Villa de Álvarez, Col., junio de 2013 TITULO DE PROYECTO DE RESIDENCIA PROFESIONAL “aplicación de metodología 5 S’s y control de inventarios para la empresa TRUCHAZ”. Nombre del Residente Elfego Trujillo Castellanos Nombre del Asesor Agustín Huazano Moreno Nombre de la Carrera Ingeniería industrial Villa de Álvarez, Col., a 17 de febrero de 2017 INFORME TÉCNICO DE RESIDENCIA PROFESIONAL PRESENTA:
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Villa de Álvarez, Col., junio de 2013
TITULO DE PROYECTO DE RESIDENCIA PROFESIONAL
“aplicación de metodología 5 S’s y control de inventarios para la empresa
TRUCHAZ”.
Nombre del Residente
Elfego Trujillo Castellanos
Nombre del Asesor
Agustín Huazano Moreno
Nombre de la Carrera
Ingeniería industrial
Villa de Álvarez, Col., a 17 de febrero de 2017
INFORME TÉCNICO DE RESIDENCIA PROFESIONAL PRESENTA:
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ÍNDICE
CAPÍTULO I. .............................................................................................................................. 4
Mantener el grado de organización, orden y limpieza alcanzado con las tres
primeras fases, esto a través de señalización, manuales, procedimientos y
normas de apoyo.
Instruir a los colaboradores en el diseño de normas de apoyo.
Utilizar evidencia visual acerca de cómo se deben mantener las áreas, los
equipos y las herramientas.
Utilizar moldes o plantillas para conservar el orden.
Las herramientas a utilizar son:
Tableros de estándares.
Muestras patrón o plantillas.
Instrucciones y procedimientos.
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5. Shitsuke (Disciplina). La disciplina consiste en:
Establecer una cultura de respeto por los estándares establecidos y por los
logros alcanzados en materia de organización, orden y limpieza.
Promover el hábito del autocontrol acerca de los principios restantes de la
metodología.
Promover la filosofía de que todo puede hacerse mejor.
Aprender haciendo.
Enseñar con el ejemplo.
Haga visibles los resultados en la metodología 5s.
Herramientas a utilizar:
Hoja de verificación 5s.
Ronda de las 5s.
Ventajas de la disciplina:
Se crea el hábito de la organización, el orden y la limpieza a través de la
formación continua y la ejecución disciplinada de las normas.
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¿Qué es inventario?
Los inventarios de una compañía están constituidos por sus materias primas, sus
productos en proceso, los suministros que utiliza en sus operaciones y los
productos terminados. Un inventario puede ser algo tan elemental como una
botella de limpiador de vidrios empleada como parte del programa de
mantenimiento de un edificio, o algo más complejo, como una combinación de
materias primas y sub ensamblajes que forman parte de un proceso de
manufactura.
Conjunto de bienes corpóreos, tangibles y en existencia, propios y de
disponibilidad inmediata para su consumo (materia prima), transformación
(productos en procesos) y venta (mercancías y productos terminados).
Se define un inventario como la acumulación de materiales (materias primas,
productos en proceso, productos terminados o artículos en mantenimiento) que
posteriormente serán usados para satisfacer una demanda futura.
El stock es el conjunto de productos almacenados en espera de su ulterior
empleo, más o menos próximo, que permite surtir regularmente a quienes los
consumen, sin imponerles las discontinuidades que lleva consigo la fabricación o
los posibles retrasos en las entregas por parte de los proveedores.
Los inventarios se definen como bienes ociosos almacenados en espera de ser
utilizados.
Tipos de Inventarios.
Existen diferentes clasificaciones, a continuación se citan algunas de ellas.
Inventario de Materias Primas: Lo conforman todos los materiales con los
que se elaboran los productos, pero que todavía no han recibido
procesamiento.
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Inventario de Productos en Proceso de Fabricación: Lo integran todos
aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales,
los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se
hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación,
aplicables a la fecha de cierre.
Inventario de Productos Terminados: Son todos aquellos bienes
adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son
transformados para ser vendidos como productos elaborados.
¿Por qué es útil mantener inventarios?
Si la organización tiene dificultades en su flujo de caja o carece de control sólido
sobre la transferencia de información electrónica entre los departamentos y los
proveedores importantes, los plazos de entrega y la calidad de los materiales que
recibe, llevar inventario desempeña papeles importantes. Entre las razones más
importantes para constituir y mantener un inventario se cuentan:
Capacidad de predicción: Con el fin de planear la capacidad y establecer
un cronograma de producción, es necesario controlar cuánta materia prima,
cuántas piezas y cuántos sub ensamblajes se procesan en un momento
dado. El inventario debe mantener el equilibrio entre lo que se necesita y lo
que se procesa.
Fluctuaciones en la demanda: Una reserva de inventario a la mano
supone protección; no siempre se sabe cuánto va a necesitarse en un
momento dado, pero aun así debe satisfacerse a tiempo la demanda de los
clientes o de la producción. Si puede verse cómo actúan los clientes en la
cadena de suministro, las sorpresas en las fluctuaciones de la demanda se
mantienen al mínimo.
Inestabilidad del suministro: El inventario protege de la falta de
confiabilidad de los proveedores o cuando escasea un artículo y es difícil
asegurar una provisión constante.
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Protección de precios: La compra acertada de inventario en los
momentos adecuados ayuda a evitar el impacto de la inflación de costos.
Descuentos por cantidad: Con frecuencia se ofrecen descuentos cuando
se compra en cantidades grandes en lugar de pequeñas.
Menores costos de pedido: Si se compra una cantidad mayor de un
artículo, pero con menor frecuencia, los costos de pedido son menores que
si se compra en pequeñas cantidades una y otra vez (sin embargo, los
costos de mantener un artículo por un periodo de tiempo mayor serán más
altos).
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CAPÍTULO VI. Desarrollo.
Situación actual.
Al inicio del proyecto se encontraron importantes problemas dentro del almacén de PROYECTOS Y CONSTRUCCIONES TRUCHAZ, algunos de los problemas que se lograron identificar dentro de las instalaciones fue que se encontraba el área en mal estado existiendo mucho material tirado no se cuenta con espacios libres para el libre tránsito del personal, no se tiene un orden adecuado para los materiales se encuentra todo por ningún lado es decir no tiene espacios definidos aparte que se cuenta con mucho material obsoleto almacenado en bodega.
A continuación se describirá detalladamente los problemas identificados.
Dentro del almacén se encuentra un área obsoleta debido al almacenamiento de madera que son sobras que van quedando de los trabajos de carpintería que se realizan para las construcciones tal como se muestra en la figura 1.0
Figura 1.0 Desperdicio de madera en almacén
El material se encuentra en completo desorden no tiene un lugar definido
para cada material también encontramos que las maquinas cortadoras de
madera, el taladro de banco, la revolvedora, el vibrador y la planta de luz
entre otras no tienen un lugar definido por lo se encuentran expuestas al
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polvo, humedad y hay veces que se almacenan a la intemperie por lo que
están expuestas a dañarse más fácilmente. Esto se ilustra en la figura 1.1
Figura 1.1 Material desordenado y tirado en el piso.
El almacén no se encuentra estandarizado los materiales que se
encuentran dentro de este no tienen un lugar definido adecuadamente a
sus dimensiones y proporciones como se muestra en la figura 1.2
Figura 1.2 Material no clasificado
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La limpieza de la bodega es primordial por lo que se observa que no se
encuentra en buen estado el piso, tanto como las paredes y el techo se
encuentra lleno de polvo y telarañas como se muestra en la figura 1.3
Figura 1.3 Piso, paredes y techo sucio
También se presentó el problema que no existe inventario en el almacén
por lo cual no se puede controlar la salida del material a las obras y si este
regresa completo.
Actividades realizadas
En esta sección se explica de manera detallada cuales son las actividades que se realizaron para poder encontrar la solución más pertinente a los problemas que fueron detectados al inicio del proyecto, cabe mencionar que es muy importante la colaboración de los trabajadores ya que estos son los que darán continuidad a estas actividades por ello es muy importante que conozcan de que trata el proyecto.
Con la finalidad de conocer el tipo de material o herramienta que se
encontraba en el almacén se realizaron las siguientes actividades
Clasificación de material existente en almacén
Se clasifico el material bueno y el de desecho
Se identificó lo necesario y lo innecesario ya sea herramientas, material
o piezas de herramienta.
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En la figura 1.4 podemos observar a personal de la empresa realizando la clasificación de herramienta, madera, etc. del almacén de PROYECTOS Y CONSTRUCCIONES TRUCHAZ
Figura 1.4 clasificación de herramientas, materiales, etc.
El problema principal detectado en el almacén de la empresa fue el
desorden, se encontraba el material y equipos en muy mal estado algunos
tirados o arrumbados lo que ocasionaba con el tiempo que estos se
dañaran sin ser utilizados, para atacar este problema fue necesario
realizar lo siguiente.
Identificación de materiales usados frecuentemente para
organizarlos de manera que se tenga un fácil acceso a estos.
Asignar áreas para los materiales y clasificarlos por categorías.
Los repuestos de los equipos de trabajo fueron resguardados en
cajones para evitar que se dañen.
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Como podemos observar en la figura 1.5 se está realizando actividades de organización dentro del almacén.
Figura 1.5 organización dentro del almacén
Como se mencionaba anteriormente encontramos el problema de limpieza en materiales, equipos y almacén el general ya este se observa a simple vista por que está cubierto de polvo en las paredes tanto como en el techo se observa mucho polvo y telarañas, se realizó limpieza en techos, muros se sacudió el equipo y se barrió el piso dentro del almacén en la figura 1.6 se puede observar las actividades que fueron necesarias para dar solución a este problema.
Figura 1.6 actividades de limpieza.
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Encontramos el problema que no se tenía definidas las áreas para cada material para solucionar este problema fue necesario la implementación de letreros en donde se especifica que material va en cada área asignada así de esta manera es más sencillo el trabajo para tener todo lo existente en el almacén clasificado como se muestra en la figura 1.7.
Figura 1.7 estandarización de áreas por nombres
Para que el proyecto realizado sea efectivo y las acciones aplicadas en el almacén sean permanentes y no solo quede en esta vez fue necesaria la elaboración de un programa de limpieza donde se marca cada cuanto tiempo es conveniente dar limpieza en las distintas áreas del almacén para asegurar el cumplimiento de este programa también se elaboró un check list donde se marcara si se cumple con las actividades propuestas.
De lo contrario se aplicaran sanciones a los trabajadores esto con la finalidad de incrementar la seguridad de estos mismos y optimizar espacios y tener un mejor ambiente de trabajo en la empresa.
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A continuación se presenta el programa antes mencionado
Programa de limpieza
Empresa Proyectos y Construcciones
(TRUCHAZ) Verificador
Fecha
Area Frecuencia de limpieza Actividad Equipo necesario
sem 1 sem 2 sem 3 sem 4
Almacén en grl
paredes y techo
sacudir y limpiar
cuadros así como quitar
telarañas
franela, plumero y escalera
Piso
Barrer escoba, recogedor, balde
con agua y bolsa para basura
Ordén
mantener todo
ordenado si algo no está en su lugar
trasladarlo a su lugar asignado
guantes
basura
recoger toda la basura en
bolsas y sacar a la
calle los días de
recolección
guantes y bolsas
Baño
paredes y techo Sacudir
Plumero
Piso
barrer y trapear
escoba, recogedor,trapeador,cubeta
, jabón para el piso
taza y lavabo
Lavar esponja y jabón
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banqueta y calle
barrer y regar
barrer y regar
banqueta y calle
escoba de palma, cubeta y recogedor
herramientas
Taladro Sacudir trapo humedo
Cortadora
sacudir y limpiar
trapo humedo
mesa de trabajo
sacudir, limpiar y ordenar
trapo humedo
A continuación se presenta la hoja de verificación o check list del programa antes mencionado.
Area No Evaluacion Puntuacion
Aspectos Qué verificar Semana
1 Semana
2 Semana
3 Semana
4
almacen en grl 1 objetos con
poco uso
triplay, madrinas, polines, revolvedora, vibrador , etc.
2
administración visual
todo en su debido lugar
3 Limpieza piso,paredes
y techo
4 Basura depositda en su estante
Baño 1 administración
visual
que se vea limpio al entrar
2 Limpieza
lavado el baño y la tarja, papel y jabón
3 Olor desodorante
en la taza
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Banqueta 1 Limpieza barrido y regado
Herramientas 1 Limpieza sin polvo y ordenadas en su lugar
total por semana
Criterios de evaluación: implementado ( / ) no implementado ( x )
El problema presentado por parte de los trabajadores en cuestión de orden y limpieza se buscó la manera de solucionarlo mediante una pequeña reunión realizada al inicio de semana a la hora de entrada donde se les menciono sobre los buenos hábitos y los beneficios que estos les traerán en cuanto a su desempeño y seguridad en el trabajo.
Como mencionamos al inicio del proyecto la empresa no cuenta con un inventario del material existente por lo que nos dimos a la tarea de generarlo para conocer con que cuenta la empresa. Para tener un inventario fácil de manejar por cualquier persona se realizó en Microsoft Excel y se presenta en el anexo 1.
Se creó una serie de pasos para la hora de sacar el material a las obras estos pasos están conformados por lo siguiente.
1. Solicitar el material por escrito al encargado del almacén.
2. Revisar el inventario para saber si el material solicitado está disponible.
3. Entregar e inspeccionar el material solicitado y al final del documento poner fecha de entrega y devolución, nombre y firma del trabajador que se le entrego.
4. Actualizar inventario para tener un registro certero del material disponible.
5. Archivar el documento y la hora de regresar el material eliminar el documento para no generar almacenamiento de archivos muertos.
A continuación se presenta un diagrama con el cual se representa los pasos a seguir para poder sacar el material del almacén.
Solicitud de material
Actualizar inventario
Entrega e inspección de material
Inspección en inventario
Archivar documento
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CAPÍTULO VII. Resultados.
Uno de los objetivos planteados fue la generación de un inventario este se logró cumplir gracias al inventario generado en la tabla de Excel, este fue realizado así con la finalidad de que los trabajadores no necesiten una capacitación tan severa para poder operarlo. Con la finalidad de alcanzar otro de los objetivos planteados podemos decir que las actividades realizadas como la clasificación de materiales fueron de vital importancia en el proyecto para que se pudiera alcanzar el objetivo de identificar materiales con su vida útil terminada y que aún se encontraban en el almacén. También cabe mencionar que los materiales que son utilizados con mayor frecuencia fueron colocados en lugares de más fácil acceso con lo cual logramos cubrir el objetivo de determinar un lugar específico para cada herramienta o material. Otro de los objetivos que se plantearon al inicio fue limpiar el sitio de trabajo y equipos previniendo la suciedad, desorden y accidentes laborales este objetivo se alcanzó al realizar las tareas de limpieza tanto en el área de trabajo como en los equipos dentro del almacén así logrando tener los resultados deseados. Por último el objetivo final pero no menos importante fue el de inculcar en los trabajadores hábitos basados en las 5s lo cual se llegó a la meta mediante la reunión realizada al inicio de la semana antes de comenzar sus labores cotidianas del día.
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CAPÍTULO VIII. Conclusiones y recomendaciones.
Conclusiones
Al finalizar el proyecto en el almacén de la empresa PROYECTOS Y CONSTRUCCIONES TRUCHAZ se llegó a la conclusión de que aplicar este método para la empresa fue provechoso ya se generaron muchos espacios que se encontraban en estado muerto ya que había mucho material desordenado y obsoleto ocupando espacios en el almacén, con esto se logró desechar todo el materia obsoleto que se encontraba en el almacén. Otro punto que también fue importante en el proyecto fue generar espacios determinados para cada material y equipos con los que cuenta la empresa al realizar esta actividad se puede concluir que es importante la clasificación y orden de materiales puesto que con esto se logra reducir mucho tiempo de búsqueda ya que cada material tiene su área definida podemos decir “hay o no hay”. También se concluye que un inventario y tener un modelo de entrega de material es importante ya que ayuda a la empresa a saber con cuanto se cuenta en esta y tener un control de cuanto material tiene en las obras y que persona está a cargo de este fuera de almacén.
Recomendaciones Una de las recomendaciones principales es la reunión al inicio de semana donde se les dará instrucciones al personal y reconocer a quienes si están cumpliendo con las actividades propuestas en el programa. También así de igual manera establecer sanciones a quienes no cumplen con las actividades propuestas en el programa. De igual manera involucrar al personal en los planes de mejora que sean realizados por la empresa con la finalidad de que estos se sientan parte de ella y eso los motive a realizar mejor sus actividades. Por otra parte es importante recomendar que se tiene que mantener el inventario actualizado para así llevar un control certero de los equipos y materiales con los que cuneta y a la hora que uno termina su vida útil reemplazarlo por uno nuevo.
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CAPÍTULO IX. COMPETENCIAS.
Competencias aplicadas
Durante la duración del proyecto en la empresa se desarrollaron las siguientes
competencias.
Instrumentales
Uso de conocimientos básicos de computadora.
Aplicación de conocimientos básicos en estadística.
Capacidad para ordenar y clasificar materiales.
Habilidad para gestionar y analizar información.
Comunicación oral y escrita con el personal.
Capacidad para solucionar problemas.
Capacidad de toma de decisiones.
Aplicación de conocimientos básicos de la carrera de ing. Industrial.
Interpersonales
Capacidad crítica y autocrítica.
Capacidad de trabajar en equipo.
Capacidad de comunicación con profesionales de otras áreas.
Habilidad de acoplarte a trabajar a un ambiente laborar establecido.
Compromiso ético.
Capacidad de delegar y gestionar el trabajo.
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Competencias sistémicas
Capacidad de aplicar conocimientos obtenidos en la vida real.
Capacidad para comprender y aprender.
Capacidad de adaptación a nuevos ambientes y situaciones.