TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA AUDITORÍA PROYECTO RENOVACION TURISTICA CON MUSEOGRAFIA DIGITAL PARA EL NUEVO MUSEO DE COPAN RUINAS FONDOS NON PROJECTO HONDURAS-JAPON I. INTRODUCCIÓN: Este documento describe los términos de referencia para la contratación de una firma auditora responsable de realizar el ejercicio de auditoría del Proyecto RENOVACION TURISTICA CON MUSEOGRAFIA DIGITAL PARA EL NUEVO MUSEO DE COPAN RUINAS” La auditoría, por su enfoque, involucra una revisión sistemática de las actividades del Proyecto en relación al cumplimiento de los objetivos y metas y la correcta utilización de los recursos. Dentro del marco de rendición de cuentas y control interno del Proyecto, la auditoría está orientada a asegurar la transparencia en el uso de los recursos, por medio de procedimientos claros, consistentes y confiables. Su propósito general consiste en: a. Evaluar el desempeño del Proyecto, comparando la ruta seguida por el proyecto al conducir sus actividades, objetivos, metas, políticas y normas establecidas. b. Evaluar la eficacia de los controles internos. c. Determinar si los estados financieros fueron preparados de acuerdo a las normas, prácticas, reglamentaciones y procedimientos financieros establecidos para el Proyecto. d. Identificar áreas problemáticas, causas relacionadas y las alternativas para mejorar. e. Desarrollar las recomendaciones necesarias para promover mejoras u otras acciones correctivas.
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TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA AUDITORÍA
PROYECTO RENOVACION TURISTICA CON MUSEOGRAFIA DIGITAL PARA EL
NUEVO MUSEO DE COPAN RUINAS
FONDOS NON PROJECTO HONDURAS-JAPON
I. INTRODUCCIÓN:
Este documento describe los términos de referencia para la contratación de una firma auditora
responsable de realizar el ejercicio de auditoría del Proyecto RENOVACION TURISTICA CON
MUSEOGRAFIA DIGITAL PARA EL NUEVO MUSEO DE COPAN RUINAS”
La auditoría, por su enfoque, involucra una revisión sistemática de las actividades del Proyecto en
relación al cumplimiento de los objetivos y metas y la correcta utilización de los recursos.
Dentro del marco de rendición de cuentas y control interno del Proyecto, la auditoría está
orientada a asegurar la transparencia en el uso de los recursos, por medio de procedimientos
claros, consistentes y confiables.
Su propósito general consiste en:
a. Evaluar el desempeño del Proyecto, comparando la ruta seguida por el proyecto al
conducir sus actividades, objetivos, metas, políticas y normas establecidas.
b. Evaluar la eficacia de los controles internos.
c. Determinar si los estados financieros fueron preparados de acuerdo a las normas,
prácticas, reglamentaciones y procedimientos financieros establecidos para el Proyecto.
d. Identificar áreas problemáticas, causas relacionadas y las alternativas para mejorar.
e. Desarrollar las recomendaciones necesarias para promover mejoras u otras acciones
correctivas.
1. Base contractual:
1.1 Base contractual para la auditoría:
La base contractual para la realización de la auditoría es el Presupuesto de la Contraparte Nacional
proporcionada por el Instituto Hondureño de Turismo para este proyecto.
2. Información sobre el proyecto a auditar:
2.1 El Proyecto:
País: Honduras, C.A.
Fuente de Financiamiento: Fondos Non Project, Honduras-Japón
Beneficiario: Instituto Hondureño de Antropología e Historia
Título del proyecto: RENOVACION TURISTICA CON MUSEOGRAFIA DIGITAL PARA EL NUEVO
MUSEO DE COPAN RUINAS, PRIMERA ETAPA
Duración del proyecto: 16 meses
Resumen del proyecto:
En general esta obra se orienta como enlace a la creación de un nuevo museo en Copán Ruinas
inmediatamente después de concluir esta obra en el futuro cercano con un enfoque diferente con
lo tradicional y basado en una idea central: contribución a la comunidad local y cooperación en
conjunto entre diferentes actores (IHAH, Municipalidad de Copán Ruinas, PROARCO, Toppan
Printing Co. Ltd., Japón, y Centro para los estudios de recursos culturales de la Universidad de
Kanazawa, Japón) para conservación y puesta en valor de los recursos culturales de Copán Ruinas.
Se contemplan obras de restauración y adecuación del edificio actual de la municipalidad de
Copán Ruinas que es el patrimonio arquitectónico construido tanto para la nación como para la
comunidad local, y se destinará en conjunto entre las partes involucradas a las actividades
orientadas a la creación de un nuevo museo en Copán Ruinas y también a las actividades
culturales tales como exposiciones temporales.
Asimismo, el equipamiento Digital 3D VR para el Nuevo Museo de Copán Ruinas, para lo cual se
firmó contrato con la Empresa Japonesa Toppan Printing Co. Ltd, Japón que es la Empresa
especializada en este tipo de tecnología.
3. Localización
El emplazamiento específico para este proyecto se localiza en el pleno centro del Municipio de
Copan, Ruinas; específicamente en los predios del antiguo edificio donde funcionó el Instituto
"Jesús Núñez Chinchilla", frente al Parque Central, siendo ese antiguo Instituto el lugar donde se
construye el nuevo Museo de Copán Ruinas y el que precisamente demanda el equipamiento
museográfico objeto de este proyecto.
4. Objetivos del proyecto solicitado
4.1 Generales:
• Contribuir con la aplicación de los lineamientos del nuevo Plan de Manejo de la Zona
Arqueológica de Copán, en el sentido de crear y/o mejorar los elementos interpretativos
existentes en la misma a fin de fortalecer la oferta turística que actualmente existe en la zona.
• Contribuir con el incremento de las actividades económicas que se derivan de la actividad
turística y que generen más oportunidades de empleo para los habitantes de la comunidad.
• Contribuir con el desarrollo cultural y educativo de la región y del país para fortalecer su
identidad nacional.
• Dar cumplimiento a los planes y proyectos del IHAH para la divulgación, modernización y
apertura de nuevos centros de interpretación que contribuyan a la conservación y puesta en valor
de los recursos culturales del país especialmente en el occidente de Honduras.
4.2 Específicos:
• Contribuir al desarrollo de la comunicad local y revalorizar el contexto urbano de la ciudad
de Copán Ruinas específicamente su Centro Histórico, rehabilitando y restaurando el inmueble en
el que se instalará parte de las exhibiciones temporales.
• Instalar un moderno archivo digital para la conservación y puesta en valor de los recursos
culturales de Copán Ruinas que incluirá la capacitación de técnicos hondureños para su manejo.
• Diseñar un museo con exhibiciones únicas que despierten el interés del visitante nacional
e internacional a través de técnicas museográficas modernas y con elevado nivel pedagógico.
• Incrementar la cantidad y calidad de las exhibiciones, a través de guiones museográficos
digitales.
• Ofrecer información nueva y actualizada acerca de la cultura maya de forma ilustrada y
virtual (3D).
5. Componentes del Proyecto:
a.) Obras de adecuación del inmueble existente para alojar en el mismo parte de las áreas
destinadas a las actividades orientadas a la creación de un nuevo museo y posibles áreas
de exposiciones temporales o exhibiciones especiales.
b.) Equipamiento Digital 3D VR, proporcionado por Toppan printing.
Beneficiario:
Nombre: INSTITUTO HONDUREÑO DE ANTROPOLOGIA E HISTORIA
Dirección: VILLA ROY, BARRIO BUENOS AIRES, TEGUCIGALPA, HONDURAS.
Teléfono y fax: 2222-0079, 2238-3954, 26651-4108
Persona de contacto (nombre y posición): Lic. Claudio A. Pérez, Subgerente Administrativo, Abog.
Héctor Portillo
Montante:
Presupuestado para todo el Proyecto
Costo total de Presupuesto a auditar: L 13,646,308.16
II. AUDITORÍA FINANCIERA:
1. Objetivos de auditoría:
Con vistas a emitir su opinión, el auditor deberá asegurarse de que los siguientes objetivos
y sub-objetivos de auditoría han sido respetados:
1.1 Los gastos cargados al proyecto en los informes financieros son elegibles:
a) Los gastos han sido incurridos por el Beneficiario del Proyecto, o por las entidades
delegadas.
b) Los gastos han sido incurridos en relación con las actividades del Proyecto, lo que implica
asegurarse de que:
- En particular, el auditor se asegurará que los gastos no han sido incurridos por motivos
privados o personales, salvo que dicho uso sea autorizado por la base contractual del Proyecto.
- La naturaleza de los gastos corresponde a lo presupuestado en la base contractual del
Proyecto y si se incurrió en un gasto no previsto, el mismo se encuentre debidamente justificado.
- Las rubricas presupuestarias de la base contractual del Proyecto no han sido excedidas, y
de ser excedidas, corroborar que existan las justificaciones correspondientes.
c) Los gastos cargados están adecuadamente contabilizados y soportados por
documentación justificativa válida.
d) Los gastos han sido incurridos durante la duración del Proyecto.
e) Los gastos están adecuadamente autorizados de acuerdo con la base contractual del
Proyecto y/o justificaciones autorizadas por la Máxima Autoridad y/o Secretario General.
f) Los gastos no son expresamente considerados inelegibles por la base contractual del
Proyecto;
1.2 Todos los ingresos del Proyecto (ingresos generados y aportes de los financiadores) han
sido reconocidos en los informes financieros del Proyecto:
a) Los ingresos generados (intereses, etc.) por el Proyecto han sido reconocidos en los
informes financieros de ejecución del Proyecto.
b) Cualquier utilización de los ingresos generados por el Proyecto ha sido autorizada por
escrito por el IHAH de acuerdo con la base contractual del Proyecto o en base a justificaciones
establecidas.
1.3 Los activos han sido adquiridos y usados de acuerdo con la base contractual del Proyecto
o de acuerdo a justificaciones establecidas por cambios autorizados por el Director del proyecto
en coordinación con el IHAH.
a) Los activos adquiridos con fondos del Proyecto existen, son propiedad del Beneficiario y se
utilizan, exclusivamente, para la ejecución del Proyecto.
En particular, el auditor se asegurará que no hay ningún uso privado o personal de los activos del
Proyecto que no esté autorizado por la base contractual del Proyecto.
b) Los procedimientos establecidos en la base contractual del Proyecto y en la Solicitud
aprobada del mismo, para la adquisición de activos fijos han sido respetados.
1.4 Todas las deudas están registradas en la contabilidad del Proyecto y dichas deudas han
sido incurridas con relación a actividades del Proyecto:
a) Todas las deudas están registradas en la contabilidad del Proyecto.
b) Las deudas han sido incurridas, exclusivamente, con relación al Proyecto y de acuerdo con
la base contractual del Proyecto y/o cambios autorizados por Director del proyecto y el IHAH que
se encuentren debidamente justificados.
c) Otros aspectos contemplados en la base contractual del Proyecto.
2. Ejecución de la auditoría:
2.1 La auditoría de cada Proyecto se basará en el/los informe(s) financiero(s) de ejecución
del Proyecto, establecerá su correspondencia con la información suministrada por los
justificantes correspondientes.
Sobre la base de los procedimientos de auditoría ejecutados, el auditor determinará los ingresos y
los gastos elegibles. Los gastos elegibles incluirán tanto gastos pagados como gastos pendientes de
pago.
2.2 El alcance de las pruebas sustantivas de auditoría se basará en la evaluación del sistema
de control interno y en la aplicación de técnicas de muestreo.
2.3 Los procedimientos de auditoría incluirán, entre otros, los siguientes:
a) Inspección de documentación original.
b) Reconciliación de cuentas bancarias.
c) Procedimientos de auditoría específicos para verificar que los siguientes ingresos han sido
reconocidos:
- ingresos financieros generados por los fondos del Proyecto,
- venta de activos fijos del Proyecto,
- ingresos generados por actividades no previstas en la base contractual del Proyecto.
d) Inspección física de los activos fijos.
e) La auditoría verificará la utilización de los recursos de la “Cuenta del proyecto en banco de
Occidente”, así como las diferentes cuentas de los aportes del Beneficiario y de otros co-
financiadores, si los hubiere.
f) La auditoría evaluará el cumplimiento de los procedimientos establecidos en la base
contractual por parte de las entidades delegadas, así como la formalización y alcance de dicha
delegación por parte del Beneficiario.
g) Obtención de cartas de representación para documentar cualquier evidencia oral material.
h) Confirmación de cuentas bancarias, firmas autorizadas, etc.
2.4 Para cada diferencia de auditoría encontrada, el auditor propondrá las medidas que, de
acuerdo con la base contractual del Proyecto sea necesario tomar.
En todos aquellos casos en los que se detecten diferencias de auditoría y estas sean recurrentes, el
auditor deberá extender sus pruebas de auditoría con el fin de cuantificar con exactitud el error
correspondiente a la población.
2.5 La auditoría será ejecutada de acuerdo con los estándares internacionales de auditoría.
3. Opinión de auditoría:
3.1 El auditor emitirá una opinión sobre si los fondos contribuidos tanto por el Gobierno de
Japón, como por el Beneficiario y otros co-financiadores han sido utilizados de acuerdo con las
condiciones establecidas en la base contractual del Proyecto y/o los cambios autorizados,
debidamente justificados.
3.2 El auditor insertará la siguiente declaración:
“[Nombre de la compañía de auditoría] ha efectuado una auditoría de los fondos utilizados en la
ejecución de [Proyecto] durante el periodo [Fecha] a [Fecha]. Los auditores han encontrado las
siguientes diferencias de auditoría:
1. Ingresos del Proyecto por ……
2. Gastos según el informe por …….
3. Activo del Proyecto por …….
4. Pasivos del Proyecto por …….
En nuestra opinión y a excepción de los aspectos señalados arriba, los fondos del Proyecto
revisados por esta auditoría han sido utilizados de acuerdo con la base contractual del Proyecto o
cambios autorizados a dicha base contractual por la Dirección del Proyecto en coordinación con el
IHAH.
III. INFORMES:
1. Idioma de los informes y presentación:
Los informes serán escritos en español. Una copia del informe será entregada en un disco
compacto, el texto en WORD y los cálculos en EXCEL.
2. Fechas y número de copias:
Lista de Productos y Fechas de Entrega
Plan de Trabajo: Fecha de firma del contrato
Borrador del informe de auditoría 11 de marzo de2015
Informe final de auditoría 18 de marzo de 2015
Original y una copia será enviada a:
Instituto Hondureño de Antropología e Historia, Barrio Buenos Aires, Villa Roy, A.P. 1518,
Tegucigalpa, M.D.C
3. Formato:
3.1 Los informes a preparar serán los siguientes:
a) Informe de auditoría:
El formato del informe es a decidir por el auditor. Las diferencias de auditoría y la metodología
empleada serán expresamente explicadas en el informe.
- Falta de colaboración por parte del Beneficiario en la realización de la auditoría.
- Impresión general del Proyecto.
- Otros aspectos que se considere necesario incluir.
IV. PRESENTACION DE OFERTAS y CONDICIONES CONTRACTUALES:
La consultoría se desarrollará en la ciudad de Tegucigalpa. El plazo de la consultoría será de 30 días
calendario contado a partir de la firma del contrato.
1. Formato, Firma y Presentación de la Oferta
El Oferente preparará un sobre conteniendo el original de los documentos que comprenden la
oferta según se describe en el apartado 8 de la sección IV del presente pliego, y lo marcará
claramente como “ORIGINAL”. Además el Oferente deberá presentar dos (2) copias de la oferta y
marcar claramente cada ejemplar como “COPIA”. El contenido de la COPIA deberán ser copias
fieles al sobre marcado como ORIGINAL. En caso de discrepancia, el texto del original prevalecerá
sobre el de las copias. El original y todas las copias de la oferta deberán ser mecanografiadas o
escritas con tinta indeleble y deberán estar debidamente firmadas por la persona autorizada
(Representante Legal, Administrador Único, Gerente General, Presidente, etc.) para firmar en
nombre del Oferente. Los textos entre líneas, tachaduras o palabras superpuestas serán válidos
solamente si llevan la firma de la persona que firma la Oferta: Las ofertas deberán entregarse el
día 29 de enero de 2015 a las 10 de la mañana hora oficial de la Republica de Honduras y la
apertura ese mismo día en presencia de las firmas interesadas que deseen hacerlo. En caso que
una oferta carezca de la media firma en sus páginas y/o el respectivo foliado (consecutivas o no)
se le permitirá al representante legal debidamente acreditado y en el acto de apertura corregir
dichos aspectos en presencia de todos los participantes así como se incorporará tal hecho en el
levantamiento del acta respectiva.
La apertura de ofertas se realizará el mismo día 29 de enero, después de la recepción de las
mismas, contando con la presencia de la Comisión de Evaluación del IHAH, Observador de
Auditoría Interna y los concursantes que deseen quedarse a la apertura de las ofertas.
2. Rotulación de Ofertas
Las ofertas deben de ser dirigidas en sobre sellado conteniendo a la vez en dos sobres separados la
oferta técnica y la oferta económica. El sobre principal deberá ir rotulado de la siguiente manera
Esquina Superior Izquierda: Nombre, razón o denominación social, dirección completa y
teléfono/fax y/o correo Electrónico del oferente.
Parte Central:
“Auditoría Externa Para El Proyecto “RENOVACION TURISTICA CON MUSEOGRAFIA DIGITAL
PARA EL NUEVO MUSEO DE COPAN RUINAS, PRIMERA ETAPA”