Triboo WEBinar - Lavorare in Staff

I FONDI INTERPROFESSIONALI PER LA FORMAZIONE CONTINUA PER I DIPENDENTI DI VILLA CHIARUGI

20 DICEMBRE 2011

LAVORARE IN STAFF

BENVENUTI

1. Difficoltà tecniche?

Inviare e-mail a [email protected]

2. Domande e Risposte durante il Webinar

3. La registrazione del Webinar sarà disponibile su www.triboomanagement.it

4. Al termine, riceverete un invito per la compilazione del WEBinar Satisfaction

5. A coloro che compileranno il WEBinar Satisfaction sarà inviato l’attestato di partecipazione.

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Webinar – Pannello di controllo

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Valeria Raito

Resp. Fondi

Interprofessionali e Sviluppo Business

Maria Vittoria Lanzara

Counselor, formatrice e

esperta in team building

Relatori

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Obiettivo del Webinar

Acquisire strategie comunicative per:

• coordinare efficacemente il proprio lavoro con quello degli altri

• rendere le singole risorse complementari e funzionali al raggiungimento dei risultati aziendali

• ridurre i blocchi e le disfunzioni nel processo lavorativo

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Lavorare in staff: vantaggi e svantaggi

L’ambiente di lavoro: osserviamo come lavoriamo

Lavorare in staff: regola uno comunicare bene tra noi

Lavorare in staff: dalla dipendenza alla interdipendenza

positiva

Lavorare con gli altri: il coordinamento efficace di ruoli e

funzioni

Indice

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Indice

Lavorare in staff: vantaggi e svantaggi

PRIMA DOMANDA: Quali sono, secondo voi, i vantaggi e quali gli svantaggi del lavoro in staff?

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• Organizzare e dare continuità al lavoro

• Avere un incremento produttivo

• Distribuire il carico di lavoro

• Confrontarsi con gli altri ed essere stimolati a migliorare

• Apprendere cose nuove dall’altrui modo di lavorare

• Condividere obiettivi e responsabilità

• Essere stimolati ad impegnarsi anche quando le motivazioni personali sono in calo

• Interruzioni e blocchi nel flusso

di lavoro per malintesi e confusione metodologica

• Essere coinvolti nella disorganizzazione altrui

• Dipendere dai tempi altrui

• Perdita di informazioni tra i passaggi comunicativi con effetti negativi sulla qualità del lavoro

• Farsi carico delle mancanze altrui

VANTAGGI SVANTAGGI

Lavorare in staff: vantaggi e svantaggi

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COME GIOVARSENE?

COME RIDURLI?

VANTAGGI

SVANTAGGI

Lavorare in staff: vantaggi e svantaggi

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Q&A

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OSSERVAZIONE

COMUNICAZIONE EFFICACE

INTERDIPENDENZA POSITIVA

COORDINAMENTO

Lavorare in staff: Parola chiave

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Perché Osservare?

• Conoscere meglio

• Comprendere

• E’ un punto di partenza

• Per entrare in empatia

• Per preparare una strategia

• Incidere sull’ambiente e ottimizzare le risorse

Quali comportamenti

per osservare

• Non valutare • Non giudicare • Essere obiettivi • Liberarsi dai

condizionamenti personali

• Osservare senza preconcetti

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Esperienza di osservazione

Consegna ai tre

volontari Osserva ciò che vedi rappresentato sul foglio.

Descrivi ai riceventi tale realtà in maniera che loro

possano riprodurla a fotocopia. A coloro che

ascoltano, dai tutte le informazioni che ritieni utili e

necessarie affinché possano riprodurre quanto

rappresentato sul foglio pur non avendolo visto. I

riceventi non possono rivolgerti domande. Sarai tu a

terminare quando ritieni di aver completato la

descrizione e di aver dato informazioni esaustive.

Si raccolgono le produzioni

Si osservano le produzioni e si

analizzano

Analogie e differenze

Consegna al gruppo Ascolterete le descrizioni che di una stessa realtà vi

saranno fatte da tre diverse persone. Se volete

potete prendere appunti.

A conclusione delle 3 descrizioni dovrete riprodurre

sul foglio quanto vi è stato descritto.

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4 sfere nella parte superiore del foglio

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Elemento in prospettiva

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Elemento lineare

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Varie disposizioni delle sfere

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In base all’esperienza svolta

quando l’informazione che ci arriva ci

permette di comprendere la realtà e di

capirla?

• Precisa ( sono espressi dati)

• Univoca

• Contestualizzata e particolareggiata

• Chiara

• Sintetica

• Usa un linguaggio semplice

• Si ha profonda conoscenza dell’argomento

quale caratteristica assume

l’informazione quando non ci fa capire

e ci porta lontano?

• Vaga

• Eccessiva

• Distorta

• Quando è filtrata ed usa un codice incomprensibile

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In conclusione … per iniziare ad osservare

COSA AIUTA COSA OSTACOLA

ELEMENTI SPAZIALI ELEMENTI NUMERICI MISURE PRECISIONE RIDONDANZA DATI

DARE PER SCONTATO

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Fenomeno e Noumeno

In un batter d’occhio ciò che appare (il fenomeno,

rilevabile attraverso i canali sensoriali,

l’osservazione) diventa ciò che io immagino che

sia (il noumeno, la realtà che non è conoscibile

attraverso l'esperienza ma è intellegibile attraverso

l’immaginazione, la fantasia, l’interpretazione). Commento di Carlo Romano Docente di Psicologia dell’educazione

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CONNOTATIVO E DENOTATIVO

Entrambi i livelli sono significativi per la

conoscenza e la comprensione della realtà.

Il problema è che spesso confondiamo o

sovrapponiamo i due livelli: crediamo di osservare

(di basare cioè la nostra lettura dei dati sui nostri

organi sensoriali) ma in realtà stiamo

interpretando (attiviamo, cioè, la nostra fantasia

ed immaginazione) 22/60

COSA OCCORRE PER OSSERVARE

Solo dopo una rilevazione meticolosa di fatti potrò

formulare delle ipotesi sulla natura della realtà che ci

circonda.

Non è credibile affidarsi immediatamente alle opinioni

senza prima aver fatto opportune verifiche”

C. Romano Comunicare e coevolvere in strutture maieutiche F. Angeli editore p. 106

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COSA OCCORRE PER OSSERVARE

“Quando ci predisponiamo ad osservare per rilevare i dati della realtà

così come si presentano ai nostri sensi, dobbiamo raccogliere in modo

descrittivo, analitico, dettagliato, una serie di informazioni che

tendono a ripetersi, che ci permettono di poter arrivare poi ad

un’interpretazione.

Quindi è su questo primo livello che dobbiamo esercitare le nostre capacità

osservative

C. Romano Comunicare e coevolvere in strutture maieutiche F. Angeli editore p. 106

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Q&A

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Il ciclo della comunicazione

È un processo interattivo e circolare

Emittente Ricevente

Feedback

Messaggio

Contesto Codice

Canale

Rumore

Ridondanza

LA COMUNICAZIONE EFFICACE 26/60

VERBALE Il contenuto

Le frasi

ANALOGICO

Il linguaggio del corpo Lo stile comunicativo

COSA DICIAMO COME LO DICIAMO

30% Percentuale

di attenzione 70%

IL “COME” PREVALE SUL “CHE COSA”

Il verbale e l’analogico

LA COMUNICAZIONE EFFICACE 27/60

UNA DOMANDA PER INIZIARE

In base alla tua esperienza (personale, familiare,

lavorativa, sociale) quali sono i

principi della comunicazione efficace

_________________________________________

_________________________________________

_________________________________________

_________________________________________

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29/60

Il messaggio deve essere adeguato all’ascoltatore

ovvero

Adattare il contenuto al recipiente 30/60

√1 + 8 = √4 8

1+1=2

Il messaggio per essere chiaro deve essere semplice

ovvero

Non usate le radici quadrate per dire che 1+ 1 = 2

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I termini complessi devono essere spiegati

ovvero

usate il vocabolario per tradurre il vostro

linguaggio

32/60

Il messaggio deve procedere per gradi

ovvero

che usiate scarpe da ginnastica o da sera poco importa, ma fate sempre un passo alla volta

33/60

Occorre accentrare l’attenzione sugli aspetti essenziali

ovvero

colpite il cuore del problema 34/60

Il messaggio è più comprensibile se concretizzato o comparato

ovvero

non parlate delle nuvole ma di come vi bagna la pioggia 35/60

Puntualizzazioni ripetute dei concetti chiave sono utili alla comprensione del messaggio

ovvero

martellate i concetti come per conficcare un chiodo in un’asse

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OSTACOLI ALLA COMUNICAZIONE

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FATTORI RICEVENTE

Oggettivi •Difficoltà a capire

•Difficoltà linguistiche

•Difficoltà a decodificare diversi schemi di riferimento

Di personalità •Distorsione in funzione di propri interessi

•Difese, paura, conflitti interpersonali, resistenze

Psico-sociologici •Situazione valutativa giudicante

•Gruppi di appartenenza

•Organizzazione di appartenenza

•Conflitto intragruppo

Materiali ( es. la sordità)

OSTACOLI ALLA COMUNICAZIONE

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FATTORI EMITTENTE

Oggettivi •Poca chiarezza; Cattiva esposizione

•Terminologia difficile

•Cattiva concettualizzazione

Di personalità •Atteggiamenti personali: modo di presentare e di presentarsi

•Difese, paura, conflitti interpersonali,resistenze

Psico-sociologici •Clima valutativo giudicante

•Gruppi di appartenenza

•Organizzazione di appartenenza

•Conflitto intragruppo

Materiali Psicofisiologici; ambientali; acustici/visivi

Fenomeni di saturazione Fatica, lunghezza dei messaggi, interferenza di messaggi (tutti parlano) Messaggi sovrapposti

OSTACOLI ALLA COMUNICAZIONE

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RIMEDI GENERALI

• Ascoltare, osservare

• Ripetere quanto si è capito per verificare che cosa si è capito

• Evitare valutazioni

• Identificarsi nell’altro

• Porre domande

• Uscire dal proprio quadro di riferimento

• Non imporre a tutti i costi il proprio pensiero

• Entrare in rapporto con l’interlocutore

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Q&A

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Competenze socio-relazionali base del team di lavoro

I teorici del lavoro in

piccoli team partono dal

presupposto che la

complessità della nostra

società, non può essere

affrontata utilizzando

esclusivamente

competenze individualistiche

o competenze competitive.

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L’interdipendenza positiva

L’interdipendenza positiva si realizza quando,

all’interno di uno staff, si risolve un problema con

il contributo effettivo di tutti i suoi membri,

impegnati con mansioni diverse a perseguire il

medesimo obiettivo.

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Effetti dell’interdipendenza positiva

Maggior impegno e sforzo verso i risultati

Relazioni interpersonali positive

Maggior equilibrio psicologico dei singoli membri

Ognuno di questi comportamenti è influenzato positivamente dagli altri

Impegno condiviso verso i risultati

Buone relazioni Benessere

Interpersonali psicologico

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Effetti dell’interdipendenza

Un impegno condiviso per un

obiettivo comune promuove

relazioni positive e maggior

equilibrio psicologico

Relazioni positive promuovono un

impegno condiviso per un obiettivo

comune e un maggior equilibrio

psicologico

Un buon equilibrio psicologico

promuove un maggior impegno

condiviso per un obiettivo comune e una

migliore qualità dei rapporti

interpersonali

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Q&A

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STAFF

Gruppo di lavoro in cui:

abilità, tecniche, competenze e capacità

sono complementari ed integrate

la conduzione del gruppo è fortemente indirizzata al coordinamento

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Gruppo di lavoro in cui:

Esiste un compito e/o un obiettivo comune

L’interazione tra i membri è funzionale al compito/obiettivo

La conduzione è esterna al gruppo

STAFF

48/60

Per la riuscita del lavoro in staff occorre un

BUON COORDINAMENTO TRA:

CAPACITA’/ABILITA’

IDEE

COMPETENZE

ABILITA’

PRASSI

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Promotore COORDINATORE

Pro

du

ttore

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IL coordinamento capace di trovare un equilibrio tra :

l’orientamento verso la dinamica di gruppo

l’orientamento verso il compito

Coordinamento Efficace

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Organizzarsi e strutturarsi per il “processo”

Organizzarsi e strutturarsi per il “compito”

I due orientamenti

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• Ridurre gli stereotipi ed i giudizi sugli altri

• Resistere a condizionamenti di “sottogruppi di potere”

• Ricercare soluzioni piuttosto che generare conflitti

• Avere maggiore tolleranza verso le critiche

• Avere maggiore sensibilità individuale verso il gruppo e gli altri membri

• Limitare le proprie reazioni emotive con maggiore autodisciplina

Organizzarsi e strutturarsi per il processo

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Incoraggiamento: Cordialità, sensibilità verso gli altri, accordo con i contributi offerti da altri e loro accettazione

Immissione: mettere in grado un altro componente di offrire il proprio contributo al lavoro

Adesione: Attenersi alle decisioni del gruppo, accettare con matura riflessione le idee altrui, ascoltare

Espressione dei pareri del gruppo: riepilogo di ciò che si intuisce seguire l’orientamento generale dei membri di uno staff, descrizione delle reazioni rispetto a certe idee o soluzioni

I comportamenti orientati al processo

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• Possedere le informazioni rilevanti prima di pervenire ad una decisione

• Valutare le informazioni disponibili sulla loro effettiva capacità di aiutare il gruppo a trovare soluzioni

• Accettare contributi individuali, al fine di stimolare la partecipazione

• Sviluppare idee è stimolo per ulteriori idee

• Sostituire decisioni prese in modo semplicistico, chiedendo maggiore ponderazione

Organizzarsi e strutturarsi per il compito

55/60

Attività propositiva: proposte di soluzioni, avanzamento di nuove idee, nuove definizioni del problema, nuovo modo di affrontare il problema

Ricerca di informazioni: richieste di chiarimenti sulle nuove proposte, richieste di fatti o informazioni supplementari

Ricerca di opinioni: ricerca, nei comportamenti il gruppo, di una espressione, di idee riguardo a qualche argomento. Ricerca di una chiarificazioni di valori, proposte o idee

I comportamenti orientati al compito (1)

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Offerta di informazioni: presentazione di dati di fatto o di generalizzazioni, collegamento fra la propria esperienza e il problema di lavoro allo scopo di illustrare certi punti

Elaborazione: delucidazioni, esemplificazioni o approfondimento dei

significati, tentativo di rappresentare il funzionamento di una proposta, qualora venisse adottata

Coordinamento: indicare le relazioni che legano varie idee o proposte,

tentare di riunire insieme idee e proposte, tentativo di collegare le attività svolte da diverse persone

I comportamenti orientati al compito (2)

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Sono da considerarsi come un ostacolo al buon funzionamento del gruppo i seguenti comportamenti:

• Aggredire

• Bloccare

• Autoconfessarsi

• Competere

• Cercare alleanze

• Fornire alleanze

• Ritirarsi

• Andare fuori tema

• Non prendere le cose seriamente

E’ compito di tutti i

componenti del gruppo

cercare di tenere sotto

controllo questi

comportamenti, sia che

siano propri sia che

vengano espressi da altri

I comportamenti disfunzionali al gruppo di lavoro

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Una compagnia di porcospini, in una fredda giornata d'inverno, si strinsero vicini vicini, per proteggersi col calore reciproco, dal rimanere assiderati.

Ben presto, però sentirono le spine reciproche; il dolore li costrinse ad allontanarsi l'uno dall'altro.

Quando poi il bisogno di riscaldarsi li portò di nuovo a stare insieme, si ripeté quell'altro malanno; di modo che venivano sballottati avanti e indietro fra due mali, finché non trovarono una moderata distanza reciproca, che rappresentava per loro la migliore posizione".

A. Schopenhauer

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Q&A

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