Dirección General de Educación Superior Tecnológica Instituto Tecnológico de San Juan del Río Maestra: Uribe Rodríguez Patricia. Materia: Administración De Proyectos. UNIDAD 7. DESARROLLO Y SUPERVISIÓN DEL PROYECTO Presentan: Fuentes Cruz Laura Josefina. 09590408. Gama Gómez Jonathan Alejandro. 09590409. González Arredondo Rosa Giovana. 095904011. Hernández Aguilar Gisela. 09490413. Ledesma Benítez Lidia. 09590417. Zamorano Hernández Diego Jonatan. 09590447. San Juan del Río, Qro. Octubre 2011.
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Unidad 7 Desarrollo y supervisión del proyecto de software
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Dirección General de Educación
Superior Tecnológica
Instituto Tecnológico de San Juan del Río
Maestra: Uribe Rodríguez Patricia.
Materia: Administración De Proyectos.
UNIDAD 7.
DESARROLLO Y SUPERVISIÓN DEL PROYECTO
Presentan:
Fuentes Cruz Laura Josefina. 09590408.
Gama Gómez Jonathan Alejandro. 09590409.
González Arredondo Rosa Giovana. 095904011.
Hernández Aguilar Gisela. 09490413.
Ledesma Benítez Lidia. 09590417.
Zamorano Hernández Diego Jonatan. 09590447.
San Juan del Río, Qro. Octubre 2011.
ÍNDICE.
INTRODUCCIÓN. ................................................................................................................ 1 7. DESARROLLO Y SUPERVISIÓN DEL PROYECTO ................................................ 2
7.1 LA SUPERVISIÓN DEL PROYECTO ........................................................................ 2
7.2 LAS ACTIVIDADES A REALIZAR DURANTE EL SEGUIMIENTO DEL PROYECTO .......................................................................................................................... 5 7.3 APLICACIÓN ADECUADA DE TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS ......................... 7
7.4 EL CONTROL DE CALIDAD. ...................................................................................... 7 7.5 LOS FORMATOS PARA EL SEGUIMIENTO DE PROYECTOS. ......................... 9
7.6 LA DETECCIÓN Y MANEJO DE ERRORES. ........................................................ 10 7.7 LAS REUNIONES Y DECISIÓN SOBRE EL AVANCE DEL PROYECTO. ....... 11
7.9 CONTROL DE TIEMPOS Y GASTOS ................................................................... 14
7.10 LOS INFORMES DEL PROYECTO. ..................................................................... 16
7.11 INSTRUMENTOS PARA VIGILAR EL PROGRESO DE UN PROYECTO. .... 17
7.12 MODIFICACIONES A LA PLANIFICACIÓN ORIGINAL. ................................... 18
7.13 HERRAMIENTAS DE SOFTWARE PARA EL SEGUIMIENTO Y SUPERVISIÓN DE PROYECTOS. ................................................................................. 18
7.14 CAUSAS DE CANCELACIÓN DE UN PROYECTO Y SU MANEJO. .............. 20 CONCLUSIÓN. .................................................................................................................. 24
recuerde su estudio de mercado y si usted está en condiciones de satisfacer esas
necesidades. En el diseño está la decisión de las calidades de las materias
primas, los tiempos de producción, las formulas etc. De hecho esta es una fuente
para varias normas de calidad.
2. Calidad en el Proceso de Producción: Cumpla con las especificaciones de la
materia prima y no deje que sea letra muerta esto le ayudara a garantizar su
trabajo, piense que el cliente pagará gustoso por un trabajo bien hecho, con
materiales durables y con buenos terminados.
3. Calidad en la Tecnología Utilizada: ¿La maquinaria de su empresa es flexible
ante los requerimientos de su producto? ¿Podrá ajustarse a los volúmenes
esperados sin contratiempo? Sin olvidar todo el proceso de mantenimiento
preventivo de sus equipos. Si elige una tecnología adecuada de producción puede
disminuir sus costos y elevar su rendimiento sin deteriorar por ello la calidad sino
que por el contrario, el cumplimiento en los pedidos estará de su parte y esto se
sumará como un valor agregado que percibe claramente su cliente.
4. Calidad en La Administración de su Personal (R.R.H.H): Se selecciona bien
el equipo de trabajo, teniendo bien en claro una política de inducción apropiada a
todo nivel, capacitando adecuadamente a los empleados, no abandonando el
proceso.
5. Calidad en las Materias Primas: Si en el diseño se aprobaron ciertas
calidades de materia prima, estas son las que deben usar, pero esto no basta,
sino que se deben usar debidamente.
Por otro lado asegúrese de que sus proveedores pueden seguir proporcionándole
la misma calidad a través del tiempo, visitándolos e inspeccionándolos.
6. Calidad en el Transporte Y la Distribución: ¿Quién será el responsable de la
logística de entrega?, ¿Quién pondrá en el menor tiempo y con menores
problemas entregar debidamente su valiosa mercancía sin que sufra ningún daño?
7. Calidad en el Proceso de Venta y Servicios de Posventa: Es el momento de
entrar en contacto directo con el mercado, con los consumidores, con sus posibles
clientes y usuarios de sus productos o servicios, este es un momento crítico, ya
que una mala atención en la venta puede desencadenar en una terrible fama para
su empresa, así mismo, si el vendedor no instruye lo suficiente al comprador sobre
el mantenimiento del bien, este último no durará lo mismo y puede que el cliente
quede insatisfecho y se sienta timado.
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Todos los elementos de la cadena productiva deben estar ligados a la filosofía de
calidad de la empresa.
Pérdida de clientes.
Pérdida de tiempo.
Desperdicio de materiales.
Mala utilización o aprovechamiento de los equipos.
Mala imagen de su empresa.
Baja rentabilidad.
Rechazo de los productos.
7.5 LOS FORMATOS PARA EL SEGUIMIENTO DE PROYECTOS.
GRÁFICA DE GANTT. La gráfica de Gantt: es una gráfica de barras utilizada para programar recursos incluyendo los insumos del sistema administrativo, recursos humanos, maquinarias. En el eje horizontal está el tiempo y en el vertical los recursos.
Esta gráfica es de gran utilidad para los gerentes. En primer lugar los gerentes pueden utilizarla para saber como se están utilizando los recursos, cuáles de ellos están contribuyendo a la productividad y cuáles no.
A través de la gráfica puede determinarse qué recursos no se utilizan en periodos específicos y de acuerdo a esto darles otros usos laborales o de producción, esta sirve además para establecer estándares de producción realistas de los trabajadores.
MODELO PERT
Su nombre es una sigla que significa "Program Evaluation and Review
Techinique" (Técnica de Revisión y Evaluación de Programas) y consiste en una
técnica que permite generar una red de actividades que muestra la secuencia en
que ellas deben ejecutarse. Debido a esto, es posible visualizar en todo momento
la existencia de una ruta crítica, que se define como el conjunto de actividades que
se realiza de manera secuencial y que al atrasarse o adelantarse en su ejecución,
afectará la fecha final de cierre del proyecto.
En una Malla Pert deben estar anotadas todas las actividades del proyecto,
relacionadas entre ellas, mostrando las que son paralelas en su ejecución y
señalando la fecha de inicio y término, duración y encargado de cada una.
Además se debe indicar cuáles son las tareas que integrarán la Ruta Crítica, las
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cuales deberán ser vigiladas directamente, con el fin de no afectar la duración del
proyecto.
7.6 LA DETECCIÓN Y MANEJO DE ERRORES.
El riesgo es una condición futura que existe fuera del control del grupo del proyecto, y que puede tener un impacto negativo sobre el resultado del proyecto si se llega a dar la condición. Administradores reactivos esperan a resolver la situación cuando esta suceda. Los administradores proactivos tratan de identificar y resolver problemas potenciales antes de que ocurran. Los proyectos pequeños, por su corta duración, no dan mucha cabida al surgimiento de problemas. Por el contrario, los proyectos grandes están propensos a problemas esperando a aparecer. Una vez identificado el riesgo que se quiere administrar activamente, hay cinco cursos de acción que se pueden tomar: No hacer nada: No se hará nada si se determina que el efecto sobre el proyecto es despreciable ante la ocurrencia del riesgo, o no hay nada que se pueda hacer para atenderlo. Seguimiento: Se le dará seguimiento al riesgo en forma que se pueda determinar la probabilidad de que se dé o no el riesgo en la medida que transcurre el tiempo. Si aparentemente aumenta la probabilidad de ocurrencia a medida que pasa el tiempo, se atenderá en ese momento. Evitar el riesgo: Esto implica eliminar la condición que podría causar el problema. Por ejemplo, riesgos que presente un proveedor pueden ser evitados con la contratación de otro proveedor. Mueva el riesgo: En algunos casos es factible que la administración del riesgo sea removida de la administración del proyecto y asignada a otra entidad o tercera parte. Mitigue el riesgo: En la mayoría de los casos esta es la medida a tomar. Si se ha detectado un riesgo, y es de consideración, puede desarrollarse un plan proactivo para garantizar que el riesgo no ocurra, o si lo hace, su impacto sea despreciable. Si se ignoran los riesgos, se convertirán en situaciones y se tendrán para ese entonces, menos opciones para su solución.
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7.7 LAS REUNIONES Y DECISIÓN SOBRE EL AVANCE DEL PROYECTO.
Las reuniones y decisión sobre el avance del proyecto se refieren a las cuestiones
de liderazgo anteriormente mencionadas en el material de la primera unidad.
7.8 MANEJO DE CONFLICTOS
Definiciones de Conflicto.
La noción de conflicto es clave y eje central del pensamiento de la
Psicología Social. El conflicto es inherente a la interacción humana.
Diferencia de intereses u opiniones entre una o más partes sobre
determinada situación o tema. Involucra pensamiento y acción de los
involucrados.
Conflicto designa al conjunto de dos o más hipotéticas situaciones
excluyentes, es decir, que no pueden darse simultáneamente.
El conflicto ocurre cuando individuos o grupos no obtienen lo que necesitan
o quieren, buscando su interés propio.
Diferencia de intereses u opiniones entre una o más partes sobre
determinada situación o tema. Involucra pensamiento y acción de los
involucrados.
Manejo de Conflicto.
Se pueden entender conflictos muy específicos usando una teoría bien probada
acerca del porqué el conflicto ocurre generalmente. Muchos conflictos ocurren
porque los oponentes tienen metas incompatibles. Ellos pueden desear los
mismos recursos limitados, tales como riqueza, poder y prestigio, o ellos pueden
ocupar diferentes posiciones/roles en un grupo u organización y entonces tener
diferentes perspectivas del conflicto, o sus criterios sobre lo que se considera
correcto y bueno pueden estar en conflicto.
Un conflicto emergente será manejado más productivamente si los actores del
conflicto se mueven hacia los modos cooperativos y se alejan de la coerción. En el
conflicto cooperativo, los actores ven su conflicto como un problema que puede
resolverse con la ayuda de todos de modo que todas las partes alcancen la
satisfacción de muchos o todos sus intereses. Esta es la aproximación
comúnmente conocida como de ganar-ganar para manejar el conflicto. En el
conflicto competitivo, sin embargo, los actores se ven a sí mismos no como
resolvedores conjuntos del problema, sino como competidores por el poder, uno
de ellos ganando (usualmente por la fuerza de un tipo o de otro) lo que el otro
pierde.
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Para evitar que un conflicto emergente escale, los actores deben, primeramente,
"redirigir" su conflicto como un problema a ser resuelto por ellos antes que verlo
como una competencia sobre derechos o poder. La negociación es el método que
usan una vez que la redirección ha tenido lugar. Los oponentes convertidos en
solucionadores o resolvedores de problemas adoptan métodos que les permitirán
a ellos, el uno con la ayuda del otro, conseguir mucho si no todo lo que quieren.
Un método común de negociación es el "regateo integrativo" donde el acuerdo se
busca sobre la base de lograr para los negociadores sus intereses/beneficios, no
las específicas posiciones o metas que pueden estar formulando.
7.8.1 REVISIONES TÉCNICAS FORMALES
Muchos de los problemas detectados en las etapas de construcción o prueba de
los sistemas se deben a problemas en las etapas de análisis, especificación o
diseño. La realización de revisiones formales a los documentos asociados a las
distintas etapas del ciclo de desarrollo del software (especificación de
requerimientos, diseño) permiten:
Obtener de alertas tempranas sobre potenciales riesgos y problemas de
calidad.
Reducir los tiempos de desarrollo y pruebas al evitar retrabajos.
Generar estándares útiles para los distintos ciclos de desarrollo.
Las revisiones técnicas formales validan la completitud y corrección de los
entregables de un proyecto, previniendo en forma temprana sobre potenciales
problemas y riesgos que puedan derivarse en etapas posteriores del proyecto:
inconsistencias, ambigüedades, no cumplimiento de estándares (evaluaciones
durante el armado del proyecto, durante el proyecto y post-mortem).
El servicio consiste en la revisión formal de la documentación de arquitectura,
diseño, requerimientos, modelo de datos, con el objetivo de:
Verificar la consistencia interna de la documentación y su coherencia con
los requerimientos.
Verificar el cumplimiento de estándares del cliente.
Validar la completitud y facilidad de lectura de la documentación.
Este proyecto es, sin duda, un clásico entre los proyectos fracasados, el que más
literatura ha generado al respecto, es probablemente el paradigma de fracaso en
un proyecto. En 1989 se inició la construcción de dicho Aeropuerto, que estaba
llamado a ser el mayor de los Estados Unidos y uno de los más grandes del
mundo entero. Esta instalación cubría un área de 140 km2, y estaba diseñado
para soportar un tráfico de más de 50 millones de pasajeros al año.
Este proyecto es un ejemplo de estrategias erróneas, de una estimación
rematadamente incorrecta de la complejidad del mismo y sobre todo de una mala
gestión de riesgos, al no atender a los indicios que apuntaban a la imposibilidad de
cumplir con los plazos. Además, al forzar el cumplimiento de las fechas, se
producen los típicos efectos de reducción de ciertas tareas, en este caso,
completamente críticas, como fue el testeo del sistema para determinar su
fiabilidad.
El Sistema de gestión de ambulancias del London Ambulance Service
El London Ambulance Service es un organismo público que gestiona más de 900
ambulancias que dan servicio al área metropolitana de Londres, con más de diez
millones de habitantes. En 1991 decidieron automatizar el sistema de despacho de
las ambulancias, que hasta la fecha se realizaba manualmente, desde la
recepción de las llamadas, el registro, la asignación y la comunicación con los
vehículos.
El sistema arrancó en producción el 26 de Febrero de 1992. Desde ese momento,
empezaron los problemas. Inicialmente causados por los sistemas de
comunicación, los incidentes fueron in crescendo a medida que aumentaba el
número de llamadas al Call Center. Los errores de un sistema insuficientemente
probado provocaron, entre otros, que varias ambulancias se enviaran a una misma
dirección, mientras que muchos servicios quedaban sin atender. Estas dificultades
provocaron que el sistema se ralentizara hasta el punto de colapsar el sistema.
Este proyecto es un ejemplo, entre otras cosas, de un mal proceso de selección,
condicionado fundamentalmente por el precio, de imposición de calendarios poco
realistas, de una gestión inadecuada de riesgos, sobre todo por el hecho de no
haber planteado una situación de contingencia en la eventualidad (que en realidad
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sucedió) que el sistema no funcionara de acuerdo con lo previsto, y de una
selección inadecuada de la tecnología de soporte.
Por que fracasan los proyectos: Taxonomías de proyectos fracasados
El proyecto "Empezar la casa por el tejado”
Estos proyectos se parecen a esa conocida situación en la que un albañil, decide
construirse una casa con el material que le sobra de su trabajo.
El proyecto se inicia y avanza dependiendo de la disponibilidad del material
sobrante. No es de extrañar entonces que la casa empiece a construirse "por el
tejado”, si es que lo primero que sobra son vigas y tejas. Además, avanza en
cualquier dirección menos en la correcta, puesto que depende de qué materiales
haya disponibles. Si lo que sobra es yeso, el albañil procurará enyesar las
paredes, incluso en la eventualidad que no estén todavía levantadas, ya que eso,
en el fondo, es lo de menos, de lo que se trata es de ahorrarse los materiales. Y si
no se puede, usará el yeso para los cimientos o para cualquier otro caso.
Lo sorprendente del caso es que, al inicio del proyecto, nunca sobra hormigón
para construir los cimientos, por eso casi nunca se asienta la casa de forma sólida.
Muchas veces la construcción queda a medio terminar, porque nunca llegan los
materiales que hacen falta, ya que nunca están disponibles cuando se necesitan.
El resultado acaba siendo una casa con un aspecto bastante deplorable, con los
ladrillos al aire, sin los acabados finales, sin algunas ventanas, que ya se
colocarán algún día, o nunca.
Y si se llega a finalizar algún día, probablemente se caerá con las primeras lluvias
de la temporada.
El proyecto "Bizco”
En este caso, los dos ojos del proyecto, el usuario y el jefe de proyecto, están
mirando en la misma dirección pero ven dos objetivos que suelen ser
completamente diferentes (y que nunca coincidirán, por supuesto).
Aparentemente, se camina en la misma dirección, pero curiosamente, los caminos
se van separando más y más, y con ellos las expectativas de una y otra parte.
Cuando el proyecto empieza a cobrar forma, los usuarios se dan cuenta que no es
aquello lo que querían, y los informáticos se ofenden porque están más que
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orgullosos del producto que han generado, que según ellos responde a la
perfección con lo que les habían solicitado. A nadie le importa que unos no hayan
sido capaces de explicar qué querían ni que a los otros les importe no haber
hecho nada para enterarse de lo que realmente deberían haber hecho.
Se suele acabar cuando uno de las dos partes saca el ojo al otro de un puñetazo,
y el proyecto se da de baja por invalidez permanente. Hay que hacer notar que,
estadísticamente, son los ojos de los informáticos los que suelen acabar
amoratados.
El proyecto "Agujero negro”
Los proyectos Agujero negro se caracterizan por entrar en una espiral de
problemas cuya única salida aparente es inyectar más y más recursos al proyecto,
con la vana esperanza de arreglarlo. Pero normalmente la situación no tiene
solución y el proyecto se convierte en un agujero negro que fagocita y engulle sin
remisión los recursos, tanto humanos como materiales, hasta que alguna fuerza
sobrehumana consigue pararlo.
Los proyectos "agujero negro", suelen evolucionar hacia los proyectos "Nunca más
se supo” en los que, dado lo dramático de la situación, en la que el proyecto no
acaba y los costes se disparan, el proyecto se cancela, se corre un tupido velo
sobre el mismo y no se En este caso, los dos ojos del proyecto, el usuario y el jefe
de proyecto, están vuelve a hablar nunca más del mismo, como si jamás hubiera
existido.
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CONCLUSIÓN.
Lidia Ledesma Benítez.
Sin duda alguna para tener un buen proyecto es necesario que éste se someta a
constante supervisión durante su desarrollo, ya que de esta forma se facilita el
cumplimiento del objetivo de dicho proyecto.
Estos conceptos van ligados, por tanto si se tiene uno se debe tener el otro, es
decir que la supervisión debe aplicarse durante todo el proceso de desarrollo de
un proyecto, tomando en cuenta todos los elementos involucrados con el
desarrollo del mismo, tales como control de calidad, los formatos que se tienen
para su seguimiento, los tiempos y costos que tiene llevarlo a cabo, entre otros
aspectos.
Es muy importante tener presente la supervisión dentro de un proyecto pues
además facilita la detección de errores y de esta forma resolverlos o prevenir
errores futuros permitiendo así que su desarrollo sea eficiente y correcto de
acuerdo al objetivo.
Gama Gómez Jonathan Alejandro.
Como conclusión se puede decir que la gestión del proyecto es muy importante
para entregar un producto de calidad al cliente, es importante toda la etapa de
supervisión porque de esta manera se pueden prevenir, detectar y corregir errores
presentes en el proyecto, y de esta manera cumplir con las especificaciones
descritas por el cliente de manera correcta.
Todo este proceso se puede llevar a cabo mediante el registro y control del
proceso por medio de formatos, para de esta manera manejar una “bitácora” de
los eventos acontecidos a lo largo del desarrollo del proyecto, también es
importante llevar un control de tiempos y costos, porque al cliente se le tiene que
entregar un producto satisfactorio en tiempo y forma y al precio especificado en el
contrato que se acordó por la adquisición del sistema.
Zamorano Hernández Diego Jonatan.
Como conclusión opino que esta correcto que se lleve un control de tiempos sobre
el empleado cuando se encuentre en su trabajo, llevando su tiempo cuando está
en su puesto de trabajo o cuando se lleva el tiempo en que el empleado se dedica
a cada una de las tareas asignadas y esto con la finalidad de llevar el costo
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estándar de la mano de obra y analizar las desviaciones producidas, tanto en
tiempos como en cantidades, además que es adecuado que se lleve un control de
gastos, para observar los tipo de gastos que hay en la realización de una actividad
de la organización.
En los informes concluí que los informes verbales se llevan oralmente teniendo la
ventaja de participación de más personas a la hora de opinar, y que la información
sea más clara y rápida, pero su inconveniente es que su información al hora de
expresarla sea falsa y en ocasiones no entendible, sobre los informes escritos es
donde se plasman los resultados por escrito se proporciona información más fiable
y además que esta es más sencillo de manejar pero como inconveniente la
información es ignorada y que lleve más tiempo para realizarla por la elaboración
de documentación.
Hernández Aguilar Gisela.
Es de suma importancia antes de iniciar un proyecto se deban evaluar los riesgos.
Así mismo el proyecto debe contar con un control el cual dará a conocer en donde
esta mal el proyecto y así hacer más fácil su identificación.
Se debe tener muy en cuenta que los errores en un proyecto, ya sea grande
pequeño o mediano, son muy costosos. Como ya se menciono en el documento
una forma de llevar al día el proyecto es con el apoyo de la grafica de Gantt o el
modelo Pert. Lo más importante es recordar que la supervisión en un proyecto es
de suma importancia y debido a que los elementos son esenciales para el buen
desarrollo de un proyecto.
Como último punto es importante hacer uso de los software que hoy en día
existen, estos nos facilitaran y mantendrán el proyecto en optimas condiciones y si
algo llegara a salir mal de inmediato saber dónde está el mal el proyecto.
González Arredondo Rosa Giovana.
En este tema del desarrollo y supervisión del proyecto nos indica que cuando se
realice un buen proyecto en necesario tomar en cuenta varios aspectos muy
importantes para su realización.
El proyecto debe ser supervisada para su buen seguimiento al lograr y cumplir las
actividades que se realice durante el proyecto y así como darle un seguimiento en
su desarrollo, para ello es necesario contar con las técnica y herramientas para su
implementación ya que es fundamental segur un formato que cumpla cada punto a
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destacar, pero también el proyecto puede tener errores en su realización donde es
necesario hacer reuniones y así poder tomar decisiones sobre el avance del
proyecto que se esta dando seguimiento, al tener ciertas tareas se debe tener un
control sobre los tiempos y gasto que se implican y llevar una documentación para
su documentación del mismo, al igual existen supervisores donde ellos utilizan
herramientas que sirven para a vigilar el progreso del proyecto y poder darse
cuenta de que si existen un riegos en el proyecto es decir si es viable o no. y por
ultimo si el proyecto puede o no puede cancelarse.
Por ello es de suma importancia tomar en cuenta todos los puntos mencionados
para realizar un buen desarrollo de cualquier proyecto que se realice.
Fuentes Cruz Laura Josefina.
Con el presente trabajo llego a la conclusión que la supervisión es un punto muy importante que hay que considerar a la hora de realizar un proyecto. El cual nos traerá muchos beneficios y nos permitirá sobre todo la detección de problemas para darles una solución en ese momento, esto ayudándonos a que no surjan problemas de gran tamaño o que puedan complicar el proyecto en que se trabaje. Aunque es verdad que existen varios puntos que debemos considerar a la hora de llevar a cabo la supervisión como lo es la calidad que creo yo es de los más importantes, pero que si cumplimos obtendremos un poco más de garantía de cumplir con nuestro proyecto. Es importante conocer herramientas que nos ayuden a realizar la supervisión por que será más fácil y nos ahorrara tiempo. Por último considero importante conocer las causas de los fracasos de los proyectos para evitar encontrarnos en estos y si nos llegáramos a encontrar en esta situación identificarla para no volver a cometerla.
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