www.husk-cbc.eu HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 1. oldal TÁVMUNKA MODELLEK A távmunka általános ismereteinek kézikönyve A távmunka jogi és adóügyi kézikönyve A távmunka-házak információbiztonsági kézikönyve A távmunka-házakban való foglalkoztatás kézikönyve A távmunka-házak költségkalkulációs modellezésének kézikönyve Készült a HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” pályázati projekt keretében. – 2011. május –
161
Embed
Távmunka modellek v25 FINAL · költségkalkulációs modellek XLS formájában jelen tanulmány mellékletét is képezik, valamint felkerül a projekt weboldalára is, nyilvánosan
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 1. oldal
TÁVMUNKA MODELLEK
A távmunka általános ismereteinek kézikönyve
A távmunka jogi és adóügyi kézikönyve
A távmunka-házak információbiztonsági kézikönyve
A távmunka-házakban való foglalkoztatás kézikönyve
A távmunka-házak költségkalkulációs modellezésének kézikönyve
Készült a HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”
pályázati projekt keretében.
– 2011. május –
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 2. oldal
5. Önmegvalósítás: személyes továbbképzés lehetősége, önállóság, döntési felelősség, vezetői
munkakör stb.
Maslow struktúrája szerint az ember törekszik arra, hogy az egyes szükségleti szinteket elérje,
beteljesítse, majd továbblépjen. Maslow szerint a munkások teljesítménye úgy növelhető, ha teret
adunk emberi mivoltuknak. A munkaszervezés – bár nagyban növelheti a teljesítményt –, fizikai
megvalósítása elérheti korlátait, ahonnan további hatékonyságjavulást már csak a munkavégzők
motiválása, elégedettségüknek javítása indukálhat. Napjaink munkaerőpiacán ez a szempont egyre
nagyobb jelentőséget kap, elsősorban a magasan képzett munkaerő esetében, akik megtartása az
egyik legnagyobb érték a vállalatoknál.
A munkavégzés hatékonyságát a társas hatások is befolyásolhatják, amelyet a hawthorne-i
vizsgálatok is megalapoztak. Triplett 1981-ben egyszerű, rutinizált kézmozgást igénylő feladatot adott
kísérleti személyeinek (horgászzsinórt kellett egy csévére feltekerniük), akik az egyik kísérleti feltétel
szerint egyedül dolgoztak, a másik esetben pedig egymás jelenlétében végezték a feladatot. Az
eredmények azt mutatták, hogy az együttes helyzet (mely a kísérleti személyek számára
versenyhelyzetként jelentkezett) hatására javult a teljesítmény. Travis 1925-ben publikált egy
kísérletet, amely azt mutatta, hogy a közönség jelenléte hatására a kísérleti személyek egy
mozgáskoordinációs feladatban nyújtott teljesítménye jelentősen javult. Floyd Allport (1981), Gates
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 13. oldal
(1935) és Dashiell(1935) kísérletei hívták fel a figyelmet arra, hogy míg egyszerű rutinműveleteket
igénylő feladatok esetében a teljesítmény általában nő a társas helyzet hatására (versenyben jobban,
bámész nézők hatására kevésbé), addig bonyolult vagy kevésbé begyakorolt feladat esetében a társas
helyzet hatása fordított, a teljesítmény romlik. Ez a megállapítás rámutat tehát, hogy a komplex és
kreatív feladatok elvégzéséhez nyugodt környezet szükséges, ahol a koncentráció jobban
biztosítható.
A társas hatásban rejlő serkentő, illetve gátló többlethatásra először Robert Zajonc (1971) állított fel
magyarázó elméletet. Zajonc elmélete abból indul ki, hogy a társas helyzet konkrét alakzatától
függetlenül (mindegy hogy versenyről, együttműködésről, nézők, hallgatók jelenlétéről van-e szó) a
más személyek puszta jelenléte bizonytalanságérzetet ébreszt az egyénben, miáltal emelkedik
reagáló készsége, s a begyakorlott, egyszerű feladatok esetében ez a domináns reakciók
megjelenésének kedvez, míg a begyakorolatlan, illetve gondolkodást igénylő, feszültséget keltő,
nehéz vagy kellemetlen feladatok esetében rontja a teljesítményt. Cottrel (1972) magyarázati
modellje szerint a társas helyzet oly módon hoz létre motivációs többletet az emberben, hogy a
társak anticipált pozitív vagy negatív megerősítőknek (potenciális büntetőknek vagy jutalmazóknak)
tűnnek számára, s ezért, hogy a sikert kiérdemelje, illetve a versengéssel járó szégyent elkerülje,
fokozottabb erőfeszítéssel fog a feladaton ügyködni. A teljesítményromlás magyarázata az, hogy az
egyén társas helyzetben fokozottabban kockáztat, következésképpen könnyebben hibázik.
A munkakörnyezet hatása a teljesítményre
A munkavégzés minden esetben egy adott munkakörnyezetben történik. Peter J. Muscovite, a
PricewaterhouseCoopers Gazdasági Tanácsadó vállalatcsoportban végzett kutatása alapján megjelent
„Új tudásközpontú munkahelyek” című írásában többek között a munkakörnyezet és a munkavégzés
hatékonyságának szoros összefüggéseit tárgyalja. Kutatása megállapítja, hogy a globális gazdaság
mintegy 40%-át jelenleg tudásalapú munkavégzés jellemzi, és néhány éven belül ez meghaladja az
50%-ot. Egy másik megállapítása, miszerint a vállalati tudás mintegy 50%-a informális, valamint egy-
egy munkavállaló távozása esetén a munkavállaló tudásának csak mintegy 20%-a marad meg a
vállalatnál. Muscovite egy komplex Tudásalapú Munkahely Program alapelveit fekteti le írásában,
ahol a munkavállaló hatékonyságának növelésében fontos szerepet tulajdonít az irodai
munkakörnyezet minél személyre szabottabb kialakításának, és a teljesítményalapú
munkakontrollnak is. Ez a kutatás rámutat az emberi tényező felértékelődésére, valamint a munkák
pusztán fizikai végrehajtása helyett annak tudásalapúvá válására.
A munkakörnyezetnek a munkavégzés hatékonyságára tett közvetlen összefüggései kapcsán 2003-
ban került publikálásra az „Ablakok és irodák: Tanulmány az irodai munkások teljesítménye és az
irodai környezet közötti összefüggésről” című kutatási eredmény, amelyet Peter Boyce PhD
vezetésével a Heschong-Mahone Group végzett a Public Interest Energy Research (PIER) program
keretében (Boyce, 2004). Két terepkutatás eredményét dolgozták fel, amelyeknek célja az volt, hogy
megállapítsák, milyen hatással lehet az irodai terek kialakítása a munkavégzők teljesítményére. Az
első terepkutatást a Sacramento Municipal Utility District (SMUD) telefonos ügyfélszolgálatán
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 14. oldal
végezték, ahol 100 irodai munkásnál több változó hatását mérték az átlagos hívásidőre a bejövő
hívások kezelésekor. Ezek a változók lefedték a világítást, a kilátást, hőmérsékletet és szellőzést, a
telefonközpont státuszát (például hány hívás kezelése van folyamatban), a személyi jellemzőket és a
csoportjellemzőket. Az adatokat 2002 szeptemberében négy, majd 2002 novemberében 3 hétig
gyűjtötték. Az eredmények kiértékelésekor 7 változó esetében találtak állandó és szignifikáns hatást
a hívásidő hosszára. A fülkék mérete, az ablak közelsége, a szellőzés szabályozhatósága, a fény
természete a hívásidő hosszát 3–19%-ban csökkentette. A második terepkutatást 5 különböző
kognitív teszt felvégtelével végezték a Sacramento Municipal Utility District (SMUD) számítógépes
rendszerének segítségével. 201 irodai munkással végezték, akik 3 különböző épületben dolgoztak,
amelyek eltérőek voltak a napfény és mesterséges fény arányaiban. A teszteket déltájt, 5 alkalommal,
csütörtökönként vették fel 2002 októbere és novembere között. A tesztek vizuális keresési
pontosságot, rövid és hosszú távú emlékezést és logikai képességeket mértek. Az eredmények
kiértékelésekor a monitor mérete és felbontása, a fény természete, a feladatmegoldásra
rendelkezésre álló idő a hatékonyságot 13–29%-ban növelte.
Egy másik kutatás a növények és a munkavégzés hatékonysága közötti összefüggést mérte. A
„Tanulmány a növények és virágok hatásáról a munkahelyi produktivitásra” című tanulmánytkészítő
kutatócsoportot Roger Ulrich PhD viselkedéskutató, a Texas A&M Egyetem Center for Health Systems
and Design osztályának igazgatója vezette. A 8 hónapos kutatás során 101 személy érzelmi,
kreativitási, figyelmi sajátosságait mérték általános irodai felszereltséggel rendelkező irodákban,
kontrollált környezetben. A kísérletben részt vevőkkel többféle feladatot végeztettek el 3 különböző
környezetben, ahol a következők egyike dominált: friss növények és virágok, absztrakt szobrok,
díszítés nélküli környezet. Minden felmérés 2 kreativitást és egy figyelmet mérő tesztből állt, és
ezeket 4 alkalommal vették fel. A tesztek készítéséhez felhasználták E. Paul Torrance PhD által
szerkesztett „Creative Thinking and Profile of Mood States” tesztet is. Az eredmények azt mutatták,
hogy mind a férfiak, mint a nők hatékonysága szignifikánsan megnőtt a növényekkel kialakított
környezetben. A férfiak mintegy 15%-kal több ötletet generáltak a feladatokban, míg a nők
kreatívabbnak bizonyultak.
A történelem során tehát a taylori tudományos munkaszervezés kétségtelenül nagy áttörést hozott a
munka hatékonyságának növelésében. Azonban az ember gépként történő „hasznosítása” hosszú
távon nem működhet, márcsak azért sem, mert az ember alapvetően egy komplex érző lény, akit
belső erők, például a motiváció vezérel. A maslow-i szükséglethierarchia leírja az ember folyamatos
előrehaladásának igényét, amelyet elsősorban a munkakörnyezet tud biztosítani számára. A
hatékonyságnövelés következő lépése az emberi igények magasabb szinten való figyelembe vétele
lehet. A munka célja változatlanul valaminek az előállítása, átalakítása lehet, azonban a munkavégzés
módja, a munkaszervezés és az a környezet, ahol a munka történik, még sokat változhat. A munka
világa fokozatosan alakul, napjainkban kifejezetten előtérbe került az EMBER. A munkavégzés
hatékonysága egyre inkább függ az ő elégedettségétől, motivációjától, valamint attól a
munkakörnyezettől, amelyben munkáját végzi. Az informatikai eszközök terjedésével egyre inkább
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 15. oldal
lehetővé válik, hogy figyelmünket ezen tényezők folyamatos javítására összpontosítsuk.
Napjainkban erre a legalkalmasabb munkaszervezési mód a távmunka lehet.
Munkaszervezés napjainkban
A szervezés javítása révén érhetjük el a legkisebb ráfordítással a termelékenység növekedését, és ez a
tény különösen napjainkban kap nagy jelentőséget, amikor átmenetileg csökkennek a fejlesztési
lehetőségek.
Szervezés alatt olyan céltudatos tevékenységet értünk, melynek során – egy előre meghatározott cél
elérése érdekében – úgy kapcsoljuk össze a rendelkezésre álló erőforrásokat és az emberi munkát,
hogy azok kedvező összhangban legyenek. A szervezés a gyakorlatban egyidejű a
munkamegosztással. Mindenütt, ahol munkamegosztás van, szükséges a feladatok megosztása is, és
így fennáll a szervező tevékenység szükségessége. A munkafeladatok megosztása elsősorban azok
pontos körülhatárolását és felelőshöz rendelését feltételezi. Egy adott szervezet üzleti folyamatai1
egyértelműen megismerhetők, mérhetők, ezáltal szabadon megváltoztathatók, fejleszthetők. A
csapatmunka alapját is elsősorban a világosan körülhatárolt célok, elvárások jelentik, amelyeket jól
meghatározott munkafeladatok esetén lehet csak megvalósítani.
1. ábra: A munkaszervezés hatása a munkafeladatokra és a vezetői irányításra
Napjaink munkaszervezési modelljeinek az alapja Taylor munkaszervezési modellje, ahol az egyes
munkafolyamatokat olyan kisebb munkafeladatokra darabolja, amelyek elvégzésének
legoptimálisabb folyamata a meghatározható, és ezeknek az egyszerűbb és szabályozott
1Az üzleti folyamat tevékenységek sorozata, amelynek célja az anyag és/vagy információ átalakítása oly módon,hogy az összhangban legyen az üzleti céllal
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 16. oldal
munkafeladatoknak az elvégzése oktatás formájában viszonylag rövid idő alatt elsajátítható. A
munkafeladatok hatékonyan történő folyamatos szervezése időbeli és pénzbeli ráfordításokat is
igényel. Az optimális munkaszervezésre fordított kiadás azonban meghatározható, annak a kiadásra
és bevételre gyakorolt hatását az alábbi grafikon szemlélteti.
2. ábra: A munkaszervezés optimális költsége a kiadások és bevételek alapján
Az infokommunikációs eszközök fejlődésének hatása a munkaszervezésre
A gazdaság folyamatosan alakul, a piaci szereplőknek gyorsan kell reagálniuk a piaci változásokra. A
globalizációs folyamat révén az egyes multinacionális vállalatok egyre több országban jelennek meg,
telephelyeik száma rohamosan szaporodik. Ahhoz, hogy minél teljeskörűbben tudják kiszolgálni
ügyfeleiket, nélkülözhetetlen számukra nemcsak a jelenlét, hanem a helyi piac ismerete, és a
sajátosságok figyelembevétele is, valamint ezek beolvasztása működési stratégiájukba. Ennek
köszönhetően ugyanazon szolgáltatások egyes országokban gyakran különbözőféleképpen
működnek, gondoljunk csak a helyi adózási szabályokra, amelyek szinte minden országban, de
gyakran országon belüli régiókban is eltérnek. Ezek a nagyvállalatok tehát a helyi prioritások szerint
akarnak működni és terjeszkedni, mindazonáltal az információkat egységesen akarják látni. Ehhez
munkafolyamataikat igen komplex módon kell megszervezniük, amely biztosítja az egységes kezelést,
de lehetővé teszi a helyi sajátosságokhoz való igazodást is. Napjaink fejlett informatikai háttere nélkül
ez a komplex munkaszervezés már elképzelhetetlen lenne.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 17. oldal
A gazdaság változásai és az informatikai megoldások fejlődése szoros kapcsolatban vannak.
Elképzelhetetlen lett volna a mai modern gazdaság az internet, a vállalatirányítási szoftverek (ERP –
Enterprise Ressource Planning), a kommunikációs technológiák kialakulása nélkül. Ezeknek a
technológiai fejlesztéseknek köszönhetően napjainkban gyakori, hogy egyes vállalatok napi szintű
koordinációjukat más országból vezénylik (például indiai távmunkahelyek amerikai központtal). A
munkaszervezés és a technológia tehát az egyes munkafeladatokat azok elvégzésének térbeli
helyétől függetlenül is képes munkafolyamatokká építeni.
Maguk a munkavégzők ebből a gazdasági és technikai fejlődésből annyit tapasztalnak, hogy
munkavégzésük egyre nagyobb részben már csak informatikai és kommunikációs – más néven
infokommunikációs – eszközökön történik, a műveletek gyakran automatizáltak, és azokat inkább
már csak ellenőrizni, vezényelni kell. A munkakörök egyre nagyobb része a szellemi tevékenység
irányába tolódik el. Az átalakulás ellenére a munkavégző továbbra is minden reggel bemegy a
munkahelyére, majd nap végén hazatér. Egyes nagyvárosokban ez naponta 1–3 órát is igénybe vehet.
Éves szinten ez 10–31 napnyi utazást jelent, de ha munkaidőként tekintünk rá, úgy 31–93 extra
munkanapot jelenthet, amit akár szabadságként, nem pedig egyfajta önkéntes, ingyenes
munkavégzésként töltene el a legtöbb ember. Hisz ez az idő legtöbbször nem hasznos sem a
munkavállalónak, sem a munkaadónak, de mégis kizárólag a munka miatt töltjük utazással az
időnket. Ennek a holtidőnek a felszabadítása az egyik fontos eleme a távmunka végzés munkavállalói
előnyeinek.
A munkavégzés egyre több munkakörben és a nap egyre jelentősebb részében szinte csak
infokommunikációs eszközökön történik, így gyakorlatilag lehetővé vált, hogy ne csak a telephelyek
legyenek szétszórtan a világban, hisz ugyanaz a munkaszervezési logika és technológia teszi lehetővé
azt is, hogy a munkavállalók bárhonnan elérhessék a központi rendszereket. Ugyanazok a
számítógépek 1–2 egyszerű szoftver felinstallálásával (például VPN-kliens) technikai szempontból
gyakorlatilag azonnal távmunkára alkalmassá tehetik a munkavállalót.
Távmunka, korunk egy lehetséges munkaszervezési modellje
A távmunka alapját az 1970–80-as évek információs társadalmi és technológiai feltételei nyitották
meg. Ekkor jelennek meg a modern gazdasági világra jellemző munkafolyamatok újraszervezései,
üzleti egységek kihelyezése (outsourcing), valamint az alvállalkozók megjelenése a nagyvállalatok
hátterében. A munkafeladatok egy részét funkcionális területenkénti lehatárolásukkal erőforrás-
kihelyezés formájában alvállalkozónak adhatják ki a vállalatok. Ilyenkor úgynevezett
„szolgáltatásszínt-szerződésekben” (SLA – Service Level Agreement) határozzák meg az egyes
munkafeladatok elvégzési módját, feltételeit, kontrollkritériumait. A távmunka hasonlóan igényli a
munkafeladatok pontos megfogalmazását azzal, hogy rugalmasságot biztosít az egyes feladatok
végrehajtására vonatkozó vezetési gyakorlatban. A munkafeladatok elvégzésére vonatkozó
utasítások ugyanis a szolgáltatásszínt-szerződésekkel szemben rugalmasabban alakíthatók a változó
körülményekhez. A távol dolgozó munkavállaló vezetője ugyanis továbbra is ugyanaz a munkaadó
lesz, ellentétben az erőforrás-kihelyezés esetén belépő vállalkozásra, ahol már önálló szervezeti
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 18. oldal
struktúra található. Az alábbi ábra a távmunka és erőforrás-kihelyezés üzleti modelljének
hasonlóságát ábrázolja. Munkaszervezési szempontból a különbség tehát csak a munkavégző feletti
kontrollban van, amelyet az ábrán pontozott fekete vonal jelez.
3. ábra: Rugalmasabb vezetési gyakorlat a távmunka üzleti modelljében
Az infokommunikációs technológia fejlődésével egyre több olyan munkakör alakul át és jön létre,
amelyek munkafeladatait elsősorban számítógépen kell ellátni. Ahogyan napjainkban egy üzleti
folyamat munkafeladatai más-más országokban kerülnek végrehajtásra (például az egyik nemzetközi
Office Suites. A tanulmány összegzéseként Bagley megállapítja, hogy a legnagyobb fejlődési
potenciállal a vidéki és az egy munkáltató által fenntartott távmunka-házak rendelkeznek. Hasonló
konklúziót több helyen is olvashatunk a szakirodalomban.
A dolgozat szempontjából a távmunkaközpontokat csak a nyilvánosság által való hozzáférés módja
alapján kívánom megkülönböztetni. Eszerint nyilvános, illetve zárt módon működő
távmunkaközpontok léteznek. A Magyarországon elterjedt szóhasználatnak megfelelően a
dolgozatban ezentúl a nyilvános távmunkaközpontokat teleházaknak, a zártakat távmunka-házaknak
nevezzük.
A nyilvános távmunkaközpontok, azaz a teleházak már létező szervezetek Magyarországon.
Öndefiníciójuk szerint: „A teleház egy többfunkciós, nyitott profilú kisközösségi információs és
telekommunikációs szolgáltatóközpont”. Céljuk elsősorban az információtechnológiai eszközökhöz
való hozzáférés minél szélesebb körben való biztosítása. Dolgozatomban működési hasonlóságukból
kifolyólag ebbe a kategóriába soroljuk az eMagyarország pontokat, és minden más nyilvánosan
használható internetelérést biztosító helyszíneket.
2 A felsorolásban megtartjuk az eredeti angol elnevezéseket tekintettel arra, hogy a névhasonlóságokmiatt a fordítás nehezen tudná visszaadni a valódi jelentéstartalmat.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 38. oldal
Definíciónk szerint a zárt távmunkaközpont, azaz a távmunka-ház egy olyan irodahelyiség, ahol a
munkavégzők munkafeladatokat látnak el az őket foglalkoztató munkáltató számára, úgy, hogy a
felek között munkaviszony áll fenn, továbbá a távmunka-házban korlátozott számú (egy vagy néhány)
munkáltató munkavállalói dolgoznak, a munkáltatóval való kapcsolatot informatikai (például
számítógép) és kommunikációs (például internet, telefon, videokonferencia) eszközökkel tartják fenn.
A távmunka-házat a legtöbb esetben egy harmadik fél (például önkormányzat vagy vállalkozó)
alakítja ki és tartja fenn a munkaadók egyedi elvárásai alapján, és az egyes munkahelyeit a munkaadó
bérli. A távmunka-ház a nyilvánosság elől elzárt, oda csak azok a munkavállalók léphetnek be, akiknek
a munkavállalói a munkahelyeket bérlik. A távmunka-házat a helyfüggetlenség és a szervezeti
felépítéstől való függetlenség választja el a telephelyektől. A helyfüggetlenség alatt azt értjük, hogy
ugyanolyan felszereltség mellett a távmunka-háznak bárhol létrehozhatónak kell lennie, azaz nem
tartalmazhat helyfüggő funkciókat (például értékesítési pont). A szervezeti felépítéstől való
függetlenség azt jelenti, hogy a távmunka-ház nem rendelkezhet saját piramishierarchiával, a
munkavállalók jelentési kötelezettsége a távmunka-háztól eltérő helyen dolgozó vezető felé irányul –
hacsak nem maga a vezető is a távmunka-házból dolgozik, ilyenkor viszont a vezetőnek kell hogy
legyen legalább egy, nem ott dolgozó beosztottja.
5. ábra: Hagyományos és a távmunka-ház szervezeti felépítése
irodában Irodán kívül
Távmunkaház szervezeti felépítés
Hagyományos szervezet (beleértve adecentralizáltés külső telephely funkciókat)
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 39. oldal
A távmunka-ház tehát elsősorban abban tér el a teleházaktól, hogy ez a nyilvánosság számára nem
látogatható, kizárólag a távmunka-ház üzemeltetőivel szerződéses kapcsolatban levő munkáltatók
távmunkásai jogosultak a belépésre. Ez a különbség teszi lehetővé azt, hogy a távmunka-ház
munkakörnyezete a munkáltatók előírásaihoz és szabályozásaihoz legyen igazítva. A teleházak
esetében ez nem lehetséges, ugyanis a nyilvánosság kizárásával pont funkciójuk alakulna át. Ezért
látjuk szükségesnek a fenti terminológia tisztázását, hogy egyértelműen meg tudjuk különböztetni e
két működési modellt. Magyarországon mintegy 439 nyilvánosan látogatható teleház és egyetlen
zártkörűen használt távmunka-ház működik. Ez a távmunka-ház 2007 októberében nyílt Örkényben.
A távmunka-házat tehát a hagyományos telephelytől az különbözteti meg, hogy a általában harmadik
fél üzemelteti, és az független a vállalati szervezeti felépítésétől. További különbség, hogy a
távmunka-ház annyiban nem helyhez kötött, hogy a definíció szerint az hasonló feltételekkel máshol
is létrehozható kell, hogy legyen, nincs közvetlen kapcsolata a piaccal, ellentétben a telephelyekkel.
Az inkubátor házakban és az ipari parkokban vállalkozások üzemelnek, ellenben a távmunka-
házakban munkavállalók ülnek. Egy ipari parkban is kialakítható egy távmunka-ház, bár ez nem
jellemző, hisz a távmunka-házat elsősorban a munkavállalók lakóhelyéhez közel telepítik, az ipari
parkokat pedig a lakóhelyektől távolabb. Az inkubátorházak kisvállalatok számára biztosítanak
működési lehetőséget. A definíció szerint azonban a távmunka-házban dolgozóknak kell, hogy legyen
olyan munkatársa, aki fizikailag máshol helyezkedik el.
3. táblázat: Távmunka-házak megkülönböztetése más formáktól
Fenntartó a
munkáltatótó
Elhelyezése
kötött
Nyilvánosságtól
elzárt
Szervezeti
felépítéstől
független
Távmunka-ház nem nem igen igen
Teleház nem nem nem igen
Telephely igen igen igen nem
Inkubátor ház nem részben igen nem
Ipari park nem igen igen nem
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 40. oldal
A távmunka típusain belül a hagyományos foglalkoztatáshoz a távmunka-ház áll legközelebb, így
ennek megvalósítása lehet a legelső lépés a vállalatoknál. A távmunka-ház ugyanis mint szatellit iroda
funkcionál, és lehetőséget biztosít a munkaadó előírásainak megfelelő munkakörnyezet kialakítására
(például biztonsági követelmények, erőforrások rendelkezésre állása, logisztika). Egyes adatrögzítési
és adatfeldolgozási munkakörök betanítható jellege lehetővé teszi, hogy gyakorlatilag bármely
alapképzettséggel rendelkező munkavállaló képes legyen a munkafeladatok megfelelő ellátására. A
távmunka-ház kiküszöböli az otthoni távmunka egyes hátrányait, de elérhetővé teszi a távmunka
általános előnyeit is – a távmunka-ház tehát optimális megoldást nyújthat a vállalatok számára.
A távmunka-házak kezdeti időszakában még voltak olyan vélemények, hogy a távolság miatt
megnövekedett kommunikációs költségek olyan jelentősek, hogy ezek nem teszik fenntarthatóvá
üzemeltetésüket. Napjainkban azonban megállapítható, hogy a kommunikációs költségek
gyakorlatilag távolságfüggetlenné váltak, az ország minden pontján szinte azonos áron lehet
hozzáférést vásárolni, továbbá a legtöbb esetben a kommunikáció forgalomfüggetlen, azaz költsége
nem függ a rajta átfutó adatok mennyiségétől. Ez a változás egy új korszakot nyitott a távmunka-
házak számára.
A távmunka-házakat ma már széles körben alkalmazzák egyes országokban. Az USA-ban például 1999
óta törvény3 szabályozza távmunka-házak létrehozását, felépítését, sőt a ráfordítások éves minimum
költségeit 50.000 amerikai dollárban határozza meg ügynökségenként. Washington környékén
például 14 távmunka-házat üzemeltetnek, amelyeknek az elsődleges célja a nagyvárosi forgalom
csökkentése, a munkavállalók lakóhelyéhez közelebbi munkavégzési terek létrehozásával. A
WorldAtWork (2009) felmérése szerint az USA-ban 2005-ban a munkavállalók 5%-a vette igénybe a
távmunka-házak szolgáltatásait, míg 2005-ben 8%-uk, amely lassú emelkedést mutat.
3 Section 630(a) of Public Law 105-277 (Flexiplace Work Telecommuting Programs)
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 41. oldal
6. ábra: Washington környéki távmunka-házak
A távmunka-házak alkalmazása országonként eltérő, funkciójuk, elnevezésük és szerepük alapján igen
nehéz összehasonlító elemzéseket végezni. Ennek ellenére elmondhatjuk, hogy a fejlett országok már
több éve alkalmazzák ezt a foglalkoztatási módot. Felismerve a távmunka-házak nyújtotta
foglalkoztatási módot, adott tehát a lehetőség, hogy megfelelő tervezés révén Magyarország egyedi
igényeihez igazodva induljon el ez a folyamat. Hiszen a nagyvárosoktól való távolság jelentősen
alacsonyabb működési költségeken teszi lehetővé egyes munkafeladatok távmunka-házból történő
ellátását, amely jelentős motivációt jelent a vállalatok számára (például a bérköltségek 30%-kal, az
ingatlanköltségek mintegy 50%-kal is alacsonyabbak vidéken, mint egy nagyvárosban). Mivel a
szellemi tevékenységek költsége elsősorban a bérből, ingatlanból és kommunikációs költségekből
tevődik össze, a távmunka révén a vállalatok azonnali, 20–40%-os költségcsökkenést realizálhatnak.
A távmunka gazdasági előnyt jelenthet egy település számára is. A távmunkás foglalkoztatás során a
béreken keresztül tőke és tudás áramolhat a régióba. A tőke a helyi vállalkozások bevételét növelheti,
a tudás pedig javíthatja a helyben lakók elhelyezkedési és vállalkozási esélyeit. A térség így a
közlekedés jelentős fejlesztése, és ipari központ telepítése nélkül is jelentősen képes javítani
gazdasági helyzetét. A távmunka által tehát az egész térség gazdasági és foglalkoztatási
versenyképessége javulhat.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 42. oldal
Bagley 10 alapelvet fektet le a sikeres távmunka-házak megvalósításához és fenntartásához:
1. „Világos, reális és konzisztens célok megfogalmazása, amelyek a projekt megvalósítása során
iránymutatást adhatnak.
2. Mélységi helyzetelemzés és agresszív marketingakció már a megvalósítási fázis elején.
3. A tervezésre és megvalósításra szánjunk 12–18 hónapot.
4. A tervezésnél célszerű hosszú távú pénzügyi terveket készíteni. Javasolt 5–7 éves periódusban
gondolkodni a pénzügyi tervezésnél.
5. Szánjunk időt a helyszín kiválasztására. A helyszínnek összhangban kell lennie a megfogalmazott
célokkal és a pénzügyi lehetőségekkel.
6. Tervezzünk zárt helyeket állandó munkáltatók számára.
7. Főállású hely-menedzser álljon rendelkezésre az adminisztrációs, technikai feladatok kezelésére.
8. Próbáljunk több funkciót is tervezni az objektumba a gazdasági fenntarthatóság céljából (például
munkavégzés, oktatás).
9. Készítsünk információs és tréning anyagokat a távmunka-végzésről, hogy ezzel segítsük mind a
munkavállalókat, mind a munkáltatókat a távmunka-végzésben.
10. Dokumentáljuk minden elemét a távmunka-háznak, hogy összehasonlítható legyen más
távmunkaközpontokkal.” (Bagley 1994, 45)
Arra a kérdésre, hogy a magyarországi távmunka-házakat hová érdemes telepíteni, olyan kutatások
és felmérések ismeretében lehet választ adni, amelyek a potenciális tevékenységek sajátosságait
(helyfüggetlenség, telephely-választási kritériumok, ágazat), a helyi munkaerő tulajdonságait
(munkaerőpiac nagysága, kor és nemek szerinti megoszlás, képzettség, esetleg idegen nyelvtudás), az
ingatlanpiacot (elegendő mennyiségű és nagyságú épület), a távközlési infrastruktúrát, a helyi
gazdaság szerkezetét, a gazdaságfejlesztési politikát és ösztönzőrendszert térképezik fel. Ez alapján
kialakítható akár egy országos távmunka-ház stratégia, amely tudatosan támogatja a távmunka-házak
létrehozását oly módon, hogy biztosítja a foglalkoztatás viszonylag homogén országos eloszlását az
újonnan létrejövő munkahelyek legrászorulóbb térségekbe való irányításával.
Hajlandóság a távmunka-házak igénybevételére
Bár Magyarországon a távmunka elterjedtsége igen alacsony százalékon áll, de “ha a távmunka és
más atipikus formák jelentőségét helyesen akarjuk megítélni a régi iparágakban, akkor inkább a
trendekre kell figyelni, mint a jelenlegi adatokra. … 1860-ban még kisebb lázadást váltott ki egy
amerikai textilgyárban, hogy a tulajdonos bezárta a munkásokat, megakadályozandó, hogy ki-be
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 43. oldal
járjanak a gyárban, és annyi időt töltsenek a munkában, amennyi nekik tetszik. Az ipari társadalomra
jellemző gyári munka csak 1914-re teljesedett ki.”(Szabó 2002, 203).
Egy 2008-as empirikus kutatásban a távmunka-ház igénybevételét mértük 10 mélyinterjú
segítségével, valamint 100, legalább 50 fős hazai vállalat megkérdezésével, akik a távmunkát
valamilyen formában már alkalmazzák. Az interjúk értékeléséhez fontos megjegyezni, hogy
Magyarországon 2007 őszén nyílt meg az első és azóta egyedüli távmunka-ház Örkényben, azaz
felhasználási célja és az általa nyújtott lehetőségek elsősorban csak elméleti szinten lehetnek
ismertek a vállalatok számára, ennek megfelelően a megkérdezett vállalatok döntéshozói közül
csupán 18% halott már a távmunka-házakról.
Az alacsony ismertségre való tekintettel a vizsgálatot három lépcsőben folytattuk le. Elsőként azt
vizsgáltuk, hogy milyen hajlandóság mutatkozik a távmunka-házakban való foglalkoztatásra érintetlen
üzleti körülmények között. A távmunka-házak vidéki településekre gyakorolt kedvező
gazdaságfejlesztési és foglalkoztatáspolitikai hatásai miatt azonban tovább vizsgáltuk a
hajlandóságot, erre irányuló ösztönzők használatát feltételezve. A második fázisban a távmunka-
házban való foglalkoztatás ingyenessége (azaz irodabérleti díj nélkül), a harmadik fázisban pedig
vissza nem térítendő támogatás lehívása melletti feltételekkel mértük a hajlandóságot. Az alábbi ábra
mutatja a válaszadók kérdésekre adott megoszlását.
A megkérdezett cégek mintegy 12%-a tartja elképzelhetőnek változatlan üzleti feltételek mellett,
hogy az újonnan felvenni tervezett munkavállalói közül néhányat távmunka-házból foglalkoztatna. Ez
a viszonylag alacsony hajlandóság betudható az alacsony ismertségének is, melyet alátámaszt az is,
hogy a szolgáltató szektorban, ahol a legmagasabb a távmunka-házak ismertsége, a legmagasabb az
aránya azoknak a cégeknek is (21%), melyek alkalmaznának távmunka-házban munkavállalót.
A válaszadók további 7%-a jelezte, hogy irodabérleti díj megfizetése nélkül nyitott lenne a távmunka-
házak használatára. Vissza nem térítendő támogatás esetén a munkáltatók további 9%-a lenne
hajlandó távmunka-ház igénybevételére.
Összességében tehát a jelenlegi távmunkáltatók mintegy 28%-a jelenti a potenciált a távmunka-
házakban való foglalkoztatásra, megfelelő ösztönző rendszer kialakítása esetén.
A távmunka-házakban való foglalkoztatásra nyitott vállalatok körében felmértük, hogy mely
munkakörökben tartják lehetségesnek a foglalkoztatást. A vállalatok kétharmada adatrögzítő és
adatfeldolgozó munkakörök esetében tartja elképzelhetőnek a foglalkoztatást, de a cégek több, mint
fele az adminisztratív feladatokat ellátó munkavállalókat és könyvelő kollégákat is alkalmaznának
távmunka-házakban. A vélemények jól tükrözik a hazai gyakorlat hiányát, a válaszok ugyanis
teljességében mellőzték a nemzetközi gyakorlatban úgyszintén jelentős felhasználási módot, amely a
magasan képzett szakemberek lakóhelyükhöz közelebbi munkahelyek létrehozását célozzák meg.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 44. oldal
A távmunka-házban való foglalkoztatástól elzárkózó vállalatok esetében vizsgáltuk azt is, hogy milyen
indokokkal utasítják el ezt a foglalkoztatási módot. A spontán kérdésre a válaszadók fele nem tudta
megindokolni, hogy miért zárkózik el a távmunka-házban történő foglalkoztatástól, amely a
távmunka-házak alacsony ismertségéből és a koncepció részleteinek ismeretlenségéből is adódhat. A
segített kérdések esetében szintén magas volt azoknak az aránya, akik nem tudták megindokolni az
elzárkózás okát. Az irányított kérdés alapján a válaszadók egyharmada a kommunikáció nehézségét
emelte ki, de nem sokkal kisebb arányban vélik úgy a megkérdezettek, hogy ez nem okozna
költségmegtakarítást számukra. A válaszadók egyötöde szintén anyagi okokkal magyarázza az
elzárkózást, miszerint drága lenne kialakítani a távmunka-házakat.
A hajlandóság mélyebb feltárására vonatkozóan azt is megkérdeztük a válaszadóktól, hogy
amennyiben csak olyan szakembert találnának egy munkakör betöltésére, aki csak távmunkában
hajlandó munkát vállalni, úgy a távmunka melyik formájában alkalmaznák. A válaszadók egyharmada
(29%) nyilatkozott úgy, hogy ilyen esetben más munkavállalót alkalmaznának. A cégek 13%-a lenne
nyitott ilyen esetben a távmunka-házban való foglalkoztatásra, míg az otthoni és mobil távmunkára
mintegy kétötödük (39% és 42%).
Megkértük a válaszadókat arra is, hogy ítéljék meg, hogy inkább az alacsony képzettségű
szakemberek esetében, költségcsökkentés céljából reális-e a távmunka-házak terjedése, vagy inkább
a munkaerő-megtartási szándékkal a magasan kvalifikált emberek foglakoztatása növelheti-e a
távmunka-házak elterjedtségét. A megkérdezettek nagyobb része véli úgy, hogy a távmunka-házak
terjedését inkább az alacsonyabb képzettségű munkaerő elhelyezése fogja generálni, de jelentős
egyetértés mutatkozott a magas végzettséggel rendelkező munkavállalók elégedettségének növelése
céljából létrehozott távmunka-házak terjedésével is.
Megkértük a válaszadókat arra is, jósolják meg, hogy hogyan fog változni az otthoni távmunkában,
valamint a távmunka-házban foglalkoztatottak száma a jövőben. A válaszadóknak csak mintegy 6%-a
bízik a távmunka alkalmazásának ugrásszerű növekedésében, azonban a többség úgy véli, ha lassan
is, de a távmunka elterjedtsége növekedni fog. Az otthoni távmunka lassú növekedésével 75%, a
távmunka-házban végzett távmunka terjedésével pedig 51% értett egyet. Csupán a válaszadók 15-
16%-a szerint nem fog változni a távmunka elterjedtsége. A válaszadók nagyobb része gondolja úgy,
hogy az otthoni távmunka szerepe fog inkább növekedni, mint a távmunka-házban történő távmunka
szerepe.
A távmunka-házak területfejlesztési aspektusa
A területfejlesztés olyan döntések és tevékenységek, amelyek közvetlenül a társadalom és a gazdaság
térbeli szerkezetének bizonyos célok érdekében való megváltoztatására irányulnak. Eszközrendszere
alapján, meghatározott célok elérésének érdekében a területfejlesztés megvalósítható konkrét
objektumok létesítésével, vagy az intézmények, vállalkozások és emberek tevékenységének
befolyásolásával.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 45. oldal
A tercier gazdaság egyre nagyobb teret hódít és a munkavégzés nagy része ma már számítógépen
történik. A szolgáltató tevékenységeket kiszolgáló jelentős méretű háttérosztályok (back office)
elvileg a cégközponttól függetlenül bárhová telepíthetők, nem kötik őket a telephely-választással
kapcsolatos hagyományos szempontok, amelyek egyes régiókat a hagyományos feldolgozóipari
tevékenységek számára kevésbé tettek vonzóvá. Mivel a munkaerő alkalmazásának feltétele a
munkavégzéshez szükséges ismeret birtoklása, valamint költsége, így az alacsonyabb átlagkeresettel
rendelkező régiók képzés révén versenyképességük globális szinten is jelentős lehet – komparatív
előnyeinek kihasználásával ez a folyamat hozzásegítheti a régiót, hogy növekedési centrummá
váljon. Ez a folyamat lehet alulról szerveződő és felülről szerveződő. Azaz amennyiben egy régió
felismeri ezt a lehetőséget, úgy a homogenitáson és nodalitáson alapú térségek összefogásával
alulról szerveződve is kialakíthatja azt a működési környezetet, amely komparatív gazdasági
előnyöket nyújt a vállalatoknak, akik egyes munkafeladataikat távmunkában az adott térségbe
szervezik, ezáltal a régióba beáramló béreken keresztül, a már előzőekben ismertetett mechanizmus
hatására gazdasági fellendülést indukálhat (push hatás). Ennek gyakorlati lehetősége például egy
kistérségi távmunka stratégia elkészítése. Felülről szerveződő régiók is létrejöhetnek, amennyiben a
tervezett növekedési centrumok központilag kerülnek kijelölésre, és tudatos fejlesztésük elindul (pull
hatás). Ilyen jellegű fejlesztés egy lehetséges eszköze lehet a területi alapon meghatározott
támogatások nyújtása, például távmunka-házak létrehozására (Forgács 2008a). Mindkét esetben
tehát a megfelelő igényfelmérés alapján nyújtott képzés, infrastruktúra létrehozás és támogatás
nyújtásával a térségbe foglalkoztatás vonzható a távmunka révén.
A gazdasági versenyképességet meghatározó társadalmi-gazdasági faktorok között meghatározóak a
humán tényezők. A sikeres térségekben a munkaerő tudásbázisa magas, rugalmasan tud
alkalmazkodni a változásokhoz. A kilencvenes évek magyarországi területi folyamatai is azt
támasztják alá, hogy a társadalmi-gazdasági változás adta lehetőségeket azok a térségek tudták a
legjobban kihasználni, melyek nem csak kedvező földrajzi helyzetűek voltak, de rendelkeztek
megfelelő humán potenciállal. … A jövedelmi-kereseti viszonyok két oldalról hatnak a gazdaság
térszerkezetére, miközben ki is fejezik annak teljesítőképességét. Az átlagos jövedelemnagyság, a
térségben lévő összes jövedelem a belső fogyasztópiac nagyságát, minőségét jelzi. A munkaerő
képzettségén túl a telephelyválasztás lényeges szempontja a munkaerő ára, amit pedig a lehetőleg
azonos ágazatban, azonos nemű, foglalkozású jellegű csoportok átlagbérén keresztül vizsgálhatunk.
Magyarországon a fővároson kívül mintegy 30%-al alacsonyabbak az átlagbérek, így a befektetők
döntéseit befolyásolhatják az országon belüli bérkülönbségek, az azonos, a munkavégzéshez
elegendő mértékű munkaerő képzettséget biztosító térségek esetében. Ez versenyelőnyként
jelentkezhet az alacsonyabb bérű, de megfelelő alapképzésben részesült munkaerővel rendelkező
térségek számára.
Mint azt Hrubi írja a szolgáltatások regionális fejlesztésekben betöltött szerepéről: „A kínálati oldal
támogatása olyan intézkedéseket tartalmazhat, mint például egy átfogó emberi erőforrás-politika (a
munkaerő-állomány képzése) vagy közvetlenül az üzleti szolgáltatások alapításának ösztönzése.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 46. oldal
Elméletileg az elegendő számban rendelkezésre álló szakképzett munkaerő révén egy régió nagyobb
eséllyel tud fejlett üzleti szolgáltatásokat és egyéb tudásintenzív vállalkozásokat vonzani (vagy
létrejöttüket helyben inspirálni). A képzési és oktatási kezdeményezések mellett az emberi erőforrás-
politika törekedhet egy adott város vagy terület társadalmi-kulturális-politikai környezetének a
fejlesztésére is, hogy vonzóbbá varázsolja azt a magasan képzett szakemberek számára. Ugyanígy a
fejlett üzleti szolgáltatások elégséges tömege révén egy régió képes lehet kiegészítő (azaz nem
szolgáltató) gazdasági tevékenységek számára vonzóbb telephellyé válni.” (Hrubi 2004, 110) A
távmunka ezt a lehetőséget tovább bővíti azzal, hogy nem kell a teljes szolgáltatást (pl. a
cégközpontot, telephelyet) egy adott régióba vonzani, amely maradhat akár egy nagyvárosban, és
csupán a munkaerő egy részét foglalkoztatja különböző helyekről a távmunka révén, aszerint hogy
hol található ár-érték arányban a legmegfelelőbb szakemberek. Ez a „helyfüggetlenség” a távmunka
unikalitása; nincs más olyan foglalkoztatási mód, amely ekkora szabadságot tudna biztopsítani a
munkaerő megválasztásában. Olyan munkahelyeken, ahol a munkavégzés nem kötődik egyértelműen
meghatározott helyhez, a szervezet menedzselésének hatékony eszközévé így egyre inkább a
távmunka válhat.„Az új foglalkoztatási formákkal nemcsak állandó költségeit csökkentheti a vállalat,
hanem jelentősen növelheti humán erőforrásainak színvonalát és elkötelezettségét is, hiszen a
szokásosnál szélesebb körből válogathatja ki alkalmazottait, és ráfordítás nélkül növelheti
érdekeltségüket. S nem hanyagolhatók el a társadalmi szintű előnyök sem a lakóingatlanok jobb
hasznosításától a gyerekes anyák mint munkavállalók karrierproblémáinak és szakmai képzettségük
szinten tartásának megoldásáig.
A távmunka-házakban rejlő területfejlesztési lehetőségek a vidékfejlesztés, vidéki foglalkoztatás
szempontjából is hangsúlyosak lehetnek. A vidékfejlesztés elsődleges fókuszát a vidéki területek,
települések és azok lakossága képezik, alapvetően alulról jövő kezdeményezések, célja az emberi
tevékenység és a természet fenntartható szimbiózisának megteremtése. A mezőgazdasági
foglalkoztatottak arányának jelentős csökkenése azonban már a 80-as évekre jelentős
munkanélküliséget generált a vidéki területeken. Az alternatív foglalkoztatási lehetőségek a mai
napig nem képesek megoldani ezt a problémát, a megélhetés biztosításának hiányában azonban a
vidéki települések elnéptelenednek. Képzéssel azonban a vidéki munkanélküliek egy része
felkészíthető néhány alapvető infokommunikációs eszközökön végzett tevékenység ellátására (pl.
call-center, adatrögzítés), ezáltal a távmunka révén egyes vidéki csoportok foglalkoztatása ismét
megoldhatóvá válhat. Az infokommunikációs elérhetőség fejlesztése, hozzájárulhat a lakóhely és
munkahely funkció szétválásához, amelyet a szuburbanizációs folyamatok is támogathatnak.
Érdemes azonban megkülönböztetni a szuburbán zónába telepített szolgáltatói/háttérirodai
funkciókat, illetve a tényleges vidékfejlesztésben használt távmunka-házakat. A két – formailag
hasonló – munkacentrum más funkciót tölt be, már csak helyzeténél fogva, s más területfejlesztési
hatásrendszer is várható tőle. Az elobbi alkalmas a korábbi monocentrikus városrégió fejlodésének
policentrikus irányba történő elmozdítására, anélkül, hogy a régiós, országos nagystruktúrákat
érdemben decentralizálná, sőt tartósítja a területi egyenlotlenségeket. Az utóbbi viszont érdemi
dekoncentrációs hatást eredményezhet, legalábbis a munkahelyek területi megoszlásában, anélkül,
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 47. oldal
hogy a gazdaság irányításán belül meglévő hatalmi viszonyokat a legcsekélyebb mértékben
átalakítaná.
A távmunka és telephelyválasztás
A gazdaság térszerkezetét nagyban meghatározzák a vállalkozások telephely-választási szempontjai,
amelyek között mind inkább felértékelődnek a humán-erőforrások mennyiségi, minőségi jellemzői. A
munkaerő „rendelkezésre állása” ugyanakkor nem minden esetben biztosított, hazánkban a
munkavállalók mobilitása igen alacsony, így ez az egyik leginkább térhez (lakóhelyhez) kötött
termelési tényező. Ezáltal a humánerőforrás rendelkezésre állása egyre inkább meghatározó szerepet
játszik a gazdaság szereplőinek térbeli településében, ily módon a gazdasági térszerkezet
formálásában.
„A globális gazdasági rendszerek terjedése a kilencvenes évek elején érte el hazánkat, ami
természetesen együtt járt a rendszerváltozás által megnyílt gazdasági, politikai és társadalmi
környezettel. A globalizáció hazai megjelenésével foglalkozó elemzések rávilágítanak arra, hogy a
területi elhelyezkedés roppant rugalmassá vált, ennek megfelelően a településeknek versenyezniük
kell a telephelyért, s ebben a versenyben fő tényezővé vált a tudás és az ahhoz kötődő szolgáltatások
egész sorozata. Emellett a helyi adottságok, a lokális erőforrások felértékelődnek, amelyek számos
gazdasági (pl. munkaerő költsége, infrastruktúra rendelkezésre állása, helyi innovációs környezet) és
nem gazdasági (pl. közösségi kapcsolatok, támogatások) tényezőben nyilvánulnak meg. Megszűnnek
a homogén régiók, térhálózatok alakulnak ki, s ezekben a hálózatokban kell a településeknek,
térségeknek a helyzetüket stabilizálni, illetve a be nem kapcsolódott egységeket, döntően a központi
regionális politika segítségével felfűzni. Mindez a versenyképesség javításában nyilvánul meg” (Váti
2003, 6). Amennyiben tehát egy régió megfelelő stratégia mentén, képes olyan működési
környezetet kialakítani a vállalatok számára, amelyek számukra gazdasági előnnyel járnak, úgy azok
beruházásokat indukálhatnak, foglalkoztatást hozhatnak létre. A távmunka lehetőséget ad a
termelőeszközök elválasztására az érékesítési és termelési központtól. Emiatt érdemes áttekinteni a
vállalatok telephely választási szempontjait, hogy meghatározhassuk, melyek azok, amelyek
fejlesztésével egy régió komparatív előnyökhöz juthat és a távmunka révén gazdasági fejlődés
indukálódhat.
A telephelyelmélet a gazdaság egységeinek térbeli elhelyezkedésével és működésével, mint általános
gazdasági törvényszerűséggel foglalkozik. A telephelyelméletek a gazdaság átalakulásával
folyamatosan bővültek. „Walter Isard már nem csak a költségminimalizálást, vagy
nyereségmaximalizálást határozza meg a telephely kiválasztás céljaként, hanem az összes tényező
optimalizálását tartja fontosnak. Az elmélet fontos eredménye a tényezők helyettesíthetőségének és
az infrastruktúra szerepének felismerése. … Reinmuth Jochinsen háromdimenziós infrastruktúra
elméletében (1966) az anyagi infrastruktúra mellett a szellemi és az intézményi infrastruktúrát, mint
dimenziókat azonosítja. lsard, Greenhut és Smith a gazdasági tevékenység térbeliségére ható
valamennyi tényezővel számoltak: a termelés és a fogyasztás mellett a településsel, a
infrastruktúrával is foglalkoztak. Az összes tényező figyelembevételével kialakított (matematikai)
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 48. oldal
modell optimalizálásával próbálták a legmegfelelőbb telephelyet meghatározni. Az 1970-es évektől
Stöhr, Malecki, Scott munkássága alapján a telephelyelméletek fontos komponense, hogy az
infrastruktúra térben nagyjából egyenletes kiépülése után a mikroelektronikára és az informatikára
alapozott innovációk és csúcstechnológiák kerülnek az előtérbe. A telepítésnél a magasan képzett,
kreatív munkaerő, a települések szolgáltatásai és a környezet állapota felértékelődnek, komplex,
egymástól kölcsönösen függő telepítési döntések születnek.” (Ács 2005, 5-6)
A telephelyválasztások tehát komplex döntési problémák, melyek mindig a különböző tényezők és
szempontok kombinációit veszik alapul. Ács (2005) összefoglaló kutatása alapján, főbb tényezői:
természeti környezet, termelési tényezők (föld- munkaerő- tőke), kereslet, szállítás és térbeli
kapcsolatok, technológia, szervezeti, politikai és társadalmi tényezők. A munkaerőnek, mint termelési
tényezőnek pedig három jellemzőjét célszerű vizsgálni: típusát, mobilitását és költségét. A típusnál a
nemek és a képzettség szerinti térbeli megoszlása dominál. Hazánkban különösen korlátozott a
munkaerő térbeli mobilitása, amely tradicionális kulturális okokra vezethető vissza, azonban a
távmunka pont erre a foglalkoztatási nehézségre adhat választ, miszerint nem a megfelelő
szakembereket kell egy helyre terelni, hanem a munkát lehet szétosztani a megfelelő munkaerő
számára. A munkaerő költségnél döntő szerepet játszik a szakképzettség, amely alapján megoszlik az
igény a speciális szakértelmet igénylő munkát ellátók, valamint az olyan érettségizett
szakképzetlenek iránt, akik gyorsan betaníthatók egy-egy mechanikus részfeladat elvégzésére. Az
egységnyi munkaerő költség jobban meghatározza a termelői árat, mint az adók, vagy akár a szállítási
költségek is. A bérek versenyképessége azonban függ a képzettségtől, a munkaerő mobilitásától, a
munkaerőpiac országos szabályozásától, a bérek régiók közötti különbségétől, a kollektív szerződések
decentralizációjának kisebb vagy nagyobb fokától, a szakszervezetek tevékenységétől. Az alacsony
bérköltségek révén meglévő versenyképességi előnyök azonban további elemekkel is bővíthetők,
mint például az ország egyes részeire vonatkozó adókedvezmények, foglalkoztatási támogatások,
ezzel akár mesterségesen kedvezőbb környezetet teremtve azokban a térségekbe, ahol foglalkoztatás
szempontjából komparatív bérelőnyt akarunk biztosítani.
Az egyensúlyi növekedés elmélete kimondja, hogy az elmaradott területek progresszív szakosodással
és a már fennálló gazdasági rendszerbe való bekapcsolódással, a komparatív gazdasági előnyök
klasszikus törvénye alapján gazdasági fejlődést érhetnek el. Az elmélet gyakorlati alkalmazását a helyi
kormányzati stratégiák és döntések tehát nagyban befolyásolhatják. Elősegíthetik ugyanis a
funkcionális térbeli munkamegosztást, az integrált termelési folyamatok speciális szakaszainak térben
való elkülönülésével (távmunka). A telephelyválasztás ugyanis azokra a helyeket preferálja, ahol a
legalacsonyabbak a munkabérek és ahol az üzleti környezet elfogadható. (Forman 2004)
Vizsgáljuk meg hát a telepítési tényezőket, hogy megállapíthassuk a távmunka munkaszervezési
módjából adódó lehetséges hatásokat. A telepítési tényezőknek megkülönböztethetjük az
úgynevezett „kemény” és „puha” típusait. Ezeket az alábbi táblázat foglalja össze.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 49. oldal
4. táblázat: A telepítési tényezők típusai
Kemény telepítési tényezők Puha telepítési tényezők
- Beszerzési- és
felvevőpiacokhoz viszonyított
fekvés
- Közlekedési kapcsolatok (utak,
sínek, víz, levegő)
- Munkaerőpiac
(mennyiségi,minőségi)
- Telephelykínálat,
telephelyekára/bérleti díja
(ipari)
- Energia- és környezeti
költségek
- Helyi adók
- Támogatások
- Helyi/regionális gazdasági
környezet
- Közigazgatás minősége
ésrendelkezésre állása
- Város/régió image
- Iparági kapcsolatok,
kommunikációs- és kooperációs
lehetőségek
- Felsőoktatási intézmények,
kutatás
- A régió innovációs miliője
- Gazdasági szövetségek
teljesítőképessége
- Lakás/lakókörnyezet
- Környezet állapota, minősége
- Iskolák, képzés
- Szociális infrastruktúra
- Szabadidő értéke (sport,
kulturális kínálat)
- A város és a régió varázsa
„A befektetők elsőként a kemény telepítési tényezőket vizsgálják meg a telephely-választási döntések
során, ezen tényezők rendelkezésre állása alapfeltétele a letelepedésnek. Miután a kemény telepítési
tényezőkben mutatkozó területi különbségek – többek között a telephelyek közötti fokozódó verseny
hatására - eltűnnek, illetve minimálisra csökkennek, a döntésben egyre nagyobb súllyal szerepelnek a
puha telepítési tényezők. Ez a tendencia Nyugat- Európában már egyértelműen kimutatható: a
kemény telepítési tényezők tekintetében a földrajzi hely kivételével már szinte alig tapasztalhatóak
különbségek, a vállalatok egyre inkább a puha tényezők alapján döntenek a telephelyről.
Magyarországon ezzel ellentétben még jelentős területi különbségek tapasztalhatók a kemény
telepítési tényezők tekintetében” (Váti 2003, 21). A gazdaság térszerkezetének vizsgálata során tehát
fontos szempontot jelent az, hogy a befektetők milyen tényezőket vesznek számításba
telephelyválasztásuk folyamán. A kérdés tárgyalásában kitüntetett szerep jut az olyan
létesítményeknek, amelyek készen kínálják a munkavégzésre alkalmas környezetet, és kedvező
gazdasági környezetet biztosítanak a működésre (pl. ipari parkok, távmunka-házak).
Egy empirikus kutatás azt vizsgálta, hogy a külföldi beruházások mely tényezőket tartják a
legfontosabbnak a telephelyválasztás során, amely során a munkaerő olcsósága gyakorlatilag az egyik
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 50. oldal
legfontosabb tényező volt. Az olcsóbb átlagbérekkel rendelkező régiók tehát természetszerűleg
rendelkeznek ezzel a komparatív előnnyel, amely megfelelő helyi politikai stratégia és ösztönzés
esetén realizálható előnnyé válhat. Egy másik vizsgálat a 17 közép-magyarországi ipari park
tapasztalatait elemezte, és értékelték az ide települő vállalatok területválasztási szempontjait. A
megfelelő munkaerő közelsége itt is a legfontosabb kategóriába esett. (Váti 2003, 24)
Az eddigi elemzések alapján megállapíthatjuk, hogy amennyiben egy alacsonyabb átlagbérrel
rendelkező régió e komparatív előnyeit a távmunka révén kívánja elérhetővé tenni a vállalkozások
számára, úgy a fentiek alapján az alábbi fő szempontokat kell vizsgálnia:
rendelkezések;) mégsem sikerült teljesen a Keretegyezmény jogalkotói szándékának átültetése.
A legnagyobb hiba a távmunka önkéntességéről és megfordíthatóságról szóló részek átvétele, ahol a
Keretegyezmény szavainak tompítva puha eljárási kötelezettség keletkezett az új normaszövegben.
Hiszen ha a munkavállaló kezdeményezi a munkaszerződés módosítását, úgy a munkaadó a kérdés
érdemi meg-vizsgálását követően 15 napon belül dönt, és tájékoztatja a munkavállalót.
Problémát jelent az is, hogy a törvény az Mt. Alatti munkaviszonyok egy speciális fajtájaként
azonosítja a távmunkát, így terelve a leendő távmunkást a munkaviszony-jellegű alkalmazási forma
felé. Ez a megoldás az európai gyakorlattal és az ott gyakorlatos távmunka-jogi formákkal ellentétes.
4 Európai Bizottság: Európai Távmunka Keretmegállapodás (2002),http://ec.europa.eu/employment_social/news/2002/oct/teleworking_agreement_en.pdf5 2004. évi XXVIII. Törvény a foglalkoztatással összefüggő egyes törvények módosításáról
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 53. oldal
A szabályozás pragmatikus oldalát tekintve ez eszköz lehet a fekete és szürkegazdaság
kifehérítésének, azonban lehet, hogy hatását tekintve ellentétes eredményeket ér el.
A Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény módosításai
1. A munkáltató köteles tájékoztatni az üzemi tanácsot legalább félévente a munkáltatónál
távmunkát végző munkavállalók számáról és munkakörük megnevezéséről.
2. Ha a munkavállaló a munkáját - a munka természetéből eredően - szokásosan telephelyen
kívül végzi, a munkaszerződésben állandó munkavégzési helyként a munkáltató azon
telephelyét kell megjelölni, ahonnan a munkavállaló az utasítást kapja. E rendelkezést kell
megfelelően alkalmazni távmunka-végzés esetén is.
3. A törvény új fejezettel egészül ki: "X/A. fejezet - A távmunka-végzés.
4. 192/D. § E törvény alkalmazásában távmunkát végző munkavállaló: a munkáltató működési
körébe tartozó tevékenységet rendszeresen az általa választott, a munkáltató székhelyétől,
telephelyétől elkülönült helyen, információtechnológiai és informatikai eszközzel végző és a
munkavégzés eredményét elektronikus eszközzel továbbító munkavállaló.
5. 192/E. § (1) A távmunka-végzéshez a feleknek a munkaszerződésben a 76. § (5)
bekezdésében foglaltakon túlmenően meg kell állapodniuk:
a munkavállaló távmunkát végző munkavállalóként történő foglalkoztatásában,
a munkáltató és a távmunkát végző munkavállaló közötti, a munkaviszonyból
származó jogok gyakorlásához és kötelezettségek teljesítéséhez szükséges
kapcsolattartás (a továbbiakban: kapcsolattartás) feltételeiben,
a távmunka-végzéssel összefüggésben a távmunkát végző munkavállalónál
szükségesen és indokoltan felmerült költség elszámolásának módjáról.
6. A 76. § (7) bekezdésében foglaltakon túlmenően a munkáltató az (1) bekezdés szerinti
munkaszerződés megkötésével egyidejűleg a távmunkát végző munkavállalót köteles
tájékoztatni:
a munkáltatói ellenőrzés 192/G. § (3) bekezdésében,
az információtechnológiai és informatikai, illetve elektronikus eszköz
tekintetében a használat korlátozásának a 192/G. § (6) bekezdésében, valamint,
a kártérítési felelősség 193/A. §-ban foglalt szabályairól.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 54. oldal
7. A távmunkát végző munkavállaló köteles a munkaszerződés megkötésével egyidejűleg
tájékoztatni a munkáltatót a kapcsolattartáshoz szükséges elektronikus eszköz
elérhetőségének adatairól, ha az elektronikus eszközt nem a munkáltató biztosítja.
8. A munkavégzés során felhasznált, illetve keletkezett adatok védelmének feltételeiről a
munkáltató köteles gondoskodni.
9. A munkáltató köteles a távmunkát végző munkavállalónak biztosítani a működési rendre
vonatkozó szabályok megtartása mellett a területére történő belépést és tartózkodást.
10. A munkáltató a munkavégzési kötelezettség alapján ellátandó feladatot a távmunkát végző
munkavállaló rendes munkaidejének mértékére figyelemmel állapítja meg.
11. A munkáltató indokolt esetben ellenőrizheti a távmunkát végző munkavállaló munkavégzési
kötelezettségének teljesítését. Az ellenőrzés során a munkáltató nem tekinthet be a
távmunkát végző munkavállalónak a munkavégzéshez használt információtechnológiai és
informatikai eszközön tárolt, a munkaviszonyból származó jogokkal és kötelezettségekkel
össze nem függő adataiba.
12. 193. § (1) Eltérő megállapodás hiányában a távmunkát végző munkavállaló a munkaidő
beosztását, felhasználását maga jogosult meghatározni.
A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény módosítása
6. § A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 3. számú mellékletének I. fejezete új
24. ponttal egészült ki:
Jellemzően előforduló költségek
Költségként elszámolható kiadások
Az internet-használat díja
A munkáltató székhelyétől, telephelyétől elkülönült munkavégzési hely bérleti díja, a fűtés, a
világítás és a technológiai energia díja azzal, hogy ha a lakás és a munkavégzési hely műszakilag
nem elkülönített, akkor e kiadás(oka)t a távmunka-végzéssel arányosan, az adott költségre
jellemző mértékegységek (munkaidő, m2, m3 stb.) alapulvételével lehet figyelembe venni.
A munkavédelemről szóló 1993. évi XCIII. törvény módosítása
8. § A munkavédelemről szóló 1993. évi XCIII. törvény a 86. §-t követően az alábbi új VII/A.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 55. oldal
Fejezettel, címmel és a 86/A. §-sal egészül ki:
"VII/A. Fejezet
A távmunka-végzés eltérő munkavédelmi szabályai
1. A távmunka-végzés - a munkáltatóval kötött megállapodás alapján - a munkavállaló által
biztosított munkaeszközzel is történhet. Az ilyen munkaeszköz használatát a munkáltató
munkavédelmi szempontú előzetes vizsgálatot követően engedélyezi.
2. Távmunka-végzés csak a munkáltató által munkavédelmi szempontból előzetesen megfelelőnek
minősített munkahelyen folytatható. A munkahelyen a munkavállaló csak a munkáltató
hozzájárulása alapján változtathatja meg a munkavédelmi szempontból lényeges
munkakörülményeket.
3. A 81. § (4) bekezdésében meghatározott hatósági ellenőrzésről a felügyelet a munkáltatót és a
munkavállalót az ellenőrzés megkezdése előtt legalább 3 munkanappal tájékoztatja. A
munkáltató az ilyen céllal a munkavégzési helyként szolgáló ingatlan területére történő
belépéshez szükséges hozzájárulást a munkavállalótól legkésőbb az ellenőrzés megkezdéséig
beszerzi.
A munkaügyi ellenőrzésről szóló 1996. évi LXXV. törvény módosítása
1. 9. § A munkaügyi ellenőrzésről szóló 1996. évi LXXV. törvény 9. §-a (3) bekezdésének a) pontja
helyébe az alábbi rendelkezés lép: [(3) E törvény alkalmazásában]
"a) munkahelyen a munkavédelemről szóló 1993. évi XCIII. törvény 87. §-ának 5. pontjában
foglaltakat kell érteni, kivéve a bedolgozó, illetve a távmunkát végző munkavégzés céljára
szolgáló lakóhelyét, vagy más, általa a munkavégzés céljára biztosított lakóhelyiséget,"
A távmunka bevezetésének munkajogi szempontjaiA Munkáltatónál a távmunka végzéssel kapcsolatos legfontosabb szabályokat általában a kollektív
szerződés, az egyes munkaszerződések, az iratkezelési szabályzat és irattári terv valamint az
adatvédelmi szabályzat tartalmazhatja. A távmunka bevezetésével e dokumentumok kiegészítése
illetve új, távmunka szerződés bevezetése válik szükségessé. A távmunka bevezetése illetve
szélesebb körben történő szabályozása szükségessé teheti, hogy a Munka Törvénykönyve
(továbbiakban: „Mt.”) 21. §-a, valamint az Mt. 65. § (3) bekezdése alapján a munkáltató előzetesen
értesítse a szakszervezetet, valamint az üzemi tanáccsal véleményeztesse a távmunka végzés
feltételeinek tervezetét. Amennyiben a kollektív szerződést is módosítani kell, az a szakszervezettel
történő egyeztetést jelent a kollektív szerződés szövegezésével kapcsolatosan.
A távmunka alkalmazása egy folyamat, amelynek során – a tanulságokat elemezve – folyamatosan
szükségessé válhat a szabályozók módosítása. Ennek megfelelően a munkaszerződésben – a törvényi
minimumot meghaladóan – célszerű csak a legfontosabb kérdéseket szabályozni, és az egyéb
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 56. oldal
felmerülő kérdésköröket belső szabályzat formájában javasolt rendezni. Ennek előnye, hogy a
munkáltató az aktuális igények figyelembevételével módosítani tudja a szabályzatot, és nem
szükséges a munkaszerződés kiegészítéséhez a munkavállaló folyamatos hozzájárulását beszerezni.
Munkaszerződés és a belső szabályzatok
Az Mt. 192/E. § (1) bekezdés b) és c) pontjában meghatározott rendelkezések alapján a munkáltató
és a munkavállaló a kapcsolattartás feltételeiben a munkaszerződésben köteles megállapodni. A
kapcsolattartás külön mellékletben is meghatározásra kerülhet, azonban a mellékletben
meghatározottaknak a munkaszerződés alakiságaira meghatározott szabályoknak kell megfelelnie, és
nincsen arra lehetőség, hogy a kapcsolattartás feltételeit a munkáltató egyoldalú munkáltatói
szabályzatban rendezze.
Szintén a munkaszerződésben kell szabályozni a munkáltató által viselt költségek térítésének
szabályait. Ebben az esetben figyelemmel kell lenni az Mt. 192/E §. (8) bekezdés rendelkezéseire,
amely szerint a munkáltató köteles biztosítani a megfelelő adatvédelmet a távmunka-végzés esetére.
Ha a munkavállaló a munkaviszony létesítésekor nem rendelkezik megfelelő adatvédelmi
eszközökkel, így különösen, amennyiben a munkavégzéshez illetve egyéb tevékenységéhez
kapcsolódó hardcopy dokumentációt nem tudja megfelelő módon elzárni illetve őrzéséről
gondoskodni, úgy a munkáltató köteles kialakítani az adatvédelemhez szükséges feltételeket, és
ennek költségeit is viselnie kell. A távmunka-ház a legtöbb esetben megfelelő adatvédelmi
környezetet tud biztosítani, azonban ennek felülvizsgálata szükséges lehet a munkafeladatok konkrét
ismeretében, valamint amennyiben otthoni vagy mobil távmunka is lehetséges.
A munkahely kialakításával kapcsolatosan, amennyiben otthoni távmunka végzés is engedélyezett,
úgy a munkaszerződésnek rendelkeznie kell arról, hogy a munkavállaló a távmunkahely kialakítását
hogyan engedélyezi. Egy megoldás lehet erre átadási jegyzőkönyvvel való igazolás. Egyértelműen ki
kell ilyenkor derülnie, hogy az átadási jegyzőkönyvet ki és mikor készíti el, illetve, hogy az átadási
jegyzőkönyv a munkavállaló egyoldalú nyilatkozatának minősül-e, vagy pedig a munkáltató és a
munkavállaló által közösen felvett jegyzőkönyvről van-e szó, amelyet a munkavégzés megkezdését
megelőzően azon célból vesznek fel közösen, hogy meggyőződjenek arról, hogy a távmunka-végzés
alapjául szolgáló hely az irányadó munkabiztonsági feltételeknek megfelel-e, vagy sem.
Figyelemmel a munkavédelemről szóló 1993. évi XCIII. tv. 86/A. § rendelkezéseire az egészséges és
biztonságos munkavégzéshez szükséges körülmények kialakítása a távmunkahely esetében
alapvetően a munkáltató feladata. A távmunka-ház alapvetően megfelel ezen rendelkezéseknek.
Otthoni távmunka esetében azonban ennek megvalósítása lehetséges egyrészről úgy, hogy (i) a
munkáltató minden egyes távmunkahelyet meglátogat, állapotfelmérést készít, és ennek keretében
győződik meg arról, hogy az egészséges és biztonságos munkavégzés feltételei fennállnak-e, vagy (ii)
a munkavállalótól kér be bizonyítékot arra, hogy a munkavállaló által kialakított távmunkahely
megfelel a hivatkozott jogszabályi feltételeknek. Ez utóbbi esetben elégséges lehet egy fénykép
beszerzése a távmunkahelyről illetve egy nyilatkozat (jegyzőkönyv) a munkavállaló részéről a
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 57. oldal
távmunka-végzés körülményeivel kapcsolatosan. Minden esetben szükséges, hogy a munkavállaló
távmunka specifikus balesetvédelmi oktatásokon – a többi munkavállalóval együttesen – részt
vegyen és a részvétel ténye megfelelő módon dokumentálásra kerüljön. Az otthoni távmunka
esetében, az egészséges és biztonságos munkavégzés körülményeinek fenntartása érdekében
javasolt a munkaszerződésbe vagy munkáltatói utasításba foglalása oly módon, hogy a munkavállaló
köteles minden olyan ténynek, körülménynek a haladéktalan bejelentésére a munkavégzés során,
amely a munkavégzéshez szükséges „házi munkahely” bármilyen változására vonatkozik. Bár a
jogszabály szerint a házi munkahely körülményeinek módosítása csak a „lényeges körülmények”
esetében teszi szükségessé a munkáltató előzetes engedélyét, célszerű mindennemű módosítást
előre bejelentetni azt annak érdekében, hogy a későbbiekben ne legyen abból vita, mi minősül
„lényegesnek” és mi nem. Amennyiben a munkavállaló később mégis önkényesen módosítaná a
távmunka-végzés helyét, feltételeit, és ebből eredően bármilyen káresemény keletkezne, úgy a
munkáltató könnyen igazolni tudja, hogy a korábbi állapot – amelyet engedélyezett – megváltozott,
és már új – általa nem engedélyezett – feltételek között történt a munkavégzés.
Amennyiben nem folyamatos munkavégzéssel kerül a távmunka bevezetésre, úgy az egyik
legfontosabb kérdéskör az utasítás-adási jog terjedelme, illetve annak a szabályozása, hogy a
munkáltató milyen módon (és körben) jogosult utasítást adni a munkavállaló részére, és a
munkavállaló azt milyen körülmények között köteles végrehajtani. A munkaszerződésben és
munkáltatói utasításban célszerű pontosan meghatározni, hogy a munkavállalót a munkáltató telefon
útján milyen időintervallumon belül utasíthatja, illetve, hogy ugyanilyen utasításnak minősül az az
eset is, ha a munkáltató a munkavállaló részére e-mail vagy egyéb eszközzel (pl. SMS) útján küld
üzeneteket. Praktikus okokból célszerű lehet munkáltatói szabályzatban rendezni azt a kérdéskört,
hogy a munkavállaló az e-mail levelezését milyen időközönként köteles figyelemmel kísérni. Szükség
esetén – javasoltan a távmunka-végzés bevezetésekor – azt is célszerű rendezni, hogy a munkavállaló
milyen határidőn belül köteles reagálni az egyes munkáltatói utasításokra, felszólításra, bár ez az
egyedi munkáltatói utasításokban is specifikálható.
A munkavállaló által kezelt adatokkal kapcsolatosan feltétlenül szükséges annak a részletes
szabályozása, hogy a hardcopy adatokat a munkavállalók hogyan kötelesek kezelni, őrzésükről milyen
módon kötelesek gondoskodni. Ezen feltételeket a távmunka-házban vagy az otthon történő
foglalkoztatás megkezdése előtt szükséges részleteiben kialakítani.
Az iratkezelési szabályzatnak rendelkezni kell arról, hogy a távmunkában foglalkoztatott
munkavállalók által átvett dokumentumokat e munkavállalók milyen módon és milyen határidőn
belül kötelesek feldolgozni és visszaszolgáltatni.
Az adatok őrzésével kapcsolatosan az adatvédelmi szabályzat is kiegészítésre szorulhat, hiszen az
átvett adatok olyan információkat tartalmazhatnak, amelyek az adatkezelési szabályzat alapján üzleti
titoknak minősülnek. A munkavállalónak, illetve a távmunka-ház személyzetének ezen okiratok
megfelelő őrzéséről gondoskodnia kell. Ennek részletszabályait célszerű szabályzatban rendezni, és
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 58. oldal
előírni, hogy a munkavállalók ezen okiratokat kötelesek elzárni, esetleg – amennyiben ennek
feltételei fennállnak – páncélszekrényben őrizni, sürgős esetekben a meghatározott időn belül,
szkennelt formában a munkáltató részére továbbítani.
Amennyiben a munkaszerződés szerint a munkavállaló saját maga határozza meg a munkavégzés
kezdő illetve befejező időpontját, abból az is következik, hogy a munkavállaló az Mt. 147. §-a alapján
nem jogosult a rendkívüli munkavégzés díjazására. Ettől a szabálytól függetlenül – különösen a
távmunka végzés bevezetésekor – feltétlenül szükséges annak szabályozása, hogy melyik az a
törzsidő, amikor a munkavállaló feltétlenül köteles elérhetőségét biztosítani. Ennek megfelelően
olyan rugalmas munkaidő beosztás bevezetése javasolt, amely meghatározza a munkavállalók
számára a törzsidőt – amikor elméletileg mindig elérhetőnek kell lenniük és a munkáltató utasítását
is azonnal teljesíteniük kell – valamint a peremidőt, amikor ez a kötelezettség nem várható el.
Kollektív szerződés
A munkaviszonnyal kapcsolatos másik legfontosabb norma a munkáltatónál hatályban lévő kollektív
szerződés lehet, amely valamennyi munkavállalóra vonatkozóan meghatározza a legfontosabb,
munkaviszonyra irányadó szabályokat.
A kollektív szerződés kiegészítése feltétlenül javasolt, hiszen egyrészről a távmunka-végzés a
munkavállalók nagyobb csoportját érintő munkáltatói intézkedésnek minősíthető, másrészről a
távmunka-végzéssel kapcsolatosan a Munka Törvénykönyve számos olyan speciális szabályt
tartalmaz, amelyet célszerű a kollektív szerződés rendelkezéseiben is érvényesíteni.
A kollektív szerződéssel kapcsolatosan különösen a következő témakörök szabályozása javasolt: vagy
(i) külön, a távmunkára vonatkozó melléklet létrehozásával, vagy (ii) a meglévő szövegbe történő
beépítéssel.
A távmunkában való foglalkoztatás esetében az Mt. 192/E. § konkrétan meghatározza, hogy a
munkaszerződésben milyen kérdéseket kell szabályozni. A kollektív szerződés részletes szabályokat
tartalmazhat a munkaszerződés kötelező elemeire, így ezeket a kötelező elemeket ki kell egészíteni a
távmunka végzés esetére a törvényben meghatározott egyéb szabályokkal.
A kollektív szerződés nem taxatív felsorolást is tartalmazhat a rendes felmondás egyes okairól.
Javasolt, hogy a távmunka esetében egészüljön ki a rendes felmondás esete azzal a speciális
tényállással, mikor a munkavállaló a távmunka feladatok ellátása érdekében rendelkezésre bocsátott
eszközöket nem rendeltetésének megfelelően használja. Tekintettel arra, hogy a munkavállaló nem
közvetlenül áll a munkáltató felügyelete alatt, javasolt lehet az adatkezelési szabályzatok megsértését
is a felmondási okok közé beemelni. Ezt meghaladóan a munkaszerződés is specifikálhat felmondási
okokat.
A kollektív szerződés általában részletesen szabályozza, hogy a munkaviszony megszűnésekor a
munkavállaló hogyan köteles visszaadni a rendelkezésére bocsátott munkaeszközöket. Miután a
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 59. oldal
munkavállaló részére számos, a munkáltató tulajdonát képező adathordozó illetve informatikai
eszköz kerül átadásra, javasoljuk, hogy ezek visszaadására a kollektív szerződés tartalmazzon
részletes normákat. A távmunka-házban való foglalkoztatás esetén a távmunka-ház fenntartójával
kötendő szerződésben is meghatározhatók ilyen irányelvek.
Amennyiben otthoni távmunka is engedélyezett, úgy a távmunkával kapcsolatosan nem a kollektív
szerződésnek, hanem egy külön szabályzatnak kell tartalmaznia a költségviselésre vonatkozó
részletszabályokat, azaz, hogy a munkavállalónál a távmunka-végzéssel kapcsolatosan felmerült
költségek viselése (rezsiköltség, bérleti díj, internet előfizetés) milyen módon kerül visszatérítésre a
munkavállaló részére. Ezt a kérdéskört a változó APEH értelmezések miatt célszerű egyoldalú,
munkáltatói utasításban szabályozni, hogy amennyiben a „hivatalos” értelmezés változik, a
dokumentációs kötelezettség szabályozásakor ezt a változást követni lehessen.
Az eszközhasználattal kapcsolatosan felmerülő kérdések közé tartozik, hogy mi történik abban az
esetben, ha a munkavállaló munkavégzési kötelezettsége bármilyen oknál fogva hosszabb ideig
szünetel (például tartós betegállomány esetében). Javasolt a kollektív szerződés kiegészítése egy
olyan szabállyal, hogy a munkavállaló a távmunka végzés hosszabb tartamú szünetelése esetében (pl.
két hetet meghaladó időtartam esetén) az információhordozókat köteles a munkáltató által
meghatározott helyen a szünetelés időtartamára letétbe helyezni (pl. a távmunka-házban). Ezt a
szabályt nem kell kiterjeszteni valamennyi eszközre (pl. a mobiltelefon a munkavállalónál hagyható),
azonban a laptopot, illetve egyéb, jelentősebb értékű számítástechnikai eszközt adatvédelmi
szempontokból is célszerű ezen időtartam alatt a munkáltató részére visszaadni.
Egyéb javaslatok
A bevezetés fontos stratégiai eleme a megfelelő kommunikáció. A távmunkában foglalkoztatott
munkavállaló ugyanúgy a munkavállalói kollektíva tagja, mint az irodai alkalmazott, a munkavégzés
részletesebb szabályozása nem a bizalmatlanságból, hanem abból ered, hogy a munkáltató közvetlen
módon nem (vagy ritkábban) tudja ellenőrizni a munkavállalókat, és ezért a munkafolyamatok illetve
egyes jogok és kötelezettségek részletesebb definíciója szükséges.
A kommunikációt erősíteni célszerű oly módon, hogy a munkáltató a valamennyi munkavállalóját
érintő közleményét a távmunkában foglalkoztatott munkavállalók számára is elérhetővé teszi, illetve
a tréningek, juttatások rendszerében semmilyen megkülönböztetést nem tesz a távmunkában illetve
irodai munkában foglalkoztatott munkavállalók között.
A juttatási rendszerrel kapcsolatosan egyértelműen szabályozni kell annak tényét, hogy a juttatások
körében biztosított költségtérítés nem bérjellegű juttatás, hanem a távmunka természetéből eredő, a
munkavállalónál jelentkező többletköltség viselése. Ennek megfelelően lehetnek olyan időtartamok,
amikor a munkavállaló jogosult a munkabérre (pl.: fizetett szabadság), azonban miután nincsen
munkavégzési kötelezettsége, ezért részére az ehhez kapcsolódó költségeket sem kell megtéríteni.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 60. oldal
Felhívjuk a figyelmet arra, hogy bár az Mt. 192/E. § (3) bekezdése egyfajta „átjárást” feltételez a
normál foglalkoztatás és az atipikus távmunka viszonylatában, valójában minden esetben
munkaszerződés módosítás szükséges mind az irodai jogviszony távmunkává alakításához, mind
pedig az esetleges visszaalakításhoz. A módosítás azt is feltételezi, hogy a foglalkoztatási
feltételekben mindkét fél megállapodott. Ennek megfelelően sem az nem lehetséges, hogy a
munkavállalók egyoldalúan lépjenek be a távmunka típusú foglalkoztatásba, sem pedig az, hogy a
munkáltató egyoldalú munkáltatói utasítással kötelezze a munkavállalókat a távmunka végzésre. A
teljes kollektíva számára egyértelművé kell tenni annak a tényét, hogy a távmunka csak
meghatározott munkakörök esetében lehetséges, és bevezetése mind a munkáltató, mind pedig az
érintett munkakörben foglalkoztatott munkavállalók kölcsönös és egybehangzó akaratával
valósítható meg.
A távmunka bevezetésének adóügyi szempontjaiAz alábbi fejezetben a távmunka bevezetése és alkalmazása során felmerülő adóügyi kérdéseket
tekintettük át.
A legtöbb távmunka specifikus kérdés esetében a távmunka-ház lehetővé teszi a vállalati szabályozási
környezetnek való megfelelést. Így a távmunka-házban való foglalkoztatáshoz csak minimális
változtatások lehetnek szükségesek a munkáltatók részéről. A távmunka bevezetése és alkalmazása
azonban kiterjedhet kombinált változatokra is, így az otthoni távmunka végzés lehetőségére is.
Távmunka szerződéssel kapcsolatos adózási sajátosságok
A távmunkában történő munkavégzést a Munka Törvénykönyve szabályozza, amiből az is következik,
hogy a távmunkában foglalkoztatott személyek munkaviszony keretében látják el e tevékenységüket.
A munkaviszonyban végzett tevékenység ellenértékeként kapott díjazás, a Személyi jövedelemadóról
szóló 1995. évi CXVII. Törvény – a továbbiakban Szja tv – 24. §-a értelmében nem önálló
tevékenységből származó jövedelemnek minősül. A munkaviszonyra vonatkozó általános szabályok a
munkáltató előtt ismeretesek, ezért csak a speciális javadalmazást érintő rendelkezésekre térünk ki.
A nem önálló tevékenységgel összefüggésben a munkavállaló többféle jövedelemben részesülhet,
amelyek – rendelkezésünkre bocsátott munkaszerződésben foglaltakat is figyelembe véve – a
következők lehetnek:
munkabér
költségtérítés
természetbeni juttatás
bevételnek nem számító tételek.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 61. oldal
Munkabér
A munkaviszonyból származó jövedelem tágabb kategória, nem csupán a munkabért, hanem a
munkaviszonyra tekintettel kifizetett adóköteles bevételt jelenti a személyi jövedelemadó
vonatkozásban. A munkaviszonyból származó jövedelem sajátossága, hogy teljes egészében
jövedelemnek minősül, azzal szemben költséget elszámolni nem lehet. Ugyanakkor lehetőséget
biztosít a törvény arra, hogy a munkabér mellett a tevékenység érdekében felmerült üzleti kiadások
finanszírozása céljából költségtérítést állapítson meg a munkáltató.
Költségtérítés
Az Szja tv alkalmazásában költségtérítés az a bevétel, amelyet a törvény által költségnek elismert
kiadás megtérítésére – kizárólag az adott bevételszerző tevékenység folytatása érdekében – kap a
magánszemély. A költségtérítéssel szemben nem lehet olyan kiadást elszámolni, amely a személyes
vagy családi szükségletet akár részben is kielégíti, kivéve, ha olyan jogszabályon alapuló
költségtérítésről van szó, amellyel szemben a kiadás igazolás nélkül elszámolható, vagy a törvény
külön megengedi a költségek elszámolását. Ennek megfelelően kétféle költségtérítést
különböztethetünk meg, egyrészt jogszabályon alapuló, kvázi kötelezően térítendő kiadásokat,
másrészt olyant, amit a munkáltató és a munkavállaló közös megállapodás alapján, meghatározott
mértékben térít.
A költségtérítés címen kapott bevétellel szemben költséget a tv 3. számú melléklete alapján lehet
elszámolni.
A munkaszerződés 3) b pontja taxatíven és a törvényi rendelkezésekkel azonos módon tartalmazza a
speciálisan elszámolható költségeket, amelyek a következők:
a távmunka végzéshez valamint a kapcsolattartáshoz szükséges nem anyagi jószág, számítógép,
számítástechnikai eszköz megszerzésére fordított, 50 ezer forintot meg nem haladó kiadás,
a távmunka végzéshez valamint a kapcsolattartáshoz szükséges nem anyagi jószág, számítógép,
számítástechnikai eszköz megszerzésére fordított, 50 ezer forintot meghaladó kiadás esetében
értékcsökkenési leírást egyebekben az Szja. tv. 11. számú melléklet értékcsökkenés
elszámolására vonatkozó rendelkezéseinek megfelelő alkalmazásával kell megállapítani, és a
költségként történő elszámolás feltétele külön részletező nyilvántartás(ok) vezetése,
az internethasználat díja (ideértve különösen az egyszeri, a havi, a forgalmi díjat),
a munkáltató székhelyétől, telephelyétől elkülönült munkavégzési hely bérleti díja, a fűtés, a
világítás és a technológiai energia díja azzal, hogy ha a lakás és a munkavégzési hely műszakilag
nem elkülönített, akkor e kiadás(oka)t a távmunka végzéssel arányosan, az adott költségre
jellemző mértékegységek (munkaidő, m2, m3 stb.) alapulvételével lehet figyelembe venni.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 62. oldal
A költségtérítés kifizetésekor a munkavállalónak nyilatkoznia kell, hogy az adott kiadással szemben
mennyi költséget kíván elszámolni. Javasoljuk a dolgozó figyelmét felhívni arra, hogy amennyiben a
nyilatkozata szerinti költség meghaladja az elszámolható, igazolt költségeket, akkor a különbözet
12%-át az adóbevallásában köteles lesz megfizetnie. Nem kell e „büntető adót” megfizetnie, ha a
különbözet nem haladja meg a költségnyilatkozatban tett költségek összegének 5%-át. Amennyiben a
költségnyilatkozat év közben túlzottnak bizonyult, akkor a magánszemélynek 11% Egészségügyi
hozzájárulást – a továbbiakban EHO – is kell fizetnie.
A költségelszámolásnál a munkavállaló figyelmét fontos felhívni, hogy az adott bevétellel szemben
elszámolható kiadásnak a naptári évben ténylegesen kifizetett és szabályszerűen igazolt kiadás
minősül, kivéve, ha a törvény a bizonylat nélküli elszámolást az adott típusú kiadással összefüggésben
megengedi. Általános alapelv, hogy kiadást csak szabályos számla alapján lehet elszámolni. Ha az
eladó számlaadásra nem kötelezett, akkor olyan dokumentum alapján lehet a kiadást elszámolni,
amely minden szükséges adatot tartalmaz.
Ennek megfelelően, ha a munkavállaló pl. számítógépet vásárol, akkor annak beszerzési árát a
vásárláskor kapott számla alapján értékcsökkenési leírással számolhatja el. Előfordulhat, hogy a
munkavállaló magánszemélytől vásárol, és ekkor figyelni kell arra, hogy az adásvételi szerződés
minden olyan adatot tartalmazzon, amely az elszámoláshoz szükséges lehet.
Az internet használat díja valamint az internethez szükséges modemre fordított kiadás elszámolása is
többféle módon történhet. Amennyiben a munkáltató a munkáltató nevére szóló számla alapján
juttatja ezt a szolgáltatást, akkor a szolgáltatás ellenértéke nem minősül adóköteles jövedelemnek.
Olyan esetben, amikor a munkáltató erre a célra költségtérítést fizet, akkor ezzel szemben a
munkavállaló vagy a házastársa nevére szóló számla alapján számolható el költség. Amennyiben a
munkavállaló otthoni távmunka esetén bérli a lakást, akkor az internetre fordított kiadást is a
bérbeadó által kiállított számla alapján érvényesítheti.
Amennyiben otthoni távmunka esetén a munkavégzés helye műszakilag nem különül el a lakástól,
akkor nagy figyelmet kell fordítani egyrészt a költségtérítés helyes összegének megállapítására,
másrészt arra, hogy a munkavállaló a költségtérítéssel szemben milyen módon, milyen
mértékegységek figyelembevételével számolhat el költségeket. Kötelező érvényű előírást az Szja
törvény nem tartalmaz, ezért is bonyolultabb ezen költségek üzleti voltát bizonyítani.
Általánosságban megállapítható, hogy minden olyan többlet kiadást el lehet számolni, ami amiatt
keletkezett, hogy a munkavállaló a lakásán végzi a tevékenységét. Ennek alátámasztására célszerű
megőrizni pl. az előző – azonos időszakra szóló – számlákat, amelyekkel egyértelműen
alátámasztható pl. az elektromos energia fogyasztás növekedése. Azonban vannak olyan számlák,
amelyek nem összehasonlíthatóak, ezért pl. a munkavállaló választhatja az üzleti célra használt
helyiségre jutó arányos költségmegosztást is. Ilyen lehet pl. fűtés esetén a légköbméter (kivéve a
mérőórával nem rendelkező távfűtési szolgáltatást, amelynél a kiadás nem az üzlet érdekében,
hanem attól függetlenül is felmerül).
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 63. oldal
Bevételnek nem számító tételek
A törvény lehetőséget biztosít arra, hogy bizonyos eszközöket ne költségtérítés formájában
finanszírozzon a munkáltató, hanem úgy, hogy megvásárolja az adott terméket, szolgáltatást, és
közvetlenül a cég nevére szóló számla alapján fizeti ki. Ez történhet központi beszerzés útján vagy
utólagos elszámolás keretében, amikor a dolgozó megelőlegezi az adott kiadást, vagy felvesz pénzt
utólagos elszámolásra, és az adott termék beszerzését követően egy meghatározott időn belül
köteles elszámolni.
Ilyen esetekben először is azt kell eldönteni, hogy az adott dolog, eszköz, berendezés stb. szükséges-e
a tevékenység ellátásának hatókörében a feladatok ellátása érdekében. Ha igen, akkor annak
használata akkor is adómentes juttatásnak számít, ha az részben magáncélokat is szolgál. A
számítástechnikai eszközök mellett otthoni távmunka esetén ide tartozhatnak a lakás
dolgozószobájának berendezései, mint pl. az íróasztal, lámpa, telefon, iratszekrény, stb. Ez a
rendelkezés óriási jelentőséggel bír, különös amiatt, hogy a magánszemély költségtérítéssel szemben
csak a számítástechnikai eszközöket, számítógépet tudja költségként érvényesíteni, figyelemmel arra,
hogy a törvény nem ad lehetőséget olyan tárgyi eszköz elszámolására, amely részben a
magánszemély személyes vagy családi szükségletét is kielégíti. Ugyanez a probléma merül fel a kisebb
értékű, de a munkavégzés során felmerülő kiadások elszámolásával kapcsolatban is, mint pl.
irodaszerek, tisztálkodási eszközök.
Figyelemmel arra, hogy miután a törvény nem tartalmaz egyértelmű rendelkezéseket arra, hogy mely
eszközöket célszerű költségtérítéssel finanszírozni és melyek azok, amelyeket fontos, hogy a
munkáltató biztosítson, javasolt külön szabályzatban rögzíteni, hogy milyen eszközöket, milyen
feltételek mellett, milyen rendszerességgel biztosít a munkáltató.
Egyéb juttatás
A munkaszerződés tanúsága szerint a munkavállaló saját gépjármű hivatalos célú használatára
tekintettel külön megállapodásban rögzítettek szerint költségtérítésben részesül. A munkáltató a
költségnyilatkozatban foglaltak szerint állapítja meg az adó és a járulék alapját. Javasoljuk a dolgozó
figyelmét felhívni arra, hogy a gépjármű költségek elszámolása, nyilvántartása a munkavállaló
felelőssége. Itt szeretnénk megemlíteni, hogy otthoni távmunka esetén a munkába járás távmunka
végzés esetén nem értelmezhető, hiszen a lakás és a munkahely valószínűleg egybeesik. Ennek
következtében, ha a munkavállalót be- illetve kirendelik munkavégzésre, akkor a hivatalos üzleti
utazásokra vonatkozó rendelkezések az irányadók. Ez azt jelenti, hogy az üzleti utak arányában lehet
elszámolni az üzemanyagköltséget valamint a fenntartási javítási költségeket. Ez utóbbinál a tételes
elszámolás helyett választhatja a dolgozó a kilóméter alapú átalányköltség elszámolását is.
Javasolt a dolgozók figyelmét felhívni arra, hogy a költségelszámolás módja adóéven belül nem
változtatható meg.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 64. oldal
Természetbeni juttatás
Természetbeni juttatásról távmunkavégzők esetében is akkor beszélhetünk, ha adóköteles terméket
vagy szolgáltatást nem személyre szabottan, hanem szabályzatban rögzített módon juttat a
munkáltató a munkavállaló részére. Javasoljuk, hogy a távmunkát végző munkavállalók részére külön
szabályzatban rögzítsék azokat a juttatásokat, amelyeket esetleg más munkavállalók részére nem
kívánnak biztosítani.
Egyéb tudnivaló
Javasolt a távmunkát végző munkavállalók figyelmét felhívni arra, hogy amennyiben
költségtérítésben részesülnek és e jogcímen kapott bevétellel szemben tételesen költséget kívánnak
elszámolni, akkor a személyi jövedelemadó bevallásukat saját maguknak kell elkészíteni.
Javasolt továbbá, hogy oktatás, továbbképzés keretében ismertessék a dolgozókkal az alapvető
adózási tudnivalókat, az adminisztrációs feladatokat, mint pl. útnyilvántartás vezetése, bizonylatok
megőrzése, adóbevallás kitöltése, stb.
Összegzésképpen megállapítható, hogy az adókötelezettség pontos teljesítése érdekében belső
szabályzatokban javasolt rögzíteni
A munkáltató által biztosított eszközök igénylését, leltározását, visszaadását,
Azokat az elveket, módszereket, amelyekkel meghatározható a költségtérítés összege
A természetbeni juttatásokat
A munkáltató és a munkavállaló felelősségét az adókötelezettség teljesítésével összefüggésben.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 65. oldal
III. A TÁVMUNKA-HÁZAK INFORMÁCIÓBIZTONSÁGI KÉZIKÖNYVEJelen fejezet célja, hogy a kialakításra kerülő távmunka-házak adatbiztonsági és adatvédelmi
szempontból felkészültek legyenek a nemzetközi előírásoknak is megfelelő működésre. Miután a
távmunka-házból végezhető tevékenységek nagy része az „adatfeldolgozás” kategóriájába eshet,
emiatt a jelen fejezetben kifejtésre kerülő információbiztonsági szempontoknak való megfelelés
egyes esetekben elkerülhetetlen (pl. a pénzintézetek esetében például törvényi előírás is).
Az információbiztonság az információ védelme a széleskörű fenyegetésektől, hogy biztosítsák az
üzleti folyamatok működésének folytonosságát, a lehető legkisebbre csökkentsék a kockázatot, és
legnagyobbra növeljék a befektetési megtérülést és a működési lehetőségeket.
Az információbiztonsági irányítási rendszer, a működési kockázatokat figyelembe vevő
megközelítésen alapulva kialakítja, bevezeti, működteti, figyeli, átvizsgálja, fenntartja és fejleszti az
információvédelmet. Az irányítási rendszer magában foglalja a szervezeti felépítést, a szabályzatot, a
tervezési tevékenységeket, a felelősségi köröket, a gyakorlatot, az eljárásokat, a folyamatokat és az
erőforrásokat.
Az információbiztonsági irányítási rendszer tanúsítható rendszer. A tanúsítás alapján az ISO/IEC
27001:2005 (magyar fordításban: MSZ ISO/IEC 27001:2006) szabvány alkotja. Az
információbiztonsági irányítási rendszer szabványa hasonlóan a minőségirányítási rendszer
szabványához (EN ISO 9001:2008 - MSZ EN ISO 9001:2009) egy szervezet vezetésének munkáját
segítő menedzsment eszköz.
Jelen fejezetben emiatt az információbiztonsági követelményeket az ISO 27001 minősítési rendszer
alapján dolgozzuk ki, biztosítva ezzel a nemzetközi és hazai megfelelősséget és illeszthetőséget a
potenciális munkaadók követelményeihez. Az egyes fejezetek megfelelnek a minősítési rendszer
fejezeteivel. Minden esetben ismertettük a szabvány által megfogalmazott célt, és a távmunka-házra
vonatkozóan kifejtettük a releváns tartalmakat.
Működési kockázatokAz információbiztonsági rendszer kialakítására vonatkozó működési kockázatokként az alábbiakat
tártuk fel:
a távmunka-házban tárolt információkat védeni kell, azokhoz csak a munkaadó kijelölt
munkavállalói férhetnek hozzá,
biztosítani kell az egy távmunka-házban működő cégek információinak elkülönült tárolását,
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 66. oldal
biztosítani kell a munkaadók információinak elzárását a nyilvánosságtól (pl. alkalmi oktatások
során),
a távmunka-házba való belépések és kilépések folyamatának biztosítania kell, hogy csak az
arra jogosultak tartózkodjanak a távmunka-házba, és csak az arra jogosult időben és
területen.
Az egyes távmunkahelyeket bérlő munkáltatók további kockázatelemzést hajthatnak végre, és annak
eredményeként további eljárások kialakítása lehet szükséges.
Szabályzati rendszerCél: Vezetői iránymutatás és támogatás nyújtása az információbiztonság a működés
követelményeinek, valamint a vonatkozó törvényeknek és szabályozásnak megfelelően
Információbiztonsági politika
Az intézmény területén és kezelésében működő kommunikációs és informatikai rendszerek
tervezésére, bevezetésére, üzemeltetésére és ellenőrzésére vonatkozó feladatokat úgy kell elvégezni,
hogy a rendszerek védelme a jogszabályi és munkáltatói előírásoknak eleget tegyen, valamint a
védelem hiányából eredő kockázatokkal legyen arányos.
A távmunka-ház kezelésében, valamint felügyeletében működő és a Munkáltatókat kiszolgáló
kommunikációs és informatikai rendszereket az adatok titkosságára, bizalmas jellegére és
biztonságára vonatkozó adatvédelmi törvényeknek és munkáltatói előírásoknak megfelelően kell
üzemeltetni. Ezek alapján a védett adatokra vonatkozóan olyan védelmi eljárásokat kell alkalmazni,
amelyek ellenőrizhetővé teszik a cselekményeket, lehetővé teszik az illetéktelen cselekedetek
felderítését és a felelősök megállapítását.
Az informatikai rendszerekben az előbbieken kívüli adatot, információt és egyéb szellemi tulajdont a
szervezet számára jelentkező értékével arányosan kell védeni az illetéktelen betekintéstől, a
módosítástól, a megsemmisítéstől és a nyilvánosságra kerüléstől. A védelemnek biztosítania kell az
informatikai rendszer megbízható üzemét fenyegető káresemények elhárítását, illetve hatásuk
minimalizálását a megadott biztonsági követelmények szintjén.
Olyan védelmi eljárásokat kell alkalmazni, amelyek garantálják, hogy a távmunka-ház még akkor is
hatékonyan működjön, ha akár egy számítógépét vagy szerverét támadás éri.
Az informatikai biztonság rendszere minimális adminisztratív terhet kell, hogy jelentsen, az
alkalmazottaktól ne igényeljen aránytalanul nagy erőfeszítést, csak amelyet a helyes munkavégzés
gyakorlata során elvárhatunk. Elsősorban abban nyújtson támogatást, hogy állapítsa meg a kivételes
eseteket és biztosítsa a normál állapotra való visszatérést a kivételes esemény leküzdése után.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 67. oldal
Az információbiztonsági szabályzat
A Munkáltató menedzsmentjének információbiztonsági szabályzatot kell jóváhagynia, azt közzé kell
tennie és ismertetnie kell valamennyi alkalmazottal.Az információbiztonsági szabályzatot
meghatározott időközönként, illetve lényeges változások bekövetkezésekor, át kell vizsgálni annak
biztosítására, hogy továbbra is alkalmas, helytálló és hatékony maradjon.
Az Informatikai Biztonsági Szabályzat egy olyan belső szervezeti intézkedés, amely a szervezeten belül
működtetett informatikai rendszerekre vonatkozóan szabályozza az informatikai rendszerrel
kapcsolatos biztonsági intézkedéseket, szervesen illeszkedve a szervezet egyéb működési és ügyrendi
előírásaihoz.
Az adatvédelem oldaláról megközelítve az adatokkal, mint informatikai elemekkel foglalkozó
rendszerek biztonságát kell megteremteni, amelyek természetüknél fogva számítástechnikai
eszközök felhasználását is igénylik. A számítástechnika védelménél többről van szó, mert a
számítástechnikai eszközök az informatikai rendszer része és azokhoz hozzátartozik a környezeti
infrastruktúra, a hardver, az adathordozók, a dokumentumok, a szoftverek, az adatok, a
kommunikáció és a személyek elemcsoport valamennyi eleme.
Az Informatikai Biztonsági Szabályzatba olyan lényeges intézkedések kerülnek, amelyek ezen
rendszerelemekre korlátozódnak és az előírások lehetővé teszik az informatikai rendszerre irányuló
veszélyek, fenyegető tényezők hatásainak elviselhető mértékűre való csökkentését.
Ebben a fejezetben a távmunka-ház működésére vonatkozó alapvető irányelvek kerülnek
meghatározásra az ISO27001 szabvány szerint. A Munkáltatóval kötendő szerződésben felül kell
vizsgálni ezeket az irányelveket, és igény esetén meg kell határozni a Munkáltató kívánalmainak
megfelelő szabályozást. A távmunkások minden esetben a Munkáltató által meghatározott szabályok
és jelen általános irányelvek szigorúbb változatát kötelesek betartani.
Biztonsági szervezetCél: Az információbiztonság irányítása a szervezeten belül.
A távmunka-ház fenntartásához és üzemeltetéséhez egy általános ügyintéző-koordinátor és egy
rendszergazda szükséges. Ezt a szerepet szükség szerint betöltheti egy vagy több személy is.
Általános ügyintéző-koordinátor
Általános ügyintéző-koordinátor feladatai többek között
- a távmunka-házzal kapcsolatos adminisztratív ügyek intézése,- kapcsolattartás a munkaadókkal,- információ szolgáltatás az érdeklődőknek a távmunka-ház működéséről,- a távmunkások tevékenységének támogatása és kontrollja,
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 68. oldal
- a logisztikai feladatok megszervezése.
Rendszergazda
Rendszergazda feladatai többek között
- a távmunka-ház infokommunikációs eszközeinek fizikai karbantartása,- a telepített szoftverek üzemeltetési teendőinek ellátása,- a távmunka-ház adatbiztonsági előírásainak való megfelelés biztosítása,- a távmunka-ház információs rendszerének folyamatos vírusvédelme- általános informatikai feladatok ellátása.
Vagyontárgyak kezeléseCél: Megfelelő védelem elérése és fenntartása a szervezet vagyontárgyait illetően.
Asztalok, székek, irodabútorok használata
A távmunka-házban levő asztalokat és székeket rendeltetésszerűen kell használni. Minden dolgozó
köteles az általa használt eszközöket munkakezdéskor ellenőrizni és amennyiben annak állapotában
változást észlel, úgy azt a távmunka-ház koordinátora felé jelezni. A nem rendeltetésszerű
használatból eredő károkat a munkavállalók kötelesek megtéríteni.
Számítógépek, telefonok használata
A távmunka-házban levő számítógépeket és telefonokat rendeltetésszerűen kell használni. Minden
dolgozó köteles az általa használt eszközöket munkakezdéskor ellenőrizni és amennyiben annak
állapotában változást észlel, úgy azt a távmunka-ház koordinátora felé jelezni. A nem
rendeltetésszerű használatból eredő károkat a munkavállalók kötelesek megtéríteni.
A számítógépekre a munkavállalók nem telepíthetnek olyan szoftvereket, amelyeket a munkáltató
nem engedélyez. A számítógépeken tárolt adatokért a munkavállaló felelős.
A telefonokat a munkavállalók a Munkáltató iránymutatásai szerint használhatják magán célú
hívásokra. A távmunka-ház szabályai szerint a telefonok privát célra nem használhatók.
Másolás, nyomtatás előírásai
A távmunka-ház területén érvényes belépőkártyával tartózkodó személyek jogosultak a távmunka-
ház tulajdonában álló nagykapacitású nyomtatók, fénymásolók és szkennerek használatára.
Nyomtatáshoz és fénymásoláshoz, csak az eszközök kijelölt tálcájában levő papírok használhatók.
Ennek utánpótlása minden esetben a Munkáltató költséghelyéről történik.
Amennyiben a nyomtatást végző személy nem áll Munkáltató foglalkoztatásában, úgy a használat
ténye rögzítésre kerül a Nyomtatási naplóba. A következő mezők kerülnek rögzítésre: nyomtatás
dátuma, belépőkártya azonosítója, nyomtatást végző személy neve, nyomtatott oldalak száma. A
napló alapján havi rendszerességgel kimutatás készül, amely elküldésre kerül a Fenntartó számára.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 69. oldal
Kiemelt és kritikus eszközökkel kapcsolatos követelmények
A távmunka-ház kiemeltnek a következő közös használatban levő eszközöket jelöli meg:
Multifunkcionális nyomtató, szkenner, fax
Videokonferencia rendszer
Tárgyaló
Közös helyiségek (társalgó, konyha, mosdó)
A kiemelt eszközök használata fokozott figyelemmel, az érvényes előírásoknak megfelelően
engedélyezett.
A távmunka-ház kritikusnak a következő eszközöket jelöli meg:
Szerverek,
Telefonközpont
Szünetmentes táp
Hálózati elosztók
Elektromos áramelosztó
Közművel kapcsolatos szekrények
A kritikus eszközök elzárt helyen, csak az arra jogosultak számára elérhető módon kerülnek
kialakításra.
Tárgyalók használatával kapcsolatos követelmények
A távmunkás jelzi a Koordinátornak az erre kialakított nyomtatványon a tárgyalóhasználati igényét.
Meg kell jelölni a kívánt napot, időpontot, időtartamát, igényelt informatikai és távközlési eszközöket,
igényelt frissítőket. A Koordinátor az igény és a Belépőkártya alapján ellenőrzi a tárgyalóhasználat
jogosultságát, majd lefoglalja a tárgyalót a kívánt feltételekkel. Amennyiben a tárgyaló a kért
időpontban nem szabad, úgy módosítást kér a távmunkástól.
A Rendszergazda a foglalás alapján előkészíti a tárgyalót a szükséges technikai eszközök
biztosításával.
A távmunkás a foglalt időpontban igénybe veszi a tárgyalót. A tárgyalóhasználatról utólag
jegyzőkönyvet készítenek, amelyben rögzítik a valós használat időtartamát, résztvevők nevét,
használt eszközöket, elfogyasztott frissítőket, valamint az esetleges észrevételeket.
A Koordinátor a tárgyalóhasználat tényét rögzíti a Munkáltatói nyilvántartásba. Amennyiben a
szerződéses feltételek eseti díjazást állapítottak meg, úgy ez alapján készül számla Munkáltató
részére.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 70. oldal
Személyi biztonságCél: Annak biztosítása, hogy az alkalmazottak, a szerződő felek és harmadik felek, mint
felhasználók legyenek tisztában felelősségükkel, legyenek alkalmasak a nekik szánt feladatkörök
betöltésére, valamint a lopásból, a csalásból, illetve az eszközökkel való visszaélésből származó
kockázatok csökkentésére.
Cél: Annak biztosítása, hogy valamennyi alkalmazott, szerződő vállalkozó és felhasználó harmadik
fél legyen tudatában az információ biztonságát fenyegető veszélyeknek és nyugtalanító
tényezőnek, saját felelősségének és kötelezettségeinek, továbbá, hogy legyenek felkészülve
mindennapi munkájuk során a szervezet biztonsági politikájának támogatására, s az emberi
hibából eredő kockázat csökkentésére.
Cél: annak biztosítása, hogy az alkalmazottak, szerződő és felhasználó harmadik felek szabályos
módon váljanak meg egy szervezettől, illetve változtassanak munkahelyet.
Beléptetés és kiléptetés
A távmunka-házban csak olyan személyek tartózkodhatnak, akik a távmunka-házzal érvényes
szerződésben levő munkáltatók alkalmazottai, illetve a távmunka-ház által foglalkoztatott
személyzet.
A belépők kötelesek megismerni és elfogadni a távmunka-ház használati szabályzatát és aszerint
végezni munkájukat. A szabályzatokat a belépés napján a távmunka-ház koordinátor adja át és ő
gyűjti össze a nyilatkozatot amelyben a munkavállaló elismeri hogy megismerte és elfogadja azokat.
A számítógépes rendszerekhez való hozzáféréseket a munkáltató iránymutatásai alapján készíti el a
távmunka-ház koordinátora, illetve a munkáltató. A távmunka-ház koordinátora Személyi kartont nyit
minden új belépő számára, amelyre rávezeti az átadott eszközöket és csatolja a nyilatkozatokat. A
belépők számára a koordinátor belépő kártyát állít ki, amely a jövőben a belépésre jogosítja a
munkavállalókat.
A kilépők kötelesek a náluk levő dokumentumokat, belépő kártyát, számítástechnikai eszközöket
leadni. A számítástechnikai eszközökhöz való hozzáférést a kilépés napján a távmunka-ház
koordinátora törli. A távmunka-ház koordinátora bejegyzi a kilépés tényét a Személyi kartonba.
Informatikai képzés és oktatás
A munkatársak folyamatos képzése érdekében, a foglalkoztatási terv készítésével párhuzamosan, az
Fenntartó és a Munkáltató a távmunkásokkal együttműködve elkészíti a távmunka-ház éves oktatási
tervét. A terv összeállításához szükséges adatok a munkatársak végzettsége, felkészültsége és igényei
alapján kerülnek meghatározásra.
Az oktatási terv megvalósításához Munkáltató
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 71. oldal
- külső (iskolai, tanfolyami, szakmai előadások, konferenciák, kiállítások) és
- belső (szakmai oktatás, minőségügyi oktatás, informatikai képzés, nyelvoktatás) oktatási formákat
biztosít a távmunkások részére.
Belső oktatások esetén az általános oktatási anyagot a Fenntartó, a szakmai oktatási anyagot a
Munkáltató állítja össze.
Külön szabályok vonatkoznak a biztonságos munkavégzéssel összefüggő munka- és tűzvédelmi
ismeretek elsajátítására. Ezen területen az oktatási és vizsgáztatási tevékenység – külső megbízottal
történő - végrehajtatásáért a Munkáltató a felelős.
A nem tervezhető, rendkívüli, illetve speciális igényeket a munkatársak jelzik a Munkáltató részére,
aki dönt annak teljesíthetőségéről. A távmunka-ház személyzete lehetőségeihez mérten segíti az
ilyen rendkívüli oktatások lebonyolítását.
A külső oktatásokon részt vettek által megszerzett bizonyítványokat, igazolásokat bejegyzésre
kerülnek a Személyi kartonra.
A belső oktatáson résztvevőkről jegyzőkönyvi nyilvántartás (jelenléti ív) készül. Az oktatottak
aláírásával ellátott jegyzőkönyveket a távmunka-ház személyzete tárolja.
A külső és belső oktatások megvalósulását - a jegyzőkönyvek és a bizonyítványok, igazolások alapján
– a távmunka-ház személyzete az oktatási tervben dokumentálja, melyet a távmunkás és az Oktatást
lebonyolító az aláírásával igazol.
A távmunka-ház bármely munkatársa, amennyiben a távmunka-ház működését elősegítő javaslatot
kíván tenni, javaslatot fogalmaz meg és továbbít az erre a célra kialakított e-mail boxban
([email protected]). A javaslatot és a távmunka-ház Fenntartójának válaszát minden
munkatárs megkapja.
Teendők a munkavégzés kezdetekor és befejeztével
A munkaidő kezdetekor és befejeztével a Koordinátor a Belépőkártya alapján azonosítja a
távmunkásokat. A munkaidőnaplóba történt bejegyzés igazolja a távmunkás munkakezdését és
munkavégzését.
A munkavégzés megkezdésekor, a Koordinátor az azonosítás után kiadja a távmunkásnak a
munkavégzéshez kapcsolódó dokumentumait az irattárból. Ilyenkor kerülnek kézbesítésre a
Munkáltató által küldött további anyagok is. Ezt követően a Rendszergazda előkészíti a
munkavégzéshez szükséges eszközöket.
A munkavégzés befejeztével a távmunkás a Rendszergazdának adja át a munkavégzéshez használt
eszközöket. A Rendszergazda az ellenőrzést követően a Rendszerhasználati naplóba jegyzi be az
eszközök átvételét. A munkavégzés során használt dokumentumokat a Koordinátornak kell átadni,
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 72. oldal
aki elzárt helyre helyezi azokat. A munkavállaló a munkavégzéssel kapcsolatos igényeit egy
igénylistán adhatja le (pl. elfogyott formanyomtatványok). A távmunka-ház felelősségi körében levő
igényeket a személyzet a lehető legrövidebb időn belül pótolja. A Munkavállaló által kielégíthető
igényeket azonnali hatállyal továbbítja a Munkáltató kijelölt felelősének. A megérkezett válaszokat és
küldeményeket továbbítja az érintett távmunkásoknak.
Munkavégzési idő betartása
A távmunkások számára előírt munkaidőt minden esetben a Munkáltatóval kötött munkaszerződés
szabályozza. Az előírt munkaidőket a távmunka-ház személyzete megkapja. A Koordinátor a
munkakezdéskor ellenőrzi ezeket a Munkáltatói előírásokat. A munkavégzés csak az előre
jóváhagyott időpontokban lehetséges a távmunka-ház területén.
A távmunka-házban végzett munka a munkaidő naplóban kerül bejegyzésre, amelyet a Munkáltató és
a Fenntartó rendszeresen jelentés formájában megkap.
Fizikai és környezeti biztonságCél: A szervezet helyiségeinek és információinak védelme, a jogosulatlan, illetéktelen fizikai
behatolás, károkozás és zavarkeltés megakadályozása.
Cél: A vagyontárgyak elvesztésének, károsodásának, eltulajdonításának, illetve megrongálásának,
valamint a szervezeti működés fennakadásának megelőzése.
Belépés a távmunka-házba
A távmunka-házba csak a távmunka-ház személyzete, illetve olyan személyek léphetnek be, akik a
távmunka-házzal érvényes szerződésben álló munkáltatók alkalmazottai és érvényes belépőkártyával
rendelkeznek. A távmunka-házba való belépés és távozás tényét a koordinátor nyilvántartásba
rögzíti.
Központi helységek és eszközök védelmi előírásai
A távmunka-házba csak érvényes belépőkártyával rendelkező személyek tartózkodhatnak. A
belépőkártyát csak az arra jogosult személyek kaphatnak. A távmunka-ház területén az érvényben
levő szabályzatok előírásai érvényesek. Egy körülhatárolt munkatérben, a távmunka-ház általános
szabályzatai, valamint az ott foglalkoztatott távmunkások Munkavállalói által kialakított, érvényben
levő szabályzatainak szigorúbb intézkedései az érvényesek.
A vonatkozó szabályzatok oktatására vonatkozóan tananyagok és leírások állnak a rendelkezésre. Az
állandó belépőkártyával rendelkező személyek számára ezen tananyagok és leírások elsajátítása
kötelező. Ezek elvégzése után igazolást kapnak a belépést igénylők. Ez az igazolás alapfeltétele a
Belépőkártya kiadásának és fenntartásának.
Állandó belépőkártyára a következő csoportok jogosultak:
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 73. oldal
A távmunka-házat fenntartó intézmény vezetője, és az általa meghatalmazott, az intézmény
képviseletére jogosult személyek.
A távmunka-ház személyzete.
A távmunka-házban távmunkásokat foglalkoztató Munkavállaló vezetője és az általa
meghatalmazott, az intézmény képviseletére jogosult személyek.
A távmunkba-házban foglalkoztatott távmunkások.
A távmunka-ház fenntartójával szerződésben álló, az ingatlan takarítását és üzemeltetéséhez
közvetlenül kapcsolódó szolgáltatásokat rendszeresen ellátó vezetők arra nevesített képviselői.
Ideiglenes belépőkártyára a következő csoportok jogosultak:
A hatóságok nevesített képviselői.
A távmunka-házzal szerződéses kapcsolatban álló karbantartó társaságok nevesített képviselői.
A távmunka-házzal szerződéses kapcsolatban álló beszállító szolgáltatók nevesített képviselői.
A távmunka-házat fenntartó intézmény vezetője által engedélyezett személyek.
A távmunka-házban távmunkásokat foglalkoztató Munkavállaló vezetője által engedélyezett
személyek.
Vírusvédelmi előírások
Minden számítógépen (a szervert is beleértve) vírusírtó program fut. Ez biztosítja a különböző
forrásból származó vírusok kiszűrését. Ezen program rendszeresen frissíti a vírusadatbázisát, mely
minden gépen naponta megtörténik. Ez a funkció automatikus, azonban a felhasználó
megszakíthatja. Abban az esetben, ha a megszakítás következtében a rendszerbe vírus kerül, annak
teljes anyagi és jogi felelőssége azt a felhasználót terheli, aki a frissítést megszakította. A távmunka-
ház törekszik olyan vírusölő program bevezetésére, mely azt a funkciót a lehető legkevesebb
interaktivitással végzi.
Gépteremmel kapcsolatos követelmények
A gépterembe csak az erre a célra feljogosító belépőkártyával lehet belépni. A gépteremhez két kulcs
van. Az egyik az Fenntartónál, a másik a Rendszergazdánál található. A gépterembe való belépésről
minden esetben bejegyzés készül a Gépterem használati naplóba.
Közös helyiségek használatával kapcsolatos követelmények
A távmunka-házba csak érvényes belépőkártyával rendelkező személyek tartózkodhatnak. A
belépőkártyát csak az arra jogosult személyek kaphatnak. A távmunka-ház területén az érvényben
levő szabályzatok előírásai érvényesek. Egy körülhatárolt munkatérben, a távmunka-ház általános
szabályzatai, valamint az ott foglalkoztatott távmunkások Munkavállalói által kialakított, érvényben
levő szabályzatainak szigorúbb intézkedései az érvényesek.
A vonatkozó szabályzatok oktatására vonatkozóan tananyagok és leírások állnak a rendelkezésre. Az
állandó belépőkártyával rendelkező személyek számára ezen tananyagok és leírások elsajátítása
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 74. oldal
kötelező. Ezek elvégzése után igazolást kapnak a belépést igénylők. Ez az igazolás alapfeltétele a
Belépőkártya kiadásának és fenntartásának.
A közös helyiségeket mindenki rendeltetésszerűen használhatja. A közös helyiségekben elhelyezett
eszközökben okozott károkért a károkozó a felelős, és köteles megtéríteni az általa okozott kárt.
Közlekedés a távmunka-ház területén
A távmunka-ház területén kizárólag érvényes belépőkártyával lehet tartózkodni és közlekedni. Az
egyes területek a Munkáltatói előírásoknak megfelelően kerülnek kialakításra. A távmunkások csak a
rájuk vonatkozó szabályzatokban foglalt területeket használhatják.
Kommunikáció és üzemeltetés biztonságaCél: Az információ-feldolgozó eszközök előírásszerű és biztonságos üzemeltetésének biztosítása
Cél: Az információbiztonság és szolgáltatásnyújtás megfelelő szintjének bevezetése és fenntartása
a harmadik felekkel kötött szolgáltatásnyújtási megállapodásokkal összhangban
Cél: A rendszerhibák kockázatának minimalizálása
Cél: A szoftver és az információ sértetlenségének megóvása.
Cél: Az információk és az információ-feldolgozó berendezések sértetlenségének és rendelkezésre
állásának fenntartása.
Cél: A hálózatokban lévő információk megóvásának és a támogató infrastruktúra védelmének
biztosítása.
Cél: Vagyontárgyak illetéktelen kiadásának, módosításának, eltávolításának, vagy
tönkretételének, valamint a működési tevékenységek megszakadásának megelőzése.
Cél: A szervezeten belül és bármilyen külső entitással kicserélt információk és szoftverek
biztonságának fenntartása.
Cél: A jogosulatlan információ-feldolgozó tevékenységek észlelése.
Internet, e-mail használat előírásai
A távmunka-házban biztosított a folyamatos Internet hozzáférés. Ezt kizárólag a Munkáltató számára
végzett munkafeladatok ellátása során használhatják a dolgozók. Tilos az Internetet illegális,
jogszabályba ütköző tevékenységre használni. Minden ebből származó kárért az azt okozó dolgozó
teljes felelősséggel tartozik.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 75. oldal
Az elektronikus levelezés (e-mail) megvalósítása a távmunka-házban saját mail server és kliens
programmal történik. Minden beérkező és kimenő levél a szerveren archiválásra kerül.
Amennyiben a Munkáltató másképp nem rendelkezik, minden dolgozónak saját e-mail címe van,
felépítése: keresztnév.vezetékné[email protected] . Ezen kívül van egy info@working-
centers.eu, mely általános bejövő információkérő leveleknek van fenntartva. Ez a levél a távmunka-
ház fenntartójának képviselőjéhez van irányítva.
A dolgozók a levelezést csak a Munkáltató számára végzett munkafeladatok ellátása során
használhatják. Szigorúan tilos megadni a levélcímet bármilyen, reklámtevékenységet, magán hírlevél
küldést, szexuális szolgáltatást és hasonló tevékenységet végző cégeknek. Az ebből származó, a
távmunka-házat ért kárért a címet kiadó dolgozó teljes anyagi és jogi felelősséggel tartozik.
Hangrögzítés előírásai
A távmunka-ház nem rögzíti a bejövő és kimenő hívásokat. Az IP alapú telefonközpont, azonban
lehetőséget biztosít mind egyes számtartományok hívásának automatikus, mind konkrét
beszélgetések manuális rögzítésére.
A hangrögzítésre vonatkozó előírások kialakítására és az adatvédelmi törvénynek való
megfelelősségre az ezt igénylő, illetve lehetővé tevő Munkáltató köteles. A távmunka-ház
telefonközpontjának hangrögzítéssel kapcsolatos konfigurálásához minden esetben csatolni kell az
erre vonatkozó szabályzatot, és a Fenntartó jóváhagyását igazoló dokumentumot. A telefonközpont
hangrögzítési szabályainak minden változtatását bele kell vezetni a Hangrögzítési eseménynaplóba. A
napló bejegyzéseiről havi rendszerességgel kimutatás készül, amely megküldésre kerül a
Fenntartónak.
Telefonhasználat előírásai
A távmunka-házban lévő telefonkészülékeket csak az arra jogosult személyek használhatják. A
telefonkészülék használatához egy kódszám beütése szükséges. Ez a kódszám a belépési engedély
kiadásakor igényelhető. A kódszám alapján a telefonközpont a kódszámhoz kapcsolódó hívásokról és
eseményekről részletes kimutatást tud adni.
A telefonhasználatra nem jogosító belépőkártyával rendelkező személyek a távmunka-ház
személyzete által használt készülékekről bonyolíthatnak hívásokat. Ezek a hívások felvezetésre
kerülnek a Hívásnaplóba.
A telefonközpont hívásstatisztikáiról és a Hívásnaplóba történt bejegyzésekről havi rendszerességgel
kimutatás készül, amely megküldésre kerül a Fenntartónak.
Dokumentálási előírások
A távmunka-ház általános szabályzatai rögzítik azokat az eseményeket, amelyek dokumentálási
kötelezettséggel bírnak, Ezek betartása kötelező, és az éves auditokon ellenőrzésre kerül.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 76. oldal
A Munkáltatók további előírásokat készíthetnek távmunkásaik részére. A dokumentálási szabályok
betartása minden távmunkásra nézve kötelező.
Videokonferencia kezdeményezése, fogadása
A távmunkás jelzi a Koordinátornak az erre kialakított nyomtatványon a videokonferencia használat
igényét, amelyet a tárgyalóban végezhet. Meg kell jelölni a kívánt napot, időpontot, időtartamát,
igényelt informatikai és távközlési eszközöket. A Koordinátor az igény és a Belépőkártya alapján
ellenőrzi a videokonferencia használat jogosultságát, majd lefoglalja a tárgyalót a kívánt feltételekkel.
Amennyiben a videokonferencia rendszer a kért időpontban nem szabad, úgy módosítást kér a
távmunkástól.
A Rendszergazda a foglalás alapján előkészíti a tárgyalót a videokonferenciára a szükséges technikai
eszközök biztosításával.
A távmunkás a foglalt időpontban igénybe veszi a tárgyalót és megkezdi a videokonferenciát. A
videokonferencia használatról utólag jegyzőkönyvet készítenek, amelyben rögzítik a valós használat
időtartamát, résztvevők nevét, használt eszközöket, valamint az esetleges észrevételeket.
A Koordinátor a videokonferencia használat tényét rögzíti a Munkáltatói nyilvántartásba.
Amennyiben a szerződéses feltételek eseti díjazást állapítottak meg, úgy ez alapján készül számla
Munkáltató részére.
Adatmentési szabályok
A távmunka-ház tulajdonában levő szervereinek és számítógépeinek az erre kijelölt területei és
adatbázisai rendszeresen, minden munkanap 22:00-kor mentésre kerülnek. A mentések egy külön
merevlemezre, valamint hetente egy újraírható DVD-re kerülnek. A DVD-k tárolása a távmunka-
háztól eltérő helyen, a Fenntartó épületében, páncélszekrényben történik. Az adatmentések
automatikusan egy adatmentési naplóba kerülnek rögzítésre. Az adatmentési napló is rendszeresen
mentésre kerül.
Hozzáférés-ellenőrzésCél: Az információkhoz való hozzáférés ellenőrzése
Cél: Az információs rendszerekhez való jogosult hozzáférés biztosítása, illetve a jogosulatlan
hozzáférés megakadályozása.
Cél: A jogosulatlan felhasználói hozzáférés, valamint az információk és információ-feldolgozó
eszközök megrongálásának, illetve eltulajdonításának megelőzése.
Cél: A hálózatos szolgáltatásokhoz való jogosulatlan hozzáférés megakadályozása
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 77. oldal
Cél: Az operációs rendszerekhez való jogosulatlan hozzáférés megelőzése
Cél: Az alkalmazási rendszerekben tárolt információhoz való jogosulatlan hozzáférés megelőzése
Jogosultsági előírások
Minden arra jogosult a rendszert, csak a számára létrehozott felhasználói névvel és a hozzátartozó
jelszóval használhatja. A jelszó legalább 8 karakter hosszú és 45 naponta változtatni kell. Minden
dolgozó saját felelőssége, hogy jelszavát csak ő tudja, az illetéktelen kézbe ne kerüljön.
Az eszközökhöz és rendszerekhez való hozzáférések a Munkáltatókkal kötött szolgáltatási
szerződésben szabályozott feltételek szerint kerülnek kiosztásra és visszavételre. A jogosultság
kiosztása és visszavétele az erre a célra kialakított Jogosultság igénylő és Jogosultság módosító
adatlapokon történik. Ezen meg kell határozni a jogosultság igénylés/módosítás igénylőjét, dátumát,
a jogcímét, eszközök körét, alkalmazások körét, egyéb hatásokat. A jogosultságok módosulásáról havi
rendszerességgel kimutatás készül, amely elküldésre kerül a Fenntartó, és az azt igénylő Munkáltató
számára.
Felhasználói bejelentések kezelése
A munkavégzéshez kapcsolódó, Munkáltatóra vonatkozó felhasználói bejelentések napi
rendszerességgel egy Igénylistán kerülnek összegyűjtésre. Ez a lista naponta megküldésre kerül a
Munkáltatónak.
A távmunka-ház fenntartásához kapcsolódó felhasználói bejelentéseket a távmunka-ház személyzete
számára lehet benyújtani írásos formában. Amennyiben ezek megválaszolására és kielégítésére a
személyzet nem jogosult, úgy továbbítja azt a Fenntartó erre kijelölt képviselőjének. A bejelentések
és azok eredményei bejegyzésre kerülnek az Eseménynaplóba, az alátámasztó dokumentumok (pl. e-
mailek) minden esetben tárolásra kerülnek.
Adatvédelem, adatcsoportok előírásai
A számítógépet használók minden számítógépes adatot a szerveren kötelesek tárolni az arra
kialakított könyvtárakban. Az ezen kívül keletkező adatokkal (képek, mozgófilmek, játékok, stb.),
melyek a munkavégzéssel nincsenek összefüggésben a rendszergazda előzetes bejelentés nélkül töröl
’FELHASZNÁLÓ NEVE’ könyvtár: az adott felhasználó saját munkafájljai.
’MUNKÁLTATÓ NEVE’ könyvtár: a Munkáltató távmunkásai által elérhető fájlok tároló helye.
A fenti könyvtárakon belül igény szerint alkönyvtárakat alakít ki a rendszergazda, illetve a Munkáltató
erre kijelölt szakembere. A fenti könyvtárakon kívüli adatok kezelése a rendszergazda feladata, a nem
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 78. oldal
odatartozó (véletlenül odamentett, stb.) adatokat a rendszergazda előzetes egyeztetés után a
megfelelő helyre átrakja.
A szerveren a fenti könnytárak illetve az ügyviteli rendszer adatai és egyéb, a cég működéséhez
szükséges rendszeresen mentésre kerülnek.
Információs rendszerek beszerzése, fejlesztése és karbantartásaCél: Annak biztosítása, hogy a biztonság az információs rendszerek szerves részét képezze.
Cél: Az információs tévedések, az információk elvesztésének, jogosulatlan módosításának, illetve az
információkkal való visszaélések elkerülése az alkalmazásokban.
Cél: Az információ bizalmasságának, hitelességének, valamint sértetlenségének védelme titkosítási
eszközökkel
Cél: A rendszerfájlok biztonságának garantálása
Cél: Az alkalmazási rendszerek szoftverei és információi biztonságának fenntartása.
Cél: A nyilvánosságra került műszaki sebezhetőségek kiaknázásából származó kockázatok
csökkentése
Szoftverfejlesztési és verziókövetési előírások
A távmunka-ház nem végez szoftverfejlesztéseket.
A távmunka-ház tulajdonában álló szoftverek verziókövetését a Rendszergazda az előírt
rendszerességgel végzi.
Az automatikus frissítések (pl. operációs rendszer) felügyeletét a Rendszergazda az automatikus
eseménynapló alapján rendszeresen ellenőrzi. A jelzett hibákat kivizsgálja, és bevezeti a
Verziófrissítési eseménynaplóba.
A manuális verziófrissítés minden esetben egy tesztszámítógépen történik, amelyen a frissítés
általérintett szoftverek megtalálhatók. A frissítést követően a szoftver verzió kompatibilitásának
ellenőrzése történik. Amennyiben ez hibamentes, úgy a frissítés az érintett számítógépeken is
megtörténik. Az elvégzett tevékenységek bejegyzésre kerülnek a Verziófrissítési eseménynaplóba.
A Verziófrissítési eseménynapló bejegyzéseiről havi rendszerességgel kimutatás készül, amely
megküldésre kerül a Fenntartónak.
Szoftverek és programok használatának előírásai
A számítógépekre telepített szoftverek és programok használata az érvényben levő szabályozásoknak
megfelelően történik. Az egyes számítógépeken ezen előírások eltérhetnek, az eszközt bérlő
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 79. oldal
Munkáltató előírásainak megfelelően. Ezen előírásokat a Munkáltatók a foglalkoztatás
megkezdésekor a távmunka-ház rendelkezésére bocsátja. Az előírások betartását a távmunka-ház
személyzete ellenőrzi.
Hardware elemek kezelési útmutatója
A hardware elemek használatát az eszközök kézikönyvében foglaltak szerint kell ellátni. Az érvényben
levő szabályzatok további előírást tartalmazhatnak az eszközök használatára.
IncidenskezelésCél: Annak biztosítása, hogy az információs rendszerekkel összefüggő információbiztonsági
események és gyengeségek kommunikálása olyan módon történjék, ami időben lehetővé teszi a
szükséges helyesbítő intézkedések megtételét.
Cél: Annak biztosítása, hogy az információbiztonsággal összefüggő incidenseket következetes és
hatékony megközelítéssel kezeljék.
Az információbiztonsági incidensek olyan nem kívánt vagy nem várt egyedi vagy sorozatos
információbiztonsági események, amelyek nagy valószínűséggel veszélyeztetik az üzleti
tevékenységet és fenyegetik az információbiztonságot. Ilyenek például a következő események:
a szolgáltatás, a berendezés vagy az eszközök elvesztése;
a rendszer hibás működése vagy túlterhelések (DDos-támadás);
emberi hibák;
a szabályzatoknak vagy irányelveknek való nem megfelelés;
a kényszer vészjelzés olyan módszer, amely rejtetten mutatja, hogy egy tevékenység kényszer
alatt�megy végbe
a fizikai biztonsági rendelkezések megsértése;
nem ellenőrzött rendszerbeli változások;
a szoftver vagy hardver hibás működése;
hozzáférési sértések.
rosszindulatú kód;
a nem teljes vagy nem pontos működési adatokból eredő hibák;
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 80. oldal
a bizalmasság és sértetlenség megsértése;
az információrendszerekkel való visszaélés
Az incidensek lehetnek véletlen események, illetve szándékos károkozás eredményei. Az incidensek
vélt forrása mögött sokkal súlyosabb szándék is meghúzódhat (pl. szándékos hacker-támadás, vagy
olyan esemény, mely átlépheti a szervezeti és nemzeti határokat), ezért önkényesen soha nem
szabad nekikezdeni az incidens kezelésére vagy felfedésére, hanem csakis a Munkáltató által
kidolgozott módszertan szerint eljárni.
Információbiztonsági incidensek kezelése
Első lépés gyanánt szükséges az információs rendszerekhez kapcsolódó információbiztonsági
események és gyenge pontok azonosítása, illetve közzététele, hogy lehetőség legyen helyesbítő
tevékenységek időben való megtételére. Szükséges, hogy hivatalos eseményjelentési és kiterjesztési
eljárások álljanak rendelkezésre. Szükséges az információbiztonsági tudatosság oktatása egyaránt az
alkalmazottak, illetve a szerződő partnerek, harmadik felek felé, melynek egyik pontja éppen az ilyen
információbiztonsági események jelentésének kötelezettségét írja elő, illetve kijelöli, hogy mely
vezetőt kell értesíteni az esemény bekövetkeztéről. A jelentéseket a lehető leggyorsabban kell
közzétenni bármely információbiztonsági incidensről. A jelentő mechanizmus a lehető
legkönnyebben, legjobban hozzáférhető és rendelkezésre állónak kell lennie. Tájékoztatni szükséges
az érintett alkalmazottakat, szerződő partnereket, harmadik feleket, hogy semmilyen körülmények
között ne kíséreljék meg ellenőrizni a gyanított gyenge pontot.
Második lépés az incidenskezelési lépések megtétele, erre szintén hivatalos eljárási rendet szükséges
kidolgozni. Hivatalos információbiztonsági eseményt jelentő eljárást kell létrehozni, együtt egy
incidensre adott válasz- és kiterjesztési eljárással, megállapítva a megteendő tevékenységet egy
információbiztonsági eseményjelentés átvételekor. Ki kell alakítani, jelölni egy kapcsolati helyet az
információbiztonság jelentéséhez. Gondoskodni kell arról, hogy ezt a kapcsolati helyet ismerjék
mindenütt a szervezetben, álljon mindig rendelkezésre és legyen képes kellő időben megfelelő
választ adni.
Harmadik lépés a tanulságok levonása. Legyenek kész mechanizmusok, hogy lehetővé tegyék az
információbiztonsági incidensek fajtái, mennyiségei és költségei számszerűsítését és figyelemmel
kísérését,a kinyert információt használják fel, hogy azonosítsák az ismétlődő vagy nagyhatású
incidenseket. Az információbiztonsági incidensek kiértékelése jelezheti az igényt fokozott vagy
kiegészítő ellenőrzésekre, hogy korlátozzák a jövőbeli előfordulások gyakoriságát, a belőle származó
kárt és költséget, vagy amelyeket számításba kell venni a biztonsági politika átvizsgálási
folyamatában. A titoktartási szempontokra megfelelően gondolva, az információbiztonsági
incidensek felhasználhatók a használó tudatossági oktatásában példaképp, hogy mi történhet,
hogyan válaszoljanak az ilyen incidensekre, és hogyan kerüljék el azokat a jövőben. Szükséges lehet,
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 81. oldal
hogy képesek legyenek az információbiztonsági események és incidensek megfelelő kezelésére, hogy
bizonyítékot gyűjtsenek az előfordulás után, amint csak lehet.
A távmunka-ház saját szabályzata szerint az incidenseket azonnali hatállyal jelenteni kell a távmunka-
ház koordinátorának, valamint lehetőség szerint egy e-mailt is írni kell az incidens@working-
centers.eu címre, amelyet a Fenntartó is megkap. Az incidensek kivizsgálását és elhárítását a
koordinátor azonnali hatállyal megkezdi.
Üzletmenet-folytonosságCél: A működési tevékenységek fennakadásainak kivédése, a kritikus működési folyamatok
megvédése az információs rendszerek nagyobb meghibásodásainak hatásaitól, illetve a
rendszerkatasztrófáktól, valamint azok időben történő újraindításának biztosítása
Egy szolgáltatás működése szempontjából elengedhetetlen, hogy a normál üzletmenetben
esetlegesen bekövetkező rendkívüli események ellenére a szükséges mértékben biztosítsa azon
tevékenységi köreinek folytonosságát, amelyek hosszabb távú kiesésével jogszabályi kötelezettségeit
sérti, illetve jelentős anyagi és/vagy erkölcsi kár éri.
Az üzletmenet folytonosság biztosításának alappillére a rendkívüli események bekövetkezésére
történő felkészülés, amely előfeltétele a gyors és hatékony hibahárításnak, illetve az üzleti, ügyviteli
folyamatok kiesése minimalizálásának. Az üzletmenet folytonosság tervezése során ezért egyrészt a
felkészülési tevékenységekre kell fókuszálni (szükséges tartalék eszközök rendelkezésre állása,
esetleges redundáns adminisztráció, stb.), másrészt meg kell határozni a rendkívüli esemény
elhárításához, illetve a normál üzem helyreállításhoz kapcsolódó tevékenységeket, harmadrészt, meg
kell határozni azokat az alternatív üzleti, ügyviteli folyamatokat, amelyeket bizonyos támogató
erőforrások (pl. informatikai rendszerek) kiesése esetén követni kell.
Tekintve, hogy napjainkban az információs technológia mélyen beépül a szervezetek működésébe, a
vállalatok informatikai rendszereknek való kitettsége és az ezzel járó kockázatok számottevő
mértékben megnövekedtek. Mindezek miatt az üzletmenet folytonosság biztosításának fontos eleme
az informatikai rendszerek kiesésére történő felkészülés.
A felkészülési tevékenység fontos eleme az informatikai infrastruktúra szükséges és elégséges fizikai
és logikai biztonságának megteremtéséhez kapcsolódó intézkedés- és szabályozás-rendszer
kialakítása és bevezetése, amellyel egy magas kockázatú rendkívüli esemény bekövetkezését lehet
megakadályozni, illetve esetleges bekövetkezése esetén hatását minimalizálni. A megfelelő mértékű
informatikai biztonság megteremtése és betartatása kulcsfontosságú egy szervezet informatikai
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 82. oldal
Az alábbiakban a távmunka-ház üzemeltetése szempontjából kiemelten magas kockázatú rendkívüli
események bekövetkezését vizsgáltuk és határoztuk meg az ezekre vonatkozó felkészülés
szempontjait, és a végrehajtandó cselekvési tervet.
Teendők áramszünet esetén
A távmunka-ház szervertermében telepítésre került egy szünetmentes táp, amely a számítógépek 24
órás fenntartására alkalmasak. A rendelkezésre állás természetesen a számítógépek és elektronikai
eszközök terhelésétől függően változhat. Emiatt bár a távmunka-ház számítógépei áramszünet
esetén több órán át alkalmasak a folyamatos munkavégzésre, áramszünet észlelésekor mégis
fokozott figyelemmel kell eljárni. Az alábbi cselekvési terv ismerteti a felelősöket és konkrét
feladatokat, amelyeket áramszünet esetén kell végrehajtani.
Srsz. Felelős Határidő Feladat
1. Távmunkás Azonnal Értesíteni a rendszergazdát és a koordinátort azáramszünet tényéről.
2. Távmunkás Azonnal A folyamatban levő munkákat azonnal menteni kell. Anem kritikus üzleti feladatokat javasolt felfüggeszteni,az alkalmazásokból kilépni, a számítógépeket ésperifériáit (monitor, szkenner) kikapcsolni.
3. Rendszergazda Azonnal Megvizsgálni a szünetmentes tápot, biztosítani annakhibátlan működését. Amennyiben rendellenességettapasztal a szünetmentes tápon, úgy felkérni atávmunkásokat az azonnali adatmentésre ésrendszerből való kilépésre.
4. Rendszergazda Azonnal Megvizsgálni a távmunka-ház elektromos szekrényét,megállapítani, hogy az áramszünet belső vagy külsőokból következett-e be. Ennek eredményérőlértesíteni a koordinátort.
5. Koordinátor 4. feladatotkövetően
A Rendszergazdával konzultálva,
belső hiba esetén azonnal hívni a karbantartókat,
külső hiba esetén azonnal értesíteni azelektromos műveket
Információt szerezni az áramszünet elhárításánaklehetséges legkorábbi (Info#1) és legkésőbbi (Info#2)időpontjáról.
6. Koordinátor 5. feladatotkövetően
Értesíteni a távmunkásokat az áramszünetelhárításának lehetséges legkorábbi és legkésőbbiidőpontjáról.
7. Koordinátor 6. feladatotkövetően
Jegyzőkönyvbe rögzíteni
az áramszünet kezdetét,
az eddigi intézkedéseket,
a működésben levő munkaállomások és szerverekszámát,
a távmunka-házban tartózkodó távmunkások
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 83. oldal
azonosítóit.
8. Koordinátor Info#1 előtt 30percel
Biztosítani hogy minden távmunkás mentse afolyamatban levő munkáját, majd lépjen ki azalkalmazásokból és a rendszerekből.
9. Rendszergazda 8. feladatotkövetően
Ellenőrizni, hogy minden munkaállomás kikapcsolásrakerült-e. Leállítani a szervereket és az egyébelektronikus berendezéseket.
10. Rendszergazda Helyreállításután
Újraindítani az elektronikus berendezéseket,szervereket. Megvizsgálni a szerverekműködőképességét. Biztosítani, hogy a szünetmentestáp megkezdte az újratöltést.
11. Koordinátor Helyreállításután
Lezárni a jegyzőkönyvet a további információkkal:
az áramszünet vége,
az elhárítás módja,
kik vettek részt az elhárításban (cégnév, név,személyi igazolvány szám),
mely rendszerekhez fértek hozzá az elhárításbanrésztvevők,
egyéb megjegyzések.A jegyzőkönyvet megküldeni a Fenntartó részére. Azáramszünet tényét a jegyzőkönyv azonosítójávalrögzíteni az Eseménynaplóba.
12. Távmunkás 10. feladatotkövetően
A távmunkások megkezdhetik a munkavégzést.
Teendők rendszerhiba esetén
A távmunka-házban az egyes munkáltatók egyedi alkalmazásokat és eszközöket telepíthetnek. Ennek
megfelelően minden esetben fontos megkülönböztetni, hogy a rendszerhiba a távmunka-ház által
fenntartott eszközökben és alkalmazásokban, vagy a munkáltató által biztosítottakban lépett-e fel.
Minden esetben javasolt, hogy a munkáltató tartalék eszközöket és installációs forgatókönyvet
biztosítson a távmunka-ház részére, amely lehetővé teszi a rendszerhibák gyors és pontos javítását.
Rendszerhiba sok a távmunka-ház fenntartásától független tényező következménye is lehet, emiatt
elsődleges cél, hogy a fellépett hibát a munkáltató szakemberei vizsgálják meg és korrigálják. A
távmunka-ház személyzetének feladata ilyen esetekben, hogy minden feltételt biztosítson arra, hogy
a munkáltató szakemberei távolról is hozzáférjenek a szükséges eszközökhöz és alkalmazásokhoz.
Srsz. Felelős Határidő Feladat
1. Távmunkás Azonnal Értesíteni a rendszergazdát és a koordinátort arendszerhiba tényéről.
2. Távmunkás Azonnal A folyamatban levő munkákat azonnal menteni kell. Anem kritikus üzleti feladatokat javasolt felfüggeszteni,az alkalmazásokból kilépni.
3. Rendszergazda Azonnal Megvizsgálni az eszközt vagy alkalmazást, ahol a
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 84. oldal
rendszerhiba előállt. A rendelkezésre álló munkáltatóiszabályzatokból megállapítani, hogy a hiba helybenorvosolható-e. Amennyiben olyan konkrét utasításnem áll a rendelkezésére, azonban tartalék eszköz arendelkezésre áll, úgy azt beüzemelni, és a távmunkásrészére rendelkezésre bocsátani.
4. Rendszergazda 3. feladatotkövetően
Értesíteni a munkáltató kijelölt szakembereit arendszerhibáról. A szakemberek távolihozzáféréséhez minden támogatást biztosítani kell.
5. Koordinátor Azonnal Jegyzőkönyvbe rögzíteni
a rendszerhiba kezdetét,
az eddigi intézkedéseket,
a működésben levő munkaállomások és szerverekszámát,
a távmunka-házban tartózkodó távmunkásokazonosítóit.
6. Rendszergazda Helyreállításután
Visszaállítani a standard munkavégzési környezetet. Atartalék eszközöket visszahelyezni eredeti helyükre. Arendszerhibát és az eszközhasználatot rögzíteni azérintett eszközök Eszköz kartonjára.
7. Koordinátor Helyreállításután
Lezárni a jegyzőkönyvet a további információkkal:
a rendszerhiba vége,
az elhárítás módja,
kik vettek részt az elhárításban (cégnév, név,személyi igazolvány szám),
mely rendszerekhez fértek hozzá az elhárításbanrésztvevők,
egyéb megjegyzések.A jegyzőkönyvet megküldeni a Fenntartó részére. Arendszerhiba tényét a jegyzőkönyv azonosítójávalrögzíteni az Eseménynaplóba.
8. Távmunkás 7. feladatotkövetően
A távmunkások megkezdhetik a munkavégzést.
Teendők adatvesztés esetén
A távmunka-házban üzemeltett számítógépek és szerverek erre kijelölt tárolói, alkalmazásai és
adatbázisai rendszeresen mentésre kerülnek. A munkáltatónak lehetősége van egy-egy speciális
alkalmazás vagy tárhely számára egyedi igények szerinti adatmentést igényelni. Lehetősége van
továbbá egyedi adatmentési eszközöket elhelyezni a távmunka-házban, és azokat távolról
üzemeltetni. Az adatvesztés esetén a távmunka-ház cselekvési terve, csak az általa üzemeltett
standard adatmentési eljárásra vonatkozóan tartalmaz intézkedési tervet. Ettől eltérő, helyi
erőforrást is igénylő adatmentési és adat-visszaállítási eljárások külön szabályzatba kerülhetnek
meghatározásra.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 85. oldal
Srsz. Felelős Határidő Feladat
1. Távmunkás Azonnal Értesíteni a rendszergazdát és a koordinátort azadatvesztés tényéről. A folyamatban levő munkákatazonnal felfüggeszteni.
2. Rendszergazda Azonnal Megvizsgálni az adatvesztés jellegét a következőkategóriák alapján:
azonnal visszaállítható (Info#1),
adatmentésből visszaállítható (Info#2),
a munkáltató által visszaállítható (Info#3),
nem visszaállítható (Info#4).A Rendszergazda a Munkáltató által biztosítotteszközök és szoftverek esetében Info#1 besorolástnem adhat a hibának.
3. Rendszergazda Info#2, Info#3,Info#4 esetén
Értesíteni kell a Munkáltató kijelölt szakértőjét azadatvesztésről. Továbblépést csak a Munkáltatókijelölt szakemberének írásos (pl. e-mail, fax)jóváhagyása (Info#5) után engedélyezett.
4. Rendszergazda Info#1 esetén Megkísérelni a visszaállítást. Amennyiben avisszaállítás sikertelen, úgy értesíteni a munkáltatóerre kijelölt szakemberét. A konzultáció során amunkáltató iránymutatását írásban el kell kérni(Info#6), és ez alapján kell eljárni.
5. Rendszergazda Info#2 ésInfo#5 esetén
Az adat-visszaállítási eljárás alkalmazásával az érintettadatokat vissza kell állítani. Ha a visszaállítás soránhiba lépne fel, úgy azt a Munkáltató szakemberévelegyeztetni kell. A konzultáció tartalmát ajegyzőkönyvbe fel kell vezetni.
6. Rendszergazda Info#3 ésInfo#5 esetén
A munkáltató szakemberét támogatni kell avisszaállítás folyamatában. Biztosítani kell a távolielérést, valamint a helyi feladatok elvégzését. A helyifeladatok elvégzésére vonatkozó munkautasításokatírásban kell kérni a munkáltatótól (pl. e-mail).
7. Rendszergazda Info#4 ésInfo#5 esetén
A vissza nem állíthat adatvesztés esetében kizárólag aMunkáltató írásos utasításai alapján szabad eljárni.
8. Rendszergazda 7. feladatotkövetően
Jegyzőkönyvbe rögzíteni
az adatvesztés idejét,
a megtörtént intézkedéseket, csatolva aMunkáltató írásos utasításait,
az eszközt és szoftvert, ahol adatvesztés történt,
az adatvesztést elszenvedő távmunkásazonosítóját,
az adatvesztésre tett intézkedések eredményét.
11. Koordinátor 8. feladatotkövetően
A jegyzőkönyvet megküldeni a Fenntartó részére. Azadatvesztés tényét a jegyzőkönyv azonosítójávalrögzíteni az Eseménynaplóba.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 86. oldal
Teendők a helyszín fizikai elérhetetlensége esetén
A távmunka-ház fizikai elérhetetlensége esetén meg kell állapítani az elérhetetlenség okát.
Amennyiben a működés a munkáltatókkal kötött szerződésben vállalt rendelkezésre állási időn belül
nem biztosítható, úgy külső helyszínen kell helyreállítani az ügymenet ellátására alkalmas
környezetet. A Munkáltatókkal kötendő szolgáltatási szerződésben szabályozni kell, hogy melyek
azok a tevékenységek, amelyek minden esetben, akár külső helyszínen is biztosítandók. Erre
vonatkozóan minden szolgáltatási szerződés kötelező mellékleteként el kell készíteni a „Szolgáltatás
üzletmenet folytonossági szabályzatát”.
Kárfelmérés
A távmunka-ház teljes vagy részleges elérhetetlensége esetén meg kell kezdeni a kárfelmérést. Ehhez
minden esetben szükséges a szolgáltatási szerződés kötelező mellékleteként elkészülő „Szolgáltatás
üzletmenet folytonossági szabályzat” (továbbiakban „Szabályzat”). A Szabályzatban foglalt
útmutatások minden esetben az irányadók. Az alábbi cselekvési terv a távmunka-házzal kapcsolatos
általános lépéseket ismerteti.
Srsz. Felelős Határidő Feladat
1. Koordinátor Azonnal A ingatlanban történt károk felmérésénekmegkezdése, szakértők bevonásával.
2. Rendszergazda Azonnal A technikai eszközökben történt károk felmérésénekmegkezdése, szakértők bevonásával.
3. Koordinátor Azonnal A Szabályzatban foglalt utasítások végrehajtása.
4. Koordinátor Azonnal A kárfelmérés eseményeiről jegyzőkönyv felvétele, akövetkező adatokkal:
Kárfelvétel megkezdésének és lezárásának ideje
Kárfelvétel eredménye, szakértői vélemények
Végrehajtott tevékenységek pontos listájaA jegyzőkönyvet megküldeni a Fenntartó részére. Akárfelvétel tényét a jegyzőkönyv azonosítójávalrögzíteni az Eseménynaplóba.
Helyreállítás új helyszínen
A távmunka-ház használatának akadályoztatása esetén a Fenntartó gondoskodik új helyszínről. Ez
alapesetben a Fenntartó székhelye, de ettől eltérő megállapodások is köthetők a Munkáltatók
1. Koordinátor Azonnal A rendelkezésekre álló szabályzatok alapján megkezdiés lebonyolítja az új helyszínen történő helyreállítást.
2. Rendszergazda Azonnal A technikai eszközök beszerzése, előkészítése,installálása és üzembe helyezése az új helyszínen.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 87. oldal
3. Koordinátor Azonnal A helyreállítás eseményeiről jegyzőkönyv felvétele, akövetkező adatokkal:
Helyreállítás megkezdésének és lezárásának ideje
Helyreállítás eredménye, szakértői vélemények
Helyreállítással kapcsolatos költségek,alátámasztó dokumentumokkal
Végrehajtott tevékenységek pontos listájaA jegyzőkönyvet megküldeni a Fenntartó részére. Ahelyreállítás tényét a jegyzőkönyv azonosítójávalrögzíteni az Eseménynaplóba.
Helyreállítás az eredeti helyszínen, ideiglenes áttelepüléssel
Amennyiben a távmunka-háznak csak egyes területei, funkció váltak használhatatlanná, úgy csak
részlegesen szükséges új helyszínre települni.
Srsz. Felelős Határidő Feladat
1. Koordinátor Azonnal A rendelkezésekre álló szabályzatok alapján megkezdiés lebonyolítja az új helyszínen történő helyreállítást.
2. Rendszergazda Azonnal A technikai eszközök beszerzése, előkészítése,installálása és üzembe helyezése az új helyszínen.
3. Koordinátor Azonnal A helyreállítás eseményeiről jegyzőkönyv felvétele, akövetkező adatokkal:
Helyreállítás megkezdésének és lezárásának ideje
Helyreállítás eredménye, szakértői vélemények
Helyreállítással kapcsolatos költségek,alátámasztó dokumentumokkal
Végrehajtott tevékenységek pontos listájaA jegyzőkönyvet megküldeni a Fenntartó részére. Ahelyreállítás tényét a jegyzőkönyv azonosítójávalrögzíteni az Eseménynaplóba.
Tesztelési terv
A tesztelési terv célja, a külső helyszíneken történő helyreállítás megfelelősének vizsgálata. A
tesztelést rendszeres időközönként, de évente legalább egyszer szükséges végrehajtani.
Srsz. Felelős Határidő Feladat
1. Koordinátor Szabályzatokszerint
A rendelkezésekre álló szabályzatok alapján megkezdiés lebonyolítja az új helyszínen történő helyreállítást.A lebonyolítás során eszközbeszerzések és egyébköltséggel járó tevékenységek nem kerülnekvégrehajtásra.
2. Rendszergazda Szabályzatokszerint
A technikai eszközök beszerzési lehetőségeinekellenőrzése (azok rendelkezésre állása), egy
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 88. oldal
tesztszerver installálása és üzembe helyezése az újhelyszínen.
3. Koordinátor Teszteléslezártával
A helyreállítás tesztelésének eseményeirőljegyzőkönyv felvétele, a következő adatokkal:
Tesztelés megkezdésének és lezárásának ideje
Tesztelés eredménye
Teszteléssel kapcsolatos lehetséges költségek,alátámasztó dokumentumokkal
Végrehajtott tevékenységek pontos listájaA jegyzőkönyvet megküldeni a Fenntartó részére. Ahelyreállítás tesztelésének tényét a jegyzőkönyvazonosítójával rögzíteni az Eseménynaplóba.
Karbantartási terv
A karbantartási terv célja, hogy biztosítsa a távmunka-ház üzemszerű működésének feltételeit. A
karbantartásokat rendszeres időközönként, dokumentált módon kell végrehajtani. A karbantartási
igények egy külön „Karbantartási szabályzatban” kerülnek meghatározásra, amelyet a távmunka-
házat kivitelező vállalat definiál, továbbá a Munkáltatókkal kötött megállapodások alapján kerül
kiegészítésre, az általuk biztosított eszközökre vonatkozóan.
Srsz. Felelős Határidő Feladat
1. Koordinátor Karbantartásiszabályzatszerint
A karbantartási tevékenységek lebonyolítása.
2. Koordinátor Karbantartáslezártával
A karbantartás eseményeiről jegyzőkönyv felvétele, akövetkező adatokkal:
Karbantartás megkezdésének és lezárásának ideje
Karbantartás eredménye
Karbantartással kapcsolatos költségek,alátámasztó dokumentumokkal
Végrehajtott tevékenységek pontos listájaA jegyzőkönyvet megküldeni a Fenntartó részére. Akarbantartás tényét a jegyzőkönyv azonosítójávalrögzíteni az Eseménynaplóba.
MegfelelőségCél: Bármilyen jogi, törvényben meghatározott, szabályozási, vagy szerződéses kötelezettség,
továbbá bármely biztonsági követelmény megsértésének elkerülése.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 89. oldal
Cél: Annak biztosítása, hogy a rendszerek megfelelnek a szervezet biztonsági politikáinak és
szabványainak
Cél: Az információs rendszerek átvizsgálási folyamata eredményességének maximalizálása és a
folyamatot érő vagy az általa okozott zavarok minimalizálása
Auditálási előírások
A távmunka-ház előre egyeztetett időpontban lehetőséget biztosít Munkáltatói auditok elvégzésére.
Az audit során ellenőrzésre kerülhet a távmunka-ház általános előírásainak betartása, valamint a
Munkáltató szabályzatainak betartása.
A távmunka-ház saját hatáskörben évente auditot tart. Az audit célja, a távmunka-ház általános
szabályzatainak betartásának ellenőrzése. Az auditálásról a Fenntartó kijelölt képviselője jelentésben
összegzi az addig feltárt hiányosságokat, azok megszüntetése érdekében indított javítási
tevékenységeket, az utóellenőrzésének eredményeit, az esetlegesen szükséges helyesbítő-megelőző
intézkedéseket. Ezt a jelentést a Fenntartó megküldi a Munkáltatók részére.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 90. oldal
IV. A TÁVMUNKA-HÁZAKBAN VALÓ FOGLALKOZTATÁS KÉZIKÖNYVEJelen fejezet célja, hogy a potenciális Munkáltatók részére ismertesse a távmunka-házban való
foglalkoztatás lehetőségeket, a rendelkezésre álló munkaerő kiválasztási módszertanát, valamint a
távunka-házak területi és infrastrukturális jellemzőit.
A távmunka-házak lehetséges alkalmazási területeiA távmunka-ház,mint a nyilvánosság elől elzárt munkavégzési tér a foglalkoztatás állandóságával
összefüggésben többféle céllal is igénybe vehető. Ezeket az alábbiakban ismertetjük.
Távmunkahely folyamatos munkavégzésre
A távmunka-ház elsődleges célja, hogy a térségben lakóhellyel rendelkező munkavállalók számára
állandó jelleggel biztosítson a jogszabályok által előírt és a munkaadó által is elvárt munkavégzési
környezetet, ahonnan a munkaadóval munkaviszonyban levő munkavállalók elsődlegesen
távmunkában végezhetik napi feladataikat.
A távunka-házban való folyamatos foglalkoztatás lehetővé teszi egy funkció részleges vagy teljes
áthelyezését a távmunka-házba, ahonnan a munkavállalók ugyanúgy végzik a munkájukat, mint egy
nagyobb iroda valamely részében. A távmunka-házba való áthelyezés ilyen esetben lehet egyszeri (pl
a teljes funkcióáthelyezése) vagy átmeneti (a fluktuáció ütemében az új munkavállalók már a
távmunka-házban kerülnek felvételre).
A folyamatos munkavégzésre kedvező éves átalánydíjas szolgáltatáscsomagokat dolgoztunk ki,
melyek keretében a távmunka-ház a munkaadók vállalati környezetébe illeszkedő munkakörnyezetet
és infrastruktúrát biztosíthat. Ez az átalánydíj a fizikai helyszínen túlmenően tartalmazza a
rezsiköltségeket, az infokommunikációs eszközök használati díját, az alkalmazások üzemeltetését, a
munkavégzés kontrollját és további specifikus szolgáltatásokat. Ez a díj igény esetén teljes egészében,
mint szolgáltatás igénybevétele jelenik meg a foglalkoztató számviteli nyilvántartásában, ezáltal
lehetővé téve a bérköltségek és rezsiköltségek nagyságrendi csökkentését.
Projektiroda időszakos igénybevételre
Azon munkaadók számára, akik nem kívánnak folyamatos távmunkás foglalkoztatást, a távmunka-ház
lehetőséget biztosít alkalmi, néhány hetes projektek lebonyolítására is. Ebben a konstrukcióban a
szolgáltatás tartalmaz minden, a munkaadó speciális munkavállalói és infrastrukturális igényeihez
illeszkedő szolgáltatást. A távmunka-ház projektirodaként történő használata esetén lehetőség van
arra is, hogy a munkaadó saját munkavállalói dolgozzanak távmunkában, illetve kereshet az
interneten keresztül is elérhető távmunkavállalói adatbázis alapján, a távmunka-ház segít alkalmi
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 91. oldal
munkavállalók kiválasztásában. A szolgáltatás költségeinek megtérítése a projektiroda esetén
munkahetenkénti átalánydíjon történhet.
Ez a megoldás kiválóan alkalmas az időszakos munkamennyiség megnövekedésének áthidalására.
Ilyen lehet például a szezonális munkák, kampányok lekezelése, ahol a munkavégzés betanítható és a
munkavégzés helye nem játszik kiemelt szerepet.
Üzletmenet-folytonossági helyszín
A távmunka-ház mind fizikai, mind adatbiztonsági szempontból megfelel a kapcsolódó jogi és szakmai
elvárásoknak. Ez a megfelelés alapvető szükséglet a távmunka-végzés szempontjából is. A távmunka-
ház infrastruktúrájának kialakításakor fontos szempont volt, hogy az egyes munkaállomások akár
önállóan a többi egységtől teljesen szeparálható egységek legyenek, ezzel biztosítva a munkaadók
adatainak legnagyobb biztonságát. A régióban működő vállalatok számára így lehetőséget kívánunk
biztosítani, hogy igénybe vegyék a távmunka-házat üzletmenet-folytonossági terveik kidolgozásakor.
A szolgáltatást átalánydíjon igénybe vevő vállalatok számára a távmunka-ház lehetőséget biztosít
arra, hogy a vállalatnál meglévő működési körülményeket azok akadályoztatása esetén (például
áramszünet, természeti katasztrófa) a távmunka-házban 2–6 órán belül megteremtse, így biztosítva a
kulcsfontosságú vállalati funkciók (például logisztika, pénzügy stb.) folytonosságát.
A távmunka-ház mint költséghatékony megoldás lehet azon vállalatok számára is, amelyeknél
törvényi kötelezettség írja elő az üzletmenet-folytonossági helyszín létrehozását és fenntartását (pl.
pénzintézeti törvény), valamint azon vállalatoknak, akik szolgáltatási követelményei szükségessé
teszik a folyamatos rendelkezésre állást. Az ISO 27001-es minőségbiztosítási szabványnak való
megfelelősség biztosítja, hogy a távmunka-ház minden szempontból megfeleljen ezen
követelményeknek.
Oktatóközpont
A projekt kivitelezése során a közvetlen célterületen élő és a távmunkára ajánlott munkakörökben
jártas távmunkás jelöltekkel felmérés készült (szaktudás, informatika felkészültség stb.), majd a
felmérés eredményeinek felhasználásával oktatási anyag állt elő, amellyel a távmunka-végzéshez
szükséges általános és munkakör-specifikus ismeretek átadása válik lehetővé. A munkavállalók
oktatása az addigra kialakított távmunka-ház egy szeparálható egységében zajlik. A távmunka-ház,
ameddig arra elegendő kapacitással rendelkezik, további általános vagy specifikus célú oktatás
lebonyolításának is helyet adhat. A modern infrastruktúra lehetőséget biztosít ECDL, internetes
rendszerek, digitális nyomdai munkálatok, ügyfélszolgálati képzések és egyéb infokommunikációs
technológiákon alapuló szakmák oktatásának lebonyolítására.
Távmunka-házban végezhető jellemző tevékenységekA távmunka-házakban gyakorlatilag minden olyan tevékenység végezhető, amely egyértelműen
meghatározott munkafeladatokból áll, számítógépen végezhető és a munkavégzés
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 92. oldal
eredményességére megfelelő mérőrendszer alakítható ki. Ezek alapján jelent tanulmányunkban
csoportosítottunk néhány jellemző tevékenységet, amely megfelel a távmunkában végezhető
feladatok sajátosságainak.
Első csoportba az elsősorban telefonon végezhető tevékenységeket soroljuk. Ilyen esetben a fő
feladat a telefonon szerzett információ feldolgozása. Ez lehet aktív (a munkáltató által generált), vagy
passzív (a munkáltató által lereagált). Az alábbi csoportokat határozhatjuk meg ezek szerint:
telefonos ügyfélszolgálat
A munkavállaló feladata elsősorban a szervezet felé irányuló érdeklődők információval
történő kiszolgálása. Ilyen például atelefonos információszolgáltatás termékekről,
szolgáltatásokról. Ehhez az információk elsősorban számítógépes rendszerekben állnak
rendelkezésre és a munka eredménye is ide kerül rögzítésre.
telefonos értékesítés
A munkavállaló feladata itt elsősorban a szervezet termékeinek ismertetése egy a
munkáltató által meghatározott célcsoport felé. Ilyen tevékenység például a termékek
értékesítését célzó hívások. A munkavégzéshez ebben az esetben is számítógépes
rendszerben állnak rendelkezésre az információk és ide is történik a munka eredményének
rögzítése.
telefonos piackutatás
A munkavállaló feladata itt elsősorban a munkáltató által meghatározott célközönség
körében végzett vélemény felmérés, egy előre meghatározott kérdéssor segítségével. Ilyen
például a kérdőívek telefonos hívásokon keresztüli kitöltése. A munka eredménye itt is
elsősorban számítógépes rendszerben kerül rögzítésre.
A másik csoportba az adatokkal való munkavégzést soroljuk. Ilyen lehet például a papír alapú
dokumentumok (pl. számlák, kötvények) rögzítése, vagy feldolgozása. Az alábbi csoportokat
határozhatjuk meg ezek szerint:
adatrögzítés
A papír alapú dokumentumok, vagy más számítógépes rendszerekben keletkező adatok
berögzítése egy konkrét számítógépes programba. Ilyen tevékenységek például a kérdőívek,
kötvények berögzítése számítógépbe.
adatfeldolgozás
Meglevő elektronikus állományok átdolgozása, bizonyos feltételek szerint. Ilyen
tevékenységek lehetnek például a meglevő elektronikus szövegek feldolgozása, adatok
tisztítása.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 93. oldal
könyvelési/ügyviteli tevékenységek
Bár a könyvelés már magasabb szakképzettséget igényelhet, azonban ennek a jelentős része
számlák, bizonylatok egyértelmű szabályrendszer szerinti bedolgozása, feldolgozása. Sok
ilyen pénzügyi feldolgozóközpont települt már Kelet-Európába, elsősorban a munka
betaníthatósága és az alacsony munkabér miatt. Ilyenek például a számlák berögzítése
számviteli szabályok szerint.
Harmadik csoportba a számítógépen végzett kisebb-nagyobb informatikai szakértelmet igénylő
feladatok csoportja jelenti. Az alábbi csoportokat határozhatjuk meg ezek szerint:
Az információs rendszer feladata megfelelő adatok rögzítése, feldolgozása és meghatározott jogok
alapján történő visszaadása. Üzemeltetésekor ügyelni kell az adatok biztonságára (biztonsági
mentések, stb.), a hozzáférés szabályozására (felhasználói jogosultságok megfelelő beállítása, stb) és
az egész rendszer kezelhetőségének fenntartására. Fontos továbbá a felhasználók oktatása is a
rendszer használhatóságának megtartása érdekében.
Az üzemeltetés során elsősorban olyan adminisztrátori szoftverekre támaszkodnak az
informatikusok, amelyek a beépített mérőszámok alapján jelzik az egyes rendszerek, programok,
hálózatok esetleges hibáit. Ilyen esetekben az üzemeltetőnek egy előre lefektetett eljárásrend szerint
kell eljárnia. Általában az üzemeltető nem lép túl ezen a hatáskörön, nem feladata a probléma olyan
megoldása, amelyre nem létezik lefektetett eljárásrend. Ilyen esetekben szakértők végzik a javítási
munkálatokat.
A rendszerfelügyelet célja többek között problémák kiküszöbölése, megelőzése, a hatékonyabb
működés biztosítása. Így pl.:
az intranet (belső hálózat) zavartalan működése
az internetelérés, elektronikus levelezés folyamatos biztosítása
az IT biztonság figyelemmel kísérése, átvilágítás, folyamatos tökéletesítés
megoldáskeresés és javaslattétel a vírusok, SPAM-ek elleni védekezésre
a rendszer aktuális állapotáról a döntéshozók állandó tájékoztatása
figyelmeztetés az esetleges hiányosságok lehetséges korrekciójára
javaslatok, tesz a szükséges fejlesztésekre.
operációs rendszerek, felhasználói programok és hálózati kliensek telepítése és Karbantartása -
rendszeres rutinellenőrzés
folyamatos kapcsolattartás
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 105. oldal
karbantartási naplókészítés
egyszerűbb kérdések megoldása telefonon.
A rendszerfelügyeleti és üzemeltetési tevékenységek távmunka-házban végezhető formái:
meglevő rendszerek üzemeltetése
weboldalak és intranet oldalak üzemeltetése, karbantartása
meglevő rendszerek felügyelete
levelek rendszerezése, megválaszolása
dokumentumok rendszerezése
Munkafolyamatok távmunka specifikus jellemzőiAz alábbi fejezetben a távmunka végzés jellemzőit emeljük ki és ismertetjük. Célunk hogy
rávilágítsunk arra, hogy a távmunka végzés során szükséges munkafolyamat jellemzők egy jól
szervezett környezetben már rendelkezésre állnak és alkalmazhatók, illetve azok hiányában a
távmunkától függetlenül is javasolt azok kialakítása és alkalmazása.
Folyamatábrák – a munka utazik, nem az ember
Szervezés alatt olyan céltudatos tevékenységet értünk, melynek során – egy előre meghatározott cél
elérése érdekében – úgy kapcsoljuk össze a rendelkezésre álló erőforrásokat és az emberi munkát,
hogy azok kedvező összhangban legyenek. A szervezés a gyakorlatban egyidejű a
munkamegosztással. Mindenütt, ahol munkamegosztás van, szükséges a feladatok megosztása is, és
így fennáll a szervező tevékenység szükségessége. A munkafeladatok megosztása elsősorban azok
pontos körülhatárolását és felelőshöz rendelését feltételezi. Egy adott szervezet üzleti folyamatai6
egyértelműen megismerhetők, mérhetők, ezáltal szabadon megváltoztathatók, fejleszthetők. A
csapatmunka alapját is elsősorban a világosan körülhatárolt célok, elvárások jelentik, amelyeket jól
meghatározott munkafeladatok esetén lehet csak megvalósítani
A távmunka alapját az 1970–80-as évek információs társadalmi és technológiai feltételei nyitották
meg. Ekkor jelennek meg a modern gazdasági világra jellemző munkafolyamatok újraszervezései,
üzleti egységek kihelyezése (outsourcing), valamint az alvállalkozók megjelenése a nagyvállalatok
hátterében.
6Az üzleti folyamat tevékenységek sorozata, amelynek célja az anyag és/vagy információ átalakítása oly módon,hogy az összhangban legyen az üzleti céllal (Dangelmaier, 1999)
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 106. oldal
7. ábra: A munkaszervezés hatása a munkafeladatokra és a vezetői irányításra
A jól megfogalmazott és körülhatárolt munkafeladatok alkalmasak arra, hogy egy részét funkcionális
területenkénti lehatárolásukkal erőforrás-kihelyezés formájában alvállalkozónak adhatják ki a
vállalatok. Ilyenkor úgynevezett „szolgáltatásszínt-szerződésekben” (SLA – Service Level Agreement)
határozzák meg az egyes munkafeladatok elvégzési módját, feltételeit, kontrollkritériumait.
A távmunka hasonlóan igényli a munkafeladatok pontos megfogalmazását azzal, hogy rugalmasságot
biztosít az egyes feladatok végrehajtására vonatkozó vezetési gyakorlatban az erőforrás
kihelyezéshez képest. A munkafeladatok elvégzésére vonatkozó utasítások ugyanis a
szolgáltatásszínt-szerződésekkel szemben rugalmasabban alakíthatók a változó körülményekhez. A
távol dolgozó munkavállaló vezetője ugyanis továbbra is ugyanaz a munkaadó lesz, ellentétben az
erőforrás-kihelyezés esetén belépő vállalkozásra, ahol már önálló szervezeti struktúra található. Az
alábbi ábra a távmunka és erőforrás-kihelyezés üzleti modelljének hasonlóságát ábrázolja.
Munkaszervezési szempontból a különbség tehát csak a munkavégző feletti kontrollban van, amelyet
az ábrán pontozott fekete vonal jelez.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 107. oldal
8. ábra: Rugalmasabb vezetési gyakorlat a távmunka üzleti modelljében
A távmunka tehát elsősorban munkaszervezési mód, amely a munkafolyamatok munkafeladatokká
való bontásával vált lehetségessé. A távmunka során az infokommunikációs eszközök segítségével az
egyes munkafeladatok elvégzése térben elkülönül a vállalatok telephelyétől. Ez lehetővé teheti a
munkakörnyezet egyedi, munkavállaló számára legmegfelelőbb kialakítását.
A távmunka-házakban való foglalkoztatás is a fenti elveken alapszik. A munkáltató központjában
meghatározott, helyhez nem kötött tevékenységeket ellátható funkciók egy része vagy egésze
kerülhet kihelyezésre távmunka-házakba, vagy akár alvállalkozóhoz is erőforrás kihelyezés
formájában. A távmunka esetén a munkáltató megtartja a központi szerepet, a koordinációt és
menedzsmentet, és a távmunkások akár a távmunka-házakban akár az otthoni távmunkás
helyszíneiken, elvégzik ugyanazt a feladatot, amelyet a cég központjában végezhettek volna. Az
alábbi ábra ezt a munkaszervezési folyamatot szemlélteti.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 108. oldal
9. ábra: A távmunka-házban való foglalkoztatás folyamatábrája
Kommunikációs csatornák – a távolság nem akadály
A szakirodalom a kapcsolattartás módjára megkülönbözteti az infokommunikációs eszközökkel
támogatott kommunikációt (computer mediated communication, CMC), valamint a személyes
kommunikációt (face-to-face communication, FTF). A távmunkások sokféle CMC csatornán tudnak
értekezni (pl. e-mail, azonnali üzenetküldő alkalmazások, telefon, videotelefon), és bizonyos mértékig
FTF csatornákon is érintkeznek a kollegáikkal. Egyes tanulmányok szerint a CMC csatornák feladat
központúbbak, kevésbé személyesek az FTF-hez viszonyítva.
A szociális jelenlét elméletek a telekommunikációs csatornák alkalmasságát vizsgálják, hogy az
mennyiben képes kiváltani a személyes találkozásokon alapuló kommunikációt. A definíció alapján
egy kommunikációs csatorna annyiban támogatja a szociális jelenlétet, amilyen mértékben „a másik
fél érzékelhető a kommunikációban és érzékelhető az interperszonális kapcsolat” (Fonner-Roloff,
2006:3). Ez alapján a kommunikációs csatornákat besorolták hideg-meleg, szociális-nem szociális,
interperszonális-nem interperszonális kategóriákba. A szociális jelző akkor adható, amennyiben a
kommunikációban részt vevő személyek „közös szociális teret” érzékelnek, amely lehetővé teszi az
emberi kapcsolatok kialakulását, a csoport struktúrák és normák, értékek, szabályok, szerepek, hitek
és ideológiák megosztott érzékelését. Minél inkább biztosított a kommunikáció szociális volta, annál
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 109. oldal
valószínűbb a közös szociális tér létrejötte, amely feltétele a tiszteletnek, bizalomnak, valahová
tartozás érzésének, kohéziónak és a közösség létrejöttének. A szociális tér létrejötte tehát minden
vállalat számára fontos, akár CMC akár FTF csatornák állnak a munkavállalók rendelkezésére.
Fonner-Roloff (2006) vizsgálatában arra keresi a választ, hogy a távmunkavégzés során milyen
kommunikációs csatornák, szabályok és szervezeti normák érzékelhetők, hogy biztosítsák a szociális
jelenlét magas fokú érzékelését, és hogy a kollegákkal való kapcsolattartást támogassák. Két
hipotézist állít fel. Az elsőben kimondja, hogy a távmunkások az irodai munkásokhoz képest kevésbé
érzékelik az információáramlást, a munkacsoport kohéziót, valamint minőségi elvárásokat. Azonban
azon távmunkások, akik magas fokú szociális jelenlétet tapasztalnak a munkatársaikkal való
kommunikációban, ők az irodai munkatársakkal közeli szinten lesznek képesek érzékelni ezen
szempontokat. Második hipotézise szerint, a távmunkások kevésbé érzékelik a szervezeti szabályokat,
szociális elvárásokat és kevesebb interakció éri őket, mint az irodai munkatársaik. Azok a
távmunkások, akik magas fokú szociális jelenlétet tapasztalnak, azonban az irodai munkatársaikhoz
hasonló szinten képesek ezeket érzékelni.
Emiatt fontos, hogy a távmunka végzés során a szervezet felülvizsgálja a hagyományos
kommunikációs megoldásait, és a lehetőségek függvényében minél több kommunikációt már az
irodán belüli kommunikációban is elektronikus csatornára tereljen át. Ez lehetővé teszi, hogy a nem
központi telephelyen dolgozó munkatársak is a „hagyományos” formában értesüljenek a szervezeti
hírekről, kommunikáljanak munkatársaikkal. Mindazonáltal a távmunka-házba kihelyezett funkciók
általában nagy részben szeparálhatók más munkafolyamatoktól, emiatt a szociális tér jelenléte
magában a távmunka-házban is értelmezhető, hasonlatosan a telephelyeken működő
munkavállalókhoz.
Érdemes minden esetben megtalálni a célnak legmegfelelőbb kommunikációs eszközt. Az
alábbiakban néhány példát ismertetünk:
Azonnali információszerzést igénylő helyzetek – amikor a munkavégzés során azonnali
ingformációra van szükség a továbblépéshez, ott ajánlott az azonnali kapcsolatfelvételi
megoldások alkalmazása. Ilyen a telefon, azonnali üzenetközvetítő megoldások (pl. Skype,
MSN).
Néhány órán belüli választ igénylő helyzetek – ilyen esetben célszerű az e-mail, hangüzenet
választása.
Néhány napon belüli választ igénylő helyzete – ilyen esetekben alkalmazhatók az
üzenőfalak, elektronikus tudástárak alkalmazása.
Egyoldalú tájékoztatási eszközök – ilyen esetekben a hagyományos faliújságot kiváltó
intranet megoldások, körlevelek a javasoltak.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 110. oldal
A távmunkások felügyeletét végző vezető, menedzser úgyszintén kihívásokkal néz szembe. A vezetési
módszerekkel foglalkozó irodalom, általában személyes kapcsolatokat feltételez, amelyekhez képest
a távmunka további technikák ismeretét és alkalmazását igényelheti. Ez a munkaszervezési mód
különösen nehéz lehet azon vezetők számára, akik vezetési stílusa elsősorban a jelenlét
menedzselésére alapul, az eredmények menedzselése helyett.
A felmérések azt mutatják, hogy a menedzserek többsége ellenállást tanúsít az új technológiák
alkalmazása, valamint a távmunka iránt. Félnek, hogy a változás zökkenőmentes munkavégzést
akadályozni fogja, illetve ha nem, akkor pedig olyan hibákra mutat rá, amelyekre ezidáig nem derült
fény. Gyakran számolnak be arról, hogy félnek, hogy elvesztik a hatalmukat, a távmunkások
önállósodnak, önmenedzselésük olyan fokú lesz, hogy rájuk már nem is lesz szükség. A távolság a
munkavégzőtől úgyszintén kétségeket ébreszt bennük, a vezetetési stílusuk alkalmasságát illetően.
Ezen félelmek hatására a vezetők gyakran mikro-menedzselésre váltanak, azaz minden részletbe
belefolynak, nem merik kiadni a kezükből az irányítást, bürokratikus környezetet teremtve ezzel.
Fontos ezért hogy egyfajta bizalom alakulhasson ki a távmunkás és a menedzser között. A jó
menedzser a távmunkásokkal együtt határozza meg a célokat, és nem a jelenlétet, hanem az
elvégzett munka eredményeit menedzseli. A célok közös meghatározása széleskörben is ismert
motivációs technika, amely a bizalom kialakításán túlmenően, a számonkérhetőség, felelősség
érzését is felkelti a munkavállalóban.
Taylor-Kavanaugh (2005) a távmunkások „jó menedzserét” az alábbi kritériumok alapján határozza
meg:
1. Képes bízni a távmunkás becsületességében és képességeiben.
2. Képes menedzselni célok, elvárt teljesítménymutatók és határidők alapján.
3. Képes a teljesítményt az eredmények alapján értékelni, a jelenlét helyett.
4. Képes újraépíteni a távmunkások életvitelét és önismereti képét, biztatva őket az önmenedzselés
képességének elsajátítására.
5. Rugalmas és megérti a munkavállalók igényeit a munka és magánélet közötti egyensúlyra.
A távmunka bevezetése során tehát a kommunikációs eszközök biztosításán túlmenően a vezetők
kommunikációs képességeit és vezetési stílusát is érdemes felülvizsgálni. A vezetőket oktatásokkal
lehet segíteni, hogy a távmunkások menedzselését sikeresen valósítsák meg. Az eredmény
centrikus vezetés, szemben a személyes jelenléten alapuló vezetéssel minden esetben hatékonyabb,
nem csak a távmunka során. A munkatársak objektív megítélését segíti a konkrét, mérhető
eredmények értékelése, szemben a személyes benyomáson alapuló értékelésekkel. Ez utóbbi
félrevezető lehet a visszahúzódó, kevésbé kommunikatív munkavállalókkal szemben.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 111. oldal
A kommunikációs igények elektronizálása az elmúlt években folyamatosan zajlik. Az újabb és újabb
médiumok megjelenése, a globalizáció által eltávolodó szervezeti egységek, az informatikai
támogatás adatigénye mind afelé tereli a szervezeteket, hogy a munkához szükséges információk
elektronikus úton is tárolásra kerüljenek. A távmunka-ház alkalmazása tehát nem igényel
forradalmian új megoldásokat, csupán az eddig is használt és meglevő technológiák igényekhez
igazodó alkalmazását.
A létrejövő távmunka-házakban nagy segítséget jelent a bevezetésre kerülő távmunka keretszoftver,
amely ötvözi az eddig ismert kommunikációs csatornákat, valamint segít a feladatok kiosztásában és
objektív értékelésében. A szoftverről a későbbiekben, az infrastruktúra ismertetésénél lesz szó.
Kontrollpontok – ha fontos az eredményesség
A belső kontroll egy összetett folyamat, amelyet egy szervezet vezetése és dolgozói valósítanak meg,
és amelyet a kockázatok meghatározására és ésszerű biztosíték biztosítására alakítanak ki ahhoz,
hogy a szervezet a küldetésének teljesítése során megvalósítsa a következő fő célokat:
A tevékenységeket (műveleteket) szabályszerűen, etikusan, gazdaságosan, hatékonyan és
eredményesen hajtsa végre;
Teljesítse az elszámolási kötelezettségeket;
Megfeleljen a vonatkozó törvényeknek és szabályozásoknak;
Megvédje a szervezet forrásait a veszteségektől, a nem rendeltetésszerű használattól és
károktól.
A belső kontrollok kialakítása minden szervezet életében szükségszerűek. Ezek azok a pontok,
amelyek alapján a vezetők meg tudják határozni az elvárásokat és mérni tudják azok teljesülését. A
távmunka esetében jelentős szerep hárul ezekre a kontrollpontokra, hiszen a távolság miatt ezek
azok a szervezeti elemek, amelyek a munkavégzés sikerességét és célnak megfelelősségét biztosítani
tudják. A belső kontrollok összességét „kontrollkörnyezetnek” hívjuk.
A kontrollkörnyezet adja meg egy szervezet felső szintű, az egész szervezetre kiható „hozzáállását”, a
vezetők és alkalmazottak belső kontrollokhoz való viszonyát. A kontroll környezet magában foglalja
az integritást, az etikai értékeket, az érintettek szakmai kompetenciáját, a szervezet vezetésének
filozófiáját és stílusát, a felelősségi körök kijelölésének, a beszámoltatásnak valamint
teljesítményértékelésnek a módszereit, továbbá a vezetőség irányítási tevékenységének minőségét.
A kontroll környezet az alapja a belső kontrollok összes többi elemének, amely biztosítja a fegyelmet
és a rendet a szervezetbe.
A kontrolltevékenységek felölelik mindazokat az eljárásokat, amelyek biztosítják, hogy a vezetés által
megfogalmazott célok és elvárások végrehajtásra kerüljenek, az azokat veszélyeztető kockázatok a
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 112. oldal
tevékenység során a szervezet kezelje. A kontrolltevékenységek a szervezeti hierarchia minden
szintjén és minden működési területén megjelennek.
A kontrolltevékenységek elemei lehetnek egyebek között:
Előzetes, utólagos és vezetői kontrollok
Kijelölések (pl. vezetői, felülvizsgálati feladatokra)
Jóváhagyások (pl. szerződések, utalások, tranzakciók, stb.)
Jogosultságok (pl. hozzáférési és döntési jogosultságok)
Egyeztetések (pl. terv és tényadatok egyeztetése)
Működési tevékenység áttekintése (pl. folyamatelemzés)
Eszközök védelme (pl. fizikai védelem)
Hozzáférési jogosultságok (pl. informatikai rendszerekhez
Feladatkörök szétválasztása (pl. utalványozó, ellenjegyző, jóváhagyó)
Rendszerek biztonsága és integritása
Az egyes kontroll tevékenységek nem foglalhatók bele egy generikus rendszerbe, azok elemzésére és
értékelésére külön eljárások szükségesek szervezetenként és folyamatonként is, ugyanakkor
általában négy különböző típusú kontroll tevékenységet különböztetünk meg:
Iránymutató kontrollok
Ezek a kontrollok egy bizonyos, kívánt következmény elérését biztosítják. Általában egy tevékenység
vagy tevékenységcsoport konkrét lépéseit, időbeni ütemezésüket tartalmazzák. Hasznos lehet a
szervezet korábbi, hasonló tevékenységekből nyert tapasztalatainak beépítése az ilyen jellegű
kontrollokba, amely ugyancsak biztosítékként szolgálhat a kívánt cél eléréséhez.
Iránymutató kontrollok lehetnek pl.:
eljárásrendek,
előírások,
vezetői utasítások.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 113. oldal
Megelőző kontrollok
Ezek a kontrollok korlátozzák egy nem kívánt következménnyel járó kockázat realizálódásának
lehetőségét. A szervezeten belül működő belső kontrollok többsége ehhez a kategóriához tartozik.
Megelőző kontrollok lehetnek pl.:
Bizonyos feladatok szétválasztása (például az a személy, aki a számlák kifizetését hagyja jóvá
különbözik attól, aki az árut vagy szolgáltatást megrendeli – ilyen módon megakadályozható,
hogy valaki közpénzen saját hasznára tevékenykedjen).
Hozzáférési és döntési jogosultságok kijelölése, egyes tevékenységek ellátására csak
meghatározott személyek felhatalmazása (például megfelelően képzett, felkészített és ezáltal
a sajtóval való kapcsolattartásra felhatalmazott személy kijelölése megelőzi a veszélyét
annak, hogy nem megfelelő nyilatkozat jelenik meg a szervezetről a médiában).
Eszközök védelme.
Rendszerek biztonságának és integritásának biztosítása
Felderítő kontrollok
Ezek a kontrollok azt a célt szolgálják, hogy fényt derítsenek olyan esetekre, amikor nem kívánt
események következtek be. Mivel csak az esemény bekövetkezése után fejtik ki hatásukat, ezért csak
abban az esetben használhatók, amennyiben lehetőség van a kár vagy veszteség elfogadására.
Felderítő kontrollok lehetnek pl.:
Utólagos és vezetői ellenőrzések (pl. elszámolások, utalások ellenőrzése, készletellenőrzések
– voltak-e, engedély nélküli kivételezések).
Egyeztetések (pl. terv és tényadatok egyeztetése, készletegyeztetések – voltak-e engedély
nélküli tranzakciók),
Működési tevékenységek vagy egyes projektek megvalósításáról szóló áttekintések,
monitoring jelentések (folyamatelemzések, projektek tapasztalatai, amelyek a későbbiekben
is felhasználhatók).
Korrekciós kontrollok
Ezek a kontrollok a realizálódott, nem kívánt kockázat következményeit korrigálják, úgy, hogy kisegítő
megoldást nyújtanak a kár vagy veszteség csökkentésére.
Korrekciós kontrollok lehetnek pl.:
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 114. oldal
Olyan szerződési feltételek kikötése, amelyek védik a feleket esetleges veszteség esetén.
Eshetőségi tervek kidolgozása, amellyel a szervezet működésének folytonosságát tudja
biztosítani negatív hatásokkal, veszteséggel járó esemény bekövetkezése esetén.
A belső kontroll tehát nem egy esemény, vagy körülmény, hanem műveletek sora, amelyek
beleszövődnek a szervezet minden tevékenységébe, folyamatosan végbemennek azokban. Szerves
részét képezik annak a módnak, ahogyan a vezetés a szervezetet működteti. A belső kontroll fogalma
tehát eltér egyes személyek nézőpontjától, akik azt a szervezet tevékenységeinek valamilyen
kiegészítőjeként, vagy valamilyen szükséges terheként fogják fel. A belső kontrollrendszer
összefonódik a szervezet tevékenységeivel, és akkor a leghatékonyabb, ha teljesen beépül a szervezet
infrastruktúrájába, és szerves részét képezi a szervezet lényegének, biztosítja a szervezeti célok
teljesülését, az eredményességet.
Mint látható, a kontrollokat nem a távmunka generálta, azok minden egészséges szervezetben
létrehozásra kell hogy kerüljenek. A távmunka azonban erősen támaszkodik a kontrollokra, ezek azok
a vezetői eszközök, amelyek lehetővé teszik azt, hogy a megfelelő kontrollkörnyezetben végzett
munka helytől függetlenül is a megfelelő mederben történjen és elérje a kitűzött célokat.
Jóváhagyási pontok – több szem többe lát
A munkafolyamatokba épített kontrollpontok engedélyezési és jóváhagyási eljárásait nevezhetjük
jóváhagyási pontoknak. Ezek célja az, hogy a munkafolyamat csak akkor folytatódhasson, ha az addig
elvégzett feladatok az elvárásoknak megfelelően teljesültek.
A tranzakciók és események engedélyezését és végrehajtását a személyek csak felhatalmazottságuk
keretein belül teljesíthetik. Az engedélyezés a fő eszköz annak biztosítására, hogy csak a vezetés
szándékának megfelelő, indokolt tranzakciókat és eseményeket kezdeményezzenek. Az
engedélyezési eljárásoknak, amelyeket dokumentumban rögzíteni kell, és világosan a vezetők és
dolgozók tudomására kell hozni, tartalmaznia kell azokat a specifikus feltételeket és előírásokat,
amelyek szerint az engedélyezésnek történnie kell. Az engedélyezési feltételeknek való megfelelés
azt jelenti, hogy az alkalmazottak az utasításoknak és a vezetés, vagy a jogszabályok által szabott
korlátozásoknak megfelelően cselekszenek.
A feladatkörök elhatárolása (engedélyezés, feldolgozás, nyilvántartásba vétel, felülvizsgálat) jelentős
szerepet játszik a jóváhagyási pontok létrehozásakor. A hiba, veszteségek, hibás műveletek
kockázatának, valamint annak a kockázatnak a csökkentése, hogy az ilyen problémákat nem észlelik,
nem valósítható meg a tranzakciók, vagy események minden fontos szakaszának egyetlen személy,
vagy csoport általi kontrollja által. Sokkal inkább a feladatkörök és a felelősségek szisztematikusan
több személyre történő felosztása biztosítja a hatékony és kiegyensúlyozott kontrollt. Az ezzel
kapcsolatos fő feladatkörök keretébe tartozik a tranzakciók kezdeményezésének és nyilvántartásba
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 115. oldal
vételének engedélyezése, a feldolgozás, a felülvizsgálat, vagy a tranzakciók ellenőrzése (auditja). A
személyek közötti összejátszás ennek ellenére csökkentheti, vagy teljesen megszüntetheti az ilyen
kontrolltevékenységek hatékonyságát. Egy kis szervezetben lehet, hogy túl kevés az alkalmazott
ahhoz, hogy a feladatkörök elhatárolása teljességgel megvalósítható legyen. Ilyen esetekben a
vezetésnek különösen figyelnie kell a kockázatokra, és gondoskodnia kell a hiányzó kontrollok
helyettesítéséről (kompenzálásáról).
A jóváhagyási pontok azok, amelyek lehetővé teszik a vezetőknek, hogy a munka a kitűzött célok és
elvárások szerint történjen, valamint ezek teszik lehetővé az objektív teljesítmény és minőség
ellenőrzést is. Megfelelő jóváhagyási pontok alkalmazásával a munkavégzés helyszíne nem lényeges,
ugyanazok az ellenőrzési és jóváhagyási folyamatok alkalmazhatók mind irodai, mind távmunkás
környezetben.
Jelentések – aki jól kérdez, az jó választ kap
Az információra a szervezet minden szintjén szükség van az eredményes kontroll és a szervezet
céljainak elérése érdekében. Ezért meg kell határozni, meg kell szerezni a vonatkozó és megbízható
információt, és olyan formában és abban az időben kell az alkalmazottak tudomására hozni, hogy az
lehetővé tegye a belső kontrollal kapcsolatos és más kötelezettségeik teljesítését. A megbízható és
vonatkozó információ előfeltétele a tranzakciók és események azonnali, helyes nyilvántartásba
vétele.
Ahhoz, hogy a szervezet működése eredményes legyen (akár iroda, akár távmunkás környezetben)
meg kell határozni azokat az információkat, amelyekre szükség van annak megítéléshez, hogy a
munkafolyamatok az elvártak szerint teljesülnek-e. A vezetés felelőssége meghatározni azokat a
jelentéseket, amelyek alapján a szükséges ellenőrzéseket és döntéseket meg tudják hozni. Ez objektív
mérőrendszeren kell, hogy alapuljon, amely nem a személyes jelenléten, hanem a teljesítményen és
az elvégzett munka eredményein kell, hogy alapuljon.
A megbízható és vonatkozó információ előfeltétele a tranzakciók és események azonnali
nyilvántartásba vétele és megfelelő osztályozása. A vonatkozó információt azonosítani kell, meg kell
szerezni és közölni kell abban a formában és időben, amely lehetővé teszi az alkalmazottak számára a
belső kontrollal és más feladatokkal kapcsolatos kötelezettségeik teljesítését (időbeni információ a
megfelelő embereknek). Ezért a belső kontroll rendszert magát is, és az összes tranzakciókat és
eseményeket is teljes mértékben dokumentálni kell.
Az információs rendszerek olyan jelentéseket készítenek, amelyek többek között megfeleléssel
kapcsolatos információkat tartalmaznak, ez teszi lehetővé a tevékenységek folytatását és kontrollját.
Nemcsak a szervezeten belül generált adatokkal foglalkoznak, hanem a szervezeten kívüli
eseményekkel, tevékenységekkel és feltételekkel is, amelyek a döntéshozatalhoz és
jelentéskészítéshez (beszámoláshoz) szükségesek.
www.husk-cbc.eu
HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” 116. oldal
A vezetés képességét a megfelelő döntések meghozatalára alapvetően befolyásolja az információ
minősége, amely magában hordozza azt a követelményt, hogy az információnak megfelelőnek,
időben rendelkezésre állónak, aktuálisnak, pontosnak és elérhetőnek kell lennie.
Az alkalmazás által generált fájloknak és jelentéseknek azokat a tranzakciókat és eseményeket kell
tükrözniük, amelyek valóban megtörténtek és pontosan tükrözik a feldolgozás eredményeit, a
jelentéseket kontrollálni kell és csak az illetékesek számára kell továbbítani.
A jól meghatározott tartalommal és rendszeres előálló jelentések támogatják a közvetlen vezetőket
abban, hogy a munkavállalók teljesítménye és a munka minősége ellenőrizhető legyen – mind az
irodai, mind a távmunkás környezetben. A jól megfogalmazott és körülhatárolt, mérhető
eredménnyel rendelkező munkafeladatok a jelentések alapján koordinálhatók távolról is (pl. naponta