-
1
TUGAS MK. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Oleh
Adithia Anggraeni (K15161114)
E63
EVALUASI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI SECARA INSOURCING,
COSOURCING DAN OUTSOURCING
Dosen Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc (CS)
PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN
BOGOR
BOGOR 2017
-
2
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI
..........................................................................................................................i
................................................................................................................................................
DAFTAR GAMBAR
.............................................................................................................ii
I. PENDAHULUAN
...........................................................................................................4
1.1. Latar Belakang
.........................................................................................................4
1.2. Tujuan
.......................................................................................................................4
II. PEMBAHASAN
..............................................................................................................5
2.1. Pengembangan Sistem Informasi Pendekatan Insourcing
........................................5
2.2. Pengembangan Sistem Informasi Pendekatan Outsourcing
.....................................7
2.3. Pengembangan Sistem Informasi Pendekatan Cosourcing
.......................................14
III.
PENUTUP........................................................................................................................15
3.1. Kesimpulan
...............................................................................................................15
3.2. Saran
.........................................................................................................................16
DAFTAR PUSTAKA
-
3
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Perbandingan Skala Perusahaan dan Pemilihan
Insourcing-Outsourcing ...........7
Gambar 2. Pertimbangan Perusahaan dalam Memilih Metode
Outsourcing .........................10
Gambar 3. Perbandingan Insourcing dan Oursourcing
..........................................................13
-
4
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Sistem informasi manajemen merupakan kombinasi dari people,
hardware, software,
jaringan komunikasi, sumber data, prosedur dan kebijakan yang
terorganisasi dengan baik
yang dapat menghasilkan, menyimpan, dan menyebarluaskan
informasi dalam suatu
perusahaan. Sistem informasi memegang peranan sangat penting
dalam bisnis perusahaan,
yaitu mendukung operasi bisnis, mendukung pengambilan keputusan
manajerial dan
mendukung keunggulan strategisnya. Jika sebelumnya peranan
sistem informasi hanya
sebagai proses penunjang saja dalam memperoleh data dengan titik
berat pada efisiensi biaya
operasional minimalisasi resiko operasi dari berbagai fungsi
perusahaan, maka pada saat ini
peranannya telah berubah menjadi komponen strategis bagi
perusahaan untuk meningkatkan
kemampuan bersaing.
Apabila sistem informasi manajemen dirancang dan dilaksanakan
dengan baik maka
akan banyak manfaat yang bisa diperoleh manajemen perusahaan.
Sebaliknya, akibat bila
sistem informasi tidak terkelola dengan baik, dalam waktu
tertentu perusahaan akan
mengalami ketidakmampuan mengontrol sumberdaya, sehingga dalam
mengambil keputusan
strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami
kekalahan dalam bersaing.
Untuk mencapai tujuan perusahaan dalam kegiatan operasional,
mengelola
sumberdaya dan unggul dalam bersaing ada beberapa metode yang
dapat dimanfaatkan oleh
perusahaan, yaitu metode insourcing, cosourcing atau
outsourcing. Ketika perusahaan masih
berskala kecil, kegiatan operasional perusahaan dapat dijalankan
secara insourcing,
konvensional dan manual, karena semua masih mudah ditangani,
namun ketika perusahaan
semakin berkembang, cara ini sudah tidak bisa diandalkan lagi,
semua bagian dalam
perusahaan membutuhkan sistem yang dapat dijalankan secara lebih
mudah, lebih cepat, dan
lebih tepat.
1.2. Tujuan
Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui
bagaimana
pengembangan sistem informasi dengan menggunakan pendekatan
insourcing, cosourcing
atau outsourcing di sebuah perusahaan dan membahas mengenai
metode mana yang lebih
baik.
-
5
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Pengembangan Sistem Informasi Pendekatan Insourcing
Pengembangan sistem informasi dengan cara melakukan pengembangan
sendiri atau yang
dikenal dengan istilah insourcing merupakan pengembangan yang
dilakukan oleh para spesialis
sistem informasi yang berada dalam perusahaan itu sendiri.
Perusahaan bukan menyerahkan pekerjaan
kepada perusahaan lain yang lebih kompeten, akan tetapi
melaksanakan pekerjaan sendiri atau justru
mengambil atau menerima pekerjaan dari perusahaan lain.
Insourcing mengoptimalkan karyawan
dalam perusahaan untuk dipekerjakan di luar perusahaan
berdasarkan kompetensi dan minat
karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya.
Insourcing bisa dalam bentuk
bekerja di luar perusahaan secara fulltime, fifty-fifty atau
temporary. Kompensasi diterima
dengan mengikuti pola tersebut. Artinya mereka akan dibayar
secara penuh oleh perusahaan
yang menggunakannya, atau sharing dengan perusahaan asalnya,
atau perusahaan asal hanya
menanggung selisih gaji (Zilmahram, 2009). Tujuan in-sourcing
adalah dengan menjaga
tingkat produktivitas dan penggunaan aset secara maksimal agar
biaya satuannya dapat
ditekan, dan akan meningkatkan keuntungan perusahaan. Dengan
demikian kompetensi
utamanya tidak hanya digunakan sendiri tetapi juga dapat
digunakan oleh perusahaan lain
yang akan meningkatkan keuntungan.
Keunggulan Insourcing:
1. Perusahaan dapat mengontrol sistem informasinya sendiri.
2. Dengan membangun dan mengembangkan sendiri sistem TI,
perusahaan bisa menjaga
kerahasiaan dan keamanan sistem dan data informasinya.
3. Biaya untuk pekerja in-source lebih kecil daripada biaya
untuk pekerja outsource.
4. Karena tenaga TI dari dalam perusahaan adalah pegawai sendiri
sehingga biaya yang
dikeluarkan adalah biaya gaji, bukan biaya kontrak pegawai.
5. Mengurangi biaya operasional perusahaan
6. Biaya operasional sistem TI bisa ditekan dengan tidak perlu
fasilitas-fasilitas tambahan
bila menggunakan tenaga insource.
7. Tingkat kontrol pada transfer teknologi menjadi
pertimbangan.
8. In-source sistem TI bisa memberikan kontrol penuh bagi
manajemen perusahaan atas
transfer teknologi yang sedang dilakukan. Tingkat kontrol yang
tinggi diperlukan untuk
efisiensi dan efektifitas.
-
6
9. Keterpaduan langkah yang diproteksi dari penggunaan yang
tidak terautorisasi,
kemudian keterpaduan tersebut menjadi pilihan untuk memilih
in-sourcing.
10. Fasilitas yang digunakan menjadi scope efisiensi
perusahaan
11. Perusahaan bisa menerapkan efisiensi dengan membatasi
fasilitas, perangkat, aplikasi
yang akan digunakan. Agar sesuai dengan kebutuhan
perusahaan.
12. Memiliki kemampuan untuk melihat secara keseluruhan dari
proses.
13. Karena membangun dan mengembangkan sistem TI sendiri, maka
perusahaan mampu
memahami semua detail dan proses yag berlangsung.
14. Lebih ekonomis dalam hal ruang lingkup dan ukuran
Kelemahan Insourcing:
1. Biaya investasi pembangunan dan pengembangan sistem
2. Perusahaan perlu memperhatikan masalah biaya investasi yang
mungkin membesar
karena tidak berpengalaman dalam bidang tersebut. Kelemahan
insourcing selalu
dihubungkan dengan tingkat kebutuhan investasi yang dibutuhkan
ketika keputusan
insourcing dibuat
3. Perubahan permintaan dan penawaran pasar
4. Ketika perusahaan mencoba untuk mengubah atau mengambil
alternatif yang sesuai
dengan kebutuhan pasar atau permintaan pasar, maka sistem TI
harus juga diubah
sehingga memerlukan penyesuaikan dalam aplikasinya.
5. Kecocokan permintaan terhadap kebutuhan berbagai bagian dari
rantai suplai (supply
chain) sangat berbelit-belit pada proses insourcingoses internal
tidak dengan mudah
mencapai kesesuaian.
6. Mengurangi fleksibilitas strategi.
7. Perusahaan terpaku pada pengembangan sistem TI sehingga dalam
penyesuaian
terhadap strategi pasar menjadi tidak fleksibel.
8. Membutuhkan investasi yang tinggi.
9. Tingginya biaya investasi membuat perusahaan harus
menyediakan dana besar terus
menerus.
10. Supplier yang berpotensi memberikan produk dan layanan yang
mahal
11. Perusahaan tidak mempunyai posisi tawar pada supplier karena
bukan sebagai
pelanggan besar.
-
7
Umumnya pada perusahaan skala kecil, dengan jumlah sumberdaya
yang sedikit dan
tingkat kompleksitas proses bisnis yang masih sederhana,
perusahaan lebih memilih untuk
menggunakan metode insourcing. Sebaliknya ketika perusahaan
semakin berkembang, akan
lebih memilih metode outsourcing. Berikut ini gambar
perbandingan antara skala perusahaan
dan pemilihan metode insourcing dan outsourcing.
Gambar 1. Perbandingan Skala Perusahaan dan Pemilihan
Insourcing-Outsourcing
2.2. Pengembangan Sistem Informasi Pendekatan Outsourcing
Outsourcing terdiri dari dua suku kata, yaitu out dan sourcing.
Outsourcing dapat
diartikan sebagai pengalihan kerja atau tanggung jawab kepada
pihak lain. Biasanya bagian
pekerjaan yang di-outsourcing-kan merupakan pekerjaan yang
sifatnya non-core atau
penunjang. Outsourcing menurut O’Brien dan Marakas (2010) dalam
bukunya “Introduction
to Information Sistems”, istilah outsourcing dalam arti luas
adalah pembelian sejumlah
barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal
perusahaan tetapi sekarang dengan
memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Tujuannya
agar organisasi dapat lebih
berkonsentrasi kepada aktivitas inti bisnisnya dengan
mepertimbangkan aspek investasi,
risiko, dan efisiensi. Alasan penggunaan outsourcing pada
umumnya adalah penghematan
biaya (cost saving), lebih fokus pada kegiatan utama (core
business), pemanfaatan sumber
daya (resource), waktu, dan infrastruktur yang lebih baik.
-
8
Bentuk-bentuk outsourcing menurut The Computer Sciences
Corporation (CSC) Index ada 4,
yaitu:
1. Total outsourcing, secara total pada seluruh komponen TI
2. Selective outsourcing, hanya pada komponen-komponen
tertentu
3. Transitional outsourcing, yang fokusnya pada pembuatan sistem
baru
4. Transformational outsourcing, yang fokusnya pada pembangunan
dan operasional dari
sistem baru
Alasan perusahaan melakukan oursourcing diantaranya:
1. Keterbatasan kompetensi TI.
2. Tidak semua perusahaan mempunyai kemampuan dalam bidang
teknologi informasi
apalagi bila itu sangat jauh dari bisnis intinya. Misalnya
perusahaan bidang agribisnis
membutuhkan TI untuk menunjang daya saing, tetapi tidak
mempunyai sumber daya
yang kompeten dibidang tersebut, sehingga memilih melakukan
outsourcing.
3. Tidak memiliki sumber daya dan biaya yang cukup.
4. Apabila perusahaan yang bersifat enterprise dalam skala kecil
membutuhkan TI untuk
berkolaborasi dengan mitra, namun tidak cukup biaya untuk
membangun sistemTI
sendiri. Misal perusahaan pemasok skala kecil atau menengah
membutuhkan TI untuk
memantau kebutuhan dan permintaan perusahaan yang dipasoknya
secara cepat dan
efisien. Karena tidak punya sumber daya dan biaya cukup,
dianggap lebih murah
menggunakan outsourcing pada sistem TI.
5. Supaya fokus di bisnis inti.
6. Aktivitas dalam penerapan sistim TI sangat menyita waktu,
perhatian dan keterlibatan
semua elemen perusahaan, sehingga membuat aktivitas pada bisnis
inti menjadi
terbengkalai dan tidak fokus. Perusahaan yang tidak fokus pada
bisnis intinya tidak
akan bisa kompeten menghadapi persaingan yang terus berubah.
7. Ingin menciptakan pola biaya yang terkontrol.
8. Pemisahan penerapan sistem TI dengan bisnis inti melalui
outsourcing, diharapkan bisa
menciptakan pola biaya yang terkontrol, berapa biaya untuk TI
dan berapa untuk
aktivitas bisnis inti. Karena terkadang biaya untuk TI sangat
besar dari pada biaya
bisnis intinya.
9. Efisiensi sumber daya TI.
-
9
10. Perusahaan tidak kompeten dalam bidang TI, sehingga bisa
menimbulkan inefisiensi
apabila menerapkan sistem TI sendiri. Perusahaan kontraktor TI
akan lebih mudah
menganalisis kebutuhan dan mendesain sistem TI dengan lebih
efisien dan efektif.
11. Menghindari risiko trial & error atas teknologi
terbaru
12. Penerapan sistem TI cenderung beresiko karena harus
menyesuaikan dengan kebutuhan
perusahaan yang berbeda-beda. Tak jarang bahkan menggunakan uji
coba apabila ada
kebutuhan menggunakan teknologi baru. Hal ini menimbulkan biaya
dan resiko
terhambatnya aktivitas perusahaan.
13. Membagi resiko
14. Dengan melakukan proyek bersama maka berarti berbagi resiko
bersama, hal tersebut
dirasa lebih ringan.
15. Mencapai kemampuan berkelas dunia
16. Bekerjasama dengan perusahaan TI kelas dunia berarti membuka
peluang akses dunia
internasional. Jejaring yang dimiliki perusahaan outsource akan
menjadi jejaring
perusahaan pengguna juga.
17. Sumber daya TI yang ada bisa fokus pada bisnis inti
Berikut ini merupakan gambar yang menunjukkan mengapa perusahaan
memilih metode
outsourcing:
-
10
Gambar 2. Pertimbangan Perusahaan dalam Memilih Metode
Outsourcing
Menurut Rahardjo (2006), outsourcing sudah tidak dapat dihindari
oleh perusahaan.
Berbagai manfaat dapat dipetik dari melakukan outsourcing,
seperti penghematan biaya (cost
saving), perusahaan bisa memfokuskan diri pada kegiatan utamanya
(core business), dan
akses pada sumber daya (resources) yang tidak dimiliki oleh
perusahaan. Berikut ini adalah
keunggulan dan kelemahan metode outsourcing:
Keunggulan Outsourcing :
1. Biaya menjadi lebih murah karena perusahaan tidak perlu
membangun sendiri fasilitas
SI dan TI.
2. Memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam
bidang SI/TI.
3. Perusahaan dapat mengkonsentrasikan diri dalam menjalankan
dan mengembangkan
bisnis intinya.
4. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian dari perusahaan
outsource dalam
mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan.
5. Mempersingkat waktu proses karena beberapa outsourcer dapat
dipilih sekaligus untuk
saling bekerja sama menyediakan layanan yang dibutuhkan
perusahaan.
-
11
6. Fleksibel dalam merespon perubahan SI yang cepat sehingga
perubahan arsitektur SI
berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan. penerapan teknologi
terbaru dapat
menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource.
7. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak
melakukan investasi, sehingga
mengurangi resiko kegagalan investasi.
Kelemahan Outsourcing :
1. Permasalahan pada moral karyawan, penanganan masalah karyawan
outsource lebih
sulit dibandingkan karyawan tetap.
2. Kurangnya kontrol perusahaan pengguna terhadap sistem
informasi yang
dikembangkan dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui
perjanjian kontrak.
3. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan
pengembang sistem
informasi akan terbentuk.
4. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi
agar bisa
dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang
mengembangkan
tekniknya adalah perusahaan outsource.
5. Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource.
6. Perubahan dalam gaya manajemen.
7. Proses seleksi kerja yang berbeda.
8. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang
diperlukan oleh
pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga
perlu diberikan, hal ini
akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak
pengembang yang
nakal.
Persiapan dan Tahapan Sebelum Menggunakan Outsourcing di
Perusahaan
Agar implementasi metode outsourcing tepat guna dan sesuai
dengan strategi perusahaan, ada
beberapa persiapan dan tahapan yang perlu dijalankan perusahaan,
yaitu:
1. Identifikasi pekerjaan yang dapat diserahkan pada perusahaan
Outsource. Dapatkan
komitmen dari pimpinan tinggi perusahaan.
2. Lakukan sosialisasi, untuk meyakinkan bahwa calom pengguna
(user) menerima
konsep Outsource ini.
3. Perhitungan anggaran dengan seksama
4. Undang beberapa outsource untuk presentasi. Jika pekerjaan
cukup besar, bersiaplah
untuk bekerja sama dengan 12 perusahaan outsource.
-
12
5. Pastikan perusahaan outsource tersebut memiliki izin lengkap
serta lakukan cek
kredibilitas dari klien mereka sebelumnya.
6. Diskusikan secara detail perjanjian legal kerja sama kedua
perusahaan. Pastikan kedua
belah pihak memahami dan menyetujui hasil akhir yang diharapkan
dari pekerjaan ini.
7. Lakukan monitoring performa kerja secara berkala.
Faktor-Faktor yang Menyebabkan Keberhasilan Langkah
Outsourcing
Keberhasilan pemilihan metode ouotsourcing ditentukan oleh
beberapa faktor di bawah ini:
1. Memahami maksud dan tujuan perusahaan;
2. Memiliki visi dan perencanaan strategis;
3. Memilih secara tepat service provider atau pembari jasa;
4. Melakukan pengawasan dan pengelolaan terus menerus terhadap
hubungan
antarperusahaan dan pemberi jasa;
5. Memiliki kontrak yang cukup tersusun dengan baik;
6. Memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu
atau kelompok terkait;
7. Mendapatkan dukungan dan keikutsertaan manajemen;
8. Memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yang
menyangkut karyawan;
9. Memiliki justifikasi ekonomi dan keuangan yang layak;
10. Menggunakan tenaga berpengalaman dari luar.
Penerapan Outsourcing Dalam Berbagai Aktivitas Perusahaan
Sesuai Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2013 tentang
Ketenagakerjaan, tenaga kerja
yang boleh menggunakan metode outsourcing dalam perusahaan
adalah jenis pekerjaan
keamanan, pelayanan kebersihan, transportasi, katering dan
pekerjaan penunjang
penambangan. Sedangkan bidang pekerjaaan lainnya tidak boleh
menggunakan outsourcing.
Namun sebagian besar dari kegiatan industri mulai
meng-outsource-kan kegiatan
manufakturnya kegiatan tersebut antara lain adalah fabrikasi
atau manufaktur pembuatan
komponen, perakitan dan pengepakan lengkap. Pada perusahaan yang
bergerak di bidang TI
tenaga outsourcing mencakup layanan sebagai berikut:
Pemeliharaan Aplikasi,
Pengembangan dan Implementasi Aplikasi, Data Centre Operations,
End-User Support, Help
Desk, Dukungan Teknis, Perancangan dan Design Jaringan, Network
Operations dan Sistems
Analysis.
Perlu diketahui bagaimana cara mengatur strategi outsourcing
yang cocok atau selaras
(aligned) dengan strategi bisnis. Strategi outsourcing tersebut
yaitu:
-
13
1. Manajemen harus menyetujui bahwa pekerjaan yang akan di
outsource bukanlah
pekerjaan yang kritikal (core competence job) dari perusahaan
itu.
2. Mempertimbangkan model outsource seperti apa yang akan
dilakukan.
3. Memperhitungkan dengan seksama budget yang akan
dipergunakan.
4. Melakukan komunikasi yang intensif dan terarah mengenai
implementasi outsourcing
pada karyawan.
5. Melakukan pemilihan vendor.
Ada beberapa pertimbangan pada saat perusahaan memutuskan untuk
menggunakan
metode insourcing atau outsorcing. Berikut ini gambar
perbandingan pemilihan metode
insourcing dan outsourcing
Gambar 3. Perbandingan Insourcing dan Outsourcing
-
14
2.3. Pengembangan Sistem Informasi Pendekatan Cosourcing
Pengembangan sistem informasi dengan pendekatan cosourcing
adalah jenis
hubungan pekerjaan dan aktivitas dimana hubungan antara
perusahaan dan rekanan lebih erat
dari sekedar hubungan outsourcing. Contohnya adalah dengan
memperbantukan tenaga ahli
pada perusahaan pemberi jasa untuk saling pendukung kegiatan
masing-masing perusahaan.
Keunggulan pemilihan co-sourcing sebagai alternatif pengembangan
sistem informasi dalam
suatu perusahaan antara lain:
1. Tim berada di bawah arahan dan kontrol langsung perusahaan
sehingga kinerja pihak
ketiga dapat langsung diawasi oleh perusahaan.
2. Tim yang dibentuk memiliki standar kualitas tinggi sesuai
dengan kebutuhan baik dari
segi kuantitas maupun kualitas.
3. Standar, prosedur dan metodologi sesuai dengan kebutuhan
perusahaan.
4. Tim mempunyai sense of ownership and accountable dalam
membangun sistem.
5. Tim merupakan kepanjangan tangan dari perusahaan sehingga
kepercayaan perusahaan
dapat dijaga.
6. Pekerjaan yang dilakukan dapat menjadi sarana pembelajaran
bagi seluruh komponen
perusahaan.
Beberapa kelemahan pemilihan co-sourcing dalam pengembangan
sistem informasi, yaitu:
1. Kemungkinan akan terbaginya SDM yang memiliki kompetensi
dalam fokus bisnis
yang dilaksanakan.
2. SDM dari perusahaan hanya disertakan sampai rancangan
penyusunan dan
pengembangan sistem sehingga perusahaan sulit melakukan
perbaikan dan
pengembangannya lebih lanjut.
-
15
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Dari paparan makalah dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut
:
1. Pada dasarnya semua jenis pekerjaan yang tidak menyangkut
pengambilan keputusan
yang mempengaruhi kebijakan perusahaan bisa di outsourcing atau
di co sourcing-kan.
Bagi perusahaan, sistem outsourcing dan cosourcing ini bisa
dibilang sangat
menguntungkan, karena bisa dilakukan dengan cepat dan anggaran
yang jelas.
Keuntungan bagi perusahaan adalah perusahaan bisa lebih fokus
mengurusi bisnis intinya
daripada menghabiskan energi, waktu dan biaya untuk hal-hal yang
bersifat teknis.
2. Pengembangan sistem informasi melalui sistem insourcing lebih
fokus terhadap kontrol
internal perusahaan baik biaya, teknologi dan konten kerahasiaan
data. Perusahaan
biasanya memilih untuk melakukan insourcing antara lain dengan
alasan untuk
mengurangi biaya tenaga kerja dan pajak. Dengan insourcing
mereka dapat memiliki
dukungan pelanggan yang lebih baik dan control yang lebih
baik.
3. Ketiga metode pengembangan sistem informasi insourcing,
outsourcing dan cosourcing
memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Dalam pemilihan
metode
pengembangan yang lebih baik bagi perusahaan, perlu
memperhatikan kebutuhan dan
kondisi perusahaan. Bagi perusahaan dalam skala kecil dan lebih
sederhana metode
insourcing menjadi paling efektif dan efisien, namun ketika
perusahaan semakin
berkembang, skala usaha dan kegiatan operasionalnya semakin
meluas dan kompleksitas
meningkat maka metode outsourcing dan cosourcing lebih efektif
dan efisien untuk
dijalankan oleh perusahaan. Perusahaan yang bertumbuh menjadi
perusahaan yang tidak
sederhana membutuhkan teknologi sistem informasi yang lebih maju
untuk
mempermudah dalam operasional perusahaan dengan harapan profit
yang dihasilkan juga
menjadi lebih baik, dan menciptakan keunggulan strategi.
4. Ketika memutuskan membangun sebuah sistem informasi,
dibutuhkan banyak
pertimbangan, dan tahap-tahap yang harus dilalui untuk
mengetahui kebutuhan dan
keinginan sesungguhnya demi mencapai output yang diharapkan,
oleh karena itu banyak
hal yang harus diketahui ketika akan menyerahkan pekerjaan
kepada ahlinya atau akan
menjalankan pekerjaan itu sendiri, insourcing atau outcourcing,
keduanya harus dikenali
dan dipahami untung ruginya supaya tidak salah dalam
memutuskan.
-
16
5. Jika sudah mengenali kebutuhan maka pertimbangan selanjutnya
akan diserahkan kepada
siapa pembangunan sistem informasinya.
3.2. Saran
1. Suatu perusahaan seringkali hanya mementingkan reducing cost
dan improving
competitiveness daripada keamanan, padahal perbaikan sistem
informasi setelah dirusak
justru akan menelan biaya lebih banyak. Kemanan sebuah informasi
itu sendiri
sebenarnya dapat dikur dengan uang. Pengembangan sistem baik
secara outsourcing
harus lebih dipertimbangkan mengingat pentingnya menjaga
keutuhan dan kerahasian
data.
2. Sebaiknya pada kontrak kerjasama outsoucing lebih menekankan
pada pasal yang
memuat sanksi pelanggaran bagi masing-masing pihak.
3. Bagi perusahaan yang memilih pengembangan sistem dengan
insourcing sebaiknya
merekrut tenaga IT yang ahli dari awal sehingga dapat memberikan
hasil optimal. Dapat
memberikan
4. Untuk menjaga kestabilan sistem informasi di lingkungan
perusahaan, dianjurkan agar
diadakan pemisahan secara fungsional antara pengembang sistem,
pengoperasian sistem
harian dan pemakai akhir.
-
17
DAFTAR PUSTAKA
[Anonim]. 2011. Membandingkan Pengembangan Sistem Informasi
Secara Outsourcing dan
Insourcing dalam http://www.scribd.com . Diakses pada 2 Februari
2017.
O’Brien, James A. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perspektif
Bisnis dan Manajerial,
Penerjemah: Dewi fitriasari dan Deny Arnoz Kwary, Jakarta:
Salemba Empat
Rahardjo, B. 2006. Kesulitan Outsourcing di Indonesia.
http://rahard.wordpress.com/2006/
02/25/kesulitan-outsourcing-di-indonesia/.
.
Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2013.
Zilmahram, T. 2009. Outsourcing dan Insourcing dalam
http://habahate.blogspot.com.
Diakses pada 2 Februari 2017.
-
18
TUGAS MK. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Oleh
Adithia Anggraeni (K15161114)
E63
KONVERSI SISTEM INFORMASI DALAM SEBUAH PERUSAHAAN
Dosen
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc (CS)
PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN
BOGOR
BOGOR 2017
-
19
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI
..........................................................................................................................i
................................................................................................................................................
DAFTAR GAMBAR
.............................................................................................................ii
DAFTAR TABEL
..................................................................................................................iii
IV. PENDAHULUAN
...........................................................................................................22
4.1. Latar Belakang
.........................................................................................................22
4.2. Tujuan
.......................................................................................................................23
V. PEMBAHASAN
..............................................................................................................24
2.1. Proses Rekayasa Perangkat Lunak (Software)
.........................................................24
2.2. Konversi Sistem Informasi
.......................................................................................25
2.3. Kendala Implementasi Konversi Sistem Informasi
..................................................30
VI.
PENUTUP........................................................................................................................33
3.1. Kesimpulan
...............................................................................................................33
3.2. Saran
.........................................................................................................................33
DAFTAR PUSTAKA
-
20
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Tahapan Implementasi
........................................................................................25
Gambar 2. Metode Konversi Sistem
......................................................................................27
-
21
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Karakteristik Software ISO 9126
.............................................................................23
-
22
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Persaingan yang semakin ketat dalam dunia bisnis dan usaha
mendorong setiap
perusahaan untuk lebih kreatif dan mampu mengelola bisnisnya
secara lebih baik. Perusahaan
dapat meningkatkan kemampuannya dengan mengembangkan sistem
informasi sesuai dengan
kemajuan teknologi yang dimiliki oleh perusahaan tersebut.
Informasi menjadi salah satu
sumberdaya yang harus dikelola secara baik sehingga dapat
menciptakan nilai tambah bagi
perusahaan. Sistem Informasi merupakan seperangkat alat, data
dan prosedur yang bekerja
secara bersama-sama untuk memberikan hasil berupa informasi yang
berguna. Informasi
yang berguna adalah informasi yang akurat, tepat waktu, relevan
dan valid sehingga dalam
pengambilan keputusan dapat didukung oleh informasi tersebut dan
dapat mencapai sasaran
yang telah direncanakan. Terdapat tiga alasan mendasar penerapan
sistem informasi dalam
sebuah perusahaan, yaitu mendukung proses dan operasi bisnis,
mendukung pengambilan
keputusan para pegawai dan manajer, mendukung berbagai strategi
untuk keunggulan
kompetitif.
Agar dapat terus bertahan dan memiliki keunggulan kompetitif,
sistem dan software
perlu dimodifikasi dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan,
versi software diupdate
secara berkala, aplikasi yang kita gunakan harus terus
berkembang dan mengikuti teknologi
terbaru. Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem
yang baru untuk
menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau
memperbaiki sistem yang telah ada.
Apabila sistem yang kita gunakan kurang applicable kita perlu
konversi ke sistem lain yang
baru yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan kita, namun data
yang ada di sistem lama
haruslah dibackup untuk kemudian dikonversi ke sistem baru.
Karakterisrtik software yang
ideal menurut ISO 9126:
-
23
Karakteristik Sub karakteristik
Functionality: software untuk menjalankan
fungsinya sebagaimana kebutuhan sistemnya
Suitability, Accuracy,
Interoperability,Security
Reliability:Kemampuan software untuk dapat
tetap tampil sesuai dengan fungsinya ketika
digunakan
Maturity, Fault tolerance, Recoverability
Usability:Kemampuan software untuk mudah
dimengerti, dipelajari, digunakan dan disukai
pengguna
Understandability, Learnability,
Operability, Attractiveness
Efficiency: Kemampuan software untuk
menampilkan performans relatif terhadap
penggunaan sumberdaya
Time Behavior, Resource Utilization
Maintainability: Kemampuan software untuk
dimodifikasi (koreksi,adaptasi,perbaikan)
Analyzability, Changeability, Stability,
Testability
Portability: Kemampuan software untuk
ditransfer dari satu lingkungan ke lingkungan lain
Adaptability, Installability
Tabel 1. Karakteristik Software ISO 9126
1.2. Tujuan
Berdasarkan latar belakang diatas maka tujuan dari penulisan
makalah ini adalah utnuk
menjelaskan bagaimana konversi sistem informasi baru
menggantikan sistem yang lama
dapat diterapkan di dalam suatu organisasi atau sebuah
perusahaan
-
24
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Proses Rekayasa Perangkat Lunak (Software)
Software dalam penggunaannya akan terus mengalami pengembangan
dan pada
umumnya akan ditemui beberapa permasalahan, diantaranya adalah
kesalahan setting
konfigurasi jaringan, kesalahan protocol yang digunakan,
kesalahan pengalamatan IP,
kesalahan identifikasi client dan server, kesalahan network
service, kesalahan security sistem
atau kerusakan file program. Pada tahap ini software perlu
direkayasa. Pemodelan delam
perangkat lunak merupakan suatu yang harus dikerjakan di bagian
awal dari rekayasa, dan
pemodelan ini akan mempengaruhi perkerjaan-pekerjaan dalam
rekayasa perangkat lunak
tersebut. Pada rekayasa perangkat lunak, banyak model yang telah
dikembangkan untuk
membantu proses pengembangan perangkat lunak. Model tersebut
antara lain:
1. Code and Fix
2. Sistem Development Life Cycle (SDLC)
3. Prototyping
4. Spiral
5. CASE (Computer Aided Software Engineering)
Ketika suatu perusahaan ingin mengembangkan software, ada
beberapa hal yang perlu
disiapkan, yaitu
1. Penetapan tujuan dari pembangunan sistem informasi , agar
sistem informasi yang
dibangun sesuai dengan kebutuhan perusahaan, lakukan interview
dengan pegawai,
dan manajemen perusahaan , untuk mengetahui sistem seperti apa
yang sebenarnya
yang dibutuhkan,sampaikan keinginan dan kebutuhan ini kepada
konsultan design
sistem.
2. Mempelajari studi kelayakan dari sistem yang akan dibuat.
3. Melakukan analisa karena sistem yang dibuat harus
functionally, reliability, usability,
efficiency,maintainability,dan portability.
4. Melakukan tahapan analisa, berupa input ( data base ) yang
dibutuhkan dan output apa
yang dingin dihasilkan, bagaimana proses operasionalnya,
penyimpanan datanya, dan
juga bagaimana pengawasannya.
5. Melakukan pendekatan analisis.
6. Melakukan tahapan – tahapan desain pembangunan sistem
informasi.
7. Melakukan tahapan implementasi dari sistem informasi yang
dibangun
-
25
8. Memahami konversi sistem, karena sering kali setelah sistem
dibuat, kita terburu-buru
mencoba sistem baru, padahal sering terjadi masalah ketika
migrasi dari sistem lama ke
sistem baru, untuk itu kita harus memahami konversi sistem
sehingga hal yang tidak
kita inginkan tidak terjadi.
Gambar 2. Tahapan Implementasi
2.2. Konversi Sitem Informasi
Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk
mengoperasikan sistem
baru dalam rangka menggantikan sistem yang lama. Tingkat
kesulitan dan kompleksitas
dalam pengkonversian dari sistem lama ke sistem baru tergantung
pada sejumlah faktor. Jika
konversi memanfaatkan perangkat lunak dengan pengaturan baru,
database baru, kendali
baru, jaringan baru dan perubahan drastis dalam prosedurnya,
maka konversi menjadi agak
sulit. Dan keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada
seberapa jauh professional
sistem menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang
diperlukan untuk sistem
baru. Empat metode konversi sistem terdiri atas :
1. Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy)
Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan
menggantikannya
dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko,
tetapi murah. Konversi
langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan
jembatan sistem
lama,sehingga apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada
cara untuk balik ke
sistem lama. Pendekatan sesuai untuk kondisi-kondisi sebagai
berikut:
-
26
a. Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain.
b. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.
c. Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau
keduanya.
d. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan
perbandingan antara
sistem sistem tersebut tidak berarti.
Keunggulan : – Relatif tidak mahal.
Kelemahan : – Mempunyai risiko kegagalan yang tinggi
.
2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)
Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa
diterima untuk menggantikan
sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti
ini merupakan
pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling
mahal, karena
pemakai harus menjalankan dua sistem sekaligus. Konversi Paralel
adalah suatu
pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara
serentak untuk
beberapa période waktu.
Keunggulan :
Memberikan derajat proteksi yang tinggi kepada organisasi dari
kegagalan sistem baru.
Kelemahan :
Besarnya biaya untuk duplikasian fasilitas dan biaya personel
yang memelihara sistem
rangkap tersebut.
3. Konversi Bertahap (Phased Conversion)
Konversi bertahap dilakukan dengan menggantikan suatu bagian
dari sistem lama
dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru
tersebut akan diganti
kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul
baru akan
dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain.
Dengan metode
phased conversion, sistem baru diimplementasikan beberapa kali,
dan secara perlahan
menggantikan sistem lama. Konversi bertahap dapat menghindarkan
risiko yang
ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang
banyak kepada
pemakai untuk beradaptasi terhadap perubahan. Untuk menggunakan
metode phased
conversion, sistem harus disegmentasi.
Keunggulan :
Kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi,
dan sumber pemrosesan data
dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama période waktu yang
luas.
-
27
Kelemahan :
Keperluan biaya yang diadakan untuk mengembangkan interface
temporer dengan sistem
lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat,
sebab orangorang tidak
pernah merasa menyelesaikan sistem.
.
4. Konversi Pilot (Pilot Conversion)
Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru
hanya pada lokasi
tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini
dianggap berhasil, maka
akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan
pendekatan dengan biaya
dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya
sebagian dari organisasi
yang mencoba mengembangkan sistem baru.
Kelebihan :
Risiko lebih kecil dibanding konversi langsung, lebih murah
daripada konversi paralel,
koreksi kesalahan dapat dilakukan sebelum implementasi.
Kelemahan :
Membutuhkan area dari operasi untuk uji coba.
Gambar 2 . Metode Konversi Sistem
-
28
Untuk menghindari kesalahan yang umum terjadi dalam konversi
sistem (sistem lama ke
sistem baru) dalam suatu organisasi dapat dilakukan beberapa
cara berikut (beserta asumsi) :
1. Perusahaan harus mengkaji ulang visi, misi, serta tujuan yang
akan dicapai serta
mempelajari implementasi yang belum optimal
2. Pelatihan sumber daya manusia (SDM) agar mampu menjalankan
dan mengoptimalkan
fungsi dari sistem informasi baru yang fungsi dari sistem
informasi baru yang
diterapkan.
3. Pemimpin perusahaan harus mengetahui dan mengerti mengenai
pentingnya penerapan
sistem baru di perusahaan sehingga memberikan perhatian terhadap
implementasi
sistem baru tersebut di perusahaan.
4. Perusahaan harus memberikan perhatian terhadap bagian
pengolahan informasi,
sehingga karir pada bagian ini jelas, hal ini dapat merangsang
karyawan agar mau
ditempatkan pada bagian tersebut.
5. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem
yang mendukung
pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama.
6. Perusahaan perlu menyediakan prosedur dalam mengaplikasikan
sistem baru, dengan
asumsi tidak semua SDM bersangkutan dapat cepat tanggap.
Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa
jauh profesional sistem
menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang
diperlukan untuk sistem baru.
Ada dua metode dasar yang bisa digunakan untuk menjalankan
konversi file :
1. Konversi File Total dapat digunakan bersama dengan semua
metode konversi file
sistem di atas.
2. Konversi File Gradual (sedikit demi sedikit) terutama
digunakan dengan metode paralel
dan phase-in. Dalam beberapa contoh, ia akan bekerja untuk
metode pilot. Umumnya
konversi file gradual tidak bisa diterapkan untuk konversi
sistem langsung.
Pengalihan Sistem Informasi dari sistem yang lama ke sistem yang
baru dapat berakibat fatal,
terjadi karena :
1. Belum siapnya sumber daya untuk mengaplikasikan sistem yang
baru.
2. sistem baru sudah terpasang, namun terdapat kesalahan
prosedur dalam pelaksanaanya,
sehingga perubahan tidak dapat terjadi. Sehingga keberadaan
sistem baru justru
mempersulit kinerja yang sudah ada.
3. Perencanaan dan aplikasi sistem Informasi tidak memiliki arah
dan tahapan yang baik.
-
29
4. Tidak ada komunikasi yang baik diantara vendor sebagai
penyedia IT dengan
perusahaan sebagai pengguna, sehingga sistem baru yang terbentuk
menjadi tidak
sesuai dengan kebutuhan pengguna.
5. Perusahaan memandang perubahan teknologi merupakan hal yang
harus dilakukan agar
perusahaan tidak ketinggalan zaman. Namun sebenarnya perusahaan
tidak
membutuhkan teknologi tersebut.
6. Level kematangan perusahaan terhadap TI masih rendah.
7. Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari
sistem lama ke sistem baru
maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa
transisi yaitu keharusan
menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill,
kompetensi, proses
kerja), kultural (perilaku, mind set, komitment) dan politikal
(munculnya isu efisiensi
karyawan/PHK, sponsorship/dukungan top management). Dengan
adanya ketiga hal ini
maka terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana manajemen
puncak
menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor
bahkan terkadang
peranti TI itu sendiri.
Langkah-langkah yang dilakukan agar kesalahan alih sistem
informasi dapat dihindari:
1. Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari
implementasi apa yang
belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu
mengoptimalkan peranti
yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan
apabila pimpinan
perusahaan mengetahui tentang TI/sedikit tentang TI, sehingga
dia paham apa yang
ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini.
2. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem
yang mendukung
pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara
terintegrasi diantara
subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para
perancang sistem ini
mengetahui masalah-masalah informasi apa yang ada di perusahaan
dan yang harus
segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan
mulai pada tingkat
perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
3. Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana
rasa takut di pihak
pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau
kegagalan proyek
pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan,
dibantu oleh spesialis
informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang
merugikan dengan
mengambil empat langkah berikut :
-
30
a. menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan
pekerjaan (job
enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang
dan
membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang
kemampuan
mereka.
b. Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus
menyadari maksud
perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal
tahap analisis
dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi
ini.
c. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi
informasi dan
manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur
mengenai dampak-
dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji.
Komunikasi formal
dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya
kepercayaan.
d. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan.
Pertama, identifikasi
kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan
menunjukkan pada
mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu
mereka memenuhi
kebutuhan mereka.
2.3. Kendala Implementasi Konversi Sistem Informasi
Konversi sistem informasi yang lama menjadi sistem informasi
baru bisa berhasil dan
juga bisa gagal. Hal itu dipengaruhi oleh stakeholder yang
terlibat dalam pembuatan dan
implementasi sistem informasi tersebut. Kegagalan yang terjadi
dalam pengalihan sistem
informasi dari sistem yang lama ke sistem yang baru dapat
berakibat fatal, terjadi karena:
1. Belum siapnya sumber daya untuk mengaplikasikan sistem yang
baru.
2. Sistem baru sudah terpasang, namun terdapat kesalahan
prosedur dalam pelaksanaanya,
sehingga perubahan tidak dapat terjadi. Sehingga keberadaan
sistem baru justru
mempersulit kinerja yang sudah ada.
3. Perencanaan dan aplikasi sistem Informasi tidak memiliki arah
dan tahapan yang baik.
4. Tidak ada komunikasi yang baik di antara vendor sebagai
penyedia TI dengan
perusahaan sebagai pengguna, sehingga sistem baru yang terbentuk
menjadi tidak
sesuai dengan kebutuhan pengguna.
5. Perusahaan memandang perubahan teknologi merupakan hal yang
harus dilakukan agar
perusahaan tidak ketinggalan zaman. Namun sebenarnya perusahaan
tidak
membutuhkan teknologi tersebut.
6. Level kematangan perusahaan terhadap TI masih rendah.
-
31
7. Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari
sistem lama ke sistem baru
maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa
transisi yaitu keharusan
menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill,
kompetensi, proses
kerja), kultural (perilaku, mind set, komitmen) dan politikal
(munculnya isu efisiensi
karyawan/PHK,sponsorship/dukungan top management). Dengan adanya
ketiga hal ini
maka terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana manajemen
puncak
menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor
bahkan terkadang
peranti TI itu sendiri.
Langkah-langkah preventif yang dilakukan agar kesalahan alih
sistem informasi dapat
dihindari:
1. Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari
implementasi apa yang
belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu
mengoptimalkan peranti
yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan
apabila pimpinan
perusahaan mengetahui tentang TI/sedikit tentang TI, sehingga
dia paham apa yang
ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini.
2. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem
yang mendukung
pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara
terintegrasi diantara
subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para
perancang sistem ini
mengetahui masalah-masalah informasi apa yang ada di perusahaan
dan yang harus
segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan
mulai pada tingkat
perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
3. Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana
rasa takut di pihak
pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau
kegagalan proyek
pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan,
dibantu oleh spesialis
informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang
merugikan dengan
mengambil empat langkah berikut :
4. Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan
pekerjaan (job
enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang
dan
membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang
kemampuan
mereka.
5. Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus
menyadari maksud
perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal
tahap analisis dan
penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi
ini.
-
32
6. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi
informasi dan
manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur
mengenai dampak-dampak
dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi
formal dan
penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya
kepercayaan.
7. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan.
Pertama, identifikasi
kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan
menunjukkan pada mereka
bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka
memenuhi kebutuhan
mereka.
-
33
BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Tahap implementasi pada sebuah sistem informasi merupakan tahap
di mana sistem
yang telah dirancang pada tahap sebelumnya diterapkan, baik
berupa perangkat keras maupun
perangkat lunak yang digunakan. Dengan penerapan sistem yang
dirancang, hasilnya dapat
dioperasikan dan digunakan secara optimal sesuai kebutuhan. Pada
saat sistem memerlukan
pengembangan atau perbaikan maka muncul tahap konversi sistem
yang baru menggantikan
sistem yang lama. Tahap konversi sistem bersifat urgen di mana
walaupun sistem telah
didesain dan digunakan dengan baik, kesuksesan sistem informasi
tergantung dari seberapa
baik konversi sistem yang dilakukan.
Dalam pemilihan pendekatan konversi implementasi sistem
informasi manajemen,
harus menentukan sendiri strategi konversi yang mana yang cocok
diterapkan pada
perusahaan, karena setiap perusahaan adalah unik dan memiliki
kemampuan dan keterbatasan
yang tidak sama. Strategi mengurangi resiko kegagalan yang
terjadi saat pengalihan atau
konversi sistem yang dapat dilakukan yaitu: Konversi Langsung
(Direct Conversion/Plunge
Strategy), Konversi Paralel (Parallel Conversion), Konversi
Bertahap (Phased Conversion),
Konversi Pilot (Pilot Conversion).
4.2. Saran
Keputusan untuk memilih metode konversi sistem itu sendiri
dipengaruhi oleh
manajemen perusahaan dengan mempertimbangkan kelebihan dan
kekurangan dari metode
konversi serta resiko yang mungkin timbul dari penerapan metode
konversi sistem. Faktor
efisiensi biaya dan efektivitas waktu dalam proses konversi
sistem tentu tetap menjadi
pertimbangan utama untuk optimalisasi benefit perusahaan baik
jangka pendek maupun
jangka panjang.
-
34
DAFTAR PUSTAKA
O’Brien, J. 2005. Pengantar Sistem Informasi: Perspektif Bisnis
dan Manajerial. Penerbit
Salemba Empat, Jakarta.
Sudono, A.S. 2010. Penyebab Kegagalan IT Project.
http://itkelinik.com/?p=113. [23
November 2010]
http://raifertilini.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/14/konversi-sistem-informasi/yang
diakses
2 Februari 2017.
http://sasmoyo.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/21/no-2-kesalahan-kesalahan-yang-
mungkin-terjadi-saat-pengalihan-atau-konversi-suatu-sistem-lama-ke-sistem-baru-dan-cara-
cara-penkonversian-sistem-dengan-berbagai-asumsi-agar-tidak-terjadi-kesalahan/
yang
diakses 2 Februari 2017.
http://raifertilini.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/14/konversi-sistem-informasi/yang