Unidad de Planeación, Organización y Métodos ...upom.chapingo.mx/Descargas/manuales_procedimientos/mp...1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ³Enseñar la explotación de la tierra, no

1

“Enseñar la explotación de

la tierra, no la del hombre”

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL

DEPARTAMENTO DE VEHÍCULOS OFICIALES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE VEHÍCULOS OFICIALES

Chapingo, Méx., 20 de Abril de 2015.

2






ÍNDICE PÁGINA

INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………………………………….......... 4 DIRECTORIO………………………………………………………………………………………………………………. 5 OBJETIVO DEL MANUAL………………………………………………………………………………………………... 6 OFICIO DE AUTORIZACIÓN…………………………………………………………………………………………….. 7 PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE SOLICITUDES DE VIAJES DE ESTUDIO Objetivo……………………………………………………………………………………………………………………... 8 Políticas…………………………………………………………………………………………………………………….. 8 Descripción del Procedimiento…………………………………………………………………………………………... 9 Diagrama: Recepción y Trámite de Solicitudes de Viajes de Estudio………………………………………………. 10 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE RECURSOS ECONÓMICOS PARA LOS VIAJES DE ESTUDIO Objetivo……………………………………………………………………………………………………………………... 11 Políticas…………………………………………………………………………………………………………………….. 11 Descripción del Procedimiento…………………………………………………………………………………………... 12 Diagrama: Trámite de Recursos Económicos para los Viajes de Estudio…………………………………………. 13 PROCEDIMIENTO: PROGRAMCIÓN DE VIAJES DE ESTUDO ………………………………………………….. 14 Objetivo……………………………………………………………………………………………………………………... 14 Política………………………………………………………………………………………………………………………. 14 PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y/O CORRECTIVO DE VEHÍCULOS Objetivo……………………………………………………………………………………………………………………... 14 Políticas…………………………………………………………………………………………………………………….. 14 Descripción del Procedimiento…………………………………………………………………………………………... Diagrama: Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de Vehículos……………….…………………………………

15 16

PROCEDIMIENTO: ALTA DE VEHÍCULOS NUEVOS Objetivo……………………………………………………………………………………………………………………... 17 Políticas…………………………………………………………………………………………………………………….. 17 Descripción del Procedimiento…………………………………………………………………………………………... 18

3






Diagrama: Imprevistos durante los Viajes de Estudio………………………………………………………………… 19 PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN DE SINIESTROS EN VEHÍCULOS OFICIALES Objetivo……………………………………………………………………………………………………………………... 20 Políticas…………………………………………………………………………………………………………………….. 20 Descripción del Procedimiento…………………………………………………………………………………………... 21 Diagrama: Atención de Siniestros en Vehículos Oficiales……………………………………………………………. 22 PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN A FALLAS MECÁNICAS DE LOS VEHÍCULOS DURANTE VIAJES Objetivo……………………………………………………………………………………………………………………... 23 Políticas…………………………………………………………………………………………………………………….. 23 Descripción del Procedimiento…………………………………………………………………………………………... 24 Diagrama: Atención a Fallas Mecánicas de los Vehículos durante Viajes de Estudio…………………………….. 25 SIMBOLOGÍA A USAR…………………………………………………………………………………………………… 29

4






INTRODUCCIÓN

Dada la necesidad de contar con manuales administrativos actualizados y cumpliendo con las disposiciones

jurídicas aplicables en los Artículos 1º, 3º y 19º de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, así como el

Artículo 3º de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales y del Estatuto Universitario de la UACh; el Departamento de

Vehículos Oficiales, con el apoyo técnico de la Unidad de Planeación, Organización y Métodos (UPOM), se elabora el

presente documento denominado Manual de Procedimientos del Departamento de Vehículos Oficiales de la UACh, cuyos

propósitos fundamentales están centrados en dar a conocer al personal que labora en esta unidad administrativa, los

procedimientos que deben desarrollar en forma ordenada, secuencial y detallada, así como los órganos administrativos

que intervienen en dichos procedimientos.

En el presente documento se precisan las responsabilidades operativas pertinentes de acuerdo a la actividad, así

como la ejecución y control de la misma. Proporcionándole al personal una visión integral de sus funciones al contar con

la descripción de los procedimientos en conjunto, además de permitir una adecuada coordinación de actividades a través

de los flujos de información emanados de la interrelación del personal del Departamento de Vehículos Oficiales.

De la misma forma, en el presente documento se destacan el objetivo del manual y de cada procedimiento dentro

del Departamento de Vehículos Oficiales, los oficios de autorización, las políticas y/o normas de operación, la descripción

de los procedimientos, los diagramas de los procedimientos, la simbología utilizada y anexos de formatos utilizados.

Finalmente, es importante señalar que este manual deber ser revisado y actualizado por lo menos anualmente o

antes si ocurren modificaciones que sustancialmente modifiquen las actividades del Departamento de Vehículos Oficiales.

5






DIRECTORIO

DR. JOSÉ ANTONIO YAM TZEC ING. ROBERTO LUCATERO VIRRUETA

JEFE DEL DEPARTAMENTO SUBJEFE ADMINISTRATIVO

C. LUCIO GARCÍA RAMÍREZ ENCARGADO DE PROGRAMACIÓN DE VIAJES DE ESTUDIO

C. ADÁN MORALES MUÑOZ ENCARGADO DEL ÁREA DE CONTROL DE VEHÍCULOS

C. JOSÉ MARIO GONZÁLEZ FRANCO ENCARGADO DEL TALLER MECÁNICO

RESPONSABLE DE LA INTEGRACIÓN DEL DOCUMENTO

ING. SAÚL CARRASCO PÉREZ ASESOR TÉCNICO

6






OBJETIVO DEL MANUAL

Contar con un instructivo de apoyo a través del cual permita realizar con eficiencia y eficacia las actividades dentro del

Departamento de Vehículos Oficiales de la UACh, logrando tener una buena distribución de trabajo, asimismo facilitar la

delimitación de responsabilidades del personal que labora en esta área administrativa.

7






8






PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE SOLICITUDES DE VIAJES DE ESTUDIO Objetivo: Recibir solicitudes de viajes de estudio de las Unidades Académicas y Administrativas, autorizadas por la Subdirección de Administración Escolar, así como asignar el vehículo y operador correspondiente. Políticas:

Los formatos de solicitud de vehículos se recibirán debidamente requisitados de lunes a viernes en un horario de 9:00 a 14:00 hrs., a más tardar el día 22 del mes anterior al que se realizará el viaje.

Las solicitudes extemporáneas se recibirán solo los días 24 y 25 de cada mes y se autorizarán previa verificación de disponibilidad de vehículos y de acuerdo a la prioridad del viaje.

9






DEPARTAMENTO: Vehículos Oficiales ÁREA: Programación de Viajes de Estudio NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción y trámite de solicitudes de Viajes de Estudio

Órgano Participante Act. No. Descripción de Actividades

Jefatura de Vehículos Oficiales 1 Recibe solicitudes de viajes de estudio autorizadas por la Subdirección de

Administración Escolar y se turna a la Subjefatura Administrativa.

Subjefatura Administrativa 2 Cotiza los viajes (kilometraje, viáticos, peajes, combustible, imprevistos, etc.)

3 Tramita los recursos económicos para los viajes ante la Jefatura Administrativa de la Subdirección de Servicios Generales.

Área de Programación 4 Programa el vehículo y operador

Operador 5 Verifica las condiciones físico-mecánicas del vehículo, carga el combustible y

realiza el aseo de la unidad

Subjefatura Administrativa 6 Entrega la póliza, recibo de gastos, pagaré y los recursos económicos

destinados para la ejecución del viaje al operador.

Operador 7 Firma la póliza, recibo de gastos, pagaré y recibe los recursos económicos

destinados para la ejecución del viaje.

Área de Programación 8 Entrega al operador el pase de salida, formato de inspección del vehículo,

formato de pago de compensación, bitácora e itinerario del viaje.

Operador

9 Inspecciona el vehículo, llena el formato de inspección y le entrega una copia de éste y del pase de salida al encargado de programación.

10 Entrega otra copia del pase de salida en la caseta de vigilancia ubicada en la salida de la Universidad.

11 Al término del viaje, entrega el vehículo, formato de pago de compensación y bitácora del viaje debidamente requisitados.

12 Justifica los recursos económicos a comprobar asignados al viaje y gastos imprevistos en caso de haberlos, ante la Subjefatura Administrativa.

10






Si

Subjefatura Administrativa: Cotiza los viajes (kilometraje, viáticos, peajes, combustible, imprevistos, etc.)

No

Subjefatura: Tramita los recursos económicos para los viajes ante la Jefatura Administrativa de la Subdirección de Servicios Generales.

Jefatura: Recibe solicitudes de viajes de estudio d los DEIS autorizadas por la Subdirección de Administración Escolar y turna a la Subjefatura Administrativa.

Programación: Programa el vehículo y operador.

Operador: Verifica las condiciones físico-mecánicas del vehículo, carga el combustible y realiza el aseo de la

unidad.

Operador: Firma La póliza, recibo de gastos, pagaré y recibe los recursos económicos destinados para la ejecución del viaje.

Fin.

Inicio Programación: Entrega al operador el pase de salida, formato de inspección del vehículo, formato de pago de compensación, bitácora e itinerario del viaje.

Reprogramación: Se reprograma el viaje de acuerdo a disponibilidad de vehículo y operador, de acuerdo a la prioridad del viaje y respetando la programación mensual.

Operador: Inspecciona el vehículo, llena el formato de inspección y le entrega una copia de éste y el pase de salida al encargado de programación.

Operador: Justifica los recursos económicos a comprobar asignados al viaje y gastos imprevistos en caso de haberlos, ante la Subjefatura Administrativa.

Operador: Al término del viaje, entrega el vehículo, formato de pago de compensación y bitácora del viaje debidamente requisitados.

Operador: Entrega otra copia del pase de salida en la caseta de vigilancia ubicada en la salida de la Universidad.

11






PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE RECURSOS ECONÓMICOS PARA LOS VIAJES DE ESTUDIO

Objetivo: Tramitar, recibir, distribuir, supervisar y verificar la aplicación de los recursos económicos para la realización de los viajes de estudio, elaborar recibos de gastos, pólizas y pagarés al recibir la comprobación documental por parte de los operadores, así como llevar a cabo la correcta comprobación de los gastos a la Jefatura Administrativa de la Subdirección de Servicios Generales. Políticas:

Los operadores deberán comprobar en su totalidad y en una sola exhibición los recursos económicos asignados para cada viaje realizado, a más tardar al quinto día hábil siguiente a su regreso a la UACh; en caso de que éstos no sean comprobados completamente, el operador deberá reembolsar la diferencia en efectivo dentro del mismo plazo.

Toda la documentación comprobatoria deberá contener la firma del operador y el número económico del vehículo asignado.

No se aceptarán facturas de combustibles expedidas por gasolineras ubicadas en un radio menor de 50 kilómetros de la UACh, salvo por causas de fuerza mayor

Las facturas que se reciben por carga de combustible son las que el Departamento de Vehículos Oficiales autoriza al momento de cargar cada unidad antes de iniciar el viaje autorizado.

Para el caso de gastos no previstos durante el viaje, los comprobantes o facturas deberán tener la firma de visto bueno del profesor responsable del viaje.

12






DEPARTAMENTO: Vehículos Oficiales ÁREA: Subjefatura Administrativa NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite de Recursos Económicos para los Viajes de Estudio


Subjefatura Administrativa

1 Recibe solicitudes de viajes de estudio autorizadas por la Subdirección de Administración Escolar (SAE) y cotiza los viajes (kilometraje, viáticos, peajes, combustible, imprevistos, etc.). Recibe el recurso asignado a cada viaje autorizado por la SAE de parte de la Jefatura de Administración de la Subdirección de Servicios Generales (SERGE).

Jefatura de Vehículos Oficiales

2 Concentra las solicitudes de viajes de estudio de los DEIS y realiza la relación mensual para su autorización por parte de SAE, marcando copia a SERGE, Jefatura Administrativa de SERGE y Subjefatura Administrativa de Vehículos oficiales. Envía relación de viajes de estudio de cada mes a la Jefatura Administrativa de la Subdirección de Servicios Generales, para iniciar los trámites de requisición de gastos. Autoriza composturas mayores a la flotilla vehicular.

Jefatura Administrativa 3 Entrega el recurso económico a comprobar para los viajes de estudio a la Subjefatura

Administrativa.

Subjefatura Administrativa 4 Elabora pólizas de egresos de los viajes de estudio.


5 Autoriza la carga de combustible inicial de las unidades para los viajes.

Subjefatura Administrativa 6 Entrega al operador la póliza, recibo de gastos, pagaré y los recursos económicos

destinados para la ejecución del viaje.

Operador

7 Firma la póliza, recibo de gastos, pagaré y recibe los recursos económicos destinados para la ejecución del viaje.

8 Una vez finalizado el viaje, tiene un plazo de 5 días hábiles para comprobar ante la Subjefatura Administrativa de Vehículos oficiales los recursos asignados.

Subjefatura Administrativa

9 Comprobado el recurso, otorga al operador recibo de comprobación de gastos del viaje realizado con estatus de pendiente de revisión y aceptación total del Departamento de Contabilidad.

10 Envía a la Jefatura Administrativa la documentación comprobatoria de los viajes.

13






DEPARTAMENTO: Vehículos Oficiales ÁREA: Subjefatura Administrativa NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite de Recursos Económicos para los Viajes de Estudio


Jefatura Administrativa 11 Tramita la requisición de fondos a Tesorería.

Subjefatura Administrativa 12 Realiza la descarga de fondos en registros contables.

Jefatura: Envía relación de viajes de estudio de cada mes a la Jefatura Administrativa de la Subdirección de Servicios Generales para iniciar los trámites de requisición de gastos.

Jefatura Administrativa: Entrega el recurso económico a comprobar para los viajes de estudio a la Subjefatura Administrativa.

Subjefatura: Recibe solicitudes de viajes de estudio autorizadas por la Subdirección de Administración Escolar y cotiza los viajes (kilometraje, viáticos, peajes, combustible, imprevistos, etc.)

Jefatura: Autoriza la carga de combustible inicial de las unidades para los viajes.

Subjefatura: Entrega al operador la

póliza, recibo de gastos, pagaré y los recursos económicos destinados para la ejecución del viaje.

Operador: Firma la póliza, recibo de gastos, pagaré y recibe los recursos económicos destinados para la ejecución del viaje.

Fin.

Inicio

Operador: Una vez finalizado el viaje, justifica ante la Subjefatura Administrativa entregando, facturas, peajes, firmando viáticos asignados al viaje de estudio correspondiente.

Subjefatura: Elabora pólizas de egresos de los viajes de estudio.

Subjefatura: Comprobado el recurso, otorga al operador recibo de comprobación del viaje.

Subjefatura: Realiza la descarga de

fondos en registros contables.

Jefatura Administrativa: Tramita la

requisición de fondos a Tesorería.

Subjefatura: Envía a la Jefatura Administrativa la documentación comprobatoria de los viajes.

14






PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIÓN DE VIAJES DE ESTUDIO Objetivo: Asignar operadores y unidades vehiculares a los viajes programados de acuerdo a la programación de los viajes de estudio de los DEIS. Políticas:

Vigilar que los operadores sean asignados a cada viaje programado y autorizado por la SAE.

El programador de viajes de estudio deberá dar prioridad a los viajes académicos, antes de los viajes de apoyo,

quedando estos últimos a disponibilidad de vehículo y de operador.

Los operadores serán designados en igualdad de carga de trabajo combinando viajes cortos y largos, nacionales y

extranjeros.

Los viajes de apoyo a los DEIS que no forman parte de los programados y autorizados por la SAE quedan a

disponibilidad de unidades vehiculares y de operadores.

Los viajes de apoyo no programados de los DEIS o Unidades Administrativas, serán los responsables de los

gastos que incurra el viaje y de la comprobación de los mismos.

15






PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y/O CORRECTIVO DE VEHÍCULOS

Objetivo: Realizar de manera oportuna y adecuada el mantenimiento preventivo y/o correctivo de la flotilla vehicular del Departamento, así como trabajos de hojalatería y pintura. Políticas:

Vigilar que los vehículos se encuentren en buenas condiciones físico-mecánicas previas al viaje de estudios.

Los operadores deberán presentar un informe de las condiciones físico-mecánicas de los vehículos al término de cada viaje, con la finalidad de realizar el mantenimiento y/o reparaciones necesarias si así lo requieren.

Los operadores deberán reportar e ingresar de manera oportuna los vehículos al taller mecánico automotriz, para su revisión y mantenimiento preventivo.

Realizar el diagnóstico, elaborar lista de refacciones y/o materiales que se utilizarán en la reparación de fallas detectadas.

16






DEPARTAMENTO: Vehículos Oficiales

ÁREA: Taller Mecánico Automotriz

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de Vehículos


Operador

1 Elabora el reporte por escrito del estado físico-mecánico del vehículo determinando el tipo de servicio preventivo o correctivo y lo entrega a la Jefatura del Departamento de Vehículos Oficiales para su autorización

2 Una vez autorizada la reparación, ingresa el vehículo al Taller mediante orden de reparación

Encargado del Taller 3 Entrega una copia de la orden de reparación al mecánico responsable, otra al

operador y las otras dos se archivan en los expedientes del vehículo

Operador 4 Completa formato de inventario del vehículo

Encargado del Taller 5 Asigna personal adecuado de acuerdo al tipo de reparación

Personal del Taller 6 Realiza revisión del vehículo y elabora la lista de material y/o refacciones a utilizar, en

caso de ser necesario

Encargado del Taller 7 En caso de requerir refacciones y/o material para realizar el mantenimiento y/o

reparación, solicita autorización por oficio a la Jefatura con copia a la Subjefatura Administrativa para que sean adquiridas.

Subjefatura Administrativa 8 Realiza el trámite de recursos ante SERGE para la adquisición de material y/o

refacciones

Personal del Taller 9 Realiza el mantenimiento y/o reparación al vehículo

Encargado del Taller 10 Realiza la entrega del vehículo reparado al operador mediante orden de reparación

Operador 11 Retira el vehículo del Taller, firmando de conformidad la orden de reparación

17






Operador: Una vez autorizada la reparación, ingresa el vehículo al Taller mediante orden de reparación.

Operador: Elabora el reporte por

escrito del estado físico-mecánico del vehículo y lo entrega a la Jefatura del Departamento de Vehículos Oficiales para su autorización.

Encargado Del Taller: Asigna personal adecuado de acuerdo al tipo de reparación.

Personal Del Taller: Realiza revisión del vehículo y elabora la lista de material y/o refacciones a utilizar, en caso de ser necesario.

Encargado Del Taller: En caso de requerir refacciones y/o material para realizar el mantenimiento y/o reparación, solicita autorización a la Jefatura para que sean adquiridas.

Fin.

Inicio Subjefatura Administrativa: Realiza la adquisición de material y/o refacciones.

Operador: Completa formato de inventario del vehículo y entrega una

copia al encargado del taller mécanico.

Personal Del Taller: Realiza el mantenimiento y/o reparación al vehículo.

Operador: Retira el vehículo del Taller, firmando de conformidad la orden de reparación.

Encargado Del Taller: Realiza la

entrega del vehículo reparado al operador mediante orden de reparación.

Encargado del Taller: Entrega una copia de la orden de reparación al mecánico responsable, otra al operador y las otras dos se archivan en los expedientes del vehículo.

18






PROCEDIMIENTO: ALTA DE VEHÍCULOS NUEVOS

Objetivo: Lograr que la flotilla de vehículos oficiales tenga su documentación legal en tiempo y forma y sean dados de alta con la Compañía Aseguradora para recibir pólizas de seguro de cada unidad de manera oportuna, así como realizar los pagos de pólizas de seguro tenencia, revista y tramitar la verificación, altas, bajas, placas, Políticas:

Realizar en tiempo y forma los pagos de tenencia, revista, tramites de verificaciones, altas, bajas, placas., con el fin de evitar multas o pagos extraordinarios y de esta forma tener la seguridad que en caso de siniestros aplique el seguro contratado para las unidades y los ocupantes.

Dar de alta las unidades y los operadores de manera oportuna ante la Compañía Aseguradora.

Los operadores o unidades que no tengan sus documentos completos y en regla, no podrán salir de viaje.

19






DEPARTAMENTO: Vehículos Oficiales ÁREA: Control de Vehículos NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Alta de Vehículos Nuevos


Subdirección de Recursos

Materiales

1 Recibe el vehículo procedente de la Agencia incluyendo la documentación respectiva

y lo entrega al área a la cual fue asignado

2 Solicita el aseguramiento del vehículo a la Compañía Aseguradora en turno

Departamento de Inventarios 3 Revisa, registra y asigna número de inventario al vehículo

Subdirección de Recursos

Materiales

4 Entrega la documentación de la unidad al Departamento de Vehículos Oficiales para

integrarla al expediente del vehículo y realizar los trámites respectivos

Control de Vehículos

5 Registra la unidad en la base de datos y le asigna número económico

6 Rotula el vehículo con el logotipo de la Universidad y número económico

7 Realiza los trámites de emplacamiento y pago de tenencia ante la Secretaría de

Finanzas del Estado de México

Área usuaria 8 Realiza las verificaciones de contaminantes del vehículo de acuerdo con el calendario

establecido

Control de Vehículos 9 Da de alta el vehículo en la gasolinera para asignarle código de barras para la carga

de combustible

20






Subdirección de Recursos Materiales: Solicita el aseguramiento del vehículo a la Compañía Aseguradora en turno.

Subdirección de Recursos Materiales: Recibe el vehículo procedente de la Agencia incluyendo la documentación respectiva y lo entrega al área a la cual fue asignado.

Control de Vehículos: Registra la unidad en la base de datos y le asigna número económico.

Control de Vehículos: Rotula el vehículo con el logotipo de la Universidad y número económico.

Control de Vehículos: Realiza los trámites de emplacamiento y pago de tenencia ante la Secretaría de Finanzas del Estado de México.

Fin.

Inicio

Área usuaria: Realiza las verificaciones de contaminantes del vehículo de acuerdo con el calendario

establecido.

Subdirección de Recursos Materiales: Entrega la documentación de la unidad al Departamento de Vehículos Oficiales para integrarla al expediente del vehículo y realizar los trámites respectivos.

Departamento de Inventarios: Revisa, registra y asigna número de inventario al vehículo.

Control de Vehículos: Da de alta el vehículo en la gasolinera para asignarle código de barras para la carga de combustible.

21






PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN DE SINIESTROS EN VEHÍCULOS OFICIALES

Objetivo:

Apoyar en caso de accidente a los usuarios y mantener coordinación con la Compañía Aseguradora contratada por la

Universidad para atender los casos de siniestros de vehículos.

Políticas:

• No conducir en estado de ebriedad o bajo la influencia de alguna droga o enervante.

• En caso de siniestro, reportar en lo inmediato posible al jefe del Departamento de Vehículos Oficiales y a la

Compañía Aseguradora.

• Los operadores deberán llevar consigo y en regla, todos los documentos de su persona y del vehículo.

22






DEPARTAMENTO: Vehículos Oficiales

ÁREA: Control De Vehículos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención de Siniestros en vehículos oficiales


Operador

1 Verifica el estado físico de los pasajeros y terceras personas, de ser necesario

2 Da Aviso a la Compañía Aseguradora, a su jefe inmediato y al Departamento de Vehículos Oficiales

3 Permanece en el lugar del percance hasta que llegue el ajustador, personal médico y

de tránsito, en su caso

4 Elabora un reporte por escrito y detallado del accidente

Control de Vehículos

5 Asiste de manera personal o telefónica según sea el caso, para asesorar al operador

en cuanto a los trámites a que tenga lugar

6 Da seguimiento a los trámites legales del vehículo ante las instancias respectivas, de

acuerdo al caso


7 Si la unidad y/o operador no está en condiciones de continuar el viaje, se envía un

vehículo y/o operador de reemplazo, para continuar el viaje y/o trasladar de regreso a

la Universidad a los pasajeros

Control de Vehículos 8 Da seguimiento a los trámites de reparación de la unidad y documenta ante la

Compañía Aseguradora si el vehículo se declara como pérdida total

23






Operador: Da Aviso a la Compañía Aseguradora, a su jefe inmediato y al Departamento de Vehículos Oficiales.

Operador: Verifica el estado físico de los pasajeros y terceras personas, de ser necesario.

Control de Vehículos: Asiste de manera personal o telefónica según sea el caso, para asesorar al operador en cuanto a los trámites a que tenga lugar.

Control de Vehículos: Da seguimiento a los trámites legales del vehículo ante las instancias respectivas, de acuerdo al caso.

Jefatura: Si la unidad y/o operador no está en condiciones de continuar el viaje, se envía un vehículo y/o operador de reemplazo, para continuar el viaje y/o trasladar de regreso a la

Universidad a los pasajeros.

Fin.

Inicio

Operador: Elabora un reporte por escrito y detallado del accidente.

Operador: Permanece en el lugar del percance hasta que llegue el ajustador, personal médico y de tránsito, en su caso.

Control de Vehículos: Da seguimiento a los trámites de reparación de la unidad y documenta ante la Compañía Aseguradora si el vehículo se declara como pérdida total.

24






PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN A FALLAS MECÁNICAS DE LOS VEHÍCULOS DURANTE VIAJES DE ESTUDIO

Objetivo: Resolver o reparar en el menor tiempo posible cualquier falla o desperfecto que pueda tener el vehículo, a fin de afectar mínimamente el itinerario de los viajes de estudio, otorgando un servicio eficiente en tiempo y forma. Políticas:

La Universidad deberá proporcionar las herramientas necesarias para efectuar las reparaciones de emergencia que se puedan suscitar durante los servicios.

Los operadores deberán reportar de inmediato al Departamento de Vehículos Oficiales cualquier falla mecánica o desperfecto que note en la unidad, a fin de prevenir cualquier accidente o una falla mayor.

Los operadores deberán realizar las reparaciones de emergencia que permitan sus conocimientos y de acuerdo a la disponibilidad de herramienta y refacciones; si esto no es posible y el vehículo puede continuar circulando, conducirlo hasta el poblado más próximo o hasta el lugar señalado para su reparación, siempre que tal circunstancia no propicie un daño de mayor consecuencia al vehículo.

25






DEPARTAMENTO: Vehículos Oficiales ÁREA: Control de Vehículos NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención a fallas mecánicas de los vehículos durante viajes de estudio


Operador

1 Da aviso de la falla al Departamento de Vehículos Oficiales

2 Si sus conocimientos lo permiten y de acuerdo a la disponibilidad de herramienta y refacciones, intentará realizar las reparaciones necesarias a la unidad

3 En caso de no poder realizar dicha reparación y si la falla es reparable, conduce el vehículo al taller mecánico más próximo

4 En caso de que la falla no permita avanzar al vehículo, da aviso al área de control de vehículos para hacer el trámite de arrastre ante la Compañía Aseguradora

5 Elabora reporte por escrito


6 Si la unidad no está en condiciones de continuar el viaje, se envía un vehículo de reemplazo y/o operador, según sea el caso para continuar el viaje y/o trasladar de regreso a la Universidad a los pasajeros

26






Operador: Si sus conocimientos lo permiten y de acuerdo a la disponibilidad de herramienta y refacciones, intentará realizar las reparaciones necesarias a la unidad.

Operador: Da aviso de la falla al

Departamento de Vehículos Oficiales. Operador: Elabora reporte por escrito.

Fin.

Inicio Operador: En caso de que la falla no permita avanzar al vehículo, da aviso al área de control de vehículos para hacer el trámite de arrastre ante la Compañía Aseguradora.

Operador: En caso de no poder realizar dicha reparación y si la falla es reparable, conduce el vehículo al taller mecánico más próximo.

Jefatura: Si la unidad no está en condiciones de continuar el viaje, se envía un vehículo de reemplazo y/o operador, según sea el caso para continuar el viaje y/o trasladar de regreso a la Universidad a los pasajeros.

27






SIMBOLOGÍA A USAR

1

Inicio o fin del procedimiento

Representa cualquier actividad que se desarrolla en el Procedimiento

Documento original

Documento original y copia

0

28






Indica toma de decisión. Indica el momento del procedimiento en donde se debe de tomar una decisión entre dos opciones.

Indica el flujo del documento o del procedimiento

Archivo de documento

Archivo de documento temporal

29






Conector de páginas

Conector de procedimiento

Interruptor temporal y continuo (Línea de comunicación)

Unión de documentos

Unidad de Planeación, Organización y Métodos ...upom.chapingo.mx/Descargas/manuales_procedimientos/mp...1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ³Enseñar la explotación de la tierra, no

Documents