Unidad II - moodle2.unid.edu.mxmoodle2.unid.edu.mx/dts_cursos_mdl/unida/RH/AP/APS03/AP03_Lectu… · 29 Unidad II. Administración de la cadena de suministro Semana 3 Presentación

Uni

dad

II Administración de la cadena de suministro

Administración de la cadena de suministro

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A d m i n i st r aci ó n d e l a p ro du cci ó n

Esquema conceptual: Unidad II

Estrategia de comunicación

Estrategia de logística

UNIDAD IIAdministración de la cadena

de suministro

Selección del proveedor

Información con otras áreas

Proceso de adquisición

1. Compras 2. Estrategias de la cadena de suministro

3. Selección de proveedores

Proceso de selección

Reemplazo del proveedor

Proveedor único

Beneficios otorgados por el proveedor

Criterios para la selección

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U n i da d I I . A d m i n i st r aci ó n d e l a ca d e na d e su m i n i st ro

Sem

ana

3 Presentación

C uando hablamos de administración de la cadena de suministro (acs) (en In-gles, Supply chain management, scm) nos referimos al proceso de planifica-

ción, ejecución y control de las operaciones de todos los recursos que deben ser abastecidos en la empresa con el propósito de satisfacer al cliente. La cadena de suministros o logística integral es el conjunto de organizaciones, proveedores y clientes que están organizados de tal manera que su principal objetivo es satisfacer una necesidad específica dentro del mercado. Al decir que es un sistema integral nos estamos refiriendo a que se considera que los proveedores, distribuidores y clientes forman parte de la estructura de la cadena de suministros. No solamente estamos hablando de los proveedores directos que tiene una empresa, sino de los proveedores de mis proveedores, y de los clientes de mis clientes.

Es decir, la acs abarca todos los aspectos que implican entregar un producto terminado, obtener materia prima, programar la producción, tiempo de entrega de producto terminado al cliente, satisfacción del consumidor al adquirir el producto con nuestros clientes. Lo más importante es el flujo de información que existe en cada punto que está involucrado en el proceso de producción y logística. Como mu-chos de los sistemas que están enfocados a la mejora continua, los beneficios que son buscados principalmente son los económicos y si se logra establecer y desempeñar de manera efectiva este sistema, los beneficios serán realmente significativos.

II.1 Compras

II.2 Estrategias de la cadena de suministro

II.3 Selección de proveedores

I. Administración de la cadena de suministro

Tema y subtemas

II

Objetivos específicos

• El alumno definirá y describirá las características de las cadenas de suministro y su relación con las acciones de producción.

• El alumno identificará los criterios básicos para la adquisición de la materia prima mediante la adecuada selección de proveedores.

• El alumno analizará las estrategias que se utilizan para llevar al máximo el adecua-do funcionamiento de la cadena de suministro.

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A d m i n i st r aci ó n d e l a p ro du cci ó n

II.1 Compras

La importancia del departamento de

compras

Una cadena de suministro es una red para la obtención de la materia prima, su transformación en productos terminados y la distribución a los consumidores. Se conforma de tres partes:

1. El suministro2. La fabricación3. La distribución

El primer paso será la adquisición de las materias primas a través de la compra de la misma y por ello, las empresas cuentan con un departamento especial que cumpla con esta función de la cadena.

El departamento de compras dentro de toda la cadena tiene una gran impor-tancia, debido al hecho de que ellos son los encargados de iniciar la cadena.Su principal labor es planear, lograr y mantener el flujo de suministros suficiente, pero no excedido, en tiempo y forma para garantizar el flujo continuo de la pro-ducción, así como mantener una relación, dar seguimiento a los pedidos y ver que se cumpla conforme a lo establecido el ciclo de abastecimiento de materiales.

La búsqueda de proveedores debe considerar no sólo los métodos tradiciona-les donde el seleccionado era aquel que proporcionaba un costo más económico, sin importar los demás aspectos.

La selección del proveedor debe sustentarse en una serie de consideraciones como:

• Elcumplimientodelosrequisitosestablecidosporlaempresa.• Lacapacidaddeproducción.• Tiemposdeentrega.• Informaciónqueproveaalaempresa.

La adquisición de los suministros a través de las compras sólo debe efectuar-se cuando los niveles de inventario han bajado y se ha efectuado un análisis que indique que no se cuenta con el nivel óptimo de inventario. Para ello, se requiere de un conteo final de la demanda producida, los niveles de inventario y la debida planeación que debe existir en cada una de las áreas involucradas en el proceso.

De la misma manera, también para el proveedor es importante la organización que tenga la empresa para efectuar las compras. Le resulta más fácil trabajar con

Suministro Fabricación Distribución

• Adquisicióndelamateria prima

• Transformacióndelamateria prima en un producto terminado

• Entregadelproductoterminado al con-sumidor final

La selección del proveedor

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pedidos planificados y no con los acostumbrados pedidos de emergencia, usuales en la falta de planeación de la producción.

El departamento de compras debe conocer los tiempos de producción para planear la solicitud de la materia prima con base en éste. Lo anterior implicará un flujo de información entre las diferentes áreas de la empresa para atender las necesidades en tiempo y forma.

El proceso de compras implica la adquisición de material lo que significa un 40 ó 60% de las ventas monetarias. Ante ello, el área administrativa está muy al pendiente de los movimientos que se ejecutan para que las decisiones de compra sean las acertadas.

Proceso de adquisición

El proceso de adquisición o compra de la materia prima se sustenta en cinco pasos específicos:

1. Planeamiento de las necesidades. El área de producción es la responsable de generar a detalle los requerimientos de materia prima para la produc-ción del producto final. Para ello, recurre al análisis del inventario con el que se cuenta. A su vez, deberá delimitar los tiempos de entrega con el fin de establecer el periodo que el departamento de compras tiene para adquirir el material.

2. Selección de las fuentes de abastecimiento. El área de compras deberá te-ner una lista de proveedores para la atender los requerimientos de com-pra que requiere el área de producción. Como lo revisamos, la selección depende de las ventajas que nos ofrezca el proveedor, que no sean sólo las económicas, sino también las de calidad y tiempo de entrega.

3. Emisión del pedido al proveedor. De acuerdo con las políticas de la em-presa, se genera una orden de compra o pedido que autoriza al proveedor a suministrar los requerimientos de materia prima.

4. Seguimiento del pedido. El área de compras deberá dar seguimiento a la entrega del pedido efectuado al proveedor, principalmente en los tiem-pos de entrega y requisitos determinados por el área de producción.

5. Recepción del pedido. El área de compras, junto con el área de produc-ción, verificarán la entrega del pedido. Se sugiere la participación de la segunda para avalar que se está suministrando el material solicitado y en las condiciones deseables para la transformación en el producto final.

Información entre el departamento de compras y otras áreas

Pasos para la adquisición

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II.2 Estrategias de la cadena de suministro

Existe una variedad de estrategias para aplicar en la cadena de suministro que nos permitan realizar un trabajo más eficiente en las tres partes que la conforman.

A continuación veremos algunas estrategias que se sugieren para lograr la efectividad en la cadena.

Estrategia de comunicación

La integración de la información entre todas las partes es una de las principales estrategias de la cadena de suministros. El flujo adecuado de información para adquirir, producir y distribuir será clave de éxito que se representa en ventas para la empresa, sus proveedores y la satisfacción del cliente.

La cadena de suministros pretende que todas las empresas involucradas en un proceso funcionen abiertamente entre sí. El principal modo de operación de este sistema se basa en integrar y hacer funcionar todos los aspectos relacionados con la operación, con la planeación, con el control y con la administración de la empresa.

Una de las formas en que se debe realizar este proceso es la integración de toda la información de los proveedores involucrados en cada uno de los procesos. Analicemos el caso mediante un ejemplo de una fábrica que produce shampoo.

El inicio de la cadena es el análisis de la información que proveen las tiendas donde se comercializa el producto, vamos a suponer que sea una cadena de auto-servicio. La tienda indica a la fábrica información relacionada con la cantidad de piezas que vende en un período, la frecuencia con la que se comercializa, etcétera.

Con base en dicha información, la empresa deberá planear su producción para atender la demanda de su producto. El personal responsable de cada área deberá determinar la cantidad de producción de acuerdo al sistema jit (Sistema deProducciónJustoaTiempo,Just in time). El sistema pretende que la cadena de suministro atienda las necesidades en tiempo y forma de acuerdo a la venta. Si consideramos que es un producto de temporada, como por ejemplo la ven-ta de árboles navideños para la temporada decembrina, se deben determinar los tiempos para que el producto esté “just in time”, justo a tiempo, para cuando los consumidores lo adquieran.

Cuando se cuentan con los tiempos establecidos, el personal de compras se pone en contacto con los proveedores necesarios para el suministro de la materia prima.

Características de la estrategia

de comunicación

Integración de la información

Participación del área de compras

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Del mismo modo, el personal de logística debe tener la información necesaria en cuanto a la liberación del producto de la línea de almacén, el tiempo que tarda en cargarse el producto y entregarse a la tienda para que no exista desabasto, si los distribuidores tienen la capacidad de entregar el producto a tiempo y en las condi-ciones necesarias de acuerdo a las exigencias del producto.

Un punto muy importante a destacar es el uso de la tecnología (internet, tele-fonía, video conferencias, etc.) que permiten que el flujo de información en cada uno de los puntos externos de la planta sean mucho más fáciles de realizar que en el caso en que se tenga que hacer una visita para realizar el intercambio de persona a persona.

Participación del área de logística

Proveedor del proveedor

Proveedor Productor Cliente (tienda) Cliente del cliente (consumidor final)

De acuerdo con el diagrama anterior existen unas flechas bidireccionales en-tre punto y punto las cuales nos indican el flujo de información que debe existir entre cada uno de los integrantes para lograr que la cadena de suministros sea efectiva.

Estrategia de logística

Es considerado un proceso creativo la aplicación de una adecuada estrategia lo-gística para que se convierta en una ventaja competitiva. Dentro de la estrategia logística se consideran tres objetivos principales:

• Lareduccióndecostos.Implicaunadisminuciónconloscostosdedes-plazamiento y almacenamiento, lo cual se logra analizando las mejores opciones con las que se cuenta para que a un menor costo, se pueda lograr la distribución adecuada del producto final.

• Lareduccióndecapital.Esteobjetivoestáligadocompletamenteconelárea de compras, responsable de la adquisición de la materia prima. De-berá maximizar la inversión que se aplica para reducir el capital.

• Lamejoradeservicio.Esteobjetivose relacionaconunaltoniveldecompra, el cual depende de un servicio que se reconoce por parte del consumidor.

II.3 Selección de proveedores

Dentro del proceso de selección de proveedores el personal de compras debe rea-lizar una búsqueda en muchos lugares: internet, directorios de proveedores, sec-ción amarilla, contactos telefónicos, recomendaciones, etcétera.

Características de la estrategia de logística

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A d m i n i st r aci ó n d e l a p ro du cci ó n

Debido a que existen grandes bases de datos con la información que se nece-sita hay que ser hábil para la contratación de un proveedor.

Existen proveedores a gran escala con una gran infraestructura y también hay pequeños proveedores menos ostensibles. Para hacer competitiva la cadena, se puede dar oportunidad a los productores pequeños, debido a que como quieren lograr un buen posicionamiento y mayores ingresos, la mayoría de las veces ofre-cen muy buenos productos y buenos precios. Estos pequeños productores no se-rán nuestros principales proveedores, pero sí uno más que permita darles partici-pación de crecimiento en la industria.

Una vez que se tienen los datos de los posibles proveedores, se realiza un aná-lisis para validar si cumplen con los requisitos de la empresa. En algunos casos cuentan con un sistema de calidad que garantiza la calidad de su producto y su servicio (en algunas empresas muy grandes se piden como requisitos obligatorios para poder ser proveedor el sistema ISO-9001 2000, por ejemplo).

Si cumplen con todos los requisitos, el siguiente paso es realizar una inspec-ción visual por parte de la empresa para verificar que realmente está respaldando toda la información que ha proporcionado. A esta verificación también se le cono-ce como certificación, con la cual se pretende identificar que lo que nos ofrece el proveedor es real. No podemos dejarnos ir por las palabras, sino por los hechos. De este modo se empieza a cerrar la cantidad de proveedores que existía al inicio del proceso.

En este punto se pueden empezar a efectuar análisis de costos y negociaciones con cada uno de los proveedores y revisar la flexibilidad o beneficios que nos ofre-cen en costos, ya que este punto sigue siendo lo más importante que una empresa cuida, el dinero. A su vez, se realizan las indagaciones para ver las formas de pago, la confiabilidad, capacidad de producción, etcétera.

Si es un proveedor que reemplazará a otro, debemos de tener en cuenta la experiencia pasada para evitar caer en el mismo error.

Para cualquier caso se debe analizar:

• Lacalidaddelproducto.• Eltiempodeentregayformalidad.• Lospreciosquemanejedebendesercompetitivosconrespectode los

demás.• Quétantasgarantíasnosofrececonsuproducto.• Quétanactualizadoymodernizadoestaencuantoasuproducción.

Al existir una gran demanda de materia por nuestra cuenta y al haber una gran competencia entre proveedores, éstos compiten entre ellos para que sigan siendo, si no exclusivos, los principales proveedores lo que provoca que abaraten su pro-ducto y por consecuencia, un ahorro en nuestros gastos.

Pequeños y grandes proveedores

Validación del proveedor

Verificación de la información del cliente

El reemplazo de proveedores

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En caso de que se existiera un proveedor único del producto, hay que efectuar el mismo análisis que nos garantice que la materia es de calidad y que su capacidad de respuesta será la adecuada para la producción.

Un aspecto importante a considerar son los beneficios otorgados por el pro-veedor, tales como formas y tiempos de pago, especificaciones de entrega, des-cuentos, etcétera.

Existe una tendencia actual que señala que entre menos proveedores existan de un mismo producto, más ahorro habrá para empresa, debido a que ya no se recalibran equipos, o no se ajustan las máquinas para cada producto, garantizando que la calidad del producto siempre será la misma.

Esto depende también de las capacidades de producción, así como de la can-tidad de materia que se adquiera. Un factor importante que está presente en este caso son las prácticas monopólicas que están presentes en las grandes empresas y que los pequeños productores están en desacuerdo, obviamente, con ellas.

Para cerrar este tema, centremos nuestra atención en los elementos clave que debemos considerar en la selección de un proveedor.

En primer lugar encontramos el precio, atendiendo a la inversión que la em-presa efectuará para adquirir la materia prima será importante considerar a los proveedores que nos ofrecen un buen precio y/o beneficios como formas de pago, crédito y descuentos.

Después encontramos la calidad, criterio básico para que nuestro producto final ofrezca la satisfacción total para los consumidores.

Por último encontramos el servicio, que se determina mediante la atención que nos brinda el proveedor para proporcionar información, efectuar entregas y cambios de materia cuando se requiera.

El caso de un proveedor único

Beneficios otorgados por el proveedor

Criterios para la selección de un proveedor

Calidad

ServicioPrecio

Selección de proveedor

A su vez, también hay que considerar elementos como:

• Velocidad,enelserviciogeneralcomolaatenciónduranteelprocesodecompra y la entrega.

• Puntualidad,enelsuministrodelamateria.• Volúmenes,adecuadosalasnecesidadesdeproduccióndelaempresa.• Localizaciones,cercanasalafábricadondeseproduciráelproducto.

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Reactivos de autoevaluaciónInstrucciones: Selecciona la respuesta correcta.

1. Es una de las partes que conforman la cadena de suministro.a) Proveedorb) Producto finalc) Fabricaciónd) Consumidor

2. Consiste en la entrega del producto termina al consumidor.a) Suministrob) Producciónc) Logísticad) Distribución

3. Parte de la cadena de suministro que consiste en la adquisición de la materia prima para la producción del producto final.a) Suministrob) Producciónc) Logísticad) Distribución

4. Es la entidad que se encarga de suministrar la materia prima para que la fábrica produzca los productos de consumo.a) Comprasb) Proveedorc) Productord) Consumidor

5. La estrategia de comunicación aplica exclusivamente para los departamentos de la propia empresa.a) Verdaderob) Falso

6. La estrategia de logística se aplica para obtener información entre los miembros de la cadena de suministro.a) Verdaderob) Falso

7. La certificación consiste en verificar que lo que nos ofrece un proveedor es real.a) Verdaderob) Falso

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8. Uno de los criterios para seleccionar un proveedor es:a) La comisión que le ofrece al compradorb) El número de empleados que trabajan para el proveedorc) La formalidad en los tiempos de entregad) El tamaño de la empresa proveedora

9. Dentro de la selección del proveedor se sugiere considerar los beneficios que ofrece a la empresa.a) Verdaderob) Falso

10. La tendencia actual en el proceso de compra radica en utilizar un alto número de proveedores a fin de contar con los requerimientos necesarios para la producción.a) Verdaderob) Falso

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GlosarioSuministro: Acción y efecto de proveer utensilios, víveres, materiales.Logística: Conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organi-

zación de una empresa, o un servicio, especialmente de distribución.Just in time ( Justo a tiempo): Técnicadeorigenjaponésparaquecadaproducto

o elemento que está inmerso en un proceso de producción, llegue en el momento oportuno para satisfacer la necesidad de un consumidor.

Fuentes de informaciónBallou, R. (2004). Logística: administración de la cadena de suministro. México:

Pearson.

Campo, P. (s.f). Gestión de operaciones. Consultado en Enero 19, 2011 en: www.ucema.edu.ar/~pdel/GO-MADE-Sem4-CapLoc.ppt

Kotler, P. (2003). Dirección de marketing. México: Pearson.