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MS Excel Avanzado y Macros Excel Avanzado y Macros permite
utilizar frmulas y
funciones con mayor versatilidad, cuenta con la posibilidad
de generar reportes dinmicos de una manera prctica,
usando la herramienta de tablas dinmicas, al generar
verdaderos Data Warehouse, creando cubos OLAP. Excel
avanzado le ayuda a optimizar su tiempo en tareas
rutinarias,
a travs de programas como las macros, que con la accin de
un solo clic puede ahorrar mucho tiempo en su trabajo
diario.
Con un slo clic podr obtener los datos que desea para el
anlisis y la presentacin de resultados. Adems conocer
como administrar las seguridades para proteger sus archivos
de virus informticos. Aprender como disear formularios
que le brindar una interfaz ms amigable.
Ing. Patricia Acosta V.
REGISTRO DE DERECHO AUTORAL: EN TRMITE
ISBN DE ESTE VOLUMEN: EN TRMITE
Email: [email protected] Blog:
www.aulaexcelavanzado.blogspot.com Enero2008
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MS Excel Avanzado y Macros
Contenido INTRODUCCIN A MS Excel
.................................................................................................................
5
INICIAR EXCEL
..................................................................................................................................
5 ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL
.....................................................................................
6 Barras
................................................................................................................................................
6
CONFIGURACION REGIONAL
...............................................................................................................
7 Formato de celdas
.............................................................................................................................
7
Cdigos bsicos de formato de nmero
..............................................................................................
8 Cambiar la forma en que Microsoft Excel muestra los nmeros
.................................................. 8
FORMATO CONDICIONAL
..................................................................................................................
10 Eliminar el formato condicional
........................................................................................................
11
CONSOLIDAR MS ARCHIVOS DENTRO DEL MISMO ARCHIVO CONSOLIDADO
...................... 11 VALIDACIN DE DATOS
.....................................................................................................................
13
CREAR UNA LISTA DE ENTRADAS VALIDAS
................................................................................
13 MENSAJE ENTRANTE
.....................................................................................................................
14 MENSAJE DE ERROR
.......................................................................................................................
15 Auditar una hoja de Clculo
...........................................................................................................
16
Funciones
............................................................................................................................................
19 Funciones de Bsqueda y Referencia
............................................................................................
20 Funcin BUSCARV
...........................................................................................................................
20
Funciones Lgicas
...............................................................................................................................
23 Funcin Y
.........................................................................................................................................
23 Funcin SI
........................................................................................................................................
24
Funciones de Informacin
..................................................................................................................
25 Funcin ESERROR
...........................................................................................................................
25
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Funciones Anidadas
............................................................................................................................
25 Funciones anidadas dentro de funciones
.....................................................................................
25
Herramientas de Anlisis
...................................................................................................................
26 Buscar Objetivo
..............................................................................................................................
26
Anlisis con mltiples objetivos.
.......................................................................................................
28 Escenario
.............................................................................................................................................
28
Modificar un Escenario
...................................................................................................................
31 Hojas de resumen
...............................................................................................................................
32
Solver
...............................................................................................................................................
33 Instalando el Solver
........................................................................................................................
34
Verifique que la opcin Solver este seleccionada y presione
Aceptar: ................................... 34 Usando Solver
.............................................................................................................................
35 En el men herramientas elegir la opcin Solver:
...................................................................
36
IMPORTAR DATOS
..............................................................................................................................
38 Importar un archivo de texto completo en un rango
...................................................................
38 Guardar una hoja de trabajo como pgina Web
...........................................................................
42
FILTRADO DE UNA LISTA
..................................................................................................................
42 FILTRAR CON EL FILTRO AUTOMTICO.
.....................................................................................
43 CRITERIOS PERSONALIZADOS DE FILTRO AUTOMATICO.
........................................................ 43
Tablas Dinmicas
................................................................................................................................
44 LISTA O BASE DE DATOS DE MICROSOFT EXCEL
............................................................................
45 TABLA DINAMICA A PARTIR DE UNA FUENTE DE DATOS EXTERNA
........................................... 45 CONFIGURAR CAMPOS EN
UNA TABLA DINAMICA
........................................................................
49 FORMULAS EN TABLAS DINAMICAS
................................................................................................
50 TABLA DINMICA CON LA OPCION DE CREAR UN CUBO OLAP (OnLine
Analytical Processing) A PARTIR DE UNA CONSULTA
...........................................................................................................
50
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ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL2007
..........................................................................
54 MACROS
...............................................................................................................................................
55 GRABAR UNA MACRO
........................................................................................................................
55 SEGURIDAD EN MACROS
...................................................................................................................
57 CODIGOS DE UNA MACRO DE EXCEL
................................................................................................
59 CDIGOS MS COMUNES
...................................................................................................................
63 CUADRO DE CONTROL CONTROLES ACTIVEX
..............................................................................
65 CREANDO FORMULARIOS Y PROGRAMNDOLOS
..........................................................................
68 TRABAJANDO CON FORMULAS
.........................................................................................................
72 CDIGO PARA CARGAR UN FORMULARIO DESDE EXCEL
.............................................................. 73
ASIGNAR UNA MACRO A UNA
AUTOFORMA....................................................................................
76 PROTEGER UNA HOJA EN AMBIENTE VBA
......................................................................................
78 COLOCAR UNA CLAVE AL PROYECTO DE VBA
................................................................................
79 BIBLIOGRAFA
....................................................................................................................................
81
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INTRODUCCIN A MS Excel Una de las aplicaciones informticas ms
utilizadas en las empresas son las hojas de clculo, que permiten al
usuario manipular cualquier dato o informacin. El objetivo bsico de
las hojas de clculo es proporcionar un entorno simple y uniforme
para generar tablas de nmeros y a partir de ellos obtener mediante
frmulas nuevos valores. Las hojas de clculo permiten a los usuarios
manipular grandes cantidades de informacin de forma rpida y fcil
que permiten ver los efectos de distintas suposiciones. El rea de
aplicacin ms importante ha sido hasta ahora el anlisis profesional
y ha servido para desarrollar modelos de gestin, entre los que se
puede citar la planificacin de proyectos y el anlisis financiero,
el anlisis contable, el control de balances, la gestin de personal,
etc. En cualquier caso, los lmites de este tipo de aplicaciones
dependen de la utopa del usuario. Permite desarrollar modelos
personalizados que se pueden adaptar a las necesidades particulares
de cada usuario. El interesado puede decidir lo que desea hacer y
escribir su propio programa aprovechando la flexibilidad y la
versatilidad de la hoja de clculo, con lo que se convierte en una
herramienta de investigacin aplicada, de especial inters para
economistas, investigadores, financieros, directivos, ingenieros o
incluso para el hogar. INICIAR EXCEL Excel se puede iniciar de las
maneras siguientes:
1. Se hace un doble clic sobre el acceso directo del
Escritorio.
Ilustracin 1: Acceso a MS Excel 2003
2. Ir al men de Inicio Programas Microsoft Office Seleccionar
Microsoft Office Excel 2003
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Ilustracin 2: Inicio de MS Excel 2003 ELEMENTOS DE LA PANTALLA
DE EXCEL Al entrar a MS Excel presenta la siguiente ventana con los
siguientes elementos:
Ilustracin 3: Pantalla inicial de MS Excel 2003 Barras
1. La barra de ttulo. Contiene el nombre del documento sobre el
que se est trabajando en
ese momento.
2. La barra de men. Contiene las operaciones de Excel, agrupadas
en opciones desplegables.
3. La barra de herramientas estndar contiene iconos para
ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms
habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc.
4. La barra de formato contiene las operaciones ms comunes sobre
formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente,
etc.
5. La barra de frmulas nos muestra el contenido de la celda
activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos
a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar
ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.
6. La barra de etiquetas nos permite movernos por las distintas
hojas del libro de trabajo.
2. Barra de Men
3. Barra de herramientas estndar
4. Barra de formato
5 Barra de frmulas
6. Barra de etiquetas
7. Barras de desplazamiento
8. Barra de tareas de Windows
9. Ayuda
1. Barra de ttulo
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7. Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y
ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que
desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los
tringulos.
8. La barra de tareas de Windows contiene el botn Inicio, iconos
para arrancar algunos programas, como Internet Explorer, etc. 9.
Ayuda
Para activar la Ayuda de Excel podemos pulsar F1 o hacer clic en
el interrogante de la barra de mens.
CONFIGURACION REGIONAL Antes de trabajar en Excel es necesario
definir desde Windows el separador de miles y decimales tanto para
la configuracin de nmero y moneda. Para esto haga lo siguiente: Ir
al Botn Inicio Dar clic en Panel de Control Dar doble clic en el
icono Configuracin regional y de idioma Seleccionar la pestaa
Opciones regionales Dar clic en el botn Personalizar.. Despliega:
Dar clic en la pestaa Nmeros, Seleccionar el separador de decimales
por ejemplo el punto (.), para los miles la (,). De igual forma en
la pestaa Moneda. Una vez configurado dar clic en Aplicar Por ltimo
dar clic Aceptar. Formato de celdas Veremos las diferentes opciones
disponibles en Excel respecto al cambio de aspecto de las celdas de
una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y
aspecto y forma de visualizar nmeros en la celda.
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Cdigos bsicos de formato de nmero # Presenta nicamente los
dgitos significativos; no presenta los ceros sin valor. 0 (cero)
muestra los ceros sin valor si un nmero tiene menos dgitos que
ceros en el formato. ? Agrega los espacios de los ceros sin valor a
cada lado del separador, para alinear los decimales. Tambin puede
utilizarse este smbolo para las fracciones que tengan un nmero de
dgitos variable. Para ver Use este cdigo de formato 1234,59 como
1234,6 ####,#8,9 como 8,900 #.000,631 como 0,6 0,#12 como 12,0 y
1234,568 como 1234,57 #,0#44,398, 102,65 y 2,8 con decimales
alineados ???,???5,25 como 5 1/4 y 5,3 como 5 3/10, con los smbolos
de divisin alineados
# ???/???
Tabla 1: Cdigos bsicos de formato de nmero Para ver un punto
como separador de los millares o para ajustar la escala de un nmero
mediante un mltiplo de mil, incluya un punto en el formato de
nmero. Para ver Use este cdigo de formato 12000 como 12.000
#,###12000 como 12 #,12200000 como 12,2 0.0,,
Tabla 2: Visualizacin de cdigos bsicos Para definir el color de
una seccin del formato, escriba en la seccin el nombre del color
entre corchetes. El color debe ser el primer elemento de la
seccin.
[NEGRO] [AZUL][AGUAMARINA] [VERDE][FUCSIA] [ROJO][BLANCO]
[AMARILLO]
Tabla 3: Colores de formatos personalizados Cambiar la forma en
que Microsoft Excel muestra los nmeros
1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato. 2. Haga
clic en el botn derecho Formato de celdas 3. Para seleccionar un
formato elija el Grupo de Formato de Nmero
Ilustracin 4: Formato de celdas
4. Se visualiza:
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Ilustracin 5: Formato personalizado
5. Seleccione la pestaa Nmero 6. En Categora seleccione:
Personalizada. 7. Para esto escriba un valor en la celda, por
ejemplo, si desea verlo en color azul escriba
entre corchetes. Ejemplo: [Azul]
8. Observe que los valores ingresados en las celdas se
visualizarn en color azul. 9. Si adems desea ingresar una condicin,
por ejemplo, que se visualicen en color azul
todos nmeros con 2 decimales cuyos valores mayores o iguales a
10, caso contrario que se visualicen en color rojo. Las condiciones
se escribirn as: [Azul][>=10]#,00;[Rojo] #,00. Para separar una
condicin de otra se usa el separador de listas que se sugiere sea
el punto y coma.
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FORMATO CONDICIONAL 1. Seleccione las celdas que desee resaltar.
Por ejemplo: Dar el color de fuente rojo
para las notas menores a 7
Ir al men Formato, haga clic en Formato condicional. 2.
Despliega:
3. En condicin 1 seleccione Valor de la celda 4. Dar clic en 5.
Seleccione menor que (notas menores a 7)
6. Despliega
7. Despliega: 8. Introduzca la condicin (valor de 7) 9. Clic en
el botn Formato 10. Haga clic en la pestaa Fuente 11. En Color
seleccione el color (rojo) 12. Clic en el botn Aceptar de la
pantalla Formato de celdas
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13. Clic en Aceptar de la pantalla Formato condicional Puede
agregar hasta tres condiciones, ya sea de valor de celda o frmulas
De la misma forma que dio color a la fuente puede dar color a las
tramas que desea que cambien de color asociadas a una condicin.
Eliminar el formato condicional 1. Seleccione las celdas que
contienen el formato condicional 2. Ir al men Formato, haga clic en
Formato condicional. 3. Despliega: 4. Dar clic en el botn Eliminar
5. Seleccionar las condiciones a eliminar 6. Clic en Aceptar 7.
Clic en Aceptar de la pantalla Formato condicional
CONSOLIDAR MS ARCHIVOS DENTRO DEL MISMO ARCHIVO CONSOLIDADO
1. Los archivos a consolidar deben tener el mismo diseo 2. Abrir
el archivo CONSOLIDADO 3. Abrir el o los archivos a consolidar 4.
Por ejemplo MERCADO con la Hoja MERCADO 5. Ir al men Ventana opcin
Organizar 6. Despliega
7. Seleccionar Horizontal 8. Despliega:
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9. Arrastrar la hoja MERCADO al archivo CONSOLIDADO colocndola
entre las hojas
VENTAS y HHRR, para que se aplique la frmula en la celda D3 del
archivo CONSOLIDADO
10. Despliega:
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VALIDACIN DE DATOS CREAR UNA LISTA DE ENTRADAS VALIDAS Esta
herramienta permite que Excel supervise el ingreso de informacin en
una hoja de clculo sobre la base de un conjunto de criterios
previamente establecidos. Puede crear una lista de entradas que se
aceptarn en una celda de la hoja de clculo y a continuacin,
restringir la celda para que acepte nicamente las entradas de la
lista mediante el comando del men Datos opcin Validacin. El usuario
que introduzca los datos puede hacer una seleccin en la lista.
Ejemplo: El usuario que introduzca los datos puede hacer una
seleccin en la lista. Crear una lista de entrada en la misma hoja,
por ejemplo:
Tabla 4: Datos de origen para la lista desplegable Para trabajar
con Validacin de datos los datos deben estar en la misma hoja, debe
seleccionar la o las celdas a validar. Para este ejemplo se validar
una celda que permita seleccionar el nmero de RUC.
1. Presenta el siguiente cuadro de dilogo:
Ilustracin 6: Cuadro de dilogo Validacin de datos
2. En la pestaa Configuracin en Criterio de validacin en la
opcin Permitir: seleccionar Lista.
3. Se visualiza:
1707180889001
1707180889002
1707180889003
1707180889004
1707180889005
1707180889006
1707180889007
1707180889008
1707180889008
1802452944001
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Ilustracin 7: Configuracin de criterio de validacin
4. En Origen indicar el rango que contiene la lista 5. Por
ejemplo:
6. De clic en Aceptar.
7. Al dar clic en desplegar la lista de los nmeros de RUC1.
Ilustracin 8: Lista desplegable, luego de aplicar validacin de
datos
MENSAJE ENTRANTE Para crear un mensaje entrante haga lo
siguiente: 1. Marcar la celda en la que desea se cree el Mensaje
entrante 2. Ir a la pestaa Datos 3. En el Grupo Herramientas de
datos 4. De clic en la opcin Validacin de datos 5. Seleccione la
pestaa Mensaje de entrada
1 En Ecuador, para efectos de la declaracin de impuestos, toda
persona natural o empresa es identificado por el Estado mediante un
nmero denominado Registro nico de Contribuyentes (RUC).
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Ilustracin 9: Mensaje de entrada
6. Active Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda. 7.
En Ttulo digite un ttulo por ejemplo: Mensaje de entrada. 8. En
Mensaje de entrada, digite un mensaje relacionado con lo que valida
en la celda, por
ejemplo: El nmero de RUC slo puede ser seleccionado de la lista
desplegable 9. De clic en Aceptar 10. Un vez configurado el mensaje
entrante se visualiza:
Ilustracin 10: Mensaje de entrada
MENSAJE DE ERROR Para crear un mensaje de error haga lo
siguiente:
1. Ir a la pestaa Datos 2. En el Grupo Herramientas de datos 3.
De clic en la opcin Validacin de datos 4. Seleccione la pestaa
Mensaje de error
Ilustracin 11: Mensaje de error
5. Activar la opcin Mostrar mensaje de error si se introducen
datos no vlidos. 6. En la opcin Estilo:
Grave: Este estilo evita la especificacin de datos no
vlidos.
Mensaje de entrada
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Ilustracin 12: Estilo de error Grave Advertencia: Para mostrar
un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos no
vlidos, seleccione Advertencia.
Ilustracin 13: Estilo de error Advertencia
Informacin: Permite mostrar un mensaje informativo que no evite
la especificacin de datos no vlidos.
Ilustracin 14: Estilo de error Informacin
7. En Ttulo: Escriba el Ttulo que desea que se muestre. 8. En
Mensaje de error: Escriba el mensaje de error que desea que se
despliegue si se
introducen datos no vlidos 9. Clic en el botn Aceptar
Ejemplo: Si se ingresa un nmero de RUC no vlido mayor de 13
dgitos Despliega lo siguiente:
Ilustracin 15: Estilo de error Grave
Dar clic en el botn Cancelar Auditar una hoja de Clculo Al
utilizar las opciones de Auditoria puede encontrar errores y
asegurar la exactitud de las frmulas en sus hojas de trabajo
complejas. Cuando busca las celdas precedentes, debe seleccionar la
celda de la frmula antes de que programa pueda aplicar las flechas.
De igual forma, primero debe seleccionar una celda o el rango de
celdas que contiene los datos para buscar las celdas dependientes.
Si dentro de la celda aparece un mensaje de error, como #DIV/0! o
#VALUE!, debe seleccionar la celda antes de que el programa pueda
encontrar un error. Para buscar los errores puede utilizar las
opciones que se encuentran en
1. Herramientas 2. Auditora
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3. Debe seleccionar una celda que contenga la frmula antes de
que pueda buscar las celdas precedentes.
4. Debe seleccionar la celda o el rango de celdas que contienen
los datos o que proporcionan los daros a la frmula antes de que
pueda encontrar las celdas dependientes
5. Antes de que el programa pueda encontrar el error debe
seleccionar la celda que marca el mensaje de error
Para activar la barra de Auditora en Excel 2000 Haga clic en el
men Herramientas Auditora Mostrar Barra de Auditora Despliega Para
activar la barra de Auditora en Excel 2003 y XP Haga clic en el men
Herramientas Auditora de Frmulas Mostrar Barra de Herramientas de
Auditora de frmulas Despliega: Ejemplo: Permitir valores mayores o
iguales a 500 Para esto seleccionamos las celdas a validar Ir al
men Datos
Rastrear precedentes
Quitar un nivel de precedentes
Rastrear dependientes
Quitar todas las flechas
Rastrear error
Rodear con un crculo datos no validados
Borrar crculos de validacin
Celdas a validar
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Opcin Validacin Seleccionar la pestaa Configuracin En Permitir
seleccionar: Decimal En Datos: Mayor o igual que En Mnimo: 500 Como
se visualiza en la pantalla anterior Dar clic en Aceptar Para que
pueda admitir otros valores diferentes a la condicin Ir a la pestaa
Mensaje de Error Activar Mostrar mensaje de error si se introducen
datos no vlidos (debe estar el visto) En Estilo: Seleccionar
Advertencia, para que deje pasar previa confirmacin valores
diferentes a la condicin validada En Ttulo: digitar Advertencia En
Mensaje de error: digitar Desea ingresar un valor diferente a la
condicin La pantalla configurada se visualizar de la siguiente
manera: Dar clic en Aceptar Una vez validada ingrese valores por
ejemplo Ingresar el valor de 40, como este no cumple la condicin
desplegara el mensaje de error configurado anteriormente, se
visualiza: Dar clic en Si para que permita ingresar el valor de 40
Ingresar los valores que se muestran en la pantalla siguiente:
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Dar Si para que se ingresen los valores que no cumplen la
condicin validada Calcular la suma en las celdas B7, C7 y D7 y
rastrear sus respectivas precedentes Para esto debe visualizar la
barra de Auditora de frmulas Con lo que se tendr la siguiente
pantalla: Si desea rodear con un crculo los datos no vlidos se
tendr:
Funciones Una funcin como cualquier dato se puede escribir
directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007
dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar
ms fcil trabajar con ellas. Si queremos introducir una funcin en
una celda:
1. Hacer clic sobre el botn
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2. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:
Excel nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo
una breve descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar
una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn
de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones
que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista
Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la
descripcin escrita. Para que la lista de funciones no sea tan
extensa podemos seleccionar previamente una categora del cuadro
combinado O seleccionar una categora: esto har que en el cuadro de
lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca
por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora
podemos elegir Todas. Funciones de Bsqueda y Referencia Existen
varias funciones que buscan informacin almacenada en una lista o
tabla, o que manipulan referencias. Funcin BUSCARV Busca un valor
especfico en la columna ms a la izquierda de una matriz y devuelve
el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla.
Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparacin;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la
matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una
cadena de texto. Matriz_de_comparacin es el conjunto de informacin
donde se buscan los datos. Indicador_columnas es el nmero de
columna de matriz_de_comparacin desde la cual debe devolverse el
valor coincidente. Ordenado Es un valor lgico que indica si desea
que la funcin BUSCARV busque un valor igual o aproximado al valor
especificado. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la
funcin devuelve un valor aproximado, Si ordenado es FALSO, BUSCARV
devuelve el valor buscado. Si no encuentra ningn valor, devuelve el
valor de error #N/A. Para el ejemplo se trabaja con la hoja factura
y cliente. La hoja factura contiene:
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Ilustracin 16: Contenido de la hoja Factura
Al digitar el nmero de RUC, con la funcin BUSCARV se debe
desplegar el nombre del cliente, que debe ser buscado de en la hoja
Clientes. El mismo ejercicio lo pues realizar si los datos de la
hoja cliente se encuentra en otro libro de MS Excel.
Ilustracin 17: Contenido de la hoja Clientes
Para dar solucin al ejercicio, seleccione la celda C4 De clic en
insertar funcin Despliega:
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Ilustracin 18: Insertar funcin
De clic en Aceptar Se visualiza el siguiente cuadro de
dilogo:
Ilustracin 19: Funcin BUSCARV
En Valor_ Buscado, seleccione la celda que contiene el nmero de
RUC
En Matriz_buscar_en Marque la hoja clientes, como se
visualiza:
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Ilustracin 20: Matriz_buscar_en
En Indicador_columnas, digite el nmero de columna que desea
visualizar en este caso como se desea ver el nombre digite el 2
porque est en la segunda columna.
Ilustracin 21: Indicador_columnas
Para encontrar el valor exacto en Ordenado digite 0. Se
visualiza: La frmula resultante queda as: =
BUSCARV(C5;Clientes!A2:D161;2;0)
Funciones Lgicas Funcin Y Devuelve VERDADERO si todos los
argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos son
FALSO. Sintaxis Y(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
Valor_lgico1;valor_lgico2; ... son de 1 a 30 condiciones que desea
comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Los argumentos deben
evaluarse como valores lgicos (VERDADERO O FALSO), o los argumentos
deben ser matrices o referencias que contengan valores lgicos. Si
un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas
vacas, esos valores se pasan por alto. Si el rango especificado no
contiene valores lgicos, la funcin Y devuelve el valor de error
#VALOR!
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Funcin SI Devuelve un valor si la condicin especificada es
Verdadero y otro valor si dicho argumento es Falso. Se utiliza para
realizar pruebas condicionales en valores y frmulas. Sintaxis
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Pruba_logica es
cualquier valor o expresin que puede evaluarse como VERDADERO o
FALSO Valor_si_Verdadero es el valor que se devolver si
prueba_logica es VERDADERO Valor_si_falso es el valor que se
devolver si prueba_logica es FALSO Observaciones: Es posible anidar
hasta siete funciones SI como argumento Valor_si_verdadero y
Valor_si _ falso para construir formulas mas elaboradas Ejemplo:
Para este ejemplo utilizar la hoja Factura, para validar datos si
la forma de pago es al CONTADO realice un descuento del 20%, se
utilizar la funcin lgica S.
1. Seleccione la celda F21 2. De clic en Insertar funcin 3. En
categoras seleccione Lgicas 4. Seleccione SI 5. De clic en Aceptar
6. Ingrese los parmetros como se visualiza
7. La frmula resultante es: =SI(F5="CONTADO";F20*20%;0)
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Funciones de Informacin Funcin ESERROR Devuelve como VERDADERO
si Valor es cualquier valor de error ( #N/A, #VALOR!, #REF!,
#DIV/0!, #NUM!, #NOMBRE? o #NULO) Ejemplo Color Cantidad Precio
unitario Precio total
Rojo 7 12 Verde 12 aa
Para calcular el precio Total se multiplicar la cantidad por el
precio unitario. Al aplicar y arrastrar la frmula se obtiene el
error de #VALOR! Para dar solucin se aplica la funcin ESERROR
En la celda que contiene el error devolver: VERDADERO
Funciones Anidadas Funciones anidadas dentro de funciones En
algunos casos, puede que tenga que utilizar una funcin como uno de
los argumentos de otra funcin. Por ejemplo, la frmula utiliza una
funcin PROMEDIO anidada y compara el resultado con el valor 50.
Devoluciones vlidas Cuando se utiliza una funcin anidada como
argumento, deber devolver el mismo tipo de valor que el que utilice
el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor
VERDADERO o FALSO, la funcin anidada deber devolver VERDADERO o
FALSO. Si ste no es el caso, Microsoft Excel mostrar el valor de
error #VALOR! Lmites del nivel de anidamiento Las funciones
anidadas utilizan una funcin como uno de los argumentos de otra.
Puede anidar hasta 64 niveles de funciones. Ejemplo: Para el
ejercicio anterior aplicar lo siguiente Si la forma de pago el al
CONTADO y es MAYORISTA realice el descuento del 20%. Si la forma de
pago el al CONTADO y es MINORISTA realice el descuento del 10%. Si
la forma de pago el al CREDITO y es MAYORISTA realice el descuento
del 15%. Caso contrario sin descuento. Para solucionar aplicaremos
el anidamiento de funciones. Dentro de la funcin lgica SI
insertaremos un Y para unir las dos condiciones: Aprovechamos el
Valor_si_Falso para anidar el resto de condiciones. La frmula
resultante es: =SI(Y(F5=
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"CONTADO";D21="MAYORISTA");F20*20%;SI(Y(F5="CONTADO";D21="MINORISTA");F20*10%;SI(Y(F5="CREDITO";D21="MAYORISTA");F20*15%;0)))
Herramientas de Anlisis
Buscar Objetivo
Buscar objetivo es parte de una serie de comandos a veces
denominados herramientas de anlisis. En el caso de que conozca el
resultado deseado de una frmula sencilla, pero no la variable que
determina el resultado, podr utilizar la funcin Buscar objetivo.
Para utilizar esta herramienta haz clic en el men Herramientas
Opcin Buscar objetivo Al realizar una bsqueda de objetivo,
Microsoft Excel vara el valor de celda especfica hasta que una
frmula dependiente de dicha celda devuelve el resultado deseado.
Para esto partamos del siguiente ejemplo:
En la celda que contiene el Beneficio la frmula es
Precio*Cantidad (Costes Fijos + Coste variable unitario * Cantidad)
Calcular la cantidad que se debe vender para obtener beneficios de
: 1000
Para aplicar Solver se requiere: 1. Definir la celda, la que
debe contener una frmula, por ejemplo B4 2. Debe existir al menos
una celda cambiante (Para cambiar la celda), por ejemplo, B5 3. Se
debe especificar el valor que se desea como objetivo (Con el valor
de) por ejemplo, 1000
Resolviendo con Solver: Seleccione la celda que contiene la
frmula Ir al men Herramientas Opcin Buscar objetivo
En Definir la celda: marque la celda que contiene la frmula por
ejemplo, B14.
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En con el valor: digite el valor que requiere que sea su
objetivo por ejemplo 1000. En para cambiar la celda: marque la
celda a cambiar por ejemplo la celda $B$15. El cuadro de dilogo
contendr: De clic en el botn Aceptar Observar que buscar objetivo
empieza a procesar Se obtendr: Cuando termine y buscar objetivo
haya encontrado una solucin de clic en Aceptar, se visualizarn los
siguientes resultados: Ejercicios:
Cantidad que se debe vender para obtener beneficios de 1000.
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La frmula CF/(P CV) calcula el umbral de rentabilidad.
Costo Fijo
Costo Variable Unitario 2
PRECIO 4
RENTABILIDAD
Obtener el umbral de rentabilidad para valores de 5000
con la celda cambiante para el costo fijo
Con los siguientes datos el estudiante requiere conocer cuanto
debe obtener en el examen para que su nota total sea de 7/10.
DEBERES 1,5 ASISTENCIA 2 PRUEBA 1 EXAMEN 0 TOTAL 4,5
Anlisis con mltiples objetivos. Cuando requiera analizar
mltiples objetivos, es conveniente guardar el conjunto de datos en
un escenario.
Escenario Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft
Excel guarda y puede sustituir automticamente en la hoja de clculo.
Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo
de hoja de clculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de
valores en una hoja de clculo y, a continuacin, pasar a cualquiera
de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados. Para esto
parta del ejemplo
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MAXIMO SUGERIDA
DEBERES 2 1,5
ASISTENCIA 3 2,5
PRUEBA 2 1,5 Celda cambiante
EXAMEN 3 2,5
TOTAL (objetivo) 10 8,0
Guarde los escenarios para las notas objetivos de 7 , 8 y 6
Primero calcule el objetivo para la nota de 7. Y los datos
obtenidos gurdelo en el escenario de nombre nota7 Para esto haga lo
siguiente: Marque los datos
Ir al men Herramientas Opcin Escenarios Se visualiza el
siguiente cuadro de dilogo:
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Haga clic en el botn Agregar Se visualiza el siguiente cuadro de
dilogo: En el nombre del escenario: ingrese un nombre por ejemplo,
Nota7 En Celdas cambiantes: marque las celdas que contienen los
datos a guardar en el escenario. De clic en el botn Aceptar.
Despliega el cuadro de dilogo: De clic en el botn Aceptar. Realice
el proceso anterior para obtener los escenarios para la nota de 8 y
6. Una vez guardados los escenarios puede administrarlos ya sea
para modificar, eliminar, mostrar o generar resmenes.
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Modificar un Escenario Para modificar un escenario haga lo
siguiente: Ir al men Herramientas Opcin Escenarios Se visualiza:
Seleccione el escenario a modificar por ejemplo, Nota6. De clic en
Modificar Se visualiza el siguiente cuadro de dilogo:
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De clic en el botn Aceptar. Se visualiza: En donde podr
modificar los datos que desea. Una vez modificados, para que estos
se guarden de clic en el botn Aceptar.
Hojas de resumen Para visualizar el Administrador de escenarios
guardados, haga clic en el men Herramientas, opcin Escenarios Se
visualiza: Para generar un reporte con el resumen de escenarios
haga clic en Resumen
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Se visualiza el siguiente cuadro de dilogo:
Seleccione el tipo de informe por ejemplo Resumen En Celdas
resultantes: verifica que est la celda que contiene la frmula Haga
clic en Aceptar Observe que automticamente Excel le genera una
nueva hoja de clculo de nombre Resumen de escenarios con los datos
de los escenarios a comparar.
Solver
Con Solver, puede buscarse el valor ptimo para una celda,
denominada celda objetivo, en una hoja de clculo. Solver funciona
en un grupo de celdas que estn relacionadas, directa o
indirectamente, con la frmula de la celda objetivo. Solver ajusta
los valores en
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las celdas cambiantes que se especifiquen, denominadas celdas
ajustables, para generar el resultado especificado en la frmula de
la celda objetivo. Pueden aplicarse restricciones para restringir
los valores que puede utilizar Solver en el modelo y las
restricciones pueden hacer referencia a otras celdas a las que
afecte la frmula de la celda objetivo.
Instalando el Solver En el men de Herramientas, elija
Complementos: Haga clic en examinar y ubique el archivo
solver.xla:
Verifique que la opcin Solver este seleccionada y presione
Aceptar:
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Usando Solver
Para mostrar el uso del Solver propongamos un ejemplo simple: Se
tiene la funcin Y=seno(X) , y se requiere conocer cual es el valor
de X tal que la funcin retorne el valor mximo de Y. En realidad
conocemos que el valor de X que retorna el mximo valor de Y es PI/2
(3.141592654/2= 1.570796 Aproximadamente) y obviamente el valor
mximo de Y es 1 (uno), pues la funcin seno vara de 1 a 1, es decir
tambin conocemos el valor mnimo de Y que es 1 (menos uno). Bien
pues aunque conocemos todo esto vamos a hacer que el computador
calcule en forma automtica el valor de X ms prximo posible. Para
realizar este ejercicio ingresar la formula en la celda A1:
=SENO(B1) Esto quiere decir que A1 contiene el valor de X y B1
contiene el valor de Y:
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En el men herramientas elegir la opcin Solver: En el formulario
de Parmetros de Solver elegir como Celda objetivo, aquella que
contiene la frmula y Cambiando las celdas debe apuntar a la celda
donde se calcular el valor de X. Lo que queremos es encontrar el
valor mximo entonces seleccionamos Valor de la celda objetivo :
Mximo. Luego de definir las celdas presionar el botn Resolver:
Si est de acuerdo con la solucin propuesta por el Solver
presione Aceptar, caso contrario elija Restaurar valores originales
y pulse Aceptar para mantener el valor de la celda B1. Para este
caso nos conformamos con la solucin propuesta: Como se puede
observar el clculo es correcto.
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Un nuevo ejercicio usando la misma formula (funcin matemtica)
podra ser encontrar el valor de X de tal forma que Y sea igual a 2.
Como se dijo antes Y tiene valores entre 1 y 1 por lo que estamos
enfrentando al Solver a un problema sin solucin: Al presionar
Resolver aparece el siguiente mensaje: Finalmente busquemos el
valor de X de tal forma que Y tenga el valor de 0.5: Presionamos
Resolver: El resultado se muestra en la siguiente pantalla:
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Es decir el valor de X es 2.617993311 aproximadamente cuando Y
vale 0.5
IMPORTAR DATOS
Importar un archivo de texto completo en un rango Utilice este
procedimiento si desea actualizar los datos en Excel siempre que
cambie el archivo de texto original.
1. Haga clic en la celda en la que desea poner los datos del
archivo de texto. 2. Para evitar que los datos externos reemplacen
a los datos existentes, asegrese de que
la hoja no tiene datos bajo la celda en la que haga clic ni a su
derecha. 3. En el men Datos, elija Obtener datos externos y, a
continuacin, haga clic en
Importar archivo de texto(para Excel 2000) o dar clic en
Importar Datos (para Excel XP o 2003)
4. En la lista Buscar en, elija y haga doble clic en el archivo
de texto que desee importar como rango de datos externos.
5. Dar clic en Importar (para Excel 2000) o Clic en Abrir (para
Excel XP o 2003).
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6. 7. Despliega la pantalla:
8. En la opcin de Tipo de los datos originales, seleccionar
Delimitados 9. Dar Clic en Siguiente 10. Seleccionar el Separador
que contenga los datos, por ejemplo: Tabulacin
11. Despliega:
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12. Dar clic en Siguiente 13. Despliega:
14. Dar clic en Finalizar 15. Seleccionar donde desea
situar los Datos 16. Clic en Aceptar
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EXPORTAR DATOS
Convertidores de formatos de archivo suministrados con Microsoft
Excel Los formatos de archivo que aparecen en la lista del cuadro
de dilogo Guardar como pueden variar, segn el tipo de hoja (de
clculo, de grfico o de otro tipo) que est activa. En la mayora de
los formatos de archivo, Microsoft Excel convierte nicamente la
hoja activa. Para convertir otras hojas, cambie a cada una de ellas
y gurdelas por separado. Microsoft Excel contiene la mayora de los
convertidores de archivo que se necesitan. Si no aparece el formato
de archivo que se desea en el cuadro de dilogo Abrir (men Archivo),
puede instalarse el convertidor. Formatos de Microsoft Excel El
formato de libro Microsoft Excel 972000 y 5.0/95 guarda un libro en
los formatos de Excel versin 972000 y Excel versin 5.0/95 en el
mismo archivo .xls. Formatos de archivos de texto Puede abrir y
guardar archivos en los formatos de archivo que se muestran a
continuacin. Si se guarda un libro en formato de texto, se perder
todo el formato. Formato Notas
Texto con formato (delimitado por espacios) (*.prn) Formato de
Lotus delimitado por espacios. Guarda nicamente la hoja activa.
Texto (delimitado por tabulaciones) (*.txt) (Windows)Texto
(Macintosh) Texto (OS/2 o MSDOS)
CSV (valores delimitados por comas) (*.csv) (Windows) CSV
(Macintosh) CSV (OS/2 o MSDOS)
Si se guarda un libro como un archivo de texto delimitado por
comas o por espacios para utilizarlo en otro sistema operativo,
seleccione el convertidor correspondiente para garantizar que las
tabulaciones, los saltos de pgina y otros caracteres se interpretan
correctamente. Guarda nicamente la hoja activa.
DIF (formato para intercambio de datos) (*.dif) Guarda nicamente
la hoja activa
SYLK (formato de vnculo simblico) (*.slk) Guarda nicamente la
hoja activa
Formatos de Portapapeles Pueden pegarse los siguientes formatos
de Portapapeles en Microsoft Excel con los comandos Pegar o Pegado
especial del men Edicin.
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Formato Identificadores de tipo de Portapapeles
Formato de archivo de Microsoft Excel Formatos de archivo
binario para Microsoft Excel versiones 3.0, 4.0, 5.0/95 y Microsoft
Excel 972000(BIFF, BIFF3, BIFF4, BIFF5 y BIFF8)
Formato de texto (delimitado por tabulaciones)
Texto
Formato de valores separados por comas .csv
Formato de texto (solamente en Microsoft Excel)
Formato de texto enriquecido (RTF)
Texto Presentar texto, Texto OEM
HTML .htm
Nota Al copiar texto de otro programa, Microsoft Excel pega el
texto con el formato HTML, independientemente del formato del texto
original.
Guardar una hoja de trabajo como pgina Web
1. En el men Archivo, haga clic en Guardar como pgina Web.
2. En la lista Guardar en, busque el controlador, la carpeta, la
carpeta Web, el servidor Web o la ubicacin FTP en que desee guardar
o publicar la pgina Web.
3. En Guardar, haga clic en Todo el libro.
4. Para agregar un ttulo para la pgina Web en la barra de ttulo
del explorador, haga clic en Cambiar ttulo, escriba el ttulo que
desee y haga clic en Aceptar.
5. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el
archivo de pgina Web.
6. Haga clic en Guardar.
FILTRADO DE UNA LISTA Para crear un filtro, se debe ubicar en
una celda de la lista. No es necesario seleccionar la lista
completa. Excel se encarga de seleccionar las filas y las columnas
que pertenecen a la lista.
Busque y visualice tipos de datos especficos de una lista.
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Para filtrar una lista realice lo siguiente: 1. Ir al men Datos
2. Seleccione Filtro 3. Clic en Autofiltro Una vez que se ha
filtrado los datos, puede editar, ordenar, imprimir y crear un
grfico a partir de la informacin filtrada. FILTRAR CON EL FILTRO
AUTOMTICO. Para filtrar datos de una lista con el Filtro automtico:
Por ejemplo filtrar los empleados del departamento de Marketing.
Seleccione la etiqueta Departamento de lista. Coloque un visto en
Marketing De clic en Aceptar. En la columna filtrada se visualiza
el icono
Para borrar un filtro de clic en la columna que contiene el
filtro, y de clic en Borrar filtro de Nombre de la columna que
contiene el filtro. CRITERIOS PERSONALIZADOS DE FILTRO AUTOMATICO.
Estos criterios le permiten buscar registros que contienen dos
elementos de campo, o buscar registros que contienen datos que estn
entre dos valores.
1. Seleccione de las listas desplegables los elementos a buscar,
seleccione Filtros de texto o de nmero segn sea el caso luego de
clic en Filtro personalizado
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2. Seleccione un operador lgico de la lista desplegable que
aparece a la izquierda de los cuadros de elementos a buscar.
3. Seleccione Y para filtrar registros que contengan ambos
elementos.
4. Seleccione O para filtrar registros que contengan el primer
elemento de bsqueda o el segundo elemento de bsqueda. 5. Ingrese
las condiciones y de clic en Aceptar.
Tablas Dinmicas Una Tabla Dinmica, es un resumen de datos
agrupados, que puntualizan en forma concreta datos de una
informacin El empleo de Tablas Dinmicas se justifica si la cantidad
de datos a manejar es importante
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LISTA O BASE DE DATOS DE MICROSOFT EXCEL
Tabla Dinmica ejecutada sobre Datos almacenados en otro libro de
Excel. Para la ejecucin de la tabla dinmica vamos a emplear el
asistente para tablas y grficos dinmicos, para lo cual realice lo
siguiente: 9 Ir al men Datos 9 Opcin Informe de tablas y grficos
dinmicos. Dnde estn los datos que desea analizar? Activar: Lista o
base de datos de Microsoft Excel Qu tipo de Informe desea crear?
Activar: Tabla dinmica Clic en siguiente En este paso existe la
opcin de colocar la tabla en una hoja nueva, en la hoja actual o en
otra creada. Para los dos ltimos casos se deber usar el botn de
Contraer dialogo y ubicar la celda inicial de desarrollo de la
tabla. ( Se selecciona la celda A 1 ). Concluido este paso pulsar
Finalizar Como consecuencia, surge una nueva barra de herramientas,
que contiene una serie de botones con los nombres de los
encabezados de columna de datos. Para agregar los datos a la tabla
dinmica basta con arrastrarlos y colocarlos en su estructura de
diseo o seleccionarlos con un visto en la casilla de verificacin
del campo que desea agregar.
TABLA DINAMICA A PARTIR DE UNA FUENTE DE DATOS EXTERNA 1. Abrir
Excel 2. Ir al men Datos 3. Informe de tablas y grficos
dinmicos
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4. Despliega:
5. Seleccionar Fuente de datos externa 6. En tipo de informe
activar Tabla dinmica 7. Clic en Siguiente
8. Despliega
9. Clic en Obtener datos 10. Despliega:
11. Clic en la pestaa Base de datos, por ejemplo MS Access
database
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12. Clic en Aceptar 13. Despliega:
14. Seleccionar la base de datos, por ejemplo TASAS
REFERENCIALES 15. Clic en Aceptar 16. Despliega:
17. Clic en +
18. Despliega el contenido
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19. Clic en TASAS REFERENCIALES para aadir todos los campos en
Columnas en la
consulta 20. Despliega:
21. Clic en Siguiente 22. Si no desea Filtrar los datos de clic
en Siguiente 23. Si no desea ordenar los datos de clic en Siguiente
24. Despliega
25. Seleccione Devolver datos a Microsoft Excel 26. Clic en
finalizar 27. Despliega.
28. Clic en Siguiente 29. Despliega:
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30. Seleccione el lugar en donde desea situar la tabla dinmica
31. Clic en Finalizar 32. Despliega:
33. Disee la tabla dinmica arrastrando los campos de la barra de
la tabla dinmica
CONFIGURAR CAMPOS EN UNA TABLA DINAMICA 1. Seleccionar el campo
a configurar 2. Clic derecho 3. Opcin Configuracin de campo 4.
Despliega
5. En la opcin Resumir por: 6. Seleccionar el campo que desea 7.
Por ejemplo Promedio 8. Despliega
9. Clic en Aceptar
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FORMULAS EN TABLAS DINAMICAS Una vez generada la Tabla
dinmica,
1. Seleccionar el sitio en el cual desea insertar la formula
dentro de la tabla dinmica 2. Clic en el botn derecho 3. Opcin
Frmulas 4. Campo Calculado 5. Despliega
6. En la opcin Nombre ingresar el nombre que desea para el Campo
7. Dar clic en Frmula luego del signo = 8. En Campos seleccionar el
campo que desea para la operacin 9. Dar clic en el botn Insertar
Campo Por ejemplo
6. Dar clic en Aceptar
TABLA DINMICA CON LA OPCION DE CREAR UN CUBO OLAP (On-Line
Analytical Processing) A PARTIR DE UNA CONSULTA
1. Se realizan los pasos del 1 al 23 del tpico Tabla Dinmica a
partir de una fuente de Datos Externa
2. Despliega:
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3. Seleccionar Crear un cubo OLAP a partir de esta consulta 4.
Clic en Guardar consulta 5. Despliega.
6. Localice el directorio en el cual desea guardar la consulta y
de un nombre 7. Clic en Guardar 8. Clic en Finalizar 9.
Despliega:
10. Clic en Siguiente 11. Despliega:
12. Clic en Siguiente:
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13. Despliega:
14. Clic en Agregar todos los campos como dimensiones
15. Despliega:
16. Seleccionar las dimensiones por ejemplo: Ao, Mes, Fecha 17.
Clic en Siguiente 18. Despliega:
19. Seleccionar la opcin de cubo a crear, por ejemplo Guardar un
archivo de cubo que contenga todos los datos del cubo
20. Clic en Examinar
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21. Despliega:
22. Localizar el directorio en el que desea guardar su consulta,
dar un nombre 23. Clic en Guardar 24. Clic en Finalizar 25.
Despliega
26. Localizar el directorio en el cual guardar la consulta cubo
OLAP 27. Clic en Guardar 28. Despliega:
29. Clic en Siguiente
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30. Despliega:
31. Seleccione el sitio donde desea situar la tabla dinmica 32.
Clic en finalizar 33. Disee su tabla dinmica.
ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL2007 Al entrar a MS Excel
presenta la siguiente ventana con los siguientes elementos:
Ilustracin 22: Pantalla inicial de MS Excel 2007
1. Botn de office 2. Barra de Ttulo 3. Barra de Men 4. Barra de
frmulas 5. Grupo del Portapapeles
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6. Grupo de Fuente 7. Grupo de Alineacin 8. Grupo de Formato de
Nmero 9. Grupo de Estilos 10. Grupo de Celdas 11. Grupo de
Modificar 12. Barra de Herramientas personalizada 13. Barras de
desplazamiento 14. Zoom 15. Botones de presentacin 16. Hojas del
libro 17. Barra de estado La versin 2007 cuenta con hojas de
trabajo formadas de celdas, dispuestas por 16.384 columnas y
1.048.576 filas.
MACROS Introduccin Cuando trabajamos con un libro personalizado,
es decir, que nos hemos definido con una serie de caractersticas
especficas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas
celdas, los formatos de los clculos y caractersticas similares,
perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de
muchas hojas. Con las macros lo que se pretende es automatizar
varias tareas y fusionarlas en una sola, aadiendo por ejemplo un
botn en nuestro libro que al pulsar sobre l realice todas esas
tareas.
GRABAR UNA MACRO La forma ms fcil e intuitiva de crear macros es
crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel. Este
grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que
posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales
podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de
programacin. Cuando grabe una macro, la grabadora de macros graba
todos los pasos necesarios para completar las acciones que desea
grabar. Para grabar una macro debemos acceder a la pestaa Vista y
despliega el submen Macros y dentro de este submen seleccionar la
opcin Grabar macro... Adems de esta opcin en el men podemos
encontrar las siguientes opciones: Ver Macros... Donde accedemos a
un listado de las macros creadas en ese libro. Usar referencias
relativas - Con esta opcin utilizaremos referencias relativas para
que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial
seleccionada. Antes de realizar una Macro es muy importante hablar
sobre sus seguridades. Se puede grabar las macros desde la ficha
Programador, si no est disponible, haga lo siguiente para
mostrarla:
Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga
clic en Opciones de Excel.
Opcin Ms frecuentes Active con un visto la opcin
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Como se visualiza:
De clic en el Botn Aceptar. Se visualiza la pestaa Programador
que contiene:
El grupo Cdigo que se compone de:
Visual Basic y Macros El grupo Controles
El grupo XML
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El grupo Modificar
SEGURIDAD EN MACROS Para establecer el nivel de seguridad de
manera que estn habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo
siguiente: En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en
Seguridad de macros.
Se visualiza:
En Configuracin de macros, haga clic en Habilitar todas las
macros (no recomendado; puede ejecutarse cdigo posiblemente
peligroso) y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
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Nota Para ayudar a evitar que se ejecute cdigo potencialmente
peligroso, recomendamos que vuelva a cualquiera de las
configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine de
trabajar con las macros. En la ficha Programador, en el grupo
Cdigo, haga clic en Grabar macro. En el cuadro Nombre de la macro,
escriba un nombre para la macro. Nota El primer carcter del nombre
de la macro debe ser una letra. Los caracteres siguientes pueden
ser letras, nmeros o caracteres de subrayado. No se permiten
espacios en un nombre de macro, caracteres especiales ni palabras
reservadas; puede utilizarse un carcter de subrayado como separador
de palabras. Si utiliza un nombre de macro que tambin es una
referencia de celda, puede aparecer un mensaje indicando que el
nombre de la macro no es vlido. Para asignar una combinacin de
tecla de mtodo abreviado (mtodo abreviado: tecla o combinacin de
teclas de funcin, como F5 o CTRL+a, que utiliza para ejecutar un
comando. Una tecla de acceso, por lo contrario es un combinacin de
teclas, como ALT+f, que mueve el enfoque a un men, comando o
control.) con CTRL para ejecutar la macro, en el cuadro Tecla de
mtodo abreviado, escriba cualquier letra en maysculas o minsculas
que desee utilizar. Nota La tecla de mtodo abreviado suplantar a
cualquier tecla de mtodo abreviado predeterminada equivalente en
Excel mientras est abierto el libro que contiene la macro. En la
lista Guardar macro en, seleccione el libro en el que desea
almacenar la macro. Sugerencia Si desea que la macro est disponible
siempre que utilice Excel, seleccione Libro de macros personal.
Cuando se selecciona Libro de macros personal, Excel crea un libro
oculto de macros personal (Personal.xlsb), si no existe todava, y
guarda la macro en este libro. En Microsoft Windows XP, este libro
se guarda en la carpeta C:\Documents and Settings\nombre de
usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart para que se pueda
cargar automticamente cada vez que se inicia Excel. En Microsoft
Windows Vista, este libro se guarda en la carpeta
C:\Usuarios\nombre de usuario\Datos de
programa\Microsoft\Excel\XLStart. Si desea que se ejecute
automticamente una macro del libro de macros personal en otro
libro, tambin debe guardar ese libro en la carpeta XLStart, de
forma que ambos libros se abran cuando se inicie Excel.
1. Para incluir una descripcin de la macro, escriba el texto que
desee en el cuadro Descripcin.
2. Haga clic en Aceptar para iniciar la grabacin. 3. Realice las
acciones que desee grabar. 4. En la ficha Programador, en el grupo
Cdigo, haga clic en Detener grabacin.
Sugerencia Tambin puede hacer clic en Detener grabacin en el
lado izquierdo de la barra de estado. Practica I Genera las
siguientes Macros: Grabe una Macro que se active con Control + b y
que esta macro permita abrir un archivo. Grabe una Macro que
inserte una tabla con datos. Grabe una Macro que abra un archivo
existente. Grabe una Macro que abra un nuevo archivo. Grabe una
Macro que inserte un logotipo. Grabe una Macro que ordene
alfabticamente una lista de nombres. Grabe una Macro que imprima un
formulario.
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CODIGOS DE UNA MACRO DE EXCEL Para observar los cdigos de una
macro debemos seguir los pasos:
1. En primer lugar seleccione la celda B5 antes de empezar la
grabacin de la Macro, se visualiza:
2. Presione el Botn Grabar Macro del grupo Cdigo MS Excel
muestra el
cuadro de Dialogo Grabar Macro:
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3. Ingrese un nombre de la macro por ejemplo saludo 4. En la
opcin Mtodo Abreviado escriba la letra s, por lo tanto la macro se
llamara con
Control + s
5. En Guardar macro en: Seleccione en el lugar en donde desea
guardar la macro, por ejemplo Este libro.
6. En Descripcin puede agregar una descripcin de lo que hace la
macro, este punto es opcional. Solo le sirve para que usted
recuerde acerca de lo que hace la macro, pues este cdigo no es
interpretado por el compilador.
7. Presione el botn Aceptar. Excel inicia la grabacin del la
Macro 8. Trasldese a la celda A1 y escriba Hola amiguitos, despus
presione Enter para aceptar
el valor en la celda.
9. Pare la grabacin de la macro presionando el botn Detener
Grabacin del grupo Cdigo. Excel ha grabado los pasos y ha generado
un cdigo.
10. Para visualizar el cdigo generado, presione la tecla Alt +
la tecla de funcin F11(Alt + F11), o de un clic derecho en la hoja
de clculo:
11. Seleccione la opcin Ver cdigo. Tambin puede acceder al grupo
Cdigo, al dar clic en
la opcin Visual Basic
12. Excel nos traslada al Editor de Visual Basic. Se
visualiza:
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13. Active los siguientes cuadros o ventanas:
De clic en el Men Ver y elija la opcin Explorador de Proyectos
De clic en el Men Ver y elija la opcin Ventana Propiedades
14. Del cuadro Proyecto de doble clic en Mdulos o simplemente
presione el signo de + que aparece en la opcin Mdulos. Se activara
debajo de Mdulos la Opcin Modulo1.
15. De doble clic en Modulo1. Se mostrara en el Editor de Visual
Basic el cdigo de la macro que grabamos de la siguiente forma:
Sub saludo() ' ' saludo Macro ' Mi primera macro ' Autor:
Patricia Acosta ' Acceso directo: CTRL+s ' Range("A1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Hola amiguitos" End Sub
16. Que es lo que significa esto nos preguntaremos asombrados, a
continuacin se da una explicacin de lo que ha hecho Excel: Sub y
End Sub indican el inicio y el final del procedimiento de la macro
saludo Todo lo que aparece con un apstrofe indica que no se tomara
en cuenta que es solo texto o comentarios y ese texto aparece en
color verde.
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Range("A1").Select Indica que lo primero que hicimos al grabar
la macro fue trasladarnos a la celda A1. La orden Range nos permite
trasladarnos a una celda. ActiveCell.FormulaR1C1 = "Hola amiguitos"
Esto indica que se escribir en la celda en que se encuentra el
valor de texto Hola amiguitos. Todo lo que aparece entre comillas
siempre ser un valor de texto. La orden ActiveCell.FormulaR1C1 nos
permite escribir un valor en la celda activa. Para comprender
alteraremos el cdigo dentro del editor de Visual Basic.
Sub saludo() ' saludo Macro ' Mi primera macro ' Autor: Patricia
Acosta ' Acceso directo: CTRL+s Range("A1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Hola amiguitos" Range("B1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Bienvenidos al curso de Excel" End
Sub
17. Al alterar el cdigo y cuando regrese a Excel y ejecute la
macro con Control + s har lo siguiente: En A1 escribir Hola
amiguitos En B1 escribir Bienvenidos al curso de Excel
Al alterar el cdigo y cuando regrese a Excel y ejecute la macro
con Control + s har En A1 escribir Hola amiguitos En B1 escribir
Bienvenidos al seminario de Excel. Se visualiza: Sub saludos() '
saludo Macro ' Mi primera macro ' Autor: Patricia Acosta ' Acceso
directo: CTRL+s ' Range("A1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Hola
amiguitos" ' Range("B1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 =
"Bienvenidos al seminario de Excel" End End Sub Al alterar el cdigo
y cuando regrese a Excel y ejecute la macro con Control + s har: En
A1 escribir Hola amiguitos. En B1 escribir Bienvenidos al seminario
de Excel.
Para salir del editor de clic en el Men Archivo y elija la opcin
Cerrar y volver a Microsoft Excel.
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Si no desea salir por completo de clic en el botn Microsoft
Excel que se encuentra activado en:
Cuando dese volver al editor de clic en: la pestaa
Programador
De clic en el icono del grupo Cdigo Practica II
Genere una Macro que escriba un nombre en una celda y lo ponga
negrita y observe el Cdigo.
Genere una Macro que escriba un nombre en una celda y lo Centre
y observe el Cdigo. Genere una Macro que escriba un nombre en una
celda y cambie el tamao de la letra a
20 puntos y observa el Cdigo.
CDIGOS MS COMUNES Trasladarse a una Celda Range("A1").Select
Escribir en una Celda Activecell.FormulaR1C1="Paty Acosta" Letra
Negrita Selection.Font.Bold = True Letra Cursiva
Selection.Font.Italic = True
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Letra Subrayada Selection.Font.Underline =
xlUnderlineStyleSingle Centrar Texto With Selection
.HorizontalAlignment = xlCenter End With Alinear a la izquierda
With Selection
.HorizontalAlignment = xlLeft End With Alinear a la Derecha With
Selection
.HorizontalAlignment = xlRight End With Tipo de Letra(Fuente)
With Selection .Font
.Name = "AGaramond" End With Tamao de Letra(Tamao de Fuente)
With Selection.Font
.Size = 15 End With Copiar Selection.Copy Pegar
ActiveSheet.Paste Cortar Selection.Cut Ordenar Ascendente
Selection.Sort Key1:=Range("A1"), Order1:=xlAscending,
Header:=xlGuess, _ OrderCustom:=1, MatchCase:=False,
Orientation:=xlTopToBottom Orden Descendente Selection.Sort
Key1:=Range("A1"), Order1:=xlDescending, Header:=xlGuess, _
OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom Buscar
Cells.Find(What:="Paty Acosta", After:=ActiveCell,
LookIn:=xlFormulas, LookAt _ :=xlPart, SearchOrder:=xlByRows,
SearchDirection:=xlNext, MatchCase:= _ False).Activate Insertar
Fila Selection.EntireRow.Insert Eliminar Fila
Selection.EntireRow.Delete Insertar Columna
Selection.EntireColumn.Insert Eliminar Columna
Selection.EntireColumn.Delete Abrir un Libro Workbooks.Open
Filename:="C:\Mis documentos\miarchivo.xls" Grabar un Libro
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ActiveWorkbook.SaveAs Filename:="C:\Mis documentos\tauro.xls",
FileFormat _ :=xlNormal, Password:="", WriteResPassword:="",
ReadOnlyRecommended:= _ False, CreateBackup:=False
CUADRO DE CONTROL CONTROLES ACTIVEX Una de las opciones ms
interesantes que tiene el Excel es la de utilizar los cuadros de
control. Los cuadros de control se usan para crear verdaderos
programas en Excel y pueden ser de mucha utilidad. Esta herramienta
est ubicada en:
En Excel 2007 se encuentra el grupo Controles de la pestaa
Programador
Este grupo de Controles cuenta con tres opciones muy importantes
como:
1. Modo diseo: permitir trabajar en el diseo de los controles de
ActiveX 2. Propiedades: permiten activar la propiedad de cada
control 3. Ver cdigo: permite agregar cdigo a cada control. Para
iniciar cree las hojas: Men, Ventas y Compras
Seleccione la hoja Men para all crear dos botones. Para trabajar
con estos controles en necesario Activar el modo de diseo y dar
clic en Insertar, seleccione el Botn de comando.
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Esta vez haremos un botn que cuando se presione pase a otra hoja
del Excel. Por ejemplo se puede hacer un men con varios botones que
al presionarlos pasen a las distintas opciones. Comencemos... En la
hoja Men cree dos botones de comando. Por Ejemplo:
Seleccione el primer botn y de un clic derecho en la opcin y
muestre las propiedades. Cambie la Propiedad Caption por: Ventas En
Name: btnventas
Seleccione el segundo botn y muestre las propiedades Cambie la
Propiedad Caption por: Compras En Name: btncompras Si realiz bien
estos pasos Ud. Debera ver lo siguiente:
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Si desea colocar iconos en los botones seleccione la propiedad
Picture e inserte una imagen de extensin .ico.
Para que visualice el texto cambie la posicin PicturePosition a:
5 Seleccione el primer botn y haga clic en ver cdigo En esta parte
se abrir el Editor de Visual Basic y debe escribir lo siguiente:
Hoja2.Activate Cierre el editor de Visual Basic (nota: cada vez que
cierre el editor de Visual Basic, hgalo del cuadro de cerrar X que
est mas arriba, porque puede confundirse y cerrar la ventana de
editar cdigo, no se preocupe que no est cerrando Excel.) Seleccione
el segundo botn y haga clic en ver cdigo Escriba: Hoja3.activate
Salga del modo de diseo y navegue con los botones que program. Ms
adelante utilizaremos estos botones para cargar formularios desde
VBA en Excel. O aada el cdigo de las macros que grab con la
grabadora.
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CREANDO FORMULARIOS Y PROGRAMNDOLOS Ahora aprenderemos a dominar
lo mximo de Excel que es crear formularios y programarlos, bueno un
formulario es una ventana que se programa por medio de controles y
estos controles responden a sucesos que nosotros programamos. Todo
esto se encuentra dentro de Visual Basic. A continuacin Muestro
como crear un formulario y como programarlo: 1. Presione La Teclas
Alt + F11, para entrar al editor de Visual Basic. 2. Activa las
siguientes opciones: De clic en el Men Ver y elija la opcin
Explorador de Proyectos De clic en el Men ver y elija la opcin
Ventana Propiedades
3. Del Men Insertar elija la Opcin UserForm.
Esto inserta el Formulario que programaremos con controles. En
el Explorador de Proyecto se observara que se inserto el
UserForm.
Tambin cuando de clic en el Formulario USERFORM1 se debe de
activar el Cuadro de Herramientas, si no se activa de clic en el
Men Ver y elija la opcin Cuadro de Herramientas. 4. Elija del
Cuadro de Herramientas el Control Etiqueta el que tiene la A y
Arrastre
dibujando en el Formulario USERFORM1 la etiqueta. Quedara el
nombre Label1,
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despus de un clic en la etiqueta dibujada y podr modificar el
nombre de adentro y pondremos ah Nombre. Si por error da doble clic
en la etiqueta y lo manda a la pantalla de programacin de la
etiqueta, solo de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el
Explorador de Proyecto.
5. Elija del Cuadro de Herramientas el control Cuadro de Texto
el que tiene ab y arrastre dibujando en el formulario USERFORM1 el
cuadro de texto a un lado de la etiqueta que dice Nombre. El cuadro
de texto debe de estar vaco y su nombre ser Textbox1, el nombre
solo aparecer en el control.
6. Haga los dos pasos anteriores igualmente poniendo Direccin en
la Label2 y Telfono en la Label3 y tambin dibjeles su Textbox. Esto
quedara as despus de haberlo hecho.
Si tiene algn problema al dibujar las etiquetas o los cuadros de
texto, solo cmbiele el nombre a la etiqueta o el cuadro de texto en
la Ventana Propiedades la opcin se llama (Name). El Error que
marque puede ser Nombre Ambiguo, pero si le cambia el Nombre al
control se quitara el error. Puede ponerle cualquier nombre en
lugar de Label1.
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Los controles como las Etiquetas y Cuadros de Textos pueden
modificrseles algunas opciones en la Ventana Propiedades Para hacer
esto es necesario tener conocimiento sobre las propiedades de los
controles. No altere las propiedades si no las conoce. 7. Elija del
Cuadro de Herramientas el control Botn de Comando y Arrastre
dibujando en el Formulario USERFORM1 el Botn, despus de un clic en
el nombre del Botn dibujado y podr modificar el nombre y pondremos
ah Insertar. Si por error da doble clic en la Botn y lo manda a la
pantalla de programacin de la etiqueta, solo de doble clic en
UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto. As quedara
el Formulario formado por los controles:
8. Ahora de doble clic sobre el control Textbox1 para
programarlo y despus inserte el siguiente cdigo: Private Sub
TextBox1_Change() Range("A9").Select ActiveCell.FormulaR1C1 =
TextBox1 End Sub Esto indica que se valla a A9 y escriba lo que hay
en el Textbox1 Nota.Lo que esta en azul lo genera Excel
automticamente, usted solo escribir lo que esta en Negrita.
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Para volver al Formulario y programar el siguiente Textbox de
doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de
Proyecto, o simplemente de clic en Ver Objeto en el mismo
Explorador de Proyecto. 9. Ahora de doble clic sobre el control
Textbox2 para programarlo y despus inserte el siguiente cdigo:
Private Sub TextBox2_Change() Range("B9").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox2 End Sub Esto indica que se valla
a B9 y escriba lo que hay en el Textbox2. Para volver al Formulario
y programar el siguiente Textbox de doble clic en UserForm1 que se
encuentra en el Explorador de Proyecto, o simplemente de clic en
Ver Objeto en el mismo Explorador de Proyecto. 10. Ahora de doble
clic sobre el control Textbox3 para programarlo y despus inserte el
siguiente cdigo: Private Sub TextBox3_Change() Range("C9").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox2 End Sub Esto indica que se valla
a C9 y escriba lo que hay en el Textbox3 Para volver al Formulario
y programar el Botn de Comando Insertar de doble clic en UserForm1
que se encuentra en el Explorador de Proyecto, o simplemente de
clic en Ver Objeto en el mismo Explorador de Proyecto. 11. Ahora de
doble clic sobre el control Botn de Comando para programarlo y
despus inserte el siguiente cdigo: Private Sub
CommandButton1_Click() inserta un rengln Selection.EntireRow.Insert
Empty Limpia Los Textbox TextBox1 = Empty TextBox2 = Empty TextBox3
= Empty Textbox1.SetFocus Enva el cursor al Textbox1 para volver a
capturar los datos TextBox1.SetFocus End Sub Nota.-El comando Rem
es empleado para poner comentarios dentro de la programacin, el
comando Empty es empleado para vaciar los Textbox. 12. Ahora
presione el botn Ejecutar User/Form que se encuentra en la barra de
herramientas o simplemente la tecla de funcin F5. Se activar el
Userform1 y todo lo que escriba en los Textbox se escribir en Excel
y cuando presione el botn Insertar, se insertara un rengln y se
vaciaran los Textbox y despus se mostrara el cursor en el
Textbox1.
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TRABAJANDO CON FORMULAS Es de suma importancia saber aplicar
Formulas en Macros de Excel, ya que la mayora de las hojas de
clculos las involucran, por ejemplo los Inventarios, las Nominas o
cualquier otro tipo de hoja las llevan, es por eso que en la
siguiente Fase se muestra como manejar Formulas en Macros de Excel.
Presione La Teclas Alt + F11, para entrar al editor de Visual
Basic. Activa las siguientes opciones: De clic en el Men Ver y
elija la opcin Explorador de Proyectos De clic en el Men ver y
elija la opcin Ventana Propiedades Del Men Insertar elija la Opcin
UserForm. Esto inserta el Formulario que programaremos con
controles. En el Explorador de Proyecto se observara que se inserto
el UserForm. Ahora crearas un formulario con el siguiente
aspecto:
El formulario tendr: Tres etiquetas Tres Textbox Un Botn de
Comando Los datos que se preguntaran sern Nombre y Edad, los Das
Vividos se generaran automticamente cuando insertes la edad. A
continuacin se muestra como se deben de programar estos Controles
Programacin de los Controles: Private Sub CommandButton1_Click()
Selection.EntireRow.Insert TextBox1 = Empty TextBox2 = Empty
TextBox3 = Empty TextBox1.SetFocus End Sub Private Sub
TextBox1_Change() Range("A9").Select ActiveCell.FormulaR1C1 =
TextBox1 End Sub Private Sub TextBox2_Change() Range("B9").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox2 aqu se crea la Frmula TextBox3 =
Val(TextBox2) * 365 El Textbox3 guardara el total de la
multiplicacin del Textbox2 por 365
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El Comando Val permite convertir un valor de Texto a un Valor
Numrico Esto se debe a que los Textbox no son Numricos y debemos de
Convertirlos End Sub Private Sub TextBox3_Change()
Range("C9").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox3 End Sub
CDIGO PARA CARGAR UN FORMULARIO DESDE EXCEL Una vez que haya
diseado su formulario en el ambiente de Visual Basic Application,
se requiere que este sea cargado desde MS Excel, para esto disee
una interfaz por ejemplo:
Si desee quitar la cuadrcula seleccione en la pestaa Vista en el
grupo Zoom, la opcin Mostrar un ocultar y desactive (quitar con un
clic el visto) la opcin Lneas de cuadrcula
La interfaz lucir as:
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La interfaz debe contener un botn de comando de Controles
ActiveX o una
autoforma para poder cargar el diseo del formulario
Para que el botn de comando se mantenga sin moverse es decir est
fijo y no se imprima, en el modo de Diseo, seleccione el botn de un
clic derecho elija la opcin Formato de control
como se visualiza en la imagen.
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Se visualiza el siguiente cuadro de dilogo, seleccione la pestaa
Propiedades y active con un punto la opcin No mover, ni cambiar
tamao con las celdas.
Para que no se imprima el botn desactive (quite el visto) de la
opcin Imprimir objeto.
Para programar el botn, de doble clic sobre el objeto o de un
clic derecho sobre el objeto en la opcin: Como se observa en la
imagen:
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Se ingresa al ambiente de Visual Basic Application Private Sub
btnagregar_Click() End Sub En donde titila el cursor se digita el
siguiente cdigo: Load UserForm1 'Load carga el formulario
UserForm1.Show '.show hace visible En la imagen se visualiza:
ASIGNAR UNA MACRO A UNA AUTOFORMA El caso es similar al anterior
para esto debe crear un mdulo en el ambiente de Visual Basic
Application y digitar el cdigo: Sub Agregar() Load UserForm1 'Load
carga el formulario UserForm1.Show '.show hace visible al
formulario
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End Sub Se observa en la imagen:
Una vez listo el mdulo, se inserta una autoforma en el ambiente
de MS Excel y se asigna la macro Agregar que creo en el mdulo.
Observe la siguiente imagen:
Luego de un clic derecho sobre la autoforma seleccione la opcin
Asignar macro
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Se visualiza:
Seleccione la macro Agregar. De clic en Aceptar.
PROTEGER UNA HOJA EN AMBIENTE VBA Si desea proteger una hoja de
Excel para que no se visualice sobretodo si contiene datos
confidenciales y que slo es necesario acceder para una consulta
realice lo siguiente: Seleccione la hoja a ocultar por ejemplo Rol
y de un clic derecho en la opcin Ver cdigo
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Se ingresa al ambiente de VBA en el que debe activar las
propiedades de la hoja, se visualiza:
En la propiedad Visib