UNIDAD II REALIZAR EL SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVO DEL CONTROL DE
CALIDAD EN LAS AREAS DE LA EMPRESA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y
EVALUACION DE LA EMPRESA.
UNIDAD IIREALIZAR EL SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVO DEL CONTROL DE
CALIDAD EN LAS AREAS DE LA EMPRESA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y
EVALUACION DE LA EMPRESA.
UNIDAD II AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y EVALUACION DE LA
EMPRESA.
1.- GENERALIDADES
2.- ANTECEDENTES
3.- TERMINOLOGA
4.- OBJETIVOS
5.- PROPOSITOS
6.- DEFICIENCIAS DE LA ADMINISTRACION EQUIVOCADA
7.- CARACTERSTICAS IMPORTANTES DE LA AUDITORIA
8.- FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS
9.- TECNICAS DE INVESTIGACION PARA LA APLICACION
DE LA AUDITORIA AMINISTRATIVA.
10.- PLANEACION DE LA AUDITORIA
11.- PROCEDIMIENTOS DE LA REVISIN
12.- PROGRAMAS DE AUDITORIA
13.- NORMAS PROFESIONALES
14.- CONCEPTO Y TIPOS DE AUDITORES
15.- PRACTICA DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
GENERALIDADES
AUDITORIA ADMVA.
CONTROL ADMVO.
REC. HUM., COMPRAS
PRODUCCIN, VENTAS, FINANZAS, ETC.
FINES:
AUDITORIA CONTABLE
CONTROL FINANCIERO
AREA DE CONTABILIDAD
FINES:
La auditoria es una tcnica que ayuda a comprender la situacin de
las empresas a travs de la misma considerando tres aspectos
importantes: el analizador, la revisin y la evaluacin de la
actividad de la misma empresa.
La dinmica administrativa de una empresa es esencialmente
planear, organizar, dirigir y controlar a todas y cada una de las
partes de la empresa desde lo general hasta lo particular.
Pero no hay que pensar que la Auditoria Administrativa es una
Vara mgica , sino una tcnica para medir resultados y proponer en su
caso medidas correctivas.
Sin embargo siempre hace falta la revisin de la empresa en su
conjunto, en su composicin y estructura organizada en cada una de
las funciones que la integran desde la alta gerencia hasta las
partes ms pequeas que componen el organismo social, por eso la
Auditoria es necesaria tanto en la empresa privada como en la
pblica para el desarrollo natural de las operaciones.
ANTECEDENTES HISTORICOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
En los aos de 1925 el padre de la administracin HENRY FAYOL,
menciona en una publicacin que hizo una revista en Francia, public
lo siguiente:
Deca que el mejor mtodo para examinar una empresa y determinar
las mejoras necesarias era estudiando el mecanismo administrativo
para determinar s la planeacin, organizacin, direccin y control
estn debidamente atendidos o bien si la empresa esta bien
administrada.
El Doctor JAMES McKINSEY en los aos de 1935 a 1940 en sus
publicaciones administrativas lleg a la conclusin de que la empresa
debe peridicamente hacer una auto auditoria o bien evaluacin de
empresa en todos los aspectos para llevar un mejor medio ambiente
empresarial.
WILLIAM P. LEONARD en 1962 realiz un estudio completo de la
auditoria administrativa, trata de los mtodos para iniciar,
organizar, interpretar y presentar una revisin administrativa, lo
cual es una aportacin muy valiosa.
Desde la dcada de los setentas en el medio empresarial se
menciona a la Auditoria Administrativa como una prctica venerable
aportando ventajas necesarias y sobre todo su aplicacin
inmediata.
En Mxico no podemos hablar de fechas exactas, pues la aplicacin
de la auditoria administrativa comenz en empresas trasnacionales y
posteriormente en mexicanas, sobre todo en empresas pblicas.
Como es lgico, las empresas trasnacionales venan con mentalidad
y tcnicas nuevas que se aplicaban con xito en el extranjero, luego
stas se modificaron parcialmente para adaptarse al medio
empresarial mexicano en las dcadas de los cincuenta y sesenta,
cuando haba un desarrollo econmico prspero debido a la poltica del
Gobierno de esa poca que consista en fomentar la inversin
extranjera. Dentro de ese cmulo de tcnicas administrativas
extranjeras estaba la auditoria administrativa, tomando cada vez
mayor importancia, por su naturaleza y fines: realizar un examen y
evaluacin sistemtica de los problemas administrativos, detectando
sus causas y proponiendo mejoras. Tal tcnica de control era cada
vez ms necesaria, por el creciente nmero de operaciones que las
empresas realizaban. TERMINOLOGA:En todo campo del conocimiento,
los crecientes avances tecnolgicos desactualizan, algunas veces,
conceptos o denominaciones empleados sin reservas hasta un cierto
momento.
As ha ocurrido en el campo especfico de auditoria.
Desafortunadamente, en nuestro medio se recurre, casi siempre al
trmino con el cual se caracteriza el rea primitiva de actuacin con
algn aditamento que trata de precisar la ampliacin producida.
De tal forma, al trmino auditoria se la ha adicionado la palabra
administrativa, para denotar la expansin de las tareas de examen a
ciertas reas o sectores de operacin, no relacionados directamente
con los aspectos cubiertos especficamente por la auditoria
tradicional.
La denominada auditoria administrativa se ha constituido como la
principal herramienta de evaluacin y control.
DEFINICIONES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
-La auditoria Administrativa es la tcnica que tiene como objeto
revisar, supervisar y evaluar la administracin de una empresa.
-La Auditoria Administrativa analiza y valora la situacin de una
empresa con el propsito de precisar en donde est y a donde va con
la administracin actual y si es necesario revisarla y
modificarla.
-La Auditoria Administrativa es la herramienta que se utiliza
para una revisin, anlisis y valoracin de las condiciones
administrativas en las que se encuentra la empresa en ese momento y
proponer alternativas de cambio si es necesario.
-La Auditoria Administrativa es un examen detallado de la
administracin de un organismo social realizado por un profesional
de la administracin, con el fin de evaluar la eficiencia de sus
resultados, sus metas fijadas con base en la organizacin, sus
recursos humanos, financieros, materiales, sus mtodos y controles,
y su forma de operar. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
1.-REVISAR
a). Obtencin de informacin
b). Cuestionarios (preguntas y respuestas)
c). Observacin
d). Otros medios (organigramas, manuales, etc.)
2.-ANALIZAR
a). Toda la informacin
3.-EVALUAR
a). La situacin de la empresa en sus aspectos general,
particular de su administracin.
DEFICIENCIAS IRREGULARIDADES
El objetivo primordial de la auditora administrativa consiste en
descubrir deficiencias e irregularidades en alguna funcin del
organismo social examinado e indicar sus probables
correcciones.
En otras palabras, el objetivo bsico es ayudar a la direccin
superior, a fin de que logre una administracin eficaz y
eficiente.
PROPOSITOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
El propsito es evaluar a la empresa en todas sus reas consiste
en descubrir deficiencias o irregularidades en alguna de las partes
de la empresa examinadas y apuntar sus probables remedios. La
finalidad es ayudar a la direccin a lograr una administracin ms
eficaz.
En virtud del desenvolvimiento de los negocios, en la
actualidad, la administracin puede llegar a ser obsoleta si la
gerencia de la empresa no renueva los mtodos, para mayor eficiencia
y perder su confiabilidad para su desarrollo natural de acuerdo con
los objetivos.
DEFICIENCIAS O PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN CUANDO EXISTE UNA
ADMINISTRACION EQUIVOCADA Y QUE PERJUDICAN A LA EMPRESA.
Los defectos y errores son inevitables
Nos hemos acostumbrado a estas expresiones, y para justificarlas
decimos que somos humanos y por lo tanto estamos dentro de los
parmetros permitidos. Nos hacemos cada da mas tolerantes hacia los
"pequeos" errores inevitables en nuestro quehacer diario. Los
corregimos en parte y por fin llegan a formar parte de una
costumbre "nefasta".
Pero como actuamos en nuestra vida personal, veamos: cuanto
tiempo aceptados una piedra en nuestros zapatos, cuanto faltante
aceptamos en nuestra nmina. En esto est nuestra incongruencia,
exigimos CERO DEFECTOS en lo personal y familiar y aceptamos la
mediocridad y complacencia en nuestro servicio a los dems. NOSOTROS
DEBEMOS CAMBIAR, DEBEMOS CORREGIRNOS Y A PARTIR DE ESE MOMENTO
EXIGIR A NUESTRO SUBALTERNO "CALIDAD TOTAL".
CERO DEFECTOS
Este programa solo funciona si los mximos responsables de la
organizacin estn plenamente convencidos de la importancia de la
CALIDAD. Solo entonces ser eficaz y transformar paulatinamente a
toda la organizacin.
Se adapt este concepto de calidad a nuestra propia cultura
latina y fue implementado en varias empresas de diversas partes del
mundo latino con notable xito, ahora lo debemos adoptar en su
organizacin.
El programa propicia una concientizacin inicial, prosigue con
una metodologa especfica para un ao y remata con una mecnica de
seguimiento para lograr un desarrollo sostenido.
El cambio de actitud hacia la calidad es el principio, debe de
formar parte de la mentalidad de la cspide de la organizacin e ir
inundando nivel a nivel, hasta llegar a la base.
CARACTERISTICAS IMPORTANTES DE LA AUDITORIA SON REVISION,
ANALISIS Y EVALUACION:
a.- REVISION:
Todas las reas de la empresa de un examen que abarca:
1.- Objetivos
2.- Polticas
3.- Procedimientos
4.- Programas
5.- Presupuestos
6.- Estrategias
7.- Recursos Humanos
8.- Estructura de mando y jerarqua
9.- Estructura financiera
10.- Ejecucin
11.- Comunicaciones
12.- Mtodos de control
13.- Resultados
14.- Relaciones fiscales
15.- Vnculos comerciales
16.- Recursos materiales
17.- Mercadotecnia
18.- Produccin
19.- Organizacin
B.- ANALISIS
Proceso de separar las partes de un todo hasta conocer los
elementos de que esta compuesto. Separa un mtodo en partes para
conocer, sus principios.
Esta se basa en los siguientes factores:
1.-FACTORES INTERNOS
A).- Procesal.- Planeacin, organizacin, direccin y control .
B).- Funcional.- Consejo de administracin, gerencia, asesora,
produccin, finanzas y mercadotecnia, personal y seguridad.
C).- Analtico.- Puestos, tiempos, movimientos, equipo, costos,
rotacin de personal, presupuestos, materiales, sistemas, etc.
FACTORES EXTERNOS
A).- Medio ambiente.- Clima, precios, medios de comunicacin,
localizacin aspectos sociolgicos y psicolgicos, etc.
La auditoria administrativa es una tcnica que tiene la finalidad
de utilizar diferentes procedimientos especializados y es por eso
que el auditor debe tener dentro de sus cualidades una mentalidad
gil, disciplinaria, independiente de criterio, para que sea usado
con razonamiento inductivo y deductivo en la realizacin del trabajo
de auditora.
Los factores sobre el cmo formar conceptos son:
PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS
MEDIOS O RECURSOS PARA CONOCER
TCNICAS DE AUDITORIA
Comprobacin visual
informacin de un
tercero
Anlisis y confirmacin de datos
Deduccin lgica
TECNICAS DE INVESTIGACION
El auditor requiere para su trabajo de dos tcnicas
fundamentales:
1. OBSERVACION.-
a) De hechos actuales.
b) Observacin experimental.
c) Observacin a travs de reportes administrativos,
estadsticos
y presupuestales, etc.
2. ENCUESTA.-
a) Por cuestionario (por departamentos).
b) Entrevista.
OTRAS TECNICAS EN LAS QUE SE AUXILIA EL AUDITOR
A).- Organigramas
B).- Diagramas de operaciones
C).- Diagramas de tiempo y movimiento
D).- Estadsticas de personal
E).- Grfica de rotacin de personal, etc.
POR QUE SE EVALUA UNA EMPRESA
Toda empresa en general, sea pequea, mediana o grande, y que
pertenezca a cualquier actividad, se encuentra en varias
oportunidades a lo largo de su vida con la necesidad de evaluar su
situacin. Muchas son las razones para que esto se efecte.
Todos los jefes de empresa saben que constantemente deben
adaptarse a nuevas situaciones que le impone la realidad. Y no son
los perodos de crisis, sino tambin los de xito a los que
necesariamente tendr que adaptarse.
En muchas ocasiones resulta no slo necesario, sino
imprescindible, analizar con detalle los problemas que estn
dificultando el desarrollo de la empresa y, por tanto, sus
causas.
Es necesario analizar todas las consecuencias; pero
primordialmente se requiere llegar a la certeza de que la base de
sustentacin de la realidad actual es la adecuada y facilita el
cambio, para lo cual la empresa debe ser analizada en todos sus
mbitos.
La evaluacin de una empresa consiste en descomponer, estudiar,
considerar y analizar lo examinado.
El procedimiento de auditoria para una evaluacin administrativa
consiste en hacer el anlisis de los cuestionarios generales por
reas y otros procedimientos necesarios, de acuerdo con las
circunstancias hechas por el auditor administrativo, esto es:
examinar cuidadosamente las hojas de anlisis, formar un criterio de
las mismas y nacer las consideraciones que se estimen convenientes
para hacer una evaluacin sistemtica de acuerdo con las tcnicas de
auditoria y principios de la administracin.
El informe es el resultado del examen de la empresa en donde se
darn las recomendaciones que lo ameriten de acuerdo con los
elementos de juicio que tenga el auditor.
INSTRUMENTAL TCNICO
1.- Planeacin de la auditoria
2.- Trabajo a desarrollar
3.- Estudio y evaluacin del sistema de control
4..- Hojas de anlisis
a) Contenido
b) Encabezado
c) Propiedades de las hojas de anlisis
d.- Importancia, ndice y propiedades de las hojas de anlisis
e.- Revisin de las Hojas de anlisis
5.- Archivo constante
6.- Programas de auditoria
a.- Clasificacin de los programas
b-Ventajas de los programas
7.-Cuestionario
EL PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Se facilita entender una actividad como la auditoria
administrativa si es descrita como una serie de partes separada, o
fases que constituyen un proceso total.
Se entiende como proceso el conjunto de pasos o etapas
necesarios para llevar a cabo una actividad. La auditoria comprende
varias fases, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin
de aplicar el mtodo, los principios y las tcnicas de esta
herramienta en forma correcta.
Para una auditoria administrativa se debe seguir ciertas fases,
las cuales deben estar perfectamente definidas e interrelacionadas,
conformando una metodologa la que es ejecutada por un profesional
especializado y aplicada a cualquier tipo de organizacin (pblica o
privada)
Durante el desarrollo de una auditora administrativa, el auditor
debe obtener toda la informacin relevante para despus poder
efectuar el anlisis completo de la informacin que se obtuvo.
El objetivo principal de reunir informacin relevante es
allegarse de datos correctos confiables, ya que durante el anlisis,
la evaluacin y el informe de auditora, el auditor se basar
precisamente en el examen de esa informacin para poder llegar a su
evaluacin . Los errores en la informacin que fue obtenida, darn
como resultado conclusiones y recomendaciones errneas
La planeacin de la auditoria administrativa comprende la tarea
de integrar un nmero de elementos que el auditor administrativo
debe tener presente aun durante el anlisis preliminar, de otro modo
podr, ms tarde verse en dificultades, desde los puntos de vista
personal y fecha de terminacin del trabajoPLANEACION DE LA
AUDITORIA
Planeacin es una funcin administrativa, que consiste en
predeterminar el curso de accin a seguir para alcanzar los
objetivos fijados. En la planeacin se hace un examen preliminar y
es con el fin de tener una apreciacin general del desarrollo de las
operaciones administrativas de la empresa as, tambin aquellas reas
que pueden ser:
La revisin general de la empresa que tiene como meta:
Evaluar la efectividad de la administracin
Descubrir reas en las que existan problemas
Proponer, en su caso, las medidas correctivas
ANLISIS PRELIMINAR
Este anlisis corresponder a una funcin y al rea en que sta se
lleva a cabo.
En todo anlisis preliminar, el auditor entrevista a unas pocas
personas para obtener algunos datos bsicos relacionados con la
funcin u el rea. Buscar clasificar los datos informativos. Se
cerciorar de que la persona entrevistada conozca bien aquello de
que est hablando, pues siempre hay el riesgo de que no sea as.
Planear la auditoria es conocer previamente que es lo que vamos
a hacer en cuanto a trabajo a desarrollar se refiere.
AUDITORIA
Planear
Organizar
AUDITOR
Dirigir
Controlar
TRABAJO A DESARROLLAR:Bsicamente en la Auditoria Administrativa,
a desarrollar depender de la calidad operativa de la administracin
y sobre todo del control interno existente en la empresa.
Cuestionarios
generales
Comentarios
El auditor necesita Observaciones
Hojas de anlisis
y papelera
necesaria.
Trabajo a Desarrollar
Quin lo hace?
Qu se esta haciendo?
El auditor deber Dnde se hace?
Preguntarse? Cmo se hace?
Cundo se hace?
Por qu se hace?
El trabajo a desarrollar se realizara por reas o en toda la
empresa.
HOJAS DE ANLISIS
En ests se recopilan los datos, comentarios y evaluaciones
pertenecientes a la revisin de la empresa tambin sirve para el
auditor para demostrar que ha efectuado una revisin ya que le sirve
de base para su evaluacin e informe final.
Las hojas de anlisis deben incluir obtencin de datos recogidos
en el desarrollo de la auditoria y guardarse cuidadosamente durante
la revisin y posteriormente en el archivo del auditor.
IMPORTANCIA DE LAS HOJAS DE ANALISIS
Estas dependen de la informacin contenida, ellas con respecto al
valor de los datos en los diferentes departamentos. Y el
procedimiento de auditoria aplicada a las diferentes clases de
anlisis e importancia de los mismos.
INDICE DE LAS HOJAS DE ANALISIS
Es ms flexible usar en el ndice nmeros en lugar de letras, an
cuando es conveniente numerar los anlisis con ambas; nmeros y
letras. Los ndices debern ser escritos con lpiz para ser borrados s
se necesita y entre las hojas de anlisis debern aparecer manuales,
organigramas, memorndum, instructivos, reglamentos, contratos, as
como sugerencias y comentarios recogidos durante el desarrollo de
la auditoria, conjuntos que se cubrirn en el informe o para la
discusin con el cliente.
PROPIEDADES DE LAS HOJAS DE ANLISIS
El auditor debe mantener un control de las hojas de anlisis para
comprobar los papeles que presentan su trabajo y demostrar que ha
tenido las bases necesarias para su evaluacin e informe.
Las hojas del anlisis son propiedad del auditor.
REVISION DE LAS HOJAS DE ANLISIS
Estas debern estar completas y ser sistemticas y comprensibles
para las personas que estn capacitadas para determinar s la
auditoria ha sido ejecutada adecuadamente.
OBJETO DE LA REVISION
Este ofrece la oportunidad de determinar que el examen fue hecho
de acuerdo a los procedimientos de auditoria que estimaron
necesarios en vista de las circunstancias.
PROCEDIMIENTOS DE LA REVISION DE LAS HOJAS DE ANLISIS.
1. El cuestionario general y los cuestionarios por reas debern
ser examinadas detalladamente.
2. Las hojas de anlisis agrupadas debern ser verificadas para
determinar s la clasificacin es correcta.
3. Cada anlisis deber ser revisado.
4. Se demostrar que se han hecho las pruebas necesarias.
5.- Los contratos manuales, organigramas, cuadros ocupacionales,
estadsticas, etc. debern ser estudiados y cualquier asunto
importante deber ser considerado.
6.- El significado del porcentaje de coeficiente y de porcentaje
rotativo (esto se refiere a personal). Deber ser comprobado.
PARTES DE LA HOJA DE ANLISIS
A.-ENCABEZADO
En primer trmino se describe el nombre de la empresa que se va a
examinar, una descripcin del contenido, el perodo que cubrir el
examen o fecha de cuando se va a quedar terminado, y el nombre o
iniciales de auditor.
Cada hoja de anlisis debe llevar las iniciales o nombre completo
del responsable en contestar los cuestionarios o el de cada
departamento.
B.-CONTENIDO
Al planear una auditoria se deber poner cuidado a los mtodos que
se emplearn para las verificaciones e investigaciones con respecto
a las hojas de anlisis que se prepararn.
El auditor deber usar su experiencia en el arreglo del contenido
del anlisis o programa, evitar repetir situaciones, el auditor
puede utilizar datos ya preparados por el personal de la empresa,
el auditor deber verificar que las hojas de anlisis estn
completas.
Todas las hojas de anlisis obtenidas en la empresa que no sean
necesarias retener por el auditor debern ser devueltas al cliente o
empresa al terminar la auditoria.
ARCHIVO CONSTANTE
Para el trabajo de auditoria se formar un archivo constante o
permanente, las ventajas del archivo constantemente son los
siguientes:
1. El auditor o auditores podrn conocer rpidamente el
desarrollo, operacional de la empresa.
2. Proporciona referencia inmediata con la importancia de los
conceptos eliminados as revisiones repetidas documentacin extensa y
buscadas en pasadas hojas de anlisis.
3. Sirve para evitar la preparacin en cada revisin de las hojas
de anlisis y situaciones que han tenido poco cambio.
nota: El auditor tiene el deber de obtener una informacin veraz
y oportuna y til al archivo constante.
PROGRAMAS DE AUDITORIA
Los programas se hacen para que sirvan de gua para el
auditor
Los programas de auditoria se concretan a ensear solo
orientaciones como por ejemplo:
Planeacin de la revisin de la empresa, procedimientos de
aplicaciones y obtencin de datos.
CLASIFICACION DE LOS PROGRAMAS
Los programas se clasifican en :
1.-Programas Generales
2.- Programas |
Analticos
Se relacionan los objetivos y procedimien- Descripcin
detallada
tos globales de auditoria que se deben de las formas de
Procedimientosaplicar. De auditoria
Administrativa.
3.-Programas Tipos
4.-Programas por reas
Enumera los procedimientos de su auditoria Se preparan para el
de su auditoria a seguir en situaciones a desarrollo de cada
fines a un nmero considerable de empresas. actividad como:
Gerencia, produccin,
ventas, personal, etc.
VENTAJAS DE LOS PROGRAMAS
1. Proporciona un plan a seguir.
2. Sirve de gua prctica para planeacin de las prximas
auditorias.
3. El programa le sirve al auditor para determinar el alcance y
efectividad de los procedimientos de revisin.
4. Cuando termina la auditoria el programa sirve para comprobar
que no tuvo problemas en su desarrollo.
5. Si el encargado de la auditoria es asignado a otro trabajo el
sucesor puede observar y continuar lo realizado rpidamente.
CUESTIONARIOS
Los cuestionarios sirven como una gua para buscar contestacin a
interrogantes acerca del rea en revisin. La informacin debe ser
obtenida por medio de una cuidadosa investigacin y obtencin de
datos que requiere el auditor.
El auditor no deber dar los cuestionarios al cliente para que l
los termine, sino lo harn conjuntamente.
TIPOS DE CUESTIONARIOS
1.-Cuestionario General.- Se usa para efectuar un anlisis global
de la situacin de la empresa.
2.-Cuestionario por reas.- Se utiliza para efectuar un anlisis
en aquel que se especifica estrictamente informacin en cada
departamento de la empresa.
Objetivo principal
Proporcionar un panorama
Administrativo general
CORRECCIONES
Alguna parte del organismo social
INDICAR
Auditoria Administrativa
Obtencin de informacin y su verificacin
Evaluacin e informacin
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