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UNIDAD III FASE DE EJECUCIN
TRABAJO DE CAMPO
Cuando existe un sistema contable complejo o complicado, o si
los documentos no se encuentran en orden, podra ser muy difcil la
fiscalizacin; sucedera lo contrario, facilitando la labor del
Auditor Gubernamental si en el sistema contable aparte de la
documentacin se incluye tambin los caminos de la auditora, es decir
que con un sistema contable bien planificado, la auditora ser
llevada en forma rpida y eficiente y por consiguiente con un menor
costo para el estado. Si bien es cierto que el objetivo de la
contabilidad no es facilitar la auditora, si se puede, al mantener
por ejemplo los libros de entrada original al da, en forma correcta
y en orden, con su propia y completa referencia a los documentos
cronolgicamente.
Podramos decir que cualquier desviacin o mal empleo de los
requerimientos contables complican indebidamente la Auditora. En
esta etapa el Auditor debe emplear toda su experiencia a fin de
recopilar toda la informacin para su evaluacin y posterior inclusin
en el informe correspondiente.
NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCION DE LA AUDITORIA
GUBERNAMENTAL
Este grupo est integrado esencialmente por normas utilizadas en
la realizacin de la auditora, tienen el propsito que las pruebas y
dems procedimientos que se seleccionen, segn el criterio
profesional del auditor, sean apropiados en las circunstancias para
cumplir los objetivos de cada auditora.
Las normas que se establecen a continuacin, estn referidas a:
Estudio y evaluacin del control interno, evaluacin del cumplimiento
de disposiciones legales y reglamentarias, supervisin del trabajo
de auditora, evidencia suficiente, competente y relevante, papeles
de trabajo, comunicacin de observaciones y carta de
representacin.
EVALUACIN DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO
La estructura del Control Interno es el conjunto de planes,
mtodos y procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de
la direccin de la entidad para ofrecer seguridad razonable,
referente a que si se estn logrando los objetivos del Control
Interno. El Control Interno comprende el Plan de Organizacin y
conjunto coordinado de los mtodos y medidas adoptadas dentro de una
empresa para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y
confiabilidad de su informacin contable, promover la eficiencia
operativa y alentar la adhesin a las polticas prescritas por la
Gerencia.
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Puede conceptuarse al Sistema de Control Interno como un
conjunto de elementos, normas y procedimientos destinados a lograr,
a travs de una efectiva planificacin, ejecucin y control, el
ejercicio eficiente de la gestin para el logro de los fines de la
organizacin.
Debe estar bsicamente dirigidos a proporcionar una seguridad
razonable, respecto a si estn logrndose los objetivos de control
interno siguientes:
Promover la efectividad, eficiencia y economa en las operaciones
y la calidad en los servicios que debe brindar cada entidad
pblica.
Proteger y conservar los recursos pblicos contra cualquier
prdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.
Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales;
y
Elaborar informacin financiera vlida y confiable, presentada con
oportunidad.
En su estructura existen cinco componentes interrelacionados,
que son los siguientes:
1. Ambiente de control, que est referido a como los rganos de
direccin y de la Administracin de una entidad estimulan e influyen
en su personal para crear conciencia de control. Se considera como
el fundamento de los otros componentes.
2. Evaluacin de Riesgo, es como la entidad identifica, analiza y
maneja los riesgos que afectan el cumplimiento de sus
objetivos.
3. Actividades de Control Gerencial, que son las polticas y
procedimientos que colaboran en asegurar que se tomarn acciones a
fin de cumplir con las funciones asignadas.
4. Sistema de Informacin y Comunicacin, que son los mtodos y
procedimientos establecidos por la administracin para procesar la
informacin e informar de las operaciones de la entidad.
5. Actividades de monitoreo, que consiste en evaluar la calidad
del control interno, del cual la administracin es responsable de su
establecimiento y mantencin. En esta parte de la auditora
gubernamental debemos tener en cuenta las Normas de Control Interno
para el Sector Pblico, emitidas por la Contralora General de la
Repblica y aprobada con Resolucin de Contralora N 072 - 98 - CG del
26 de junio de 1998.
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NAGU 3.10 EVALUACION DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
Se debe efectuar un apropiada evaluacin de la estructura del
control interno de la entidad a examinar, a efecto de formarse una
opinin sobre la efectividad de los controles internos implementados
y determinar el riesgo de control, as como identificar las reas
crticas; e informar al titular de la entidad de las debilidades
detectadas recomendando las medidas que correspondan para el
mejoramiento de las actividades institucionales.
La estructura del control interno es el conjunto de planes,
mtodos procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la
direccin de una entidad, para ofrecer seguridad razonable, respecto
a que estn logrndose los objetivos del Control Interno.
El Control Interno es un proceso continuo establecidos por los
funcionarios de la entidad y dems personal en razn a sus
atribuciones y competencias funcionales,, que permite administrar
las operaciones y promover el cumplimiento de las responsabilidades
asignadas para el logro de los resultados deseados en funcin de
objetivos como : promover la efectividad, eficiencia, economa en
las operaciones, proteger y conservar los recursos pblicos; cumplir
las leyes, reglamentos y otras normas aplicables; y elaborar
informacin confiable y oportuna que propicie una adecuada toma de
decisiones. Un apropiado sistema de control interno, tambin permite
detectar posibles deficiencias y aquellos aspectos relacionados con
la existencia de actos ilcitos , a fin de adoptar las acciones
pertinentes en forma oportuna. La Estructura de Control Interno est
conformada por cinco componentes interrelacionados:
a) Ambiente de Control
Est referido a como los rganos de direccin y de la administracin
de una organizacin estimulan e influyen en su personal para crear
conciencia sobre los beneficios de un adecuado control. Es el
fundamento de los otros componentes.
b) Evaluacin del Riesgo Consiste en la forma como la entidad
identifica, analiza y administra los riesgos que afectan el
cumplimiento de sus objetivos.
c) Actividades de Control Gerencial Son las polticas y
procedimientos de control que imparte la direccin, gerencia y los
niveles ejecutivos competentes en relacin con las funciones
asignadas al personal, a fin de asegurar el cumplimiento de los
objetivos de la entidad.
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d) Sistemas de Informacin y Comunicacin Consiste en los mtodos y
registros establecidos por la administracin para procesar
apropiadamente la informacin y dar cuenta de las operaciones de la
entidad para fines de toma de decisiones.
e) Actividades de Monitoreo La administracin es responsable de
implementar y mantener el control interno para lo cual evala la
calidad del mismo en el tiempo, a fin de promover su reforzamiento
de ser necesario. La evaluacin y comprensin de la estructura de
control interno, tiene por objeto conocer con mayor precisin la
implementacin de los controles internos establecidos por la
entidad, sus niveles de cumplimiento y validar las aseveraciones de
la gerencia, lo permite formarse una fundamentada opinin sobre la
solidez de los mismos, determinando el riesgo de control existente,
as como identificar reas crticas.
La evaluacin de la estructura de control interno debe realizarse
de acuerdo al tipo de auditora que se ejecuta, sea financiera, de
gestin o se trate de exmenes especiales, tomando en cuenta las
Normas y estndares profesionales pertinentes as como las
disposiciones especficas para las diferentes reas de la entidad
previstas en la normativa vigente . El relevamiento de informacin
debe documentarse adecuadamente. La evaluacin de la estructura de
control interno comprende dos etapas:
1. - Obtencin de informacin relacionada con el diseo e
implementacin de los controles sujetos a evaluacin.
2. - Comprobacin de que los controles identificados funcionan
efectivamente y logran sus objetivos.
Al trmino de esta evaluacin la Comisin Auditora emitir el
documento denominado Memorndum de Control Interno, en el cual se
consignarn las debilidades detectadas, as como las correspondientes
recomendaciones tendentes a su superacin. Dicho documento ser
remitido al titular de la entidad para su implementacin, con copia
al rgano de Auditora Interna, si fuere el caso. En concordancia con
lo preceptuado en la NAGU 4.40 - Contenido del Informe, copia del
Memorndum de Control Interno, as como el reporte de las acciones
correctivas que en virtud del mismo haya adoptado la entidad, se
adjuntarn como anexo del informe correspondiente a la accin de
control. Asimismo, en dicho informe se considerar como conclusin y
recomendacin los aspectos de control interno que lo ameriten, para
el seguimiento correspondiente.