Objetivos Al finalizar la unidad, el alumno: • empleará las partes fundamentales que integran un documento de trabajo, así como los informes ejecutivos, • escribirá una carta con alguno de los diferentes estilos (latino, mixto, bloque extremo), • redactará notificaciones al personal (cir- cular, citatorio, memorando), • redactará notificaciones a superiores (ofi- cios, reportes, informes, actas), • elaborará su currículo, • identificará las abreviaturas más utilizadas en documentos laborales y comerciales. Comunicación escrita en el ámbito laboral unidad 6
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unidad 6 Comunicación escrita en el ámbito laboral€¦ · Comunicación escrita en el ámbito laboral unidad 6. introducción La necesidad de buena comunicación en el ámbito
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Objetivos
Alfinalizarlaunidad,elalumno:
• empleará las partes fundamentales queintegran un documento de trabajo, asícomolosinformesejecutivos,
• escribirá una carta con alguno de losdiferentes estilos (latino, mixto, bloqueextremo),
• redactará notificaciones al personal (circular,citatorio,memorando),
• redactaránotificaciones a superiores (oficios,reportes,informes,actas),
En un documento esnecesario determinar la persona a quien va dirigido. Puede seralguien determinado, en cuyo caso se colocará el título de la persona, su nombrecompletoy,segúnsedesee,elcargoqueostentaensuempleo(empresa,institución,etc.);porejemplo:
• Lic.JuanSolísHernández GerenteejecutivodeGamesa
• Lic.JuanSolísHernández Presente
• Lic.JuanSolísHernández GerenteejecutivodeGamesa Presente
Despuésde frases como lasanteriores, siempre secolocaunacoma.Debesevitariniciar con verbos en gerundio (terminados en ando, iendo): considerando, solicitando,pidiendo, etc. tampoco es adecuado utilizar adverbios terminados en mente: afortunadamente,inesperadamente,etcétera.
uninformeesundocumentodemayor formalidadqueserealizacuandoserequiereexpresar algo paso a paso. Por ejemplo, el análisis de la apertura de una sucursal enunaregióndiferentealaqueseencuentralamatriz.Lapersonaresponsabledespuésdeestudiarelproyectoenformaminuciosa,debepresentaruninforme,elaboradoconbaseenlospasossiguientes.
Primeroquenada,elestilodebeserclaro,sinimportareltemaqueseatratado.Resultacomplicadoqueinformesdeestanaturalezaseanbreves,perohayquetratardeevitar extensión innecesaria. Lo anterior permitirá que los destinatarios del informe,medianteunalecturarápidaybrevesepercatendelosustancialdeéste.
ElestablecimientodeunnuevohoteldelacadenainternacionalHotelGalaxia,S.A.,enelpuertodetampico,paraquecomiencesusoperacioneselpróximoaño(2009), resulta altamente aconsejablepara la expansión ybeneficiosde la cadenainternacionaleneláreadelGolfodeMéxico.
Las razones en las que se basa la siguiente conclusión están expuestas en elcuerpodelpresenteinforme.Asimismo,secontemplanlossiguientespuntos:
5. Conveniencia acercade invitar aparticipar a líneasde autobusesAmérica,comoservicioexclusivodetransportacióndelosejecutivos,dentrodetampico
ylaregión.6. Recomendaciones sobre el personal ejecutivo, administrativo, técnico y
subalternoquerequeriríalaoperacióndelhotel.
Despuésdeunesquemacomoelanterior, seprocedeaexplicardetalladamenteel modo de operación de quien informa en la adquisición de resultados: los datosobtenidos,incluyendolasfuentesconsultadas,losdictámenesdeexpertosytécnicosquehanfungidocomoasesores,losanálisisdecifrasllevadasacabo,etcétera.
• Lafechadebecolocarsedemaneraindependiente.• Losdatosdeldestinatariosecolocanenformaescalonada.• En el cuerpo del texto se colocan sangrías de tamaño tradicional. Las interlíneas
Graciaspor la confianzaexpresadaen sucarta,por la cualnosenteramosde losproblemasquesurgieronenlospedidosquesecancelaroncomoconsecuenciadelosatentadosenEstadosunidos.Sentimosmucholosperjuicioscausadosaustedysuprestigiosaempresa.
Graciasporlaconfianzaexpresadaensucarta,porlacualnosenteramosdelosproblemasquesurgieronenlospedidosquesecancelaroncomoconsecuenciade los atentados en Estados unidos. Sentimos mucho los perjuicios causados austedysuprestigiosaempresa.
Gracias por la confianza expresada en su carta, por la cual nos enteramos de losproblemassurgidosen lospedidoscancelados,comoconsecuenciade losatentadosocurridosenEstadosunidos.Sentimosmucholosperjuicioscausadosaustedysuprestigiosaempresa.
Las temáticas que pueden ser motivo de una carta son numerosas: solicitudesdetrabajo,devacaciones,decambiodepuesto,deaumentodesueldo,depermiso,deausencia,disculpas,felicitaciones,limitaciones,aviso,sugerencia,etcétera.
Veamosunejemplodeunasolicituddevacaciones.
1�1uNIDAD6•COMuNICACIÓNESCRItAENELáMBItOLABORAL
MéxicoD.F.,8denoviembrede2008
Lic.RaúlRamírezPresente
Por medio de la presente, me dirijo a usted para solicitar mi periodo vacacionalcorrespondientealañoencurso.Haciendodesuconocimientoquedichoperiodoestabaprogramadoenelmesanteriorinmediato.
Por medio de la presente, se notifica a todo el personal que a partir del 1o. deabrildelañoencurso,deberánportaren lugarvisibleelgafetede identificación,extendidoporlaempresa.
Atodoaquelquecarezcadegafete,porrazonesdeseguridad,leseráimpedidoel acceso a la empresa; por ello, de no tenerlo, favor de acudir al área de apoyoadministrativoparatramitarunareposición.
Esundocumentoque“circula”internamenteenunaempresaoinstitución.tienecomofinalidad dar a conocer, en forma breve y práctica, asuntos de competencia laboral.Asimismo,puedeemplearsecomomediode informaciónentreclienteyempresa;porejemplo:
México,D.F.,28deoctubrede2008
Circular núm. 0000
Asunto:alzadeprecios
Anuestrosdistinguidosclientes,Presentes
La continua alza de precios de la materia prima con que elaboramos nuestrosproductos, nos obliga, muy a nuestro pesar, a elevar nuestros precios 10% sobrelosfijadosenlalistadepreciosdel12demarzopasadoapartirdeldía1o.delmespróximo.
Sedesignadeestamaneraaaquellosdocumentosquerequieren(“citan”)aunsujetooalosrepresentantesdealgunainstituciónoempresa.Debeseñalarseaquiénvadirigido,la fechadeexpedición,elmotivodel requerimiento,asícomoquien loexpide (ya seaurgenteono).
Citatorio
SEÑOR(A):AlejandroRamírezPérezDOMICILIO:Enunafraccióndellote158ubicadoenlacalleContreras#25delacoloniaLindavista,delegaciónálvaroObregón,México,DistritoFederal._______EnlosautosdelJuicioORDINARIOCIVILpromovidoporMARÍADELALuZDOMÍNGuEZBELtRáNYOtROSencontradeALEJANDRORAMÍREZPÉREZexpediente582/2008._____________________________________________ElC.JuezCuadragésimodeloCivildictóunautoquealaletradice:___________México,DistritoFederal,a28denoviembrede2008.______________________________conelocursodecuentayanexosquesepresentan,fórmeseexpedienteyregístreseenelLibrodeGobiernoconelnúmerodepartidaquelecorresponda.Por presentados a los promoventes; CC. MARÍA DE LA LuZ DOMÍNGuEZBELtRáN,MARIOGONZáLEZLÓPEZ,porsupropioderechodemandandoenla vía ordinaria civil del C.ALEJANDRO RAMÍREZ PÉREZ, por los conceptosque indica en su ocurso de cuenta. Con fundamento en los artículos 255, 256y relativos del Código de Procedimiento Civiles se admite la demanda en la víay forma propuesta y con la entrega de las copias simples exhibidas debidamenteselladasycotejadasEMPLáCESEalapartedemandadaparaquedentrodeltérminodeNuEVEDÍASproduzcasucontestación,conelapercibimientoqueencasodenohacerlosetendránporpresuncionalmenteconfesadosloshechospropiosdelademanda. Por señalado domicilio para oír, recibir notificaciones y valores el quemencionayporautorizadaalapersonaqueindicaparalosmismosfines.Notifíquese.LoproveyóyfirmaelC.JuezCuadragésimodeloCivilLicenciadoCarlosMoralesSilva.______________________________________________
Hago de su conocimiento que el señor Roberto Pérez, jefe de mantenimiento denuestraempresa,dejarádeprestarsusserviciosapartirdeldía29deoctubredelpresenteaño.Porello le ruego lo comuniquede inmediatoal gerenteparaevitarcualquierproblemaposterior.
________________________________Firma
1�7uNIDAD6•COMuNICACIÓNESCRItAENELáMBItOLABORAL
Ejercicio 12
Redacta un memorando en el que especifiques tu cambio de puesto dentro de unacompañíaazucarera,enlacualtedesempeñascomojefededepartamentoadministrativoytutransferenciaasubdirectordelamismaárea.
De la misma manera que algún director, o cualquier persona que tenga a su cargosubalternos, necesita comunicar alguna instrucción a su grupo de trabajo, tambiénes cierto que los subalternos, a su vez, tendrán que informar a determinada personao personas situaciones específicas. Para ello, los documentos más pertinentes son eloficio,reporte,informedetrabajo,propuestas,minutas,proyectosyactas.Enelpresenteapartado,tepresentamosalgunosdeestosdocumentos.
6.�.1 Oficios
Estedocumento tiene comoobjetivodar a conocer aspectos relevantesde la empresao de la institución, los cuales deben ser conocidos por quienes laboran en aquella.Debeseñalar la fecha,eldestinatarioyelasunto;posteriormentevendráel texto,con
1�8 COMuNICACIÓNORALYESCRItA
su correspondiente conclusión o cierre, para terminar con el saludo y el nombre delresponsabledesuexpedición.Enocasionespodráagregarseeltexto:c.c.p.(yelnombreaquienselehadirigidolaolascopiasdelmismo,auncuandoéstasseaparaelarchivo).
Por lo anterior, los días de inventario se deberán realizar con dos días deanticipación al inicio de la referida venta; esta situación extraordinaria motivaráel incremento de horas extra para cumplir con los tiempos estipulados. Por loanterioryparaefectosdeestarconlodispuestoenmateriadepagodehorasextra,deberán comunicarse con su jefe del área de Recursos Humanos para los pagoscorrespondientes.
Decaracterísticassemejantesalinformedetrabajoperoconmenorgradodeformalidad,el reporte es un acercamiento detallado y constante de cada una de las actividadesrealizadasporeltrabajadoroelgrupo.Vadirigidaaunainstanciasuperiorydebeindicarfecha,lugar,horayactividades,cronológicamenterealizadas.
El inmueble de la embotelladora, consignada en nuestra corporación comosucursalnúmero3,seencuentradeterioradodebidoalescasomantenimientoquerecibeporpartedelosencargados.
Por un lado, considero que se debe dar mantenimiento adecuado a laembotelladora, con los recursos proporcionados por otras. Esto abarcaría desdeel inmueblehasta las instalaciones internas,esdecir,modernizar lamaquinariaycapacitaralpersonalparaaprovecharla.
Es preferible incrementar el apoyo a la sucursal número 2, de tampico,tamaulipas,ubicadaa210kilómetrosdetuxpan.Enestazonasecuentaconmayoraceptaciónentreloshabitantes.
Los informes de trabajo resultan semejantes a los ejecutivos, la diferencia estriba en laamplitudydetallequese lesbrinda.Enuninformedeestacategoría, seránecesarioespecificardetenidamentecadaunodelospasosquesesiguieronparaeldesarrollodeltrabajo.
Depreferencia,aliniciodebeelaborarseunresumenbrevequeenglobelosdatosmásrelevantesdelinforme;loanterior,paradarunpuntodepartidaconcisoaquienes,pordiversosmotivos,nopuedanleereldocumentocompleto,obien,porelcontrario,deseen adentrarse en el mismo, gracias al resumen leído. Ejemplo de un informe detrabajo(noextenso)seríaelsiguiente:
Losresultadossonampliamentepositivos,tantoenlainvestigacióndelosdocentescomo en la de los padres, 100% está de acuerdo en que el alumno debe recibirasistencia informática, empleándola como apoyo al programa escolar desde losprimerosañosdeescolaridadypuntualizaademásenunenormeporcentaje(70%)quelainformáticahacolaboradoampliamenteeneldesarrollodelaautoestimayenlainmersiónenlaculturatecnológica.
Conclusiones
Esuntrabajoconinnumerablesproyecciones.La informática es una poderosa herramienta que nos permite innovar y
Al igualquelosdocumentosreferidosanteriormente,setratadeunescritoquedebe llevar cadaunode losdatosmás específicos, dada su importancia: fecha, lugar,personas que firman, etc. En cada sesión que se concilie una situación y se llegue aun acuerdo (o no) debe ratificarse mediante la expedición de un documento de estanaturaleza.Porejemplo:
162 COMuNICACIÓNORALYESCRItA
Acta 0/98 de constitución de la nueva junta del SAS
Quedando aprobada lapropuestaporunanimidaddelpleno.Asistentes:AgustínGómezGómez,JoséMaríaMartínezVázquez,JoséMaríadelaHeraMartín,CarlosMartín Aceituno, Juan Carlos Domínguez álvarez, María del Carmen GonzálezMuñoz, JuanLuisCandónMacías, InésPalomeroBocardo,Enrique Juradode laCruz,PilarCaleroBojorquez;CeciliadeCózardisculpasuasistenciapormotivospersonales.Delegadossindicales:MaríadelCarmenGómezCama(CC.OO.)yMaríaJoséHernándezdelasHeras(u.G.t.)Sinmásasuntosquetratar,sedaporconcluidalasesiónalas14horasdeldía20/11/08.
con el objeto de levantar esta acta parcial en la que hacen constar los siguienteshechos.________________________________________________________Siendolas11:00horasdeldía30denoviembrede2008elpersonaldevisitaantesmencionadoseconstituyeroneneldomicilioantesmencionadoparahacerentregadelaordendevisitadomiciliariaA.D.SO222/2008contenidaeneloficionúmero302B15II9874defecha5denoviembrede2008,giradaporelC.administradordelaraciónFiscalFederaldelsurdelD.F.contribuyentevisitadoRubénDarío24,delegaciónMilpaAlta,04582,relativoalperiodocomprendidodel15defebrerode2007al30denoviembrede2008,aliniciarlarevisiónfiscalahíordenada.______Para ese efecto fue requerida la presencia del representante legal idóneo de ladestinataria de la orden, apersonándose el C. Arturo Carmona Juárez, quien apetición de los visitadores se identificó con cartilla de Servicio Militar Nacionalconnúmerodematrícula2589026defecha12demayode2006,expedidaporlaSecretaríadelaDefensaNacional.____________________________________Hecholoanterior,losvisitadoresentregaronlaordendevisitaencuestiónfirmadaautográficamente al compareciente, quien para constancia estampa de su puño yletralasiguienteleyenda“Recibíoriginaldelpresenteoficioprevialecturadelmismoeidentificacióndelpersonal”,anotandoacontinuaciónlafechaderecepciónysufirmaeneloriginalyendoscopiasdelaorden._______________________Acto seguido, los visitadores requirieron al compareciente que designara dostestigosdeasistencia,apercibidodequeencasodenegativaseríannombradosporlaautoridad,aloquemanifestó:“Aceptoelrequerimiento”,ydesignócomotestigosdeasistenciaalosCC.ManuelMacíasEspinozayLuisMendozaRíos,ambosmayoresdeedadydenacionalidadmexicana,condomiciliosenHerradura25,coloniaSanCosmeyLomasLindas89,coloniaSanMiguel,deestaciudad___________________________________Pasaalfolionúm.45252544____________________Acontinuación,elcomparecientefuerequeridoparaquebajoprotestadedecirlaverdadmanifestarasielcontribuyentehabíapresentadoonoalafechadeiniciodeladiligencialasdeclaracionesmensualesyanualesdelosimpuestosyporelperiodosujetoarevisióndeISReIVA____________________________________________Expresando lo siguiente: “Sí está presentada la declaración anual de ISR quecorrespondealejerciciodel1o.dediciembrede2005,asícomopagosprovisionalesdeISR,declaracionesmensualesdeIVAdelejerciciode2005ylasdelperiodoadicionaldel1o.deeneroal30denoviembrede2008.____________________________Leídaquefuelapresenteactadeiniciodevisitayexplicadosucontenidoalcancealcompareciente,ynohabiendomáshechosquehacerconstar,sedioporterminadaestafasedeladiligencia,siendolas18:00horasdeldía30denoviembrede2008,levantándoseestaactaenoriginalyseiscopias,delascualesseentregóunalegiblealcompareciente,despuésdefirmaralmargencadaunodelosfolioslosqueenellaintervinieronCONStE.___________________________________________
Porelcontribuyentevisitado
ArturoCarmonaJuárez
Ejercicio 1�
Realicen en claseunadisertación en torno aunadecisión (o varias) que influyandemaneradeterminanteenelgrupo:seleccióndejefedegrupo,comisionesparadiversas
Como documento de presentación fidedigno y veraz, en toda empresa se requiere elcurrículodelapersonaquedesealaborarenlamisma.Existennumerosasvariantes,sinembargo,elsiguienteesunodelosformatosmásprecisosybreves,porloqueresultaprácticoeladecuarnuestrosdatosenél.
Primero debes colocar tu nombre completo, dirección, teléfonos y dirección decorreoelectrónicodebidamentecentrado.Posteriormenteirántusdatosgenerales:fechadenacimiento, lugardeorigen,CuRP,RFC, licencias,pasaporte,etc.Elsiguientepasoesmencionar tu gradode escolaridad, iniciandodesde losmás recientes,hacia atrás.Estudiosadicionales(dominiodeidiomas,programasdecomputación,etc.,enelmismoorden).Desarrolloprofesional,comenzandoporelúltimoempleo.
Con este ejercicio concluimos la presente unidad, en la cual has aprendido laimportanciaquerepresentaelconocimientodelosdocumentosdentrodelámbitolaboral.Sindudaalguna,alolargodetudesarrolloprofesionalencontrarásqueexistemásdeunaformaderedactarlos;sinembargo,sidominasunadeellas,lasdemásteresultaránmenos complejas. Es preferible realizar pequeñas modificaciones, de acuerdo con losrequerimientos de tu trabajo, a aprenderlas por vez primera. Recuerda, la expresiónescritacorrecta,tantoenelámbitolaboralcomoencualquierotroámbito,seráunadetusmejorescartasdepresentación.