TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Kajian E-Business System pada PT. Indoturbine Oleh: Kelompok III Agung Wibowo P056100423.36E Amita Rizka W. P056100443.36E Andromeda Aristi P056100453.36E Daniel Edward P056100493.36E Fitri Nurdiyani P056100553.36E Dosen: Prof. Ir. Kudang B. Seminar, MSc, PhD. PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011
36
Embed
TUGAS MATA KULIAH ORMASI MANAJEMEN · penerapan dan pengidentifikasian sistem lintas fungsi perusahaan berkaitan dengan enterprise resource planning (ERP ... sistem pemrosesan transaksi,
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Kajian E-Business System pada PT. Indoturbine
Oleh: Kelompok III
Agung Wibowo P056100423.36E
Amita Rizka W. P056100443.36E
Andromeda Aristi P056100453.36E
Daniel Edward P056100493.36E
Fitri Nurdiyani P056100553.36E
Dosen: Prof. Ir. Kudang B. Seminar, MSc, PhD.
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2011
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Ketatnya persaingan bisnis mendorong setiap perusahaan untuk
berlomba menjadi yang tercepat dan yang terbaik. Pada umumnya semakin
besar sebuah perusahaan maka semakin besar juga organisasinya. Dengan
besarnya organisasi membuat sebuah perusahaan menjadi semakin sulit
bergerak yang mengakibatkan kendala dalam persaingan bisnis perusahaan.
Jika dahulu perusahaan menggunakan data processing secara terpisah maka
perusahaan membutuhkan banyak petugas penginput data dan data yang telah
dimasukkan tersebut sebatas hanya dalam divisi tersebut, tidak dapat diakses
oleh divisi lain secara real time. Hal tersebut menyebabkan perusahaan banyak
kehilangan kesempatan serta memiliki biaya yang tinggi sehingga perusahaan
sulit bersaing.
Dengan adanya kemajuan teknologi informasi secara pesat memungkinkan
perusahaan bekerja secara efektif dan efisien serta bersinergi antar bagian
menjadi sebuah kolaburasi yang sangat baik guna membantu perusahaan dalam
peningkatan bisnis.
Gambar 1. Era Teknologi Komputer
Penggunaan sistem teknologi informasi komputer secara otomatis dan
semi otomatis dalam dunia bisnis dapat juga disebut E-bisnis. Istilah e-bisnis
pertama kali dipopulerkan oleh Lou Gerstner seorang CEO perusahaan IBM. E-
bisnis memungkinkan suatu perusahaan berhubungan dengan sistem
pemerosesan data internal dan eksternal mereka secara lebih efisien dan
fleksibel. E-bisnis juga berkaitan secara menyeluruh dengan proses bisnis
termasuk value chain seperti, pembelian secara elektronik, manajemen rantai
suplai, pemerosesan order, penanganan dan pelayanan kepada pelanggan serta
kerja sama dengan mitra bisnis. Dengan pemerosesan secara teknologi
komputer terpadu dapat mengurangi kerugian serta meningkatkan efektifitas
pekerjaan serta dapat meningkatkan daya saing perusahaan secara signifikan
Terkait dengan hal tersebut, PT. Indoturbine sebagai salah satu
perusahaan yang bergerak dibidang engineering, procurement, construction, dan
installation turbine untuk pengolahan minyak dan gas dalam kegiatan
operasionalnya telah menggunakan e-bisnis dalam mempermudah kegitan
bisnisnya baik itu dalam hal system ERP (Enterprise Resource Planinning), CRM
dan teknologi untuk mencapai tujuan perusahaan. CRM sendiri merupakan
sebuah konsep bisnis sejalan dengan proses bisnisnya sendiri. Tidak ada bisnis
yang dapat bertahan lama tanpa memahami konsumennya dan berupaya
membangun hubungan yang positif dengan mereka. CRM menyediakan
dukungan bagi konsumen dari awal hingga akhir proses.
3.1.1.1 Proses Hubungan dengan Konsumen
Peraturan dalam CRM adalah untuk menyeimbangkan kebutuhan
perusahaan dengan kesuksesan pemenuhan kebutuhan konsumen. CRM
memerlukan integrasi ketat dengan proses bisnis yang melibatkan konsumen.
Penelitian dalam proses hubungan dengan konsumen menunjukkan bahwa
secara garis besar keseluruhan proses dalam CRM dapat dikategorikan menjadi
tiga ruang lingkup, yaitu : proses penyampaian, proses pendukung dan proses
analisa. 3.1.1.2 Proses Penyampaian CRM
Proses ini berkonsentrasi pada kontak secara langsung dengan
konsumen untuk mendukung aktivitas dalam memecahkan berbagai masalah
secara spesifik.
1. Campaign Management
Tujuan utama dari proses ini adalah untuk mengembangkan klien yang
potensial bagi perusahaan. Di dalamnya melibatkan perencanaan, realisasi,
control dan pengawasan terhadap hubungan yang ditujukan bagi konsumen
saat ini dan yang berpotensi menjadi konsumen.
2. Manajemen Penjualan
Tujuan dari manajemen penjualan adalah untuk mengkonversi klien yang
telah disasar pada manajemen kampanye (campaign management) menjadi
konsumen yang potensial.
3. Manajemen Pelayanan
Tujuan manajemen pelayanan adalah menyediakan dukungan sepanjang
proses bagi klien dan mendampingi proses operasional terhadap produk dan
jasa yang dibeli konsumen. Tujuan yang mendasarinya adalah untuk
mengelola hubungan berkelanjutan dengan konsumen dan memastikan
konsumen puas terhadap pelayanan perusahaan dan menjaga kontinuitas
pembelian oleh konsumen.
4. Manajemen Komplain
Bertujuan untuk meningkatkan kepuasan konsumen dengan mengarahkan
langsung pada complain mereka dan menyediakan pengembangan secara
kontinu.
3.1.1.3 Proses Pendukung CRM
Proses-proses di dalamnya fokus pada aktivitas pendukung bagi
konsumen. Di dalamnya tercakup sbb :
1. Riset pasar
Riset pasar fokus pada desain sistematis, analisa dan pelaporan data serta
berbagai temuan relevan lainnya terkait aktivitas penjualan perusahaan.
2. Manajemen loyalitas
Manajemen loyalitas memungkinkan proses untuk mengoptimalkan durasi
dan intensitas hubungan dengan konsumen.
3.1.1.4 Proses Analisis CRM Dalam proses analisis CRM tercakup di dalamnya :
1. Lead Management
Perhatian utama proses ini adalah mengorganisasikan dan memprioritaskan
hubungan dengan konsumen prospektif. Di dalamnya melibatkan manajemen
kampanye dan manajemen pelayanan.
2. Profil Konsumen
Fokus proses ini adalah untuk mengembangkan profil pemasaran bagi tiap
konsumen dengan cara mengobservasi pola pembelian mereka, kondisi
demografi, pilihan pembelian dan cara berkomunikasi serta informasi lainnya
yang dapat membantu mengelompokkan konsumen.
3. Manajemen Umpan Balik
Sistem CRM yang baik membutuhkan manajemen yang berupa siklus yang
mengkonsolidasikan, menganalisa dan membagi informasi konsumen yang
telah didapatkan oleh proses CRM.
3.1.2 Supply Chain Management (SCM)
Supply chain (rantai pasokan) merupakan jaringan pelayanan, bahan
baku dan arus informasi yang menghubungkan antara konsumen dengan
supplier sebuah perusahaan dalam hal hubungan dengan konsumen, kebutuhan
pemesanan dan hubungan dengan pemasok. Manajemen rantai pasok
merupakan pengetahuan dalam mengembangkan strategi untuk mengorganisasi,
mengawasi dan memotivasi berbagai sumber daya yang terlibat dengan
pelayanan (jasa) dan bahan baku di dalam rantai nilai. Manajemen rantai pasok
juga mencakup perencanaan dan manajemen dari berbagai aktivitas yang
terlibat dalam sumber daya dan pengadaannya, konversi serta berbagai aktivitas
manajemen logistic lainnya. Termasuk pula di dalamnya koordinasi dan
kolaborasi dengan berbagai saluran rekanan seperti pemasok, perantara,
penyedia jasa pihak ketiga dan konsumen. Intinya, manajemen rantai pasok
mengintegrasikan manajemen penawaran dan permintaan baik di dalam maupun
luar perusahaan (Council of Supply Chain Management Professional, 2004).
Manajemen rantai pasok merupakan pengembangan dari konsep rantai
nilai Michael Porter. Sebuah rantai nilai bisnis menurut Porter terdiri dari
sejumlah proses dan aktivitas yang dibangun perusahaan untuk memberi nilai
tambah terhadap produk dan jasa yang sudah ada dan untuk menyediakan
keunggulan kompetitif di pasar. Berbagai proses bisnis tersebut dapat
dikelompokkan menjadi dua yaitu primer dan sekunder. Rantai pasok sendiri
berfokus pada peningkatan efisiensi dari aktivitas primer dengan alur informasi
yang lebih baik antar aktivitas dan menghubungkan dengan rekanan internal dan
eksternal perusahaan juga konsumen.
Sebuah rantai pasok yang baik dapat memastikan fleksibilitas dan
kecepatan perusahaan sesuai kebutuhan kompetisi berbasis web saat ini.
Seiring perusahaan berusaha fokus pada kompetensi inti dan berupaya lebih
fleksibel, bersamaan dengan itu pula kepemilikan terhadap sumber bahan baku
saluran distribusi. Tujuan dari manajemen rantai pasok adalah meningkatkan
kepercayaan dan kolaborasi di antara rekanan rantai pasok dan
mengintegrasikan proses menjadi sebuah sistem secara keseluruhan, sekaligus
juga meningkatkan efisiensi dan efektivitas rantai pasok tersebut.
3.1.2.1 Faktor Pendorong Manajemen Rantai Pasok Untuk memahami bagaimana sebuah perusahaan dapat meningkatkan
kinerja rantai pasok terkait efisiensi dan responsibilitas, harus dipahami dahulu
empat faktor pendorong dari rantai pasok; yaitu fasilitas, inventaris, transportasi
dan informasi.
1. Fasilitas
Fasilitas merupakan bagian dari jaringan rantai pasok dimana produk dibuat,
disimpan atau dipindahkan. Dua tipe utama dari fasilitas adalah lokasi
produksi dan gudang penyimpanan. Apapun fungsi dari fasilitas perusahaan,
keputusan yang memperhatikan lokasi, kapasitas dan fleksibilitas memiliki
dampak signifikan terhdapa kinerja rantai pasok.
2. Inventaris
Inventaris mencakup bahan baku mentah, barang dalam proses dan barang
jadi milik perusahaan. Inventaris merupakan faktor pendorong yang sangat
penting dalam rantai pasok sebab merubah kebijakan yang berhubungan
dengan inventaris / persediaan dapat berpengaruh pada efisiensi dan
respons keseluruhan rantai pasok. Kesuksesan sebuah kebijakan
manajemen inventaris / persediaan adalah untuk mencapai komposisi yang
tepat antara efisiensi dan tingkat respon perusahaan.
3. Transportasi
Transportasi menggerakana produk di antara tahapan yang berbeda dalam
sebuah rantai pasok. Seperti faktor lainnya, transportasi juga memiliki
dampak yang signifikan pada efisiensi dan tingkat respon rantai nilai. Tipe
transportasi yang digunakan juga mempengaruhi persediaan dan lokasi
fasilitas pada rantai pasok.
4. Informasi
Informasi terdiri dari data dan analisa yang menekankan pada fasilitas,
inventaris / persediaan, transportasi dan konsumen pada keseluruhan rantai
pasok. Informasi dapat dianggap sebagai faktor pendorong utama karena
tidak memiliki bentuk fisik, namun memiliki potensi sebagai pendorong
terbesar dalam kinerja atau efisiensi rantai pasok sebab secara langsung
mempengaruhi antar faktor lainnya.
3.1.2.2 Proses Manajemen Rantai Pasok Manajemen rantai pasok melibatkan banyak proses dan prosedur untuk
efisiensi. Diantaranya adalah :
1. Pengadaan
Pengadaan merupakan proses bisnis antara pembelian dan penjualan suplai
dan jasa. Perusahaan umunya mengembangkan sebuah perencanaan
strategis dengan pemasok untuk mendukung proses manajemen produksi
dan terus mengembangkan produk baru.
2. Outsourcing dan kemitraan
Outsourcing merupakan perjanjian dimana sebuah perushaan menyediakan
jasa bagi perusahaan lain yang sebenarnya dapat dilakukan sendiri. Hal
tersebut menjadi tren dalam bidang IT dan industry lainnya.
3. Manajemen Aliran Produksi
Proses produksi merupakan upaya memproduksi dan mensuplai produk bagi
saluran distribusi berdasarkan perkiraan masa lalu atau data point of sales
(POS).
4. Pemenuhan pesanan
Ini merupakan proses yang merespon permintaan konsumen dengan cara
menggabungkan beberapa fungsi yang penting : manajemen pemesanan,
penyimpanan dan distribusi barang jadi. Di dalamnya juga melibatkan gudang
dan manajemen persediaan serta distribusi secara fisik.
5. Proses Manajemen Pelayanan Konsumen
Pelayanan terhadap konsumen menyediakan sumber informasi konsumen.
Proses ini juga menyediakan bagi konsumen informasi aktual mengenai
ketersediaan produk melalui aplikasi antarmuka dengan operasi produksi dan
distribusi perusahaan.
6. Peramalan
Peramalan berupaya untuk memprediksi tingkat dan aktivitas perusahaan
dalam sebuah rentang waktu.
3.1.2.3 E-bisnis dan Manajemen Rantai Pasok
Sebuah solusi manajemen rantai pasok yang berbasis web (e-SCM)
merupakan inti dari keseluruhan bisnis secara digital. Sebuah e-SCM yang efektif
dapat menghemat biaya hingga jutaan dolar bagi perusahaan. E-SCM
merupakan kombinasi optimal antara teknologi dan proses bisnis yang
mengoptimalkan distribusi barang, jasa dan informasi dari pemasok kepada
konsumen secara terorganisir dan efisien. Dalam situasi ekonomi digital, konsep
tradisional SCM tidak lagi relevan digunakan. E-SCM berkonsentrasi pada
globalisasi dan saranan manajemen informasi, yang mengintegrasikan
pengadaan, operasional dan logistic dari bahan baku untuk memuaskan
konsumen. Dengan implementasi dan penerimaan scara luas oleh e-bisnis,
metode trasisional tadi berkembang untuk meningkatkan profitabilitas dan
pemenuhan. E-SCM dapat menggunakan konsep e-bisnis dan teknologi berbasis
web untuk mengelola persediaan dan informasi dalam organisasi perusahaan.
Untuk memfasilitasi berbagai komponen e-SCM diperlukan alat yang
mampu menunjang fungsi dari berbagai komponen tersebut. Berikut fasilitas di
antaranya :
1. Intranet
2. Extranet
3. Portal perusahaan
4. Sistem aliran kerja (workflow)
5. Groupware
6. Sistem Penggantian
3.1.3 Enterprise Resource Planning (ERP)
Sistem ERP pada awalnya difokuskan untuk mengotomatisasi kembali
fungsi kantor yang tidak secara langsung mempengaruhi pelanggan dan
masyarakat umum. Fungsi front office seperti Customer Relationship
Management (CRM) berurusan langsung dengan pelanggan atau sistem e-bisnis
seperti e-commerce, e-government, e-telekomunikasi, dan e- financial, atau
Supplier Relationship Management (SRM) menjadi terintegrasi kemudian, ketika
Internet disederhanakan dalam berkomunikasi dengan pihak eksternal.
Enterprise Resource Planning (ERP) mengintegrasikan informasi
manajemen internal dan eksternal di seluruh organisasi. Sistem ini mencakup
keuangan/akuntansi, manufaktur, penjualan dan pelayanan. Sistem ini
mengotomisasi kegiatan ini dengan aplikasi perangkat lunak terintegrasi.
Tujuannya adalah untuk memfasilitasi aliran informasi antara semua fungsibisnis
di dalam batas-batas organisasi dan mengelola konsumen dengan stakeholder.
Sistem ERP dapat dijalankan pada berbagai konfigurasi hardware dan
jaringan dan biasanya menggunakan database sebagai acuan informasi. Sistem
ERP biasanya mencakup karakteristik sebagai berikut :
1. Sebuah sistem terintegrasi yang beroperasi dalam real time tanpa
bergantung konfirmasi yang periodik.
2. Sebuah database umum yang mendukung semua aplikasi.
3. Instalasi sistem yang integrasi datanya oleh departemen teknologi Informasi.
Sistem ERP merupakan aplikasi bisnis terintegrasi dan umumnya dapat
dipakai untuk menangani modul-modul seperti pengendalian sediaan, utang
dagang, piutang dagang, perencanaan kebutuhan material (MRP) hingga
penanganan sumber daya manusia. Gambar di bawah ini dapat menunjukkan
komponen- komponen yang digunakan dalam penyusun ERP.
Gambar 2. Komponen Penyusun ERP
Keuntungan bisnis yang didapatkan dengan menggunakan sistem ERP
adalah sebagai berikut :
1. Memiliki fleksibilitas, visibilitas, dan kontrol untuk secara efektif
melaksanakan, memantau, dan memperbaiki strategi perusahaan.
2. Proses bisnis yang inovatif – memungkinkan dalam mengubah komposisi
sistem yang ada untuk mendukung proses inovatif.
3. Meminimalkan risiko dan biaya, memperkenalkan proses baru, karena sistem
yang ada tetap tidak berubah saat kita memanfaatkan mereka untuk end-to-
end proses perusahaan.
4. Membantu secara agregat dan menganalisis informasi di seluruh organisasi,
sehingga kita dapat memperoleh wawasan yang dibutuhkan untuk membuat
perubahan yang tepat dan cepat.
Selain mendapatkan keuntungan, dalam menggunakan ERP tentunya
juga memiliki beberapa resiko negatif, antara lain :
1. Membutuhkan biaya yang tinggi dalam pemeliharaan dan upgrade.
2. Integrasi yang benar-benar bisnis dapat menciptakan ketergantungan yang
sebenarnya tidak diperlukan.
3. Perlunya pelatihan yang ekstensif dalam mengelola sumber daya untuk
pengoperasian sehari-hari.
3.1.4 Enterprise Collaboration System
Enterprise collaboration system merupakan informasi lintas fungsi yang
meningkatkan komunikasi, koordinasi dan kerjasama antar anggota tim bisnis
dan kelompok kerja yang bertujuan untuk memudahkan dalam bekerjasama
secara lebih mudah dan efektif dengan cara berkomunikasi mengenai informasi
satu sama lain, berkoordinasi dalam usaha kegiatan individual dan
menggunakan berbagai sumber daya bersama yang lainnya serta bekerjasama
secara kooperatif dalam proyek dan penugasan bersama.
Gambar 3. Enterprise Collaboration System dalam Kerjasama Perusahaan
Gambar di atas memberikan gambaran bahwa enterprise collaboration
system terkait dengan beberapa alat software untuk komunikasi elektronik,
konferensi elektronik dan manajemen kegiatan kerjasama.
- Alat Komunikasi Elektronik Alat komunikasi elektronik ini meiputi e-mail, voicemail, fax, web publishing,
bulletin board system yang memungkinkan untuk mengirim pesan secara
elektronik melalui jaringan komputer, dan berbagi informasi dan dokumen
dengan para anggota tim dimanapun berada sehingga hal ini menjadi
kontributor utama dalam proses kerjasama karena adanya kemudahan dan
efisiensi.
- Alat Kerjasama Konferensi Alat kerjasama konferensi ini meliputi data conferencing, voice conferencing,
video conferencing, discussion forums, dan electronic meetings yang dapat
membantu komunikasi dan bekerjasama dengan para anggota
tim/perusahaan di berbagai lokasi yang berbeda dan bertukar ide secara
interaktif pada saat yang bersamaan sesuai keinginan.
- Alat Manajemen Kegiatan Kerjasama Alat manajemen ini membantu tim/perusahaan untuk mengelola aktivitas
kelompok kerja. Kategori software ini meliputi alat pembuatan kalender dan
jadwal, manajemen proyekn dan tugas, sistem aliran kerja, serta alat
manajemen pengetahuan. Alat-alat lainnya untuk kegiatan bersama, seperti
pembuatan, edit, dan revisi dokumen bersama, dapat ditemukan dalam
software suite.
3.1.5 Fungsi Bisnis Lainnya Fungsi bisnis ini merupakan sistem informasi yang ditujukan untuk
memberikan informasi yang berkaitan dengan bisnis perusahaan kepada
kelompok orang yang berada pada bagian tertentu dalam perusahaan yang
berfungsi untuk menunjang bagian marketing, production, accounting, dan
human resource management. Adapun fungsi bisnis lainnya meliputi :
- Sistem Pemasaran, yaitu sistem informasi yang menyediakan informasi
yang dipakai oleh fungsi pemasaran. Sistem ini mendukung keputusan yang
berkaitan dengan bauran pemasaran (marketing mix), yang mencakup:
Produk (barang dan jasa) yang perlu ditawarkan, tempat yang menjadi
sasaran pemasaran, promosi yang perlu dilakukan dan harga produk. Jenis
utama sistem informasi pemasaran meliputi pemasaran interaktif di website
e-commerce, manajemen hubungan pelanggan, manajemen penjualan,
manajemen produk, pemasaran bertarget, iklan dan promosi, dan riset pasar.
- Sistem manufacturing, merupakan sistem yang digunakan untuk
mendukung fungsi produksi, yang mencakup seluruh kegiatan yang terkait
dengan perencanaan dan pengendalian proses untuk memproduksi barang
atau jasa yang melakukan proses produksi berbasis komputer sehingga
berfungsi membantu perusahaan memperoleh CIM (Computer Integrated
Manufacturing) yang mampu mengintegrasikan dan meng-tomatisasikan
aktivitas yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk berkualitas tinggi
secara cepat untuk memenuhi keinginan dan kebutuhan para pelanggan.
- Sistem informasi sumber daya manusia (human resources management system) yaitu sistem yang digunakan untuk mengumpulkan dan memelihara
data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut
menjadi informasi, dan melaporkan informasi tersebut kepada pemakai.
Sistem Sumber Daya Manusia dibagi menjadi beberapa subsistem,
diantaranya:
- Sistem akuntansi, yang merupakan sistem yang paling tua dan paling
banyak digunakan dalam bisnis. Sistem Akuntansi adalah kumpulan sumber
daya yang dirancang untuk mentransformasikan data keuangan menjadi
informasi.
- Sistem manajemen keuangan, dimana sistem ini digunakan untuk
mendukung manajer keuangan dalam pengambilan keputusan yang
menyangkut persoalan keuangan perusahaan dan pengalokasian serta
pengendalian sumber daya keuangan dalam perusahaan. Sistem ini tidak
hanya mendasarkan data internal melainkan juga menggunakan data yang
berasal dari sumber eksternal.
3.2 Grudin’s Time-Space Matrix Grudin’s time space matrix digunakan untuk mengidentifikasi groupware.
Groupware didefinisikan oleh Kristina Groth adalah sebagai berikut:
“Groupware is software supporting group work, focusing on the
requirements of co-operation”.1
Groupware ini tidak hanya menyangkut alat komunikasi semata. Groupware
diklasifikasikan dan dikelompokkan berdasarkan waktu dan tempat dimana
seluruh pihak yang terlibat bekerja sama dalam suatu fungsi. Selain itu Ellis,
Gibbs, Rein dalam situs http://www.cs.uta.fi/~ov/gw/intro/intro.pdf mendifinisikan
groupware sebagai sistem yang berbasis komputer yang mendukung kelompok
orang untuk terlibat dalam pekerjaan (tujuan) yang sama dan menyediakan
interface untuk saling berbagi lingkungan.
Awalnya pengelompokkan groupware ini dilakukan berdasarkan:
When: same/different time
synchronous/asynchronous
Where: same/different space
Located/remote
Gambar 4. Time-Space Matrix
Berdasarkan pembagian tersebut, maka dapat dibentuk time-space matrix
seperti tertuang dalam gambar di atas. Apabila komunikasi yang terjadi di antara
pihak-pihak yang terlibat adalah pada waktu dan tempat yang sama, maka telah
terjadi interaksi tatap muka. Kondisi yang kedua adalah apabila komunikasi 1 Groth, Kristina. Groupware. Diakses melalui http://www.csc.kth.se/utbildning/kth/kurser/DH2416/dfs08/F_Groupware.pdf pada tanggal 27 Juni 2011.
terjadi pda tempat yang sama namun waktu yang berbeda, maka interaksi yang
terjadi adalah asynchronous interaction. Kondisi yang ketiga apabila waktu
komunikasi terjadi dalam waktu yang sama namun tempat yang berbeda maka
telah terjadi synchronous distributed interaction. Sedangkan jika yang terjadi
adalah komunikasi pada waktu dan tempat yang berbeda adalah asynchronous
distributed interaction.
Gambar 5. Grudin’s Time Space Matrix
Konsep time-space matrix pada Gambar 4, dibaharui oleh Grudin seperti
tampak pada Gambar 5 di atas. Suatu aktivitas dapat dilaksanakan pada satu
tempat (baris atas), pada beberapa tempat yang diketahui oleh para pelaku yang
terlibat, seperti yang terlihat pada baris tengah melalui pertukaran e-mail; atau
pada banyak tempat, dimana tidak semua pelaku mengetahuinya seperti yang
terlihat pada baris bawah melalui pesan yang disampaikan melalui netnews
group.
Aktivitas juga dapat dilakukan dapat dilakukan pada “real time”, melalui
meeting. Aktivitas juga dapat dilakukan pada waktu yang berbeda yang
mempunyai prediksi yang tinggi, misalnya melalui pengiriman e-mail dengan
harapan pesan tersebut dapat dibaca dalam waktu satu hari. Atau aktivitas juga
dapat terjadi pada waktu yang berbeda namun tidak dapat diprediksi, melalui
proyek collaborative writing.
Aktivitas akan tetapi tidak selamanya terjadi secara tepat merujuk pada
Gambar 2. Contohnya, suatu collaborative writing dapat terjadi pada suatu waktu,
tetapi dapat juga terjadi secara tidak terprediksi, dimana beberapa orang terlibat
dengan dokumen yang panjang. Pengelompokkan tersebut dapat memfasilitasi
komunikasi dan secara luas digunakan, terutama oleh pengembang groupware,
tetapi bukan tanpa resiko. Terkadang sebagian pekerjaan nyatanya tidak masuk
dalam salah satu golongan tersebut. Umumnya orang terlibat dalam pertemuan
face to face dan beberapa terdistribusi dan termasuk dalam asynchronous
communication. Sebagian besar pekerjaan melibatkan baik komunikasi maupun
koordinasi.
3.3 Global Management Telah menjadi suatu keharusan bagi perusahaan dalam menghadapi
situasi perkembangan usaha yang semakin global dan tidak dapat dipisahkan
dari teknologi, untuk menerapkan suatu cara dalam menjalankan usahanya
dengan memperhatikan isu-isu international. Hal ini lah yang disebut dengan
global management.
“Global management refers to the way an organization manages their
business practices internationally, including sales, marketing, hiring and
finance. Many schools offer training programs and degrees in global
management and it is a highly valued commodity in the business world.”2
Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa global
management adalah suatu cara dalam suatu organisasi untuk menerapkan
manajemen secara internasional, baik dalam hal penjualan, pemasaran, sumber
daya manusia, maupun keuangan. Saat ini kecenderungan perusahaan, tidak
hanya mencari karyawan yang mampu memahami bisnis saja, namun juga
perusahaan mencari karyawan yang mampu memahami kebiasaan lokal,
kehidupan perusahaan, dan kebijakan di wilayah perusahaan melakukan bisnis.
Banyak perusahaan juga mencari para manajer yang mempunyai pengalaman di
beberapa negara dan bersedia pindah dari satu negara ke negara lain.
Sehubungan dengan cepatnya ekspansi bisnis atau usaha dari satu pasar
internasional ke pasar internasional lainnya, maka semakin diperlukan global
manajer dari waktu ke waktu. Intinya, global management adalah pencampuran
dari bisnis, budaya, sejarah dan praktek sosial yang akan membantu perusahaan
menemukan tempat mereka di komunitas bisnis global dan dapat berhasil dalam
menghadapi budaya lain, yang tentunya berbeda.
2 No name.What is Global Management? Diakses melalui
http://degreedirectory.org/articles/What_is_Global_Management.html pada tanggal 27 Juni 2011.
IV. PEMBAHASAN
Dalam usaha e-bisnis di PT. Indoturbine perusahaan memanfaatkan dua
divisi yang saling berkaitan. Divisi yang dimaksud adalah divisi operation dan
divisi production. Segala hal yang berkaitan dengan semua pengoperasian di
lapangan baik itu kinerja dan performa mesin, sumber daya alam minyak dan gas
yang dapat dimanfaatkan dalam penjualan dan segala yang berhubungan
dengan platform di PT. Indoturbine maka dikaitkan dalam divisi operation.
Sedangkan hal-hal yang ditangani oleh divisi production adalah penjualan
minyak dan gas, pengurusan dan pembelian suku cadang, keuangan dan segala
fasilitas yang diperlukan di platform PT. Indoturbine. Semuanya ini harus berjalan
dengan baik untuk dapat beroperasi dengan lancar.
4.1 Custumer Relationship Management (CRM)
CRM menggunakan teknologi informasi untuk membuat sistem lintas
fungsi perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses
layanan pada pelanggan dalam penjualan, pemasaran dan layanan pelanggan
yang berinteraksi dengan pelanggan perusahaan. Sistem CRM juga menciptakan
kerangka kerja TI software serta database yang dijalankan melalui web, yang
mengintegrasikan proses- proses ini dengan operasi bisnis perusahaan lainnya
dan mendukung kerjasama antara perusahaan dengan para pelanggan serta
mitranya.
Sistem CRM meliputi sekelompok modul software yang memberi berbagai
alat yang membantu perusahaan dan para karyawannya memberikan layanan
yang cepat, dapat diandalkan dan konsisten kepada para pelenggannya. Untuk
konsumen di PT. Indoturbine adalah eksplorasi minyak dan gas, kalau dalam
pembahasan ini adalah PT. Pertamina Hulu Energi yang memiliki tingkat
teknologi mutakhir. Setiap minyak dan gas yang dihasilkan dari eksplorasi bawah
laut akan dijual kepada konsumen berdasarkan besar barel dan BTU (British
Termal Unit). Setiap penjualan akan melalui custody meter yang terdiri dari
berbagai alat instrumentasi seperti transmitter, orifice fitting, Daniel Flobos S600,
water cut analyzer dan gas chromatograph. Kesemua alat ini terintegrasi dengan
menggunakan ethernet sehingga sistem yang berada di lapangan akan mudah
terdeteksi dengan sistem yang ada di dalam control room Pertamina dan PT.
Indoturbine. Perhitungan ini akan terbaca secara online dan real time sehingga
pihak konsumen dan manajemen akan bisa secara langsung mengawasi proses
penjualannya. Sistem interface yang menghubungkannya dapat dilihat dengan
software Kelton yang didalamnya berisi perhitungan menggunakan AGA 3 dan
AGA 8. Semuanya dihitung baik bore pipa, gas dan minyak yang mengalir
maupun suhu yang sangat mempengaruhi BTU. Sofware Kelton yang dipakai
dalam CRM ini merupakan produksi Emerson (fisher production) yang adalah
stakeholder perusahaan.
Data penjualan ini akan langsung terkalkulasi sehingga pihak manajemen
maupun konsumen dapat melihat secara online dan realtime terhadap hasil
penjualan. Untuk penjualan ada beberapa parameter yang tidak dapat diubah
karena merupakan regulasi dari BP Migas. Gambar di bawah ini adalah tampilan
dari Kelton yang merupakan interface bagi customer relationship management.
Gambar 6. Software Kelton ( CRM )
Selain dari contoh di atas, PT. Indoturbine juga memiliki CRM dengan
pihak konsumen yang dalam hal ini dapat dilihat di website PT. Indoturbine
bagian contact us. Untuk bagian ini memang hanya beberapa orang yang dapat
ditanggapi oleh PT. Indoturbine karena produk turbin sangat spesifik
penggunaannya, sehingga perusahaan sudah mempunyai contact person yang
dapat berhubungan dengannya. Sistem ini mulai ditinggalkan karena
penggunaan email dirasa lebih cepat dan mudah dalam mendapatkan jawaban
informasi.
4.2 Supply Chain Management (SCM) PT. Indoturbine menyadari akan pentingnya supply chain management
untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Pada dasarnya manajemen rantai
pasokan membantu perusahaan mendapatkan produk yang tepat pada tempat
yang tepat dalam waktu yang cepat, dengan jumlah yang tepat serta dengan
biaya yang wajar. Dengan SCM PT. Indoturbine dapat memperkirakan
permintaan, mengendalikan persediaan serta meningkatkan jaringan hubungan
bisnis perusahaan dengan para pelanggan, pemasok, distributor, dan
perusahaan lainnya, serta menerima respon atas status setiap hubungan dalam
rantai pasokan. Atas dasar itu maka PT. Indoturbine menggunakan jaringan
sistem komputer yakni teknologi internet, ekstranet, web serta telepon, faksimile,
e-mail untuk mengakomodasi kebutuhan dari PT. Indoturbine tersebut. Sehingga
mampu mengurangi biaya secara signifikan dan meningkatkan siklus rantai
pasokan mereka.
PT. Indoturbine menggunakan sistem rantai pasokan baik itu secara real
time ataupun menurut tingkat emergensi dan kebutuhannnya. PT. Indoturbine
selaku operator sudah dapat memperkirakan beragam kebutuhan perusahaan
dengan bekerja sama dengan para pemasok. Sebagai contoh PT. Indoturbine
membutuhkan panel control system untuk kebutuhan pergantian yang tidak
dilakukan secara berkala diakibatkan kerusakan tertentu. Maka PT. Indoturbine
mengirim pemesanannya baik itu secara e-mail dengan mencantumkan data
spesifikasi produk yang diinginakan dan dibutuhkannya ke suplaier dalam contoh
ini adalah Solar Turbine atau bisa juga dengan cara lain yakni mengisi secara
langsung daftar kebutuhannya kedalam layanan penyediaan Solar Turbine.
Sedangkan jika kebutuhan konsumen ke PT. Indoturbine sejauh ini hanya
mengandalkan e-mail untuk pemesanan berdasarkan spesifikasi dan kebutuhan
ataupun juga dengan telepon dan faximile.
Gambar 7. Tampilan pemesanan online PT. Indoturbine kepemasok
Menyadari akan pentingnya para pemasok untuk peningkatan kinerja dari
PT. Indoturbine maka perusahaan induk dalam hal ini Solar Turbine selalu
mendukung beragam macam kebutuhan baik itu stok barang yang fast moving
ataupun slow moving. Solar Turbin sebagai perusahaan induk sejatinya ialah
juga sebagai penyatu para supplier penyedia kebutuhan PT. Indoturbine. Seperti
contoh diatas perusahaan Petrotech adalah perusahaan yang berdiri sendiri
dalam penyedia panel instrumen tetapi oleh Solar Turbin ia bertanggung jawab
akan kebutuhan panel instrumen disetiap project perusahaannya. Contoh lain
ialah penyedia jasa transportasi PT. Indoturbine yakni PT. Pelita Air Service
untuk melayani akomodasi ke platform. Penyedia layanan transportasi via udara
tersebut menggunakan layanan helikopter yang tentu saja data perjalanan para
pegawai PT. Indoturbin harus dapat diakses secara langsung dengan layanan
ekstranet ataupun telepon dan e-mail. Layanan pemesanan yang sudah
terintegrasi tersebut dapat mempermudah bagi PT. Indoturbine dan para
pemasoknya sehingga dapat dilakukan secara cepat, akurat, dan hemat biaya.
4.3 Enterprise Relationship Planning Divisi production kenyataannya menjadi penopang dalam bisnis
operasional. Untuk itu dalam hal ini perlu dilihat dahulu mengenai proses operasi
hingga tahapan produksi. Gambar di bawah merupakan layanan yang digunakan
untuk operasional, yaitu RTU (Remote Terminal Unit), PLC (Programmable Logic
Controller) dan HMI (Human Machine Interface). Alat- alat tersebut merupakan
interface dari lapangan dengan manusia yang berada dalam control room. Alat
ini bisa diakses oleh pihak Indoturbine sebagai operator, Solar Turbine sebagai
checker, pihak konsumen dalam hal ini adalah Pertamina dan BP Migas sebagai
pemantau Migas di Indonesia. Untuk mengakses layanan ini harus memasukkan
password dari keempat pihak tersebut. Layanan ini bersifat rahasia karena berisi
mengenai data penjualan gas, performa mesin turbin dan juga beban (generator
ataupun kompresor). Software yang digunakan untuk mengaksesnya adalah
ControlNet 5000 (untuk PLC ) dan RS View (untuk HMI). Alat ini digunakan di
lapangan operasi, dilanjutkan dengan menggunakan akses TCP/IP hingga dapat
diterima oleh Solar Turbine (di Florida, USA) dan juga Indoturbine - Pertamina
yang berada di jalan TB. Simatupang gedung Arkadia.
Proses pengeksplorasian PT. Indoturbine di Laut Jawa khususnya
memiliki sembilan anjungan Zulu, Papa, Mike Mike, Lima, NGL, Bravo , Arco
Ardjuna, Echo, Foxtrot dan tiga stasiun penerima di darat yaitu Muara Karang,
Tanjung Priok dan Cilamaya. Kesemua station tersebut dihubungkan dengan
HMI melalui radio yang dipancarkan ke darat.
Gambar 8. Struktur Jaringan Operasional
Tampilan di bawah ini adalah bentuk HMI (Human Machine Interface)
yang memudahkan pihak terkait untuk membaca parameter yang ada di
lapangan. Parameter yang digunakan yaitu aliran gas (MSCF), gas terjual (BTU),
minyak (barel), campuran air, minyak dan gas (water cut) serta beberapa
parameter yang terukur pada mesin (seperti putaran mesin, suhu mesin, dan
beban kompresor ataupun generator).
Gambar 9. Tampilan HMI
Dari beberapa hasil yang didapatkan melalui tampilan HMI (Human
Machine Interface) ini dijadikan landasan bagi tim production untuk dapat
menganalisis beberapa keperluan dan juga database yang perlu dimasukkan ke
dalam ERP (Enterprise Resource Planning). Software yang digunakan di PT.
Indoturbine dalam pemanfaatan pemrosesan data pada ERP adalah SAP
(System, Application and Product). Modul-modul yang terdapat pada SAP
adalah:
a. Logistics Category - Production Planning and Control
- Project Management System
- Materials Management
- Quality Management
- Plant Maintenance
- Product Data Management
- Sales and Distribution
- Service Management
b. Human Resources Category - Personnel Management
- Organizational Management
- Payroll Accounting
- Time Management
- Personnel Development
c. Financial Category - Financial Accounting
- Controlling
- Investment Management
- Treasury Management
- Enterprise Controlling
Gambar 10. Komponen Pembentuk SAP
4.4 Enterprise Collaboration System Tujuan dari sistem kerja sama perusahaan (kolaborasi) adalah untuk
memungkinkan kita bekerja bersama secara lebih mudah dan efektif dan
membantu kita dalam berkomunikasi, koordinasi dan bekerja sama. Teknologi
internet seperti penjelajah web dan server , dokumen dan database hipermedia,
intranet dan ekstranet memberi standar untuk hardware, software, data dan
jaringan bagi banyak alat groupware untuk kerjasama yang diinginkan
perusahaan.
Di PT. Indoturbine kolaborasi perusahaan dengan karyawan maupun
perusahaan lainnya dapat dibagi kedalam 3 macam, seperti: