Contacto: [email protected] , Página Web: www.dharmacon.net The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI. TIPS PARA ELABORAR SCHEDULES Introducción al MS Project PRESENTACIÓN Introducción al MS Project es el primero de una serie de TIPS que publicaremos con el objetivo que usted pueda elaborar Schedules para sus proyectos de la manera más eficaz y eficiente. Brindándole información práctica de cómo debe administrar la información de sus proyectos, como son la creación de tareas, asignación de recursos, actualizaciones en el cronograma del proyecto, línea base del proyecto, informes del proyecto personalizados, entre otros muchos temas. En esta primera entrega haremos una revisión rápida de las propiedades del Microsoft Project, vale aclarar que algunos de los puntos tratados pueden variar dependiendo de la versión de MS Project que Ud. maneje, nosotros nos hemos basado en la versión 2003 de Microsoft Project Professional. CONTENIDO 1.- Generalidades 1.1.- Abrir MS Project 1.2.- Abrir Plantillas 1.3.- Crear Proyecto 1.4.- Crear Entregables y Tareas 1.5.- Crear y cargar Recursos 2.- Barra de Herramientas 2.1.- Barra de Menú 2.2.- Barra estándar 2.3.- Barra de Formato 2.4.- Barra de Guía de Proyecto 3.- Explorando Vistas 3.1.- Vistas relativas a las tareas 3.2.- Vistas relativas a los recursos 4.- Explorando Informes 4.1.- Informes Generales 4.2.- Informes de Costos 4.3.- Informes de Asignaciones 4.4.- Informes de Carga de Trabajo 5.- Explorando Tablas
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Contacto: [email protected], Página Web: www.dharmacon.net The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar
unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.
TIPS PARA ELABORAR SCHEDULES
Introducción al MS Project
PRESENTACIÓN
Introducción al MS Project es el primero de una serie de TIPS que
publicaremos con el objetivo que usted pueda elaborar Schedules para sus
proyectos de la manera más eficaz y eficiente. Brindándole información
práctica de cómo debe administrar la información de sus proyectos, como
son la creación de tareas, asignación de recursos, actualizaciones en el
cronograma del proyecto, línea base del proyecto, informes del proyecto
personalizados, entre otros muchos temas.
En esta primera entrega haremos una revisión rápida de las propiedades
del Microsoft Project, vale aclarar que algunos de los puntos tratados
pueden variar dependiendo de la versión de MS Project que Ud. maneje,
nosotros nos hemos basado en la versión 2003 de Microsoft Project
Professional.
CONTENIDO 1.- Generalidades
1.1.- Abrir MS Project
1.2.- Abrir Plantillas 1.3.- Crear Proyecto 1.4.- Crear Entregables y Tareas 1.5.- Crear y cargar Recursos
2.- Barra de Herramientas
2.1.- Barra de Menú
2.2.- Barra estándar 2.3.- Barra de Formato 2.4.- Barra de Guía de Proyecto
3.- Explorando Vistas
3.1.- Vistas relativas a las tareas 3.2.- Vistas relativas a los recursos
4.- Explorando Informes
4.1.- Informes Generales
4.2.- Informes de Costos
4.3.- Informes de Asignaciones 4.4.- Informes de Carga de Trabajo
5.- Explorando Tablas
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1.- GENERALIDADES
1.1 - Abrir MS Project Para ingresar al programa MS Project se debe seguir la siguiente ruta:
Versiones de Office 2003 en adelante:
Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Office Project
Versiones anteriores a Office 2003:
Inicio > Todos los programas > Microsoft Office Project
Como podemos apreciar en la siguiente gráfica:
En la siguiente gráfica se explican las áreas que conforman la ventana de trabajo del MS Project:
Barra de
Herramientas
Área Gráfica
Temporal
Tabla de Datos
del Proyecto
Panel de
Ayuda
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Barra de Herramientas; esta área comprende todas las barras de herramientas
necesarias para el manejo del programa como son: barra estándar, barra de
herramientas, etc.
Panel de Ayuda; muestra un menú interactivo de temas y preguntas sobre MS Project,
generalmente el panel de ayuda aparece al abrir el programa de MS Project , de no ser
así deberá presionar F1 y podrá observar dicha área.
Tabla de Datos del proyecto; en esta área se ingresa y modifica toda la información
del proyecto.
Área gráfica temporal; nos muestra gráficamente la información del proyecto que ha
sido ingresada en la tabla de datos del proyecto, esta área no puede ser modificada.
Nota: La configuración de moneda puede generar
conflictos, para lo cual aparecerá la siguiente
ventana, dando clic en aceptar el conflicto
será superado.
Abrir un archivo en MS Project
Para abrir un archivo MS Project tenemos 3 opciones, las cuales pasaremos a detallar:
1ra: Nos dirigimos al menú archivo y elegimos la opción abrir,
2do: Elegimos el icono abrir de la barra de herramientas,
3ro: Presionamos las teclas Ctrl + A.
Con cualquier de las 3 opciones detalladas aparecerá la siguiente ventana, donde se deberá
elegir el archivo que se requiere abrir.
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1.2 - Abrir Plantillas
Una plantilla es un documento que se usa como un estándar, es decir, tiene una estructura
definida, e incluso puede tener datos registrados, los cuales nos facilitarán la elaboración de los
documentos finales. Para abrir una plantilla se utiliza la misma ruta que para abrir un archivo, y en
la opción tipo de archivo se selecciona plantillas.
1.3.- Crear Proyecto
Al crear un proyecto estamos dando una herramienta al marco de trabajo, a través del cual
se empezará la planificación del proyecto. Para esto nos valemos de información como son: el tipo
de programación, la fecha de inicio y fin del proyecto, etc.
La información del proyecto la encontramos en el menú de Proyecto y elegimos la opción
Información del Proyecto,
Luego de la cual aparecerá la siguiente ventana:
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En Información del Proyecto tenemos Programar a partir de, la cual nos permite dos opciones:
Fecha de comienzo del proyecto; se define la fecha de inicio del proyecto, a partir de la
cual las tareas son programadas después de la fecha de comienzo del proyecto.
Fecha de fin del proyecto; se define la fecha de término del proyecto, y las tareas son
programadas antes de la fecha de término del proyecto.
Generalmente la información que se tiene es la fecha de fin o término del proyecto, sin
embargo para un modelamiento y programación más adecuada en el entorno de trabajo del MS
Project se trabaja con la fecha de comienzo del proyecto.
1.4.- Crear Entregables y Tareas
Un entregable es un producto del proyecto el cual se puede medir y verificar, a la vez un
proyecto puede contar con subentregables, que en conjunto (es decir, entregables y
subentregables) forman el gran entregable que es el producto del proyecto.
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Por ejemplo: Un proyecto donde nuestro gran entregable es “Página Web”, estará
conformado por los entregables de: Diseño de portal, desarrollo de contenido, pruebas, etc.
Una tarea son las actividades necesarias para lograr cada uno de los entregables y
subentregables del proyecto.
Por ejemplo: en nuestro entregable “Desarrollo de contenido” se realizará las actividades de
elaboración de presentaciones, control de calidad de las presentaciones, etc.
Ingresar Tareas y Entregables
Los Entregables y Tareas se ingresan en la Tabla de Datos del Proyecto, como observamos
en la siguiente grafica:
1.5.- Crear y cargar Recursos
Los recursos, son aquellos que nos permitirán realizar el proyecto, es decir, personas,
equipos o materiales que serán necesarios para el desarrollo de los entregables y subentregables
del proyecto. Para crear y cargar recursos tenemos que seguir la ruta menú ver opción Hoja de
Recursos, como observamos en la gráfica:
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Al elegir esta opción veremos la Hoja de Recursos, como muestra la gráfica siguiente:
La hoja de recursos nos permite administrar las propiedades más importantes de los
recursos, como son:
Nombre de Recurso,
Iniciales; identificador breve del recurso.
Tasa estándar, costo del trabajo que se asigna al recurso.
Capacidad Máxima; es el porcentaje de disponibilidad del recurso en el proyecto.
Etc.
2.- BARRA DE HERRAMIENTAS
2.1.- Barra de Menú
Archivo: Esta opción es muy similar a las demás programas de office, donde se puede abrir,
crear, guardar archivos, etc.
Edición: Presenta los mismos comandos de las demás herramientas de Office. Vale mencionar
que la opción de Deshacer Escritura (ctrl. + Z) sólo funciona una vez en el MS Project.
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Ver: Permita administrar todas las vistas de recursos y tareas, además de los informes y tablas
a utilizar en el proyecto.
Insertar: Permite insertar nuevos recursos, tareas y columnas al proyecto.
Formato: Presenta los mismos comandos que las demás herramientas de Office.
Herramientas: Permite la configuración de la programación y cálculo del MS Project.
Proyecto: Presenta una lista de comandos para administrar el proyecto actual en MS Project.
Colaborar: Si tiene instalado el Project Server podrá compartir información de su proyecto con
otros proyectos.
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2.2.- Barra Estándar
La Barra Estándar es un acceso rápido a las diversas las opciones de la barra de menú.
Para una mejor comprensión, podemos agrupar sus funciones como se observa en la siguiente
tabla:
Nombre de Agrupación Icono de los Comandos
Menú Archivo
Edición
Hipervínculo
Vinculación de Tareas
Propiedades del Proyecto
Publicación
Agrupamiento de Tareas
Zoom
2.3.- Barra de Formato
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La Barra de Formato permite aplicar propiedades de sangría, texto, filtro, entre otros, del
formato del cronograma del proyecto; los cuales también hemos agrupado en una tabla que se
muestra a continuación:
Nombre de Agrupación Icono de Comando
Sangría
Vista de Niveles
Texto y Datos
Filtro
2.4.- Barra de Guía de Proyecto
La Barra de Guía de Proyecto nos permite manejar todas las propiedades del proyecto,
sobre las tareas, recursos, seguimientos e informes. La siguiente tabla nos muestra las opciones
detalladas de la barra de Guía de Proyecto.
Tareas
Recursos
Seguimiento Informes
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Si no puede observar la barra Guía de Proyecto siga los siguientes pasos:
Ir al menú Ver, elija la opción Barra de Herramientas y seleccione Guía de
Proyecto, verifique que lo ha seleccionado dando un check en dicha opción.
Si en la barra de herramientas no aparece la opción Guía de Proyecto, probablemente su MS
Project no esta configurado para verlo, en tal caso siga los siguientes pasos:
Ir al menú Herramientas, seleccione Opciones, aparecerá una nueva ventana en la
cual se debe dirigir a la peldaña de Interfaz, allí encontrará una opción de Mostrar
Guía de Proyecto, seleccione con un check dicha opción y finalmente clic en Aceptar.
3. EXPLORANDO VISTAS
3. 1.- Vistas relativas a las Tareas
Diagrama de Gantt
El Diagrama de Gant nos permite observar la información de las tareas del proyecto en forma
textual y gráfica (barras horizontales) en sus dos paneles, como se observa en la siguiente gráfica.
Ruta: Ver > Diagrama de Gantt
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Diagrama de Red
El Diagrama de Red muestra las dependencias entre las tareas del proyecto. Las tareas se
representan mediante cuadros o nodos y las dependencias entre tareas se representan mediante
líneas que conectan los cuadros.
Ruta: Ver > Diagrama de Red
Gantt de Seguimiento
La vista de Gantt de Seguimiento nos muestra la misma información que el Diagrama de
Gantt, pero adicionalmente nos muestra en la vista gráfica la ruta crítica del proyecto.
Ruta: Ver > Gantt de Seguimiento
Uso de Tareas
La vista de Uso de Tareas nos muestra la información de todas las tareas del proyecto,
agrupados en sus respectivos entregables o subentregables.
Ruta: Ver> Uso de Tareas
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3.2.- Vistas relativas a los Recursos
Hoja de Recursos
La Hoja de Recursos nos muestra la información de los recursos que son utilizados en el
proyecto. La información que se muestra en la hoja de recursos puede ser personalizada de
acuerdo a nuestras necesidades.
Ruta: Ver > Hoja de Recursos
Gráfico de Recursos
La vista Gráfico de Recursos nos muestra gráficamente (mediante barras verticales) los
recursos del proyecto. Mostrándonos en la misma gráfica si el recurso ha sido sobreasignado o no
de acuerdo al color de la barra.
Ruta: Ver > Gráfico de Recursos
Uso de Recursos
La vista Uso de Recursos nos muestra la información de todas las tareas que realiza cada
uno de los recursos del proyecto, como se observa en la gráfica siguiente, además muestra en una
tabla la duración y la fecha en que se realizará la tarea.
Ruta: Ver > Uso de Recursos
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4.- EXPLORANDO INFORMES
Los Informes nos permiten mostrar la información del proyecto a los interesados en el
proyecto, para tal efecto los informes han sido clasificados en: informes generales, informes de
costos, informes de asignaciones e informes personalizados, los cuales veremos a continuación.
Para acceder a los informes debe seguir la siguiente ruta: Menú Ver seleccionar la opción
Informes.
4.1.- Informes Generales
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4.2.- Informes de Costos
4.3.- Informes de Asignaciones
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4.4.- Informes de Carga de Trabajo
5.- EXPLORANDO TABLAS
Las Tablas nos permiten ingresar o modificar los datos requeridos para el proyecto, durante
su planificación y control.
El MS Project nos ofrece una lista de tablas que contiene campos predefinidos, los cuales
pueden ser modificados posteriormente, así como también se puede crear tablas personalizadas
con los campos que consideremos necesarios y utilizarlos para los schedules de nuestros
proyectos. Para acceder a la opción de tablas debemos seguir la ruta que se observa en la
siguiente gráfica:
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A continuación se muestra las tablas que se utilizan frecuentemente en los proyectos:
Tabla de Entrada
Tabla de Costos
Tabla de Programación
Tabla de Resumen
Tabla de Seguimiento
Tabla de Trabajo