UNIDAD 3 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO NIDIA HIMELDA GARZON LINARES ROMILDA LOZANO VALENZUELA DIANA MARCELA SUPELANO BERMUDEZ Trabajo de Gestión Documental II, Grupo 4 UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA BOGOTA 2015
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Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística, Especialista en Administración de Empresas
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
BOGOTA 2015
INTRODUCCIÓN
La correcta organización de los documentos en una entidad es factor primordial para el
funcionamiento de la entidad. La información es la que ayuda a la toma de decisiones a
nivel institucional e interinstitucional. Con el desarrollo de este trabajo se pretende
estudiar algunos temas de gran importancia para el funcionamiento del archivo en una
entidad y es la clasificación documental y el ciclo vital de los documentos.
La clasificación permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos
semejantes con características comunes teniendo como base la estructura orgánico
funcional de las instituciones y los tramites que adelantan las dependencias en el ejerció de
las funciones.
Los documentos como producto de su trámite adquieren algunos valores como son el
administrativo, el fiscal, el contable y legal lo cual convierte a un documento en un
instrumento importante para la toma de decisiones. Los documentos son sometidos a un
proceso de valoración de carácter cultural e histórico y es lo que se denomina ciclo vital
del documento.
.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO 1. ¿Qué son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?
Son el conjunto de documentos generados por una Unidad Administrativa en el ejercicio de
sus funciones, las cuales según su jerarquía ilustrada en el organigrama, originan de esta
manera los Fondos, las Secciones, las Sub secciones, Las Series Documentales y las
subseries, Los Tipos Documentales.
También encontramos como segundas las denominadas secciones ficticias y
las colecciones.“Ley 594 de 2000. Titulo 1, Articulo 4”
Estas normas se aplican de acuerdo a la descripción de cada archivo enviandoasí la
acumulación de fondos acumulados, estas se aplican según la necesidad del archivo
trabajando de una manera que nos permita controlar la documentación y aplicar las
normas según corresponda.
Elementos Mínimos de la Descripción de una Agrupación Documental.
Cuando se ha procedido a una identificación de las agrupaciones documentales, se ha
obtenido su clasificación correspondiente, así como la detección y alta de los sujetos
productores esenciales de la documentación, se disponen de los elementos mínimos de
descripción de cada agrupación documental para proceder a lo que se conoce como
descripción multinivel, son los siguientes:
Código de referencia.
El Título.
El Productor
Las Fechas.
La Extensión de la unidad de descripción.
Nivel de descripción.
2. Defina clasificación, ordenación Archivística y Descripción.
CLASIFICACIÓN: Labor intelectual mediante la cual se identifica y establecen las series
de un grupo documental. Es la adaptación de un fondo documental a la estructura de la
entidad que lo produce, una vez identificadas las categorías administrativas
(dependencias) y archivísticas (series, subseries, unidades y tipos documentales) en las
cuales se refleja la institución productora de los documentos.
ORDENACIÓN: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el
orden previamente acordado
DESCRIPSION DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental que
consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo
resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA: Representación precisa de una unidad de descripción y,
en su caso, de las partes que la componen, obtenida mediante la recopilación, cotejo,
análisis y organización de toda aquella información que sirva para identificar, gestionar y
localizar la documentación y explicar su contenido y el contexto de su producción.
3. Establezca la diferencia entre ordenación y organización de archivos.
ORDENACION ORGANIZACIÓN
Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación.
Ordenar los Documentos de Archivo en Series y Subseries Documentales con base en la Tabla de Retención Documental de su Área u Unidad.
Proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo.
La organización del archivo incluye, pues, la clasificación y ordenación y la descripción.
Proceso general de dar forma a los documentos de un archivo de manera que pueda ser controlado y accedido.
4. ¿Qué se refleja con la Clasificación?
El conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación de
los documentos relacionados en una forma jerárquica con criterios orgánicos o
fundamentales para revelar su contenido.
La clasificación documental es una labor intelectual mediante la cual se establecen las
agrupaciones documentales, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.
Organización = clasificación + ordenación +descripción
5¿Qué implica la clasificación?
Identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica y
las funciones desarrolladas por una institución a lo largo de su gestión.
Acciones
Funciones: Atribuciones encomendadas a una institución para que realice y
cumpla los fines para los que ésta fue creada.
.Actividades: cuya puesta en marcha da lugar a la prestación de los servicios para el
logro de las funciones
Trámites: los cuales son el reflejo del conjunto de actividades relativos a la puesta
en marcha de la empresa
Estructura Orgánica
Los documentos se producen en diferentes dependencias de cada entidad, por tanto
deben estar agrupados de tal manera que reflejen la organización
Asuntos
Hacen referencia al contenido concreto del documento.
Fundamentos de la Clasificación
La aplicación de los principios de procedencia y de orden original para identificar las
categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo
La identificación de las funciones asignadas a las dependencias
Los asuntos que tramita cada división administrativa
6. ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste cada uno de ellos?
La clasificación se basa en dos principios muy importantes a tener en cuenta en la
organización de los documentos y son:
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: en la clasificación se aplica a partir del conocimiento
de los procedimientos administrativos que determinan el orden en que los documentos se
producen para el desarrollo de un trámite se relaciona con las unidades documentales.
En las que se plasman las actividades adelantadas en la resolución de un asunto que por
función le es asignado a una dependencia para el logro de los objetivos para los que fue
creada.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: permite identificar los creadores de documentos que
bien pueden ser institucionales (fondos documentales) y administrativos,(secciones y
subseciones documentales). El concepto de procedencia debe aplicarse a toda la entidad
incluyendo la unidad más pequeña que cumpla funciones definidas y determinadas sobre
la cual tenga una responsabilidad directa.
7. ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una organización en la
Clasificación?
Las funciones determinan las series que corresponden a cada agrupación documental
siendo estas el resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento en
cumplimiento de los objetivos encomendados a cada dependencia.
8. ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación?
IDENTIFICACION DE LOS PRODUCTORES: la primera tarea que debe abordarse es la
identificación de las agrupaciones documentales. Fondo, sección, subsección a partir de
la información contenida en los actos administrativos de creación y reestructuraciones
del organismo productor y de los organigramas.
ESTRUCTURA ORGANICA: Para recuperar la información sobre la estructura orgánica
de la entidad nos debemos basar en
Organigramas
Creación y supresión de dependencias.
Manuales de funciones
Manuales de procedimientos
Reglamentos internos.
La clasificación debe sustentarse en el respeto a la estructura de la entidad, para lo cual
es necesario tener a mano los estatutos como los organigramas. Con la información
brindada por estos elementos se delimitara la agrupación documental correspondiente a
cada división.
SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS: Se identifican con las funciones y actividades
desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Cada serie documental está asociada a un asunto cuya denominación resulta del análisis
del contenido de los documentos reunidos en torno al trámite que los genera. Las
subseries son el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie
identificadas de forma separada de esta por su contenido y características especificas o
por uno o varios tipos documentales diferentes producidos en acciones administrativas
semejantes.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN: Es el esquema que refleja la jerarquización y
clasificación dada a la documentación producida por una institución.
9. ¿Qué son UNIDADES DOCUMENTALES?
Son los elementos fundamentales de una serie documental. Son el resultado físico de
una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le
han sido asignadas.
10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos ejemplos
de cada una.
UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE: está constituida por el mismo tipo documental.
Ejemplo: un acuerdo o una resolución.
UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA: están constituidas por varios tipos documentales.
Formando un expediente. Ejemplos.
UNIDAD
DOCUMENTAL
TIPO DOCUMENTAL
CONTRATO 058 DE
2011
Pólizas
Balances
Certificaciones
Cámara de comercio
Acta de inicio
Otro si
Acta de liquidación
HISTORIAS LABORAL
Hoja de vida
Certificaciones de estudio
Certificaciones laborales
Referencias personales
Requisición de personal
Contrato
Afiliaciones…….
11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos
Los tipos documentales son unidades documentales simples originadas en una actividad
administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como
elementos para clasificarla describirla y asignarle categoría diplomática. Ejemplo en la
siguiente serie documental se pueden visualizar varios tipos documentales.
SERIE UNIDAD DOCUMENTAL TIPOS DOCUMENTLES
COMPROBANTES
DE EGRESO
Comprobante 1518
Comprobante de
egreso
Cheque
Facturas
Causación
12. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases o etapas?
Son las fases por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción
hasta su disposición final.
Es analizar a los documentos en sus distintas acepciones a lo largo de su vida.
En el manual de archivología Hispanoamérica Aurelio Tanodi sostiene y hace distinción
de tres fases.
FASE PREARCHIVISTICA (PRIMERA
FASE)
Implica la recepción, la adquisición,
reunión de documentos y trámite.
FASE ADMINISTRATIVA (SEGUNDA
FASE)
Los documentos cumplieron su tramite
pero se conservan por un tiempo
prudencial en los archivos de las
entidades productoras para fines de
consulta o para sentar precedentes o
antecedentes que surjan cumpliendo
necesidades administrativas. Su
consulta es esporádica.
FASE HISTORICA (TERCERA FASE)
Los documentos se transforman en
fuente de consulta para fines prácticos,
científicos y culturales generalmente se
guardan en los archivos históricos.
ARCHIVO GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO
FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA FASE INACTIVA
VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS
Administrativo * Científicos
Legal * Históricos
Fiscal * Cultural
Contables * Testimonial
Técnicos * Evidencial
13. Según el Artículo 2.8.2.5.9. Del Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015 Los Procesos
de la gestión documental son: Planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización,
Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo, y
Valoración. Teniendo en cuenta estos procesos, cada integrante debe visitar un archivo de
una entidad pública e indagar paso a paso cuáles son las actividades que se realizan en
cada uno de estos procesos e ilustrarlos con fotografías o imágenes libres de derechos de
autor.
Aporte Nidia Imelda Garzón Linares.
Entidad visitada Ministerio de Agricultura
Planeación: Definido en el decreto 2609 de 2012 “Conjunto de actividades encaminadas a
la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con
el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de
formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en
el sistema de gestión documental.”
Esta compañía cuenta con un Centro de administración documental el cual gestiona los
procesos de archivo y correspondencia, teniendo como objetivo principal servir de apoyo en
los proyectos realizados.
De acuerdo a lo anteriormente expuesto se programará un diagnóstico para evaluar los
procesos actuales y proponer las oportunidades de mejora que se requieran la misma,
abarcará la actualización de herramientas archivísticas a la luz de las necesidades de la
dirección general y la oficina productora toman la determinación
de conservarlos.
Aporte Nidia Imelda Garzón Linares.
Entidad visitada Ministerio de Agricultura
Archivo de Gestión: permite la administración de la información que se genera
diariamente en los puestos de trabajo y que se encuentra contenida en carpetas de gestión
de cada uno de los empleaos de la entidad.
Para el proceso de creación o unificación de la unidad documental o
expediente la hace cada uno de los funcionarios; una vez conformada proceden
a crearlo en la herramienta donde capturan algunos datos así:
El funcionario encargado de su archivo maneja las Dependencia, Serie y Subserie de
acuerdo a la TRD asignada.
Una vez ingresados los datos el funcionario responsable transfiere la unidad Documental al
archivo Central.
Archivo Central: permite la administración de los archivos de la organización los cuales
se encuentran en periodo de retención y consulta activos en la entidad y que constituyen
soporte legal, comercial, técnico, económico y demás procesos realizados por la entidad.
El proceso que realiza cada funcionario es que en el archivo Central le permite realizar la
consulta de todos los archivos existentes dentro de la compañía y que se estén
custodiados por el centro de administración documental; para este proceso es importante
aclarar que el CAD ya debió aceptar la transferencia y asignarle su respectiva ubicación
dentro del archivo rodante, estantería fija o de acuerdo a las especificaciones de custodia
de los mismos. .
Por política de la compañía este tiene restricciones a la hora de validar la información
contenida en cada una; en pocas palabra la información es confidencial de acuerdo a la
Dependencia que genera o crea su expediente.
Para resaltar que están los documentos en archivo central y de acuerdo a las TRD, se
eliminan, se seleccionan o se conservan totalmente; este se hace cada año de
acuerdo al reporte que generé la herramienta y de acuerdo a las Tablas actuales.
En este modulo los colaboradores también pueden pedir en préstamo al CAD, las
unidades siendo responsables de su devolución y buen trato a los documentos en
tiempos establecidos por el ANS; firmado la ficha de préstamo como soporte del mismo y
toda la trazabilidad del expediente y prestamos queda registrado.
Archivo Histórico: permite la administración de los archivos históricos de la entidad que terminaron su periodo de retención, pero que tienen algún valor histórico y por lo tanto se deben almacenar y custodiar por un tiempo prudencial.
Este como su nombre lo indica solo encontramos expedientes que han sido conformados y que de acuerdo a la valoración que tiene la TRD y/o su importancia deben conservarse como valor de la empresa.
Tiene las mismas funciones que el archivo central donde les permite consultar el físico, sus
imágenes y tener en préstamo de acuerdo a su confidencialidad.
Archivo clientes: permite administrar los archivos de clientes que se ecuentran en periodo
de retencion y consulta activos en la compañía y que se constituyen soporte legal.
Comercial,tecnico, economico de cada uno de los clientes de la entidad, tuiene las mismas
funciones que el de archivo central y con las mismas caracteristicas, soo que encontrata
todo los cliente activos y retirados.
Entidad visitada Grupo AR
Aporte Diana Marcela Supelano Bermúdez
Archivo Gestión
Los documentos que se encuentran en el archivo de gestión los conservan cada área y
una parte de esos archivos son conservados y custodiados por el Centro de Información
de la compañía, por motivos de espacio de alguna aéreas
Archivo Central
Parte de este archivo de encuentra en custodia de la empresa de archivo que se contrato
para este fin, y es consultada por medio del aplicativo de dicha empresa. La otra parte del
archivo central se encuentra en una de las bodegas de la compañía en la cual son
almacenados y custodiados por el Centro de Información. Teniendo las restricciones
necesarias para la consulta y solicitud de los documentos. Dentro de la compañía el
préstamo de documentos son un 95% en digital y solo el préstamo de documentos en
físico son para ocasiones especiales (legales). En el momento que se realizan las
transferencias los auxiliares y analista debemos digitalizar todos los documentos para ser
custodiados y nuestros usuarios finales logren visualizar sus archivos de forma digital.
Archivo Histórico
Actualmente en la compañía no se tiene este archivo los planos y las escrituras que son de
conservación total y vitalicia son almacenadas y conservadas en una parte del archivo
central. Esta en proyectos realizar la planoteca para la adecuada organización y
conservación de todos los planos de los proyectos que realizan en la compañía.
15. Reconocer cuál es la unidad de correspondencia de la entidad, qué importancia tiene y
cuáles son los procesos de la Gestión Documental que se llevan a cabo en ella (si se lo
permiten tomar algunas fotografías).
Entidad visitada Fundación Homi, Hospital de la Misericordia
Aporte Romilda Lozano
La unidad de correspondencia en esta entidad hasta ahora se está implantando. Es
una prueba piloto, se está haciendo mediante share point. Hay una persona encargada
de radicar las comunicaciones tanto internas como externas. En este caso se cumple con
la planeación, la producción la gestión y el trámite.