Übernahme elektronischer Rechnungen von beliebigen Netzan Automatische Rechnungsprüfung mit einstellbarer Prüftiefe Aufteilen der Kosten auf einrichtbare Organisationsstrukt Ausdruck der Einzelrechnungen nach Organisationskonten so Kosten weiterberechnen mit eigenen Rechnungen an die Orga Übergabe der ausgewerteten Rechnungsdaten an die Kunden-E TeleDAS – Nachverarbeitung Aufgabenstellung Aufgabenstellung Überprüfung der Lastschriften und Vergleich mit den Rechn Überprüfung der EVN-Daten und Vergleich mit den Rechnungs Überprüfung der Verbrauchsumsätze und der genutzten Budge Folie 1
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Übernahme elektronischer Rechnungen von beliebigen Netzanbieter Automatische Rechnungsprüfung mit einstellbarer Prüftiefe Aufteilen der Kosten auf einrichtbare.
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Übernahme elektronischer Rechnungen von beliebigen Netzanbieter
Automatische Rechnungsprüfung mit einstellbarer Prüftiefe
Aufteilen der Kosten auf einrichtbare Organisationsstrukturen
Ausdruck der Einzelrechnungen nach Organisationskonten sortiert
Kosten weiterberechnen mit eigenen Rechnungen an die Organisationskonten
Übergabe der ausgewerteten Rechnungsdaten an die Kunden-EDV
TeleDAS – Nachverarbeitung
AufgabenstellungAufgabenstellung
Überprüfung der Lastschriften und Vergleich mit den Rechnungsdaten
Überprüfung der EVN-Daten und Vergleich mit den Rechnungsdaten
Überprüfung der Verbrauchsumsätze und der genutzten Budgets
Folie 1
TeleDAS – Nachverarbeitung
Übersicht des TK-Abrechnungssystem TeleDASÜbersicht des TK-Abrechnungssystem TeleDAS
RechnungsdatenNachverarbeitung
Verg le ich der G esprächsdaten de r Fernsprechanlage m it den E inzel-
Verb indungsdaten der N etzanb ie ter
Übergabe von Fremdkosten in dieG ebührenausw ertung der N St(z.B . F irm en-Handy´s auf NSt/KoS t buchen)
Fe rnsp rec h -A n la ge
S tando rt 1
F e rnsp re ch -A n la g e
S ta ndo rt 2
Fe rnsp rec h -A n lag e
S ta ndo rt n
D ate nträge r Te le b ox 400 E -M a il
Verg le ich der Rechnungssum m en
Lastschriftdatender Abbuchungen
D ate nträg e r E -M a il
Prüfen der LastschriftdatenB etragsvergleich
mit den Sum men der R echnungen
auf P lausib ilität und gü ltige Buchungskonten.
D aten träg e r Te le b o x 4 00 E -M a il
m it den sum m ierten E VN -D aten
Folie 2
TeleDAS – Nachverarbeitung
Funktions-ÜbersichtFunktions-Übersicht
NetzanbieterBank
Lastschrift-D atenb ank R echnungs-D aten ban k E inze lve rb indungs-D atenba nk
g ü lt ige s B u ch un gsko n tog ü lt ige R echnu ngs-N r
gü ltige B uc hung sz eitpu nk teg ü lt ige B uc hu ngsbe träg e
g ü lt ige R ec hn un gssum m e n
La stschrift-P rü fungvo rh an de ne s Bu ch un gsko nto
R echn ung s-P rü fungA nzah l u nd A lte r d er A ltda te n
E VN -P rü fung
ric ht ige Verbrau ch sk os ten A nzah l d er B e le gu ng sd ub le tte n
g ü lt ige A rtike l-N um m ernrich t ige A rtike l-A nzah lric h t ige A rtike l-P re ise
A nzah l d er K u rz ge sp rä ch eA nzah l d er La ng ge sp rä ch e
A nz ah l d er B uchun gsdu b le tten optio
nal
Folie 3
TeleDAS – Nachverarbeitung
Funktions-ÜbersichtFunktions-Übersicht
NetzanbieterBank
Lastschrift-D atenb ank R echnungs-D aten ban k E inze lve rb indungs-D atenba nk
g ü lt ige s B u ch un gsko n tog ü lt ige R echnu ngs-N r
gü ltige B uc hung sz eitpu nk teg ü lt ige B uc hu ngsbe träg e
g ü lt ige R ec hn un gssum m e n
La stschrift-P rü fungvo rh an de ne s Bu ch un gsko nto
R echn ung s-P rü fungA nzah l u nd A lte r d er A ltda te n
E VN -P rü fung
ric ht ige Verbrau ch sk os ten A nzah l d er B e le gu ng sd ub le tte n
g ü lt ige A rtike l-N um m ernrich t ige A rtike l-A nzah lric h t ige A rtike l-P re ise
A nzah l d er K u rz ge sp rä ch eA nzah l d er La ng ge sp rä ch e
A nz ah l d er B uchun gsdu b le tten optio
nal
Folie 4
Entstehung der AbrechnungsdatenEntstehung der Abrechnungsdaten
TeleDAS – Nachverarbeitung
T K -An lage S tando rt 2
T K -A n lage S tando rt …
Verb indu ngsda ten
PA B X -D aten
T K -An lage S tando rt 1
Kunde
Tarifie rung
TeleDAS
Verm ittlung O rtsne tz 1
Verm ittlung O rtsne tz 2
Ve rm ittlung O rtsne tz …
Tarifie rung
Verb indu ngsdaten F e stve rb ind un gen
Netzanbieter
E inze lverb indung sda ten
E V N -D aten
R e chn ungs-E rs te llun g
B uchha ltun g
E D IFA C T-S am m e lrechnun g
Lastschrift-E rs te llung
Vergleich derEVN-Daten
mit denPABX-Daten
Folie 5
Funktions-Übersicht Funktions-Übersicht
TeleDAS – Nachverarbeitung
BetriebsweisenMandanten-Verwaltung
Benutzer-Verwaltungmit Zugangsauswahl
D ru ckla you t
X.400-BoxRechnungs-Manager
R echnung s- und E VN-Da tenversch iedener N etzanbie ter
m anue lleD a tenüb ernahm e
E-M ail
Artikel-Stammdaten
R e chn ungs da te n m itE V N -D aten v e rg le iche n
Gutschrift- und Lastschriftdaten lesenDTAUS-
Buchungsdatei
DTAUS-Buchungsdatei
Las ts ch rif td a ten m itR ec hn ungen ve rg le iche n
Kreditoren- undDebitorenkonten
universelle Datenbank-Ausgabeschnittstelle
Ausgangs-Postfach
Mailversand bearbeiten
E-M ail E -M ail-Ve rsand mitM S-M ail, O utlook,
Exchange -SeverSM TP,
m a nue lleJo bausw e rtun gen
E rste lle n v orde fin ie rte rA usw ertu nge n
Abgle ich aus denB u n d e s b a n k -D a te n
Stammdaten
Kund enda ten(String, CSV, dBase, Exce l)
kontenselektiverStammdaten-Im port
B a n k le it z a h le n
B e re ic h eA b te il u n g e n
K o s te n s te l le nB u c h u n g sk o n te n
S ta n d o rte
N e tz a n b ie te rR e c h n u n g s -A b s e n d e r
Für jedes K onto w ird Ausw ertedatei angelegt. D iese D ateien w erden dann - je nach E instellung - d irekt an d ie in den Konten einge-
richteten Em pfänger gesendet oder in e in Ausgangs-Postfach eingetragen und archiviert.
eine e igene D ie Daten der ausgewählten Konten w erden in Datei e ingetragen. An-schließend w ird der E -M ail-Em pfänger
abgefragt und die Datei versandt.
eineD ie Auswe rtung w ird in
Datei e ingetragenund anschließend amBildschirm angezeigt.
eineFür jedes Konto w ird
Ausw ertedatei angelegt. D iese D ateien w erden dann in dem an-gegebenen Verzeichnis archiviert
eine eigene
Diese Ausgabemöglichkeiten gelten für alle Auswertungen
Folie 8
Drucken in ArchivverzeichnisseDrucken in Archivverzeichnisse
TeleDAS – Nachverarbeitung
Diese Ausgabemöglichkeiten gelten für alle Auswertungen
linke MaustastePD F-D ruckda tei
(dokum en tenecht)
D urch e inen P latzhalter an e iner be lieb igen S telle innerhalb e ines Verzeichnisnam ens w ird festgelegt, nach w elchem P arameter d ie A rch iv-Verzeichnisse benannt werden.
D er Date inam en kann für jeden Report ebenfa lls vorgegeben w erden und w ird be re its im L ie ferzustand m it D atum (M onat und Jahr) d es Ausw ertemonats gekennzeichnet.
Für jedes Konto w ird Ausw erted ate i angelegt. D iese
D ateien w erden dann in dem an-gegebenen Verzeichnis archiviert
eine eigene Im Beispie l wurde der P latzhalter % Nv.R ech.KoSt verw endet. D ieser bew irkt, dass im Verzeichnis Verzeichnisse m it den Kostenstellen-Num mern erzeugt w erden. In diese
Verzeichnisse s tellt TeleD AS dann die R eports der Buchungskonten.
c:\programm e\gsd\teledas\ausgaben
Folie 9
TeleDAS – Nachverarbeitung
Auswertungen an DatenbankAuswertungen an Datenbank
F ür je de s K onto w ird E xp o rtd ate i an g e leg t.D iese D a te ien w e rde n da nn - je n ach E in ste llu ng - d ire k t an d ie in de n K o nten e in ge ric hte te n E m pfänge r ge sen de t oder in e in A usga n gs-P o s tfa ch e in getra g en u n d a rch iv iert.
e in e e ig e ne D ie D aten der au s gew ä h lten K on ten w erd e n in E xp o rtdate i e in ge trag en .
A n sch lie ß en d w ird de r E -M ail-E m p fä nge r ab ge frag t u nd d ie D a te i v e rsan d t.
e ineD ie A usw ertu ng w ird in
D a te i e inge trag enun d ans c hließ e nd a mB ilds ch irm ange ze ig t.
e in eF ür d ie W e ite rve ra rb e itun g de rD ate n kan n d e r vo m E x portz ie l
fü r d ie U m lau te erforde rlicheZ e iche n sa tz festge leg t w erd en
F e st le g en de r a u sz ug eb e nd e n D a ten .W ah lw eise A u s gabe d e r vo rde fin ie rte n
F e lde r o de r A us w a h l aus d e r an gez e ig te n A usga be fe ld lis te
Folie 10
E rs te llen e ine s D a te n träg er-B e g le itzette ls a u s de r D a ten trä g e r-A u s ta u schd a te i. D ie se r m uß fü r
d ie G ü ltigke it de r B uch u ng en in de r D TA U S -D a tei rec h ts gü lt ig u n te rsch rie b e n w erd e n.
F ü r d ie W e ite rve ra rb e itu n g d e rD ate n kan n d e r vo m E x po rtz ie l
fü r d ie U m la u te er fo rde rlic h eZ e ic he n sa tz fe stge leg t w erd en
E rs te lle n e in e r im F o rm a t .F ü r d ie zu b ere ch ne n de n K o sten je de s B u ch un g sko n to s, d a s in de n
S ta m m da te n fü r d ie D a te na usg a be an D TA U S e in g es te llt is t, w irde in e ig e ne r B u ch ung sd ate ns a tz in d ie Ü b e rg a b ed ate i e in ge trage n .
Datenträger-Austauschdatei DTAUS1
F e stle g en de r B uc h u ngsko n te n , dere n
K o s ten ü b e r den (D TA U S ) a bge rechn et w e rd e n so llen .
m it d e r A n g a b e Ih rer B a n kverb in d un g
D aten träg e r-A us ta u sc h
0128ALK5700004500000000WACKER & WENDI G GMBH 160200000600223344550000000000 0187C57000045570904001325673000000000000000005000 0000000026057000045002233445500000000000 SCHOENE, GERHARD WACKER & WENDI G GMBH TELEFON 01. 02. 97 - 28. 02. 97 00 0187C57000045356200607219034551000000000000005000 0000000002057000045002233445500000000000 SCHULTE, RUDOLF WACKER & WENDI G GMBH TELEFON 01. 02. 97 - 28. 02. 97 00 0187C57000045756300109974128764000000000000005000 0000000012057000045002233445500000000000 BRENDLER, MI CHAEL WACKER & WENDI G GMBH TELEFON 01. 02. 97 - 28. 02. 97 00 0187C57000045570220558671615432000000000000005000 0000000010057000045002233445500000000000 MAI BAUM, HELMUT WACKER & WENDI G GMBH TELEFON 01. 02. 97 - 28. 02. 97 00 0187C57000045490200405291887650000000000000005000 0000000070057000045002233445500000000000 TI GGES, MARI E- LUI SE WACKER & WENDI G GMBH TELEFON 01. 02. 97 - 28. 02. 97 00 0187C57000045570100104433552266000000000000005000 0000000348057000045002233445500000000000 HENNEBERG, EMMA WACKER & WENDI G GMBH TELEFON 01. 02. 97 - 28. 02. 97 00 0187C57000045123456780987654321000000000000005000 0000000228057000045002233445500000000000 LEI ENDECKER, LOTHAR WACKER & WENDI G GMBH TELEFON 01. 02. 97 - 28. 02. 97 00 0128E 0000007000000000696000000037903545984000000003437382530000000000000
================================================================================ Dat entr äger - Begl ei t zet t elDat um: 21. 03. 2003 Sei te: 1================================================================================
Sammel ei nzugsauf t r ag an : St adt sparkasse Düssel dor f
Name der Datenträger aust ausch- Dat ei : DTAUS1. TXT
Ver wendet er Datent räger : PC- DOS 1, 44 MB
Name des Datentr ägers : TELEF210303
TeleDAS – Nachverarbeitung
Auswertung an DTAUSAuswertung an DTAUS
Folie 11
F ür d ie W e ite rve ra rbe itung de rD ate n ka nn d e r vo m Ex p ortz ie l
fü r d ie U m lau te er ford e rlich eZ e ichen sa tz fe stge leg t w erd e n
E rs te lle n e in e r in e in em F o rm a t zu r Ü be rna hm e m it d e m S A P -Pro g ra m m R F B IB L 00 . F ü r d ie zu berech ne n den K o ste n je de s B uc h ung sko n to s ,
da s in de n S tam m d ate n fü r d ie D a te n a usg abe an S A P e in ge ste llt is t, w ird e in e ig en er B u ch un gsda te n sa tz in d ie E xpo rtd a te i e inge trag e n.
Exportdatei
F e stle gen de r B uch ung s kon ten ,
de ren K o sten üb e r d ie S A P -S chnitts te llea bge re ch ne t w e rde n so llen .
m it d e r A n g ab e Ih re r S ach - u n d G e gen ko nte n
Aufnahme der EDIFACT-RechnungenAufnahme der EDIFACT-Rechnungen Die einzelnen Netzanbieter senden ihre elektronischen Rechnungsdaten in verschiedenen EDIFACT-Formaten
Folie 14
Aufnahme nicht strukturierter RechnungenAufnahme nicht strukturierter Rechnungen
Rechnungen mit beliebiger Struktur(im CSV-, dBase- oder Excelformat)
Aufnahme von Papier-Rechnungen Erstellen von Vorlagen für wiederkehrende Buchungen
Folie 15
Prüfungsumfangbekannte Buchungskonten Protokollieren der Rechnungsdaten von unbekannten Buchungskonten
unbekannte Artikel Protokollieren der Buchungskonten mit unbekannten Artikel
richtige Artikelmenge Protokollieren der Buchungskonten mit abweichender Artikelmenge
richtige Artikelpreise Protokollieren der Buchungskonten mit abweichenden Artikelpreisen
Verbrauchskosten Protokollieren der Buchungskonten mit abweichenden Verbrauchskostensummen
Einstellbare Prüftiefe
beliebige Überwachungsartikel für alle Buchungskonten einrichtbarbeliebige Überwachungsartikel für jedes Buchungskonto einrichtbar einstellbare Verbrauchskosten von/bis für jedes Buchungskonto
Auf diesem Blatt werden die Summen der Kostenarten aus der
Einzelrechnung aufgeführt
Diese Listenform zeigt die Einzelpositionen (Artikel) für
jedes Buchungskonto
Die Sortierung nach KoSt (oder Standorte) erzeugt diese Liste mit den Buchungskonten
der KoSt (oder des Standortes)
Folie 19
Weiterberechnung als GesamtsummenWeiterberechnung als Gesamtsummen
TeleDAS – Nachverarbeitung
Die Auswertung nach Abteilungen z.B. erzeugt eine Liste mit den
Summendaten aller Abteilungen
Die Auswertung KoSt nach Abt sortiert erzeugt diese Liste mit
den KoSt-Summen für jede Abteilung
Für diese Auswertung kann eine Rechnung im DIN C6-Format mit eigener Rechnungs-Nr. und Zahlungsziel erzeugt
werden
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Weiterberechnung mit Provider-individuellen SummenWeiterberechnung mit Provider-individuellen Summen
TeleDAS – Nachverarbeitung
Die Auswertung nach KoSt z.B. erzeugt eine Liste mit den Summen
aller Lieferanten dieser KoSt
Für diese Auswertung kann eine Rechnung im DIN C6-Format mit eigener Rechnungs-Nr. und Zahlungsziel erzeugt
werden
Die Summe aller Rechnungen kann auf einer Zahlungseingangs-Kontrollliste ausgegeben werden
Folie 21
Rechnungsumsätze mit frei wählbaren KostenartenRechnungsumsätze mit frei wählbaren Kostenarten
TeleDAS – Nachverarbeitung
Auswahl der Spalte, nach deren Kosten die Buchungskonten fallend sortiert werden.
Auswahl der auszugebenden Artikelarten. Die in diesen zusätzlichen Druckspalten ausgewiesenen Kosten verringern die Beträge in den übrigen Kostenspalten.
Folie 22
Rechnungsumsätze mit frei wählbaren LeistungskennungenRechnungsumsätze mit frei wählbaren Leistungskennungen
TeleDAS – Nachverarbeitung
Diese Leistungsgruppen sind frei definierbar.
Diese Leistungskennungen werden jeder Leistungsgruppe frei zugeordnet.
Die Einstellungen lassen sich als
Profile speichern und jederzeit wieder
benutzen
Die Auswertung weist für jede Leistungsgruppe deren Gesamtkosten aus. Zusätzlich werden zu jeder Gruppe die Kosten und Mengen von allen zugeordneten Kennungen im Detail aufgeführt.
Die Auswertungen können gedruckt oder in
eine Datenbankdatei ausgegeben werden
Folie 23
Umsätze aller berechneten ArtikelUmsätze aller berechneten Artikel
TeleDAS – Nachverarbeitung
Diese Option erstellt eine Liste mit allen in den ausgewählten Rechnungen enthaltenen Artikel-
nummern mit den Summen deren Umsätze.
Die Artikel werden nach der ausgewählten Hauptsortierung (Nr., Umsatz oder Kostenart)
gruppiert und nach Kosten fallend sortiert.
Folie 24
Artikelumsätze mit frei wählbaren KostenartenArtikelumsätze mit frei wählbaren Kostenarten
TeleDAS – Nachverarbeitung
Diese Option erstellt eine Liste mit allen für das jeweilige Konto berechneten Verbrauchskosten-
Artikel-Nummern.
Die Artikel werden nach der ausgewählten Sortierung (Nr., Umsatz oder Kostenart) fallend sortiert.
Die auszuwertenden Artikel werden automatisch aus der Auswertung berechnete Artikel summieren
übernommen. Über eine Auswahlliste können einzelne Artikel oder Artikelgruppen von der Auswahl
ausgeschlossen werden.
Folie 25
Kurzzeitkonten verwalten und auswertenKurzzeitkonten verwalten und auswerten
Die EVN-Daten jedes Buchungskontos können geladen und durch Anklicken der betreffenden
Gespräche als Privatgespräch deklariert werden.
Diese Funktion läst sich auch über die WEB-Server-Schnittstelle aufrufen. In
diesem Fall benötigt der Anwender jedoch sein kontenselektives WEB-Passwort für den Zugang zu seinen Gesprächsdaten.
Folie 38
Gesprächsstatistik der OrganisationskontenGesprächsstatistik der Organisationskonten
TeleDAS – Nachverarbeitung
Die Umsätze der EVN-Daten jeder Rechnung und jedes Buchungskontos können mit einer Vielzahl
von Einstellungen statistisch ausgewertet werden.
Folie 39
EVN-Rufnummern-SatistikEVN-Rufnummern-Satistik
TeleDAS – Nachverarbeitung
Die Summen der angewählten Ziele werden aus den EVN-Daten in Abhängigkeit des Zeitraumes und einer ggf. eingestellten Tarifzone ermittelt.
Zur individuellen Darstellung kann die Ausgabe nach verschiedenen Größen sortiert und auf
eine einstellbare Anzahl (z.B.Top 40) begrenzt werden.
Folie 40
Netzübergänge ausgebenNetzübergänge ausgeben
TeleDAS – Nachverarbeitung
Die Netzübergänge werden durch die EVN-Daten der genutzten Netzanbieter ermittelt.
Da die Rechnungen der Mobilfunkanbieter die erforderlichen Netzangaben nicht enthalten, erfolgt die Festlegung des genutzten Zielnetzes über die eingerichtete Vorwahltabelle.
Mit Hilfe der EVN-Daten werden die Volumenumsätze jedes Anschlusses in den einzelnen Tarifbereichen ermittelt. Die genutzten Budgetvolumen werden zusammen mit den aktiven Budgets aufgelistet. Darüber hinaus erfolgt eine Ausgabe der zusätzlich genutzten Datenvolumen, getrennt für In- und Ausland.
Mit Hilfe der EVN-Daten werden die Volumenumsätze jedes Anschlusses in den einzelnen Tarifbereichen ermittelt.
Folie 44
Die Rufnummern aller Buchungs-konten können in bis zu acht frei definierbare Listenformen ausgegeben werden.
Die Filterung und Sortierung kann für jede einzelne Liste frei festgelegt werden.
Telefonbuch-AusdruckTelefonbuch-Ausdruck
TeleDAS – Nachverarbeitung Folie 45
Auswerte-AssistentAuswerte-Assistent
TeleDAS – Nachverarbeitung
Alle benötigten Reports werden mit ihren Auswerte-grenzen, Betriebsweisen und
Sortierungen als vordefinierte Auswertungen gespeichert.
Diese vordefinierten Auswertungen werden anschließend in Joblisten gestellt und die Ausgabeziele festgelegt (Drucker, Datenbank usw.). Joblisten bilden eine verkettete Ausgabe aller enthaltenen Einträge.
Die vordefinierten Auswertungen dürfen beliebig oft in Joblisten verkettet werden.
Überwachung der Rechnungsempfangstermine von bis zu 20 verschiedenen Netzanbieter. Automatische Mailbenachrichtigung, falls die Rechnungen eines Netzanbieters nicht bis
Durchführen der hier eingetragenen Auswerte-Jobs direkt im Anschluss an die durchgeführte Rechnungsübernahme. Als zusätzliche oder alternative Funktion zur Rechnungseingangsüberwachung.
Automatische Mailbenachrichtigung über die durchgeführten Auswerte-Jobs.