Convenio UNESR-IUTIRLA Licenciatura en Administracin Mencin
Informtica Ctedra: Sistemas Mecanizados II Facilitador: Richard Nez
Seccin: D
Fase Preliminar Estudio del Sistema Actual
Participantes: Alvarez Nahoni Castillo Zobeida Cruz Carmen
Alicia Gamboa Omar Prez Ana Carolina Vieira Alejandro C.I: C.I:
C.I: C.I: C.I: C.I: 11.198.396 6.855.044 10.485.420 6.274.103
10.512.228 6.896.664
Caracas 11 de junio de 2.001
ContenidoIntroduccin.....................................................................................................................3
Fase
preliminar................................................................................................................4
Enunciado del
problema.................................................................................................4
Objetivo
general.............................................................................................................5
Objetivos
especficos......................................................................................................5
Alcances..........................................................................................................................5
Recursos Humanos y
Materiales....................................................................................6
Organigrama...................................................................................................................7
Estudio del Sistema
Actual.............................................................................................8
Identificacin del
Sistema..............................................................................................8
Descripcin del
Sistema.................................................................................................8
Diagrama de Flujo de Datos
(DFD).............................................................................11
Diccionario de
datos.....................................................................................................12
Fallas y Diagnstico del Sistema
Actual.....................................................................17
Requerimientos.............................................................................................................18
Alternativas de
Solucin..............................................................................................19
Beneficios.....................................................................................................................21
IntroduccinSin lugar a dudas, hoy en da la ciencia de la
computacin es aplicada en varios sectores del mbito tanto
empresarial como educativo, cubriendo todos los procesos en donde,
tratar y procesar informacin importante. El uso del computador, es
entonces el denominador comn cuando se intenta obtener una mayor
eficiencia, en el logro de los objetivos relacionados con la
productividad. Estas realidades, Principalmente han estimulado el
creciente uso del computador como herramienta de trabajo. Pero la
efectividad en el uso de ste solo es posible si se establece un
dilogo efectivo entre usuario-computador. El objetivo de este
proyecto es crear un sistema que controle los almacenes y
departamentos de la organizacin, de forma automatizada para obtener
la existencia de los equipos, materiales y herramientas que se
encuentran en los mismos y que en lo sucesivo le denominaremos
materiales. Este sistema abarcar todo lo referente a prstamos,
devoluciones y suministros; los cuales son tareas bsicas de los
almacenes y departamentos. Se busca darle al usuario un mejor
servicio con informacin ms confiable y precisa, tambin se le
suministrar al usuario informacin ms amplia correspondiente a los
datos de los equipos, materiales y herramientas de los almacenes y
departamentos.
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Fase preliminarEnunciado del problemaLa realizacin del control e
inventario de almacenes y departamentos de forma manual, presenta
los siguientes inconvenientes: Alto margen de error humano, debido
a la complejidad de los almacenes y departamentos. Identificacin
incorrecta de los equipos, materiales y herramientas: Esto se debe
a la existencia de un gran nmero de artculos que no poseen cdigo,
provocando desorganizacin y haciendo difcil las solicitudes de
prstamos, suministros y devoluciones. Retardo en la bsqueda de
informacin: El encargado del almacn o departamento debe hacer
conteo manual de los materiales para verificar la cantidad en
existencia implicando lentitud en el proceso de bsqueda. No existe
control de existencia: No se lleva un control o seguimiento
continuo de la existencia de los materiales.
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Objetivo generalDesarrollar un sistema de inventario
automatizado para el control de los equipos, materiales,
herramientas y materiales de oficina de los almacenes y
departamentos de la organizacin XYZ.
Objetivos especficos Controlar la entrada, existencia y salida
de materiales. Controlar el estado fsico de los materiales.
Controlar la ubicacin fsica de los materiales. Controlar la
utilidad de los materiales. Emitir reportes y controles de los
materiales. Elaborar manuales del sistema y usuario.
AlcancesEste sistema ser desarrollado para los almacenes de
Planta Externa, Administracin y Presupuesto, Aseo y Mantenimiento,
Reproduccin y los departamentos de Planta Interna, Energa,
Transmisin y Diseo Audiovisual del Centro de Estudio de
Telecomunicaciones de la Empresa XYZ, C.A.
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Recursos Humanos y MaterialesRecursos Humanos: En la empresa
laboran aproximadamente 4.000 personas, de las cuales 158 conforman
el Centro de Estudio de Telecomunicaciones (CET). Recursos
Materiales: La organizacin cuenta con los siguientes equipos:
Servidor Compaq Proliant 2000 Procesador Pentium Pro 200 MHZ, 256
MB memoria RAM, disco duro de 4GB, Tarjeta de red 3Com, unidad de
CD-ROM y unidad floppy 3 , monitor COMPAQ V40 SVGA de 14, mouse y
teclado COMPAQ. Red Novell Netware 3.12 para 10 usuarios.
Microcomputadoras COMPAQ DESKPRO, Pentium de 150 MHZ, 64 MB memoria
RAM, disco duro de 2 GB, Tarjeta de red 3Com y unidad floppy 3 ,
monitor COMPAQ SVGA de 14, mouse y teclado COMPAQ. Windows 95,
Office 95. Impresora HP LaserJet 4 Impresora HP DeskJet 710C
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Organigrama
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Estudio del Sistema ActualIdentificacin del SistemaEl sistema
realiza el control de los materiales, equipos y herramientas en los
almacenes y departamentos, a partir del momento que se recibe una
solicitud y se verifica el tipo de material solicitado. (Esta labor
la realiza el responsable del almacn o departamento).
Descripcin del SistemaUna vez que cualquiera de las unidades que
componen el CET tiene un requerimiento de material lo realiza
mediante una forma de solicitud que entrega al responsable del
almacn o departamento, el cual verificar dicha solicitud y la
existencia segn dicho requerimiento. El responsable del almacn
realiza una orden de salida, saca una fotocopia de la solicitud y
la anexa a esta. La orden de salida incluye la fecha de retiro y
devolucin as como el estado fsico de material de forma que al
devolverlo no presente desperfecto. Si no hay existencia del
material requerido el encargado elabora una solicitud de adquisicin
en una mquina de escribir, dirigida al departamento de compra quien
es el encargado de surtir los almacenes y departamentos y postergan
o cancelan la solicitud del material recibido por la unidad que lo
requiere. Si el almacn o departamento est en posibilidad de
realizar el prstamo o suministro, entrega la orden de salida al
solicitante quien debe firmarla en conformidad a las polticas
establecidas para este procedimiento.
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Las unidades del CET estn conformadas por: Cinco(5) almacenes o
Planta Externa o Administracin y Presupuesto o Aseo y Mantenimiento
o Reproduccin o Programas Especiales, distribuidos en cuatro
departamentos: Planta Interna Energa Transmisin Diseo
Audiovisual
Los materiales se clasifican en: Materiales Consumibles
Herramientas Equipos
El tipo de material se identifica como: Stock: Materiales de uso
regular que por su gran volumen de consumo es necesario mantener en
existencia.
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No Stock: Son materiales de uso espordico que no justifican su
existencia y por lo tanto no necesitan de codificacin.
Cada almacn debe regirse por el mismo procedimiento pero cada
uno manejaba solicitudes con datos distintos y en algunos casos ni
siquiera seguan el procedimiento. Por ejemplo: El encargado del
almacn de administracin y presupuesto pregunta por el tipo de
material solicitado, en caso de ser stock le entrega al solicitante
la planilla de materiales; si es, de no stock realiza el pedido a
compras en una forma Requisicin de Materiales, en mquina de
escribir, sin enmienda, ni comillas. El almacn de reproduccin
utiliza dos tipos de solicitud: orden de compras especficas y
solicitud de materiales. Todo relacionado con reproduccin y
fotocopiado. En el caso de planta interna no realizan prestamos, ni
suministros debido a que son utilizados para sus propsitos. El
resto de los almacenes no siguen el procedimiento ni llevan ningn
tipo de control.
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Diagrama de Flujo de Datos (DFD)
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Diccionario de datosSistema actual: Entrada: Existencia de
solicitud(es): representa la necesidad de prstamos, devoluciones y
suministros de materiales, adems de un control de los mismos.
Proceso General: Control e inventario de almacenes y departamentos:
se encarga de controlar todo lo referente a,
Control de prestamos, devoluciones y suministros Inventario de
existencia Inventario de cantidad
Salida: Informacin del control e inventario de almacenes y
departamentos: Aqu ya se ha obtenido toda la informacin necesaria
para controlar todo lo mencionado en el proceso general. Procesos
secundarios Entrada 1: Existencia de solicitud(es) Proceso 1:
Llenar planilla: llenado de la solicitud de prstamos
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Proceso 1.1: Emitir autorizacin: se refiere a la unidad de
administracin que requiere el servicio. Proceso 1.2: Buscar
equipos, materiales o herramientas: este proceso lo realiza el
responsable del almacn Proceso 1.3: Verificar autorizaciones:
Chequear si la solicitudes presentadas va dirigidas a los almacenes
o departamentos Salida 1: Solicitud de equipos, materiales o
herramientas: Se refiere a la presentacin de la solicitud en s.
Proceso 2: Verificar solicitud: conocer si la solicitud elaborada
posee los datos correctos. Proceso 2.1: Corroborar datos:
autenticidad de la informacin recopilada en la planilla de
solicitud. Salida 2: Prstamos controlados: Entrada 3: Existencia de
los solicitado en almacn o departamento. Proceso 3.1: Verificar que
lo solicitado existen en los almacenes o departamentos.
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Salida 3: Existencia controlada: Proceso 4: Verificar cantidad:
conocer con que cantidad de equipos, materiales y herramientas
cuenta cada almacn y departamento. Proceso 4.1: Contar artculos:
contar uno a uno los equipos, materiales y herramientas para saber
con precisin la disponibilidad en stock que poseen los almacenes y
departamentos. Proceso 4.2: Solicitud de mercancas: solicitud que
se realiza a los distintos entes abastecedores de los almacenes o
departamentos. Salida 4: Cantidad en stock controlada: Proceso 5:
Sacar fotocopia a la solicitud de prstamos Proceso 6: Entregar
autorizacin de salida: esta actividad la realiza el responsable del
almacn o departamento al solicitante Proceso 6.1: Especificar
autorizacin: indicar si la autorizacin de salida es para prstamo,
suministros o devoluciones.
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Proceso 7: Entregar equipo, material o herramienta: actividad
que realiza el responsable del almacn o departamento. Proceso 8:
Controlar devoluciones: se controlan todos los equipos, materiales
o herramientas que fueron prestados y se deben devolver a su
respectivo almacn o departamento. Proceso 8.1: Presentar planilla:
llenado de la planilla de devoluciones, se debe especificar si la
devolucin es para almacn o departamento Proceso 8.2: Verificar
devolucin: conocer si el equipo, material o herramienta es el
prestado y se encuentra en el mismo estado fsico. Proceso 8.2.1:
Verificar datos del equipo, material o herramienta: chequear todo
lo referente al cdigo, unidad solicitante, condicin, fecha de
devolucin del equipo, material o herramienta. Salida 8:
Devoluciones controladas. Proceso 9: Controlar suministros:
controlar todos los abastecimientos realizados nicamente por los
almacenes a cada una de las gerencias y departamentos de CET.
Proceso 9.1:
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Presentar planilla: llenado de la solicitud de suministros.
Proceso 9.2: Verificar solicitud: determinar a cual de los
almacenes va dirigido. Proceso 9.3: Entregar artculos: los artculos
son entregados al responsable del almacn que realiz la solicitud.
Salida 9: Suministros controlados.
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Fallas y Diagnstico del Sistema ActualHay inseguridad en la
informacin, debido a que estos almacenes y departamentos en su
mayora no poseen un manual definido que contenga los cdigos de toda
la mercanca en existencia con sus respectivas descripciones,
causando una segura confusin en la informacin, debido a que en
cualquier momento la persona responsable del almacn o departamento
puede anotar un cdigo o descripcin errnea. No se sabe con precisin
la cantidad de mercanca existente en los almacenes, esto debido a
que el inventario se hace aproximadamente cada tres meses y de
forma manual, lo cual provoca el desconocimiento de la cantidad de
material, equipo, herramienta o material de oficina en existencia.
Trabajan independientemente un almacn de otro, no existiendo
uniformidad en la codificacin de los materiales, equipos y
herramientas. En el almacn de administracin y presupuesto no existe
organizacin en algunos de sus materiales de oficina, esto debido a
que, cuando el material es recibido no trae cdigo, es decir, valga
la redundancia no est codificado, causando esto tambin que el
encargado del mismo tenga que crear un cdigo ficticio.
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Requerimientos1. El manejo de la informacin debe ser ms rpida.
2. Generacin de reportes de la informacin contenido en la base de
datos. 3. Realizar respaldo de la informacin que manejan los
departamentos o almacenes. 4. Obtener una informacin ms inmediata
sobre la existencia de material, equipo o herramienta. 5. Unificar
la codificacin de todos los materiales en los almacenes y
departamentos para el mejor control 6. Actualizacin automtica de la
existencia. 7. Asignacin de cdigos a aquellos equipos, materiales o
herramientas que no lo posean. 8. Emitir autorizaciones para las
salidas de equipos, materiales y herramientas a travs de la
impresora.
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Alternativas de Solucin
No hacer nada: La empresa continuara con el mismo problema
nombrado anteriormente, con las fallas del sistema actual. Adems no
se cumpliran los requerimientos exigidos por la misma. Ventaja: La
empresa no tendra que efectuar una inversin en dinero, para obtener
un cambio en el sistema actual. Desventaja: No habra una solucin al
problema.
Modificar el sistema: Se mantendra el sistema de forma manual,
generndose como en todos los casos que se emplea este proceso, la
trascripcin de datos errnea; as como tambin la prdida de tiempo
tanto en la bsqueda como en la elaboracin de la informacin; al
referirnos al trmino de elaboracin, sealamos el momento en el cual
el responsable del almacn o departamento se encuentra registrando
en sus respectivas hojas de control de almacn la informacin
correspondiente del mismo.
Cambiar el sistema: Es conveniente sustituir el sistema actual
por un sistema automatizado, para controlar el inventario de
materiales, equipos y herramientas de los almacenes y
departamentos.
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Ventaja El sistema agilizara los procesos de los almacenes y
departamentos del Centro de Estudio de Telecomunicaciones, y a su
vez brindara un ptimo control y buen manejo de la informacin de
inventarios.
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BeneficiosTangibles: Se controlara toda la informacin con mayor
precisin. Existira ms confiabilidad en cuanto a los datos. Las
consultas de existencia de materiales, equipos o herramientas que
se encuentran en los almacenes o departamentos, se realizara de
forma rpida y oportuna. Se obtendra una mejor presentacin y
organizacin de los reportes emitidos.
Intangibles: Se ahorra tiempo en la bsqueda de la informacin.
Mayor comprensin lgica sobre la operatividad del sistema. Mayor
gama de opciones en el manejo de la informacin tanto visual como
impresa. Se disminuye el grado de error en el manejo de los datos.
Seguridad e integridad de los datos al acceder a la informacin.
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