Trekkingsrecht PGB Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem Dit document is vastgesteld door commissie Gezondheid & Welzijn in een schriftelijke ronde in april 2017. Het document is aangeboden aan SVB en VWS en ter informatie toegestuurd aan de leden van het overleg Ketenregie Trekkingsrecht PGB Versie: 1.0 Datum: 2 mei 2017
30
Embed
Trekkingsrecht PGB - vng.nl · toegestuurd aan de leden van het overleg Ketenregie Trekkingsrecht PGB Versie: 1.0 ... Daarnaast is gemeenten in het bestuurlijk overleg van 28 september
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Trekkingsrecht PGB
Gemeentelijke uitgangspunten en
gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem
Dit document is vastgesteld door commissie Gezondheid & Welzijn in een schriftelijke
ronde in april 2017. Het document is aangeboden aan SVB en VWS en ter informatie
toegestuurd aan de leden van het overleg Ketenregie Trekki ngsrecht PGB
Versie: 1.0
Datum: 2 mei 2017
Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 2
Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 3
1. Inleiding
1.1 Achtergrond Afgelopen jaren is met veel inzet en betrokkenheid door ketenpartners gewerkt aan een stabiele
basis binnen het trekkingsrecht, van waaruit verder gewerkt kan worden aan verbeteringen. De
zekerheid voor budgethouders en zorgverleners omtrent het toekenningsproces en de tijdige, juiste
en volledige betalingen is vergroot. Ook is er een wenkend perspectief over de toekomst van het
trekkingsrecht pgb, na de vele politieke en maatschappelijke debatten.
Gemeenten hebben besloten dat het trekkingsrecht (Jeugdhulp en Wmo) vooralsnog een taak blijft
die in gezamenlijkheid wordt uitgevoerd. Gemeenten willen een integraal, gebruiksvriendelijk en
werkend ICT-systeem hebben voor de uitvoering van het trekkingsrecht. Dit systeem moet voldoen
aan alle functionele wensen die Per Saldo stelt vanuit het perspectief van de budgethouder, maar
moet ook voldoen aan de uitgangspunten en gebruikerseisen die gemeenten stellen.
1.2 Context Op 21 juni 2016 heeft de staatssecretaris van VWS de Tweede Kamer geïnformeerd over de
toekomst van de uitvoering van het pgb (Kamerstukken 25 657 en 26 643, nr. 249). Het ontwikkelen
van een budgethoudersportaal, het vergaand standaardiseren en digitaliseren en het beter borgen
van de taken en verantwoordelijkheden voor de verstrekkers (gemeenten en zorgkantoren) zijn
elementen die in een aangepast systeem van trekkingsrechten dienen te worden verankerd.
De politieke context en bestuurlijke besluitvorming zijn inmiddels een aantal stappen verder. Op 16
december jl. heeft de staatssecretaris de Kamer geïnformeerd dat DSW/Vecozo het portaal ‘om niet’
bouwt (Kamerstukken 25 657 en 28 828, nr. 275). Op basis van een bestuurlijk besluit op 31 oktober
jl. is de SVB tevens gestart met de bouw van het fundament van hun vernieuwde ICT-landschap
(Top-6). Daarnaast is gemeenten in het bestuurlijk overleg van 28 september jl. gevraagd om met
voortvarendheid de implementatie van de digitalisering van het berichtenverkeer ter hand te
nemen, waarbij gebruik wordt gemaakt van de bestaande infrastructuur en standaarden.
Het gezamenlijk doel is om toe te werken naar een efficiënt werkend, gebruiksvriendelijk en
toekomstvast systeem voor budgethouders, zorgverleners en ketenpartijen. De ontwikkeling van het
nieuwe ICT-landschap voor de uitvoering van het trekkingsrecht vindt door de besluitvorming echter
plaats op meerdere plekken. Als één van de verstrekkers en de verantwoordelijke partij voor de
pgb’s binnen de Wmo en Jeugdwet hebben gemeenten daarom dit document opgesteld met de
uitgangspunten, eisen en wensen van gemeenten ten aanzien van het nieuwe ICT-landschap voor de
uitvoering van het trekkingsrecht pgb (verder te noemen PGB-systeem).
1.3 Doel Het doel van dit document is: 1) het beschrijven van de gebruikerseisen van gemeenten ten aanzien
van het PGB-systeem, en 2) het benoemen van de uitgangspunten waaraan het gebruik,
implementatie en beheer van het PGB-systeem moet voldoen. De VNG rekent erop dat deze
gebruikerseisen onverkort worden meegenomen in de (door)ontwikkeling/vernieuwing van het
systeem door DSW/Vecozo en de SVB. In de bijlage is een genummerd overzicht opgenomen met
alle gebruikerseisen in termen van ‘must-haves’, ‘should-have’ en ‘nice-to-have’.
Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 4
1.4 Uitgangspunten Voor gebruik en beheer van het PGB-systeem gelden de volgende uitgangspunten van gemeentelijk
perspectief:
a) Primaire doelgroep zijn de 388 Nederlandse gemeenten en hun budgethouders. Daarnaast zijn
dat ook gemeentelijke samenwerkingsverbanden en gemeentelijke ICT-leveranciers gebruikers;
b) Dit plan richt zich primair op de benodigde functionaliteiten vanuit het trekkingsrechtenproces.
Wijzigingen op deze uitgangspunten, eisen en wensen hebben binnen het gemeentelijk domein
effect op thema’s die een breder karakter hebben (bijvoorbeeld beschermd wonen, fraude,
jeugd, eigen bijdrage en het toekenningsproces). Bij iedere afwijking zal moeten worden
beoordeeld wat de effecten hiervan zijn voor de bredere context binnen gemeenten;
c) Het systeem dient ontwikkeld, beheerd en gebruikt te worden binnen de randvoorwaarden om
de bestaande wettelijke taken van alle ketenpartijen te borgen, onder andere aanbestedings-
regels, privacywetgeving, alsmede de overheidsrichtlijnen die gelden voor ICT-systemen;
d) Het beheer van het PGB-systeem vindt plaats door een publiekrechtelijke organisatie, gelet op
de aard van de informatie en de waarborging van privacy1;
e) Voor het PGB-systeem wordt een releasekalender opgesteld, zodat tijdig en juiste afstemming
kan plaatsvinden m.b.t. implementatie mijlpalen;
f) Behoudens eventuele taakverschuivingen (bijvoorbeeld ‘zorgovereenkomst naar gemeenten’)
blijft de taak- en verantwoordelijkheidsverdeling tussen gemeenten en de uitvoerende
organisatie gelijk. Ofwel vanaf het moment van insturen van het toekenningsbericht is de
beheerorganisatie van het PGB-systeem verantwoordelijk voor een juiste verwerking;
g) Beleidsvrijheid en procesvrijheid van gemeenten wordt gefaciliteerd door het systeem;
h) Gemeenten zijn gekoppeld met het PGB-systeem door berichtenuitwisseling met hun eigen ICT-
systemen via het gemeentelijk gegevensknooppunt (GGk), of afhankelijk van nog vast te stellen
implementatie- en terugvalscenario’s in het PGB-systeem;
i) Gemeenten hebben toegang tot het PGB-systeem met behulp van een ‘verstrekkersportaal’, dat
als onderdeel van het nieuwe systeem wordt ontwikkeld;
j) Beschikbaarheid van het PGB-systeem is gegarandeerd, behoudens eventuele vooraf
aangegeven onderhoudsvensters. Tussen de nieuwe beheerorganisatie en VNG zullen hierover
nadere afspraken worden gemaakt;
k) Gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor de implementatie van verbeteringen in de eigen
organisatie en aanpassing van gemeentelijke ICT-systemen. Dit document stelt daarmee ook
eisen aan de zijde van gemeenten. Gemeenten kunnen dit alleen doorvoeren indien er een tijdig
implementatieplan ligt;
l) Implementatie van het PGB-systeem kent in redelijkheid voldoende voorbereidingstijd voor
gemeenten en de mogelijkheid om verbeteringen gespreid door te voeren;
m) Alle actieve budgetten en zorgovereenkomsten op 1 januari 2018 en verder worden
geconverteerd naar het nieuwe systeem. Oude gegevens moeten beschikbaar blijven bij de SVB;
n) Het huidige landschap bij de SVB blijft beschikbaar voor de volledige afwikkeling van de pgb’s in
2017 en eerdere jaren (correcties tot 5 jaar terug), en zolang het nieuwe systeem nog niet in
productie is genomen.
1 Kamerbrief VWS, ‘Beheer budgethoudersportaal PGB’, d.d. 22 februari 2017
Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 5
2. Aanpak
2.1 Inventarisatie VNG heeft afgelopen jaren al meermalen de gebruikerseisen van gemeenten geïnventariseerd. Deze
eisen komen voort uit: 1) de invoering van het trekkingsrecht voor 1 januari 2015, 2) de aanpassing
van de systemen en processen gedurende de herstelwerkzaamheden en verbeteringen van het
huidige systeem, en 3) ter voorbereiding op de totstandkoming van de ICT-vernieuwingen bij de SVB
(o.a. Top-14 en Top-6). Al deze eerdere uitwerkingen zijn verzameld en hebben mede als input
gediend voor dit document. Dit document maakt al deze uitgangspunten en eisen expliciet voor de
bouwende partijen en waar mogelijk zijn referenties opgenomen naar besluitvorming en vaststelling
van deze uitgangspunten en eisen.
2.2 Vaststelling Vanwege de voortschrijdende ontwikkelingen en politiek bestuurlijke besluitvorming heeft de VNG
besloten de eisen ten aanzien van het PGB-systeem in dit document te verwoorden. Het document
is opgesteld in samenwerking met gemeenten en bij werkgroep PGB van de G4/G32 getoetst op
volledigheid en juistheid. Het document is aangeboden aan de VNG commissie Gezondheid &
Welzijn en na een schriftelijke ronde vastgesteld.
2.3 Toetsen Dit document met gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen wordt door gemeenten en VNG
tijdens het ontwikkeltraject gebruikt om bij de bouwende partijen (DSW/Vecozo en SVB) te toetsen
of de functionele eisen en wensen van gemeenten worden gewaarborgd.
Daarnaast zal dit document door gemeenten en VNG worden gebruikt tijdens het opstellen van de
acceptatiecriteria voor de acceptatietest van het PGB-systeem. Dit geldt enerzijds voor de
acceptatietest door een onafhankelijke partij die VWS als randvoorwaarde heeft gesteld aan ZN voor
het ‘om niet’ ontwikkelen van het budgethoudersportaal2, alsmede het oordeel van het over de
aansluiting van het portaal op de ICT-systemen van de SVB3 in een gezamenlijke ketentoets4. Dit
document dient vanuit VNG als input voor deze acceptatietest en ketentoets.
Bij de gebruikersacceptatietesten dient een representatieve vertegenwoordiging vanuit gemeenten
te worden betrokken, zodat goed kan worden getest of de uitgangspunten en gebruikerseisen goed
zijn gebouwd in het nieuwe PGB-systeem, dan wel dat de risico’s kunnen worden ingeschat als dit
niet zo is.
2 Brief van VWS aan ZN inzake ‘Bevestiging afspraken randvoorwaarden bouw portaal’, d.d. 13 januari 2017 3 Kamerbrief VWS, ‘Voortgang portaal, pgb-Wlz en pgb-Zvw ’, d.d. 16 december 2016 4 Kamerbrief VWS, ‘Beheer budgethoudersportaal PGB’, d.d. 22 februari 2017
Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 6
3. Randvoorwaarden
3.1 Kaders Gemeenten stellen de volgende kaders aan het (technische) systeem voor het pgb-trekkingsrecht.
Deze kaders komen voort uit de brief die de VNG heeft verstuurd aan de SVB5. Deze punten zijn
tevens als randvoorwaarden opgenomen in de brief van VWS aan ZN6. Deze kaders worden waar
nodig nader onderbouwd in de volgende paragrafen:
A) Gebruiksvriendelijkheid
Het systeem van het trekkingsrecht kent meerdere gebruikers. Primair moeten budgethouders met
bewezen technologie goed worden ondersteund om regie te kunnen voeren op de administratie van
hun pgb. Hiervoor vormen de functionele wensen van het portaal, zoals opgesteld door Per Saldo,
het uitgangspunt. Tevens moet het systeem aansluiten op het primaire proces van gemeenten en
verschillende vormen daarvan ondersteunen.
B) Betrouwbaarheid (kwaliteit)
Het systeem moet voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Het behoud van gegevens bij een
eventuele migratie moet zijn geborgd. Gegevens moeten gestandaardiseerd en digitaal worden
uitgewisseld en verwerkt, zodat synchronisatie van gegevens in de gemeentelijke systemen met de
centrale bronadministratie is geborgd. Tevens is het van belang voor gemeenten om continu inzicht
te hebben in de gegevens van budgethouders en is managementinformatie vereist om de
budgethouders goed te kunnen ondersteunen en grip te houden.
C) Bewezen technologie en kennis
Na de moeizame invoering van het pgb-trekkingsrecht kiezen gemeenten nu voor zekerheid en
stabiliteit. Als gemeenten zijn we zelf al bezig om het gemeentelijk gegevensknooppunt (GGk) ook
geschikt te maken voor de berichtenuitwisseling binnen de keten. De nieuwe ICT moet dan ook
bewezen technologie bevatten en hierop kunnen aansluiten (o.a. gebruik van i-Standaarden, tenzij).
Tevens moet opgedane kennis en ervaringen van de SVB worden hergebruikt.
D) Planning
De staatssecretaris van VWS heeft aan de Kamer toegezegd dat begin 2018 de budgethouders en
gemeenten de verbeteringen kunnen gebruiken, wat betekent dat in ieder geval in het laatste
kwartaal van 2017 het PGB-systeem operationeel moet zijn. De keten is gebaat bij een tijdige
oplevering van de resultaten en verbeteringen, mits niet wordt ingeboet op de stabiliteit van het
huidige systeem. Zorgvuldigheid in het belang van een stabiel goed functionerend systeem voor
budgethouders en gemeenten staat voorop.
E) Beheersbaarheid (exploitatie)
Voor gemeenten is niet alleen de implementatie van belang, maar staat juist de beheersbaarheid
van het nieuwe (technische) systeem centraal. VNG wil één verantwoordelijke partij met
publiekrechtelijke borging als aanspreekpunt voor het gehele systeem van de uitvoering van het
5 Brief VNG aan SVB, ‘Verzoek om plan van aanpak voor pgb-trekkingsrecht’, d.d. 28 november 2016 6 Brief van VWS aan ZN inzake ‘Bevestiging afspraken randvoorwaarden bouw portaal’, d.d. 13 januari 2017
Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 7
trekkingsrecht. Deze (tijdelijke) beheerorganisatie moet zijn ingericht, voordat het PGB-syteem in
gebruik kan worden genomen (ook ten behoeve van het testen en delen van data).
F) Kosten efficiënt
Gemeenten gaan ervanuit dat de noodzakelijke ICT-investeringen zullen leiden tot een efficiënt
werkend systeem. Uitgangspunt is dat de huidige exploitatiekosten met de helft moeten worden
gereduceerd en de investeringen zich binnen drie jaar terugverdienen7. Dit wordt meegenomen als
onderdeel van reeds bestaande audit-cycli.
G) Overdraagbaarheid
Het oorspronkelijke kader voor de ICT-investeringen blijft gelden conform de afspraken van het
bestuurlijk overleg van 15 juni 2016, wat betekent dat de investeringen zich binnen een redelijke
termijn kwantitatief of kwalitatief dienen terug te verdienen, dan wel overdraagbaar zijn.
H) Onderaannemerschap
Het staat de bouw- en beheerpartij vrij om ook gebruik te maken van de kennis en kunde van andere
partijen. Uitgangspunt is dat gemeenten geen last en hinder ondervinden van eventuele
onderaannemers. Uitgangspunt is dat onderaannemerschap voor het beheer volgens wetgeving en
overheidsrichtlijnen plaatsvindt.
I) Onafhankelijke (acceptatie-)toets
Voor oplevering zal een onafhankelijk test moeten worden uitgevoerd of het gebouwde systeem tot
het bovenstaande geformuleerde resultaat leidt. Dit geldt enerzijds voor de acceptatietest door een
onafhankelijke partij die VWS als randvoorwaarde heeft gesteld aan ZN voor het ‘om niet’
ontwikkelen van het budgethoudersportaal8, alsmede het oordeel van het over de aansluiting van
het portaal op de ICT-systemen van de SVB9 in een gezamenlijke ketentoets10. Doel van de toets zijn
waarborging van de functionele eisen van gemeenten, maar ook controle van de technische
kwaliteit, onderhoudbaarheid en toekomstvastheid van het systeem.
3.2 Wet- en regelgeving Het PGB-systeem moet blijvend voldoen aan geldende wet- en regelgeving. Toekomstige wijzigingen
in wet- en regelgeving moet in het systeem worden doorgevoerd. Kader dat hiervoor geldt betreft in
ieder geval de volgende wet- en regelgeving.
Taken en verantwoordelijkheden gemeenten
Wmo 2015, Jeugdwet en daarmee samenhangende besluiten en regelingen
Wetten, regelingen en protocollen m.b.t. verantwoordingsprocessen door budgetverstrekkers
(BADO MinBZK)
Wbp (Wet Bescherming Persoonsgegevens)/AVG (vanaf 25 mei 2018)
Wet gegevensverwerking en meldplicht cybersecurity (aanhangig in Eerste Kamer)
Normen en voorschriften uit de vaktechniek van accountancy (NBA)
7 Top-14 investeren in ICT bij de SVB, versie 0.91, 21 september 2016 8 Brief van VWS aan ZN inzake ‘Bevestiging afspraken randvoorwaarden bouw portaal’, d.d. 13 januari 2017 9 Kamerbrief VWS, ‘Voortgang portaal, pgb-Wlz en pgb-Zvw ’, d.d. 16 december 2016 10 Kamerbrief VWS, ‘Beheer budgethoudersportaal PGB’, d.d. 22 februari 2017
Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 8
Lokaal beleid per gemeente (beleidsvrijheid gemeenten) m.b.t. toekenning van pgb’s,
proceskeuzes, oneigenlijk gebruik, etc.
Systemen
Wet- en regelgeving en richtlijnen vanuit het Rijk (tenminste Archiefwet, GDI en DigiD)
Informatiebeveiliging (BIR, BIG, NEN normen rondom informatiebeveiliging)
ISAE 3402 type 2
Data
Wetgeving rondom het gebruik en beheer van basisregistraties (o.a. GBA/BRP)
Archiefwet
Minimale dataset voor controles op zorgovereenkomsten en declaraties, zoals vastgesteld in de
keten tijdens het overleg Ketenregie van 8 september 2016
Verplicht model zorgovereenkomsten, zoals verplicht vanaf 1 april 2017
Mogelijke verplicht model declaratieformulier (nog nader te bepalen)
Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 9
4. Gebruikerseisen
4.1 Primair proces gemeenten (incl. beleidsvrijheid) Doelen
Het PGB-systeem moet uit kunnen gaan van ‘procesonafhankelijkheid’. Dit betekent dat het
systeem elke gemeentelijke procesvariant moet kunnen ondersteunen, ongeacht dus welke stap
het eerst gezet wordt.
Procesinrichtingen
a) Proces omtrent afgeven van een beschikking
Voor het afgeven van de beschikking willen gemeenten dat het systeem procesonafhankelijk
werkt met betrekking tot het insturen van het toekenningsbericht en het accorderen van de
zorgovereenkomst. Dit betekent dat het systeem de volgende mogelijkheden moet faciliteren: 1)
Eerst een zorgovereenkomst opstellen en accorderen, dan pas een beschikking afgeven en
toekenningsbericht insturen; 2) eerst beschikking afgeven en toekenningsbericht insturen,
waarna de budgethouder vervolgens een zorgovereenkomst kan opstellen.
b) Declaratie- en facturatieproces
Er zijn verschillende manieren voor het automatiseren van het declaratieproces. Zo wordt er
gesproken over de mogelijkheid om geen uploads van facturen meer te doen voor digitaal
ingediende facturen. De budgethouder voert alleen data van een factuur in, inclusief gewerkte
uren en de periode van de factuur. Op dit moment eisen accountants van gemeenten
prestatieverklaringen, waarbij ook het bewijsstuk van declaraties nodig zijn. Om administratieve
lasten aan de achterkant te voorkomen en budgethouders hiermee lastig te vallen, eisen
gemeenten dat facturen worden geupload in het systeem.
c) Intramaand
Binnen het gemeentelijk domein geldt dat toekennen, wijzigen en afsluiten van budgetten op
ieder gewenst moment van de maand moet kunnen plaatsvinden en worden verwerkt.
d) Meerjarige budgetten
Gemeenten beschikken pgb’s voor verschillende termijnen, afhankelijk van de zorgbehoefte van
budgethouders. De toekenningen voor budget willen gemeenten kunnen koppelen aan de duur
van de beschikking, wat betekent dat het systeem meerjarige budgetten moet kunnen faciliteren
e) Zorgfuncties en ‘schotten’
Het systeem ondersteunt het gebruik van zorgfuncties en biedt gemeenten optioneel de
mogelijkheid om de registratie in het PGB-systeem met, zonder of met een combinatie van
verschillende zorgfuncties te kunnen voeren. Gemeenten moeten individueel per budgethouder
een keuze kunnen maken hoe zij willen sturen op de inzet, kwaliteit en resultaat van pgb-zorg.
Als gemeenten werken met zorgdifferentiatie moet dit door gemeenten in de beschikking
worden opgenomen, en moet dit doorwerken in de zorgovereenkomsten en declaraties/
facturen. Het ‘schotten’ wordt door het systeem gefaciliteerd, op voorwaarde dat gemeenten dit
ook in hun toekenningsberichten aangeven. Het systeem moet dus kunnen faciliteren dat er een
‘schot’ kan worden geplaatst tussen de verschillende zorgfunctiebudgetten, dat er wordt
gewerkt met een arrangement van zorgfuncties, dan wel een integraal pgb-budget.
Onafhankelijk van de zorgfuncties geldt dat gemeenten ‘schotten’ willen kunnen plaatsen tussen
verschillende vormen van zorg met aparte zorgovereenkomsten. Specifiek betreft dit een ‘schot’
tussen formele en informele zorg.
Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 10
f) Wijzigingen en accordering
Het PGB-systeem legt automatisch alle wijzigingen voor aan gemeenten met betrekking tot
zorgovereenkomsten en/of gegevens van budgethouders (o.a. machtigingen), zodat gemeenten
dit kunnen toetsen aan het recht op een pgb en hierover een besluit kunnen nemen.
g) Misbruik, fraude en (de)blokkeringen
Het systeem moet het opsporen en acteren op misbruik en fraude faciliteren. Dit geldt voor
signaleringen bij vermoedens van fraude en signalering bij bijzonder gebruik op basis van logging
van gegevens. Daarnaast moeten mogelijkheden worden geboden om hierop te acteren vanuit
gemeenten door op het niveau van declaratie, budgethouder en zorgverlener (tijdelijk) te
kunnen (de)blokkeren.
h) Delegatie van taken
Er zijn gemeenten die de pgb taken voor andere gemeenten uitvoeren (bijvoorbeeld in het kader
van beschermd wonen). Anderzijds zijn er ook gemeenten die hun taken rondom pgb’s (deels)
uitbesteden, soms ook aan private partijen. Dit moet mogelijk zijn en worden gefaciliteerd
vanuit het PGB-systeem, bij voorkeur via ‘single sign on’ en het gebruik van gemeentecodes.
4.2 Portaal voor gemeentemedewerkers11 Doelen
Faciliteren van een realtime integraal klantbeeld
Inzicht geven in (betaal) en budgetgegevens (‘self-service’ voor gemeenten)
Inzicht geven in zorgverleners binnen de gemeente (formeel, informeel en per type zorg)
Inzicht geven in facturen, machtigingsformulieren en wijzigingsformulieren (op
zorgovereenkomsten/vertegenwoordigers)
Mogelijkheid tot uitvoeren acties op niveau van zorgverlener, budgethouder,
vertegenwoordiger, declaratie en ZOK
Mogelijkheid voor downloaden van samengestelde informatie t.b.v. management rapportages
Mogelijkheid voor gemeenteprofielen, waarin beleidskeuzes per gemeente kunnen worden
ingesteld
Toegang
Uitgangspunt voor toegang vanuit gemeenten is ‘single sign on’
Gemeenten maken nu gebruik van Gemnet voor authenticatie en autorisatie. Vanuit Gemnet
worden de loginnaam, de wetrollen (voor welke wet is een gebruiker geautoriseerd) en de rol
van de ingelogde medewerker meegegeven
Gewenst: doorontwikkeling op basis van e-overheidsstandaarden (eID, eHerkenning, etc.) voor
het inloggen door gemeentemedewerkers
Randvoorwaarden
Minimaal hetzelfde aan functionaliteit als wat we nu hebben, aangevuld met de mogelijkheid
om te kunnen werken met gemeenteprofielen en de mogelijkheid om op individueel
budgethouder niveau de procesgang te kunnen beïnvloeden (zorgfuncties, blokkeringen, etc.)
Publiek beheerd vanaf het moment dat een pilot of invoer /migratie van data start
11 Reeds in samenspraak ontwikkeld bij de totstandkoming van de Top-14 van de SVB, document: ‘Impact Analyse 01; Portaal voor verstrekkers’, september 2016
Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 11
Lijst met functionaliteiten
Functionaliteiten Toelichting
a) Raadplegen budgethouder Gegevens kunnen worden bekeken voor zover geautoriseerd
gezien de rol, gemeente en wet
b) Raadplegen zorgverlener Inzicht geven in zorgverleners binnen de gemeente (formeel,
informeel en per type zorg)
c) Raadplegen vertegenwoordiger
Inzicht in vertegenwoordigers binnen de gemeente, soort
en per budgethouder (incl. rechten en verantwoordelijkheden)
d) Raadplegen zorgovereenkomst
Inzicht geven in zorgovereenkomsten (en wijzigingen) met
terugwerkende kracht
e) Raadplegen budget (incl. tkb en uitputting/declaraties)
f) Raadplegen bevoorschotting Inzicht in hoogte van de bevoorschotting bij de SVB per wet
(Wmo, Jeugdwet en apart voor beschermd wonen)
g) Raadplegen audit trail Mbt. fraudesignalen
h) Raadplegen ziek- en betermeldingen
Dit betreft ziek- en betermeldingen van zorgverleners van
budgethouders binnen de gemeente
i) Raadplegen klantcontacten helpdesk
Vastgelegde contacten vanuit de helpdesk bij de SVB moeten voor gemeenten inzichtelijk zijn
j) Raadplegen fraudesignalen Obv. signaleringen moeten gemeenten fraudesignalen kunnen
raadplegen en hierop kunnen acteren
k) Raadplegen management- en sturingsinformatie
Zie ook paragraaf 4.8
l) Goed- of afkeuren zorgovereenkomst
Eventueel met een optie voor ‘on hold, in afwachting van nadere informatie’, zodat dit als status voor de gemeente helder is en actie bij de budgethouder bekend is
m) Invoeren maximum zorgtarief per eenheid per zorgfunctie
Het maximum zorgtarief kan per zorgfunctie ongeacht de eenheid worden ingevoerd (zie ook de proceskeuzes, paragraaf 4.3)
n) Accorderen wijzigingen O.a. tarieven, tijdelijk andere zorgverlener binnen bestaande
contract, etc.
o) (De)blokkeren Tijdelijk of definitief blokkeren, deblokkeren, op niveau van
zorgverlener (binnen gemeenten en andere verstrekkers krijgen
een signaal) en/of budgethouder
p) Declaraties voorcontroleren Bij bepaalde budgethouders is toetsing van de declaratie voor betaling door de gemeente in en uit te stellen
q) Onderhouden autorisatie De beheerder voegt medewerkers toe, en koppelt één of meer
rollen aan deze medewerker
r) Onderhouden proceskeuzes Functionaliteit om proceskeuzes te maken door verstrekker en
in te stellen via gemeenteprofiel, waarbij het systeem hierop
Afhankelijk van het ‘plan B’ moeten gemeenten tkb’s kunnen uploaden in het portaal, zoals dit nu ook kan in het portaal bij de SVB
z) Optioneel: arbeidsrechtelijke toets
Functionaliteit om (delen van) de arbeidsrechtelijke toets te laten uitvoeren door de SVB
NB. Voor de in de tabel benoemde functionaliteiten voor het raadplegen van functionaliteiten, geldt
dat gemeenten deze ook altijd in de vorm van ‘lijstwerk’ kunnen draaien.
4.3 Proceskeuzes gemeenten12 Doelen
Ondersteunen van het eigen beleid van gemeenten bij de uitvoering van het pgb, zoals
zorgfuncties (zie hierna) of een integraal pgb.
Beter aansluiten bij de (interne) gemeentelijke processen.
Verhogen van de digitaliseringsgraad en voorkomen van handmatige verwerken en controle
Realiseren van een rechtmatig proces dat aansluit op wetgeving én gemeentelijk beleid, inclusief
ondersteuning van gemeentelijke samenwerkingsverbanden of BPO-constructies (vb. Zorg-
Lokaal).
Aandachtspunt
Voor uitvoeringstoets (mbt. project ‘ZOK naar voren gemeenten’): onderzoeken van de
mogelijkheid om wel/geen gebruik te maken van de SVB om de arbeidsrechtelijke toets op
zorgovereenkomsten uit te laten voeren. Als dit mogelijk is, betreft dit een proceskeuze.
Gevolgen
Inrichten van de financiële administratie en registers om proceskeuzes mogelijk te maken die
per individuele gemeente kunnen worden ingesteld.
Via het portaal wordt de gemeente de mogelijkheid geboden om vast te leggen hoe de
gemeente wil omgaan met de proceskeuzes.
Randvoorwaarden
Een proceskeuze geldt per wet/zorgfunctie13 per gemeente.
Een proceskeuze is van toepassing op alle budgethouders per wet/zorgfunctie van een
gemeente.
12 Reeds in samenspraak ontwikkeld bij de totstandkoming van de Top-14 van de SVB, document: ‘Impact Analyse 13; Faciliteren proceskeuzes’, september 2016 13 Omissie in het huidige systeem is dat ‘beschermd wonen’ niet apart inzichtelijk kan worden gemaakt. Door het gebruik van zorgfuncties moet dit probleem worden opgelost en daarnaast kan de huidige indeling op Wmo BG en Wmo HH worden losgelaten.
Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 13
Proceskeuzes zijn onderdeel van de controles en business rules in het PGB-systeem. Dit betekent
dat zorgovereenkomsten en declaraties kunnen worden afgekeurd vanwege incompatibiliteit
met de daaraan gestelde business rules (waaronder de proceskeuzes) die per gemeente
instelbaar zijn.
Proceskeuzes die validaties strenger maken mogen uitsluitend met een ingangsdatum in de
toekomst ingevoerd kunnen worden, zodat er dus geen betalingen met terugwerkende kracht
onrechtmatig kunnen worden.
Lijst met proceskeuzes
Proceskeuzes
a) Tabel (Hoogte) maximum tarief invoeren (per wet/zorgfunctie) formele zorg14
b) Tabel (Hoogte) maximum tarief invoeren (per wet/zorgfunctie) informele zorg15
c) Wel/geen bandbreedte van x% toestaan in controle op maximum tarief
d) Toetsing op maximum tarief uitzetten16
e) Wel/geen vast maandloon/4-wekenloon
f) Wel/geen eenmalige uitkering bij overlijden budgethouder
g) Wel/geen compensatie budget (vervangende zorgkosten) bij ziekte
Productcategorieën kunnen een plek krijgen in de landelijke financiële verantwoording die
gemeenten moeten afleggen aan het ministerie van Binnenlandse Zaken
Productcategorieën kunnen door gemeenten gebruikt worden in de verantwoording aan college
van B&W en gemeenteraad
Productcategorieën kunnen door gemeenten gebruikt worden in de operationele
sturingsinformatie
In de afstemming met CAK over eigen bijdrage zijn de productindelingen noodzakelijk
Realisatie van een uniforme werkwijze voor zowel zorg in natura als pgb, door de voor iWmo en
iJw breed vastgestelde productcategorieën te hanteren
Randvoorwaarden
In het gemeentelijk domein bestaat de mogelijkheid voor differentie van de zorg door middel
van zorgfuncties. Gemeenten kunnen een integraal budget afgeven voor zorg, maar hebben ook
de mogelijkheid om een budget op te splitsen in meerdere zorgfuncties of een combinatie ervan
(arrangementen). Deze zorgdifferenties wordt door gemeenten in de beschikking opgenomen,
en moet doorwerken in de zorgovereenkomsten en declaraties/facturen.
14 Bedoeld wordt dat de tarieven collectief kunnen worden ingevoerd. Dit staat los van de expliciete goed/afkeuring van een zorgovereenkomst. 15 Gemeenten willen kunnen sturen op verschillende vormen van zorg. Specifiek geldt dit voor formele en informele zorg, waartussen ook ‘schotten’ moeten kunnen worden geplaatst. Verder geldt dat ook voor informele zorg collectief de tarieven kunnen worden ingevoerd. Dit staat los van de expliciete goed/afkeuring van een zorgovereenkomst. 16 Door het uitzetten van het maximum tarief kunnen ook resultaatgerichte pgb’s mogelijk worden gemaakt.
Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 14
Indien er gebruik wordt gemaakt van zorgfuncties, dan moeten ook de zorgovereenkomsten,
declaraties en budgetafsluitingen gebruik maken van deze indeling (differentiatie aan de
voorkant zorgt voor differentiatie in het hele proces).
Uitgangspunt is dat gemeenten beleidsvrijheid hebben in de uitvoering van de Wmo en
Jeugdwet. In het berichtenverkeer wisselen gemeenten informatie uit over zorgproducten die
budgethouders mogen afnemen bij hun zorgverleners. Voor een gestandaardiseerde werkwijze
en uitwisseling zijn hierover afspraken gemaakt binnen de iWmo en iJw. Deze
productcodestructuren zijn leidend voor de zorgfuncties/productcategorieën vastgesteld, die
verplicht gebruikt moeten worden in de berichten.
Het gebruik van zorgfuncties staat los van de keuze hoe gemeenten sturen op de uitnutting van
het pgb budget. Hierin zijn verschillende opties die moeten worden gefaciliteerd (integraal pgb,
zorgarrangementen, ‘schotten’).
Algemene zorgfunctie
Als een gemeente het toestaat dat er over zorgfunctiebudgetten heen mag worden
gedeclareerd, dan is er sprake van een integraal toegekend budget. Feitelijk worden dan geen
gedifferentieerde zorgfunctiebudgetten aangeleverd maar een budget dat binnen de wettelijke
regeling vrijelijk kan worden besteed. In de bedrijfsregels van de 501/502 (TKB2.0) is voorzien in
een dergelijk arrangementsbudget, namelijk zorgfunctie 99.
Functiesoorten Wmo17
Code Betekenis
01 Hulp bij het huishouden
02 Begeleiding
03 Persoonlijke verzorging
04 Kortdurend verblijf
05 Woondiensten
06 Overige ondersteuning zelfstandig leven
07 Dagbesteding
08 Vervoerdiensten
09 Overige groepsgerichte ondersteuning
10 Overige maatwerk arrangementen
11 Rolstoelen
12 Vervoervoorzieningen
13 Woonvoorzieningen
14 Overige hulpmiddelen
15 Beschermd wonen
16 Opvang
17 Spoedopvang
18 Overige opvang en beschermd wonen
99 Integraal budget Wmo
17 Zie ook: https://modellen.istandaarden.nl/wmo/iwmo2_0/index.php/WMO020 en https://www.istandaarden.nl/istandaarden/iwmo/werken-met-iwmo-20/tabellen
Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 16
tenminste 50% van de gemeenten de toekenningsberichten via het GGk aanlevert, d.w.z.
minimaal via de portaalfunctie en waar mogelijk als webservice.
Doelen
Realiseren van functionaliteit om via het GGk toekenningen, wijzigingen, intrekkingen en
beëindigingen door te geven aan de bronadministratie op basis van berichten van gemeenten
via het iPgb-berichtenverkeer (inclusief retourberichten)
Realiseren van functionaliteit om via het GGk budgetafsluitingsberichten te ontvangen van de
bronadministratie via het ipgb-berichtenverkeer (inclusief retourberichten)
Terugdringen van de papierstroom voor wijzigingen vanuit verstrekkers
Vermindering van administratieve lasten
Verhoging van de kwaliteit van de data door controles in het bericht, bij de verwerking en door
directe terugkoppeling
Randvoorwaarden
Alle berichtenverkeer van en met gemeenten verloopt via het GGk
De berichtdefinitie (en bedrijfsregels) is vastgesteld in afstemming met alle betrokken partijen
en bevat voldoende gegevens om aan alle requirements te kunnen voldoen
Het PGB-systeem moet bij invoering zowel de iPgb1.0 als ook de iPgb2.0 standaard
ondersteunen20. Het nieuwe toekenningsbericht komt immers in het najaar van 2017
beschikbaar en moet uiterlijk 1 november 2017 in productie zijn in het PGB-systeem. Dit vraagt
om een conversie/transitieperiode waarbij het TKB1.0 bericht en de 501/502 (TKB2.0) naast
elkaar kunnen bestaan. Uiteraard moet per gemeenten per tijdseenheid een duidelijke keuze
worden gemaakt.
Het insturen van een TKB (zowel versie 1.0 als 2.0) moet als ‘terugvalscenario’ mogelijk blijven
via het nieuwe verstrekkersportaal (afhankelijk van de implementatiescenario’s die nog moeten
worden vastgesteld).
Functionaliteiten
Functionaliteiten Toelichting
a) Doorgeven van een budget, budgetperiode en budgethouder
Via TKB (versie 1.0 en 501/502) via het GGk
b) Wijzigen, beëindigen en intrekken van een budget en budgetperiode.
Via TKB (versie 1.0 en 501/502) via het GGk
c) Doorgeven wijziging budgethouder
Gebruik van TKB (bijvoorbeeld bij verhuizing binnen de gemeente)
d) Doorgeven/wijziging vertegenwoordiger
Hieronder valt ook het toevoegen / wijzigen/ intrekken van een
vertegenwoordiger bij een budgethouder. Gebruik van het TKB
20 Volgens de huidige planning wordt het Toekenningsbericht (TKB) 2.0 in het najaar van 2017 in gebruik genomen. Het Budgetafsluitbericht (BAB) 2.0 volgt begin 2018. Om dit mogelijk te maken worden de definitieve specificaties van de twee iPgb-berichten in april 2017 gepubliceerd op: http://www.istandaarden.nl/.
Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 17
Functionaliteiten Toelichting
e) Budget afsluiting na einde budgetperiode en tbv de jaarafsluiting.
Via BAB (versie 1.0 en 507/508) via het GGk
f) Ontvangen van signalen Bericht nog te ontwikkelen (bijvoorbeeld bij combi’s en
buitengewone uitnutting van budgetten)
Overige berichten
Na oplevering van de specificaties van de TKB2.0 en BAB2.0, wordt bekeken welke volgende
berichten moeten worden uitgewerkt: signaalbericht, bericht zorgovereenkomst,
declaratie/facturatie berichten, etc. Hierbij wordt ook onderzocht of reeds bestaande iWmo en iJw
berichten kunnen worden toegepast. De doorontwikkeling van het PGB-systeem moet aansluiten op
deze berichten.
4.6 Koppeling externe systemen (incl. CAK voor eigen bijdrage) Doelen
Directe koppeling voor controle van gegevens met BRP/GBA, RNI en NHR (en eventuele andere
basisregistraties)
Directe koppeling voor uitwisseling (op basis van berichten) tussen de bronadministratie en het
CAK. Het betreft hier berichten die te maken hebben met de toekenning van het budget in
relatie tot de inning van de eigen bijdrage en budgetuitnutting in relatie tot de jaarafsluiting (of
budgetbeëindiging) en verwerking/bijstelling van de eigen bijdrage van de budgethouder
Beter aansluiten bij het proces van gemeente en het CAK inzake de eigen bijdrage
Verbetering rechtmatigheid, waarbij aan de voorkant van het proces kan worden aangesloten op
de uitgangspunten en beleid dat gemeenten hebben opgesteld voor eigen bijdrage (bijvoorbeeld
via een gemaximeerd bedrag)
Vermindering van administratieve lasten
Uitgangspunt
Er mogen geen afwijkingen ontstaan in de gegevens van CAK versus gegevens van de gemeente.
De gemeente blijft als vertrekker de bron van de gegevens (op basis van afgegeven
beschikkingen). Wanneer de beheerorganisatie van het PGB-systeem vervolgens communiceert
met het CAK over dezelfde gegevens moeten er garanties worden ingebouwd dat dit niet tot
vervuiling leidt bij de gemeente
Toelichting gebruikerseis koppeling CAK
Indien een verstrekker aan een budgethouder een PGB toekent, dan wordt vervolgens door het
CAK de eigen bijdrage voor de budgethouder berekend. Het CAK doet dit op basis van het
toegekende budget, waarna maandelijks de persoonlijke bijdrage rechtstreeks bij de
budgethouder wordt geïnd.
Diverse gemeenten hebben eigen beleid rondom eigen bijdrage. Zodoende willen gemeenten
aan de voorkant kunnen sturen, bijvoorbeeld door wel of geen gebruik te maken van een eigen
Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 18
bijdrage21 en/of een gemaximeerd bedrag aan eigen bijdragen (per periode) te koppelen. Voor
de rechtmatigheid moet dit kunnen worden meegegeven en worden gecontroleerd.
Na afsluiting van het budget moet het CAK nagaan of op basis van de werkelijk bestede
zorgkosten de eigen bijdrage juist is. Bij ‘onderbesteding’ van het budget krijgt de budgethouder
in sommige gevallen naar rato een deel van de eigen bijdrage teruggestort (afhankelijk van
onder andere het inkomen). Deze berekening vindt in elk geval aan het einde van elk budgetjaar
plaats, maar kan ook plaatsvinden bij tussentijdse afsluiting van het budget (bijvoorbeeld bij
overlijden, emigratie, stopzetten van de zorg).
Afhandeling van de eigen bijdrage vraagt nu veel handmatig werk bij gemeenten, omdat
zorgfuncties niet worden vastgelegd en er geen directe koppeling is met het CAK.
Het nieuwe systeem moet, direct bij de toekenning en na afsluiting van een budget, onder
bepaalde voorwaarden, de gegevens direct aan het CAK beschikbaar kunnen stellen. Bij voorkeur
verloop dit via het 501/502 en 507/508 (BAB) bericht.
Aandachtspunt is dat met het CAK moet worden afgestemd over de mogelijkheden van
koppeling, de inhoud van de berichten en de afstemming over de eventuele aanpassingen die
aan de zijde van het CAK moeten worden gerealiseerd om de berichten ook te kunnen
ontvangen en verwerken. De laatste stand van zaken is dat het CAK ook bezig is met ICT-
vernieuwingen en een koppeling op zijn vroegst op 1 januari 2018 kan worden gerealiseerd.
4.7 Papieren stroom Doelen
Eenduidige verwerking van op papier/digitaal ingediende zorgovereenkomsten en declaraties
Integraal overzicht in het nieuwe systeem van zorgovereenkomsten en declaraties (en daarvan
afgeleid budgetbeheer), ongeacht wijze van aanlevering op papier/digitaal
Systeemondersteuning voor papieren verwerking heeft voor gemeenten, waar nodig en
relevant, directe controles en terugkoppeling
Digitaal werken wordt gepromoot en ondersteund. Budgethouders/zorgverleners die eerst op
papier werken kunnen later altijd nog overstappen op digitaal werken in het portaal
Reduceren administratieve lasten
Toelichting
Papieren stroom omvat het scannen, digitaliseren van gegevens en het aanmaken van brieven
voor die budgethouders die op papier willen werken (inkomende en uitgaande stroom)
Voor zorgovereenkomsten geldt dat de standaard modellen per 1 april 2017 het uitgangspunt
vormen.
Voor declaraties geldt dat het formulier nog niet is gestandaardiseerd (onderwerp op de
Ketenbrede werkagenda 2017)
Gebruikerseisen
De verwerking van papieren en digitale aanlevering is zoveel mogelijk gelijk. Dit zodat
verwerking eenduidig is (duidelijk/eerlijk). Hier komt o.a. uit voort dat dezelfde controles
worden toegepast op papieren aanlevering als op digitale aanlevering
Het systeem herkent de gescande data op de zorgovereenkomst en declaraties
21 Gezien het aandachtspunt dat de mogelijkheden van de koppeling nog in onderzoek zijn met het CAK is deze optie nog niet als proceskeuze gedefinieerd.
Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 19
Inkomende post: via de scanstraatvoorziening (nog nader te bepalen waar deze wordt
gepositioneerd: beheerorganisatie/SVB) wordt papieren input eerst gescand, alvorens het wordt
ingevoerd in het nieuwe systeem
Uitgaande post: post voor de budgethouder wordt via de PGB-applicatie gegenereerd, eventueel
per gemeente instelbaar of dit op eigen briefpapier plaatsvindt, en via de beheerorganisatie/SVB
verzonden (nog nader te bepalen afhankelijk van implementatie scenario’s), dan wel als PDF
geplaatst in de Berichtenbox MijnOverheid.
4.8 Management informatie Doelen
Om de prestaties van de keten als geheel en van de afzonderlijke ketenpartijen in samenhang te
kunnen managen en verantwoorden levert het systeem management- en stuurinformatie
Informatie kan op geaggregeerd niveau (landelijk, lokaal per gemeente/regio, beheerorganisatie
en SVB) voor verantwoordingsdoeleinden worden opgevraagd
Tevens levert het systeem productie-informatie (procesvoortgang) over declaraties,
zorgovereenkomsten en verwerking van de verschillende in gebruik zijnde berichten (o.a. TKB en
BAB)
Toelichting
Het stelsel van trekkingsrechten wordt in een keten uitgevoerd door verschillende ketenpartijen
waarbij de rollen en de verantwoordelijkheden van de ketenpartijen verschillen. Om de
prestaties van de keten als geheel en van de afzonderlijke ketenpartijen in samenhang te kunnen
managen en verantwoorden is management- en stuurinformatie nodig.
Management-, stuur- en productie-informatie wordt getoond in het verstrekkersportaal van
gemeenten
Op detaillistisch niveau voor sturingsdoeleinden wordt tevens een BI-mogelijkheid geboden in
het PGB-systeem om eigenstandig selecties uit te kunnen voeren op een recente kopie van de
productiebestanden (van de beheerorganisatie en de SVB). Tevens zijn hierin voor gedefinieerde
selecties opgenomen van de meest gewenste zoekopdrachten (bijvoorbeeld het niveau van
maximum tarieven, aanstaande einddata van zorgovereenkomsten, aanstaande einddata van
budgetperiodes, etc.)
De BI-voorziening wordt gerealiseerd m.b.v. een koppeling met de PGB-applicatie(s) en
ontsloten via de verstrekkerstoegang. Realisatie en beheer dient te worden ingeregeld zonder
dat dit intervenieert met de reguliere productie.
Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 20
Bijlage: Overzicht randvoorwaarden en gebruikerseisen De randvoorwaarden en eisen die gemeenten stellen aan de werking van het nieuwe PGB-systeem
zijn middels de in dit document beschreven uitgangspunten en gebruikerseisen aan de bouwende
partijen (SVB en DSW) geleverd. In deze bijlage zijn de randvoorwaarden voor het in gebruik nemen
en de gebruikerseisen nogmaals benoemd en gecategoriseerd.
Randvoorwaarden Onderstaande opsomming zijn de minimale randvoorwaarden die gemeenten stellen aan de
invoering van het nieuwe PGB-systeem. Aan deze voorwaarden moet worden voldaan, anders
kunnen gemeenten het systeem niet gaan gebruiken.
a) Het systeem dient ontwikkeld, beheerd en gebruikt te worden binnen de randvoorwaarden om
de bestaande wettelijke taken van alle ketenpartijen te borgen, onder andere aanbestedings-
regels, privacywetgeving, alsmede de overheidsrichtlijnen die gelden voor ICT-systemen;
b) Het (tijdelijk) beheer van het PGB-systeem vindt plaats door een publiekrechtelijke organisatie,
gelet op de aard van de informatie en de waarborging van privacy;
c) Implementatie van het PGB-systeem kent in redelijkheid voldoende voorbereidingstijd voor
gemeenten en de mogelijkheid om verbeteringen gespreid door te voeren. Specifiek betekent
dit dat bij een invoering op 1 januari 2018, het systeem minimaal vanaf 1 november 2017 voor
gemeenten beschikbaar moet zijn en de TKB1.0 en de nieuwe TKB2.0 (501/502) berichten
kunnen verwerken;
d) Het PGB-systeem werkt hybride voor 2018. Gemeenten kunnen op basis van 1.0 of 2.0 berichten
uitwisselen. Dit geldt zowel voor TKB als BAB. Ofwel TKB1.0 en BAB1.0 of 501/502 en 507/508.
De transitie van 1.0 naar 2.0 moet ‘geruisloos’ voor gemeenten kunnen plaatsvinden, zonder dat
berichten opnieuw moeten worden aangeboden etc.
e) Er heeft een onafhankelijke acceptatietoets plaatsgevonden op zowel de functionaliteiten als de
techniek (architectuur en codeniveau), waarbij dit programma van eisen als uitgangspunt wordt
genomen voor de acceptatiecriteria. De uitkomsten van deze toetsen moet uiterlijk begin
september 2017 beschikbaar zijn;
f) Alle actieve budgetten en zorgovereenkomsten op 1 januari 2018 en verder worden gemigreerd
naar het nieuwe systeem. Oude gegevens moeten beschikbaar blijven bij de SVB;
g) Het huidige landschap bij de SVB blijft beschikbaar voor de volledige afwikkeling van de pgb’s in
2017en zolang het nieuwe systeem nog niet in productie is genomen.
Gebruikerseisen (‘must-haves’) In onderstaande tabel is aangegeven welke functionaliteit beschikbaar moet zijn bij het in gebruik
nemen van het nieuwe PGB-systeem. Deze functionaliteiten zijn absoluut noodzakelijk voor het
kunnen continueren van de uitvoering en voor een rechtmatig en doelmatig trekkingsrecht. In
onderstaande tabel zijn de gebruikerseisen gecategoriseerd in: must-haves, should-haves, nice to
haves.
Let op! Deze tabel is gebaseerd op de feiten en inzichten die wij tot op heden hebben.
Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 21
Primair proces gemeenten
# Categorie Gebruikerseis en toelichting
1 Should-have 4.1a) Procesonafhankelijkheid: omtrent het afgeven tkb en accorderen van
de zok moeten de volgende mogelijkheden worden gefaciliteerd:
1) Gemeente stuurt eerst een tkb, daarna stelt budgethouder een zok op
2) Budgethouder stuurt eerst een zok voor akkoord, daarna volgt de tkb
De huidige werkwijze bij de SVB is conform werkwijze 1, waarbij de gemeente eerst een tkb
afgeeft en daarna pas de zok accordeert. Er zijn gemeenten die echter de ‘zorgovereenkomst naar
voren’ hebben gehaald. Deze gemeenten vragen van budgethouders na het eerste gesprek niet
meer om een budgetplan/ondersteuningsplan, maar beoordelen op basis van de zok of een
budgethouder voor een pgb in aanmerking komt. Pas daarna wordt de tkb ingestuurd. Voor de
toekomstvastheid is het gewenst dat dit wordt ondersteund
2 Must-have 4.1b) Opslag facturen: een foto/scan van facturen en declaratieformulieren
moet verplicht worden meegestuurd bij het indienen van declaraties
Accountants eisen prestatieverklaringen, waarbij ook bewijsstukken van declaraties nodig zijn. Om
administratieve lasten aan de achterkant te voorkomen en budgethouders hiermee niet lastig te
vallen, is het voor gemeenten noodzakelijk dat facturen worden geüpload in het systeem en
zodoende de rechtmatigheid te waarborgen.
3 Must-have 4.1c) Intramaand: toekennen, wijzigen en afsluiten van budgetten moet op
ieder gewenst moment kunnen plaatsvinden en worden verwerkt.
‘Live events’ kunnen op ieder willekeurig moment plaatsvinden. Dit geldt ook voor het afgeven
van budgetten, maar dus ook het wijzigen of afsluiten van budgetten (bijvoorbeeld bij
verhuizingen of overlijden). Vanuit het perspectief van rechtmatigheid is het noodzakelijk dat het
systeem dit activiteiten op ieder moment in de maand kan verwerken.
4 Must-have 4.1d) Meerjarige budgetten: toekenningen voor budget moeten kunnen
worden gekoppeld aan de duur van de beschikking, ook als dit over de
jaargrens heen gaat
Toekenningsberichten moeten conform de beschikkingsperiode kunnen worden ingestuurd.
Idealiter komt er één budget voor de gehele periode. De budgetafsluiting op de jaargrens gaat
over wat tot dan toe is uitgenut. Budgetbeëindiging vindt plaats bij het aflopen van het budget.
In de huidige situatie geldt dat er nu een tijdschot wordt geplaatst op de jaargrens. Onderwater is
sprake van deelbudgetten voor het oude en nieuwe jaar. Een eventueel tekort in eerste jaar
wordt opgeplust met het begrote budget voor het tweede jaar. Voor de toekomst van het
systeem heeft deze oplossing echter niet de voorkeur, maar moet worden gewerkt met
meerjarige budgetten.
5 Must-have 4.1e) Zorgfuncties: het systeem ondersteunt het gebruik van zorgfuncties en
biedt gemeenten de mogelijkheid om de registratie met, zonder of met een
combinatie van verschillende zorgfuncties te kunnen voeren
Gemeenten geven beschikkingen af, waarbij vaak sprake is van meerdere soorten van zorg. Deze
zorgdifferentie moet doorwerken in de zorgovereenkomsten en declaraties/facturen. Vanuit
rechtmatigheidsoogpunt is het noodzakelijk dat het PGB-systeem het gebruik van zorgfuncties
ondersteund, omdat gemeenten die nodig hebben voor accountantsverklaring, verantwoording
aan BZK, gemeenteraad, eigen bijdrage en voor managementinformatie. Voor een uniforme
Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 22
# Categorie Gebruikerseis en toelichting
werkwijze voor zorg in natura en pgb moet worden aangesloten bij de voor iWmo en iJw breed