Transformando grandes idéias em projetos gerenciáveis Romário Davel.

Transformando grandes idéias em projetos gerenciáveis

Romário Davel

Os Programas e Projetos devem estar alinhados aos Objetivos Estratégicos da Organização.

Objetivos Estratégias Projetos

Planejamento Estratégico da Organização

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Quando uma idéia pode ser um Projeto?

Está alinhada aos objetivos da organização?Retorno tangível para a organização?Existe recursos?Obedece restrições?Pode ser gerenciada?

Afinal, O que é projeto?

Projetos são empreendimentos com começo e fim definidos, e dirigido por pessoas, para de forma progressiva cumprir objetivos estabelecidos dentro de parâmetros de custo, prazo e qualidade.

Exemplo de projetos: Curso, filme, casa, etc...Exemplo de atividades rotineiras: Contabilização

de uma empresa, Atendimento ao consumidor.

Um conjunto de projetos = Programa

Um programa é um grupo de projetos gerenciados de forma coordenada, visando obter benefícios não possíveis de serem obtidos quando gerenciados isoladamente.

Os programas dever estar alinhados aos objetivos estratégicos da Organização.

Atividades Processos x Projeto

• Objetivo: Ao alcançar o objetivo o ciclo se encerra.

• Horizonte Temporal: Projeto tem prazo para ser cumprido.

• Segurança de permanência: No término do trabalho os recursos humanos são dispensados.

• Conhecimento Prévio: Um projeto é repleto de incertezas.

No projeto...

Restrições de um projeto

Todo projeto já se inicia com tripla restrição:

• Prazo• Custo • Qualidade

O que é Gestão de Projetos?

É a aplicação de técnicas, conhecimentos e habilidades para garantir que um projeto tenha sucesso.

Ser pragmático para não perder Tempo.

Existe desperdício de tempo maior do que participar de projetos sem planejamento?

Por que fazer gestão de projetos?• Pelo menos 50% dos projetos são executados

com níveis de produtividade abaixo do normal;• Produtos e serviços sob pressão de prazo podem

quadruplicar o numero de defeitos;• Pelo menos 50% dos grandes projetos estouram

seu orçamento;• 2/3 dos projetos são cancelados antes do fim;• Tipicamente 50% do patrimônio das organizações

não são utilizados nos projetos.

Ciclo de vida de um projeto

Ciclo de vida de um projeto

Formadores de opinião

• Patrocinadores – Exerce influência estratégica sobre o projeto.

• Participantes – Ligados a concepção e execução do projeto.

• Externo – Envolvidos indiretamente (ambientalistas, líderes comunitários, vizinhos, familiares etc...)

Nível Definição do Estágio da Organização na Gestão de Projetos

Nível 1: Inicial ou Embrionário

Base do melhor esforço;Sem planejamento;Ausência de procedimentos padronizados;Muitas vezes não atende as especificações técnicas;Possibilita atraso;São abandonados com freqüência.

Nível Definição do Estágio da Organização na Gestão de Projetos

Nível 2: Conhecido

Investimentos constantes em treinamento e aquisição de softwares de gerenciamento de projetos.

Pode ocorrer a existência de iniciativas isoladas de padronização de procedimentos, mas seu uso é restrito.

Percebe-se melhor a necessidade de se efetuar planejamento e controle. Em algumas iniciativas isoladas, alguma melhoria é percebida; no restante os fracassos "teimam" em continuar ocorrendo.

Nível Definição do Estágio da Organização na Gestão de Projetos

Nível 3: Definido ou Padronizado

Padronização de procedimentos;

Os processos de planejamento e controle são consistentes e a aprendizagem faz com que eles sejam executados cada vez melhor;

Os resultados estão aparecendo.

Nível Definição do Estágio da Organização na Gestão de Projetos

Nível: 4. Gerenciado

Processos consolidados e aperfeiçoando o modelo;

Possibilita avaliação de desvios da meta e causas;

Alinhamento dos projetos às estratégias organizacionais;

Aperfeiçoa-se o GP em áreas como relacionamentos humanos, conflitos, negociações;

O uso de GP é reconhecido como fator de sucesso.

Nível Definição do Estágio da Organização na Gestão de Projetos

Nível: 5. Otimizado

A organização tem alta confiança em seus colaboradores e aceita desafios de alto risco;

Otimização na execução de projetos com base na larga experiência, conhecimentos e atitudes das pessoas;

O nível de sucesso é próximo de 100%;

Os novos projetos podem também se basear em um excelente banco de dados.

Nível Definição do Estágio da Organização na Gestão de Projetos

Fonte: Modelo de Prado

Áreas a serem consideradas no projeto.

Maiores Dificuldades

• Não cumprimento dos prazos;• Mudança de escopo constante;• Problemas de comunicação;• Recursos humanos insuficiente;• Riscos não avaliados corretamente;• Mudança de prioridade constante;• Problemas políticos;• Disputa por recursos entre gerências funcionais e gerente de projetos.

Fonte: FGV Management – Gerenciamento de Escopo

A maior parte dos problemas é decorrente da falta de planejamento e controle do escopo

Gestão do Escopo

Conflitos

Quando aplicar a RetiradaQuando aplicar “Panos quentes”Quando aplicar a NegociaçãoQuando aplicar a ColaboraçãoQuando aplicar a Força.

Gerenciamento de Conflitos

Documentação Básica de Projetos1. Termo de Abertura ("Project Charter")

2. Detalhamento das Atividades (WBS)

3. Cronograma

4. Orçamento

5. Plano de Resposta aos Riscos

6. Matriz de Responsabilidades

7. Termo de Aceite

8. Termo de Encerramento (TE)

Documentação Básica de Projetos

1. Termo de Abertura ("Project Charter") = Certidão de Nascimento do Projeto

Principais funções: Autoriza formalmente o Projeto dentro da Organização;Garantir a autoridade do Gerente do Projeto;

Deve conter:Justificativa do projetoObjetivo do projetoPremissasRestriçõesEscopoNão escopo

Project Charter

Documentação Básica de Projetos

2. Detalhamento das Atividades (WBS) - Desmembrar o projeto em unidades trabalho menores e que sejam gerenciáveis.

Principais funções é identificar:

O que deve ser feitoQuem vai fazer o queQuanto tempo leva para realizarQuanto custa realizar

WBS

Documentação Básica de Projetos

3. Cronograma

Principais funções: Gerenciar o tempo;Monitorar desempenho;Definição dos recursos;Caminho Crítico.

Deve conter:Todas as atividades detalhadasPrazo e recursos de cada atividadeIdentificar as atividades predecessoras

Cronograma

Documentação Básica de Projetos

4. Orçamento

Todo projeto possui custos, mesmo quando envolve apenas voluntários.

Deve conter:

Valor monetário de cada atividadeFluxo de caixa

Documentação Básica de Projetos

5. Plano de Resposta aos Riscos

Principais funções: Reduzir as ameaças.

Deve conter:

Plano de resposta ao riscoOrçamento de respostas

Documentação Básica de Projetos

6. Matriz de Responsabilidades

Principais funções: Definir as pessoas envolvidas Definir o papel de cada envolvido

Matriz

Gestão de Recursos

Gestão de Risco

Gestão de Conflitos

Gestão de Prazo

Gestão de Custos

Gestão da Comunicação