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UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
MACHALA2017
PEÑALOZA AGUILAR ALEX VINICIOINGENIERO EN CONTABILIDAD Y
AUDITORÍA CPA
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA UNA MEJORCUSTODIA Y
ENTREGA DE LAS EXISTENCIAS EN LAS ENTIDADES
DEL SECTOR PÚBLICO.
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UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
MACHALA2017
PEÑALOZA AGUILAR ALEX VINICIOINGENIERO EN CONTABILIDAD Y
AUDITORÍA CPA
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA UNA MEJORCUSTODIA Y
ENTREGA DE LAS EXISTENCIAS EN LAS
ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO.
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UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
MACHALA16 de agosto de 2017
PEÑALOZA AGUILAR ALEX VINICIOINGENIERO EN CONTABILIDAD Y
AUDITORÍA CPA
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA UNA MEJOR CUSTODIA
YENTREGA DE LAS EXISTENCIAS EN LAS ENTIDADES DEL SECTOR
PÚBLICO.
MACHALA, 16 DE AGOSTO DE 2017
MEDINA CASTILLO WILIAM TRANQUILINO
EXAMEN COMPLEXIVO
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N o t a d e aceptación:
Q u i e n e s s u s c r i b e n , e n n u e s t r a condición d
e e v a l u a d o r e s d e l t r a b a j o d e titulación d e n o
m i n a d o P r o c e d i m i e n t o s d e c o n t r o l i n t e r
n o p a r a u n a m e j o r c u s t o d i a y e n t r e g a d e l a
s e x i s t e n c i a s e n l a s e n t i d a d e s d e l s e c t o
r público., h a c e m o s c o n s t a r q u e l u e g o d e h a b e
r r e v i s a d o e l m a n u s c r i t o d e l p r e c i t a d o t
r a b a j o , c o n s i d e r a m o s q u e reúne l a s c o n d i c
i o n e s académicas p a r a c o n t i n u a r c o n l a f a s e d
e evaluación c o r r e s p o n d i e n t e .
M E D I N A C A S T I L L O V V I L I A M T R A N Q U I L I N O
0 7 0 2 5 3 0 0 2 3
T U T O R - E S P E C I A L I S T A 1
F e c h a d e impresión: m a r t e s 15 d e a g o s t o d e 2017
-11:02
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PROYECTO-MARJORIE-CORREGIDO.docx (D25512921)
Cervantes_Vera_Kelly_Alexandra_Ingenieria_Comercial.docx
(D29309319) Trabajo de titulacion Hospital IESS- especialista.docx
(D17796040) Robles_Sanchez_Olinda_Geovana.docx (D29183730)
http://www.buenastareas.com/ensayos/Procedimiento-Para-El-Control-De-Gesti/76357822.html
http://catedragc.mes.edu.cu/download/Tesis%20de%20Doctorado/Ingeniera%20Industrial%20-%20Nacionales/ArielEspinoVald%C3%A9sRESUMEN.pdf
http://docplayer.es/14855068-Especificaciones-tecnicas.html
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7
U R K N DU
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CLÁUSULA D E CESIÓN D E D E R E C H O D E PUBUCAQÓN E N E L R E
P O S I T O R I O D I G I T A L I N S T I T U a O N A L
E l q u e s u s c r i b e , PEÑALOZA A G U I L A R A L E X V I N
I C I O , e n c a l i d a d d e a u t o r d e l s i g u i e n t e t
r a b a j o e s c r i t o t i t u l a d o P r o c e d i m i e n t o
s d e c o n t r o l i n t e r n o p a r a u n a m e j o r c u s t o
d i a y e n t r e g a d e l a s e x i s t e n c i a s e n l a s e n
t i d a d e s d e l s e c t o r público., o t o r g a a l a U n i v
e r s i d a d Técnica d e Máchala^ d e f o r m a g r a t u i t a y
n o e x c l u s i v a , l o s d e r e c h o s d e reproducción,
distribución y comunicación pública d e l a o b r a , q u e c o n s
t i t u y e u n t r a b a j o d e autoría p r o p i a , s o b r e l
a c u a l t i e n e p o t e s t a d p a r a o t o r g a r l o s d e
r e c h o s c o n t e n i d o s e n e s t a l i c e n c i a .
E l a u t o r d e c l a r a q u e e l c o n t e n i d o q u e s
e publicará e s d e carácter académico y s e e n m a r c a e n l a
s d i s p o c i o n e s d e f i n i d a s p o r l a U n i v e r s i
d a d Técnica d e Máchala.
S e a u t o r i z a a t r a n s f o r m a r l a o b r a ,
únicamente c u a n d o s e a n e c e s a r i o , y a r e a l i z a
r l a s a d a p t a c i o n e s p e r t i n e n t e s p a r a p e r
m i t i r s u preservación, distribución y publicación e n e l R e
p o s i t o r i o D i g i t a l I n s t i t u c i o n a l d e l a U
n i v e r s i d a d Técnica d e Máchala.
E l a u t o r c o m o g a r a n t e d e l a autoría d e l a o b
r a y e n relación a l a m i s m a , d e c l a r a q u e l a u n i
v e r s i d a d s e e n c u e n t r a l i b r e d e t o d o tipo d
e r e s p o n s a b i l i d a d s o b r e e l c o n t e n i d o d e
l a o b r a y q u e a s u m e l a r e s p o n s a b i l i d a d f r
e n t e a c u a l q u i e r r e c l a m o o d e m a n d a p o r p a
r t e d e t e r c e r o s d e m a n e r a e x c l u s i v a .
A c e p t a n d o e s t a l i c e n c i a , s e c e d e a l a U
n i v e r s i d a d Técnica d e Máchala e l d e r e c h o e x c l u
s i v o d e a r c h i v a r , r e p r o d u c i r , c o n v e r t i
r , c o m u n i c a r y / o d i s t r i b u i r l a o b r a m u n d
i a l m e n t e e n f o r m a t o electrónico y d i g i t a l a
ti'avés d e s u R e p o s i t o r i o D i g i t a l I n s t i t u c
i o n a l , s i e m p r e y c u a n d o n o s e l o h a g a p a r a
o b t e n e r b e n e f i c i o económico.
Máchala, 1 6 d e a g o s t o d e 2 0 1 7
P E N A L O Z A A G U I L A R A L E X V I N I C I O 0 7 0 5 3 7
7 3 2 3
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DEDICATORIA
Este trabajo se encuentra basado y vinculado con mi futura
carrera, es dado por el
gran esfuerzo que durante el tiempo que me he permitido estudiar
he logrado el
objetivo propuesto, la cual me hace sentir satisfecho,
permitiéndome dedicar este
trabajo investigativo a mis padres y hermana por ser quienes me
motivaron,
incentivaron y me apoyaron incondicionalmente contribuyendo en
lo moral como en
lo económico y así poder culminar mi carrera realizándome como
profesional.
Alex Peñaloza
1
-
AGRADECIMIENTO
Cumpliendo el propuesto hecho en mis estudios realizados
satisfactoriamente,
expreso mi agradecimiento formal.
La realización de este trabajo que se vincula con mi futura
carrera, es dado por mi
mayor esfuerzo, que durante el tiempo de mis estudios he logrado
el objetivo
propuesto, la cual me siento satisfecho, y; agradecido con mis
padres, mi hermana,
a la ing. Ruth Arias que ha sido muy especial, al Ing. William
Medina que en calidad
de Tutor de mi Trabajo Practico, me supo orientar con gran
capacidad, experiencia y
sin egoísmo de conocimientos en el desarrollo de cada una de las
temáticas de la
misma, y a todas aquellas personas que confiaron en mí, por ser
quienes me
brindaron todo su apoyo y me estuvieron incentivando desde el
comienzo de esta
etapa, comprendiéndome en todo momento tanto en lo moral como en
lo
económico, para así culminar con mi carrera como
profesional.
Alex Peñaloza
-
Tema:
Procedimientos de control interno para una mejor custodia y
entrega de las existencias
en las entidades del sector público.
Alex Vinicio Peñaloza Aguilar 0705377323
[email protected]
Resumen
El control interno que se aplica en las instituciones del sector
público, es un mecanismo que
permite establecer diferentes procedimiento para el control y
salvaguarda de los diferentes
bienes o recursos que posee un ente público, las existencias que
tienen las instituciones
públicas, son importantes porque son utilizadas en la parte
administrativa para que estas
permitan el funcionamiento operativo de estos entes, para que
cumplan con su misión
institucional, como es, la de prestar un servicio de calidad y
candidez en beneficio de sus
diferentes usuarios que diariamente necesitan del servicio que
prestan.
El establecer procedimientos y procesos, es primordial para un
adecuado control de las
existencias ya sean de materiales de oficina, de aseo,
combustibles, vestuario, repuestos y
otras existencias que son utilizadas en las instituciones
estatales.
A continuación se presenta una investigación, en la introducción
se establece el problema que
es la falta de procedimiento en el control de las existencias,
se reconoce que el tipo de
metodología utilizado para encontrar la solución de la
problemática planteada.
Además en el desarrollo del caso práctico de investigación, se
presenta el marco teórico que
permite la conceptualización de las palabras claves, las mismas
que permiten dejar en claro
los conceptos básicos, que permiten una mejor comprensión de la
temática a resolver. Se
presenta la pregunta a resolver, donde se establecen los
diferentes procedimientos para
efectuar un adecuado control de las existencias, hasta el
establecimiento de las conclusiones
fruto de la resolución del caso práctico investigado.
Palabras Claves: Procedimientos, control interno, existencias,
sector público, custodia
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Abstract
The internal control that is applied in the public sector
institutions, is a mechanism that
allows to establish different procedures for the control and
safeguard of the different assets or
resources that have a public entity, the stocks that have public
institutions, are important
because they are Used in the administrative part so that they
allow the operative operation of
these entities, so that they fulfill their institutional
mission, as it is, to provide a quality and
candid service for the benefit of their different users who
daily need the service they provide.
Establishing procedures and processes is paramount for proper
control of stocks of office
supplies, grooming, fuel, clothing, spare parts and other stocks
that are used in state
institutions.
Below is an investigation, in the introduction establishes the
problem that is the lack of
procedure in the control of stocks, it is recognized that the
type of methodology used to find
the solution of the problem raised.
Furthermore, in the development of the research case, the
theoretical framework that allows
the conceptualization of the key words is presented, which
allows to clarify the basic
concepts, which allow a better understanding of the subject to
be solved. The question to be
solved is presented, which establishes the different procedures
to carry out an adequate
control of the stocks, until the establishment of the
conclusions resulting from the resolution
of the practical case investigated.
Keywords: Procedures, internal control, stocks, public sector,
custody
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Índice General
Carátula I
Página de aceptación II
Reporte de coincidencia III
Cesión de derechos de autor IV
Dedicatoria V
Agradecimiento VI
Resumen VII
Abstract VIII
Introducción 1
Desarrollo 1
Conclusiones 1
-
Introducción
El control es preponderante dentro de un sistema de control
interno que se debe aplicar en las
instituciones públicas o privadas, son de gran importancia,
debido a que son controles que
permiten salvaguardar y proteger todos los bienes que tienen las
entidades u organismos.
Dentro de las instituciones del sector público son importantes
los procedimientos y procesos
que deben de adoptar, es por eso que juegan un papel
preponderante dentro de la
administración pública, en vista de que los recursos que asigna
el gobierno central deben de
ser direccionados siempre, pensando en el bienestar de la
colectividad y la satisfacción de las
necesidades, pero para poder cumplir en forma adecuada, con la
calidad y calidez del servicio
que brindan las entidades del sector público y que para poder
cumplir con estos parámetros
necesitan adquirir bienes y servicios para poder cumplir con los
objetivos institucionales,
pensando en la prestación del servicio de calidad y calidez.
Estos bienes que requieren las entidades públicas, de acuerdo a
la normativa contable
aplicable al sector público se le denominan existencias, que son
los activos mantenidos que se
encuentran en las instituciones, con el objeto de ayudar a la
consecución de los objetivos
trazados por el ente, dentro de estas existencias podemos citar
a los combustibles y
lubricantes, materiales de aseo, materiales de oficina,
vestuarios, repuestos y demás bienes.
Los procedimientos son los conjuntos de acciones que tienen que
ser instaurados en los entes
públicos, con el objeto de efectuar un control “la concepción
del control de gestión influye de
manera decisiva en los nuevos diseños gerenciales que adoptan
las empresas” (Espino,
Sánchez, & Aguilera, 2013).
Dentro de las empresas del sector público las máximas
autoridades son las encargadas de
instaurar los procedimientos, normas y procesos que le permitan
efectuar el control sobre los
bienes, activos y recursos financieros que tienen las
instituciones, amparados en diferentes
leyes, reglamentos, manuales, directrices, acuerdos y demás que
dicten los organismos de
control. (Contraloría General del Estado, Servicio de Rentas
Internas, Instituto de Seguridad
Social y demás).
-
Es por eso, que de acuerdo a la normativa que regula al sector
público, existe el Reglamento
general para la administración, utilización y control de los
bienes y existencias del sector
público. Es obligación para los dignatarios que están al frente
de estas instituciones,
establecer normas de control interno tendientes a lograr un
adecuado control de las
existencias que tienen. En vista de que se presenta el problema
de que no existen
procedimientos de control para las existencias en las
instituciones del sector público no
financiero.
La presente investigación está diseñada primeramente a
establecer la metodología de
investigación, que se va a utilizar para la resolución del
presente caso, es por eso que se
utiliza la investigación descriptiva para la resolución del
caso, en vista de que se encuentran
una serie de pasos, que debe de seguir la investigación para
establecer procedimiento que
permitán efectuar un adecuado control interno, para una mejor
custodia y entrega de las
existencias en las entidades del sector público. También en la
investigación se encuentran
citas bibliográficas de diferentes autores, en vista de que se
realizó la búsqueda en base de
datos de importantes revistas científicas. Los mismos que
complementan la consecución de la
solución a la problemática planteada.
El objetivo de la investigación lo podemos definir de la
siguiente manera: Establecer
procedimientos de control interno de las existencias en las
instituciones del sector público
para una mejor custodia y entrega a los diferentes
departamentos.
Este trabajo de investigación tendrá como resultado instaurar
estos procedimientos que si
bien se encuentran en la normativa de control que se aplica a
las entidades del sector público
no financiero, no son instauradas en las mismas y por ende son
sujetas a observaciones de
parte de los auditores de los organismos de control, que siempre
ponen glosas y faltas
administrativas a los servidores públicos que están al frente de
la entrega y custodia de las
existencias, por el mal manejo y la falta de control. Es por eso
la importancia de esta
investigación que ayudará a estos funcionarios que laboran en
las diferentes áreas de las
instituciones públicas en calidad de custodios administrativos,
contar como una fuente de
consulta que le ayude en su trabajo diario.
-
Desarrollo
El control es una herramienta fundamental que en todos los entes
públicos y privados deben
de seguir, se deben de instaurar procedimientos que permiten
efectuar un adecuado control
ya sea al talento humano que labora en los entes públicos o
privados, también los controles
abarcan a los bienes y en especial las existencias de consumo,
producción e inversión que
tienen las empresas e instituciones públicas. “El control es un
factor clave en el logro de los
objetivos generales de las organizaciones, por ello debe ser
oportuno y económico” (Rivas,
2011)
Esta es la razón por la que se deben de diseñar controles en los
procedimientos y en los
procesos que se implementan en cada uno de los departamentos que
tienen las entidades y
organismos públicos y privados.
Las diferentes organizaciones públicas o privadas “deben de
lograr un eficiente control
interno de sus medios, servicios, recursos y gestionar de esta
forma permanente los riesgos
empresariales” (Vega & González, 2017)
El control interno se lo puede definir como un conjunto de
medidas, procedimientos, políticas
que se debe instaurar en las empresas, las mismas que permitirán
la protección y salvaguarda
de los activos, bienes y recursos que tenga.
En las empresas el proceso de control interno “establece la
forma y cómo debe llevarse esta,
definiéndose como un hecho real que permita ver las fallas para
analizar lo que está
ocasionando y tomar decisiones que propicien el logro efectivo
de los objetivos de la
empresa” (Pirela, 2005).
Un adecuado control interno también permite llevar una
administración efectiva, debido a
que la falta del mismo, puede poner en riesgos y de esta forma
entorpecen el logro de los
objetivos institucionales planteados por la organización, los
mismos que están plasmados en
su planificación y que fueron utilizados para la concepción del
presupuesto institucional.
-
La administración pública “no puede estar ajena a los problemas
y necesidades de los
ciudadanos y sobre todo no poner trabas o impedimentos cuando
los ciudadanos soliciten o
pidan un servicio público o mediante el proceso de tramitación”
(Martínez, 2013), es por eso
que necesita que para satisfacer las necesidades prestar un
servicio de calidad, pertinencia y
con calidez.
La definición de sector público (Jara & Umpierrez, 2014)
citando a Khury (2003) hace
referencia que “incluye todas las organizaciones en el campo de
la administración pública,
la seguridad social, la ley y el orden, educación salud,
servicios sociales y culturales, con
independencia de su fuente de financiamiento y la forma jurídica
de la empresa”.
Es por eso que la entidades u organismos del sector público para
poder realizar una buena
administración pública, debe de prestar un servicio eficiente,
eficaz, de calidad con calidez y
pertinencia, debe de contar con recursos financieros y bienes
que le permitan cumplir con sus
metas propuestas.
Las entidades públicas tiene inventarios de bienes y
existencias, que ayudan a la consecución
de los objetivos planteados, es por eso que necesitan contar con
políticas de inventarios que
se establezcan en las diferentes empresas sean esta públicas y
privadas, estas deben dar
respuesta a las preguntas de cada cuanto debe revisarse el
inventario, cuando ordenar y
cuánto ordenar bien sus ítems de demanda independiente o
dependiente. Es por eso que es
indispensable establecer políticas que permitan a la institución
determinar, la cantidad de
existencias que tiene, que método de control de inventario voy a
utilizar, cuál es el más
eficiente y adecuado para la empresa o institución donde se va
aplicar.
Es fundamental también definir cada que tiempo voy a realizar la
toma física al inventario de
productos que tenga ya sea para la venta, si es una empresa
comercial o en este caso de
investigación que atañe, son las entidades públicas, la misma
que solo tiene un inventario de
existencias, los cuales abastecen a los diferentes departamentos
de insumos y recursos
materiales que le permitan cumplir con las diferentes
actividades que planificó y que
sirvieron de base para estructurar sus presupuestos, pensado en
la satisfacción de las
necesidades de la colectividad, ávidos de encontrar soluciones a
los problemas que tienen,
-
sean estas necesidades de atención salud, educación, servicios
básicos o cualquier otro
servicio que requieran y que los entes públicos están en la
obligación de proveer.
Los inventarios “representan las existencias de recursos que las
organizaciones emplean para
cumplir con sus objetivos. No obstante, tienen diferentes
connotaciones según el tipo de
organización de que se trate, así por ejemplo las empresas
comerciales los stock se refieren a
diversos artículos elaborados; en las empresas industriales
tiene que ver con la materia prima
e insumos” (Bustos & Chacón, 2007)
Es importante señalar que el contar con un adecuado control de
las existencias en las
instituciones públicas en base a la conceptualización de lo que
es contabilidad gubernamental
“es la ciencia que se encarga, sobre la base de los principios
normas y procedimientos en el
registro de los hechos económicos, en forma sistemática,
secuencial y cronológica en las
instituciones del sector público no financiero” (Medina &
Morocho, Contabilidad
Gubernamental , 2015).
“El sistema de contabilidad integrada incorpora las
transacciones presupuestarias, financieras
y patrimoniales en un sistema común, oportuno y confiable,
destino y fuente de los datos
expresados en términos monetarios” (Mendoza, 2014)
Las ciencias contables “se va enriqueciendo al buscar
alternativas para la conformación del
conocimiento, pero los investigadores deben estar dispuestos a
transitarlos en un intento por
aproximarse a los significados” (Viloria, 2001). Esto ha
permitido ir desarrollando
procedimientos que permiten establecer los controles, políticas
y procedimientos, tendientes a
lograr que las entidades públicas o privadas, cuenten con
mecanismos de registro, control y
análisis de los diferentes procesos instaurados por la
empresa.
Para (Herrera & Rios, 2007) citando a (Solow y Mathur, 1996)
“los inventarios son definidos
de manera general, son aquellos artículos a la mano destinados
para consumo. El control del
inventario está integrado por técnicas para determinar cuándo
deben reabastecerse los
inventarios actuales y cuanto deben de reabastecerse”.
-
Es importante establecer métodos de control del inventario más
eficiente para las empresas y
la instituciones, es importante afirmar que “hay quienes señalan
que las decisiones del
inventario dependen en buena parte de una buena estimación de
los parámetros implicados
como son los costos de pedir, conservar y tener faltantes,
aunque estos últimos son muy
difíciles de calcular” (Izar, Ynzunza, & Sarmiento,
2012)
Resolución del caso
Pregunta a resolver
¿Establecer los procedimientos que se deben instaurar para que
los guardalmacén de cada
entidad puedan realizar la custodia, control y entrega de las
existencias a los diferentes
departamentos de las instituciones públicas?
Las Existencias.
Las existencias son los bienes los cuales representan los
activos que tienen las instituciones
del sector público, representadas según el catálogo de cuentas
del sector público con el grupo:
131 Existencias para consumo corriente para aquellas entidades
públicas que registran y
controlan bienes destinados a las actividades administrativas en
este tipo de entidades.
132 Existencias para producción, para aquellas entidades
públicas que producen bienes y
servicios, es decir registran y controlan bienes destinados a
las actividades de producción.
134 Existencias de bienes de uso y consumo para inversión, para
aquellas entidades públicas
dedicadas para actividades de inversión de proyectos y
programas, es decir registran y
controlan bienes destinados a las actividades inversión de
proyectos y programas.
Para que sea reconocida como existencias deben de cumplir con
cuatro características o
requisitos:
1. Ser propiedad de la institución, entidad u organismo.
2. Ser tangible.
-
3. Ser fungible es decir tener una vida corta menor a un año,
debido a que son
utilizados para administración, consumo, producción, inversión o
programas.
4. Estar destinado a cumplir la misión institucional o ser de
uso de la institución.
Según el Acuerdo No 041- CG-2016, de fecha 11 de noviembre de
2016, donde se expide una
reforma al Reglamento General para la administración,
utilización, manejo y control de
los bienes y existencias del sector público.
La máxima autoridad de la entidad es la persona que a través de
la unidad de la
administración de bienes quien orientará y dirigirá la correcta
conservación y cuidado de los
bienes públicos. Para esto nombrará un guardalmacén.
El guardalmacén
Es la persona responsable administrativo, el mismo que podrá
efectuar un control, inspección,
recepción, registro, custodia, distribución, conservación y baja
de los bienes en las entidades
públicas.
Para que se de esta entrega, se tendrá que elaborar una acta
entrega- recepción, entre la
personas que recibe los bienes (guardalmacén) y la persona que
entrega (proveedor).
El custodio Administrativo.
Es la persona responsable de mantener actualizados los
inventarios, además registra los
ingresos y egresos de bodega, así como también los traspasos de
los bienes en las unidades,
previo el requerimiento de los usuarios finales.
Usuario final
Es el encargado del cuidado, conservación, uso y la custodia que
la entidad le entrega para
que pueda desarrollar su trabajo.
Inventarios de las Existencias
Dentro de la existencia que pueden tener las instituciones del
sector público se anota las
siguientes.
Existencias de materiales de oficina
-
Existencias de materiales de aseo
Existencias de vestuarios y lencerías
Existencias de herramientas menores
Existencias de repuestos
Existencias de combustibles y lubricantes
Registro de las Existencias
En las instituciones, entidades u organismo públicos, se deberá
observar las siguientes
recomendaciones para que se efectúen un adecuado registro de
cada una de las existencias,
las mismas que son las siguientes,
● Las existencias se controlarán mediante el método de control
de inventarios
permanente o perpetuo, donde se deberá tener en cuenta que
cuando ingreses las
existencias bodega se deberá de considerar el documento de
ingreso a bodega y si se
produce una salida de las existencias, se utilizará el documento
comprobantes de
egreso de bodega.
● Los comprobantes de ingresos y egresos de bodega, se deberán
remitir en forma
periódica (semanal o mensual, en todo caso no podrá ser mayor a
un mes), a la unidad
contable, para que proceda a la valoración, actualización y
conciliación respectiva.
● El custodio administrativo de cada unidad administrativa,
deberá tener una hoja,
donde realizará el control de las existencias que estén a su
cargo, en la misma deberá
contener la siguiente información:
● Identificación y descripción de los inventarios
● Fecha
● Cantidad
● Nombre del usuario final
● Firma.
-
Control, obligatoriedad de las existencias y la constatación
física
Paso 1 El guardalmacén tendrá la obligación de entregar las
existencias a cada una de las la
unidades administrativa que requiera de materiales, para
desempeñar su trabajo
Paso 2
El titular de la unidad administrativa delegará y designará un
custodio administrativo quien
realizará la recepción, administración, control, custodia y
distribución
Paso 3
Para un adecuado control de las existencias, este se lo deberá
de realizar, en un registro de
ingresos y egresos
Paso 4
La persona encargada del control de las existencias, llamado
custodio administrativo tendrá la
obligación de informar sobre cada una de las necesidades del
área al que pertenece
Paso 5
La toma física de las existencias o también llamada constatación
deberá realizarse al menos
una vez en el año, dentro del último trimestre, para de esta
forma establecer igual entre el
saldo contable, con lo que se tiene en la bodega.
Paso 6
Al momento de que exista alguna novedad, entre el saldo contable
y lo que hubiese en la
bodega, se procederá a elaborar un informe y se lo presentará a
la máxima autoridad, todo
esto dentro de la primeros quince días de cada año.
Paso 7
Se anotará en las existencia la fecha de caducidad, cuan
peligroso es el bien y cualquier otro
dato que se deba informar sobre su manejo o control
-
Utilización de las Existencias
Para la utilización de las existencias se deberán observar lo
siguiente:
● Las existencias que tengan cada institución, entidad u
organismo se utilizarán
únicamente para los fines propios.
● Se prohíbe el uso de las existencias para fines políticos,
electorales, doctrinarios o
religiosos, o para uso particular o personal o cualquier uso que
no sea para el servicio
público o misión institucional.
-
Conclusiones
Una vez que se procedió a realizar el desarrollo del caso
práctico, podemos anotar las
siguientes conclusiones:
● Las instituciones públicas deben de tener instaurados
procedimientos que le permitan
efectuar un adecuado control de las existencias que tienen,
debido a la importancia
que representan en las mismas para el normal funcionamiento de
las labores
administrativas, de producción, inversión y programas en las
entidades del sector
público no financiero.
● Los funcionarios encargados de la custodia, control y registro
de las existencias,
deben de observar las disposiciones que se encuentra en las
leyes, reglamentos,
normas, instructivos, manuales, acuerdo, directrices, que emiten
los organismos de
control.
● Las máximas autoridades o sus delegados deben de establecer y
constatar que los
procedimientos para el control de las existencias y de los
bienes, se estén cumpliendo,
por parte de los custodios y usuarios finales.
● Las máximas autoridades pueden crear, normar, aprobar los
controles que ellos crean
pertinente con el objetivo de salvaguardar y proteger las
existencias en las
instituciones públicas, basados en las diferentes normativas que
los organismos de
control ponen a disposición de los funcionarios que laboran en
las entidades
gubernamentales.
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