-
UNIVERSITAS INDONESIA
REVIU SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PADA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA (BEM) FE UI
TUGAS AKHIR AUDIT INTERNAL
DOSEN: M. MALIK S.E., M.Ak., CPMA, CIA / M. ICHSAN M.Si
DISUSUN OLEH:
STEPHANIE INDAH MULYA 1106060646
INEZ BELINDA WIDJAJA 1106060652
IDWAL DION 1106060702
DIONISIUS DENIZAR 1106060721
VINSENSIUS MARIO GRANITO 1106060860
FAKULTAS EKONOMI
DEPOK
DESEMBER 2014
-
STATEMENT OF AUTHORSHIP
Kami yang bertanda tangan dibawah ini menyatakan bahwa makalah
terlampir adalah
murni hasil pekerjaan kami sendiri. Tidak ada pekerjaan orang
lain yang kami gunakan tanpa
menyebutkan sumbernya.
Materi ini tidak/belum pernah disajikan/digunakan sebagai bahan
untuk makalah pada
mata ajaran lain kecuali kami menyatakan dengan jelas bahwa kami
menyatakan
menggunakannya.
Kami memahami bahwa tugas yang kami kumpulkan ini dapat
diperbanyak dan atau
dikomunikasikan untuk tujuan mendeteksi adanya plagiarisme.
Mata ajar : Audit Internal
Judul makalah/tugas : Reviu Sistem Pengendalian Internal pada
Badan Eksekutif
Mahasiswa (BEM) FE UI
Tanggal : 15 Desember 2014
Dosen : M. Malik S.E., M.Ak., CPMA, CIA / M. Ichsan M.Si
Anggota Kelompok :
Nama : Stephanie Indah Mulya
NPM : 1106060646
TTD :
Nama : Inez Belinda Widjaja
NPM : 1106060652
TTD :
Nama : Idwal Dion
NPM : 1106060702
TTD :
-
Nama : Dionisius Denizar
NPM : 1106060721
TTD :
Nama : Vinsensius Mario Granito
NPM : 1106060860
TTD :
-
1
BAB I
PENDAHULUAN
Universitas Indonesia sebagai salah satu universitas terbaik di
Indonesia memiliki
tujuan untuk mempertahankan reputasi sebagai yang terbaik di
Indonesia dengan
menghasilkan kualitas lulusan yang mampu bersaing di pasar
global dan kualitas riset yang
bertaraf internasional serta menghasilkan produk Research and
Development yang dapat
mendukung daya saing Internasional. Tujuan ini tentu sangat
menitikberatkan Mahasiswa-
nya sebagai sentral dari kekuatan Universitas Indonesia
berdiri.Mahasiswa menjadi peran
sentral dalam kehidupan universitas. Tugas dan tanggung jawab
bagi Universitas Indonesia
untuk mencetak lulusan yang berkualitas dan berkiprah baik di
tingkat nasional maupun
internasional dapat dilihat dari bagaimana proses pembentukan
mahasiswa yang berkualitas
dengan berbagai fasilitas untuk tumbuh kembang lewat aktivitas
kemahasiswaan yang
menunjang prestasi akademis seperti lembaga kemahasiswaan yang
menjadi wadah tumbuh
kembang kehidupan sosial mahasiswa.
Secara khusus pada Fakultas Ekonomi, berbagai jenis lembaga
kemahasiswaan
ditawarkan bagi mahasiswa untuk dapat berkembang dengan seimbang
antara kehidupan
akademis dengan kehidupan non-akademis.
Lembaga kemahasiswaan di Fakultas Ekonomi pada dasarnya dibagi
atas Badan
Perwakilan Mahasiswa (BPM) dan Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM),
Badan Otonom
(BO), dan Badan Semi Otonom (BSO). Secara khusus, penulis ingin
meneliti Badan
Eksekutif Mahasiswa (BEM) terkait keberadaan divisi kontrol
internal apakah sudah efektif
jika diteliti dengan acuan Institute of Internal Auditor(IIA).
Peninjuan dilakukan dengan
alasan ada begitu besar dana yang besar dalam bentuk block grant
yang diberikan oleh pihak
dekanat Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia kepada BEM FE UI
yang diberi tanggung
jawab untuk mengelola dana dan digunakan dengan kesesuaian
kebutuhan yang telah
diperhitungkan dan diajukan sebelumnya kepada pihak Dekanat
dalam bentuk
reimbursement. Oleh sebab itu, tim kontrol internal yang
dimiliki BEM FE UI perlu ditinjau
efektivitas nya agar mengurangi risiko adanya error maupun fraud
yang material.
-
2
BAB II
LANDASAN TEORI
Brinks Modern Internal Auditing 7th Edition, Chapter 3 -Internal
Control Framework:
The COSO Standard
Pemahaman serta implementasi pengendalian internal yang efektif
adalah prinsip
dasar dari audit internal. Sistem internal control sudah dan
akan terus menjadi dasar dari
aspek operasional maupun akuntansi proses bisnis serta proses
internal audit yang tidak
terlepas dari evaluasi dan penilaian terhadap tingkatan kontrol.
Eksternal auditor seringkali
menggunakan istilah internal control, sedangkan internal auditor
menggunakan istilah
kontrol. Pada tahun 1970, serangkaian kejadian di Amerika
Serikat memicu pengembangan
kerangka kerja internal kontrol oleh Committee of Sponsoring
Organizations (COSO).Pada
mulanya digunakan oleh eksternal auditor untuk melakukan
penilaian terhadap internal
kontrol, dan kemudian pengembangan penilaian internal kontrol
melalui Sarbanes-Oxley Act
(SOX). Pemahaman akan kerangka kerja internal kontrol COSO
menjadi kunci pengetahuan
yang diperlukan oleh auditor internal.
Pentingnya Kontrol Internal yang Efektif
Kontrol Internal adalah proses yang diimplementasi oleh
manajemen yang didesign
untuk memberikan keyakinan wajar terhadap beberapa hal, yaitu
informasi finansial dan
operasional yang terpercaya; kepatuhan terhadap kebijakan dan
prosedur, hukum serta
regulasi; pengamanan aset; efisiensi operasional; pencapaian
misi, tujuan dan goal dari
perusahaan; dan integritas dan nilai etika. Pengertian tersebut
mengakui bahwa fungsi kontrol
internal melebihi hanya fungsi akuntansi dan keuangan, namun
keseluruhan proses dalam
perusahaan
Latar Belakang Standard Kontrol Internal
Pengertian kontrol internal saat ini sangat jelas dengan adanya
kerangka kerja COSO,
namun tidak begitu sampai tahun 1980an. Sebelumnya, kontrol
internal diartikan sebagai:
internal control comprises the plan of enterprise and all of the
coordinate meth- ods and
measures adopted with a business to safeguard its assets, check
the accuracy and reliability
of its accounting data, promote operational efficiency, and
encourage adherence to
prescribed managerial policies.
-
3
Dengan seiringnya waktu, pengertian dan regulasi terkait terus
diperbaharui.
Beberapa aturan diantaranya adalah: Foreign Corrupt Practices
Act of 1977 dan AICPA SAS
No.1. Perubahan yang dilakukan terus membimbing pada peningkatan
relevansi akan fungsi
kontrol internal itu sendiri sampai akhirnya pada kerangka kerja
kontrol internal COSO
seperti yang kita ketahui saat ini.
Kerangka Kerja Kontrol Internal COSO
COSO mendeskripsikan konsep kontrol internal secara
multidimensi, yaitu:
Internal control is a process, affected by an entitys board of
directors, manage- ment, and
other personnel, designed to provide reasonable assurance
regarding the achievement of
objectives in the following categories: effectiveness and
efficiency of operations; reliability of
financial reporting; and compliance with applicable laws and
regulations.
Berdasarkan definisi yang sangat umum terhadap kontrol internal
tersebut, COSO
menggunakan model tiga dimensi untuk menjelaskan sistemnya pada
perusahaan. Terdiri dari
lima tingkatan pada muka serta tiga komponen utama dari kontrol
internal pada bagian atas
model. Model tiga dimensi COSO terlihat melalui gambar
dibawah:
Sumber: Brinks Modern Internal Auditing 7th Editio
I. Control Environment
-
4
COSO menggambarkan lingkungan sebagai fondasi utama yang
mempunyai pengaruh
terhadap bagaimana kegiatan perusahaan disusun (struktur) serta
bagaimana risiko
dikaji.Lingkungan juga merupakan dasar dari komponen-komponen
lainnya dari kontrol
internal.Lingkungan pula mencerminkan keseluruhan sikap,
kesadaran serta tindakan yang
dilakukan oleh dewan direksi, manajemen serta pihak-pihak lain
yang
berkepentingan.Budaya perusahaan seringkali menjadi hal yang
mempunyai pengaruh besar
terhadap penciptaan lingkungan. Sebagai contoh, manajemen senior
yang mempunyai
kebiasaan melakukan suap terhadap pihak yang berkaitan akan pula
memberi insentif bagi
subordinatnya untuk melakukan hal serupa. Aspek-aspek lainnya
yang mempengaruhi
lingkungan adalah: integritas dan nilai etika; komitmen dan
kompetensi; dewan direksi dan
komite audit; filosofi dan ragam operasional yang dianut
manajemen; struktur organisasi;
pengarahan otoritas dan tanggung jawab; kebijakan sumber daya
manusia dan praktisnya; dan
perspektif lingkungan kontrol menurut COSO.
Sumber: Brinks Modern Internal Auditing 7th Edition
II. Risk Assessment
Bagian diatas fondasi kontrol adalah penilaian terhadap
risiko.Ketercapaian objektif
perusahaan seringkali berisiko gagal oleh faktor-faktor internal
maupun eksternal. Dengan
memahami dan mampu mengelola lingkungan risiko, maka tingkat
ketercapaian tujuan akan
lebih tinggi. COSO kemudian membagi risiko dalam tiga
perspektif, yaitu: risiko yang
disebabkan oleh faktor eksternal; risiko yang disebabkan oleh
faktor internal; dan risiko pada
tingkat atau unit bisnis tertentu.
Proses penilaian dan pengkajian risiko dijelaskan COSO melalui
tiga tahapan, yaitu:
melakukan estimasi terhadap signifikansi risiko; menilai
kemungkinan atau frekuensi
-
5
terjadinya risiko; dan mencari cara pengelolaan risiko serta
tindakan yang harus
diambil.Seringkali dalam melakukan penilaian terhadap risiko,
manajemen dalam kondisi
kekurangan substansi dalam pengkajian.Hal ini menyebabkan dalam
pengkajian risiko,
terutama untuk hal-hal yang sifatnya baru memiliki kemungkinan
besar tidak dilakukan
dengan tepat.
III. Control Activities
Tingkat berikutnya pada model tiga dimensi COSO disebut
aktivitas kontrol.Yang
dimaksud dengan aktivitas kontrol adalah kebijakan dan prosedur
yang memastikan tindakan
yang diambil akan mengurangi risiko. Berikut adalah jenis-jenis
aktivitas kontrol: top-level
reviews; fungsi dan aktivitas langsung manajemen; pemprosesan
informasi; kontrol fisik;
indikator kinerja; dan pemisahan kewenangan.
IV. Communications and Information
Informasi yang tepat didukung dengan sistem IT yang baik,
kemudian
dikomunikasiakn secara vertical dalam perusahaan sehingga para
pekerja bisa melakukan
tanggung jawabnya.
Relationship of Information and Internal Control
Sebuah perusahaan memerlukan informasi pada semua tingakatan
untuk mendapatkan
tujuan operasi, keuangan, dan kepatuhan.COSO IT System kontrol
internal harus
menekankan pentingnya menyimpan informasi dan sistem pendukung
untuk menyokong
perubahan pada banyak tingkatan.
The Communications Aspect of Internal Control
COSO menempatkan komunikasi diluar elemen internal kontrol.
Komunikasi
diletakan pada posisi board termasuk hubungan mereka dengan
individu atau kelompok lain
akan ekspektasi mereka.
COSO memiliki beberapa sudut pandang akan komunikasi yaitu
komponen internal,
komponen eksternal, serta maksud dan cara berkomunikasi.
V. Monitoring
Monitoring sudah lama merupakan peran dari internal auditor
namun COSO
membawa pandangan yang lebih luas dari monitoring.COSO kontrol
internal sadar bahwa
prosedur dan sistem yang diimplementasikan berubah dengan
sejalannya waktu. Menurut
-
6
COSO evaluasi dapat dilakukan dengan: Ongoing Monitor
Activities; Separate Internal
Control Evaluation, walaupun COSO menekankan pada ongoing
monitoring namun dalam
kurun waktu tertentu ada baiknya juga melakukan evaluasi secara
terpisah/khusus; Reporting
Internal Control Deficiencies, berdasarkan COSO, segala
kecacatan atau kesalahan pada
kontrol internal harus dilaporkan kepada individu yang bisa
mengambil keputusan. Namun
pada prakteknya hal ini sulit untuk dilakukan.
Other Dimensions of the COSO Internal Controls Framework
Dimensi lain dari kerangka kerja COSO adalah:
Reliability of financial reporting
Compliance with applicable laws and regulations
Effectiveness and efficiency of operations
Seringkali, dalam melihat kerangka kerja kontrol internal COSO,
manajemen sering
lupa bahwa kerangka kerja tersebut merupakan model tiga dimensi,
sehingga melupakan
dimensi satunya.Dimensi ketiga menjelaskan bahwa kontrol
internal harus diaplikasikan
dalam seluruh unit operasi dan harus mencakup tiga faktor
kontrol internal; efektivitas,
keterpercayaan laporan keuangan serta kesesuaian dengan
regulasi. Kerangka kerja tersebut
mengharuskan aplikasi dari ketiga dimensi yang ada dalam model
COSO, tanpa
menghiraukan dimensi manapun.
Standar Internasional untuk Praktik Profesional Audit Internal
berdasarkan IIA
Praktik pengendalian internal dan audit internal dilakukan dalam
berbagai macam
entitas yang tentunya memiliki budaya, pengertian, dan
prosedurnya masing-masing. Maka
dari itu untuk standarisasi dan benchmark diperlukanlah standar
internal audit.Penulis
menggunakan Standar Internasional untuk Praktik Profesional
Audit Internal yang
dikeluarkan oleh IIA.Penulis menjabarkan standar-standar yang
relevan dengan topik ini.
Standar Atribut
1000 Tujuan, Kewenangan, dan Tanggung Jawab
Tujuan, kewenangan, dan tanggung jawab dari aktivitas audit
internal harus
dinyatakan secara formal dalam suatu Charter Audit. Kepala Audit
Internal harus
melaksanakan review secara berkala atas Piagam Audit Internal,
dan menyampaikannya
-
7
kepada Pimpinan atau Manajemen Senior dan Dewan Pengawas
organisasi untuk
mendapatkan pengesahan/persetujuannya.
1100 Independensi dan Objektivitas
Aktivitas audit internal harus independen, dan auditor internal
harus bersikap objektif
dalam melaksanakan pekerjaannya. Independensi dapat dibagi
menjadi independensi
organisasi (1110) & objektivitas individu (1120).
Independensi organisasi dinilai dari Kepala
Audit Internal (Chief Audit Excecutive) yang harus melapor ke
suatu tingkatan tertentu dalam
organisasi yang memungkinkan aktivitas audit internal dapat
memenuhi tanggung jawabnya,
sementara objektivitas individu yaitu auditor Internal harus
memiliki sikap yang tidak
memihak, tidak bias serta menghindari benturan kepentingan dalam
bentuk apapun.
1200 Keahlian dan Kecermatan Profesional
Penugasan harus dilakukan dengan menggunakan keahlian dan
kecermatan secara
profesional.Keahlian yaitu auditor internal harus memiliki
pengetahuan, keterampilan, dan
kompetensi lainnya yang dibutuhkan untuk menjalankan fungasi dan
tanggung jawab
individualnya. Kecermatan profesional yaitu auditor internal
harus menerapkan kecermatan
dan keahlian yang diharapkan dari seorang auditor internal
dengan kehati-hatian dan
kompetensinya.
1230 - Pengembangan Profesional yang Berkelanjutan
Auditor internal harus meningkatkan pengetahuan, ketrampilan,
dan kompetensi
lainnya melalui pengembangan professional berkelanjutan.
1300 Program Quality Assurance dan Penyempurnaan
Kepala Audit Internal harus mengembangkan dan memelihara Program
Penjaminan
Kualitas (quality assurance) dan Program Pengembangan yang
meliputi seluruh aspek
aktivitas audit internal. Program ini menilai efisiensi dan
efektivitas aktivitas audit internal
dan mengidentifikasi peluang dilakukannya peningkatan. Review
dilakukan baik secara
internal (1311) maupun eksternal (1312). Tinjauan (review)
internal dapat dilakukan melalui
penilaian diri sendiri (self assessment) atau oleh pihak lain di
dalam organisasi yang memiliki
pengetahuan cukup memadai mengenai praktik audit internal.
Sementara itu review eksternal
harus dilakukan setidaknya sekali dalam lima tahun oleh peninjau
(reviewer) atau tim
peninjau (review team) dari luar organisasi yang independen dan
berkualifikasi.
-
8
Standar Kinerja
2010 Perencanaan
Kepala audit internal harus menyusun rencana berbasis risiko
untuk menentukan
prioritas dari aktivitas audit internal, konsisten dengan tujuan
organisasi. Kepala audit
internal bertanggung jawab untuk mengembangkan sebuah rencana
berbasis risiko. Kepala
audit internal mempertimbangkan kerangka kerja manajemen risiko
dari organisasi, termasuk
menggunakan tingkat risk appetite yang ditetapkan oleh manajemen
untuk setiap aktivitas
atau bagian dari organisasi. Jika tidak terdapat sebuah kerangka
kerja, maka kepala audit
internal menggunakan pertimbangannya sendiri atas risiko setelah
berkonsultasi dengan
pihak manajemen senior.
2040 Kebijakan dan Prosedur
Kepala audit internal harus menetapkan kebijakan dan prosedur
untuk memandu
aktivitas audit internal. Bentuk dan isi dari kebijakan dan
prosedur bergantung pada seberapa
besar dan seperti apa stuktur dari aktivitas audit internal
serta kompleksitas dari pekerjaan
aktivitas audit internal.
2100 Hakikat Pekerjaan
Aktivitas audit internal harus melakukan evaluasi dan memberikan
kontribusi
terhadap upaya penyempurnaan proses tata kelola, manajemen
risiko, dan control dengan
menggunakan pendekatan yang sistematis dan disiplin.
2200 Perencanaan Penugasan
Auditor internal harus menyusun dan mendokumentasikan sebuah
rencana untuk
setiap penugasan, yang mencakup tujuan, lingkup, pengaturan
waktu, dan alokasi sumber
daya.
2300 Menjalankan Penugasan
Auditor internal harus melakukan identifikasi, analisa,
evaluasi, dan
pendokumentasian informasi yang memadai untuk mencapai tujuan
dari penugasan.
2400 Mengkomunikasikan Hasil-Hasil
-
9
Auditor internal harus mengomunikasikan hasil-hasil dari
penugasan.
2500 Memonitor Perkembangan
Kepala audit internal harus membuat dan memelihara suatu sistem
untuk memantau
disposisi dari hasil penugasan yang dikomunikasikan kepada
manajemen.
-
10
BAB III
PROFIL BEM FE UI
BEM FE UI adalah lembaga eksekutif dalam struktur organisasi
kemahasiswaaan FE
UI. Peran sebagai lembaga eksekutif membuat BEM FE UI menjadi
penyelenggara dan
melakukan koordinasi diantara BO/BSO. BEM FE UI dalam
penyelenggaran kegiatannya
memiliki struktur dalam tim keuangan yaitu Controller, Vice
Controller, Treasurer, dan Tim
Kontrol Internal (KI). Controller memiliki tugas sebagai pihak
yang melakukan otorisasi atas
seluruh pengeluaran yang dilakukan oleh internal BEM FE UI. Vice
Controller memiliki
tugas untuk mengatur dan melakukan koordinasi atas tim keuangan
BO/BSO dalam hal
pengurusan administrasi dana blockgrant dari pihak dekanat FE
UI. Treasurer memiliki tugas
sebagai pihak yang memegang rekening BEM FE UI dan melakukan
pengecekan atas
penerimaan yang diterima oleh BEM FE UI. Tim KI memiliki tugas
untuk melakukan
pengawasan dan kontrol keuangan atas program kerja yang dimiliki
BEM FE UI dan
melakukan fungsi kontrol operasional atas departemen/biro yang
ada di BEM FE UI.
BEM FE UI memiliki beberapa standar yang mengatur mengenai
pelaporan keuangan
baik dari program kerja ataupun keuangan BEM FE UI itu
sendiri.Untuk peraturan yang
mengatur tentang pelaporan keuangan pada program kerja, BEM FE
UI memiliki Standar
Pelaporan Keuangan. BEM FE UI juga memiliki peraturan yang
mengatur mengenai peranan
kontrol internal yang tercantum dalam standar audit internal.
Peraturan-peraturan tersebut
pada setiap periode terus diperbaharui dan disepakati antara
pihak pengurus inti BEM FE UI
dan Tim KI BEM FE UI. Tim KI sendiri bekerja secara independen
dan bertindak sebagai
auditor internal dari BEM FE UI sekaligus auditor eksternal dari
program kerja. BEM FE UI
belum memiliki suatu piagam internal kontrol yang menjelaskan
mengenai hubungan antara
pengurus inti BEM FE UI dengan Tim KI.
-
11
Standar Pelaporan Keuangan yang digunakan oleh BEM FE UI baik
untuk program
kerja maupun internal merupakan adaptasi dari PSAK 45 Organisasi
Nirlaba. Standar
Pelaporan Keuangan ini menyesuaikan dari kebutuhan dari BEM FE
UI dalam menerbitkan
Laporan Keuangan. Pihak rektorat dan dekanat di FE UI tidak
secara eksplisit mengeluarkan
ketentuan mengenai laporan keuangan, akan tetapi hanya
mewajibkan kepada lembaga
kemahasiswaan untuk membuat laporan keuangan sebagai bukti
pertanggungjawaban atas
dana yang digunakan.
Standar Audit Internal yang dimiliki oleh BEM FE UI berisikan
mengenai
pendahuluan, fokus, tahapan kerja.Bagian pendahuluan berisi
mengenai definisi, tujuan, dan
standar etika. Definisi dari Tim KI yaitu menjalankan proses
pengawasan, konsultasi internal,
serta pengendalian risiko dari program kerja yang bernaung
dibawah BEM FE UI. Tujuan
dari kegiatan kontrol internal. Tujuan kegiatan audit internal
Tim KI BEM FE UI adalah
mengupayakan pencapaian dalam hal berikut:
Efektivitas & efisiensi program-program kerja BEM FE UI
dalam mencapai
sasarannya dan minimumnya risiko terkait
Kesesuaian laporan keuangan program kerja BEM FE UI dengan
Standar Pelaporan
Keuangan yang berlaku di BEM FE UI
Kepatuhan terhadap peraturan-peraturan yang berlaku
Tim KI BEM FE UI memiliki tujuh prinsip standar etika audit
internal:
1. Integrity. Tim KI diwajibkan untuk tegas dan jujur, serta
menjunjung tinggi keadilan
& kebenaran dalam hubungan profesionalnya. Tim KI harus
menghindari melakukan
penilaian atau mengeluarkan opini dalam hal yang tidak menjadi
keahliannya.
2. Objective. Penilaian Tim KI terhadap pekerjaan yang dilakukan
harus bebas dari bias,
konflik kepentingan, dan pengaruh pihak-pihak tertentu.
3. Competent. Tim KI wajib senantiasa meningkatkan pengetahuan
serta
keterampilannya.
4. Care. Memberikan perhatian penuh pada pekerjaannya.
5. Confidentiality. Tim KI harus menjaga kerahasiaan informasi
yang menjadi tanggung
jawabnya apabila diwajibkan kecuali untuk alasan pelanggaran
hukum.
6. Professional. Tim KI harus bertindak dengan baik untuk
mempertahankan kredibilitas
profesinya.
7. Respect. Tim KI harus bertindak dengan hormat pada semua
pihak yang terkait
dengan kewajibannya.
-
12
Fokus dari kegiatan audit internal dari Tim KI BEM FE UI
berfokus pada:
Kontrol Keuangan
Audit internal memiliki peranan penting dalam memastikan
operasional organisasi dan
program kerja berjalan sesuai dengan rencana awal, Timeline yang
telah disusun dan
parameter-parameter yang harus dicapai. Program kerja yang
diwajibkan untuk diaudit
keuangan adalah seluruh program kerja yang bersifat kepanitiaan
(tender) dengan sumber
daya manusia yang di-outsource. Keputusan mengenai program kerja
yang wajib diaudit
keuangan akan ditentukan oleh Kepala/Wakil Kepala Tim KI.
Kontrol Operasional
Dalam hal ini, Tim KontroI Internal memiliki akses penuh untuk
mengaudit seluruh
kinerja operasional organisasi dan program-program kerja yang
ada menggunakan sumber
daya yang ada secara efisien-efektif dan mencegah dari
kemungkinan terjadinya fraud dan
laporan keuangan yang tidak sehat.Seluruh Tim & Departemen
BEM FE UI wajib diaudit
operasional dengan satu kali audit operasional tengah tahun
(tengah tahun sebelum
Evaluasi Paruh Tahun oleh BPM FE UI) serta satu kali audit akhir
pada akhir tahun
sebelum tutup tahun. Seluruh program kerja bersifat kepanitiaan
maupun tidak bersifat
kepanitiaan wajib diaudit operasional.
Kontrol Risiko
Risiko bahkan bisa terjadi sebelum bidding dilaksanakan.Kontrol
risiko dibutuhkan untuk
mencakup hal-hal selain yang berkaitan dengan keuangan dan
operasional.Hal ini
dilakukan untuk meminimalisir risiko-risiko kerugian ataupun
inefisiensi antara BEM FE
UI sendiri dengan kepanitiaan-kepanitiaan yang
ada.Program-program yang di-open
tender diklasifikasikan berdasarkan risiko tertentu dan hal ini
penting untuk tetap
dilanjutkan dan disempurnakan.
Tahap kegiatan audit internal BEM FE UI secara umum terbagi
menjadi tiga fase
1. Perencanaan
Audit Keuangan
Tahap perencanaan audit keuangan dimulai sebelum proposal
diajukan sebagai bahan
acuan kegiatan open tender dimana Tim KI berkewajiban untuk
mensosialisasikan
standar yang berlaku di BEM FE UI sebagai panduan penyusunan
proposal. Tim KI
wajib membuat meeting pre-bidding dengan calon pengurus inti
kepanitiaan yang
agendanya tercantum pada memo meeting pre-bidding.
-
13
Tim KI membuat rencana audit (Audit Plan) yang sesuai dengan
formatnya yang
didasarkan pada penelusuran lapangan, interview, dan hasil
bidding/rapat kerja yang
dilakukan oleh Tim KI.
Audit Operasional
Tim KI wajib membuat rencana audit (Audit Plan) yang sesuai
dengan formatnya yang
didasarkan pada presentasi dan interview awal dengan Kepala
Departemen/Biro.
Dalam membuat audit plan, Tim KI wajib mengetahui arahan
strategis dari setiap
departemen/Tim serta visi misinya.
2. Interim Review / Audit Operasional Tengah Tahun
Audit Keuangan
Interim review wajib dilaksanakan pada program kerja yang wajib
diaudit keuangan
yang pelaksanaannya disesuaikan audit plan. Frekuensi interim
semakin meningkat
seiring dengan semakin dekatnya hari-H. Interim berfokus pada
evaluasi pencapaian
baik secara keuangan/budget serta operasional mulai dari waktu
pelaksanaan interim
terakhir sampai waktu pelaksanaan interim; serta berfokus pada
hambatan baik yang
telah terjadi maupun yang berpotensi akan terjadi.
Audit Operasional
Audit operasional tengah tahun wajib dilaksanakan sebelum
Evaluasi Paruh Tahun
BEM FE UI. Audit berfokus pada evaluasi pencapaian setiap
program kerja secara
keseluruhan, kinerja tim, serta pencapaian visi misi
departemen/biro.
3. Audit Akhir
Audit Keuangan
Hasil temuan audit dikomunikasikan kepada pihak terkait, maka
Tim KI menerbitkan
laporan audit yang ditandatangani oleh pihak-pihak yang
bertanggung jawab yang
akan dilampirkan pada Laporan Pertanggungjawaban terkait.
Seluruh hasil audit
akanterbuka untuk publik & setiap laporan audit atas program
kerja yang wajib diaudit
keuangan akan dipublikasikan kepada publik.
Audit Operasional
Mekanisme audit operasional akhir tahun sama seperti audit
operasional tengah tahun.
-
14
BAB IV
ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PADA BEM
FE UI
Tim KI dalam menjalankan tugasnya menggunakan Standar Audit
Internal BEM FE
UI sebagai dasar pelaksanaan tugas yang ada. BEM FE UI belum
memiliki suatu piagam
audit internal yang secara formal mengatur tujuan, kewenangan,
dan tanggungjawab, sampai
saat ini piagam dari internal kontrol masih dalam proses
perumusan sehingga belum dapat
digunakan sebagai pegangan dalam pelaksanaan kontrol internal.
Piagam ini bersifat lebih
kepada interaksi antara Tim KI dengan pengurus inti BEM FE UI
atau bila dimisalkan dalam
perusahaan adalah hubungan antara internal audit dengan direksi
perusahaan.
Tim KI BEM FE UI memiliki independensi yang baik dalam
menjalankan
aktivitasnya, dimana orang yang menjadi bagian dari internal
kontrol tidak diperbolehkan
untuk menjadi pengurus dari program kerja yang diaudit. Hal ini
digunakan untuk menjaga
tingkat independensi yang harus dimiliki oleh kontrol internal
supaya memiliki sikap yang
objektif dalam melakukan penilaian atas program kerja yang
diaudit. BEM FE UI dalam
menjaga independensi melakukan rotasi atas staff kontrol
internal antara pihak yang
menjalankan fungsi konsultasi dengan fungsi audit, sehingga
independensi dapat terjaga
dengan baik. Tim KI BEM FE UI bila dalam menjalankan tugasnya
mengalami benturan
kepentingan maka kepala Tim KI akan melakukan rotasi atau
pengalihan tugas terhadap
pihak yang tidak mengalami benturan kepentingan. Benturan
kepentingan sering muncul
akibat dari hubungan pertemanan antara anggota Tim KI dengan
pihak yang diaudit sehingga
mengganggu objektifitas dari penilaian auditor.
Keahlian dan kecermatan profesional menjadi hal yang penting
dalam menjalankan
fungsi kontrol internal. Tim KI BEM FE UI memilih sembilan staff
untuk dapat diterima
melalui proses yang ketat yaitu melalui screening CV dan
wawancara. Akan tetapi
dikarenakan masih berstatus mahasiswa maka kompetensi yang
dimiliki pun belum
merupakan yang terbaik dikarenakan batasan-batasan yang dihadapi
seperti karakter,
kesibukan dan lainnya, sehingga terkadang penilaian yang
dilakukan kurang baik. Untuk
menanggulangi masalah tersebut maka Tim KI BEM FE UI melakukan
pelatihan internal dan
melakukan pemberian tugas sesuai dengan keahlian dan pengetahuan
di program kerja
tersebut.
-
15
Dalam standar disebutkan bahwa penilaian yang dilakukan oleh
staff harus dilakukan
proses pengecekan kembali oleh kepala Tim KI untuk memastikan
Quality Assurance. Tim
KI BEM FE UI dalam menjalankan aktivitasnya harus melalui proses
review oleh kepala
dan/atau wakil kepala Tim KI. Hal ini dilakukan untuk
mengantisipasi kesalahan dan
menjaga kualitas dari proses audit yang dijalankan. Akan tetapi
Tim KI tidak mendapat
kontrol balik dari pengurus inti BEM FE UI sehingga review dari
pihak eksternal tidak ada.
Tim KI BEM FE UI dalam menjalankan proses audit pertama-tama
menyusun sebuah
perencanaan mengenai hal-hal yang ingin dilakukan. Berdasarkan
standar perencanaan yang
dilakukan harus berbasis risiko untuk menentukan prioritas dari
aktivitas audit internal,
konsisten dengan tujuan organisasi. Tim KI BEM FE UI belum
melakukan perencanaan
berbasis risiko dan hanya melakukan perencanaan berbasis
kegiataan sehingga hanya
terkesan menjalankan prosedur tanpa melakukan prioritas.
Kebijakan dan prosedur audit yang tepat mendukung suatu proses
audit dapat
berhasil. Tim KI BEM FE UI memiliki prosedur audit yang cukup
baik dikarenakan proses
yang dilakukan berulang dan hampir sama setiap tahunnya. Segala
hal yang dilakukan oleh
Tim KI dimasukan dalam dokumentasi audit dalam bentuk working
paper (WP) baik untuk
interim/konsultasi maupun audit. Hal tersebut sesuai dengan
standar yang berlaku bahwa
segala sesuatu yang dilakukan oleh auditor harus
terdokumentasi.
Hasil temuan audit yang ditemukan oleh auditor seharusnya
dikomunikasikan kepada
manajemen atau direksi mengenai hal tersebut, supaya dapat
dilakukan perbaikan. Akan
tetapi Tim KI BEM FE UI belum dapat melakukan komunikasi
tersebut dikarenakan
perhatian pengurus inti terhadap temuan tim internal kontrol
belum baik. Tim internal kontrol
BEM FE UI belum cukup baik dalam memonitor perkembangan
dikarenakan setelah
menemukan temuan follow-up yang dilakukan belum terlalu
berlangsung dengan baik.
-
16
BAB V
PENUTUP
Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis di atas, dapat disimpulkan bahwa BEM
FE UI sudah
memiliki suatu sistem penunjang proses audit yang baik.
Pengendalian internal yang dimiliki
oleh BEM FE UI juga berjalan dengan baik, dimana BEM FE UI
mengikuti standar prosedur
yang telah dibuat oleh internalnya. Akan tetapi, jika
dibandingkan dengan standar yang
dibuat oleh Insititute of Internal Auditor, dalam sistem
pengendalian internal yang dimiliki
oleh BEM FE UI masih ditemukan beberapa kelemahan yang masih
dapat diperbaiki ke
depannya dengan melihat standar yang berlaku.
Rekomendasi
Berdasarkan analisis yang telah kami lakukan dengan
membandingkan pengendalian
internal BEM FE UI dengan landasan teori yang utamanya adalah
Standar Internasional
untuk Praktik Profesional Audit Internal yang dikeluarkan IIA,
kami memberikan
rekomendasi sebagai berikut:
1. Implementasi dari Piagam Audit Internal.
BEM FE UI sebagai lembaga kemahasiswaan di FE UI yang memiliki
auditor internal
dalam bentuk Tim KI perlu melakukan implementasi secepatnya atas
Piagam Audit Internal
yang telah dibuat. Diharapkan dengan implementasi sekaligus
pengesahan piagam ini dapat
meningkatkan kinerja tatakelola dari BEM FE UI sebagai salah
satu lembaga kemahasiswaan
yang berorientasi pada Good Student Board Governance.
2. Pihak Pengurus Inti (PI) BEM FE UI memberikan internal review
untuk audit internal
yang dilakukan Divisi Kontrol Internal.
PI adalah manajemen senior atau dewan tertinggi yang ada di BEM
FE UI.Selama ini
PI menjadi end-user dari hasil audit internal. Namun PI umumnya
hanya sebatas
menggunakannya saja, tanpa melakukan review atau memberikan
feedback untuk hasil audit
internal. Apabila dilakukan sekalipun, sifatnya hanyalah sebatas
informal dan tidak konsisten
karena belum adanya ketetapan yang jelas untuk mengatur
mekanisme ini.Mekanisme ini
harusnya tercantum pada Piagam Internal Audit. PI dapat
memberikan masukan atas proses
audit yang ada, hal ini untuk meningkatkan kualitas audit
-
17
3. Perlu adanya external review dari pihak yang independen atau
yang berada di tingkat yang
lebih tinggi dari BEM FE UI.
Bila kita melihat praktik profesional di perusahaan di
Indonesia,struktur organisasi
menggunankan two-tier system yang memiliki komponen Komite
Audit. Pada kasus BEM FE
UI ini, tidak ada reviewer yang memiliki tingkatan seperti
Komite Audit. Review hanya
dilakukan secara internal dan itupun masih dalam tahapan
informal. Untuk meningkatkan
kualitas audit internal, tentu diperlukan review yang dilakukan
oleh pihak yang independen,
yaitu pihak eksternal diluar BEM FE UI. Pihak yang menurut
penulis mungkin memiliki
kompetensi dan wewenang untuk melakukan external review adalah
Badan Audit
Kemahasiswaan (BAK) yang selama ini bertugas untuk mengaudit
lembaga kemahasiswaan
tingkat universitas, seperti BEM UI.
-
DAFTAR PUSTAKA
Dion, I., Granito, V.M., et al. (2014). Efektivitas Pengendalian
Internal pada Lembaga
Kemahasiswaan di FE UI: Studi Kasus pada BEM FE UI. Tugas Mata
Kuliah Metode
Penelitian Akuntansi.
Moeller, Robert R. (2009).Brinks Modern Internal Auditing 7th
Edition.
The Institute of Internal Auditors. (2012). International
Standards for the Professional
Practice of Internal Auditing (Standards).
Standar Internal Audit BEM FE UI
SOP Keuangan BEM FE UI
Standar Pelaporan Keuangan BEM FE UI