UNA VISIÓN GENERAL DE LA AUDITORIA UNEFA NÚCLEO FALCÓN SEDE CORO CORO-FALCÓN LCDA. LISBETH PRIMERA 01/07/2013 Auditoria Informática Proceso llevado a cabo por profesionales especialmente capacitados para recoger, agrupar y evaluar evidencias para determinar si un sistema de información salvaguarda el activo empresarial, mantiene la integridad de los datos, lleva a cabo eficazmente los fines de la organización.
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UNA VISIÓN GENERAL DE LA AUDITORIA
U N E F A N Ú C L E O F A L C Ó N S E D E
C O R O
C O R O - F A L C Ó N
L C D A . L I S B E T H P R I M E R A
0 1 / 0 7 / 2 0 1 3
Auditoria Informática
Proceso llevado a cabo por profesionales especialmente
capacitados para recoger, agrupar y evaluar evidencias
para determinar si un sistema de información salvaguarda
el activo empresarial, mantiene la integridad de los datos,
lleva a cabo eficazmente los fines de la organización.
Las personas constituyen el principal activo de la organización… las organizaciones exitosa perciben que sólo pueden crecer, prosperar y mantener su continuidad si son capaces de optimizar el retorno sobre las inversiones de todos los socios, en especial de los empleados. (pág. 9)
En este sentido, se debe tomar
conciencia de las potencialidades de
cada trabajador de manera que
exista un crecimiento intelectual y
espiritual en el área laboral. Por tal
razón, se debe conocer las
necesidades y expectativas del
grupo de manera que se puedan
alinear los objetivos de la
organización satisfactoriamente.
Para el logro de tales objetivos
organizacionales, la gestión del
talento humano debe basarse en
tres elementos fundamentales a
saber: son seres humanos dotados
de personalidad propia y diferentes
entre sí, son activadores inteligentes
de los recursos organizacionales
porque las personas son fuente de
impulso que dinamiza la
organización y, socios ya que son
capaces de conducir la institución a
la excelencia, Chiavenato (2002). Lo
planteado anteriormente indica que
la base de la función operacional de
toda organización está centrada en
el ser humano.
En consonancia con lo
expuesto, existen seis procesos que
permiten la consolidación de los
empleados como seres integrales en
el área de trabajo. Chiavenato
(2002) plantea la admisión de
personas, referida al reclutamiento y
17
selección de nuevo personal, luego
aplicación de personas la cual se
encarga del diseño de cargo y
evaluación del desempeño. Por otra
parte, la compensación de personas
contempla la remuneración mientras
que el desarrollo comprende el
entrenamiento y la comunicación.
Finalmente, el mantenimiento
propone la vinculación con los
sindicatos así como el fomento de la
disciplina e higiene y seguridad de
los empleados y el monitoreo se
encarga de la evaluación a través de
sistemas de información gerencial.
En este artículo se hace
especial énfasis en la fase de
desarrollo puesto que la
comunicación sea de forma oral o
escrita es reconocida como un
proceso de intercambio y
transferencia de significados. La
comunicación efectiva constituye la
eficiencia de cualquier individuo y
especialmente en el área laboral
debido a que aunque se sabe que
hay un valor indiscutible en la
elaboración y ejecución de un plan,
es vital determinar la forma cómo
éste se expresa.
En este sentido, Kinicki y
Kreitner (2003) definen la
comunicación como “el intercambio
de información entre emisor y
receptor así como la inferencia
(percepción) de significados entre
ellos” (pág.300). Por su parte, Davis
(1999) plantea la misma concepción
de los autores anteriores y a su vez
expresa que la comunicación
cuando es aplicada en el ámbito
organizacional se denomina
comunicación organizacional. Bajo
esta perspectiva, se visualiza como
el conjunto total de mensajes que se
intercambian entre los integrantes
de una organización, y entre ésta y
su medio. Cuando la comunicación
es eficaz, tiende a incidir en un
mejor desempeño y mayor
satisfacción laboral. El personal se
siente más involucrado en sus
labores ya que comprende el
objetivo de las mismas.
Para el cumplimiento de las
funciones del personal se plantea
18
como herramienta la comunicación
interna, la cual según Fernández
(1991), implica actividades que se
realizan para garantizar las buenas
relaciones entre los miembros de la
empresa mediante la difusión de
mensajes específicos a través de
distintos medios, con la intención de
suministrar información y así
alcanzar las metas establecidas por
la organización estimulando la unión
y la motivación. Sin embargo, en las
organizaciones existen distintos
factores que pueden interferir en el
flujo normal de la comunicación ya
que no sólo abarca la transferencia
sino también la compresión de la
información.
En la búsqueda de establecer y
mantener una buena comunicación
interna, las organizaciones y/o
instituciones además de velar por el
cumplimiento de los objetivos
también deben comprometerse con
el bienestar de su personal. Sería
sórdido comentar que
lamentablemente no en todas las
instituciones se acompaña al
personal de manera óptima y esto
pudiera verse reflejado en el
proceso de verificación en las
instituciones (auditoría).
Auditoría es en esencia, un
proceso sistemático, donde se
verifica la documentación, procesos
y objetivos de una institución
objetivamente. Durante mucho
tiempo, la auditoría ha estado
asociada a traumas, molestias,
llamados de atención que no se
hacen esperar y es que
generalmente, la verificación se
realiza a menudo de forma
correctiva y no preventiva.
Así pues las organizaciones
de alguna manera asumen que sus
empleados saben comunicarse
apropiadamente por cuanto lo
fundamental es centrar la atención
hacia los aspectos financieros y
técnicos. Esta situación por muy
simple que parezca pudiera
desorientar los propósitos y/o metas
del sitio de trabajo. De acuerdo a lo
planteado, a continuación se
19
describen las concepciones de
comunicación organizacional y sus
funciones con la intención de tener
una visión más clara del fenómeno
de auditoría a la comunicación
interna/organizacional
La Comunicación organizacional
Primeramente, es necesario
definir el término Comunicar, el cual
según indica la Real Academia
Española, es “hacer a otro partícipe
de lo que uno tiene” o “hacer saber a
uno alguna cosa”, es decir, informar
o transmitir información. Es por ello
que la comunicación se transforma
en una herramienta indispensable
por medio de la cual los individuos
pueden entender la razón de su
existencia dentro de cualquier grupo
social. Berlo (1969).
La comunicación implica, un
intercambio de información entre
dos o más partes. Para Gordon
(1997), su función básica es
compartir información, hechos,
suposiciones, comportamientos
actitudes, y sentimientos con
personas, grupos u organizaciones.
Es la transferencia de información
de una persona a otra ofreciendo un
puente de significado entre dos
personas para permitirles compartir
entre sí sus conocimientos y
experiencias.
En concordancia con lo antes
citado, Fernández (1991) manifiesta
que la comunicación es información
porque permite reducir la
incertidumbre acerca del futuro y
desarrollar perspectiva respecto
como el individuo debe comportarse
socialmente. De esta forma el
individuo adquiere e interpreta
patrones para darle un valor
comunicativo a través de la
expresión simbólica. Ahora bien, el
precitado autor plantea la
comunicación organizacional como
“el conjunto total de mensajes que
se intercambian entre los integrantes
de una organización, y entre ésta y
su medio” (pág. 30). De acuerdo a
su naturaleza, implica un conjunto
20
de técnicas y actividades que
faciliten el flujo de mensajes entre
los miembros de la organización con
el propósito de incidir en las
actitudes, opiniones y conductas del
personal interno de la organización.
Ahora bien, Fernández (ob.cit),
desglosa la comunicación
organizacional, desde otro enfoque
en comunicación interna, que está
orientada al personal de la
organización y en comunicación
externa dirigida al público ajeno a la
organización (clientes, proveedores,
autoridades gubernamentales,
medios de comunicación, etc. En el
caso de comunicación interna, éste
la define como:
Conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, o entre la organización y su medio; o bien, a influir en las opiniones, actitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que ésta última cumpla mejor y más rápidamente con sus objetivos. (pág. 31)
Este conjunto de técnicas
conciben a la comunicación dentro
de las organizaciones como una
actividad dinámica, en constante
movimiento. No obstante se debe
considerar que esta estructura es
cambiante, y que se ajusta de
acuerdo con el desarrollo del
organismo. Las colectividades en las
que la comunicación en las
organizaciones se lleva a cabo son
consideradas como sistemas sobre
los cuales se puede influir para
garantizar la consecución de las
metas y objetivos organizacionales.
En definitiva, la comunicación
pretende desarrollar iniciativas para
minimizar discrepancias entre la
identidad que la organización desea
y la imagen que realmente posee y
de esta forma crear
interdependencia entre las distintas
partes de la organización, y
reforzarlas.
Para Morales (2001) la
comunicación interna es
imprescindible cuando se requiere
diseñar y presentar normas de las
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tareas y responsabilidades a los
miembros de una organización pues
de esta manera se coordinan todas
las actividades a ejecutar. Para ello
expresa tres funciones precisas: una
buena información debido a que
esta es necesaria para el desarrollo
correcto y eficiente del trabajo. Por
otra parte, la explicación porque
para que las personas puedan
identificarse con los objetivos debe
conocer y comprender las razones
de las órdenes que reciben y las
decisiones que toman dentro de la
organización. Finalmente, la
interrogación es otra función clave,
al crear el hábito de realizar
preguntas aclaratorias, esto dará
paso al intercambio de información.
Estas mencionadas funciones abren
paso a la socialización entre
gerentes y trabajadores, entre
trabajadores y sus iguales por lo que
se hace necesario describir a
continuación las funciones de la
comunicación.
Funciones de la Comunicación
Robbins (2004) señala cuatro
funciones principales: control
asociado al seguimiento de
lineamientos y jerarquías de
autoridad; motivación fomentada a
través de la manifestación de qué
tan bien realizan los empleados sus
funciones o cómo pueden mejorarlas
para la consecución de las metas
organizacionales; expresión
emocional de las satisfacciones o
frustraciones y finalmente
información o transmisión de datos
necesarios para evaluar opciones y
tomar decisiones.
Ninguna de estas cuatro funciones debe verse como más importante que las restantes. Para que los grupos se desempeñen con eficacia necesitan mantener alguna forma de control sobre sus miembros, estimularlos para que se esfuercen, proporcionar un medio de expresión emocional y tomar decisiones. Uno puede suponer que casi cualquier interacción de comunicaciones que tiene lugar en un grupo u organización, desempeña una o más de estas cuatro funciones (pág. 284).
Las cuatro funciones de la
comunicación deben visualizarse de
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manera indivisible para garantizar el
correcto flujo de la información, de la
mejor manera posible, manteniendo
la estabilidad y el equilibrio de la
organización.
Por otra parte, Fernández (1991)
señala 3 funciones fundamentales
en la comunicación: la función de
producción, cuya finalidad es
informar a los empleados cómo
deben realizar sus trabajos
(orientación, capacitación,
sugerencias, resolución de
problemas, etc.). La función de
innovación, relacionada con la
generación de cambios para el
crecimiento (investigación,
desarrollo, análisis de mercado, etc.)
y finalmente la función de
mantenimiento de la autoestima, de
las relaciones interpersonales y del
mantenimiento de las propias
funciones de producción e
innovación.
La auditoría en la comunicación
interna
Los primeros indicios de este
tipo de auditoría se remontan desde
el siglo XX, específicamente en los
años setenta surgen los primeros
tres procedimientos e instrumentos
de auditoría de la comunicación. Así
pues crean el ICA Communication
Audit, el cual incluía un cuestionario
de 122 preguntas, entrevistas y
análisis de redes de comunicación.
Más tarde aparece el LTT Audit
System y Communication
Satisfaction Questionnarie, Este
último evalúa el nivel de satisfacción
de los empleados de una
organización con las prácticas de
comunicación. (Varona, 1993).
Asimismo, con el auge de la
auditoría de comunicación
organizacional, surgieron
perspectivas teóricas adaptables a
cada situación comunicativa. Varona
(ob.cit) expresa que son tres
perspectivas fundamentales:
funcionalista, interpretativa y crítica.
La perspectiva funcionalista
examina las estructuras formales e
informales de la comunicación, de
23
igual forma considera la práctica de
comunicación asociada a
producción, satisfacción del
personal, el mantenimiento de la
organización y la innovación. Por su
parte, la perspectiva interpretativa
centra su atención en la cultura, esto
quiere decir que el intérprete estudia
la manera como se originan y
desarrollan las producciones
organizacionales. Varona expresa
que:
“El auditor interpretivista, a
diferencia del funcionalista, intenta
descubrir cómo los miembros de la
organización interpretan y
experimentan la vida organizacional
sin imponer ningún conjunto de
conceptos preestablecidos.”(pág. 6)
Finalmente, la perspectiva
crítica está centrada en el estudio de
cómo las prácticas de comunicación
organizacional son sistemáticamente
distorsionadas. “el objetivo del
investigador crítico es descubrir
primero, qué prácticas
comunicativas están siendo
sistemáticamente distorsionadas a
través del uso del lenguaje” (Varona,
1993:7)
Teniendo un conocimiento
completo sobre la comunicación y
auditoría; entonces ¿qué es
auditoría de comunicación?, ¿es
implementada en la actualidad?,
¿Cuáles son los beneficios y
alcance de una auditoría a este
nivel? Según la revisión documental
y la experiencia (breve aunque
significativa) es posible responder
las interrogantes planteadas.
La auditoría de comunicación
es en esencia, procedimientos
aplicados a la comunicación interna
y externa en la organización con el
objeto de evaluar el estado de la
misma, fortalezas, debilidades,
aciertos y desaciertos en la
productividad de la empresa y en el
bienestar laboral del empleado (al
comunicarse adecuadamente se
eleva la competitividad y presenta
una actitud favorable hacia las
labores). De esta forma la auditoría
de comunicación representa una
24
actividad que debe ser
constantemente ejecutada.
Por otra parte, Tello (2012)
comenta que los beneficios más
resaltantes de las auditorías de las
comunicaciones internas en las
empresas pueden resumirse en los
siguientes aspectos:
-La constatación en "situ" de los
procesos de comunicación
-El levantamiento de información
(diagnóstico)
-La retroalimentación
-La mejora de los canales de
comunicación
-Apoyo a las acciones de
capacitación para mejorar las
comunicaciones.
Es evidente que los objetivos
de una auditoría de esta naturaleza,
como cualquier otra auditoría
apuntan al mejoramiento de los
procesos laborales. El precitado
autor realiza una reflexión compleja
acerca del tema comentando lo
siguiente:
Se acepta como principio subyacente a estas acciones, la mejora de las relaciones entre todo el personal, un uso más eficiente de los espacios destinados a la comunicación formal, una sustantiva disminución de la comunicación informal, la incorporación de tecnología en comunicaciones que torne más eficientes estos procesos; y, finalmente, pero no menos importante la revisión y consolidación de las normas, valores, costumbres, etc. ("la cultura de la empresa"). (pág.12)
En términos generales, la
auditoría es un instrumento
fundamental para poner de relieve la
eficacia y optimizar las acciones de
comunicación. Aun cuando no está
registrada hasta la fecha una
metodología y/o estandarización que
permitan unificar ciertos controles y
la forma de cómo se interpretan los
resultados de auditoría, es
importante resaltar que este tipo de
verificación permite tanto a
directivos como empleados
reflexionar acerca de su
comportamiento, acciones y las
posibles soluciones en pro de su
rendimiento y cooperativismo.
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Referencias Bibliográficas y
electrónicas
Berlo, D. (1969) El proceso de la
comunicación. Introducción a la teoría y a la práctica. Buenos Aires: Editorial El Ateneo.
Chiavenato, I. (2002). Gestión del Talento
Humano. 1ª Edición. Colombia: Editorial McGraw-Hill.
Davis, K. y Newstrom, J. (1999).
Comportamiento Humano en el Trabajo. 10ª Edición. México: Editorial McGraw-Hill.
Fernández, C. (1991). La comunicación
en las Organizaciones. Mexico: Editorial Trillas.
Kinicki, A y Kreitner, R. (2003)
Comportamiento Organizacional. 2ª Edición. México:
Editorial McGraw-Hill.
Morales, F. (2001). Dirección de Comunicación Empresarial e Institucional. Barcelona: Editorial Gestión 2000