TUGAS KULIAH
INTEGRASI, STRATEGI DAN KEBIJAKAN SISTEM INFORMASI PERENCANAAN
STRATEGI SISTEM INFORMASI
AKADEMI METEOROLOGI DAN GEOFISIKA (AMG)
Diajukan oleh : Lukito Nardi Akbar Jefri Abednego Mondong : : :
: 1011600218 1011600266 1011600408 1011600432
PROGRAM PASCA SARJANA MAGISTER KOMPUTER JURUSAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS BUDI LUHUR JAKARTA 2011i
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ii DAFTAR TABEL ... v DAFTAR GAMBAR ....... vi BAB I
1.1 1.2 1.3 1.4 PROFIL ORGANISASI 1 Sejarah Organisasi . Visi dan
Misi . Lokasi Fasilitas 1.4.1 Laboratorium 1.4.2 Internet .. 1.4.3
Perpustakaan . 1.4.3.1 Layanan Teknis .. 1.4.3.2 Layanan Pengguna .
1.4.4 Kegiatan Ekstrakurikuler Taruna/Taruni . 1.5 1.6 1.7 Struktur
Organisasi .. Statistik Taruna/Taruni .. Pelayanan Taruna/Taruni ..
1.7.1 BantuanTutorial Akademik . 1 1 2 2 2 3 3 3 3 5 5 6 7 7 7 8 9
10 10 15 19 22 26ii
1.7.2 Informasi Bimbingan dan Karir . 1.8 BAB II 2.1 Sistematika
Penulisan dan Laporan ANALISA LINGKUNGAN BISNIS. Analisa Internal
Bisnis ... .. ...
2.1.1 Analisa Value Chain
2.1.2 Identifikasi Permasalahan
2.1.3 Analisa SWOT .. 2.1.4 Analisa Critical Success Factors
(CSF) 2.2 .
Analisa Eksternal Bisnis ..
2.2.1 PEST ..... Politik ... Ekonomi ... Sosial Kultural
Teknologi ..
26 26 27 27 27 27 28 28 29 29 29 30 30 30 30 31 33
.. .. .
2.2.2 Five Forces Model
Threat Of Substitute Product/Service
Threat Of New Entrance .. Kompetitor Utama ..
Bargaining of power buyer ... Bargaining of Power Supplier ..
BAB III 3.1 3.2 ANALISA TEKNOLOGI INFORMASI .. TI Akademi
Meteorologi dan Geofisika .
Analisa Internal SI/TI Akademi Meteorologi dan Geofisika 3.2.1
Perangkat Keras (Hardware) 3.2.2 Perangkat Lunak (Software) ..
..
3.2.3 Jaringan (Network) .. 3.3 Peta current IS/IT Akademi
Meteorologi dan Geofisika menggunakan McFarlan
Grid... 34 3.4 Analisa Eksternal SI/TI Akademi Meteorologi dan
Geofisika . 3.4.1 Teknologi Hardware (Perangkat Keras) .. 3.4.2
Teknologi Jaringan .. 35 35 35 36 36 37 37 37
3.4.3 Teknologi Database .. 3.4.4 Teknologi Sistem Operasi
..
3.4.5 Trend Aplikasi Sistem Informasi . 3.4.6 Tren Open Source
3.5 .. ..
Hasil Analisa Eksternal IS/IT
iii
BAB IV 4.1
PERENCANAAN STRATEGI IS/IT AMG. 39 Manajemen SI/TI (IS/IT
Management Strategy) AMG .. 39 40 41 42 43 43 43 43 44 44 44 56 59
59 59 60
4.1.1 Struktur Organisasi .. 4.1.2 Pengembangan Kompetensi SDM
SI/TI . 4.1.3 Kebijakan SI/TI .... Prosedur Pemanfaatan SI/TI ..
Prosedur Pemeliharaan Infrastruktur TI ... Prosedur Pengadaan
Infrastruktur TI . .
Prosedur Pengadaan/Pengembangan Aplikasi TI Prosedur Pemilihan
Vendor SI/TI 4.2
.
Strategi SI/TI (IS/IT Strategy) .. 4.2.1 Identifikasi Kebutuhan
SI (IS Need) ..
4.2.2 Pemetaan Kebutuhan SI ke dalam Future Application
Portofolio BAB V 5.1 5.2 KESIMPULAN DAN SARAN .. Kesimpulan ...
Saran ...
DAFTAR PUSTAKA ....
iv
DAFTAR TABEL
TABEL 1.1 TABEL 2.1 TABEL 2.2 TABEL 2.3 TABEL 2.4 TABEL 2.5
TABEL 2.6 TABEL 2.7 TABEL 2.8 TABEL 3.1 TABEL 3.2 TABEL 4.1 TABEL
4.2 TABEL 4.3 TABEL 4.4 TABEL 4.5 TABEL 4.6 TABEL 4.7
Jumlah penerimaan Taruna/taruni dari tahun 2004 sampai 2009 .. 6
Permasalahan Pada primary Activities 14 Identifikasi Permasalahan
Berdasarkan Stakeholder ... 16 Perbaikan Permasalahan ... 16 Pola
Solusi Terhadap Permasalaha .. 18 Pola Solusi BSC Pada Aspek
Financial ... 23 Pola Solusi BSC Pada Aspek Customer .. 23 Pola
Solusi BSC Pada Aspek Internal Bussiness . ... 24 Pola Solusi Pada
Aspek Learning and Growth .... 25 Daftar Sistem Informasi AMG . 31
Current Application Portofolio .... 34 Kebutuhan SI BSC Pada Aspek
Customer .... 45 Kebutuhan SI BSC Pada Aspek Internal Bisnis
............. 46 Kebutuhan SI Untuk Permasalahan Pada Primary
Activities .. 50 Daftar Kebutuhan Sistem Informasi AMG 53 Matrix
Future Application Portofolio ... 56 Gap Analysis Sistem Informasi
AMG ... 57 Roadmap Pengembangan Sistem Informasi AMG 60
v
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR 1.1 GAMBAR 1.2 GAMBAR 2.1 GAMBAR 2.2 GAMBAR 3.1
Struktur Organisasi Akademi Meteorologi dan Geofisika ........ 5
Tren Jumlah Taruna Taruni ............ 6 Value Chain Akademi
Meteorologi dan Geofisika .. ....... 10 Five Forces Model Porter
......... 28 Skema Jaringan Akademi Meteorologi dan Geofisika
............ 33
vi
BAB I PROFIL ORGANISASI
1.1
Sejarah Organisasi Akademi Meteorologi dan Geofisika (AMG)
didirikan di Bandung pada tahun 1955 dengan nama Akademi Meterologi
dan Geofisika (AMG), kampusnya berada di Institut Teknologi Bandung
(ITB). Pada tahun 1960, AMG dipindahkan ke Jakarta, kampusnya
berada di Kantor Lembaga Meteorologi dan Geofisika (LMG) Jl. Arief
Rakhman Hakim No. 3 Jakarta Pusat.Tahun 1960 1978 AMG dibawah Pusat
Meteorologi dan Geofisika. Pada tahun 1978, AMG berubah nama
menjadi Balai Pendidikan dan Latihan Meteorologi dan Geofisika
(BPLMG) dengan status berada di bawah Badan Diklat Departemen
Perhubungan (KM. 55/OT/PHB-1978 31 Maret 1978). Sejak tahun 2000,
BPLMG berubah kembali menjadi AMG di bawah Badan Diklat Departemen
Perhubungan (SK. Menhub No. KM 82 Thn 1999 Tgl 13-10-1999), dan
kampusnya pindah dan berlokasi di Jl. Perhubungan I No.5,Komplek
Meteo DEPHUB, Pondok Betung,Bintaro. Dan sampai tahun 2004 AMG
tetap dibawah Badan Diklat dengan SK Menhub No. 72 Thn 2002 Tgl
2-10-2002. Terhitung mulai 1 Januari 2005 AMG berada dibawah Badan
Meteorologi dan Geofisika (BMG) sebagai Lembaga Pemerintah Non
Departemen (LPND), berdasarkan SK KBMG No. 003 Tahun 2004.
1.2
Visi dan Misi Visi : Terwujudnya peserta didik mempunyai sumber
daya manusia di bidang meteorologi dan geofisika yang handal,
berdaya saing dan memberikan nilai tambah melalui pendidikan dan
pelatihan. Misi : Menyiapkan peserta didik menjadi anggota
masyarakat meteorologi dan geofisika yang memiliki kemampuan
professional dibidang Meteorologi, Geofisika, Klimatologi dan
Teknik Meteorologi/Geofisika.x
Menyebarluaskan
ilmu
pengetahuan
di
bidang
Meteorologi,
Geofisika,
Klimatologi, dan Teknik Meteorologi/Geofisika serta mengupayakan
penerapan untuk mrningkatkan kesejahteraan masyarakat dan
memperkaya kebudayaan nasional. Melaksanakan penelitian yang
bertujuan untuk mengembangkan penerapan ilmu pengetahuan dalam
bidang Meteorologi, Geofisika, Klimatologi dan Teknik
Meteorologi/Geofisika.
1.3
Lokasi Sejak tahun 2000, BPLMG berubah kembali menjadi AMG di
bawah Badan Diklat Departemen Perhubungan (SK. Menhub No. KM 82 Thn
1999 Tgl 13-10-1999), dan kampusnya pindah dan berlokasi di Jl.
Perhubungan I No.5,Komplek Meteo DEPHUB, Pondok Betung,Bintaro. Dan
sampai tahun 2004 AMG tetap dibawah Badan Diklat dengan SK Menhub
No. 72 Thn 2002 Tgl 2-10-2002.
1.4
Fasilitas Sebagai Akademi yang berorientasi pada mutu, Akademi
Meteorologi dan Geofisika terus mengembangkan sarana dan prasarana
yang diperlukan, baik yang menyangkut kegiatan akademik,
administratif maupun ketarunaan. Berbagai kebutuhan telah dipenuhi,
seperti ruang kuliah, administrasi, laboratorium, perpustakaan,
sarana kegiatan ketarunaan, lapangan olah raga, perpustakaan dan
sebagainya.
1.4.1 Laboratorium Laboratorium yang ada di Akademi Meteorologi
dan Geofisika antara lain laboratorium bahasa, laboratorium
elektronika, laboratorium fisika dasar, laboratorium geofisika,
laboratorium komputer, dan laboratorium meteorologi. Berbagai
laboratorium itu memungkinkan para taruna/taruni untuk dapat
mengembangkan kemampuan serta ilmu yang diperoleh di ruang kuliah.
Oleh karenanya, para taruna/taruni didorong untuk secara aktif
memanfaatkannya.
2
1.4.2 Internet Fasilitas internet yang merupakan fasilitas
standar Akademi,
memungkinkan setiap taruna/taruni mengakses berbagai informasi
yang diperlukan, terutama yang berkaitan dengan bidang studi yang
ditekuninya. Selain itu dikembangkan pula sistem e-learning untuk
memudahkan taruna/taruni bertanya langsung kepada dosen tentang
materi yang berkaitan dengan matakuliah yang sedang dipelajarinya.
Demikian pula dalam pemberian tugas maupun materi kuliah dapat
dilakukan dengan memanfaatkan internet.
1.4.3 Perpustakaan Perpustakaan Akademi Meteorologi dan
Geofisika merupakan unit yang berfungsi pelayanan informasi kepada
civitas akademika dalam melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi
yang meliputi pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat.
Layanan utama perpustakaan adalah : 1.4.3.1 Layanan Teknis
Layanan yang menjalankan tugas pengembangan koleksi dan pengolahan
bahan pustaka serta menginformasikan kepada pengguna. Dengan
pelayanan ini memungkinkan pengguna memberikan usulan koleksi yang
diperlukan.
1.4.3.2 Layanan Pengguna Layanan pengguna terdiri dari : a.
Layanan Sirkulasi : memberikan pelayanan peminjaman dan
pengembalian buku, keterangan bebas pustaka serta keanggotan
perpustakaan. b. Layanan Tugas Akhir : memberikan layanan informasi
kepada pengguna khususnya taruna/taruni yang sedang menyusun tugas
akhir dengan : - memberikan bantuan penelusuran skripsi.3
- menyajikan koleksi skripsi dan laporan KKP dari semua program
studi yang ada di Akademi Meteorologi dan Geofisika - menyediakan
ruang baca skripsi. - menerima skripsi yang sudah di hardcover, dan
menerbitkan tanda terima pengumpulan skripsi dan laporan KKP. c.
Layanan Referensi : mengarahkan, menunjukkan, menggali,
menelusur informasi dari berbagai sumber informasi yang ada di
perpustakaan maupun di luar perpustakaan baik tercetak maupun non
cetak untuk menjawab kebutuhan pengguna. d. Layanan Terbit Berseri
: menyediakan ruang baca majalah serta koleksi surat kabar, jurnal
dan majalah dari berbagai terbitan baik nasional maupun
internasional, tercetak maupun elektronik
(CDROM) dan jurnal dari berbagai perguruan tinggi di Indonesia.
e. Layanan Ruang Baca dan Diskusi : menyediakan ruang baca baik
untuk individu dengan tersedianya meja baca untuk individu maupun
kelompok dengan tersedianya meja baca kelompok. Di samping itu
pengguna dapat melakukan diskusi dengan memanfaatkan ruang
diskusi/rapat dengan daya tampung 10 orang. f. Layanan internet dan
multimedia : memungkinkan pengguna untuk menelusur informasi
melalui internet dengan dibukanya pojok internet (internet corner)
yang dapat diakses dengan gratis. Di samping itu dengan tersedianya
komputer multimedia, pengguna dapat memanfaatkan/membaca koleksi
elektronik/digital seperti hasil scanning skripsi koleksi
perpustakaan yang sudah digudangkan. Pengguna juga dapat
memanfaatkan komputer multimedia untuk sekedar membaca maupun untuk
keperluan burning CD ROM yang ada di perpustakaan. Koleksi CD ROM
yang ada antara lain CD beberapa software, tutorial sebuah buku dan
CD soft copy tugas akhir taruna Akademi Meteorologi dan
Geofisika.
4
g.
Hotspot : bagi pengguna yang membawa laptop dapat langsung
mengakses internet karena di perpustakaan telah terpasang
WiFi/wireless. Perpustakaan juga menyediakan beberapa meja yang
telah dipasang steger listrik.
1.4.4 Kegiatan Ektrakulikuler Taruna/Taruni Selain kegiatan
akademik, AMG juga memiliki kegiatan ekstrakulikuler yang diadakan
diluar jam perkuliahan. Kegiatan tersebut antaralain : Karate,
Basket, Voli, Sepakbola, dan Marching Band serta Pasukan Pengibar
Bendera.
1.5
Struktur Organisasi
Gambar 1.1 Struktur Organisasi Akademi Meteorologi dan
Geofisika
5
1.6
Statistik Taruna/Taruni
Berikut ini adalah data mengenai jumlah taruna/taruni baru yang
masuk ke Akademi Meteorologi dan Geofisika dari tahun akademik
2004/2005 sampai dengan tahun akademik 2009/2010.
Tabel 1.1 Jumlah Penerimaan Taruna/Taruni dari Tahun 2004 sampai
tahun 2009 Tahun Akademik 2004/2005 2005/2006 2006/2007 2007/2008
2008/2009 2009/2010 Jurusan Meteorologi (orang) 30 36 30 44 64 116
Jurusan Geofisika (orang) 30 36 29 33 39 30
Gambar 1.2. Tren Jumlah Taruna-Taruni AMG
6
1.7
Pelayanan Taruna/Taruni Taruna/Taruni dalam melaksanakan
studinya membutuhkan arahan/bimbingan yang dapat memperlancar
penyelesaian studinya. Berikut ini adalah beberapa layanan yang
diberikan oleh pihak Akademi Meteorologi dan Geofisika kepada para
Taruna/Taruni-nya :
1.7.1 Bantuan Tutorial Akademik Taruna/Taruni dalam melaksanakan
studinya membutuhkan
arahan/bimbingan yang dapat memperlancar penyelesaian studinya.
Untuk itu, mulai dari semester pertama telah ditetapkan seorang
Dosen Penasihat Akademik (PA) bagi setiap taruna/taruni. Penasihat
Akademik akan membimbing taruna/taruni dalam merencanakan studinya,
juga memberikan informasi yang berkaitan dengan kegiatan akademik.
Bagi taruna/taruni tahap akhir yang akan membuat laporan tugas
akhir juga ditunjuk seorang pembimbing tugas akhir. Untuk dapat
memberikan layanan akademik yang optimal, Penasihat akademik
didukung oleh ketersediaan sistem informasi PA yang menyajikan
berbagai informasi akademik dari setiap taruna/taruni, diantaranya:
nilai ujian, nilai keseluruhan dan kehadiran.
1.7.2 Informasi dan Bimbingan Karier Informasi bagi
taruna/taruni, baik akademik maupun non akademik disosialisasikan
melalui papan pengumuman yang diletakkan di tempat tempat strategis
yang dapat dilihat dengan mudah oleh taruna/taruni. Selain itu
informasi yang ada juga disosialisasikan melalui website Akademi
Meteorologi dan Geofisika. Akademi Meteorologi dan Geofisika juga
menyediakan informasi tentang pengembangan karir, yang dapat
diakses taruna/taruni di website. Pada situs tersebut disediakan
informasi yang berhubungan dunia kerja.
7
1.8
Sistematika Penulisan Laporan Adapun sistematika penulisan
laporan perencanaan strategis sistem informasi pada Akademi
Meteorologi dan Geofisika adalah sebagai berikut :
BAB I :
Pada bagian ini dijelaskan tentang profil Akademi Meteorologi
dan Geofisika yang dimulai dari sejarah organisasi sampai kepada
fasilitas pelayanan untuk taruna/taruni. Di akhir bab ini akan
dijelaskan alasan mengapa diperlukan perencanaan strategis sistem
informasi pada Akademi Meteorologi dan Geofisika.
BAB II : Pada bagian ini dijelaskan tentang analisis lingkungan
bisnis organisasi yang meliputi analisis lingkungan external dan
internal bisnis dengan menggunakan metode Value Chain, SWOT
Analysis, BSC CSFs, PEST dan Five Forces Model. Deteksi
permasalahan dan pola solusi juga dijelaskan pada bagian ini.
BAB III : Bab ini berisikan penjelasan tentang analisa terhadap
teknologi informasi baik kondisi internal mau pun kondisi external
SI/TI. Bab ini menghasilkan suatu Current Application
Portofolio.
BAB IV : Pada bab ini dijelaskan tentang Perencanaan Strategi
IS/IT yang meliputi IS/IT Management Strategy, IS/IT Strategy,
Future Application Portofolio, Analisis Gap, dan Road Map
Pengembangan SI.
BAB V : Bab ini berisikan kesimpulan dan saran yang dapat
diberikan berdasarkan analisa penjelasan dan uraian yang telah
disampai pada bab-bab sebelumnya.
8
BAB II ANALISA LINGKUNGAN BISNIS
Analisis lingkungan bisnis, baik internal maupun eksternal,
digunakan untuk mengidentifikasikan masalah-masalah dan
kesempatan-kesempatan bisnis yang nantinya akan digunakan dalam
pembuatan perencanaan strategis SI/TI. Mempelajari faktor-faktor
internal sangat perlu dilakukan karena setiap perusahaan memiliki
keunikan tersendiri, yang membedakannya dengan perusahaan lain.
Aspek eksternal juga harus dipelajari karena aspek tersebut sangat
kuat dalam menentukan kelangsungan hidup perusahaan, sebagai contoh
yaitu tanpa ada produk dan jasa yang laku dijual di pasaran,
perusahaan akan merugi dan dapat mengalami kebangkrutan, oleh
karenanya diperlukan strategi khusus untuk dapat mengantisipasi
setiap pergerakan dinamis yang mungkin terjadi pada
komponen-komponen eksternal. Perubahan pada komponen luar akan
merubah komponen-komponen internal baik secara langsung maupun
tidak langsung. Teknologi informasi, sebagai salah satu komponen
internal, harus mampu mengantisipasi perubahan tersebut.
Analisis lingkungan bisnis Akademi Meteorologi dan Geofisika
(AMG), baik internal maupun eksternal menggunakan 5 metodologi,
yaitu : 1. Value Chain 2. SWOT Analysis 3. Critical Success Factors
(CSF) 4. PEST 5. Five Forces Model
Untuk analisa internal digunakan metode Value Chain, SWOT dan
CSF sedangkan analisa external menggunakan metode PEST (Politik,
Ekonomi, Sosial dan Teknologi) dan Five Forces Model.
9
2.1.
Analisa Internal Bisnis
2.1.1. Analisa Value Chain Analisa Value Chain bertujuan untuk
mengidentifikasi dan membagi aktivitas di dalam perusahaan (AMG)
menjadi Aktivitas Pendukung (Support Activities) dan Aktivitas
Utama (Primary Activities). Gambar dibawah ini merupakan Vaule
Chain yang ada dalam Akademi Meteorologi dan Geofisika.
Dari gambar 2.1 terdapat 4 aktivitas pendukung dan 12 aktivitas
utama Akademi Meteorologi dan Geofisika. 4 (Empat) aktivitas
pendukung yaitu : (1) Infrastruktur Perusahaan (Manajemen,
Akuntansi dan Keuangan) Berfungsi untuk melaksanakan kegiatan
akuntansi dan keuangan termasuk di dalamnya membuat anggaran dan
melakukan pengawasan internal. (2) Manajemen Sumberdaya Manusia
(human resource management seperti penerimaan dan pelatihan
pegawai) Berfungsi untuk melaksanakan kegiatan Administrasi
karyawan, pemberdayaan, pengembangan dan penilaian kinerja
karyawan; dan pendidikan.10
(3) Pengembangan Teknologi (technology development seperti
R&D, peningkatan kualitas belajar dan mengajar beserta
prosesnya) Berfungsi untuk menyusun, mengoperasikan, memelihara,
memantau dan mengendalikan SI dan komputer; Melakukan kegiatan tata
usaha kantor dan perencanaan serta pengembangan program/rencana
kerja (4) Pengadaan Sarana dan Prasarana (Perlengkapan dan
Peralatan) Berfungsi untuk melaksanakan kegiatan pengadaan Sarana
dan Prasarana untuk menunjang Kegiatan Operasional Organisasi
11 (sebelas) aktivitas utama adalah : (1) Promosi Aktivitas ini
berfungsi untuk memperkenalkan Akademi Meteorologi dan Geofisika ke
masyarakat dan juga dapat digunakan untuk mendukung proses
penerimaan taruna/taruni baru sebagai sarana promosi untuk menarik
minat konsumen. (2) Penerimaan Taruna/Taruni Baru Kegiatan ini
digunakan mencatat data Taruna/Taruni yang mendaftar, mempersiapkan
administrasi, ujian dan menentukan daftar Taruna/Taruni yang
diterima. (3) Pengembangan Tenaga Dosen dan Staff Kegiatan ini
bertujuan untuk meningkatkan kompetensi dosen dan staff. Bagi para
dosen diberikan beasiswa untuk melanjutkan pendidikan ke tingkat
selanjutnya, dan pelatihanpelatihan yang nantinya akan mendukung
dalam proses belajar mengajar. Sementara untuk staff dilakukan
pelatihan-pelatihan yang nantinya akan meningkatkan pelayanan
kepada Taruna/Taruni dan biro-biro terkait. (4) Pengaturan
Kurikulum Kegiatan ini dilakukan untuk menyesuaikan kurikulum yang
ada dengan kebutuhan / permintaan dunia bisnis saat ini dan
ketentuan yang ada pada Dinas Pendidikan. (5) Pelaksanaan Proses
Belajar dan Mengajar. Kegiatan ini dilakukan untuk memastikan
proses belajar dan mengajar dapat berjalan baik. Proses ini
didukung oleh adanya system Penjadwalan, yang mengatur jadwal
perkuliahan yang nantinya akan dilalui oleh taruna/taruni; system
pengajaran yang menangani masalah kehadiran taruna/taruni; system
BAA yang menangani masalah nilai kuliah taruna/taruni dan website
dosen yang memungkinkan dosen mengentri nilai taruna/taruni secara
langsung11
via web. Dalam pemilihan mata kuliah dan jadwal kuliah semester
kedua dan seterusnya, taruna/taruni diberikan keleluasaan untuk
dapat memilih mata kuliah dan jadwal yang sesuai dengan waktu yang
dimiiliki oleh taruna/taruni, asalkan tetap mengacu pada kurikulum
tiap program studi. Proses pemilihan mata kuliah dan jadwal kuliah
ini sudah dapat dilakukan melalui web dan SMS selain dengan cara
yang biasa dilakukan, yakni melalui dosen pembimbing akademik
masing-masing. Dosen pembimbing akademik ditugaskan untuk
membimbing taruna/taruni mulai dari semester awal hingga
taruna/taruni menyelesaikan studinya di Akademi Meteorologi dan
Geofisika. Hal ini dimaksudkan agar diharapkan taruna/taruni
nantinya akan menyelesaikan studinya dengan tepat waktu. Dosen
pembimbing akademik dalam melaksanakan tugasnya yaitu membimbing
taruna/taruni akan dibantu oleh system informasi PA (Penasehat
Akademik), sehingga dengan cepat dosen bisa memantau data kehadiran
dan nilai taruna/taruni bimbingannya. Dengan demikian jika terjadi
penurunan prestasi taruna/taruni, akan segera dapat ditindak
lanjuti. (6) Pengelolaan Perpustakaan. Pengelolaan Perpustakaan
didukung oleh adanya system informasi perpustakaan yang dapat
digunakan untuk mengetahui data buku, jurnal, majalah yang ada.
Proses peminjaman dan pengembalian buku sudah terkomputerisasi
sehingga dapat secara cepat dapat diketahui siapa saja yang belum
mengembalikan buku, buku-buku apa saja yang masih ada, dsb (7)
Pengelolaan Laboratorium Kegiatan belajar mengajar di Akademi
Meteorologi dan Geofisika didukung oleh tersedianya
laboratorium-laboratorium seperti laboratorium computer yang
terdiri dari 500 komputer, studio arsitektur, studio fotografi,
ruang seminar khusus dan studio komunikasi. (8) Persiapan dan
Pelaksanaan UTS / UAS Pelaksanaan UTS (Ujian Tengah Semester)
biasanya dilaksanakan pada pertemuan ke 8 atau 9, tergantung dari
kesepakatan antara dosen dan mahasiswanya, sementara pelaksanaan
UAS (Ujian Akhir Semester) dilakukan secara serentak sesuai dengan
jadwal yang telah ditetapkan olehBiro Administrasi Akademik dan
Ketarunaan. Proses pelaksanaan UAS ini didukung dengan adanya
system informasi Pengawas dan Piket Ujian. Dengan menggunakan
system-sistem ini maka data-data yang berhubungan dengan ujian,
seperti jadwal pengawas, siapa pengawasnya dan berapa honor yang
akan diterima oleh pengawas sudah terkomputerisasi dengan baik.
Kemudian dengan system ini pula dapat diketahui12
dengan cepat data taruna/taruni yang melanggar ketentuan dalam
ujian seperti tidak memakai seragam, terlambat, tidak membawa kartu
dan tertangkap melakukan pencontekan. Data pelanggaran ini akan
dipakai dalam proses pemberian nilai taruna/taruni. Hal ini
dimaksudkan agar mahasiswa benar-benar mendapatkan nilai dengan
cara yang fair, sehingga tujuan Akademi Meteorologi dan Geofisika
yang tercermin dalam visi misinya yaitu Terwujudnya peserta didik
mempunyai sumber daya manusia di bidang meteorologi dan geofisika
yang handal, berdaya saing dan memberikan nilai tambah melalui
pendidikan dan pelatihan. (9) Tugas Akhir / Ujian Komprehensif
Untuk melengkapi syarat kelulusan taruna/taruni, maka taruna/taruni
juga wajib mengerjakan skripsi atau tugas akhir. Langkah-langkahnya
adalah pendaftaran, pembayaran, pemilihan dosen pembimbing skripsi,
siding skripsi, penilaian, revisi (jika ada) dan pengumpulan tugas
akhir ke perpustakaan. Hampir semua proses tersebut sudah
terkomputerisasi dengan adanya system informasi yang mendukungnya,
seperti pada proses pendaftaran, pembayaran, pemilihan dosen,
penilaian dan pencatatan data pengumpulan tugas akhir ke
perpustakaan. Pada proses pemilihan dosen pembimbing tugas akhir
ini pun, taruna/taruni dapat memilih secara langsung via web maupun
SMS (10) Wisuda Setelah taruna/taruni menyelesaikan tugas akhir
maka taruna/taruni berhak untuk mengikuti wisuda. Proses ini
dimulai dari proses pendaftaran, pembayaran dan pelaksanaan wisuda.
Proses-proses tadi telah didukung oleh system sistem yang terkait
seperti system keuangan dan system pendaftaran wisuda itu sendiri.
(11) Administrasi Alumni Setelah menjadi alumni, maka diadakanlah
proses pendataan alumni yang memungkinkan terjadinya hubungan atau
interaksi yang menguntungkan antara taruna/taruni AMG yang sedang
menjalani pendidikannya dan para alumni di mana AMG sebagai
mediatornya. Untuk mengetahui permasalahan apa saja yang ada pada
12 aktivitas utama dapat dilihat pada tabel 2.1 di bawah ini.
13
Tabel 2.1 Permasalahan Pada Primary Activities No. 1. Promosi
Aktivitas y Permasalahan Kurangnya kegiatan Promosi (Promosi
dilakukan hanya pada waktu tertentu saja ). y 2. Penerimaan
Mahasiswa Baru Kurangnya Informasi yang disampaikan kepada
Masyarakat. y Proses Penerimaan Taruna/Taruni Baru Masih Dilakukan
Secara Semi Manual (SPMB). y y 3. Pengembangan Dosen / Staff y 4.
Pengaturan Kurikulum Tenaga Waktu proses menjadi lama. Membutuhkan
lebih banyak pegawai (panitia penerimaan) dan biaya (COST) menjadi
tinggi. y Kegiatan Pengembangan / kompetensi dosen / staff belum
terencana dengan baik. Riwayat pelatihan / pengembangan dosen /
staff belum terdokumentasi dengan baik. y Standarisasi kurikulum
dengan DIKTI dan
permintaan Dunia Bisnis belum terkelola dengan baik. y 5.
Pelaksanaan Proses Belajar dan Mengajar. 6. Pengelolaan
Perpustakaan y y Analisa Trend kurikulum belum tersedia. Tidak
Fleksibel proses belajar mengajar karena belum adanya system
belajar mengajar yang online. Belum dimiliki system informasi
perpustakaan Online yang memungkinkan terjadinya peminjaman secara
online. 7. Pengelolaan Laboratorium y Belum adanya system informasi
yang memberikan laporan tentang kondisi peralatan / perlengkapan
laboratorium. 8. Persiapan dan Pelaksanaan UTS (Ujian Akhir
Semester) y Sistem Informasi Piket dan Pengawas Ujian masih
merupakan system yang terpisah dan belum
14
dan
UAS
(Ujian
Akhir
diintegrasikan dengan data peserta ujian.
Semester) 9. KKP (Kuliah Kerja Praktek) y Sistem Informasi KKP
masih merupakan system yang terpisah dan belum diintegrasikan
dengan system akademik ketarunaan. 10. Tugas Akhir y Sistem
Informasi Tugas Akhir masih terpisah juga sehingga membutuhkan Sign
On lagi. 11. Wisuda y Sistem Wisuda masih terpisah juga sehingga
membutuhkan Sign On lagi. 12. Administrasi Alumni y Belum adanya
system pendataan alumni sehingga belum dapat melihat TREND.
Permasalahan utama yang dimiliki oleh Akademi Meteorologi dan
Geofisika berdasarkan tabel 2.1 di atas adalah tidak adanya
integrasi antar berbagai system aplikasi yang telah dikembangkan
oleh Akademi Meteorologi dan Geofisika. Sehingga, untuk setiap
sistem memiliki aplikasi dan database sendiri-sendiri dan
membutuhkan Sign On yang berbeda-beda untuk setiap aplikasinya.
2.1.2. Identifikasi Permasalahan Identifikasi permasalah yang
ada dalam Akademi Meteorologi dan Geofisika berdasarkan anallisis
terhadap stakeholder Akademi Meteorologi dan Geofisika. Stakeholder
Akademi Meteorologi dan Geofisika terdiri dari pemerintah,
masyarakat, dosen, taruna/taruni, staff dan manajemen.
Tabel 2.2 Identifikasi permasalahan Berdasarkan Stakeholder No.
1. Stakeholder Dosen keinginan Dapat memberikan transfer ilmu dan
Proses Permasalahan transfer ilmu dan
informasi lain secara mudah dan informasi tidak fleksibel dan
fleksibel kepada taruna/taruni dalam interaktif.
15
proses perkuliahan. 2. Taruna / Taruni Mendapatkan materi
perkuliahan dan Proses informasi dengan cara yang fleksibel
fleksibel dan mudah. 3. Staff interaktif. pelayanan masih dan
berjalan perkuliahan dan tidak kurang
Memberikan proses pelayanan yang Proses baik, cepat, dan tanggap
kepada pelaporan taruna/taruni dan dosen serta lambat.
menyiapkan sarana dan prasarana yang baik untuk jalannya
perkuliahan serta membuat laporan untuk
manajemen. 4. Masyarakat Mendapatkan informasi yang jelas
Masyarakat dan tepat tentang dan belum
Akademi mendapatkan informasi yang Geofisika, lengkap dan tepat
tentang yang Akademi Meteorologi dan
Meteorologi kompetensi
taruna/taruni
dibentuk serta profil lulusan Akademi Geofisika secara
keseluruhan. Meteorologi dan Geofisika. 5. Management Jumlah
taruna/taruni meningkat dan Tidak memiliki taruna/taruni ada
peningkatan
dengan taruna/taruni yang lulus dan
kualitas yang terus membaik dalam kualitas taruna/taruni. segi
prestasi dan kompetensi.
Berdasarkan permasalah yang didapatkan dari analisis
permasalahan terhadap stakeholder di susun saran perbaikan terhadap
setiap permasalah yang ada. Tabel 2.3. Perbaikan Permasalahan No.
1. Permasalahan Proses transfer ilmu dan informasi tidak fleksibel
dan interaktif Ukuran Proses perkuliahan lebih mudah dan fleksibel.
Saran Perbaikan Menyediakan fasilitas perkuliahan yang fleksibel
dan mudah tanpa batasan tempat16
dan waktu. 2. Proses perkuliahan tidak fleksibel dan kurang
interaktif. Proses perkuliahan lebih mudah dan fleksibel.
Menyediakan Fasilitas perkuliahan yang fleksibel dan mudah tanpa
batasan tempat dan waktu. 3. Proses pelayanan dan pelaporan masih
berjalan lambat. Waktu pelayanan dan memberikan laporan kepada
manajemen. Penyederhanaan proses pelayanan terhadap taruna/taruni
dan dosen serta meningkatkan integrasi system dan data. 4.
Masyarakat belum mendapatkan informasi yang lengkap dan tepat
tentang Akademi Meteorologi dan Geofisika secara keseluruhan.
Kecepatan dan ketepatan informasi yang sampai kepada masyarakat.
Menyediakan dan menyebarkan informasi yang cepat dan akurat serta
selalu di update. 5. Tidak ada peningkatan jumlah Taruna/Taruni
jumlah Taruna/Taruni baru Melakukan kerjasama dengan sekolah SMU /
sederajat serta Instansi / Perusahaan sebagai penerima lulusan
Akademi Meteorologi dan Geofisika. 6. Pemerintah Informasi sulit
didapatkan secara cepat dan tepat. Kemudahan, kecepatan dan
ketepatan informasi yang didapat. Melakukan penyederhanaan system
akses informasi data Ketarunaan.17
Berdasarkan saran perbaikan yang telah didapat, selanjutnya
saran perbaikan tersebut dianalisis untu mendapatkan pola solusi
bisnis Akademi Meteorologi dan Geofisika.
Tabel 2.4. Pola Solusi terhadap permasalahan No. 1. Saran
Perbaikan Melakukan penyederhanaan system akses informasi data
ketarunaan. 2. Menyediakan fasilitas perkuliahan yang fleksibel dan
mudah tanpa batasan tempat dan waktu 3. Penyederhanaan proses
pelayanan terhadap taruna/taruni dan dosen serta meningkatkan
integrasi system dan data 4. Menyediakan dan menyebarkan informasi
yang cepat dan akurat serta selalu di update. 5. Melakukan
kerjasama dengan sekolah SMU/sederajat serta instansi/Perusahaan
sebagai penerima lulusan Akademi Meteorologi dan Geofisika. 6.
Melakukan penyederhanaan system akses informasi data ketarunaan.
Aplikasi online dan database yang berhubungan data ketarunaan dan
informasi yang dibutuhkan dalam akreditasi. Aplikasi online/website
yang menyediakan informasi aktifitas yang berhubungan dengan
kualitas perkuliahan, kompetensi taruna/taruni serta profil lulusan
dan prestasiprestasi yang telah dicapai. Pola Solusi Aplikasi
E-learning yang interaktif yang dapat digunakan sebagai solusi
proses perkuliahan yang fleksibel dan interaktif. Aplikasi
E-learning yang interaktif yang dapat digunakan sebagai solusi
proses perkuliahan yang fleksibel dan interaktif. Menyederhanakan
proses pelayanan terhadap taruna/taruni dan dosen serta memberikan
dampak positif terhadap kecepatan dan ketepatan report kepada
management. Website yang interaktif dan mengandung informasi yang
akurat serta selalu ter-update.
18
2.1.3. Analisa SWOT Analisis SWOT digunakan untuk menilai
kekuatan (Strength) dan kelemahan (Weakness) dari sumber daya yang
dimiliki Instansi / Perusahaan serta kesempatan (Opportunities) dan
tantangan (Threat) eksternal yang dihadapinya.
Strength - Brand Image sebagai lembaga sekolah Meteorologi dan
Geofisika pertama di
Indonesia Akademi Meteorologi dan Geofisika merupakan Lembaga
pendidikan tinggi pertama yang menyelenggarakann pendidikan
Meteorologi dan Geofisika dan telah lama memiliki Brand image dalam
masyarakat bahwa Akademi Meteorologi dan Geofisika paling baik
adalah AMG - Memiliki fasilitas pendukung yang lengkap Akademi
Meteorologi dan Geofisika yang merupakan perguruan tinggi pertama
yang menyelenggarakan pendidikan meteorologi dan geofisika telah
memiliki berbagai fasilitas yang lengkap untuk mendukung
berjalannya perdidikan. - Kurikulum disusun mengikuti kondisi dunia
Akademi Meteorologi dan Geofisika memiliki kurikulum yang membentuk
taruna/taruni memiliki kompetensi yang dibutuhkan dunia kerja,
penyusunan kurikulum Akademi Meteorologi dan Geofisika melibatkan
alumni. - Fungsi bimbingan akademik dijalankan secara intensif
Dalam Akademi Meteorologi dan Geofisika setiap dosen bimbingan
dituntut untuk aktif dalam menjalankan bimbingan terhadap
taruna/taruni sehingga fungsi bimbingan menjadi intensif dan dapat
memudahkaan taruna/taruni dalam memperoleh kelulusan.
Weakness - Kurang kerjasama dengan pihak ketiga yang memberikan
value ke taruna/taruni AMG tidak memiliki kerjasama dengan pihak
ketiga dalam hal ini perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang
meteorologi dan geofisika, kerjasama yang dimaksud adalah kerjasama
yang memberikan nilai lebih kepada taruna/taruni Akademi
Meteorologi dan Geofisika.
19
- Sistem pendataan yang tidak baik terhadap kritik dan pengaduan
taruna/taruni sehingga tidak bisa menggali informasi lebih dalam
AMG merupakan Akademi yang sangat peduli terhadap keluhan pelanggan
yang digunakan untuk memperbaiki layanan agar lebih baik dan
memuaskan pelanggan. Namun pendataan kurang baik terhadap kritik,
saran, pengaduan yang diperoleh, sehingga tidak dapat menggali
informasi yang lebih dalam tentang keluhan pelanggan dan keinginan
pelanggan. - Perdaftaran tidak dilakukan secara Online Pada
pendaftaran taruna/taruni baru Akademi Meteorologi dan Geofisika
tidak memiliki aplikasi online untuk memudahkan calon mahasiswa.
Setiap calon mahasiswa harus datang ke kampus Akademi Meteorologi
dan Geofisika di Pondok Betung. Hal ini kurang memudahkan calon
taruna/taruni baru AMG. Pengelolaan SDM dan organisasi masih
bersifat kekeluargaan, tidak berdasarkan kompetensi, rektorat tidak
terlalu berperan. - Kurang intensif melakukan promosi Akademi
Meteorologi dan Geofisika selama ini kurang intensif dalam
melakukan promosi baik promosi secara langsung maupun secara tidak
langsung. Promosi yang selama ini dilakukan adalah promosi
penerimaan taruna/taruni baru. - Kurang memberikan informasi
mengenai keunggulan Akademi Meteorologi dan Geofisika yang
merupakan akademi pertama yang menyelenggarakan pendidikan
meteorologi dan geofisika memiliki berbagai keunggulan baik
prasarana, sarana, kurikulim , kompetensi dosen taruna/taruni dan
kualitas lulusannya. Namun informasi tersebut baru sedikit yang
sampai kepada masyarakat, hal ini dikarenakan AMG kurang aktif
dalam menyebarkan informasi keunggulannya.
Opportunity - Tingginya animo masyarakat untuk mudah mendapat
pekerjaan setelah lulus kuliah Masyarakat Indonesia banyak yang
berfikiran bahwa dengan lulus dari perguruan tinggi maka akan
semakin mudah untuk mencari pekerjaan. - Minat masyarakat akan
bidang meteorologi dan geofisika masih tinggi. Saat ini meteorologi
dan geofisika merupakan salah satu bidang yang paling pesat
perkembangannya dan paling diminati dalam masyarakat. Hal ini
menjadi kesempatan
20
(Opportunity) yang sangat baik bagi Akademi Meteorologi dan
geofisika yang menyelenggarakan pendidikan komputer. - Lulusan
SMU/SMK yang banyak di Jakarta Jumlah SMU/SMK/sederajat dijakarta
sangat banyak, hal ini akan menghasilkan banyak lulusan sekolah
yang merupakan target calon taruna/taruni universitas/perguruan
tinggi seperti Akademi Meteorologi dan geofisika - Masih tingginya
kebutuhan dunia usaha akan tuntutan tenaga professional Saat Ini
Seluruh instansi/perusahaan sedang aktif membangun, mengembangkan,
dan memperbaiki proses bisnisnya agar semakin efisien dengan cara
menerapkan peranan meteorologi dan geofisika. Hal ini membutuhkan
tenaga kerja professional khususnya di bidang meteorologi dan
geofisika. Bagi Akademi Meteorologi dan geofisika hal ini menjadi
peluang yang sangat baik dimana kurikulum yang ada pada AMG
merupakan kurikulum yang berbasis kompetensi yang dibutuhkan di
dunia kerja. - Masih sangat terbukanya pangsa pasar di luar DKI
Jakarta Di Luar DKI Jakarta jumlah Sekolah SMA/SMK/sederajat sangat
banyak hal ini dapat menjadi peluang bagi Akademi Meteorologi dan
geofisika untuk mengambil pasar (calon taruna/taruni dari luar
Jakarta).
Threat - Terdapatnya Lembaga Perguruan tinggi selain universitas
Saat ini pertumbuhan lembaga pendidikan tinggi cukup pesat, banyak
perguruan tinggi seperti Sekolah tinggi, institute atau yang
sejenisnya menyelenggarakan pendidikan meteorologi dan geofisika
dengan promosi yang lebih intensif dan dukungan system yang baik -
Muncul universitas baru yang berdiri dengan dukungan IS/IT yang
lebih baik pertumbuhan universitas baru saat ini cukup cepat,
banyak universitas baru menyelenggarakan pendidikan computer dengan
promosi yang lebih intensif dan dukungan system yang baik. Dengan
melihat SWOT Akademi Meteorologi dan geofisika, pencapaian
tujuan-tujuan (Hypothetical Objectives) dapat dilakukan melalui
pemetaan StrengthOpportunities (S-O), Strength-Threat (S-T),
Weakness-
Opportunities (W-O) dan Weakness-Threat (W-T).
21
Pemetaan Strength-Opportunities (S-O) y Meningkatkan promosi
tentang Fasilitas dan berbagai keunggulan yang dimiliki oleh
Akademi Meteorologi dan geofisika y Mengembangkan IS/IT yang
mendukung seluruh proses bisnis Akademi Meteorologi dan geofisika y
Menjalin kerjasama dengan perusahaan lain.
Pemetaan Strength-Threat (S-T) y Berusaha mempertahankan dan
memperbaiki Brand Images yang sebelumnya telah tercipta.
Pemetaan Weakness-Opportunities (W-O) y Meningkatkan
pengendalian (control) terhadap kualitas kurikulum dan
taruna/taruni sehingga dapat memenuhi kebutuhan dunia bisnis dan
masyarakat. y Mengurangi Production Cost dalam kegiatan penerimaan
taruna/taruni sampai pada kegiatan proses belajar dan mengajar. y
Meningkatkan hubungan dan komunikasi dengan
Akademi-Taruna/Taruni-
Masyarakat Instansi/Perusahaan.
Pemetaan Weakness-Threat (W-T) y Meningkatkan kerjasama dengan
perusahaan yang bergerak di bidang keahlian sehingga setiap lulusan
dapat memiliki sertifikat yang sesuai dengan kebutuhan dunia
bisnis. y Menggali lebih dalam tentang kritik dan saran dari
Stakeholder untuk mengetahui kelemahan yang dapat menjadi
ancaman.
2.1.4. Analisa Critical Success Factors (CSF) Dari tujuan-tujuan
(Hypothetical Objectives) yang dihasilkan oleh SWOT maka dapat
dianalisa kebutuhan akan sistem informasi di Akademi Meteorologi
dan geofisika
22
dengan menggunakan pendekatan Balance Score Card (BSC). Komponen
BSC yang digunakan adalah Objectives, Measure, Action (CSF) dan
Pola solusi.
Tabel 2.5 Pola Solusi BSC pada Aspek Financial Objectives
Mengurangi Production Cost Measure Biaya Operasiona CSF Biaya
Operasional Menurun Pola Solusi Sistem Informasi yang dapat
mengintegrasikan keseluruhan proses bisnis sehigga diharapkan dapat
mengurangi biaya dan secara otomatis meningkatkan profit
organisasi.
Tabel 2.6 Pola Solusi BSC pada Aspek Customer Objectives
Meningkatkan hubungan dengan Masyarakat Measure Keluhan pelanggan
dan penerimaan lulusan CSF Keluhan menurun dan penerimaan lilisan
meningkat Pola Solusi Sistem Informasi atau aplikasi yang dapat
mengelola, menampung serta mengolah keluhan pelanggan dan system
Informasi yang digunakan untuk menyebarkan informasi keunggulan
kepada stakeholder23
AMG Meningkatkan hubungan dengan perusahaan Jumlah Kerjasama
Jumlah Kerjasama Meningkat Menyediakan Sistem Informasi atau
aplikasi yang digunakan untuk menganalisis Instansi/Perusahaan
pihak ketiga dan menyediakan fasilitas yang memudahkan penjalinan
kerjasama serta pengelolaan kritik saran dan pengaduan pihak ketiga
maupun pelanggan eCarrier.
Tabel 2.7 Pola Solusi BSC pada Aspek Internal Bussiness
Objectives Meningkatkan control terhadap kurikulum Measure Kualitas
Kurikulum CSF Kualitas Kurikulum Meningkat Pola Solusi Sistem
Informasi yang terintegrasi antara analisis pesaing serta
kompetensi yang dibutuhkan dunia kerja dan pengembangan kurikulum
sehingga pembentukan kurikulum akan semakin baik dan24
memiliki kompetensi yang tinggi Mengembalikan Brand Images Brand
Images Brand Images Kembali dapat tercipta dalam masyarakat Sistem
Informasi online yang memberikan informasi keunggulan AMG serta
Universitas/ Akademi lainnya yang bermanfaat bagi masyarakat
banyak.
Tabel 2.8 Pola Solusi BSC pada Aspek Learning and Growth
Objectives Meningkatkan Kompetensi Pegawai Measure Kompetensi
Pegawai CSF Meningkatkan kompetensi pegawai Pola Solusi Sistem
Informasi yang terintegrasi yang memiliki fasilitas penilaian
kinerja staff dan sebagai bantuan dalam pengambilan keputusan di
bidang SDM. Meningkatkan minat taruna/taruni untuk berdiskusi
secara online tentang ilmu pengetahuan best Jumlah Tulisan dan
Komentar Jumlah Tulisan dan Komentar Meningkat Menyediakan forum
online sebagai sarana interaksi antar taruna/taruni
25
practice DSS untuk manajemen Data Warehouse Terbentuknya data
Warehouse Sistem penggudangan data dan system informasi yang dapat
menggali informasi dari data-data yang sudah ada.
2.2. Analisa Eksternal Bisnis 2.2.1. PEST Politik y Kebijakan
pemerintah berupa Undang-Undang tentang Sistem pendidikan Nasional;
memberikan pengaruh langsung pada kurikulum yang diajarkan di
Akademi Meteorologi dan Geofisika. Perubahan kurikulum mengikuti
kurikulum standard nasional menjadi sebuah keharusan y Kementrian
Pendidikan Nasional yang turut mengawasi dan membantu keberadaan
AMG; dalam hal ini adalah Kopertis Wilayah III dengan cakupan
wilayah DKI Jakarta. y Badan Akreditasi nasional Perguruan Tinggi
(BAN-PT) sebagai organisasi struktural di lingkungan direktorat
Jendral Pendidikan tinggi. BAN-PT telah memberikan Akreditasi A
untuk beberapa program studi di lingkungan Akademi Meteorologi dan
Geofisika. yIkatan Alumni Akademi Meteorologi dan Geofisika yang
turut mendukung penuh kegiatan pendidikan misalnya dalam
penyelenggaraan seminar, workshop di lingkungan Akademi Meteorologi
dan Geofisika. y Telah disahkannya Undang-Undang dan Transaksi
Elektronik pada tahun 2008. y Kerjasama dengan berbagai instansi
pemerintah, institusi pendidikan dan pihak swasta (dalam dan luar
negeri).
26
Ekonomi y Adanya minat dan daya beli masyarakat yang cukup
tinggi untuk menyekolahkan anakanak mereka agar bisa memiliki
kualitas keilmuan dan ketrampilan yang tinggi di bidangnya
masing-masing dengan sumber daya manusia di bidang meteorologi dan
geofisika yang handal.
Sosial Kultural y Tampilnya Akademi Meteorologi dan Geofisika
sebagai Akademi yang sebelumnya salah satu Programnya sekarang ini
adalah merupakan Akademi Meteorologi dan Geofisika pertama kali di
Indonesia y Merupakan salah satu pusat pendidikan di daerah Pondok
Betung Bintaro. yang menghasilkan lulusan yang berkualitas. y
Akademi Meteorologi dan Geofisika menghasilkan lulusan yang tidak
hanya berkualitas dalam hal keilmuan dan ketrampilan, tapi juga
memiliki sumber daya manusia di bidang meteorologi dan geofisika
yang handal, hal ini berperan penting dalam membangun masyarakat
dan memberikan informasi yang sumber daya manusia di bidang
meteorologi dan geofisika yang handal.
Teknologi y Perkembangan penggunaan teknologi informasi yang
semakin pervasive y Munculnnya layanan berbasis arsitektur yang
dapat memungkinkan AMG
mengembangkan SLA (Service Level Agreement) yang alignment
dengan proses bisnis dan keinginan stakeholders. y Perkembangan
teknologi komunikasi berbasis Web 2.0, layanan 3.5G, WIFI,
fiberoptics dan munculnya UMPC (Ultra-mobile personal computer)
semakin memungkinkan untuk menyelenggarakan pendidikan yang lebih
efektif.
2.2.2. Five Forces Model Five Forces Model merupakan sebuah
metode yang digunakan untuk mengidentifikasi ancaman-ancaman atau
tekanan-tekanan kompetisi (Competitive Forces Model) dari
competitor (eksternal bisnis).27
Threat Of Substitute Product/Service y Lembaga Perguruan tinggi
selain universitas Adanya lembaga pendidikan perguruan tinggi
selain universitas seperti sekolah tinggi dan akademik dapat
menjadi subtitut dari Akademi Meteorologi dan Geofisika, dimana
lembaga pendidikan Perguruang tinggi tersebut memeiliki
program-program studi yang sama seperi program studi yang ada di
Akademi Meteorologi dan Geofisika.
Threat Of New Entrance y Muncul universitas baru yang berdiri
dengan dukungan IS/IT yang lebih baik. Munculnya Universitas baru
yang memiliki dukungan IS/IT yang telah membangun infrastruktur IT
yang modern dan mulai menggunakan menerapkan aplikasi IT secara
komprehensif dalam mendukung proses bisnis organisasinya. Hal ini
dikarenakan organisasi ini menitikberatkan pada dihasilkannya
lulusan professional yang berbasis teknologi di Indonesia. dan
telah meluaskan jaringannya ke beberapa kota besar di Indonesia.
Hal ini merupakan ancaman yang
28
serius untuk Akademi Meteorologi dan Geofisika yang belum
menitikberatkan IS/IT sebagai pendukung proses bisnis dan
organisasinya.
Kompetitor utama y Universitas Indonesia (UI) y Institute
Pertanian Bogor (IPB) y Institute Teknologi Bandung (ITB) y
Universitas Sumatera Utara (USU) Bargaining of power buyer y
Instansi / Perusahaan Akademi Meteorologi dan Geofisika merupakan
akademi yang menciptakan lulusan yang profesional. Instansi /
Perusahaan merupakan penyerap utama dari produk lulusan yang
dihasilkan. y Masyarakat Masyarakat merupakan lingkungan yang
menerima lulusan Akademi Meteorologi dan Geofisika. Kekuatan
masyarakat umum, tercermin dengan melakukan recognizing kualitas
lulusan. Proses ini akan menentukan brand Akademi Meteorologi dan
Geofisika, sehingga hal ini pun akan berakibat langsung pada
Akademi Meteorologi dan Geofisika.
Bargaining of Power Supplier y Siswa SMA/SMK/Sederajat Lulusan
siswa SMU/SMK/Sederajat, merupakan supplier utama bagi Akademi
Meteorologi dan Geofisika. Lulusan SMU/SMK/sederajat yang masuk ke
Akademi Meteorologi dan Geofisika. y Orang tua Siswa Proses
recognizing yang sudah terbentuk di masyarakat (orang tua siswa)
membuat posisi Akademi Meteorologi dan Geofisika cukup dikenal di
mata orang tua siswa, sehingga orang tua siswa tidak ragu untuk
mendaftarkan anaknya untuk menjadi taruna/taruni Akademi
Meteorologi dan Geofisika.29
BAB III ANALISA TEKNOLOGI INFORMASI
Analisis tidak hanya dilakukan pada proses-proses bisnis
perusahaan, namun juga harus dilakukan pada bagaimana perusahaan
mengelola sistem dan infrastruktur teknologi
informasinya. Kegiatan analisis ini memiliki tujuan utama adalah
untuk mengetahui kondisi pengelolaan TI saat ini. Melalui analisis
yang akurat dan benar, informasi yang didapat juga akurat sehingga
dapat digunakan sebagai baseline pengembangan TI di dalam
perusahaan di masa depan. 3.1. TI Akademi Meteorologi dan Geofisika
TI Akademi Meteorologi dan Geofisika dikelola oleh Unit IT (Unit
Teknologi Informasi) yang bertugas menyelenggarakan dan
mengkoordinasikan kegiatan
penyusunan, pengoperasian, pemeliharaan, pemantauan dan
pengendalian sistem informasi dan komputer Akademi Meteorologi dan
Geofisika berada di bawah Direktur dalam struktur organisasi
Akademi Meteorologi dan Geofisika. 3.2. Analisa Internal SI/TI
Akademi Meteorologi dan Geofisika Analisa Internal SI/TI Akademi
Meteorologi dan Geofisika dilakukan dengan melihat komposisi dari
Perangkat Keras (Hardware), Perangkat Lunak (Software) dan Jaringan
(Network) 3.2.1. Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras
komputer yang umum dipakai untuk bagian-bagian administrasi adalah
sejumlah kurang lebih 26 buah dengan spesifikasi Dual Core, RAM 2
Gb dan Harddisk 25 Gb. Server yang ada berjumlah 9 dengan
spesifikasi Xeon, RAM 2 Gb dan harddisk 350 Gb. Server-server
tersebut dipakai untuk server web, server digital
e_learning, server system informasi administrasi, server proxy,
server data, server perpustakaan, 2 server laboratorium computer,
server synergie untuk data analisa meteorologi dan server seiscomp3
untuk data analisa gempa. Tiap bagian sudah dilengkapi
30
dengan printer-printer yang dibutuhkan untuk kegiatan
sehari-hari di lingkungan Akademi Meteorologi dan Geofisika.
Sementara jumlah komputer yang ada di laboraorium komputer
berjumlah kurang lebih 64 buah dengan jumlah servernya sebanyak 2
buah, untuk dipakai secara terjadwal oleh dosen dalam mengajar mata
kuliah yang berhubungan dengan komputer maupun oleh Taruni-Taruni
untuk mempelajari ilmu komputer secara mandiri di waktu
luangnya.
3.2.2. Perangkat Lunak (Software) Aplikasi-aplikasi yang ada
saat ini umumnya dikembangkan secara bersama-sama oleh para system
analyst dan programmer yang dan Geofisika dapat dilihat pada tabel
di bawah ini. Tabel 3.1 Daftar Sistem Informasi AMG No 1. Judul /
Database / Developer Sistem Informasi Administrasi Akademik
(SIKAD)/ MySQL/ MySQL Server Keterangan / Fungsi Melakukan proses
pengolahan data dan informasi di antaranya adalah : y y y y y y y y
2. Sistem Informasi Perpustakaan (SIPUST) / Oracle/Oracle Data
Mahasiswa Data Dosen Data Nilai Mahasiswa Data Mata Kuliah
(Kurikulum) Data Nilai Per Mahasiswa (Absen, Quiz, Tugas, UTS dan
UAS) Transkrip Transaksi Kredit Nilai berada di unit kerja Sub
Bagian Administrasi Akademik. Aplikasi atau sistem informasi yang
ada di Akademi Meteorologi
Melakukan proses pengolahan data dan informasi di antaranya
adalah : y Data Kodefikasi Buku berbasis31
Developer y y y y y
Barcode Data Kodefikasi CD Software Data Kodefikasi Jurnal
Transaksi Peminjaman Transaksi Pengembalian Data Kodefikasi
Skripsi, Tesis dan Desertasi y y Pencetakan kartu anggota Data
Angka kesalahan bila terlambat mengembalikan buku pinjaman.
3. Web Site/ PHP, MySQL / MySQL Server
Melakukan proses pengolahan data dan informasi di antaranya
adalah : y y y y y Profil, Organisasi, dan Fasilitas, Kegiatan
Mahasiswa dan Akademi Pendaftaran Online Produk Akademi Data buku,
jurnal online,
4. Digital E_Learning / Java, MySQL / MySQL Server
Melakukan proses pengolahan data dan informasi di antaranya
adalah : y y y y y Data Sylabus Data Modul/ Materi Kuliah Data
Dosen Data Mahasiswa Diskusi, dan Komunikasi
5. Synergie / Oracle / Oracle Developer
Melakukan proses pengolahan data dan informasi di antaranya
adalah : y y y Data Cuaca Data Citra Satelite Data Hasil Analisa
Cuaca
6. Seiscomp3 / Oracle /
Melakukan proses pengolahan data dan32
Oracle Developer
informasi di antaranya adalah : y y Data Lokasi Gempa Data
Plotting Gempa
3.2.3. Jaringan (Network) Akademi Meteorologi dan Geofisika
telah memiliki jaringan yang
menghubungkan semua computer yang dipakai dalam membantu proses
belajar mengajar dengan kecepatan 10/100 Mbps untuk masing-masing
bagian dan 1000 Mbps untuk backbone. Koneksi internet menggunakan
provider Lintas Arta dan kabel fiber optic.
Lintas Arta
Proxy Mikrotik Modem ISP
Switch 1
Switch 2 Switch 3
SIKAD PERPUS CBT
Lab Kom 1
Lab Kom 2
Gambar 3.1. Skema Jaringan AMG33
3.3. Peta current IS/IT Akademi Meteorologi dan Geofisika
menggunakan McFarlan Grid Berdasarkan hasil analisa internal IS/IT
maka dapat dipetakan aplikasi-aplikasi yang ada saat ini di Akademi
Meteorologi dan Geofisika menggunakan Matriks McFarlan sebagai
berikut : Tabel 3.2 Current Aplication Portofolio Strategic Key
Operational : - SI Akademik SI Perpustakaan Web site AMG Synergie
Seiscomp3 Support : web site email Digital E_Learning High
Potential
Website Akademi Meteorologi dan Geofisika ditempatkan di bagian
sistem informasi yang bersifat key operational karena dalam website
tersebut taruna-taruni dapat melakukan banyak langsung, hal seperti
melihat materi-materi kuliah, alumni mereka secara
sehingga jika fasilitas ini tidak ada, maka ditakutkan akan
mengganggu
kelancaran proses tersebut. Sementara digital e_learning untuk
dosen, meski telah disediakan oleh pihak AMG, namun masih banyak
dosen-dosen yang belum memanfaatkan fasilitas ini untuk membantu
dalam proses belajar mengajarnya, sehingga aplikasi ini masih
sebatas support. Synergie dan seiscomp3 adalah system analisa data
meteorologi dan geofisika yang berbasis jaringan yang system
analisanya terhubung ke BMKG pusat adalah media praktek
taruna-taruni sehingga merupakan aplikasi yang nantinya akan
dipakai didunia kerja taruna-taruni setelah lulus sehingga harus
ada media ini.
34
3.4. Analisa Eksternal SI/TI Akademi Meteorologi dan Geofisika
Untuk membuat suatu perencanaan strategis sistem informasi, perlu
diperhatikan trend perkembangan teknologi informasi yang terjadi
diluar lingkungan organisasi agar perencanaan strategis system
informasi ini dapat menghasilkan manfaat yang optimal dalam
menunjang proses bisnis organisasi.
3.4.1. Teknologi Hardware (Perangkat Keras) Hardware (perangkat
keras) sebagai komponen dari infrastruktur TI harus memiliki
teknologi-teknologi seperti teknologi RAID (Redundant Array of
Independent Disk) yaitu teknologi penyimpanan data yang dapat
meminimalkan resiko terjadinya kehilangan data apabila terjadi
kerusakan salah satu harddisk dengan teknologi ini waktu yang
dibutuhkan untuk (Disk Failed) bahkan
melakukan pemulihan (MTTR,
Mean Time to Recovery) dapat dikurangi. Teknologi lain yang
sebaiknya dimiliki adalah NAS (Network Attached Storage)
penyimpanan data dihubungkan Network) pada level files, SAN yaitu
teknologi yang memungkinkan media langsung dengan jaringan komputer
(Computer (Storage Area Network) yaitu teknologi yang
memungkinkan media penyimpanan data dihubungkan ke suatu server
secara remote tetapi terlihat seperti terhubung secara lokal. Kedua
teknologi ini sama-sama bertujuan untuk menjamin ketersediaan
(Availability) data. Dan untuk lebih meningkatkan
performance dan jaminan ketersediaan data, teknologi clustering
adalah opsi yang bisa dipilih karena teknologi ini menyediakan
kemampuan untuk redudancy media
penyimpanan data maupun layanan lainnya secara virtual. 3.4.2.
Teknologi Jaringan Komponen lain dari infratruktur TI adalah
jaringan komputer (computer network). Tren jaringan komputer saat
ini mengarah kepada open standard berbasiskan protokol TCP/IP.
Untuk penggunaan dalam lingkup yang terbatas, teknologi yang
digunakan adalah teknologi Local Area Network (LAN). Untuk
lingkup Akademik yang tipikelnya terdiri dari beberapa gedung
dikenal juga teknologi Campus Area Network (CAN) yaitu suatu
teknologi jaringan yang menghubungkan LAN dalam area
geografis35
yang terbatas misalnya antar gedung memudahkan dalam
pengelolaan
fakultas didalam lingkungan akademik. Untuk
jaringan (Network Managemen) sebaiknya dimiliki
juga perangkat jaringan (Network Device) yang bisa manageable
sehingga dapat dibuat Virtual LAN(VLAN) agar sumber daya didalam
jaringan tidak cepat habis. Untuk
koneksi pada client perlu juga dipertimbangkan untuk
memanfaatkan teknologi Wireless (nirkabel) LAN dengan protokol DHCP
(Dynamic Host Configuration Protocol) yang bersifat dinamis
sehingga komputer klien khususnya yang sudah dilengkapi Wireless
NIC dapat terhubung dengan jaringan tanpa kabel. Untuk meningkatkan
performa dan mengurangi kemacetan (bottleneck) didalam jaringan
khususnya antar gedung, dapat juga digunakan kabel Fibre Optic (FO)
sebagai backbone dari jaringan.
3.4.3. Teknologi Database Di dalam perkembangannya, saat ini
sudah banyak organisasi memanfaatkan database dengan model relasi
(Relational database management system, RDBMS) yaitu sistem
pengelolaan database berdasarkan model relasi yang merupakan
teknologi open standard. Untuk pemanfaatan aset data yang tersimpan
dapat juga dikembangkan sistem data warehouse yang sangat
bermanfaat sebagai sumber untuk pembuatan laporanTrend teknologi
database juga laporan kinerja maupun analisa trend lebih lanjut
seperti pola belajar mahasiswa, bidang keilmuan yang banyak
diminati, dan sebagainya . (distributed database). 3.4.4. Teknologi
Sistem Operasi Dengan adanya Undang Undang Hak Atas Kekayaan
Intelektual (HAKI) yang mengatur sangsi atas penyalahgunaan
Kekayaan Intelektual seseorang maupun lembaga, maka untuk
menghindari terkena sangsi akibat pemakaian software sistem operasi
yang ilegal, sangat disarankan agar sistem operasi yang digunakan
merupakan software open source, seperti LINUX. Saat ini trend yang
digunakan adalah distro Suse karena selain open source dan non
propietary, operating system ini lebih user friendly karena telah
didukung teknologi graphical User Interface (GUI) yang lebih
familiar dan mudah dipahami. Tetapi apabila belum terbiasa
menggunakan operating system ini , masih tetap terbuka pilihan
untuk menggunakan sistem operasi propietary seperti Microsoft36
berkembang dari database yang tersentralisasi (Centralized)
kearah database terdistribusi
Windows, karena Microsoft sendiri telah mengeluarkan sistem
operasi dengan lisensi educational yang mempunyai harga ekonomis
untuk kalangan dunia pendidikan. 3.4.5. Trend Aplikasi Sistem
Informasi Berkembangnya teknologi dengan aplikasi berbasis N-tier.
jaringan ikut andil mendorong berkembangnya Seiring dengan itu
perkembangan aplikasi sistem aplikasi berkonsep jaringan. Mulai
dari aplikasi berbasis client-server, 3-tier sampai informasi yang
cepat juga menawarkan berbagai aplikasi open source,
modular/lossely couple yang bersifat adaptive sehingga saat
disesuaikan dengan proses bisnis yang ada. Aplikasi-aplikasi
tersebut dapat diadaptasikan untuk mendukung proses bisnis seperti
Enterprise Resource Planning khususnya untuk modul system informasi
akademik dan perpustakaan, Aplikasi e-Learning seperti MOODLE
(Modular Object-Oriented Dynamic Learning Environment) yang
tersentralisasi untuk mendukung proses bisnis pendidikan jarak
jauh. Dengan dikembangkannya Teknologi SOA (Service Oriented
Architecture) memungkinkan pula berbagai informasi secara
bersama-sama. aplikasi bisa berbagi pakai data dan
3.4.6. Tren Open Source Di Indonesia khususnya produk software
berkarakteristik open source
berkembang pesat. Banyak organisasi mulai beralih ke produk
software ini. Selain karena bisa menggantikan produk software yang
mahal yang biasanya berkarakteristik proprietary, dengan
menggunakan produk berkarakteristik open source maka terbuka
peluang untuk mengembangkan software tersebut lebih lanjut karena
kode-kode sumber (Sources Code) dari software tersebut dapat
dilihat dan dimodifikasi. Berbeda dengan produk software yang
berkarakteristik proprietary yang kode-kode sumbernya tidak dapat
dilihat ataupun dimodifikasi. 3.5. Hasil Analisa Eksternal IS/IT
Berdasarkan trend perkembangan teknologi informasi yang telah
diuraikan diatas, maka didapatkan hasil analisis ekternal AMG
sebagai berikut : y Semakin dibutuhkannya suatu sistem
infrastruktur TI yang menjamin ketersediaan37
data yang tinggi baik untuk keperluan proses bisnis organisasi,
pembuatan laporanlaporan kinerja maupun keperluan analisis data
lainnya. y Semakin dibutuhkannya software-software yang legal
dengan harga yang terjangkau untuk kelancaran kegiatan operasional
tanpa dibayang bayangi kekhawatiran resiko akibat pemanfaatan
software ilegal. Hal ini bisa diantisipasi dengan pemakaian
software open source maupun software khusus yang berlisensi
edukasi. y Semakin tingginya kebutuhan untuk mengintegrasikan
berbagai jaringan LAN yang ada untuk mendukung kelancaran kegiatan
operasional organisasi. y Kebutuhan untuk kelancaran komunikasi dan
pertukaran informasi antar unit organisasi maupun partner bisnis
seperti sekolah-sekolah, perbankan dapat diakomodir dengan
penerapan sistem informasi berbasis teknologi SOA (servive
Oriented Architecture) yang memungkinkan terjadinya pertukaran
informasi dengan lebih mudah.
38
BAB IV PERENCANAAN STRATEGI IS/IT AMG
Perencanaan strategis SI/TI disusun berdasarkan analisa internal
dan eksternal lingkungan bisnis serta analisa internal dan
eksternal SI/TI Akademi Meteorologi Klimatologi dan Geofisika (AMG)
seperti yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, dengan demikian
didapatlah suatu perencanaan strategis SI/TI yang selaras dengan
strategi bisnis AMG guna mendukung pencapaian business objectives
organisasi.
Adapun Output yang dihasilkan dari perencanaan strategis SI/TI
Akademi Meteorologi Klimatologi dan Geofisika (AMG) adalah sebagai
berikut : 1. Strategi Manajemen SI/TI (IS/IT Management Strategy)
Berisi regulasi / kebijakan terkait dengan peran SI/TI dalam
mendukung pencapaian business objectives organisasi. 2. Strategi
SI/TI (IS/IT Strategy) Berisi strategi yang harus dilakukan dalam
menggunakan SI/TI untuk mencapai tujuan bisnis: mengembangkan
portfolio aplikasi.
4.1. Strategi Manajemen SI/TI (IS/IT Management Strategy) AMG
Strategi yang baik dalam pengelolaan SI/TI mutlak diperlukan agar
pelaksanaan SI/TI berhasil dengan baik sehingga proses bisnis dapat
berjalan dengan lebih efektif dan efisien sehingga pada akhirnya
pencapaian tujuan organisasi dapat terlaksana. Hal utama yang perlu
dilakukan terkait dengan pengelolaan SI/TI ini adalah melakukan
pemeliharaan dan pengembangan SI/TI agar selalu dapat mendukung
kebutuhan organisasi AMG yang dinamis dengan mempertimbangkan Trend
perkembangan IS/IT sehingga peran IS/IT dapat menjadi key enabler
yang memberikan value add serta menjadi tools dalam menciptakan
inovasi- inovasi yang dapat menjadi competitive advantage bagi
organisasi. Strategi pengelolaan SI/TI tidak hanya sebatas sistem
aplikasi dan infrastruktur saja, tetapi juga termasuk bagaimana
pengelolaan SDM TI, karena SDM TI berperan penting39
dalam proses pengembangan dan tahapan implementasi SI/TI dalam
mendukung proses bisnis organisasi serta merupakan bagian yang tak
terpisahkan dari SI/TI. Seiring dengan itu kebijakan-kebijakan
terkait dengan pelaksanaan SI/TI dalam organisasi juga tidak kalah
penting, Hal ini juga tercakup dalam strategi manajemen SI/TI AMG.
4.1.1. Struktur Organisasi Suatu fungsi SI/TI yang baik haruslah
dibentuk dalam suatu wadah yang formal dan terstruktur dengan baik.
Agar dapat menjalankan role nya sebagai key enabler dengan lebih
efektif dan efisien maka layanan SI/TI haruslah dapat menjangkau
semua lapisan organisasi. Posisi fungsi SI/TI yang eksisting saat
ini di AMG dikelola oleh bagian IT yang yang bertugas
menyelenggarakan dan mengkordinasikan kegiatan pengembangan,
pengoperasian, pemeliharaan, pemantauan dan pengendalian system
informasi dan komputer Akademi Meteorologi Klimatologi dan
Geofisika. Bagian ini sendiri berada dibawah Unit Teknologi
Informatika, tetapi dalam tugas IT. Hal ini akan sedikit
menyulitkan karena dalam pelaksanaannya fungsi SI/TI mengalami
kendala khususnya terkait dengan kebijakan dalam pengembangan dan
implementasi SI/TI karena fungsi SI/TI yang eksisting cenderung
terjebak pada kondisi kegiatan operasional dan tidak memiliki nilai
strategis. Akibatnya role dari fungsi SI/TI sebagai key enabler
tidak dapat berjalan dengan efektif dan efisien karena besarnya
peluang terjadinya conflict of interest maupun conflict dengan
fungsi lainnya dalam organisasi. Untuk itu sebaiknya dilakukan
restrukturisasi terhadap fungsi SI/TI sehingga memiliki nilai
strategis. Restrukturisasi ini dimulai dengan merubah posisi
struktur dari fungsi SI/TI. Struktur dari fungsi SI/TI sebaiknya
memiliki posisi langsung berada dibawah manajemen atas yang dalam
hal ini adalah Rektor/Direktur Senior sehingga dapat dipantau dan
mendapat arahan langsung dari manajemen atas. Selain itu dengan
perubahan posisi ini dapat meminimalisasi conflict of interest
serta kemungkinan adanya conflict antara fungsi IS/IT dengan fungsi
lainnya dalam organisasi. Hal ini juga erat kaitannya dengan
kelancaran pengembangan layanan SI/TI serta proses implementasinya,
karena dengan berada dibawah Direktur langsung maka wewenang dan
tanggung jawab dari fungsi SI/TI setingkat dengan Unit Teknologi
Informatika yang bertanggung jawab langsung kepada Rektor/Direktur,
dengan demikian posisi dari fungsi SI/TI akan lebih bernilai
strategis dan deliverables dari product40
jasa layanan SI/TI akan menjadi lebih efisien dan efektif, baik
dari sisi waktu, biaya maupun proses implementasinya. Memang tidak
bisa dipungkiri bahwa suatu pengembangan SI/TI membutuhkan cost
yang tidaklah sedikit bahkan terkadang SI/TI dianggap sebagai suatu
cost center, tetapi harus dipertimbangkan bahwa untuk mendapatkan
value add yang maksimal dari suatu fungsi SI/TI sehingga bisa
menjadi suatu competitive advantage bagi Akademi Meteorologi
Klimatologi dan Geofisika, oleh karena itu seorang SDM yang
nantinya memangku jabatan sebagai Deputi Bidang Sistem Teknologi
Informasi haruslah memiliki kompetensi manajerial yang baik
sehingga Direktur tersebut tidak berkutat dengan pekerjaan
operasional dan bersifat teknis lagi tetapi akan lebih kearah
pekerjaan yang bersifat perencanaan strategis, sehingga mampu
menghasilkan inovasi-inovasi SI/TI untuk membantu kelancaran,
efesiensi sumber daya dan efektifitas operasional proses bisnis
organisasi. Agar dalam menjalankan fungsi, wewenang dan tanggung
jawabnya dapat lebih fokus maka sebaiknya dibentuk juga dua
struktur dibawah bidang Sistem Teknologi Informasi ya ng diusulkan
tersebut yaitu seksi/sub bidang yang mengelola fungsi Aplikasi
Teknologi Informasi dan seksi/sub bidang yang mengelola
Infrastruktur Teknologi Informasi organisasi Akademi Meteorologi
Klimatologi dan Geofisika. Seksi/sub bidang Aplikasi Teknologi
Informasi mempunyai wewenang dan tanggung jawab mnyelenggarakan dan
mengkoordinasikan kegiatan pengembangan, pengoperasian,
pemeliharaan, pemantauan dan pengendalian system aplikasi teknologi
informasi Akademi Meteorologi Klimatologi dan Geofisika. Seksi/sub
bidang infrastruktur teknologi informasi mempunyai wewenang dan
tanggung jawab menyelenggarakan dan mengkoordinasikan kegiatan
pengembangan, pengoperasian, pemeliharaan, pemantauan dan
pengendalian infrastruktur teknologi informasi Akademi Meteorologi
Klimatologi dan Geofisika. 4.1.2. Pengembangan Kompetensi SDM SI/TI
Seperti telah diuraikan sebelumnya, Strategi pengelolaan SI/TI
tidak hanya sebatas sistem aplikasi dan Infrastruktur saja, tetapi
juga termasuk bagaimana pengelolaan SDM TI yaitu peningkatan
kualitas kompetensi melalui kebijakan perencanaan pendidikan dan
pelatihan SDM TI baik dilakukan secara internal maupun eksternal
organisasi Akademi Meteorologi Klimatologi dan Geofisika. Selain
itu perencanaan pendidikan dan pelatihan TI41
bagi SDM dari fungsi lain sesuai dengan kebutuhannya juga perlu
disusun karena hal ini sangat penting untuk mendukung kelancaran,
efektifitas dan efisiensi peran bidang STI dalam mendukung
operasional proses bisnis organisasi. Beberapa kebijakan
perencanaan pelatihan dan pendidikan SI/TI baik bagi SDM SI/TI
maupun SDM fungsi lainnya, dapat berupa : y Pendidikan dan
pelatihan SI/TI terhadap SDM TI harus dilakukan secara berkala agar
skill tenaga TI pada bidang STI semakin meningkat dan tidak
ketinggalan dengan trend TI terkini. Selain itu dengan diberikannya
pendidikan dan pelatihan secara berkala ini akan memberikan nilai
positif khususnya dari sisi pengembangan produk layana SI/TI
selanjutnya. y Setiap Sub bagian maupun kepala-kepala seksi bisa
mendapatkan pelatihan seputar SI/TI, paling tidak sekali dalam
setahun sesuai dengan kebutuhan masing- masing, hal ini baik
dilakukan karena selain meningkatkan pengetahuan juga dapat
meningkatkan concern manajemen terhadap peran SI/TI di dalam
organisasi. y Pelatihan SI/TI terhadap SDM fungsi lain dilakukan
secara berkala dan dapat dilakukan oleh SDM bidang SI/TI secara
internal (in house) sesuai dengan kompetensi dan kemampuannya
khususnya terkait dengan operasional organisasi, namun apabila
dibutuhkan tidak tertutup kemungkinan untuk mengundang pelatih dari
luar, diharapkan dengan diadakannya pelatihan ini pengetahuan
karyawan mengenai SI/TI khususnya terkait dengan operasional
sehari- hari dapat meningkat dan kemandiriannya dalam menggunakan
dan mengatasi permasalahan ringan seputar operasional SI/TI semakin
meningkat. Untuk penyusunan kebijakan perencanaan pendidikan dan
pelatihan SI/TI ini tetap harus berkoordinasi dengan Sub Bagian
Umum selaku pemegang core bisnis Human Resources Development (HRD).
4.1.3. Kebijakan SI/TI Kebijakan SI/TI yang disusun lebih
difokuskan untuk kelancaran proses bisnis SI/TI di dalam
organisasi. Kebijakan ini meliputi standarisasi prosedure-prosedure
pengelolaan dan operasional SI/TI antara lain :
42
Prosedur Pemanfaatan SI/TI Prosedur ini berfungsi sebagai
pedoman dalam pemanfaatan fasilitas SI/TI oleh user demi kelancaran
dan keamanan pemanfaatan fasilitas SI/TI. Aturan- aturan tersebut
diantaranya dapat berupa : 1. Pengaturan hak dan waktu akses
penggunaan sumber daya jaringan (Netwrok ) baik jaringan lokal
(LAN) maupun internet. 2. Pengaturan identitas pengguna serta
passwordnya dalam menggunakan SI/TI. 3. Pengaturan virtual storage
unuk kebutuhan operasional. 4. Pengaturan izin penyalinan data dan
informasi serta perangkat lunak yang ada. Prosedur Pemeliharaan
Infrastruktur TI Prosedur ini berfungsi sebagai pedoman dalam
melakukan pemeliharaan Infrastruktur TI organisasi termasuk
inventarisasi kondisi, keberadaan dan kebenaran jenis barang. Hal
ini sangat membantu dalam dalam manajemen data asset SI/TI,
meminimalkan biaya yang dikeluarkan untuk pemeliharaan
infrastruktur. Data-data tersebut nantinya juga akan sangat
bermanfaat untuk kajian kelayakan pengadaan infrastruktur SI/TI.
Prosedur Pengadaan Infrastruktur TI Prosedur ini berfungsi sebagai
pedoman dalam pengadaan infrastruktur untuk memenuhi kebutuhan
bidang STI sendiri, user, maupun manajemen. Prosedur ini mengatur
mekanisme pengadaan infrastruktur dan setidaknya memenuhi kriteria
antara lain : 1. Memiliki kajian kelayakan pengadaan. 2. Merupakan
barang resmi dan terjamin layanan purna jualnya. 3. Dapat di audit
(auditable). 4. Telah melewati uji mutu dan stress testing (untuk
hardware). 5. Terdapat jaminan dari principles nya (terkait denga n
masa garansi barang). Dengan demikian infratruktur yang diadakan
dapat lebih terkontrol dan memiliki tingkat kualitas barang yang
baik dari sisi mutu maupun legalitasnya Prosedur
Pengadaan/Pengembangan Aplikasi TI Prosedur berfungsi sebagai
pedoman dalam melakukan pengembangan aplikasi TI dilingkungan
organisasi AMG, di mana pengadaan dan pengembangan aplikasi TI
harus43
dilaksanakan oleh suatu tim gugus tugas (task force) tertentu
yang dibentuk setiap ada kegiatan pengadaan/pengembangan aplikasi
TI yang baru. Anggota tim ini terdiri dari SDM TI, SDM Rektorat
serta SDM dari fungsi lainnya yang membutuhkan aplikasi tersebut
(perwakilan end user). Ketua tim ini sebaiknya berasal dari fungsi
yang membutuhkan pengadaan/pengembangan aplikasi TI yang baru. Hal
ini dilakukan agar
pengadaan/pengembangan aplikasi TI dapat lebih efektif, karena
fungsi yang membutuhkan tersebut lebih banyak tahu tentang
fitur-fitur aplikasi TI yang diharapkan untuk kelancaran proses
bisnisnya. Prosedur pengadaan/pengembangan aplikasi TI ini sendiri
dapat mencakup ruang lingkup pengadaan/pengembangan, waktu dan
biaya yang diperlukan dalam pengadaan/pengembangan aplikasi TI.
Prosedur pengadaan/pengembangan aplikasi TI diharapkan dapat
menjamin kualitas aplikasi TI yang dihasilkan nantinya.
Perosedur Pemilihan Vendor SI/TI Prosedur ini berfungsi sebagai
pedoman dalam pemilihan vendor penyedia barang/jasa SI/TI. Hal- hal
yang diatur mencakup kriteria dan tata cara untuk memilih dan
menjalin kerja sama yang baik dengan vendor sehingga bidang STI
dapat memilih dan mendapatkan vendor yang menghasilkan produk yang
bermutu dengan harga yang terjangkau dan sesuai dengan kebutuhan
organisasi Akademi Meteorologi Klimatologi dan Geofisika. 4.2.
Strategi SI/TI (IS/IT Strategy) Pada prinsipnya perkembangan
kemajuan suatu organisasi baik itu profit ataupun non profit sangat
dipengaruhi oleh kelancaran arus pertukaran data di dalam internal
organisasi. Dengan lancarnya arus data maka dapat dihasilkan
informasi dan laporan- laporan yang cepat, akurat dan valid sebagai
bahan analisis lebih lanjut pihak manajemen untuk mengambil
keputusan yang tepat berkenaan dengan proses bisnis organisasi.
Strategi SI/TI bertujuan mengumpulkan dan mengidentifikasi
kebutuhan- kebutuhan strategi bisnis organisasi serta
menterjemahkannya ke dalam bentuk solusi SI/TI yang dapat mendukung
strategi bisnis untuk mencapai bussines objective organisasi
tersebut. 4.2.1. Identifikasi Kebutuhan SI (IS Need) Berdasarkan
analisa lingkungan bisnis menggunakan analisa SWOT dengan
44
pendekatan Balanced Score Card dan pola solusi yang dihasilkan,
maka didapat kebutuhan SI (IS NEED) yang dapat dilihat pada tabel
dibawah ini : Tabel 4.1 Kebutuhan SI-BSC pada Aspek Customer
Pola Objectives Meningkatkan hubungan dengan masyarakat Measure
Keluhan pelanggan dan informasi dari kelulusan penerimaan pelanggan
CSF Solusi Keluhan menurun dan penerimaan lulusan Taruna/i
meningkat Sistem informasi atau aplikasi yang dapat mengelola,
menampung serta mengolah keluhan pelanggan dan system informasi
yang digunakan untuk menyebarkan informasi keunggulan kepada
stakeholder Website Interaktif untuk informasi buat customer IS
Need
45
AMG keunggulan kepada stakeholder UBL Mengembalikan kepercayaan
masyarakat tentang AMG Brand Images Brand Images kembali dapat
tercipta dalam masyarakat Sistem informasi online yang memberikan
informasi keunggulan AMG serta Akademi lainnya yang bermanfaat bagi
masyarakat banyak Website Interaktif dan Media Elektronik
Tabel 4.2 Kebutuhan SI-BSC pada Aspek Internal Bisnis Objectives
Menigkatka n kontrol terhadap kurikulum Measure Kualitas Kurikulum
CSF Kualitas Kurikulum Meningkat Pola Solusi Sistem informasi yang
terintegrasi antara IS Need Sikad (Sistim Informasi Akademik
)46
analisis pesaing serta kompetensi yang dibutuhkan dunia kerja
dan
pengembanga n kurikulum sehingga pembentukan kurikulum akan
semakin baik dan memiliki kompetensi yang tinggi. Tarunataruni
dapat melihat hasil nilai lewat website Lebih efisien tanpa harus
melihat ke kampus Kepercayaa n tarunataruni akan nilai yang masuk
dapat dipertanggu ng jawabkan Sistem informasi online yang Website
Info nilai
memberikan informasi nilai bagi para taruna-taruni
47
Menigkatka n Pengetahua n bagi para tarunataruni
Kualitas bukubuku untuk Referensi bahan ujian dan skripsi
Peningkatan wawasan dan ilmu para tarunataruni
Sistem informasi yang yang menyediakan sumber buku yang
berkaitan dengan perkuliahan bagi tarunataruni untuk menambah
wawasan pengetahuan yang sudah didapat didalam kelas
Perpustak aan
Memberika n pengetahuan tentang praktek komputer di laboratoriu
m
Peningkatan praktek komputer untuk tarunataruni
Keahlian dalam bidang komputer meningkat
Memberikan pemahaman kepada taruna-taruni dalam melakukan
praktek komputer.
Laboratori um Komputer
48
Memberika n pengetahuan akan pentingnya Digital ELearning
Taruna-taruna dapat belajar lewat ELearning yang sudah tersedia
dapat meningkat
Lewat ELeraning tarunataruni dapat menambah wawasan yang lebih
baik
Memberikan pengertian kepada taruna-taruni akan pentingnya
ELearning yang dapat dibaca atau dilihat dengan E-Learning.
Digital Elearning
Menigkatka n Wawasan tarunataruni AMG tentang data Synergie
Integrasi data meteorologi dengan system Synergie meningkat
Peningkatan wawasan untuk tarunataruni untuk menunjang analisa
dan prakiraan lebih baik
Sistem informasi yang yang menyediakan sumber data meteorologi
yang sudah terintegrasi dengan sistem yang sudah memadai
Synergie
Meningkatk an pengetahuan tentang system Seiscom yang ada
Taruna-taruni dapat mengoperasik an dan memakai komputer Seiskom
meningkat
Tarunataruni dapat mengerti fungsi dari peralatan Seiskom
Memberikan pemahaman kepada taruna-taruni dalam mengoperasik an
peralatan Seiskom
Komputer Seiscom3
49
Berdasarkan analisa Value Chain terhadap aktifitas utama
(primary activity) organisasi AMG dapat diidentifikasi pula
kebutuhan SI untuk menjawab permasalahan yang timbul pada aktifitas
utama AMG, hal ini dapat dilihat pada tabel dibawah ini : Tabel 4.3
Kebutuhan SI untuk Permasalahan pada Primary Activities No 1.
Aktivitas Promosi Permasalahan - Kurangnya kegiatan Promosi
(Promosi dilakukan hanya pada waktu tertentu saja) - Kurangnya
Informasi yang disampaikan kepada Masyarakat 2. Penerimaan Taruna/i
Baru - Proses Penerimaan Mahasiswa Baru Masih Dilakukan Secara -
Semi Manual (SPMB) - Waktu proses menjadi lama Membutuhkan lebih
banyak pegawai (panitia penerimaan) dan biaya (COST) menjadi tinggi
SIAK IS Need SIAPK
50
3.
Pengembangan Tenaga Dosen / Staff
- Kegiatan Pengembangan / kompetensi dosen / staff belum
terencana dengan baik. - Riwayat pelatihan /
SIPEG
-
Menambah Modul Pelatihan dan Pengembangan
pengembangan dosen/staff belum terdokumentasi dengan baik. 4.
Pengaturan Kurikulum - Standarisasi kurikulum dengan DIKTI dan
permintaan Dunia - Bisnis belum terkelola dengan baik. - Analisa
Trend kurikulum belum tersedia.5.
SIAK
Pelaksanaan Proses Tidak Fleksibel proses belajar Belajar
Mengajar dan mengajar karena belum adanya sistem belajar mengajar
yang online.
E-Learning
6.
Pengelolaan Perpustakaan
- Belum dimiliki sistem informasi perpustakaan Online yang
memungkinkan terjadinya
SIPO
51
proses transaksi peminjaman secara online. 7. Pengelolaan
Laboratorium - Belum adanya sistem informasi yang memberikan
laporan tentang kondisi peralatan / perlengkapan laboratorium 8.
Persiapan dan - Sistem Informasi Piket dan Pengawas Ujian masih
merupakan sistem yang terpisah dan belum Akhir diintegrasikan
dengan data peserta ujian. 9. KKP (Kuliah Kerja Praktek) - Sistem
Informasi KKP masih merupakan sistem yang terpisah dan belum
diintegrasikan dengan sistem akademik Taruna/i. 10. Tugas Akhir /
Ujian Komprehensif - Sistem Informasi Tugas Akhir masih terpisah
juga sehingga membutuhkan Sign On lagi. 11. Wisuda Taruna/i -
Sistem Wisuda masih terpisah52
SILAB
SIAK
Pelaksanaan UTS (Ujian Tengah
Semester) dan UAS (Ujian Semester)
SIAK
SIAK
SIAK
juga sehingga membutuhkan Sign On lagi. 12. Administrasi Alumni
Taruna/i - Belum adanya sistem pendataan alumni Taruna/i sehingga
belum dapat melihat TREND penyerapan lulusan di dunia kerja.
Berdasarkan uraian tentang kebutuhan SI untuk solusi permasalahan
yang terjadi pada aktifitas utama organisasi serta untuk
mendapatkan nilai tambah (Value Add) dari fungsi SI/TI sebagai key
enabler dalam mendukung pencapaian business objective organisasi
maka disusunlah daftar kebutuhan SI beserta fitur yang diinginkan
seperti yang telihat pada tabel dibawah ini : Tabel 4.4 Daftar
Kebutuhan Sistem Informasi AMG No. 1. SIAPK (Sistem Informasi
Analisa Pesaing dan Kerjasama) Sistem Fitur - Analisa internal
(alumni Taruna/i AMG) - Analisa atas data pesaing AMG - Pengelolaan
data terkait promosi Modul e-Career pada PORSI
53
2.
SIAK (Sistem Informasi Akademik)
- Mengelola data awal calon Taruna/taruni. - Master Taruna/i,
mata kuliah. - Pengaturan Kurikulum. - Pembuatan surat-surat
keterangan yang dibutuhkan oleh Taruna/i. - Mengelola data
bimbingan dosen Penasehat akademik dengan Taruna/i. - Penilaian
atas dosen oleh Taruna/i. - Penjadwalan perkuliahan, UAS dan
pengawas UAS. - Pengelolaan tugas akhir dari mulai pemilihan dosen
pembimbing tugas akhir, jadwal sidang dan nilai tugas akhirnya. -
Pengelolaan data wisuda dari mulai pendaftaran wisuda. -
Pengelolaan data alumni Taruna/i - Laporan- laporan terkait dengan
Taruna/i, dosen dan alumni.
3.
SIPEG (Sistem Informasi Kepegawaian)
- Master Staff/dosen. - Mengelola data riwayat jabatan
staff/dosen. - Memanage data Pelatihan Staff. - Data absensi
staff/dosen/instruktur. - Laporan-laporan terkait dengan
staff/dosen.
4.
E-Learning
- Kuliah interaktif - Kuis online terkait dengan laporan terkait
dengan proses e-learning
54
5.
SIPO (Sistem Informasi Perpustakaan Online)
- Master materi perpustakaan - Browsing materi- materi
perpustakaan yang ada secara online - Melakukan peminjaman secara
online - Peminjaman perpustakaan - Menghasilkan peminjaman
perpustakaan. - Terkait dengan data Taruna/i dan staff sebagai
peminjam. - Forum diskusi ilmu pengetahuan Best Practice dan
laporan-laporan pengembalian terkait materi dan pengembalian
materi
6.
SILAB (Sistem Informasi Laboratorium)
- Master perlengkapan laboratorium. - Mengetahui kondisi
perlengkapan laboratorium. - Laporan- laporan terkait data
perlengkapan lab. - Adanya informasi- informasi tentang AMG yang
terus di update. - Adanya fasilitas untuk mendaftar secara online -
Fasilitas untuk melihat data terkait dengan Taruna/i seperti nilai,
pemilihan mata kuliah dan jadwal kuliah. - Fasilitas untuk membuat
surat-surat keterangan yang dibutuhkan oleh Taruna/i. - Modul
e-Career untuk alumni Taruna/i.
7.
PORSI (Portal Sistem Informasi)
8.
SIA (Sistem Informasi Akuntansi)
- Mengelola pembayaran-pembayaran yang terkait dengan Taruna/i,
dosen, dan staff. - Mengelola data aset yang ada di AMG. - Laporan-
laporan yang terkait dengan data keuangan AMG.
9.
CRM
- Mengelola data keluhan dan saran untuk AMG55
(Customer Relationship Management) 10. Data Warehouse
baik dari Taruna/i maupun masyarakat sebagai customer AMG. -
Laporan- laporan terkait keluhan/saran - Gudang kebutuhan data-data
yang dibutuhkan untuk laporan
pembuatan
harian/bulanan/tahunan untuk Decision Support bagi manajemen. -
Format laporan sesuai kebutuhan manajemen
4.2.2. Pemetaan Kebutuhan SI ke dalam Future Application
Portofolio Berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan SI Akademi
Meteorologi Klimatologi dan Geofisika yang dituangkan ke dalam
daftar kebutuhan SI AMG, maka dapat disusun ke dalam Future
Application Portofolio dengan menggunakan McFarlans Application
Portofolio Matrix seperti terlihat pada gambar dibawah ini :
Tabel 4.5 Matrix Future Application Portofolio STRATEGI SIAPK
CRM SIAK SIPEG E-LEARNING KEY OPERASIONAL HIGH POTENSIAL DATA
WAREHOUSE PORSI SIA SIPO SILAB SUPPORT
4.2.3 GAP Analysis IS/IT Gap Analysis IS merupakan suatu metode
analisa untuk membandingkan aplikasi-aplikasi yang saat ini eksis
di AMG (current application) dengan kebutuhan SI yang akan
dikembangkan yang merupakan hasil perencanaan strategis SI/TI56
AMG. Gap analiysis ini diperlukan untuk menentukan tindakan apa
yang perlu dilakukan untuk masing masing aplikasi yang di
perbandingkan. Hasil gap analysis ini dapat dilihat pada tabel
berikut ini :
Tabel 4.6 Gap Analysis Sistem Informasi AMG IS Need Is
ExitingSIKAD SIPUST WEBSITE DIGITAL EGabung Gabung GabungSIAPK
PORSI CRM SIAK SIA SIPEG SIPO E-Learning SILAB Data Warehouse
Learning SYNERGIE SEISCOMP3Baru Baru Baru Baru Baru Baru
Baru
Dari tabel diatas terdapat beberapa kriteria tindakan yang harus
dilakukan terhadap masing masing aplikasi baik yang current maupun
yang future yaitu : y Gabung : Kriteria ini berarti bahwa aplikasi
yang ada (IS Existing) diusulkan untuk digabungkan/diintegrasikan
dalam suatu Sistem Informasi yang baru. y Ubah Kriteria ini berarti
bahwa aplikasi yang ada (IS Existing) diusulkan untuk diubah
menjadi aplikasi yang baru dengan penambahan fitur-fitur yang baru
untuk meningkatkan efektifitas sistem tersebut dalam memenuhi
kebutuhan bisnis organisasi. y Baru Kriteria ini berarti bahwa
Sistem Informasi ini memang belum ada sebelumnya dan dibutuhkan
untuk mendukung proses bisnis organisasi. Karena itu sistem
informasi ini harus dikembangkan baik dengan cara inhouse ataupun
outsource.57
Untuk sisi Network , disarankan adanya perbaikan terhadap
topologi network yang ada diantaranya koneksi antar gedung
(backbone) yang masih menggunakan koneksi 10/100Base- T diusulkan
diupgrade dengan koneksi 1000Base-T (Gigabyte Link) serta pemisahan
antara sistem yang bisa diakses publik (Demiliterized Zone, DMZ)
dengan system yang bisa diakses oleh internal saja (Intranet).
4.2.4 Road Map Pengembangan SI Setelah didapatkan hasil dari gap
analysis sehingga bisa ditentukan tindakan apa yang harus dilakukan
terhadap aplikasi current maupun future maka disusunlah road map
untuk pemenuhan kebutuhan SI berdasarkan matriks portofolio
McFarlan, seperti telihat pada tabel dibawah ini :
Tabel 4.7 Road Map Pengembangan Sistem Informasi AMGAPLIKASISIAK
SIPEG E-Learning SIAPK CRM PORSI SIA SIPO SILAB DATA Warehouse
TAHUN 1 Q1 Q2 Q3
TAHUN 2 Q1 Q2 Q3
TAHUN 3 Q1 Q2 Q3
TAHUN 4 Q1 Q2 Q3
Dari tabel diatas, diperkirakan waktu yang dibutuhkan dalam
pengembangan SI untuk pemenuhan kebutuhan AMG adalah 4 (empat)
tahun, dimana pada tahun pertama sampai kuartal kedua di tahun
kedua pengembangan SI difokuskan pada aplikasi-aplikasi yang berada
di kuadrant Key Operasional. Hal ini penting dilakukan karena
aplikasi-aplikasi pada kuadran ini memegang peranan vital untuk
kelancaran operasional bisnis proses organisasi. Pengembangan
ditahun selanjutnya diikuti oleh aplikasi yang berada di kuadran
Strategic, Support dan High Potensial.58
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN5.1. Kesimpulan Akademi Meteorologi
dan Geofisika pada dasarnya telah memiliki berbagai macam sistem
dan teknologi informasi yang telah dikembangkan untuk mendukung
proses bisnis namun karena tidak adanya Perencanaan Strategis
Sistem Informasi beberapa sistem aplikasi tersebut masih berdiri
sendiri dan belum dapat memberikan suatu keunggulan kompetitif
(Competitive Advantage) terhadap organisasi tersebut. Hal ini
terbukti dengan menghilangnya Brand Images yang dimiliki Akademi
Meteorologi dan Geofisika sebagai Akademi Meteorologi dan Geofisika
pertama di Indonesia. Diharapkan dengan adanya Perencanaan
Strategis Sistem Informasi ini Akademi Meteorologi dan Geofisika
bukan hanya dapat mengembalikan Brand Images tetapi juga dapat
menciptakan keunggulan kompetitif denga n mengembangkan dan
memanfaatkan teknologi informasi yang diusulkan.
5.2.
Saran y Untuk Implementasi dari Perencanaan Strategis Sistem
Informasi harap diperhatikan tentang isu Hak Cipta (Software
Licenced) y Dalam pengembangan database, harap dipersiapkan
struktur dan standarisasi data untuk proses pembuatan Data
Warehouse yang komplek dan terintegrasi.
59
DAFTAR PUSTAKA1. Ward, J. & Peppard, J., Strategic Planning
for Information System, 3th Edition, John Wiley & Son,
Chicester, 2003. 2. Sribar, Valentin & Robertson, Bruce., The
Adaptive Enterprise IT Infrastructure Strategies to Manage Change
and Enable Growth, Rich Bowles, 2001. 3. Wijaya, Rahmadi., Analisis
Model IT Menggunakan Balanced Scorecard Untuk Pengembangan Sistem
Teknologi Informasi, STMIK CIC. 4. http://www.amg.ac.id. 5. Sistem
Informasi Strategik untuk Keunggulan Kompetitif, Prof. Dr.
Jogiyanto HM, MBA, Akt. 6. Buku Pedoman Akademi Meteorologi dan
Geofisika dan dokumen lain yang relevan.
60