Trends auf dem ECM-Markt Bernhard Zöller, Zöller & Partner
Trends auf dem ECM-Markt
Bernhard Zöller, Zöller & Partner
Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Top Thema ECM
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CeBIT 2016 Top Themen
..und ihre Relevanz zu ECM
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Top-Trends aus Sicht der ECM-Branche
40%
37%
26%
26%
23%
18%
18%
18%
Anwendungen für mobile Endgeräte
Digitale Akten
Business Collaboration/Teamarbeit
Eingangsrechnungsverarbeitung
Vordefinierte Workflows
Big Data
Kontextsensitive Informationsbereitstellung
Standardisierte Lösungen
Basis: alle ECM-UnternehmenQuelle: BITKOM, 7. ECM-Barometer
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Status 2016
ECM Lösung sind die Trägerplattform für viele Einsatzfelder
– Aufbewahrung und Archivierung einer Vielzahl von Dokumenten, Dateien, Unterlagen und Vorgangsdaten
– In Unternehmen und Behörden quer über alle Branchen und Größenordnungen
– Für Sachbearbeiter und Knowledge Worker, Interne und Externe
– Ergänzung für die Fachanwendungen durch DMS-und Workflow-Dienste, die aus dem Kontext der Fachanwendung heraus aufgerufen werden werden.
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Es geht schon lange nicht mehr nur um Papierprobleme oder Archivierung
Vielfalt der Ablagesysteme– Nicht nur ECM-Lösungen. Auch File- und E-Mail-System, Portale,
Fachanwendungen etc.– Inkl. Eigenentwicklungen und Altlasten– Wikis, Blogs, Intranet-Portale
Unkenntnis der Ordnungssysteme– Wenn Meier nicht weiß, wo Müller abgelegt hat
Persönliche Versionierung, Mehrfachablage– „Sehr geehrte Damen und Herren.doc“
E-Mail– Menge, Teufelszeug PST, Smartphones, Containerproblem,
persönlich/privat …
Datei-Messies– Zumüllen von File- und E-Mail-Systemen
Rechtechaos– Fürstentümerproblem: Das Dokument gehört mir…
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Aktuelle Komplettsysteme
Moderne ECM-Komplettlösungen umfassen:– Ordnungsgemäße Aufbewahrung– Dokumentenlebenszyklus inkl.
Versionierung – Workflow-Funktionen sowohl für
Genehmigungsprozesse als auch für frühes Scannen und adhoc-Workflow
– Inhaltssuche (Volltext)– Aktenverwaltung– Rendition/Formatkonvertierung– Teamwork-Funktionen (Collaboration)– Customizing Werkzeuge, dokumentierte
APIs Zunehmend wichtig:
– Web-Clients, mobile Clients– Mandantenfähigkeit, Hosting-Fähigkeit
Erfassung und Indexierung
Papier
Erfassung und Indexierung E-
Erfassung und Indexierung MS Office- Dokumente
Erfassung und Indexierung
Massenoutput
OCR/ICR/Dokumenten-klassifikation
DB für Fachliche und
technische Attribute
Volltext-Datenbank
Postkorb-funktionen
Akten-verwaltung
Adhoc Workflow
Production/ transaktionaler
Workflow
Speicher-SWfür Optical, CAS,
NAS/SAN etc.
RechtesystemeSSO
Redaktions-funktionen
VersionierungDok-
Lebenszyklus
TeamfunktionenCollaboration
Dokument-Viewer
Erfassung und Indexierung
ERP-Content
Entwicklungs-Umgebung, Customizing Werkzeuge
Benutzer-verwaltung
Import/Export-Werkzeuge
Horizontale oder vertikale
Lösungen
Erfassung und Indexierung
Papier
Erfassung und Indexierung E-
Erfassung und Indexierung MS Office- Dokumente
Erfassung und Indexierung
Massenoutput
OCR/ICR/Dokumenten-klassifikation
DB für Fachliche und
technische Attribute
Volltext-Datenbank
Postkorb-funktionen
Akten-verwaltung
Adhoc Workflow
Production/ transaktionaler
Workflow
Speicher-SWfür Optical, CAS,
NAS/SAN etc.
RechtesystemeSSO
Redaktions-funktionen
VersionierungDok-
Lebenszyklus
TeamfunktionenCollaboration
Dokument-Viewer
Erfassung und Indexierung
ERP-Content
Entwicklungs-Umgebung, Customizing Werkzeuge
Benutzer-verwaltung
Import/Export-Werkzeuge
Horizontale oder vertikale
Lösungen
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Unverzichtbarer Bestandteil: Workflow
Dokumentenzentrische Workflows: Redaktions- und Freigabeprozesse
Production-Workflow zur Geschäftsprozesssteuerung
– für hochvolumige, repetitive Bearbeitungsprozesse Ad-hoc-Workflow
– zur situativen Bearbeitung Capture-Workflow
– Automation & Steuerung von Capture-ProzessenScannen Indexieren Prüfen / Korrigieren Freigeben
Workflow erfordert fast immer auch Integrationsschnittstellen mit Fachanwendungen
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ECM wird IT-InfrastrukturECM-Lösungen als Content-Integrationsplattform
Anwendungssystem 1(z.B. SAP )
Anwendungssystem 2 (z.B. Exchange)
Selbsterstellte Anwendungen, Host-
Applikationen etc.
Anwendungssystem 3 (z.B. Fileserver, MS Office etc.)
Output-Integration: Content-Übernahme in ECM-System
Retrieval-Integration: Verfügbarmachung Content aus ECM-System
DMS-/ECM-Anwendungen
(Belegarchivierung, Aktenverwaltung,
Postkorbfunktionen)
DMS/ECM als Content Infrastruktur
© Zöller & Partner GmbH
IT-Infrastruktur: Plattformen, Datenbanken, Speicher, Client-Technologien, Netze
Integration in Prozesse und Systeme (synchrone und asychrone Schnittstellen, Postkorb/Workflow/BPM etc.)
Aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Dokumente, Dateien, Unterlagen etc.
Mailobjekte; nativ und/oder als Rendition
Mit/ohne Attachments
Gescannte Dok.Drucklisten/ALF
Ausgangspost/PDFEtc.
Vielzahl unterschiedlicher Dateiformate
Verknüpfung gescannter Dokumente, intern
erstellter Dokumente etc.
Gescannte Dokumente, Office Dateien u.a.
Content-Services: Erfassung, Ablage/Archivierung, Versionierung, Recherche, Rendition, etc.
ArchiveLinkHttp-Content Server
SchnittstelleMail-Integration
Projektspezifische Schnittstelle oder
generische Schnittstelle für Output-Übernahme und
Retrieval-Integration
Fileserver-Archivierung.MS Office Integration
ECM-eigene Schnittstellen
E-Akte
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Triebfedern & Trends: Veränderte Arbeitswelten
„Work is a thing you do, not a place you go.” Mobilität
– Standort- und Zeitzonen-Unabhängigkeit– Globalisierung / Internationalisierung
Arbeit findet immer häufiger nicht am eigenen, „persönlichen“ Arbeitsplatz statt
– Beim Kunden/Lieferanten, an unterschiedlichen Standorten des Unternehmens
– Home Office Know-how – nicht der Wohnort - entscheidet
über Projekt-Zuordnung Flexibilisierung der Arbeitszeiten Informationen sind häufiger „ent-
dokumentiert“– vernetzte/verlinkte Zusammenhänge (Beispiel: Foren,
Wikis, Portale)
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Änderung der Arbeitsweise im Büro 2020
Beispielhafte Studie (viele mit ähnlichen Ergebnissen)
Nur noch 53% haben „eigenen“ Arbeitsplatz, zunehmend wird nicht mehr im „Firmenbüro“ gearbeitet.
– 57% arbeiten auch von Zuhause– 37% auch an anderen Orten im Unternehmen– 37% auch außerhalb des Unternehmens– 33% bei Partnerfirmen, Kunden etc.
Quelle: FAZ vom 26.2.2013
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Anforderungen Knowledge Worker
Intuitive Benutzeroberfläche– Viele Todsünden am Markt.
„Persönliches“ Customizing– Nein, VisualStudio ist KEIN Customizing-Werkzeug
Mobile, Offline, Tablets Integration in Desktop Anwendungen Anwender haben zunehmend andere Client-
Plattformen im Einsatz– Desktop OS: zunehmend auch Apple Mac OS– Tablets (Windows 8.x, Apple iOS, Android)– Smartphones (Windows Mobile, Apple iOS, Android)
Die Admins wissen nicht mehr zwingend, mit welchen Endgeräten ein Anwender auf die Anwendungen/Systeme zugreift
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Cloud
Neue Anforderungen an Cloud-fähige Anwendungen
– Multi-Mandanten-Fähigkeit (Tausende von Mandanten)– Extremste Skalierbarkeit– Neue Release-Stände werden lautlos installiert
Status: – Schnelle Verbreitung, aber langsamer als vor 5 Jahren
prognostiziert– Schnellere Akzeptanz im Consumerbereich (geringere
Anpassungsaufwendungen)
Wichtige Faktoren für Anbieter und Anwender:– Rechtliche Rahmenbedingungen– Systemintegration mit Rich-Clients und 2-tier
Fachwendungen– Datensicherheit für sensible Daten– Hochverfügbarkeit bei geschäftskritischen Anwendungen
© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Alfresco Juni 2016
Was gehört zu Collaboration?
n:m-Kommunikation Yellow Pages, Rollen, Skills,
Interessen Tags für Personen, Gruppen Activity Streams, Followers Microblogs Audio-, Video-, Web-Conferencing Messaging/Chat Kommentieren von Nachrichten,
Dateien
Projekträume Gruppenkalender Projekt-Management Aufgabentracking Umfragen, Abstimmungen, Feedback Co-Editing, Team-Reviews
Dokumenten Management File-Sharing Indexierung, Tagging,
Bewertung Ähnlichkeitsempfehlungen Wikis Blogs Diskussionsforen E-Learning
Kommunikation Team-Work Knowledge-Sharing
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Disruptive Technologien: Osterparade New York, 1900
1 Auto
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Disruptive Technologien: Osterparade New York, 1913
1 Pferd
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„Disruptive Technologien“Erlauben komplett andere Lösungswege; nicht nur eine 1:1 Umsetzung
Beispiele– iTunes & andere Musikportale „Tonträger“– Youtube Fernsehen– Amazon, Ebay etc. Versand- und stationärer Handel– Google Gelbe Seiten, Telefonbuch– WhatsApp SMS Telefon– VMWare, WebEx&Co. Präsenzmessen für SW-Lösungen– VistaPrint, Flyeralarm & Co. regionale Offsetdruckereien
Beispiele aus der ECM-Welt– Wikis in Word geschriebene Handbücher– Web-Anwendungen, Formular-Workflow Umlaufmappen– Diskussionsforen Meetings, E-Mail-Diskussionen– Virtuelle Projekträume und e-Akte File-Ablage– SmartPhone Scanning Kopierer
Verlangt Bereitschaft, alte Prozesse nicht 1:1 umzusetzen (schnellere Pferde) sondern mit der Kenntnis um die Möglichkeiten neuer Technologien neu zu konzipieren:
– Sequentielle Abläufe: können häufig parallelisiert werden– Eigenhändige Unterschriften für interne Vorgänge: Unnötig
Zukunft E-Mail?
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Typische Probleme File-System
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Filesystem vs. ECM-Lösung
Merkmale unterschiedlicher Content-Ablagen Dateisystem ECM-Lösung
Einfache Dateioperationen (Ablegen, Kopieren, Umbenennen etc.) JaWindows GUI Aufwendiger als im Dateisystem
Persönliche/Lokale Ablage, freie Ablage, Ad-hoc-Strukturen Ja Ja
Ablage aus Word, Excel, Outlook Ja Ja
Ablegen aus Acrobat und anderen nicht erweiterbaren oder weniger häufigen PC Anwendungen Ja Ja, aber anders
Verlinken von Dokumenten via absolute / relative Links Aber nur begrenzt zuverlässig (vor allem bei extern erzeugten Dok) i.d.R. Nein (wenige Ausnahmen)
Geordnete (geführte) Ablage (Dokumente werden mit Wahrscheinlichkeit da abgelegt, wo sie von anderen vermutet werden), unveränderbare Vorgaben zur Ablage
Möglich wenn sich Mitarbeiter an Regeln halten Ja
Ordnungsgemäße, unveränderbare Ablage auf Basis von Dokumentarten (fachliche Attribute) Nein Ja
Berechtigung auf Objektarten (z.B. Dokumentenarten) Nein Ja
Dokumentenlebenszyklus, Check-out/Check-in, systemgestützte Versionierung Nein Typisch
Dokumentenmappen mit eigenen Metadaten zur Verwaltung von logisch zusammengehörigen Dokumenten, flache Ablagestruktur
Nur einfache Baumstrukturen im File-System Ja (nicht alle)
Ablage von Dokumenten in mehr als 1 Verzeichnis ohne Kopieren Nein Ja (nicht alle)
Aktenverwaltung: tiefe Aktenstrukturen,Aktenmodellierung, Aktenplanverwaltung Nein Ja (nicht alle)
Akten können statische und flexible Anteile haben Nein Ja (nicht alle)
Erfassungskomponenten für Papier-Eingangspost:Integration der Scan- und Indexieranwendungen mit Rechtesystem und Datenbank-Anwendung Nein Typisch
Erfassungskomponenten für PC-Dokumenteinkl. Indexierungsfunktionen Ja, aber keine fachliche Attribuierung Ja
Erfassungskomponenten für ein- und ausgehende E-Mailsinkl. Indexierungsfunktionen Ja, aber keine fachliche Attribuierung Ja
Erfassungskomponenten für Host-generierte Dokumente, Listen und Reports inklusive Einrichtungswerkzeuge, Index-Parser, ggf. spezifische Viewer und Formatkonvertierer Nein Ja (nicht alle)
Capture-Werkzeuge zur Stapelerfassungvon Dokumenten und Unterlagen Nein Ja (nicht alle)
OCR/ICR-Integration zur Dokumentenklassifizierung und Datenextraktion Nein Häufig (OEM)
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ECM versus File-System
Merkmale unterschiedlicher Content-Ablagen Dateisystem ECM-Lösung
Formatkonvertierer für die dynamische oder archivische Konvertierung in Formate wie TIFF, PDF etc. für niedrige bis sehr hohe Mengen Dritte Häufig (OEM)
Multiformat-Dokumentenviewer für die visuelle Reproduktion einer zunehmenden Vielfalt von Dokumentenformaten (inkl. DTA, ASCII und XML-Objekte), die sich ohne Style-Sheets oder Parser-Funktionen von normalen Benutzern nicht mehr lesen lassen
Nein Häufig (OEM)
Nachvollziehbarkeit durch Versionshistorie Nein Ja
Datenbankgestützte Suche nach Metadaten / Attributen Nein Ja
Systemseitige Komponenten zur Sicherstellung der unveränderbaren Archivierung (wirksamer Schutz gegen unzulässige Manipulation) gem. der regulatorischen Anforderungen Nein Ja
Löschfristenverwaltung Nein Häufig
Workflow I: Dokumenten-Genehmigungsprozesse, Freigabeprozesse Nein Häufig
Workflow IIPostkorbfunktionen für Szenarien der frühen Erfassung, Einzel- und Gruppenpostkörbe, Regelwerkzeuge Nein Häufig
Workflow IIIKnowledge-Worker Workflow: situativ nutz- und anpassbare Workflows Nein Manchmal
API für Recherche- und OutputintegrationKein ded. API aber Standard-
Funktionen für Ablage und Aufruf
Ja
Import- und Export-Werkzeuge für Dokumente und Metadaten Nicht für Metadaten Häufig
Offline-Clients (Synchronisation) Mitnehmen von Dokumenten für Einzelbenutzer Ja, aber eingeschränkte Synch. Ja, aber eingeschränkte Synch.
Lesen von Dokumenten auf iOS Tablet Nein Ja
Schreiben von Dokumenten, Workflow-Nutzung auf iOS Tablet Nein Selten
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Unterschiedlicher „Betroffenheitsgrad“
Wir wollen E-Akte, „aber so wie in Papier“– „Der Leitungsebene können wir das aber nicht zumuten“– Ausdrucken, unterschreiben und neu einscannen– Farbcodierte Paraphierungen am Rand, jetzt eben
elektronisch Zu berücksichtigen:
– Erfahrung der End-User mit IT-Anwendungen• Von „gar nicht“ bis „Power-User“• Erfordert unterschiedlichen Aufwand zur Schulung,
Akzeptanzsicherung– Betroffenheit des Arbeitsplatzes– Qualifikationsmöglichkeit/Eignung der Mitarbeiter– Wer darf Änderungen im Ablauf bestimmen oder
verhindern?
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ECM ist zu 51% ein Orga.-Thema
Typische Nicht-IT-Aufgaben in einem ECM-Projekt
– Neue Abläufe– Bereichs-/prozessübergreifende Abstimmung von
Ordnungssystemen– Rechte
In vielen Fällen ist nicht das Fehlen von Technologie, sondern das Fehlen von einhaltbaren Regeln und die mangelnde Abstimmung der Beteiligten die Ursache für die Probleme
Eine ECM-Lösung ist ein Werkzeugkasten, der für unterschiedliche Aufgaben verwendet werden kann, aber alleine keine Lösung schafft.
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Auslaufmodelle
Papier, Papierakte– Vorblätter, Papierformulare, Kontierstempel– Paraphierungszettel, Umlaufzettel
Ausdruck und „zdA-Stempel“ Eigenhändige Unterschriften in
Innenverhältnis – verlässliche Authentifizierung am System ist
ausreichend E-Mail-Ping-Pong Meetings mit persönlicher
Anwesenheitspflicht Qualifizierte elektronische Signatur nach
dem derzeitigen SigG (und SigV)– für Konsumenten und Bürger
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Und manchmal sieht auch noch so aus…
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
Weitere Informationen: www.zoeller.de
www.ecm-blog.de