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INSTRUCTIVO SISTEMA INTEGRADO DE MATRICULAS
SIMAT
Guia de referencia
Version 1.1
SECRETARIA DE EDUCACION DEL MAGDALENA
MACROPROCESO DE GESTION DE LA COBERTURA
Carrera 12 # 18 – 56 Edf Los corales. Santa Marta - Magdalena
Telefonos: 4233261 – 4214174 ext 110
www.sedmagdalena.gov.co
Correo electrónico: [email protected]
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TABLA DE CONTENIDO
1. INGRESO AL SISTEMA .................................................................................................................. 4
1.1. Olvide mi contraseña. ......................................................................................................... 4
1.2. Usuario Inactivo. ................................................................................................................. 4
1.3. El Usuario no tiene correo electrónico registrado. ............................................................. 5
2. ESTADOS DEL SIMAT ................................................................................................................... 5
2.1. NUEVO: ................................................................................................................................ 5
2.2. INSCRITO ............................................................................................................................. 5
2.3. CANCELADO:........................................................................................................................ 5
2.4. ASIGNADO ........................................................................................................................... 52.5. PREMATRICULADO .............................................................................................................. 5
2.6. PROMOCIONADO ................................................................................................................ 5
2.7. SIN CONTINUIDAD ............................................................................................................... 5
2.8. MATRICULADO .................................................................................................................... 6
2.9. RETIRADO ............................................................................................................................ 6
2.10. TRASLADADO ................................................................................................................... 6
3. TABLA DE TRANSICION DE ESTADOS ........................................................................................... 6
4. PROCESO PARA MATRICULAR ESTUDIANTES NUEVOS. .............................................................. 7
4.1. Consulta de Alumnos .......................................................................................................... 7
4.2. Consulta niños SIPI .............................................................................................................. 7
4.3. Matricula de estudiantes que aparecen en SIPI .................................................................. 8
4.4. Matricula de nuevos Opción 1 ............................................................................................ 9
4.4.1. Registro de alumno nuevo .......................................................................................... 9
4.4.2. Inscripción ................................................................................................................... 9
4.4.3. Asignación ................................................................................................................. 10
4.4.4. Matricula ................................................................................................................... 11
4.5. Matricula de nuevos Opción 2 .......................................................................................... 11
4.4.1. Matricula Directa ....................................................................................................... 12
5. PROCESO DE MATRICULA A ESTUDIANTES PROCEDENTES DE COLEGIOS PRIVADOS .............. 13
6. ALUMNOS EN ESTADO NUEVO, CANCELADO ........................................................................... 13
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El presente Instructivo tiene proporciona una guía de referencia rápida de los procesos más
usuales y preguntas frecuentes sobre el Sistema de Matriculas SIMAT.
1. INGRESO AL SISTEMA
La URL para ingresar al Sistema es www.sistemamatriculas.gov.co. Para acceder debe contar
previamente con un Usuario asignado por la Secretaría de Educación.
1.1.
Olvide mi contraseña. En caso de olvidar su contraseña debe hacer uso de la
opción “olvide mi contraseña”, el Sistema le pedirá el nombre de usuario (login de
acceso) y el número de documento del representante legal del colegio o persona a la cual
se le creó el usuario en el SIMAT. El Sistema enviará automáticamente una nueva
contraseña al correo electrónico registrado. NOTA: Si no recibe el correo en la bandeja
principal, debe buscar en la de CORREO NO DESEADO o SPAM.
1.2.
Usuario Inactivo. En caso que el usuario esté inactivo debe comunicarse con la
Oficina de Cobertura de la Secretaría de Educación, Esto ocurre cuando El sistema detecta
inactividad del usuario por mucho tiempo o por mal ingreso de la contraseña en repetidas
ocasiones.
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1.3. El Usuario no tiene correo electrónico registrado. Comuníquese con la
oficina de Cobertura de la Secretaria de educación para actualizar sus datos en el Sistema.
2.
ESTADOS DEL SIMAT
2.1.
NUEVO: Este estado indica que el alumno ya existe en el SIMAT; es decir, fue registrado
en el SIMAT pero aún no está relacionado con alguna Institución educativa. Un alumno en
estado NUEVO puede ser inscrito por cualquier institución educativa, siguiendo los pasos
indicados en el numeral 4.3.2.
2.2. INSCRITO: Este estado indica que el alumno se encuentra inscrito en alguna
Institución educativa. Un alumno en estado INSCRITO puede ser ASIGNADO siguiendo los
pasos del numeral 4.3.3.
2.3.
CANCELADO: Este estado indica que un alumno fue inscrito en alguna institución
educativa y posteriormente se le revocó o canceló su inscripción. Un alumno en estado
CANCELADO está disponible para ser INSCRITO por cualquier institución educativa,
siguiendo los pasos indicados en el numeral 4.3.2.
2.4. ASIGNADO: Este estado indica que el alumno tiene un cupo asignado en una
institución educativa. Un alumno en estado ASIGNADO puede matriculado siguiendo los
pasos indicados en el numeral 4.3.4.
2.5.
PREMATRICULADO: Este estado indica que el alumno le fue reservado un cupo
dentro de la institución educativa para el próximo año lectivo. Posterior a este estado
sigue la etapa de PROMOCION. (NOTA: El estado prematriculado ya fue eliminado del
SIMAT en la última actualización).
2.6. PROMOCIONADO: Este estado indica que el alumno fue promovido para el siguiente
grado y año lectivo. Un alumno en estado PROMOCIONADO puede matriculado siguiendo
los pasos indicados en el numeral 4.3.4.
2.7.
SIN CONTINUIDAD: Este estado indica que el alumno no tiene cupo asignado en la
institución. Esto se da cuando por ejemplo la institución tiene 32 estudiantes en grado 6°
y solo proyecta 30 cupos para el siguiente grado. Al momento de hacer la PROMOCION 30
alumnos quedaran en estado PROMOCIONADO y 2 en estado SIN CONTINUIDAD.
También suele suceder cuando los alumnos van a cambiar de jornada, de sede o de
modelo educativo; y habiendo creado los cupos en la etapa de proyección, el Sistema no
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los asocia a los cupos creados. Para matricular estos estudiantes se debe proceder según
los pasos indicados en el numeral 8.
2.8.
MATRICULADO: Indica que el alumno se encuentra MATRICULADO. Este estado es el
único que se tiene en cuenta para medir la cobertura de la institución, así como para los
giros que hace el Estado a través del Sistema General de Participaciones SGP, por lo tanto
en este estado deben estar los alumnos que se encuentren presentes y siendo atendidos
en las Instituciones Educativas.
2.9. RETIRADO: Este estado indica que el alumno se encuentra retirado de alguna
institución educativa, por lo tanto puede ser matriculado por cualquier otra. Para los
alumnos que se encuentran retirados de colegios Privados y van a ingresar a uno del
sector oficial, deber ser matriculados siguiente los pasos de INSCRIPCION, ASIGNACION y
MATRICULA, explicados en el numeral 4.3.2. al 4.3.4.
2.10.
TRASLADADO: Este estado indica que el alumno fue TRASLADADO de una
Institución a otra, sin embargo la institución hacia donde fue trasladado debe matricular al
estudiante y dejarlo en estado MATRICULADO. Este proceso se puede hacer por la opción
MATRICULA->NOVEDADES.
3. TABLA DE TRANSICION DE ESTADOS
La siguiente tabla muestra las posibles transiciones de estado que puede sufrir un alumno en el
SIMAT así como las opciones del menú por donde se pueden realizar.
DE A SECTOR OPCION EN EL SIMAT
NUEVO INSCRITO OFICIAL INSCRIPCIONES->NUEVA INSCRIPCION
NUEVO MATRICULADO NO OFICIAL MATRICULA->NOVEDADES
INSCRITO ASIGNADO TODOS INSCRIPCIONES->ASIGNACION RECTOR
INSCRITO CANCELADO TODOSINSCRIPCIONES->MODIFICACION DE INSCRIPCION(REVOCAR)
ASIGNADO INSCRITO TODOS INSCRIPCIONES->ANULAR ASIGNACIONES
ASIGNADO MATRICULADO TODOS MATRICULA->MATRICULAR
MATRICULADO TRASLADADO TODOS MATRICULA->NOVEDADES
MATRICULADO RETIRADO TODOS MATRICULA->NOVEDADES
PREMATRICULADO PROMOCIONADO OFICIAL MATRICULA->PROMOCION
PREMATRICULADO RETIRADO OFICIAL MATRICULA->NOVEDADES (MISMO AÑO LECTIVO)
PROMOCIONADO RETIRADO TODOS MATRICULA->NOVEDADES (MISMO AÑO LECTIVO)
PROMOCIONADO MATRICULADO OFICIAL MATRICULA->MATRICULAR
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4. PROCESO PARA MATRICULAR ESTUDIANTES NUEVOS.
Entiéndase por nuevo los estudiantes que nunca han sido registrados en el SIMAT ni en el Sistema
de Primera infancia SIPI, A diferencia del estado NUEVO en el SIMAT que se define en el numeral
2.1.
4.1.
Consulta de Alumnos: En primer lugar siempre es recomendable realizar una
búsqueda del estudiante para corroborar su estado en el SIMAT o que no haya sido
registrado aún en el Sistema. Esta búsqueda se puede realizar en el menú ESTUDIANTES -
> CONSULTA DE ALUMNOS digitando los apellidos y nombres en los campos
correspondientes o simplemente con el número de documento. Si omite el valor delcampo AÑO el Sistema trae la información del estudiante en la última vigencia y estado
que aparece registrado.
4.2. Consulta niños SIPI: Por esta opción puede consultar si el alumno que intenta
matricular se encuentra registrado en el SIPI. ESTUDIANTES -> CONSULTA NIÑOS SIPI
digitando los apellidos y nombres en los campos correspondientes o simplemente con el
número de documento.
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Para realiza la búsqueda debe dar click en el icono . Si el alumno no aparece por
ninguna de estas dos opciones puede ser registrado como un estudiante nuevo en el
SIMAT.
4.3. Matricula de estudiantes que aparecen en SIPI
Si al consultar el estudiante por la opción inscripciones->consulta niños sipi, este aparece en el
SIMAT, el proceso es inscribirlo por la opción inscripciones->inscripción niño sipi
Debe buscarlo en esta pantalla sin colocar el tipo de documento, solo nombres o número de
documento de identidad. Seleccionar la casilla de verificación, ingresar el número de formulario
(este puede ser un numero de formulario de inscripción usado por la institución o el número de
documento del estudiante), ingresar la fecha de nacimiento, grado y metodología. El alumno
quedará en estado INSCRITO.
NOTA: Si la fecha de nacimiento no coincide con la registrada en el SIMAT, se debe enviar un
correo electrónico a ( [email protected] ) con la copia escaneada del documento
de identidad y solicitando la correcion de la fecha de nacimiento. Una vez se realicen estas
correcciones en el Sistema por parte del Funcionario encargado en el Ministerio de educación
podrán realizar la inscripción en el SIMAT. Recuerde que después de INSCRITO, el estudiante
debe ser ASIGNADO y MATRICULADO.
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4.4. Matricula de nuevos Opción 1
Esta opción es para las Instituciones oficiales, es de obligatoriedad realizar estos pasos según
se establece en la resolución anual que emite la Secretaría de Educación basada en resolución
7797 del Ministerio de Educación la cual regula el proceso de matrícula y establece las fechasde cada una de las etapas del proceso.
4.4.1. Registro de alumno nuevo
Para registrar un estudiante nuevo debe seleccionar la opción del menú INSCRIPCIONES ->
NUEVA INSCRIPCION y dar click en el icono . Se abrirá un formulario donde debe
ingresar los datos del estudiante. Los campos marcados con el símbolo asterisco (*) son
obligatorios.
Si el estudiante tiene registro civil debe registrarlo con el numero NUIP no con el SERIAL. Si no
cuenta con registro civil o algún documento de Identidad, el Sistema permite la opción de registrar
con el Tipo de Documento NES y el Sistema le asignará un número provisional el cual debe
actualizarse una vez el estudiante o el padre de familia aporte los documentos correspondientes.
Por esta opción el estado en el que quedará el estudiante será NUEVO.
4.4.2. Inscripción
Una vez el estudiante ha sido registrado como NUEVO el siguiente paso es inscribirlo por
la misma opción del menú del paso anterior; esto es, INSCRIPCIONES->NUEVA
INSCRIPCION, pero esta vez vamos a buscar al estudiante con los datos que se encuentra
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registrados en el SIMAT y hacer click en el icono . De ser necesario, para verificar la
información del estudiante podemos realizar una consulta del alumno como se indica en el
numeral 2.1.
Una vez hagamos la búsqueda del estudiante por el menú de, INSCRIPCIONES->NUEVA
INSCRIPCION nos aparece el alumno y debemos dar click en el icono de la mitad “Inscribir
Alumno” .
Nos aparece el siguiente formulario; los campos con asterisco (*) son obligatorios:
Número de Formato: Este es el número de formato de inscripción. Se recomienda utilizar
el mismo número de documento del Estudiante para facilitar la búsqueda.
Debe buscar la Institución donde va a ser inscrito, seleccionarla y luego escoger el modeloeducativo. Por ultimo dar click en el icono de guardar . El alumno quedara en estado
INSCRITO.
4.4.3. Asignación
Una vez el alumno se encuentre en el estado INSCRITO procedemos a asignarle cupo por
la opción INSCRIPCIONES->ASIGNACION RECTOR. Hacemos una búsqueda de la
institución y luego seleccionamos el grado y modelo educativo en el cual fue inscrito el
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estudiante y damos click en el icono . Una vez aparezca el estudiante señalamos la
casilla ASIGNAR con el chulito, seleccionamos la sede, jornada y grupo donde se le
asignara el cupo, escogemos la fuente de recursos SGP y es para matricula oficial o NO
APLICA si es para matricula NO OFICIAL y procedemos a dar click en el icono . El
estudiante quedará en estado ASIGNADO.
4.4.4. Matricula
Una vez el estudiante se encuentre en estado ASIGNADO procedemos a matricularlo por
la opción MATRICULA->MATRICULAR. Hacemos una búsqueda de la institución, luego
escogemos la sede donde fue asignado el estudiante. Por ultimo seleccionamos la jornada,
grado, y grupo donde quedo asignado el estudiante y damos click en el icono buscar . El
sistema nos mostrará abajo el nombre del estudiante, debemos seleccionar la jornada,
grupo, el carácter y la especialidad si son alumnos de educación media (10° y 11°), la
fuente de recursos según el colegio (SGP para oficial y NO APLICA para Privados) y el
Internado. Por último click en el icono guardar . El estudiante quedará en el Estado
MATRICULADO.
4.5. Matricula de nuevos Opción 2
Esta opción está habilitada para los colegios NO OFICIALES, igualmente por acá podrán
matricular estudiantes que no se encuentren en el SIMAT o EL SIPI. También se habilita esta
opción para las Instituciones OFICIALES una vez se hayan culminado las etapas de
INSCRIPCIÓN y ASIGNACIÓN DE CUPOS establecidas en la Resolución anual de matrícula.
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4.4.1. Matricula Directa
Esta opción se realiza por el menú ESTUDIANTES -> REGISTRO DE ESTUDIANTES, el
Sistema le pedirá haga una búsqueda de su institución y luego seleccione la SEDE,
JORNADA, GRADO y GRUPO donde se va a matricular el estudiante y primero dar click en
el icono para buscar.
Si hay estudiantes matriculados en el grado y grupo seleccionado se desplegara la lista de
los mismos. En segundo lugar de click en el icono para registrar un estudiante. Se
abrirá un formulario donde debe ingresar los datos del estudiante. Los campos marcados
con el símbolo asterisco (*) son obligatorios.
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Si el estudiante tiene registro civil debe registrarlo con el numero NUIP no con el SERIAL. Si
no cuenta con registro civil o algún documento de Identidad, el Sistema permite la opción de
registrar con el Tipo de Documento NES y el Sistema le asignará un número provisional el cual
debe actualizarse una vez el estudiante o el padre de familia aporte los documentos
correspondientes.
Nótese que por esta opción el estado en el que quedará el estudiante será MATRICULADO.
5. PROCESO DE MATRICULA A ESTUDIANTES PROCEDENTES DE
COLEGIOS PRIVADOS
El proceso para matricular a estudiantes que se encuentren en estado retirado, sea de vigencia
actual o anteriores, procedentes de colegios privados y que van a ser matriculados en instituciones
oficiales, es el de INSCRIPCION, ASIGNACION y MATRICULA como se explica en los numerales
4.3.2 al 4.3.4.
6. ALUMNOS EN ESTADO NUEVO, CANCELADO
El proceso para matricular a estudiantes que se encuentren en estado NUEVO O CANCELADO, sea
de vigencia actual o anteriores, es el de INSCRIPCION, ASIGNACION y MATRICULA como se
explica en los numerales 4.3.2 al 4.3.4. Si el estudiante va a ser matriculado en colegio privado por
la opción MATRICULA->NOVEDADES.
7. PROCESO DE MATRICULA DE ESTUDIANTES ANTIGUOS
7.1. MATRICULA ESTUDIANTES ANTIGUOS COLEGIOS OFICIALES
Para matricula los estudiantes antiguos se deben seguir las etapas:
7.1.1. PROYECCION DE CUPOS
Esta etapa la realizan únicamente los colegios del sector Oficial y consiste en el proceso de
planeación de la oferta educativa y creación de cupos para la próxima vigencia. Este
proceso se realiza por la opción PROYECCION->PROYECTAR CUPOS, Y explicará en detalle
en una próxima versión de este tutorial.
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7.1.2. REGISTRAR REPROBADOS
Se deben registrar los estudiantes que reprobaron el año escolar en curso, esto se realiza
por la opción MATRICULA->REGISTRAR REPROBADOS. Una vez realice una búsqueda de
su institución educativa, puede realizar una búsqueda individualizada del estudiante a
reprobar digitando los datos del estudiante o simplemente seleccionando el grado para
una búsqueda general. El sistema le mostrará el listado de estudiantes del grado
seleccionado, seleccione los estudiantes a reprobar y luego click en el botón guardar .
7.1.3. PROMOCION DE ALUMNOS
La promoción es el proceso mediante el cual se promueven los estudiantes de un grado al
siguiente. Es por esto que antes de hacer la promoción se deben registrar los reprobados
para evitar que los estudiantes que no aprobaron el año sean promovidos por el Sistema al
grado siguiente. Para hacer la promoción se debe ingresar por la opción MATRICULA-
>PROMOCION. Realizar una búsqueda de la institución con el icono , seleccionar y por
ultimo hacer click en el icono . Con esto se hará una promoción a nivel de la institución.
Si lo desea también puede realizar la promoción a nivel de sedes o jornada bajando el
nivel dando click en el icono varias veces. Los estudiantes quedaran en estado
PROMOCIONADO. Es posible que queden en estado SIN CONTINUIDAD según se explica
en el numeral 2.7.
Nota: Antes de correr este proceso, recuerde que debe primero retirar y reprobar a los alumnos que tengan que
estar en ese estado al finalizar el año.
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7.1.4. MATRICULAR
Una vez los alumnos se encuentren en estado PROMOCIONADO pueden ser matriculados
con se explica en el numeral 4.3.4. Por la opción MATRICULA->MATRICULAR.
7.2. MATRICULA ESTUDIANTES ANTIGUOS COLEGIOS PRIVADOS
7.2.1. CREACION DE CUPOS
A través de este proceso se crean los cupos donde serán matriculados los estudiantes.
Para los colegios privados el proceso de creación de grupos se hace de forma manual por
la opción INSTITUCIONES->GRUPOS, a diferencia de los colegios oficiales los cuales deben
hacerla en el proceso de proyección de cupos. En esta opción deben hacer una búsqueda
de la Institución y sede donde se crearán los grupos, posteriormente seleccionar la jornada
y el grado y dar click en el icono buscar . El Sistema desplegara la lista de los gruposcreados para el grado seleccionado si existen.
Puede editar las propiedades de un grupo existente como el nombre del grupo y la
capacidad y hacer click en el icono guardar , esto es por ejemplo, si desea ampliar los
cupos disponibles para ese grupo el Sistema nos muestra la capacidad y los cupos ya
asignados para dicho grupo.
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Para crear un grupo nuevo debe hacer click en el icono agregar y llenar la
información solicitada para el grupo tales como el orden, nombre, capacidad y modelo
educativo. Para guardar el grupo creado dar click en el icono de guardar . Repetir este
procedimiento por cada jornada y grado para crear los grupos necesarios para la matrícula
de sus estudiantes.
7.2.2.
PROMOCION Y MATRICULA PRIVADA
Una vez creados los grupos por cada grado se puede proceder a lanzar el proceso de
promoción, esto es por la opción MATRICULA->PROMOCION Y MATRICULA PRIVADA
realizando una búsqueda de la institución con el icono buscar seleccionar la institución
y dar click en el icono .
NOTA: Antes de correr este proceso, recuerde que debe primero retirar y reprobar a los alumnos que tengan
que estar en ese estado al finalizar el año.
8. PROCESO PARA MATRICULAR ALUMNOS EN ESTADO SIN
CONTINUIDAD
Como se explicó en el numeral 2.7, hay ocasiones y por diferentes circunstancias al lanzar
el proceso de promoción algunos estudiantes quedan en estado SIN CONTINUIDAD. Para
matricular estos estudiantes lo que primero debemos hacer es verificar la disponibilidad
de cupos donde van a ser matriculados.
Para esto nos vamos a la opción INSTITUCIONES->GRUPOS y realizamos una búsqueda de
nuestra instituciones, posteriormente seleccionamos la sede, jornada y grado donde
vamos a matricular a los estudiantes que quedaron en estado SIN CONTINUIDAD.
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De ser necesario, procedemos a ampliar los cupos disponibles a los grupos existentes o
podemos crear nuevos grupos en los diferentes grados donde vayamos a matricular estos
estudiantes.
Una vez tengamos los cupos disponibles nos vamos a la opción MATRICULA-
>TRANFERENCIAS, por donde como su nombre lo indica, haremos una transferencia deestos estudiantes desde un “ORIGEN” (sede, jornada y grado donde actualmente se
encuentran sin continuidad) hacia un “DESTINO” (sede, jornada, grados y grupos donde
van a ser matriculados).
Estos estudiantes quedaran en estado ASIGNADO. Por ultimo nos vamos a la opción
MATRICULAR->MATRICULAR para realizar una matrícula en bloque como se explica en el
numeral 4.3.4.