COMUNICACIN DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA
NDICE
INTRODUCCIN Pag.5COMUNICACIN DE LOS RESULTADOS Pag.6DICTAMEN DEL
AUDITOR Pag.8Definiciones Pag.9* Error Importante* Incertidumbre
Importante* Informe de Auditoria Normal sin Salvedades* Negacin de
Opinin* Opinin Adversa* Opinin con Salvedades Nivel de importancia
con el tipo de opinin Pag.11EL INFORME DE AUDITORIA Pag.11Objetivos
del Informe. Pag.12Caractersticas de los informes.
Pag.13Importancia y Relevancia del Informe Pag.13PRECAUCIONES
BSICAS Pag.14NORMA 430 IIA - REQUISITOS DEL INFORME INTERNO
Pag.14Comunicacin del Resultado Pag.15Alcances a los Requisitos del
Informe Pag.15DETALLES A TENER EN CUENTA Pag.15 Presentacin
impecable. Redaccin correcta. Fcil lectura y manejo. Estructurado.
Breve y medular.CONCLUSIN Pag.17REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
Pag.18ANEXOS Elementos del informe Modelo de informe
INTRODUCCIN
La auditora interna debe percibirse como un mecanismo de control
que brinda asesora y agrega valor a la gestin institucional
apoyando a la administracin mediante la generacin de
recomendaciones tendientes al mejoramiento del sistema de control
interno; asimismo proporciona una seguridad razonable de la
actuacin de la administracin. Desde esa perspectiva, la Comunicacin
de los Resultados es vital para la consecucin del objetivo de la
auditora interna.
En la etapa de planificacin, el profesional de auditora debe
realizar un examen analtico de la unidad auditada que le facilite
la definicin de los procedimientos y las pruebas de auditora que
aplicar en la ejecucin de su trabajo. Es en esta etapa en la que el
auditor debe analizar si se enfrenta con una unidad que ha
realizado tan pocos eventos que pueda aplicar sus pruebas de
auditora al 100% de los sucesos o por el contrario que sean tantos
que deban aplicarse instrumentos de seleccin, de manera que le
permita inferir los resultados de la muestra analizada a la
poblacin total.
COMUNICACIN DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA
Como resultado de la auditora sobre la confiabilidad de los
registros y estados financieros se debe comunicar los resultados y
emitir el informe respectivo, cuya opinin deber estar sustentada en
forma suficiente, competente y pertinente por las evidencias
acumuladas y contenidas en los papeles de trabajo.
En la auditoria interna se contemplan tres procesos
fundamentales que son: 1.- Planificacin2.- Ejecucin3.- Comunicacin
de resultadosEsta ltima con la finalidad de comprobar su grado de
correspondencia con un marco de referencia de criterios aplicables
y; comunicar los asuntos determinados, as como las conclusiones y
disposiciones o recomendaciones a la respectiva Administracin, con
el fin de impulsar mejoras en la gestin, mejorar la responsabilidad
pblica y facilitar la toma de decisiones.
La etapa de comunicacin de resultados es la ms crtica,
considerando que por s misma no consiste slo en transmitir
informacin, sino en establecer una comprensin mutua entre las
partes que interactan. Durante una comunicacin tambin intervienen
filtros que distorsionan los mensajes, es por esto que las partes
deben asegurarse que no existen problemas de comunicacin y que el
mensaje ha llegado en forma correcta. Al emitirse y comunicarse los
resultados de la auditora se pretende cumplir con la norma 2056,
Comunicacin de resultados, la cual indica que:
Las instancias correspondientes deben ser informadas,
verbalmente y por escrito, sobre los principales resultados, las
conclusiones y las disposiciones o recomendaciones producto de la
auditora que se lleva a cabo, lo que constituir la base para el
mejoramiento de los asuntos examinados.
Con la discusin verbal de los resultados, conclusiones y
recomendaciones entre el auditado y el auditor se espera entonces
que ambas partes logren un entendimiento de las situaciones
observadas durante la auditora y un acuerdo en cuanto a las
recomendaciones o soluciones alternas a seguir por parte de la
Administracin Activa. Al mismo tiempo que se obtenga un efecto
inmediato en los tiempos de respuesta que se requiere de parte de
la Administracin Activa para la aceptacin de las recomendaciones
del auditor en beneficio del mejoramiento del sistema de control
interno.
DICTAMEN DEL AUDITOR
Es la expresin de una opinin profesional, en el que se
materializa el resultado del ejercicio de auditoria y contiene
adems del dictamen, la evaluacin del control interno, el
cumplimiento de las normas y procedimientos, y otros aspectos
relacionados con la gestin y el periodo examinado.
La comunicacin de resultados, debe ser: Oral
EscritaDefiniciones
* Error Importante:un error en los Estados Financieros cuyo
reconocimiento afectara una decisin de un usuario de estos Estados
Financieros.
* Incertidumbre Importante:Asuntos significativos cuyo resultado
no puede ser calculado razonablemente cuando se estn emitiendo los
Estados Financieros.
* Informe de Auditoria Normal sin Salvedades:El informe que
emite un auditor cuando se han satisfecho todas las condiciones de
auditora, no se han descubierto errores importantes y se han dejado
de corregir y es opinin del auditor que los Estados Financieros se
presentan razonablemente de acuerdo a los PCGA (Principios De
Contabilidad Generalmente Aceptados).
* Negacin de Opinin:Es el informe que se emite cuando el auditor
no ha podido quedar satisfecho de que los Estados Financieros
Globales se presenten razonablemente.
* Opinin Adversa:Es el informe que se emite cuando el auditor
cree que los Estados Financieros son errneos o engaosos de manera
tan importante y en general que no representan razonablemente la
posicin financiera de la entidad o los resultados de sus
operaciones y sus flujos de efectivos de conformidad a los PCGA.
(Principios De Contabilidad Generalmente Aceptados).
* Opinin con Salvedades:Es el informe que se emite cuando el
auditor cree que los Estados Financieros se presentan con
razonabilidad pero su alcance se vio limitado o los datos
financieros indicaban un incumplimiento de algn PCGA. (Principios
De Contabilidad Generalmente Aceptados). El dictamen del auditor
deber describir la auditora en cuanto incluye:Examinar, sobre una
base de pruebas selectivas, la evidencia para soportar los montos y
revelaciones de los estados financieros;Evaluar los principios de
contabilidad usados en la preparacin de los estados
financieros;Evaluar las estimaciones importantes hechas por la
administracin en la preparacin de los estados financieros;
y,Evaluar la presentacin general de los estados financieros.
El dictamen deber incluir una declaracin del auditor de que la
auditora proporciona una base razonable para su opinin.
Presentar la evaluacin del control interno (Calidad de los
controles) Se entiende como elprocesoque ejecuta laadministracincon
el fin de evaluaroperaciones especificas conseguridadrazonable en
tres principales categoras: Efectividad yeficiencia operacional,
confiabilidad de lainformacinfinanciera y cumplimiento
depolticas,leyesy normas.
TIPO DE INFORMECONCLUSIONES DEL AUDITOR
Sin SalvedadesEl Auditor Concluye que los Estados Financierosse
presentan razonablemente
Con SalvedadesEl Auditor Concluye que los Estados Financierosse
presentan razonablemente salvo por los puntos especificados
AdversoEl Auditor Concluye que los Estados FinancierosNO se
presentan razonablemente
Con NegacinEl Auditorno Concluyeque los Estados Financieros se
presentan razonablemente
Nivel de importancia con el tipo de opinin
NIVEL DE IMPORTANCIAIMPORTANCIA EN CUANTO A LAS DECISIONES DEL
USUARIOTIPO DE OPINION
Poco ImportanteEs poco probable que se vean afectadas las
decisiones de los usuariosSin Salvedades
ImportanteEs que las decisiones de los usuarios se vean
afectadas slo si la informacin en cuestin es importante para
determinadas decisiones que se estn tomando. Con salvedades
Sumamente ImportanteLa mayora o todas las decisiones de los
usuarios que se basan, quiz se vean sumamente afectadasNegacin o
Adversa
EL INFORME DE AUDITORIA
Es el resultado de la informacin, estudios, investigacin y
anlisis efectuados por los auditores durante la realizacin de una
auditora, que de forma normalizada expresa por escrito su opinin
sobre el rea o actividad auditada en relacin con los objetivos
fijados, sealan las debilidades de control interno, si las ha
habido, y formula recomendaciones pertinentes para eliminar las
causas de tales deficiencias y establecer las medidas correctoras
adecuadas.Objetivos del Informe.
Dar cumplimiento a los objetivos que originaron el ejercicio.
Dar a conocer los resultados. Presentar las observaciones y
conclusiones de manera objetiva, as como las recomendaciones.
Es importante que los informes de auditora, conciba de manera
precisa elhallazgo, es decir la deteccin fsica y soportada de lo
observado en el proceso;causa, la fuente de la debilidad o
problemtica susceptible de mejorar;efecto,en trminos de impacto o
materialidad y recomendacin,como insumo o valor agregado como
resultado de la auditoria.
Emitir una opinin sobre la razonabilidad de los estados
financieros, cuando el tipo de Auditoria es Financiera. (Limpia o
favorable, con salvedades, adversa o negativa y abstencin.)NIA-
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Caractersticas de los informes. Preciso: Sin desviaciones
significativas en razn a la naturaleza de la organizacin y a los
objetivos de la Auditoria. Conciso: De manera sucinta, donde lo
comunicado sea realmente importante y material. Objetivo:Producto
de hechos reales y no estar sujeto a varias interpretaciones.
Soportado: Teniendo como referente las pruebas, documentacin e
informacin que valide lo afirmadoImportancia y Relevancia del
Informe
El producto que vende Auditora son sus informes. Se remiten a
las ms altas autoridades de la organizacin. Es el medio de que se
vale Auditora para dar a conocer su opinin. Es su vehculo de
comunicacin. Ponen de manifiesto si los auditores tienen una visin
gerencial de las reas auditadas o carecen de ella. Si estn
realmente capacitados. Son representativos de la calidad de la
Auditora Interna en cuanto a: formacin profesional, cultura,
estilo, correccin en el lenguaje escrito, etc. Cada informe es una
carta de presentacin de la Auditora, los errores de concepto, la
falta de oportunidad de las recomendaciones y la deficiente
redaccin pueden producirse en cualquier auditora y es algo que debe
evitarse.
PRECAUCIONES BSICAS
La minuciosidad y el examen de los informes de auditora una vez
redactados y listos para ser distribuidos, exigen un cuidadoso
procedimiento deControl de Calidadque elimine errores y fallos de
cualquier clase y evite apresuramientos e improvisaciones
Precauciones bsicasRevisar cifras y datos detenidamente.Corregir
estilo y eliminacin de faltas de ortografa, de impresin, etc.Leerlo
por auditores que no hayan intervenido en la auditora.Comprobar la
pertinencia de las opiniones y recomendaciones.Verificar su
fundamentacin documental y racional.
NORMA 430 IIA - REQUISITOS DEL INFORME INTERNO
430 - Comunicacin del ResultadoLos Auditores Internos deben
reportar los resultados de su trabajo de auditora:1.Se debe emitir
un informe escrito y firmado, cada vez que concluya un examen de
auditora. Pueden haber informes parciales.2.Los Auditores Internos
debern discutir sus conclusiones y recomendaciones a un nivel
adecuado dentro de la organizacin / rea / unidad auditada, antes de
emitir su reporte escrito final.3.Los reportes debern ser
objetivos, claros, concisos, constructivos y oportunos.4.Los
reportes debern contener el objeto, alcance y resultados del
trabajo realizado, en lo aplicable, la opinin del auditor.5.Los
reportes pueden incluir recomendaciones de mejoras potenciales y un
satisfactorio reconocimiento de la ejecucin de acciones
correctivas.6.Pueden ser incluidos los puntos de vistas de los
auditados respecto de conclusiones o recomendaciones del
auditor.7.El responsable superior del Departamento de Auditoria
Interna deber revisar y aprobar el reporte final de auditoria antes
de su emisin y deber decidir a quin se le distribuir dicho
informe.
Alcances a los requisitos del informe
Los reportes debern ser objetivos, claros, concisos,
constructivos y oportunos.Los reportes son constructivos si son
reales, imparciales y estn libres de distorsin, debiendo figurar
sin prejuicios las observaciones, conclusiones y
recomendaciones.Los informes son claros cuando son fcilmente
comprensivos y lgicos. La claridad puede mejorarse evitando el
lenguaje tcnico innecesario y proporcionando suficiente informacin
de apoyo.Los informes concisos van a los hechos y evitan detalles
innecesarios, expresando las ideas con el menor nmero de palabras
posibles.Los informes constructivos son los que como resultado de
su contenido y tono, ayudan al auditado y a la organizacin y
conducen a realizar las mejoras necesarias.Los informes son
oportunos cuando se emiten sin retrasos indebidos y permiten una
rpida accin efectiva.
DETALLES A TENER EN CUENTA
Presentacin impecable.Redaccin correcta.Fcil lectura y
manejo.Estructurado.Breve y medular.
Presentacin Impecable Formato estndar, titulado, referenciado,
limpio, sin correcciones ni faltas o errores de impresin o de
ortografa que seran imperdonables. El destinatario del informe
asociar la calidad del informe con la calidad de la auditoria. Los
errores que se le "escapen" al Auditor darn a lugar a pensar otros
descuidos durante el transcurso de la auditora. El responsable
ltimo del informe es siempre el directivo superior de Auditora.
Para ste es obligatorio dar lectura completa y detenida del
informe. Con su firma asume la responsabilidad total del contenido
del informe.
Redaccin Correcta De los informes deben suprimirse las
afirmaciones contundentes, las expresiones agresivas o hirientes,
la irona y el sarcasmo y las alusiones personales. La redaccin debe
ser clara y culta a la vez, sin trminos repetitivos, evitar frases
hechas. Debe transmitirse al lector lo que realmente se quiere y
hay que decirlo sin posibles confusiones o malas interpretaciones.
Evitar frases atribuibles a otras profesiones que puedan dar lugar
a problemas legales; ejemplo: "Se ha comprobado
fehacientemente...". La finalidad del informe es que su cumplan sus
recomendaciones y a ello hay subordinar cualquier otro fin.
Fcil lectura y Manejo Los informes que no sean manejables
(excesivamente voluminosos), van a ser muy difciles que se lean y
un informe que no se lea por el destinatario carece de valor. Los
informes se hacen para los destinatarios no para satisfacer al
auditor. Para que los informes interesen han de atraer
inmediatamente la atencin del lector. A ello contribuir que su
lectura sea lo ms cmoda y rpida posible. Con independencia de su
contenido, han de ser impresos con letra lo suficientemente grande.
Frases y prrafos cortos y espaciados. Evitar prrafos interminables.
Apartados y epgrafes adecuadamente titulados
Estructura Normalizadandice Descripcin del contenido del informe
captulos, epgrafes y sub-epgrafes con nmero de pgina asociado.
Prrafo Introductorio Naturaleza de la auditora Perodo cubierto
Tiempo dedicado al trabajo de campo Personal asignado al
Auditora
Alcance El alcance est determinado por los objetivos y
procedimientos empleados en la auditora y concreta la amplitud y
profundidad de los trabajos.
Resumen de Aspectos Principales Aspectos sustantivos tratados en
el informe, sntesis de hallazgos
Hallazgos y Recomendaciones Por aspectos
individuales*Encabezado*Hallazgo*Recomendacin
La cobertura previa de los hallazgos proveer una base para la
conclusin o recomendacin. La idea de conclusin es de posicin final,
hecho importante que no involucra una recomendacin. La conclusin ms
slida es aquella que el auditado est de acuerdo con lo que se le
plante y acept tomar medidas correctivas.
*Comentarios del AuditadoEn este prrafo se consigna la reaccin
del auditado respecto de los hallazgos, conclusiones y/o
recomendaciones de auditora.Cuando existen diferencias de opinin o
circunstancias atenuantes, el informe de auditora incluir los
comentarios del auditado
*Carta Conductora El informe se hace llegar a travs de una carta
denominada "conductora" dirigida a la autoridad superior con copia
al auditado y otros que excepcionalmente se estimaran
necesarios.Esta carta incluye un prrafo referido a la apreciacin
del auditor asignado respecto de la cooperacin y asistencia
recibida durante el curso de la auditora.
Breve y Medular Se debe procurar que los informes sean lo ms
breve, cortos y reducidos que sea posible, para lo cual el informe
no debe incluir informacin confusa, larga, tediosa y documentacin
como prueba. Dichas pruebas se deben mantener en el soporte o
archivo del informe junto con los correspondientes PPTT (papeles de
trabajo).
CONCLUSIN
En la auditoria interna es importante considerar que el trabajo
debe realizarse en observancia de las normas de calidad as como de
la normativa de carcter general y especfico vigente. La labor de la
auditora como todo proceso sistemtico debe ser constante, metdico y
proveer una seguridad razonable de que se consideraron los
criterios tcnicos adecuados y que el trabajo se llev a cabo con el
debido cuidado profesional que garantiza la calidad del resultado.
El proceso de la auditora comprende una etapa previa de
planificacin del trabajo, el examen de los eventos, la comunicacin
de los resultados y el seguimiento de las recomendaciones
emitidas
La importancia e implicaciones que tiene la adecuada comunicacin
de los resultados de la auditora al auditado. Si bien es cierto la
entrega del documento implica una comunicacin entre las partes, la
discusin que se tenga mediante la comunicacin verbal permite no
solo establecer una comprensin mutua de las recomiendas sino tambin
realizar las correcciones previo a la entrega del informe escrito,
con el fin de que se implementen las acciones necesarias en el
menor tiempo posible y con el entendimiento de parte de quienes las
ejecutan, con el fin de coadyuvar a la Administracin Activa a
identificar reas de oportunidad y fortalecer su sistema de control
interno. Esos resultados no tendran valor agregado ni cumpliran con
los objetivos de auditora de no ser comunicados en forma oportuna,
clara y completa.
ANEXOS
Elementos bsicos del informe de Auditoria