Tre-es, Seger-es, Stm - Cespe 2011

Questões de Provas TRE/ES - SEGER/ES - STM

Cargo Arquivista, aplicadas em 2011CESPE

Ronnie ClístenesArquivista formado pela UnB,em exercício na DPU/Natal-RN

151 questões respondidas e fundamentadas.

Acerca dos conceitos e princípios arquivísticos, julgue os itens a seguir.

(TRE/ES CESPE 2011) O princípio temático corresponde ao princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivo pode ser revertido, caso seja necessário.

RespostaO item está “Errado”.

Segundo O Arquivo Nacional – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005: 136),

Princípio da pertinênciaPrincípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático.

(TRE/ES CESPE 2011) A produção de documentos de arquivo não tem por finalidade o registro da história da instituição, mas proveniência territorial deu origem ao princípio da territorialidade, segundo o qual os arquivos devem ser conservados em serviços de arquivo do território onde foram produzidos.

RespostaO item está “Certo”.

Segundo o Arquivo Nacional – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005: 141),

Proveniência territorialConceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares.

(TRE/ES CESPE 2011) Para a definição de arquivo, algumas tradições arquivísticas consideram a clivagem entre os documentos (records) e os arquivos (archives); a tradição americana, difundida por Schellenberg, integrou em uma única definição esses dois importantes momentos do arquivo.


Segundo Schellenberg – Arquivos modernos: princípios e técnicas (2004: 40-41),

[…]. minha definição de documentos (records) é a seguinte:“Todos os livros, papéis, mapa, fotografias ou outras espécies documentárias, independente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por quaiquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos,operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos”.…O termo “arquivos” (archives) pode agora ser definido como:“ os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referencia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente”.

Com relação aos fundamentos da arquivologia e à terminologia arquivística, julgues os itens a seguir.

(STM CESPE 2011) As características dos documentos de arquivo incluem a unicidade, a qual determina que somente pode ser considerado documento de arquivo aquele que é exemplar único e original.


Segundo Indolfo; Campos; Oliveira et al – Gestão de Documentos (1995: 12),

De acordo com seus elementos, forma e conteúdos, os documentos podem ser caracterizados segundo o gênero e a espécie, e a natureza do assunto.

E, ainda, também,

Segundo o Conarq/CTDE - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos / e-ARQ Brasil (2006: 21),

[…] qualidades de um documento arquivístico: organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.…b) Unicidade:O documento arquivístico é único no conjunto documental ao qual pertence; podem existir cópias em um ou mais grupos de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar, porque o conjunto de suas relações com os demais documentos do grupo é sempre único.

(STM CESPE 2011) Os conjuntos documentais arquivísticos formados com finalidades científicas, educativas, didáticas e de entretenimento são reunidos e organizados para servir à pesquisa científica e histórica.


Segundo Bellotto – Arquivos permanentes: tratamento documental (2006: 37),

Os documentos de museu originam-se de criação artística ou da civilização material de uma comunidade. Testemunham uma época ou atividade, servindo para informar visualmente, segundo a função educativa, científica ou de entretenimento que tipifica

essa espécie de instituição. A característica desses documentos é serem tridimensionais, isto é, serem objetos. Têm os mais variados tipos, naturezas, formas e dimensões.

(STM CESPE 2011) Autenticidade, uma das características dos documentos de arquivo, significa que o documento é certificado pelo arquivo, devendo, portanto, ser reconhecido como fidedigno e verdadeiro. RespostaO item está “Errado”.

Segundo Rondinelli – Gerenciamento Arquivístico de documentos eletrônicos: uma abordagem teórica da diplomática arquivística contemporânea (2007: 66-67),

Segundo MacNell (2000: 102), autenticidade é “a capacidade de se provar que um documento arquivístico é o que diz ser”. A autenticidade de um documento está diretamente ligada ao modo, à forma e ao status de transmissão desse documento, bem como às condições de sua preservação e custódia. Isso quer dizer que o conceito de autenticidade refere-se à adoção de métodos que garantam que o documento não foi adulterado após a sua criação e que, portanto, continua sendo tão fidedigno quanto era no momento em que foi criado. [...]

(STM CESPE 2011) Somente podem ser considerados documentos de arquivo aqueles que, emanados do poder público ou de entidades de direito privado, são capazes de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de fatos.


Segundo o Conarq – Legislação Arquivística Brasileira (2010: 57),

DECRETO Nº 4.915, DE 12 DE DEZEMBRO DE 2003 Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal, e dá outras providências.Art. 1º [...]§1º Para os fins deste Decreto, consideram-se documentos de arquivo aqueles produzidos e recebidos por órgãos e entidades da administração pública federal, em decorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Julgue os itens que se seguem, relativos às leis e aos fundamentos que norteiam a arquivística no Brasil.

(SEGER/ES CESPE 2011) A tramitação de documentos eletrônicos para os quais seja exigida a utilização de certificados digitais somente se fará mediante certificação disponibilizada por autoridade certificadora integrante da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.



DECRETO Nº 3.996, DE 31 DE OUTUBRO DE 2001Dispõe sobre a prestação de serviços de certificação digital no âmbito da Administração Pública Federal....

Art. 3 A tramitação de documentos eletrônicos para os quais seja necessária ou exigida a utilização de certificados digitais somente se fará mediante certificação disponibilizada por AC integrante da ICP-Brasil.

(SEGER/ES CESPE 2011) Entre outras finalidades, o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA) tem o propósito de disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo e racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública.



DECRETO Nº 4.915, DE 12 DE DEZEMBRO DE 2003Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal, e dá outras providências....Art. 2º O SIGA tem por finalidade:I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais;II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram;III - disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública;V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública;VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal;VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal.

(SEGER/ES CESPE 2011) Compete ao Conselho Nacional de Arquivos subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados.


Segundo o Conarq – Legislação Arquivística Brasileira (2011: 68-69),

PORTARIA Nº 5, DE 7 DE FEVEREIRO DE 2002Aprova o Regimento Interno do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ....A N E X OREGIMENTO INTERNO DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS – CONARQ...CAPÍTULO IIDA COMPETÊNCIAArt. 2º Para consecução de suas finalidades, compete ao CONARQ: I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos;II - promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas;III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República normas legais necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados;IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiem o funcionamento e acesso aos arquivos públicos;V - estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito

federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrência de suas funções executiva, legislativa e judiciária;VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados;VII - estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário da União, nos Estados, no Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios;VIII - estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados;IX - propor ao Presidente da República, por intermédio do Chefe da Casa Civil da Presidência da República, a declaração de interesse público e social de arquivos privados, nos termos do art. 12 da Lei nº 8.159, de 1991, e do art. 23 do Decreto nº 4.073, de 2002;X - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituições integrantes do SINAR;XI - recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos públicos e privados;XII - promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos;XIII - manter intercâmbio com outros conselhos e instituições cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações; eXIV - articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionais nas áreas de educação, cultura, ciência e tecnologia, informação e informática.

(SEGER/ES CESPE 2011) Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser alienados com dispersão ou transferidos para o exterior, sob prévia autorização do CONARQ.



LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências....CAPÍTULO IIIDOS ARQUIVOS PRIVADOS...Art. 13 Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição.

(SEGER/ES CESPE 2011) Qualquer pessoa que demonstre possuir efetivo interesse poderá provocar, no momento que lhe convier, a manifestação da Comissão de Averiguação e Análise de Informações Sigilosas para que reveja a decisão de ressalva a acesso de documento público classificado no mais alto grau de sigilo. A comissão, por sua vez, poderá decidir pelo livre acesso ou pela permanência da ressalva ao acesso.



LEI Nº 11.111, DE 5 DE MAIO DE 2005Regulamenta a parte final do disposto no inciso XXXIII do caput do art. 5º da Constituição Federal e dá outras providências....

Art. 6º O acesso aos documentos públicos classificados no mais alto grau de sigilo poderá ser restringido pelo prazo e prorrogação previstos no §2º do art. 23 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991....§ 3º Qualquer pessoa que demonstre possuir efetivo interesse poderá provocar, no momento que lhe convier, a manifestação da Comissão de Averiguação e Análise de Informações Sigilosas para que reveja a decisão de ressalva a acesso de documento público classificado no mais alto grau de sigilo.§ 4º Na hipótese a que se refere o §3º deste artigo, a Comissão de Averiguação e Análise de Informações Sigilosas decidirá pela:I - autorização de acesso livre ou condicionado ao documento; ou II - permanência da ressalva ao seu acesso.

(SEGER/ES CESPE 2011) As pessoas físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) mediante acordo ou ajuste com o CONARQ.



DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002Regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.Capítulo IIDO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS...Art. 11. O SINAR tem como órgão central o CONARQ.Art. 12. Integram o SINAR:...§ 2º As pessoas físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o órgão central.

(SEGER/ES CESPE 2011) As pessoas têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem de outras pessoas.



LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências....CAPÍTULO IDISPOSIÇÕES GERAIS...Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

(SEGER/ES CESPE 2011) De acordo com o princípio da territorialidade, os documentos acumulados no estado do Espírito Santo, por exemplo, devem ser mantidos nesse mesmo

estado.


Segundo Rousseau; Couture – Os fundamentos da disciplina arquivística (1998: 52),

O princípio da territorialidade define-se como sendo” [...] o princípio segundo o qual os arquivos públicos, próprios de um território, seguem o destino deste último”.

E, ainda, também,


“os arquivos públicos, elementos do domínio público, seguem pois a sorte do território: é o princípio dito da territorialidade dos arquivos”.

(SEGER/ES CESPE 2011) O princípio da pertinência, na sua expressão mais simples, determina que os documentos devem ser guardados pela instituição que os criou.



Princípio da pertinênciaPrincípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático.

(SEGER/ES CESPE 2011) Manter o arranjo interno dos documentos de uma unidade político-administrativa de uma organização significa aplicar o princípio da santidade da ordem original.



[...] o princípio também chamado de “santidade” da ordem original. [...], ademais de não mesclar papéis de uma repartição com os de outra, o arquivista teria ainda que respeitar o arranjo interno com que esses papéis vieram do órgão de origem.

(SEGER/ES CESPE 2011) Para que se possa determinar se os documentos de um órgão constituem um fundo de arquivo, é preciso que esse órgão possua um plano de classificação de documentos de arquivo.


Segundo Duchein – O respeito aos fundos em arquivística: princípios teóricos e problemas práticos (1986: 20),

Devido a isso, propomos, quando se trata de definir o organismo produtor de fundosde arquivos, destacar os seguintes critérios:a) Para produzir um fundo de arquivos, no sentido atribuído ao termo pela Arquivística(isto é, um conjunto indivisível de arquivos), um organismo, seja público ou privado,deve assumir denominação e existência jurídica próprias, resultantes de um ato (lei, decreto, resolução, etc.) preciso e datado.”b) Deve possuir atribuições específicas e estáveis, legitimadas por um texto dotado de valor legal ou regulamentar.c) Sua posição na hierarquia administrativa deve estar definida com exatidão pelo atoniia lha dptt nr&-; em especial sua subordinação a outro organismo de posição hierárquica mais elevada deve esta claramente estabelecida.d) Deve ter m chefe responsável, em pleno gozo do poder decisório correspondentea seu nível hierárquico. Ou seja, capaz de tratar OS assuntos de sua competência sem precisar submetê-los, automaticamente, A decisão de uma autoridade superior. (Isto não significa, evidentemente, que ele deva gozar de poder de decisão em relação a todos os assuntos; certos assuntos importantes podem ser submetidos decisão do escalão superior da hierarquia administrativa. Entretanto, para poder produzir um fundo de arquivos que lhe seja próprio, um organismo deve gozar de poder decisório, pelo menos, no que disser respeito a determinados assuntos).e) Sua organização interna deve ser, na medida do possível, conhecida e fixada numorganograma.

(Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (1 ): 3-13, abr. 1982/ago. 1986.)

(SEGER/ES CESPE 2011) O princípio da proveniência permite gerar as séries documentais reunidas pelos temas principais.


Segundo o Arquivo Nacional – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005: 136-153),

Princípio da proveniênciaPrincípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo(1) produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Também chamado princípio do respeito aos fundos.

SérieSubdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma seqüência de documentos relativos a uma mesma função, atividade, tipo documental ou assunto.

E, ainda, também,

Segundo Sousa – A classificação como função matricial do que-fazer arquivístico / Arquivística: temas contemporâneos: classificação, preservação digital, gestão do conhecimento (2008:123)

O conceito de fundo, [...], depende e tributário do princípio da proveniência – aquele só existe quando o princípio foi aplicado.

A formulação de políticas públicas parte, fundamentalmente, de um conjunto de dados que precisa ser transformado em informações relevantes, a fim de propiciar a execução dessas políticas. Em outras palavras, as políticas públicas nas áreas de saúde, ciência ou

habitação sofrem os impactos das políticas arquivísticas adotadas pelas organizações governamentais dessas respectivas áreas. A política pública de arquivo é matricial, pois o sucesso obtido em sua implementação garante as informações necessárias à formulação de outras políticas públicas. Com relação às políticas públicas de arquivo e à legislação arquivística, julgue os itens que se seguem.

(SEGER/ES CESPE 2011) A política arquivística é uma das condições necessárias para a implementação de um programa de gestão de documentos em uma instituição.


Segundo o Conarq/CTDE – eARQBrasil (2006: 17-19),

Os órgãos e entidades devem estabelecer, documentar, instituir e manter políticas,procedimentos e práticas para a gestão arquivística de documentos, com base nasdiretrizes estabelecidas pelo CONARQ.A gestão arquivística de documentos compreende: definição da política arquivística, designação de responsabilidades, planejamento do programa de gestão, implantação do programa de gestão....O programa de gestão arquivística de documentos deve tomar como base a política arquivística e a designação de responsabilidades definidas anteriormente, além do conhecimento do contexto jurídico-administrativo, de forma que tal programa esteja de acordo com a missão institucional e a legislação vigente.

(TRE/ES CESPE 2011) Dois tipos de objetivos podem ser alcançados por meio das políticas públicas de arquivo: os relativos às necessidades da administração e os concernentes à preocupação com o patrimônio documental.


Segundo Sousa - O arquivista e as políticas públicas de arquivo / II Congresso Nacional de Arquivologia (2006: 6),

Manuel Vázquez quando fala de políticas públicas de arquivo vê nelas dois objetivos a serem atendidos: vinculados com as necessidades da administração; vinculados com a preocupação com o patrimônio documental.Quanto aos objetivos necessários à administração propõe:- garantir os direitos do Estado e dos cidadãos, contidos nos documentos de arquivo;- oferecer informação acessível, que sirva para diagnosticar os problemas da comunidade;- racionalizar a produção e utilização de recursos documentais;- conferir transparência democrática aos atos do governo;- estabelecer uma burocracia a serviço dos cidadãos. Quanto aos objetivos relacionados à preocupação com o patrimônio documental, propõe a conservação e acesso aos documentos de arquivos públicos e privados para pesquisadores e outros interessados.

(TRE/ES CESPE 2011) Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e a preservação dos documentos produzidos e recebidos em razão do exercício das funções desse poder, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias.



LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências....CAPÍTULO IVDA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕESARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS...Art. 20 Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

(TRE/ES CESPE 2011) O Poder Judiciário pode, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que isso for indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.



LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências....CAPÍTULO VDO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS...Art. 24 Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.

(TRE/ES CESPE 2011) A documentação de valor permanente acumulada por tribunal regional eleitoral deve, de acordo com a legislação em vigor, ser recolhida ao Arquivo Nacional, em Brasília.



LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências....CAPÍTULO IVDA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS...Art. 18 Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.

Art. 19 Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.Art. 20 Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

(TRE/ES CESPE 2011) Considera-se política pública de arquivo o conjunto de premissas, decisões e ações — produzidas pelo Estado e inseridas nas agendas governamentais em nome do interesse social — que contemplam os aspectos administrativo, legal, científico, cultural e tecnológico relativos à produção, ao uso e à preservação da informação arquivística de natureza pública e privada.


Segundo Sousa - O arquivista e as políticas públicas de arquivo / II Congresso Nacional de Arquivologia (2006: 5),

Jardim propõe a seguinte definição para políticas públicas arquivísticas. o conjunto de premissas, decisões e ações . produzidas pelo Estado e inseridas nas agendas governamentais em nome do interesse social . que contemplam os diversos aspectos (administrativo, legal, científico, cultural, tecnológico etc.) relativos à produção, uso e preservação da informação arquivística de natureza pública e privada..

(STM CESPE 2011) É de competência do CONARQ estimular a implantação de sistemas de arquivos no Poder Judiciário da União, dos estados e do Distrito Federal.


Segundo o Conarq – Legislação Arquivística Brasileira (2011: 51-52),

DECRETO No 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados....Art. 2º Compete ao CONARQ:I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando a gestão, a preservação e ao acesso aos documentos de arquivos;II - promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercambio e a integração sistêmica das atividades arquivísticas;III - propor ao Ministro de Estado da Justiça normas legais necessárias ao aperfeiçoamento e a implementação da politica nacional de arquivos públicos e privados; (Redação dada pelo Decreto no 7.430, de 2011)IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos;V - estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrência das funções executiva, legislativa e judiciaria;VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da politica nacional de arquivos públicos e privados;VII - estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário da União, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios;VIII - estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados;IX - identificar os arquivos privados de interesse publico e social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159, de 1991;

X - propor ao Presidente da Republica, por intermédio do Ministro de Estado da Justiça, a declaração de interesse publico e social de arquivos privados; (Redação dada pelo Decreto no 7.430, de 2011)XI - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituições integrantes do SINAR;XII - recomendar providencias para a apuracão e a reparação de atos lesivos a politica nacional de arquivos públicos e privados;XIII - promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos;XIV - manter intercambio com outros conselhos e instituições, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares as suas, para prover e receber elementos de informação e juizo, conjugar esforços e encadear acoes;XV - articular-se com outros órgãos do Poder Publico formuladores de politicas nacionais nas áreas de educação, cultura, ciência, tecnologia, informação e informática.

(STM CESPE 2011) A classificação de sigilo de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuída ao documento classificado com o mais baixo grau de sigilo, de forma a favorecer o acesso a esse conjunto.



DECRETO No 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002Dispoe sobre a salvaguarda de dados, informacoes, documentos e materiais sigilosos de interesse da seguranca da sociedade e do Estado, no ambito da Administracao Publica Federal, e da outras providencias....CAPITULO IIIDA GESTAO DE DADOS OU INFORMACOES SIGILOSOSSeção IDos Procedimentos para Classificação de Documentos...Art. 14. A classificação de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuída ao documento classificado com o mais alto grau de sigilo.

(STM CESPE 2011) O Sistema Nacional de Arquivos tem como finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados.



DECRETO No 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados....Capitulo IIDO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOSArt. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando a gestão, a preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.

(STM CESPE 2011) Os órgãos do Poder Judiciário integram o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo na qualidade de órgãos setoriais.



DECRETO No 4.915, DE 12 DE DEZEMBRO DE 2003Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração publica federal, e da outras providencias....Art. 3º Integram o SIGA:I - como órgão central, o Arquivo Nacional;II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes;III - como órgãos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos equivalentes.

Acerca das normas nacionais e internacionais de arquivo, julgue os próximos itens.

(TRE/ES CESPE 2011) É pressuposto básico da Norma Brasileira de Descrição Arquivística o respeito às três idades documentais.


Segundo o Conarq - Norma Brasileira de Descrição Arquivística / NOBRADE (2006: 10-11),

Esta norma tem como pressupostos básicos o respeito aos fundos e a descrição multinível, adotando os princípios expressos na ISAD(G), quais sejam:Descrição do geral para o particular – com o objetivo de representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e suas partes componentes;Informação relevante para o nível de descrição – com o objetivo de representar com rigor o contexto e o conteúdo da unidade de descrição;Relação entre descrições – com o objetivo de explicitar a posição da unidade de descrição na hierarquia;Não repetição da informação – com o objetivo de evitar redundância de informação em descrições hierarquicamente relacionadas.

(TRE/ES CESPE 2011) A Norma Brasileira de Descrição Arquivística, diferentemente da norma internacional, dispensa a relação entre descrições.


Segundo o Conarq - Norma Brasileira de Descrição Arquivística / NOBRADE (2006: 10-11),

Esta norma tem como pressupostos básicos o respeito aos fundos e a descrição multinível, adotando os princípios expressos na ISAD(G), quais sejam:Descrição do geral para o particular – com o objetivo de representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e suas partes componentes;Informação relevante para o nível de descrição – com o objetivo de representar com rigor o contexto e o conteúdo da unidade de descrição;Relação entre descrições – com o objetivo de explicitar a posição da unidade de descrição na hierarquia;Não repetição da informação – com o objetivo de evitar redundância de informação em descrições hierarquicamente relacionadas.

(TRE/ES CESPE 2011) As descrições de funções são utilizadas na descrição de funções como unidades em um sistema de descrição arquivístico e no controle da criação e do uso de pontos de acesso em descrições arquivísticas.


Segundo o CIA – ISDF - Norma Internacional para Descrição de Funções / ISDF (2008: 11),

Descrições de funções e atividades podem ser usadas:a para descrever funções como unidades em um sistema de descrição arquivístico;b para controlar a criação e o uso de pontos de acesso em descrições arquivísticas;c para documentar relações entre diferentes funções e entre essas funções e as entidadescoletivas que as exerceram e os documentos que geraram.

(TRE/ES CESPE 2011) Os registros de autoridade arquivística podem ser usados para a descrição de entidade coletiva, pessoa ou família como unidades dentro de um sistema de descrição arquivístico.


Segundo o CIA - ISAAR(CPF): norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias (2004: 11),

Registros de autoridade arquivística podem ser usados para:a. descrever uma entidade coletiva, pessoa, ou família como unidades dentro de um sistema de descrição arquivístico; e/ou b. controlar a criação e uso de pontos de acesso em descrições arquivísticas;c. documentar relações entre diferentes produtores de documentos e entre essas entidades e os documentos que produziram e/ou outros recursos sobre ou produzidos por essas mesmas entidades.

(TRE/ES CESPE 2011) A descrição de produtores de documentos é uma atividade acessória dos arquivistas, devendo, no entanto, ser mantida em sistemas automáticos ou manuais.


Segundo o CIA - ISAAR(CPF): norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias (2004: 11),

A descrição de produtores de documentos é uma atividade essencial dos arquivistas, independente do fato de as descrições serem mantidas em sistemas manuais ou automáticos. Isto requer plena documentação e contínua manutenção do contexto de produção e uso dos documentos, principalmente a proveniência dos arquivos e documentos.

Considerando os sistemas e as redes de arquivo, julgue os itens subsecutivos.

(TRE/ES CESPE 2011) A elaboração da política nacional de arquivo compete ao Sistema Nacional de Arquivo.

RespostaO item está “Errado”

Segundo Conarq – Legislação Arquivística Brasileira (2011: 17-51-52),

LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências....CAPÍTULO IVDA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕESARQUIVÍSTICAS PÚBLICA...Art. 18 Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.

DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002Regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.…Capítulo IDO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOSArt. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.…Art. 7o O CONARQ poderá constituir câmaras técnicas e comissões especiais, com a finalidade de elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessários à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados e ao funcionamento do SINAR, bem como câmaras setoriais, visando a identificar, discutir e propor soluções para questões temáticas que repercutirem na estrutura e organização de segmentos específicos de arquivos, interagindo com as câmaras técnicas.…Capítulo IIDO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS...Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR:I - promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua esfera de competência, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão central;II - disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central, zelando pelo seu cumprimento;III - implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental;IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;V - apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR;VI - prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ;VII - apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados;VIII - promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação;IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e social;X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providências, atos lesivos ao patrimônio arquivístico nacional;XI - colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos;XII - possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas, câmaras setoriais e comissões especiais constituídas pelo CONARQ;XIII - proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante atualização.

(TRE/ES CESPE 2011) Os arquivos do Poder Judiciário estadual integram o Sistema Nacional de Arquivos.


Segundo Conarq – Legislação Arquivística Brasileira (2011: 51-52),

DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002Regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.…Capítulo IIDO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOSArt. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.Art. 11. O SINAR tem como órgão central o CONARQ.Art. 12. Integram o SINAR:I - o Arquivo Nacional;II - os arquivos do Poder Executivo Federal;III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;IV - os arquivos do Poder Judiciário Federal;V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.

(TRE/ES CESPE 2011) A rede de arquivos constitui um modelo de agrupamento de arquivos que respeita a autonomia de seus componentes.


Segundo Jardim - Sistemas e políticas públicas de arquivos no Brasil (1995: 45),

O Dicionário de Terminologia Arquivística (1993), publicado pelo Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro, de Portugal, inclui sistema de arquivos, remetendo- o ao termo rede de arquivos. Este é definido como “o conjunto de arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na prossecução de objetivos comuns“(ibid., p. 82). Trata-se de definição muito semelhante à de sistema de arquivos (citada à p. 37) proposta pelo Dicionário de Terminologia Arquivística (1990, p. 99), elaborado pelo Núcleo Regional de São Paulo, da Associação dos Arquivistas Brasileiros.

Acerca dos arquivos correntes e intermediários, julgue os próximos itens.

(SEGER/ES CESPE 2011) A justificativa para a existência do arquivo intermediário é econômica, isto é, ele existe para armazenar os documentos que, mesmo sem consulta muito frequente, precisam ser mantidos por questões técnicas, fiscais e(ou) legais.


Segundo Rousseau; Couture – Os fundamentos da disciplina arquivísticas (1998: 115),

O período de semiatividade: arquivos intermediáriosÉ o período durante o qual os documentos “semiativos”, que formam os arquivos

intermediários, seja qual for o suporte utilizados, devem ser conservados por razões administrativas, legais ou financeiras, mas não têm de ser utilizados para a segurar as atividades cotidianas de uma administração. Os documentos semiativos devem sempre responder aos objetivos da sua criação, mas a baixa freqüência da sua utilização não justifica uma conservação próxima do utilizador ou em memória de computador. [...].Se partimos do princípio que a economia de espaço e de equipamento (...) é o ponto máximo e determinante a favor da existência do período de semiatividade, compreende-se a vantagem de conservar os documentos semiativos de forma centralizada, a fim de permitir o melhor proveito de um armazenamento denso.

(SEGER/ES CESPE 2011) Os arquivos correntes são aqueles formados por todos os documentos arquivísticos encontrados nos setores de trabalho com alto valor primário.


Segundo Rousseau; Couture – Os fundamentos da disciplina arquivísticas (1998: 114-115-117),

O período de atividade: arquivo corrente É o período durante o qual os documentos “ativos” são indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas de uma administração. Formam então o arquivo corrente. Chamados a ser utilizados frequentemente, devem permanecer o mais perto possível do utilizador ou, se estiverem em memória de computador, ser fácil e rapidamente acessíveis. [...]. Salvo exceções, estes documentos estão na primeira fase da sua existência e são conservados para responder aos objetivos da sua criação, que mais tarde definiremos como sendo o seu valor primário....Valor primário defini-se como sendo a qualidade de um documento baseado nas utilizações imediatas e administrativas eu deram os seus criadores, por outras palavras, nas razões para as quais o documento foi criado. [...].

(SEGER/ES CESPE 2011) Os documentos arquivísticos, após cumprirem o prazo nos arquivos correntes, não mais apoiam as atividades cotidianas, razão por que devem ser obrigatoriamente eliminados.


Segundo Rousseau; Couture – Os fundamentos da disciplina arquivísticas (1998: 115),

O período de semiatividade: arquivos intermediáriosÉ o período durante o qual os documentos “semiativos”, que formam os arquivos intermediários, seja qual for o suporte utilizados, devem ser conservados por razões administrativas, legais ou financeiras, mas não têm de ser utilizados para a segurar as atividades cotidianas de uma administração. Os documentos semiativos devem sempre responder aos objetivos da sua criação, mas a baixa freqüência da sua utilização não justifica uma conservação próxima do utilizador ou em memória de computador. [...].

(SEGER/ES CESPE 2011) O acesso aos documentos na fase corrente é aberto aos públicos interno e externo da organização.


Segundo o Conarq – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005: 29),

Arquivo correnteConjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

E, ainda,

Segundo Rousseau; Couture – Os fundamentos da disciplina arquivística (1998: 114-115),

O período de atividade: arquivos correntesÉ o período durante o qual os documentos ativos são indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas de uma administração. Formam então o arquivo corrente. […], estesdocumentos estão na primeira fase da sua existência e são conservados para responder aos objetivos da sua criação, […].

(SEGER/ES CESPE 2011) O arquivo intermediário armazena documentos com valor informativo decrescente.


Segundo Paes – Arquivo: teoria e prática (2002: 117),

[...] os arquivos intermediários tornaram-se uma necessidade reconhecida pro administradores e arquivistas.Sua função principal consiste em proceder a um arquivamento transitório, isto é, em assegurar a preservação de documentos que não são mais movimentados, utilizados pela administração e que devem ser guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos pelas comissões de análise ou, em alguns casos, por um processo de triagem que decidirá pela eliminação ou arquivamento definitivo, para fins de prova ou de pesquisa.

E, ainda, também,

Segundo Bellotto – Arquivos contemporâneos: tratamento documental (2006: 122),

[...] os dois tipos de valor histórico: o probatório e o informativo. O primeiro refere-se à historia e à ação do órgão. O segundo, aos seus documentos que elucidam aspectos econômicos, políticos, de pesquisa, sociais e estatísticos.

Com referência ao arranjo de documentos em arquivos permanentes, julgue os seguintes itens.

(SEGER/ES CESPE 2011) O princípio norteador do fundo de arquivo é o orgânico, enquanto as subdivisões internas são formadas pelos assuntos dos documentos.



O fator norteador da constituição do fundo é o princípio da proveniência: a origem do documento em um dado órgão gerador e o que ele representa, no momento de sua criação, como instrumento que possibilitará a consecução de uma atividade dentro de uma função, que cabe ao referido órgão gerador no contexto administrativo no qual atua, ou que provará o cumprimento dessa atividade....

Revelado o perfil do fundo como conjunto documental procedente das atividades de determinado órgão, passemos a entender sua divisão interna. Esta corresponde às subdivisões desse órgão (formando os grupos e subgrupos) e, dentro desta, as séries documentais, havendo casos em que, pelas características peculiares da entidade, é possível passar diretamente às séries na classificação interna do fundo.

No que se refere à gestão de documentos, julgue os itens a seguir.

(SEGER/ES CESPE 2011) As ações da gestão de documentos devem ser voltadas prioritariamente para a preservação da memória institucional, privilegiando as atividades no arquivo permanente.



Gestão de documentosConjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento.

(TRE/ES CESPE 2011) O programa de gestão de documentos deve garantir a qualidade de reversibilidade do documento arquivístico.


Segundo Conarq/CTDE - e-ARQ Brasil (2006: 20-21),

O programa de gestão arquivística de documentos deve: contemplar o ciclo de vida dos documentos; garantir a acessibilidade dos documentos; manter os documentos em ambiente seguro; reter os documentos somente pelo período estabelecido na tabela de temporalidade e destinação; implementar estratégias de preservação dos documentos desde sua produção pelo tempo que for necessário. garantir as seguintes qualidades de um documento arquivístico: organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.

(TRE/ES CESPE 2011) Por meio do ciclo de vida de um documento, é possível o acompanhamento, pelo sistema integral de gestão de documentos, de tudo o que sucede aos documentos de uma organização.


Segundo Conarq/CTDE - e-ARQ Brasil (2006: 7-20-21),

O programa de gestão arquivística de documentos deve: contemplar o ciclo de vida dos documentos; garantir a acessibilidade dos documentos; manter os documentos em ambiente seguro; reter os documentos somente pelo período estabelecido na tabela de temporalidade e destinação;

implementar estratégias de preservação dos documentos desde sua produção pelo tempo que for necessário. garantir as seguintes qualidades de um documento arquivístico: organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade. (p. 20-21)

O ciclo de vida dos documentos se refere às sucessivas etapas pelas quais passam os documentos: produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação (guarda permanente ou eliminação). (p. 7)

(TRE/ES CESPE 2011) São três as fases de um programa de gestão de documentos: implantação, armazenamento e eliminação.


Segundo Paes – Arquivo: teoria e Prática (2002: 53),

[…] podemos destacar as três fases básicas da gestão de documentos: a produção, a utilização e a destinação.

(TRE/ES CESPE 2011) As ações do programa de gestão de documentos voltam-se para o momento em que os documentos apresentam valor primário.



Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” (Lei Federal nº 8.159, de 8-1-1991).

(TRE/ES CESPE 2011) A gestão de documentos ainda não é legalmente reconhecida no Brasil.


Segundo Conarq – Legislação Arquivística Brasileira (2011: 16),

LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.…CAPÍTULO IDISPOSIÇÕES GERAISArt. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

(TRE/ES CESPE 2011) O conceito de ciclo de vida, os programas de ação continuada, o controle da gestão e a especialização do profissional por ela responsável são os pilares da gestão de documentos.


Segundo Indolfo - Gestão de documentos: uma renovação epistemológica no universo da arquivologia (2007: 30-31-32),

Conceito de Gestão de DocumentosOs Estados Unidos, entre outros países anglo-saxônicos, são considerados pioneiros, desde os anos 1940, na elaboração do conceito de gestão de documentos (records management) cuja ótica, inicialmente, era nitidamente mais administrativa e econômica do que arquivística, uma vez que se tratava, essencialmente, de otimizar o funcionamento da administração, limitando a quantidade de documentos produzidos e o prazo de guarda, o que se confirma na própria definição do conceito na legislação americana:

[gestão de documentos é] o planejamento, o controle, a direção, a organização, o treinamento, a promoção e outras atividades gerenciais relacionadas à criação, manutenção, uso, e eliminação de documentos, com a finalidade de obter registro adequado e apropriado das ações e transações do Governo Federal e efetiva e econômica gestão das operações dos agências (44 U.S.C. Chapter 29 apud FONSECA, 2004, p. 73, tradução daautora).

...Com a entrada dos Estados Unidos na Segunda Guerra Mundial, a situação, antes controlável, vai se tornando crítica, gigantesca para alguns, levando a criação de novas comissões e a expedição de atos legislativos específicos.Destacam-se as ações das Comissões Hoover (1947 e 1953, respectivamente) e a Federal Records Act, de 1950, que determinava que os organismos governamentais deveriam dispor de um records management program.Penn (1984) e Ricks (1985) (apud LLANSÓ I SANJUN, 1993, p. 75), afirmam que a lei forneceu os pilares da gestão de documentos nos Estados Unidos, a saber:1) o conceito de ciclo de vida, 2) os programas de ação continuada, 3) o controle da gestão e 4) a especialização de quem a praticava. E Norton (1985 apud LLANSÓ I SANJUN, 1993, p. 76) a identifica como ponto de “nascimento” de uma nova profissão: o records manager.

(Arquivística.net – www.arquivistica.net, Rio de janeiro, v.3, n.2, p. 28-60, jul./dez.2007)

Em relação a gestão de documentos na esfera pública, julgue os itens subsequentes.

(STM CESPE 2011)As atividades do protocolo podem incluir recebimento de documentos, classificação, registro, distribuição e acompanhamento da tramitação.



ProtocoloServiço encarregado do recebimento, registro, classificação(2), distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

(STM CESPE 2011) A fase de utilização refere-se às atividades de controle, organização e acesso a documentos em fase corrente, incluindo-se arquivamento, recuperação e descarte de documentos e informações.



Utilização de documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, te´cnicas ou científicas das instituições.

(STM CESPE 2011) Fatores ligados à preservação devem ser considerados na produção documental. Por exemplo, documentos de valor permanente devem ser produzidos em papel alcalino.


Segundo o Conarq – Recomendações para a produção e o armazenamento de documentos de arquivo (2005: 7),

Alguns documentos, conforme as normas vigentes, deverão ser produzidos em formatos padronizados. Os documentos identificados nas tabelas de temporalidade e destinação como de valor permanente deverão ser produzidos em papéis alcalinos.

(STM CESPE 2011) Gestão de documentos é o sistema de controle sobre a produção e manutenção de documentos nas fases corrente e intermediária, por meio de registros, listagens, índices e planos de arquivamento.



LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências....CAPÍTULO IDISPOSIÇÕES GERAIS...Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

(STM CESPE 2011) Na fase de produção, o arquivista pode, entre outras atividades, sugerir a criação ou extinção de modelos, formulários, cópias ou vias desnecessárias;

propor consolidação de atos normativos; e participar da seleção de recursos humanos para área arquivística.



Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicação e emissão de vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência, visando à perfeita compreensão dos textos; sugerir criação ou extinção de modelos e formulários; apresentar estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos; contribuir para a difusão de normas e informações necessárias ao bom desempenho da seleção dos recursos humano que deverão desempenhar tarefas arquivísticas e afins.

No que concerne a sistemas e métodos de arquivamento, julgue os itens subsequentes.

(STM CESPE 2011) O método ideográfico ou por assunto é frequentemente confundido com um método que se baseia no tipo físico do documento, isto é, na espécie documental.



O método de arquivamento por assunto n ao é, porém, de fácil aplicação, pois depende de interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das atividades institucionais. No entanto, é o mais aconselhado nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos.Comumente encontram-se pessoas que confundem assunto com tipo físico – espécie dos documentos – e adotam como classificação de assuntos atas, correspondência recebida e expedida, contratos, acordos, pareceres, telegramas, telex, etc.

(STM CESPE 2011) Os métodos básicos de arquivamento são alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.


Segundo Paes – Arquivo: teoria e prática (2002: 63-68-70-77),

Métodos básicosMétodo alfabético. É o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o NOME. É um método direto, porque a pesquisa é feita diretamente, não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para a localizar qualquer documento. Nesse método, as fichas ou pastas são dispostas na ordem rigorosamente alfabética, respeitada as normas gerais para a alfabetação, através de guias divisórias, com as respectivas letras. 9p. 63)...Método geográfico. O método geográfico é do sistema direto. A busca é feita diretamente ao documento. Este método é preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a PROCEDENCIA ou LOCAL. (p. 68)...

Métodos Numéricos. Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o NUMERO, a escolha deve recair sobre um dos seguintes métodos: siples, cronológico ou digito-terminal.Tais métodos são indiretos, uma vez que, para se localizar um documento ou pasta, há que se recorrer a um índice alfabético (em fichas), que fornecerá o número sob o qual o documento ou pasta foram arquivados. (p. 70)...Método por assunto. Quase toda organização dispõe de certo número de documentos que devem, com vantagem, ser arquivados por ASSUNTO – os referentes à administração interna e suas atividades-fim. (p. 77)

(STM CESPE 2011) O método alfanumérico é um método do sistema direto, que permite a busca ao documento diretamente no local onde este se encontra guardado.



O método alfanumérico – combinação de letras e números – não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados e é considerado do sistema semi-indireto.

Acerca da realidade arquivística brasileira e do diagnóstico da situação arquivística, julgue os itens a seguir.

(SEGER/ES CESPE 2011) O diagnóstico da situação arquivística do tipo minimalista tem como objetivo a elaboração de uma política arquivística de um conjunto de órgãos da mesma esfera administrativa.


Segundo o CID/UnB,

Diagnóstico da Situação Arquivística: visão maximalistaObjetivo Principal: Definir a política arquivística; Elaborar estratégias de solução dos problemas identificados; Justificar a necessidade de intervenção planejada.

Disponível em: www.cid.unb.br/publico/setores/100/107/textos/Slide_Modulo5_Prova2.ppt.Acesso em: 25/04/2011.

(TRE/ES CESPE 2011) A unidade de medida que deve ser utilizada para a quantificação do acervo, a ser usada no caso dos documentos em suporte papel é o metro linear.


Segundo o Conarq - NOBRADE (2006: 27),

Em caso de acervo predominantemente textual e na ausência de informação discriminada dos demais gêneros que compõem o acervo, deve-se indicar as dimensões em metros lineares.

(TRE/ES CESPE 2011) O diagnóstico da situação arquivística possibilita formular hipóteses a respeito da origem dos problemas levantados, bem como alternativas para solucioná-los.


Segundo o CID/UnB,

Diagnóstico da Situação ArquivísticaObjetivos1. Definir problemas e objetivos, de acordo com as necessidades decorrentes da

observação da realidade e dos documentos;2. Formular hipóteses que expliquem a origem dos problemas levantados e suas

possíveis soluções;3. Levantar dados, de acordo com métodos previamente delineados, com eficácia

comprovada;4. Chegar a conclusões e a novas proposições, a partir do exame dos dados levantados em

confronto com as hipóteses e o conhecimento já estabelecido.


(TRE/ES CESPE 2011) O diagnóstico da situação arquivística do tipo maximalista é o indicado para ser aplicado no Tribunal Regional Eleitoral do Espírito Santo.


Segundo o CID/UnB,

Diagnóstico da Situação Arquivística: visão maximalistaLevantamento da situação arquivística do conjunto de organismos que forma um governo federal, estadual ou municipal. E, ainda, de sistemas organizacionais. Por exemplo: a Justiça Eleitoral Brasileira.


(TRE/ES CESPE 2011) A finalidade do diagnóstico da situação arquivística do tipo minimalista é subsidiar a elaboração de política arquivística para os arquivos da justiça eleitoral brasileira.


Segundo Cornelsen - Gestão integrada da informação arquivística: o diagnóstico de arquivos (2006: 75),

O diagnóstico é um método de intervenção aos problemas gerados pelas informações de caráter orgânico, produzidas por uma instituição e deve partir de uma visão minimalista, priorizando os estudos de problemas específicos, de casos particulares, para se chegar às questões mais gerais, segundo Lopes (1997).

(Arquivística.net (www.arquivistica.net ), Rio de Janeiro, v.2, n. 2, p 70-84, ago./dez. 2006)

E, ainda, também,

Segundo o CID/UnB,

Diagnóstico da Situação Arquivística: visão maximalistaObjetivo Principal: Definir a política arquivística; Elaborar estratégias de solução dos problemas identificados; Justificar a necessidade de intervenção planejada.


Com referência à avaliação de documentos de arquivo, julgue os itens subsequentes.

(SEGER/ES CESPE 2011) A tabela de temporalidade de documentos deve ser aplicada a partir do arquivo intermediário, pois ela define a destinação dos documentos de arquivo.


Segundo Indolfo et al – Gestão de documentos: conceitos e procedimentos básicos (1995: 24),

Tabela de TemporalidadeÉ o registro esquemático do ciclo de vida documental do órgão, sendo elaborada após a análise da documentação e aprovada pela autoridade competente. A tabela determina o prazo de guarda dos documentos arquivo corrente, sua transferência ao arquivo intermediário, os critérios para a microfilmagem, a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente.

(SEGER/ES CESPE 2011) O processo de avaliação de documentos de arquivo baseia-se na identificação e aplicação de valores aos documentos. O valor primário é a qualidade inerente às razões de criação de todo documento, enquanto o valor secundário refere-se à qualidade informativa que um documento pode possuir para além de seu valor primário.



Para a aplicação dos critérios de avaliação dos documentos de arquivo, deve-se identificar os seus valores primários e secundários.

E, ainda, também,


O valor primário defini-se como sendo a qualidade de um documento baseado nas utilizações imediatas e administrativas que lhe deram os seu criadores, por outras palavras, nas razões para as quais o documento foi criado. [...]....O valor secundário defini-se como sendo a qualidade do documento baseada nas

utilizações não imediatas ou cientificas.

(SEGER/ES CESPE 2011) Documento de valor informativo é aquele que possui informações sobre a forma de organização da instituição que o acumulou.



[...] os dois tipos de valor histórico: o probatório e o informativo. O primeiro refere-se à historia e à ação do órgão. O segundo, aos seus documentos que elucidam aspectos econômicos, políticos, de pesquisa, sociais e estatísticos.

Em relação ao instrumento de avaliação denominado tabela de temporalidade, julgue os itens seguintes.

(STM CESPE 2011) O ano é a unidade de tempo utilizada na tabela de temporalidade de documentos de arquivo do CONARQ.


Segundo Sousa – O código de classificação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos: estudo de caso de um instrumento de classificação (2004: 44),

Prazos de guardaReferem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou, mencionado, preferencialmente, em anos.

(STM CESPE 2011) Os prazos de guarda, em uma tabela de temporalidade, são precedidos das unidades de classificação.


Segundo Sousa – O código de classificação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos: estudo de caso de um instrumento de classificação (2004: 43-53),

CONFIGURAÇÃO DA TABELA DE TEMPORALIDADEA tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente – , além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.

ASSUNTOPRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕESFASECORRENTE

FASE INTERMEDIÁRIA

Com respeito ao programa descritivo e aos instrumentos de pesquisa, julgue os itens subsecutivos.

(SEGER/ES CESPE 2011) O repertório permite a descrição de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de acordo com um critério temático.



RepertórioInstrumento de pesquisa no qual são descritos pormenorizadamente, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, podendo ser elaborado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico.

(SEGER/ES CESPE 2011) O instrumento de pesquisa mais geral e voltado para o grande público é o guia de arquivo.


Segundo Lopez – Como descrever documentos de arquivo: elaboração de instrumentos de pesquisa (2002: 23),

O guia é, preferencialmente, o primeiro instrumento de pesquisa a ser produzido por um arquivo. Ele é a porta de entrada da instituição e permite um mapeamento panorâmico do acervo. No guia deverão constar todos os dados básicos necessários para orientar os consulentes, desde as informações práticas — tais como o endereço da instituição, os telefones, o horário de atendimento etc. — até as informações específicas sobre o acervo, como por exemplo os fundos e as coleções que ele possui, seu nível de organização, as condições físicas e jurídicas do acesso, as possibilidades de reprodução de documentos etc. O guia também deve conter uma pequena introdução que apresente o histórico da instituição e explique o processo pelo qual seu acervo foi formado. Através do guia, o pesquisador poderá programar sua visita, sabendo exatamente quais são as condições de consulta, quais conjuntos documentais são pertinentes para seus interesses de pesquisa e quais são as condições de acesso. Ele será o primeiro instrumento solicitado por qualquer consulente familiarizado com os procedimentos técnicos do arquivo.Por ser o principal instrumento de divulgação, o guia permite diversas propostas para sua elaboração e apresentação.

(SEGER/ES CESPE 2011) O inventário é preparado a partir de um instrumento de pesquisa que descreve unitariamente as peças documentais de uma ou mais séries.



InventárioInstrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica que poderá refletir ou não a disposição física dos documentos.

Ou, ainda,

Segundo Lopez – Como descrever documentos de arquivo: elaboração de instrumentos

de pesquisa (2002: 29),

Os inventários são, pela ordem hierárquica dos níveis da classificação, os instrumentos de pesquisa que se seguem ao guia. Eles buscam oferecer um quadro sumário de um ou mais fundos ou coleções. O objetivo é descrever as atividades de cada titular, as séries integrantes, o volume de documentos, as datas-limite e os critérios de classificação e de ordenação.

A entrada de documentos é um dos momentos mais importantes de todo o processo de tratamento documental. Com relação ao protocolo, julgue os itens que se seguem.

(SEGER/ES CESPE 2011) O registro de documentos no protocolo é a extração de dados desses documentos para permitir o seu controle e acesso.



Atividade de Protocolo... Registro, autuação e controle da tramitação (movimentação): colocar na capa de processo o carimbo de protocolo (número e data de entrada), anotar o código de classificação, o resumo do assunto e proceder à distribuição às unidades administrativas destinatárias.

(SEGER/ES CESPE 2011) A sequência de diligências e ações prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa até seu julgamento ou solução é conhecida como tramitação.



Tramitação. Sequência das diligências e ações (trâmites) prescritas para o andamento de natureza administrativa até o seu julgamento ou solução.

(TRE/ES CESPE 2011) Distribuição é o envio do documento do setor de protocolo para o primeiro destinatário do documento.



Atividades de protocolo

... Registro, autuação e controle da tramitação (movimentaão): colocar na capa do processo o carimbo de protocolo (número e data de entrada), anotar o código de classificação, o resumo do assunto e proceder à distribuição às unidades administrativas destinatárias....Recomenda-se que os documentos deverão ser distribuídos às unidades administrativas destinadas acompanhadas de uma guia de encaminhamento, elaborada em 2 vias.

E, ainda, também,


Registro e movimentaçãoEste setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. Suas atribuições podem ser assim descritas:Passos Rotinas1 Prepara a ficha protocolo, em duas vias, anotando: número de protocolo;

data de entrada; procedência, espécie, número e data do documento; código e resumo do assunto; primeira distribuição.

2 Anexar a segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o ao seu destino, juntamente com os antecedentes, após o registro e as anotações pertinentes nas respectivas fichas, se for o caso.

3 ...

(TRE/ES CESPE 2011) A abertura e a autuação de processos podem ser realizadas por qualquer setor de trabalho de uma organização.



Unidade protocolizadoraProtocolo responsável pela autuação de documentos.

E, ainda, também,


Atividades de protocolo... Registro, autuação e controle da tramitação (movimentaão): colocar na capa do processo o carimbo de protocolo (número e data de entrada), anotar o código de classificação, o resumo do assunto e proceder à distribuição às unidades administrativas destinatárias.

(TRE/ES CESPE 2011) A correspondência particular recebida nos serviços de protocolo deve ser aberta, registrada e distribuída ao destinatário.



A correspondência pode ser ainda oficial ou particular.Oficial é aquela que trata de assunto de serviço ou interesse específico das atividades de uma instituição.Particular é de interesse pessoal de servidores de uma instituição.Quando a correspondência é encaminhada, em geral fechada, a uma instituição, há que se identificá-la por sua característica externas, para que, se oficial, possa ser aberta, devidamente registrada e remetida ao destino correto.

(TRE/ES CESPE 2011) O registro de documentos arquivísticos no protocolo consiste na vinculação de metadados ao documento que tramitará na organização.


Segundo Conarq – eARQBrasil (2006: 28),

O registro consiste em formalizar a captura do documento arquivístico dentro do sistema de gestão arquivística por meio da atribuição de um número identificador e de uma descrição informativa. Em um SIGAD, essa descrição informativa é a atribuição de metadados.

(TRE/ES CESPE 2011) O curso de um documento, desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa, denomina-se tramitação.



TramitaçãoCurso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado movimentação ou trâmite.

A respeito das funções arquivísticas, julgue os itens subsequentes.

(TRE/ES CESPE 2011) O princípio da ordem original serve de base à avaliação de documentos arquivísticos, especialmente à de documentos produzidos pelo Poder Judiciário.


Segundo Sousa – Arquivística: temas contemporâneos: classificação, preservação digital, gestão do conhecimento. A classificação como função matricial do que fazer arquivístico, cap. 2 (2007: 117-161),

O que parece ser o fundamento teórico-metodológico da classificação de documentos arquivísticos é, sem dúvida nenhuma, a base sobre a qual tem se construído a arquivística contemporânea: o princípio da proveniência, que delimita externamente o conjunto, e o princípio da ordem original, que dá caminho para a organização interna do fundo.…O princípio da proveniência em seus dois graus ou desdobramento (respeito aos fundos e ordem original) ainda é a base de todo trabalho de classificação.

(TRE/ES CESPE 2011) A classificação é uma função matricial de todo o trabalho arquivístico, visto que não é possível avaliar nem descrever os documentos sem antes

agrupá-los por semelhanças e separá-los por diferenças.


Segundo Sousa - Os princípios arquivísticos e o conceito de classificação (2003: 240),

A classificação é uma função importante para a transparência e o compartilhamento de informações, que são caminhos seguros para a tomada de decisão, para a preservação da memória técnica e administrativa das organizações contemporâneas e para o pleno exercício da cidadania. Ela é uma atividade reconhecida, pela maior parte dos autores que tratam da questão, como matricial. Ela precede todas as outras atividades.

(Organização e Representação do Conhecimento na perspectiva da Ciência da Informação - Georgete M. Rodrigues e Ilza L. Lopes [orgs.])

E, ainda,

Segundo Lopez - Como descrever documentos de arquivo: elaboração de instrumentos de pesquisa (2002: 11-12),

Do mesmo modo, a simples descrição de conjuntos documentais que não estejam devidamente classificados na organização arquivística é uma tarefa não recomendada, já que tende a apresentar resultados incompletos e excessivamente transitórios. Sem as referências mínimas da classificação, a descrição tende a esvaziar os significados dos documentos.

Segundo Bernardes - Como avaliar documentos de arquivo (1998: 14-15),

A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico ou qualquer outro. A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desordenada, segundo critérios temáticos, numéricos ou cronológicos.

(TRE/ES CESPE 2011) No processo avaliativo, o valor primário divide-se em valor probatório e valor informativo.


Segundo Bernardes - Como avaliar documentos de arquivo (1998: 19),

A avaliação supõe a identificação dos valores primário e secundário dos documentos. O valor primário relaciona-se às razões de sua própria produção, considerando seu uso para fins administrativos, legais e fiscais. O valor secundário diz respeito à potencialidade do documento como prova ou fonte de informação para a pesquisa.

(TRE/ES CESPE 2011) Os documentos devem ser guardados na posição vertical, em estantes, e em ambientes bem ventilados.


Segundo Costa – Noções básicas de conservação preventiva de documentos (2003),

Armazenamento

Os documentos devem ser guardados na posição vertical, em estantes, e em ambientes bem ventilados. Os folhetos (documentos soltos sem encadernação) devem ser armazenados em gavetas na posição horizontal e acondicionados em caixas confeccionadas com papel neutro ou alcalino, também chamado de papel permanente. Os documentos maiores não devem ser colocados em cima de outros menores, para evitar total deformação do suporte. O empilhamento deverá ser criterioso, baseado nas condições físicas, do tamanho e peso de cada obra.

(TRE/ES CESPE 2011) Transferência é a passagem de documento do arquivo intermediário para o permanente por meio de instrumento de transferência de custódia.



TransferênciaPassagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

(TRE/ES CESPE 2011) A disposição de documentos dentro de uma unidade de classificação é conhecida como ordenação.


Segundo Paes – Arquivo: teoria e prática (2002: 100),Ordenaçãoé a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas.

E, ainda,

Segundo Conarq - Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo; relativos às atividades-meio da administração pública (2001: 15),

ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.

Acerca de planos e códigos de classificação, julgue os itens a seguir.

(STM CESPE 2011) O código de classificação do CONARQ reserva uma das dez classes para classificar os documentos acumulados pelas atividades-fim dos órgãos públicos. As outras nove classes são reservadas às atividades-meio.


Segundo o Conarq – Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo; relativos às atividades-meio da administração pública (2001: 10),

O Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio, possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe 000, referente aos assuntos de ADMINISTRAÇÃO GERAL e a classe 900, correspondente a ASSUNTOS DIVERSOS.

As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos às atividadesfim do órgão. Estas classes não são comuns, cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração, seguindo orientações da instituição arquivística na sua esfera específica decompetência.

(STM CESPE 2011) O código de classificação é construído a partir da estrutura organizacional do órgão ou empresa em que ele vai ser aplicado, sendo uma reprodução do organograma desse órgão ou dessa empresa.


Segundo o Conarq – Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo; relativos às atividades-meio da administração pública (2001: 9),

[...]. A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.No código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geralpara o particular.

E, ainda,

Segundo o Arquivo Nacional – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005: 51-132),

Código de classificaçãoCódigo derivado de um plano de classificação

Plano de classificaçãoEsquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes. Ver também código de classificação.

(STM CESPE 2011) A aplicação de um princípio de classificação ou de divisão gera as unidades de classificação, que são os agrupamentos formados a partir do princípio de classificação ou de divisão aplicado.


Segundo Sousa – O código de classificação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos: estudo de caso de um instrumento de classificação (2004: 59),

No texto explicativo do Código de Classificação do Conarq há a seguinte afirmação: “As funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Ou seja, os assuntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular”. Isso indica que

as funções, atividades, espécies e tipos documentais são utilizados como unidades de classificação.

(Arquivo Rio Claro – n. 2 – 2004)

Acerca do ciclo vital dos documentos e da teoria das três idades, segundo a arquivologia, julgue os itens subsequentes

(STM CESPE 2011) O ciclo vital dos documentos é composto pelas seguintes fases: criação/aquisição (os documentos surgem no sistema de informação organizacional ao serem criados ou recebidos), captura (os documentos são armazenados no sistema e organizados), uso (os documentos devem estar acessíveis) e eliminação (após cumprirem a vigência, os documentos devem ser eliminados).



Ciclo vital dos documentosSucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo(1), da sua produção à guarda permanente ou eliminação.

(STM CESPE 2011) Transferência é o conjunto de operações relativas à transmissão da informação, após a fase de geração, que envolvem processamento, difusão e uso.

RespostaO item está “Errado”.Segundo o Arquivo Nacional – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005: 170),

TransferênciaPassagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

(STM CESPE 2011) A identificação das fases do ciclo vital baseia-se nos valores dos documentos. Para tal, considera-se o valor intrínseco, ou seja, o valor que um documento possui em razão de seu conteúdo e de elementos de validação; e o valor permanente, ou valor informativo, que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo.



Para os critérios de avaliação dos documentos de arquivo, deve-se identificar os seus valores primários e secundários.

Segundo o Arquivo Nacional – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005: 47-160- 170-171),

Ciclo vital dos documentos (p. 47)Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação. Ver também teoria das três idades.

Teoria das três idades (p. 160)Teoria segundo a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, intermediáriosou permanentes, de acordo com a freqüência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário. Ver também ciclo vital dos documentos.

Valor intrínseco (p. 170)Valor que um documento possui em razão de seu conteúdo, das circunstâncias de sua produção, de suas assinaturas ou selos.

Valor permanente (p. 171)Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. Também chamado valor arquivístico ou valor histórico.

(STM CESPE 2011) A operação de entrada de um conjunto de documentos públicos em um arquivo permanente, com competência formalmente estabelecida, é denominada recolhimento.



RecolhimentoEntrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competênciaformalmente estabelecida.

(STM CESPE 2011) A teoria das três idades refere-se à sistematização do ciclo de vida dos documentos arquivísticos.


Segundo Bellotto – Arquivo permanente: tratamento documental (2006: 23-24),

Sendo a função primordial dos arquivos permanentes ou históricos recolher e tratar documentos públicos, a pós o cumprimento das razões pelas quais foram gerados, são os referidos arquivos os responsáveis pela passagem desses documentos da condição de arsenal da administração “ para a de “celeiro da história”, [...]. E a chamada teoria das três idades nada mais é que a sistematização dessa passagem.A distancia entre a administração e a história no que concerne os documentos é, pois, apenas uma questão de tempo. Isto quer dizer que os arquivos administrativos guardam os documentos produzidos ou recebidos por cada uma das unidades governamentais durante o exercício de suas funções, e que vão sendo guardados organicamente e cumulativamente à medida que se cumprem as finalidades para as quais foram criados. Esses documentos são, na realidade, os mesmo de que se valerão os historiadores, posteriormente, para colherem dados referentes ao passado, já no recinto dos arquivos permanentes.O ciclo vital dos documentos administrativos compreende três idades.

A respeito de arranjo, classificação e tipologia de documentos, julgue os itens seguintes.

(STM CESPE 2011) Na esfera pública, a atividade de classificação — entendida como identificação do assunto no documento, localização do assunto no código de classificação e anotação do código no documento para posterior recuperação — somente pode ser realizada por arquivistas.



LEI N° 6.546, DE 4 DE JULHO DE 1978 Dispõe sobre a regulamentação das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo, e dá outras providências. …Art. 3° São atribuições dos Técnicos de Arquivo: I - recebimento, registro e distribuição dos documentos, bem como controle de sua movimentação; II - classificação, arranjo, descrição e execução de demais tarefas necessárias à guarda e conservação dos documentos, assim como prestação de informações relativas aos mesmos; III - preparação de documentos de arquivos para microfilmagem e conservação e utilização do microfilme; IV - preparação de documentos de arquivo para processamento eletrônico de dados.

(STM CESPE 2011) A classificação arquivística é uma sequência de operações que visa organizar os documentos de um arquivo ou de uma coleção segundo um plano de classificação.



ClassificaçãoOrganização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo.

Com relação à análise tipológica de documentos de arquivo e suportes físicos, julgue os itens que se seguem.

(SEGER/ES CESPE 2011) A espécie documental torna-se uma tipologia documental quando a ela se agrega a sua gênese.



A espécie torna-se tipo quando lhe agregamos a sua gênese, atividade/função/razão funcional que lhe gera a aplicação de uma actio em uma conscriptio (a espécie)

(SEGER/ES CESPE 2011) Relatório de atividades, ata de reunião de diretoria executiva e plano de ação do triênio são exemplos de tipologias documentais.



Enquanto a espécie documental – “configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas” – é o objeto da diplomática, a tipologia documental ocupa-se do tipo documental – “configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que o gerou”.

E, ainda, também


Espécie documentalDivisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório.

(SEGER/ES CESPE 2011) A tipologia preocupa-se com a estrutura formal do documento e, sendo assim, esse documento deve conter a mesma construção semântica de discurso para o mesmo problema jurídico.



[...], a diplomática volta-se para a estrutura formal do documento. O documento deve conter a mesma construção semântica de discurso para a mesma problemática jurídica.Já a tipologia volta-se para a lógica orgânica dos conjuntos documentais: a mesma construção diplomática em todos os documentos do mesmo tipo, para que se disponha sobre ou cumpra a mesma função.

(TRE/ES CESPE 2011) A efetivação da análise tipológica a partir da arquivística demanda conhecimento prévio da estrutura orgânico-funcional da entidade acumuladora.


Segundo Bellotto – Diplomática e tipologia documental em arquivos (2008: 78),

A efetivação da análise tipológica a partir da arquivística exige conhecimento prévio:1) da estrutura orgânico-funcional da entidade acumuladora;2) das sucessivas reorganizações que tenham causado supressões ou acréscimos de

novas atividades […];3) das funções definidas por leis/regulamentos;4) das funções atípicas circunstanciais:5) das transformações decorrentes de intervenções;6) dos processos, pois têm uma tramitação regulamentada.

(TRE/ES CESPE 2011) Na análise tipológica, a espécie documental é considerada isoladamente, ao passo que, na diplomática, é considerada em seu conjunto orgânico.



[…], a espécie pode ser tomada isoladamente, como expressão diplomática. Se tomada

coletivamente, em sua expressão funcional, ela será o tipo.Enquanto expressão diplomática a espécie caracteriza um documento-indivíduo; tem denominação imutável, vale individualmente pela razão de criação do documento; […].Enquanto tipo documental, ela caracteriza coletividade; pode receber denominações abrangentes.

E, ainda, também,

Segundo Bellotto – Arquivos permanentes: tratamento documental(2006: 89),

A análise diplomática tomava a espécie isoladamente, mas a análise tipológica vai buscá-la em seu conjunto orgânico, atingido, já então, o tipo.Enquanto expressão diplomática, a espécie caracteriza o documento indivíduo; […]. Enquanto tipo documental, porém, a espécie é considerada coletivamente, eivada da atividade que representa.

(TRE/ES CESPE 2011) O princípio da cumulatividade é um dos princípios fundamentais que rege a organização dos arquivos e serve de base à análise tipológica dos documentos arquivísticos.


Segundo Bellotto – Arquivos permanentes: tratamento documental(2006: 52-88-89),

Princípio da cumulatividade: o arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. (p. 88)

A tipologia documental é a ampliação da diplomática na direção da gênese documental e de sua contextualização nas atribuições, competências, funções e atividades da entidade geradora/acumuladora.…[…] a tipologia volta-se para a lógica orgânica dos conjuntos documentais […]. (p. 52)

[…], a efetivação da análise tipológica a partir da arquivística exige conhecimento prévio: a) da estrutura orgânico-funcional da entidade acumuladora; b) das sucessivas reorganizações que tenham causado supressões ou acréscimos de novas atividades e, portanto, de tipologias/séries; c) das funções definidas por leis/regulamentos; d) das funções atípicas circunstanciais; e) das transformações decorrentes de intervenções; f) das estruturas dos processos, pois têm uma tramitação regulamentada. (p. 88-89)

(TRE/ES CESPE 2011) O prazo de guarda do tipo documental no arquivo corrente e no intermediário não precisa constar na análise tipológica, mas constitui item obrigatório da análise diplomática.



Os itens a considerar na análise tipológica, segundo o modelo preconizado pelo grupo de trabalho dos arquivistas de Madri, são:1. Tipo […].2. Código da série que corresponde ao tipo no plano de classificação. […].3. Entidade produtora acumuladora […].4. Atividade(s) […]. 5. Destinatário […].6. Legislação […].

7. Tramitação. […].8. Documentos básicos […].9. Ordenação. […].10.Conteúdo. […].11.Vigência. “ Qualidade que representa um documento enquanto permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições nele contidos”. [Tempo de arquivamento no arquivo setorial].12.Prazos. [Tempo de permanência no arquivo setorial]. Eliminação [ou se está destinado à preservação no arquivo permanente]. A fixação dos prazos não cabe quando se analisam documentos de guarda permanente.

(TRE/ES CESPE 2011) A tipologia documental é a junção da espécie documental à função que deu origem ao documento.


Segundo Bellotto – Diplomática e tipologia documental em arquivos (2008: 8-79),

[…], a tipologia documental, […], entendido como a “ configuração que assume a espécie documental de acordo coma atividade que a gerou”.…Tipo [espécie documental + atividade concernente].

E, ainda, também,

Segundo Bellotto – Arquivos permanentes: tratamento documental(2006: 52-88-89),

O tipo documental, que resulta da espécie documental aliada à sua atividade concernente: [...].

Acerca de diplomática e tipologia documental, julgue os itens a seguir.

(STM CESPE 2011) O documento diplomático é definido como o registro legitimado do ato administrativo ou jurídico, o qual, por sua vez, é consequência do fato administrativo ou jurídico.



O documento diplomático também é definido com o registro legitimado do ato administrativo ou jurídico, o qual, por sua vez, é conseqüência do fato administrativo ou jurídico.

(STM CESPE 2011) A tipologia documental ocupa-se da estrutura formal dos atos escritos de origem governamental ou notarial.


Segundo Bellotto – Arquivos permanentes: tratamento documental (2002: 45-52),

A diplomática ocupa-se da estrutura formal dos atos escritos de origem governamental e/ou notarial.

[...], a tipologia documental ocupa-se do tipo documental – “ configuração que assume a espécie documental de acordo coma atividade que gerou”.

(STM CESPE 2011) A análise diplomática parte do conjunto homogêneo de atos que está expresso em um conjunto homogêneo de documentos.



Na arquivística, a análise tipológica parte do princípio da proveniência e, portanto, verifica-se: se ao conjunto homogêneo de atos está expresso em um conjunto homogêneo de documentos.

No que se refere a políticas, legislação e normas de descrição arquivística e de acesso a documentos, julgue itens. Nesse sentido, considere que o siglema NOBRADE refere-se à Norma Brasileira de Descrição Arquivística.

(STM CESPE 2011)Os documentos que podem afetar a segurança da sociedade e do Estado, ou a intimidade, a honra e a imagem de pessoas, são sigilosos. Todo documento sigiloso pode, entretanto, ser objeto de exibição reservada, mediante determinação do Poder Judiciário.



LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências....CAPÍTULO VDO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOSArt. 23 Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos.§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originalmente sigilosos....Art. 24 Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.

STM CESPE 2011)O crescimento da Internet como espaço para transferência e uso da informação levou o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) a elaborar diretrizes para a construção de sítios web institucionais, visando estimular a ampliação da disponibilidade de informações arquivísticas na rede.

Resposta

O item está “Certo”.

Segundo o Conarq – Diretrizes gerais para a construção de websites de instituições arquivísticas (2000: 3),

Neste quadro de reconhecimento da dimensão virtual dos arquivos, e de novos espaços de transferência e uso da informação, a construção e gerência de websites passa a ser uma atividade indispensável nas instituições arquivísticas.

(STM CESPE 2011) A NOBRADE estabelece diretivas compatíveis com as normas internacionais em vigor e destina-se à descrição de documentos em fase permanente, não se adequando ao uso na fase corrente.


Segundo o Conarq – Norma brasileira de descrição arquivística / NOBRADE (2006: 10),

Esta norma estabelece diretivas para a descrição no Brasil de documentos arquivísticos, compatíveis com as normas internacionais em vigor ISAD(G) e ISAAR(CPF), e tem em vista facilitar o acesso e o intercâmbio de informações em âmbito nacional e internacional.Embora voltada preferencialmente para a descrição de documentos em fase permanente, pode também ser aplicada à descrição em fases corrente e intermediária.

(STM CESPE 2011) Visando facilitar o intercâmbio de informações, a NOBRADE tem por objetivo uniformizar os formatos de entrada e saída de dados em sistemas de descrição e padronizar o formato final dos instrumentos de pesquisa produzidos no Brasil.


Segundo o Conarq – Norma brasileira de descrição arquivística / NOBRADE (2006: 10),

Normas para descrição de documentos arquivísticos visam garantir descrições consistentes,apropriadas e auto-explicativas. A padronização da descrição, além de proporcionar maior qualidade ao trabalho técnico, contribui para a economia dos recursos aplicados e para a otimização das informações recuperadas. Ao mesmo tempo que influem no tratamento técnico realizado pelas entidades custodiadoras, as normas habilitam o pesquisador ao uso mais ágil de instrumentos de pesquisa que estruturam de maneira semelhante a informação.Assim como as normas internacionais ISAD(G) e ISAAR(CPF) demandam normas nacionais, a norma brasileira advoga a padronização de procedimentos em sistemas de arquivos e/ou em entidades custodiadoras. Da mesma maneira que aquelas normas internacionais, a NOBRADE não preceitua formatos de entrada ou saída de dados em sistemas de descrição automatizados ou manuais. Tem por objetivo estruturar a informação a partir de elementos de descrição comuns, buscando interferir o mínimo possível na forma final em que as descrições são apresentadas. Cabe a cada entidade custodiadora e a seus profissionais a decisão acerca dos recursos utilizados para a descrição, bem como o formato final de seus instrumentos de pesquisa, sendo apenas imprescindível a presença dos elementos de descrição obrigatórios.

(STM CESPE 2011) A NOBRADE adota a descrição multinível, ou seja, descrição do geral para o particular e que busca representar o contexto e a estrutura de organização do fundo, privilegiando informações relevantes para cada nível e explicitando as relações hierárquicas entre eles.


Segundo o Conarq – Norma brasileira de descrição arquivística / NOBRADE (2006: 10-11),

Esta norma tem como pressupostos básicos o respeito aos fundos e a descrição multinível, adotando os princípios expressos na ISAD(G), quais sejam:Descrição do geral para o particular – com o objetivo de representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e suas partes componentes;Informação relevante para o nível de descrição – com o objetivo de representar com rigor o contexto e o conteúdo da unidade de descrição;Relação entre descrições – com o objetivo de explicitar a posição da unidade de descriçãona hierarquia;

(STM CESPE 2011) A ISAAR (CPF) é a norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias. Os registros de autoridade fornecem descrições de entidades ou pessoas relacionadas à produção e manutenção de arquivos.


Segundo o CIA - Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias / ISAAR (CPF) (2004: 12),

Esta norma dá diretivas para a preparação de registros de autoridade arquivística que forneçam descrições de entidades (entidades coletivas, pessoas e famílias) relacionadas à produção e manutenção de arquivos.

(STM CESPE 2011) A descrição de instituições arquivísticas e de outras entidades responsáveis pela manutenção de arquivos, que deem acesso a documentos sob sua custódia, deve ser feita utilizando-se a norma ISAAR (CPF).



Esta norma dá diretivas para a preparação de descrições de funções de entidades coletivas associadas à produção e manutenção de arquivos.1.2 O termo “função” é usado nesta norma para incluir não somente funções, mas também qualquer uma das subdivisões de uma função, tais como subfunção, procedimento operacional,atividade, tarefa, transação ou outro termo de uso internacional, nacional ou local. A normapode ser usada para descrever uma função ou qualquer de suas subdivisões.

(STM CESPE 2011) A Norma Internacional para Descrição de Funções (ISDF), fornece as diretivas para a descrição de funções e suas subdivisões, tais como subfunção, procedimento operacional, atividade, tarefa, transação, ou outro termo de uso internacional, nacional ou local.


Segundo o CIA – ISDF: Norma internacional para descrição de funções (2010: 11),

Esta norma dá diretivas para a preparação de descrições de funções de entidades coletivas associadas à produção e manutenção de arquivos.O termo “função” é usado nesta norma para incluir não somente funções, mas também qualquer uma das subdivisões de uma função, tais como subfunção, procedimento operacional, atividade, tarefa, transação ou outro termo de uso internacional, nacional ou local. A norma pode ser usada para descrever uma função ou qualquer de suas subdivisões.

(STM CESPE 2011) Para garantir a segurança nacional, os estrangeiros, mesmo os residentes no Brasil, não podem receber diretamente dos órgãos públicos brasileiros informações ou documentos de seu interesse particular.



CONSTITUIÇÃO DA REPÚBLICA FEDERATIVA DO BRASIL DE 1988Título IIDOS DIREITOS E GARANTIAS FUNDAMENTAISCapítulo IDOS DIREITOS E DEVERES INDIVIDUAIS E COLETIVOS...Art. 5º. Todos são iguais perante a lei, sem distinção de qualquer natureza, garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros residentes no País, a inviolabilidade do direito à vida, à liberdade, à igualdade, à segurança e à propriedade, nos termos seguintes:...X - são invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, assegurado o direito a indenização pelo dano material ou moral decorrente de sua violação; ...XIV - é assegurado a todos o acesso à informação e resguardado o sigilo da fonte, quando necessário ao exercício profissional; ...XXXIII - todos tem direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do estado;

Acerca das políticas de acesso a documentos de arquivo, julgue os próximos itens.

(TRE/ES CESPE 2011) Os documentos considerados sigilosos devem ser abertos no protocolo, registrados nos sistemas de controle e, em seguida, distribuídos aos destinatários.



Protocolo…Recebimento e classificaçãoPassos Rotinas1 [...]…4 Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de carater sigiloso5 Encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários6 Abrir a correspondência ostensiva

7 Tomar conhecimento da correspondência pela leitura, verificando a existência de antecedentes

8 […] ...

(TRE/ES CESPE 2011) Os documentos considerados ultrassecretos podem, de acordo com a legislação vigente, permanecer indefinidamente fechados, ou seja, com acesso restrito.



A classificação de ultra-secreto é dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

E, ainda, também,

Segundo o Conarq – Legislação Arquivística Brasileira (2011: 39-56).

DECRETO Nº 2.134, DE 24 DE JANEIRO DE 1997 (p. 39)[Revogado pelo Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002]Regulamenta o art. 23 da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a categoria dos documentos públicos sigilosos e o acesso a eles, e dá outras providências....CAPÍTULO IIIDO SIGILO E DA SEGURANÇA DA SOCIEDADE E DO ESTADOArt. 15.Os documentos públicos, sigilosos classificam-se em quatro categorias:I - ultra-secretos: os que requeiram excepcionais medidas de segurança e cujo teor só deva ser do conhecimento de agentes públicos ligados ao seu estudo e manuseio;

DECRETO Nº 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002 (p. 56)Dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal, e dá outras providências....CAPÍTULO IIDO SIGILO E DA SEGURANÇASeção IDa Classificação Segundo o Grau de SigiloArt. 5º Os dados ou informações sigilosos serão classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do seu teor ou dos seus elementos intrínsecos.§ 1º São passíveis de classificação como ultra-secretos, dentre outros, dados ou informações referentes à soberania e à integridade territorial nacionais, a planos e operações militares, às relações internacionais do País, a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico e tecnológico de interesse da defesa nacional e a programas econômicos, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave à segurança da sociedade e do Estado.

(TRE/ES CESPE 2011) O acesso a documentos mantidos nos arquivos correntes é aberto a todos os que necessitam das informações contidas nesses documentos.



Arquivo correnteConjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

E, ainda,

Segundo Rousseau; Couture – Os fundamentos da disciplina arquivística (1998: 114-115),

O período de atividade: arquivos correntesÉ o período durante o qual os documentos ativos são indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas de uma administração. Formam então o arquivo corrente. […], estesdocumentos estão na primeira fase da sua existência e são conservados para responder aos objetivos da sua criação, […].

(TRE/ES CESPE 2011) O acesso a documentos mantidos no arquivo intermediário é restrito aos acumuladores ou aos que tenham autorização concedida por quem produziu ou recebeu o documento.



O período de semiatividade: arquivos intermediários[…]. os documentos semiativos devem sempre responder aos objetivos da sua criação, […].

E, ainda, também,


como a propriedade da documentação continua a ser da administração que a produziu, só a esta será permitido o acesso aos documentos, podendo, porém, dar utilização para que outros os consultem.

Acerca das atividades culturais e educativas em arquivos permanentes, julgue os itens a seguir.

(SEGER/ES CESPE 2011) O programa Memória do Mundo, da UNESCO, do qual o Brasil participa, tem por objetivo a divulgação do patrimônio arquivístico documental mundial, por meio de incentivo às atividades educativas e culturais promovidas pela sociedade local.


Segundo o Arquivo Nacional,

O Programa Memória do Mundo da Unesco tem por objetivo identificar documentos ou conjuntos documentais considerados em situação de risco que tenham valor de

patrimônio documental da humanidade. Estes são inseridos no Registro Internacional de Patrimônio Documental, a partir da aprovação por comitê internacional de especialistas, da candidatura encaminhada pela instituição detentora do acervo.

Disponível em: http://www.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=91. Acesso em: 28/04/2011.

(SEGER/ES CESPE 2011) A publicação e a divulgação de instrumentos de pesquisa como guias, inventários e catálogos têm por finalidade estimular o interesse de crianças e adolescentes pelos arquivos.


Segundo Lopez – Como descrever documentos de arquivo: elaboração de instrumentos de pesquisa (2002: 10-11),

Os instrumentos de pesquisa são as ferramentas utilizadas para descrever um arquivo, ou parte dele, tendo a função de orientar a consulta e de determinar com exatidão quais são e onde estão os documentos. Tais instrumentos são assim definidos:“obra de referência, publicada ou não, que identifica, localiza, resume ou transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos, séries e peças documentais existentes num arquivo permanente, com a finalidade de controle e de acesso ao acervo”....Os instrumentos de pesquisa referem-se ao acesso e ao controle de um acervo, geralmente permanente, e com pelo menos uma identificação ou organização mínima. Têm como função principal disponibilizar documentos para a consulta. Apresentam-se na forma de guias, inventários, catálogos e índices, sendo destinados não só ao corpo técnico do arquivo (para controle do acervo) como também a todos os potenciais consulentes. Em geral, os instrumentos de pesquisa almejam uma grande difusão, motivo pelo qual são publicados em meios impressos ou eletrônicos, sempre que a instituição responsável dispõe de recursos para isso.

(SEGER/ES CESPE 2011) Em geral, define-se serviço educativo como o conjunto de atividades pedagógicas realizadas nos arquivos brasileiros com o objetivo de divulgar o acervo e iniciar o público na sua utilização.



Serviço educativoConjunto de atividades pedagógicas realizadas com o objetivo de divulgar o acervo e iniciar o público na sua utilização.

A respeito de digitalização e microfilmagem aplicada aos arquivos, julgue os itens que se seguem.

(STM CESPE 2011) Os documentos arquivísticos digitalizados, quando forem transferidos ou recolhidos às instituições arquivísticas públicas, devem estar criptografados.


Segundo O Conarq – Legislação Arquivística Brasileira (2011: 90),

RESOLUÇÃO Nº 24, DE 3 DE AGOSTO DE 2006Estabelece diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas....Art. 1º - Os documentos arquivísticos digitais a serem transferidos ou recolhidos às instituições arquivísticas públicas, deverão:a) ser previamente identificados, classificados, avaliados e destinados, incluindo os documentos não digitais que façam parte do conjunto a ser transferido ou recolhido, conforme o previsto em tabela de temporalidade e destinação de documentos, ou plano de destinação aprovados pelas instituições arquivísticas na sua esfera de competência e de acordo com a legislação vigente;b) ter asseguradas a sua integridade e confiabilidade, por meio da adoção de procedimentos administrativos e técnicos que gerenciem riscos e garantam a segurança de maneira a evitar corrupção ou perda de dados;c) vir acompanhados de termo de transferência ou de recolhimento, conforme as normas da instituição arquivística na sua esfera de competência;d) vir acompanhados de listagem descritiva que permita a identificação e controle dos documentos transferidos ou recolhidos, conforme anexo I dessa resolução, em duas vias, sendo que uma ficará permanentemente com o órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento e a outra com a instituição arquivística para fins de prova e informação;e) vir acompanhados de declaração de autenticidade, emitida pelo órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento, que permita avaliar e atestar a autenticidade dos documentos, elaborada conforme anexo II dessa resolução, em duas vias, sendo que uma ficará permanentemente com o órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento e a outra com a instituição arquivística, para fins de prova e informação;f) estar no(s) formato(s) de arquivo digital previsto(s) pelas normas da instituição arquivística responsável pela sua custódia; eg) ser enviados em mídia(s) ou protocolo(s) de transmissão previsto(s) pelas normas da instituição arquivística.

(STM CESPE 2011) Pode-se eliminar documentos arquivísticos submetidos a processos de digitalização mesmo que a eliminação não esteja prevista na tabela de temporalidade de documentos.



RESOLUCAO Nº 20, DE 16 DE JULHO DE 2004Dispoe sobre a insercao dos documentos digitais em programas de gestao arquivistica de documentos dos orgaos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos....Paragrafo unico - A eliminacao de documentos arquivisticos submetidos a processo de digitalizacao so devera ocorrer se estiver prevista na tabela de temporalidade do orgao ou entidade, aprovada pela autoridade competente na sua esfera de atuacao e respeitado o disposto no art. 9o da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Com relação aos sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (SIGAD) e à microfilmagem de documentos, julgue os itens a seguir.

(SEGER/ES CESPE 2011) É indispensável o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem, e os traslados e certidões originais de microfilmes.

Resposta

O item está “Errado”.


LEI N° 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências....Art. 4° É dispensável o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certidões originais de microfilmes.

(SEGER/ES CESPE 2011) Na sinalética visual, são dispostas informações relativas às características físicas e ao teor dos documentos.



Sinalética visualSinalética que precede a imagem dos documentos com o objetivo de facilitar a sua localização ao longo do filme. Também chamada cartão-flash ou flash.

(SEGER/ES CESPE 2011) Os filmes negativos resultantes de microfilmagem devem ficar arquivados na repartição detentora do arquivo, sendo vedada sua saída sob qualquer pretexto.



LEI N° 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências....Art. 1° É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais....§4° Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto.

(SEGER/ES CESPE 2011) Ao conjunto de informações técnicas e outros dados considerados úteis, localizado no início de um rolo de microfilme, denomina-se imagem de abertura.



Imagem de aberturaConjunto de informações técnicas e outros dados considerados úteis, localizado no início de

um rolo de microfilme.

(SEGER/ES CESPE 2011) O filme vesicular — filme diazo no qual o nitrogênio, liberado durante o tempo de exposição, se expande em decorrência do calor, formando bolhas minúsculas que vão produzir uma imagem pela difusão da luz — é usado para cópias a partir deoutros filmes e não dispõe de qualidade arquivística.



Filme vesicularFilme diazo no qual o nitrogênio, liberado durante o tempo de exposição, se expande em decorrência do calor, formando bolhas minúsculas que vão produzir uma imagem pela difusão da luz. É usado para cópias a partir de outros filmes e não dispõe de qualidade arquivística.

(SEGER/ES CESPE 2011) A critério da autoridade competente, os documentos em tramitação ou em estudo poderão ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.



LEI N° 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.Art. 1° É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais....§6° Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados antes de ser arquivados.§7° Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda não arquivados desde que autorizados por autoridade competente.

(TRE/ES CESPE 2011) De acordo com a legislação em vigor, o original do documento permanente microfilmado não pode ser eliminado.


Segundo o Conarq – Legislação Arquivística Brasileira (2011: 12-38).

LEI N° 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências…Art. 1° É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais.…Art. 2° Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartição detentora dos mesmos.

DECRETO Nº 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996

Regulamenta a Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências...Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.

(TRE/ES CESPE 2011) Documento arquivístico digital consiste em documento digital reconhecido e tratado como documento arquivístico.


Segundo o Conarq/CTDE - Glossário (2010: 12),

Documento arquivístico digitalDocumento digital reconhecido e tratado como um documento arquivístico.

(TRE/ES CESPE 2011) Um SIGAD pode conter ou ser compatível com o plano de classificação do órgão ou entidade, contudo não se prevê que esse sistema garanta a criação de classes, subclasses, grupos e subgrupos nos níveis do plano de classificação de acordo com o método de codificação adotado.



Um SIGAD tem que incluir e ser compatível com o plano de classificação do órgão ou entidade.…Um SIGAD tem que garantir a criação de classes, subclasses, grupos e subgrupos nos níveis do plano de classificação de acordo com o método de codificação adotado.

(TRE/ES CESPE 2011) Os metadados relativos à data de abertura e à de encerramento de um dossiê ou processo não precisam ser registrados em um SIGAD, visto que tais informações são recuperadas por meio de outros sistemas.



Um SIGAD tem que registrar nos metadados a data de abertura e de encerramento do dossiê/processo. Essa data pode se constituir em parâmetro para aplicação dos prazos de guarda e destinação do dossiê/processo.

(TRE/ES CESPE 2011) A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso dos documentos arquivísticos dentro de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, informando quem operou, a data, a hora e as ações realizadas.



A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso dos documentos arquivísticos dentro de um SIGAD (captura, registro, classificação, indexação, arquivamento, armazenamento, recuperação da informação, acesso e uso, preservação e destinação), informando quem operou, a data e hora e as ações tomadas.

Acerca do gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos, julgue os próximos itens.

(STM CESPE 2011) Os documentos arquivísticos digitais a serem transferidos ou recolhidos às instituições arquivísticas públicas devem ser identificados e classificados no momento que chegarem a essas instituições arquivísticas.


Segundo O Conarq – Legislação Arquivística Brasileira (2011: 90),

RESOLUÇÃO Nº 24, DE 3 DE AGOSTO DE 2006Estabelece diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas....Art. 1º - Os documentos arquivísticos digitais a serem transferidos ou recolhidos às instituições arquivísticas públicas, deverão:a) ser previamente identificados, classificados, avaliados e destinados, incluindo os

documentos não digitais que façam parte do conjunto a ser transferido ou recolhido, b) conforme o previsto em tabela de temporalidade e destinação de documentos, ou plano

de destinação aprovados pelas instituições arquivísticas na sua esfera de competência e de acordo com a legislação vigente;

b) ter asseguradas a sua integridade e confiabilidade, por meio da adoção de procedimentos administrativos e técnicos que gerenciem riscos e garantam a segurança de maneira a evitar corrupção ou perda de dados;c) vir acompanhados de termo de transferência ou de recolhimento, conforme as normas da instituição arquivística na sua esfera de competência;d) vir acompanhados de listagem descritiva que permita a identificação e controle dos documentos transferidos ou recolhidos, conforme anexo I dessa resolução, em duas vias, sendo que uma ficará permanentemente com o órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento e a outra com a instituição arquivística para fins de prova e informação;e) vir acompanhados de declaração de autenticidade, emitida pelo órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento, que permita avaliar e atestar a autenticidade dos documentos, elaborada conforme anexo II dessa resolução, em duas vias, sendo que uma ficará permanentemente com o órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento e a outra com a instituição arquivística, para fins de prova e informação;f) estar no(s) formato(s) de arquivo digital previsto(s) pelas normas da instituição arquivística responsável pela sua custódia; eg) ser enviados em mídia(s) ou protocolo(s) de transmissão previsto(s) pelas normas da instituição arquivística.

(STM CESPE 2011) O órgão que fizer a transferência do documento arquivístico digital deve emitir uma declaração de autenticidade do documento.



RESOLUÇÃO Nº 24, DE 3 DE AGOSTO DE 2006Estabelece diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas....Art. 1º - Os documentos arquivísticos digitais a serem transferidos ou recolhidos às instituições arquivísticas públicas, deverão:a) ser previamente identificados, classificados, avaliados e destinados, incluindo os documentos não digitais que façam parte do conjunto a ser transferido ou recolhido, conforme o previsto em tabela de temporalidade e destinação de documentos, ou plano de destinação aprovados pelas instituições arquivísticas na sua esfera de competência e de acordo com a legislação vigente;b) ter asseguradas a sua integridade e confiabilidade, por meio da adoção de procedimentos administrativos e técnicos que gerenciem riscos e garantam a segurança de maneira a evitar corrupção ou perda de dados;c) vir acompanhados de termo de transferência ou de recolhimento, conforme as normas da instituição arquivística na sua esfera de competência;d) vir acompanhados de listagem descritiva que permita a identificação e controle dos documentos transferidos ou recolhidos, conforme anexo I dessa resolução, em duas vias, sendo que uma ficará permanentemente com o órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento e a outra com a instituição arquivística para fins de prova e informação;e) vir acompanhados de declaração de autenticidade, emitida pelo órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento, que permita avaliar e atestar a autenticidade dos documentos, elaborada conforme anexo II dessa resolução, em duas vias, sendo que uma ficará permanentemente com o órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento e a outra com a instituição arquivística, para fins de prova e informação;f) estar no(s) formato(s) de arquivo digital previsto(s) pelas normas da instituição arquivística responsável pela sua custódia; eg) ser enviados em mídia(s) ou protocolo(s) de transmissão previsto(s) pelas normas da instituição arquivística.

(STM CESPE 2011) Da mesma forma que, nas organizações, há documentos em suportes tradicionais que não são documentos de arquivo, também há documentos eletrônicos que não pertencem aos arquivos.


Segundo o Conarq/CTDE,

Perguntas mais frequentes1. O que é considerado um documento arquivístico num ambiente digital?Resposta: um documento em formato digital é considerado arquivístico quando produzido (elaborado ou recebido) no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência.2. Documento digital é a mesma coisa que documento eletrônico?Resposta: Na literatura arquivística internacional, ainda é corrente o uso do termo “documento eletrônico” como sinônimo de “documento digital”. [...]

Disponível em: http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htmAcesso em: 29/04/2011.

E, ainda, também,

Segundo o Conarq/CTDE – Glossário (2010: 12-13)

Documento arquivístico digital

Documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivístico.

Documento arquivístico eletrônicoDocumento eletrônico reconhecido e tratado como um documento arquivístico.

(STM CESPE 2011) O conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos e processado por computador, e que pode, ainda, compreender um software particular ou determinado número de softwares integrados, é o que se entende por Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos.


Segundo o Conarq/CTDE – eARQBrasil (2006: 5),

O que é SIGAD?É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses.

Considerando que a sigla SIGAD, sempre que empregada, refere-se ao Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos, julgue os seguintes itens, acerca da automação aplicada aos arquivos.

(SEGER/ES CESPE 2011) No âmbito do controle de versões do documento digital, quando um usuário autorizado recupera um documento do espaço gerencial e o armazena em seu próprio espaço, ele cria uma cópia. O mesmo acontece nos casos em que o usuárioreencaminha um documento para outro usuário.


Segundo o Conarq/CTDE – e-ARQ Brasil (2006: 59),

Um SIGAD tem que ser capaz de, por meio do seu recurso de fluxo de trabalho,estabelecer o status do documento, isto é, se trata de minuta, original ou cópia. No caso dos documentos digitais, esse status é estabelecido de acordo com a rota do documento no SIGAD. Assim, por exemplo: um documento criado no espaço individual ou do grupo mas não transmitido, é uma

minuta; um documento transmitido do espaço individual ou do grupo para o espaço gerencial,

onde não poderá mais ser alterado, e daí para fora da instituição, será sempre recebido como um original e armazenado no espaço de origem (individual, do grupo ou gerencial) como uma última minuta. Isso porque a transmissão acrescenta metadados ao documento (como data e hora da transmissão) que o tornam mais completo;

um documento que é enviado do espaço individual para o do grupo para fins de comentários é uma minuta, que deverá ter seu número de versões devidamente controlado;

quando um usuário autorizado recupera um documento do espaço gerencial e o armazena em seu espaço, ele cria uma cópia. O mesmo acontece quando o usuário reencaminha um documento para um outro usuário.

(SEGER/ES CESPE 2011) A trilha de auditoria é o histórico de todas as intervenções, ou tentativas de intervenção, feitas no documento e no próprio SIGAD. Mas isso não significa que a trilha de auditoria seja um metadado sobre os documentos arquivísticos digitais.



A trilha de auditoria consiste num histórico de todas as intervenções, ou tentativas de intervenções, feitas no documento e no próprio SIGAD. Nesse sentido, é também um metadado sobre os documentos arquivísticos digitais e informa sobre a sua autenticidade.

(SEGER/ES CESPE 2011) Um sítio web pode ser considerado um documento arquivístico, desde que ele tenha sido produzido no curso de uma atividade, como instrumento ou resultado daquela atividade, e retido para ação ou referência.


Segundo o Conarq / CTDE,

Um website pode ser considerado um documento arquivístico?Resposta: Sim, desde que tenha sido elaborado no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência. O website deve ser contemplado pelo programa de gestão arquivística da instituição.

Disponível em:http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=10. Acesso em: 15/04/2011.

E, ainda,


Documento arquivístico digitalDocumento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. São exemplos de documentos arquivísticosdigitais: textos, imagens fixas, imagens em movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertório de diversidade crescente.

(SEGER/ES CESPE 2011) A anatomia do objeto digital — que é uma ou mais cadeias de bits que registram o conteúdo do objeto e de seus metadados associados — é percebida em dois níveis: físico e lógico.


Segundo o Conarq / CTDE - Glossário (2010: 18),

Objeto digitalConjunto de uma ou mais cadeias de bits que registram o conteúdo do objeto e de

seus metadados associados. A anatomia do objeto digital é percebida em três níveis:1. nível físico – refere-se ao objeto digital enquanto fenômeno físico que registra as codificações lógicas dos bits nos suportes. Por exemplo, no suporte magnético o objeto físico é a seqüência do estado de polaridades (negativa e positiva); nos suportes ópticos é a seqüência de estados de translucidez (transparência e opacidade);2. nível lógico – refere-se ao objeto digital enquanto conjunto de seqüências de bits, que constitui a base dos objetos conceituais;3. nível conceitual – refere-se ao objeto digital que se apresenta de maneira compreensível para o usuário, por exemplo, o documento visualizado na tela do computador.

(SEGER/ES CESPE 2011) Autenticidade é uma qualidade do documento. Autenticação é uma declaração dessa qualidade. A assinatura digital é um exemplo de autenticação, visto que ela identifica o emissor de um documento e permite a verificação de que o seu conteúdonão foi alterado. A autoria e a integridade são alguns dos elementos do documento que apoiam a presunção da autenticidade de um documento digital, mas não são suficientes para assegurá-la.


Segundo o Conarq / CTDE,

Qual é a diferença entre autenticidade e autenticação?A autenticidade é uma qualidade do documento; a autenticação é uma declaração desta qualidade.Autenticidade é a qualidade de um documento ser autêntico e merecedor de aceitação, isto é, a característica de um documento ser o que diz ser e de estar livre de adulteração e corrupção.Autenticação é a declaração de autenticidade de um documento, num determinado momento, por uma pessoa física ou jurídica investida de autoridade para fazer tal declaração (servidor público, notário, autoridade certificadora). Ela tem a forma de uma declaração que se insere no documento para atestar que ele é autêntico.Observação: A assinatura digital é um exemplo de autenticação, visto que ela identifica o emissor de um documento e permite a verificação de que seu conteúdo não foi adulterado. A autoria e a integridade são alguns dos elementos do documento que apoiam a presunção de autenticidade de um documento digital, mas não são suficientes para assegurá-la.

Disponível em:http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=10. Acesso em: 15/04/2011

E, ainda,

Segundo o Conarq / CTDE - Glossário (2010: 4-5),

Assinatura digitalModalidade de assinatura eletrônica, resultado de uma operação matemática que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento. Os atributos da assinatura digital são: a) ser única para cada documento, mesmo que seja o mesmo signatário; b) comprovar a autoria do documento digital;c) possibilitar a verificação da integridade; d) assegurar ao destinatário o “não repúdio” do

documento digital, uma vez que, a princípio, o emitente é a única pessoa que tem acesso à chave privada que gerou a assinatura.

AutenticaçãoDeclaração de que um documento original é autêntico, ou que uma cópia reproduz fielmente o original, feita num determinado momento, por uma pessoa jurídica com autoridade para tal (servidor público, notário, autoridade certificadora).

AutenticidadeCredibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção.

(SEGER/ES CESPE 2011) O SIGAD é o conjunto de tecnologias utilizadas para organizar a informação não estruturada de um órgão ou entidade, podendo ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.



O que é SIGAD?É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses.O sucesso do SIGAD dependerá fundamentalmente da implementação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos.

(SEGER/ES CESPE 2011) A criptografia é um método de codificação de dados segundo algoritmo específico e chave secreta, de forma que somente os usuários autorizados possam restabelecer a sua forma original.


Segundo o Conarq / CTDE - Glossário (2010: 11),

CriptografiaMétodo de codificação de dados segundo algoritmo específico e chave secreta de forma que somente os usuários autorizados podem restabelecer sua forma original.

(SEGER/ES CESPE 2011) Um SIGAD deve permitir que um administrador autorizado possa anular uma operação em caso de erro do usuário ou do sistema. A anulação de uma operação significa apagar um documento arquivístico capturado pelo SIGAD.



Um SIGAD tem que permitir, a um administrador autorizado a anulação da operação em caso de erro do usuário ou do sistema.

Anular uma operação não significa apagar um documento arquivístico capturado pelo SIGAD.A anulação da eliminação definitiva de documentos, por ser irreversível, não é possível.

Julgue os próximos itens, a respeito da preservação, conservação e restauração de documentos arquivísticos.

(STM CESPE 2011) Tirar a sujeira superficial com uma borracha macia ou borracha fina em pó é uma forma adequada de higienizar documentos em papel.



HigienizaçãoRetirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos, com vistas à preservaçãodos documentos.

E, ainda, também,

Segundo Beck – Manual de preservação de documentos (1991: 57),

O método mais simples de limpeza é a remoção do pó e demais sujidades a seco. Remove-se o pó das lombadas e partes externas dos livros aspiradores, e para a limpeza das folhas utiliza-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodão, de acordo com a resistência do material. Corpos estranhos mais resistentes podem ser removidos com um pequeno bisturi sem corte.Uma limpeza mais eficiente e sem risco pode ser feita com o pó de borracha, que é preparado facilmente com uma lima ou ralador. [...]. Aplicar o pó em pequenas quantidades, fazendo suaves movimentos circulares sobre as superfícies desejadas, removendo-o com um pincel, e repor outras porções limpas, até o ponto em que elas não mais se sujem.

(SEGER/ES CESPE 2011) O pH indica o grau de concentração de íons de hidrogênio em um suporte, podendo assumir valores em uma escala logarítmica de 0 a 12. O pH igual a 6 indica o ponto neutro e os valores acima de 6 caracterizam o estado alcalino.



Valor do pHGrau de concentração de íons de hidrogênio num suporte. É expresso numa escala logarítmica de 0 a 14, sendo 7 o ponto neutro. Os valores acima de 7 caracterizam o estado alcalino e os inferiores, a acidez.

(SEGER/ES CESPE 2011) O processo de restauração denominado velatura consiste na colocação do documento entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces.

Resposta

O item está “Errado”.


VelaturaProcesso de restauração que consiste na aplicação de reforço de papel ou tecido em qualquer face de uma folha.

(SEGER/ES CESPE 2011) As instituições arquivísticas devem concentrar seus programas de preservação em ações reparativas e restauradoras.



A forma reparativa não é uma solução eficiente na preservação de acervos, pois se trata de um processo moroso e caro; ademais, a restauração não é aconselhável quando faltam condições essenciais à conservação do material tratado. Assim, a ação mais eficiente é, sem dúvida, a aplicação de um programa gradual de preservação iniciado pelo controle preventivo dos agentes patogênicos, através da higiene sistemática do acervo e dos depósitos, detectando e eliminando possíveis infestações e danos diversos.

(SEGER/ES CESPE 2011) A reintegração é um processo de restauração, manual ou mecânico, em que se usa uma suspensão de fibras para reparar documentos danificados por perda de suporte.



ReintegraçãoProcesso de restauração, manual ou mecânico, em que se usa uma suspensão de fibras para re parar documentos danificados por perda de suporte.

(SEGER/ES CESPE 2011) O controle de climatização deverá ser realizado periodicamente, mediante a leitura de equipamentos colocados nos depósitos, como o termômetro, para controle de temperatura, o higrômetro, para controle de umidade, e o termohigrógrafo, que emite gráficos com o registro da temperatura e da umidade relativa


Segundo Beck – Manual de conservação de documentos (1985: 26),

O controle de climatização deverá ser realizado periodicamente, através da leitura de aparelhos colocados nos depósitos, quais sejam, o termômetro, para controle de temperatura, o higrômetro, para controle de umidade, e o termo-higrógrafo, que emite gráficos com o registro da temperatura e da umidade relativa de períodos determinados.

Tre-es, Seger-es, Stm - Cespe 2011

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