Universidad de San Carlos de Guatemala Seminario de Casos de Auditoría AUDITORIA OPERACIONAL Índice Introducción Capítulo I Marco Teórico ………………………………………………………. 1 - 13 Capítulo II Marco Legal ………………………………………………………. 14 - 45 Capítulo III Auditoria Operacional…………………………………………………….. 46 - 80 Capítulo IV Caso Practico ……………………………………………………….. 81 - 118 Conclusiones Bibliografía
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Una práctica común es que el auditor redacte su informe borrador a medida que
realiza el trabajo, ello le permite ir evacuando por medio de sus papeles de trabajo
las debilidades y sugerencias que se plantearán en la revisión, por otro lado debe
ir preparando su informe considerando a quienes ira dirigido, redactarlo de manera
comprensible, claro y breve, haciendo las ampliaciones pertinentes en forma
verbal o con la ayuda de cuadros anexos, debe resaltar aquellos puntos de mayor
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interés para los usuarios del informe sin olvidar la importancia relativa de los
datos.
No hay un formato estándar para la presentación del informe, sin embargo debe
tener una imagen mental de lo que presentará en forma uniforme y de acuerdo al
plan general, sin perder la propia personalidad y estilo del Auditor encargado y
debe contener básicamente los tres elementos siguientes:
3.17.1 Alcance y limitaciones del trabajo
En esta sección debe identificarse los objetivos del trabajo realizado y el periodo
abarcado en la revisión, indicar que todas las operaciones se han evaluado o
hacer la excepción de algún proceso no evaluado, las prioridades establecidas en
la evaluación que tienen relación con la definición del objetivo, así como la
utilización de especialistas y la responsabilidad asumida en el trabajo, las
limitaciones que existieron. Detalle de los problemas que entorpecieron la
realización del plan general, la utilización de tiempo y los recursos empleados, las
limitaciones pueden ser de origen interno como las fuentes de información propias
de recursos humanos y externas las fuentes de información ajenas a recursos
humanos como otras direcciones dentro de la propia organización y otras
instituciones o entidades con las cuales no se pudo realizar las pruebas
pertinentes y que pueden alterar el resultado de la opinión del auditor operacional.
3.17.2 Eventos que afectan la eficiencia operacional
En esta sección se presenta un resumen jerarquizado en el que resalten los
hallazgos más significativos y se indique el efecto negativo sobre la buena marcha
del negocio, señalan las causas de los problemas detectados, y sus
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consecuencias. Son conclusiones a las que se llegan después del examen de
auditoría operacional practicado.
3.17.3 Recomendaciones para mejorar la eficiencia
Es conveniente que las recomendaciones se incluyan inmediatamente después de
que se señalaron los eventos desfavorables, estas sugerencias pueden ser
específicas o generales.
Las recomendaciones deben estar enfocadas a que se mejore la eficiencia,
citando casos específicos en los cuales puedan modificarse los procedimientos,
prediciendo en lo posible los resultados del cambio, hasta poder dar cifras de
ahorros o aumentos de productividad que se "obtendrán con los cambios.
3.17.4 Responsabilidad del Informe
La elaboración del informe es el punto final del trabajo del auditor y probablemente
el paso más importante después de un laborioso proceso de captación y
tratamiento de información suficiente y competente para que el auditor operacional
se forme una opinión de acuerdo con su experiencia y conocimientos y sea capaz
de realizar un diagnóstico y recomendaciones objeto para lo cual ha sido
contratado, por lo tanto el auditor debe ser muy hábil en el manejo de la
información porque se trata de aspectos muchas veces poco definidos y muy
amplios para ser limitados a un criterio cuantitativo.
La responsabilidad de Auditor Operacional consiste en informar sobre los
problemas detectados, sugerir y recomendar las soluciones, coadyuvar a su
implementación y verificar los resultados.
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Es responsabilidad directa y plena de la administración de la entidad
auditada, cumplir con las recomendaciones luego de ser aprobadas por la
Gerencia General, en el caso del informe sobre recursos humanos debe ser la
Gerencia de dicha unidad administrativa la responsable del cumplimiento de lo
recomendado.
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CAPITULO IV
CASO PRÁCTICO DE AUDITORÍA OPERACIONAL EN RECURSOS HUMANOS
EN UNA INDUSTRIA DE BENEFICIO Y COMERCIALIZACIÓN DE POLLO
Descripción de la Empresa auditada
Enunciado
La empresa objeto de evaluación es una industria alimenticia de gran volumen de
operaciones y por lo tanto el uso de sus recursos humanos, técnicos, financieros y
físicos son de gran magnitud, su interés de practicar una Auditoría en Recursos
Humanos, es para evaluar su efectividad de trabajo y el sistema de control interno,
para lo cual se solicito la contratación de una Auditoría Externa con experiencia en
este campo operacional.
Descripción de la empresa
Nombre: PROCESADORA DE AVES, SOCIEDAD ANOMINA
Objeto: INDUSTRIA ALIMENTICIA EN EL BENEFICIO Y COMERCIALIZACIÓN
DE POLLO
Fecha de constitución: Enero de 1,999
Periodo Fiscal: 1 de enero al 31 de diciembre
Constitución social Anónima
Estructura organizativa: Organigrama anexo en los papeles de trabajo
Número de empresas relacionadas con la operación: 8 de manera corporativa.
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Características del departamento de Recursos Humanos
El departamento de recursos humanos proporciona servicio corporativo a esas 8
empresas relacionadas con la corporación, le presta servicio a 12 centros y
departamentos productivos y de servicios que tienen a cargo la producción
avícola, industrial, servicios, ventas y administración.
Número de Empleados 2500, distribuidos en las distintas empresas y centros de
trabajo.
Existe una rotación de empleados del 5 %, dando como resultado un promedio
mensual de 125 bajas y un número similar de altas de empleados, porque la
cantidad de empleados no cambia, excepto en aquellos casos que las operaciones
ameriten aumentar o disminuir el número de empleados.
Este movimiento de bajas de personal provoca que el departamento de recursos
humanos tenga que efectuar las labores de liquidación y contrataciones en forma
continua, afectando otras actividades como inducciones, entrenamiento,
capacitaciones, mantenimiento de archivos, mantenimiento de bases de datos,
etc., esto incide en los costos de operación de R.H. por el número de personas
que tienen que realizar estas tareas, uso de recursos financieros para el pago de
prestaciones constantes y riesgo en las operaciones de pago por el volumen de
transacciones que se llevan a cabo.
El pago de sueldos y prestaciones por su monto mensual, ocupa el tercer rubro de
importancia financiera dentro de la corporación.
Las funciones administrativas y financieras de recursos humanos se llevan a cabo
cumpliendo planes de trabajo y con relación al gasto por medio de presupuestos,
por lo que su ejecución se evalúa periódicamente.
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Las políticas y procedimientos están descritos en los manuales, por lo que debe
apegarse a ello y nadie puede decir que no conoce tales documentos existiendo
esta comunicación en la inducción. No todos los puestos tienen su manual, sin
embargo existe una comunicación de normas de trabajo y procedimientos por
medio de memorandums.
La administración del recurso humano y lo que ello implica desde su selección,
reclutamiento y de pago de prestaciones por retiro conlleva una serie de procesos,
funciones y operaciones que deben ser evaluados por medio de una auditoría
operativa en sus distintas fases de desarrollo:
Los sistemas informáticos y demás recursos tecnológicos han sido diseñados a la
medida de las necesidades, pero aún no se encuentran sistematizados todas las
operaciones.
El personal a cargo de las distintas funciones tiene experiencia en sus labores y la
rotación dentro del departamento es menor al 1 %.
Existe el departamento de Auditoría Interna, quienes tiene a su cargo la revisión
en forma selectiva de los pagos que surgen de planillas y prestaciones laborales,
no tiene un programa permanente de revisión.
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Grupo No.21Auditoría Operativa en Recursos Humanos
Procesadora de Aves, S.A,
Carta propuesta del trabajo efe Auditoría Operacional
Guatemala, 15 de junio de 2007
Junta Directiva y Comité Ejecutivo
Procesadora de Aves, S.A.
Guatemala, C.A.
Presente
Respetables Señores:
De acuerdo a la solicitud planteada nos permitimos poner a su consideración la
propuesta del trabajo de Auditoría Operacional para ser practicada en el
departamento de Recursos Humanos de la empresa Procesadora de Aves, S.A..
tomando como base el resultado de operaciones durante el año dos mil uno, este
departamento será el único objeto de la Auditoría y no tiene otra finalidad si no
evaluar la efectividad operativa y el control interno del departamento de Recursos
Humanos en todo su ciclo de transacciones.
El trabajo se realizará en forma diligente y con el mayor cuidado posible, poniendo
a disposición los Auditores Operacionales mejor capacitados en estas áreas de
servicio, incluirá además de nuestra opinión las recomendaciones pertinentes y
seguimiento a la implementación de éstas recomendaciones. Esperamos
colaboración de la Gerencia y del personal involucrado y confiamos que nos
brinden la información solicitada, queda entendido que si existieran severas
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limitaciones o revelaciones importantes no informadas será responsabilidad de la
administración tales excepciones.
Para tal efecto acompañamos a la presente propuesta los alcances, objetivos, la
planificación de las actividades, nuestro trabajo se llevará a cabo cumpliendo
todas las normas de auditoría que sean necesarias y de acuerdo a las técnicas
necesarias para efectuar una Auditoría Operacional según las guías de Auditoría,
poniendo a su disposición las recomendaciones que se deriven del mismo.
Nuestros honorarios serán de treinta y cinco mil quetzales, (Q.35,000.00), que se
facturarán a medida que avance el trabajo, se basarán en el tiempo y personal
utilizado, más desembolsos directos por gastos.
La metodología a emplear será el conocimiento de su compañía por medio de
información y entrevistas que llevaremos a cabo, trabajo de campo y de gabinete
de acuerdo a nuestro programa de trabajo, propuesta inicial del informe y
seguimiento a las recomendaciones planteadas. Solicitamos en atención a
nuestra propuesta nos confirmen su aceptación o ajuste a los planteamientos que
presentamos, en los documentos adjuntos.
Atentamente
Julio González
Gerente
Grupo No. 21
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Objetivos de la auditoría operacional en el departamento de Recursos Humanos (R.H.) de la empresa Procesadora de Aves, S.A.
El objetivo para practicar una auditoría operativa en Recursos Humanos es como
un instrumento de previsión, mejora y cambio de la gestión que actualmente
efectúa ese departamento dentro de la empresa Procesadora de Aves, S.A.,
estableciendo los efectos de su gestión dentro de la organización, detectando sus
fortalezas y debilidades proponiendo cambios pertinentes y oportunos.
Determinar si se están cumpliendo los planes estratégicos del servicio y desarrollo
que se espera proporcionar a los empleados, manteniendo buenas relaciones
laborales internas y externas cumpliendo las regulaciones de
orden legal.
Generales
Cumplir las exigencias institucionales propuestas al inicio del año, como son
servicio eficaz y oportuno a los empleados y una mejor comunicación a éstos para
darle a conocer las políticas generales de la empresa, manteniendo buenas
relaciones laborales así como proveer de un adecuado control interno en los
pagos de sueldos y prestaciones bajo el apego a las regulaciones laborales y
fiscales.
Específicos
Establecer deficiencias y desperdicios para mejorar la productividad, plantear
mejores métodos de trabajo para hacer más eficiente los recursos humanos,
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tecnológicos, financieros y materiales, evaluar el control interno administrativo y
financiero, y cumplimiento efectivo a las regulaciones de carácter interno y
externo, especificados en los siguientes puntos de interés:
1. Establecer si se cumplen las políticas de la empresa
2. Determinar si los procedimientos, registros y cálculos proveen de un
adecuado control interno.
3. Determinar si se han cumplido con las leyes y reglamentos laborales,
fiscales, y convenios colectivos.
4. Sugerir métodos para simplificar y mejorar los procedimientos de trabajo
por los altos volúmenes de operación
5. Evaluar lo apropiado de los sistemas informáticos y tecnología empleada.
6. Verificar si el personal de R.H. cumple con efectividad el puesto y su
desempeño es acorde a las exigencias de las necesidades de la empresa.
7. Establecer si la gestión de Recursos Humanos provee eficiencia,
efectividad y productividad a la empresa en general
Alcance de la Auditoría Operativa en Recursos Humanos (R.H.)
I de la organización: La auditoría únicamente comprenderá el departamento de
R.H. en todas sus acciones y no toda la organización, evaluando los resultados de
sus relaciones con otras direcciones y gerencias, inter-actuando dentro de un
grupo de empresas industriales, avícolas, de servicios administrativos y
distribución.
Materias a auditar: El entorno o posición en que se encuentra dentro de la
organización, estrategias, servicios, cliente y demanda, políticas, funciones,
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actividades, procesos, estructura de la organización, aspectos legales, relaciones
con terceros, utilización de sus recursos.
Ubicación: Se evaluará su gestión centralizada en oficinas administrativas y en
delegaciones remotas en los centros productivos industrial, avícola, de servicios y
distribución.
Temporalidad: La evaluación será sobre los resultados del 1 de enero al 31 de
diciembre del año 2006.
Cobertura: La presente auditoría se realizará por primera vez dentro de la
empresa y en la unidad de R.H. no teniendo antecedentes de auditorias
practicadas anteriormente.
Profundidad en el análisis: Orientación valorativa, contar con la experiencia de
los auditores operativos, cuya experiencia y especialidad en este campo es
importante.
Orientación verificativa, comprobar el cumplimiento a las normas, políticas y
prácticas.
Orientación examinativa, análisis detallado de los sistemas y sus controles.
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Medios para obtener la información cualitativa y cuantitativa: Análisis
documental, explotación de la información propia de R.H.
Cuestionarios de chequeo, control interno, clima organizacional y confrontación de
lo indagado en las entrevistas.
Observación directa, con el personal responsable de cada función.
Entrevistas con los clientes internos y externos relacionados con el departamento
de R.H.
Pruebas de verificación, cumplimiento y sustantivas.
Planificación de la Auditoría Operativa en R.H.
Este plan debe incluir la selección del personal que tendrá a su cargo, la
determinación de los procedimientos para realizar el trabajo, la discusión del
resultado, el seguimiento y supervisión de las recomendaciones, el respaldo a la
administración de la capacitación y entrenamiento al personal involucrado.
Las actividades que son necesarias para llevar a cabo la auditoría operativa
son:
a) Visitas preliminares para establecer objetivos de la Dirección
b) Propuesta de resultados, tiempo y costo a la Dirección
c) Familiarización con R.H. en la empresa "Procesadora de Aves, S.A."
d) Actividades de gabinete previas al trabajo de campo
e) Actividades de campo
f) Supervisar el trabajo de campo efectuado
g) Actividades de gabinete posteriores al trabajo de campo
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h) Dejar evidencia del trabajo efectuado por medio de los papeles de trabajo
i) Diagnóstico de lo evaluado
j) Efectuar memorándums de desviaciones y correcciones luego de ser
aprobadas.
k) Propuesta inicial y ajustes a las recomendaciones
l) Informe y propuesta final
m) Implementación de la propuesta
n) Seguimiento y evaluación de la implementación
Presupuesto de tiempo y recursos
La planificación del trabajo a realizar se llevará a cabo cumpliendo el
cronograma de actividades que dará inicio el 17 de enero del 2001, se
evaluará el cumplimiento al programa y sus recomendaciones apegado al
cronograma de actividades estimadas.
El equipo de trabajo que tendrán a su cargo la revisión y análisis de la
Gerencia de Recursos Humanos, estará integrados por 2 asistentes júnior,
Auditor senior como responsable de la Auditoría Operacional y el socio que
revisará en forma permanente los resultados del trabajo.
Si fuese necesario se contratará los servicios de cualquier experto en las
materias fuera de la competencia de los auditores operativos.
La comunicación con la Dirección y Gerencia de R. H. estará a cargo del
Auditor responsable, el informe final luego de ser discutido por el staff de
Auditores será entregado a la Dirección de la empresa y posteriormente a la
Gerencia de R.H.
Programa de Trabajo
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Efectuar un cronograma del trabajo de la auditoría operativa de Recursos
Humanos.(ver anexo # 4 cronograma de actividades). Presentación de los
Auditores que tendrán a su cargo el trabajo de gabinete y campo.
El programa de Auditoría Operacional incluye los métodos para realizar el trabajo
y la forma de dejarlo evidenciado, su objetivo es formular el uso de "guías de
Auditoría" para evitar desvío de situaciones que no son las más importantes
cubriendo los siguientes aspectos como mínimo:
1. Planes y Objetivos de Recursos Humanos
2. Estructura organizativa
3. Políticas, practicas, sistemas y procedimientos
4. Regulaciones fiscales y laborales
5. Controles Internos y seguridad
6. Personal
7. Recursos técnicos y físico
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PROGRAMAS DE AUDITORÍA OPERACIONAL
Actividad objeto de revisión
1) Planes y objetivos dé Recursos Humanos
1.1 Objetivo:
Evaluar si los planes y objetivos responden a la misión planteada por la
dirección de la empresa
Examinar los planes de cada función que realiza Recursos Humanos, para
determinar el grado de avance y cumplimiento.
Evaluar si los planes y objetivos son alcanzables, de acuerdo a los recursos
disponibles y si son factibles de cumplirse en el tiempo indicado.
Revisar si los nuevos proyectos que tendrán un efecto en la productividad y
rentabilidad en la empresa.
1.2 Programa de Trabajo Auditor Ref. P.T.
Definir con la dirección los planes y objetivos generales y específicos de Recursos Humanos
R. Carias
RH01
Solicitar los planes y objetivos de cada uno de los miembros de R.H. y evaluar si están en la misma linea con los planes y objetivos de la Gerencia y Junta Directiva.
S. Fajardo
RH01
Grupo No. 2Auditores y consultores
SI NO N/A
Han recomendadoaspectos fiscales y decontrol interno.x
x
x
x
x
x
x
x
No se ha hecho una
presentación formal
PT 01.02
Se tiene conocimiento demejoas pero no han sidomedidas.
PT 01.04
PT 01.03
Existe reparos de auditoria interna por el cumplimiento a
los controles internos, a políticas y procedimientos
Comparar el logro de objetivos del año anterior con los
logros del presente añoIndice de cumplimiento de tareas rutinarias y entrega depagos e información de manera oportuna y eficiente anuestros clientes internos y externos.Los programas fueron desarrollados de acuerdo al
presupuesto estimado.Las transacciones económicas generadas por R. H.
quedaron registradas contablemente. x
Todo el personal conoce los objetivos estratégicos de la
empresa y la Gerencia de R. H.Hay limitación para el logro de objetivos por falta de
recursosSe revisa el cumplimiento de los planes de trabajo y si
existen desvíos se justifican claramente.Es medida la productividad alcanzada cada año
ObservacionesLos planes estratégicos de la Gerencia Generalcoinciden con los planes y objetivos propuestos por laGerencia de R. H.
El objetivo de R. H. está aprobajo por la Dirección.
PT 01.01x
x
Período de Revisión: 01/01/2006 al 31/12/2006
Aspecto auditado:
Empresa: Procesadora de Aves, S. A.Auditoria Operativa de Recursos Humanos
Planes y Objetivos de Recursos Humanos
R.H. 01Iniciales Fecha
Preparó L.C. 15/06/2007
Revisó:
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Comparar los logros del año con los resultados de años anteriores.
S. Juarez
RH01
La ejecución de los planes de trabajo, dio los resultados que se esperaban, qué beneficios logró la gestión de Recursos Humanos para la empresa y para los empleados.
J. González
RH01
Verificar el cumplimiento a los Índices de medición en las actividades de rutina.
L. Flores
RH01
Identificar las razones por lo que algunos objetivos no se han podido cumplir.
G. Cruz RH01
1
Grupo No. 2Auditores y consultores
SI NO N/A
Aspectos contables deintegración y conciliacionestienen algún atraso
Las interrelaciones de R.H. con otros departamentos
son atendidas en forma conveniente y eficaz x
Las funciones críticas por
control están centralizadasLa distribución de tareas se efectúa según laespecialidad de cada miembro de R.H. existe unasobrecargo de trabajo u ociosidad. x
Las funciones de reclutamiento y
liquidaciones son las más
cargadas
Definición clara de las actividades centralizadas y
descentralizadas x
La estructura funcional de R.H. permite la cobertura de
todos los programas bajo su responsabilidad. xPT 02.02
Los delegados de R. H. para atender al personal de los
centros, se visitan periódicamente para brindar apoyo. x
El mantenimiento de departamentos, secciones,
categorías y puestos está restringido a un responsable x
Existen superposiciones o duplicidad de funciones
x
PT 02.01
Existe una adecuada segregación de funciones en los
puestos xLa división de labores esta
evaluada dentro del C. I.
Los niveles de autoridad y subordinación quedan
claramente definidos en el organigrama. x
Son muy cambiantes losorganigramas,haciendo revisiones periódicas.
Se tiene una clara definición de cada puesto y se difinen
en los manuales las actividades principales x
El organigrama se actualiza cuando se efectúan
cambios en la estructura organizativa y funcional x
Auditoria Operativa de Recursos Humanos Período de Revisión: 01/01/2006 al 31/12/2006
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Conclusión:
Los planes y objetivos se evalúan, pero no se hace una medición de la
contribución de éstos a la productividad. Los empleados se comprometen a sus
objetivos por la evaluación que se hace del cumplimiento por lo tanto se alcanza la
mayoría.
1
Grupo No. 2Auditores y consultores
Aspecto auditado: SI NO N/A
Políticas prácticas y procedimientos
x
x
x
No todos los procesos están
respaldados por normas escritas y
autorizadas.
Eventualmente se han realizasdo
flujogramas, reducido el tiempo y
esfuerzo.
Derivado de lo pesado de los
controles se detiene los procesos.
Existen muchos movimientos y
acciones que deben hacerse al
personal.
No esán escritas las
políticas.
Los sistemas informáticos producen los resultados
esperados y el tiempo de respuesta es razonableExisten reclamos del personal con relación al pago desueldos, plazas no cubiertas y servicios solicitados nocubiertos.Todos los pagos y prestaciones tienen sucorrespondiente política y procedimiento autorizado porla Gerencia General.
x
x
Observaciones
Empresa: Procesadora de Aves, S. A.Auditoria Operativa de Recursos Humanos
Existen políticas y procedimientos autorizados para
cada función y operación que se lleva a cabo en R. H. xLas politicas, manuales y procedimientos son del
conocimiento del personal de R. H.Se llevan a cabo análisis de procesos para medir eltiempo y estuerzo de los mismos, con el objeto de podermejorar los procesos
xe
Existen embotellamientos, excesiva burocracia,complejidad en algunos flujos de operaciones, sedetienen los procesos.
Período de Revisión: 01/01/2006 al 31/12/2006
R.H. 03Iniciales Fecha
Preparó H. T. 15/06/2007
Revisó:
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Conclusión:
La estructura organizativa está facilitando la coordinación de las actividades y
controla los actos de los empleados de R.H.
1
Grupo No. 2Auditores y consultores
Empresa Procesadora de Aves, S.A.Auditoria de Recursos HumanosPeirodo Auditado del 01/01/2006 al 31/12/2006
No. PROCEDIMIENTOS SI NO N/ A OBSERVACIONES
1Se cumplen las obligaciones preescritas delCódigo de Trabajo x 3 extranjero y 2
menores
2Existen permisos de trabajo de extranjerosymenores de edad x
Se estableció el cumplimineto de los contratos de 490 hay
3 Se emiten al 100% los contratos de trabajo xNo esta publicado,
unicamente se tiene archivado dentro del
4Las inspectorias y revisiones son atendidasadecuadamente x No hay reparos al
respecto
5Existen multas y reparos en el pago de losimpuestos x
Los responsables de los pagos y
cumplimientos pagan
6Cumplimiento de pactos colectivos por laspartes x
7Los descuentos y pagos de impuestos y arbitrios son adecuados y pagados según las leyes respectivas
8Existen contingencias legales en la gestión de R.H. x
9Se lleva el control y archivo adecuado de todos los empleados de la corporación x
Algunas excepciones encontradas, 4
expedientes de 490 no encontradas
10El cumplimiento de pagos, declaraciones y presentaciones se hace con el debido cuidao y oportunidad
x
11Las retenciones que se efectuan a los empleados son acordes a lo que la ley ordena
x
R.H. 04Iniciales Fecha
Preparó G.M. 15/06/2007
Revisó:
Universidad de San Carlos de Guatemala Seminario de Casos de Auditoría AUDITORIA OPERACIONAL
Conclusión:
No se ha dado la debida formalidad a los procedimientos que norman la actuación
de R.H., algunas actividades no están respaldadas por una política o norma que
las rige, los procedimientos no están escritos en su totalidad y algunas prácticas
no están autorizadas, son por costumbre
1
Grupo No. 2Auditores y consultores
Empresa: Procesadora de Aves, S.A.Auditoria Operativa en Recursos Humanos
Periodo de Revisión 01/01/2006 al 31/12/2006
Aspecto Auditado: Seguridad física y técnica
No. PROCEDIMIENTOS SI NO Observaciones
1Segregación de funciones de administrador y operador delsistema x
2Los back up cuentan con su custodia y prueba de suconfiabilidad x
No se hacen pruebas para determinar su
contenido, contando con una sola copia
3Se limita el acceso a los programas y aplicaciones con losusos password x
4 Existen procesos en la emisión de nominas y otros pagos x Por errores de operación
5Para anulación de cheques éstos se mutilan y quedanregistrados en el sistema y evitando su repetición x
6Aptitud del personal para hacer uso eficaz de los recursosinformáticos x
7 Licenciamiento completo de los programas en uso xNo se tienen licencias
en 3 programas en uso
8Los servidores y equipo informático cuentan con seguro y están protegidos físicamente x
El acceso restringido, no se tienen puertas
de seguridad
9Se lleva bitácora o registro del usuario que ha efectuado novedades en el sistema informatico x No sobre los cambios
en las bases de datos en forma directa
10Existen los manuales técnicos de todos los programas en uso. x
No han sido dados por los proveedores y
programadores
11Se garantiza la confidencialidad de la información generada por los sistemas electronicos x
R.H. 05Iniciales Fecha
Preparó G.M. 15/06/2007
Revisó:
Universidad de San Carlos de Guatemala Seminario de Casos de Auditoría AUDITORIA OPERACIONAL
Conclusión:
Si existe apego a las regulaciones y normas de carácter legal, encontrándose
algunas debilidades como algunos contratos no elaborados y la publicación del
reglamento interior de trabajo, recomendando su cumplimiento al 100%.
1
Grupo No. 2Auditores y consultores
Empresa: Procesadora de Aves, S.A.Auditoria Operativa en Recursos Humanos
Periodo de Revisión 01/01/2006 al 31/12/2006
Aspecto Auditado: Personal a Cargo de R.H.
No. PROCEDIMIENTOS SI NO Observaciones
1 Se efectúan evaluaciones de desempeño periódicas x Semestralmente
2El programa de inducción se efectúa para todos losempleados x
3Las labores fuera de horario son frecuentes. En quepuestos x
Planillas y prestaciones en fecha
pico de trabajo
4Se repiden las actividades y procesos por errores delpersonal x No son repetitivos
pero siempre existen
5Comparación de la descripción de los puestos con lasactividades diarias que se realizan x
No ha sido para todo el personal, ha hecho
falta presupuesto
6Se cumple con el programa de aumentos salariales,vacaciones y otros pagos de acuerdo a las politicas x
No están completas y algunas funciones
han cambiado
7Se hace periodicamente una evaluación del clima organizacional x
8Los empleados participanen el planteamiento y solución de los problemas por medio de reuniones de trabajo o circulos de calidad
xReuniones mensuales detectando problemas
y dando soluciones
9Se emplean asesores, especialistas, técnicos y recursos de fuente externa x Se tiene que contratar
y es alto su pago
10 Existen manuales de lso puestos y sus perfiles necesarios x11
Se lleva control de vacaciones, ausencias, permisos y cumplimiento a las normas disciplinarias x
R.H. 06Iniciales Fecha
Preparó L.C. 15/06/2007
Revisó:
Universidad de San Carlos de Guatemala Seminario de Casos de Auditoría AUDITORIA OPERACIONAL
Conclusiones:
El apoyo que brinda el departamento de informática en el cumplimiento a las
normas de seguridad es adecuado, las debilidades son del conocimiento de la
Gerencia General y se comprobó que están siendo solventadas.
1
Grupo No. 2Auditores y consultores
Empresa Procesadora de Aves, S.A.Auditoria de Recursos HumanosPeirodo Auditado del 01/01/2006 al 31/12/2006
Revisión al Programa de trabajo, previo al informe
1) Vericar si se cumplieron los programas de trabajo en las distintas etapas de la auditoriaRecopilar todos los papeles de trabajo empleados
2) Recopilar todos los papeles de trabajo empleados
3)Revisar los papeles de trabajo y determinar si aun quedan aspectos pendientes de indagar o soportes pendientes
4) Ajustar el plan para incluir las actividas llevadas a cabo no previstas.
5)Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en él las recomendaciones pertinentes
6) Recopilar las copias de los memorándums de recomendaciones propuestas que fueron informadas dentro de la Auditoria
7) Recopilar los hallazgos más importantes de las áreas examinadas
8) Diagnóstico e informe preliminar
9)Emitir una opinión relativa al estado actual del departamente de Recursos Humanos en relación a la eficiencia , eficacia, finanzas, organización y control interno
10) Seguimiento da las recomendaciones que han sido implementadas y análisis de las que han sido propuestas o rechazadas, indicando la razón.
R.H. 08Iniciales Fecha
Preparó M.U.S. 15/06/2007
Revisó:
Universidad de San Carlos de Guatemala Seminario de Casos de Auditoría AUDITORIA OPERACIONAL
Conclusión: El conocimiento técnico del personal es adecuado para desarrollar
sus funciones, su administración se basa en la gestión de resultados
1
Universidad de San Carlos de Guatemala Seminario de Casos de Auditoría AUDITORIA OPERACIONAL
Grupo No. 21
Auditoría Operativa en Recursos Humanos
Procesadora de Aves, S.A.
DIAGNOSTICO DE LO EVALUACADO EN LA EMPRESA PROCESADORA DE AVES S.A.
PLANES Y OBJETIVOS
La empresa hace uso de la planificación en sus distintos niveles de
responsabilidad, logrando con ello determinar el rumbo a seguir. Se crea una
responsabilidad directa para cada funcionario y empleado para
lograr sus metas de trabajo, a las cuales se les hace debido seguimiento.
Derivado de los constantes cambios se pueden ir agregando o suprimiendo
actividades que se tenían previstas, la dinámica de operación exige flexibilidad en
la realización de los proyectos, programas, planes y objetivos, sin embargo estas
modificaciones deben estar autorizadas.
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Deficiencias
La gerencia de R.H. no ha comunicado formalmente a sus empleados los objetivos
que pretende la Gerencia General en relación con su gestión comercial,
administrativa y financiera, ignorando los empleados el rumbo por donde pretende
ir la empresa, únicamente se presentaron los proyectos y objetivos de R.H. para el
año 2006. Uno de los objetivos de la Gerencia General es atender las necesidades
y desarrollo de los empleados, en esta dirección se orientó los objetivos de la
Gerencia de R.H., alcanzando un 85%.
Se estableció directamente con los empleados el cumplimiento a sus planes y
programas de trabajo, habiendo cubierto el 85 %. El 15 % de incumplimiento se
debió a falta de seguimiento de procesos y por razones externas fuera del alcance
de los responsables.
El cumplimiento al cronograma de ejecución fue aceptable, varió en términos de 1
semana a 3 meses de atraso, esto debido a cambios en la dirección de informática
y de la salida de uno de los empleados de R.H.
Recomendaciones:
La Gerencia de R.H. debe dar a conocer en forma escrita los planes y proyectos
anuales de la empresa, con el objeto que todos conozcan los mismos, para evitar
desorientación y falta de compromiso con la empresa.
Los cambios de dirección o personal en otras Gerencias, no debieran afectar el
desarrollo de los departamentos, ya que al principio del año se les debe trasladar
el cronograma de actividades haciendo énfasis que el incumplimiento por causas
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externas será imputables a la dirección que se trate, dándolo a conocer a la
Gerencia General.
La falta de cumplimiento en los planes de trabajo de las Jefaturas y del personal
debe dar como resultado una evaluación de desempeño baja en ese aspecto.
Dicha observación se hace porque no esta reflejada en las evaluaciones de las
Jefaturas.
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ORGANIZACIÓN
La estructura organizacional de R.H. es adecuada para el manejo de las distintas
funciones y procesos que se llevan a cabo, únicamente se puede advertir que la
rotación de empleados hace que los puestos de selección y
contratación y pago de liquidaciones y prestaciones este sumamente recargado
por el volumen de bajas y altas que se producen en un mes.
El control sobre el movimiento de personal es adecuado, no autorizándose nuevas
plazas si la operación no lo amerita. Cada Gerencia cuenta con un número
autorizado de plazas, por lo tanto los ingresos son sustituciones a los empleados
retirados.
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Los salarios, la categoría y el puesto, responde a la estructura salarial autorizada,
determinándola desde el ingreso del empleado o con el cambio por promoción, el
responsable de tales movimientos tiene bajo su supervisión que se cumpla, y aún
mejor, dentro del sistema de nóminas existen los parámetros para limitar al
ingreso de datos sí no cumple la estructura salarial.
La descentralización de las actividades es efectiva en función del servicio
inmediato que se presta, aunque muchas veces tiende a perder el control en la
administración de acuerdo a las políticas Gerenciales.
Deficiencias:
La rotación es del 5% que representan 125 movimientos de alta y baja al mes,
teniendo adicionalmente un costo elevado para la empresa el uso de los recursos
financieros, técnicos y humanos para cumplir con los requerimientos de los
distintos centros y departamentos.
En el presente caso el costo de contratación y salida del empleado es de
Q,46,537.50
El costo financiero por pagar pasivos laborales en un corto plazo es de
Q.18,882.50
La especialización del personal que tiene a cargo la administración de R.H. es
positiva, sin embargo dicha especialización, permite concentrarse únicamente en
sus propias actividades perdiendo de vista el resultado en equipo, y aun peor en la
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carga excesiva en algunos picos de trabajo no es cubierta por otros miembros que
tienen tiempo y pueden apoyar los excesos de trabajo.
Los manuales de puestos no son actualizados cuando ocurren cambios en las
funciones que desempeña un empleado.
Faltan de realizar los manuales de puesto de las 2 Jefaturas, el manual de
selección y contratación, el manual de encargado de pago de prestaciones
laborales, el manual de encargado de higiene y seguridad industrial, y el manual
de la secretaria de gerencia.
El resultado de la encuesta para determinar la efectividad de R.H. con relación al
servicio que presta, indicó que existen aspectos no cubiertos, como la atención
social personalizada, el trámite oportuno de carnés de seguro social y de
recreación, la cobertura más rápida de las plazas vacantes, la promoción de más
actividades recreativas y culturales, el mejoramiento al programa de capacitación.
Estas debilidades son las más significativas que arrojó la encuesta.
Se deben efectuar visitas más frecuentes a los centros productivos, para mejorar
la comunicación y velar por el cumplimiento efectivo a las normas de trabajo y
resolver problemas simples evitando llegar a los conflictos
laborales, con ello se garantiza la productividad permanente, brindando un apoyo
más estrecho a los encargados de R.H. en los centros, los cuáles algunas veces
carecen de la autoridad necesaria o les falta
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experiencia e iniciativa para solventar los problemas rutinarios de la relación
laboral.
Recomendaciones
Determinar las causas de la rotación de empleados, para ello se podría
implementar la realización de una encuesta de clima organizacional, una
entrevista de salida o buzón de sugerencias, un análisis de las condiciones
económicas y laborales de cada puesto, como medios para determinar las causas
del retiro de empleados o inconformidades en su relación laboral.
Se determinó que en algunas oportunidades no existe cooperación entre los
empleados de R.H., ello debe evitarse y colaborar unos con otros para hacer mas
grata y efectiva las labores.
Deben emitirse los manuales de los puestos que hacen falta y actualizarse con los
cambios en los manuales existentes, esto permitirá tener el medio para la realizar
las tareas aunque el titular no se encuentre. Cada empleado debe hacer un
cronograma de actividades rutinarias y prestarle atención a los distintos procesos
con el afán de no descuidar ningún servicio y priorizar aquellos que su importancia
vaya más allá que el servicio, como son las obligaciones patronales.
Debe haber una presencia más continua del staff de R.H. con el afán de apoyar a
los centros de trabajo.
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POLITICAS, SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
Cualquier actividad empresarial necesita un orden que lo rija, este orden de
actuación es el conjunto de, políticas que norman y dirigen las actividades, los
criterios, las formas de hacer o decir y hasta las formas de sentir.
Toda organización se crea para determinados fines, en el presente caso nos
referimos a una unidad dentro de la organización como es R.H., y esta unidad
administrativa tiene una misión que cumplir y objetivos claros a alcanzar, para ello
es necesario realizar actividades físicas y mentales encaminadas al logro de esos
objetivos. Estas actividades se enmarcan dentro de las funciones, las funciones
dentro de los procesos, éstos a su vez dentro de los sistemas y todo ello se
describe por medio de los procedimientos o métodos que en forma ordenada,
secuencial y lógica tiene como resultado final la realización de un producto o
servicio.
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Deficiencias:
El departamento de R.H. cuenta con manual de políticas debidamente autorizadas
que respaldan su actuación y el apego a las mismas, sin embargo no todas las
prácticas cuentan con la política escrita, algunas de ellas
son verbales y producen confusión o tienden a olvidarse sus antecedentes, entre
estos casos están: política para los feriados y asuetos, para gozar vacaciones
parcialmente, para otorgar el pasivo laboral y para
promociones, para bonos por producción.
No todas las funciones tienen su procedimiento, se establecieron en total 89
funciones y únicamente 27 procedimientos escritos, el resto se ejecuta por
experiencia y antecedentes.
Se define claramente 1 sistema principal de R.H. que contiene los programas de
nóminas, pre-planillas, prestaciones, premios de producción, evaluación de
desempeño, capacitación por competencias, seguridad e higiene industrial y el de
puestos y salarios.
Estos sistemas no tienen manual técnico ni de operación, solo tienen manuales el
de higiene y seguridad industrial, el de capacitación por competencia, realizados
en el segundo semestre del año 2001.
Se ha otorgado algunos anticipos que no han llenado todos sus requisitos.
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Debe documentarse todas las actuaciones de la administración, especialmente en
casos de pagos de prestaciones por las contingencias económicas que ello
implica, pues se deja de pagar la indemnización y en algunos casos no se ha
levantado un acta legalizada dejando constancia de las irregularidades en contra
del patrono que dieron origen al despido justificado sin responsabilidad patronal.
Se ha permitido hacer excepciones al proceso normal del sistema de información,
con el objeto de corregir errores en operación, sin embargo todos absolutamente
deben ser autorizados, antes de ser ejecutados.
No se actualizan regularmente los manuales cuando han sufrido cambios o caen
en desuso. Existe tardanza en la entrega de reportes a contabilidad, no se
cumple con las fechas indicadas para la presentación, debido a irregularidades del
sistema de nóminas.
No se cumple con el programa de capacitación como esta planificado,
concentrándose en erogaciones únicamente para informática, dejando otros
programas que pueden ser de mucha utilidad para mejorar la eficiencia de la
empresa.
Recomendaciones
Toda actividad o proceso debe quedar respaldado por la emisión de una política
gerencial que le dé carácter de norma obligatoria de cumplirse. Debe procurarse
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la realización de todos los procedimientos de trabajo o actividades, ello permitirá
no desviarse de la política y apegarse a la eficiencia operativa.
Debe solicitarse al departamento de informática que por cada desarrollo de
programas emita al mismo tiempo el manual técnico y de operación, para quedar
documentado y servir de guía para otros usuarios.
Anualmente deben revisarse los manuales de puestos y manuales de operación
de las funciones y sistemas, con el objeto de que se encuentren actualizados.
Toda excepción al proceso normal de los sistemas sean éstos sistemáticos o
manuales deben quedar autorizados, de lo contrario debe prohibirse tales
prácticas que alteran el control interno.
Debe acatarse las políticas en todo su contenido, y velar como parte del control
interno el cumplimiento y adhesión a las mismas, ello es garantía para que la
empresa este segura en su gestión, al mismo tiempo deba ser revisadas o
provocar que los ejecutores den sugerencias con el afán de mejorar las mismas.
Debe hacerse un análisis del sistema de reportes y al proceso de cuadre y cierres
contables con el objeto de agilizar su emisión o buscar alternativas distintas
como pueden ser transferencias de datos electrónicos traslado a otros sistemas
como hojas electrónicas o procesadores de textos.
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Cualquier situación que altere la autorización inicial de los presupuestos debe
quedar nuevamente escrita y autorizada y apegarse a la misma, con el objeto que
se justifique el incumplimiento a los programas de capacitación y cualquier otro por
desarrollar.
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REGULACIONES FISCALES Y LABORALES
Se cuenta con el personal capacitado y las asesorías jurídicas necesarias a las
circunstancias, esto permite el apego a las normas legales y cumplimiento efectivo
de los pagos tributarios, lo que da lugar a una solvencia económica y ética de
actuación, sin embargo debe cumplirse con aspectos de formas de actuar.
Deficiencias:
No están elaborados los reglamentos de trabajo de una empresa de servicios
creada recientemente.
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No se han publicado los reglamentos autorizados. Las políticas de la
administración han regulado aspectos que deben normarse en el reglamento
interior de trabajo y no se han actualizado. Se encontraron cuatro expedientes de
490 que fueron revisados en la muestra, los cuales no cuentan con contratos de
trabajo.
Debe cumplirse con la presentación ante el patrono de todos los empleados
afectos al ISR, se determinó que 31 empleados no cuentan con la declaración
patronal de ingresos.
Recomendaciones:
Cumplir con la actualización y publicación de los reglamentos interiores de trabajo
de todas las empresas de la corporación.
Debe observarse el cumplimiento al 100% de los contratos de trabajo, ello es de
suma importancia y no debe quedar ni un solo empleado de la corporación sin
este documento dentro de su expediente.
Debe hacerse un listado de los requerimientos que deben cumplirse con relación a
las retenciones de ISR de los empleados, declaraciones, retenciones, reintegros,
conciliaciones y presentaciones anuales, para cumplir al 100% este aspecto fiscal.
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SEGURIDAD FÍSICA Y TÉCNICA DE LOS ACTIVOS INFORMÁTICOS
La gran Inversión financiera que se hace en los recursos tecnológicos y la
importancia que reviste la información contenida en los mismos, debe generar
toda atención a su seguridad.
Deficiencias:
No se han hecho pruebas durante un año de la información que se guarda de
respaldo para determinar su contenido.
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No se tiene licencias sobre todos los programas, éstos son aplicaciones que se
utilizan para facilitar las tareas, sin embargo no se han comprado las licencias, se
han bajado de Internet. Dos programas realizados dentro de la empresa no
cuentan con sus manuales técnicos y de operación.
Recomendaciones:
Debe asegurarse que la información de respaldo sea confiable y que se garantice
su restauración en cualquier momento que se necesite por razones de pérdida de
información.
Debe quitarse de todas las computadoras aquellos programas que no cuenten con
licencia, para evitar sanciones al momento de una revisión de tecnología. En estos
casos debe considerarse el costo-beneficio de las compras.
Los programas comprados o desarrollados en la propia empresa deben tener sus
manuales técnicos con el afán de poder hacer mantenimientos, tener una guía
para su instalación y uso.
Así mismo estos proveedores de servicio interno y externo deben dar los
manuales de operación que garantiza que aunque no se encuentre el titular los
trabajos pueden continuar haciendo uso de éstas guías de operación.
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PERSONAL
Determinar si se cuenta con el personal adecuado a las exigencias de la empresa
y con competencia para cumplir la misión y objetivos de la Administración.
Deficiencias:
Cuatro de dieciséis empleados no han seguido con la conclusión de carreras
universitarias afines a las funciones que desempeñan.
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Se pudo percibir un ambiente de poca comunicación que no ayuda a mejorar el
equipo de trabajo, todos son muy independientes en sus labores, debido a su
experiencia, competencia y el apego a los procedimientos.
Recomendación:
Debe comprometerse a los empleados a seguir con sus estudios y estar
capacitados cada día, para estar aptos a las exigencias de la empresa y del
mercado laboral.
Mejorar la comunicación formal e informal con barreras dentro del trabajo o
algunas veces dificultades personales que están afectando el desempeño laboral.
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Procesadora de Aves, S.A.
AMBIENTE, EQUIPO FÍSICO
Esta revisión comprende el ambiente general de trabajo, locales de trabajo, los
equipos de oficina, las carteleras, las señalizaciones y el ornato general de las
instalaciones administrativas, los sistemas de archivo.
Deficiencias:
No se ha hecho una depuración de archivos y expedientes que ya perdieron
vigencia contable, ocupando una gran cantidad de espacio físico innecesario.
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Debe mejorarse el orden en los espacios de impresión y en algunos escritorios,
esto produce mala impresión para lo visitantes y además hace un lugar más
cómodo para trabajar.
Recomendaciones:
Fiscal y laboralmente los expedientes deben estar en custodia por término de 5
años, por lo que se recomienda hacer una destrucción de la documentación
obsoleta.
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Guatemala, 15 de julio del 2007
Señores
JUNTA DIRECTIVA:
PROCESADORA DE AVES, S.A.
De acuerdo a nuestra propuesta de servicios de profesionales, efectuamos una
auditoría operacional del departamento de Recursos Humanos de esta
corporación, para determinar:
El grado de productividad y eficiencia en los procesos, sistemas y actividades,
cumplimiento y eficacia de las políticas y procedimientos, coherencia de las
acciones de trabajo con relación a los objetivos y metas, análisis de la estructura
organizativa, revisión de aspectos legales normativos, así como una evaluación de
los controles internos administrativos.
Esta revisión se efectuó sobre aspectos administrativos y de control durante el
periodo del 1 de enero al 31 de diciembre del año 2,006.
Nuestro examen se enfocó a revisar operacionalmente las funciones especificas
de Recursos Humanos y no incluye ni pretende informar acerca de alcances de
tipo financiera o de otra índole ni de otro órgano administrativo distinto a este
departamento.
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Los aspectos evaluados fueron:
Selección y reclutamiento,
Capacitación y desarrollo,
Administración de sueldos y salarios,
Comunicación y servicios,
Trabajo social y seguridad e higiene industrial,
Sueldos y compensaciones
Área legal del departamento de R.H.
Los aspectos evaluados fueron planes y objetivos, estructura organizativa,
políticas, sistemas y procedimientos, regulaciones normativas, controles internos y
seguridad, personal y uso de recursos técnicos, materiales y financieros.
Para el efecto se cubrió el plan de trabajo de Auditoría Operacional, aplicando
todos los procedimientos de auditoría considerados necesarios a las
circunstancias, de acuerdo a las normas y metodología de esta auditoría especial.
En nuestra opinión, la gestión de la Gerencia de Recursos Humanos en esta
empresa es satisfactoria no estableciendo una situación critica o apremiante que
afecte la buena marcha de la corporación, sin embargo se presenta el anexo de
hallazgos y recomendaciones con el fin de autorizarlo por parte de la Gerencia
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General y ponerlo en marcha bajo nuestra supervisión, a efecto de mejorar las
condiciones operativas actuales y lograr mayor eficiencia y seguridad en las
funciones que se realizan en esta unidad administrativa.
Atentamente,
Julio González
Gerente
GRUPO No. 21
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Conclusión
Los planes y objetivos de la auditoria operacional se realiza en cuanto a lo
administrativo y se valuaran los procesos de distintas áreas de trabajo, pero no se
hace una medición de la contribución de éstos a la productividad. Los empleados
se comprometen a sus objetivos por la evaluación que se hace del cumplimiento
por lo tanto podemos concluir que se evalúan sus procesos.
La estructura organizativa de esta auditoría facilita a la coordinación de las
actividades y controla los actos de los empleados, si existe apego a las
regulaciones y normas de carácter legal, encontrándose algunas debilidades como
algunos contratos no elaborados y la publicación del reglamento interior de
trabajo, recomendando su cumplimiento al 100%.
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Bibliografía
Coyoy Canel, Elma Judith. “El Contador Público y Auditor como Asesor
en las Auditorias Operacionales.” USAC, octubre 2001. 96 págs.
Marroquín Galdamez, Oswaldo René. “Servicios Especiales en la
Auditoria Operacional.” USAC, MAYO 1998. Centro de Impresiones