sheila.
ppg. 21g. 21
7 A estrutura de diretrios e subdiretrios no utilizada para a organizao dos documentos eletrnicos;
ppg. 22g. 22
8 A denominao dos arquivos eletrnicos no segue nenhum tipo de rotina formalizada;
Precisamos sair de uma classificao intuitiva para uma classificao tcnico-cientfica
Classificao IntuitivaClassificao
tcnico-cientfica
A classificaA classificao e seus nguloso e seus ngulos
Fundamentao Terica
Classificao
Latim Latim classisclassis
(grupos em que se dividia o povo romano)
++Latim Latim FacereFacere
(fazer)
Classificaoinveno pela Filosofia
apropriao pelas outras reas do conhecimento humano
Como possvel ter conhecimento daquilo que existe simultaneamente nos instantes sucessivos de durao?
Os seres coexistentes so em nmero indefinido. impossvel ter de cada um deles uma representao individual.
Precisamos reunir a multiplicidade indefinida dos seres em um nmero finito de tipos por meio do que tenham em comum.
A Classificao movida pelo desejo primordial de conhecer o que nos cerca (os fenmenos, os objetos, os seres, a vida).
A Classificao a reduo da multiplicidade em um nmero finito.
Classificao
Classificao: o estado da arte
Para Jorge Lus Borges os animais dividem-se em:
a) pertencentes ao imperador; b) embalsamados; c) amestrados; d) lees; e) sereias; f) fabulosos; g) ces soltos; h) includos nesta lista; i) que se agitam como loucos; j) inumerveis; k) desenhados com um pincel finssimo de plo de camelo; l) que acabam de partir o jarro; m) que de longe parecem moscas.
Classificao Cientfica dos Seres VivosLineu (1735)
Reino (Animalia) Filo (Chordata)
Classe (Mammalia) Ordem (Artiodactyla) Famlia (Giraffidae)
Gnero (Giraffa) Espcie (Girafa e Ocapi)
ClassificaoTabela Peridica de Elementos Qumicos
Mendeleev (1869)
1A 8A
H 2A 3A 4A 5A 6A 7A He
Li Be |-----------ELEMENTOS DE TRANSIO-------------| B C N O F NeNa Mg 3B 4B 5B 6B 7B 8B 8B 8B 1B 2B Al Si P S Cl Ar
K Ca Sc Ti V Cr Mn Fe Co Ni Cu Zn Ga Ge As Se Br Kr
Rb Sr Y Zr Nb Mo Tc Ru Rh Pd Ag Cd In Sn Sb Te I Xe
Cs Ba La Hf Ta W Re Os Ir Pt Au Hg Tl Pb Bi Po At Rn
Fr Ra Ac Db Ji Rf Bh Hn Mt
Os princpios de classificao
a classificao uma representao da realidade e como tal uma aproximao.
a vida real uma realidade demasiadamente vasta e bastante complexa para ser captada em sua totalidade pela mente humana.
(Marcondes, 2001)
necessrio definir nveis de tolerncia;
Inesgotabilidade (nenhuma classificao to exaustiva que ser capaz de englobar tudo);
Provisoriedade.
Os princpios de classificao
a classificao persegue um objetivo;
a classificao presume um agente classificador;
a classificao tem por trs um mecanismo classificador que executa as operaes necessrias (denominao, hierarquia, subordinao);
a qualidade ou o atributo escolhido para servir de base classificao ou diviso chama-se caracterstica ou princpio de classificao ou princpio de diviso;
Princpios de ClassificaoNatural
Animais Racionais
Homem Mulher
Princpio de ClassificaoSexo
Princpios de ClassificaoArtificial
Mulher
Leves Pesadas
Princpio de ClassificaoPeso
PrincPrincpios de Classificapios de Classificaoo
existem tantas classificaes quantas forem as caractersticas possveis de serem empregadas como base da diviso;
ser preciso decidir, quando houver necessidade de se trabalhar com mais de um princpio de classificao, qual deles ser utilizado em primeiro lugar, qual o princpio que ser mais til;
CaracterCaractersticas da Divisosticas da Diviso
Diferenciao uma caracterstica deve fazer a diferenciao de algumas de suas entidades, ou seja, deve dar origem a pelo menos duas classes;
Relevncia uma caracterstica usada deve ser relevante para o propsito da classificao;
Caractersticas da Diviso
Verificabilidade uma caracterstica deve ser definitiva e verificvel. Um universo de entidades pode ter muitas caractersticas relevantes. Mas nem todas elas so passveis de verificao. Apenas as caractersticas verificveis devem ser escolhidas para diviso do universo de entidades;
Permanncia uma caracterstica usada continua a ser mantida enquanto no houver mudana no propsito da classificao;
Caractersticas da Diviso
Concomitncia duas caractersticas no podem ser concomitantes num esquema associado de caractersticas;
Sucesso Relevante a sucesso de caractersticas no esquema associado de caractersticas deve ser relevante para o propsito da classificao;
Os princpios de classificao a classificao exercida sobre um conjunto finito de elementos.
Ela provm de um nico ponto de partida (conjunto inicial);
a caracterstica (princpio) de diviso deve produzir no mnimo duas classes;
Os fundamentos tericos da classificao
podem existir quantas caractersticas (princpios de diviso) quantas forem necessrias, mas apenas um princpio de diviso deve ser usado de cada vez para produzir classes ou subclasses;
Princpio de classificao: Sexo
Princpio de classificao: Faixa Etria
Os fundamentos tericos da classificao
Referncia Cruzada
Dois princpios de classificaoSexo e Faixa Etria
as divises no devem ser vazias, isto , devem exaurir a
totalidade do domnio (extenso) de cada nvel de classificao;
Os fundamentos tericos da classificao
Os princpios de classificao
a classificao tem como resultado um produto: o instrumento de classificao.
Os princpios de classificao
a relao entre os vrios nveis (relao entre os conceitos) no pode se resumir ao modelo gnero/espcie;
RelaRelaes entre Conceitoses entre Conceitos RelaRelao hiero hierrquica (gnero/esprquica (gnero/espcie)cie) se dois conceitos diferentes possuem se dois conceitos diferentes possuem
caractercaractersticas idnticas e um deles possui uma caractersticas idnticas e um deles possui uma caracterstica a mais do que o stica a mais do que o outro, ento entre eles se estabelece a relaoutro, ento entre eles se estabelece a relao hiero hierrquica ou gnero/esprquica ou gnero/espcie.cie.
rvore
rvore Frutfera
rvore de Nozes
macieira pessegueiro amendoeira nogueira
RelaRelaes entre Conceitoses entre Conceitos
RelaRelao partitiva (todo/parte)o partitiva (todo/parte) a relaa relao partitiva existe o partitiva existe
entre um todo e suas partes.entre um todo e suas partes.
rvore
Razes Tronco Galhos Folhas
RelaRelaes entre Conceitoses entre Conceitos
RelaRelaes Funcionaises Funcionais aplicamaplicam--se, sobretudo, a se, sobretudo, a conceitos que expressam processos.conceitos que expressam processos.
ProduProduo o Produto Produto Produtor Produtor CompradorComprador
RelaRelaes entre Conceitoses entre Conceitos
RelaRelao de Oposio de Oposiooas relaas relaes de oposies de oposio se aplicam a conceitos que expressam o se aplicam a conceitos que expressam
propriedadespropriedades
ContradiContradio o presente/ausentepresente/ausente
Contrariedade Contrariedade preto/brancopreto/branco
AnAnlise de um instrumento lise de um instrumento de classificade classificao a partir da o a partir da
tica da Teoria da tica da Teoria da ClassificaClassificaoo
O Cdigo de Classificao do Conarq1996
possvel ter um padro de instrumento de classificao para um conjunto de rgos pblicos?
Sim, para as atividades-meio. os rgos pblicos, independente de sua personalidade jurdica e misso, seguem normas e procedimentos definidos em termos legaispara a gesto dos recursos humanos, financeiros, informacionais e materiais.
se h uma determinao nica para a gesto desses recursos, o resultado desse cumprimento (tipos documentais) tambm o sero.
Sim, em termos para as atividades-fim. Exemplo das IFES.
O Cdigo de Classificao do Conarq
impreciso do uso do conceito de assunto (funes e atividades);
Diferena entre funo do documento e assunto
A atividade acompanhamento de demandas judiciais gera, por exemplo, dossis ou processos administrativos
de acompanhamento das aes judiciais. Acompanhar as aes judiciais a funo do
documento.As aes judiciais podem versar sobre: reclamao
trabalhista, transferncia obrigatria, concluso antecipada de curso, dentre outros.
Se uma reclamao trabalhista, por exemplo, isso o que o documento contm, ou seja, o seu assunto.
Aquisio de material permanente Indexao funcional
Mobilirio Indexao Temtica
Etna Mveis Ltda. Indexao Temtica
Funo x Assunto
Assunto x Funo
As funes so atribuies prprias ou naturais de uma organizao;
Os assuntos so divises artificiais, ligados s reas do conhecimento humano, so as matrias de que tratam os documentos;
A confuso se estabelece por contarmos com palavras idnticas para designar a funo e o assunto.
Por exemplo:Sade pode significar rea administrativa de um Governo ou o tema, a matria sade, mas, se, enquanto tema poder estar presente em diversos fundos, enquanto funo est ligada aos rgos ou setores que a desempenham.
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
O Cdigo de Classificao do Conarq
Cdigo decimal. O mtodo decimal tem como objetivo a identificao da pea,
isto , da unidade de informao, que no caso o livro;
Impe de sada uma limitao na estrutura de classificao. A possibilidade de distribuir o agrupamento maior em at dez classes.
O Cdigo de Classificao do Conarq
010 Organizao e Funcionamento020 Pessoal030 Material040 Patrimnio050 Oramento e Finanas060 Documentao e Informao070 Comunicaes080 Pessoal - Militar090 Outros Assuntos (Generalidades)
Princpio de classificao
O Cdigo de Classificao do Conarq
000 Administrao Geral (atividade-meio)001 Modernizao e Reforma Administrativa002 Planos, Programas e Projetos de Trabalho003 Relatrio de Atividades004 Acordos. Ajustes. Contratos. Convnios
Trs Princpios de ClassificaoAtividade
Espcie documentalTipo documental
A classificaA classificao e seus nguloso e seus ngulos
ClassificaClassificao de Documentos o de Documentos de Arquivode Arquivo
Busca pelos princBusca pelos princpios que pios que norteiam a elaboranorteiam a elaborao de um o de um
Plano de ClassificaPlano de Classificaoo
PrincPrincpio Arquivpio Arquivsticostico
MMtodo histtodo histrico (Itrico (Itlia)lia)
PrincPrincpio de Procedncia (Alemanha)pio de Procedncia (Alemanha)
PrincPrincpio de Respeito aos Fundos pio de Respeito aos Fundos (Fran(Frana)a)
PrincPrincpio da Provenincia (EUA)pio da Provenincia (EUA)
PrincPrincpio da Procedncia (Espanha)pio da Procedncia (Espanha)
PrincPrincpio da Provenincia (Canadpio da Provenincia (Canad))
PrincPrincpio da Proveninciapio da Provenincia
Patrimnio DocumentalPatrimnio Documental
Fundo FundoFundo
Fundo Fundo Fundo
Fundo
Fundo Fundo
Fundo Fundo Fundo Fundo
Fundo Fundo Fundo
Princpio da Provenincia
1 Princpio de Classificao
Princpio da Provenincia
Fundo de Arquivo
O conceito de fundo dependente e tributrio do princpioda provenincia, ele s existe quando o princpio foi aplicado.
PrincPrincpio da Proveninciapio da Proveninciadesdobramentodesdobramento
PrincPrincpio da ordem primitiva;pio da ordem primitiva;
PrincPrincpio da estrutura interna dos fundos;pio da estrutura interna dos fundos;
PrincPrincpio da estrutura arquivpio da estrutura arquivstica;stica;
PrincPrincpio da ordem original;pio da ordem original;
Segundo grau do princSegundo grau do princpio da provenincia.pio da provenincia.
DiferenDiferenaaOrdem NaturalOrdem Natural
==Ordem MaterialOrdem Material
PrincPrincpio da Ordem Originalpio da Ordem Original
ArquivoArquivo
Funo FunoFuno
Funo Funo Funo
Funo
Funo Funo
Funo Funo Funo Funo
Funo Funo Funo
Princpio da Ordem Original
2 Princpio de Classificao
PrincPrincpios de Classificapios de ClassificaooInternos de um ArquivoInternos de um Arquivo
Categorias de FunCategorias de Funes (meio e fim);es (meio e fim);
reas Funcionais;reas Funcionais;
FunFuno;o;
SubfunSubfuno;o;
Atividade;Atividade;
Subatividade;Subatividade;
Tarefa.Tarefa.
LEVANTAMENTO DA PRODULEVANTAMENTO DA PRODUO DOCUMENTALO DOCUMENTAL
rea Funcional:rea Funcional: AnAnlise fiscal/financeira de entidades do setor plise fiscal/financeira de entidades do setor pblicoblicoFunFuno:o: Acompanhamento das estatais e entidades da administraAcompanhamento das estatais e entidades da administrao indiretao indiretaSubfunSubfuno:o: CoordenaCoordenao dos representantes nos Conselhos Fiscais das empresaso dos representantes nos Conselhos Fiscais das empresasAtividade:Atividade: Acompanhar a empresa por meio do representanteAcompanhar a empresa por meio do representantergo:rgo: DICOF DICOF -- Diviso de Acompanhamento de Conselhos FiscaisDiviso de Acompanhamento de Conselhos FiscaisLegislaLegislao:o: Lei 6.404/76; Lei 8.666/93; Lei 9.457/97; IN 02, de 15/08/96Lei 6.404/76; Lei 8.666/93; Lei 9.457/97; IN 02, de 15/08/96
TarefasTarefas
01 01 -- Receber do conselheiro os documentos referentes Receber do conselheiro os documentos referentes reunio de conselho fiscal. reunio de conselho fiscal. Expediente de encaminhamento de documentaExpediente de encaminhamento de documentao da empresa estatalo da empresa estatal (R)(R)Dossi de demonstraDossi de demonstraes financeiras da empresa estatales financeiras da empresa estatal (R)(R)Dossi de quitaDossi de quitao de obrigao de obrigaes fiscais e financeirases fiscais e financeiras (R)(R)Estatuto social da empresa estatalEstatuto social da empresa estatal (R)(R)Parecer de conselho fiscal referente Parecer de conselho fiscal referente s atividades da empresa estatals atividades da empresa estatal (R)(R)RelatRelatrio de conselheiro fiscal de empresa estatalrio de conselheiro fiscal de empresa estatal (R)(R)RelatRelatrio de auditoria de prestario de auditoria de prestao de contas da empresa estatalo de contas da empresa estatal (R)(R)RelatRelatrio de auditoria interna em empresa estatalrio de auditoria interna em empresa estatal (R)(R)Ata de reunio de conselho fiscal de empresa estatalAta de reunio de conselho fiscal de empresa estatal (R)(R)Ata de reunio de diretoria de empresa estatalAta de reunio de diretoria de empresa estatal (R)(R)Memorando de solicitaMemorando de solicitao de consulta referente a assunto de interesse da empresa estato de consulta referente a assunto de interesse da empresa estatal al (R)(R)
02 02 -- Consultar o CADIN/SISBACEN para analisar a situaConsultar o CADIN/SISBACEN para analisar a situao de adimplncia da empresa.o de adimplncia da empresa.Listagem de verificaListagem de verificao de registro de inadimplncia no cadastro de cro de registro de inadimplncia no cadastro de crditos no quitados (CADIN)ditos no quitados (CADIN) (R)(R)
03 03 -- Alimentar o SIMOB com dados extraAlimentar o SIMOB com dados extrados dos certificados e certides de quitados dos certificados e certides de quitao de do de dvidas e das informavidas e das informaes do CADIN. es do CADIN. Banco de dados de controle de obrigaBanco de dados de controle de obrigaes financeiras das empresas estataises financeiras das empresas estatais (P)(P)FormulFormulrio de controle do recolhimento das obrigario de controle do recolhimento das obrigaes financeiras da empresa es financeiras da empresa (P)(P)
Plano de ClassificaPlano de ClassificaooConsideraConsideraes sobre a elaboraes sobre a elaboraoo
essencial que as classes sejam formadas numa base essencial que as classes sejam formadas numa base a posterioria posteriori, e no , e no a prioria priori; ;
O tamanho e a complexidade de uma entidade O tamanho e a complexidade de uma entidade determinaro quantas classes devem ser criadas determinaro quantas classes devem ser criadas para a classificapara a classificao de seus documentos;o de seus documentos;
a complexidade e extenso de uma classe que vo a complexidade e extenso de uma classe que vo fundamentar a sua subdiviso. Os documentos no fundamentar a sua subdiviso. Os documentos no devem ser ultraclassificados;devem ser ultraclassificados;
importante que haja consistncia quanto aos importante que haja consistncia quanto aos sucessivos nsucessivos nveis de subdivises de um sistema de veis de subdivises de um sistema de classificaclassificaoo. Dessa forma, se a diviso prim. Dessa forma, se a diviso primria ria feita a partir da funfeita a partir da funo ento todas as divises desse o ento todas as divises desse nnvel devem respeitar esse princvel devem respeitar esse princpio;pio;
CCdigo de Classificadigo de ClassificaooConsideraConsideraes sobre a elaboraes sobre a elaboraoo
o fundamento da diviso deve se manter inalterado o fundamento da diviso deve se manter inalterado para todas as divises realizadas no mesmo npara todas as divises realizadas no mesmo nvel; vel;
As divises no devem ser vazias, isto As divises no devem ser vazias, isto , devem , devem exaurir a totalidade do domexaurir a totalidade do domnio (extenso) de cada nio (extenso) de cada nnvel de classificavel de classificao;o;
O princO princpio de diviso deve produzir no mpio de diviso deve produzir no mnimo duas nimo duas classes;classes;
Os tOs ttulos dos ntulos dos nveis ou categorias de classificaveis ou categorias de classificao o devem refletir as fundevem refletir as funes ou atividades, ou as es ou atividades, ou as operaoperaes es s quais se relacionams quais se relacionam. Deve. Deve--se evitar se evitar tttulos como tulos como generalidadesgeneralidades ou ou miscelneasmiscelneas, pois , pois encobrem grande nencobrem grande nmero de mero de pecadospecados, em geral , em geral erros de classificaerros de classificao. o.
Plano de ClassificaPlano de Classificaoocaractercaractersticassticas
SimplicidadeSimplicidade (o plano no deve ser (o plano no deve ser propriedade de especialistas);propriedade de especialistas);
FlexibilidadeFlexibilidade (ele deve ser flex(ele deve ser flexvel para vel para integrar funintegrar funes futuras);es futuras);
PadronizaPadronizaoo (deve favorecer a (deve favorecer a padronizapadronizao da classificao da classificao, da o, da codificacodificao, da recuperao, da recuperao e da o e da terminologia).terminologia).
PrincPrincpios de Classificapios de ClassificaooInternos de um ArquivoInternos de um Arquivo
Categorias de FunCategorias de Funes (meio e fim);es (meio e fim);
reas Funcionais;reas Funcionais;
FunFuno;o;
SubfunSubfuno;o;
Atividade;Atividade;
Subatividade;Subatividade;
Tarefa.Tarefa.
Como obter essas
informaes?
PrincPrincpios de Classificapios de ClassificaooInternos de um ArquivoInternos de um Arquivo
Categorias de FunCategorias de Funes (meio e fim);es (meio e fim);
reas Funcionais;reas Funcionais;
FunFuno;o;
SubfunSubfuno;o;
Atividade;Atividade;
Subatividade;Subatividade;
Tarefa.Tarefa.
Maior vnculo com o formal
Trs mtodos para a construo
1. Marco regulatrio e legal da instituio e identificao dos tipos documentais. (curto prazo) dois meses.
2. Diagrama de contexto (mdio prazo) seis meses.
3. Mapeamento de processos (longo prazo) um ano.
Trs mtodos para a construo
Marco regulatrio e legal da instituio e identificao dos tipos documentais.
(curto prazo)Metodologia - SAESP
Trs mtodos para a construo
Marco regulatrio e legal da instituio e identificao dos tipos documentais.
(curto prazo)Metodologia DIRKS
Trs mtodos para a construo
Diagrama de contexto (mdio prazo) seis meses
Fonte de informao:Marco regulatrio (documentos de direo)
Trs mtodos para a construo
Diagrama de contexto aes
1. Definio da Unidade Poltico-Administrativa2. Identificao de suas atribuies3. Identificao de suas atividades formais ou
informais4. Responsveis pela execuo das atividades5. Identificao dos tipos documentais
ANLISE DE TRANSFERNCIA
- DOCUMENTAO- CADASTRAL
Parte 1
Caracterizao
SIAPA Dados do imvel
Apoio ou arquivoProcesso com requerimento preenchido e documentos pessoais e cartorrios
Congresso Nacional
Decreto Lei 9.760Decreto Lei 2.398Lei 9.636
Gabinete da SPU
Instruo Normativa 001/2007Orientao Normativa GEARP 004
Manual de procedimento
CaracterizaoProcesso com requerimento preenchido e documentos pessoais e cartorrios, formulrio de anlise com despacho adm conforme
Processo com requerimento preenchido e documentos pessoais e cartorrios, formulrio de anlise com despacho adm no conforme
Superintendente
Processo com requerimento preenchido e documentos pessoais e cartorrios, formulrio de anlise com despacho adm conforme (regime de ocupao)
Trs mtodos para a construo
Mapeamento de processos (longo prazo)
Mapeamento de ProcessosMapeamento de Processos
Mapeamento de ProcessosMapeamento de Processos
PrincPrincpios de Classificapios de Classificao Internos de um Arquivoo Internos de um ArquivoComo chegar nesses princComo chegar nesses princpios?pios?
Mapeamento de Processos
TcnicasGrupo Cooperativo
Workshop
BPMN
Cadeia de Valor
Plano de Classificao
Regras de denominao
Relao entre conceitos
Teoria da Classificao
Codificao LeituraDocumentria
Mapeamento de Processos
Modelagem de Processos
Definio de Padres de Documentos
Espcie do documento adequada ao
Manualizao dos procedimentos
Outra linha de pesquisa
MinistMinistrio Prio Pblico Federalblico Federal
Dois grandes conjuntos de funes
Misso
Atividade Fim Atividade Meio
CodificaCodificaoo
000000 macrofunmacrofuno da atividadeo da atividade--meio (atuameio (atuao administrativa);o administrativa); 100100 macrofunmacrofuno da atividadeo da atividade--fim (atuafim (atuao extrajudicial);o extrajudicial); 200200 macrofunmacrofuno da atividadeo da atividade--fim (atuafim (atuao judicial);o judicial); 300300 macrofunmacrofuno da atividadeo da atividade--fim (vaga);fim (vaga);
400400 macrofunmacrofuno da atividadeo da atividade--fim (vaga);fim (vaga);
500500 macrofunmacrofuno da atividadeo da atividade--fim (vaga);fim (vaga);
600600 macrofunmacrofuno da atividadeo da atividade--fim (vaga);fim (vaga);
700700 macrofunmacrofuno da atividadeo da atividade--fim (vaga);fim (vaga);
800800 macrofunmacrofuno da atividadeo da atividade--fim (vaga);fim (vaga);
900900 macrofunmacrofuno da atividadeo da atividade--fim (vaga).fim (vaga).
Estrutura de ClassificaEstrutura de Classificaoo
documento
Estrutura da ClassificaEstrutura da Classificaoo
Cada funCada funo foi dividida em dois conjuntos: polo foi dividida em dois conjuntos: poltica e tica e execuexecuo.o.
002002 Gesto de Pessoas (FunGesto de Pessoas (Funo)o) 002.1002.1 PolPoltica de Gesto de Pessoastica de Gesto de Pessoas
002.2002.2 SeleSeleo e Desenvolvimentoo e Desenvolvimento 002.3002.3 MovimentaMovimentao de Pessoalo de Pessoal 002.4002.4 Cadastro de PessoalCadastro de Pessoal 002.5002.5 Pagamento de PessoalPagamento de Pessoal 002.6002.6 Controle de FrequnciaControle de Frequncia 002.7002.7 Direitos, ObrigaDireitos, Obrigaes e Vantagenses e Vantagens
Execuo
fu
n
e
s
pg. 93
Funo
Subfuno
Atividades
Tipo documental
CodificaCodificaooExemploExemplo
Tipo documental