TUGAS SEKERTARIS DALAM PENYELENGGARAAN …astri.budiluhur.ac.id/wp-content/uploads/2010/03/abstrak-2-vol-7.pdf · dan wewenang masing-masing jabatan yang terdapat pada . stuktur organisasi,

TUGAS SEKERTARIS DALAM PENYELENGGARAAN PAMERAN

PADA V-MORE COMMUNICATION

Aah Kariah

E-mail: [email protected]

Didik Hariyadi Raharjo

E-mail: [email protected]

Akademi Sekretari Budi Luhur

Abstract

This study is aimed to know the several task of secretary in organizing an exhibition. This study is conducted in V-More Communication. The problem of this research is “what is the task of secretary in organizing an exhibition in V-More Communication”. This is a qualitative research. Meanwhile the methods in collecting data are; participation by the researcher, interview and literature study. The result of this study shows that the secretary faces many problem in organizing an exhibition, these are; the client give the lists of needed without the budget estimation, the client ask an exhibition in short period, the changes of layout of exhibition.

Key Words: Secretary, Exhibition, Task of secretary

A. Pendahuluan

1. Latar Belakang Masalah

Ketika strategi promosi melalui cara-cara konvesional di

anggap sudah tidak lagi tangguh untuk menangani persaingan.

Event Organizer (EO) berperan menciptakan konsep promosi

melalui aktivitas event yang unik, komunikatif, dan atraktif serta

mewujudkan konsep itu melalui proses persiapan hingga eksekusi

guna membantu mewujudkan tujuan promosi, dimana

diantaranya adalah mewujudkan brand-image dan popularitas

produk yang akhirnya berdampak pada meningkatnya angka

penjualan.

Perusahaan yang selalu memiliki produk-produk baru

sebelum memasarkan produknya biasanya mengadakan lounching

dan pameran terlebih dulu. Semakin ketatnya persaingan usaha,

menuntut produsen agar tampil dengan cara-cara yang lebih

kreatif dalam memasarkan produknya supaya bisa menarik

konsumen dan melakukan proses penjualan sesuai dengan target

dari perusahaan tersebut.

Dalam penyelenggaraan sebuah event seperti pameran,

seorang sekretaris sangat berperan penting, sekretaris

bertanggung jawab dalam perencanaan, pelaksanaan, dan

pelaporan, perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses

penetapan dan bagaimana hal tersebut dapat dicapai.

Perencanaan meliputi hal-hal yang dibutuhkan penyelenggaraan

pelaksanaan event tersebut. Seorang sekretaris berperan dalam

pembentukan penyelenggaraan pameran, dari mulai

pembentukan stuktur organisasi, pembentukan team work di

mana menjelaskan secara rinci pembagian tugas, tanggung jawab

dan wewenang masing-masing jabatan yang terdapat pada

stuktur organisasi, pembentukan team work yang solid sangat

penting karna perlu adanya pembagian tugas yang cukup

membantu untuk bisa menjalankan event tersebut.

Akan tetapi penyelenggaraan sebuah pameran tentu saja

tidak selalu berjalan dengan baik, terkadang terdapat beberapa

kendala misalnya di dalam koordinasi, pelaksaanan karena kurang

matangnya persiapan, administrasi yang terjadi karena kekeliruan

pada setiap pengeluaran, pengisi acara dan publikasi, hal ini harus

diatasi agar pelaksaan penyelenggaraan pameran berikutnya atau

yang akan datang dapat terlaksana dengan lebih lancar dan

efisien.

2. Rumusan Masalah

Dari urain latar belakang diatas maka rumusan masalah

pada penelitian ini adalah “Bagaimana Tugas sekretaris dalam

penyelenggaraan pameran pada Vmore Communication Event

Organizer.

3. Tinjauan Pustaka

a. Pengertian Sekretaris

Kata sekretaris menurut Kadarmo berasal dari bahasa latin

“secretum atau secretarium’’ yang berarti pejabat yang

memegang rahasia. Menurut Ernawati (2004:2) seorang sekretaris

adalah asisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor,

menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa

diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan,

serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup

wewenang.

Menurut pendapat Hendarto dan Tulusharyono (2003:1)

menyampaikan bahwa kata sekretaris berarti seseorang yang

diberi kepercayaan untuk memegang rahasia. Menurut Sumartono

dan Dwiantara sekretaris adalah seorang teknisi yang peduli.

Artinya, seorang sekretaris tidak hanya dicirikan dengan

kempetensi teknis yang tinggi tapi juga memiliki sikap mental

positif dan komitmen yang tinggi terhadap orang lain (customer)

dan organisasi atau perusahaan serta profesinya.

Berdasarkan beberapa definisi di atas maka dapat

disimpulkan bahwa sekertaris adalah seseorang yang bisa

membantu pekerjaan pimpinan secara baik, dapat menangani

masalah yang ada diperusahaan, dan dapat dipercaya untuk

menjaga rahasia perusahaan.

b. Tugas Sekretaris

Tugas seorang sekretaris menurut Ernawati (2004 : 14-17)

dapat di kelompokan menjadi tiga yaitu : tugas rurin, tugas

insidental, kreatif.

Adapun penjelasan dari ketiga tugas tersebut adalah sebagai

berikut :

1)Tugas Rutin

Tugas rutin yaitu tugas umum yang hampir setiap hari di

hadapi dilaksanakan tanpa perlu menunggu perintah khusus

dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus

diselesaikan, sesuai dengan job description-nya.

Tugas rutin mencakup :

a) Membuka surat masuk untuk pimpinan

b) Menyusun/membuatkan untuk kepentingan pimpinan

(korespondensi)

c) Menerima tamu dan bertamu mewakili pimpinan

d) Menerima telepone dan menelpon

e) Mengerjakan filing (berkas)

f) Mengatur jadwal kegiatan dan kerapihan kantor untuk

menciptakan kenyamanan kerja

g) Menyiapkan pembuatan laporan

h) Mengelola kas kecil (petty cash)

jadi setiap sekretaris harus mampu melaksanakan tugas-tugas

rutin tanpa disuruh atau diinstruksikan oleh pimpinannya.

2)Tugas insidental

Tugas insidental yaitu tugas yang tidak setiap hari di

hadapi oleh sekretaris, hanya akan dilaksanakan apabila ada

instruksi khusus dari pimpinan. Pemberian tugas khusus

biasanya berdasarkan unsur kepercayaan pimpinan kepada

sekretarisnya bahwa ia dianggap mampu dan bisa diandalkan

untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu.

Adapun yang termasuk tugas melaksanakan instruksi

(tugas-tugas khusus) antara lain:

a) Mempersiapkan rapat (mulai dari menyusun daftar orang

yang akan diundang, membuat surat undangan, mengatur

ruangan rapat serta menyediakan segala bahan yang

dibutuhkan untuk rapat tersebut).

b) Mengatur makan siang/makam malam pimpinan dengan

relasinya.

c) Mengurus masalah dengan bank

d) Mendatangi perusahaan lain atau instansi pemerintah untuk

mencari informasi atau menyampaikan informasi

e) Mengurus perjalanan dinas pimpinan (mulai dari

pemesanan tiket, booking hotel, menyusun agenda

perjalanan pimpinan sampai pada Catatan pengeluaran

biaya perjalanan dinas).

f) Menyusun surat-surat yang bersifat rahasia

Agar dapat melaksanakan tugas insidental, sekretaris

mulai melaksanakannya harus benar-benar memahami makna

dan maksud instruksi, jika kurang paham sebaiknya bertanya,

tetapi jangan terlalu mendetail dan jangan menanyakan

bagaimana cara melaksanakannya. Akan tetapi sekretaris harus

berusaha keras agar dapat menyelesaikan semua tugas yang

diinstruksikan pimpinan dengan baik dan benar.

3)Tugas kreatif

Tugas kreatif yaitu tugas yang tidak termasuk rutin,

tetapi harus inisiatif sendiri tanpa atau tanpa diperintah oleh

pimpinan, namun wajib sendiri tanpa diminta atau tanpa

diperintah oleh pimpinan, namun wajib dilaksanakan dengan

baik oleh sekretaris. Pada prinsipnya sekretaris harus dapat

mencari sendiri apa yang perlu dikerjakannya asalkan

menguntungkan perusahaan secara umum dan pimpinannya

secara khusus. Lingkup tugas kreatif tidak terbatas, asalkan

tidak menyimpang atau bersebrangan dengan tugas yang

dikerjakan pimpinanya. Beberapa contoh kreatif :

a) Mengirimkan bunga atau surat ucapan selamat kepada

pimpinan yang memperroleh promosi jabatan.

b) Menbuat kliping iklan atau artikel yang di butuhkan

perusaan.

c) Membuat perencanaan kerja

d) Mengumpulkan brosur, price list dari berbagai macam

pameran yang berguna untuk perusahaan.

e) Mempelajari organisasi, peraturan kerja, product

knowledge, budaya perusahaan.

f) Mengembangkan diri dengan mengikuti berbagai macam

pelatihan, lokarya, seminar ataupun kursus-kursus maupun

pendidikan yang menunjang pekerjaan.

c. Pengertian pameran

Pameran menurut Evelina (2005:25) merupakan bagian dari

kegiatan praktis dari Humas yang intinya untuk melakukan

promosi di bidang produk dan jasa secara langsung kepada

masyarakat umum, sebelum kita memutuskan untuk mengadakan

sebuah pameran, terlebih dahulu perlu dijajaki berbagai

kemungkinan untuk menghindari kegagalan dalam pelaksanaan

pameran.

Ruslan (2003:23) mendefinisikan pameran sebagai acara

yang dilaksanakan untuk mendapatkan perhatian media atau

khalayak dalam sebuah ajang khusus yang di rancang dan digelar

secara spesial dalam kemasan secara kehumasan perusahaan

yang di kaitkan dengan kegiatan atau peristiwa tertentu.

d. Tujuan pameran

Menurut Evelina (2005:7) Tujuan pameran adalah untuk

memperkenalkan produk-produk baru untuk mendapatkan

pembeli dalam jumlah besar dan bertujuan untuk mendapatkan

konsumen potensial. Terbuka kesempatan yang cukup besar bagi

perusahaan untuk membujuk pengunjung yang datang ke acara

pameran agar melihat atau membeli sesuatu yang di tawarkan

pada pameran tersebut. Biasanya pesanan-pesanan dalam jumlah

besar terjadi dalam pameran, selain itu di dalam pameran pembeli

dan penjual bisa langsung bertemu.

e. Langkah-langkah penyelenggaraan pameran

Menurut Evelina (2005:15-24) terdapat beberapa langkah-

langkah penyelenggaraan pameran sebagai berikut :

1) Perencanaan pameran

Menurut Evelina (2005:16-24) Perencanaan pameran

yang matang akan menghasilkan sebuah pameran yang

berkualitas, dalam merencanakan pameran sebagai pedoman

penyelenggaraan pameran yang berlaku untuk semua

kegiatan pameran, yaitu:

a) Menentukan tema

Tema sangat penting untuk menentukan langkah

selanjutnya, pameran yang menentukan tema akan

memunculkan sesuatu fenomena baru dan banyak

mendapat perhatian dari calon peserta pameran maupun

pengunjung pameran.

b) Mengadakan penelaahan

Sebelum event dilaksanakan, event organizer harus

melakukan kegiatan survey atau study

pendahuluan/kelayakan. Guna untuk menjajaki berbagai

hal yang terkait dengan kegiatan event sehingga tidak

menjadi kesalahan dari segi waktu, lokasi, kesiapan SDM

target peserta pameran dan target pengunjung pameran

yang di harapkan.

c) Pemilih/penentuan kontraktor pameran (booth contractor)

Kontraktor pameran berfungsi membangun stand-

stand pameran dengan berbagai kelengkapan.

d) Penetapan jenis pameran

Tugas dari penyelenggaraan adalah

mengindentifikasi apakah pameran bersifat umum atau

hanya di peruntukan bagi audiens tertentu.

e) Menentukan sumber daya manusia

Sumber daya manusia yang dimaksud di sini adalah

orang ang terlibat dalam kepanitiaan pameran dan

mereka adalah sebuah tim work yang benar-benar dapat

di andalkan.

f) Menentukan acara pendukung

Pameran yang dikemas beserta sejumlah program

acara akan memudahkan pengunjung untuk mengikuti

acara-acara yang akan disajikan.

g) Menentukan design stand dan ukuran stand serta

dekorasi di arena pameran

Luas stand sangat tergantung dari barang yang

dipamerkan, untuk masalah seputar stand dan dekorasi

ini perlu ditunjuk supervisior lapangan yang bertugas dan

bertanggung jawab terhadap masalah lapangan.

h) Technical meeting

Technical meeting diadakan untuk semua unsur yang

terkait dalam pameran, yaitu seluruh perwakilan peserta

pameran dari tempat penyelenggara pameran,

perwakilan dari tempat penyelenggaraan/pengelola

gedung, para supplier sound system, perlengkapan

elektronik, kontraktor partisi, teknisi listrik, petugas

dekor, kontraktor panggung, para wartawan juga hadir

dalam pertemuan ini.

2) Persiapan pameran

Menurut Evelina (2005:28-44) beberapa hal dalam

persiapan pameran adalah

a) Pengamatan pasar

Sebelum kita melakukan pameran sangat perlu

mengadakan pengamatan pasar/target pengunjung,

lokasi dan waktu.

b) Segmentasi dalam kegiatan event pameran

Sebelum kita mengadakan pameran kita perlu melakukan

pemetaan terhadap publik yang dijadikan sasaran, waktu,

situasi, media yang akan digunakan.

c) Kreativitas dalam event pameran

Sebagai EO pameran perlu membuat kreativitas-kreativitas

yang menimbulkan daya tarik bagi pengunjung.

d) Sarana pendukung kegiatan pameran

Sarana pendukung dapat diartikan sebagai fasilitas-fasilitas

yang harus dipenuhi untuk mendukung keberhasilan

sebuah penyelenggaraan event mulai dari tahap

perencanaan hingga terlaksananya event tersebut

e) Pembiayaan pameran

Dalam membuat laporan pembiayaan event pameran

dapat kita kategorikan sebagai biaya yang masuk (Cash in)

dan biaya yang keluar (Cash out)

3) Pelaksanaan pameran

Menurut Evelina ( 2005:80-89) hal yang mendukung

keberhasilan sebuah acara atau pameran terkait dalam hal-

hal berikut :

a) Membuat floor plan

Floor plan pameran adalah merupakan visualisasi (gambar teknis

dan skalatis) tata letak stand secara keseluruhan pada sebuah

event pameran di suatu tempat dalam waktu tertentu, floor plan

yang baik adalah

1) Floor plan yang dapat menampilkan sebuah event

pameran secara padat berisi, atraktif serta fungsional.

2) Pengaturan sirkulasi yang memungkinkan seluruh sudut

pameran dapat terjelajahi oleh pengunjung.

3) Penggunaan area pameran secara efektif dan efisien.

b) Marking

Adalah penentuan titik batas sebuah stand di sebuah event

pameran/floor plan/lay out pameran yang dibuat dalam

kertas dipetakan ke ukuran aslinya di lapangan.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam marking

adalah

1) Marking harus sesuai dengan floor plan revisi

terakhir yang telah disetujui oleh penyelenggaraan

pameran.

2) Setiap perubahan marking karena masalah yang

timbul di lapangan harus disetujui oleh

penyelenggaraan pameran.

3) Official contractor berkewajiban menguasai seluruh

pembangunan stand agar sesuai dengan titik batas

stand yang telah di-marking.

4) Setelah marking selesai official contractor dan

organizer harus bersama-sama mengadakan

pengecekan ulang sebelum contractor stand boleh

mulai membangun.

c) Set up (pembangunan stand) partisi pameran

Tugas organizer dalam masa pembangunan stand adalah

mengawasi agar stand peserta pameran dapat selesai pada

waktunya dan sesuai dengan ketentuan-ketentuan

tertuang dalam manual book.

d) Agenda acara/show days

Jadwal acara selama pameran berlangsung sudah

dicantumkan di buku acara atau terdapat di katalog

pameran. EO hanya perlu melakukan koordinasi dengan

para pengisi acara agar masing-masing acara tidak

tumpang tindih dan berjalan sesuai jadwal.

e) Parkir dan keamanan

Masalah perparkiran dan keamanan kendaraan yang

digunakan para peserta pameran dan pengunjung

pameran, kontraktor pameran termasuk panitia dari EO

menjadi tanggung jawab EO, biasanya pihak pengelola

gedung akan memberikan jatah parkir gratisdan tempat

khusus bagi pihak-pihak yang terkait.

f) Sejarah terima barang

Dalam suatu penyelenggaraan pameran ada ketentuan

yang menyangkut keamanan barang display

g) Konsumsi dan akomodasi

Konsumsi dan akomodasi diberikan kepada seluruh

petugas dari pihak EO sedangkan petugas jaga dari stand

masing-masing adalah kewajiban dari pemilik stand untuk

menyediakan makanan.

h) Information

Tugas dari bagian informasi ini untuk memberikan

keterangan dari penjelasan yang diperlukan oleh peserta

pameran dan pengunjung pameran

i) Peralatan komunikasi

Dalam pameran peralatan komunikasi yang biasa

digunakan adalah handly talk, sound system, mike, selain

itu juga dapat menggunakan hand phone.

j) Kebersihan dan kenyamanan ruangan pameran

Pameran yang berlangsung lebih dari satu hari biasanya

disediakan beberapa petugas yang bertanggung jawab

untuk tetap menjaga kebersihan dan kenyamanan dalam

ruangan pameran.

k) Sarana umum (restoran,kantin, toilet,dan atm)

Di dalam arena pameran, perlu disediakan beberapa

fasilitas umum sebagai penujang sebuah pameran.

4) Dokumentasi hasil pameran

Membuat dokumentasi dari setiap pameran, seperti

laporan lengkap sebuah kepanitiaan ysng berisi, antara lain :

a) Proposal pameran

b) Susunan panitia pameran

c) Surat menyurat tentang pamerana

d) Laporan keuangan dan pembiayaan pameran

e) Laporan tentang jalannya pameran

f) Dokumentasi foto-foto dan rekaman video

g) Dokumentasi iklan dan pemberitaan di media massa

tentang pameran

h) Tuliskan kendala dan hambatan yang terjadi sebelum dan

sesudah pameran

i) Dan berbagai hal lain yang dianggap perlu

Laporan pameran ini sangat membantu, bila kita ingin

mengetahui sesuatu hal tentang pameran serupa atau

sebagai bahan pembanding untuk pameran berikut.

f. Event Organizer

Kata Event Organizer menurut Megananda dan Wijaya

(2009:1 ) terdiri dari dua kata dalam bahasa inggris, yaitu event

dan organizer. Dalam bahasa indonesia event berarti acara,

sedangkan organizer berarti pengatur. Pengertiannya adalah

yaitu pihak yang mengatur acara, tetapi jika di perdalam pada

aktivitas yang di lakukan akan menjadi sangat rumit karena

pengatur yang di maksud bukan hanya satu orang, melainkan

terdiri dari tim dengan banyak anggota yang masing-masing

membawahi sesuai dengan keahliannya.

4. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah:

a. Untuk mengetahui tugas sekretaris dalam EO Vmore

Communication dalam melaksanakan sebuah pameran.

b. Untuk mengetahui kendala yang di hadapi saat penyelenggaraan

pameran.

B. Metode Penelitian

Penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan metode

analisa data deskriptif. Adapun beberapa langkah yang dilakukan

peneliti dalam mengumpulkan data adalah sebagai berikut:

1. Partisipasi Observasi yaitu, melalui teknik observasi data

diambil dari hasil pengamatan Peneliti pada saat pelaksanaan

pameran berlangsung dilakukan.

2. Wawancara yaitu, dengan mewawancarai Sekertaris utama

tentang bagaimana proses penyelenggaraan pameran yang

diadakan oleh Vmore Communication.

3. Studi Kepustakaan yaitu, data-data yang bersumber dari buku-

buku tentang Event Organizer, media massa dan website

sebagai materi pembuatan bahan laporan ini.

C. Hasil dan Pembahasan

1.Tugas Sekertaris Pada Vmore Communication Dalam

Penyelenggaraan Pameran

Dalam prores penyelengenggaraan pameran seorang

sekertaris mempunyai tugas dari mulai tahap awal sampai dengan

tahap akhir. Adapun tugas-tugas yang dimaksud adalah sebagai

berikut :

a. Menangani persiapan meeting dengan pimpinan dan

klient

Tugas yang dilakukan oleh sekretaris pada Vmore

communication adalah menangani persiapan meeting yang akan

dilakukan di kantor atau diluar lingkungan kantor, baik dalam

kota maupun luar kota maka sekretaris bertugas penuh

mengatur tempat meeting dan keperluan meeting apa saja yang

dibutuhkan pada saat meeting berlangsung. Meeting yang

dilakukan di luar kantor biasanya tempat yang digunakan adalah

cafe-cafe, restoran, mall atau hotel, sekretaris bertugas

mengurus persiapan meeting, resevasi tempat,dan memastikan

perlengkapan meeting benar-benar tersedia. Karena persiapan

meeting adalah salah satu pekerjaan yang tidak dapat

dilepaskan dari tanggung jawab seorang sekertaris. Tanggung

jawab sekretaris sebagai pendamping pimpinan dalam meeting

dengan klient salah satunya sekretaris sebagai notulen

meringkas hasil rapat yang akan diserahkan kepada bagian

produksi. Selanjutnya bagian produksi akan membuat konsep

acara sesuai dengan keinginan klient.

b. Melakukan persiapan event pameran

Setelah EO terpilih oleh klient untuk menyelenggarakan

event pameran maka sekretaris harus melakukan persiapan

mulai dari menyewa gedung atau mall, konsumsi pengisi acara

dan lain-lain, khusus untuk tempat pelaksanaan pameran

sekretaris akan berkoordinasi dengan pihak gedung atau mall

untuk penyelenggaraan event tersebut.

c. Membentuk team work

Dalam penyelenggaraan event pameran sekretaris

bertugas membentuk team, setiap team harus bertanggung

jawab pada tugasnya masing-masing dan dapat bekerja

dengan baik dibawah tekanan, pantang menyerah, dan tidak

suka mengeluh, selain itu team work harus berkoordinasi

dengan sekretaris, dan sekretaris bertanggung jawab pada

proses penyelenggaraan mulai dari tahap awal sampai dengan

tahap akhir secara umum berjalan dengan baik.

d. Membuat susunan acara

Susunan acara bertujuan untuk merancang atau

menyusun acara supaya terkoordinasi dengan baik, singkat,

padat, dan jelas. Dalam susunan acara terdapat rangkaian

acara, siapa saja yang menjadi pengisi acara, durasi untuk

pengisi acara supaya sesuai dengan jadwal waktu yang sudah

ditentukan, dan bertanggung jawab terhadap tugasnya

masing-masing.

e. Berkoordinasi dengan artis dan talent

Dalam proses penyelenggaraan seorang sekretaris

bertugas berkoordinasi dengan para artis & talent pengisi

acara, sekretaris harus bernegosiasi untuk mendapatkan harga

artis & talent yang sesuai dengan anggaran. Sekretaris

mempunyai tugas menghubungi artis & talent untuk

menanyakan jadwal dan honor, jika sudah menemukan

kesepakatan harga, sekretaris akan memberikan briefing

tentang rangkaian acara, kostum yang harus digunakan, dan

menyiapkan semua kebutuhan pengisi acara saat rangkaian

acara berlangsung. Seorang sekretaris bertanggung jawab

untuk semua pengisi acara mulai dari pembawa acara,

penyanyi, band, sales promotion girl dan pihak-pihak lain yang

menjadi bagian pengisi acara.

f. Final meeting

Final meeting diadakan untuk semua pihak pendukung

acara dalam penyelenggaraan pameran, mulai dari klient, artis

pengisi acara yang terkadang diwakili oleh manager atau

asitennya, talent, bagian produksi yang mempunyai tugas

mulai dari panggung, sound sistem , konsumsi, dan team

work, hingga pengelola gedung atau mall. Biasanya dalam final

meeting ini membahas kesiapan konsumsi, susunan acara ,

daftar lagu dari pihak artis, kostum untuk talent dan team

work, hingga meeting dari klient kepada pengisi acara seputar

pemahan produk yang akan di pasarkan, hingga informasi

tentang apa yang boleh disampaikan dan yang tidak boleh

disampaikan selama acara berlangsung supaya acara berjalan

dengan lancar.

2. Permasalahan yang dihadapi oleh sekretaris Vmore

Communication dalam penyelenggaraan pameran:

a. Dalam persiapan pameran masalah yang ditemui oleh

sekretaris adalah pada saat meeting dengan pimpinan dan

klient. Klient meminta mengerjakan event pameran tanpa

memberikan nilai budget yang dianggarkan. Oleh karena itu

sekretaris berkewajiban untuk konsultasi dengan bagian

produksi dan keuangan mengenai konsep event dan anggaran.

Untuk konsep event sekretaris harus berkoordinasi dengan

bagian produksi, sedangkan untuk anggaran berkoordinasi

dengan bagian finance.

b. Klient memberikan jangka waktu dua minggu untuk

menyerahkan laporan. Sekretaris akan menyerahkan hasil

meeting kepada bagian produksi dan keuanagan untuk

membuat konsep event & anggaran yang akan dikeluarkan.

Akibat dari jangka waktu yang diberikan oleh klient terlalu

pendek maka klient akan mengundang beberapa EO untuk

mengadakan sistim tender dan memilih EO mana yang akan

dipakai untuk penyelenggaraan pameran. Dampak dari waktu

yang terlalu mendadak bisa kalah tender dengan EO lain.

Untuk mengatasi masalah ini tim harus bekerja sama untuk

membuat konsep yang kreatif dengan budget yang minimalis,

contohnya Vmore communication mengadakan game di akhir

acara dan memberikan doorprize serta memberikan souvenir

kepada para tamu undangan.

c. Vmore communication mempunyai kendala dilapangan pada

saat pelaksanaan pameran, itu terjadi karena masalah waktu

loading atau set up yang pendek dari pihak gedung, akibatnya

bila ada perpanjangan waktu bisa menambah biaya kepada

pihak gedung, supaya hal ini tidak terjadi sebaiknya sekretaris

bekerjasama dengan pihak gedung melakukan pendekatan

meminta pengertian perpanjangan waktu dan mengkoordinir

dengan pengisi acara untuk tampil sesuai dengan waktu yang

sudah ditentukan pada susunan acara,

d. Kendala lain adalah perubahan design dan penambahan item

pameran yang mendadak dari pihak klient. Sekertaris hanya

berkoordinasi pada bagian produksi, untuk mengubah design

dan penambahan item sesuai dengan keinginan klient, jika hal

ini terjadi akibatnya akan ada perubahan layout yang sudah

diset sebelumnya. Untuk mengatasi permasalahaan ini

sebaiknya bagian produksi memberikan laporan kepada klient

selama proses persiapan pameran berlangsung. Bagian

produksi memastikan sehari sebelumnya kepada klient supaya

tidak ada perubahan design atau penambahan item yang

mendadak, jika itu terjadi sebaiknya perubahan dilakukan pada

malam hari supaya tidak mendadak dalam persiapan dan tidak

ada pihak yang dirugiakan. Sekretaris harus bisa mengerti

keinginan klient dan segala sesuatu proses penyelenggaraan

pameran harus disetujui oleh klient, tidak ada hal diluar

sepengetahuan dari klient.

e. Artis sering datang terlambat pada hari -H dikarenakan tidak

mengikuti final meeting, hal ini disebabkan karena sekretaris

tidak mengingatkan para pengisi acara supaya tidak datang

terlambat. Dampak dari masalah ini adalah dapat membuang

waktu, mengubah susunan acara yang telah dibuat, dan dapat

mengecewakan klient. Seharusnya semua pengisi acara

standby dilokasi satu jam sebelum acara dimulai dan mengikuti

final meeting supaya tidak terjadi keterlambatan dan miss

communitation. Sekretaris bekerja sama dengan tim yang

mengurus pengisi acara untuk menghubungi pengisi acara

supaya tidak datang terlambat. Solusi untuk mengatasi

masalah ini agar tidak mengecewakan berbagai pihak

sekretaris seharusnya berkoordinasi dengan pengisi acara lain

supaya tampil terlebih dahulu untuk mengisi waktu luang

sampai artis pengisi acara datang.

f. Kendala internal yang terjadi pada penyelenggaraan pameran

adalah lebih ke arah personal tim itu sendiri, kalau tidak

terkoordinir maka job desknya bisa berantakan, tim yang

lambat dalam melakukan tugasnya bisa menjadi masalah dalam

penyelenggaraan pameran, tim harus bertanggung jawab pada

tugasnya masing-masing. Namun masih saja ada tim yang

sudah mempunyai tanggung jawab sesuai dengan tugasnya

masing-masing tetapi tidak melakukan tugasnya dengan baik.

Terkadang sekretaris mengerjakan sesuatu yang bukan

pekerjaanya misalnya saja persiapan konsumsi, sudah

waktunya makan siang tapi konsumsi masih dalam perjalanan,

Sekertaris harus rturun tangan menanyakan langsung kepada

pihak katering agar makanan di percepat sampai ke lokasi.

Sekretaris akan membantu tim membawakan makanan yang

datang terlambat dan membagikan kepada semua pengisi

acara dan tim untuk makan siang. Solusinya sekretaris harus

bisa mengerjakan yang bukan dari bagian tugasnya karena

sekretaris mempunyai tanggung jawab dari mulai tahap awal

sampai dengan tahap akhir pameran berlangsung.

D. Kesimpulan

Dari uraian yang telah di jelaskan pada bab IV maka

penulis mengambil kesimpulan bahwa sekretaris tidak hanya

bekerja di lingkungan kantor tapi sekretaris bisa bekerja

dilapangan seperti dalam Penyelenggaraan Pameran Pada Vmore

Communication dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Penyelenggaraan pameran secara umum dapat berjalan

dengan lancar, namun terdapat beberapa kendala yang perlu

diatasi agar penyelenggaraan pameran untuk masa yang

akan datang dapat berjalan dengan lancar.

2. Vmore communication tidak pernah mengajarkan bagaimana

cara membuat konsep event dan anggaran, akibatnya

sekretaris tidak mengetahui cara membuat konsep dan

anggaran.

3. Jangka waktu yang diberikan klient terlalu mendadak

mengakibatkan bisa kalah tender.

4. Dalam penyelenggaraan pameran sekretaris harus

memberikan laporan, dan memastikan perubahan sehari

sebelumnya kepada klient supaya tidak ada design layout

dan penambahan item yang mendadak.

5. Kendala-kendala dalam penyelenggaraan pameran oleh

Vmore Communication antara lain adalah artis sering datang

terlambat,

Daftar Pustaka

Ernawati, Ursula, Pedoman Lengkap Kesekretarisan Untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris, Cetakan I, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2004.

Evelina, Lidia, Dra., Event Organizer Pameran Jakarta: PT. Index,

2005. Hendarto, dan Tulusharyono, Menjadi Sekretaris Profesional,

Cetakan k-2, PPM, Jakarta, 2004.

Kadarmo, Siwi, Dr., Sekretaris dan Tugas Sekretaris, Jakarta: Nina Dinamika, 1994.

Mega Nanda, dan Wijaya Ariffin Johanes 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer, Jakarta, PT Bhuana Ilmu Populer, 2009.

Ruslan, Rosady, Managemen Public Realition & Media Komunikasi:

Konsepsi dan Aplikasi, Jakarta, PT. RajaGrafindo Persada, 2003.