SIKLUS PENJUALAN dan PENDAPATANMakalah ini disusun guna
melengkapi tugasMata Kuliah Sistem Informasi AkuntansiProgram Studi
Manajemen Keuangan
Disusun oleh
Laurence Margareta Nauli (2013.4.21134)Rafika
Qolbi(2013.4.21010)Ranci Purwa Pratiwi(2013.4.21131)Haryo Satria
Ramadhan(2013.4.21104)Muhamad Jejen Apriyadi(2012.4.20428)
PROGRAM STUDI KEUANGANPOLITEKNIK AKADEMI PIMPINAN
PERUSAHAANJAKARTA 2015
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena
atas rahmat-Nyalah kami mampu menyelesaikan makalah ini dengan
baik.Makalah tentang Sistem Informasi Akuntansi ini disusun dengan
tujuan untuk melengkapi tugas mata kuliah sistem informasi
akuntansi.Penyusunan makalah tidak terlepas dari bantuan dan
dukungan dari berbagai pihak. Kami sebagai penyusun makalah ini
sepenuhnya menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini masih jauh
dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kami mengharapkan saran dan
kritik yang bersifat membangun demi kesempurnaan di masa yang akan
datang.Akhir kata, semoga makalah ini bisa memberikan suatu
kemanfaatan bagi kami selaku penyusun makalah pada khususnya dan
bagi pembaca pada umumnya serta bisa menjadi tambahan referensi di
bidang ilmu Komunikasi Data bagi penyusun makalah di masa yang akan
datang.
Jakarta, Juni 2015
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR 2DAFTAR ISI 3BAB I PENDAHULUAN1.1 Latar Belakang
4BAB II TEORI 2.1 Pengertian Siklus Penjualan dan Pendapatan 52.2
Tujuan Utama Siklus Pendapatan 52.3 Fungsi Siklus Pendapatan 62.4
Empat Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan 9BAB III ANALISIS DAN
PEMBAHASAN3.1 Sistem Pengelolaan Penjualan 133.2 Sistem Pengelolaan
Penerimaan Kas28BAB IV KESIMPULAN35DAFTAR PUSTAKA36
BAB IPENDAHULUAN
1.1 Latar BelakangAktivitas kita sehari hari tidak lepas dengan
kegiatan kegiatan yang berkaitan dengan perekonomian, seperti
layaknya jual beli, bisnis, tagihan, utang piutang, dan
sebagainya.Di zaman modern ini, sudah banyak manusia juga beberapa
perusahaan yang dituntut untuk mengetahui bahkan menerapkan
bagaimana cara mengatur penyediaan barang atau jasa pada waktu dan
tempat yang tepat. Dengan adanya sistem informasi perusahaan dapat
mengontrol aktivitas kegiatan perusahaan.Salah satu tujuan dari
sistem informasi adalah untuk membantu pihak manajemen di dalam
menjalankan bisnis perusahaan agar lebih efisien dan efektif.
Tujuan tersebut dapat dicapai melalui pemrosesan transaksi yang
terjadi dari sumber ekstern ataupun intern dan persiapan keluaran
seperti dokumen-dokumen operasional dan laporan keuangan. Agar
informasi yang dihasilkan dari pemrosesan transaksi tersebut dapat
membantu manajemen, maka para akuntan juga berperan didalam
perancangan elemen-elemen sistem perosesan transaksi seperti
dokumen sumber, buku harian, buku besar dan laporan keuangan.
Transaksi dari siklus akuntansi merupakan titik sentral untuk
berfungsinya sistem informasi akuntansi. Dimana fungsi pemrosesan
transaksi menguraikan fungsi-fungsi lain yang terlibat dalam
memperlancar kegiatan operasional perusahaan. Salah satu siklus
penting dalam perusahaan adalah siklus pendapatan. Siklus
pendapatan merupakan proses yang berasal dari peristiwa ekonomi
yang menghasilkan pendapatan bagi perusahaan, dimana didalamnya
termasuk transaksi penjualan. Untuk mendukung siklus ini dibutuhkan
sebuah sistem yang baik. Agar sistem ini dapat berjalan dengan baik
maka dibutuhkan pengendalian internal yang memadai. Pengendalian
internal terhadap sistem penjualan merupakan hal yang sangat
penting karena sistem penjualan merupakan suatu kegiatan yang
dimulai dari menginput data, memproses data sampai dengan data
tersebut menghasilkan suatu informasi, sangat rentan terhadap
kesalahan yang kadang tidak dapat dihindarkan.
BAB IITEORI
2.1 Pengertian Siklus Pendapatan Pengertian dari siklus
pendapatan dapat dilihat dari pendapat beberapa ahli berikut ini :
Siklus pendapatan menurut Romney dan Steinbart (2005 : 5) adalah
rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi
terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke
para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan
penjualan tersebut. Siklus pendapatan menurut Bodnar dan Hopwood
(2003 : 9) adalah kejadian kejadian yang berkaitan dengan
pendistribusian barang dan jasa kepada entitas entitas lain dan
penagihan pembayaran yang berkaitan. Siklus pendapatan menurut
Widjajanto (2001 : 304) adalah daur yang meliputi fungsi fungsi
yang diperlukan untuk menjual produk dan jasa yang dihasilkan
perusahaan kepada pelanggan. Daur pendapatan, dengan demikian,
merupakan ujung tombak aktivitas perusahaan yang akan menghasilkan
nutrisi bagi perusahaan dalam bentuk pendapatan hasil penjualan.
Siklus pendapatan menurut Winarno (1994 : 10) ialah yang
berhubungan dengan pendistribusian sumber sumber ekonomi yang telah
diubah bentuknya kepada pembeli dan mendapatkan pembayarannya dari
mereka. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa siklus pendapatan
adalah rangkaian aktivitas bisnis perusahaan yang berkaitan dengan
pendistribusian barang atau jasa kepada pelanggan yang berlangsung
secara terus menerus dan penagihan pembayaran dari hasil penjualan
tersebut.2.2 Tujuan Utama Siklus PendapatanMenurut Winarno (1994 :
200) tujuan umum diselenggarakannya siklus pendapatan adalah
memudahkan pertukaran produk atau jasa dengan pelanggan untuk
menjadi atau memperoleh uang tunai (kas). Tujuan ini dapat dirinci
menjadi : 1. Menyelidiki bahwa pembeli mempunyai kemampuan cukup
untuk membayar kredit. 2. Mengirim barang atau mengerjakan jasa
kepada konsumen pada waktu atau tanggal yang telah disetujui. 3.
Menagih atas produk atau jasa hasil penjualan dengan teliti dan
tepat waktu. 4. Mencatat dan mengklasifikasikan penerimaan tunai
(kas) dengan segera dan akurat.5. Membukukan penjualan dan
penerimaan tunai kepada rekening pelanggan yang bersangkutan dalam
buku besar piutang.6. Mengamankan produk dan uang tunai sampai saat
pengiriman atau penyetoran ke bank, dan7. Menyiapkan berbagai
dokumen dan laporan manajerial yang berhubungan dengan penjualan
barang dan jasa.
2.3 Fungsi Siklus PendapatanMenurut Winarno (1994 : 200) dalam
hal penjualan barang, fungsi siklus pendapatan meliputi :1)
Mendapatkan pesanan dari pelangganAda berbagai cara memperoleh
pesanan dari pelanggan. Seorang pelanggan mungkin mengirim pesanan
pembelian melalui surat, pelanggan yang lain mungkin memesan
melalui telepon atau langsung datang ke toko dan membeli suatu
barang dari pramuniaga atau wiraniaga perusahaan (mungkin juga
perantara) mengunjungi tempat kediaman pelanggan dan mendapatkan
pesanan. Bagaimana cara menerima pesanan, biasanya pesanan itu
dinyatakan dalam bentuk tertulis pada suatu formulir (misalnya,
surat pesanan yang dibawa wiraniaga). Langkah akhir dalam
memperoleh pesanan adalah memastikan kesahihan pesanan tersebut.
Misalnya, petugas bagian penjualan mungkin perlu memeriksa apakah
pelanggan yang memesan merupakan perusahaan yang reputasinya
baik.
2) Memeriksa status kredit pembeliBilamana pesanan merupakan
pembelian secara kredit, diperlukan pemeriksaan yang lebih teliti.
Kebanyakan penjualan kredit, termasuk penjualan dengan kartu kredit
yang nilainya lebih dari $50n(di Jakarta, kebanyakan batas ini
adalah sekitar Rp. 200.000 sampai Rp 250.000), memerlukan
pemeriksaan kredit (credit check). Jika pesanan diterima dari
pelanggan kredit lama (sudah pernah melakukan pembelian kredit
sebelumnya), perusahaan biasanya sudah memiliki informasi kredit
dari pelanggan ini dalam data basenya. Informasi ini akan tersaji
dalam bentuk kelayakan kredit, misalnya baik, sedang, atau buruk,
atau dalam bentuk batas kredit (misalnya, kredit otomatis kumulatif
$5000). Jika pesanan datang dari pelanggan baru, atau jika
pelanggan mengajukan permohonan kartu kredit, perusahaan dapat
menghubungi biro kredit untuk memastikan kelayakan kredit pelanggan
tersebut. Kriteria kelayakan kredit meliputi status keuangan calon
pelanggan, catatan pembayaran yang lalu, serta prospek penghasilan
yang akan datang. Dalam hal seorang pelanggan baru atau lama yang
mempunyai situasi khusus, manajer kredit biasanya perlu melakukan
judgment.
3) Memasukkan pesanan penjualanPesanan yang telah disetujui
selanjutnya dimasukkan ke prosedur pemrosesan penjualan. Entri
pesanan penjualan biasanya pertama-tama terdiri dari penyiapan
dokumen entri penjualan formal (kecuali jika digunakan formulir
penjualan wiraniaga). Dokumen entri penjualan formal ini dapat
disiapkan secara manual atau otomatis untuk sistem berdasarkan
komputer.
4) Merakit barang pesanan untuk dikirimkanBarang-barang yang
dipesan harus secara fisik dipindahkan ke pangkalan pengiriman.
Seringkali fungsi ini terdiri atas pengambilan barang dari gudang,
dengan menggunakan tiket pengambilan atau kopi surat pesanan
penjualan, dan memindahkannya ke pangkalan pengiriman. Untuk barang
mahal atau barang khusus, fungsi ini dapat mencakup pembelian
barang tersebut dari pemasok atau membuatnya dipabrik milik
perusahaan. Juga, setiap langkah yang mempengaruhi sediaan barang
dagangan perusahaan harus dicatat secara baik.
5) Mengirimkan barang pesananKecuali jika pelanggan mengambil
sendiri barang pesanannya di pangkalan pengiriman, barang tersebut
harus secara fisik disampaikan kepada pelanggan. Sebelum
disampaikan, barang ini biasanya dikemas lengkap dengan slip
pengemasannya. Selanjutnya barang dikirim dengan menggunakan wahan
pengiriman milik perusahaan, melalui jasa pengiriman swasta,
melalui jasa pos, atau dengan menggunakan jasa kurir
independen.
6) Menagih pelangganPenyiapan tagihan sudah dibahas dalam judul
entri pesanan. Tetapi penagihan belum selesai sampai tagihan
tersebut disampaikan untuk mendapatkan pembayaran. Surat tagihan
menegaskan tanggal jatuh tempo pembayaran seringkali dicantumkan
juga potongan harga untuk pembayaran sebelum tanggal jatuh tempo.
Macam penagihan lain terjadi bilamana perusahaan eceran menerima
kartu kredit yang dikeluarkan oleh bank atau lembaga keuangan
independen. Dalam hal ini, perusahaan pengecer tadi mengirimkan
slip penjualan ke bank yang bersangkutan dan segera menerima uang
tunai. Bank ini kemudian menagih pelanggan melalui tagihan bulanan.
Sampai disini sebagian besar fungsi yang menyangkut penjualan itu
sendiri telah diselesaikan.
7) Menerima dan menyetor pembayaran tunaiUang tunai dari
pelanggan dapat diterima melalui pos atau langsung di tempat
penjualan. Setiap penerimaan tunai segera dicatat begitu diterima.
Sebaiknya semua jumlah yang diterima dicatat pada slip penyetoran
pada hari yang sama dan segera disetorkan ke bank perusahaan. Cara
menerima uang tunai adalah melalui sistem tagihan kotak pos. Dengan
sistem ini pelanggan mengirimkan bukti pembayarannya ke kotak pos,
menyetorkan pembayaran ke rekening perusahaan kreditor, dan
menyiapkan daftar rinci untuk perusahaan tersebut.
8) Menangani piutangCatatan piutang yang terpisah harus
ditangani untuk setiap pelanggan kredit yang aktif. Setiap tagihan
didebetkan ke rekening ini, sementara setiap penerimaan tunai
dikreditkan ke rekening tersebut. Saldo piutang akan muncul pada
rekening selama pembayaran belum dilakukan sepenuhnya.
9) Membukukan transaksi ke buku besar umumIkhtisar transaksi
penjualan dan penerimaan tunai dibukukan ke buku besar umum. Fungsi
ini yang menggambarkan antarmuka antara siklus pendapatan sistem
atau siklus buku besar umum.
10) Menyiapkan laporan keuangan dan keluaran keluaran lain yang
dibutuhkanBerbagai keluaran dihasilkan sebagai hasil samping dari
fungsi siklus pendapatan yang telah disebutkan di atas. Satu contoh
yang telah disinggung adalah laporan bulanan untuk pelanggan.
Ikhtisar penjualan dan penerimaan tunai, berkaitan dengan daftar
jurnal. Laporan keuangan mulai dari jadwal jatuh tempo piutang
sampai ke analisis penjualan biasanya dipandang perlu juga. Jika
digunakan sistem berdasarkan komputer online, tayangan setiap
rekening dan informasi-informasi spesifik lainnya juga dapat
disediakan.
2.4 Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan2.4.1. Entri Pesanan
Penjualan (Sales Order Entry)Meliputi Mengambil pesanan penjualan ,
Persetujuan kredit Memeriksa persediaan, Menjawab permintaan
pelanggan.a) Entri pesanan penjualan, ANCAMAN nya meliputi :
Pesanan pelanggan tidak lengkap atau tidak akurat Penjualan kredit
memiliki catatan kredit yang buruk Legitimasi pesanan Habisnya
persediaan, biaya penggudangan dan diskon
b) Entri pesanan penjualan, PROSEDUR PENGENDALIAN meliputi :
Pemeriksaan edit entri data Persetujuan kredit oleh bagian kredit
Tanda tangan dokumen Sistem pengendalian persediaan
2.4.2. PengirimanPengambilan dan Pengepakan pesananan Kartu
pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan entri pesanan
penjualan akan memicu proses pengambilan dan pengepakan.
Pengiriman pesanan, Departemen pengiriman membandingkan
perhitungan fisik persediaan dengan jumlah yang ditunjukan dalam
kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang ditunjukan dalam
salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian
pengiriman dari entri pesanan penjualan.
Pengiriman ancamannya meliputi : Kesalahan pengiriman Pencurian
persediaan Prosedur pengendalian meliputi : Rekonsiliasi pesanan
penjualan dengan kartu dan slip pengepakan Pengendalian aplikasi
entri data Batasi akses fisik kepersediaan
2.4.3. PENAGIHAN DAN PIUTANG USAHA Penagihan Dokumen dasar yang
dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan yang
memberitahukan pelanggan mengenai jumlah yang harus dibayar dan
kemana harus mengirimkan pembayaran. Pemeliharaan data piutang
usaha Fungsi piutang usaha yaitu menggunakan informasi dalam faktur
penjualan untuk mendebit rekening pelanggan dan mengkredit rekening
tersebut ketika pembayaran diterima. Dua cara dasar untuk
memelihara data piutang usaha :a) Metode faktur terbuka yaitu Para
pelanggan biasanya membayar sesuai jumlah faktur tiap penjualan.b)
Metode pembayaran gabungan yaitu Para pelanggan biasanya membayar
sesuai dengan jumlah yang diperlihatkanpada lap[oran bulanan, bukan
membayar setiap jumlah pada faktur penjualan.Penagihan dan piutang
usaha , ancamannya meliputi : 1. Kegagalan menagih pelanggan 2.
Kesalahan dalam penagihan 3. Kesalahan dalam memasukan data ketika
memperbaharui piutang Penagihan dan piutang usaha , prosedur
pengendaliannya meliputi : 1. Pemisahan fungsi pengeriman dan
penagihan 2. Pemberian nomer dokumen pengiriman secara
periodikPENAGIHAN KAS ANCAMAN 1. Pencurian kas PROSEDUR
PENGENDALIAN 1. Pemisahan tugas 2. Rekonsiliasi periodik laporan
bank
BAB IIIANALISIS DAN PEMBAHASAN
SIKLUS PENDAPATANSiklus pendapatan yang terjadi dibagi menjadi
dua sistem, yakni sistem pengelolaan penjualan dan sistem
pengelolaan penerimaan kas.3.1 SISTEM PENGELOLAAN PENJUALANSistem
pengelolaan penjualan dibagi menjadi dua jenis, hal ini dikarenakan
berbedanya perlakuan sistem penjualan atas beberapa produk yang
kemudian dikelompokkan menjadi produk umum dan juga produk khusus.
Produk umum yakni produk-produk pihak ketiga, aksesoris Apple, dan
juga keluarga iPod. Sedangkan untuk produk khusus adalah produk
Mac-Family yang terdiri dari Macbook, Macbook Pro, dan iMac. Gambar
3.1 DFD level 0 : Sistem pengelolaan penjualan3.1.1 SISTEM
PENGELOLAAN PENJUALAN PRODUK UMUMUntuk mendukung penjualan produk
Apple yang merupakan produk penjualan utama, perusahaan juga
menjual berbagai produk dari berbagai vendor lainnya. produk
tersebut berupa aksesories yang mendukung keperluan konsumen dalam
penggunaan produk Apple.3.1.1.1 Data flow diagram dari sistem
pengeolahan penjualam produk umum secara tunaiBerikut adalah data
flow diagram dari sistem pengelolahan penjualan produk umum secara
tunai dalam SOP perusahaan :
Gambar 3.2 Data-Flow Diagram Sistem Pengelolahan Penjualan Umum
Secara Tunai (SOP)Berdasarkan gambar 3.2 proses penjualan produk
umum secara tunai (SOP) dapat dijelaskan sebagai berikut:a. Pembeli
melakukan pengajuan pembelian produk.b. Pembeli mengisi database
customerc. Pembeli melakukan pembayaran secara tunaid. Kasir
memasukan database customer ke dalam i-Reap/SAP e. Kasir memasukkan
data penjualan kedalam i-Reap/SAPf. Kasir menyerahkan produk dan
satu lembar invoice kepada pembelig. Kasir mencetak daily sales
report disetiap akhir hari operasionalh. Kasir menyimpan daily
sales report, satu invoice atas setiap transaksi yang terjadi ke
dalam Store Sales DatabaseTerdapat beberapa kerancuan dalam SOP
penjualan produk umum secara tunai ini :a. Bentuk cetakan yang
dibuat bukanlah invoice, melainkan receipt. Kemungkinan hal ini
disebabkan oleh kesalahan tafsir yang mengartikan kuitansi sebagai
invoice. Tidak terdapatnya invoice karena pelanggan membayar dengan
menggunakan uang (cash).b. Dalam kenyataannya, komputer kasir
mencetak tiga buah receipt, bukannya dua. Receipt pertama diberikan
kepada pelanggan, yang kedua disimpan dalam database store dan yang
ketiga dikirimkan ke bagian akuntansi EMAX pusat. Dalam SOP,
menyatukan receipt (dalam DFD yakni invoice) yang dikirimkan ke
pusat dan yang semestinya disimpan dalam store database.c. Store
sales database (dalam DFD-SOP) berisikan lebih dari data penjualan,
dengan demikian akan jauh lebih tepat apabila ditulis Store
Database saja.d. Dalam SOP, Bank seakan menjadi entitas terakhir,
padahal dalam kenyataannya bagian akuntansi membutuhkan data bank
untuk melakukan rekonsiliasi.e. Tidak adanya picking ticket yang
seharusnya dikeluarkan oleh manager perusahaan, padahal terdapat
sebuah lembaran yang seharusnya dicetak, itulah picking ticket yang
kemudian dijadikan Stock Release Document. Efisiensi kertas dan
waktu dijadikan alasan dalam penghilangan dokumen ini, menjadi
hanya lisan saja. f. Daily Sales reporting kini bukan merupakan
prosedur dalam sistem penjualan, melainkan merupakan bagan dari
sistem penerimaan kas, semenjak pembaharuan i-Reap.g. Tidak adanya
keterangan level 0 atau level 1 dalam setiap proses membuat
analisis sulit untuk dilakukan.3.1.1.2 Data flow diagram dari
sistem pengelolaan penjualan produk umum secara non- tunai.Berikut
adalah data-flow diagram untuk sistem penjualan produk umum secara
non-tunai (SOP) :
Gambar 3.6 Data-flow diagram sistem pengelolaan penjualan produk
umum secara non-tunai (SOP)Berdasarkan gambar 3.6 yang merupakan
data flow diagram atas sistem penjualan produk umum secara
non-tunai :a. Pembeli melakukan pengajuan pembelian produkb.
Pembeli mengisi database customerc. Pembeli melakukan pembayaran
secara kredit dengan menggunakan kartu kreditd. Kasir melakukan
verifikasi dengan meminta tanda tangan customer pada invoice kartu
kredite. Kasir memasukkan database customer ke dalam SAPf. Kasir
memasukkan data penjualan ke dalam SAPg. Kasir menyerahkan produk
dan satu lembar invoice, serta satu lembar invoice kartu kredit
kepada pembelih. Kasir mencetak daily sales report disetiap akhir
hari operasionali. Kasir menyinpan daily sales report, satu invoice
atas setiap transasksi yang terjadi, dan satu invoice kartu kredit
atas setiap transaksi yang terjadi di hari tersebut ke dalam Store
Sales DatabaseTerdapat beberapa kerancuan dalam SOP penjualan
produk umum secara non-tunai ini :a. Tidak tepatnya penggunaan
kartu kata invoice, karena penggunaan kartu kredit pelanggan dalam
proses pembayaran, sehingga yang ada hanya digital settlemenent
dari mesin EDC ke bank. Karena proses online tersebut tidak akan
ada tagihan (invoice) langsung dari EMAX ke pelanggan, melainkan
pelanggan akan diberikan kuitansi (receipt) atas pembayaran yang
telah dilakukan menggunakan kartu kreditnya itu.b. Terdapat
pengecekan limit kartu kredit dan juga input approval code credit
card dalam modul i-Reap yang tidak dituliskan dalam DFD-SOP.c.
Termasuk kerancuan dalam point b sampai dengan g pada SOP penjualan
produk umum secara tunai.3.1.1.3 Flowchart dokumen pada sistem
penjualan produk umum secara tunai dan non-tunaiArus dokumen yang
terjadi pada sistem penjualan produk umum baik secara tunai atau
secara kredit dapat diilustrasikan dengan gambar 3.8 yang merupakan
gambar flowchart yang terjadi pada perusahaan atas transaksi
penjulan produk umum(SOP).
Gambar 3.8 flowchart sistem penjualan produk umum (SOP)Proses
arus dokumen yang terjadi pada gambar 3.8 atas sistem penjualan
produk umum secara tunai dapat dijabarkan sebagai berikut:a.
Pembeli mengajukan customer orderb. Customer order diproses secara
manual terlebih dahulu dengan melakukan input data pembelic.
Menyiapkan sales order yang dimasukan langsung ke dalam i-Reap/SAP
dalam keadaan onlined. Pembeli melakukan pembayarane. Pembeli
memilih cara pembayaran tunai atau non-tunai (kredit)f. Jika
pembeli melakukan pembayaran dengan sistem kredit, kasir akan
meminta kartu kredit yang akan digunakan kemudian memasukan data
pembayaran ke dalam i-Reap/SAP dan memcetak dua lembar credit
invoiceg. Kasir menyerahkan satu lembar invoice beserta produk
kepada pembeli. Jika pembayaran dilakukan secara kredit, kasir juga
menyerahkan satu lembar credit invoiceh. Kasir menyiapkan dan
mencetak daily sales reporti. Kasir melakukan penyimpanan file atas
satu lembar invoice dsn daily sales report serta satu lembar credit
invoice jika pembayaran dilakukan secara kreditj. Data yang telah
diinput ke dalam i-Reap/SAP masuk ke dalam database online service
yang langsung men-update ke bagian akuntansiTerdapat kerancuan
dalam flowchart sistem penjualan produk umum tersebut: a. Karena
secara substansial pelanggan melakukan pembayaran selalu secara
tunai, maka penggunaan kata invoice atau credit invoice menjadi
kurang tepat dan seharusnya dituliskan sebagai receipt.b. Komputer
kasir mencetak bukan sebayak dua tapi tiga buah receipt untuk
pembayaran tunai dan tiga buah receipt plus tiga buah bank receipt
dari mesin EDC c. Receipt yang dicetak (baik bank receipt ataupun
receipt dari perusahaan) disalurkan dalam bentuk dokumen pada tiga
entitas; pelanggan, (untuk arsip), dan pihak akuntansi EMAX. d.
Arsip tersebut (offline file) juga dipergunakan untuk membuat daily
sales reporting, yang baru kemudian diserahkan pada bagian
akuntansi EMAX untuk mendukung online database yang ada. e. Daily
sales reporting kini bukan merupakan prosedur dalam sistem
penjualan, melainkan merupakan bagian dari sistem penerimaan kas,
semenjak pembaruan i-Reap. f. Tidak adanya pemisahan antara
prosedur penjualan produk umum tunai dan non-tunai. 3.1.2 Sistem
Pengelolaan Penjualan Produk Khusus Produk khusus meliputi produk
Macbook, Macbook Pro, Macbook Air dan iMac. Produk ini mendapatkan
perlakuan khusus karena dalam pelaksanaan penjualannya produk ini
dipantau langsung oleh produsen dan pihak perusahaan sebagai
distributor harus melakukan pelaporan atas beberapa hal ke
customer. 3.1.2.1 Data flow diagram dari sistem pengelolaan
penjualan produk khusus secara tunai Berikut adalah data-flow
diagram atas penjualan produk khusus secara tunai dalam SOP
perusahaan:
Gambar 3.11 Data-Flow Diagram Penjualan Produk Khusus Secara
Tunai Berdasarkan gambar 3.11 diatas yang merupakan data-flow
diagram atas penjualan produk khusus dengan sistem pembayaran
secara tunai, proses penjualan yang terjadi dapat dijelaskan
sebagai berikut : a. Pembeli melakukan pengajuan pembelian produk
b. Pembeli mengisi database pembeli c. Pembeli melakukan pembayaran
secara tunai d. Kasir memasukkan database pembeli ke dalam
i-Reap/SAP. e. Kasir memasukkan data penjualan ke dalam i-Reap/SAP.
f. Kasir atau Campus Rep. mengambil produk dari gudang g.
Perusahaan Rep. melakukan touch and go kepada pembeli h. Pembeli
mengisi Apple survey form sebanyak dua lembar dan kemudian
diserahkan kepada Kasir i. Kasir menyerahkan produk, satu lembar
Apple survey form, satu lembar invoice kepada pembeli. j. Kasir
mencetak daily sales report di setiap akhir hari operasional. k.
Kasir menyimpan daily sales report, satu invoice atas setiap
transaksi yang terjadi ke dalam Store Sales Database Terdapat
beberapa kerancuan dalam SOP penjualan produk khusus secara tunai
ini: a. Bentuk cetakan yang dibuat bukanlah invoice, melainkan
receipt. Kemungkinan hal ini disebabkan oleh kesalahan tafsir yang
mengartikan kuitansi sebagai invoice. Tidak terdapatnya invoice
karena pelanggan membayar dengan menggunakan uang (cash).b. Dalam
kenyataannya, komputer kasir mencetak tiga buah receipt, bukannya
dua. Receipt pertama diberikan kepada pelanggan, yang kedua
disimpan dalam database store, dan yang ketiga dikirimkan ke bagian
akuntansi EMAX pusat. Dalam SOP, menyatukan receipt (dalam DFD
yakni invoice) yang dikimkan ke pusat dan yang semestinya disimpan
dalam store database. c. Store sales database (dalam DFD-SOP)
berisikan lebih dari data penjualan, dengan demikian akan jauh
lebih tepat apabila ditulis Store Database saja. d. Dalam SOP, bank
seakan menjadi entitas terakhir, padahal dalam kenyataannya bagian
akuntansi membutuhkan data bank untuk melakukan rekonsiliasi. e.
Tidak adanya picking ticket yang seharusnya dikeluarkan oleh
manager perusahaan, padahal terdapat sebuah lembaran yang
seharusnya dicetak, itulah picking ticket yang kemudian dapat
dijadikan Stock Release Document. Efisiensi kertas dan waktu
dijadikan alasan dalam penghilangan dokumen ini, menjadi hanya
lisan saja. f. Daily sales reporting kini bukan merupakan prosedur
dalam sistem penjualan, melainkan merupakan bagian dari sistem
penerimaan kas, semenjak pembaruan i-Reap. g. Tidak adanya
keterangan level 0 atau level 1 dalam setiap proses membuat
analisis sulit untuk dilakukan. 3.1.2.2.1 Data flow diagram dari
sistem pengelolaan penjualan produk khusus secara non-tunai Berikut
pada gambar 4.13 merupakan data-flow diagram penjualan produk
khusus secara non-tunai (kredit).
Gambar 3.13 Data-Flow Diagram Penjualan Produk Khusus Secara
Kredit Proses yang terjadi pada gambar 3.13 yang merupakan data
flow diagram atas penjualan produk khusus secara kredit dapat
dijelaskan sebagai berikut : a. Pembeli melakukan pengajuan
pembelian produk. b. pembeli mengisi database pembeli. c. Pembeli
melakukan pembayaran menggunakan kartu kredit. d. Kasir melakukan
verifikasi dengan meminta tanda tangan pembeli pada invoice kartu
kredit. e. Kasir memasukkan database pembeli ke dalam i-Reap/SAP.
f. Kasir memasukkan data penjualan ke dalam i-Reap/SAP. g.
Perusahaan Rep. mengambil produk dari gudang h. Perusahaan Rep.
melakukan touch and go kepada pembeli i. Pembeli mengisi Apple
survey form sebanyak dua lembar dan kemudian diserahkan kepada
Kasir j. Kasir menyerahkan produk, satu lembar Apple survey form,
satu lembar invoice, serta satu lembar invoice kartu kredit k.
Kasir mencetak daily sales report di setiap akhir hari operasional.
l. Kasir menyimpan daily sales report, satu invoice atas setiap
transaksi yang terjadi, dan satu invoice kartu kredit atas setiap
transaksi yang terjadi di hari tersebut ke dalam Store Sales
Database. Terdapat beberapa kerancuan dalam SOP penjualan produk
khusus secara kredit ini: a. Tidak tepatnya penggunaan kata
invoice, karena penggunaan kartu kredit pelanggan dalam proses
pembayaran, sehingga yang ada hanya digital settlement dari mesin
EDC Perusahaan ke bank. Karena proses online tersebut tidak akan
ada tagihan (invoice) langsung dari EMAX ke pelanggan, melainkan
pelanggan akan diberikan kuitansi (receipt) atas pembayaran yang
telah dilakukan menggunakan kartu kreditnya itu. b. Terdapat
pengecekan limit kartu kredit dan juga input approval code credit
card dalam modul i-Reap yang tidak dituliskan dalam DFD-SOP
Perusahaan. c. Termasuk kerencuan dalam poin b sampai dengan poin g
pada SOP penjualan produk khusus secara tunai.3.1.2.3 Flowchart
dokumen pada sistem penjualan produk umum secara tunai dan kredit
Setelah memperhatikan data-flow diagram atas sistem penjualan
produk khusus baik secara tunai maupun kredit, gambar 3.14
merupakan SOP arus dokumen yang terjadi pada sistem penjualan
produk khusus baik secara tunai dan kredit. Menggambarkan proses
atas arus dokumen. Berikut adalah penjelasan atas proses yang
terjadi: a. Pembeli mengajukan customer order b. Customer order
diproses secara manual terlebih dahulu dengan melakukan input data
pembeli c. Kasir menyiapkan sales order yang dimasukkan langsung ke
dalam SAP dalam keadaan online dan mencetak dua lembar invoice atas
sales order d. Pembeli melakukan pembayaran, pembayaran dapat
dilakukan secara tunai dan secara non-tunai atau menggunakan kartu
kredit e. Kasir mencetak dua lembar invoice, jika pembayaran
dilakukan secara non-tunai maka kasir juga mencetak dua lembar
credit invoice f. Jika pembayaran dilakukan secara non-tunai, maka
kasir harus melakukan verifikasi atas credit invoice g. Perusahaan
Rep. menyiapkan produk dari gudang h. Perusahaan Rep. melakukan
touch and go kepada pembeli i. Pembeli mengisi dua lembar survey
form Apple j. Produk, satu lembar invoice dan satu lembar survey
form di serahkan kepada pembeli k. Kasir mencetak daily sales
report sebanyak satu lembar l. Kasir melakukan penyimpanan file
untuk satu lembar invoice, satu lembar survey form , dan satu
lembar credit invoice serta daily sales report m. Data yang telah
diinput ke dalam i-Reap/SAP masuk ke dalam database online server
yang langsung mengupdate ke bagian akuntansi. Terdapat kerancuan
dalam flowchart sistem penjualan produk umum tersebut: a. Karena
secara substansial pelanggan melakukan pembayaran selalu secara
tunai, maka penggunaan kata invoice atau credit invoice menjadi
kurang tepat dan seharusnya dituliskan sebagai receipt. b. Komputer
kasir mencetak bukan sebayak dua tapi tiga buah receipt untuk
pembayaran tunai dan tiga buah receipt plus tiga buah bank receipt
dari mesin EDC c. Receipt yang dicetak (baik bank receipt ataupun
receipt dari perusahaan) disalurkan dalam bentuk dokumen pada tiga
entitas; pelanggan, perusahaan (untuk arsip), dan pihak akuntansi
EMAX. d. Arsip tersebut (offline file) juga dipergunakan untuk
membuat daily sales report, yang baru kemudian diserahkan pada
bagian akuntansi EMAX untuk mendukung online database yang ada. e.
Tidak adanya kolom Accounting membuat proses dan arus dokumen ke
bagian akuntansi menjadi tidak terlihat. f. Daily sales reporting
kini bukan merupakan prosedur dalam sistem penjualan, melainkan
merupakan bagian dari sistem penerimaan kas, semenjak pembaruan
i-Reap. g. Tidak adanya pemisahan antara prosedur penjualan produk
umum tunai dan non-tunai. 3.2 Sistem Pengelolaan Penerimaan Kas
Sesuai dengan sistem pembayaran yang dilakukan oleh pembeli, sistem
pengelolaan penerimaan kas dapat diklasifikasikan menjadi
pembayaran tunai dan pembayaran non-tunai. 3.2.1Pengelolaan
penerimaan kas tunaiGambar 3.17 Data-Flow Diagram Pengelolaan
Penerimaan Kas Tunai (SOP) Berikut adalah penjelasan atas proses
penerimaan kas tunai yang terjadi berdasarkan gambar 3.17: a. Kasir
menerima pembayaran secara tunai dari setiap transaksi yang terjadi
selama periode tertentu dari pihak pembeli. b. Kasir akan melakukan
penyetoran atau submit kas kepada pihak Headquarter Cashier atau
bagian accounting setiap tanggal tertentu di setiap bulannya
melalui bank. Headquarter Cashier merupakan kasir EMAX pusat, yang
hanya dapat menginput data dalam SAP dan mengurutkan berbagai
invoice, sedangkan Headquarter Accounting merupakan bagian dari
EMAX yang dapat mengakses seluruh database akuntansi (memiliki
otorisasi) dalam SAP. c. Nilai yang disetor harus sesuai dengan
nilai penjualan secara tunai yang telah di masukkan secara online
ke dalam i-Reap/SAP. Terdapat beberapa kerancuan dalam SOP
pengelolaan penerimaan kas secara tunai ini: a. Bentuk cetakan yang
dibuat bukanlah invoice, melainkan receipt. Kemungkinan hal ini
disebabkan oleh kesalahan tafsir yang mengartikan kuitansi sebagai
invoice. Tidak terdapatnya invoice karena pelanggan membayar dengan
menggunakan uang (cash). b. Dalam kenyataannya, komputer kasir
mencetak tiga buah receipt, bukannya dua. Receipt pertama diberikan
kepada pelanggan, yang kedua disimpan dalam database store, dan
yang ketiga dikirimkan ke bagian akuntansi EMAX pusat. Dalam SOP,
menyatukan receipt (dalam DFD yakni invoice) yang dikimkan ke pusat
dan yang semestinya disimpan dalam store database. c. Karena proses
pengiriman uang menggunakan bank, seharusnya entitas tersebut
muncul dalam DFD-SOP, dan bukti setor (bank receipt) disipan dalam
store database. Berdasarkan kerancuan dan kekurangan dalam SOP
perusahaan, penulis mengusulkan SOP tentang DFD pengelolaan
penerimaan kas tunai3.2.2 Pengelolaan penerimaan kas non-tunaidata
flow diagram atas penerimaan kas non-tunai dapat dijelaskan sebagai
berikut : a. Kasir menerima pembayaran dengan menggunakan kartu
kredit dari pembeli b. Kasir melakukan submit pembayaran dengan
menggunakan mesin EDC dan melakukan submit bahwa penerimaan kas
secara kredit telah dilaksanakan pada i-Reap/SAP c. Submit
pembayaran yang dilaksanakan dengan menggunakan mesin EDC langsung
terkoneksi dengan bank yang bersangkutan. d. Headquarter accounting
menerima update atas penerimaan kas dari pihak kasir melalui input
yang dilakukan pada SAP e. Headquarter accounting melakukan
rekonsiliasi atas penerimaan kas dengan data yang diberikan dari
bank yang bersangkutan Terdapat beberapa kerancuan dalam SOP
penjualan produk khusus secara tunai ini: a. Bentuk cetakan yang
dibuat bukanlah invoice, melainkan receipt. Kemungkinan hal ini
disebabkan oleh kesalahan tafsir yang mengartikan kuitansi sebagai
invoice. Tidak terdapatnya invoice karena pelanggan membayar dengan
menggunakan uang (cash). b. Dalam kenyataannya, komputer kasir
mencetak tiga buah receipt dan bank receipt dari mesin EDC,
bukannya dua. Receipt pertama diberikan kepada pelanggan, yang
kedua disimpan dalam database store, dan yang ketiga dikirimkan ke
bagian akuntansi EMAX pusat. Dalam SOP, menyatukan receipt (dalam
DFD yakni invoice dan credit invoice) yang dikimkan ke pusat dan
yang semestinya disimpan dalam store database. 3.2.3 Flowchart
penerimaan kas tunai dan non-tunai Arus dokumen yang terjadi pada
proses penerimaan kas baik secara tunai dan non-tunai
diilustrasikan pada gambar 3.21:
Gambar 3.21Berdasarkan gambar 4.21 yang merupakan arus dokumen
atas penerimaan kas yang terjadi pada perusahaan baik secara tunai
maupun non-tunai, dapat dijabarkan sebagai berikut: a. Pembeli
melakukan pembayaran. b. Pembeli menetukan keputusan proses
pembayaran secara tunai atau non-tunai. c. Jika pembayaran
dilakukan secara tunai, kasir dapat langsung mengisi data
penerimaan kas pada i-Reap/SAP dan mencetak dua lembar invoice atas
transaksi yang terjadi. d. Jika pembayaran dilakukan secara
non-tunai, kasir melakukan submit kartu kredit ke mesin EDC
kemudian mencetak dua lembar credit invoice yang kemudian di
verifikasi dengan memberikan tanda tangan pembeli pada credit
invoice dan kemudian memasukkan data penerimaan kas ke dalam SAP
dan mencetak dua lembar invoice atas transaksi. e. Kasir melakukan
penyimpanan satu lembar invoice dan satu lembar credit invoice pada
store sales database (offline storage). f. Kasir menyerahkan satu
lembar invoice dan satu lembar credit invoice kepada pembeli
sebagai bukti pembayaran. g. Jika pembayaran dilakukan dengan
non-tunai, maka pihak bank akan secara otomatis melakukan update
atas nilai kas di bank. h. Pada akhir periode, pihak accounting
dapat melakukan rekonsiliasi atas penerimaan kas dengan melihat
store sales database (offline storage) dengan jumlah uang yang
disetorkan, atau jika pembayaran dilakukan secara non-tunai pihak
accounting dapat melakukan rekonsiliasi dengan melihat catatan pada
kas di bank, store sales database (offline storage) serta jumlah
uang yang disetorkan. Terdapat kerancuan dalam flowchart penerimaan
kas tersebut:a. Karena secara substansial pelanggan melakukan
pembayaran selalu secara tunai, maka penggunaan kata invoice atau
credit invoice menjadi kurang tepat dan seharusnya dituliskan
sebagai receipt. b. Komputer kasir mencetak bukan sebayak dua tapi
tiga buah receipt untuk pembayaran tunai dan tiga buah receipt plus
tiga buah bank receipt dari mesin EDC. c. Receipt yang dicetak
(baik bank receipt ataupun receipt dari myCampus) disalurkan dalam
bentuk dokumen pada tiga entitas; pelanggan, myCampus (untuk
arsip), dan pihak akuntansi EMAX. d. Terdapat kesalahan berupa
tidak adanya kelengkapan input-process-output dalam flowchart SOP
penerimaan kas dalam beberapa poin.e. SOP yang lama masih
berbasiskan penyetoran langsung pada bagian kasir EMAX pusat,
sehingga tidak mencerminkan penggunaan perantara bank pada fakta
lapangan terkini.
Perbaikan yang kami lakukan , yaitu :a. Penerimaan Kas Tunai
b. Penerimaan Kas Non Tunai
BAB IVKESIMPULAN
Salah satu tujuan dari sistem informasi adalah untuk membantu
pihak manajemen di dalam menjalankan bisnis perusahaan agar lebih
efisien dan efektif. Tujuan tersebut dapat dicapai melalui
pemrosesan transaksi yang terjadi dari sumber ekstern ataupun
intern dan persiapan keluaran seperti dokumen-dokumen operasional
dan laporan keuangan.Salah satu siklus penting dalam perusahaan
adalah siklus pendapatan. Siklus pendapatan merupakan proses yang
berasal dari peristiwa ekonomi yang menghasilkan pendapatan bagi
perusahaan, dimana didalamnya termasuk transaksi penjualan.Dengan
demikian dapat disimpulkan bahwa siklus pendapatan adalah rangkaian
aktivitas bisnis perusahaan yang berkaitan dengan pendistribusian
barang atau jasa kepada pelanggan yang berlangsung secara terus
menerus dan penagihan pembayaran dari hasil penjualan tersebut.
DAFTAR PUSTAKASistem informasi akuntansi mulyadi, Mulyadi 2001,
Mulyadi 2001 sistem akuntansiSistem Akunting dan Informasi Joseph
W. Wilikinson Binarupa Aksara Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem
Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga.Hall, James A. 2001. Sistem
Informasi Akuntansi Edisi 4 Buku 2. Jakarta: Penerbit Salemba
Empat.
17 | Siklus Penjualan -SIA