Tracking the 2014 commitments: miles stones, process, tools (in English and French)

SWA Café – Tracking 2014 Commitments: Milestones, Process, Tools

Fiorella Polo- SWA Secretariat

“Café SWA” – Le suivi des engagements de 2014 : Principales étapes, processus et outils

Fiorella Polo- SWA Secretariat

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Welcome to SWA Café

WARNING: You are about to join a safe space

where you can share ideas, successes and challenges… we are joining this space to learn as

partners and not to judge!

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Bienvenue au “café SWA”

AVERTISSEMENT : Vous êtes sur le point de rejoindre un espace «sécurisé» pour partager des idées, des réussites et

des défis ... nous nous joignons à cet espace d'apprentissage en tant que

partenaires et ne jugeons pas!

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Agenda

• Introduction on commitments tracking process• Importance of tracking commitments• Main global milestones• Highlights on reporting template• Key principles of process

• France - Experience of an inclusive DONOR process• Ghana - Experience of an inclusive COUNTRY process• Secretariat - mainstreaming HLM commitments into

Joint Sector Reviews

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Agenda

• Introduction au processus de suivi des engagements • Importance du suivi des engagements• Principales étapes du processus de suivi• Faits importants sur le canevas de suivi• Principaux principes du processus

• France - l’expérience d’un processus inclusif avec un bailleur de fonds

• Ghana - l’expérience d’un processus inclusif avec un pays• Secrétariat - Harmoniser le processus de suivi SWA avec

les revues sectorielles conjointes (joint sector review)

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Monitoring of commitments:

• Is a key mechanism for accountability within the partnership and to citizens

• Should be used as anchor for advocacy on support to further implementation

• Secretariat mandated to facilitate

This is the Monitoring phase of the High Level Commitments Dialogue

Reporting back

on results to

Secretariat

11 November

10 March 2015

Kick off of tra

cking

Commitments Implementation

Sept. 2015

Prep for 2016 HLM

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La phase de suivi du dialogue de haut niveau sur les engagements

Le suivi des engagements:

• Est un mécanisme clé de responsabilisation au sein du partenariat et envers les citoyens

• Doit être utilisé comme un outil de plaidoyer pour plus

d’appui dans la mise en œuvre • Secrétariat est mandaté

pour faciliter cela

Rapport de mise

en oeuvre à renvoyer au

Secrétariat

11 Novembre

10 Mars

Demarrage du

suivi

Mise en oeuvre des engagements

Sep

t. 2015

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Main milestones for commitments tracking

Global Progress Update

Partners report back to secretariat

In-country tracking (aligned to Joint Sector

reviews)

Preparationfor national campaigns

Kick-off: tracking guidance

Joint national advocacy

(commitments and SDGs)

30 June10 March11 November September

Partn

ersS

ecretariat

HLM prep

Financing the SDGs

SDGsGA

Even

ts

Campaign plansshared

MOFs and MOFAs briefed

Africasan

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Principales étapes du processus de suivi

Rapport global de suivi

Les Partenaires retournent leur rapport

Processus de suivi national (aligné sur les

revues sectorielles conjointes)

Préparationdes campagnes

nationales

Départ:Canevas de suivi

Plaidoyer commun national (engagements et

SDGs)

30 Juin10 Mars11 Novembre Septembre

Parten

airesS

ecrétariat

Préparation pour la RHN

Financement des SDGs

SDGs -AG

Evèn

emen

ts

Les plans de campa-gnes sont partagés

Ministères des finances et assainissement sont

brifés

Africasan

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Template for reporting is meant to be light and more useful at country level

• Simple traffic-light• Five color scale• Indicators are to be defined by each partner (not

agreeable at global level)• Additional questions on influence of HLM• Qualitative phone follow-up for clarification

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Le canevas de suivi est supposé être léger et plus utile au niveau national

• Simple “feu tricolore” • Cinq couleurs pour les niveaux de progrès réalisés • Indicateurs sont à définir entre les partenaires (non

agrégables au niveau mondial) • Des questions additionnelles sur l’impact de la RHN• Suivi téléphonique qualititatif pour plus de clarité

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Template for reporting is meant to be light and more useful at country level

2012 SWA HLM Commitment

Status of progress as of April 2013

Indicators of progress Steps remaining to fully achieve

What progress in implementation has been achieved?

What are the key achievements/milestones upon which the status evaluation was based?

What needs to happen and whose action is required to complete the commitment?

Please choose one of the options from the dropdown:

No progress/ barriers

Progress, but slow

Good progress

Almost complete

Complete

e.g. Improve monitoring of WASH sector

e.g. Good progress e.g. - Designed new integrated information system (IWIMS) - System designed in December 2012 and launched in February 2013

e.g. - Training of ministers' focal point; - Adoption from Ministry of Statistics

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Le canevas de suivi est supposé être léger et plus utile au niveau national

Engagements de SWA de la RHN 2012

Niveau de progrès en 2013

Indicateurs sur les progrès

Etapes restantes pour atteindre les objectifs

Quels sont les progrès dans la mise en oeuvre?

Quels sont les principaux résultats/étapes sur lesquels se basent l’évaluation?

Quelles actions sont requises et quelles sont les parties prenantes dans la mise en oeuvre des engagements? Veuillez choisir l’un des

niveaux suivants:

Obstacles importants

Progrès lents

Bons progrès

Presque concrétisé

concrétisé

Exemple: améliorer le suivi et évaluation du secteur WASH

Exemple: Bons progrès Exemple: - Développer de nouveaux systèmes d'informations intégrés. (IWIMS) - Système développé en décembre 2012 et lancé en février 2013

e.g. - Formation des points focaux des ministres - Adoption par le ministre des statistiques

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The process is almost more important that the actual traffic-light

Key principles to be followed:

1. Inclusiveness2. Alignment3. High Level Endorsement

The secretariat will also report on process and not only on outcome (reporting format includes points 1, 2,3)

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Le process est presque aussi important que le rapport “feu tricolore”

Les principaux principes à suivre:

1. Inclusivité2. Alignement3. Reçevoir un appui de haut niveau.

Le Secrétariat fera également un rapport sur le processus et non seulement sur les résultats ( format de rapport comprend les points 1, 2, 3 )

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Triangulation is key to robustness of ‘self-reporting’

Inclusiveness:

- The process is led by the lead government agency- But includes various relevant Ministries (especially

the Finance Ministry)- Includes development partners- Include civil society networks

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La triangulation est la clé de la robustesse de « l'auto-suivi»

Inclusivité:

- Le processus est mené par l'agence gouvernementale principale

- Mais comprend les différents ministères concernés (notamment le ministère des Finances )

- Comprend les partenaires de développement- Inclut les réseaux de la société civile

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Alignment to ongoing processes is key to avoid duplications and over burden

Alignment:- Use ongoing monitoring and coordination

mechanisms or- Or regional mechanisms (e.g. monitoring of E-

Thekwini commitments)- Or Joint Sector reviews

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L’alignement des processus de suivi est la clé pour éviter les répétitions et les surcharges de travail

Alignement:- Utiliser les mécanismes de suivi et de excistants- Ou des mécanismes régionaux (par exemple le suivi

des engagements E - Thekwini ) - Ou les revues sectorielles conjointes (Joint Sector

Review) 

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Appropriate level of endorsement should be sought

High-level Endorsement: - Endorsement by the appropriate level within

Government- Preferably by all Ministers concerned- But could also be endorsed by one key Minister

only and used to advocate to others after the issue of the global report

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La validation du rapport devrait se faire au niveau approrie’

Validation au bon niveau: - Approbation par le haut niveau au sein du gouvernement- De préférence par tous les ministres concernés- Mais pourrait également être approuvé par un ministre clé

et utiliser cet acteur clé pour approcher les autres ministres après la publication du rapport mondial

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Global Update and national reports will be ‘advocacy friendly’

- Global report will include several specific country examples

- Positive examples will be named individually, issues will be listed collectively

- Additional national PDF reports and tools for comparisons among countries will be available on the website

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Le rapport de suivi et les rapports nationaux doivent être “pro-plaidoyer”

- Le rapport global de suivi comprendra plusieurs exemples spécifiques de pays

- Des exemples positifs seront cités individuellement

- Les problématiques seront compilées collectivement

- Les résultats individuels des pays seront disponibles sur le site Internet de SWA, imprimable en PDF et comparables avec les autres pays.

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Comparisons tools on the website

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Outil de comparaison des progrès sur le site internet de SWA

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National PDFs on website

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Impression PDF des engagements sur le site

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Tips to mainstream monitoring of commitments in Joint Sector Reviews

What process will your country use?

A report done by consultant

10 weeks before: try to include HLM commitments in TORs of report6 weeks before: provide materials (and commitments) and feed-back to the consultant/ technical team leading the report5 weeks before: review relevant findings in the report4 weeks ahead: ensure the agenda of the JSR includes a point of review of HLM commitments4 weeks ahead: make sure a preliminary progress update on commitments are circulated to participants

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Tips to mainstream monitoring of commitments in Joint Sector Reviews

What process will your country use?

 Series working groups

10 weeks before: try to have SWA partners in each of the working groups (e.g. sanitation, water, rural etc..)6 weeks before: provide materials (and commitments) and feed-back to the working groups5 weeks before: pull together progress review on commitments’ progress by each working group 4 weeks ahead: ensure the agenda of the JSR includes a point of review of HLM commitments either under each working group or as a cross-cutting issue4 weeks ahead: make sure the preliminary progress update on commitments (complied by pulling together from working groups) are circulated to participants

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Next Cafe

Date: December 11Title: Engaging comms and media focal points early on…