pág. 1 T.I.S. Historiador Cardús, 61 08226 Terrassa (Barcelona) Tel. 93 784 31 00 Fax 93 731 12 82 Email : [email protected] SOFTWARE MONTCAU ERP Saas Versión TPV MANUAL DEL USUARIO
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Revisión 1.3
Índice
Apertura / cierre de caja 3
Venta típica 5
Venta con reserva 9
Venta/ Aparcar ticket 12
Ticket regalo 15
Tarjeta o vale regalo 17
Pago de caja 20
Arqueo de cajas 21
Venta y facturación del ticket 23
Abono / Devolución /Cambio 25
Inventario 28
Consulta de stock y solicitud a otra tienda/almacén 35
Personalizar la barra de acceso directo 38
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O.G.C.
Apertura / cierre de caja
Accedemos a la barra de menús – menú ventas – submenú tickets –
opción.
Apertura/cierre de caja, o bien el icono de las moneditas de la barra de
iconos.
En el formulario de Apertura/cierre de caja introduciremos el número
de caja y código del vendedor.
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Podemos observar que en función de su estado nos aparecerá la pestaña
Apertura o Cierre de la propia caja.
De ser un cierre nos mostrará a su vez el resumen de caja.
Tenemos la opción de introducir un importe independiente del cambio
disponible pero también si clickamos en el botón –puntos suspensivos- se
nos abrirá una pantallita que nos permitirá desglosar el importe según el
cambio disponible
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Esta operación se realizará tantas veces como número de cajas vayan a
trabajar ese día o bien se realizará la apertura / cierre de caja cada vez
que un vendedor empiece o acabe su jornada (turno)
A partir de aquí podremos efectuar todas nuestras ventas con
normalidad.
Venta típica
Accedemos a la barra de menús, menú venta, submenú tickets, entrada
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o bien clickamos sobre el icono del carrito en la barra de iconos.
Introducimos la caja… -nos saldrán mensajes referentes al cliente por
defecto asignado a dicha caja entre otros posibles- y aceptamos los
mensajes que nos vayan apareciendo.
Introducimos el código del vendedor y vamos aceptando con enter/intro
hasta que se nos sitúa en la casilla seleccionada código EAN donde
escanearemos el código de barras del artículo.
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Podemos observar 2 botones en caso de querer aplicar un descuento
sobre el ticket (botón descuento… -mostrar-) independientemente de que
el artículo tenga descuento propio o no.
Si lo que quisiésemos fuera ahorrarles los céntimos o algo más, entonces
clickaremos sobre el botón “redondeo”, lo que calculará de forma
automática el descuento resultante del redondeo efectuado.
Una vez finalizada la introducción de artículos… llega el momento del
cobro. Botón cobros “€” ó F7, lo que nos llevará a la ficha de cobros, forma
de pago la opción por defecto, 1 o contado.
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Si no fuere el caso, podemos pulsar Ctrl-F9, aceptar y elegir la forma de
pago … contado, tarjeta o vale de caja.
Finalmente guardamos la venta.
Si en el cobro nos equivocáramos o bien se debiera modificar – bien
porque el cliente se da cuenta de que no lleva efectivo suficiente o por
otra razón – podemos clickar “deshacer” quedando en blanco el cobro.
Nos encontramos libres para volver a introducirlo, hacemos doble click en
la fecha para que nos salga la fecha actual, el código de la forma de pago,
intro y guardamos.
Automáticamente se abrirá el cajón y nos dará opción de imprimir el
ticket o visualizarlo previamente.
Hecho esto ya hemos finalizado nuestra venta.
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Venta con reserva
Procedemos como en cualquier venta. Barra de menús, menú ventas,
submenú tickets, opción entrada o bien a través del icono del carrito de
la barra de iconos.
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En este caso particular el cliente no lleva el importe del ticket. Nos dice
que pasará más adelante y que le guardemos el artículo.
En dicho caso disponemos del botón Reserva.
A continuación el cliente puede optar por darnos algo en depósito o no.
De dejarnos una señal iríamos a la ficha de cobro, haríamos doble click
en la fecha e introduciríamos forma de pago y el importe recibido.
Al guardar veremos que en el ticket se declara tanto la seña recibida
como el importe restante que deberá pagar al volver por el artículo
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Una vez de vuelta del cliente con el ticket de reserva, regresamos al
formulario de entrada de tickets de venta introducimos la caja y en este
caso pulsaremos el botón con el icono tickets incompletos/reservas
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Aparecerá una ventana de búsquedas en la que podemos recuperar el
ticket reserva por número de ticket, por importes, fechas o sencillamente
buscamos con los valores por defecto dando como resultado todos los
tickets reservados.
Una vez recuperado, le damos al botón de cobros con el icono del euro.
Aceptamos la forma de cobro que corresponda y el importe restante. Con
esto se guarda y nos da la posibilidad de ver y/o imprimir el ticket con la
venta finalizada.
Venta - Aparcar ticket
Procederemos como en cualquier venta…
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En este caso particular el cliente o bien olvida añadir algo a la compra o
bien debemos comprobar unas etiquetas o precios.
Como no podemos hacer esperar al resto de clientes tenemos a nuestra
disposición el botón “Aparcar” – F8 con el icono del reloj de arena.
Una vez pulsado podemos seguir con el siguiente cliente.
Efectuada la/s venta/s regresa el cliente, bien nos confirman la oferta o
la razón que fuere por la que se demoró la venta.
Abrimos nueva venta al recuperar el formulario o bien la pulsar el botón
nueva entrada.
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Podemos observar tras introducir el número de caja que en el lugar
donde aparecía el botón aparcar aparece “Recupera”-F8 con unos
prismáticos. Pulsamos y nos aparecerá una ventana para la búsqueda,
aceptamos y aparecerán todos los tickets aparcados.
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Recuperado el ticket en cuestión nos vamos al cobro o añadimos el/los
artículos que olvidó.
F7 – “Cobros” nos envía a la ficha de cobros que terminaremos de
cumplimentar finalizando la venta con el respectivo ticket.
Ticket regalo
En esta sección veremos cómo crear un ticket que no refleje su importe.
Procederemos como en cualquier venta…
Nos viene un cliente y nos dice que uno de los artículos o varios es/son
para un regalo.
-¿Desea que su amigo o familiar vea lo que le ha costado?- y nos pide
que de ser posible no se pueda saber el importe. Por lo que disponemos
del botón ticket regalo con el icono correspondiente.
Nos aparecerá una pantalla de impresión de ticket de regalo en la que
podremos seleccionar el/los artículos que el cliente vaya a regalar,
seguidamente efectuamos el cobro.
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El resultado final será que tendremos un ticket normal para el cliente y
otro asociado a este para el familiar o amigo en caso de que tuviera que
cambiar/devolver el artículo.
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Tarjeta o vale regalo
Suponemos el caso de un cliente que desea hacer un regalo de manera
que un familiar o amigo suyo pueda venir y comprar lo que desee ¿cómo
procedemos?
Para ello existe la tarjeta o vale de regalo.
Iremos a la barra de menús, menú ventas, submenú tickets, opción
entrada de vales o bien el icono de la caja de regalo
Introducimos el número de caja, el código del vendedor, la forma de
pago, el importe y en observaciones el nombre del cliente y la razón - a
título informativo nuestro, pues sólo lo veremos nosotros- y guardar.
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Como resultado obtendremos un ticket con un código de barra y bajo
este la serie y el número.
Pasado un tiempo aparece un cliente y en la venta a la hora de realizar
el cobro nos muestra la tarjeta regalo. En este caso en la forma de pago
pondremos “vale de compra” y nos situará directamente en la casilla de
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la serie y número de tarjeta, introducimos los datos y guardamos dándose
por concluida la venta.
Si quisiéramos ver el estado de dicha tarjeta o vale de regalo tan solo
deberíamos ir a la barra de menús, menú ventas, submenú tickets y
opción consulta de vales o bien el icono de la lupa.
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Introducimos la serie y número y veremos las distintas compras, así
como importe restante.
Observemos en este caso cómo nos indica el tipo de vale en rojo.
Pago de caja
Veremos que resulta bastante sencillo.
Barra de menús, menú ventas, submenú tickets, opción entrada de
pagos o bien el icono de los billetes de la barra de iconos.
Introducimos la caja, vendedor, concepto e importe - Si quisiéramos
limpiar el formulario tan solo tendríamos que clickar el botón deshacer-.
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Una vez completo guardamos y listo.
Arqueo de cajas
En este apartado veremos cómo obtener los movimientos de una o todas
nuestras cajas.
Barra de menús, menú ventas, submenú tickets, opción Arqueo de cajas
o bien clickar el icono junto a las moneditas
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Podemos especificar si es una caja o todas. Es muy importante tener
presente que la fecha de inicio será clave coincidiendo dicha fecha o
siendo anterior a la apertura de las cajas que deseamos supervisar.
Una vez aceptado el listado/s, reflejará los distintos movimientos/ventas
y resumirá los distintos conceptos al final de cada listado por caja.
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Venta y facturación del ticket
En modo usuario/dependiente se procede como en cualquier venta.
Vamos introduciendo los datos que nos solicita el formulario, introducimos la
línea del producto que ha adquirido el cliente, seguidamente pasamos al cobro
indicando la forma de pago al teclear el código - siendo 1 para
contado/metálico, 2 para tarjeta de crédito y 3 para vale de caja – y
guardamos.
Si el cliente desea factura haremos click en la carpeta para proteger las líneas y
desproteger los datos de la cabecera.
Introducimos nombre del cliente y datos personales en la pestaña “Detalle de
cabecera”.
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Una vez cumplimentados pulsamos el botón “Facturar”.
Nos recordará que ya no podremos modificar el ticket y nos imprimirá la
factura.
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Cómo hacer un abono o devolución
En modo usuario/dependiente, procedemos como una venta ordinaria y
corriente.
Cumplimentamos los datos de la cabecera como en cualquier venta y
aceptamos.
Ya sea para el abono o para el cambio de un artículo, nos situamos al
comienzo de la primera línea activa. Nos daremos cuenta de que el botón
destinado a reservas ha sufrido un cambio. Ahora pasa a ser Devolución.
Clickamos y nos aparece un recuadro donde podremos indicar el ticket al
que corresponde dicho artículo.
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Seleccionamos el artículo que se pretende devolver y nos lo mostrará en
pantalla.
Una vez recuperado, en este momento podremos efectuar el cambio
escaneando el nuevo artículo que se llevará en su lugar. Y posteriormente
finalizamos el cambio con el cobro a 0 o bien por la diferencia de precio.
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Y si tan sólo quiere devolver la prenda iremos a realizar el vale
correspondiente.
Vamos a la pestaña de cobros y en ella disponemos del botón F5 –Crear vale.
Pulsado nos saldrá una caja pidiendo nombre del cliente y razón del vale de
caja.
Tras guardar imprimirá el vale de caja.
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Inventario
En modo usuario o administrador, menú almacén, inventario moda. En
modo usuario o administrador, menú almacén, inventario moda.
Lo primero que debemos tener claro es si deseamos hacer un inventario
completo o parcial.
Si lo que deseamos es un inventario total o completo lo que haremos es
crear un documento, un único documento. Si lo que deseamos es un
inventario parcial, crearemos tantos documentos como segmentos o
secciones existan.
Nos mostrará el formulario con el número por defecto, guardamos
(aceptamos).
Introducimos el almacén y guardamos el cambio.
En caso de tratarse de un inventario parcial ahora deberemos ser
coherentes y según queramos hacerlo siempre deberemos escoger las
secciones de la misma lista desplegable. Es decir, si optamos por hacer un
inventario parcial por familia, todos los demás documentos de inventario
serán también por familia.
Sea que indiquemos una sección o que sea un inventario total deberemos
tener presente que el género que no se declare se perderá, quedando a
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cero. Por lo que como es el caso de un inventariado, deberemos ser
meticulosos durante el recuento.
Debemos tener presente siempre que durante este proceso la
recomendación es no tener abierto al público el establecimiento, pues
dedicándose plenamente a la tarea de inventariado, se evita tener que
estar corrigiendo el recuento en curso. Según la experiencia adquirida y
constatada por nuestros clientes un local de 80m2 requiere unas 3 horas.
Tampoco haremos gestión alguna que implique movimiento alguno de
stock (como la gestión de pedidos de proveedor), ya que como se recalca
al gestionar, todo aquello que no se incluya en el recuento quedará a cero.
Para la introducción de líneas/artículos encontraremos dos modos de
hacerlo, uno a partir del lector de la TPV o manual y otro a partir de un
lector de códigos inalámbrico.
Finalmente veremos cómo gestionar o hacer efectivos los cambios en
stock.
Introducción desde TPV
Para la primera opción desde la TPV iremos escaneando código EAN de cada
producto e indicando cantidad.
Finalizado el inventariado, guardamos.
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Introducción desde lector de códigos
Supongamos que vamos a hacer el inventario con un scanner / lector de
códigos para inventariar…
En dicho supuesto utilizaremos el modelo Symbol CS3070 de Motorola.
La sencillez y manejabilidad de dicho
modelo nos permite movernos con total
libertad, a la vez que su operativa o modo
de funcionamiento se reduce a dos
botones. Uno para añadir un nuevo código
EAN y otro para eliminarlo.
Lo situamos delante del código de barras
y pulsamos ( + ) para añadirlo al inventario.
Si llegara el caso de duplicar un artículo por
haberlo pasado dos o más veces
simplemente lo situaremos delante del
código y pulsaremos ( - ) quitándolo del
fichero interno que va generando.
Un consejo útil que puede ayudar es también ir escaneando por grupos de
manera que si existe un código EAN erróneo resulte más sencillo localizar el
artículo. Pues al importar las líneas Montcau nos dará la oportunidad de
imprimir o listar aquellos códigos que no se hayan podido añadir al
documento, si hemos localizado el artículo podremos añadirlo al final del
documento. También existe la posibilidad de gestionar y posteriormente
regularizar aquellos códigos que no reconoce en este momento.
Una vez finalizado el escaneado de la sección o total lo conectaremos al
ordenador a través del puerto USB (el cable viene incluido).
Sea que se abra automáticamente la carpeta con el archivo “BARCODES.TXT”
o que la busquemos desde Mi PC -> unidad CS3070 (carpeta Scanned
Barcodes), abrimos la aplicación ‘Montcau SaaS Envío FTP’ que debe tener
previamente instalada (sino es así avísenos y se lo instalamos), arrastramos
dicho fichero a la aplicación, o bien, pulsamos el botón ‘Subir’ y seleccionamos
el archivo desde la ventana que se abra.
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Hecho esto abriremos Montcau y si no hemos creado el documento antes,
se podrá crear en este momento en menú almacén, inventario moda.
Pulsaremos tabulador 2 veces e intro (guardar), lo que nos aceptará el
número por defecto y permitiendo ahora introducir el almacén. Pulsamos
guardar.
Como vemos el botón de importar líneas está ahora activo, clickamos en él.
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A continuación pulsamos el botón ‘Importar’ mostrándonos los archivos
disponibles en el servidor ftp.
Situándonos sobre el archivo en cuestión que para este modelo regirá el
formato de nombre ‘BARCODES_diamesañohora.TXT’ nos mostrará su
contenido…
a saber fecha, cantidad y código EAN. Pulsamos el botón ‘Procesar’ .
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Gestión/ actualización del stock
En este momento ya tenemos el documento completo y guardado por lo que
se nos habilitará un botoncito que nos permitirá que se actualice el stock, el
botón de gestión.
y nos saldrá una cajita donde nos indicará si hacerlo con recalculo de stock o
no.
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A continuación nos dará una serie de avisos, previamente comentados.
Si indicamos familia o no deberemos tener presente que el género que no
se declare en el documento de inventario se perderá. Por lo que como es el
caso, en un inventariado, deberemos ser meticulosos durante el recuento.
Finalmente aceptaremos y confirmaremos.
Si clickamos sobre el botón de imprimir veremos que tenemos tanto la opción de
imprimir el documento del inventario como el de las variaciones habidas.
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Con el resultado siguiente:
Consulta de stock y solicitud a otra tienda/almacén
Iremos al icono del código de barras de la barra de acceso directo
o bien al menú archivo, consulta de artículos.
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A continuación pasamos el código de barras por el escáner o bien introducimos
el código del artículo.
Podemos observar el desglose de dicho artículo según tallaje y color o bien para
un color específico en qué almacenes podemos tenerlo disponible.
Supongamos que necesitamos este artículo en nuestra tienda/almacén, con tan
sólo un doble click nos abrirá la pestaña de traspaso y podremos indicar nuestra
tienda como destino.
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Introducimos nombre y teléfono y pulsamos el botón traspasar e imprimimos.
Quedando constancia en el almacén origen al imprimirse nota de esta operación.
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Personalizar la barra de acceso directo
La barra de acceso directo estará por defecto disponible al iniciar Montcau tanto
en modo usuario como en modo administrador. Si bien la podemos quitar y volver
a establecer en menú ventanas, opción barra de menús.
Si nos fijamos podremos ver bajo el icono de cierre un icono que nos permitirá
personalizar nuestra barra de accesos.
Clickamos y aparecerá un formulario de configuración.
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A nuestra izquierda podremos seleccionar dentro de los menús disponibles el
formulario con el que trabajaremos, a nuestra derecha el icono que le asignamos
así como el color de la barra. Arrastramos el icono a la posición que deseemos.
Ahora podremos cambiar el color del botón en cambiar color de fondo del lado
izquierdo y guardamos.
Si clickamos podemos ver que el botón de acceso ya es operativo.
Podemos ver que los botones anteriores conservan su color, si clickamos sobre
ellos podremos cambiarlo.
Si lo que quisiéramos fuera eliminarlo sólo habría que arrastrarlo de nuevo al
área de iconos.
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Para modificar alguno sería tan sólo arrastrar encima el nuevo botón.
Para finalizar guardamos y salimos.
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