Trabalho PODC

UNIVERSIDADE DO VALE DO RIO DOS SINOS

CURSOS DE GRADUAÇÃO A DISTÂNCIA

ESTRUTURAS E FUNÇÕES ORGANIZACIONAIS

TRABALHO FINAL SOBRE PODC

Estudo de caso empresa Naufragando

TIAGO CANABARRO

São Leopoldo

2015

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SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO .......................................................................................................... 3

2 CONSULTORIA LEVEL-UP ...................................................................................... 4

2.1 QUANTO À VISÃO DO NEGÓCIO E ESTRATÉGIA EMPRESARIAL.................... 4

2.2 QUANTO À CULTURA ORGANIZACIONAL E VALORES COMPARTILHADOS .. 5

2.3 QUANTO AO MERCADO DE ATUAÇÃO ............................................................... 6

2.4 QUANTO À SATISFAÇÃO DOS CLIENTES .......................................................... 6

2.5 QUANTO À POSTURA E ESTILO DA LIDERANÇA .............................................. 6

2.6 QUANTO A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL ................................................... 11

2.7 QUANTO À IMAGEM INSTITUCIONAL E MERCADOLÓGICA ........................... 14

2.8 QUANTO À AUDITORIA DE POSIÇÃO ECONÔMICO-FINANCEIRA ................. 14

2.9 QUANTO AO SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS E DE MARKETING 15

2.10 QUANTO À INOVAÇÃO ADMINISTRATIVA E TECNOLÓGICA ........................ 16

2.11 QUANTO À QUALIFICAÇÃO DA EQUIPE GERENCIAL ................................... 16

2.12 QUANTO AOS SISTEMAS DE COMUNICAÇÃO INTERNO E EXTERNO ........ 17

3 CONCLUSÃO .............................................................................................................. 19

4. REFERÊNCIAS ....................................................................................................... 20

1. INTRODUÇÃO

Diante do caso apresentado referente à empresa Naufragando, este trabalho

apresentará soluções, que de acordo com o Know-How da Consultoria Level-Up, se

seguidas, permitirão que a Naufragando obtenha recursos para se estabelecer entre as

melhores empresas no setor que atua.

Permanecer estável no mercado, superando a concorrência e com espaço para a

inovação, não é algo fácil de se realizar, entretanto, se a empresa disponibiliza de uma

estrutura organizada, com profissionais qualificados, programas e ferramentas

adequadas, guiados por missão e visão estabelecidas e claras; qualquer empresa

poderá no mínimo estar apta a lutar com a concorrência.

Estas soluções foram concebidas tendo base no Resultado do Diagnóstico

Estratégico-Organizacional, qual fora emitido pela SOS EMPRESA, fornecendo as

soluções em tópicos de acordo com a formatação do resultado supracitado.

2 CONSULTORIA LEVEL-UP

Como empresa contratada a Consultoria Level-Up analisou e elaborou um

planejamento para a empresa Naufragando e disponibiliza a sua direção o relatório

final.

2.1 QUANTO À VISÃO DO NEGÓCIO E ESTRATÉGIA EMPRESARIAL

É orientado a Naufragando, a mudança do cliente-alvo da empresa. Analisando o

ambiente externo, constatamos que o número de empresas oferecendo o mesmo

conceito do produto é extremamente elevado; é potencialmente lucrativa a adaptação

da empresa para o conceito de vida saudável. O estilo de vida saudável não apenas

vem crescendo nos últimos anos, como vem sendo cultuado ao redor do mundo todo.

Produtos

Bem como a absorção da filosofia de vida saudável, a consultoria sugere a

alteração da marca do suco; de Kidoce passa-se a chamar Nutrisuco, que é prático,

saudável, nutritivo e saboroso. Inicialmente o Nutrisuco será fornecido no sabor de

laranja e limão.

Cancela-se a distribuição da gelatina Kiruim e desenvolve sua própria gelatina,

que se chamará Levíssima.

É extremamente importante mencionar que a consultoria indica que as

fabricações dos produtos sejam realizadas em fábricas separadas. Desta forma a

empresa terá processos e equipes mais adequadas para cada produto.

Em fase inicial sugere-se a utilização da fábrica sede para a produção do suco e

a utilização de filiais para a gelatina.

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Planejamento Estratégico

Em acordo com a alteração dos produtos e filosofia da Naufragando é proposto o

novo planejamento estratégico:

Missão

Proporcionar saúde e energia, através de alimentos práticos, saudáveis,

nutritivos e saborosos.

Visão

Consolidar-se como empresa reconhecida mundialmente no setor alimentício.

Valores

Inovação Ética e Respeito Melhoria Contínua Sustentabilidade

2.2 QUANTO À CULTURA ORGANIZACIONAL E VALORES

COMPARTILHADOS

Reuniões Anuais

Sugere-se reuniões anuais de planejamento, que contam com a participação

desde a diretoria ao líder de produção. Estas reuniões ocorrerão mais precisamente ao

final do ano e serão abordados os números e valores atingidos no ano corrente e a

definição de metas da empresa para o ano seguinte.

Reuniões anuais devem acontecer em ambiente externo a empresa, por exemplo

um final de semana em um hotel com auditório.

O gerente de cada setor fica incumbido por estender as informações e definir um

plano de ação junto a equipe qual ele é responsável.

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2.3 QUANTO AO MERCADO DE ATUAÇÃO

Contratações e Treinamento

Contratação de um diretor geral comercial com experiência, bem como um

gerente de marketing e um de vendas para cada fábrica (sede e filiais), que ficarão

responsáveis por estabelecer as estratégias de suas áreas.

Criação de programas de treinamento comercial em parceria com instituições de

ensino da área, visando melhor preparar os representantes das marcas fornecidas pela

empresa junto aos estabelecimentos potenciais.

É importante a contratação de um gerente de logística com experiência, a fim de

rever o processo logístico e implantar melhorias baseadas na implantação de

ferramentas que levem a empresa a alcançar um diferencial na qualidade da entrega

dos produtos, bem como na velocidade.

2.4 QUANTO À SATISFAÇÃO DOS CLIENTES

Realizar pesquisas estruturadas aos clientes com a finalidade de identificar o que

é esperado da empresa em questões como: Entrega, atendimento, qualidade e

relacionamento.

2.5 QUANTO À POSTURA E ESTILO DA LIDERANÇA

Diálogo Semanal:

Será conduzido pelo gerente do setor, que discorrerá sobre pontos a serem

considerados na semana por cada setor.

Na área de produção o gestor deve conversar sobre os objetivos de produção,

qualidade e segurança; com o auxílio dos operadores avaliar e definir um plano de ação

para alguma ocorrência acontecida na semana anterior. Tais ocorrências podem ser

consideradas: Problemas no processo de fabricação relacionada a maquinário,

reportagens ou menções que desmereçam o produto nas mídias sociais e etc. O plano

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de ação pode ser chamado de Fast Response (resposta rápida), qual é originário do

setor automotivo, onde a área originária à ocorrência se reúne no primeiro horário para

de forma rápida atuar na causa raiz.

Análise de Desempenho

De maneira oficial e formal a avaliação de desempenho deve ser estabelecida

para todos os setores da empresa. Os gerentes serão responsáveis pelas avaliações, e

as mesmas devem ser aplicadas a cada semestre. A avaliação deverá contemplar

questões técnicas referente ao escopo da função e questões psicológicas do

profissional.

Na avaliação da equipe de produção, sugere-se a avaliação por eficiência,

baseada no Job Rotation. Na linha de produção existem várias estações ou postos de

trabalho, e além do bom desempenho em cada estação de trabalho, o operador será

avaliado por quantas estações de trabalho ele possui domínio em executar, bem como

a avaliação em questões psicológicas.

Recursos Humanos

Níveis Hierárquicos:

Visando o melhor desenvolvimento da empresa e a oportunidade aos seus

funcionários, a Consultoria Level-Up estabelece requisitos para cada nível

hierárquico.

CARGO FORMAÇÃO EXPERIÊNCIA

PRESIDENTE Pós Graduação e/ou MBA A partir de 10 anos

DIRETOR Pós Graduação e/ou MBA Acima de 5 anos

GERENTE Formação Superior completa +

Especialização De 4 a 5 anos

COORDENADOR Formação Superior completa De 3 a 4 anos

LÍDER Superior em curso

De 2 a 3 anos

FACILITADOR Ensino Médio completo De 2 a 3 anos

OPERADORES Ensino Fundamental Sem experiência

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Plano de Carreira

- Operadores: O candidato necessita ter no mínimo a educação básica

completa, porém não é necessária experiência, pois o mesmo participará do

treinamento operacional.

Após o treinamento, o funcionário atuará como auxiliar de produção, com o

objetivo de pôr o treinamento em prática com a orientação de um operador experiente.

Expirado o período de contrato, com a efetivação, o funcionário torna-se Operador 1;

com a experiência de 1 ano torna-se apto a promoção para Operador 2; com a

experiência de 1 ano de Operador 1 e 1 ano de Operador 2, o funcionário atinge a

experiência de 2 anos e torna-se apto a promoção a Operador 3, e que caso contemple

o requisito de formação, necessidade sinalizada pelo RH e Análise de Desempenho

favorável, também estará apto as vagas de facilitador ou líder.

- Facilitador: O facilitador é considerado o braço direito do líder, na fábrica é

considerado um operador mais experiente, com domínio de todas as estações de

trabalho. (Realiza as funções temporariamente em alguma estação da linha para que os

operadores possam ir atender algum chamado da Gerência, RH ou até mesmo ir ao

banheiro).

Dentre os operadores que não desejam investir em instrução, tal vaga é vista

como o topo de suas carreiras, entretanto, para os que investem na instrução é apenas

um degrau na carreira dentro da empresa.

- Líder: Este profissional também originário do chão de fábrica, é responsável

por comandar o time de produção ou logística/materiais.

No caso da Naufragando, para uma melhor performance sugerimos que este

profissional não seja contratado externamente, mas sim pelo plano de carreiras da

empresa. Leva-se em conta que um líder conhecido de todos os operadores,

potencialmente terá melhor comunicação com os subordinados.

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Para este cargo torna-se necessária a instrução de nível superior em andamento.

Neste nível hierárquico deve-se possuir conhecimentos no mínimo básicos de gestão

de pessoas e de processos administrativos.

- Coordenador: O cargo de coordenador fica a critério da Naufragando, se a

contratação será interna ou externa, porém é de suma importância que o candidato

possua formação superior e experiência mínima de 3 anos. Tal necessidade ocorre em

conta de que será o coordenador que implementará os planos elaborados.

- Gerente: Contratação interna ou externa.

Para este cargo é necessária experiência acumulada na fábrica da Naufragando

ou externa de no mínimo 4 anos; formação superior completa com especialização.

- Diretor: Contratação interna ou externa.

Pós graduação e/ou MBA com experiência acima de 5 anos.

Nesta nova fase da Naufragando, a Level-Up sugere a contração externa de

diretores experientes para as áreas necessárias, que trarão algumas lições aprendidas,

assim, evitando o gasto de recursos e energia em planos que não darão resultado.

- Presidente: Contratação interna ou externa.

Pós graduação e/ou MBA, experiência mínima de 10 anos. Preferencialmente

com experiência em outras empresas do mesmo setor.

Programa de Incentivo à Instrução

Implementar na empresa o programa de incentivo à instrução, que visa buscar

parcerias com universidades, escolas de idiomas e instituições EJA.

Nas empresas muitos funcionários almejam ter melhor qualificação para obter

uma melhor posição e consequentemente melhor salário. A consultoria acredita que tal

incentivo motivará muitos funcionários e, a médio prazo trará resultados significativos à

empresa.

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Programa de Melhoria Contínua

Como parte dos novos valores da empresa, o programa melhoria contínua é

composto inicialmente por duas ferramentas:

Treinamento de Melhoria Contínua

- Treinamentos Operacionais: Qualidade, ISO 9001, ISO 14001 e 5S;

- Treinamento de Lideranças: Coaching, Gestão de Pessoas;

- Treinamento Six Sigma: White, Yellow, Green, black e Master Black Belt.

PMC – Projeto de Melhoria Contínua

O projeto de melhoria contínua visa a melhoria dos processos, redução de

custos, melhoria na qualidade dos produtos e a integração entre os níveis hierárquicos

da empresa. Para os recursos humanos também serve como uma segunda ferramenta

de avaliação individual.

O projeto inicia com a formação do grupo de no máximo 6 pessoas e toda a

empresa é convidada a participar. Após a criação de grupos e seus respectivos nomes,

com o auxílio de um gerente não exclusivo, o grupo analisa e levanta pontos que

podem ser melhorados na fábrica; as sugestões não devem necessariamente serem

limitadas a área de produção, visto que todos os setores são convidados a se

envolverem no projeto.

A elaboração do projeto deverá seguir o padrão Six Sigma, com etapas e seus

respectivos prazos para execução. Deverá ser marcada uma data para a apresentação

dos projetos e julgamento por uma banca de avaliadores que deverão ser os diretores e

o presidente da empresa. É importante que o local da apresentação ocorra em um

sábado pela parte da manhã e seja realizado em um salão de eventos externo as

dependências da empresa; oferecendo aos participantes um ambiente agradável com

café da manhã.

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Deve-se premiar os 3 melhores projetos de acordo com suas posições; também

é importante premiar o melhor apresentador, projeto inovação e projeto sustentável.

2.6 QUANTO A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Com base nas melhorias de treinamento e instrução já propostas pela Level-Up,

foi criado um novo organograma com a definição das principais funções da empresa.

Organograma Naufragando

Funções

- Presidente: Responde pelos resultados no negócio e guia a organização para

a visão planejada.

- Diretor: Desenvolvem as estratégias do negócio em concordância com a visão

e metas estabelecidas.

- Gerente: Desenvolvem os planos e as ações a serem implementadas e

monitoram indicadores de performance.

- Coordenador: Implementam os planos e realizam o acompanhamento.

- Líder: Lidera a equipe e torna operacionais os planos desenvolvidos.

Trabalho padronizado

Com a finalidade de organizar os processos de todos os setores da empresa, foi

criada a Forma de Trabalho Padronizado (FTP), que se resume a um documento

contendo o passo-a-passo das ações a serem tomadas por cada setor em cada

procedimento.

A FTP deve ser previamente apresentada ao funcionário novato logo na

integração e treinamento.

Através da forma de trabalho padronizado torna-se mais fácil mapear o processo

e controlar através de indicadores de performance.

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2.7 QUANTO À IMAGEM INSTITUCIONAL E MERCADOLÓGICA

Foi elaborada duas novas logomarcas para os novos produtos.

Agentes Comerciais

Os agentes comerciais trabalharam externamente, localizados em diferentes

estados. Com a assistência de promotores locais introduzirão e fortalecerão as marcas

diante dos consumidores.

2.8 QUANTO À AUDITORIA DE POSIÇÃO ECONÔMICO-FINANCEIRA

Divisão da empresa por centro de custos; onde cada gestor é responsável pelos

recursos utilizados do respectivo setor.

Reuniões mensais com os gestores e executivos para prestação de contas e

informações sobre o status financeiro da empresa.

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2.9 QUANTO AO SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS E DE

MARKETING

Implantação de sistemas de informações por nível organizacional.

- Sistema de automação de escritório;

- Sistema de informações gerenciais;

- Sistema de apoio a decisão;

- Sistema de apoio ao executivo; ERP

- Sistema de informações financeiras e contábil;

- Sistema de recursos humanos;

- Sistema de gerenciamento da cadeia de suprimento.

Sistemas de informações de marketing

- A partir de agora marketing e vendas fazem parte do mesmo departamento. A

união visa o compartilhamento de informações que alimentará o sistema de

informações de marketing.

O sistema de marketing deverá contar com informações de dados interno,

informações de inteligência de marketing e informações de pesquisa de mercado.

- Implantação do sistema CRM (Customer Relantionship Management).

- Através da proximidade com os clientes, formar parcerias para a realização de

eventos (rústicas, maratonas, campeonatos).

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2.10 QUANTO À INOVAÇÃO ADMINISTRATIVA E TECNOLÓGICA

A reunião anual, PMC e implantação de sistemas já propostos pela

Level-Up terão impacto de melhoria na questão de comunicação das

filiais com a sede.

A restruturação do maquinário é vital na direção orientada pela

consultoria, visto que as filiais deveram realizar a fabricação da

gelatina Levíssima.

É importante mencionar que a Level-Up não possui a informação da

quantidade de filiais que a Naufragando possui e nem suas

localizações geográficas.

2.11 QUANTO À QUALIFICAÇÃO DA EQUIPE GERENCIAL

A Level-Up estabeleceu novos parâmetros para a contratação de

funcionários; dentro destes parâmetros constam a formação do

profissional e a experiência desejada.

A Consultoria elaborou e formalizou a avaliação de desempenho para

todos os setores; na avaliação existem questões técnicas e

psicológicas dos funcionários.

Se seguidos os requisitos de formação e os treinamentos de melhoria

contínua propostos, a empresa internamente formará novos gestores.

A empresa entrará em processo de mudança, é preciso observar

quais gestores serão contrários a esta mudança; o diretor, gerente ou

líder que se opõem, são necessários para o futuro da empresa? A

empresa não pode manter um gestor que se opõem a nova visão da

empresa.

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2.12 QUANTO AOS SISTEMAS DE COMUNICAÇÃO INTERNO E EXTERNO

Implantação do quadro de avisos.

- O quadro de avisos deverá ser separado por áreas: Recursos Humanos,

Qualidade e Institucional.

- Recursos Humanos: Informações referentes planos de saúde, vale-transporte,

campanhas, abertura de vagas e avisos gerais.

- Qualidade: Indicadores da qualidade dos produtos, reclamações de clientes,

objetivos e metas da qualidade.

- Institucional: Missão, visão e valores da empresa, planejamento (de forma

clara) anual, informações que auxiliem os funcionários a se prepararem para auditorias.

O RH no seu setor de comunicação assume a responsabilidade de

encaminhar e-mails com comunicados aos gestores de cada setor,

incluindo as filiais. O gestor fica responsável de fixar tais

comunicados no quadro de avisos.

Figura 1 – Exemplo de encaminhamento de informações.

Fonte: Arquivo do autor

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Anteriormente sugerido pela consultoria a empresa deverá implantar

sistemas ERP, bem como servidores e a criação de intranet. Tais

sistemas influenciarão fortemente no armazenamento, organização e

compartilhamento de dados e informações.

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3 CONCLUSÃO

Levando-se em conta as ações propostas pela Consultoria Level-Up, observa-se

a necessidade de empenho de todos os setores de uma empresa na busca por sua

reinvenção.

Implantar sistemas e ferramentas, criar missão e visão, por si só de nada

adianta, se a Direção da empresa não mudar sua postura em relação aos funcionários,

que são as células de vida da empresa. A postura citada refere-se a comunicação e o

respectivo conhecimento dos desejos e sonhos de cada funcionário; tal conhecimento

virá do aperfeiçoamento na gestão de pessoas, que é proposto em treinamento no

Programa de Melhoria Contínua.

Para que a empresa Naufragando tenha capacidade de disputar mercado com a

concorrência; deverá adotar as soluções criadas e propostas pela consultoria e não se

limitar a tais soluções, mas sim utiliza-las como ponto de partida, fazendo uso contínuo

das ferramentas de melhoria e observando atentamente o ambiente global do setor que

atua.

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4. REFERÊNCIAS

FAGGION, Gilberto Antonio; VENZKE, Cláudio Senna; GEISLER, Jorge; GUTTERRES,

Rodrigo Rocha; LADEIRA, Wagner J. Fundamentos do processo administrativo.

São Leopoldo: Unisinos, 2011.

FAGGION, Gilberto Antonio. Teorias e Funções Organizacionais. São Leopoldo:

Unisinos, 2010.

WENNINGKAMP, Anderson. CRM: O que é e como funciona. Curitiba, PR,

2009.Disponível em:<http://www.administradores.com.br/artigos/marketing/crm-o-que-e-

crm-e-como-funciona/34063/>. Acesso em: 06 Abr.2015.

DARLY, Airam. Liderança. Santarem, PA, 2015. Disponível em:

<http://www.administradores.com.br/artigos/academico/lideranca/85474/>. Acesso em:

06 Abr.2015.